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Le reporting et les
tableaux de bord ne
peuvent exister sans
une bonne matrise
des systmes amont
et des flux
dinformation
associs. Il est
galement
ncessaire de
pouvoir sappuyer
sur une certaine
maturit de
lentreprise en
termes de culture de
gestion.
Il est toujours
possible de btir des
beaux tableaux, des
beaux indicateurs, et
autres compteurs
mais ceux-ci ne
valent rien sans un
contrle complet des
donnes de gestion
et des flux
dinformation. Cest
un domaine qui, par
certains cts, peut
laisser un peu
perplexe. Ainsi ds
lors que lon tape
tableau de bord de
gestion dans
Google et que lon
recherche les
images
correspondantes, il
apparat un vritable
feu dartifice plus ou
moins color de
documents
compacts et
dindicateurs
abscons, mais rien
qui ne suscite
rellement lintrt.
En fait il est des
indicateurs comme
du sel en cuisine, il
nen faut pas trop ,
nanmoins si vous
demandez un
responsable ses
besoins en matire
de tableau de bord,
vous risquez dtre
confront une
avalanche de
demandes. Or un
tableau de bord doit
tre simple lire
sous peine de ne
pas pouvoir tre
utilisable pour le
pilotage et la bonne
comprhension de
la gestion de
lentreprise.
Dans cette page,
nous aborderons en
premier lieu
quelques tableaux
de bord directement
lis la gestion
oprationnelle,
lexception toutefois
des lments qui
sont dj intgrs
dans les chapitres
prcdents. Nous
traiterons ensuite un
exemple de
reporting mensuel
dune entreprise
destin aux Comits
de Direction et aux
Groupes. Ce dernier
niveau constitue en
quelque sorte le
sommet de la
pyramide des
systmes
dinformation dune
socit ; il sappuie
ncessairement sur
la base
oprationnelle sans
laquelle aucune
analyse srieuse
nest possible. La
pointe du sommet
sera constitue par
les Bridges du
compte de rsultat
(~ analyse dcarts)
et du Cash flow
oprationnel.
SOMMAIRE DU
CHAPITRE
10.1.
Princi
pes
Gn
raux
10.2.1.
Table
au de
bord
dune
petite
struct
ure
10.2.2.
Table
au de
bord
dans
les
gran
des
entre
prise
s
10.2.2.1.
Table
au de
bord
opr
ation
nels
10.2.2.2.
EBIT
DA
Bridg
es et
indic
ateur
s
synth
tiqu
es
10.2.
2.2.
CAS
H
FLO
W
Bridg
es et
indic
ateur
s
synth
tiqu
es
asso
cis
10.1. PRINCIPES GENERAUX APPLICABLES AUX TABLEAUX DE
BORD
Avant daborder le sujet des indicateurs et des tableaux de bord proprement
dits, nous devons exposer quelques principes gnraux qui seront utiles
pour la suite de lexpos.
Principe de la construction
Pyramidale
Les tableaux de bord doivent tre btis selon le principe
dune Pyramide, quil sagisse des niveaux
Principe dorganisation
Le
troisime
principe
concerne
les
organisati
ons et la
culture de
gestion de
lentrepris
e:
Ai
nsi
,
on
voi
t
qu
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les
ta
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t
dit
e.
DONNEES
FICTIVES
10
.2.2. Tableau de bord dans les
grandes entreprises
Les grandes entreprises sont le plus souvent quipes dun ERP et dun
systme dexploitation des donnes (B.I. cf. chapitre 9 les outils du
contrle de gestion). Sur ces bases bien rdes au pralable, il est possible
de mettre en place un reporting complet, depuis les services oprationnels
jusquaux Directions Gnrales et au-del encore destination dun
Groupe. La reprsentation ci-dessous permet de situer les diffrentes
tapes dun reporting. Sur la gauche du pictogramme est figure la partie
oprationnelle du reporting. Dans cet exemple simplifi on trouve ainsi trois
divisions : 2 directions commerciales et une direction industrielle qui
englobe le service logistique. Ce sont la base ces tableaux de bord
oprationnels qui vont fournir les renseignements ncessaires lanalyse
des carts lis lactivit. Ils alimenteront en particulier les EBITDA*
Bridges c'est--dire la faon dont le rsultat sest construit en terme dcarts
sur une priode donne par rapport au budget ou lexercice prcdent.
Cest cette partie qui est symbolise sur la droite du diagramme ci-dessous
(encadrs gris) :
NB : chaque nombre renvoie lun des paragraphes cidessous. Cliquez sur les numros pour accder aux
tableaux correspondants
*EBITDA =
Earnings
Before
Interests
Taxes
Depreciatio
ns &
Amortizatio
n => ~ EBE
En bas du diagramme se trouvent les comptes dexploitations
produits/clients/rseaux (encadr vert) aliments par les systmes
statistiques et ajusts grce aux agrgats de la comptabilit analytique (cf.
chapitre 4 du site -> accs direct en cliquant sur ci-dessus).
Nous allons maintenant proposer des documents ou tableaux pour illustrer
les diffrentes tapes du reporting figur ci-dessus. Ces reprsentations ne
sont donnes qu titre indicatif car il est bien sr toujours possible de
construire plusieurs types de tableaux pour aborder un mme sujet. Chaque
Groupe ou socit possde gnralement une vritable signature dans ce
domaine, et les esprits sont souvent formats la lecture de certains
modles de documents. Mais le plus important est dadopter une forme
homogne entre les diffrents services pour traiter un mme sujet.
10
.2.2.1.
Tableau de bord
oprationnels
Volumes de ventes
:
Le tableau ci-dessous est ralis sous Excel. Il est diffus toutes les
semaines et en fin de mois auprs des responsables de lentreprise. Ce
tableau se duplique pour chaque Division commerciale et pour chaque
March/rseau/principaux pays. Lensemble du reporting des ventes est
ensuite consolid suivant le principe de la pyramide dcrit prcdemment.
Les units de mesure retenues sont ici les K et les tonnes mtriques. En
fonction des situations, il pourrait tre de mme possible dutiliser des
tonnes demi-brutes (industrie de la conserve), des mtres carrs/linaires
ou encore des units de vente consommateur
Description rapide du
tableau :
Volumes raliss par
Familles de produits en tonnes
Priodes N-1 / budget /N
Ecarts valeurs et
pourcentages
Sous total CA factur de
lactivit en K (regroupement de
familles de produits)
Dtail des volumes par
marques (pour les deux familles de
produits principales)
Total CA factur de la priode
toutes activits confondues
Cumul Date (YTD) mme
format que pour le mois en cours
Liste de diffusion.
Ce type de tableau pourrait tre galement obtenu trs facilement partir
dun systme BI (Business Intelligence). Dans la pratique, les tableaux de
bord lectroniques ne sont pas toujours utiliss par les responsables. Une
certaine rticence existe encore face aux outils modernes et
malheureusement les supports papier semblent encore avoir de beaux jours
devant eux
Synthse de
lanalyse des carts
de marge
Cest un document qui a dj t prsent au chapitre 3 Analyse des
marges et au besoin on pourra sy rfrer pour en dcouvrir la description
et la mthodologie. Le tableau ci-dessous correspond lanalyse des carts
de marges dune division commerciale (mois et cumul) pour deux familles
de produits A et B. Pour rappel les carts de marges se dcomposent de la
faon suivante :
DONNEES
DONNEES
Description rapide du
tableau :
objet/primtre du tableau
carts de marge versus
(budget)
famille de produits
divisions commerciales (les
ventes diverses peuvent correspondre
une activit de type B to B)
mois en cours danalyse
cumul fin de priode
total socit (toutes divisions)
Tableau de bord
par activit/rseau :
Les tableaux de volumes/CA/marges issus des donnes statistiques
permettent de comparer lactivit en termes de volumes de vente, de CA
3xnet et de marges sur cots variables. Dans le cas ou les actions
commerciales ne seraient pas directement intgres dans les bases de
donnes informatiques, un tableau prparatoire devra tre pralablement
construit. Les actions commerciales seront alors rcupres dans la
comptabilit analytique en fonction des agrgats disponibles. Dans dautres
cas encore, il pourra tre fait appel un systme de comptabilit auxiliaire
par engagements des participations publicitaires. Le tableau prparatoire
permettra galement de calculer les carts de volumes/prix/mix/standard
ncessaires lanalyse de marge.
La prsentation retenue permet de sparer visuellement les donnes du
mois des donnes cumules grce au positionnement en partie centrale
des indicateurs. Cest un modle qui est utilis par certains grands Groupes
agroalimentaires.
DONNEES
FICTIVES
Description rapide du
tableau :
a et b : objet et primtre du
tableau
priodes N-1 / Budget / N
rseaux commerciaux (pays
pour lactivit export)
Dans la plupart des cas, les produits plus forts /kg doivent tre
privilgis par rapport aux articles forts pourcentages de marge :
DONNEES
DONNEES
CUMUL
DONNEES
FICTIVES
DONNEES
FICTIVES
10
.2.2.2. EBITDA
Bridges et indicateurs
synthtiques associs
Les reprsentations des comptes dexploitation (P&L) et du cash flow
oprationnel ne seront pas reprises ici, il conviendra de se reporter aux
chapitres 1 et 8.
EBITDA Bridge
a) Dfinition et prsentation de lEBITDA
Bridge
LEBITDA bridge permet de passer du rsultat budget (ou N-1) au rsultat
de lexercice en cours par addition successive en valeur algbrique des
carts enregistrs sur chacun des paramtres conomiques de
lentreprise :
DONNEES
FICTIVES
En colonne B les rubriques de lEBITDA Bridge sont reportes ainsi que les
valeurs associes en colonne C ; les colonnes D F mettent en uvre des
tests et des formules permettant de prparer les sries 1 et 2 utilises pour
la construction de lhistogramme (colonne G et H). Un tri descendant est
effectu sur les donnes de la colonne C sur la plage B6 :H19. Le fichier
Excel correspondant est joint en annexe :
DONNEES
FICTIVES
Par sa forme, le graphique voque larche dun pont, cest peut-tre aussi
de l que vient le nom de Bridge
DONNEES
FICTIVES
Ecarts de volumes de
vente en tonnes par
famille de produits
Ecarts de volumes et mix
de vente par rseaux
commerciaux
NB1 : Inventory changes = variation des frais fixes dans les stocks
NB2 : Inventory write offs = Variation de provision pour dprciation +
casses produits
NB3 : Sales expenses = frais gnraux commerciaux General
Overheads = Frais gnraux administratifs OOI (Other operating items) =
lments divers dits hors gestion
NB4 : Profit sharing = participation/intressement aux rsultats Bad debts
= variation provision clients douteux et crances irrcouvrables
10.2.2.2. CASH FLOW
Bridges et indicateurs
synthtiques associs
Cash flow bridge
Bas sur le mme principe de construction que lEBITDA Bridge, leCash
Flow bridge propose une quation permettant de passer de la position du
Cash Flow oprationnel dune fin de mois N-1 (ou budget) la position
correspondante de lexercice en cours (N). Les dfinitions retenues du cash
flow oprationnel et de la variation de BFR associe sont les suivantes :
DONNEES
FICTIVES
DONNEES
FICTIVES
DONNEES
FICTIVES
recherche les
images
correspondantes, il
apparat un vritable
feu dartifice plus ou
moins color de
documents
compacts et
dindicateurs
abscons, mais rien
qui ne suscite
rellement lintrt.
En fait il est des
indicateurs comme
du sel en cuisine, il
nen faut pas trop ,
nanmoins si vous
demandez un
responsable ses
besoins en matire
de tableau de bord,
vous risquez dtre
confront une
avalanche de
demandes. Or un
tableau de bord doit
tre simple lire
sous peine de ne
pas pouvoir tre
utilisable pour le
pilotage et la bonne
comprhension de
la gestion de
lentreprise.
Dans cette page,
nous aborderons en
premier lieu
quelques tableaux
de bord directement
lis la gestion
oprationnelle,
lexception toutefois
des lments qui
sont dj intgrs
dans les chapitres
prcdents. Nous
traiterons ensuite un
exemple de
reporting mensuel
dune entreprise
prise
s
10.2.2.1.
Table
au de
bord
opr
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nels
10.2.2.2.
EBIT
DA
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es et
indic
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10.2.
2.2.
CAS
H
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W
Bridg
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es
asso
cis
10.1. PRINCIPES GENERAUX APPLICABLES AUX TABLEAUX DE
BORD
Avant daborder le sujet des indicateurs et des tableaux de bord proprement
dits, nous devons exposer quelques principes gnraux qui seront utiles
pour la suite de lexpos.
Principe de la construction
Pyramidale
Principe dorganisation
Le
troisime
principe
concerne
les
organisati
ons et la
culture de
gestion de
lentrepris
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e.
DONNEES
FICTIVES
10
.2.2. Tableau de bord dans les
grandes entreprises
Les grandes entreprises sont le plus souvent quipes dun ERP et dun
systme dexploitation des donnes (B.I. cf. chapitre 9 les outils du
contrle de gestion). Sur ces bases bien rdes au pralable, il est possible
de mettre en place un reporting complet, depuis les services oprationnels
jusquaux Directions Gnrales et au-del encore destination dun
Groupe. La reprsentation ci-dessous permet de situer les diffrentes
tapes dun reporting. Sur la gauche du pictogramme est figure la partie
oprationnelle du reporting. Dans cet exemple simplifi on trouve ainsi trois
divisions : 2 directions commerciales et une direction industrielle qui
englobe le service logistique. Ce sont la base ces tableaux de bord
oprationnels qui vont fournir les renseignements ncessaires lanalyse
des carts lis lactivit. Ils alimenteront en particulier les EBITDA*
Bridges c'est--dire la faon dont le rsultat sest construit en terme dcarts
sur une priode donne par rapport au budget ou lexercice prcdent.
Cest cette partie qui est symbolise sur la droite du diagramme ci-dessous
(encadrs gris) :
NB : chaque nombre renvoie lun des paragraphes cidessous. Cliquez sur les numros pour accder aux
tableaux correspondants
*EBITDA =
Earnings
Before
Interests
Taxes
Depreciatio
ns &
Amortizatio
n => ~ EBE
En bas du diagramme se trouvent les comptes dexploitations
produits/clients/rseaux (encadr vert) aliments par les systmes
statistiques et ajusts grce aux agrgats de la comptabilit analytique (cf.
chapitre 4 du site -> accs direct en cliquant sur ci-dessus).
Nous allons maintenant proposer des documents ou tableaux pour illustrer
les diffrentes tapes du reporting figur ci-dessus. Ces reprsentations ne
sont donnes qu titre indicatif car il est bien sr toujours possible de
construire plusieurs types de tableaux pour aborder un mme sujet. Chaque
Groupe ou socit possde gnralement une vritable signature dans ce
domaine, et les esprits sont souvent formats la lecture de certains
modles de documents. Mais le plus important est dadopter une forme
homogne entre les diffrents services pour traiter un mme sujet.
10
.2.2.1.
Tableau de bord
oprationnels
Volumes de ventes
:
Le tableau ci-dessous est ralis sous Excel. Il est diffus toutes les
semaines et en fin de mois auprs des responsables de lentreprise. Ce
tableau se duplique pour chaque Division commerciale et pour chaque
March/rseau/principaux pays. Lensemble du reporting des ventes est
ensuite consolid suivant le principe de la pyramide dcrit prcdemment.
Les units de mesure retenues sont ici les K et les tonnes mtriques. En
fonction des situations, il pourrait tre de mme possible dutiliser des
tonnes demi-brutes (industrie de la conserve), des mtres carrs/linaires
ou encore des units de vente consommateur
Description rapide du
tableau :
Volumes raliss par
Familles de produits en tonnes
Priodes N-1 / budget /N
Ecarts valeurs et
pourcentages
Sous total CA factur de
lactivit en K (regroupement de
familles de produits)
Dtail des volumes par
marques (pour les deux familles de
produits principales)
Total CA factur de la priode
toutes activits confondues
Cumul Date (YTD) mme
format que pour le mois en cours
Liste de diffusion.
Ce type de tableau pourrait tre galement obtenu trs facilement partir
dun systme BI (Business Intelligence). Dans la pratique, les tableaux de
bord lectroniques ne sont pas toujours utiliss par les responsables. Une
certaine rticence existe encore face aux outils modernes et
malheureusement les supports papier semblent encore avoir de beaux jours
devant eux
Synthse de
lanalyse des carts
de marge
Cest un document qui a dj t prsent au chapitre 3 Analyse des
marges et au besoin on pourra sy rfrer pour en dcouvrir la description
et la mthodologie. Le tableau ci-dessous correspond lanalyse des carts
de marges dune division commerciale (mois et cumul) pour deux familles
de produits A et B. Pour rappel les carts de marges se dcomposent de la
faon suivante :
DONNEES
DONNEES
Description rapide du
tableau :
objet/primtre du tableau
carts de marge versus
(budget)
famille de produits
divisions commerciales (les
ventes diverses peuvent correspondre
une activit de type B to B)
mois en cours danalyse
cumul fin de priode
total socit (toutes divisions)
Tableau de bord
par activit/rseau :
Les tableaux de volumes/CA/marges issus des donnes statistiques
permettent de comparer lactivit en termes de volumes de vente, de CA
3xnet et de marges sur cots variables. Dans le cas ou les actions
commerciales ne seraient pas directement intgres dans les bases de
donnes informatiques, un tableau prparatoire devra tre pralablement
construit. Les actions commerciales seront alors rcupres dans la
comptabilit analytique en fonction des agrgats disponibles. Dans dautres
cas encore, il pourra tre fait appel un systme de comptabilit auxiliaire
par engagements des participations publicitaires. Le tableau prparatoire
permettra galement de calculer les carts de volumes/prix/mix/standard
ncessaires lanalyse de marge.
La prsentation retenue permet de sparer visuellement les donnes du
mois des donnes cumules grce au positionnement en partie centrale
des indicateurs. Cest un modle qui est utilis par certains grands Groupes
agroalimentaires.
DONNEES
FICTIVES
Description rapide du
tableau :
a et b : objet et primtre du
tableau
priodes N-1 / Budget / N
rseaux commerciaux (pays
pour lactivit export)
Dans la plupart des cas, les produits plus forts /kg doivent tre
privilgis par rapport aux articles forts pourcentages de marge :
DONNEES
DONNEES
CUMUL
DONNEES
FICTIVES
DONNEES
FICTIVES
10
.2.2.2. EBITDA
Bridges et indicateurs
synthtiques associs
Les reprsentations des comptes dexploitation (P&L) et du cash flow
oprationnel ne seront pas reprises ici, il conviendra de se reporter aux
chapitres 1 et 8.
EBITDA Bridge
a) Dfinition et prsentation de lEBITDA
Bridge
LEBITDA bridge permet de passer du rsultat budget (ou N-1) au rsultat
de lexercice en cours par addition successive en valeur algbrique des
carts enregistrs sur chacun des paramtres conomiques de
lentreprise :
DONNEES
FICTIVES
En colonne B les rubriques de lEBITDA Bridge sont reportes ainsi que les
valeurs associes en colonne C ; les colonnes D F mettent en uvre des
tests et des formules permettant de prparer les sries 1 et 2 utilises pour
la construction de lhistogramme (colonne G et H). Un tri descendant est
effectu sur les donnes de la colonne C sur la plage B6 :H19. Le fichier
Excel correspondant est joint en annexe :
DONNEES
FICTIVES
Par sa forme, le graphique voque larche dun pont, cest peut-tre aussi
de l que vient le nom de Bridge
DONNEES
FICTIVES
Ecarts de volumes de
vente en tonnes par
famille de produits
Ecarts de volumes et mix
de vente par rseaux
commerciaux
NB1 : Inventory changes = variation des frais fixes dans les stocks
NB2 : Inventory write offs = Variation de provision pour dprciation +
casses produits
NB3 : Sales expenses = frais gnraux commerciaux General
Overheads = Frais gnraux administratifs OOI (Other operating items) =
lments divers dits hors gestion
NB4 : Profit sharing = participation/intressement aux rsultats Bad debts
= variation provision clients douteux et crances irrcouvrables
10.2.2.2. CASH FLOW
Bridges et indicateurs
synthtiques associs
Cash flow bridge
Bas sur le mme principe de construction que lEBITDA Bridge, leCash
Flow bridge propose une quation permettant de passer de la position du
Cash Flow oprationnel dune fin de mois N-1 (ou budget) la position
correspondante de lexercice en cours (N). Les dfinitions retenues du cash
flow oprationnel et de la variation de BFR associe sont les suivantes :
DONNEES
FICTIVES
DONNEES
FICTIVES
DONNEES
FICTIVES