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MSProject
Manuel dutilisation
Version 1.4 - Mars 2009
Ralis par
la Direction des Systmes d'Information du CNRS (DSI)
Mars 2009
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A propos de ce manuel
A propos de ce manuel
Ce manuel a pour but de prsenter les principes de planification et de suivi de projet avec loutil
MSProject, version Standard 2002.
La planification est un outil indispensable de management de projet, un moyen essentiel de prise de dcisions pour le chef de projet : pour dfinir les travaux raliser, fixer des objectifs, coordonner diverses actions, matriser les moyens requis, minimiser les risques rencontrs, enfin mettre en place une stratgie de
management, notamment en suivant les activits en cours et en rendant compte de l'tat d'avancement du
projet.
La planification est aussi un facteur de communication entre les diffrents intervenants du projet.
Une dmarche de planification simplifie est prsente dans ce manuel : elle est base sur une estimation des dures des tches et non des charges.
Cette dmarche permet de grer de manire prcise un calendrier et une logique de droulement du projet.
Ct ressources, elle permet didentifier les tches affectes aux diffrents intervenants du projet mais elle
ne permet pas de grer de manire prcise le taux daffectation des ressources : chaque intervenant dans le
projet devra donc vrifier le ralisme des estimations qui le concernent.
Par ailleurs, le prsent manuel ne couvre pas toutes les fonctionnalits offertes par loutil MSProject mais
rsume lessentiel connatre pour crer et manipuler un planning ainsi que quelques recommandations ou
mises en garde. Pour en savoir plus sur les fonctionnalits de loutil, se rfrer laide en ligne.
Utilisation de ce manuel
Le chapitre A dcrit la cration dun nouveau planning, partir dun modle de planning pour le projet qui
prdfinit un certain nombre dlments (ressources, calendrier, prsentation).
Le chapitre B explicite la construction dun planning, en faisant ressortir les prcautions prendre pour favoriser le suivi ultrieur du planning.
Le chapitre C explique comment tenir jour plusieurs plannings et les consolider dans un seul.
Le chapitre D traite du suivi du planning pendant la dure du projet.
Enfin, le dernier chapitre donne quelques trucs utiles.
Conventions
Les noms de fentre, de zone de dialogue ou de zone de saisie apparaissent entre guillemets, par exemple
onglet Prdcesseurs .
Les noms de commande dun menu apparaissent en gras italique spars par des /, par exemple : menu Fichier/Imprimer
Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours
des instructions exposes.
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Mises jour
Mises jour
Fvrier
2004
Mars 2004
Mai 2004
Juillet 2004
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2. Dater le planning
Mettre jour la date de dbut du projet avec Projet/Informations sur le projet.
Modifier le titre du projet pour quil saffiche en entte avec Fichier/Proprits/Rsum/Titre .
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B - Construire le planning
B - Construire le planning
1. Recommandations sur la dmarche de construction du planning
A la construction du planning, il est prfrable de prendre certaines
prcautions afin dviter des surprises lors du suivi ultrieur du planning, par
exemple des effets de bord automatiques non matriss lors de la mise jour
dune dure ou dune date.
Essentiellement, les principales difficults quon pourra rencontrer lors du suivi proviennent du fait que
lon positionne en dur des dates de dbut ou de fin de tche : lorsquon planifie ainsi, MSProject
positionne des contraintes sur les tches (sans le signaler explicitement) qui ensuite provoquent des effets de bord pas toujours attendus.
On va donc essayer de planifier en sappuyant au maximum sur les dures des tches et les liens entre les
tches.
Ds lors, les tapes suivre dans lordre (dtailles ci-aprs) essaient de rpondre cet objectif :
Entrer les noms des tches
Identifier les tches rcapitulatives
Affecter les ressources aux tches (cette action peut se faire galement au fur et mesure de
lentre des tches).
Entrer les dures estimes des tches et positionner des jalons (cette action peut se faire galement au fur et mesure de lentre des tches)
Lier les tches entre elles (logique de droulement du projet)
Ajuster les dures des tches ou appliquer des contraintes de date aux tches (dates de dbut ou
de fin)
Faire vrifier le planning par les intervenants concerns
Pour afficher les informations sur une tche : double-cliquer sur la ligne de la
tche ou menu Projet/Informations sur la tche ou bouton droit de la souris.
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B - Construire le planning
Pour positionner des tches rcapitulatives ou subordonnes, utiliser les flches du bandeau :
( Hausser et Abaisser )
Par exemple :
slectionner des tches qui seront subordonnes puis cliquer sur la flche Abaisser : la tche
immdiatement au dessus devient leur tche rcapitulative,
se positionner sur une tche existante ou insrer une ligne, puis cliquer sur la flche Hausser :
la tche devient rcapitulative pour toutes celles situes en dessous.
Le nom dune tche rcapitulative commence de prfrence par un nom (car elle correspond une macro
tche ou une tape, par exemple intgration ).
On peut masquer les tches abaisses (cliquer sur le signe devant les tches rcapitulatives) et ne garder que les tches rcapitulatives, ce qui est une faon de prsenter une version de synthse du planning.
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B - Construire le planning
Cocher la case Le groupe est prioritaire pour que en cas de conflit le fichier des ressources soit prioritaire (option coche par dfaut).
Pour affecter une ou plusieurs ressources une tche, afficher les Informations sur la tche , onglet
Ressources .
Entrer une ressource par ligne :
soit en saisissant le pseudonyme de la ressource dans la zone Nom de la ressource ,
soit en choisissant la ressource dans la liste daide : pour cela se positionner sur la zone Nom de
la ressource et afficher la liste daide droulante (icne flche droite de la zone).
Pour une planification simplifie, on nindique pas de pourcentage daffectation
aux tches (zone units ).
Il est possible dajouter des ressources soit directement lors de laffectation dune ressource une tche (le
tableau des ressources est mis jour mais la nouvelle ressource apparat la fin de la liste daide et non
par ordre alphabtique), soit dans le tableau des ressources (tout en ayant un numro dordre incrment,
ce tableau est class par ordre alphabtique).
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B - Construire le planning
Toute tche dont la dure est gale zro est un jalon, cest--dire un point de rfrence qui marque un
vnement principal dans un projet (runion, livraison, dcision) et qui est utilis pour suivre son avancement. Un jalon est reprsent par un losange sur le diagramme de Gantt.
Pour positionner un jalon :
soit mettre la dure de la tche 0 jour,
soit cocher la case jalon dans les Informations sur la tche , onglet Confirm .
de la barre doutils.
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les unes la suite des autres (type Fin/Dbut), option par dfaut,
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B - Construire le planning
Pour choisir le type de lien, se positionner dans la zone Type et choisir dans la liste daide (mais il est
prfrable de privilgier le lien par dfaut Fin/Dbut).
Eviter de lier entre elles les tches rcapitulatives : cela risque d'entraner des
conflits ensuite entre les tches.
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B - Construire le planning
Pour connatre et modifier les contraintes de date sur une tche, afficher les Informations sur la tche , onglet Confirm .
Par dfaut, la contrainte positionne est Ds que possible . Essayer de la conserver.
Si une contrainte a t positionne prcdemment, mais na pas lieu dtre, positionner le type de
contrainte Ds que possible (et si besoin, la date de la contrainte vide ou NC ).
Les contraintes Doit commencer le et Doit finir le fixent des dates inamovibles et bloquent les futurs dcalages du planning. A utiliser donc lorsquune date est imprative.
Lorsquune date de fin est incontournable pour une srie de tches, il est prfrable de positionner un jalon
avec une contrainte Doit finir le et de lier la dernire tche aboutissant ce jalon.
Indicateurs qui donne des informations diRemarque : la premire colonne du Gantt est la colonne
verses sur les tches et en particulier si des contraintes existent sur les tches ou pas. Voici quelques significations qui peuvent tre utiles :
La tche est soumise une contrainte fixe (pas de dcalage possible) :
Dbut Au Plus Tard Le
Fin Au Plus Tard Le
Doit Commencer Le
Doit finir Le
La tche est soumise une contrainte moyennement flexible :
Dbut Au Plus Tt Le
Fin Au Plus Tt Le.
Lorsque tous les liens et contraintes sont positionns, sassurer que les flches
descendent (ordre chronologique des tches), par exemple :
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B - Construire le planning
Pour cela, chacun peut visualiser les tches qui lui sont affectes (ne pas oublier de visualiser galement
celles qui lui sont affectes dans le cadre dune quipe : groupe de travail, comit).
Si des ajustements sont utiles, les demander la personne responsable de la tenue du planning.
Pour afficher les tches affectes une ou plusieurs ressources, deux cas peuvent se prsenter :
Sil sagit de visualiser les tches dune seule ressource, se positionner sur le Gantt :
o Projet/Filtr pour : Utilisant les ressources
o Slectionner la ressource.
Sil sagit de visualiser les tches qui concernent plusieurs ressources, par exemple FVI et
Equipe projet , se positionner sur le Gantt et crer un filtre spcifique. Par exemple :
o Projet/Filtr pour : Plus de filtres
o Cliquer sur le bouton <Crer> (case Tches coche)
o Donner un nom au filtre : filtre-fvi
o Remplir le premier critre : Nom du champ = Noms ressources , Condition =
contient exactement , Valeur(s) = FVI
o Sur la deuxime ligne, mettre un OU dans la colonne de droite ET/OU (si cette colonne a disparu du tableau, la faire rapparatre grce aux flches de dplacement)
o Remplir le second critre : Nom du champ = Noms ressources , Condition =
contient exactement , Valeur(s) = Equipe projet
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Pour consolider dans un planning global, ouvrir ou crer un nouveau planning (qui sera le planning
consolid) :
se positionner sur la ligne de tche au-dessus de laquelle un sous planning doit tre insr,
Insertion/Projet, slectionner le fichier souhait,
enregistrer le planning consolid.
Conserver la case " Lier au projet " coche sinon toute modification dans le sous
planning source ne sera plus rpercute dans le planning consolid.
Si on veut pouvoir lier des tches entre sous plannings, choisir <Insrer>.
Sinon et afin de privilgier les modifications dans le sous planning source et pas
dans le planning consolid, choisir <Insrer en lecture seule>.
Pour tablir une liaison entre tches de sous plannings, entrer dans la zone N de longlet Prdcesseurs :
le nom du sous planning (cest le nom du fichier),
le caractre \ ,
et le N de tche,
par exemple Sous planning\18 .
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De manire plus simple, on peut aussi slectionner les deux tches et cliquer sur licne Lier les tches
de la barre doutils.
Les tches provenant dautres plannings apparaissent en gris sur le Gantt. Pour afficher le nom du projet
auquel elles appartiennent, insrer la colonne Projet parmi les colonnes du Gantt.
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Indicateurs le signale :
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Projet/Filtr pour :
Pour slectionner une partie des tches ou des ressources (par exemple, sur le Gantt : que les rcapitulatives, que les jalons, pour une ressource) ;
Pour dsactiver un filtre, cliquer sur Toutes les tches ou sur Toutes les ressources dans le menu
Projet/Filtr pour : .
Affichage/Calendrier
Pour afficher un calendrier mois par mois avec les tches qui y sont planifies.
Fichier/Mise en page
Pour ajuster les options dimpression. En particulier pour le diagramme de Gantt, ouvrir longlet Affichage pour choisir le nombre de colonnes que lon veut imprimer ou lajustement de lchelle de temps
la page (mais pour des grands plannings, ne pas oublier la possibilit de modifier l'chelle de temps Format/Echelle de temps).
Fichier/Enregistrer sous
Pour exporter le planning sous un format autre que MSProject (pour des destinataires ne layant pas sur
leur poste), par exemple sous un format page Web ou Excel :
Slectionner Type de fichier = Page Web ou Classeur Microsoft Excel
Cliquer sur le bouton <Enregistrer>, <Suivant>...
Fichier/Imprimer
Pour exporter le planning sous un format PDF, choisir Acrobat Distiller comme imprimante. Positionner les dates de lchelle de temps, puis <Ok>.
Ceci ncessite davoir Acrobat Distiller install sur son poste.
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