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1 Introduction

Selon la Politique sur la gestion du matriel du Conseil du Trsor, le terme matriel


dsigne tous biens meubles acquis par Sa Majest du chef du Canada, l'exception de
l'argent et des dossiers . Les biens meubles sont tangibles et couvrent un large ventail de
biens tels que des quipements (p. ex., de l'quipement scientifique et de l'quipement de
bureau, des technologies de l'information et des tlcommunications), le mobilier, des articles
d'ameublement et des biens plus grands (comme des vhicules et des navires).
1.1 Objet

Le prsent guide a pour objet d'aider les gestionnaires mettre en ouvre la Politique sur la
gestion du matriel du gouvernement et les directives connexes sur la gestion du matriel.
Fond sur une dmarche axe sur le cycle de vie, le prsent document tablit des lignes
directrices et de bonnes pratiques qui s'ajoutent l'orientation obligatoire prsente dans la
Politique. Dans certains cas, le prsent document explique galement en dtail les procdures
observer qui dcoulent de l'application d'autres politiques et directives du Conseil du Trsor.
Cette faon de faire permet aux gestionnaires d'adopter une srie de procdures communes et
de veiller ce que leurs pratiques en matire de gestion et de prise de dcision soient
conformes l'ensemble de bonnes pratiques et de lignes directrices relatives la gestion du
matriel.
Nota : ministre dsigne les ministres et organismes mentionns l'annexe 2 de la Loi
sur la gestion des finances publiques.
1.2 Champ d'application

Le prsent guide, dcoulant de la Politique sur la gestion du matriel du Conseil du Trsor,


expose les lignes directrices et les bonnes pratiques observer en matire de gestion du
matriel. Ce guide, la Politique et les directives connexes doivent tre lus en parallle avec
d'autres politiques et exigences qui ne sont pas abords dans le prsent document. Nous
invitons le lecteur consulter la Politique sur la gestion du matriel.
Le prsent chapitre souligne et explique certaines orientations stratgiques obligatoires, tout
en fournissant des conseils et des renseignements supplmentaires sur la gestion du matriel.

1.3 Contexte

Les ministres sont responsables de la gestion du matriel visant appuyer l'excution des
programmes en conformit avec le mandat de leurs ministres. Les administrateurs gnraux
sont responsables devant leur ministre respectif et devant le Conseil du Trsor de la saine
grance du matriel qui leur est confi ou qui est utilis par leurs organisations respectives.
Cette structure de gestion est fonde sur les principes noncs dans la Politique sur la gestion
du matriel. La Politique doit tre consulte en parallle avec des politiques connexes du

Conseil du Trsor, particulirement avec celles qui s'appliquent la planification de


l'investissement, la passation de marchs et la gestion de projets. Il importe que les
gestionnaires, en s'acquittant de ces responsabilits, observent le Code de valeurs et d'thique
de la fonction publique prpar par l'Agence de la fonction publique du Canada.
Nota : Le prsent guide a t labor afin de fournir aux ministres les meilleurs conseils qui
soient sur la faon de mettre en ouvre les exigences nonces dans la Politique sur la gestion
du matriel du Conseil du Trsor. Mme si les ministres ne sont pas tenus de se conformer au
prsent guide, ils pourraient tre appels, la demande du Conseil du Trsor, justifier les
raisons pour lesquelles les conseils qu'il renferme n'ont pas t suivis.
D'autres exigences obligatoires sont nonces dans les quatre directives du Conseil du Trsor
suivantes qui sont connexe la Politique sur la gestion du matriel :

Directive sur les marchandises contrles ;

Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction ;

Directive sur la gestion du parc automobile : Vhicules lgers ;

Directive sur l'alination du matriel en surplus .

2. Objectifs de la gestion du matriel

La gestion du matriel est en grande partie un exercice d'quilibre. Elle exige aux ministres
de raliser leurs objectifs de programme en quilibrant les proccupations relatives la
gestion financire et l'efficience du matriel avec les questions et proccupations gnrales
d'intrt public, comme les rpercussions environnementales. L'objectif de la Politique sur la
gestion du matriel consiste s'assurer que les ministres grent le matriel d'une manire
durable et responsable sur le plan financier pour appuyer la prestation rentable et efficace des
programmes gouvernementaux.

2.3 Formation et certification en gestion du matriel

Les ressources humaines jouent un rle essentiel dans la gestion du matriel parce qu'elles
aident les ministres et les organismes excuter leurs programmes. Pour s'assurer que les
employs possdent les habilets, les connaissances et les comptences ncessaires afin de
mettre en ouvre les diverses politiques et de grer les biens et les services acquis du
gouvernement, un Programme de perfectionnement professionnel et de certification a t mis
sur pied l'intention des spcialistes des acquisitions et de la gestion du matriel du
gouvernement fdral. La gestion de ce programme est assure par le Bureau de la gestion de
la collectivit des acquisitions, de la gestion du matriel et des biens immobiliers
(BGCAGMBI) du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada.

Tout employ ouvrant dans le secteur de la gestion du matriel peut obtenir une certification
titre de spcialiste fdral certifi en gestion du matriel (SFCGM) auprs de l'Office des
normes gnrales du Canada (ONGC), l'organisme de certification du gouvernement fdral.
Il peut aussi acqurir une certification titre de spcialiste fdral certifi en acquisitions
(SFCA). Le Manuel du Programme de certification, le Guide de demande et de maintien de la
certification et les formulaires connexes se trouvent sur le site Web de l'ONGC.
Pour obtenir plus de renseignements sur le Programme de perfectionnement professionnel et
de certification, veuillez consulter le site Web du BGCAGMBI.

3. Gestion du cycle de vie du matriel

La gestion du cycle de vie du matriel consiste en la gestion efficace et efficiente des biens,
depuis l'identification des besoins jusqu' l'alination des biens. Les stratgies de gestion du
matriel doivent toujours tenir compte des cots totaux du cycle de vie et des avantages des
solutions de rechange permettant de satisfaire aux exigences du programme. En utilisant des
techniques de calcul des cots du cycle de vie, les ministres peuvent valuer les cots totaux
pour l'tat quant la location ou l'achat d'un bien avant l'acquisition. Pour ce faire, il faut
tenir compte de facteurs comme la valeur actuelle des cots d'exploitation, d'entretien et
d'alination futurs, ainsi que des cots en capital initiaux et permanents. L'estimation des
cots durant le cycle de vie permet galement d'laborer des normes de surveillance et de
contrle des cots aprs l'acquisition. En adoptant cette dmarche de gestion du matriel, les
ministres peuvent s'assurer que leurs dcisions en matire de gestion du matriel et des biens
sont prudentes sur le plan financier et qu'elles reprsentent la meilleure valeur pour l'tat.
L'tape de la planification ministrielle, qui inclut la planification oprationnelle et
l'tablissement de budgets, constitue le processus initial qui dtermine les priorits et les
objectifs stratgiques en matire de programme d'un ministre. Le processus de gestion du
cycle de vie du matriel repose sur ces priorits et ces objectifs.
La dure de vie des biens matriels a d'importantes rpercussions sur le processus dcisionnel.
Par exemple, une dcision d'achat qui est fonde sur le plus bas prix mais qui ne tient pas
compte des cots ventuels d'exploitation et d'entretien peut entraner un cot global plus
lev. La prise de dcisions dans le domaine de la gestion du cycle de vie du matriel
constitue un processus interactif qui repose sur les quatre tapes du cycle de vie d'un bien. La
direction doit maintenir un niveau d'intrt et de contrle suffisant tout au long de l'ensemble
des tapes du cycle de vie du bien matriel afin d'assurer une gestion efficace.
Les quatre tapes de la gestion du cycle de vie du matriel sont :
1. valuer et planifier les besoins en matriel;

2. acqurir des ressources matrielles;


3. exploiter, utiliser et entretenir le matriel;
4. procder l'alination du matriel.

Conseil :
Le cot du cycle de vie (CCV) des biens matriels peut tre calcul l'aide de la formule
simple qui suit : CCV = (cots de planification + cots d'acquisition + cots d'utilisation et
d'exploitation + cots d'alination) - valeur rsiduelle.
3.1 valuation et planification

Les objectifs primordiaux de l'valuation et de la planification consistent :

veiller ce que le bien obtenu rponde le mieux aux besoins du


programme ou du ministre;

veiller ce que l'ensemble des actifs du ministre appuie ses objectifs de


programme.

La Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis (section 6.1.2)


prvoit que les administrateurs gnraux sont chargs de s'assurer que la planification des
investissements ministrielle :

est influence par les plans stratgiques du ministre et les appuie;

intgre une perspective ministrielle, une perspective de portefeuille ainsi


qu'une perspective horizontale et pangouvernementale et tient aussi
compte des initiatives stratgiques l'chelle du gouvernement;

est harmonise avec les rsultats, tels qu'ils sont dfinis dans la structure
de gestion, des ressources et des rsultats du ministre, et tient compte
des risques les plus grands concernant l'atteinte des objectifs ministriels;

est base sur une valuation du rendement, y compris des cots, ainsi que
sur les risques lis aux accords et aux projets en matire d'actifs et de
services;

prend en compte les solutions de rechange et les options novatrices pour


satisfaire aux exigences relatives aux actifs et aux services, y compris les
modles de prestation l'interne et l'externe ainsi qu'une gamme
d'instruments;

s'inscrit dans les niveaux de rfrence existants;

tient compte des cots totaux de grance compte tenu du cycle de vie des
actifs et des services.

3.1.1 valuation

L'valuation des biens du ministre consiste en l'analyse des besoins relatifs aux biens
nouveaux et actuels qui sont essentiels l'excution du programme.
Objectif :

Veiller ce que le bien obtenu rpond le mieux aux besoins ministriels.


Bonnes pratiques :
1. valuer les spcifications pour veiller ce que les besoins en matriel
concordent avec :
1. les besoins en matire de programmes;
2. les besoins oprationnels;
3. les besoins en prestation de services;
4. les objectifs pangouvernementaux, comme la promotion de la
protection de l'environnement.
lments considrer :
1. Veiller ce que le processus de planification oprationnelle et
d'tablissement de budget du ministre soit suivi d'une valuation
rigoureuse des besoins en matriel
2. Effectuer une valuation pour un bien spcifique propos :

Quelles spcifications du bien sont ncessaires?

Quelle sera la dure de vie du bien?

Le besoin est-il temporaire ou permanent?

Quand le bien est-il ncessaire?

Combien de biens sont ncessaires?

3. Effectuer une analyse cots-avantages de l'obtention du bien :

Est-il prfrable de louer, d'acheter, de construire ou


d'emprunter le bien?

4. valuer le caractre dsuet :

Le bien n'est-il plus techniquement suprieur d'autres


produits similaires?

5. valuer les besoins en personnel et en formation :

Le ministre dispose-t-il des ressources pour grer le ou les


biens et offrir un soutien continu?

6. Prendre en considration les infrastructures :

Quels sont les besoins sur le plan de la sant et de la scurit,


et du stockage (entreposage)?

Une infrastructure est-elle en place pour prendre en charge le


ou les biens acquis et dans l'affirmative, quels sont les cots,
notamment ceux qui touchent l'amnagement?

Quels sont les cots additionnels en absence d'infrastructure?

7. Initiatives pangouvernementales :

Existe-t-il des exigences pangouvernementales obligatoires


applicables l'acquisition de certains biens?

Analyser et valuer de quelles faons il est possible de rpondre aux


besoins en matriel, en tenant compte des lments suivants :

1. les cots totaux couvrant le cycle de vie (p. ex., de l'utilisation


prvue, des modifications, des conversions, des rparations et des
remplacements);
2. les avantages des articles disponibles dans le commerce par rapport
aux articles fabriqus sur mesure;
3. les possibilits de mettre en ouvre des stratgies
d'approvisionnement cologique.
lments considrer :
1. tablir des normes qui, gnralement, favoriseront l'acquisition de
produits courants, ce qui pourrait diminuer considrablement
l'ensemble des cots;
2. tablir un centre d'expertise (CE) pour l'acquisition de certains biens
communs comme des ordinateurs, des tlphones cellulaires et des
BlackBerry.

Nota : Ce processus peut favoriser l'obtention d'une ristourne sur les achats et un
meilleur soutien l'interne des systmes.
3.1.2 Planification

La planification ministrielle est une fonction visant affecter et raffecter les ressources
qui sont essentielles l'excution de programmes. Elle constitue un lment cl pour
l'optimisation et la saine grance des ressources.

Objectif :

Veiller ce que l'actif du ministre appuie ses objectifs de programme et


les initiatives pangouvernementales.

Bonnes pratiques :
1. Dterminer le cot total de la proprit pendant le cycle de vie du bien.
lments considrer :
o

Le cot initial de l'article et les cots relatifs aux options


d'acquisition suivantes :

mise en commun des biens ministriels existants ou des biens


d'autres ministres;

tablissement de l'actif mme les ressources du ministre


(dcision de fabriquer ou d'acheter);

location ou location avec option d'achat du bien, si possible.

Les cots permanents de fonctionnement et d'entretien (F et E) :

les cots d'exploitation, par exemple :

les cots de formation sont-ils tous inclus?

les cots de carburant et de lubrifiants sont-ils inclus?

les cots d'entretien prvus, par exemple :

les cots de rparation sont-ils tous inclus?

Le cycle financier, par exemple :

Existe-t-il un financement adquat et a-t-il t prvu dans le


plan d'investissement long terme du ministre?

Cots d'acquisition

Cots d'entreposage

Pour en savoir davantage sur l'tablissement des cots, veuillez consulter le Guide
d'tablissement des cots (2008) du Conseil du Trsor.
2. Tenir compte des stratgies d'approvisionnement cologique ou des
facteurs de dveloppement durable.

lments considrer :
o

Objectifs en matire d'approvisionnement cologique

Les trois R :

Rduire : L'achat est-il ncessaire? Existe-t-il des possibilits


de diminuer la consommation? Est-il possible de combiner les
demandes relatives l'article soumises par de nombreux
utilisateurs? Un service peut-il combler le besoin?

Rutiliser : Un article d'occasion ou usag rpond-il au


besoin? Lorsque vous rutilisez des articles, tenez compte des
cots de remise en tat et d'entretien.

Recycler : L'article peut-il tre recycl la fin de sa dure de


vie? Existe-t-il des programmes de recyclage?

Nota : D'autres facteurs considrer chaque tape du cycle de vie se trouvent dans
la section Principes des achats cologiques de la Trousse de sensibilisation
l'environnement et dans la section 2, Planification et dtermination des exigences, des
Lignes directrices concernant l'intgration des facteurs de performance
environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fdral de
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
3. Demander que des installations soient conues de manire protger les
biens matriels de nature dlicate ou prcieuse contre les menaces, y
compris le vol et les incendies.
4. tablir des procdures d'affectation, de distribution et de planification de
l'utilisation du matriel. Le gestionnaire des biens devrait valuer
rgulirement l'efficacit et l'efficience de ces procdures.
lments considrer :
o

tablir clairement les lments suivants l'tape de la planification :

Les autorits :

A-t-on dtermin qui possde le pouvoir d'acheter le


bien?

A-t-on pass en revue toutes les lois qui interdisent


l'acquisition par certains ministres de certains biens
ou services?

Les dlgations :

Quelles responsabilits sont dlgues au ministre du


ministre par le ministre de Travaux publics et Services
gouvernementaux en matire d'acquisition de biens?

Quels sont les niveaux de dlgation applicables la


signature de documents internes de rquisition et
d'acquisition?

Les gestionnaires de centre financier du ministre


comprennent-ils leurs responsabilits qui sont
nonces dans la charte de dlgation des pouvoirs de
signature en matire de finances?

Comprend-on les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la


gestion des finances publiques?

Rpondre aux exigences lgislatives :

Les exigences des politiques du Conseil du Trsor

Le ministre connait-il les exigences des politiques du


Conseil du Trsor qui s'appliquent ses acquisitions?

Pour plus de renseignements, veuillez consulter la


Politique sur les marchs du Conseil du Trsor.

Les accords internationaux et nationaux

Le ministre connat-il les restrictions internationales


ou nationales qui s'appliquent ses acquisitions?

Les ministres peuvent consulter la liste des obligations


en matire de commerce partir du site Web du
ministre des Affaires trangres et Commerce
international Canada.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter la


Politique sur les marchs du Conseil du Trsor.

5. Tenir compte des leons apprises, des rsultats obtenus et des difficults
rencontres lors des acquisitions prcdentes. Ces lments devraient tre
nots et intgrs dans la planification de la gestion du cycle de vie du
matriel.
6. Acqurir des articles disponibles dans le commerce moins que des
articles fabriqus sur mesure soient essentiels aux besoins oprationnels.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :

Lgislation
o

Loi sur la gestion des finances publiques

Instruments de politique du Conseil du Trsor

Politique de planification des investissements - Actifs et services


acquis (2007, pleinement en vigueur en 2011)

Politique sur les plans d'investissement long terme (1994). Nota :


Cette politique demeure en vigueur jusqu' ce que la Politique de
planification des investissements - Actifs et services acquis soit mise
en ouvre l'chelle pangouvernementale

Politique sur les marchs (2006)

Politique sur l'examen des acquisitions (1994)

Autres instruments de politique du gouvernement


o

Politique d'achats cologiques (2006)

3.1.3 Rsum des exigences

Voici une liste non exhaustive des lments considrer lors d'un examen de la gestion du
matriel en vue de l'acquisition de biens du gouvernement. Les acquisitions ministrielles sont
rgies par la Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis (2007)
du Conseil du Trsor. Toute acquisition :

est influence par les plans stratgiques du ministre et les appuie;

intgre une perspective ministrielle, de portefeuille, horizontale et


pangouvernementale et tient aussi compte des initiatives stratgiques
l'chelle du gouvernement, notamment le dveloppement durable;

est harmonise avec les rsultats, tels qu'ils sont dfinis dans la structure
de gestion, des ressources et des rsultats du ministre, et tient compte
des risques les plus grands concernant l'atteinte des objectifs ministriels;

est base sur une valuation du rendement, y compris des cots, ainsi que
sur les risques lis aux accords et aux projets en matire d'actifs et de
services;

prend en compte les solutions de rechange et les options novatrices pour


satisfaire aux exigences relatives aux actifs et aux services, y compris les
modles de prestation l'interne et l'externe ainsi qu'une gamme
d'instruments;

s'inscrit dans les niveaux de rfrence existants;

tient compte des cots totaux de grance compte tenu du cycle de vie des
actifs et des services.

3.2 Acquisition

L'objectif primordial consiste acqurir des biens et des services d'une manire qui contribue
accrotre l'accs, la concurrence et l'quit, qui soit la plus rentable ou, le cas chant, la
plus conforme aux intrts de l'tat et des Canadiens.

La Politique sur la gestion du matriel (section 6.1.3) exige qu'un


administrateur gnral d'un ministre veille ce que :

des stratgies d'acquisition d'quipement soient mises sur pied, en


fonction des rsultats obtenus l'aide de l'valuation continue et
systmatique du rendement, et en fonction d'une analyse des programmes
et de l'conomie qui tient compte des cots relatifs au cycle de vie
complet et des avantages des solutions de rechange, afin de rpondre aux
besoins du programme en matire de biens matriels.

3.2.1 Acquisition de biens du gouvernement

L'approvisionnement commence par une ide suivie de la dfinition des besoins, l'acquisition,
la livraison, la rception et le paiement. Quant l'acquisition, l'obtention d'une certification en
vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques et la livraison d'un bien ou
la prestation d'un service sont respectivement la premire et la dernire tape de ce processus.
Objectif :

Acqurir des biens et des services d'une manire qui contribue accrotre
l'accs, la concurrence et l'quit, qui soit la plus rentable ou, le cas
chant, la plus conforme aux intrts de l'tat et des Canadiens.

Nota : Lorsque les gestionnaires envisagent l'acquisition de nouveaux biens ou le


remplacement de biens existants, ils devraient tenir compte de toutes les tapes du cycle de
vie du bien en question. L'objectif consiste dterminer le cot total de chaque option qui est
value en vue de rpondre au besoin pralablement dtermin et de rduire le cot de la
gestion du cycle de vie du matriel.
Bonnes pratiques :
1. Tenir compte des exigences en matire de qualit, de rendement, de
fiabilit, de dlais et de livraison lors de l'acquisition de biens.
lments considrer :
o

Choisir du matriel en fonction de l'valuation des besoins et des


spcifications en matire de rendement, par exemple :

Dfinir clairement les critres environnementaux et les


exigences en matire de rendement qui sont noncs dans
les documents d'appels d'offres et les contrats.

Identifier les possibilits de performance


environnementale aux tapes de la planification et de
la dfinition des besoins.

L'obligation de prendre des mesures d'adaptation :

Dfinir les besoins des employs qui ont des handicaps et des
problmes de sant.

Rpondre aux besoins d'adaptation au moyen de l'acquisition


d'quipement ou de meubles spcialiss qui sont rentables.

Nota : Un certificat mdical n'est pas ncessaire pour justifier l'achat d'quipement ou
de meubles spcialiss. Le gestionnaire devrait toutefois tre persuad que l'achat
rglera le problme. En raison de la nature unique de l'quipement ou des meubles
spcialiss, les ministres doivent faciliter le transfert de meubles l'employ aussi
longtemps que l'employ demeure au service du gouvernement fdral.
2. Utiliser le mode d'acquisition le plus rentable (achat par rapport location
ou location avec option d'achat), en tenant compte des cots de la gestion
du cycle de vie du matriel (y compris le recouvrement des
investissements)
lments considrer :
o

Assurer le suivi de la livraison du matriel et inspecter les biens la


livraison afin de veiller ce qu'ils soient conformes aux
spcifications du contrat.

Veiller ce qu'une assurance de la qualit et une mise l'essai du


matriel soient effectues adquatement.

valuer les cots totaux du cycle de vie l'tape du processus de


slection.

Faire des offres commandes portant sur du matriel informatique


(comme des imprimantes) qui comprennent une clause prvoyant
que le fournisseur peut reprendre le bien la fin de sa vie utile.

3. Appuyer le dveloppement conomique des peuples autochtones au


moyen de l'approvisionnement du gouvernement fdral. Pour plus de
renseignements, veuillez consulter le Programme de marchs rservs aux
entreprises autochtones partir du site Web des Affaires indiennes et du
Nord.
4. Veiller ce que le gouvernement procde l'acquisition, l'exploitation et
l'alination rentables de ses biens, tout en protgeant l'environnement et
en appuyant les objectifs de dveloppement durable. Pour plus de
renseignements, veuillez visiter le site Web du Bureau de l'cologisation
des oprations gouvernementales de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC).
5. Appuyer les petites et moyennes entreprises qui dsirent faire affaire avec
le gouvernement du Canada. Pour plus de renseignements au sujet du
Bureau des petites et moyennes entreprises, veuillez visiter le site Web de
TPSGC.
6. Consulter la liste de TPSGC des catgories d'offres commandes
obligatoires.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :

Instruments de politique du Conseil du Trsor


o

Politique sur la gestion du matriel (2006)

Politique sur l'examen des acquisitions (1994)

Politique sur les marchs (2006)

Autres instruments de politique du gouvernement fdral


o

Politique d'achats cologiques (2006)

3.2.2 Rsum des exigences

Voici une liste non exhaustive des lments prendre en compte lors d'un examen de la
gestion du matriel en vue de l'acquisition de biens du gouvernement.

Les fonctionnaires doivent observer le Code de valeurs et d'thique de la


fonction publique de l'Agence de la fonction publique du Canada. Ils
doivent non seulement respecter la loi en tout temps, mais doivent
galement agir comme si le Code criminel tait en vigueur partout o ils
concluent des oprations commerciales pour le compte du gouvernement.
Il est expressment interdit d'accepter des pots-de-vin ou d'exercer
indment de l'influence.

Les ministres doivent s'assurer que des contrles de gestion adquats


sont en place pour protger l'intgrit du processus d'appels d'offres.

Toutes les acquisitions du gouvernement doivent se conformer aux


exigences des politiques du Conseil du Trsor, notamment la Politique sur
les marchs (2006) et la Politique sur l'examen des acquisitions (1994).

Toutes les acquisitions du gouvernement doivent satisfaire aux exigences


des accords commerciaux signs par le gouvernement du Canada.

Toutes les acquisitions du gouvernement doivent tenir compte des


possibilits offertes par le Programme de marchs rservs aux entreprises
autochtones pour favoriser le dveloppement conomique des
Autochtones.

Toutes les acquisitions du gouvernement doivent tenir compte des


possibilits d'achats cologiques.

Toutes les propositions comportant des dpenses qui excdent les niveaux
d'autorisation des pouvoirs dlgus de passation des marchs ou
d'approbation de projets doivent tre approuves par le Conseil du Trsor
avant la prsentation d'une demande de propositions.

Si les stratgies d'approvisionnement proposes au titre de projets


importants exigent l'approbation du Cabinet, les ministres responsables

doivent consulter le Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada lorsqu'ils


laborent la prsentation au Cabinet.

Les ministres doivent permettre aux employs handicaps de bnficier


d'aides techniques, d'quipement et de matriel de soutien s'ils sont
muts un autre poste au sein de la fonction publique fdrale.

3.3 Fonctionnement et entretien

L'objectif primordial tout au long du cycle de vie d'un bien est de garantir que ce dernier
rpond pleinement et de faon efficiente et efficace aux besoins du programme du ministre
qu'il appuie.
L'entretien, lorsqu'il est possible sur le plan conomique, permet de rparer, remettre en tat
et rutiliser un bien au lieu de le remplacer.

La Politique sur la gestion du matriel (section 6.1.3) exige que les administrateurs gnraux
d'un ministre veillent ce que :

des stratgies de fonctionnement et d'entretien soient mises sur pied, en


fonction des rsultats obtenus l'aide de l'valuation continue et
systmatique du rendement et en fonction d'une analyse des programmes
et de l'conomie qui tient compte des cots relatifs au cycle de vie
complet et des avantages des solutions de rechange, afin de rpondre aux
besoins du programme en matire de biens matriels.

3.3.1 Fonctionnement des biens du gouvernement


Objectif :

S'assurer que le bien rpond pleinement et de faon efficiente et efficace


aux besoins du programme.

Gestion du bien

a) Rception, inspection et installation de biens


Objectif :

S'assurer que les biens sont conformes aux spcifications du contrat ou du


document d'acquisition.

Bonnes pratiques :
1. S'assurer que tous les biens sont inspects ds leur rception afin de
vrifier leur conformit aux spcifications des contrats, y compris tous les
critres, normes et certification qui sont pertinents la performance.

Nota : Les biens qui sont visiblement endommags devraient tre retourns aux frais
du fournisseur.

2. Avant qu'un bien soit entrepos ou attribu et livr au client (utilisateur


final), il convient de s'assurer :
1. qu'un code barres est appos sur le bien afin d'en assurer le suivi;
2. que les renseignements pertinents sur le bien, comme le numro de
srie et l'emplacement du bien, sont transmis au personnel
responsable de sa gestion.

b) Enregistrement des biens


Objectifs :

Trouver des moyens permettant d'identifier et de localiser les biens.

Assurer le suivi de la valeur et de l'tat des biens.

Bonne pratique :
1. Effectuer des vrifications matrielles rgulires des biens ministriels.

c) Attribution de biens
Objectifs :

tablir un point unique de contrle et de responsabilisation pour les biens.

tablir des mesures de protection adquates contre la perte de matriel


rsultant d'abus, d'utilisation inadquate, de la ngligence, d'un entretien
insuffisant, de la dtrioration, de dommages, d'incendies, d'accidents et
de vols.

Bonnes pratiques :
1. Veiller ce qu'un employ soit en tout temps responsable de la protection
des biens.
2. Veiller ce que tous les employs comprennent le fonctionnement et la
prservation adquats des biens qui leur sont attribus.

d) Utilisation en milieu de travail de biens matriels


Objectifs :

Veiller ce que les biens soient utiliss aux fins pour lesquelles ils ont t
obtenus.

Veiller ce que l'utilisation de ces biens soit axe sur de bonnes pratiques
de gestion.

Bonne pratique :
1. Assurer l'utilisation scuritaire et saine pour l'environnement des biens
fdraux en :
1. laborant des directives claires sur l'utilisation adquate des biens
l'appui des objectifs de rendement viss;
2. offrant aux employs une bonne formation sur l'utilisation
scuritaire des biens qui leur sont confis;
3. grant les biens dans le respect de l'environnement; par exemple :

mettre hors tension le matriel lorsqu'il n'est pas utilis


(p. ex., teindre les ordinateurs la fin d'une journe de
travail);
activer le mode veille;

maintenir les biens en tat de fonctionnement optimal afin de


maximiser leur efficacit;

adopter des pratiques cologiques relatives au


fonctionnement des biens (p. ex., impression recto-verso).

e) Utilisation du matriel par les employs en dehors des locaux gouvernementaux


Il se peut qu'en certaines occasions, les employs aient besoin d'emporter en dehors des
locaux de l'tat du matriel appartenant l'tat, des fins lies leur travail. Si le matriel est
perdu ou endommag en dehors des locaux de l'tat, l'employ ne devra normalement le
remplacer que si la perte ou le dommage est caus par une omission intentionnelle, par un acte
rprhensible ou par ngligence.
Nota : Le matriel demeure un bien de l'tat et, lorsqu'il n'est plus utilis dans l'exercice de
fonctions, les gestionnaires doivent le recouvrer.
Objectif :

Veiller ce que l'utilisation du matriel d'un ministre en dehors de ses


locaux des fins lies au travail soit surveille et tiennent compte des
objectifs de programme.

Bonnes pratiques :
1. Prparer un formulaire de prt de matriel ou faire signer une entente de
tltravail par le gestionnaire du centre financier et l'employ avant tout
prt de matriel de l'tat.
2. Tenir un registre du matriel utilis par les employs en dehors des locaux
de l'tat et inclure le matriel prt dans l'inventaire. L'utilisation de ce
matriel n'est pas assujettie au Rglement sur le prt de biens publics.

3. Veiller ce que toutes les obligations lgales de l'tat soient respectes


(licences d'utilisation de logiciels).
Entreposage des stocks

a) Contrle des stocks


Le contrle des stocks a pour but de rduire le cot total de l'entreposage des biens.
Nota : Les techniques de comptabilit et de contrle peuvent varier d'un ministre l'autre en
fonction de facteurs tels que les quantits, la valeur des articles, leur attrait et le besoin
d'informations prcises sur les cots.
Objectif :

Veiller ce qu'il existe un quilibre entre les cots totaux, les


rpercussions d'une offre infrieure la demande et le cot total de
l'entreposage des biens.

Bonne pratique :
1. Tenir compte des exigences gnrales de la direction en matire de
visibilit, de responsabilisation et de contrle qui s'appliquent la gestion
et aux finances lors de l'entreposage de matriel.

b) Entreposage
Le contrle des stocks constitue l'une des principales exigences respecter dans un entrept.
Le niveau lev d'un stock entrane des frais et des risques non ncessaires, tandis qu'une
rupture de stock peut occasionner des problmes oprationnels.
Objectifs :

Veiller ce que le niveau de stock soit suffisant pour rpondre aux besoins
immdiats en matriel d'une organisation.

Rduire les cots de transport et les risques de dtrioration, de vol et


d'obsolescence.

Bonnes pratiques :
1. Entreposer des biens jugs adapts la demande.
2. valuer l'impact environnemental associ l'empaquetage et au transport
pour prendre des dcisions sur le volume adquat de l'inventaire.
Prts de biens

a) Prts de biens d'autres ministres

Les ministres de la Couronne (ou les gestionnaires qui possdent un pouvoir dlgu), les
ministres et toutes les socits figurant dans l'annexe 2 de la Loi sur la gestion des finances
publiques ont le pouvoir de conclure un contrat de prt.
Objectif :

Rduire les cots et assurer l'utilisation efficace des ressources


ministrielles en vitant d'acheter d'autre matriel lorsqu'il est possible
d'utiliser des articles existants cette mme fin.

Bonnes pratiques :
1. S'assurer que le gestionnaire gardien a le pouvoir dlgu de conclure
l'entente.
2. S'assurer que le prt est rpertori dans un systme de gestion des stocks.
3. S'assurer que l'emprunteur prend en charge les cots qui dcoulent du
prt.
4. Demander qu'un accord de prt de bien comprend, s'il y a lieu, les
lments suivants (demander des conseils juridiques relativement la
prparation de cet accord) :
1. la description intgrale du matriel faisant l'objet de l'emprunt;
2. la quantit de matriel et sa valeur rpertorie;
3. la fin pour laquelle l'emprunt est effectu et les fins auxquelles le
matriel emprunt pourra tre utilis;
4. la responsabilit relative l'entretien et la garde du matriel
emprunt;
5. les exigences en matire d'assurance;
6. le lieu de prise et de restitution du matriel;
7. la responsabilit et les exigences relatives l'emballage et au
transport du matriel;
8. la mention du fait qu'il s'agit d'une entente unique, des liens entre
l'entente et d'autres ententes ou de la prsance d'autres ententes,
ainsi que des cessions et d'autres restrictions;
9. une dclaration portant que l'autorit prteuse peut, toute heure
convenable, inspecter le bien public et en constater l'tat;
10.la mention de la dure du prt;
11.la description complte de la contrepartie du prt;

12.une mention de toute garantie suffisante que peut exiger l'autorit


prteuse.
5. Demander la dlgation ministrielle adquate pour faciliter
l'tablissement de contrats de prt.

b) Prts de biens des organisations non gouvernementales


Objectif :

Contribuer la ralisation d'un objectif de programme.

Bonnes pratiques :
1. S'assurer que le prt d'un bien matriel n'est autoris que s'il contribue
la ralisation d'un objectif de programme.
2. S'assurer que tout prt de bien matriel fait l'objet d'un contrat crit qui
satisfait aux exigences juridiques nonces dans le Rglement sur le prt
de biens publics.
3. S'assurer que le prt est rpertori dans un systme de gestion des stocks.
4. S'assurer que le gestionnaire gardien a le pouvoir dlgu de conclure
l'entente.
5. Veiller ce que l'utilisation du matriel d'un ministre en dehors de ses
locaux des fins lies au travail soit surveille et tiennent compte des
objectifs de programme.
6. S'assurer que l'emprunteur prend en charge les cots qui dcoulent du
prt.
7. S'assurer qu'un accord de prt de bien comprend, s'il y a lieu, les lments
suivants (demander des conseils juridiques relativement la prparation
de cet accord) :
1. la description intgrale du matriel faisant l'objet de l'emprunt;
2. la quantit de matriel et sa valeur rpertorie;
3. la fin pour laquelle l'emprunt est effectu et les fins auxquelles le
matriel emprunt pourra tre utilis;
4. la responsabilit relative l'entretien et la garde du matriel
emprunt;
5. les exigences en matire d'assurance;
6. le lieu de prise et de restitution du matriel;

7. la responsabilit et les exigences relatives l'emballage et au


transport du matriel;
8. la mention du fait qu'il s'agit d'une entente unique, des liens entre
l'entente et d'autres ententes ou de la prsance d'autres ententes,
ainsi que des cessions et d'autres restrictions;
9. un engagement de la part de l'emprunteur portant qu'il tiendra
Sa Majest indemne et couvert de toute perte, de tout dommage
ou de toute rclamation dcoulant de l'utilisation ou de la
possession du bien public par lui;
10.une dclaration portant que l'autorit prteuse peut, toute heure
convenable, inspecter le bien public et en constater l'tat;
11.la mention de la dure du prt;
12.la description complte de la contrepartie du prt;
13.la mention de toute garantie suffisante que peut exiger l'autorit
prteuse.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :

Loi sur la gestion des finances publiques

Rglement sur le prt de biens publics

c) Prts consentis par des organisations non gouvernementales


Fera l'objet d'une version ultrieure du Guide.
d) Prts d'autres ordres de gouvernement (provincial, territorial, municipal)
Fera l'objet d'une version ultrieure du Guide.
Gestion des marchandises dangereuses

La gestion des marchandises dangereuses peut tre ncessaire si un ministre comprend des
groupes de recherche qui utilisent, par exemple, des produits chimiques ou des substances
radioactives.
Objectif :

Assurer la manutention et l'entreposage sans risque de marchandises


dangereuses.

Bonnes pratiques :
1. Identifier les marchandises dangereuses et tenir un registre de celles-ci.

2. Observer les exigences nonces dans les documents suivants :


1. Loi canadienne sur la protection de l'environnement de 1999;
2. Loi sur les produits dangereux;
3. Loi sur le transport des marchandises dangereuses de 1992;
4. Loi sur les produits antiparasitaires;
5. Loi sur les pches;
6. Code canadien du travail.
3. Observer les rglements et les politiques du Conseil du Trsor relatifs ces
lois.
Gestion des marchandises contrles
Objectif :

S'assurer que les biens matriels qui sont considrs comme des marchandises contrles,
telles que dfinies dans la Partie 2 de la Loi sur la production de dfense, sont protgs
adquatement afin d'viter la consultation et la possession non autorise ou le transfert illgal
de ceux-ci et qu'ils sont administrs en conformit avec la Directive sur les marchandises
contrles du Conseil du Trsor, la liste des marchandises d'exportation contrle et la liste
des marchandises d'importation contrle du ministre des Affaires trangres et Commerce
international Canada et les exigences de la Direction des marchandises contrles du
ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Bonnes pratiques :
1. tablir et mettre en Ouvre un plan de scurit pour chaque lieu d'affaires
au Canada o des marchandises contrles sont conserves. tablir et
mettre en Ouvre un plan de scurit concernant chaque lieu d'affaires au
Canada o des marchandises contrles sont conserves.
2. Inclure dans le plan de scurit du ministre des mesures tablissant ce
qui suit :
1. les procdures utilises pour surveiller l'examen, la possession et le
transfert des marchandises contrles;
2. les procdures de rapports et d'enqute des infractions la scurit
concernant les marchandises contrles;
3. la description des responsabilits de l'organisation de scurit du
ministre et l'identit des personnes responsables de la scurit des
marchandises contrles;

4. le contenu des mises en garde scuritaires et des programmes de


formation l'intention soit des employs soit des travailleurs
contractuels inscrits ou exempts.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :

la Loi sur la production de dfense;

les Directives sur les marchandises contrles du Conseil du Trsor;

la liste des marchandises d'exportation contrle et la liste des


marchandises d'importation contrle du ministre des Affaires trangres
et Commerce international Canada;

les exigences de la Direction des marchandises contrles du ministre


des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Identification de biens patrimoniaux, de surplus, endommags ou


dsuets
Objectifs :

Grer de faon proactive les biens ministriels pour faciliter leur


raffectation au sein du ministre, ou un autre gouvernement, ministre
ou organisation, ou leur alination au moyen d'autres mthodes.

Maximiser le recouvrement de l'investissement de la Couronne.

Bonnes pratiques :
1. Effectuer rgulirement des examens ou des exercices de prise
d'inventaire pour identifier tout matriel patrimonial, dsuet ou nglig qui
pourrait autrement tre mis de ct ou laiss sur la tablette :
1. Lorsque des articles patrimoniaux, dsuets ou ngligs sont
identifis, les ministres devraient dterminer l'tat et la
fonctionnalit des articles.

En ce qui concerne les articles patrimoniaux, veuillez


consulter le Guide de gestion des biens meubles
patrimoniaux.

2. Dans le cas des biens qui ne sont pas utiliss rgulirement, cet
examen tiendrait compte de l'utilisation cyclique de certains types
de biens.
2. Dresser et mettre jour une liste de biens en surplus qui peuvent tre
rutiliss au sein du ministre ou dans d'autres ministres.
3. Recourir l'alination lorsque les biens sont endommags, uss, dsuets
ou excdentaires.

Scurit des biens contre le vol, les dommages et la dtrioration


Objectif :

tablir des mesures de protection adquates contre la perte de biens


rsultant d'abus, d'utilisation inadquate, de la ngligence, d'un entretien
insuffisant, de la dtrioration, de dommages, d'incendies, d'accidents et
de vols.

Bonnes pratiques :
1. Veiller ce que les utilisateurs soient informs du bon mode de
fonctionnement et de protection des biens qui leur sont confis.
2. Identifier et classer par catgorie les biens et les services essentiels en
fonction du degr de prjudice (faible, moyen ou lev) qui pourrait
vraisemblablement rsulter si leur disponibilit ou leur intgrit sont
compromises.
3. Dterminer la valeur (montaire ou patrimoniale) des biens afin qu'il soit
plus facile d'tablir le niveau adquat de protection.
4. Observer, si possible, les exigences de la Norme pour les rseaux
avertisseurs d'incendie.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :


o

la Politique sur la scurit du Conseil du Trsor;

la Norme de scurit et de gestion des marchs du Conseil du


Trsor;

la directive contenue dans la Norme pour les rseaux avertisseurs


d'incendie du Conseil du Trsor.

3.3.2 Entretien de biens du gouvernement


Objectif :

S'assurer que les biens peuvent tre rpars, remis en tat et rutiliss
faible cot avant de les remplacer.

Bonnes pratiques :
1. S'assurer que le ministre a accs aux contrats conclus avec des
fournisseurs en ce qui concerne la rparation de certains biens matriels.
L'entrepreneur choisi par le ministre pour effectuer les rparations doit
tre supervis par le gestionnaire des biens qui veillera ce que les
contrats soient respects et ce que les normes de contrle de la qualit
soient appliques.

2. tablir des pratiques adquates de gestion des biens pour surveiller le


rendement des biens conformment aux attentes en matire de
rendement qui ont t tablies et pour s'assurer que les rparations,
remises en tat ou remplacements sont effectus avant que les biens
deviennent inutilisables, non rentables, voire les deux.
3. tablir des politiques et des procdures d'entretien dtailles en fonction
des types d'quipement et de matriel ncessaire.
4. Surveiller et examiner l'utilisation, l'tat et les taux de consommation du
matriel.
5. laborer une stratgie d'entretien de l'quipement en prenant les mesures
suivantes :
o

Vrifier l'existence de mthodes permettant d'assurer la


planification et l'ordonnancement des inspections, des mises
l'essai et de l'entretien de l'quipement.

Vrifier l'existence de registres d'entretien de l'quipement;

Dterminer si des attentes en matire de rendement (fonctionnel,


financier et environnemental) sont clairement dfinies en fonction
des exigences contractuelles et des engagements du fabricant,
comme convenu;

Vrifier l'existence d'un registre des inspections, mises l'essai et


travaux d'entretien effectus, des cots d'entretien, des dtails au
sujet du rendement de l'quipement et des pertes de temps en
attendant que les rparations soient effectues;

Dterminer si la responsabilit de l'examen des registres d'entretien


a t attribue;

Dterminer si les registres d'entretien sont utiliss de faon efficace;

Dterminer s'il existe un lien entre les registres d'entretien et le


processus d'tablissement de prvisions concernant le matriel;

Dterminer si les registres d'entretien sont analyss aux fins de


l'valuation de la rentabilit, de l'efficience et des amliorations au
rendement fonctionnel et environnemental;

Dterminer si les cots des contrats d'entretien sont abordables


comparativement aux cots rels des rparations.

Plus prcisment, il existe plusieurs catgories d'entretien :


Entretien ou rparations non inscrits au calendrier

La rparation ou l'entretien non inscrits au calendrier consistent en la restauration d'un bien


afin qu'il redevienne utile et fonctionnel pour ventuellement servir la fin ou les fins pour
lesquelles il tait initialement destin.

Objectif :

S'assurer que la perte d'utilisation productive du bien est attnue.

Bonne pratique :
1. Favoriser les rparations priodiques ncessaires de biens la discrtion
du ministre.
Entretien prvu ou inscrit au calendrier

L'entretien prvu ou inscrit au calendrier comprend des amliorations prvues aux biens afin
qu'ils puissent atteindre la dure de vie pralablement prvue.
Nota : Les procdures relatives l'entretien inscrit au calendrier sont gnralement inspires
des exigences de la garantie du fabricant.
Objectif :

Rduire la dure d'indisponibilit, tout en gardant le bien dans un tat qui favorise l'atteinte
des objectifs en matire d'utilisation et de cots.
Bonnes pratiques :
1. Connatre les exigences contractuelles en matire de rendement qui
s'appliquent au bien.
2. Connatre les exigences de la garantie du fabricant qui s'appliquent au
bien et les intgrer aux programmes d'entretien du bien, au besoin.
3. tablir et mettre en Ouvre un processus permettant d'assurer le suivi du
rendement en vue de garantir le respect des exigences.
Entretien prventif

L'entretien prventif a pour objectif principal de prvenir les dfaillances d'quipement avant
qu'elles surviennent. Il permet de prserver et d'amliorer la fiabilit de l'quipement en
remplaant les composantes uses avant leur dfaillance. Le programme idal d'entretien
prventif liminerait tout risque de dfaillance de biens.
Objectif :

Assurer la prservation de la vie utile d'un bien.

Bonnes pratiques :
1. Recourir l'entretien prventif au besoin et si possible.
2. Favoriser la ralisation d'une analyse de rentabilit avant d'effectuer des
rparations stratgiques des biens. Les rsultats de cette analyse
pourraient tre inclus dans les processus dcisionnels sur l'alination des
biens.

Amliorations

Les amliorations sont constitues de toute modification, conversion, amlioration ou addition


qui rehausse ou amliore la fonctionnalit, l'efficacit ou la capacit d'un bien original ou de
l'une de ses composantes.
Objectif :

Amliorer l'utilit d'un bien.

Bonne pratique :
1. Raliser une analyse de rentabilit long terme avant d'apporter des
amliorations des biens et inclure les rsultats de cette analyse aux
processus dcisionnels sur l'alination des biens.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les renseignements :


o

Lgislation

Loi sur la gestion des finances publiques (1985)

Loi sur la production de dfense (1985)

Loi canadienne sur la protection de l'environnement (1999)

Loi sur les produits dangereux (1985)

Loi sur le transport des marchandises dangereuses (1992)

Loi sur les produits antiparasitaires (2002)

Loi sur les pches (1985)

Loi sur l'emploi dans la fonction publique (2005)

Rglement sur le prt de biens publics (1992)

Code canadien du travail (1985)

Instruments de politique du Conseil du Trsor

Politique sur la scurit (2002)

Politique sur la surveillance active (2001)

Directive sur les marchandises contrles (2006)

Norme de scurit et de gestion des marchs (1996)

Norme pour les rseaux avertisseurs d'incendie (1992)

Manuel de comptabilit selon la Stratgie d'information


financire (2001)

Autres instruments de politique du gouvernement

Politique d'achats cologiques (2006)

3.3.3 Rsum des exigences

Voici une liste non exhaustive des lments prendre en compte dans un examen du
fonctionnement et de l'entretien des biens du gouvernement.

Les ministres doivent identifier et classer par catgorie les biens et les
services essentiels en fonction du degr de prjudice (faible, moyen ou
lev) qui pourrait vraisemblablement rsulter si leur disponibilit ou leur
intgrit sont compromises. Les ministres doivent tenir compte de la
valeur (montaire ou patrimoniale) des biens afin de dterminer le degr
de prjudice qui pourrait en rsulter.

Les ministres doivent rparer ou remplacer les biens et les systmes


d'exploitation endommags afin de rtablir ds que possible le
fonctionnement normal des oprations.

Les ministres doivent signaler aux organismes d'application de la loi


pertinents les pertes suprieures 1 000 $ attribuables des activits
souponnes illgales.

Les ministres doivent dfinir les prils et les genres de risques auxquels
sont exposs leurs biens.

Les ministres doivent consulter les employs handicaps, y compris les


employs ayant des troubles d'apprentissage, en ce qui a trait toute
conception, modification ou amlioration des structures matrielles et
tout systme ou matriel nouveau ou existant, afin de rendre le milieu de
travail accessible aux employs handicaps.

Les ministres doivent offrir de la formation aux employs handicaps sur


l'utilisation de tout matriel ou systme nouveau ou amlior.

Les ministres doivent permettre aux employs handicaps de garder les


aides techniques, le matriel et les accessoires de travail s'ils sont muts
un autre poste au sein de la fonction publique fdrale.

Les ministres doivent s'assurer que leurs marchandises contrles ne


sont pas sciemment transfres une personne ou examines par une
personne qui n'est pas exclue, inscrite ou exempte d'inscription. En ce qui
a trait une marchandise contrle, le terme transfert signifie l'alination
du bien ou la divulgation quelconque de son contenu.

3.4 Alination de biens gouvernementaux

La Politique sur la gestion du matriel (section 6.1.12) prvoit que l'objectif d'alination
primordial est de s'assurer que l' alination du matriel en surplus est effectue le plus

efficacement possible et le plus rapidement possible ds que ces biens deviennent


excdentaires par rapport aux besoins lis l'excution des programmes, et ce d'une faon
permettant la Couronne d'obtenir le montant net le plus lev. L'alination doit se faire en
conformit avec la Directive sur l'alination du matriel en surplus du Conseil du Trsor.
La Politique sur la gestion du matriel (section 6.1.3) exige des administrateurs gnraux
qu'ils veillent ce que :

des stratgies d'alination soient mises sur pied, en fonction des rsultats
obtenus l'aide de l'valuation continue et systmatique du rendement et
en fonction d'une analyse des programmes et de l'conomie qui tient
compte des cots relatifs au cycle de vie complet et des avantages des
solutions de rechange, afin de rpondre aux besoins du programme en
matire de biens matriels.

3.4.1 Alination de biens gouvernementaux

L'alination est le processus :

par lequel un bien a t dclar en surplus - la plupart des biens sont


alins par Distribution des biens de la Couronne (DBC) de Travaux publics
et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou par l'un des fournisseurs
de services autoris de DBC;

les biens sont formellement supprims de la base de donnes sur la


gestion des biens du ministre la suite de l'approbation de transferts de
biens d'autres ministres ou de l'obsolescence des biens. Les biens
deviennent dsuets si l'une ou plusieurs des conditions suivantes sont
prsentes : les pices de rechange ou les services ne sont plus disponibles,
les biens ne peuvent pas tre rpars, il n'est plus rentable ou conomique
d'assurer l'entretien et le soutien des biens, et les biens ne sont plus
ncessaires en raison de changements aux exigences oprationnelles.

Objectif :

S'assurer que l'alination du matriel en surplus est effectue le plus


efficacement possible et le plus rapidement possible ds que ces biens
deviennent excdentaires par rapport aux besoins lis l'excution des
programmes, et ce d'une faon permettant la Couronne d'obtenir le
montant net le plus lev. L'alination doit se faire en conformit avec la
Directive sur l'alination du matriel en surplus du Conseil du Trsor.

Bonnes pratiques :
1. Consulter les exigences nonces dans la Directive sur l'alination du
matriel en surplusdu Conseil du Trsor dans le cadre de l'alination des
biens du gouvernement. Cette Directive expose les exigences spcifiques
que les ministres doivent observer l'tape de l'alination de leurs biens
matriels pendant leur cycle de vie.
2. laborer des stratgies et des mthodes d'alination qui valuent et
calculent les cots d'alination, le produit et d'autres donnes historiques

pertinentes qui peuvent tre mises la disposition des programmes et des


activits au ministre. S'il y a lieu, les ministres devraient solliciter la
participation de la Direction de la distribution des biens de la Couronne
(DDBC)ou l'un de ses fournisseurs de services du secteur priv au dbut du
processus de planification. Les ministres devraient envisager de se
prvaloir d'un programme de recyclage si ce programme rpond aux
exigences de la Directive sur l'alination du matriel en surplus.
lments considrer :
o

Examiner les concepts du cycle de vie et de l'analyse de rentabilit.


Les ministres devraient dterminer au cas par cas si une option
d'alination qui limite les cots est l'option qui convient compte tenu
de la valeur rsiduelle des marchandises.

Choisir la vente avant toute autre option d'alination. Cette option


inclut la vente par l'entremise de la DDBC ou d'un fournisseur de la
DDBC provenant du secteur priv.

3. Recourir l'alination en vue de rduire les cots (comme un don) pour les
biens prcieux, dans des circonstances exceptionnelles.
4. Recommander que le dirigeant principal des finances (DPF) ou le titulaire
d'un poste quivalent approuve l'utilisation d'une option d'alination en
vue de rduire les cots.
5. Planifier et tayer la dcision d'aliner les biens du gouvernement au
moyen d'une analyse claire (qui inclut des options de raffectation) des
indicateurs de rendement, qui devrait prsenter ou prvoir les exigences
ventuelles en matire de rendement.
6. Veiller ce que les biens matriels soient grs et alins d'une manire
qui est saine pour l'environnement et qui correspond aux principes de
dveloppement durable.
lments considrer :
o

Tenir compte des rpercussions sur l'environnement pour valuer les


options d'alination.

Programme des ordinateurs pour les coles


Objectif :

S'assurer que le matriel informatique et les logiciels qui ne sont plus


utiliss dans les ministres fdraux sont rutiliss dans les coles
canadiennes.

Aider les coles canadiennes profiter pleinement de l're de l'information


en dotant leurs salles de classe d'ordinateurs, de matriel et de logiciels en
surplus qui feront l'objet d'une alination.

Bonnes pratiques :
1. Effectuer la premire suppression de donnes des disques durs et des
banques de donnes. Les ministres sont chargs de veiller ce que les
proccupations en matire de scurit soient prises en compte. Les
ministres peuvent assurer le nettoyage des disques durs au moyen d'un
logiciel approuv par la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Il est
possible de trouver des renseignements sur la procdure de scurit
applicable la technologie de l'information de la GRC dans les Lignes
directrices sur l'limination et la destruction des renseignements protgs
sur disques durs (PDF)(Guides, rapports et bulletins en scurit des TI) et
de l'information sur le Centre de scurit des tlcommunications dans le
document intitul crasement et dclassification des supports
d'information lectroniques (PDF).
2. Ne pas retirer de l'quipement ses composantes d'exploitation cruciales s'il
doit tre offert au Programme des ordinateurs pour les coles (OPE).
3. S'assurer que l'quipement informatique en surplus qui ne peut tre
relocalis au ministre, y compris l'quipement dot d'une technologie
d'adaptation (TA) sont offerts au Programme OPE. L'quipement
informatique en surplus comprend les ordinateurs personnels (Windows et
Macintosh) et leurs crans, les claviers, les souris, les imprimantes, les
modems, les serveurs, les concentrateurs, les cartes rseau, les systmes
d'exploitation de disque et d'autres quipements.
Exceptions au Programme OPE

Les ministres doivent aliner tous les ordinateurs personnels et l'quipement connexe rejets
par le Programme OPE en ayant recours d'autres options d'alination autorises.
Transferts

Les ministres doivent, dans la mesure du possible, mettre les biens matriels en surplus la
disposition des autres ministres et organismes du gouvernement fdral avant d'en faire
l'alination hors du secteur fdral, et ce, gratuitement, la valeur comptable ou la valeur
marchande (section 4.3 de la Directive sur l'alination du matriel en surplus).
Objectif :

Assurer une rentabilit maximale l'chelle pangouvernementale.

Bonnes pratiques :
1. Dterminer s'il convient de transfrer un bien. Il convient de transfrer un
bien si l'une des deux ou si les deux conditions suivantes s'appliquent :
1. L'utilisation du bien appuie les programmes gouvernementaux et
l'change est rentable pour l'ensemble du gouvernement.
2. Le bien est constitu d'un meuble ou d'quipement adapt et
(conformment la Politique sur l'obligation de prendre des
mesures d'adaptation pour les personnes handicapes dans la

fonction publique fdrale) l'employ qui a besoin de ce meuble ou


de cet quipement adapt s'il est mut un autre ministre fdral.
2. Dterminer qui est responsable du bien. Les ministres sont responsables
de leurs biens en surplus, y compris de leurs cots d'exploitation, jusqu'
ce que le transfert du titre de proprit un autre propritaire soit ralis.
3. Dterminer quelle compensation s'attendre :
1. Le bien peut tre rendu disponible :
1. gratuitement;
2. sa valeur comptable;
3. sa juste valeur marchande.
2. Les ministres devraient valuer avec exactitude la valeur
marchande du bien avant de procder au transfert.
3. Le transfert devrait prendre la forme qui suit :
1. une acquisition pour le ministre cessionnaire;
2. une alination pour le ministre cdant;
3. une utilisation en cours - les plans portant sur le bien qui ont
t prsents et le rendement du bien qui a t rapport
alors qu'il relevait d'un gardien demeureront essentiellement
les mmes lorsque le gardien fdral cessionnaire prendra la
relve.

Nota : Les ententes de transfert d'un bien un autre ministre sont conclues directement entre
les ministres concerns et ne ncessitent gnralement pas de prsentation au Conseil du
Trsor ou la participation de la DDBC.
Don de biens de surplus
Objectif :

Maximiser l'utilisation des ressources pour l'tat.

Bonnes pratiques :
1. Prendre la dcision de donner du matriel de surplus au cas par cas.

Nota : Le matriel peut faire l'objet d'un don lorsque le cot de vente d'un article
dpasse le produit probable ou lorsque la Couronne peut dgager un avantage non
financier important. Une autorisation ministrielle est ncessaire lorsque le don porte
sur un article pour lequel le produit de la vente dpasserait le cot d'alination -

l'accord crit du ministre (et non d'un reprsentant dlgu) est ncessaire pour faire
un tel don.
2. Faire des dons l'un ou l'autre des organismes suivants :
1. une socit d'tat, un organisme fdral, un gouvernement
provincial, des Premires nations ou une administration municipale
au Canada;
2. un organisme de bienfaisance ou un organisme sans but lucratif
reconnu qui se trouve au Canada;
3. d'autres gouvernements nationaux, des organismes rgis par un
trait dont le Canada est membre ou aux Nations Unies, dans le cas
d'emplacements situs l'extrieur du Canada.

Nota : Les dons faits des particuliers ou des organisations du secteur priv
ncessitent l'approbation du Conseil du Trsor et de la gouverneure en conseil (une
prsentation au Conseil du Trsor ou un dcret sont ncessaires pour expliquer les
motifs de ce don).
3. Biens de surplus de faible valeur :
1. Communiquer avec les autorits fonctionnelles et techniques et la
DDBC pour dterminer la valeur rsiduelle des biens meubles en
surplus.
2. Donner des biens de surplus de faible valeur l o ils seront les plus
utiles et les plus profitables (dans la mesure du possible).
3. Donner des biens de surplus de faible valeur lorsqu'ils ont t
recueillis en quantit suffisante.
4. S'assurer que les dons sont quitables et peuvent subir un examen
public minutieux.

Nota : Les organisations bnficiaires devraient tre responsables de tous les cots associs
au don, comme les cots de prise, de livraison, d'expdition et de manutention. Les dons
doivent tre faits tels quels et l o ils sont, et le bnficiaire doit signer une entente selon
laquelle la Couronne est jamais exonre de tout accident, prjudice ou vnement fcheux
une fois l'article reu. Les ministres devraient demander des conseils juridiques pour laborer
cette entente.
lment considrer :

Lorsque les ministres font don de biens meubles de surplus de faible


valeur qui sont l'extrieur du secteur fdral, ils doivent s'assurer que les
bnficiaires sont choisis d'une faon juge juste, quitable et
transparente.

Recyclage ou destruction
Objectif :

Maximiser l'utilisation des ressources pour l'tat

Bonne pratique :
1. S'assurer que les biens sont recycls ou dtruits d'une manire qui est
respectueuse de l'environnement.
Vente
Objectif :

Maximiser l'utilisation des ressources pour l'tat.

Bonnes pratiques :
1. S'assurer que les biens de cette catgorie sont alins au moyen de
processus tablis par la DDBC qui fournit aux ministres fdraux des
services d'alination et constitue l'agent d'alination adquat pour
organiser la vente.
2. S'assurer que la DDBC cde le produit net de la vente au ministre par
rglement interministriel et que les fournisseurs de service du secteur
priv de la DDBC remettent le produit net de la vente conformment aux
modalits de leur contrat ou de leur offre commandes.
changes
Objectif :

Maximiser l'utilisation des ressources pour l'tat

Bonnes pratiques :
1. Veiller, s'il y a lieu, ce qu'un contrat d'acquisition ou une convention
d'offres commandes (COC) stipule clairement les modalits de tout
change.
2. Tenir des registres appropris de toute activit d'change des fins de
comptabilit et de vrification et s'assurer que la valeur de l'change est
comptabilise titre de produit de l'alination.

Nota : Les changes de matriel informatique et de vhicules ne sont pas autoriss.


Radiation

Une radiation est le processus par lequel un bien est retir de l'inventaire du ministre. Voir la
section 4 pour plus de dtails.

Rduction de valeur

Une rduction de valeur est le processus qui consiste rduire la valeur comptable d'un bien
parce qu'il est survalu par rapport sa juste valeur marchande. Consulter la section 4 pour
obtenir plus de renseignements.
Alination d'un dchet lectronique

Fera l'objet d'une version ultrieure du Guide.


Alination de marchandises contrles
Objectif :

S'assurer que les biens matriels qui sont considrs comme des
marchandises contrles, telles que dfinies dans la Partie 2 de la Loi sur
la production de dfense, sont protgs adquatement afin d'viter la
consultation et la possession non autorise ou le transfert illgal de ceux-ci
et qu'ils sont administrs en conformit avec la Directive sur les
marchandises contrles du Conseil du Trsor.

Bonnes pratiques :
1. Consulter la Directive sur les marchandises contrlesdu Conseil du Trsor
et la liste des marchandises d'exportation contrle et la liste des
marchandises d'importation contrledu ministre des Affaires trangres
et Commerce international Canada d'Affaires trangres et Commerce
international Canada.
2. Consulter la Direction des marchandises contrlesde TPSGC.
limination des dchets dangereux

Au Canada, le contrle des dchets dangereux et des matires dangereuses recyclables est une
responsabilit partage. Le gouvernement fdral rglemente les mouvements internationaux
et interprovinciaux/territoriaux de ces dchets, tandis que les gouvernements provinciaux et
territoriaux rglementent les mouvements sur leur propre territoire. Les provinces et territoires
sont aussi chargs d'tablir des mcanismes de contrle rgissant la dlivrance des permis aux
producteurs, aux transporteurs et aux installations de traitement des dchets dangereux qui
relvent de leur comptence.
Objectif :

Assurer l'limination scuritaire des produits de dchets dangereux.

Bonnes pratiques :
1. Consulter la Division de la rduction et de la gestion des
dchetsd'Environnement Canada pour obtenir de l'information sur les
produits de dchets dangereux.

2. Savoir que, sauf si le service de la municipalit ou de la ville charg de la


gestion des dchets a tabli d'autres lignes directrices, politiques, et ainsi
de suite, les services pourraient devoir vrifier les exigences relatives
l'limination des produits chimiques conformment aux lois institues par
le gouvernement provincial concern. La liste des sites Web des ministres
de l'Environnement provinciaux et territoriaux est affiche sous la section
Organismes environnementaux du site Web d'Environnement Canada.
3. Savoir que la Direction gnrale du transport des marchandises
dangereusesest le centre de liaison du programme national de promotion
de la scurit publique pendant le transport des marchandises
dangereuses. La Direction gnrale constitue la source principale
d'laboration de la rglementation, d'information et de conseils sur le
transport de marchandises dangereuses pour le public, l'industrie et les
employs du gouvernement.
lments considrer :

Tout ministre qui limine des dchets dangereux devrait se familiariser


avec les documents suivants :
o

la Loi sur le transport des marchandises dangereuses de 1992;

la Directive sur la sant et la scurit au travail;

la partie II du Code canadien du travail et les rglements pris en


application de celui-ci;

la Directive sur l'alination du matriel en surplus du Conseil du


Trsor;

la Politique sur la gestion du matriel du Conseil du Trsor

la Directive sur les marchandises contrles du Conseil du Trsor;

la Loi sur les biens de surplus de la Couronne.

Les ministres devraient envisager une hirarchie d'options lorsqu'ils


choisissent une mthode d'limination de matriel qui constitue un dchet
dans un site en particulier :
o

Rutiliser ou retourner : Si la substance ne peut pas tre rutilise


l'installation o se trouve le dchet, elle pourrait tre utile dans une
installation fdrale voisine. Le fabricant peut galement accepter
qu'on lui retourne un produit non utilis.

Recycler : Le dchet peut-il tre retourn chez le fabricant pour y


tre recycl?

Rejeter : Le dchet peut tre limin de faon approprie dans des


dcharges dtenant un permis provincial ou par des transporteurs
certifis, dans des installations munies des permis requis.

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :

Lgislation
o

Loi sur la gestion des finances publiques (1985)

Loi sur la production de dfense (1985)

Loi canadienne sur la protection de l'environnement, 1999 (1999)

Loi sur les produits dangereux (1985)

Loi sur le transport des marchandises dangereuses, 1992 (1992)

Loi sur les produits antiparasitaires (2002)

Loi sur les pches (1985)

Loi sur l'emploi dans la fonction publique (2005)

Rglement sur le prt de biens publics (1992)

Code canadien du travail (1985)

Instruments de politique du Conseil du Trsor


o

Politique sur la scurit (2002)

Politique sur la surveillance active (2001)

Directive sur les marchandises contrles (2006)

Norme de scurit et de gestion des marchs (1996)

Manuel de comptabilit selon la Stratgie d'information financire


(2001)

Autres instruments de politique du gouvernement


o

Politique d'achats cologiques (2006)

3.4.2 Rsum des exigences

Voici une liste partielle des lments prendre en compte dans un examen de l'limination
des fins de gestion du matriel.

Les ministres doivent offrir au Programme des ordinateurs pour les coles
d'Industrie Canada le droit de premier refus de tous les biens en surplus,
notamment les ordinateurs personnels, les portables, les serveurs, les
crans, les claviers, les souris, les imprimantes, les modems, les
concentrateurs, les cartes rseau, les disques durs, etc.

Lorsque des ministres vendent des biens matriels en surplus au Canada,


ils doivent :
o

utiliser des offres commandes pour des services de revente ou


d'autres ententes contractuelles lorsqu'elles ont t mises en place
par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC);

s'assurer, dans le cas de ventes directes ralises la suite de


l'obtention d'autorisations ministrielles (accordes en vertu de la
loi du ministre ou par le Conseil du Trsor), que les Canadiens
bnficient des opportunits d'acheter des biens en surplus;

utiliser par ailleurs (sauf si un site d'limination est trop loign pour
TPSGC pour grer efficacement la vente) les services d'alination de
la Direction de la distribution des biens de la Couronne ou l'un des
centres de distribution des biens de la Couronne exploit par TPSGC
au Canada.

Lorsque les ministres dpensent le produit de l'alination, ils doivent :


o

s'assurer que, dans la mesure du possible, le produit est dpens au


cours de l'exercice pendant lequel il a t enregistr. Si le produit
est enregistr trop tard au cours de l'exercice pour tre dpens
pendant ce mme exercice, il peut tre report l'exercice suivant,
aprs quoi tout pouvoir de dpenser inutilis deviendra prim;

s'assurer que le produit est appliqu seulement aux frais


d'alination, d'exploitation et d'immobilisation, et ne sert pas
effectuer des paiements de transfert.

Les ministres doivent tenir jour des documents vrifiables concernant


les dcisions sur le calcul des cots dont on se sert pour justifier le mode
d'alination choisi.

Les ministres doivent disposer d'un instrument de dlgation qui nonce


clairement leurs pouvoirs et leurs responsabilits concernant l'alination
des biens meubles en surplus.

Les ministres doivent, lorsqu'ils liminent des dchets lectroniques,


rgler les problmes de scurit de l'information.

Les ministres qui disposent de leurs articles militaires excdentaires et


d'autres marchandises contrles doivent, s'ils ne peuvent tre transfrs
une personne exclue, inscrite ou exempte d'inscription, s'assurer qu'ils
sont dmilitariss et que leur situation titre de marchandise contrle est
vrifie, en cas de doute, auprs de la Division du contrle des
exportations du ministre des Affaires trangres et Commerce
international Canada avant d'en disposer.

8. Glossaire

titre gratuit
donn sans rcompense; sans avantage en retour, ni rmunration, ni contrepartie; qui
ne cote rien.
achats cologiques
ce sont les dcisions d'achat qui tiennent compte des facteurs environnementaux en
vue de promouvoir la protection de l'environnement et de soutenir le dveloppement
durable. La Politique d'achats cologiques dfinit les biens et services privilgier du
point de vue environnemental comme ceux qui ont une incidence moindre ou rduite
sur l'environnement pendant le cycle de vie du bien ou du service, lorsqu'on les
compare aux biens et services concurrentiels servant aux mmes fins.
acquisition
transaction qui ajoute l'inventaire d'un ministre du matriel; cela comprend les
achats, les dons, les commandites et les locations.
alination
le fait de soustraire la garde d'un ministre ou d'un organisme sous forme de transfert
de proprit ou de recyclage titre de rebut.
alination en vue de rduire les cots
mthode d'alination applicable aux biens en surplus de faible valeur qui est utilise
lorsque les cots prvus de vente des biens excdent le produit de la vente.
amlioration
toute modification, conversion, amlioration, addition ou autre altration qui rehausse
ou par ailleurs accrot la fonctionnalit, l'efficacit ou la capacit d'un bien original ou
de l'une de ses composantes. Les dpenses d'amlioration englobent les dpenses se
rapportant la modification ou la modernisation d'un actif pour en prolonger
sensiblement la dure de vie utile ou en accrotre la fonctionnalit.
ameublement
biens meubles, autres que le mobilier ou l'quipement de bureau, qui occupent
l'intrieur d'un bureau et qui ont une fonction dcorative ou fonctionnelle. Des
exemples d'ameublement peuvent comprendre mais sans s'y limiter des lampes de
bureau, des Ouvres d'art et des plantes.
amortissement
terme comptable qui dcrit la radiation d'une dpense en biens au fil du temps sur la
base de la vie utile du bien.
bien en construction/TEC (travaux en cours)
bien qui n'est pas considr comme un produit fini, mais qui doit quand mme tre
comptabilis, parce que des fonds ont t investis dans sa production; p. ex. des
immeubles, des travaux de mise au point de logiciels l'interne, les tapes d'un projet
et les cots consigner.
bien en surplus de faible valeur
bien meuble en surplus qui a une valeur marchande estimative moindre que les cots
qui seraient engags la suite de sa vente (ces cots incluent les droits de manutention
directe, les frais de transport, d'entreposage, de mise en march, les honoraires et
commissions de vente, et les cots en personnel).
bien en surplus de valeur
un bien en surplus est considr comme un bien de valeur lorsque sa valeur marchande
excde les cots de vente prvus.
biens de surplus de la Couronne
biens ( l'exception des biens rels et immeubles tels que l'entend la Loi sur les
immeubles fdraux et les biens rels fdraux ou toute permission qui y est relative)
qui appartiennent Sa Majest et dont un ministre ou un organisme fdral a la garde

ou la gestion, mais qui ne lui sont pas ncessaires (au moment prsent comme dans le
futur).
carte d'achat
carte de crdit approuve par le gouvernement et le ministre mise par un fournisseur
de carte de crdit dsign pour l'achat et le paiement de biens et services faible
risque. Les cartes d'achat peuvent tre utilises comme instruments
d'approvisionnement, comme outils de paiement rsultant de l'mission d'un
instrument d'approvisionnement (p. ex. un contrat de services), voire les deux.
convention d'offre commandes
mthode d'approvisionnement utilise par Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada et d'autres ministres pour donner un accs direct la
fourniture de biens, de services et de contrats de construction des prix prdtermins
et selon des conditions prtablies, pour une priode prcise, de la faon et au moment
prescrits.
cots d'acquisition
en plus du prix d'achat, cots qui incluent les cots directement attribuables l'achat,
comme les cots de construction, les frais juridiques, les frais de livraison et
d'installation, ainsi que les frais de transport. D'autres cots, comme ceux qui couvrent
la planification et la faisabilit, sont ports aux dpenses. La taxe sur les produits et
services (TPS) et la taxe de vente harmonise (TVH) ne sont pas capitalises. Les
ministres doivent dterminer de faon constante les cots des biens et les cots des
dpenses.
dchets lectroniques
l'expression dchets lectroniques inclut tous les ordinateurs secondaires, les
appareils de divertissement, les produits lectroniques, les tlphones mobiles et
d'autres articles qui ont t vendus, donns ou jets. Cette dfinition englobe les
produits lectroniques usags appels tre rutiliss, revendus, prservs, recycls ou
alins.
dprciation
voir amortissement (amortization).
dveloppement durable
dveloppement qui rpond aux besoins actuels sans nuire la capacit des gnrations
futures de rpondre leurs besoins.
Direction de distribution des biens de la Couronne
Direction gnrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
qui a pour mandat de grer le programme d'alination des biens mobiliers en surplus
pour le gouvernement et de fournir des services de qualit aux clients tout en
maximisant l'utilisation des ressources pour l'tat. Le fondement lgislatif de ses
activits repose sur la Loi sur les biens de surplus de la Couronne et sur la Directive
sur l'alination du matriel en surplus du Conseil du Trsor. La loi et la politique
exigent que TPSGC gre l'alination des biens en surplus pour le compte des
ministres et organismes fdraux, quelques exceptions prs.
document
tout lment d'information, quels que soient leur forme et leur support, notamment
correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique,
photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magntoscopique ou
informatis, ou toute reproduction de ces lments d'information.
don
fourniture, obtenue par contribution, cadeau ou legs, de fonds, de biens, d'installations
ou de services de la part de personnes, de groupes ou d'organisations qui ne font pas

partie du gouvernement du Canada, lequel don est offert titre gracieux et sans
attendre de contrepartie en retour (autre qu'un reu aux fins de l'impt ou une
reconnaissance publique si tel est le souhait des deux parties). Un tel don ne suppose
pas ncessairement un appui une activit ou un vnement particulier du
gouvernement du Canada.
don de biens en surplus de faible valeur
option d'alination en vue de rduire les cots.
change
lorsqu'un bien est donn en paiement intgral ou partiel d'un nouvel achat.
entretien prventif
calendrier des mesures d'entretien prvues qui visent prvenir les bris et les
dfaillances. Il est conu pour prserver et amliorer la fiabilit de l'quipement en
remplaant les composantes uses avant qu'elles connaissent une dfaillance. Les
activits d'entretien prventif comprennent les vrifications de l'quipement, les
remises en tat partielles ou compltes certaines priodes, les changements d'huile,
les lubrifications, et ainsi de suite.
quipement de bureau
quipement situ dans un bureau dont se sert un ministre pour excuter son mandat.
Cet quipement peut comprendre les tlphones, les photocopieurs, les ordinateurs, les
imprimantes et les tlcopieurs, entre autres.
gestion du cycle de vie du matriel
gestion efficace et efficiente des biens, de la dtermination des exigences l'alination
et la substitution des biens acquis afin de rpondre aux exigences. Les tapes de la
gestion du cycle de vie du matriel comprennent : la dtermination des exigences;
l'analyse des possibilits; la planification des acquisitions; l'acquisition; l'exploitation,
l'utilisation et l'entretien; ainsi que l'alination et la substitution d'un bien matriel.
gestion du matriel
toutes les activits ncessaires pour acqurir, possder, utiliser et aliner le matriel,
comprenant galement l'ide d'atteindre une plus grande efficience au cours du cycle
de vie des biens matriels.
immobilisations
biens corporels qui :
1. sont achets, construits, mis au point ou par ailleurs acquis;
2. sont conservs pour tre utiliss aux fins de la production ou de la fourniture
de marchandises, de la prestation de services ou de la production d'extrants de
programmes;
3. sont censs avoir une vie utile de plus d'un exercice et sont destins une
utilisation continue;
4. ne sont pas destins tre revendus dans le cours normal des activits.
Pour le gouvernement, les immobilisations possdent les caractristiques suivantes :
1. le gouvernement a clairement le contrle et l'usage du bien;
2. le bien sert atteindre les objectifs du gouvernement;

3. les risques et les avantages de leur proprit sont ceux du gouvernement


(comme dans le cas des contrats de location-acquisition).
Pour les besoins de la comptabilit du gouvernement, les immobilisations
comprennent gnralement tous les biens dont le cot initial est d'au moins 10 000 $ et
qui sont traits comme des immobilisations aux termes des recommandations du
Conseil sur la comptabilit dans le secteur public et des principes comptables
gnralement reconnus au Canada. Les ministres peuvent tablir un seuil comptable
de valeur moindre.
Nota : Les biens qui cotent au moins 10 000 $ sont capitaliss, c'est--dire qu'ils sont
amortis sur la dure de vie utile du bien. Les biens qui correspondent aux
caractristiques d'une immobilisation et qui cotent moins de 10 000 $ sont considrs
comme des immobilisations, mais ne sont gnralement pas amortis.
inventaire
articles conservs dans des installations d'entreposage. Cela comprend galement les
articles en rparation ou en processus d'approvisionnement.
juste valeur marchande
prix dont conviendraient deux parties comptentes n'ayant aucun lien de dpendance,
agissant en toute libert et en pleine connaissance de cause dans un march o la
concurrence peut librement s'exercer.
marchandises contrles
biens spcifis dans la section Liste des marchandises contrles de la Loi sur la
production de dfense.
matriel
tout bien meuble acquis par Sa Majest du chef du Canada, l'exception de l'argent et
des dossiers.
matires dangereuses
identifiables au moyen de caractristiques comme la corrosivit, l'inflammabilit, la
ractivit ou la toxicit.
mise jour annuelle des niveaux de rfrence
processus annuel au cours duquel les ministres et le Secrtariat du Conseil du Trsor
du Canada examinent et acceptent les prvisions triennales.
Par niveau de rfrence, on entend le montant annuel des fonds mis la disposition
d'une organisation (gnralement un ministre ou un organisme), approuvs par le
Conseil du Trsor, et/ou les montants des prvisions lgislatives tablies en vertu de
lois du Canada. Il s'agit du total des niveaux de financement accords une
organisation pour financer, s'il y a lieu, les activits de programme, les dpenses de
fonctionnement, les dpenses en capital, les dpenses non budgtaires, les subventions
et contributions et les revenus valoir sur le crdit.
mobilier
biens meubles qui servent soutenir le corps, qui servent d'espace d'entreposage ou
qui soutiennent des objets au-dessus du sol. Des exemples de mobilier peuvent
comprendre mais sans s'y limiter les bureaux, les chaises, les tagres fixes et les
classeurs.
prise d'inventaire

procdure utilise pour compter et faire concorder les stocks rels avec les registres
manuels ou automatiss des comptes de stock. Vise corriger les carts et mettre
jour les registres informatiques et manuels concernant le solde, l'identification, l'tat et
l'emplacement des articles en stock.
Programme des ordinateurs pour les coles (OPE)
initiative nationale, dirige par le gouvernement fdral en collaboration avec les
provinces et les territoires, et les secteurs priv et bnvole. Le Programme OPE
permet de recueillir, de rparer et de remettre neuf des ordinateurs excdentaires
provenant des administrations publiques et du secteur priv et de les distribuer aux
coles, aux bibliothques et des organismes d'apprentissage sans but lucratif d'un
bout l'autre du Canada.
radiation
processus de documentation formel d'inscription de l'alination des biens. Ce
processus s'applique tous les biens achets ou acquis par la Couronne, qu'il s'agisse
de biens faisant l'objet d'un suivi ou non. Des documents adquats sur l'limination ou
la perte de biens sont ncessaires pour ajuster le dossier de l'inventaire et tayer
l'information fournie aux Comptes publics.
recouvrement des investissements
action d'aliner un bien au moment opportun de manire maximiser le rendement
financier de l'investissement initial.
rduction de valeur
lorsqu'une immobilisation corporelle ne contribue plus la capacit d'un ministre de
fournir des biens et services, sa valeur est ramene sa valeur rsiduelle, le cas
chant. Les conditions qui peuvent indiquer qu'une rduction de valeur convient
comprennent les suivantes :

un changement dans le degr d'utilisation de l'immobilisation;

un changement dans le mode d'utilisation de l'immobilisation;

des progrs technologiques importants;

des dommages matriels;

la mise hors service de l'immobilisation;

une diminution ou disparition du besoin de services que l'immobilisation


permet de satisfaire;

la dcision de mettre fin la construction de l'immobilisation avant qu'elle ne


soit termine, utilisable ou vendable;

un changement d'ordre juridique ou environnemental qui a une incidence sur la


mesure dans laquelle l'immobilisation corporelle peut tre utilise.

rendement financier
mesure du rendement qui tient compte des cots de fonctionnement et d'entretien d'un
bien en fonction de normes ou d'objectifs fixs.

Structure de gestion des ressources et des rsultats


approche pangouvernementale commune pour la collecte, la gestion et la prsentation
de donnes financires et non financires sur le rendement. En fournissant une base
normalise pour produire des rapports l'intention des citoyens et du Parlement sur
l'appariement des ressources, des activits de programmes et des rsultats, la Politique
sur la Structure de gestion des ressources et des rsultats ritre la promesse faite par
le gouvernement de renforcer la gestion et la reddition de comptes dans le secteur
public, conformment au Cadre de responsabilisation de gestion du Secrtariat du
Conseil du Trsor du Canada.
technologie d'adaptation
appareils et accessoires fonctionnels, aides techniques, installation de tlphonie, et
outils logiciels et matriels qui rendent le milieu de travail plus accessible aux
personnes ayant des limitations fonctionnelles. Ces personnes comprennent les
personnes handicapes et celles qui rcuprent d'une maladie ou d'une blessure subie
en milieu de travail ou en dehors du milieu de travail.
transfert
transport d'un bien entre deux ministres.
utilisation
mesure du rendement qui traite du type, de la pertinence et de l'intensit d'utilisation
d'un bien en fonction de sa capacit ou de son potentiel.
valeur comptable
le cot d'origine d'un bien.
valeur comptable nette
valeur d'un bien, les cots d'amortissement cumuls tant dduits du cot d'origine du
bien.
valeur patrimoniale
rsultat de la dtermination de la valeur symbolique, de la valeur de raret, d'ge ou
des deux et de la valeur reprsentative ou associative d'un bien. Les valeurs artistiques,
historiques, esthtiques, montaires, etc. ne constituent pas en elles-mmes une partie
de la valeur patrimoniale, mme si elles jouent un rle dans la dtermination de
l'importance du bien.
vente
mthode d'alination des biens en surplus selon laquelle le revenu que l'on prvoit tirer
de la vente excde les cots prvus de la vente.
vie utile
priode pendant laquelle un bien est cens demeurer en bon tat de fonctionnement ou
de marche avant que des modifications ou amliorations majeures aient tre
apportes au bien.
vol
dsigne l'action de prendre de l'argent ou un bien sans le consentement du propritaire
dans le but de l'en dpossder ou de l'empcher d'en jouir temporairement ou en
permanence. Bien que la fraude et le vol puissent avoir tous deux comme rsultat la
perte d'un bien, il convient de prciser que, dans le cas d'une fraude, la victime est
habituellement amene par tromperie ou supercherie cder volontairement un bien,
tandis que dans le cas d'un vol, le propritaire ne renonce pas volontairement au bien
et peut mme ne pas s'apercevoir tout de suite que ce bien est manquant.