Service

en ligne de
réquisition
d’inscription
Utiliser le formulaire de
documentation
Contenu de la formation

1 – Introduction.............................................................................................................................................................. 3
2 – Où trouver le guide de numérisation et le formulaire de documentation ............................................................. 4
3 – Comment remplir le formulaire de documentation................................................................................................ 9
4 – Conclusion .............................................................................................................................................................. 13
1 – Introduction

Au terme de cette capsule, vous serez en mesure de comprendre et de remplir le formulaire de documentation.

Depuis le 1er février 2021, il est possible de transmettre par voie électronique tous les documents à inscrire au Registre
foncier, peu importe leur forme légale. Les nouvelles mesures prévues à la Loi visant à moderniser certaines règles
relatives à la publicité foncière et à favoriser la diffusion de l’information géospatiale permettent la présentation de tout
document numérisé par les notaires, avocats, huissiers de justice et arpenteurs-géomètres. Ces professionnels peuvent
ainsi désormais bénéficier du mode de transmission prévu à l’article 2982.1 C.c.Q., même pour les actes et documents
qui les accompagnent qu’ils n’ont pas eux-mêmes dressés.

EXEMPLES:

• Preuves de significations

• Jugements

• Un acte sous seing privé dressés par un autre professionnel

La réquisition (document principal contenant les droits à inscrire) et les documents qui l’accompagnent qui ont été
numérisés pour être transmis électroniquement, doivent, obligatoirement, porter toutes les signatures manuscrites
requises aux fins de publicité. Ils doivent aussi être accompagnés d’un formulaire de documentation. Seuls les quatre
professionnels mentionnés précédemment peuvent effectuer la numérisation, remplir le formulaire et y apposer leur
signature numérique.

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2 – Où trouver le guide de numérisation et le formulaire de documentation

Avant d’entreprendre une numérisation, il est important de prendre connaissance des exigences légales et
technologiques présentées dans le « Guide de numérisation ». Tous les documents numérisés doivent respecter les
caractéristiques requises de ce guide. À défaut, la réquisition sera refusée.

Le formulaire de documentation requis doit être celui fourni par la Direction générale du Registre foncier (art. 37.1 al. 2
RPF). Il faut s’assurer de prendre la version la plus à jour.
Important : À conserver dans son format d’origine (.rtf).

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Le « Guide de numérisation » et le « Formulaire de documentation » sont disponibles dans la page Information sur le
Service en ligne de réquisition d’inscription (A).

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Une fois rendus sur cette page, les deux documents sont facilement accessibles dans le menu de droite (A).

Un aide-mémoire (B) pour remplir le formulaire de documentation est également disponible à cet endroit. Il s’agit d’un
outil très utile pour aider à remplir adéquatement chacun des champs du formulaire

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 A

Le guide et le formulaire (A) se retrouvent également dans la page du « Tableau de bord » du service en ligne de
réquisition d’inscription en cliquant sur l’un des onglets du même nom dans le menu de gauche.

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3 – Comment remplir le formulaire de documentation

Voyons maintenant comment remplir le formulaire de documentation.

Dans un premier temps, il faut écrire les renseignements relatifs à la réquisition d’inscription (document principal
contenant les droits à inscrire), soit :

 le nom de chaque partie ou requérant (A);

 la date de réception de la signature de la dernière partie (B);
et
 le lieu de réception de la signature de la dernière partie (C)

Ceux-ci doivent correspondre aux informations mentionnées dans la réquisition d’inscription, même si la numérisation
ne porte que sur les documents joints.

Par exemple, il est possible de transmettre une copie conforme d’un acte notarié en minute sur support technologique
auquel est joint un document qui a été numérisé (par exemple, un certificat de décès) et dont le transfert est
documenté par le formulaire de documentation. Dans ce cas, les informations demandées quant aux parties sont celles
apparaissant à l’acte notarié.

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La section suivante du formulaire (A) requiert qu’on indique le nom de la nature de chacun des documents joints
numérisés devant accompagner la réquisition. S’il n’y a aucun document joint numérisé, il faut simplement cocher la
case « Ne s’applique pas » (B). Si la nature du document joint à la réquisition ne se retrouve pas dans les choix offerts, il
faudra alors cocher la case « Autre – Précisez » (C) et y inscrire le nom manuellement.

Veuillez noter que la nature de la réquisition (document principal contenant les droits à inscrire) n’a pas à être indiquée.

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La prochaine section concerne les renseignements sur la numérisation (A). Pour débuter, il s’agit d’indiquer si la
numérisation vise la réquisition d’inscription, les documents qui l’accompagnent ou les deux à la fois. Il y aura donc au
minimum une option à cocher.

Ensuite, il faut indiquer la date de la numérisation (B). Cette date doit être antérieure ou égale à la date de la signature
du formulaire de documentation.

Pour finaliser cette section, les informations à inscrire concernent le numériseur utilisé, le logiciel de numérisation ainsi
que les garanties du procédé quant à la préservation de l’intégrité (C). Ces éléments sont essentiels pour assurer à la
réquisition ou au document qui l’accompagne la même valeur juridique que l’original ou la copie conforme.

Il faut maintenant finaliser le formulaire avec la date de la signature et le nom du professionnel ainsi que sa profession
(D). La date de la signature doit être antérieure ou égale à la date de la présentation. De plus, le professionnel qui
effectue le transfert et qui remplit le formulaire de documentation doit être celui qui appose sa signature numérique.

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Il est important de savoir qu’aucun formulaire de documentation ne doit être signé de façon manuscrite et numérisé,
puisqu’il s’agirait d’un transfert de support qui devrait être documenté.

Le formulaire doit donc être rempli et signé sur un support technologique. Il sera ajouté comme document
additionnel (A) à l’étape de joindre le document dans le service en ligne de réquisition d’inscription.
Important : À conserver dans son format d’origine (.rtf).

Tous les champs du formulaire de documentation doivent être remplis, sous peine de refus.

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4 – Conclusion

À partir de maintenant, vous êtes en mesure de présenter, par le service en ligne de réquisition d’inscription, tous les
documents à inscrire au Registre foncier en utilisant le formulaire de documentation.

Pour toutes questions, veuillez communiquer avec le Centre de relation avec la clientèle de l’information foncière.

Centre de relation avec la clientèle de l'information foncière

Téléphone : 418 643-3582 (région de la Capitale-Nationale)
Ligne sans frais : 1 866 226-0977 (au Canada et aux États-Unis)
services.specialises@mern.gouv.qc.ca
Heures d'ouverture :
Lundi, mardi, jeudi et vendredi : de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30
Mercredi : de 10 h à 12 h et de 13 h à 16 h 30

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