Fonctionnalités d'identification

1
2
3
4

Fonctionalités transversales

2
3

6
7

Signalétiques
1

Gestion des opportunités

1
2

3
 Gestion des commandes
1
2

Gestion des achats

1
2

Gestion des stocks

1
2
3

Gestion des prestations

1
2

Gestion des contrats

1
2

4
5
6

7
 Comptabilité générale
1

4
5
6
7

Comptabilité analytique
1

Reporting et statistiques
1
2
3
 Fonctionnalités d'identification
Identification de l'Agent (identifiant, mot de passe)
Possibilité pour l'utilisateur de changer son mot de passe (politique de sécurité)
Possibilité pour l'utilisateur d'indiquer la perte son mot de passe (politique de sécurité)
Possiblilté pour l'administrateur de réinitialiser un mot de passe perdu (politique de sécurité)
Identification du groupe GRH (Responsable RH + Directeur Général) via clé USB + Token (ou mécanisme
équivalent)
Accès limité au groupe "Autres organes" (Assistante de Direction, Directeur Général) pour tous les
documents relatifs aux 3 organes annexes (Loth-Info, Ciger asbl, Ciger Sécurité)
Définition de groupe et rôle permettant une gestion aisée des types d'accès (lecture, écriture,
modification, consultation) par champ, groupe de champs, écran ou bloc fonctionnel.

Fonctionalités transversales
Nécessité d'un dash board individuel permettant de visualiser, tout module confondu, toutes les
actions à effectuer ("mes commandes"; "mes tâches"; "mes …")
Pour chaque module, possibilité de basculer aisément du mode Liste (avec possiblité de tri croissant
et décroissant sur chaque colonne) au mode détail.
Pour chaque module, possiblilité d'intégrer aisément des documents annexes (fichiers, email)
Pour chaque module, possiblilité de transférer aisément des documents annexes, via la fonctionalité
"Envoi via e-mail"
Possibilité de définir des champs de fusion avec MS-Word (ou Open Office) pour publipostage
(mailings courriers ou offres)
Possibilité de lier plusieurs canevas/ modèles à un même type de document (ex. Pour un devis :
Modèles "offre standart", "formulaire-type", "offre par fax",...)
Possibilité de recherche multicritères (en ce compris sur les documents annexes)
Possibilité d'impression individuelle ou par lot (fonctionalité particulièrement importante pour les
impressions de factures ou mailing)

Signalétiques
Champs à prévoir pour signalétique article, client et fournisseur : à compléter
Possibilité de renseigner un index (avec période d'application) sur tous les articles "Maison" (Logiciels
et Services) et de générer une indexation automatique de chaque article concerné
Possibilité de regroupement des articles par famille (type d'article: ex: matériel, logiciel,…) et sous-
famille (ex: domaine d'activité ou catégorie de matériel)
Modularité de la grille tarifaire pour les produits maison (tarif PERSée, notion de catégorie (nbre
d'habitants, nombre de lits,…)
Possiblité de définir une nomenclature hiérarchisée (client et sous-clients, avec adresse de livraison et
facturation distincte ou commune)

Possibilité de visualiser, à partir de la fiche "Client", les produits dont dispose ou pas chaque client
(avec, pour les équipes opérationnelles, filtre préalable sur les seuls produits qui les concernent)--
Possiblité de définir une nomenclature hiérarchisée (maison-mère et filiales, avec adresse de livraison
et facturation distincte ou commune)

Gestion des opportunités

Fonctionalités standarts CRM OPEN ERP
Souplesse et modularité de la grille tarifaire (cf rubrique "Signalétiques")
Souplesse de profiling (par type de client, par type de produit, par zone géographique, par
commercial, ...)
 Gestion des commandes
Fonctionalités standarts OPEN ERP
Possibilité de préciser si un document entrant est une confirmation d'un document déjà reçu
Dispatching automatique des commandes aux services concernés en fonction des articles
commandés. Attention : Certains articles peuvent concernés plusieurs services différents
Possiblité, pour certains articles (ex: Clôture comptable) de générer une séquence de tâches à
automatiser. Dans ces cas, souhait de pouvoir disposer d'un reporting individuel (par client) et global
(toutes les clôtures comptables commandées) pour un suivi aisé des étapes de traitement

Gestion des achats

Fonctionalités standart OPEN ERP
Possibilité d'effectuer des commandes groupées

Flux de validation à confirmer: 1) Demande de la direction concernée; 2) Validation Comité de

Direction; 3) Signature Directeur Général, à défaut, le directeur administratif. Mais discussion en cours
: plus grande délégation au niveau de la signature, avec pour critères à recevoir (ex: montant)

Flux de validation à confirmer: Signature par le Directeur Commercial ou le Directeur. Administratif (en
cas d'absence du directeur commercial). Nb: Discussion en cours : Définition de budger par Direction

Gestion des stocks

Fonctionalités standart OPEN ERP
Nécessité de permettre un scannage par lot (et non pas chaque article du stock)
Gestion des numéros de série
Possiblité d'intégration dans le stock de tout article papier (ex: licence ou extension de garantie reçue
par mail)
Nécessité de prévoir un stock intermédiaire "Labo" (préparation et configuration du matériel avant
installation)
Possiblité de scinder une commande ou grouper plusieurs commandes pour un même client (ou
plusieurs clients voisins) --> Souplesse de la notion de colisage

Gestion des prestations

Facturation sur base des prestations encodées dans les timesheets
Possibilité d'associer un prestataire à un ou plusieurs contextes (= service)

Gestion des contrats

Déclenchement de la facturation mensuelle automatique dès facturation du matériel ou logiciel lié.

Facturation et impression par lot, avec pagination!)
Gestion automatique de la période de couverture de la garantie constructeur, avec n° de série
associés
Gestion automatique des échéances avec mécanisme d'alerte (ex: 2 mois à l'avance) pour toute
maintenance ou garantie arrivant à terme
Gestion du délai de préavis, en cas de renom
Génération automatique du ou des contrats juridiques ad'hoc (matériel, logiciel)
Possibilité de renseigner la date d'envoi du contrat au client + la date de retour du contrat signé , avec
mécanisme d'alerte (ex: 1 mois) en cas de non retour pour envoi automatique d'un courrier de rappel
 Comptabilité générale
Fonctionalités standard OPEN ERP
Gestion de plusieurs journaux/environnements comptables (Adehis, Loth-Info, Ciger asbl, Ciger
Sécurité)
3 plans comptables à prendre en compte :
- Modèle BNB/ BGAAP (avec génération d'écritures comptables automatisées)
- Modèle IFRS (sans génération d'écritures comptables)
- Tableau de bord

Nécessité de garantir la continuité de facturation des fichiers d'interfaces:

- "Formations"
- "Recalculs PERsée"
- "Editions/ Exploitations Taxes et Comptabilité"
- "Timbres PERsée"
- "Taxipost"
Génération de facture avec virement intégré
Souplesse de gestion des notes de débits (avec génération des écritures comptables ad'hoc)
Rapport à développer pour le rapport TVA au format officiel

Comptabilité analytique
Cf réunions spécifiques "Comptes analytiques"

Reporting et statistiques
Cf interviews "Attentes Open ERP"
Cf tableau remis par Marc Beuskin
Cf documents remis par Didier Hergot
 Fonctionalités transversales
1
2

Funcionalidad 1
1

2
3

Signalétiques

1
2

Gestion des opportunités

Gestion des stocks

1

Gestion des prestations

2
3
4
5
6

9
10

11

12
13

14

15

Gestion des contrats

1
2

Comptabilité générale
1

2
3

6
7
8

Comptabilité analytique

1
 Gestion des événements

1
 Fonctionalités transversales
Possibilité de recherche "plein texte" sur les documents stockés
Possiblité de mémoriser des requêtes

Funcionalidad 1
Escenario Funcional 1
variabilidad 1
Variabilidad n
Escenario Funcional 2
Escenario Funcional n

Signalétiques

Interfaçage de la grille tarifaire du matériel avec les DB Fournisseurs, avec filtre préalable sur : - tous
les articles repris au catalogue Adehis. - Les articles "favoris/ standart" du catalogue Adehis
Possibilité de liaison directe avec le site "Techdata" (schéma de données XML)
Possibilité de liaison avec les configurateurs "PC et System Architect" de Futjisu pour génération et
conservation plus systématisée du fichier ". sar" (ré-injectable sur le site en ligne Futjisu lors de
l'achat);

Gestion des opportunités

Génération automatique du document d'offre, à partir de plusieurs modèles "Word" pré-définis à
récupérer
Possiblité, pour des services autres que le commercial, de créer des offres (travail en régie, éditions,
exploitations, consommables)

Gestion des stocks

Intégration automatique des numéros de série à partir du code barre fournisseur

Gestion des prestations

Possibilité de pouvoir renseigner, sur toutes les tâches créées, puis affectées par le responsable de
service, la notion de date planifiée, date d'installation (= date planifiée confirmée) et date de fin de
tâches (= facturable) pour récupération sur le reporting prévisionnel des commandes en cours

Mise en place d'un système de ticketing (nom du client, personne de contact, n° de téléphone, service
concerné, brève description du problème, durée, degré d'urgence), avec traçabilité des différents
intervenants, durée d'intervention (par intervenant + temps total et statut de l'intervention
Report automatique des durées renseignées dans chaque ticket sur les timesheets de chaque
intervenant
Possiblité d'activer des compteurs d'appel (actuellement 4)
Possiblité d'intégrer des documents annexes pour chaque intervention
Possibilité de transformer une intervention en "Points de développement à traiter"
Numérotation unique de chaque point de développement (+ degré d'urgence, règlementation
éventuelle, clients demandeurs)
Possiblité de rassembler un groupe de points de développement en point de release (avec
rattachement au numéro de release concernée)
Possibilité d'affecter une ou plusieurs ressources à chaque point de de release, avec suivi de l'état
d'avancement (avec séparation des taches de développements et de tests)
Possibilité de report des heures prestées pour le développement et les test dans les timesheets
Possibilité de renseigner les clients concernés par la nouvelle release (avec sélection via filtre : tous
les clients, clients Région wallonne, client Région Bruxelloise,…)
Génération automatique des étiquettes d'envoi du CD de release (nom du contact "Release", adresse)
pour tous les clients concernés (avec champ de fusion Word)
Mémorisation et stockage de la note de release
Possibilité d'envoi groupé par mail de la note de la release aux clients concernés (avec cochage d'un
champ "Note de release envoyée")
Conservation de l'historique des releases et de la date d'envoi (+ date de ré-envoi en cas de non
réception du 1er envoi)

Gestion des contrats

Possiblité de calculer automatiquement le coût du renting (via formule à communiquer)
Gestion automatique de l'arrêt de facturation des mensualités au terme du renting

Possiblité de décompte automatique des heures prestées (avec mise en évidence des dépassements)

Comptabilité générale
Génération d'une communication structurée sur le virement intégré
Mécanisme d'alerte pour chaque commande contenant un article d'un de nos sous-traitant (pour
rappel de l'obligation de vérifier sa situation auprès du Ministère de Finances et de la Sécurité sociale)

Souplesse de suivi des investissements matériel Adehis

Balance âgée: Version simpliée (Nom client+Montant total impayé+Montant non échu+Montant échu
(45jrs/ 90jrs/ 135 jrs/ 180 jrs) + Total 135 jrs et + + Montant échu à 1 an et + (1 an/ 2 an/ 3 ans)+
Provisions déjà versées)
Balance âgée: Vue commentée (Nom client+Montant total impayé+Montant non échu+Montant échu
(135 jrs/ 180 jrs) + Total 135 jrs et plus + Explication motifs de l'impayé)
Tous les impayés/ par ancienneté (reprise des catégories de la procédures de recouvrement)/par
montant/ par client

Possibilité d'affecter un niveau de priorité (par impayé ou groupe d'impayés)

Dashboard de suivi des actions: avec mécanisme d'alerte pour les actions échues
Gestion automatisée des courriers de rappels à envoyer, classé par niveau de retard (Rappel 1,
Rappel 2, Mise en demeure ...)

Comptabilité analytique
Production d'un tableau de bord prévisionnel (mensuel, trimestriel et annuel) sur base du carnet de
commande et des dates théoriques d'installation/ livraison fournies par les services opérationnels et le
réalisé.
 Gestion des événements
Evénement concerné, Nom du client, nombre et noms des participants
Pour les évènements avec repas inclus, calcul automatique du nombre de repas à commander
Pour les formations, détection des formations:
- en-dessous du nombre minimum de participants, pour annulation éventuelle (avec, idéalement,
génération automatique d'un courrier-type)
- au-dessus du nombre maximum de participants, pour planification de date complémentaire
 Tipo de
Complejidad Prioridad
variabilidad
 Signalétiques
1

Comptabilité générale

GRH
1

2
3
4
5

7
8

10

11

12

13

14

15

16

17
 Comité de Direction / A7
1

2
 Signalétiques
Possibilité de visualiser le meilleur prix "Fournisseur"

Comptabilité générale
Possiblité de calculer automatiquement le montant du cautionnement à payer, en fonction du
pourcentage et du montant de base précisé dans le Cahier des Charges
Gestion automatisée de la récupération des cautionnement versés, avec mécanisme de rappel
automatique, lorsque la condition de récupération est vérifiée (ex: à dater de la réception définitive, X
jours après livraison,…)

GRH
Définition des régimes de travail et des plages horaires
Souplesse d'utilisation et modularité des grilles de travail : régime de travail (temps plein, 4/5e,….) et
formules de répartition des temps partiels (ex : X heures réparti sur 5jrs/ semaine, 4 jrs / semaine, …. )

Distinction "Employé Adehis" (CDD/CDI) / "Intérim"/ "Consultants externes"

Liaison avec la pointeuse actuelle (avec gestion des badges de pointage/ accès au bâtiment)
Souplesse d'utilisation et modularité des grilles de définition des plages horaires
Production du récapitulatif mensuel individuel avec mise en évidence automatique des dépassements
de plage horaire
Gestion automatisée des demandes de corrections de pointage (ex: missions à l'extérieur, oubli de
pointer/ dépointer)
Gestion automatisée des procédures d'entrée/sortie
Gestion des appels à candidature (nom du poste, description, profil souhaité, ….) avec génération
automatique de l'appel à candidature à partir d'un canevas pré-défini
Gestion de la procédure de recrutement (sur base du flux décrit dans l'interview "RH-
Responsable.xmind"), avec mémorisation des candidatures retenues(après pré-sélection uniquement)
pour suivi de chaque étape de recrutement (Entretien : OK/ Pas OK / Avis mitigé- Test : OK/ Pas OK /
Avis mitigé - Décision : Engagé/ Non retenu/ Réserve de recrutement)
Gestion des absences sur base de la nature des absences (congés-maladie, congés de
circonstances, congés de paternité, maternité,….), avec copie automatique au Chef comptable pour
toutes les absences ayant un impact sur la rémunération (ex: congé-maladie de + de 30 jours pour les
employés, + de 1 jour pour ouvriers)
Gestion automatisée des demandes, avec vérification du nombre de jours de congés disponibles
(distinction congés légaux/ congés de récupération) et visa intermédiaire du responsable direct
Calcul automatisé des jours de récupération et légaux (avec mécanisme de prorata pour les temps
partiel)
Gestion des demandes individuelles de formation (avec mécanisme d'alerte si moins de 4 jours sur 2
ans)
Reporting global et individuel des formations suivies en nombre de jours (sur base de la classification
demandée par Dexia)
Gestion des renouvellements/arrêts de leasing, avec mécanisme d'alerte "x" mois avant échéance

Gestion automatisée des demandes de sandwiches (2 traiteurs) avec :

- production d'un récapitulatif de commande journalier(avec totalisation automatique par type de
sandwich) pour passage de commande
- production d'un décompte individuel à joindre à la fiche de paie (jour, nombre, type sandwiches, prix,
total)
- production d'un décompte global hebdomadaire par traiteur (pour vérification de la facture du traiteur)
 Comité de Direction / A7
Historique des ordres du jour, avec conservation des documents annexés
Mécanisme d'alerte pour le suivi des actions à effectuer pour le comité suivant (affectation de tâches)