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Introduction - La communication 2
Des questions préliminaires 4
Partie I – Ecrire pour être lu 6
Des procédés pour améliorer la lisibilité syntaxique 7
Quelques règles à respecter 9
Ponctuation 13
Mots de liaisons 17
Vocabulaire 18
Orthographe 20
Exercices 21
Partie II – Les Lettres 25
Rédiger 26
Style 27
Mettre en forme 28
Formules de politesse 29
Partie III – Les Notes 30
Partie IV - De la prise de note au compte-rendu 34
Réussir ses comptes rendus 35
Les cinq types de comptes rendus 36
Les principales lois servant de base à la rédaction d’un compte-rendu 39
Comment prendre ses notes utiles ? 41
Exercice d’application 43
IV - Les Rapports 45
Exemple de rapports 49
Exercices 52
Annexe 55
Bibliographie 63
1
INTRODUCTION
LA COMMUNICATION
Avoir une vision claire de la situation de communication facilite l’élaboration d’un écrit quel qu'il
soit. Il est donc utile de savoir situer son environnement professionnel, d’analyser
méthodiquement soit le message reçu, soit le message à transmettre, d’identifier le ou les
destinataires.
Pour communiquer, il faut être au moins deux : un émetteur et un récepteur. Sans ce dernier,
la communication n'existe pas : à quoi servent une lettre, une note, un rapport qui ne sont pas
lus ou qui sont incompréhensibles ?
CANAL
Mode de transmission du message : oral, écrit, visuel, audiovisuel, télématique.
CODE
Langage composé de signes (lettres, chiffres, couleurs, formes...) dont la signification est
connue de l'émetteur et du récepteur et par lequel ils communiquent entre eux. Parler la
même langue ne signifie pas forcément parler le même langage. Ainsi, le jargon technique,
souvent nécessaire, est parfois difficile à comprendre.
ÉMETTEUR
Personne qui émet le message ; par écrit : scripteur
par oral : locuteur.
MESSAGE
Informations structurées faisant l'objet de la communication.
2
RECEPTEUR OU DESTINATAIRE
Personne qui reçoit le message ; qui le lit : lecteur
qui l'entend ou l'écoute : auditeur.
RETROACTION OU RETOUR
Réaction verbale ou non verbale du récepteur d'un message. Elle permet de savoir si on
a été compris.
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Des questions préliminaires
À qui écrivez-vous ?
Si vous anticipez sur le type de lecteur auquel vous vous adressez, vous penserez à lui en
écrivant. Votre communication sera effective, car vous parlerez son langage :
Quel est son statut ? Quelle est sa position, sa fonction par rapport à vous ?
Quel est son niveau de formation, de langue ?
4
Un fil rouge à suivre
Avant d’écrire,
Déterminez l’objectif
5
PARTIE I
Ecrire pour être lu
La lisibilité d’un texte est la facilité, l'aisance avec lesquelles il est déchiffré, lu, compris. À la
fois visuelle et textuelle, elle concerne donc non seulement les mots, mais la façon de
présenter les idées. Elle incombe au rédacteur ; elle est évaluée par le lecteur.
Elle est améliorée lorsqu'on augmente la quantité d'informations apportées et retenues. Elle
est donc fonction de la qualité de votre rédaction, c’est-à-dire de :
l’organisation des idées :
la cohérence du plan
l'articulation des parties
la transparence du fil conducteur
le repérage facile des éléments
l’expression :
la structure des phrases : respect de la syntaxe, de la ponctuation
le choix des mots : clairs, concis, corrects, courtois
la correction de la langue : respect de l'orthographe d’usage, des règles d’accord
Syntaxe
6
DES PROCEDES POUR AMELIORER LA LISIBILITE SYNTAXIQUE
1- Transformer une proposition subordonnée complétive en groupe nominal
Exemple :
- Quand vous reviendrez, vous serez déchargée d’une partie de votre travail
parce que vous serez aidée par une collaboratrice.
- A votre retour, vous serez déchargée d’une partie de votre travail grâce à
l’aide d’une collaboratrice.
Ces deux phrases ont le même sens mais, dans la seconde, les propositions
subordonnées sont remplacées par des groupes nominaux.
La proposition subordonnée circonstancielle et le groupe nominal
circonstanciel jouent le même rôle dans la phrase.
Pour varier l’expression, on peut remplacer l’une par l’autre.
Exemple
Pour exprimer le temps.
Quand ils sont arrivés, les portes se sont brusquement fermées.
A leur arrivée, les portes se sont brusquement fermées.
7
Pour exprimer la condition.
Si j’avais été à la place du juge, j’aurais été très troublé.
A la place du juge, j’aurais été très troublé.
- Même s’il n’est pas gravement blessé, le skieur préfère qu’un guide
l’accompagne pour qu’il fasse avec lui le trajet du retour jusqu’à la station.
- Sans être gravement blessé, le skieur préfère être accompagné d’un guide pour
rejoindre la station.
Les deux phrases ont le même sens, mais dans la seconde, l’emploi de
l’infinitif permet une expression plus concise
Les élèves mineurs peuvent s’inscrire à condition qu’ils présentent une autorisation écrite
de leurs parents.
Les élèves mineurs peuvent s’inscrire à condition de présenter une autorisation écrite
de leurs parents.
A noter
L’infinitif passé est obligatoire après la préposition pour
exprimant la cause.
L’automobiliste doit payer une amende pour avoir téléphoné
au volant.
Pour une phrase plus élégante, on peut remplacer les propositions relatives.
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QUELQUES REGLES À RESPECTER
• Eviter de commencer toutes les phrases par je ou nous
- On peut remplacer je (ou nous) en changeant le sujet de la phrase.
Je manque de temps pour vous répondre.
Le temps me manque pour vous répondre.
Nous avons compris d’après votre lettre que vous ne souhaitiez pas participer à la rencontre.
Votre lettre nous a fait comprendre que vous ne souhaitiez pas participer à la
rencontre.
- On peut remplacer je (ou nous), sujet d’un verbe passif, en mettant la phrase
à la voix active.
Nous avons été alertés par les usagers.
Les usagers nous ont alertés.
- Les voix active, passive, et pronominale peuvent être utilisées, au choix, avec
les verbes qui expriment des états psychologiques : amuser, émouvoir,
étonner, fatiguer, indigner, intéresser, passionner, préoccuper, vexer…
A noter
Seuls les verbes transitifs directs (qui se construisent avec un COD)
Peuvent être transformés à la voix passive.
Le président ouvre la séance (COD) à 20 h 30.
La séance est ouverte par le président à 20 h 30. (Voix passive)
• Validation express
A- Mettez à la voix passive la deuxième phrase de chaque groupe en veillant à
éviter la répétition.
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1- La direction regrette la gêne occasionnée. La direction transmettra votre
plainte au service compétent.
2- Nos services enregistrent votre réservation. Nos services vous avertiront
dès que le livre aura été rapporté.
3- Le magasin vous remercie de votre commande. Le magasin effectuera la
livraison dans les meilleurs délais.
- Elle permet d’éviter que le verbe ou l’adjectif attribut ne soit rejeté à la fin de la
phrase.
La liste des participants ainsi que les bulletins d’inscription manquent.
Il manque la liste des participants ainsi que les bulletins d’inscription.
Que le dossier soit remis dans les délais et en mains propres au destinataire est
indispensable.
Il est indispensable que le dossier soit remis dans les délais et en main propres au
destinataire.
Grâce à ces verbes, on peut varier l’expression en transformant la phrase sans que le sens
soit modifié.
L’entreprise donne un cadeau à ses employés. / Les employés reçoivent un cadeau de leur
entreprise.
La publicité exerce une influence indiscutable sur le consommateur. / le consommateur
subit l’influence indiscutable de la publicité.
• Validation express
Changez le verbe souligné pour éviter la répétition.
1- Le retraité possède un petit studio. C’est le seul bien qu’il possède.
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2- Les jeunes ont tendance à craindre l’avenir. Il est tout à fait compréhensible qu’ils
craignent celui qui s’annonce aujourd’hui.
3- Quand vous rendez visite à une personne âgée, arrangez-vous pour que la visite
que vous lui rendez ne la fatigue pas trop.
AUTRES INDICATIONS
Placez les subordonnées, les groupes prépositionnels en tête de phrase.
En août, au service Production, le nombre d’intérimaires double.
Selon les auteurs de la nomenclature, la démarche "métiers" n'a pas de relation
avec le statut.
Depuis la promulgation de la loi, diverses initiatives ont été engagées par l'État.
Depuis la promulgation de la loi, l'État a engagé diverses initiatives.
11
Nous transmettons votre dossier au service administratif.
Utilisez l'énumération
Trois étapes ont lieu durant l'entretien de sélection. La première sert surtout à
accueillir le candidat. Au cours de la deuxième, on fait une étude qui prend appui sur
les informations que le candidat a fournies au niveau personnel et professionnel. La
troisième et dernière phase de l'entretien est constituée par la présentation du poste
qui doit être pourvu.
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PONCTUATION
Les signes de ponctuation donnent des indications sur la compréhension du texte et sa lecture.
Ils séparent les phrases, les propositions, les mots et servent à faire respecter les temps. Ils
indiquent les silences et les pauses, les variations de l’intonation, les modifications mélodiques
du débit.
Comparez : Le salarié, dit l’entreprise, doit se transformer.
Le salarié dit : "L’entreprise doit se transformer."
Le point
indique la fin d’une phrase déclarative ;
est suivi d’une majuscule pour commencer une phrase nouvelle.
La virgule s'emploie :
dans une énumération, pour séparer des mots, des groupes de mots ou des propositions de même
nature et de même fonction juxtaposés :
Je souhaite connaître vos produits, vos tarifs, vos délais de livraison.
devant des mots, des groupes de mots, des propositions coordonnés par des conjonctions de
coordination autres que et, ou, ni sauf s’ils sont employés plus de 2 fois :
Le diagnostic est clair, mais l'action corrective est onéreuse.
Le diagnostic est clair et précis ; l'action corrective n'est ni onéreuse ni compliquée.
pour isoler les mots ou les groupes de mots mis en apposition ou en apostrophe :
La circulaire 27, parue en mars, facilite le traitement des dossiers.
Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.
après le nom de lieu dans l'indication de la date :
Paris, le 4 janvier 2010
après les compléments circonstanciels ou les propositions subordonnées placés en tête de phrase
:
En août, la production tourne au ralenti.
Dès que nous aurons reçu votre inscription, nous vous enverrons votre invitation.
pour séparer ou isoler des propositions incises:
Cette solution, à notre avis, est la plus économique pour nous.
La cause de l’erreur, je pense, est une inversion de références.
pour isoler les propositions participiales:
L'ordre du jour étant épuisé, le président a clos la séance.
pour isoler les propositions subordonnées explicatives :
L'ingénieur, qui avait lu le dossier, a été convaincant.
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Le point-virgule
sépare les parties de phrases d’une certaine étendue, liées par le sens ou par le contexte, parfois
contradictoire :
Cette association propose de l’aide à domicile pour les personnes âgées, du soutien
scolaire ; elle organise aussi des cours de couture, de cuisine selon les demandes.
Il tombe du toit et se casse une jambe ; son compagnon se porte à son secours ; les
pompiers arrivent cinq minutes après.
Ce que nous savons, c'est une goutte d'eau ; ce que nous ignorons, c'est l'océan.
Marque l’ellipse :
Le devoir du chef est de commander ; celui du subordonné, d'obéir.
Nous préférons que cette solution soit choisie ; qu'elle soit évaluée financièrement ;
qu'elle soit présentée aux salariés.
sépare les membres d'une énumération :
Chaque dossier comporte :
- une carte géographique ;
- une feuille d'explications de l'itinéraire ;
- une chemise contenant :
. les autorisations ;
. les titres de transport.
Dans l'usage, une virgule ou l'absence de signe de ponctuation sépare les membres de
l'énumération s'ils sont brefs ou sans verbe conjugué.
Le point d’interrogation
indique la fin d’une phrase interrogative :
Pourriez-vous m'envoyer votre devis avant le 6 janvier 2010 ?
Mais dans l’interrogation indirecte, utiliser le point et non le point d’interrogation :
Le service se demande si la réorganisation est utile.
Le point d’exclamation
est déconseillé dans les écrits professionnels sauf les notes incitatives, les invitations, les comptes
rendus d’événements, les retranscriptions de discours.
marque l’étonnement, la surprise, le souhait, l’ordre, l’indignation, le soulagement...
Ne pas mettre de majuscule après le point d’exclamation qui marque une interjection :
"Bravo ! votre prix de la créativité est mérité."
"Eh ! vous avez bien réussi ! "
Mettre simplement une virgule après l’interjection quand un point d’exclamation termine la
phrase elle-même : "Votre prix de la créativité, eh bien, est mérité ! "
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introduisent une explication, une cause, une conséquence :
Les horaires sont modifiés : les heures d'arrivée et de départ sont flexibles.
Le tiret
met en évidence un mot ou un segment de phrase ; dans ce cas, il est employé par paire sauf en
fin de phrase :
La circulaire 27 – parue en mars – facilite le traitement des dossiers.
Votre dossier sera traité – si compliqué soit-il.
précède chaque terme d’une énumération.
Les guillemets
précédés des deux points, encadrent les paroles rapportées au style direct ;
introduisent une citation :
Le président a ouvert la séance par ces mots : "Nous avons gagné le trophée régional
de la créativité."
Le point est avant la parenthèse fermante.
encadrent un titre, une expression de langue étrangère, une expression familière, employée dans
un sens inhabituel, approximatif, une expression que l’on veut mettre en valeur. Dans ces
emplois, les guillemets peuvent être remplacés par l’italique.
L'administration dispose du droit de faire procéder à une contre-visite "sous peine
d'interruption du versement de sa rémunération" suivie d'une expertise.
15
Les parenthèses
encadrent une précision qu’on ne veut pas fondre dans le texte : explication, définition,
complément d’information, référence... ; ils minimisent l’information ;
La circulaire 27 (parue en mars) facilite le traitement des dossiers.
signalent une variante :
Une note interne avertira les candidat(e)s des résultats.
indiquent une troncature, c'est-à-dire une interruption de citation :
En règle générale, les actes des autorités communales, départementales et
régionales sont maintenant exécutoires de plein droit dès que les formalités de
publicité qui leur sont propres (…) sont accomplies.
Les crochets
comme les parenthèses, indiquent une troncature.
indiquent que des mots ont été rétablis par une personne qui commente ou présente un texte
dont elle n'est pas l'auteur.
Elle [la formation] est considérée comme le meilleur atout pour évoluer.
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MOTS DE LIAISON
Les mots de liaison accroissent la lisibilité d'un texte, car ils indiquent rapports et
enchaînements d'idées ; ils unissent les éléments du discours : mots, propositions, phrases,
paragraphes et grandes divisions d'un texte.
Ils introduisent des rapports logiques soit chronologiques, soit de raisonnement : cause,
conséquence, but, concession, condition, supposition, restriction, opposition.
Ces mots de liaison sont des adverbes : aussi, également, certes ; des prépositions : excepté,
en plus de, à cause de, etc. ; des conjonctions de coordination : et, puis, car, ainsi, etc. ; des
conjonctions de subordination : comme, si, parce que, de telle sorte que, etc. ; des verbes et
des locutions verbales : à ceci s’ajoute, ceci est incompatible avec, ceci résulte de, ceci
produit, etc.
Exprimer l'alternative D'une part... d'autre part ; d'un côté... de l'autre ; soit... soit ;
ou... ou bien ; ni... ni ; soit que... soit que ; sauf si ; à moins
que
Expliquer, donner la cause Parce que, car, en effet, puisque, pour la raison que, étant
donné que, en raison de, du fait de
Renforcer D'ailleurs, en outre, voire, même, surtout, qui plus est, à plus
forte raison, a fortiori, non seulement... mais, mais encore,
mais aussi, avant tout, par-dessus tout
Comparer Aussi... que, de même que, comme, ainsi que, plus… que...
Émettre une réserve Cependant, néanmoins, toutefois, pourtant, mais, encore faut-
il, encore que (+ subj.), bien que (+ subj.), quoique (+ subj.)
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VOCABULAIRE
Acceptation Acception
Affirmer Infirmer
Allocution Élocution
Apurer Épurer
Attention Intention
Collision Collusion
Cession Session
Conjoncture Conjecture
Effraction Infraction
Éminent Imminent
Évoquer Invoquer
Importun Opportun
Paraphrase Périphrase
Parti Partie
Perpétrer Perpétuer
Suggestion Sujétion
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Évitez les lourdeurs, les dérivés, les constructions nominales
Faire une suggestion Suggérer
une recommandation Recommander
une distinction Distinguer
Procéder à l'étude Étudier
Donner des informations Informer
Tenir informé Informer
Effectuer un déplacement Se déplacer, aller
un versement Verser
des dépenses Dépenser
Être en mesure de Pouvoir
Avoir la conviction Être convaincu
Se voir contraint de Être contraint de
Dossier dans son intégralité Tout le dossier
Mettre en œuvre Planifier, organiser, créer…
19
Qualifiez :
Correspondance Lettre, invitation, devis…
Illustration Graphique, schéma, tableau, photo…
Quantifiez :
Bientôt Demain, dans x jours
Un certain nombre Quatre
Différentes parties Trois parties
Dans les meilleurs délais Avant le…, sous huitaine
ORTHOGRAPHE
Orthographe d’usage
VERIFIEZ PRINCIPALEMENT :
les homonymes : mots qui ont un sens différent et qui s'écrivent ou se prononcent de la même
façon : verre, vers, vert, vair ; sang, sans, sent, cens, cent, s’en…
le pluriel et le féminin des noms - noms communs, noms propres, mots étrangers - et des adjectifs ;
la conjugaison des verbes et, notamment, les verbes du 3e groupe, ceux en –dre, les terminaisons
du passé simple, des participes passés ;
Règles d’accord
VERIFIEZ PRINCIPALEMENT :
l’accord des verbes avec plusieurs sujets, avec des sujets de personnes différentes, avec des noms
collectifs ;
l’accord des participes passés avec avoir, être, dans les verbes pronominaux.
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Entraînez-vous !
QUE FAIRE AVEC FAIRE, DIRE, AVOIR ET ETRE ? REMPLACEZ-LES PAR UN VERBE
PRECIS !
21
Simplifiez
Expiration
Augmentation
Utilisation
Rémunération
Terminer
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CES PHRASES NE SONT PAS CLAIRES ; ELIMINEZ LES CONSTRUCTIONS QUI LAISSENT
UN DOUTE SUR LEURS SENS
▪ La comtesse s’approcha du chien et ouvrit sa gueule.
▪ Le chauffard heurta un piéton qui fut tué sur le coup et prit la fuite.
Mettre deux fois les guillemets, deux points d’interrogation, deux fois deux points
Je demandais un jour à Monsieur Doumergue combien y a -t-il d’hommes dans toute
la France qui connaissent la réalité de la situation deux mille il me répondit pas
même ! (H. de Montherlant)
REPEREZ LES MOTS DE LIAISON POUR REMETTRE CES PHRASES DANS L’ORDRE
LOGIQUE
3. D'ailleurs depuis plusieurs années, elle est utilisée comme moyen psycho-pédagogique
pour rééduquer les enfants handicapés.
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LES PARTICIPES PASSES
▪ 1 Ce sont des réalisations que les urbanistes ont jugé…. trop gigantesques.
▪ 2 La cité d’Orgeval m’a plu…….. .
▪ 3 Des espaces verts ont été aménagé….. autour des bâtiments.
▪ 4 Elle s’était acheté… . un deux pièces à Clichy.
▪ 5 Les chances d’obtenir ce contrat s’étaient envolé…… .
▪ 6 Elle a été confront…. à de nombreux problèmes.
▪ 7 Les courriers envoy… en urgence sont arriv… à temps.
▪ 8 Les travaux que la société avait décid…. d’entreprendre sont termin… .
▪ 9 Ce sont les immeubles que j’ai vu… construire.
▪ 10 Les maçons que j’ai vu .... travailler avançaient vite.
▪ 11 Les locataires s’étaient succédé….. dans cet appartement.
▪ 12 Les droits qu’elles se sont arrogé……. sont excessifs.
▪ 13 Elles se sont donn…. du temps pour réfléchir.
▪ 14 Ils se sont téléphon…. .
▪ 15 Les points que j’ai du…… régler étaient secondaires.
24
PARTIE II
LES LETTRES
IDENTIFIER LEURS FONCTIONS
L’une des deux parties ou les deux (expéditeur et / ou destinataire) agit comme groupe ou
entité : entreprise, société, administration, institution, cabinet, association... . En écrivant "au
nom de...", le rédacteur engage la responsabilité de ce groupe.
Objectifs
Elle a pour but d’informer un destinataire, de s’informer ; elle veut obtenir quelque chose :
négocier, refuser, analyser une situation, déclencher une réaction, une action.
Formes
La lettre individuelle rédigée en un exemplaire unique, en fonction de la relation entre le
destinataire unique et l’expéditeur ;
La lettre type personnalisée réalisée en couplant une matrice de texte commun (contenue dans un
fichier de traitement de textes) avec des éléments variables en fonction du destinataire
(éléments contenus dans un autre fichier, un tableur ou une base de données).
Aucun exemplaire n’est donc totalement identique, puisque chacun d'eux comprend
des éléments qui sont les mêmes pour tous les destinataires et d’autres qui varient
en fonction du destinataire.
25
REDIGER
Plans
A. 1. Passé, hier 1. rappel des faits
2. Présent, aujourd'hui 2. proposition
3. Futur, demain 3. suite à donner
Que s'est- il passé avant qui fait que vous écrivez cette lettre ?
Qu'avez-vous à dire aujourd'hui qui vous incite à écrire ?
Qu'attendez-vous du destinataire quand il aura lu cette lettre ? Quelle action entreprendrez-
vous vous-même ?
B. 1.Nous ou je 1. Vous
2. Vous ou tu ou 2. Nous
3. Nous (vous et nous, toi et moi) 3. Nous (vous et nous, toi et moi)
Dans votre lettre du (…), vous nous signalez le retard de livraison de votre commande de
matériel de bureau, référence (...).
Après vérification auprès de notre service Expédition, nous constatons que cette
commande n’a pu être livrée à la date convenue en raison d’un afflux de demandes liées
au dernier salon professionnel.
Cependant, nous l’avons expédiée, ce jour, par l’intermédiaire de notre transporteur qui
vous livrera avant le .
Nous souhaitons vivement que cet incident indépendant de notre volonté ne perturbe pas
vos ventes.
C. 1. Le problème
2. L'analyse
3. La solution proposée
D. Attirer l'Attention
Susciter l'Intérêt
Provoquer le Désir
Inciter à l'Action
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Style
adapté au destinataire et à l'objet de la lettre, à la situation professionnelle ;
correct : dans tous les cas (doute ou non), consulter grammaire et dictionnaire, pour vérifier
l'orthographe, l'usage des mots et des signes de ponctuation ;
clair et précis : choisir des formules positives, affirmatives, donner des détails si nécessaire ;
concis : utiliser une syntaxe simple avec des phrases courtes, placer des mots de liaison entre les
idées, entre les paragraphes.
Présenter
Répartissez la lettre de façon équilibrée sur toute la page, laisser des marges suffisantes.
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MISE EN FORME
Situer la communication
28
FORMULES DE POLITESSE
1 2 3 4 5 6
Je vous prie accepter Madame assurance considération cordial
Nous vous prions agréer Monsieur expression dévouement dévoué
Veuillez croire à Monsieur le Directeur respect distingué
Recevez recevoir Monsieur le Maire salutations meilleur
sentiments parfait
profond
respectueux
sincère
On peut omettre les termes 1,4, 6 si la situation permet l’emploi d’une formule plus directe.
“Veuillez” et “respect” s’excluent par leur différence de déférence.
“Assurance” et “expression” ne s’emploient pas avec les “salutations”.
Dans un courriel
Les formules ci-dessus, si le courriel équivaut à un lettre et aussi :
Salutations distinguées
Cordiales salutations
(Très), (bien) cordialement
Bien à vous
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PARTIE III
LES NOTES
Objectifs
La note d'information ou de service est un document interne qui émane d’une autorité
hiérarchique et qui circule dans le sens descendant, c’est-à-dire vers les échelons subalternes,
ou dans le sens latéral, vers les collaborateurs. Elle s'adresse à une ou à plusieurs personnes.
C'est un écrit court pour information ou pour action
En général, elle ne comporte qu’un sujet. On distingue quatre principaux types de notes : notes
d'information, notes de service ou d'instructions, notes d'étude ou de synthèse, communiqué.
LA NOTE D’INFORMATION
Elle a pour but d’informer, de fournir une information générale, d'annoncer un événement
soit à l’ensemble du personnel, soit à un service ou à une personne.
Exemples :
Date d’entrée en vigueur du décompte individuel des temps de récupération
Date des élections des délégués du personnel
Exemples :
Tableau statistique des ventes du nouveau produit
Nouvelle date de remise de l’état des stocks de fournitures
Consignes à respecter en cas de coupures de courant
Exemple :
Enquête sur l’aménagement du temps de travail
LE COMMUNIQUE
C'est un document par lequel une autorité politique ou administrative porte à la
connaissance du public soit les résultats d’une conférence ou d’une étude, soit les
modalités d’une décision, soit des informations d'intérêt public.
30
NOTE INCITATIVE, INVITATION
Elle cherche à faire agir les destinataires, à les faire venir à telle manifestation, à les inciter
à telle démarche, à adopter telle méthode ou tel produit, etc.
Sont ainsi composés : les tracts, les affiches, les invitations, les informations publicitaires.
Procédés
Mise en œuvre d'une argumentation et d'effets persuasifs.
Implication directe du destinataire dans le processus de communication, par l'emploi de la 2e
personne du singulier ou du pluriel, de l'impératif. Le message cherche à le rendre bon
gré mal gré concerné.
Adaptation aux référents socioculturels du destinataire, c'est-à-dire prise en compte de ses
valeurs, de ses centres d'intérêt, de son langage, de ses codes personnels. Le message
doit donner au lecteur l'impression que le texte s'adresse vraiment à lui, qu'il est concerné
personnellement.
Utilisation d'expressions particulières : qualificatifs, superlatifs, termes évaluatifs,
appréciatifs, métaphores..., de structures, de tonalités, de sonorités recherchées,
originales.
Exemple :
Les sollicitations commerciales des vépécistes, autrement dit les courriers des
entreprises de vente par correspondance.
Rédiger
Exemples :
En raison d’une panne du système de gestion de la paie, les virements de salaires de mars
seront retardés d’une semaine.
Pour vous éviter d’avoir des difficultés financières, nous accorderons des avances sur
salaire.
31
Les intéressés peuvent se présenter à partir du 25 février, au bureau du personnel, 2e étage,
porte 2.
À partir du 2 mars 2009, l'accès aux salles de formation se fera par le 22 rue de l'Arcade.
En effet, la voûte du 20 rue de l'Arcade nécessite une réfection totale.
Les travaux dureront jusqu'au 16 mars.
Pour équiper de détecteurs tous les locaux, quelle que soit leur nature, le passage des câbles
nécessite la dépose de faux plafonds et le percement de murs.
Style
Au lieu de : Les notes de frais ne devront pas être remises après le 24 du mois.
écrivez : Remettez vos notes de frais le 24 du mois au plus tard.
Au lieu de : Le personnel devra porter son badge bien en vue sur sa veste.
écrivez : Vous porterez votre badge bien en vue sur votre veste.
Mettre en forme
Dans l’entreprise, notes d’information et notes de service sont, en général, présentées sur un
imprimé spécifique avec l’emplacement des mentions indispensables. Cet imprimé évite les
omissions, facilite la rédaction, la présentation, et la lecture.
Souvent, il n’existe qu’un seul imprimé intitulé "Note de service" ou "Note interne" ; parfois, on
distingue "Note d’information" et "Note de service".
32
Rubriques
en-tête simplifié
émetteur, service émetteur
n° d’enregistrement ou référence
date d’émission
destinataire(s)
objet ou titre
texte
signature suivie ou précédée de la fonction et du nom du signataire
Pour les notes de service servant de directives, les noms sont précédés des
mentions :
pour action : personnes devant exécuter l’ordre,
pour information : personnes simplement informées.
Diffusion
Diffusion générale : à tout le personnel,
Diffusion à une ou plusieurs personnes,
Affichage dans un ou plusieurs services.
Présentation
S’il n’existe pas d’imprimé, présentez la note comme une lettre, en supprimant formules
d’appel et de politesse.
Composez le texte en paragraphes distincts.
Détachez visuellement les mentions essentielles.
Si c’est un document à afficher, utilisez des caractères plus gros, lisibles de loin.
33
Exercices
34
Ces distributeurs à boissons ont été installés il y a tout juste un mois pour donner suite à une
demande formulée par plusieurs salariés.
PARTIE IV
DE LA PRISE DE NOTE AU COMPTE-RENDU
Mais enfin,
Qu’est-ce qu’un compte rendu ?
Cette interrogation est celle de beaucoup de personnes confrontées pour la
première fois à la rédaction d’un compte rendu. Ce document très utile pour
stabiliser l’information est, en effet, un peu défini concrètement par les ouvrages
de référence, Beaucoup d’utilisateurs par voie de conséquence n’en cernent pas
bien les contraintes et les fonctions.
35
l’oral ou à l’écrit sans modification
du sens
36
• Fournir un outil de travail efficace
• Créer une mémoire écrite d’un vécu collectif
• Renforcer la qualité de la cohésion interne
Avant d’aborder tout conseil pratique, il faut tout d’abord savoir que cinq types de
comptes rendus circulent actuellement dans le monde professionnel, avec même
quelques nouvelles tentatives innovantes liées aux nouvelles technologies. Cette
différenciation s’est progressivement mise en place pour répondre à des besoins
ponctuels, le traitement de texte ayant permis ces dernières année le développement
croissant de comptes rendus synoptique sous forme de tableaux.
37
désormais prises ainsi en équipe et la créativité d’un seul peut alors sembler celle du
groupe.
Les comptes rendus de synthèse sont donc à conseiller pour renforcer l’esprit d’équipe
38
Objectifs de chaque compte Avantages Inconvénients
rendu
• Donner une information • Document de • Formulation trop
précise et complète sur le référence fiable. longue (éléments ou
déroulement d’une réunion détails inutiles).
• Présenter les opinions des • Non synthétique
personnes en conservant Risque de
leur forme d’expression la confusion.
plus proche de l’oral. • Fastidieux à lire.
• Informer sur les • Relativement • Limité aux réunions
interventions individuelles. détaillé. bien dirigées et
• Présenter les opinions de • Clarté de la structurées.
chacun sur un sujet. mise en page. Risque de
• Responsabiliser les • Connaissance confusion dans le
personnes par rapport à de l’opinion de cas contraire.
leurs prises de position en chacun
faisant systématiquement
apparaître leur nom.
• Faciliter la compréhension • Reformulation • Pas d’ordre
des sujets abordés. plus claire : par chronologique dans
• Effectuer pour le lecteur thèmes. la présentation.
l’effort d’analyse et de • Analyse et
synthèse. synthèse déjà
• Faciliter la lecture au moyen effectuées pour
de titres. le lecteur.
• Renforcer l’esprit d’équipe, • Ton souple
les faits étant mis en valeur
au détriment des personnes.
• Présentation du bilan par • Clair et concis : • Moins synthétique
colonnes : phrases courtes. que le compte rendu
- Des faits, des actions à • Présence de n° 5.
mener. transitions
• Donner la possibilité de voir raisonnements
apparaître des facilités.
raisonnements. • Ton souple.
• Transmettre des
informations à la hiérarchie.
• Donner une vision • Bonne • Nécessité du choix
d’ensemble immédiate. visualisation d’un vocabulaire
• Retenir les bilans compréhension précis et explicite
d’information ou d’actions à spontanée. sinon risques
entreprendre. d’interprétations.
39
• Permettre éventuellement • Souplesse très • Ton directif.
un travail en commun sur le grande
document d’utilisation.
• Très
synthétique.
Les principales lois servant de base à la rédaction d’un compte
rendu
Exigences commentaires
• Reformulation plus ou moins • Selon le type de compte rendu
importante des propos tenus choisi, la reformulation des propos
sera plus ou moins importante tant
par le choix des mots que par le
volume des phrases
• Seul le 1er type de compte rendu est
la retranscription exacte des phrases
prononcées, les autres comptes
rendus comportent tous des
reformulations. Il faut prendre
conscience qu’un oral, même bien
maîtrisé, ne possède pas les mêmes
contraintes qu’un écrit. Le rythme
de passage de l’oral à l’écrit est donc
déterminant.
• Résumé plus ou moins synthétique • Le texte d’un compte rendu n’est
des contenus à transmettre pas aussi délayé que l’oral
correspondant Ce dernier veut
forcer l’écoute, l’écrit est, quant à
lui, toujours plus dense, plus axé sur
la synthèse. Cependant les comptes
rendus peuvent être plus ou moins
détaillé selon l’objectif recherché. Il
est donc primordial de choisir le
type de compte rendu le mieux
adapté aux besoins (voir les 5 types
de comptes rendus p 14/15).
• Plan d’ensemble construit selon la • Il serait fort maladroit d’organiser le
chronologie des débat mais pouvant texte de façon différente du plan
être réorganisé dans certains cas proposé par « l’ordre du jour ». Par
contre, il est indispensable, sans
ordre du jour, d’organiser le texte
par « thèmes abordés ». Par ailleurs,
lors de réunions mal dirigées, les
contenus éparpillés seront
regroupés dans les rubriques
sélectionnées par l’ordre du jour ou
40
proposés sous forme d thèmes
abordés
Exigences Commentaires
• Absence d’initiatives personnelles • Il serait très maladroit également
autres que sur la forme ou la d’intervenir personnellement sur la
construction teneur des contenus.
• Aucun rajout personnel
d’importance ne doit être effectué,
même si d’après nous le texte
comporte des oublis ou des points
non suffisamment développés.
• Aucune introduction ou conclusion
ne doit être créée si le débat n’en
comporte pas. Il faut sans cesse en
effet jouer le jeu de l’objectivité.
• Implication personnelle inexistante • Dans cette perspective d’objectivité,
par souci permanent d’objectivité le rédacteur du texte choisit, de
façon constante, de ne pas
s’impliquer. Il bannit donc les « je »,
et même les « nous », qui
l’introduiraient, par le sens, au sein
de l’équipe de travail aux yeux du
lecteur.
• Méthodologie voisine de celle du • Afin de comparer le compte rendu à
« résumé de texte » un exercice scolaire bien connu, la
méthode suivie peut être
rapprochée de celle du résumé de
texte.
• La dissertation serait voisine de la
méthodologie du rapport.
• Adaptation indispensable du compte • La plupart des professionnels
rendu à ses propres besoins ignorent que cinq types de comptes
spécifiques rendus sont à leur disposition. En
l’absence de cette information, ils
utilisent généralement le type de
compte rendu adopté par leur
service, sans trop d’esprit critique à
son propos. Ils s’étonnent ensuite
du peu d’impact du document sans
comprendre que celui-ci dépend
étroitement du type de compte
rendu choisi. Il est donc
indispensable de posséder une vue
41
panoramique des documents à
notre disposition afin de
sélectionner le document adéquat.
Pour optimiser votre prise de note, il faut une grande qualité d’écoute mais aussi garder
l’esprit en éveil pour supprimer ; repérer et intégrer ; reformuler.
- éliminer :
- les mots inutiles (articles…),
- les redondances,
- les digressions,
→ écrire en style télégraphique
En ce qui concerne les exemples, on ne retient pas ceux qui sont anecdotiques ou déjà
connus ; on pourra cependant, pour certains, en résumer la signification.
LE PLAN CHRONOLOGIQUE :
Il s’agit alors de rendre compte des événements, des échanges ou des décisions dans
l’ordre dans lequel ils se sont manifestés.
42
rédiger avec un plan chronologique pourrait donner :
L’inconvénient du plan chronologique, c’est qu’il devient rapidement fastidieux à lire compte
tenu des détours, digressions et retours sur une même question.
Il oblige à tout lire ou… ne rien lire !
C’est pourquoi, à chaque fois que cela est possible, nous lui préférons :
Prenons un exemple ; au cours d’une réunion, vous avez pris les notes suivantes :
REMARQUES
MOTS CLES points qui demandent
(De quoi s’agit-il NOTES (proprement dites) une précision :
précisément ?) (ex. cf.listing du 20
mars etc.)
DEVELOPPEMENT SOCIETE X
Organisa° - changements°
→ transfert de postes de product°
→ consolidat° site Lyon
→ construct° 2ème atelier Nantes
- nvelle pol.
- chercher de nveaux partenaires
Cf.détails proposit° de
- Dvelopper nveaux concepts
X
etc.
43
EXERCICE D’APPLICATION
Une réunion se tient dans une université pour évaluer une formation en informatique par la
voie de l’alternance. Assistent à la réunion :
- trois étudiants : Claire Patient, Fabien Viot, Jérôme Cuisinier ;
- trois enseignants : M. Leroy, qui anime la réunion, M. Dugay et Mme Fabre ;
- trois responsables d’entreprise, tous trois maîtres d’apprentissage d’étudiants du
groupe : Mme Hervé, Mme Combes et M. Louis.
M. Leroy : - Il y a maintenant quatre mois que les étudiants ont commencé la formation. Je
crois que nous pouvons faire le point. Je dois dire d’emblée qu’on ne m’a pas signalé de
difficultés particulières pour l’instant. Bon. Donc, je crois qu’aujourd’hui, nous devons voir
comment ça s’est passé ici, à l’université, et dans l’entreprise. Voir ce qui a bien fonctionné et
ce qu’on peut améliorer peut-être. Je propose que nous fassions un tour de table. Monsieur
Louis, si vous voulez commencer.
M. Louis : - Alors en ce qui me concerne, tout va bien. J’ai regardé les contenus de formation
et je trouve ça très complet. Il manque peut-être quelque chose de plus approfondi sur les
réseaux, parce que nous, on a un intranet qu’on développe et, c’est vrai qu’il y a des besoins,
maintenant, importants, en réseaux, dans toutes les entreprises.
Mme Fabre : - Si je peux intervenir… je voudrais préciser tout de suite que nous sommes
conscients de ces besoins. Cela n’est pas visible sur la brochure parce que c’est nouveau
cette année, mais nous renforçons l’enseignement des réseaux. Vous le savez sans doute,
mais nous avons créé un email pour chaque étudiant. Bref, nous rattrapons le temps perdu.
M. Leroy : - Nous continuons le tour de table. Claire ?
Claire Patient : - En tant que déléguée étudiante, je voudrais dire que pour la plupart d’entre
nous, il y a un problème lié à la densité des cours. Huit heures par jour, tous les jours, c’est
très lourd. D’autant que nous n’avons pas de vacances.
M. Dugay :- Vous le saviez en venant ici. C’est un choix que vous avez fait.
M. Leroy : - Si vous le voulez bien, laissons Claire finir. Oui, vos camarades se plaignent ?
Claire Patient : - Nous souhaiterions qu’on puisse revenir sur le système des après-midi
bloqués. Quatre heures de suite d’algo ou de bases de données, c’est très lourd. Est-ce qu’on
ne pourrait pas fractionner ?
M. Leroy :- Cela semble difficile. Mais nous allons y réfléchir pour la prochaine session.
Fabien Viot : - Si je peux intervenir aussi… Il y a, dans la formation, des étudiants qui ont fait
des classes préparatoires scientifiques ou qui ont un DEUG. Ils sont très à l’aise en math et,
pour nous qui venons de BTS ou d’IUT, ça n’est pas toujours facile. Est-ce qu’on ne pourrait
pas prévoir un soutien ?
M. Leroy : - Alors là, je vous rassure tout de suite. Il va y avoir, oui, à la prochaine session, un
soutien, deux heures par semaine sur la base du volontariat.
Nous allons continuer notre tour de table. Mme Combes…
44
Mme Combes : - Pour ma part, je n’ai pas rencontré de difficultés. L’étudiant qui est chez nous
donne toute satisfaction. Je voudrais dire quand même que je m’étonne de ce que le COBOL
[langage de programmation] soit si peu enseigné.
M. Dugay : - Nous allons l’aborder le mois prochain…
Mme Combes : - Je sais. Mais c’est un enseignement de trente heures. C’est peu. Nous avons
été obligés de former nous-mêmes l’étudiant. Et il faut savoir qu’il y a des débouchés
professionnels en COBOL en ce moment.
M. Dugay : - Reconnaissez qu’un informaticien principalement formé en COBOL rencontrerait
des difficultés d’ici quelques années. Et puis, si vous regardez nos contenus d’enseignement,
vous verrez que nous veillons avant tout à la polyvalence. C’est à l’entreprise de donner, selon
ses besoins, un complément de formation.
Mme Combes : - C’est ce que nous faisons…
M. Leroy : - Vous vouliez dire autre chose, Mme Combes ?
Mme Combes : - Non. Si ce n’est, comme l’a dit l’étudiante, que les sessions à l’université
sont très chargées. Alors, je crois qu’il faudrait éviter de donner des mémoires à préparer aux
étudiants parce qu’ils n’ont pas le temps et qu’ils y travaillent pendant les sessions en
entreprise.
Mme Fabre : - C’est un travail de recherche qu’ils préparent à deux ou trois. Donc, a priori, ils
ne devraient pas pouvoir s’en occuper en entreprise. Nous le leur rappellerons. Et d’ailleurs,
ils auront un après-midi libre chaque semaine lors des prochaines sessions pour travailler aux
mémoires.
M. Leroy : - Mme Hervé, si vous voulez ajouter quelque chose…
Mme Hervé : - Ecoutez, nous sommes très satisfaits. Je voudrais quand même dire …oui, à
propos des sessions. En ce qui nous concerne, ces sessions de deux mois ne sont pas
idéales. Elles ne permettent pas à l’étudiant de suivre les projets. Dans certaines formations,
les étudiants sont trois jours en entreprise puis trois jours à l’université. C’est un rythme qui
permet d’impliquer davantage les apprentis.
M. Leroy : - C’est une remarque qui nous a déjà été faite, mais nous ne pouvons pas modifier
le rythme de l’alternance. Jérôme, on ne vous a pas encore entendu…
Jérôme Cuisinier : - Je n’ai rien à ajouter. J’étais d’accord avec Claire et c’est bien que vous
reveniez sur le principe des après-midi bloqués.
M. Leroy : - Bon. Je crois que nous nous sommes tous exprimés. Il y aura une nouvelle réunion
de suivi le 20 mars. D’ici là, n’hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des difficultés.
45
PARTIE V
LES RAPPORTS
Identifier leurs fonctions
Dans l’entreprise "compte rendu" et "rapport" sont parfois confondus ; cependant, le compte
rendu relate des faits : événement, accident..., des débats au cours d’une réunion, par
exemple, alors que le rapport les analyse, en tire des conclusions et énonce des propositions
d’actions pour améliorer la situation examinée.
Rapports de synthèse
Rapport d’activité : présentation d’une ou de plusieurs activités au cours d’une période limitée
ou déterminée (annuelle le plus souvent) et jugement de cette activité ou de ces activités, par
exemple rapport de conseil d’administration, rapport d’une association.
Rapports d’étude
Dysfonctionnements dans un service, réforme d’organisation commerciale, organisation du
travail dans un service, procédé de fabrication, essai d’un produit, changement de matériel,
création de poste, avancement d’un projet, etc..
Le rapport est donc un document pour action. Il formule un avis motivé ou des propositions
susceptibles d’améliorer la situation examinée. Sa rédaction est confiée à un expert.
Objectifs
Formes
Le rapport est accompagné parfois d’une lettre de transmission ou d’une note de synthèse.
Rechercher l’information
Méthodes
Utilisez votre expérience et vos compétences personnelles, selon votre formation, votre
fonction, votre spécialité.
Observez la réalité : observez le fonctionnement d'un service, le comportement au travail,
visitez un chantier, etc.
Expérimentez, faites des essais techniques.
46
Réalisez des entretiens, des questionnaires.
Consultez des banques de données : archives, fichiers bibliographiques, fichiers de revues,
d'articles, de documents audiovisuels, etc.
Sélection
Évaluez les informations disponibles.
Constituez des dossiers, classez des documents.
Prenez des notes, surlignez les passages importants, les faits significatifs.
Vérifiez les sources.
Éliminez ce qui est hors sujet.
Les sujets de rapport sont divers, mais la démarche intellectuelle est toujours la
même : présenter des faits ou une situation, les analyser, en déduire des mesures à prendre,
proposer des actions.
Les faits suggèrent un avis ; un avis s'appuie sur une analyse, un diagnostic ; un jugement doit
être étayé ; une proposition doit être justifiée.
Rédiger
Après avoir sélectionné les matériaux, organisez l'ordre de transmission des informations. En
tant qu'émetteur, pour se faire comprendre du destinataire et des lecteurs potentiels, pour
donner un sens au rapport, procédez à des regroupements d'idées et mettez-les dans un ordre
logique et équilibré.
l'organisation du document,
l'emplacement spécifique de chacune des parties.
Faits
Information Réflexion Suggestion Action
Étude Analyse Proposition Décision
Essai
47
Le plan type et ses variantes
Certaines parties communes peuvent être dégagées. Les unes disparaîtront ou seront réduites
en fonction de l'objectif du rapport et de son contenu.
48
Organisation des différentes parties
En général, le rapport comporte une introduction, un développement, une conclusion.
Choisissez des titres pleins, concrets, plutôt que creux ou génériques. Pour rechercher
l’expressivité, construisez des titres avec plusieurs mots, voire avec des phrases nominales
ou avec un verbe conjugué (phrases interrogatives ou affirmatives).
Introduction
Elle présente le problème traité, précise le contexte, rappelle l’origine de la demande, annonce
le plan du rapport.
L’origine de la demande peut être incluse dans l’introduction ou faire l’objet de la lettre de
transmission.
Développement
Construire des paragraphes
Rendez apparent le plan du rapport par des paragraphes, précédés de titres et sous-titres
identiques à ceux du sommaire ou de la table des matières.
Conclusion
Elle reprend les résultats d’ensemble du rapport : les éléments essentiels de l’analyse ou de
l’étude, des solutions proposées, de la justification des suggestions ou des propositions.
49
1er exemple de rapport
Introduction
Objet : mise en place de la sous-traitance de la société PIC
Préambule : par une enquête, nous devons nous assurer que la société PIC peut :
respecter les règles de l’art ;
rester en conformité avec les documents de fabrication et de définition.
Situation
Sur place, nous avons examiné avec les responsables de cette société :
les postes de travail prévus ;
la clarté des fiches d’instruction ;
la conformité des éléments techniques.
Argumentation - Résultat
Le poste de travail, sur lequel la société doit réaliser la sous-traitance, est ordonné et pourvu
de tous les approvisionnements identifiés individuellement.
Trois personnes y sont affectées :
Mme Brio pour le précâblage des sous-ensembles
Mme Sonate et M. Dubras pour le montage mécanique.
La parcellisation du travail est le seul moyen pour la société PIC de respecter les délais. Celle-
ci a donc prévu de contrôler tous les précâblages avant leur intégration.
Les fiches d’instruction : nous avons contrôlé avec M. Rock toutes les fiches d’instruction. Cela
nous a permis de lui préciser certains points et de le sensibiliser à certaines manipulations
délicates.
Dans ces fiches, nous en avons jugé utile d'insérer la BOO 3598 : modification du diamètre du
câble 32.
La conformité des éléments techniques :
La société PIC a besoin d’un enficheur 321 XX et de pinces 104 T.
Le plancher PITPACK n’est pas conforme au contrat technique.
Conclusion
Deux problèmes techniques à régler :
compte tenu de l’urgence, fournir immédiatement à la société l’enficheur et les pinces ;
effectuer la retouche technique du plancher MITPACK.
Nous en profiterons pour lui réexpliquer notre support technique.
Une fois ces problèmes résolus, la société pourra effectuer un travail sérieux. Le personnel
présente des aptitudes et connaît les modifications nécessaires à l’exécution de cette tâche.
2e exemple de rapport
Objet
Résorption du retard régulier et de plus en plus important au bureau des commandes.
Conclusions
Il convient de décharger M. Lebeau, technicien commercial, d’une partie des tâches qui lui
incombent. L’augmentation de 9% par an en moyenne des ordres qu’il doit traiter depuis 2008
explique l’encombrement qui se produit à son niveau.
La solution consiste à mettre une secrétaire à sa disposition à titre permanent.
Je suggère donc la création d’un poste de secrétaire et son affectation au bureau des
commandes.
Réalisation
J’avais envisagé d’adjoindre directement un technicien commercial à M. Lebeau, mais cette
solution aurait eu un prix de revient double de celui de la solution retenue. D’autre part, l’unité
de traitement des commandes aurait été rompue.
Une secrétaire fera gagner du temps à M. Lebeau sur les tâches matérielles et c’est l’essentiel.
Elle sera chargée de :
50
1. l’ouverture et du tri du courrier ;
2. la frappe des correspondances qui lui seront dictées ;
3. la confection des adresses et des mises sous enveloppes des accusés de
réception des commandes ;
4. la production et de l’acheminement des ordres vers les services comptables et
vers les services d’emballage et d’expéditions.
La secrétaire sera installée dans le bureau des commandes (local 114) dont la surface est
largement suffisante.
Conséquences
Dépenses
équipement :
ensemble bureau-siège-placard 2 000 €
ensemble traitement de texte 3 900 €
_______
amortissement en 10 ans 5 900 €
Personnel
une secrétaire niveau BEP
y compris charges annuelles 19 200 €
Relations avec les clients améliorées et accélérées : accusés de réception envoyés dans
les 48 h.
Exécution des envois de marchandises : plus de retard à l’origine : gain d’une semaine au
moins.
Liaison entre les commandes et la fabrication mieux assurée, d’où la diminution des
ruptures de stock, la meilleure adaptation des quantités fabriquées ; d’où également la
diminution des lettres d’excuses ou de réponses aux clients.
51
Style
Certes, les informations choisies doivent être intéressantes, justes, convaincantes, bien
organisées. Mais ce n’est pas suffisant : une écriture efficace améliore "l’indice de lisibilité",
c’est-à-dire la facilité qu’aura le lecteur à lire le texte.
on, pour inclure l’auteur /rédacteur et un collectif déterminé ; mais, dans ce cas, désignez ce
collectif par une expression précise : le Conseil d’administration, le Service X, les opérateurs
de l’atelier Y, le Comité d'entreprise…
des tournures impersonnelles, sans en abuser ; par exemple, dans la conclusion :
Si ces propositions sont adoptées, pour les mettre en application, il faudra...
En conséquence, il conviendrait de...
il serait souhaitable de...
La mesure prioritaire serait de...
Mettre en forme
Le rapport doit avoir une mise en forme rigoureuse, soignée et même esthétique. Choisissez
une présentation typographique sobre, mais attrayante. Il doit être paginé de la première à la
dernière page, les pages de couvertures exceptées ; la reliure (baguette plastique à anneaux
ou en U ne dispense pas de la pagination.
Respectez les normes de l'entreprise, les chartes graphiques ou créez-vous un modèle.
Rapport lui-même :
introduction (non numérotée) : le contexte, la situation, le problème
développement composé de plusieurs parties subdivisées en chapitres à l'intérieur desquels
on distingue des sous-parties et des paragraphes ; des illustrations, tableaux, schémas,
graphiques… Choisir la numérotation décimale.
conclusion (non numérotée)
Bibliographie, si nécessaire
52
Exercice d’Application
LA SITUATION
Transciel est une agence de tourisme et de voyages. Le Directeur des Services Administratifs
vous demande à vous, M.Chapet, responsable de la Sécurité, un rapport sur les mesures à
prendre après l'incendie dans l’atelier de reprographie.
Dans la première partie de votre rapport, vous reprendrez les éléments essentiels du compte
rendu de l'incendie (cf. page suivante). Dans les deux parties suivantes, vous exposerez les
risques d’incendie et l’insuffisance des moyens de prévention dans l’atelier et proposerez des
mesures adéquates.
NOTES COMPLEMENTAIRES
Lors de l’interview du chef d’atelier, M. Lejeune, vous avez noté les points suivants à
classer :
encres et solvants combustibles solvants volatils, utilisés sur des machines qui dégagent de la
chaleur
fumeurs, interdiction de fumer non respectée
câbles électriques, électricité statique
papiers
feuilles isolées dans les casiers très inflammables
rames et tirages difficiles à enflammer mais aussi à éteindre en cas d’incendie
pas d’extracteur d’air dans l’atelier
interrupteur général dans l’armoire électrique non manœuvré systématiquement lors de la sortie
de l’atelier
consignes en cas d’incendie inappliquées ou inconnues
ex : ne pas ouvrir les fenêtres
utiliser l’extincteur
trop de papier et de produits dans l’atelier même
pas de consignes pour l'ordre de l'atelier
53
TRANSCIEL
Tourisme et Voyages
COMPTE RENDU
LES FAITS
Le , les deux opératrices, Mme Clerc et Mlle Grenier, revenant à 13h45 après
leur déjeuner, ont trouvé l'atelier enfumé et ont vu une flamme au-dessus de la corbeille à
papier près de la presse numérique ; pour faire partir la fumée, elles ont ouvert les deux
fenêtres. Mme Clerc a éteint le feu dans la corbeille à papier avec de l'eau prise au point
LES CONSEQUENCES
L'enquête menée auprès des opératrices, Mme Clerc et Mlle Grenier, du Chef d’atelier,
M. Lejeune, et du Responsable du Service des Ventes, M. Brun, permet d’émettre une
hypothèse sur l’origine de ce début d’incendie.
C'est le premier incident de ce genre depuis la création de l'atelier il y a trois ans. Il est donc
nécessaire de rechercher toutes les causes possibles d'incendie et de prendre des mesures
préventives adaptées.
Le Responsable de la Sécurité
Pierre Chapet
54
ANNEXE
55
TEST MEMOIRE
http://blog.crdp-versailles.fr/blogdemrpezier/index.php/category/des-conseils-pour-
apprendre-a-apprendre
Il n'y a pas deux personnes qui apprennent de la même manière. Normal, chacun de nous
possède un patrimoine génétique particulier une histoire personnelle et en fonction de ses
facultés élabore des stratégies d'apprentissage différentes. Il y en a qui couvrent leurs cahiers
de notes, d'autres qui préfèrent écouter attentivement quand certains ont besoin pour assimiler
leur savoir de bouger de s’impliquer physiquement. « L’important est de découvrir ce qui se
passe dans votre tête » souligne André Giordan, directeur du laboratoire de didactique et
épistémologie des sciences à Genève et coauteur de « Apprendre à apprendre ».
« Ceux qui ont le plus de chance de réussir dit-il sont ceux qui s'interrogent sur leur propre
façon d’apprendre et cherchent d'autres moyens de faire pour être plus efficaces ».Ces
questionnements, l’enseignement scolaire ne l'aborde pas, hélas, faute de pouvoir travailler
au cas par cas avec chaque enfant. Il n’est jamais trop tard pour s'interroger sur les méthodes
qui nous conviennent le mieux.
Chacun de nous utilise les trois systèmes de perception (ouïe, vue, ressenti) mais,
consciemment ou pas, privilégie l'un d'entre eux.
Le test suivant, adapté d’un autre test conçu par André Giordan pour le magazine « ça
m'intéresse », a pour objectif de vous faire découvrir quelle est votre dominante. Pour
chacune, les résultats font apparaître les points forts et les faiblesses. Ensuite les conseils
d'André Giordan vous permettront j’espère de cultiver vos atouts et d'élaborer d'autres
méthodes de travail complémentaires.
La condition sine qua non pour réussir à bien apprendre, c'est d'abord d'en avoir envie.
56
TEST DE MEMOIRE
Pour chaque question, entoure la réponse qui te semble la plus proche de la réalité.
3. Vous assistez à un cours ou votre prof vous projette un film historique sur lequel il vous
interrogera.
a. Vous réalisez un schéma à partir des informations qui défilent à l’écran.
b. Vous écoutez attentivement pendant le film.
c. Vous êtes captivé par le jeu plus ou moins bon des acteurs.
4. Vous êtes invité(e) chez un ami, vous tentez de vous souvenir du code d’entrée :
a. Vous vous redites les chiffres dans votre tête.
b. Vous visualisez les chiffres.
c. C’est en les tapant que vous vous en souvenez.
8. Votre professeur principal vous confie une nouvelle mission, vous préférez qu’il :
a. Vous explique de vive voix ce qu’il veut.
b. Vous explique pourquoi il vous a choisi(e).
c. Vous laisse par écrit ses instructions.
57
9. Vous vous remémorez vos dernières vacances.
a. Vous vous racontez le déroulement de votre semaine.
b. Vous vous voyez sur vos skis en pleine descente, plongeant dans la piscine nageant dans la
mer.
c. Vous revivez votre sentiment de fierté à l’arrivée de la piste noire, votre sentiment de
honte au moment de votre arrivée dans l’eau à plat ventre du plongeoir de trois mètres.
10. Vous prenez votre premier cours de Tektonik ou de Hip-hop. Avant de vous lancer,
vous prêtez davantage attention :
a. A l’enchaînement des mouvements.
b. Aux instructions du professeur.
c. Vous commencez à bouger pour sentir le rythme.
11. Vous voulez utiliser le mode retouche photo sur votre téléphone portable :
a. Vous demandez à un ami de vous expliquer.
b. Vous foncez sur le mode d’emploi.
c. Vous tâtonnez en essayant de comprendre comment ça marche.
12. Vous avez assisté à un spectacle de fin d’année à l’école. Ce qui vous a le plus marqué :
a. Tous les parents étaient émus.
b. Les enfants ont très bien chanté.
c. Vous avez trouvé les costumes superbes.
13. Vous racontez à un ami le dernier film que vous avez vu.
a. Vous revoyez défiler les images fortes.
b. Certaines répliques vous reviennent à l’esprit.
c. Vous avez besoin de bouger pour raconter l’histoire.
14. Lorsque vous essayez de vous rappeler quelqu’un, vous avez tendance :
a. A vous rappeler son nom mais à oublier son visage.
b. A vous rappeler son visage mais à oublier son nom.
c. A vous rappeler davantage ce que vous avez fait lors de votre rencontre.
15. Votre grand-mère vous révèle les secrets de sa recette de mousse au chocolat :
a. Vous visualisez la page du cahier sur laquelle vous aviez écrit la recette.
b. Vous vous souvenez des gestes que vous avez associés à cette recette.
c. Vous entendez ses explications dans votre tête ou vous vous les racontez.
58
SOLUTION DU TEST
59
Tu as une majorité de ronds
60
Tu as une majorité de carrés
Prenez donc 30 s à la fin de chaque travail ou cours pour identifier le message principal, faire
un point sur ce qui a été dit et fait. Essayez d’écrire les principales informations et d'y
associer des images, des mouvements quand vous les racontez.
61
Tu as une majorité de losanges
Les "visuels" se remémorent plus facilement les formules mathématiques, les images, les
expériences, mais pas forcément les détails...
Vous apprenez mieux à l'aide d'images et avez en général plus de difficultés à mémoriser les
cours dans lequel le professeur ne fait que parler. Une photo vue dans un livre, la paillasse
de la salle de SVT sur laquelle vous avez réalisé une expérience, une formule mathématique
écrite au tableau, des images de lieux ou de personnes auxquelles le sujet vous a fait
penser... Voilà ce dont vous vous souvenez en premier quand vous essayez de vous
remémorer un cours.
Vous avez besoin de partir d'exemples concrets pour retenir une information plus générale.
Mais cela ne veut pas dire que vous vous rappeliez facilement les détails : vous avez plutôt
tendance à comprendre un sujet dans son ensemble et à aller tout de suite à l'essentiel.
Vous avez parfois du mal à mettre de l'ordre dans vos idées et pouvez être un peu brouillon.
Un tableau, un graphique, un schéma, ou encore les couleurs et la présentation d'un texte
vous aident à y voir plus clair et à mieux mémoriser. L'expression orale peut représenter une
certaine difficulté pour vous. Lorsque vous expliquez quelque chose, il vous est souvent plus
facile d'avoir recours à une feuille et à un crayon pour illustrer vos propos.
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BIBLIOGRAPHIE
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Lire, Ecrire, Parler, Réussir, François Ott, Pierre Vaast, Hatier, 1991
Maîtriser ses écrits professionnels, Dominique Berthod, Andrée Plot, DEMOS, 1994
Prendre des notes vite et bien, G. Hoffbeck, J. Walter, Editions Dunod, 2002
Prendre vite des notes utiles, Anne Broilliard, les éditions Demos 2006
Savoir prendre des notes, Jean Simonet et Renée Simonet, Editions Eyrolles, 2005
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