Manuel de procédure administrative et

financière de Bureau de Contrôle Administrative

et Financière
AVANT PROPOS

Le manuel des procédures pour le Bureau de Contrôle Administratif et Financier est

un outil de contrôle interne adapté à l’organisation pour être opérationnelle. Il est
exploitable par tous les agents de BCAF et prend en compte les grandes orientations
suivantes :

 gain d’efficacité dans l’exécution des tâches : dans les organisations

modernes, la formalisation des procédures s’avère être l’un des axes
principaux de la démarche qualité. Ainsi, il permet l’élimination progressive
des faiblesses récurrentes et constitue un facteur de performance dans la
régularité de la réalisation de mission ;

 garantie de continuité dans la bonne marche de suivi et contrôle de gestion

des fonds au niveau des établissements : le manuel des procédures s’impose
comme le meilleur outil pour une formation rapide, et, à ce titre, apporte une
garantie de continuité lors des mutations du personnel ;

 outil de management : les procédures font partie du système d’information et

de gestion d’une organisation. A ce titre, elles permettent de communiquer,
sous forme de documents accessibles, les règles et méthodes applicables
dans l’organisation. La répartition des rôles et les relations entre services sont
clarifiées.

 instrument de contrôle essentiel : l’absence de procédures écrites rend le

contrôle interne difficile, non-transparent. Les procédures apparaissent donc
comme un engagement commun, et forment une base de contrôle acceptable
pour tous ;

 formation des collaborateurs : les procédures servent de point de départ pour

la formation du personnel en phase d’intégration.

Il est l’outil de référence de chaque agent du Bureau de Contrôle Administratif et

Financier dans l’exercice de ses fonctions.
La mise en place des procédures formalisées répond aux objectifs ci-après :

 responsabiliser davantage le personnel concerné dans l’accomplissement des

tâches par une définition précise des attributions et des résultats attendus ;
 mettre en œuvre un contrôle interne efficace.
LISTE DES SIGLES

BCAF Bureau de Contrôle Administratif et Financier

Sommaire

PARTIE 1 : Présentation du manuel de procédures et organisation institutionnelle du Bureau de

Contrôle Administratif et Financier

Titre I : Présentation du manuel de procédures

Titre I-Module A : Définition, objectifs et contenu du manuel

Titre I-Module B : Conditions d’application du manuel

Titre II : Présentation et organisation institutionnelle du Contrôle Financier

Titre II-Module A : Missions du Bureau de Contrôle Administratif et Financier

Titre II-Module B : Documents fondamentaux régissant le Bureau de Contrôle Administratif et

Financier

Titre II-Module C : Organigramme, attributions et fiches de postes du personnel du Bureau de

Contrôle Administratif et Financier

PARTE 2 : PROCEDURES DE FONCTIONNEMENT DU BUREAU DE CONTROLE ADMINISTRATIF ET

FINANCIER

Titre I : Procédures administratives

Titre I-Module A : Gestion des courriers et documents

Titre I-Module B : Gestion des archives

Titre III Procédures de contrôle de gestion financière au niveau des écoles primaire (caisses écoles)

Titre III-Module A : Procédures financières et comptable au niveau des écoles primaires

Titre III-Module B : Contrôle et vérification de gestion des ressources financières au niveau des
établissements primaires

Titre III-Module D : Suivi financier et statistique

Titre IV Procédures de contrôle de gestion financière au niveau des établissements secondaires

Titre IV-Module A : Procédures financières et comptable au niveau des établissements secondaires

Titre IV-Module B : Contrôle et vérification de gestion des ressources financières au niveau des
établissements secondaires

Titre IV-Module D : Suivi financier et statistique au niveau des établissements secondaires

Titre IV Procédures de contrôle de gestion financière au niveau des lycées

Titre IV-Module A : Procédures financières et comptable au niveau des lycées

Titre IV-Module B : Contrôle et vérification de gestion des ressources financières au niveau des lycées
Titre IV-Module D : Suivi financier et statistique au niveau des lycées
PARTIE 1 : PRESENTATION DU MANUEL DE PROCEDURES ET ORGANISATION INSTITUTIONNELLE DU
BUREAU DE CONTROLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Titre I : Présentation du manuel de procédures

Définition et objectif du manuel

Le présent manuel de procédures est un outil qui représente et décrit les modes opératoires
des activités au sein du Bureau de Contrôle Administratif et Financier. Il est un instrument
d’orientation à toute personne intervenant dans l’exécution des différentes tâches de contrôle et
vérification de gestion financière au niveau des établissements, en particulier les agents du BCAF. Ce
manuel définit le mode d’organisation du Bureau de Contrôle Administratif et Financier, ses relations
avec les autres acteurs de la chaine de vérification au sein du Ministère de l’Education Nationale et
de l’Enseignement Technique et Professionnel à savoir : le Service de l’Audit Financier et Comptable
au niveau Central, les Directions assurant les activités d’inspection pédagogique et financière et ses
représentants au niveau de STD (inspecteurs au niveau de la DREN).

Il expose en détail toutes les procédures de gestion administrative et financière concernant le

Bureau de Contrôle Administratif et Financier.

La mise en place des procédures formalisées a pour objectif de :

 Préciser les rôles et responsabilités du Bureau de Contrôle Administratif et Financier,

 Préciser la relation fonctionnelle du Bureau de Contrôle Administratif et Financier avec les
autres organes contrôles au sein du MENETP (audit et inspection) afin d’assurer une
efficacité accrue de la coordination,
 Mettre en place un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et
financier, ce cadre est un élément nécessaire à la mise en œuvre d’un contrôle interne
efficace.

Ce manuel ne constitue pas un document exhaustif et figé ; il est au contraire appelé à être
complété et modifié en fonction de l’évolution des diverses contraintes et difficultés qui pourraient
apparaître lors de sa mise en œuvre.

Conditions d’application du manuel

Ce manuel est destiné à tout le personnel du Bureau de Contrôle Administratif et Financier.

Chaque agent du BCAF dans l’accomplissement de ses tâches doit se référer au manuel.

Etant un guide, ce manuel n’est pas destiné à être lu du début à la fin. Il sert de référence tout au
long de l’exécution des activités du BCAF. C’est pourquoi il définit clairement les attributions de tous
les agents du BCACF.

Pour les conditions de mise à jour du manuel, ce manuel de procédures est un document
susceptible d’être modifié au fur et à mesure de l’évolution de l’institution, de ses activités et des
bonnes pratiques professionnelles. En cas de révision, la nouvelle version du manuel doit faire foi par
tous les utilisateurs.

La mise à jour du manuel peut être effectuée suite à :

  des changements dans la structure ou les activités du BCAF,
 des modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les procédures
existantes pour faire face à des situations nouvelles ;
 des changements rendus nécessaires suite à une modification du cadre institutionnel

Présentation et organisation institutionnelle du Bureau de Contrôle Administratif et Financier

Mission du BCAF :

Le Bureau de Contrôle Administratif et Financier est chargé de:

 Effectuer un contrôle à priori et à posteriori portant sur la régularité financière des

opérations de dépenses sur l’utilisation des fonds alloués aux différents niveaux
d’établissements scolaires (primaire, secondaire et lycée).
 Examiner l’application des procédures financières en vigueurs par rapport au dispositif mise
en œuvre par l’organisation,
 De dégager une constatation par rapport au respect des procédures et justification des
dépenses exécutées par les entités contrôlées,
 De participer à l’identification et à la prévention des risques sur la gestion financière,
 De vérifier sincèrement la prévision des dépenses au niveau des établissements,
 Contrôler les documents de gestion financière au niveau des établissements,
 Examiner les comptes rendus d’utilisation des fonds au niveau des établissements,
 De concevoir et de mettre en place un système de suivi périodique sur la gestion financière
au niveau des établissements

Documents fondamentaux régissant le Bureau de Contrôle Administratif et Financier

Les documents fondamentaux du Contrôle Financier sont :

 Circulaire portant référence ………………….

 Décret portant attribution ………………..

Organigramme, attributions des agents du Bureau de Contrôle Administratif et Financier

Organigramme

Le Bureau de Contrôle Administratif et Financier est dirigé par un ……………………………….dépendant

directement de………………………………….. et qui a un rang de………………………………. Il est nommé
par…………………….. au niveau de………………………………..sur proposition de……………………………..parmi les
personnel au niveau de…………………………….. ou des nouveaux contractuels répondant aux critères de
qualité requise seront acceptable.

Le BCAF est composé de…………….personnels au minimum, le dirigeant est inclus et les membres se
charge de (à déterminer à l’atelier) :

 …………………………………………
 ………………………………………………..
 ………………………………………………..
Organigramme du BCAF au niveau de la CISCO
CHEF CISCO
BCAF
………………………..
Attributions et fiches de postes
Chef de Bureau du BCAF
Rattachement hiérarchique
Relations fonctionnelles
Objectifs assignés au poste
Tâches à accomplir
Situations à établir
……………………….
Le chef de Bureau du BCAF est rattaché directement au chef
CISCO
Le chef de Bureau assure la coordination des
activités du BCAF et rend compte au chef CISCO
 Garantir le bon fonctionnement du BCAF,
 Garantir l’application et le respect des
instructions émanant du MENETP Central et du
présent manuel de procédure,
 Garantir la régularité, l’objectivité, l’impartialité
dans la mise en œuvre des activités de suivi et
contrôle.
 Assurer la gestion quotidienne du BCAF
 Coordonner l’ensemble des activités du bureau
 Superviser la bonne conduite de membre,
 Apprécier tout le document produit par le BCAF
en apposant un cachet ou visa,
 Diriger toutes la réunion de travail au sein du
BCAF,
 Préparer matériellement, financièrement et
administrativement avec les membres la mission
de suivi et contrôle au niveau des établissements,
 Assurer la communication avec le MENETP
centrale en recevant une directive et en envoyant
un rapport de situation,
 Préparer une réunion de conseils avec les
responsables au niveau des établissements si
nécessaire après une mission de suivi et
vérification.
 Planing de suivi et contrôle sur terrain,
 Rapport de mission,

Outils de travail
Exigences du poste
Mode de nomination
Membre de bureau du BCAF
Rattachement hiérarchique
Relations fonctionnelles
Objectifs assignés au poste
Tâches à accomplir
Situations à établir
 Compte rendu au chef CISCO,
 Liste des établissements au sein de la CISCO,
 Cartographie de la CISCO,
 Ordinateur portable,
 Logiciel, imprimante, téléphone, internet,
 Document de travail (ex : fiche technique à remplir),
 Personnel intégré ou contractuel de la CISCO,
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse,
 Sens de l’organisation et de rigueur
 Capacité managériale,
 Bonne moralité,
 Dynamisme
Il est nommé par une décision prise par le Chef CISCO/DREN
Le membre du BCAF est rattaché directement au chef de
Bureau de Contrôle Administratif et Financier,
Le membre du BCAF assure la mise en œuvre de suivi et
contrôle de gestion financière au niveau des établissements
sous la supervision du chef de Bureau.
 Assurer la relation avec les usagers,
 Assurer la sauvegarde du patrimoine du BCAF,
 Assurer la disponibilité des informations financière
sur l’utilisation des fonds au niveau des
établissements.
 Préparer le plan de travail annuel au début de
l’année avec le chef de bureau,
 Soumettre le plan de travail annuel au Chef CISCO
par l’intermédiaire du chef de bureau BCAF,
 Traiter les doléances reçues par le BCAF et mettre à
jour le PTA si nécessaire par rapport à la situation
constatée,
 Préparer les outils de travail (fiche à remplir,
agenda,..) avant la descende sur terrain,
 Préparer administrativement une mission de suivi et
contrôle au niveau des établissements (lettre de
mission, ordre de mission,…)
 Réaliser une mission de descente au niveau des
établissements,
 Faire une restitution après descente sur terrain,
 Saisir les informations collectées dans un outil de
travail (ex : feuille Excel ou logiciel),
 Etablir un rapport de formation,
 Un rapport de formation,
 Une base de données relatives à l’utilisation de fonds
au niveau des établissements,
  Archive du BCAF.
Exigences du poste  Personnel intégré ou contractuel de la CISCO,
 Esprit inventif (créativité);
 Esprit critique et de synthèse,
 Sens de l’organisation et de rigueur
 Capacité managériale,
 Bonne moralité,
 Dynamisme
Mode de nomination Désigné par le chef de bureau du BCAF et validé par le chef
CISCO.

Gestion des courriers et documents

I.A.1 Procédure de traitement du courrier arrivée

Objet : La présente procédure décrit le traitement du courrier "arrivée" au BCAF

Evénement déclenchant : Réception du courrier arrivée
Résultat attendu : Courrier traité ou affecté transmis
Acteurs : chef de bureau, membre de bureau technicien
Objectif et contexte de la procédure : La présente procédure a pour but de s’assurer du
bon traitement du courrier qui arrive au BCAF.
Outils de gestion :  Cahier d’arrivée,
 Cahier de départ,
 Cahier de transmission
Règles de gestion :  Tout courrier officiel non confidentiel ou
confidentiel reçu par le BCAF doit être
enregistré par et traité
 Tout courrier reçu doit être traité ou affecté
par le BCAF à une autre instance compétente
en cas d’objet non inclus dans le domaine
d’intervention du BCAF.
 Tout courrier non inclus dans le domaine
d’intervention du BCAF est transmis à une
autre instance compétente.
 Tout courrier affecté doit être transmis au
destinataire avec un registre de transmission
et déchargé par le destinataire.
 Le BCAF doit prendre en compte et traiter
une doléance écrite ou verbale reçue et
donner de résultat aux usagers à temps sur
le traitement effectué.

I.A.2 Procédure de traitement du courrier départ

Objet : La présente procédure décrit le traitement du courrier "départ" au BCAF

Evénement déclenchant : Envoi des informations vers à l’extérieur/ Envoi des
informations au destinataire
Résultat attendu : Courrier envoyé au destinataire et classé et archivé
 la copie ou originale./ Un exemplaire du courrier
envoyé est classé et archivé.
Acteurs : chef de bureau, membre de bureau technicien
Objectif et contexte de la procédure : La présente procédure a pour but de s’assurer du
bon traitement du courrier départ avant sa
transmission au destinataire.
Outils de gestion :  Cahier de départ,
 Cahier de transmission
Règles de gestion :  Tout courrier officiel doit être signé par le
chef de bureau/ Chef CISCO ou son adjoint
en cas d’intérim,
 Tout courrier à transmettre doit être
enregistré dans la base « Courrier Départ »
et déchargé par le destinataire dans un
registre de transmission,
 Une copie ou originale de chaque courrier
transmis doit être conservée./ Un exemplaire
de chaque courrier transmis doit être classé
et archivé.

Gestion des archives :

I.C.1 Procédure d’archivage des documents

Objet : La présente procédure décrit le mode opératoire d’archivage des documents au BCAF
Evénement déclenchant : Au fur et à mesure/Suivant le cas
Résultat attendu : Document archivé, sauvegardé conservé et bien
sécurisé.
Acteurs : Chef de bureau, membre de bureau du
BCAF/technicien
Objectif et contexte de la procédure : La procédure a pour but d’organiser l’archivage des
documents reçus ou produits par les BCAF. En outre,
il s’agit également de faciliter d’assurer la recherche
de la documentation utile au BCAF.
Outils de gestion Armoire bien fermé,/sécurisée
Outils informatique :/Matériels informatiques  Excel,
logiciel
Règles de gestion :  Les copies des documents produits et reçues
par le BCAF sont conservées au bureau de la
CISCO avec une armoire bien sécurisée.
 Les documents archivés sont conservés au
bureau du BCAF.
 Les originaux des documents produits
doivent être archivés et leurs copies peuvent
être délivrées aux usagers,
 Tous les documents archivés au bureau du
BCAF sont considérés comme confidentiels,
leur délivrance dépend de l’appréciation du
Chef Cisco ou du Chef de bureau
  Tous les documents archivés sont enregistrés
catégoriquement et exhaustivement dans
un outil informatique (logiciel ou Excel) pour
permettre à établir un état de lieu
périodiquement,
 Tous les documents archivés sont enregistrés
et sauvegardés dans un matériel
informatique.

Préparation de mission de suivi et contrôle au niveau des établissements :

Préparation de suivi et contrôle sur l’établissement :

Prise de connaissance préalable des établissements à visiter : organigramme, instruction et note

diverse, texte,…)

Panification de la mission au niveau des établissements :

 Déterminer l’objectif de la mission :

 Champ de la mission : gestion financière au niveau des établissements primaires, secondaires
et Lycées,
 Equipe réalisant la mission
 Calendrier d’intervention sur terrain en accord avec l’entité visitée vérifiée
 Identification des interoculaires au niveau des établissements,

Notification de la mission à réaliser aux établissements par lettre et/ou par téléphone et/ou par
communication via le chef ZAP,

Rappel de l’objet, la date et la durée de la mission,

REALISATION DE LA MISSION

 Réunion de présentation de la mission (objectif de la mission),

 Réalisation du programme de travail en fonction de la répartition des travaux entre l’équipe
du BCAF,
 Remplissage des outils de travail,

CONCLUSION DE LA MISSION
  Réunion de clôture : présentation des constats positifs ou négatifs, suggestion ou
recommandation en fonction de leur caractère significatif,
 Valider les outils de travail (fiche technique), la signature et cachet du responsable sont
apposés sur le fiche de travail ou rapport de suivi,

EDITION ET DOCUMENTATION DE RAPPORT :

 Restituer les résultats de mission de chaque établissement et établir une base de données
fiable justifiée par les documents collectés au niveau des établissements,
 Valider diffuser les bases de données aux usagers (MENETP via les directions et services
centraux, inspecteurs pédagogiques et Financiers)

Titre III Procédures de contrôle de gestion financière au niveau des écoles primaire (caisses écoles)

Objet : Assurer la sécurisation des ressources financières au niveau des établissements pour être
destinées aux bénéficiaires effectives,

Veiller à la régularité et à la sincérité des informations financières sur l’utilisation des caisses écoles

Résultats attendus :

 Disponibilité des informations financières fiables sur l’utilisation des caisses écoles,
 Amélioration de la gestion des caisses écoles,
 Renforcement de capacité de responsable sur la gestion des caisses écoles

Cadre générale sur la gestion des caisses écoles

Acteurs :

Rôle
Etat et Partenaire Technique et Financier (PTF) Source d’argent
Association FEFFI Gestion des fonds et mise en œuvre des activités
prévues relatives aux caisses écoles
Etablissement primaire (EPP) Bénéficiaire finale

Condition d’octroi des caisses écoles :

 Recensée par la Fiche Primaire d’Enquête signée par le Chef ZAP

 Existence d’une association dûment constitué responsable de la gestion des fonds et de la

mise en œuvre des activités
  Existence d’un compte ouvert auprès des banques ou instituts de microfinance au nom de
l’école pour le transfert des fonds

 Existence d’un budget détaillé validé par l’assemblée générale et approuvé par le Chef ZAP

Présentation de l’association FEFFI

 FEFFI= Association Farimbon’Ezaka ho Fahombiazan’ny Fanabeazana eny Ifotony

 Association créée au niveau de tout établissement public (suivant Arrêté N°22091-
2015/MEN portant application du décret N°2015-707 du 21 avril 2015),

 Association ayant la capacité juridique,

 Siège : Etablissement scolaire concerné,

 Organes de l’association:

 Organe délibérant : Assemblée Générale

 Organe exécutif : Bureau Permanent
 Organe de contrôle : Commissariat aux comptes, comité de suivi

Objectif des caisses écoles

Améliorer l’Education en terme de :

 Accès et équité
 Qualité de l’enseignement
 Apprentissage
 Bonne gestion de l’établissement scolaire

Elaboration du budget au niveau des établissements (PEC/programme d’emploi)

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Gestion des liquidités
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Gestion comptable et gestion des dépenses

Dépenses éligibles :

Dépassement
budgétaire non
éligible

Dépassement
budgétaire non
éligible
 Dépenses inéligibles

 Toutes dépenses non catégorisées dans la catégorie des dépenses éligibles ;

 Dépenses non inscrits dans le budget ;

 Les dépassements budgétaires pour les catégories de dépenses éligibles 3 et

6;

 Dépenses non supportées par des pièces justificatives

 Dépenses effectuées antérieurement à la date d’octroi de la subvention

 Dépenses effectuées antérieurement à la date d’approbation du budget

Reporting sur l’utilisation des fonds :

• Affichage au niveau des écoles :

 Total du montant des subventions reçues

 Budget approuvé
 Etat de réalisation budgétaire
 Rapport financier sur l’utilisation des fonds

• Envoi de rapport au CISCO (Par l’intermédiaire du ZAP)

 Etat de réalisation budgétaire

 Rapport financier consolidé par bailleur avec signatures conjointes du Président de

FEFFI, du Directeur d’école, du Président FRAM et visé par le Fokontany

Procédure de vérification des gestions des caisses écoles :

• Vérification des documents

 Disponibilité

 Exhaustivité

 Authenticité

• Evaluation du système de gestion de la trésorerie

 Sécurité

 Autorisation

 Comptabilisation
 • Tests de conformité

 Respect des procédures

 Vérification des dépenses

Documents à vérifier

Document Points de vérification

Fiche Primaire d’Enquête de l’Etablissement Signature du Chef ZAP

Statuts, PV de constitution, Dossiers

d’enregistrement de l’association FEFFI Informations générales sur l’association FEFFI (siège social,
correspondant à l’Etablissement activités, organisation)

Documents généraux sur les comptes ouverts au

Appartenance du compte, signataires du compte
niveau des établissements bancaires ou instituts
de microfinance

Date d’approbation de l’AG,

Visa du Fokontany,
Budget Visa du Directeur d’école, Signature du Président FEFFI

Signature du Trésorier FEFFI

Visa du CISCO

Document

Points de vérification

Fiche de présence au cours de l’AG

Date d’approbation du budget par l’AG,

Atteinte quorum
 Mise à jour régulier

Remplissage
Livre de caisse Visa du Directeur d’école

Signature du Président FEFFI

Signature du Trésorier FEFFI

Correspondance avec les informations comptables

Signature du Directeur d’école

Rapport financier Signature du Président FAF

Signature du Président FRAM

Visa du Fokontany

Les outils de vérification (CANEVAS à remplir par le BCAF lors de son contrôle et approuvé par les
responsables contrôlés ou autre agent jugé comme compétent à l’appréciation de la situation
réelle)

Objet : les constatations ou les informations collectées par le BCAF sont sincère et fiables et
permettant d’établir une base de données relatives à la gestion des fonds au niveau des
établissements primaires.

Fiche technique 1 : Vérification de disponibilité des documents (cf : fichier excel)