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REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

Ministère de l’Enseignement Supérieur et Universitaire

Institut Supérieur des Techniques Médicales de Kinshasa

I.S.T.M/Kinshasa
DIRECTION GENERALE
B.P. 774 KINSHASA XI

RAPPORT DE MISE EN ŒUVRE DE LA NUMERISATION

A L’ISTM/KINSHASA 2021-2022

Au seuil de l’année cette année académique, nous avons l’avantage de

dresser un rapport retraçant succinctement la mise en œuvre (les activités)
de la numérisation déployée dans les différents secteurs de notre institution
« Institut Supérieur de Techniques Médicales de Kinshasa ». Ce présent
rapport s’articule sur les points ci-après :

1. La numérisation du secteur administratif ;

2. La numérisation du secteur financier ;
3. La numérisation du secteur académique ;
4. Numérisation de la gestion du patrimoine ;
5. Réseau téléphonique interne ;
6. Plateforme « inscription en ligne » ;
7. Plateforme « mails professionnels » ;
8. Site web istmkin.education.

1. La numérisation du secteur administratif

La direction du personnel est dotée d’une application Web baptisée

« Identification et Gestion du personnel » ; celle-ci permet la gestion et
l’identification en soft, des ressources humaines, personnels de toutes
catégories confondues, consultables même à distance et téléchargeables en
PDF par les utilisateurs (agents de l’ISTM).
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Cet outil prend en charge les renseignements/informations sur le parcourt de

chaque personnel ; dès son engagement jusqu’à la retraite/mort.

Le déploiement de cette application facilite au Secrétaire Général

Administratif, responsable et agents de ressources humaines étant acteurs
primaires d’accéder à l’ensemble des informations de son personnel ; telles
que:

- Noms, âges, nombre d’enfants, sexe, profession, date

d’engagement, grade, situation matrimonial...;
- Les différentes fonctions exercées par employé à
l’ISTM/Kinshasa ou dans d’autres établissements ;
- La Cotation annuelle de chaque agent par son chef direct ;
- Les réalisations (innovations) de chaque agent à l’exercice d’une
fonction ;
- Les statistiques du personnel par sexe, grades, service ou
direction…;
- L’enregistrement de demandes d’explications et types de
sanctions infligés par employé;
- Etc.

En outre, il vaut mieux de préciser qu’elle comprend également deux

modules :

- Gestion des affectations et des congés ; qui permet

d’enregistrer toutes les affections subies par un employé d’un
service/direction à un autre et de restituer les affections d’une
période donnée. Les demandes de congés (annuel, maternité,
maladie, …) par les employés sont gérées également par
l’application ; qui d’établit automatiquement le planning de départ
afin de préconiser les intérims.
- Gestion de présence; qui est en cours de déploiement,
permettra à chaque service de prélever la présence journalière
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de son personnel, qui, ensuite sera transmis via le réseau

intranet existant aux gestionnaires de ressources humaines. A la
fin de chaque mois, le système générera automatiquement un
rapport de présence par service/direction.

2. La numérisation du secteur financier

Deux applications déployées dans ce secteur, notamment l’application

nommée « Statistique de payement de frais » et « Gestion des
finances ».

2.1. Application « Statistique de payement de frais »

Opérationnelle off line ; qui permet aux responsables de ce service de fournir

le rapport de statistiques de paiement de frais académiques en temps réel
aux membres du comité de gestion. Elle facilite :

- l’enregistrement des étudiants ayant payé la totalité, la 1 ère

tranche, la 2ème tranche ;
- l’impression des listes étudiants en ordre avec les frais ;
- l’effectif total des étudiants ayant payé par promotion, par
section, par tranche, par période...

2.2. Application « Gestion des finances »

Opérationnelle à 50%; la direction de « Finances et Budget contrôle » en

sont les bénéficiaires. La division de la trésorerie, de la comptabilité et de
statistiques en tirent également profit. Cette application facilite
l’enregistrement de toutes les entrées, la répartition de frais, l’affectation des
sorties dans les comptes, le suivi des comptes débiteurs et la consultation
des comptes.
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3. La numérisation du secteur académique

La numérisation de ce secteur étant complexe ; une commission de trois

services/directions (Dirsac, CNTIC et les Sections) était mise en place pour
travailler en synergie avec l’équipe de développeur d’application.

A ce jour, le projet est en cours de développement; la 1 ère démonstration a

été faite et nous, ISTM/Kinshasa, bénéficiaires du produit informatique
(application), avons fait des observations/amendements. Et, le développeur
personnalise/customise l’application aux réalités de l’ISTM/Kinshasa

Cet outil informatique constitue une galerie de modules, qui (permet de

consulter en ligne :

- Les décisions du jury (délibération), communiqués académiques ;

- La répartition de charges horaires des enseignants ;
- Le prélèvement de présence des étudiants aux cours;
- La direction des travaux scientifiques,
- Les évaluations des étudiants ;
- Les évaluations anonymes des enseignants par les étudiants ;
- L’impression des grilles des délibérations et des relevés de cotes
des étudiants ;
- La période de réception et non réception de recours ;
- Les cours en ligne ;
- Les crédits prestés par les enseignants ;
- Etc.

Autres fonctionnalités remarquables de cette application ; les statistiques de

réussites par UE, ECUE, Mention, ….

4. Application « Gestion du patrimoine »

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Avec cette application, nous serons en mesure d’inventorier le stock des

biens meubles et matériel de l’institut sans recourir à la pointe stylo, surtout
que le fichier support papier est susceptible de se détériorer et de se perdre
à toute occasion imprévue. Sa conservation est plus aisée et à l’abri de toute
corruption.

5. Réseau téléphonique interne

L’Institut dispose d’un système téléphone permettant la communication intra

et inter-services sans crédit. Ce système nous épargne des déplacements
inutiles des agents et pertes de temps lors d’échanges d’informations entre
services.

6. Plateforme « inscriptions en ligne »

La plate-forme Inscriptions en ligne : celle-ci a pour lien, cette année :
inscription2022.istmkin.education.

La plateforme a permis au candidat de se faire enregistrer à distance en

remplissant un formulaire à soumettre pour examen. Le candidat ne se
présente à l’institut que pour les examens d’aptitude physique et le dépôt du
dossier suivi de la confirmation après payement des frais y afférents. Cela
épargne au candidat les déplacements onéreux ainsi que les longues et
inutiles files d’attente.

7. Plateforme « mails professionnels »

La plateforme Mails Professionnels est opérationnelle pour tous les agents,

notamment les membres du comité de gestion, les personnels académiques,
ainsi que le personnels scientifiques et administratifs.

8. Site web istmkin.education

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Les conférences, les productions scientifiques, les manifestions de la clôture

de l’année académique et autres manifestations scientifiques de tout genre
ont été rapportées sur notre site.

Le changement de type de domaine extension istmkin.education en

istm.ac.cd. ; adapté et réservé principalement aux institutions
d’enseignement supérieur du Congo Démocratique est en cours.

9. L’archivage académique

Les grilles de la délibération, les relevés de notes sont stockées (soft) en

local (CNTIC et les sections) sur un fichier consultable à l’aide d’une
recherche. Elles les sortent en dur, sur un papier imprimé.

Fait à Kinshasa, le …/…/20…

Le Directeur Général,

Prof. Ord. Marc KAKULE KANIKI