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BANQUE MONDIALE
TECHNIQUES ET OUTILS DE LA
COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE
Décembre 2000
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Introduction
D'un point de vue fonctionnel, une institution comprend généralement une direction ou sommet
(orientation stratégique), une ligne hiérarchique plus ou moins longue (encadrement) et une base
opérationnelle (opérations), avec, en appui, des fonctions d'ordre logistique et technique.
MANAGEMENT Cadres
EXECUTION/OPERATIONS Agents
Toute institution a besoin de communiquer aussi bien en interne (ce sont les échanges avec ses
membres et entre ceux-ci) qu'en externe (c'est-à-dire avec son environnement). La
communication (ou l'information transmise) au niveau d'une institution peut être :
- formelle (officielle) ou informelle (non officielle) selon la source et/ou le circuit ;
- ascendante, descendante, horizontale ou diagonale selon le sens ;
- opérationnelle (destinée à l'exécution des tâches), motivationnelle (elle favorise l'intégration
de l'individu et sa motivation au travail), du personnel (liée à la carrière et l'évolution
professionnelle) et générale (information générale).
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Dans les limites de ce document, nous mettrons l'accent sur la communication institutionnelle
destinée au public externe à partir des points suivants :
- comment bâtir l'image d'une institution
- comment gérer la communication en cas de crise
- quels sont les outils de la communication institutionnelle externe
- quels sont ceux qui sont appropriés pour l'interne.
Une institution au service du public doit veiller à son image non seulement à travers ses actes et
prises de position mais également en communiquant : en effet, comme ne cessait de le répéter
aux chefs d'entreprise un pionnier de la communication institutionnelle (Michel FROIS), "si vous
ne dites pas ce qu'est votre entreprise, d'autres diront ce qu'elle n'est pas".
Pour bâtir une communication institutionnelle efficace d'une institution, il convient de faire au
préalable une bonne analyse de la situation ou un audit (voir module précédent).
Les activités d'une institution ne font pas toujours l'unanimité. En effet, des groupes puissants ou
concurrents peuvent s'ériger en adversaires et chercher à déstabiliser l'institution en faisant courir
des rumeurs ou en exagérant à outrance des incidents mineurs ou des points faibles. Par ailleurs,
des membres de l'institution peuvent également propager, à dessein ou non, des rumeurs tant à
l'intérieur qu'à l'extérieur de celle-ci. Dans de tels cas, de nombreux responsables optent pour le
silence taire en arguant que : "il ne faut pas envenimer la situation", "le problème est trop
complexe pour être porté sur la place publique", "attendons que les choses se calment". Une telle
attitude ne fait que frustrer l'opinion, émoustiller la curiosité des journalistes et accréditer
davantage la thèse des adversaires : en effet, le silence rend suspect et finalement ruine l'image
car, comme le dit l'adage, "il n'y a pas de fumée sans feu".
Les outils sont très variés et la créativité presque sans borne. Nous insisterons sur quelques-uns
d'ente eux en raison de leur plus grande disponibilité et facilité d'usage.
Ils permettent de reconnaître l'institution parmi les autres acteurs dans son environnement. On
peut citer le logotype et le générique.
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* Le logotype ou logo est un dessin unique et spécifique qui sert de signe d'identification visuelle
de l'institution. Une fois adopté, on le retrouve sur tous les supports produits par l'institution
(papier à lettre, cartes professionnelles, emballages de produits, publications, messages, etc.). Un
bon logo est prégnant (perçu comme un tout et bien distinct des autres références visuelles),
facilement compréhensible (signification claire) et mémorisable, congruent (en relation
logique avec l'institution) et durable (assez stable dans le temps). Sa conception est le fait du
graphiste ou du designer qui devra prendre le temps de connaître et comprendre l'institution.
* Le générique, jingle ou bande-annonce personnalisée est un signe sonore (un bref morceau
musical) qui annonce l'institution. Il est utilisé systématiquement pour introduire et conclure les
productions sonores ou audiovisuelles de l'institution. Il est très utile pour fidéliser les audiences,
notamment à l'occasion des campagnes.
Il s'agit des outils qui parlent de l'institution, la racontent ou la font parler. C'est notamment le cas
de la vidéo institutionnelle qui est une carte de visite en images : elle présente l'institution, ses
objectifs, ses activités, ses réalisations et ses ressources. Elle peut être utilisée comme un support
de communication dans le cadre de manifestations telles qu'une conférence de presse, une
conférence internationale ou une exposition. Une bonne vidéo institutionnelle doit informer (le
contenu doit apporter quelque chose de nouveau à la cible visée et être exact), raconter (le récit
doit être bien construit, le contenu peut être scénarisé), attrayante (esthétique, humour,
excellente qualité technique) et viser un but précis (exemple : mobilisation de fonds,
présentation des activités de l'institution à des leaders d'opinion, etc.). A côté ou à la place de la
vidéo, on peut développer un dépliant, une brochure, une page Web, un document de PréAO.
Il peut avoir une vocation interne (membres de l'institution), externe (public externe et
partenaires) ou mixte.
Avant de créer un bulletin, il faut faire une évaluation des besoins et se poser notamment les
questions suivantes :
- pourquoi ce bulletin : pour informer, éduquer, distraire, échanger, influencer ?
- quelles sont les cibles visées et que recherchent-elles : personnel, bénéficiaires, partenaires,
décideurs, grand public ?
- qu'y a-t-il à dire : activités et décisions officielles de l'institution, orientations stratégiques, vie
informelle, évolution de l'environnement, loisirs, etc. ?
4.4- Le parrainage
Le parrainage est le terme générique qui recouvre les actions de sponsoring et de mécénat. On
parle de sponsoring lorsque l'institution parrainante attend des retombées d'ordre commercial
grâce au lien établi entre son image et l'objet sponsorisé (fréquent en sport) et de mécénat
lorsque l'acte est gratuit (cas des activités culturelles ou humanitaires). L'institution peut en tirer
les bénéfices suivants : renforcer sa notoriété, susciter de la sympathie, rajeunir son image, etc.
Pour cela, il faut que l'appui de l'institution soit connu et clairement inscrit sur les banderoles, les
panneaux, le catalogue de présentation ou programme de l'événement par exemple.
Le parrainage peut se faire sous la forme d'un soutien logistique (fourniture de tout ou partie du
matériel nécessaire à la manifestation), financier et technique (fourniture d'un savoir-faire). Il peut
se faire en association (co-parrainage). Le parrainage efficace va de pair avec de bonnes relations
presse (les médias devant s'en faire l'écho).
Elle consiste à organiser un événement ou à profiter d'un événement existant pour faire de la
communication institutionnelle. On peut citer les journées « portes ouvertes », les expositions, les
visites guidées, les galas et les manifestations sportives et culturelles d'une part, les journées et
autres manifestations internationales d'autre part. Un dossier de presse mettant en relief la
situation actuelle, le bilan des activités réalisées, les défis relevés, les progrès accomplis et les
perspectives devrait être systématiquement réalisés à l'occasion de chaque événement. C'est une
bonne opportunité pour les réseaux et alliances de mettre en évidence leur travail commun.
La communication événementielle impose de travailler avec les mass-media et, en milieu péri-
urbain, rural et traditionnel, avec les communicateurs locaux qui peuvent jouer un rôle similaire à
celui des médias modernes, mutatis mutandi, et mobiliser la communauté et ses leaders. Il existe
des agences spécialisées en organisation d'événements.
Les médias sont des partenaires incontournables des communicateurs institutionnels. "Aimez les
journalistes car il faut les servir pour pouvoir s'en servir" conseillait un pionnier de la
communication institutionnelle. La collaboration avec les médias peut prendre plusieurs formes.
En effet, on peut :
- les organiser : réseau, syndication (groupe de médias collaborant dans la production et/ou la
diffusion de contenus) ;
- les renforcer : formation des professionnels, équipement, fongibles, collaboration, sponsoring
d’émissions, documentation, appui à la création, prix, etc.
- établir des rapports de confiance privilégiés ;
- utiliser les outils appropriés : communiqué de presse, conférence ou point de presse, interview,
dossier de presse, publi-rédactionnel, prêt-à-diffuser, voyage d’information, briefing, article…
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Il est capital, lorsqu'on travaille avec les journalistes, d'avoir de bonnes relations interpersonnelles.
Pour y arriver, il faut suivre cinq règles : Rapide, Factuel, Franc, Equitable et Amical.
Rapide : respectez les règles de bouclage des journalistes. Si un journaliste téléphone pour une
information en votre absence, rappelez-le immédiatement même si c'est après les heures de
bureau. Un appel fait le lendemain pourrait venir trop tard en effet, à ce moment-là, il se peut que
la nouvelle ait déjà été diffusée sur les ondes ou publiée dans les journaux.
Factuel : soyez concret et rendez les faits intéressants. Les nouvelles reposent sur des faits. Les
journalistes apprécient une description dramatique ou une anecdote de votre part pour illustrer
vos propos. Mentionnez la source de tout fait ou statistique.
Franc : soyez honnête. Ne trompez jamais les journalistes. Soyez aussi ouvert que possible et
répondez franchement à leurs questions. Si cela est justifié, les journalistes professionnels vont
comprendre et protéger leur source. Ne soyez pas un "coupeur de route" (celui qui fait écran entre le
journaliste et la source de l'information).
Equitable/Juste : vous devez si possible traiter les médias de manière juste et équitable. En
effet, si vous favorisez constamment tel ou tel média par rapport à d'autres, vous perdrez à terme
la confiance de ces derniers et ils ne vous ménageront pas.
Amical : comme tout le monde, les journalistes apprécient la courtoisie. Retenez leur nom,
gardez le contact avec eux, lisez ce qu'ils écrivent, suivez leurs émissions, remerciez-les quand ils
couvrent l'éducation et donnez-leur un feedback.
Le communiqué de presse est un instrument peu coûteux et discret qui délivre rapidement une
information fiable et permet de joindre simultanément un grand nombre de supports
médiatiques. C'est un bon outil mais il présente au moins deux inconvénients : chaque jour, les
journalistes en reçoivent par dizaines d'où une certaine tendance à les banaliser. Par ailleurs, il est
nécessairement bref (une à deux pages).
Un communiqué de presse doit être complet et concis à la fois, mettant en évidence les
conclusions. Le langage doit être direct et simple en évitant tout jargon. Il doit être
dactylographié. Sa structure est à peu près normalisée comme suit.
Une fois le communiqué distribué, il est bon de prendre contact pour être sûr que le journaliste
l'a reçu et lui demander s'il a des questions à ce propos.
NB : on confond bien souvent le communiqué de presse avec une annonce adressée à un organe
de presse pour être publiée telle quelle (cf "les Avis et Communiqués").
Le dossier de presse met à la disposition des médias un ensemble complet de documents relatifs à
un événement ou un thème. Bien conçu, il devrait donner aux journalistes tous les éléments
nécessaires à la confection de leurs articles ou émissions. Il peut être distribué lors des
conférences de presse. Il peut contenir :
• un mémorandum ou une lettre d'introduction
• un communiqué de presse présentant brièvement l'objet du dossier et en faisant la synthèse
• un sommaire indiquant les document figurant dans le dossier
• une fiche technique ou une série de documents tels que :
- discours du ministre à l'occasion de la semaine de l'éducation
- présentation du département de l'éducation : statistiques, programmes, etc.
- synthèse d'études sur l'éducation
- présentation de certaines structures ou importants établissements
- photos de personnes, d'innovations ou d'activités importantes, affiches
- etc.
Une conférence de presse réunit plusieurs journalistes dans un lieu donné, afin de leur
transmettre un ensemble d'informations, à une occasion donnée : lancement d'une campagne,
riposte à une rumeur, bilan d'une opération, etc.
Une conférence de presse doit se concevoir comme un show qui doit plaire aux journalistes.
L'organisateur doit toujours se poser les questions suivantes : qu'attendent les médias ? Quelle est
la plus-value d'une conférence de presse par rapport à un simple dossier de presse ? Que faire
pour séduire ? Sur quoi tabler : des intervenants brillants, un événement exceptionnel, une
information riche, une organisation parfaite ?
La préparation d'une conférence de presse doit se pencher sur les points suivants :
- quel est le message à livrer ?
- quelle forme utiliser (orale, audiovisuelle, niveau de langue, aspect spectaculaire…) ?
- quel budget : de combien dispose-t-on ?
- quels médias inviter : qui veut-on toucher ?
- quel moment (choisir une date opportune, éviter certains jours comme le lundi - jour de
reprise - et le vendredi - veille de week-end - et certains horaires, notamment les fins d'après
midi trop proche de l'heure de bouclage) ?
- où la tenir (hôtel, lieu de travail, etc.).
- Employer un vocabulaire usuel, préférer des mots courts et des termes courants.
- Prendre son temps (sans donner l'impression défavorable de chercher ses mots) afin de ne pas
bombarder votre auditoire, le débit doit se situer entre 140 et 170 mots minutes.
- Raconter des anecdotes, elles améliorent le confort de l'auditoire qui peut souffler un peu et
cela permet de détendre l'atmosphère.
- Simplifier la présentation (sans la rendre superficielle) car un exposé trop spécialisé risque de
faire "décrocher" les journalistes.
- Alterner les pronoms personnels : ne pas abuser du "je" très personnel et éviter le "on" trop
vague et anonyme. Favoriser l'interactivité, en utilisant de temps en temps le "vous".
- Séduire et convaincre.
- Fournir un dossier de presse qui synthétise les informations livrées.
L'interview est un vecteur d'information précieux car il est plus riche que le communiqué de
presse, plus malléable que le dossier de presse et moins lourd que la conférence de presse. Il faut
toujours préparer un interview en se fixant sur les éléments suivants :
- réfléchir sur ce que vous allez dire : l'information brute, l'argumentation qui la sous-tend et les
exemples pour l'illustrer, comment couper court à la rumeur et attaquer les positions des
adversaires sans les nommer
- prévoir les questions que vos propos risquent de susciter
- penser aux contre-exemples et aux pièges possibles
- répertorier les points délicats et préparer à l'avance les répliques.
Durant l'entretien, il faut savoir être aimable: éviter d'interrompre les échanges par d'incessants
coups de fil entrants, mettre le journaliste à l'aise en créant un climat détendu, lui demander au
début quels sont ses besoins d'information, s'assurer au cours de l'entretien que le message passe
bien : "Ai-je répondu complètement à votre question ? " ; "Y a-t-il des zones d'ombre ?". Il faut
faire preuve de professionnalisme : le propos qui aura été soigneusement préparé sera clair, court,
construit et objectif. Il faut donner au journaliste le maximum d'éléments de jugement.
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Les interviews audiovisuelles doivent être préparées particulièrement car si une interview de
presse écrite peut être "arrangée" par le journaliste, ce n'est pas e cas à la radio ou à la télévision.
* L'interview radio impose une prononciation articulée, un débit de parole moyen et des temps de
respiration entre les phrases, de préférence courtes et simples ; les termes et phrases pompeuses
sont à éviter, la familiarité avec le journaliste à bannir sans tomber dans la "cérémonial".
* L'interview télé nécessite un choix vestimentaire approprié, de couleur pas trop claire et une
gestuelle maîtrisée, ni théâtrale ni timorée. Le port de tête ne sera pas altier pour ne pas donner
un air de suffisance mais le dos évitera d'être rond et le regard tourné vers le bas, ce qui donne
une impression de manque d'assurance. Le regard sera franc et l'on évitera les gestes de nervosité,
les tics et la crispation.
5.5- Le publi-rédactionnel
Il existe des outils particulièrement utiles pour la communication institutionnelle interne. Dans le
cadre de ce document, nous nous limiterons à leur évocation.
* Affichage : tableau d'affichage
* Réunions : d'information descendante (apports d'informations aux membres de l'institution) ou
ascendante (collecte d'informations auprès des membres), de discussion, de décision, de
négociation, de créativité, de crise, etc.,
* Enquêtes : collecte de données auprès du personnel, analyse puis restitution au personnel
* Séminaires et ateliers : de réflexion, de formation, de planification, de production, de team
building, rencontres annuelles, etc.
* Directives, circulaires, notes de service : décisions ou informations officielles (diffusées ou
affichées)
* Lettres personnalisées ou collectives
* Rapports, publications internes : accessibles dans un centre, par circulation ou par ordinateur
* Réseau informatisé avec ou sans Intranet : échange d'informations et de documents, accès à la
documentation interne et externe
* Télécommunications : téléphone, radiocommunication, téléconférence
* Voyages organisés, visites guidées
* Activités récréatives, sportives et culturelles : pour détendre et renforcer la cohésion interne, la
culture commune, etc.
* Entretiens de recrutement, d'orientation, briefing, etc.
* IEC : sensibilisation, counselling, communication pour le changement de comportement
(promotion de la santé, lutte contre les accidents, planning familial, etc.)
* Bulletins internes (voir plus haut)
* Documentation : salle spécialisée ou hall d'information
* Circuit fermé de radio ou de télévision : journal interne, messages particuliers par exemple.
* Boîte à suggestions : le personnel peut émettre des idées, solutions, doléances, etc.
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Références bibliographiques
1- J. F. CHANLAT, F. SEGUIN, L'analyse des organisations. Tome 2 : Les composantes de l'organisation,
Boucherville : Gaëtan Morin Editeur, 1987, 508 pages
2- F. GONDRAND, L'information dans les entreprises et les organisations, Paris : Edition d’organisation,
1990, 375 pages (nouvelle édition)
3- F. M. JABLIN et al., Handbook of Organizational Communication, Newbury Park/ London/New
Delhi : Sage Publications, 1989, 781 pages
4- F. JEFKINS, Public Relations, London/Johannesburg : M&F Pitman Publishing, 1998
5- B MODY, Designing Messages for Development Communication, Newbury Park/ London/New
Delhi : Sage Publications, 1991, 211 pages
6- R. C. PARKER, PAO et graphisme pour les nuls, Paris/Londres : SYBEX, 1995, 347 pages (voir
notamment la partie relative à la production d'un bulletin d'information, pp. 285-338)
7- WESTPHALEN M.-H., Le Communicator, Paris : DUNOD, 1994