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Un dossier de mcnat ou de sponsoring doit tre le plus clair et synthtique possible.

Il
doit donner confiance, donner les informations essentielles et donner envie de rencontrer
le porteur du projet.

Le dossier de sponsoring est un ensemble. Certaines entreprises reoivent plus de centaines


demandes de mcnat par mois ! Il se doit donc dtre soign tant au niveau de la prsentation
que de la structure.

La prsentation du dossier de sponsoring :

Le dossier doit contenir au minimum 5 pages (sans compter les annexes).

Si le dossier contient plus de 5 pages, pensez faire un sommaire et un rsum de votre projet
sur une page.

Pensez efficace ! Une prsentation de qualit est importante mais inutile d'en faire trop.

Plus votre dossier sera clair et succinct, plus il aura une chance dtre parcouru.

La structure du dossier de sponsoring :

La couverture doit reprendre le titre du projet et ventuellement un sous-titre


explicatif, parfois le logo de lassociation, dates et lieux de lvnement ainsi que le nom et
les coordonnes du ou des responsables.

Le dossier en lui-mme se dcoupe en 5 parties :

1. Prsentation du responsable du projet, de lassociation, des parrains de lvnement, soit


tout ce qui peut apporter une certaine crdibilit quant la qualit (prcdentes ralisations
etc) et la fiabilit des porteurs de projet (exprience etc).

2. Prsentation du projet : origine et objectifs, description, informations pratiques (lieu,


date, dure...). Eventuellement perspectives venir.

3. Public et campagne de promotion : campagne de communication, diffusion, description


(affiches, dpliants, tickets, spots tv ou radio, etc) et quantit (nombre dexemplaires etc..),
cible vise,etc...

4. Budget prsent dans les grandes lignes :

Ct recettes : subsides, aide en nature obtenue, recettes propres, mcnat recherch.

Ct dpenses : salaires, frais fixes, autres frais divers lis lvnement.

La part du mcnat recherch ne doit pas dpasser 10 20% du budget total.


5. Opportunits de partenariats :

Cest la partie la plus intressante pour les entreprises partenaires. Il se doit donc dtre le
plus clair, le plus inventif et attrayant possible.

Les objectifs, lintrt, les souhaits de retombes, les moyens financiers, les modes de
dcisions, la fonction du responsable sponsoring ou mcnat varient dune entreprise lautre.
Il sagit donc de faire des propositions adaptables au plus grand nombre et laissant la porte
ouverte la discussion (proposition de formules modulables en fonction de linterlocuteur).
Lidal est bien entendu un accord avec un partenaire unique et long terme. Il faut aussi
envisager des suggestions pour des co-sponsors, des sponsors ponctuels ou par projet, ainsi
que pour des sponsors en services ou en nature.

Il sagit dune part de dfinir les montants recherchs en sponsoring et dautre


part dnumrer les diffrentes possibilits de retombes offrir. Les propositions
peuvent tre adaptes en fonction des souhaits du sponsor.

- Annexes : catalogues, revue de presse, Curriculum Vitae, programme, documents


promotionnels, photos...

Les diffrents types de partenariats proposer :

1. Partenaire majeur/exclusif/structurel

Prise en charge de la totalit du montant recherch ou dun montant consquent. Association


lensemble des activits et ventuellement invitation participer aux dcisions (membre du
conseil dadministration, participation aux runions de travail...)

2. Partenaire ponctuel/de projet, sponsor

Budgets diffrents selon la nature de chaque projet. Retombes moindres ou lies au projet
uniquement.

3. Partenaire en service/nature

Par exemple pour le transport, les assurances, les matriaux ncessaires, lhbergement et
diverses fournitures. Retombes en fonction de la valeur du partenariat.

Les retombes envisager :

1. Visibilit

- Logo ou espace rserv au sponsor sur tous les documents promotionnels :


affiches, dpliants, invitations, tickets dentre, cd-rom, site internet, catalogue,
programme, journal ou autre publication, avec le nombre dexemplaires distribus.
- Logo sur les annonces publicitaire (Web, radio ou tv).

- Association la campagne presse : invitation et prise de parole lors de la confrence de


presse, mention dans le communiqu de presse et le dossier de presse.

- Prsence sur les lieux (panneau, banderole, stand...)

- Prsence linauguration : prise de parole

2. Relations Publiques

- Visites guides, nocturnes, mise disposition de salles de rception pour les invits du
sponsor.

- Invitations au vernissage ou autres vnements officiels.

3. Communication interne

- Articles et photos dans les publications de lentreprise

- Entres gratuites pour le personnel

- Participation lune ou lautre activit

- Implication de certains membres du personnel dans la mise en place du projet

4. Communication externe

- Autorisation pour le sponsor dutiliser dans sa communication le logo du culturel

- Cadeau dentreprise

- Catalogue, ouvrage dart, objet de merchandising ou cd-rom gratuits et/ou


prix prfrentiels.

- Places, entres ou programmes offerts.

A vous de jouer ! Si vous avez de bons exemples de dossiers de sponsoring nous soumettre
(ou au contraire des conseils sur les choses ne surtout pas faire !), n'hsitez pas, les
commentaires sont l pour a. Un retour de sponsors serait fort intressant aussi : avis aux
amateurs !