240-53114186 - Document and Record Management Procedure

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Procédure Technologie
Titre : Document et enregistrement Identifiant unique: 24053114186

Procédure de gestion
Numéro de référence alternatif : N/A
Domaine d'application : Ingénierie
Type de documents : Procédure
Révision: 1
Pages totales: 31
Date de la prochaine révision : septembre 2015
Classification de la divulgation : CONTRÔLÉ

DIVULGATION
Compilé par Responsabilité fonctionnelle Autorisé par
………………………………….. ………………………………….. …………………………………..
AD Martin W.Majola M. Koko
Directeur général principal : Directeur général principal : Exécutif divisionnaire :

Soutien technique (par intérim) Groupe d'ingénierie Technologie
Date : …………………………… Date : …………………………… Date : ………………………………

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 24053114186

Révision: 1
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CONTENU
Page
1. INTRODUCTION ............................................... .................................................................. .................................................................. ...4
2. CLAUSES À L'APPUI.............................................................. .................................................................. ........................................4
2.1 PORTÉE ............................................................ .................................................................. .................................................................. ........4

2.1.1 Objectif ..................................... .................................................................. .................................................................. ............4 2.1.2
Applicabilité.................................. .................................................................. .................................................................. .......5 2.2
RÉFÉRENCES NORMATIVES/INFORMATIVES............................... .................................................................. ..................5 2.2.1
Normatif ............................ .................................................................. .................................................................. ..................5 2.2.2
Informatif.......................... .................................................................. .................................................................. ..................5 2.3
DÉFINITIONS.................................. .................................................................. .................................................................. .....................5 2.4
ABRÉVIATIONS.................................. .................................................................. .................................................................. ............7 2.5
RÔLES ET RESPONSABILITÉS............................... .................................................................. ......................................7 2.5.1 Directeur
général principal : Ingénierie...... .................................................................. ......................................................7 2.5.3 Contrôleur de
document ................................................ .................................................................. ........................8 2.5.5 Réviseur de
commentaires............. .................................................................. .................................................................. ..................9 2.5.7 Personne
responsable fonctionnelle (également Ingénieur praticien COE / PME).............. ..................9 2.6 PROCESSUS DE
SURVEILLANCE.......................... .................................................................. .................................................dix 2.6.1 Mesures de
processus.................................................. .................................................................. .....................................10 2.6.2 Mesures du
produit ........ .................................................................. .................................................................. .......................10 2.7 DOCUMENTS
CONNEXES/À L'APPUI............................... .................................................................. ................................dix
3. PROCÉDURE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS................................................. ........................11
3.1 DOCUMENTS DE GOUVERNANCE.................................................. .................................................................. ......................11 3.1.1

Propriété ....................... .................................................................. .................................................................. .....................11 3.1.2
Création des documents de gouvernance ....................... .................................................................. ................................11 3.1.3
Résolution et autorisation.......... .................................................................. .................................................................. ....11 3.2
DOCUMENTS TECHNIQUES ET PROCÉDURE DE GESTION DES DOSSIERS ....................................... .........12 3.2.1 Exigences en
matière de documents et d'enregistrements .................................. .................................................................. ..................12 3.2.2
Document technique et métadonnées d'enregistrement.......................... .................................................................. .....................12 3.2.3
Titres des documents ............................ .................................................................. .................................................................. ........12
3.2.4 Identifiant unique .................................. .................................................................. .................................................................. 12
3.2.5 Contrôle des révisions ....................................... .................................................................. ......................................13 3.2.6 Contrôle
de version.... .................................................................. .................................................................. ................................13 3.2.7 Date
d'entrée en vigueur ............ .................................................................. .................................................................. ..................13 3.2.8
Modèles de documents .................. .................................................................. .................................................................. ........14 3.2.9
Processus de gestion des documents et des enregistrements ................................. .................................................................. .......14
3.2.10 Enregistrement de documents et d'enregistrements.................................. .................................................................. ......................15
3.2.10.1 Inscription ............................ .................................................................. .................................................................. .......15
3.2.10.2 Mettre à jour un document ............................... .................................................................. ................................15 3.2.10.3
Récupérer un document ........ .................................................................. .................................................................. .....16 3.2.11
Prise en charge de l'examen et de l'autorisation des documents et dossiers ............................... ..................................16 3.2.11.1
Autoriser un document........ .................................................................. .................................................................. .....17 3.2.12
Publication et notification de documents et d'enregistrements .................................... .................................................................. 17
3.2.12.1 Délivrance des documents « Copie papier contrôlée »................................................. ......................................17 3.2.13
Document et enregistrement Archivage et élimination .................................................................. ......................................17 3.2.13.1
Contrôle de réception du dossier. .................................................................. .................................................................. .........17
3.2.13.2 Contrôle du stockage des enregistrements ................................. .................................................................. ........................18
3.2.13.3 Stockage des enregistrements maîtres sur papier ............... .................................................................. ........................18
3.2.13.4 Stockage des enregistrements électroniques .................. .................................................................. ..................................18
3.2.13.5 Accès aux enregistrements, distribution et récupération ........18 3.2.13.5 Accès aux enregistrements, distribution et
récupération ...... .................................................................. ........................19 3.2.13.6 Accès au dossier original sur
papier ........ .................................................................. ..................................19 3.2.13.7 Dossiers distribués à des entités
externes.......... .................................................................. ......................19 3.2.13.8 Récupération des documents archivés .............. ..............
DIVULGATION CONTRÔLÉE
Lorsqu'il est téléchargé depuis l'EDMS, ce document n'est pas contrôlé et il incombe à l'utilisateur de s'assurer qu'il est conforme
à la version autorisée sur le système.

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3.2.14 Conservation des dossiers............................................ .................................................................. ..................................20 3.2.14.1

Enregistrements à vie .............. .................................................................. .................................................................. ..........20 3.2.14.2
Dossiers non permanents................................. .................................................................. ................................20 3.3 ÉLIMINATION DES
DOSSIERS..................20 .................................................................. .................................................................. ..........21 3.4 DOCUMENTATION
COMMERCIALE GÉNÉRALE ................................. .................................................................. ............22 3.5 CONTROLE DES DOCUMENTS
EXTERNES.............................. .................................................................. ......................22 3.6
ENREGISTREMENTS.......................... .................................................................. .................................................................. ......................22
4. AUTORISATION.................................................. .................................................................. ......................................................23
5. RÉVISIONS ....................................................... .................................................................. .................................................................. .........23
6. ÉQUIPE DE DÉVELOPPEMENT ............................................ .................................................................. ......................................23
7. REMERCIEMENTS .................................................................. .................................................................. ......................................23
ANNEXE A : ATTRIBUTS DES INFORMATIONS SUR LES DOCUMENTS ET LES ENREGISTREMENTS.......................................... ......................24
ANNEXE B : STRUCTURES DU DOCUMENT DE GOUVERNANCE................................................. ......................................25
ANNEXE C DOSSIERS ISO 9001 OBLIGATOIRES................................................. .................................................................. ....26
C.1 ENREGISTREMENTS ISO 9001............................................ .................................................................. ........................................26
LES FIGURES
Figure 1 : Processus de gestion des documents et des enregistrements ............................................ ......................................................14
LES TABLES
Tableau 1 : Classification des dossiers non permanents.................................................. .................................................................. ............21 Tableau

2 : Dossiers .................................. .................................................................. .................................................................. ......................22
Lorsqu'il est téléchargé depuis l'EDMS, ce document n'est pas contrôlé et il incombe à l'utilisateur de s'assurer qu'il est conforme
à la version autorisée sur le système.

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1. INTRODUCTION
Conformément aux exigences de la politique de gestion des documents et des dossiers d'Eskom [1], cette procédure décrit le
processus et les exigences relatives à l'enregistrement (identification et conservation), à l'examen et à l'autorisation, à la publication,
à l'archivage et à l'élimination des documents et des enregistrements au sein du système de gestion d'entreprise d'ingénierie.
Il est essentiel que toutes les fonctions et activités commerciales d'Eskom soient documentées ou enregistrées.
fournir des preuves authentiques, fiables et récupérables. Les documents doivent également être conservés et tenus à jour aussi
longtemps que les éléments métiers qu’ils supportent sont utilisés.
Cette procédure décrit les exigences nécessaires au respect des exigences des systèmes de gestion de la qualité ISO9001 [1] et
des exigences d'assurance qualité ASME NQA1 [3] pour le contrôle des documents et le contrôle des enregistrements.
2. CLAUSES À L'APPUI
2.1 PORTÉE
Cette procédure décrit les exigences et les contrôles pour la gestion de trois (3) classes de documentation, à savoir :
Paragraphe 3 Documents de gouvernance tels qu'utilisés par l'Ingénierie,
Paragraphe 4 Documentation technique gérée dans les applications de gestion de documents et d'enregistrements
approuvées pour l'ingénierie, par exemple Smartplant Foundation et Hyperwave,
Paragraphe 5 Documents commerciaux d'ingénierie générale gérés dans l'EDMS.
Cette procédure est applicable à tous les documents, dessins et enregistrements (également appelés documentation) tels que
définis par 329 : Définition des documents Eskom [2] et 24054179170 Définition de la documentation d'ingénierie [6], qui sont
créés, utilisés, stockés et contrôlés lors de l'exécution des fonctions et des activités décrites par le système de gestion d'entreprise
(également connu sous le nom de système de gestion de la qualité (QMS)) applicable à l'ingénierie.
La procédure fournit également des directives concernant la structure des types de documents (c.àd. la classification), la dénomination des
documents, le contrôle des révisions et les structures taxonomiques pour prendre en charge le contrôle des documents et des enregistrements.
De plus, ce processus a été décrit et cartographié dans le manuel de contrôle des processus [7].
2.1.1 Objectif
Le but de cette procédure est de se conformer à la norme 321 : Politique de gestion des documents et des enregistrements
d'Eskom [1] et aux normes relatives aux documents et enregistrements à l'appui, afin de définir l'orientation et les contrôles
applicables aux documents et enregistrements d'ingénierie afin d'assurer la normalisation, l'optimisation et la simplification.
Les documents et les enregistrements permettent aux organisations, entre autres :
répondre aux exigences législatives et réglementaires, y compris les activités d'archivage, d'audit et de surveillance,
fournir protection et soutien en cas de litige, y compris la gestion des risques associés à l'existence ou à l'absence de preuve
de l'activité organisationnelle,
protéger les intérêts de l’organisation et les droits des employés, des clients et des parties prenantes présentes et futures, et
maintenir la propriété intellectuelle d’entreprise, individuelle ou collective.
Lorsqu'il est téléchargé depuis la base de données EDMS, ce document n'est pas contrôlé et il incombe à l'utilisateur de s'en assurer.
est conforme à la version autorisée sur la base de données.

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2.1.2 Applicabilité
Cette procédure s'applique aux employés, y compris les soustraitants, effectuant des travaux d'ingénierie au sein d'unités
opérationnelles, de projets et de fonctions de service, pour Eskom Holdings SOC Limited, y compris les filiales d'Eskom.
2.2 RÉFÉRENCES NORMATRICES/INFORMATIVES
Les employés utilisant ce document doivent appliquer l'édition la plus récente des documents énumérés dans les paragraphes suivants.
2.2.1 Normatif
[1] 321 : Politique de gestion des documents et des dossiers d'Eskom
[2] 329 : Définition des documents Eskom
[3] 32392 : Norme d'identification, de numérotation et de classification des documents Eskom
[4] 32644 : Norme de gestion de la documentation Eskom
[5] 36943 : Bureau de dessins techniques et norme de documentation technique
[6] 24054179170 Définition de la documentation technique
[7] 321216 Manuel de contrôle des processus pour la gestion des documents et des enregistrements.
2.2.2 Informatif
[8] Systèmes de management de la qualité ISO 9000 — Fondamentaux et vocabulaire
[9] Systèmes de management de la qualité ISO 9001 – Exigences
[10] Exigences d'assurance qualité ASME NQA12008 pour les applications dans les installations nucléaires
[11] 24053665024 Manuel du système de gestion de la qualité
[12] 24053114190 Procédure d'audit interne
[13] CEI 61355 : Classification et désignation des documents pour les installations, systèmes et équipements
[14] 2404417997 : Norme de préservation de la documentation
[15] 24053113704 (474190) Norme de base de conception.
2.3 DÉFINITIONS
Gestionnaire de domaine responsable – est une personne dûment déléguée ayant la responsabilité de réviser le document ;
pour l'alignement sur la stratégie commerciale, la politique, les objectifs, les exigences et l'impact de la mise en œuvre du
document dans le domaine d'applicabilité.
Authenticité – Un document authentique est un document qui peut être prouvé :
être ce qu'il entend/prétend être,
avoir été créé ou envoyé par la personne identifiée pour l'avoir créé ou envoyé, et
avoir été créé ou envoyé au moment enregistré.
Disposition – gamme de processus associés à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de
transfert de documents qui sont documentées dans les autorisations de disposition ou d'autres instruments.

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Gestion des documents et des dossiers – domaine de gestion responsable du contrôle efficace et systématique de la
création, de la réception, de la maintenance, de l'utilisation et de la disposition des documents ; y compris les processus de
capture et de conservation des preuves et des informations sur les activités et transactions commerciales sous forme de
dossiers.
Métadonnées du document : il s'agit de toutes les informations supplémentaires liées au document qui décrivent les attributs d'un
document (ou d'un enregistrement) spécifique. Les métadonnées comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants : titre du
document, identifiants du document, numéro de révision du document, compilateur de documents, dates de révision des
documents, types de documents et domaines d'applicabilité.
Type de document – est un descripteur de l’objectif et de la fonction prévus du document. Les types de documents standard
sont identifiés dans la norme Eskom 329 [2].
Copie papier contrôlée – est un statut attribué aux documents qui sont délivrés à un utilisateur spécifique (un détenteur de copie
contrôlée) pour un emplacement spécifique, pour prendre en charge l'exécution de tâches critiques pour la sécurité ; sans accès à
un système de gestion de documents.
Document externe : documents créés et maîtrisés en dehors d'Eskom, détenus par des autorités nationales et internationales,
par exemple SANS, ASME, DIN, ISO et NNR, et n'incluent pas les documents créés par des parties externes en tant que
livrables sous contrat avec Eskom.
Travaux d'ingénierie L'application de disciplines scientifiques spécifiques dans le processus de développement, de

conception, d'entretien et d'exploitation d'actifs en pleine connaissance de leur (les) limites de conception et de conception
afin d'améliorer la vie des personnes.
Intégrité – L'intégrité d'un document signifie qu'il est complet et inchangé, c'estàdire protégé contre toute modification non
autorisée.
Document de gouvernance désigne les documents qui établissent l'orientation et la politique, définissant l'autorité et la
responsabilité et décrivant les contrôles et les règles pour un processus ou un ensemble d'activités donné.
Dossiers – informations créées, reçues et conservées comme preuves et informations par une organisation ou une
personne, conformément à des obligations légales ou dans le cadre de transactions commerciales.
Fiabilité – Un document fiable est un document dont le contenu peut être considéré comme une représentation complète et précise des
transactions, des activités ou des faits dont il atteste et sur lequel on peut se fier au cours de transactions ou d'activités ultérieures.
Taxonomie – est un système de classification. Dans le contexte de la gestion des connaissances, c'est la classification utilisée pour
publier des informations et des connaissances explicites (telles que la documentation). Notez que dans les applications
d'ingénierie, par exemple SmartPlant, le terme « configPBS » a une signification correspondante.
Documentation technique – désigne divers documents contenant des données et des informations relatives au produit qui sont
utilisées et stockées. Les données et informations destinées incluent des questions de définition et de spécification du produit,
de conception, de fabrication, d'assurance qualité, de responsabilité du fait des produits, de présentation du produit ;
description des caractéristiques, fonctions et interfaces ; utilisation sûre et correcte ; l'entretien et la réparation d'un produit technique
ainsi que son élimination en toute sécurité. À l'exclusion des types de documents suivants, à savoir les documents d'exécution
de projet (c'estàdire les calendriers, la gestion du projet, etc.), les documents de gouvernance et les documents commerciaux généraux.

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2.4 ABRÉVIATIONS
Abréviation Description
ARIS Architecture des systèmes d'information intégrés
COMME MOI Société Américaine des Ingénieurs en Mécanique
CARAT Complétude, exactitude, pertinence, accessibilité et actualité
COE Centre d'excellence
PDG Directeur général
VACARME Institut allemand de normalisation
Exécutif de division Exécutif divisionnaire
GED Système de gestion de documents Eskom

EHPUM Modèle utilitaire haute performance Eskom
EPGB Organe de gouvernance des processus d’ingénierie
HAZOP Étude de dangers et d’opérabilité
OIN Organisation internationale de normalisation
MDI Index des documents maîtres
PBS Structure de répartition de l'usine également connue sous le nom de « ConfigPBS »
PDF Format de publication de documents Adobe

SST La santé et la sécurité au travail
SGQ Système de gestion de la qualité
SANS Norme nationale sudafricaine
ÉCOSSAIS Comité directeur de la technologie

PME Expert en la matière
SPÉ Environnement SmartPlant
2.5 RÔLES ET RESPONSABILITÉS
2.5.1 Directeur général principal : Ingénierie
Le directeur général principal : Ingénierie est responsable de s'assurer que cette procédure est appliquée et continuellement
améliorée.
2.5.2 Gestionnaire de documents
Le gestionnaire de documents doit être nommé par le représentant du système de gestion d'entreprise (par exemple
Engineering Support Manager), en termes de 32644 : Standard de gestion de la documentation Eskom [4].
Le gestionnaire de documents doit garantir le respect de cette procédure et de la norme 321 : Politique de gestion des documents
et des enregistrements d'Eskom [1] et des exigences de la norme 32644 : Norme de gestion de la documentation d'Eskom [4].
Le gestionnaire de documents préside et gère le comité de gestion des documents, qui doit inclure les questions de gestion des
documents.

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2.5.3 Contrôleur de documents
Le(s) contrôleur(s) de documents seront nommés par le représentant de la gestion des documents conformément à la norme 32644 :
Norme de gestion de la documentation Eskom [4] qui sera chargé de faciliter la mise en œuvre correcte de cette procédure, notamment :
fournir un soutien administratif pendant le cycle de vie de la gestion des documents et des dossiers (c'estàdire l'enregistrement,
l'examen et l'autorisation, la publication, l'archivage et l'élimination), et
rendre compte des contrôles des documents, y compris l'état des projets de documents, les documents redondants, les modèles,
le respect des procédures, la formation et d'autres problèmes liés à la gestion des documents et des dossiers.
Les contrôleurs de documents doivent établir et gérer un registre de documents identifié comme le registre/index principal des documents
24044047082 [19] (MDI) pour tous les documents et enregistrements. Le registre doit au minimum énumérer les informations suivantes
concernant chaque document :
définir clairement la propriété (responsabilité fonctionnelle / propriétaire du processus),
identifiant unique,
titre du document,
statut,
lieu de stockage (copie électronique et papier), et
prochaine date de révision.
Les contrôleurs de documents doivent être formés à l’utilisation du système de gestion de documents pertinent et doivent faciliter les
tâches et responsabilités administratives liées à l’enregistrement et à la conservation des documents approuvés.
2.5.4 Compilateur de documents
Le compilateur, identifié par la personne responsable fonctionnelle (propriétaire du processus/responsable hiérarchique) pour compiler
le document, doit :
compiler le document en utilisant la dernière révision autorisée du modèle applicable (voir la section 3.2.8),
s'assurer que les exigences minimales en matière de documents (telles que décrites à la section 3.2.1) sont respectées,
s'assurer qu'il n'y a pas de duplication avec la documentation existante, quant à l'objectif et au contenu du document,
s'assurer que le document est examiné, en appliquant le processus de vote, lorsque des modifications sont soumises ou lorsque le
document doit être examiné,
s'assurer que le contenu du document est techniquement précis, intègre et pertinent par rapport au sujet,
s’assurer que la relecture est effectuée sur le document développé, et
identifier et communiquer l’impact de la mise en œuvre du document. Il s'agit de la double responsabilité du compilateur ainsi que
de la personne responsable fonctionnelle (propriétaire du processus).
Tout employé peut être identifié comme compilateur de documents, à condition d'avoir les connaissances et les compétences applicables
dans le sujet documenté et d'avoir été formé à cette procédure.

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2.5.5 Réviseur de commentaires
L'examinateur des commentaires, sur une base volontaire, peut proposer des commentaires de révision et de développement pendant la
phase de développement d'un document. Ces commentaires, faisant partie de la première phase d'examen de la qualité et de l'exhaustivité
du document, doivent être capturés à l'aide du processus de vote, 24053114078 Formulaire de vote pour commentaires [17] et pourraient
inclure des questions de contenu technique et d'exactitude, de syntaxe, de conformité du modèle et d'exactitude linguistique. .
2.5.6 Réviseur d'acceptation
Les réviseurs d'acceptation sont des personnes identifiées par le compilateur comme représentatives de la discipline/du domaine dans
lequel la procédure développée sera applicable en raison de son impact direct ou de ses effets indirects de mise en œuvre. Les
commentaires de l’examinateur d’acceptation doivent être capturés à l’aide du processus et des formulaires de vote des documents. Le ou
les examinateurs d'acceptation doivent être répertoriés, à des fins de référence, dans le document dans le tableau prescrit.
Les examinateurs d'acceptation doivent examiner le document pour évaluer si l'objectif et la portée prévus sont :
adapté à son objectif, et
acceptable pour une application dans la discipline/le domaine spécifique.
En outre, les évaluateurs de l'acceptation peuvent examiner le document pour en déterminer les perspectives techniques et qualitatives en
examinant :
mise en page, langue et grammaire du document,
l'exactitude et l'exhaustivité techniques,
une éventuelle duplication de documents, ou
conformité à la législation, à la réglementation ou aux exigences documentaires de niveau supérieur, y compris les documents
référencés.
2.5.7 Personne responsable fonctionnelle (également Ingénieur praticien COE / PME)
La personne responsable fonctionnelle (gestionnaire, superviseur, spécialiste en la matière, ingénieur de conception ou propriétaire de
processus) doit :
s'assurer que le document ne fait pas double emploi avec l'objectif et le contenu d'un document existant,
vérifier l'exactitude technique et l'intégrité du contenu du document,
s'assurer de l'utilisation des modèles corrects et du respect des exigences de mise en page,
faciliter le développement de la documentation pour les processus commerciaux critiques au sein du système de gestion d'entreprise
ou en tant que livrable de réalisation de produit,
avoir la responsabilité d’approuver le document, et
effectuer l'examen final du document, notamment en confirmant la conformité aux exigences.
La personne responsable fonctionnelle doit déterminer si le document est adapté à son objectif, avant que le document ne soit soumis pour
autorisation.
2.5.8 Autorisateur de documents
L'autorisateur de documents est une personne dûment déléguée ayant la responsabilité d'examiner le document pour :

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alignement sur la stratégie commerciale, la politique, les objectifs, les exigences et
l’impact de la mise en œuvre du document dans le domaine d’applicabilité.
L'autorisateur du document autorise la publication et l'application du document et est responsable de la mise en œuvre du document
dans le domaine commercial.
2.6 PROCESSUS DE SUIVI
Cette procédure sera surveillée via la procédure d'audit interne 24053114190[12], le manuel du système de gestion de la qualité
24053665024 [11] et des autoévaluations.
2.6.1 Mesures de processus
L'adéquation, l'efficacité et l'efficience de cette procédure seront contrôlées par des rapports sur l'état des documents, des documents
générés, examinés et des statistiques obsolètes.
2.6.2 Mesures du produit
Lors de la mise en œuvre de cette procédure, le produit sera un formulaire d'enregistrement de document et d'enregistrement
24053114081 complété [16] (il s'agit d'un enregistrement), un document autorisé, un document autorisé pour le cycle de révision,
un document obsolète. Le produit sera mesuré en identifiant si toutes les sections de chaque formulaire ont été correctement
remplies, si les champs de métadonnées du document sont remplis et si les enregistrements des avis sont capturés.
2.7 DOCUMENTS CONNEXES/JUSTEMENTS
[16] 24053114081 Formulaire d'enregistrement de documents et d'enregistrements
[17] 24053114078 Commentaires Formulaire de vote
[18] 24044047082 Registre des documents
[19] 24044047082 Registre/index des documents maîtres
[20] 322 Modèle de politique/directive
[21] 324 Modèle de document Eskom
[22] 32184 Modèle de spécifications techniques ou de normes techniques
[23] Modèle de termes de référence 32606
[24] 24053114089 Formulaire de transmission de documents et d'enregistrements
[25] 24053114093 Formulaire de modification du statut d'un document ou d'un enregistrement
[26] 24054858348 Modèle de bulletin commercial
[27] 24053114181 Modèle et formulaire d'approbation.

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3. PROCÉDURE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS
3.1 DOCUMENTS DE GOUVERNANCE
3.1.1 Propriété
Tous les documents de gouvernance utilisés par l'ingénierie sont contrôlés et détenus par le responsable de la documentation
d'Eskom (niveau entreprise). Le responsable de la documentation d'Eskom doit notamment veiller à ce que tous les documents
de gouvernance restent valides via la gestion du processus de cycle de révision applicable.
Les documents de gouvernance sont contrôlés et gérés via l'environnement centralisé des documents de gouvernance auquel
tous les utilisateurs doivent avoir accès. Voir l'Annexe B : Structures des documents de gouvernance, pour clarifier quels
documents sont contrôlés via l'environnement central et ceux qui peuvent être contrôlés et gérés dans un environnement local.
Les documents de gouvernance décentralisés créés, contrôlés et gérés dans une unité commerciale (décentralisée) doivent être
créés uniquement pour répondre à des exigences ou des besoins locaux spécifiques et ne doivent pas être en conflit avec le
document de gouvernance référencé. Ces types de documents doivent se limiter aux instructions de travail et aux lignes
directrices.
Tout type de document dont le contenu a un impact sur les limites de conception d'une conception ou d'une opération d'actif,
bien que procédure ou norme, ou contient des informations sur l'actif, doit être soumis via une gouvernance technique contrôlée.
3.1.2 Création des documents de gouvernance
La personne responsable fonctionnelle applicable par domaine d'ingénierie (ligne/discipline ou COE) en fonction du processus
métier doit identifier et créer le document de gouvernance requis, par exemple
Procédure ou norme, etc., conformément aux modèles et exigences de documents spécifiés.
Ces documents de gouvernance doivent être enregistrés auprès du responsable de la documentation d'Eskom qui soutiendra le
processus d'examen et d'autorisation. Voir le formulaire d'inscription Formulaire d'inscription aux documents et dossiers [16].
Les unités commerciales décentralisées peuvent soumettre des exigences relatives aux documents de gouvernance au comité
technique de gouvernance pour approbation de résolution.
3.1.3 Résolution et autorisation
Tous les documents de gouvernance technique doivent, en plus des processus normaux d'examen et d'autorisation, être soumis
à l'examen par le comité de gouvernance technique concerné, y compris le SCOT ou l'EPGB. Voir l'Annexe B : Structures des
documents de gouvernance
Principes généraux
Politique et directives – élaborées et approuvées par un représentant désigné de la haute direction –

résolution approuvée par le comité exécutif {avec le soutien du comité de gouvernance technique} avant l'autorisation du
directeur exécutif responsable, c'estàdire le PDG ou DivExec
Procédures, normes et manuels, – développés par le Centre d'excellence, approuvés par Functional
Personne responsable (responsable du COE), avec approbation de la résolution par le SCOT ou l'EPGB, selon le cas,
avant autorisation du gestionnaire de domaine responsable
Instruction de travail et lignes directrices : conformément aux procédures, aux normes et aux manuels, s'ils soutiennent
directement la création de livrables techniques, pour l'exploitation et la maintenance de l'usine, des systèmes et des
équipements, doivent être examinés par le SCOT ou l'EPGB concerné.

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Avant l'autorisation d'une politique ou d'une procédure technique, le responsable de la documentation d'Eskom doit conseiller concernant la
soumission par le compilateur du projet final de la politique ou de la procédure révisée au comité directeur des politiques et procédures et au
comité CARAT pour l'assurance qualité finale et l'examen d'acceptation.
3.2 DOCUMENTS TECHNIQUES ET PROCÉDURE DE GESTION DES DOSSIERS
3.2.1 Exigences en matière de documents et d'enregistrements
Toute la documentation technique doit être enregistrée et contrôlée à l'aide d'un document Eskom approuvé.
Système de gestion (EDMS), par exemple SmartPlant Foundation ou Hyperwave et doit au minimum être conforme aux éléments suivants :
la propriété du document doit résider dans le domaine de l'ingénierie,
le document doit être unique dans son objet, son contenu et son objectif,
le document ou l'enregistrement doit être identifié de manière unique,
le document s'inscrit dans l'intention de la base de conception (voir [15] 24053113704 Base de conception
Standard)
3.2.2 Document technique et métadonnées d'enregistrement
Le compilateur doit s'assurer que toutes les exigences et métadonnées applicables pour la documentation technique, y compris celles décrites
par 36943 : Bureau de dessins techniques et documentation technique
La norme [5] est fournie comprenant les éléments suivants :
3.2.3 Titres des documents
Le compilateur doit s'assurer que les titres des documents décrivent le contenu et l'intention du document et, dans la mesure du possible,
incluent le type de document (par exemple, spécification, dessin, manuel de conception de l'usine, rapport HAZOP (étude des dangers et de
l'opérabilité), rapport d'audit, manuel d'exploitation de l'usine. , Catalogue d'équipement, Liste de contrôle de mise en service, etc.) dans le
titre, généralement à la fin.
3.2.4 Identifiant unique
Chaque document, dessin ou enregistrement doit avoir un numéro d'identification unique, tel qu'émis par le système de gestion de documents
applicable au domaine fonctionnel contrôlant le document, le dessin ou l'enregistrement spécifique.
Les contrôleurs de documents doivent contrôler la délivrance d'un identifiant unique par document/enregistrement à la réception d'un
formulaire d'enregistrement de documents et d'enregistrements 24053114081 complété (ou dans le cadre d'un processus de flux de travail
de candidature) et après avoir validé qu'un tel document (en fonction des attributs disponibles – titre, description, propriétaire du processus,
type, etc.) n'existe pas dans la taxonomie de l'entreprise (c'estàdire la structure de répartition de l'usine) et dans le registre/index des
documents maîtres 24044047082 [19] (voir 3.2.10).
La notation d'identifiant unique suivante doit être appliquée et capturée dans le système de gestion de documents applicable :
L'identifiant unique de la documentation doit commencer par la désignation de l'espace de noms attribué, suivi d'un numéro séquentiel, séparé
par un trait d'union.

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NNNNNNNN
Espace de noms unique Eskom Numéro séquentiel unique
3.2.5 Contrôle des révisions
a) Le compilateur de documents doit saisir le numéro de contrôle de révision du document avec une valeur numérique dans le
modèle de document, en fonction du système de révision appliqué, à savoir 1.1 ou 1A.
Le chiffre de début du numéro de révision pour la documentation autorisée créée et maîtrisée dans –
l'application Smartplant sera « 1 », et
ceux de l'application Hyperwave peuvent commencer à « 0 ».
Exemple illustratif
Le premier projet de révision d'un document doit commencer au numéro de révision 1.1 et toute version ultérieure apportée au
projet de document augmentera le numéro de la valeur de 1.1 ou 1A.
L'exemple indique donc le numéro de révision d'un nouveau document après 2 (deux) projets de révision :
4741 Procédure de gestion des documents pour les documents de gouvernance Rév 1.2 (alternative 1B)
Lorsqu'un document est autorisé pour la première fois, il s'agit de la dernière révision et version. Mais le document autorisé
n'affichera que le numéro de révision, par exemple
4741 Procédure de gestion des documents pour les documents de gouvernance Rév 1
Tout projet de révision apporté à une révision approuvée affichera le nombre décimal augmenté d'une valeur de 1 et commencera
à la révision et à la version complète suivantes, par exemple
4741 Procédure de gestion des documents pour les documents de gouvernance Rév 2.1 (alternative 2A)
b) Tous les brouillons doivent être clairement marqués d'un filigrane en majuscules grasses (DRAFT) en diagonale sur tout le texte.
pages.
3.2.6 Contrôle des versions
Le contrôle de version est utilisé pour les processus de révision internes et sera généralement utilisé dans les cas où un document
est extrait par un compilateur pour des changements/modifications en cours du contenu, normalement gérés dans l'application de
développement de documents/dessins. Remarque – Un certain nombre de modifications du contrôle de version peuvent survenir
avant la publication d'une modification du contrôle de révision.
3.2.7 Date d'entrée en vigueur
La personne responsable fonctionnelle (propriétaire du processus) doit fixer une « date d'entrée en vigueur » pour chaque document
créé ou mis à jour. La date d'entrée en vigueur d'un document est une date postérieure à la date d'autorisation (la date à laquelle
l'autorisateur a signé le document), à partir de laquelle la conformité aux exigences du document entrera en vigueur. La date
d'entrée en vigueur signifie : qu'à partir de cette date, toutes les formations, artefacts et systèmes de support requis pour la
conformité aux exigences du document auront été établis et mis en œuvre.

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3.2.8 Modèles de documents
La personne responsable fonctionnelle concernée par processus doit s'assurer que les modèles/formulaires applicables sont établis et
autorisés, qui doivent être utilisés dans la création des documents, dessins et enregistrements relatifs au processus.
Le compilateur de documents, de dessins ou d’enregistrements doit utiliser la dernière révision des modèles/formulaires applicables.
Les exemples incluent les modèles Eskom Corporate :
politiques et directives : [322]
procédures, normes, instructions de travail, lignes directrices et spécifications : [324]
normes et spécifications techniques : [32184]
termes de références : [32606]
Le(s) contrôleur(s) de documents peuvent être consultés pour obtenir des modèles de documents uniques supplémentaires qui doivent
également être disponibles sur le système de gestion des documents commerciaux.
3.2.9 Processus de gestion des documents et des enregistrements
La figure suivante présente le cadre de processus pour la gestion des documents et des enregistrements, entre autres, l'enregistrement,
la révision et l'autorisation, la publication et la notification, l'archivage et l'élimination, tel que publié dans le manuel de contrôle des
processus « Gestion des documents et des enregistrements » dans le cadre EHPUM et ARIS. application.
Figure 1 : Processus de gestion des documents et des enregistrements

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3.2.10 Enregistrement des documents et des enregistrements
3.2.10.1 Inscription
Le compilateur de documents doit remplir et soumettre le formulaire d'enregistrement de documents et d'enregistrements 24053114081 [16]
au contrôleur de documents pour l'enregistrement d'un nouveau document ou enregistrement. Les métadonnées requises comprennent :
Titre du document proposé
Type de document proposé
Compilateur de documents
Responsable fonctionnel
Document ou dessin Autorisateur/Approbateur
Domaine d'applicabilité
Classification de la divulgation
Date d'achèvement prévue
Nom du fournisseur
Les métadonnées doivent être utilisées pour effectuer un examen de la demande de document par le contrôleur de documents afin de valider
une éventuelle duplication de documents, après quoi un identifiant unique doit être généré et soumis au compilateur.
Les contrôleurs de documents géreront une période de développement de documents de 6 mois, après quoi un rappel sera envoyé au
compilateur de documents pour établir l'état d'avancement du développement du document.
Cela pourrait entraîner une période de développement prolongée ou une réattribution du numéro d'identification unique, pour les documents
dont le compilateur a confirmé qu'ils ne seront plus développés.
Le compilateur de documents soumettra tous les projets de révisions du document au contrôleur de documents pour conservation des
enregistrements sur l'EDMS, ceci est particulièrement important après chaque processus de vote au cours duquel des commentaires ont été
appliqués au projet de document. Une fois que le projet final de révision a été compilé et reçu par le contrôleur des documents, le document
entrera dans l'étape du processus de révision des documents (3.2.11).
3.2.10.2 Mettre à jour un document
Le cycle de révision par défaut pour les documents de gouvernance est de 3 ans et pour la documentation technique, à vie, mais le compilateur
du document et la personne responsable fonctionnelle peuvent définir un cycle de révision alternatif, c'estàdire lorsque les documents
contiennent des détails stratégiques qui pourraient être affectés par des changements dans l'organisation, dans lequel Dans ce cas, un cycle
de révision annuel est recommandé.
Tous les documents doivent être examinés et/ou mis à jour avant l'expiration du cycle d'examen des documents attribué ou lorsque des
changements ont été identifiés.
Le processus du cycle d'examen des documents peut commencer soit via le contrôleur de documents envoyant un avis au complice du
document pour qu'il effectue l'examen, soit par le compilateur de documents lançant un examen (normalement en raison de changements
identifiés) par la soumission d'un document et d'un enregistrement 24053114081 révisés. Formulaire d'inscription [16].
Le compilateur de documents doit soumettre tous les projets de révisions du document au contrôleur de documents pour la conservation des
enregistrements sur l'EDMS, ceci est particulièrement important après chaque processus de vote au cours duquel des commentaires ont été
appliqués au projet de document. Une fois que le projet final de révision a été compilé et reçu par le contrôleur de documents, le document
entrera dans l'étape du processus de révision du document (3.2.11).
Lorsqu'il est téléchargé depuis le système de gestion documentaire, ce document n'est pas contrôlé et il incombe à l'utilisateur
de s'assurer qu'il est conforme à la version autorisée sur le système.

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3.2.10.3 Récupérer un document
Les documents publiés sur l'EDMS applicable, en fonction des niveaux d'accès et de sécurité attribués, peuvent être consultés
directement par tous les employés en accédant à la taxonomie de la documentation du domaine métier au sein de l'EDMS. La
fonctionnalité de recherche de métadonnées peut également être utilisée pour récupérer le document. Les utilisateurs de documents
peuvent également demander au centre de documentation du domaine métier les documents requis. Les documents identifiés
doivent être fournis sous forme électronique (format PDF protégé électroniquement) ou sous forme d'un lien EDMS vers le document
protégé. Voir la norme de préservation 2404417997 : Norme de préservation de la documentation
[14].
La dernière révision de l'index des documents maîtres du domaine d'activité de tous les documents et enregistrements, peut être
obtenue auprès du contrôleur de documents concerné, si nécessaire.
3.2.11 Prise en charge de l'examen et de l'autorisation des documents et dossiers
Au cours du processus d'examen des documents, le compilateur de documents responsable doit s'assurer que :
un large éventail d'examinateurs experts en la matière (examinateurs de commentaires et d'acceptation

Les réviseurs) sont impliqués dans la révision du document – cette liste doit être vérifiée par le responsable fonctionnel.
Personne responsable avant l'examen proprement dit,
le document peut être marqué comme document PROJET sur toutes les pages pendant sa révision, et
le document en cours d'examen est révisé et finalisé dans le délai de révision.
Le processus d'examen des documents doit suivre quatre phases :
Examen des commentaires : le compilateur de documents soumettra le projet de document au contrôleur de documents qui
distribuera le projet de document avec le formulaire de vote pour les commentaires 24053114078 [17] à tous les réviseurs de
commentaires identifiés (tels qu'identifiés par le compilateur). Tous les formulaires de vote retournés seront capturés dans
l'EDMS et renvoyés au compilateur. Le compilateur doit consolider tous les commentaires, clarifier les problèmes avec les
réviseurs de commentaires et mettre à jour le document si nécessaire, mettre à jour le projet de révision et renvoyer la révision
mise à jour au contrôleur de document pour commencer la phase suivante.
Examen fonctionnel : après réception du projet de document mis à jour, le contrôleur de documents distribuera le document à
la personne responsable fonctionnelle avec un 24053114078.
Formulaire de vote pour commentaires [17]. Après examen, le formulaire de vote complété sera capturé dans l'EDMS et renvoyé
au compilateur. Le compilateur doit consolider les commentaires, clarifier les problèmes avec l'examinateur fonctionnel
responsable, mettre à jour le document si nécessaire et renvoyer le projet de révision mis à jour au contrôleur de documents.
Examen d'acceptation : après réception du projet de document mis à jour, le contrôleur de documents distribuera le document
au(x) réviseur(s) d'acceptation avec le formulaire de vote pour commentaires 24053114078 [17]. Après examen, les formulaires
de vote reçus seront capturés dans l'EDMS et renvoyés au compilateur. Le compilateur doit consolider tous les commentaires,
clarifier les problèmes avec le(s) réviseur(s) d'acceptation, mettre à jour le document si nécessaire et renvoyer le projet de
révision mis à jour au contrôleur de document.
Examen de l'autorisateur : après réception du projet de document mis à jour, le contrôleur de documents distribuera le document
à l'autorisateur de documents avec le formulaire de vote pour commentaires 24053114078 [17].
Après examen, le formulaire de vote reçu sera capturé dans l'EDMS et renvoyé au compilateur.
Le compilateur doit consolider les commentaires, clarifier les problèmes avec l'autorisateur du document, mettre à jour le
document si nécessaire et renvoyer le projet de révision mis à jour au contrôleur du document.
Le document passera ensuite à l'étape du processus d'autorisation du document (3.2.11.1).

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3.2.11.1 Autoriser un document
Une fois que le document en cours d'examen a traversé toutes les phases d'examen applicables, le contrôleur des documents
facilitera l'administration du processus d'autorisation (signature) du document. Le contrôleur des documents doit demander/obtenir
les signatures du compilateur de documents, de la personne responsable fonctionnelle ainsi que de l'autorisateur du document sur
la version finale du document. Note relative aux documents de gouvernance, des examens et des résolutions supplémentaires sont
nécessaires, voir décrit cidessus.
Une fois que toutes les signatures ont été obtenues, le document est désormais pleinement autorisé (c'estàdire un enregistrement)
et doit être publié conformément au processus de publication de documents (3.2.12).
3.2.12 Publication et notification de documents et d'enregistrements
Le contrôleur de documents publiera le document autorisé, en fonction des utilisateurs identifiés par le compilateur, c'estàdire une
liste de distribution comprenant le compilateur, le ou les réviseurs (commentaires et acceptation), la personne responsable
fonctionnelle et l'autorisateur de documents à qui une copie des documents autorisés. sera envoyé.
Le contrôleur de documents doit administrer, avec les informations détaillées de la personne responsable fonctionnelle, l'émission
d'un avis/bulletin/communication par courrier électronique annonçant le document autorisé et exposant l'intention du document, les
modifications/mises à jour, la date d'entrée en vigueur et les actions requises. par l'organisation, c'estàdire lire et comprendre,
identifier les besoins en formation, etc.
3.2.12.1 Délivrance des documents « Copie Papier Contrôlée »
Le compilateur de documents/personne responsable fonctionnelle doit identifier auprès du contrôleur des documents les documents
qui doivent être émis en tant que documents « sur papier contrôlé » et identifier le « détenteur de copie contrôlée » par son nom, son
organisation et son emplacement.
Les documents en « copie papier contrôlée » ne doivent être délivrés que sur instruction du compilateur ou du responsable
fonctionnel du processus.
L'index des documents maîtres doit conserver un enregistrement des documents pour lesquels des « copies papier contrôlées » ont
été émises, y compris le nom du titulaire, la date d'émission, le numéro de révision, l'organisation et l'emplacement.
Les documents en « copie papier contrôlée » doivent être envoyés au titulaire via une feuille de transmission, avec accusé de
réception signé, et renvoyés au contrôleur des documents à des fins d'enregistrement. Toutes les « copies contrôlées » révisées
doivent être retournées par le titulaire au contrôleur des documents (au moment où le document révisé est livré) via une feuille de
transmission.
3.2.13 Archivage et élimination des documents et dossiers
3.2.13.1 Contrôle de réception du dossier
À la réception d'un enregistrement (format natif ou format de conservation approuvé) pour la capture, le contrôleur de documents,
sous la direction du gestionnaire de documents, doit capturer l'enregistrement dans la taxonomie du système de gestion de
documents du domaine commercial et mettre à jour le registre principal des documents 24044047082. Rapport d'indexation de
documents d'index [19] ou d'un système d'application (par exemple SPE). Remarque : Un document autorisé (c'estàdire avec
signatures et date) devient un enregistrement.
Les contrôleurs de documents doivent vérifier que les informations d'identification uniques minimales sont fournies par le compilateur
d'enregistrements.
Le Record Complier doit s'assurer que tout enregistrement soumis est lisible et fourni dans un format qui préservera l'intégrité de
l'enregistrement ou dans un format qui peut être converti dans un format permettant de préserver l'intégrité de l'enregistrement.

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l'intégrité du dossier, généralement au format PDF ou similaire, voir 36943 : Engineering Drawing Office and Engineering Documentation
Standard [5].
Les contrôleurs de documents doivent, à la réception d'un enregistrement dont le format n'est pas conçu pour en préserver l'intégrité, appliquer
les conversions applicables pour assurer la préservation.
Les enregistrements déjà créés ne doivent en aucun cas être modifiés ou altérés. Si un tel événement survient, un nouvel enregistrement doit
être généré, capturant les modifications ou altérations.
3.2.13.2 Contrôle du stockage des enregistrements
Le gestionnaire de documents doit faciliter et gérer l'établissement et la maintenance des installations de stockage des enregistrements (y
compris les politiques, procédures, normes, rapports, dessins, etc. autorisés), pour prendre en charge toutes les activités des processus
opérationnels, pour garantir que les enregistrements sont stockés de manière à garantir que l'enregistrement authenticité, fiabilité, intégrité et
convivialité
Tous les enregistrements créés lors de l'exécution des activités de processus du domaine commercial doivent être stockés électroniquement
dans un système de gestion de documents approuvé.
Le responsable du dossier et la personne responsable fonctionnelle doivent définir les droits d'accès au dossier, qu'il s'agisse d'une copie
papier ou d'une version électronique.
3.2.13.3 Stockage des enregistrements maîtres sur papier
Les contrôleurs de documents doivent, avant de stocker tout document maître sur papier, qui n'est pas disponible au format électronique, une
copie numérisée au format PDF (Portable Document Format) doit être créée et enregistrée sur l'EDMS. Voir également 2404417997 : Norme
de préservation de la documentation [14]
Le gestionnaire de documents doit s'assurer que toute installation de stockage de copies papier répond aux exigences suivantes pour une
installation de stockage :
a) Dispositions pour prévenir les dommages dus à des conditions nocives (c'estàdire lumière excessive, charges d'empilage, champs
électromagnétiques, autres conditions environnementales), selon le type de support stocké,
b) Une chambre forte, une pièce ou un ensemble d'un ou plusieurs conteneurs avec une résistance au feu d'au moins deux heures. La
conception et la construction de l'installation de stockage doivent être examinées quant à leur adéquation par une personne compétente
en matière de protection contre les incendies ou être évaluées et certifiées par un organisme accrédité. Si un stockage temporaire de
documents (tels que des documents destinés à être traités, examinés ou utilisés) est nécessaire, l'installation ou le conteneur de stockage
doit fournir un classement au feu d'une heure.
c) Disposition pour prévenir les dommages dus aux infestations, à l'humidité, à la température et à la pression, et d)
Disposition pour stocker les dossiers papier dans des classeurs, placés dans des dossiers, des boîtes ou des enveloppes pour être stockés dans
classeurs en acier ou sur des étagères.
Le gestionnaire de documents doit contrôler tous les accès aux installations de stockage de copies papier et interdire toute activité considérée
comme préjudiciable aux documents. L'accès au traitement, au stockage et à la récupération des dossiers doit être limité au personnel
autorisé. Si les dossiers sont perdus ou endommagés, des mesures doivent être prises pour les remplacer.
3.2.13.4 Stockage des enregistrements électroniques
Le stockage des enregistrements électroniques doit être conforme aux exigences de gestion de l'information d'Eskom et au plan de stockage
avec les actions de reprise après sinistre associées.

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Les enregistrements électroniques à vie doivent être examinés périodiquement pour en assurer la lisibilité. Cet examen devrait également
confirmer l'accessibilité et la récupérabilité du dossier, fournissant ainsi l'assurance que des systèmes logiciels et matériels compatibles sont
disponibles.
3.2.13.5 Accès aux enregistrements, distribution et récupération
Tout le personnel (y compris les personnes sous contrat opérant dans le cadre du système de gestion d'entreprise) est responsable de
garantir que la distribution des dossiers au sein ou à l'extérieur de l'organisation est conforme à la sécurité et aux droits d'accès attribués au
dossier concerné.
Les dossiers actifs sont accessibles au personnel via le système de gestion de documents, sous réserve des classifications attribuées en
matière de sécurité et d'accès.
3.2.13.6 Accès au dossier papier original
Sous réserve de l'état du cycle de vie du document et des droits d'accès applicables, le gestionnaire de documents doit établir des contrôles
pour garantir la traçabilité complète de tout document papier retiré de toute installation de stockage, quels que soient le support, la forme et
le type.
Seuls le gestionnaire de documents et les contrôleurs de documents désignés doivent récupérer tout enregistrement papier d'une installation
de stockage.
Aucun dossier original ne peut être retiré du lieu de stockage des documents et des dossiers ; une copie applicable doit être réalisée et
délivrée, sous réserve d'être tamponnée ou ainsi étiquetée comme « copie contrôlée ». La délivrance du document doit être appuyée par un
formulaire de transmission complété, avec accusé de réception.
Lorsque de tels enregistrements sont émis, les informations suivantes doivent être capturées dans l'émission du document/enregistrement
Registre
nombre unique,
titre,
date d'émission,
à qui le dossier a été délivré, et
date de retour.
Toute personne disposant d'un accès attribué peut obtenir du système de gestion documentaire tout enregistrement électronique auquel le
statut « actif » a été attribué. Les enregistrements avec le statut « inactif » ne peuvent être récupérés que via un contrôleur de documents.
3.2.13.7 Dossiers distribués à des entités externes
La distribution des enregistrements au client, au fournisseur, au régulateur ou à la partie prenante externe doit être conforme aux protocoles
convenus, comme convenu par le gestionnaire de documents et le gestionnaire d'interface concerné (chef de projet). Voir le paragraphe
3.2.3.1 concernant les documents en « copie papier contrôlée » en cours d'émission.
Les protocoles doivent inclure un formulaire de transmission de documents et d'enregistrements 24053114089 [24] émis par le gestionnaire
de documents qui doit certifier les enregistrements émis, le type de support, la révision et inclure une fonction permettant au destinataire de
confirmer la réception des enregistrements comme étant corrects et complet. Les enregistrements doivent être fournis au format PDF ou
similaire sur disque optique, les autres moyens et supports doivent être soumis à l'approbation du gestionnaire de documents.
Le gestionnaire de documents doit tenir un registre des émissions de documents/enregistrements de tous les enregistrements distribués à
des entités externes.

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3.2.13.8 Récupération des documents archivés
Le personnel ayant besoin d'accéder à des enregistrements non disponibles dans « l'espace public lisible sur l'EDMS » en raison de processus d'archivage
peut demander un tel enregistrement à un contrôleur de documents en fournissant la raison de cet enregistrement et les informations d'identification uniques
de l'enregistrement. Sous réserve que cette personne dispose des droits d'accès et de sécurité requis, le dossier sera mis à disposition ; dans tous les cas,
le gestionnaire de documents doit être consulté.
Les enregistrements doivent être récupérables pendant l’intégralité de leur cycle de vie respectif.
3.2.14 Conservation des dossiers
Tous les enregistrements générés se verront attribuer un type de classification de conservation qui définira la période de conservation, à savoir à vie ou non
permanente. La classification doit prendre en compte les exigences réglementaires, commerciales (exigences de garantie) et des parties prenantes.
Remarque : après le déclassement d'une centrale, le chef de projet responsable du déclassement, en collaboration avec l'ingénierie, doit identifier toute la
documentation contenant, entre autres, la propriété intellectuelle de la centrale, les enseignements tirés et les informations relatives à la conception de la
centrale. Ceuxci se verront attribuer une période de conservation applicable et seront archivés.
Les enregistrements sur la durée de vie doivent être conservés pendant toute la durée de vie de l'élément particulier pendant qu'il est utilisé, installé dans
l'usine ou stocké pour une utilisation future.
3.2.14.1 Enregistrements à vie
Les enregistrements à vie sont ceux qui répondent à un ou plusieurs des critères suivants :
ceux qui seraient d'une grande valeur pour démontrer la capacité d'exploitation en toute sécurité,
ceux qui seraient d'une valeur significative pour l'entretien, le remaniement, la réparation, le remplacement ou la modification d'un article,
ceux qui seraient d'une valeur significative pour déterminer la cause d'un accident ou d'un dysfonctionnement d'un élément, ou
ceux qui fournissent les données de base requises pour les inspections en service.
Voir l'Annexe D : ENREGISTREMENTS À VIE, une liste d'enregistrements typiques à vie.
3.2.14.2 Dossiers non permanents
Les enregistrements non permanents sont ceux qui doivent prouver qu'une activité a été réalisée conformément aux exigences applicables, mais ils ne
doivent pas nécessairement être conservés pendant toute la durée de vie de l'élément car ils ne répondent pas aux critères des enregistrements à vie.
Les enregistrements non permanents doivent être conservés pendant la période de conservation identifiée.

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Classe Classifications des dossiers non permanents
NP1 Dossiers nécessitant un accès pendant une période de 12 mois à compter de la date de création, par
exemple, feuilles de contrôle d'accès aux bâtiments.
NP3 Documents nécessitant un accès pendant une période de 3 ans à compter de la date de création,
par exemple approbations/examens de contrats à court terme
NP5 Documents archivés nécessitant un accès pendant une période de 5 ans à compter de la date de
création, par exemple les documents financiers généraux, sauf si une période plus longue est
spécifiée, les rapports d'audit d'assurance qualité de routine
création, par exemple les dossiers de surveillance SST, sauf si une période plus longue est spécifiée
création, par exemple les rapports d'événements clôturés, sauf si une période plus longue est
spécifiée
Tableau 1 : Classification des dossiers non permanents
3.3 ÉLIMINATION DES DOSSIERS
Les processus de gestion des enregistrements doivent être appliqués à tous les enregistrements, notamment le changement du statut des enregistrements
de « actif » à « inactif », à « archivé » et « identifié pour élimination ».
Le gestionnaire de documents doit valider tous les changements de statut d'enregistrement sous réserve de la confirmation de la personne responsable
fonctionnelle respective et en tenant compte de la classification de conservation applicable attribuée.
Les enregistrements identifiés pour élimination ne doivent être effectués qu’après :
la période de conservation applicable a expiré, et
une confirmation écrite a été obtenue de la personne responsable fonctionnelle, en utilisant le 240
53114093 Formulaire de modification du statut d'un document ou d'un enregistrement [25].
Les méthodes suivantes doivent être appliquées pour l’élimination des documents et des dossiers.
un Les copies papier doivent être déchiquetées/détruites de manière à empêcher toute reconstruction.
B) Les fichiers électroniques doivent être effacés ou écrasés pour garantir la suppression permanente des fichiers. La destruction physique
des supports de stockage est une alternative préférable dans la mesure où les données enregistrées et les supports sont détruits de
manière permanente au cours du processus.
Le gestionnaire de documents délivrera un certificat de destruction enregistrant tous les documents et dossiers éliminés (métadonnées d'identification),
la date et la nature de l'élimination, à des fins d'enregistrement.

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3.4 DOCUMENTATION COMMERCIALE GÉNÉRALE
Toute autre documentation non considérée comme de la documentation de gouvernance ou technique est gérée comme une documentation
commerciale générale. Cette documentation est gérée et stockée à l'aide du système de gestion de documents Eskom, accessible directement
ou via un autre environnement de portail frontal.
La documentation doit être conforme aux exigences en matière de documentation et aux exigences en matière de métadonnées, telles que
prescrites par les exigences en matière de gestion des documents d'entreprise. En outre, ils doivent suivre le processus normal de documentation
et d'enregistrement, c'estàdire l'enregistrement, l'examen et l'autorisation du support, l'archivage et l'élimination.
L'enregistrement de la documentation commerciale générale est géré et contrôlé via le gestionnaire de documents et les contrôleurs de
documents locaux, ayant l'accès requis sur l'EDMS.
Les contrôleurs de la documentation doivent également appliquer leurs rôles et fonctions en soutenant la gestion de la documentation dans
l'environnement EDMS.
3.5 CONTRÔLE DES DOCUMENTS EXTERNES
Les documents externes sont gérés par le centre d'information d'Eskom. Ils comprennent les normes nationales et internationales, les codes de
conception, les livres, les rapports et les revues.
Les documents du système de gestion d'origine externe doivent être enregistrés dans le registre de la division/département concerné, en utilisant
le registre/index principal des documents 24044047082 [19].
3.6 ENREGISTREMENTS
Les enregistrements suivants sont générés grâce à la mise en œuvre de cette procédure et sont contrôlés conformément à cette procédure.
Nombre Description
1 Enregistrement du document et du dossier
2 Commentaires / Revue / Formulaire de vote
3 Index des documents maîtres
4 Formulaire de transmission de documents/dossiers
5 Nomination du gestionnaire de documents

6 Nomination du contrôleur des documents
7 Demande de modification de document ou d'enregistrement
Tableau 2 : Enregistrements

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4. AUTORISATION
Ce document a été vu et accepté par :
Nom Désignation
D Odendaal Directeur général : Ingénierie des installations
P Moyo Directeur général : Power Delivery (par intérim)

F Sithole Directeur général : gestion de l'ingénierie de projet (par intérim)
R Stephen Directeur Général : Master Spécialisé Technologie

DD Bhimma Gestionnaire principal : Intégration de l'ingénierie de production Charbon
L Fernández Gestionnaire principal : Intégration de systèmes Processus d'ingénierie B2B / Responsable des systèmes
5. RÉVISIONS
Date Tour. Compilateur Remarques
Octobre 2012 0 AD Martin Procédure remplacée 47458

novembre 2012 1 AD Martin Document final autorisé
6. ÉQUIPE DE DÉVELOPPEMENT
Les personnes suivantes ont participé à l'élaboration de ce document :

Félix Bosch
Riekie Swanepoel
Johan Scholtz
Léon Fourié
Sani Dlamini
Lorna Ndlela
7. REMERCIEMENTS
À tous ceux qui ont fait des commentaires lors de l’élaboration de ce document.

Révision: 1
Page: 24 sur 31
ANNEXE A : ATTRIBUTS DES INFORMATIONS SUR LES DOCUMENTS ET LES ENREGISTREMENTS
A.1 CHAMPS D'ATTRIBUTS (MÉTADONNÉES)
Comprend
un. Identifiant unique

b. Identifiant/référence alternatif
c. Nom ou titre du document,
d. Description ou résumé,
e. Type de document (classification) {référence [2]}
F. Date de création,
g. Statut du document
h. Statut de copie contrôlée

je. Date publiée
j. Nom du compilateur
k. Approbateur (personne responsable fonctionnelle)

l. Autorisateur
m. Date et heure de transmission (communiquées ou reçues),
n. Nom de l'expéditeur de la transmission (avec affiliation)
o. Nom du destinataire de la transmission (avec affiliation), p.
Classification de la divulgation
q. Détails du stockage physique sur copie papier,
r. Groupe propriétaire,
s. Liens vers des documents et enregistrements référencés,
t. Demande de masterisation d'un document ou d'un enregistrement,
toi. Le format de la documentation, à savoir .doc, .jpg, .pdf, .sha, .spe, .dgn, etc.,
v. Période de conservation, et
w. Autres informations structurelles et contextuelles utiles à des fins de gestion.

Révision: 1
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ANNEXE B : STRUCTURES DU DOCUMENT DE GOUVERNANCE
« COE » signifie Centre d'excellence.
Le « Développé par » identifie la personne du centre d'excellence qui a compilé le document appelé Compilateur.
Le terme « Approuvé par » identifie la personne qui, en vertu de sa compétence, approuve l'exactitude technique et l'exactitude du
contenu du document, parfois appelée personne responsable fonctionnelle.

Révision: 1
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ANNEXE DOSSIERS OBLIGATOIRES ISO 9001
C.1 DOSSIERS ISO 9001
Conformément aux exigences de la norme ISO 9001, voir la clause 4.2.4, les 21 enregistrements obligatoires suivants doivent être
générés et conservés. L'entreprise peut, en raison de la nature de ses activités, identifier et conserver des enregistrements
supplémentaires pour mesurer la réalisation des objectifs et cibles fixés.
Section 5 Responsabilité de la direction
5.6.1 Procèsverbaux de l'examen de
direction Section 6 Gestion des ressources
6.2.2 Dossiers d'études, de formation, de compétences, d'évaluations et d'expérience

Section 7 Réalisation du produit
7.1 Preuve que les processus de réalisation et le produit répondent aux exigences.
7.2.2 Dossiers d'examen des exigences du client.
7.3.2 Contributions à la conception et au développement.
7.3.4 Revues de conception et de développement et toutes actions connexes.
7.3.5 Vérification de la conception et du développement et toutes actions connexes.
7.3.6 Validation de la conception et du développement et toutes actions associées.
7.3.7 Modifications de conception et de développement et toutes actions connexes.
7.4.1 Résultats des évaluations des fournisseurs et toutes actions qui en découlent.
7.5.2 Dossiers démontrant la validation de processus spéciaux.
7.5.3 Lorsque la traçabilité est requise, l'identification unique du produit est enregistrée.
7.5.4 Biens du client perdus, endommagés ou jugés inappropriés. 7.6 a) Base utilisée pour l'étalonnage
des équipements de mesure lorsqu'il n'existe aucune norme internationale ou nationale.
7.6 Validité des résultats de mesure précédents lorsque l'équipement de mesure s'avère non étalonné.
7.6 Résultats de l'étalonnage et de la vérification des équipements de mesure.
Section 8 Mesure, analyse et amélioration.
8.2.2 Résultats de l'audit interne et actions de suivi.
8.2.4 Indication de la ou des personnes autorisant la libération du produit.
8.3 Enregistrements des nonconformités du produit et de toutes actions ultérieures.

8.5.2 Résultats des mesures correctives.
8.5.3 Résultats des actions préventives.
Lorsqu'il est téléchargé depuis la base de données EDMS, ce document n'est pas contrôlé et il incombe à l'utilisateur de s'assurer qu'il

Révision: 1
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C.2 : LISTE DES DOSSIERS TYPES À VIE
Ce qui suit est une liste d'enregistrements typiques à vie, la nomenclature de ceuxci peut varier.
un. Dossiers de conception
je.
Codes et normes applicables utilisés dans la conception
ii. Programmes informatiques ou modèle mathématique correspondant
iii. Dessins de conception iv.
Calculs de conception et enregistrement des contrôles
v. Demandes de modification de conception approuvées
vi. Écarts de conception
vii. Rapports de conception
viii. Données de vérification de conception
ix. Spécifications de conception et modifications
X. Rapport d'analyse de sécurité xi.
Rapports de contrainte pour les éléments de code
XII. Descriptions des systèmes xiii.
Schémas de processus et d'instrumentation des systèmes xiv. Analyses
techniques, évaluations et rapports
b. Dossiers d'approvisionnement
je. Spécification d'approvisionnement
ii. Bon de commande (sans prix), y compris les modifications
c. Dossiers de fabrication
je.
Rapports de données de code applicables
ii. Dessins et enregistrements d'après exécution
iii. Certificat de conformité iv. Résultats finaux
de l'examen par courants de Foucault
v. Résultats des tests de vérification des commandes électriques
vi. Résultats des tests de ferrite
vii. Dossiers de traitement thermique
viii. Résultats finaux de l'examen de pénétration du liquide
ix. Emplacement du matériau d'apport de soudure
X. Résultats finaux de l'examen par magnétoscopie
XI. Dossiers de réparation des défauts majeurs
xii. Registres des propriétés matérielles xiii.
Rapports de nonconformité
XIV. Procédure de test de performance et enregistrements des résultats xv.
Rapport d'emplacement des tuyaux et raccords

Révision: 1
Page: 28 sur 31
XVI. Résultats des tests de pression (hydrostatiques ou pneumatiques) xvii.
Dossiers d'examen des radiographies
XVIII. Résultats finaux de l'examen par ultrasons
XIX. Procédures de soudage
d. Dossiers de construction d’installation
je.
Réception et stockage : rapports de nonconformité
ii. Civil
iii. Feuilles de contrôle pour l'installation des tendons
iv. Rapports et graphiques d'essais sur cylindres en béton
v. Rapports sur le mélange de conception en béton
vi. Dossiers de mise en place du béton
vii. Rapports d'inspection pour les tests de pression des canaux viii. Rapports
sur les propriétés matérielles du revêtement de confinement et des accessoires
ix. Rapports sur les propriétés matérielles des coques de confinement métalliques et des accessoires
X. Rapports sur les propriétés des matériaux sur l'acier d'armature xi.
Rapports sur les propriétés des matériaux sur le matériau du manchon d'épissure en acier d'armature xii.
Rapports sur les propriétés des matériaux sur les ancrages en acier dans le béton
XIII. Rapports sur les propriétés des matériaux sur l'acier de construction et le boulonnage
xiv. Rapports sur les propriétés matérielles des matériaux de fabrication des tendons xv.
Journal de battage de pieux
XVI. Rapports d'essais de chargement de
pieux xvii. Procédure pour les tests de résistance à la pression des enceintes de confinement et les tests de taux de fuite et leurs résultats
XVIII. Rapports d'inspection périodique des tendons xix. Rapports
d'essais de couple de boulons à haute résistance xx. Rapports d'essais
de compactage du sol
XXI. Soudage
XXII. Résultats des tests de ferrite
XXII. Dossiers de traitement thermique
XXIV. Résultats finaux du ressuage
XXV. Registres de propriété matérielle xxvi.
Résultats finaux du test de magnétoscopie
xxvii.Principales procédures et résultats de réparation des soudures
xxviii. Dossiers d'examen des radiographies
XXIX. Résultats finaux des tests par ultrasons
xxx. Diagrammes d'emplacement des
soudures xxxi. Procédures de soudage

Révision: 1
Page: 29 sur 31
xxxii.Mécanique
xxxiii. Procédures de nettoyage et résultats
xxxiv. Rapports de données de code
xxxv. Procédures, inspections et données d'essai des équipements de levage et de manutention installés
xxxvi. Procédures de lubrification
xxxvii. Registres des propriétés matérielles xxxviii.
Rapports sur l'emplacement des tuyaux et des raccords et données sur les supports et les dispositifs de retenue
des tuyaux xxxix. Résultats des tests des équipements sous pression (hydrostatiques ou pneumatiques)
xl. Procédures de test de réponse des soupapes de sécurité
XLI. Électrique et I&C
XLII. Câbles tirant des données de tension
xliii. Données de séparation des câbles
xliv. Procédures d'épissage des câbles XLV.
Procédures de terminaison des câbles
xlvi. Rapports d'essais de câbles certifiésxlvii.
Procédures de test des relaisxlviii.
Résultats des tests de claquage de tension sur l'isolation liquide
XLIX. Général
l. Dessins et enregistrements d'après exécution
li. Rapports d'inspection finaux et versions
lii. Rapports de nonconformité liii.
Spécifications et dessins
vivre. Dossiers de tests préopérationnels et de démarrage lv.
Procédures et résultats de transfert automatique de source d'alimentation de secours lvi. Données finales
de réglage du système
lvii. Résultats des tests de pression (hydrostatiques ou pneumatiques) lviii.
Procédures et résultats de préchauffage initial, de fonctionnement à chaud et de refroidissement
lix. Données de chargement initiales de l'installation
lx. Procédures et résultats des premiers essais de criticité du réacteur
lxi. Procédures et rapports de test du système AC et de l'onduleur des instruments lxii. Procédures
et résultats des tests des transformateurs de puissance principaux et auxiliaires
lxiii. Procédures de mise sous tension de la source d'alimentation hors site et rapports d'essai
lxiv. Procédures de mise sous tension de la source d'alimentation de secours sur site et rapports d'essai lxv.
Données de modification de la rampe de charge de l'usine
lxvi. Données de modification de l'étape de
charge de l'usine lxvii. Procédures et résultats des tests des sousstations de transport d’énergie

Révision: 1
Page: 30 sur 31
lxviii. Procédures et résultats des tests préopérationnels
lxix. Procédures et résultats des tests de puissance auxiliaire primaire et secondaire
lxx. Tests et résultats du système de protection du réacteur
lxxi. Journaux de démarrage
lxxii. Procédures et résultats des tests de démarrage
lxxiii. Procédures et rapports de test de la batterie de la station et de la distribution d'alimentation CC
lxxiv.Rapport sur la chimie de l’eau
e. Dossiers d'opération
je. Les enregistrements et les modifications apportées aux dessins identifiant les modifications de conception des installations apportées aux systèmes et
équipement décrit dans le rapport final d’analyse de sûreté
ii. Inventaire de combustible neuf et irradié, transferts de combustible et enregistrements de l'historique d'épuisement du combustible d'assemblage
iii. Dossiers d'enquête de surveillance environnementale hors site
iv. Registres des expéditions de combustible usé
v. Résultats de l’enquête sur le rayonnement et la contamination des installations
vi. Dossiers d'exposition aux radiations pour les personnes entrant dans les zones de contrôle des radiations
vii. Registres des matières radioactives gazeuses et liquides rejetées dans les environs
viii. Enregistrements des cycles transitoires ou opérationnels pour les composants de l'installation conçus pour une durée limitée.
nombre de transitoires ou de cycles
ix. Dossiers de formation et de qualification des membres actuels du personnel d'exploitation de l'usine
X. Dossiers d'inspection en service
XI. Enregistrements des examens effectués pour les modifications apportées aux procédures ou à l'équipement, ou examens des
tests et expériences
XII. Procèsverbaux des réunions du comité de sécurité de l'usine et du comité d'examen de l'entreprise
XIII. Activités de surveillance, inspections et étalonnages requis par les spécifications techniques
enregistrements
XIV. Registres des tests et expériences des équipements sous pression
XV. Modifications apportées aux procédures opérationnelles
XVI. Journaux de fonctionnement de l'installation couvrant l'intervalle de temps à chaque niveau de puissance
XVII. Registres et journaux des activités de maintenance, des inspections, des réparations et du remplacement des principaux éléments des structures,
des systèmes et des composants
XVIII. Rapports sur la chimie de l'eau
XIX. Journaux opérationnels, du chef d'équipe et de la salle de contrôle
XX. Registres de protection incendie
XXI. Rapports de nonconformité
XXII. Instructions d'exploitation des équipements de l'usine
XXII. Plan et procédures de sécurité xxiv. Plan et
procédures d'urgence

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Page: 31 sur 31
XXV. Manuels d’assurance qualité et de contrôle qualité xxvi.
Registres des activités requises par le plan et les procédures de sécurité
xxvii. Registres des activités requises par le plan et les procédures d'urgence xxviii.
Enregistrements applicables notés dans d'autres sections de cette annexe pour toute modification ou nouvelle
construction applicable aux structures, systèmes ou composants
XXIX. Évaluation des résultats des problèmes de sécurité à signaler, comme l'exige la
réglementation xxx. Rapport annuel d'exploitation
environnemental xxxi. Usine annuelle en exploitation

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Titre : Document et enregistrement Identifiant unique: 240­53114186

Numéro de référence alternatif : N/A

Domaine d'application : Ingénierie

Type de documents : Procédure

Date de la prochaine révision : septembre 2015

Classification de la divulgation : CONTRÔLÉ

Compilé par Responsabilité fonctionnelle Autorisé par

………………………………….. ………………………………….. …………………………………..

AD Martin W.Majola M. Koko

Directeur général principal : Directeur général principal : Exécutif divisionnaire :

Date : …………………………… Date : …………………………… Date : ………………………………

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 240­53114186

2. CLAUSES À L'APPUI.............................................................. .................................................................. ........................................4

2.1 PORTÉE ............................................................ .................................................................. .................................................................. ........4

3. PROCÉDURE DE GESTION DES DOCUMENTS ET DES DOSSIERS................................................. ........................11

3.1 DOCUMENTS DE GOUVERNANCE.................................................. .................................................................. ......................11 3.1.1

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 240­53114186

3.2.14 Conservation des dossiers............................................ .................................................................. ..................................20 3.2.14.1

4. AUTORISATION.................................................. .................................................................. ......................................................23

5. RÉVISIONS ....................................................... .................................................................. .................................................................. .........23

6. ÉQUIPE DE DÉVELOPPEMENT ............................................ .................................................................. ......................................23

7. REMERCIEMENTS .................................................................. .................................................................. ......................................23

ANNEXE B : STRUCTURES DU DOCUMENT DE GOUVERNANCE................................................. ......................................25

ANNEXE C DOSSIERS ISO 9001 OBLIGATOIRES................................................. .................................................................. ....26

C.1 ENREGISTREMENTS ISO 9001............................................ .................................................................. ........................................26

Figure 1 : Processus de gestion des documents et des enregistrements ............................................ ......................................................14

Tableau 1 : Classification des dossiers non permanents.................................................. .................................................................. ............21 Tableau

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 240­53114186

Paragraphe 3 ­ Documents de gouvernance tels qu'utilisés par l'Ingénierie,

Paragraphe 5 ­ Documents commerciaux d'ingénierie générale gérés dans l'EDMS.

Les documents et les enregistrements permettent aux organisations, entre autres :

maintenir la propriété intellectuelle d’entreprise, individuelle ou collective.

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 240­53114186

2.2 RÉFÉRENCES NORMATRICES/INFORMATIVES

[1] 32­1 : Politique de gestion des documents et des dossiers d'Eskom

[2] 32­9 : Définition des documents Eskom

[3] 32­392 : Norme d'identification, de numérotation et de classification des documents Eskom

[4] 32­644 : Norme de gestion de la documentation Eskom

[5] 36­943 : Bureau de dessins techniques et norme de documentation technique

[6] 240­54179170 Définition de la documentation technique

[8] Systèmes de management de la qualité ISO 9000 — Fondamentaux et vocabulaire

[9] Systèmes de management de la qualité ISO 9001 – Exigences

[11] 240­53665024 Manuel du système de gestion de la qualité

[12] 240­53114190 Procédure d'audit interne

[14] 240­4417997 : Norme de préservation de la documentation

[15] 240­53113704 (474­190) Norme de base de conception.

Authenticité – Un document authentique est un document qui peut être prouvé :

être ce qu'il entend/prétend être,

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 240­53114186

Travaux d'ingénierie ­ L'application de disciplines scientifiques spécifiques dans le processus de développement, de

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 240­53114186

PDG Directeur général

VACARME Institut allemand de normalisation

Exécutif de division Exécutif divisionnaire

GED Système de gestion de documents Eskom

PBS Structure de répartition de l'usine également connue sous le nom de « ConfigPBS »

PDF Format de publication de documents Adobe

ÉCOSSAIS Comité directeur de la technologie

2.5 RÔLES ET RESPONSABILITÉS

2.5.1 Directeur général principal : Ingénierie

2.5.2 Gestionnaire de documents

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 240­53114186

Titre : Document et enregistrement Identifiant unique: 24053114186

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 24053114186

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 24053114186

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 24053114186

Paragraphe 3 Documents de gouvernance tels qu'utilisés par l'Ingénierie,

Paragraphe 5 Documents commerciaux d'ingénierie générale gérés dans l'EDMS.

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 24053114186

[1] 321 : Politique de gestion des documents et des dossiers d'Eskom

[2] 329 : Définition des documents Eskom

[3] 32392 : Norme d'identification, de numérotation et de classification des documents Eskom

[4] 32644 : Norme de gestion de la documentation Eskom

[5] 36943 : Bureau de dessins techniques et norme de documentation technique

[6] 24054179170 Définition de la documentation technique

[11] 24053665024 Manuel du système de gestion de la qualité

[12] 24053114190 Procédure d'audit interne

[14] 2404417997 : Norme de préservation de la documentation

[15] 24053113704 (474190) Norme de base de conception.

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 24053114186

Travaux d'ingénierie L'application de disciplines scientifiques spécifiques dans le processus de développement, de

Procédure de gestion des documents et des dossiers Identifiant unique : 24053114186

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2.5.7 Personne responsable fonctionnelle (également Ingénieur praticien COE / PME)

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[16] 24053114081 Formulaire d'enregistrement de documents et d'enregistrements

[17] 24053114078 Commentaires Formulaire de vote

[18] 24044047082 Registre des documents

[19] 24044047082 Registre/index des documents maîtres

[20] 322 Modèle de politique/directive

[21] 324 Modèle de document Eskom

[22] 32184 Modèle de spécifications techniques ou de normes techniques

[23] Modèle de termes de référence 32606

[24] 24053114089 Formulaire de transmission de documents et d'enregistrements

[25] 24053114093 Formulaire de modification du statut d'un document ou d'un enregistrement

[26] 24054858348 Modèle de bulletin commercial

[27] 24053114181 Modèle et formulaire d'approbation.

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politiques et directives : [322]

procédures, normes, instructions de travail, lignes directrices et spécifications : [324]

normes et spécifications techniques : [32184]

termes de références : [32606]

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