Mieux communiquer à l’écrit

Table des matières:

 Présentation
 Fiches de travail supplémentaires et ressources

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Juin
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 Présentation

MIEUX COMMUNIQUER À
L’ÉCRIT

RÈGLES DE FONCTIONNEMENT PENDANT LE SÉMINAIRE

S’ENGAGER RESPECTER

COMMUNIQUER
POSITIVEMENT

ETRE
APPRENDRE
PROFESSIONNEL

OBJECTIFS D’APPRENTISSAGE

PRENDRE CONSCIENCE DE L’IMPORTANCE DES COMPÉTENCES DE

COMMUNICATION AU TRAVAIL

APPLIQUER LES STANDARDS ET FORMULES APPROPRIÉS POUR ENVOYER

ET RECEVOIR DES EMAILS

ENRICHIR SON VOCABULAIRE PAR UN LEXIQUE CLAIR ET PRECIS

S’INITIER A L’ECRITURE EN UTILISANT UN LANGAGE APPROPRIÉ ET

PROFESSIONEL

Importance de la
Règles et Enrichir votre
Communication Conseils Vocabulaire
Écrite au Travail
POURQUOI LA COMMUNICATION ÉCRITE?

Brainstorming:

Quelle est l’importance de la communication écrite au travail?

Quand utilise-t-on la communication écrite au travail?

RÈGLES DE COMMUNICATION ÉCRITE

ACTIVITÉ 1: VRAI OU FAUX?

INSTRUCTIONS:

Écoutez les déclarations faites par le formateur

Si vous êtes d’accord avec cette déclaration allez à la droite de la salle, sinon allez à gauche de la salle
Formez des groupes et préparez des conseils pour la communication écrite
Pour tester vos conseils, appliquez les aux textes qui vous sont fournis

RÈGLES DE COMMUNICATION ÉCRITE

Quel est votre but? La clarté est la clé

OBJECTIF Souhaitez-vous que le lecteur fasse quelque chose ou partagez-vous
simplement des informations?

A qui est-ce destiné?

AUDIENCE Qui est amené à le voir?
Quelle intonation doit être utilisée (compte tenu de l’objectif)?

Que se passera-t-il une fois que votre audience recevra votre message?
RÉSULTAT
Qu’est ce que votre message contient pour l’audience?

Avez vous gardé des paragraphes et phrases courts et

concis?
LANGAGE Avez-vous évité les clichés, jargons et termes trop
techniques?
Avez vous débarrassé votre message de ses parties inutiles?
Avez vous utilisé la voix active?
Ai-je atteint mon but?
Est-ce approprié pour mon audience et le but souhaité?
REVISION Est-ce que toutes les informations sont importantes?
Utilisez vous correctement la grammaire? Y-a-t-il des erreurs
d’orthographe?
Avez vous revu et corrigé votre document?
ACTIVITÉ 2: ÊTRE UN ÉDITEUR INSTRUCTIONS:
Travailler avec un partenaire pour
corriger les énoncés et/ou feuilles de travail dans votre manuel étudiant

Souvenez-vous des règles et concepts présentés avant

3.Étudiez les corrections ensemble et discutez-en. Qu’est-ce qui fut difficile dans cet exercice?

ACITIVITÉ 3: REVUE DES DIFFÉRENTS TYPES DE DOCUMENTS

DOCUMENTS:
INSTRUCTIONS:
•Mémo
• Quel est l’objectif de ce document? •Rapport
•Email Pourquoi ce document est-il différent des autres•Invitation
• documents professionnels?•Etc.

• Quel est le format attendu de ce document?

Écrivez vos réponses sur la feuille et accrochez la au

mur

Faites un tour de la salle; un représentant par groupe

reste à côté de votre feuille afin de présenter les
résultats au reste du groupe.

3. Quelles sont les difficultés rencontrées lors de la

préparation de ces documents? Certains documents
sont-ils plus faciles que d’autres? Expliquez .

TON ET MESSAGES DIRECT ET INDIRECT

Qu’est-ce qui est différent? Référez-vous au manuel pour l’exemple B

Omar, Bonjour Omar,

J’ai besoin de ton rapport à 17h00 ou je vais Merci pour tes efforts et le bon travail sur le rapport.
manquer la date limite. Peux-tu STP m’envoyer ta version avant 17h pour pouvoir
respecter la date limite ? Merci d’avance.
Sofia Sofia

ACTIVITÉ 4: ÉCRIVEZ VOTRE PROPRE MESSAGE INDIRECT

INSTRUCTIONS:

1.Regardez les scénarios donnés dans votre manuel puis en groupe ou

seuls, écrivez un message indirect pour répondre à ce scénario
2.Partagez avec les autres groupes afin d’obtenir des feedbacks.
ACTIVITÉ 5: ASSOCIATION DE MOTS

INSTRUCTIONS:

Écrire 15 lettres sur la fiche

Écrire des mots qui sont associés au thème donné. Utilisez seulement les 15 lettres fournies.
En fonction des mots choisis, quelle est votre perception du sujet?

DEVELOPER VOTRE VOCABULAIRE

Genres de mots que vous pouvez rencontrer:

Jargon
Mots techniques
Abréviations
Acronymes
Euphémismes
Autres?

ÉLARGISSEZ VOTRE VOCABULAIRE

Lire S’appliquer S’engager Tester

CLÔTURE

UN PAS EN AVANT, UN PAS EN

ARRIÈRE
MERCI POUR VOTRE
ATTENTION
 Fiches de travail
et ressources
Les Règles et Les Conseils pour un Document de Communication écrite
Lorsque vous considère faire une communication écrite prenez en compte ces cinq étapes clés.

Questions clefs:
1 Objectif
 Quel est votre objectif? La clarté est clef.
 Est-ce que vous voulez que le lecteur fasse quelque chose pour vous ou
vous êtes juste dans l’optique de de partage d’informations?

Questions clefs:
2 Audience
 A qui est-ce destiner ?
 Qui d'autre pourrait le voir ?
 Quel ton doit-on utiliser (compte tenu de l’objectif) ?

Questions clefs:

3  Qu’est-ce qui va se passer après que le public visé reçoit votre

Résultat communication ?
 Ce qu'il y a dedans pour le lecteur ?

Questions clefs:
 Avez-vous gardé des phrases et des paragraphes courts et concis ?
 Avez-vous évité les clichés, le jargon ? Évitez d'être trop technique.
4  Avez-vous laissé des mots qui ne contribuent pas à la concentration de la
Langue communication ?
 Avez-vous utilisé la voix active ?
 Questions clefs:
 Ai-je atteint mon objectif ?
5 Review  Est-il approprié pour mon auditoire et le résultat escompté ?
 Est-ce que toutes les informations sont pertinentes ?
 La grammaire et la ponctuation sont-ils bien employés ? Tout est
correctement orthographié ?
 Avez-vous relu le document ?

Erreurs Grammaticales Courantes en Français

Distinction entre futur simple et conditionnel

L'indicatif futur ne prend pas de « s » finale à la première personne du singulier. On écrit donc « je me
rappellerai cette règle » lorsqu'on formule une prévision pour l'avenir (comme « tu te rappelleras cette règle
»), mais « je me rappellerais cette règle si elle était plus claire » lorsqu'il s'agit d'un conditionnel (comme « tu
te rappellerais cette règle si elle était plus claire »). L'homonymie cause une grande confusion entre ces
formes.

Orthographe de l'impératif
Le singulier de l'impératif des verbes du premier groupe (et du verbe « aller » qui est normalement classé
dans le troisième groupe) ne prend pas de « s » finale comme on le croit souvent. On écrit donc « écoute ce
qu'il te dit », « va chercher ton ami » ou encore « remarque bien cette terminaison ». Ce qui risque
particulièrement de tromper est l'existence dans certains cas (pour la liaison) d'une terminaison explétive : «
vas-y » à côté de « va dans la maison », « manges-en » à côté de « mange de la soupe » et ainsi de suite. Pour
la plupart des autres verbes, la terminaison est moins inattendue : « prends ce billet », « cours », etc. (La
désinence « e » existe cependant au troisième groupe, comme dans « savoir » qui donne « sache » à
l'impératif.)

Orthographe du subjonctif présent

La troisième personne du singulier du subjonctif présent de tous les verbes autres que « être » et « avoir » se
termine par un « e ». On écrit donc « je veux qu'il conclue », « il vaut mieux qu'il coure, qu'il s'enfuie ». Il en
va de même de la première personne du singulier pour tous les verbes autres que « être » : « il faut que je te
voie ». La seconde personne du singulier prend la finale « es », comme dans « avant que tu ries, j'ai y ai cru
».

Accord de « tout »
L'adverbe « tout » s'accorde devant un adjectif féminin ne commençant pas par une voyelle (ou une « h »
muette) : on écrit donc « la Terre tout entière » mais « la Terre toute bleue ». Ceci ne concerne pas « tout
» en tant qu'adjectif (« toute erreur est blâmable »), qui est régulier.

Finale des participes passés

Au masculin singulier, on écrit « exclu » et « conclu » mais « inclus » ; les féminins sont, fort logiquement, «
exclue », « conclue » et « incluse ».

Certains écrivent parfois un « t » à la place de la « s » finale de quelques participes passés lorsqu'ils sont
employés pour former un passé composé, sans doute parce qu'ils ne sentent plus ce passé comme composé et
veulent mettre une désinence de troisième personne. Rappelons donc « il a pris » mais « il prit ».
Finale de certains noms
Les noms « maintien », « soutien » et sans doute quantité d'autres ne prennent pas de « t » final alors qu'on
est tenté de le croire à cause de la terminaison de l'indicatif présent : « il maintient », « il soutient ».

Un « cauchemar » s'écrit sans « d » final. L'erreur vient probablement de la confusion avec le verbe «
cauchemarder ».

Censé et sensé
On est censé écrire « sensé » lorsqu'il s'agit de quelque chose de raisonnable, tandis qu'il est sensé d'écrire
« censé » lorsqu'on fait référence à une obligation.

Place du tréma
On parlera d'une phrase « ambiguë », d'une phrase « aiguë » : le tréma se place sur le « e ». Il est vrai que
certains considèrent maintenant l'orthographe avec le tréma sur le « u » comme correcte, mais il est sans
doute encore préférable de l'éviter. De même, on écrira « ambiguïté ». En revanche, le père du métropolitain
s'appelle « Fulgence Bienvenüe ».

Autres accents
Il est sans doute plus correct d'écrire « événement » avec deux accents aigus, même si l'accent grave sur le
deuxième « e » est maintenant admis (et en tout cas conforme à la prononciation).
Le nom du président du Conseil Georges Clemenceau s'écrit sans accent. Il en va de même de « Grevisse »,
le nom de l'auteur d'un célèbre guide du bon usage. Pourtant, dans les deux cas il semble que la prononciation
soit comme s'il y avait un accent aigu.
La Feuille des Phrases/Assertions Correctes
Instructions: Corriger les phrases suivantes selon la grammaire ou le ton

1. Nous avons parlées pendans trois heures ce matin.

Récrivez:

2. Hier, je dois envoyé un e-mail très important à un clien.

Récrivez:

3. Je vais prendre ma pause déjeuner, puit faire quelques appelles téléphoniques.

Récrivez:

4. Je suis complètement en contraire avec votre proposition.

Récrivez:

5. Avez-vous terminé le rapport encore?

Récrivez:
 6. Je ne suit pas sûr de pouvoir terminé ce projet d'ici la fin de la journée. Je serait reconnaissant si vous
pouvez m’aider plus tard cet après-midi.
Récrivez:
 7. Merci pour votre invitation à l'événement. Cela vous dérangerait de me faire parvenir l'adresse afin que
je puisse obtenir les directions ? Merci - Je suis impatient de vous voir.

Récrivez:

8. Je travail comme un développeur de logiciels indépendant depuis quelques dernières années. Après être
un travailleur autonome pondant de nombreuses années, je suis très intéressant dans la recherche d'un
poste à temps plein avec votre entreprise.

Récrivez:
Corriger ce document

Chers tous,

RMIT est une grande université. Tous les employés sont sur le système de messagerie ce qui affecte tout le
monde. Il y a eu trop d'occasions où un virus e-mail a été envoyé aux employés. Beaucoup d'employés ne
savaient pas comment réagir face à ce problème. Certains employés transmis ces e-mails aux autres et le virus a
pu se propager. L'université a maintenant une politique en place pour empêcher la propagation de ces
problèmes à l'avenir. Tout le personnel doit aviser un agent des services techniques immédiatement si elles
soupçonnent qu'ils ont reçu un virus que nous ne disposons pas encore des problèmes.

Unité des services techniques.

Exemple d’email 1:
à: departementrh@email.com
Cc:
Cci:
Objet: Suivi de candidature N°1234

Bonjour Monsieur SLIMANE

C’était un grand plaisir de discuter avec vous aujourd’hui à propos du poste de “comptable adjoint” au
sein de votre entreprise “Créatif Incorporé”

Ce poste correspond parfaitement à mes compétences et intérêts. L’approche créative de la gestion

des comptes don’t vous m’avez parlé confirme ma volonté de travailler avec vous.

Mon enthousiasme, ma capacité de rédaction et ma confiance en soi sont des qualités qui vont m’aider
à amener les autres collaborateurs à coopérer avec notre département.

Je vous remercie pour le temps que vous m’avez consacré Durant l’entretien. Je suis vraiment intéressé
par travailler avec vous et attend impatiemment votre retour au sujet de ce poste.

Cordialement,
M. Idrissi

Exemple d’email 2:
à: sbennani@email.com
Cc:
Cci:
Objet: Modifications du rapport des ventes

Bonjour Sofian,

Merci pour le rapport que tu m’as envoyé la semaine dernière. Je l’ai lu hier et je pense qu’il manque
plus d’informations concernant les chiffres de vente sur la deuxième section. Je pense aussi qu’il serait
préférable que le ton soit plus formel. Peux-tu s’il te plait modifier le rapport en tenant compte des
remarques citées en haut ?

Merci pour tes efforts.

Cordialement,
Mohamed
Exemple d’Invitation
Chers ami(e)s de XYZ Ltd.,

Avec le nouvel an qui s’approche, XYZLtd. Organise une fête le 1er janvier 2017 à la salle de bal de
l’hôtel Leela Palace à Casablanca à partir de 20h30. Veuillez trouver l’adresse exacte à la fin de ce
mail.

Étant un invité important avec de longues années de collaboration avec la famille XYZ, votre présence
est inévitable lors de l’événement. Ceci est un petit geste pour vous remercier pour votre support et la
confiance que vous faites à la famille XYZ maintenant que vous en faites partie.

Il est très rare que nous rencontrons une personne en dehors du cadre professionnel qui nous lie, nous
vous invitons, vous et votre famille, à venir célébrer le nouvel an avec nous et espérons que notre
partenariat et amitié continue à être en bonne santé et fructifiant pour les deux côtés.

Nous nous attendons à ce que vous faites partie de notre petite fête pour célébrer la relation que nous
avons partagé tout au long de ces années.

Au plaisir de voir.

Adapté depuis: http://www.careerride.com/view.aspx?id=11471

Exemple d’un rapport simple
Une stratégie pour améliorer la productivité en 2016
Usine de Transformation Mondial
Préparé par: M. Mustapha Maskri
Contact: auditeur@wpp.com

Résumé
Une étude complète et comparative des usines marocaines opérants au nord et les régions au sud du
pays reflète une différence signifiante par rapport aux revenus et aux profits.
Cette stratégie pour améliorer la productivité en 2016 inclue une vision avec des objectifs mesurables,
des délais, un plan d’action, un budget et des mécanismes de responsabilité pour améliorer la
productivité.

Problème
 Plus de 60% des usines opérants au nord du Maroc n’ont pas augmenté considérablement leur
productivité durant les cinq dernières années tandis que plus de 50% des usines opérants au
sud vivent la même situation.
 L’incapacité d’accroitre la productivité impacte la rétention de l’UTM, se développer et recruter
de nouveaux personnels ainsi que d’augmenter les salaires pour retenir les employés actuels.
 Le manqué d’une productivité élevée diminue la présence concurrentiel de l’UTM; ça empêche
l’UTM d’identifier des clients potentiels qui veulent travailler dans la région.

Contexte
En 2014, le Maroc a été identifié comme étant le partenaire régional stratégique pour la l’industrie de
fabrication et de transformation. Pourtant, les entreprises multinationales ont pris du temps pour
choisir des entreprises qui existent déjà pour leur futur investissement. Il y a une importance
particulière de la part de ces multinationales de vouloir s’associer avec des entreprises performantes.

Explication
 L’amélioration de la productivité dans d’autres entreprises dans la région est une preuve de
l’intérêt que portent certains investisseurs potentiels, ce qui permet le développement des
affaires et de l’équipe.
 L'Organisation nationale du développement du travail humain a diffusé un rapport en 2015
identifiant les compétences nécessaires pour valoriser les employés les plus efficaces et motives,
améliorant ainsi la productivité et la rétention du personnel

Recommendation
 L’UTM devrait revoir ses pratiques d'exploitation actuelles et procéder à une évaluation des
employés existants liés à leur satisfaction et leur motivation.
 L’UTM devrait développer et implémenter des formations en compétences personnelles et
comportementales pour améliorer la productivité.
 L’UTM devrait renforcer sa stratégie pour engager les entreprises multinationales dans les
futurs opportunités d’investissement.
 Exemple d’emails pour le ton de la messagerie directe/Indirecte
Pris et adapté depuis: https://www.mindtools.com/CommSkll/EmailCommunication.htm

Communiquer en personne présente l’avantage d’utiliser non seulement le langage mais aussi le non-verbal pour
évaluer le message d’un individu. En revanche, la communication via email ou à l’écrit en général peut causer des
malentendus puisque les signaux sont absents. Par conséquent, les mots, la longueur de la phrase, la ponctuation
et l’utilisation des lettres majuscules peuvent avoir différentes significations. Découvrez les exemples ci-dessous
pour explorer de près ce concept.

Exemple A
Amr,
J’ai besoin du rapport avant 17h aujourd’hui ou je dépasserai la date limite.

Sofia

Exemple B
Bonjour Amr,
Merci pour tes efforts et le bon travail sur le rapport. Peux-tu STP m’envoyer ta version avant 17h pour pouvoir
respecter la date limite ? Merci d’avance.

Sofia

Exemple A
Chers équipe:
Le 20 avril est notre célébration annuelle de fin d’année et elle aura lieu à la salle des conférences. Bien que ça ne
soit pas une grande fête, vous êtes autorisé à amener vos familles. Il est impératif que vous teniez au courant
Rachel ou moi même si vous allez pouvoir assister et combine vous serez en groupe.
Toute personne n’ayant pas fourni ces détails à l’un de nous deux ne sera pas autorisé à rejoindre la fête parce que
l’espace est très petit. Rachel c’est occupé de la musique et le traiteur.
Merci pour votre compréhension.

Amine

Exemple B
Bonjour à toutes et à tous,
Comme vous le savez, notre célébration annuelle de fin d’année est prévue pour le 20 avril. Bien que la salle soit
petite, nous encourageons toute l’équipe à amener leurs familles. Cette année, Rachel s’occupera de l’organisation
de la fête. Transmettez nous votre réponse SVP avant le 31 mars pour confirmer les nombres. Si une personne a un
régime alimentaire spécifique, merci de nous le faire savoir pour que nous puissions prévoir un menu alternatif.
Je vous remercie d’avance et espère vous voir tous à la fête.

Cordialement,
Amine
Scenarios pratiques pour le ton de la messagerie directe/Indirecte
Écrivez un email pour les situations ci-dessous. Soyez poli est indirect.

1. Vous avez des suggestions sur la manière d’obtenir plus d’affaires. Vous voulez rencontrer un des
managers et discuter de cette opportunité d’affaires. Écrivez un email poli pour demander un rendez-
vous.

2. Vous avez des engagements personnels que vous avez besoin de faire mardi matin. Vous voulez
prendre mardi au large et prendre la demi-journée plus tard dans la semaine. Écrire un courriel poli à
votre superviseur expliquant la situation. Demandez la permission de prendre le matin au large et de
rattraper plus tard dans la semaine.
Exemple de vocabulaire à utiliser dans les documents de travail
Memo

Objet: SSPs pour LOs

Date: 12 juillet 2016

Attention: Superviseurs d’étages

From: Directeur des opérations

Merci de noter que la direction mènera des audits sur tous les étages pour vérifier les procédures de

sécurité standard pour tous les opérateurs le 15 août 2016. Ceci est une préparation à la visite prévue

de la part du bureau régional du Département de Sécurité de Travail (DST). Tous les superviseurs

d’étages doivent s’assurer que toutes les équipes sont informés sur les nouvelles politiques et

procédures et particulièrement l’utilisation du nouveau équipement pour les stations C2345a et

C3456b. Un compte rendu formel sera remis à chaque ligne de production et les superviseurs d’étages

seront tenus responsables et seront sanctionnés pour toute infraction de la politique de l’entreprise.

Merci d’accuser réception de cette information par email avant le 15 juillet.

Développer une fiche de vocabulaire avancée
Il est important qu’une personne améliore régulièrement son vocabulaire. Il existe plusieurs strategies que vous
pouvez utiliser pour y arriver. Ce qui suit fournit certains des moyens les plus courants pour améliorer son
vocabulaire.

Lise Retenez
z
Lisez autant que vous pouvez Notez tous les mots que vous
Lisez une variété de sources ne comprenez pas
(en line, articles, literature, Utilisez un dictionnaire
romans, Retenez de nouveaux mots
journaux) de vos conversations

Développer votre vocablaire

Appliquez Testez
Utilisez les nouveaux mots dans vos Questionnez vous
conversations écrites et orales Utilisez des flashcards pour étudier
Ne vous surchargez pas d’informations
en une fois
Notes supplémentaires