FAX ET E-MAIL

I - POINTS COMMUNS
1) Utilisation
• Il s'agit de 2 moyens de communication quasi instantanée pour transmettre des
messages principalement écrits.
• Ils permettent de s'affranchir des problèmes de décalage horaire, de jours etc.
• Leur coût est peu élevé (Coût d'une communication téléphonique)

2) Forme
• Le plan du message est sensiblement le même que celui d'une lettre.
Cependant, le style peut être moins formel : simplification des formules de début et de
fin, utilisation d'énumération, etc.
• Malgré tout, le ton doit rester courtois, il faut éviter d'abuser des abréviations et
jargons.
• Le message principal doit rester bref, même s'il est possible de joindre des documents
avec cet envoi principal.

II - LE FAX
1) Fonctionnement
Matériel : une ligne téléphonique, et un fax à chaque bout de la ligne.

Principe : Un scanner (inclus dans le fax) numérise le document, qui est ensuite envoyé par
les lignes téléphoniques. Le fax à l'autre bout réalise l'opération inverse.

Attention, la plupart des fax ne savent imprimer qu'en noir et blanc, il est donc inutile
d'envoyer des fax "en couleurs" !

Certains fax offrent des fonctions d'accusés d'envoi et/ou d'accusé de réception du fax. C'est
utile à conserver comme preuve de l'envoi en cas de contestation.

Rq : certains ordinateurs, certains logiciels peuvent "émuler"ces fonctions de fax.

2) Rédaction du fax
En-tête : souvent les entreprises on t des pages d'en-tête toutes prêtes.

Souvent, l'en-tête se scinde en 2 parties :

 Informations sur l'expéditeur Informations sur le destinataire

• Nom et coordonnées de l'entreprise • Nom de l'entreprise

(au minimum le n° du fax pour la (L'adresse n'est pas indispensable)
réponse) • Nom de la personne à qui le fax est
• Nom de l'expéditeur et/ou de la destiné (important)
personne à contacter pour la réponse. • N° du fax (pratique pour l'envoi)

Doivent aussi figurer sur la première page du fax :

• Date
• Objet
• Nombre total de pages du fax (pour vérification, il peut y avoir perte d'information)

Il est bon de numéroter les pages

III - L'E-MAIL
1) Fonctionnement
Matériel : Ordinateur avec modem et abonnement à Internet + un abonnement chez un
fournisseur de courrier

Principe : envoi de messages par l'intermédiaire du réseau Internet.

2) Fonctionnalités
- a - Utilisation
Selon les fournisseurs, les messages peuvent être consultés soit par le web, soit par
l'intermédiaire d'un logiciel de courrier (Voir document).
L'accès à la boite se fait à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.

Il est possible d'archiver ses courriers dans des dossiers, d'enregistrer les adresses de ses
principaux correspondants, etc.

Avantage de la consultation par le web : on peut donc consulter ses messages de n'importe où,
n'importe quand. (quelques fournisseurs n'offrent pas cette possibilité) / Inconvénient : il faut
vider régulièrement sa boîte si on veut éviter sa saturation.

Avantage des logiciels : il est possible de gérer plusieurs boîtes en même temps, diminution
du temps de connexion à Internet (juste le temps de l'envoi ou de la réception des messages) /
inconvénient : il faut paramétrer son logiciel avec les bonnes informations., il est plus difficile
de consulter son courrier à partir d'un autre ordinateur que le sien. (Certains fournisseurs de
courrier ne permettent pas la consultation des messages par le logiciel : ex Hotmail, Voila ,
Yahoo, etc.)
Rq : Dans certains cas, un e-mail peut avoir la même valeur probante qu'une lettre
traditionnelle.

- b - Composition des messages

Les messages peuvent être rédigés au format texte simple (plus sûr), ou au format html
(même fonctionnalités que les pages internet). Le format html permet d'utiliser des mises en
formes, des couleurs, des fonds, etc.

2 inconvénients : il n'est pas supporté par tous les logiciels de messagerie et/ou tous les
fournisseurs de courrier, et il est moins sûr en termes de sécurité (voir 4) )

- c - Pièces jointes
Il est possible d'envoyer n'importe quel fichier en pièce joint (images, texte, feuille de calcul,
etc.).
De ce point de vue, l'e-mail est beaucoup plus souple que le fax.

Limitations

• Il faut vérifier que le correspondant peut lire les pièces jointes (= qu'il possède les
logiciels compatibles avec le format des pièces jointes, ex : la bonne version de Word,
...)
• Il faut éviter les pièces jointes trop lourdes. En général le fournisseur de courrier
refuse les mels dont la taille est supérieure à 1Mo

Pour contourner cette difficulté, il existe des utilitaires de compression de fichiers : ex WinZip
ou clones (des versions gratuites existent sur le net). Si votre correspondant ne possède pas le
logiciel WinZip ou équivalent, il est possible de créer des fichiers compressés auto-
extractibles

3) Rédaction
• Faire figurer dans le mel le nombre et la nature des pièces jointes envoyées (avec la
nature du logiciel permettant de les lire)
• Penser à signer son message (les adresses mel sont parfois "sibyllines")
• Éviter les mots tout en majuscules (en langage Internet c'est considéré comme crier)
• Rédiger soigneusement l'objet du message (en effet c'est sa lecture qui va décider
l'internaute à lire le message ou non)

4) Problèmes de sécurité
- a - Les virus
Les e-mail peuvent transporter des virus qui vont attaquer l'ordinateur du récepteur du
message, voire le réseau de l'entreprise.

Les virus peuvent se trouver :

 • Dans les pièces jointes
• Dans les messages au format html (le html peut contenir des portions de programme).

(Les messages au format texte ne peuvent pas contenir de virus)

Il faut donc

• protéger son ordinateur avec un anti-virus.

• Éviter d'ouvrir les messages et en particulier les pièces jointes d'expéditeurs inconnus

Att ! Certains virus sont capables d'utiliser les carnets d'adresses pour s'auto-envoyer.

- b - La confidentialité
Toute circulation de données sur Internet peut être interceptée par des pirates indélicats, mels
compris.

La seule solution théorique pour protéger les mels serait alors de les crypter. Toutefois, cette
solution reste très encadrée en France. (Le contenu des messages ne peut être crypté que sous
le contrôle d'un organisme agréé)

5) Messagerie électronique et Intranet

Les entreprises sont de plus en plus nombreuse à mettre en place à Intranet (=serveur web non
accessible au public)

Les outils de courrier électronique (logiciels, ...) sont alors utilisés pour faire communiquer les
employés entre eux.

C'est particulièrement vrai dans le cas où les employés sont sur des sites différents, mais
parfois aussi lorsqu'ils travaillent au même endroit. Le courrier électronique sert alors de
système de messagerie interne.

Avantages : possibilité de laisser des messages même en cas d'absence, possibilité de

transmettre des fichiers (instantanément et sans les imprimer)