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Le prsent guide a pour objet d'aider les gestionnaires mettre en ouvre la Politique sur la
gestion du matriel du gouvernement et les directives connexes sur la gestion du matriel.
Fond sur une dmarche axe sur le cycle de vie, le prsent document tablit des lignes
directrices et de bonnes pratiques qui s'ajoutent l'orientation obligatoire prsente dans la
Politique. Dans certains cas, le prsent document explique galement en dtail les procdures
observer qui dcoulent de l'application d'autres politiques et directives du Conseil du Trsor.
Cette faon de faire permet aux gestionnaires d'adopter une srie de procdures communes et
de veiller ce que leurs pratiques en matire de gestion et de prise de dcision soient
conformes l'ensemble de bonnes pratiques et de lignes directrices relatives la gestion du
matriel.
Nota : ministre dsigne les ministres et organismes mentionns l'annexe 2 de la Loi
sur la gestion des finances publiques.
1.2 Champ d'application
1.3 Contexte
Les ministres sont responsables de la gestion du matriel visant appuyer l'excution des
programmes en conformit avec le mandat de leurs ministres. Les administrateurs gnraux
sont responsables devant leur ministre respectif et devant le Conseil du Trsor de la saine
grance du matriel qui leur est confi ou qui est utilis par leurs organisations respectives.
Cette structure de gestion est fonde sur les principes noncs dans la Politique sur la gestion
du matriel. La Politique doit tre consulte en parallle avec des politiques connexes du
La gestion du matriel est en grande partie un exercice d'quilibre. Elle exige aux ministres
de raliser leurs objectifs de programme en quilibrant les proccupations relatives la
gestion financire et l'efficience du matriel avec les questions et proccupations gnrales
d'intrt public, comme les rpercussions environnementales. L'objectif de la Politique sur la
gestion du matriel consiste s'assurer que les ministres grent le matriel d'une manire
durable et responsable sur le plan financier pour appuyer la prestation rentable et efficace des
programmes gouvernementaux.
Les ressources humaines jouent un rle essentiel dans la gestion du matriel parce qu'elles
aident les ministres et les organismes excuter leurs programmes. Pour s'assurer que les
employs possdent les habilets, les connaissances et les comptences ncessaires afin de
mettre en ouvre les diverses politiques et de grer les biens et les services acquis du
gouvernement, un Programme de perfectionnement professionnel et de certification a t mis
sur pied l'intention des spcialistes des acquisitions et de la gestion du matriel du
gouvernement fdral. La gestion de ce programme est assure par le Bureau de la gestion de
la collectivit des acquisitions, de la gestion du matriel et des biens immobiliers
(BGCAGMBI) du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada.
Tout employ ouvrant dans le secteur de la gestion du matriel peut obtenir une certification
titre de spcialiste fdral certifi en gestion du matriel (SFCGM) auprs de l'Office des
normes gnrales du Canada (ONGC), l'organisme de certification du gouvernement fdral.
Il peut aussi acqurir une certification titre de spcialiste fdral certifi en acquisitions
(SFCA). Le Manuel du Programme de certification, le Guide de demande et de maintien de la
certification et les formulaires connexes se trouvent sur le site Web de l'ONGC.
Pour obtenir plus de renseignements sur le Programme de perfectionnement professionnel et
de certification, veuillez consulter le site Web du BGCAGMBI.
La gestion du cycle de vie du matriel consiste en la gestion efficace et efficiente des biens,
depuis l'identification des besoins jusqu' l'alination des biens. Les stratgies de gestion du
matriel doivent toujours tenir compte des cots totaux du cycle de vie et des avantages des
solutions de rechange permettant de satisfaire aux exigences du programme. En utilisant des
techniques de calcul des cots du cycle de vie, les ministres peuvent valuer les cots totaux
pour l'tat quant la location ou l'achat d'un bien avant l'acquisition. Pour ce faire, il faut
tenir compte de facteurs comme la valeur actuelle des cots d'exploitation, d'entretien et
d'alination futurs, ainsi que des cots en capital initiaux et permanents. L'estimation des
cots durant le cycle de vie permet galement d'laborer des normes de surveillance et de
contrle des cots aprs l'acquisition. En adoptant cette dmarche de gestion du matriel, les
ministres peuvent s'assurer que leurs dcisions en matire de gestion du matriel et des biens
sont prudentes sur le plan financier et qu'elles reprsentent la meilleure valeur pour l'tat.
L'tape de la planification ministrielle, qui inclut la planification oprationnelle et
l'tablissement de budgets, constitue le processus initial qui dtermine les priorits et les
objectifs stratgiques en matire de programme d'un ministre. Le processus de gestion du
cycle de vie du matriel repose sur ces priorits et ces objectifs.
La dure de vie des biens matriels a d'importantes rpercussions sur le processus dcisionnel.
Par exemple, une dcision d'achat qui est fonde sur le plus bas prix mais qui ne tient pas
compte des cots ventuels d'exploitation et d'entretien peut entraner un cot global plus
lev. La prise de dcisions dans le domaine de la gestion du cycle de vie du matriel
constitue un processus interactif qui repose sur les quatre tapes du cycle de vie d'un bien. La
direction doit maintenir un niveau d'intrt et de contrle suffisant tout au long de l'ensemble
des tapes du cycle de vie du bien matriel afin d'assurer une gestion efficace.
Les quatre tapes de la gestion du cycle de vie du matriel sont :
1. valuer et planifier les besoins en matriel;
Conseil :
Le cot du cycle de vie (CCV) des biens matriels peut tre calcul l'aide de la formule
simple qui suit : CCV = (cots de planification + cots d'acquisition + cots d'utilisation et
d'exploitation + cots d'alination) - valeur rsiduelle.
3.1 valuation et planification
est harmonise avec les rsultats, tels qu'ils sont dfinis dans la structure
de gestion, des ressources et des rsultats du ministre, et tient compte
des risques les plus grands concernant l'atteinte des objectifs ministriels;
est base sur une valuation du rendement, y compris des cots, ainsi que
sur les risques lis aux accords et aux projets en matire d'actifs et de
services;
tient compte des cots totaux de grance compte tenu du cycle de vie des
actifs et des services.
3.1.1 valuation
L'valuation des biens du ministre consiste en l'analyse des besoins relatifs aux biens
nouveaux et actuels qui sont essentiels l'excution du programme.
Objectif :
7. Initiatives pangouvernementales :
Nota : Ce processus peut favoriser l'obtention d'une ristourne sur les achats et un
meilleur soutien l'interne des systmes.
3.1.2 Planification
La planification ministrielle est une fonction visant affecter et raffecter les ressources
qui sont essentielles l'excution de programmes. Elle constitue un lment cl pour
l'optimisation et la saine grance des ressources.
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. Dterminer le cot total de la proprit pendant le cycle de vie du bien.
lments considrer :
o
Cots d'acquisition
Cots d'entreposage
Pour en savoir davantage sur l'tablissement des cots, veuillez consulter le Guide
d'tablissement des cots (2008) du Conseil du Trsor.
2. Tenir compte des stratgies d'approvisionnement cologique ou des
facteurs de dveloppement durable.
lments considrer :
o
Les trois R :
Nota : D'autres facteurs considrer chaque tape du cycle de vie se trouvent dans
la section Principes des achats cologiques de la Trousse de sensibilisation
l'environnement et dans la section 2, Planification et dtermination des exigences, des
Lignes directrices concernant l'intgration des facteurs de performance
environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fdral de
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
3. Demander que des installations soient conues de manire protger les
biens matriels de nature dlicate ou prcieuse contre les menaces, y
compris le vol et les incendies.
4. tablir des procdures d'affectation, de distribution et de planification de
l'utilisation du matriel. Le gestionnaire des biens devrait valuer
rgulirement l'efficacit et l'efficience de ces procdures.
lments considrer :
o
Les autorits :
Les dlgations :
5. Tenir compte des leons apprises, des rsultats obtenus et des difficults
rencontres lors des acquisitions prcdentes. Ces lments devraient tre
nots et intgrs dans la planification de la gestion du cycle de vie du
matriel.
6. Acqurir des articles disponibles dans le commerce moins que des
articles fabriqus sur mesure soient essentiels aux besoins oprationnels.
Lgislation
o
Voici une liste non exhaustive des lments considrer lors d'un examen de la gestion du
matriel en vue de l'acquisition de biens du gouvernement. Les acquisitions ministrielles sont
rgies par la Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis (2007)
du Conseil du Trsor. Toute acquisition :
est harmonise avec les rsultats, tels qu'ils sont dfinis dans la structure
de gestion, des ressources et des rsultats du ministre, et tient compte
des risques les plus grands concernant l'atteinte des objectifs ministriels;
est base sur une valuation du rendement, y compris des cots, ainsi que
sur les risques lis aux accords et aux projets en matire d'actifs et de
services;
tient compte des cots totaux de grance compte tenu du cycle de vie des
actifs et des services.
3.2 Acquisition
L'objectif primordial consiste acqurir des biens et des services d'une manire qui contribue
accrotre l'accs, la concurrence et l'quit, qui soit la plus rentable ou, le cas chant, la
plus conforme aux intrts de l'tat et des Canadiens.
L'approvisionnement commence par une ide suivie de la dfinition des besoins, l'acquisition,
la livraison, la rception et le paiement. Quant l'acquisition, l'obtention d'une certification en
vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques et la livraison d'un bien ou
la prestation d'un service sont respectivement la premire et la dernire tape de ce processus.
Objectif :
Acqurir des biens et des services d'une manire qui contribue accrotre
l'accs, la concurrence et l'quit, qui soit la plus rentable ou, le cas
chant, la plus conforme aux intrts de l'tat et des Canadiens.
Dfinir les besoins des employs qui ont des handicaps et des
problmes de sant.
Nota : Un certificat mdical n'est pas ncessaire pour justifier l'achat d'quipement ou
de meubles spcialiss. Le gestionnaire devrait toutefois tre persuad que l'achat
rglera le problme. En raison de la nature unique de l'quipement ou des meubles
spcialiss, les ministres doivent faciliter le transfert de meubles l'employ aussi
longtemps que l'employ demeure au service du gouvernement fdral.
2. Utiliser le mode d'acquisition le plus rentable (achat par rapport location
ou location avec option d'achat), en tenant compte des cots de la gestion
du cycle de vie du matriel (y compris le recouvrement des
investissements)
lments considrer :
o
Voici une liste non exhaustive des lments prendre en compte lors d'un examen de la
gestion du matriel en vue de l'acquisition de biens du gouvernement.
Toutes les propositions comportant des dpenses qui excdent les niveaux
d'autorisation des pouvoirs dlgus de passation des marchs ou
d'approbation de projets doivent tre approuves par le Conseil du Trsor
avant la prsentation d'une demande de propositions.
L'objectif primordial tout au long du cycle de vie d'un bien est de garantir que ce dernier
rpond pleinement et de faon efficiente et efficace aux besoins du programme du ministre
qu'il appuie.
L'entretien, lorsqu'il est possible sur le plan conomique, permet de rparer, remettre en tat
et rutiliser un bien au lieu de le remplacer.
La Politique sur la gestion du matriel (section 6.1.3) exige que les administrateurs gnraux
d'un ministre veillent ce que :
Gestion du bien
Bonnes pratiques :
1. S'assurer que tous les biens sont inspects ds leur rception afin de
vrifier leur conformit aux spcifications des contrats, y compris tous les
critres, normes et certification qui sont pertinents la performance.
Nota : Les biens qui sont visiblement endommags devraient tre retourns aux frais
du fournisseur.
Bonne pratique :
1. Effectuer des vrifications matrielles rgulires des biens ministriels.
c) Attribution de biens
Objectifs :
Bonnes pratiques :
1. Veiller ce qu'un employ soit en tout temps responsable de la protection
des biens.
2. Veiller ce que tous les employs comprennent le fonctionnement et la
prservation adquats des biens qui leur sont attribus.
Veiller ce que les biens soient utiliss aux fins pour lesquelles ils ont t
obtenus.
Veiller ce que l'utilisation de ces biens soit axe sur de bonnes pratiques
de gestion.
Bonne pratique :
1. Assurer l'utilisation scuritaire et saine pour l'environnement des biens
fdraux en :
1. laborant des directives claires sur l'utilisation adquate des biens
l'appui des objectifs de rendement viss;
2. offrant aux employs une bonne formation sur l'utilisation
scuritaire des biens qui leur sont confis;
3. grant les biens dans le respect de l'environnement; par exemple :
Bonnes pratiques :
1. Prparer un formulaire de prt de matriel ou faire signer une entente de
tltravail par le gestionnaire du centre financier et l'employ avant tout
prt de matriel de l'tat.
2. Tenir un registre du matriel utilis par les employs en dehors des locaux
de l'tat et inclure le matriel prt dans l'inventaire. L'utilisation de ce
matriel n'est pas assujettie au Rglement sur le prt de biens publics.
Bonne pratique :
1. Tenir compte des exigences gnrales de la direction en matire de
visibilit, de responsabilisation et de contrle qui s'appliquent la gestion
et aux finances lors de l'entreposage de matriel.
b) Entreposage
Le contrle des stocks constitue l'une des principales exigences respecter dans un entrept.
Le niveau lev d'un stock entrane des frais et des risques non ncessaires, tandis qu'une
rupture de stock peut occasionner des problmes oprationnels.
Objectifs :
Veiller ce que le niveau de stock soit suffisant pour rpondre aux besoins
immdiats en matriel d'une organisation.
Bonnes pratiques :
1. Entreposer des biens jugs adapts la demande.
2. valuer l'impact environnemental associ l'empaquetage et au transport
pour prendre des dcisions sur le volume adquat de l'inventaire.
Prts de biens
Les ministres de la Couronne (ou les gestionnaires qui possdent un pouvoir dlgu), les
ministres et toutes les socits figurant dans l'annexe 2 de la Loi sur la gestion des finances
publiques ont le pouvoir de conclure un contrat de prt.
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. S'assurer que le gestionnaire gardien a le pouvoir dlgu de conclure
l'entente.
2. S'assurer que le prt est rpertori dans un systme de gestion des stocks.
3. S'assurer que l'emprunteur prend en charge les cots qui dcoulent du
prt.
4. Demander qu'un accord de prt de bien comprend, s'il y a lieu, les
lments suivants (demander des conseils juridiques relativement la
prparation de cet accord) :
1. la description intgrale du matriel faisant l'objet de l'emprunt;
2. la quantit de matriel et sa valeur rpertorie;
3. la fin pour laquelle l'emprunt est effectu et les fins auxquelles le
matriel emprunt pourra tre utilis;
4. la responsabilit relative l'entretien et la garde du matriel
emprunt;
5. les exigences en matire d'assurance;
6. le lieu de prise et de restitution du matriel;
7. la responsabilit et les exigences relatives l'emballage et au
transport du matriel;
8. la mention du fait qu'il s'agit d'une entente unique, des liens entre
l'entente et d'autres ententes ou de la prsance d'autres ententes,
ainsi que des cessions et d'autres restrictions;
9. une dclaration portant que l'autorit prteuse peut, toute heure
convenable, inspecter le bien public et en constater l'tat;
10.la mention de la dure du prt;
11.la description complte de la contrepartie du prt;
Bonnes pratiques :
1. S'assurer que le prt d'un bien matriel n'est autoris que s'il contribue
la ralisation d'un objectif de programme.
2. S'assurer que tout prt de bien matriel fait l'objet d'un contrat crit qui
satisfait aux exigences juridiques nonces dans le Rglement sur le prt
de biens publics.
3. S'assurer que le prt est rpertori dans un systme de gestion des stocks.
4. S'assurer que le gestionnaire gardien a le pouvoir dlgu de conclure
l'entente.
5. Veiller ce que l'utilisation du matriel d'un ministre en dehors de ses
locaux des fins lies au travail soit surveille et tiennent compte des
objectifs de programme.
6. S'assurer que l'emprunteur prend en charge les cots qui dcoulent du
prt.
7. S'assurer qu'un accord de prt de bien comprend, s'il y a lieu, les lments
suivants (demander des conseils juridiques relativement la prparation
de cet accord) :
1. la description intgrale du matriel faisant l'objet de l'emprunt;
2. la quantit de matriel et sa valeur rpertorie;
3. la fin pour laquelle l'emprunt est effectu et les fins auxquelles le
matriel emprunt pourra tre utilis;
4. la responsabilit relative l'entretien et la garde du matriel
emprunt;
5. les exigences en matire d'assurance;
6. le lieu de prise et de restitution du matriel;
La gestion des marchandises dangereuses peut tre ncessaire si un ministre comprend des
groupes de recherche qui utilisent, par exemple, des produits chimiques ou des substances
radioactives.
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. Identifier les marchandises dangereuses et tenir un registre de celles-ci.
S'assurer que les biens matriels qui sont considrs comme des marchandises contrles,
telles que dfinies dans la Partie 2 de la Loi sur la production de dfense, sont protgs
adquatement afin d'viter la consultation et la possession non autorise ou le transfert illgal
de ceux-ci et qu'ils sont administrs en conformit avec la Directive sur les marchandises
contrles du Conseil du Trsor, la liste des marchandises d'exportation contrle et la liste
des marchandises d'importation contrle du ministre des Affaires trangres et Commerce
international Canada et les exigences de la Direction des marchandises contrles du
ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Bonnes pratiques :
1. tablir et mettre en Ouvre un plan de scurit pour chaque lieu d'affaires
au Canada o des marchandises contrles sont conserves. tablir et
mettre en Ouvre un plan de scurit concernant chaque lieu d'affaires au
Canada o des marchandises contrles sont conserves.
2. Inclure dans le plan de scurit du ministre des mesures tablissant ce
qui suit :
1. les procdures utilises pour surveiller l'examen, la possession et le
transfert des marchandises contrles;
2. les procdures de rapports et d'enqute des infractions la scurit
concernant les marchandises contrles;
3. la description des responsabilits de l'organisation de scurit du
ministre et l'identit des personnes responsables de la scurit des
marchandises contrles;
Bonnes pratiques :
1. Effectuer rgulirement des examens ou des exercices de prise
d'inventaire pour identifier tout matriel patrimonial, dsuet ou nglig qui
pourrait autrement tre mis de ct ou laiss sur la tablette :
1. Lorsque des articles patrimoniaux, dsuets ou ngligs sont
identifis, les ministres devraient dterminer l'tat et la
fonctionnalit des articles.
2. Dans le cas des biens qui ne sont pas utiliss rgulirement, cet
examen tiendrait compte de l'utilisation cyclique de certains types
de biens.
2. Dresser et mettre jour une liste de biens en surplus qui peuvent tre
rutiliss au sein du ministre ou dans d'autres ministres.
3. Recourir l'alination lorsque les biens sont endommags, uss, dsuets
ou excdentaires.
Bonnes pratiques :
1. Veiller ce que les utilisateurs soient informs du bon mode de
fonctionnement et de protection des biens qui leur sont confis.
2. Identifier et classer par catgorie les biens et les services essentiels en
fonction du degr de prjudice (faible, moyen ou lev) qui pourrait
vraisemblablement rsulter si leur disponibilit ou leur intgrit sont
compromises.
3. Dterminer la valeur (montaire ou patrimoniale) des biens afin qu'il soit
plus facile d'tablir le niveau adquat de protection.
4. Observer, si possible, les exigences de la Norme pour les rseaux
avertisseurs d'incendie.
S'assurer que les biens peuvent tre rpars, remis en tat et rutiliss
faible cot avant de les remplacer.
Bonnes pratiques :
1. S'assurer que le ministre a accs aux contrats conclus avec des
fournisseurs en ce qui concerne la rparation de certains biens matriels.
L'entrepreneur choisi par le ministre pour effectuer les rparations doit
tre supervis par le gestionnaire des biens qui veillera ce que les
contrats soient respects et ce que les normes de contrle de la qualit
soient appliques.
Objectif :
Bonne pratique :
1. Favoriser les rparations priodiques ncessaires de biens la discrtion
du ministre.
Entretien prvu ou inscrit au calendrier
L'entretien prvu ou inscrit au calendrier comprend des amliorations prvues aux biens afin
qu'ils puissent atteindre la dure de vie pralablement prvue.
Nota : Les procdures relatives l'entretien inscrit au calendrier sont gnralement inspires
des exigences de la garantie du fabricant.
Objectif :
Rduire la dure d'indisponibilit, tout en gardant le bien dans un tat qui favorise l'atteinte
des objectifs en matire d'utilisation et de cots.
Bonnes pratiques :
1. Connatre les exigences contractuelles en matire de rendement qui
s'appliquent au bien.
2. Connatre les exigences de la garantie du fabricant qui s'appliquent au
bien et les intgrer aux programmes d'entretien du bien, au besoin.
3. tablir et mettre en Ouvre un processus permettant d'assurer le suivi du
rendement en vue de garantir le respect des exigences.
Entretien prventif
L'entretien prventif a pour objectif principal de prvenir les dfaillances d'quipement avant
qu'elles surviennent. Il permet de prserver et d'amliorer la fiabilit de l'quipement en
remplaant les composantes uses avant leur dfaillance. Le programme idal d'entretien
prventif liminerait tout risque de dfaillance de biens.
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. Recourir l'entretien prventif au besoin et si possible.
2. Favoriser la ralisation d'une analyse de rentabilit avant d'effectuer des
rparations stratgiques des biens. Les rsultats de cette analyse
pourraient tre inclus dans les processus dcisionnels sur l'alination des
biens.
Amliorations
Bonne pratique :
1. Raliser une analyse de rentabilit long terme avant d'apporter des
amliorations des biens et inclure les rsultats de cette analyse aux
processus dcisionnels sur l'alination des biens.
Lgislation
Voici une liste non exhaustive des lments prendre en compte dans un examen du
fonctionnement et de l'entretien des biens du gouvernement.
Les ministres doivent identifier et classer par catgorie les biens et les
services essentiels en fonction du degr de prjudice (faible, moyen ou
lev) qui pourrait vraisemblablement rsulter si leur disponibilit ou leur
intgrit sont compromises. Les ministres doivent tenir compte de la
valeur (montaire ou patrimoniale) des biens afin de dterminer le degr
de prjudice qui pourrait en rsulter.
Les ministres doivent dfinir les prils et les genres de risques auxquels
sont exposs leurs biens.
La Politique sur la gestion du matriel (section 6.1.12) prvoit que l'objectif d'alination
primordial est de s'assurer que l' alination du matriel en surplus est effectue le plus
des stratgies d'alination soient mises sur pied, en fonction des rsultats
obtenus l'aide de l'valuation continue et systmatique du rendement et
en fonction d'une analyse des programmes et de l'conomie qui tient
compte des cots relatifs au cycle de vie complet et des avantages des
solutions de rechange, afin de rpondre aux besoins du programme en
matire de biens matriels.
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. Consulter les exigences nonces dans la Directive sur l'alination du
matriel en surplusdu Conseil du Trsor dans le cadre de l'alination des
biens du gouvernement. Cette Directive expose les exigences spcifiques
que les ministres doivent observer l'tape de l'alination de leurs biens
matriels pendant leur cycle de vie.
2. laborer des stratgies et des mthodes d'alination qui valuent et
calculent les cots d'alination, le produit et d'autres donnes historiques
3. Recourir l'alination en vue de rduire les cots (comme un don) pour les
biens prcieux, dans des circonstances exceptionnelles.
4. Recommander que le dirigeant principal des finances (DPF) ou le titulaire
d'un poste quivalent approuve l'utilisation d'une option d'alination en
vue de rduire les cots.
5. Planifier et tayer la dcision d'aliner les biens du gouvernement au
moyen d'une analyse claire (qui inclut des options de raffectation) des
indicateurs de rendement, qui devrait prsenter ou prvoir les exigences
ventuelles en matire de rendement.
6. Veiller ce que les biens matriels soient grs et alins d'une manire
qui est saine pour l'environnement et qui correspond aux principes de
dveloppement durable.
lments considrer :
o
Bonnes pratiques :
1. Effectuer la premire suppression de donnes des disques durs et des
banques de donnes. Les ministres sont chargs de veiller ce que les
proccupations en matire de scurit soient prises en compte. Les
ministres peuvent assurer le nettoyage des disques durs au moyen d'un
logiciel approuv par la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il est
possible de trouver des renseignements sur la procdure de scurit
applicable la technologie de l'information de la GRC dans les Lignes
directrices sur l'limination et la destruction des renseignements protgs
sur disques durs (PDF)(Guides, rapports et bulletins en scurit des TI) et
de l'information sur le Centre de scurit des tlcommunications dans le
document intitul crasement et dclassification des supports
d'information lectroniques (PDF).
2. Ne pas retirer de l'quipement ses composantes d'exploitation cruciales s'il
doit tre offert au Programme des ordinateurs pour les coles (OPE).
3. S'assurer que l'quipement informatique en surplus qui ne peut tre
relocalis au ministre, y compris l'quipement dot d'une technologie
d'adaptation (TA) sont offerts au Programme OPE. L'quipement
informatique en surplus comprend les ordinateurs personnels (Windows et
Macintosh) et leurs crans, les claviers, les souris, les imprimantes, les
modems, les serveurs, les concentrateurs, les cartes rseau, les systmes
d'exploitation de disque et d'autres quipements.
Exceptions au Programme OPE
Les ministres doivent aliner tous les ordinateurs personnels et l'quipement connexe rejets
par le Programme OPE en ayant recours d'autres options d'alination autorises.
Transferts
Les ministres doivent, dans la mesure du possible, mettre les biens matriels en surplus la
disposition des autres ministres et organismes du gouvernement fdral avant d'en faire
l'alination hors du secteur fdral, et ce, gratuitement, la valeur comptable ou la valeur
marchande (section 4.3 de la Directive sur l'alination du matriel en surplus).
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. Dterminer s'il convient de transfrer un bien. Il convient de transfrer un
bien si l'une des deux ou si les deux conditions suivantes s'appliquent :
1. L'utilisation du bien appuie les programmes gouvernementaux et
l'change est rentable pour l'ensemble du gouvernement.
2. Le bien est constitu d'un meuble ou d'quipement adapt et
(conformment la Politique sur l'obligation de prendre des
mesures d'adaptation pour les personnes handicapes dans la
Nota : Les ententes de transfert d'un bien un autre ministre sont conclues directement entre
les ministres concerns et ne ncessitent gnralement pas de prsentation au Conseil du
Trsor ou la participation de la DDBC.
Don de biens de surplus
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. Prendre la dcision de donner du matriel de surplus au cas par cas.
Nota : Le matriel peut faire l'objet d'un don lorsque le cot de vente d'un article
dpasse le produit probable ou lorsque la Couronne peut dgager un avantage non
financier important. Une autorisation ministrielle est ncessaire lorsque le don porte
sur un article pour lequel le produit de la vente dpasserait le cot d'alination -
l'accord crit du ministre (et non d'un reprsentant dlgu) est ncessaire pour faire
un tel don.
2. Faire des dons l'un ou l'autre des organismes suivants :
1. une socit d'tat, un organisme fdral, un gouvernement
provincial, des Premires nations ou une administration municipale
au Canada;
2. un organisme de bienfaisance ou un organisme sans but lucratif
reconnu qui se trouve au Canada;
3. d'autres gouvernements nationaux, des organismes rgis par un
trait dont le Canada est membre ou aux Nations Unies, dans le cas
d'emplacements situs l'extrieur du Canada.
Nota : Les dons faits des particuliers ou des organisations du secteur priv
ncessitent l'approbation du Conseil du Trsor et de la gouverneure en conseil (une
prsentation au Conseil du Trsor ou un dcret sont ncessaires pour expliquer les
motifs de ce don).
3. Biens de surplus de faible valeur :
1. Communiquer avec les autorits fonctionnelles et techniques et la
DDBC pour dterminer la valeur rsiduelle des biens meubles en
surplus.
2. Donner des biens de surplus de faible valeur l o ils seront les plus
utiles et les plus profitables (dans la mesure du possible).
3. Donner des biens de surplus de faible valeur lorsqu'ils ont t
recueillis en quantit suffisante.
4. S'assurer que les dons sont quitables et peuvent subir un examen
public minutieux.
Nota : Les organisations bnficiaires devraient tre responsables de tous les cots associs
au don, comme les cots de prise, de livraison, d'expdition et de manutention. Les dons
doivent tre faits tels quels et l o ils sont, et le bnficiaire doit signer une entente selon
laquelle la Couronne est jamais exonre de tout accident, prjudice ou vnement fcheux
une fois l'article reu. Les ministres devraient demander des conseils juridiques pour laborer
cette entente.
lment considrer :
Recyclage ou destruction
Objectif :
Bonne pratique :
1. S'assurer que les biens sont recycls ou dtruits d'une manire qui est
respectueuse de l'environnement.
Vente
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. S'assurer que les biens de cette catgorie sont alins au moyen de
processus tablis par la DDBC qui fournit aux ministres fdraux des
services d'alination et constitue l'agent d'alination adquat pour
organiser la vente.
2. S'assurer que la DDBC cde le produit net de la vente au ministre par
rglement interministriel et que les fournisseurs de service du secteur
priv de la DDBC remettent le produit net de la vente conformment aux
modalits de leur contrat ou de leur offre commandes.
changes
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. Veiller, s'il y a lieu, ce qu'un contrat d'acquisition ou une convention
d'offres commandes (COC) stipule clairement les modalits de tout
change.
2. Tenir des registres appropris de toute activit d'change des fins de
comptabilit et de vrification et s'assurer que la valeur de l'change est
comptabilise titre de produit de l'alination.
Une radiation est le processus par lequel un bien est retir de l'inventaire du ministre. Voir la
section 4 pour plus de dtails.
Rduction de valeur
Une rduction de valeur est le processus qui consiste rduire la valeur comptable d'un bien
parce qu'il est survalu par rapport sa juste valeur marchande. Consulter la section 4 pour
obtenir plus de renseignements.
Alination d'un dchet lectronique
S'assurer que les biens matriels qui sont considrs comme des
marchandises contrles, telles que dfinies dans la Partie 2 de la Loi sur
la production de dfense, sont protgs adquatement afin d'viter la
consultation et la possession non autorise ou le transfert illgal de ceux-ci
et qu'ils sont administrs en conformit avec la Directive sur les
marchandises contrles du Conseil du Trsor.
Bonnes pratiques :
1. Consulter la Directive sur les marchandises contrlesdu Conseil du Trsor
et la liste des marchandises d'exportation contrle et la liste des
marchandises d'importation contrledu ministre des Affaires trangres
et Commerce international Canada d'Affaires trangres et Commerce
international Canada.
2. Consulter la Direction des marchandises contrlesde TPSGC.
limination des dchets dangereux
Au Canada, le contrle des dchets dangereux et des matires dangereuses recyclables est une
responsabilit partage. Le gouvernement fdral rglemente les mouvements internationaux
et interprovinciaux/territoriaux de ces dchets, tandis que les gouvernements provinciaux et
territoriaux rglementent les mouvements sur leur propre territoire. Les provinces et territoires
sont aussi chargs d'tablir des mcanismes de contrle rgissant la dlivrance des permis aux
producteurs, aux transporteurs et aux installations de traitement des dchets dangereux qui
relvent de leur comptence.
Objectif :
Bonnes pratiques :
1. Consulter la Division de la rduction et de la gestion des
dchetsd'Environnement Canada pour obtenir de l'information sur les
produits de dchets dangereux.
Lgislation
o
Voici une liste partielle des lments prendre en compte dans un examen de l'limination
des fins de gestion du matriel.
Les ministres doivent offrir au Programme des ordinateurs pour les coles
d'Industrie Canada le droit de premier refus de tous les biens en surplus,
notamment les ordinateurs personnels, les portables, les serveurs, les
crans, les claviers, les souris, les imprimantes, les modems, les
concentrateurs, les cartes rseau, les disques durs, etc.
utiliser par ailleurs (sauf si un site d'limination est trop loign pour
TPSGC pour grer efficacement la vente) les services d'alination de
la Direction de la distribution des biens de la Couronne ou l'un des
centres de distribution des biens de la Couronne exploit par TPSGC
au Canada.
8. Glossaire
titre gratuit
donn sans rcompense; sans avantage en retour, ni rmunration, ni contrepartie; qui
ne cote rien.
achats cologiques
ce sont les dcisions d'achat qui tiennent compte des facteurs environnementaux en
vue de promouvoir la protection de l'environnement et de soutenir le dveloppement
durable. La Politique d'achats cologiques dfinit les biens et services privilgier du
point de vue environnemental comme ceux qui ont une incidence moindre ou rduite
sur l'environnement pendant le cycle de vie du bien ou du service, lorsqu'on les
compare aux biens et services concurrentiels servant aux mmes fins.
acquisition
transaction qui ajoute l'inventaire d'un ministre du matriel; cela comprend les
achats, les dons, les commandites et les locations.
alination
le fait de soustraire la garde d'un ministre ou d'un organisme sous forme de transfert
de proprit ou de recyclage titre de rebut.
alination en vue de rduire les cots
mthode d'alination applicable aux biens en surplus de faible valeur qui est utilise
lorsque les cots prvus de vente des biens excdent le produit de la vente.
amlioration
toute modification, conversion, amlioration, addition ou autre altration qui rehausse
ou par ailleurs accrot la fonctionnalit, l'efficacit ou la capacit d'un bien original ou
de l'une de ses composantes. Les dpenses d'amlioration englobent les dpenses se
rapportant la modification ou la modernisation d'un actif pour en prolonger
sensiblement la dure de vie utile ou en accrotre la fonctionnalit.
ameublement
biens meubles, autres que le mobilier ou l'quipement de bureau, qui occupent
l'intrieur d'un bureau et qui ont une fonction dcorative ou fonctionnelle. Des
exemples d'ameublement peuvent comprendre mais sans s'y limiter des lampes de
bureau, des Ouvres d'art et des plantes.
amortissement
terme comptable qui dcrit la radiation d'une dpense en biens au fil du temps sur la
base de la vie utile du bien.
bien en construction/TEC (travaux en cours)
bien qui n'est pas considr comme un produit fini, mais qui doit quand mme tre
comptabilis, parce que des fonds ont t investis dans sa production; p. ex. des
immeubles, des travaux de mise au point de logiciels l'interne, les tapes d'un projet
et les cots consigner.
bien en surplus de faible valeur
bien meuble en surplus qui a une valeur marchande estimative moindre que les cots
qui seraient engags la suite de sa vente (ces cots incluent les droits de manutention
directe, les frais de transport, d'entreposage, de mise en march, les honoraires et
commissions de vente, et les cots en personnel).
bien en surplus de valeur
un bien en surplus est considr comme un bien de valeur lorsque sa valeur marchande
excde les cots de vente prvus.
biens de surplus de la Couronne
biens ( l'exception des biens rels et immeubles tels que l'entend la Loi sur les
immeubles fdraux et les biens rels fdraux ou toute permission qui y est relative)
qui appartiennent Sa Majest et dont un ministre ou un organisme fdral a la garde
ou la gestion, mais qui ne lui sont pas ncessaires (au moment prsent comme dans le
futur).
carte d'achat
carte de crdit approuve par le gouvernement et le ministre mise par un fournisseur
de carte de crdit dsign pour l'achat et le paiement de biens et services faible
risque. Les cartes d'achat peuvent tre utilises comme instruments
d'approvisionnement, comme outils de paiement rsultant de l'mission d'un
instrument d'approvisionnement (p. ex. un contrat de services), voire les deux.
convention d'offre commandes
mthode d'approvisionnement utilise par Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada et d'autres ministres pour donner un accs direct la
fourniture de biens, de services et de contrats de construction des prix prdtermins
et selon des conditions prtablies, pour une priode prcise, de la faon et au moment
prescrits.
cots d'acquisition
en plus du prix d'achat, cots qui incluent les cots directement attribuables l'achat,
comme les cots de construction, les frais juridiques, les frais de livraison et
d'installation, ainsi que les frais de transport. D'autres cots, comme ceux qui couvrent
la planification et la faisabilit, sont ports aux dpenses. La taxe sur les produits et
services (TPS) et la taxe de vente harmonise (TVH) ne sont pas capitalises. Les
ministres doivent dterminer de faon constante les cots des biens et les cots des
dpenses.
dchets lectroniques
l'expression dchets lectroniques inclut tous les ordinateurs secondaires, les
appareils de divertissement, les produits lectroniques, les tlphones mobiles et
d'autres articles qui ont t vendus, donns ou jets. Cette dfinition englobe les
produits lectroniques usags appels tre rutiliss, revendus, prservs, recycls ou
alins.
dprciation
voir amortissement (amortization).
dveloppement durable
dveloppement qui rpond aux besoins actuels sans nuire la capacit des gnrations
futures de rpondre leurs besoins.
Direction de distribution des biens de la Couronne
Direction gnrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
qui a pour mandat de grer le programme d'alination des biens mobiliers en surplus
pour le gouvernement et de fournir des services de qualit aux clients tout en
maximisant l'utilisation des ressources pour l'tat. Le fondement lgislatif de ses
activits repose sur la Loi sur les biens de surplus de la Couronne et sur la Directive
sur l'alination du matriel en surplus du Conseil du Trsor. La loi et la politique
exigent que TPSGC gre l'alination des biens en surplus pour le compte des
ministres et organismes fdraux, quelques exceptions prs.
document
tout lment d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment
correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique,
photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magntoscopique ou
informatis, ou toute reproduction de ces lments d'information.
don
fourniture, obtenue par contribution, cadeau ou legs, de fonds, de biens, d'installations
ou de services de la part de personnes, de groupes ou d'organisations qui ne font pas
partie du gouvernement du Canada, lequel don est offert titre gracieux et sans
attendre de contrepartie en retour (autre qu'un reu aux fins de l'impt ou une
reconnaissance publique si tel est le souhait des deux parties). Un tel don ne suppose
pas ncessairement un appui une activit ou un vnement particulier du
gouvernement du Canada.
don de biens en surplus de faible valeur
option d'alination en vue de rduire les cots.
change
lorsqu'un bien est donn en paiement intgral ou partiel d'un nouvel achat.
entretien prventif
calendrier des mesures d'entretien prvues qui visent prvenir les bris et les
dfaillances. Il est conu pour prserver et amliorer la fiabilit de l'quipement en
remplaant les composantes uses avant qu'elles connaissent une dfaillance. Les
activits d'entretien prventif comprennent les vrifications de l'quipement, les
remises en tat partielles ou compltes certaines priodes, les changements d'huile,
les lubrifications, et ainsi de suite.
quipement de bureau
quipement situ dans un bureau dont se sert un ministre pour excuter son mandat.
Cet quipement peut comprendre les tlphones, les photocopieurs, les ordinateurs, les
imprimantes et les tlcopieurs, entre autres.
gestion du cycle de vie du matriel
gestion efficace et efficiente des biens, de la dtermination des exigences l'alination
et la substitution des biens acquis afin de rpondre aux exigences. Les tapes de la
gestion du cycle de vie du matriel comprennent : la dtermination des exigences;
l'analyse des possibilits; la planification des acquisitions; l'acquisition; l'exploitation,
l'utilisation et l'entretien; ainsi que l'alination et la substitution d'un bien matriel.
gestion du matriel
toutes les activits ncessaires pour acqurir, possder, utiliser et aliner le matriel,
comprenant galement l'ide d'atteindre une plus grande efficience au cours du cycle
de vie des biens matriels.
immobilisations
biens corporels qui :
1. sont achets, construits, mis au point ou par ailleurs acquis;
2. sont conservs pour tre utiliss aux fins de la production ou de la fourniture
de marchandises, de la prestation de services ou de la production d'extrants de
programmes;
3. sont censs avoir une vie utile de plus d'un exercice et sont destins une
utilisation continue;
4. ne sont pas destins tre revendus dans le cours normal des activits.
Pour le gouvernement, les immobilisations possdent les caractristiques suivantes :
1. le gouvernement a clairement le contrle et l'usage du bien;
2. le bien sert atteindre les objectifs du gouvernement;
procdure utilise pour compter et faire concorder les stocks rels avec les registres
manuels ou automatiss des comptes de stock. Vise corriger les carts et mettre
jour les registres informatiques et manuels concernant le solde, l'identification, l'tat et
l'emplacement des articles en stock.
Programme des ordinateurs pour les coles (OPE)
initiative nationale, dirige par le gouvernement fdral en collaboration avec les
provinces et les territoires, et les secteurs priv et bnvole. Le Programme OPE
permet de recueillir, de rparer et de remettre neuf des ordinateurs excdentaires
provenant des administrations publiques et du secteur priv et de les distribuer aux
coles, aux bibliothques et des organismes d'apprentissage sans but lucratif d'un
bout l'autre du Canada.
radiation
processus de documentation formel d'inscription de l'alination des biens. Ce
processus s'applique tous les biens achets ou acquis par la Couronne, qu'il s'agisse
de biens faisant l'objet d'un suivi ou non. Des documents adquats sur l'limination ou
la perte de biens sont ncessaires pour ajuster le dossier de l'inventaire et tayer
l'information fournie aux Comptes publics.
recouvrement des investissements
action d'aliner un bien au moment opportun de manire maximiser le rendement
financier de l'investissement initial.
rduction de valeur
lorsqu'une immobilisation corporelle ne contribue plus la capacit d'un ministre de
fournir des biens et services, sa valeur est ramene sa valeur rsiduelle, le cas
chant. Les conditions qui peuvent indiquer qu'une rduction de valeur convient
comprennent les suivantes :
rendement financier
mesure du rendement qui tient compte des cots de fonctionnement et d'entretien d'un
bien en fonction de normes ou d'objectifs fixs.