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Introduction
Ce document s’adresse aux personnels assurant la gestion des magasins dans les
établissements d’enseignement, qui préparent à des formations dans le secteur de
l’hôtellerie et de la restauration.
EURESTO est fort d’une expérience de plus de 20 ans dans le milieu professionnel de
l’hôtellerie et de la restauration. Le produit est en perpétuelle évolution, pour s’adapter aux
changements du marché et répondre aux besoins de ses clients. La version enseignement
est installée actuellement dans plus de 160 lycées.
Groupe Magasinier
•DBM (création, •Plannings •Gestion des
Calcul des (facultatif) produits en stock
besoins, •Editions globales
Confirmation) •Contrôle des demandes
pédagogique des professeurs
•Fiches techniques DBM •Edition des
chariots
•Analyse des coûts •Commandes aux
fournisseurs
•Saisie des
livraisons
•Saisie et validation
des sorties
Les Professeurs doivent créer leurs demandes de besoins en marchandises (DMB) le plus
tôt possible pour faciliter le travail du magasinier. (Généralement "J-21")
Le Magasinier :
Il peut procéder à ces vérifications, à partir de son poste. Il utilise pour cela, la Fonction
économat des DBM. Dans ce cas, il va visualiser à l’écran l’objectif du DBM ainsi que toutes
les informations de base à partir de l’onglet DBM en cours.
Et il peut, bien sûr, voir la liste des ingrédients et y apporter, si nécessaire, des modifications
à l’aide de la fonction Contrôler la demande (onglet Fonction économat).
Le Chef de travaux, dans certains établissements, effectue son contrôle à partir de l’édition
des chariots. Il note dans ce cas les modifications sur le support papier et confie la saisie au
Magasinier. Dans cette situation, le Magasinier enregistre les modifications du DBM
souhaitées par le Chef de travaux, grâce à la fonction Contrôler la commande.
Deux situations nécessitent que le Magasinier apporte des modifications aux demandes :
o le Chef de travaux a confié la saisie des modifications des DBM au Magasinier,
o le Magasinier doit remplacer un ingrédient inexistant par le produit créé dans la base.
Pour supprimer un ingrédient de la liste, sélectionnez la ligne concernée, puis cliquez sur la
corbeille.
Pour remplacer un ingrédient inexistant par celui que vous aurez préalablement créé dans la
base des produits en stock, il faut :
• ajouter le nouveau produit dans le DBM (Ajout d’un produit ou icône +P),
• supprimer ensuite, la ligne de l’ingrédient inexistant.
23/06/1
25/06/1
Par défaut tous les produits sont en commande. Vous pouvez décocher un produit que vous
souhaiteriez finalement, ne pas commander.
Notez également que vous disposez de plusieurs options d’affichage de cette liste :
• affichage de la sous-famille,
• affichage des informations de stock,
• affichage des observations cuisine/commentaires professeurs.
Si vous avez enregistré les conditionnements pour tous vos produits vous pouvez demander
au logiciel de générer votre commande en unité de conditionnement.
1
Disponible dans une prochaine version du logiciel
Guide du Magasinier | Les Achats 6
Quand un produit est disponible chez plusieurs fournisseurs, le processus de commande
permet d’afficher les prix et la date de la dernière livraison pour chaque fournisseur (voir
options en bas de la fenêtre) :
Si le produit n’a jamais été commandé, choisissez le fournisseur en cliquant sur la case qui
se trouve à l’intersection de la ligne Produit et de la colonne du fournisseur choisi.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre adapter les quantités de produits commandés, aux
usages qui sont en place entre vous et vos fournisseurs.
Si vous vous rendez compte à ce stade que vous n’avez pas besoin d’un produit, saisissez
0 (zéro) dans la colonne Quantité.
L’écran suivant n’est utile que si vous avez défini des conditionnements pour vos produits.
Dans le cas contraire, il vous permet de visualiser la liste des ingrédients par fournisseur.
Attention ! Si la case « Produits sans fournisseur » n’est pas égale à 0 (zéro), cela signifie
que certains ingrédients n’ont pas été associés à un fournisseur. Le produit ne sera donc pas
commandé. Vous pouvez revenir sur le(s) produit(s) pour affecter le fournisseur
N’effacez pas ce qui se trouve dans la zone Référence fournisseur, cela permet de générer
la référence de commande avec le n° qui lui est attribué automatiquement.
Si une adresse mail est indiquée et si la case Envoi par mail est cochée, le bon de
commande peut être transmis en pièce jointe, à son destinataire par courrier électronique.
Pour terminer, vous effectuerez une nouvelle recherche sans aucun filtre sur les ingrédients,
mais sur la même période, afin de vérifier que rien n’ait été oublié, et qu'aucun produit en
demande n'ait échappé à la recherche par les filtres de sélection Produits et/ou Ateliers.
S’il s’avérait que des produits avaient été oubliés, vous pourrez créer une nouvelle
commande, ou revenir sur une commande précédente, la compléter (modification de la
commande, ajout de produit(s)) et la rééditer après avoir rajouté les produits oubliés.
Imaginons que vous vouliez faire une commande de baguette à votre boulanger.
Vous sélectionnez la
famille Boulangerie et
vous poursuivez sur le
tableau suivant.
Vous sélectionnez la
rubrique de la Cave : Z-VDN
qui recense tous les Vins
Doux Naturels.
En principe la livraison des marchandises est l’opération qui suit chronologiquement une
commande. C’est pour cette raison que la fenêtre Livraisons fournisseurs à laquelle vous
accédez par le menu Stock>Livraisons propose le Rappel d’une commande.
• Livraison par Rappel d’une commande.
Si, la commande n’a pas été passée à l’aide du logiciel Euresto, vous devrez créer cette
livraison pour intégrer les produits et leur prix dans le stock.
• Créer une Livraison sans commande Euresto.
Pour les livraisons ponctuelles, dépannages de dernière minute qui ne portent que sur
quelques produits, il est préférable d’enregistrer les entrées au niveau de la gestion des
Produits en stock non vendus ou de la Cave.
• Créer une Entrée occasionnelle.
Lorsque vous avez complété les zones de recherche, cliquez sur le bouton Suite.
La fenêtre suivante vous propose la liste des commandes en cours qui correspond à vos
critères de recherche.
En cliquant sur la commande que vous avez réceptionnée, la liste des produits commandés
s’affiche.
Pour chaque produit sélectionné, vous devez vérifier que c’est bien la quantité commandée
qui est livrée et au besoin la corriger (colonne Qté Livrée) et indiquer le P.U. HT d’achat (le
dernier prix d’achat s’affiche automatiquement).
Laissez la Référence de livraison telle qu’elle apparaît afin que le document intègre bien le
n° de livraison généré automatiquement. (la mention %1 dans la zone Référence fournisseur
assure la récupération du N° de livraison)
Dans notre exemple, un des produit n’a pas été livré, le logiciel propose, soit de conserver le
produit en commande, soit de le supprimer c’est-à-dire d’annuler sa commande.
La liste des
livraisons, elle,
s’est enrichie de la
livraison que vous
venez d’enregistrer.
Sur la fenêtre livraison, cliquez sur l’icône Création d’une nouvelle fiche :
Dans la partie
supérieure, précisez la
date et l’heure de
livraison, saisissez les
références de votre bon
de livraison.
Dans la moitié
inférieure de la
fenêtre, vous allez
insérer les produits
livrés à l’aide des
outils en bas à
gauche.
L’icône marqué +P ouvre une fenêtre de sélection d’un produit. Il faut alors vérifier les
filtres de sélection, indiquer les critères de recherche adéquats, taper un mot
correspondant au produit cherché dans la zone Libellé ou abrégé contient et cliquer sur le
bouton Actualiser. La liste des produits correspondants s’affiche.
Cliquez sur la ligne pour sélectionner le produit et valider en cliquant sur la coche verte.
La seconde façon de procéder pour ajouter un produit est d’utiliser la zone de saisie intitulée
Ajout d’un produit. Dans ce cas, en tapant le début du nom du produit que vous souhaitez
ajouter à votre livraison, la fenêtre suivante apparaît. Là encore, veillez à bien paramétrer
vos critères de recherche.
En cliquant sur cet icône, une fenêtre de sélection semblable à celle qui permet d’ajouter un
produit s’affiche. Mais celle-ci dispose d’une colonne supplémentaire à gauche qui permet de
cocher les produits à insérer à la livraison.
Pour chaque
produit coché, la
fenêtre de saisi
avec la quantité et
le prix apparaîtra.
Deux méthodes d’intégration de ces offerts permettent de répondre à toutes les situations.
Soit dans le cadre de la livraison d’un produit, une partie seulement est offerte. Par exemple
sur une offre de type 5 bouteilles à 6 € achetées, la 6ème offerte. La solution consiste à
enregistrer les 6 bouteilles au prix global de 5 x 6.00 = 30 €. De cette façon Euresto calculera
le prix moyen de la bouteille à 5 €.
Si le mode offert s’applique à l’ensemble des produits livrés, par exemple si Nestlé vous offre
5 boîtes de Fonds Brun lié Chef et 5 boîtes de Fonds de volaille, il faudra créer une livraison
spécifique (Livraison offert) pour ces produits. Ce mode « Livraison offert » est le seul qui
permette de ne pas indiquer de prix à la livraison.
Pour enregistrer une livraison de produits offerts ou gratuits, vous devrez créer une livraison
comme nous l’avons vu page 17 dans « Créer une Livraison sans commande Euresto ».
Placez-vous dans le menu Stocks>Livraisons et cliquez sur l’icône Création d’une nouvelle
fiche.
Ajoutez ensuite le produit livré gratuitement en utilisant un des outils d’ajout de produit
décrits plus haut (page 19 et 20).
Si le mouvement de stock Livraison offert n’existe pas, référez-vous à la fiche formation « Comment
saisir une livraison de marchandises gratuites / offertes ? » sur le site www.euresto.com
Dans ce cas, vous n’allez pas créer une commande, ni une livraison pour un ou deux
produits.
Vous pouvez vous placer sur la fiche produit et ajouter cette entrée exceptionnelle dans
l’onglet Stock, sous-onglet Mouvement de la fiche produit.
Vérifiez le
mouvement de
stock, renseignez
les informations
sur la date,
l’heure, la
quantité, le prix et
au besoin
complétez avec
un commentaire.
Les opérations que nous allons décrire ici, se trouvent dans le menu
DBM>Fonction économat
Pour éditer vos DBM de la journée, vous devez les filtrer, en indiquant date début et date de
fin identiques, afin de n'afficher que ceux qui sont à préparer aujourd'hui.
Editez les chariots afin d’avoir le détail des demandes des professeurs.
Si vous travaillez à
distance, ou en solution
hébergée, afin de gagner
du temps (un seul envoi
entre le serveur et votre
ordinateur), pensez à
cocher l’option "Editer les
DBM sur une seule
édition".
Gardez une copie ou faites une photocopie de cette fiche afin de conserver une trace de vos
commentaires s’il y en a. L’exemplaire laissé sur le chariot permet à celui qui le récupère de
contrôler la marchandise qui lui a été délivré s’il le souhaite
C’est à partir de ce document annoté que vous pourrez saisir les sorties réelles de
marchandises.
Cliquez sur le lien « Saisir les sorties réelles » qui vous permet d'ajuster précisément,
chariot par chariot (TP par TP), les consommations réelles.
De la même façon que nous l’avons vu en page 4 de ce guide, vous pouvez à partir de cette
fenêtre, modifier la quantité réellement sortie (colonne Réel sorti), mettre à la corbeille une
ligne correspondant à un produit qui n’a pas été utilisé, ou bien ajouter un produit qui n’aurait
pas été prévu initialement dans le DBM.
N’oubliez pas de valider votre saisie en cliquant sur la coche verte en bas à droite de la
fenêtre.
Ce n’est que lorsque vous aurez eu le temps de saisir les marchandises livrées et que plus
aucun retour n’affectera le DBM que vous passerez à l’étape « Valider les sorties réelles ».
C’est cette opération qui sort les produits du Stock et calcule le coût de revient du DBM.
Pour enregistrer ces Sorties diverses, vous devez vous placer sur la fiche produit et ajouter
cette sortie exceptionnelle depuis l’onglet Stock, sous-onglet Mouvement de la fiche produit.
Une autre méthode consiste à saisir une Livraison fictive (se reporter au paragraphe Créer
une livraison page 19). Contrairement à l’inventaire, ce procédé nécessite de saisir le
fournisseur. Le fait de saisir le fournisseur peut constituer un avantage par la suite car lors
des commandes automatiques en particulier, la sélection du fournisseur se fera
automatiquement pour les produits qui ont été enregistrés dans cette livraison fictive.
A vous de choisir la solution qui vous convient le mieux et qui correspond aux exigences de
votre établissement.
Inventaire initial
Vérification du paramétrage
Pour utiliser ce type d’inventaire, il faut que le mouvement de stock « Inventaire initial »
existe et soit actif dans la configuration d’EURESTO.
Voir au besoin avec le Chef de Travaux pour rentrer dans la configuration.
La fenêtre suivante s’affiche. Comme vous le voyez, vous pouvez à partir de cet écran
modifier la date et l’heure si vous avez fait une erreur à l’étape précédente.
Indiquez une référence pour votre document, par exemple, Stock départ épicerie. Vous
pouvez aussi associer un document scanné ou issu de vos répertoire
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour cette opération. Vous retrouvez en bas à gauche de
la fenêtre, les mêmes outils que ceux vus en page 19 et page 20.
Ajoutez les produits, un par un, à partir de l’icône ou en utilisant la zone de saisie
intitulée « Ajout d’un produit ».
Pour repasser en série toutes les lignes de votre inventaire initial en affichant la fenêtre de
saisie de la quantité et du prix, sélectionnez la ligne produit à partir de laquelle vous voulez
commencer et cliquez sur l’icône de saisie automatique en bas à gauche.
La saisie automatique peut être interrompue à n’importe quel moment en cliquant sur la croix
rouge.
N’oubliez
pas de
valider la
saisie de
votre
Inventaire
initial.
Une fois la validation effectuée, vous revenez sur l’écran de gestion des inventaires.
Attention, les 2 écrans se ressemblent, mais vous voyez que sur l’écran de gestion ci-
dessous, vous
visualisez la liste
des inventaires.
A droite de la
liste il y a les
boutons des
étapes de saisie
des inventaires.
Jusqu’ici nous
avons utilisé le
bouton 1
Au besoin vous
pouvez apporter
des modifications
à votre saisie
avec le bouton 2
Dévalider un Inventaire
Si toutefois, il y avait une erreur de saisie sur une ligne d’inventaire, la boîte à outils permet
d’effectuer certaines actions. (L’accès à ces actions peut être réservé à certains utilisateurs.)
Vous pouvez en particulier « dévalider » un inventaire pour pouvoir y apporter une
modification. N’oubliez pas dans ce cas de le revalider.
Vous pouvez utiliser une sélection de produits (si vous les avez déjà paramétrés pour les
commandes automatiques). Mais vous pouvez aussi travailler par Famille d’ingrédients, etc.
Veillez toujours en premier lieu à ce que les bonnes catégories de produits soient cochées
en haut de la fenêtre de sélection (Produits non vendus, Vins, etc.).
Pour l’exemple nous allons choisir d’utiliser l’onglet Familles.
Une fois vos choix effectués, vous pouvez revenir sur l’onglet Produits et voir ainsi la liste
des produits correspondant à votre sélection. Si votre choix est le bon validez la sélection.
Pour une édition sur 3 colonnes, voici le type de document que vous obtiendrez.
Vous noterez sur ce document, les quantités que vous relèverez en stock.
Effectivement sur la fenêtre de gestion, vous avez une ligne qui apparaît avec un document
au 31/12/14 18h00. Il faut compléter ce document. Cliquez sur
En principe la ligne produit, sélectionnée (fond gris foncé) est celle sur laquelle vous vous
êtes arrêté. Si ce n’est pas la ligne à partir de laquelle vous souhaitez redémarrer votre
saisie automatique, cliquez sur la ligne qui vous interresse. Quand elle apparaît sur fond gris
foncé, cliquez sur le bouton de saisie automatique
Une fois que vous avez enregistré toutes les produits de votre fichier, n’oubliez pas de
valider la saisie du fichier d’inventaire.
Valider l’inventaire
Quand vous serez revenu sur l’écran de gestion des fichiers d’inventaire, vous devrez valider
l’inventaire pour que les valeurs de stock saisies soient prises en compte.
Il y a d’une part l’édition du fichier d’inventaire qui pourra être utile pour contrôler la saisie.
Pour cela il faut sélectionner l’inventaire qui a été enregistré puis cliquer sur l’icône
Le logiciel vous demande si vous voulez éditer les produits dont le stock est à zéro. L’état qui
va sortir est le reflet de votre saisie.
A partir de l’écran de gestion des inventaires, vous ne pouvez éditer la situation de votre
stock que pour les produits contenus dans le fichier d’inventaire que vous avez sélectionné.
Dans notre exemple, la situation du stock ne pourra contenir que les produits d’Epicerie.
Quelle que soit l’option choisie, vous aurez dans un premier temps à sélectionner les
produits dont vous voulez faire l’inventaire.
Si vous voulez connaître la situation globale de votre stock cliquez sur le bouton
Lorsque votre choix est fait cliquez sur la coche verte pour valider
Guide du Magasinier | Les inventaires 47
Si vous avez demandé un Etat de valorisation du stock, voici les options qui vous sont
proposées :
Etat de valorisation
En fonction de vos choix le stock sera valorisé au PMP (Prix moyen pondéré), au prix réel ou
au dernier prix.
(Cliquez sur la petite flèche pour faire apparaître les critères de sélection).
Vous obtenez instantanément le montant des achats que vous avez réalisé auprès de vos
fournisseurs pour la période sélectionnée.
Vous pouvez, toujours à l’aide des outils intégrés, générer directement des graphiques 3D :
Une fois que vous vous êtes positionné sur le produit souhaité, l’étude des mouvements de
stock est réalisée à partir des outils intégrés accessibles par un clic droit sur la liste ou par
un clic sur le petit icône à droite des entêtes de colonnes.
Ces outils intégrés permettent notamment de choisir les colonnes sur lesquelles porte
l’analyse, d’exporter vers un format Excel, Word, ou encore de générer directement un
graphique.
Dans l’exemple la ligne « DBM Sorties » totalise l’ensemble des sorties de Lait distribuées
dans les ateliers. Au besoin, on utilisera la fonction Filtre de mouvements pour affiner
la période d’analyse et le lieu de
stockage.
Nous avons constaté qu’au début de l’utilisation d’Euresto, il pouvait y avoir un écart entre
CR prévisionnel et CR Réel, allant jusqu’à 12%. Au bout d’une année d’utilisation l’écart se
réduit pour se situer aux alentours de 1%.
Le détail des ingrédients utilisés dans un DBM ainsi que leur valorisation peuvent être
visualisés à l’écran. Il existe une édition qui permet d’obtenir ces informations au format A4 ;
il s’agit de l’Edition valorisée du chariot.
En bas du document une mention indique si l’édition a été faite avant ou au après la
validation des sorties réelles.
Vous pouvez analyser tous les DBM d’une Classe ou d’une Action de formation continue ou
encore tous les DBM d’une Activité (TP, Atelier expérimental, etc.) et connaître ainsi leur CR.
Regroupement de classe
Il est intéressant dans certains cas de regrouper des classes, par exemple toutes les classes
de Terminale Pro.
Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous avez accès au filtre « Regroupement de classe ».
Regroupement d’activités
De la même façon, vous pouvez regrouper des activités. Ainsi vous avez la possibilité de
connaître le coût de revient total du GRETA, du CFA, de tous les TP, tous les TP Cuisine ou
du restaurant Gastro, … selon vos besoins d’analyse et de répartition des coûts.
L’activité :
« Menu vendu 15€ » fait
partie du regroupement TP
mais également du
regroupement GASTRO.
Les critères de Tri définissent le niveau de détail souhaité à l’intérieur de l’Analyse des CR.
Les Manifestations
La notion de Manifestation permet d’associer plusieurs DBM à un évènement particulier. Sur
une manifestation, il peut, par exemple, y avoir un DBM enregistré par un professeur de
Restaurant dans lequel il y aura les mises en bouche et l’entrée. Puis un DBM saisi par le
professeur de Cuisine pour le plat et la garniture. Et un DBM du professeur de Pâtisserie qui
produira le dessert.
Une fois tous les DBM créés, il faut cliquer sur le bouton (onglet DBM en Cours)
pour regrouper les DBM et attribuer un nom à la manifestation.