SOMMAIRE

Introduction - La communication 2
Des questions préliminaires 4
Partie I – Ecrire pour être lu 6
Des procédés pour améliorer la lisibilité syntaxique 7
Quelques règles à respecter 9
Ponctuation 13
Mots de liaisons 17
Vocabulaire 18
Orthographe 20
Exercices 21
Partie II – Les Lettres 25
Rédiger 26
Style 27
Mettre en forme 28
Formules de politesse 29
Partie III – Les Notes 30
Partie IV - De la prise de note au compte-rendu 34
Réussir ses comptes rendus 35
Les cinq types de comptes rendus 36
Les principales lois servant de base à la rédaction d’un compte-rendu 39
Comment prendre ses notes utiles ? 41
Exercice d’application 43
IV - Les Rapports 45
Exemple de rapports 49
Exercices 52
Bibliographie 54

1
 INTRODUCTION
LA COMMUNICATION

Schéma type de toute communication

Le schéma c’est le plan qui organise toute situation de communication
La communication c’est l’échange d’informations, c’est le transfert de données. C’est aussi
l’expression d’une idée, d’un sentiment, etc.

Avoir une vision claire de la situation de communication facilite l’élaboration d’un écrit quel qu'il
soit. Il est donc utile de savoir situer son environnement professionnel, d’analyser
méthodiquement soit le message reçu, soit le message à transmettre, d’identifier le ou les
destinataires.

Pour communiquer, il faut être au moins deux : un émetteur et un récepteur. Sans ce dernier,
la communication n'existe pas : à quoi servent une lettre, une note, un rapport qui ne sont pas
lus ou qui sont incompréhensibles ?

LES ELEMENTS CONSTITUTIFS D'UNE SITUATION DE COMMUNICATION

CADRE DE REFERENCE
Ensemble des opinions, des valeurs et des connaissances d'un individu qui servent de
référence et d'arrière-plan à ses attitudes, à ses prises de position et, de manière
générale, à ses communications verbales et autres interventions. Si deux individus en
communication n'ont pas le même cadre de référence, ils ne se comprennent pas.

CANAL
Mode de transmission du message : oral, écrit, visuel, audiovisuel, télématique.

CODE
Langage composé de signes (lettres, chiffres, couleurs, formes...) dont la signification est
connue de l'émetteur et du récepteur et par lequel ils communiquent entre eux. Parler la
même langue ne signifie pas forcément parler le même langage. Ainsi, le jargon technique,
souvent nécessaire, est parfois difficile à comprendre.

ÉMETTEUR
Personne qui émet le message ; par écrit : scripteur
par oral : locuteur.

MESSAGE
Informations structurées faisant l'objet de la communication.

2
RECEPTEUR OU DESTINATAIRE
Personne qui reçoit le message ; qui le lit : lecteur
qui l'entend ou l'écoute : auditeur.
RETROACTION OU RETOUR
Réaction verbale ou non verbale du récepteur d'un message. Elle permet de savoir si on
a été compris.

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 Des questions préliminaires

Quel est l’objectif de votre écrit ?

Avez-vous à :

Informer, c’est-à-dire transmettre des renseignements ou répondre à une demande ?

Expliquer, c’est-à-dire développer les raisons qui motivent telle action ou telle décision ?
Argumenter, c’est-à-dire convaincre que la solution proposée ou retenue est la meilleure ou la seule
possible, donner des raisons valables et la justifier ?
Faire agir, inciter à l'action ?

À qui écrivez-vous ?
Si vous anticipez sur le type de lecteur auquel vous vous adressez, vous penserez à lui en
écrivant. Votre communication sera effective, car vous parlerez son langage :

Quel est son statut ? Quelle est sa position, sa fonction par rapport à vous ?
Quel est son niveau de formation, de langue ?

Qu'avez-vous à lui dire ?

Quelles informations doit-il recevoir ?
De quelles informations dispose-t-il déjà ?
Comment les trouver ? Quelle est leur fiabilité ?

Comment vous y prendre pour atteindre votre but ?

Comment organiser les informations, les idées, l'argumentation ?
Quel style choisir pour qu'il soit adapté au destinataire ?
Quelle présentation adopter ?

4
 Un fil rouge à suivre

Avant d’écrire,

Déterminez l’objectif

En fonction de l’objectif, choisissez :

Intérêt humain Plan Phrases Mots Présentation

Prise en compte Parties distinctes : Courtes Courts Claire

des destinataires - Introduction Dynamiques Concrets Sobre
Respect - Développement Positives Précis Soignée
Professionnalisme - Conclusion Syntaxe simple Clairs Avec
ou paragraphes sommaire
si nécessaire
Mots de liaison

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 PARTIE I
Ecrire pour être lu
La lisibilité d’un texte est la facilité, l'aisance avec lesquelles il est déchiffré, lu, compris. À la
fois visuelle et textuelle, elle concerne donc non seulement les mots, mais la façon de
présenter les idées. Elle incombe au rédacteur ; elle est évaluée par le lecteur.

Elle est améliorée lorsqu'on augmente la quantité d'informations apportées et retenues. Elle
est donc fonction de la qualité de votre rédaction, c’est-à-dire de :
l’organisation des idées :
la cohérence du plan
l'articulation des parties
la transparence du fil conducteur
le repérage facile des éléments
l’expression :
la structure des phrases : respect de la syntaxe, de la ponctuation
le choix des mots : clairs, concis, corrects, courtois
la correction de la langue : respect de l'orthographe d’usage, des règles d’accord

Syntaxe

CONSTRUISEZ DES PHRASES DE 25 MOTS MAXIMUM.

ÉNONCEZ UNE IDEE PAR PHRASE.
UTILISEZ DES CONSTRUCTIONS SIMPLES : SUJET – VERBE – COMPLEMENT.
UTILISEZ UNE SYNTAXE CORRECTE, C’EST-A-DIRE VERIFIEZ :
la construction des phrases et, particulièrement, celle des subordonnées qui doivent avoir une
principale placée avant ou après ;
l’usage des pronoms démonstratifs, possessifs, interrogatifs, indéfinis, relatifs, personnels,
notamment le pronom il(s), elle(s), dit de rappel ;
l’emploi des modes et des temps ;
la pertinence des mots de liaison.

6
 DES PROCEDES POUR AMELIORER LA LISIBILITE SYNTAXIQUE
1- Transformer une proposition subordonnée complétive en groupe nominal

- On craint que le chômage ne reparte à la hausse.

- On craint une nouvelle hausse du chômage.

Ces deux phrases ont le même sens, mais elles expriment le

complément du verbe de façon différente.
La transformation d’une proposition subordonnée complétive en groupe
nominal donne de l’élégance à la phrase.
Elle permet d’éviter l’emploi de que, déjà très utilisé dans la langue
française.

Exemple :

Les voyageurs attendent depuis une demi-heure que le train parte.

Les voyageurs attendent depuis une demi-heure le départ du train.

2- Transformer une proposition subordonnée circonstancielle en groupe nominal

- Quand vous reviendrez, vous serez déchargée d’une partie de votre travail
parce que vous serez aidée par une collaboratrice.
- A votre retour, vous serez déchargée d’une partie de votre travail grâce à
l’aide d’une collaboratrice.

Ces deux phrases ont le même sens mais, dans la seconde, les propositions
subordonnées sont remplacées par des groupes nominaux.
La proposition subordonnée circonstancielle et le groupe nominal
circonstanciel jouent le même rôle dans la phrase.
Pour varier l’expression, on peut remplacer l’une par l’autre.

Exemple
Pour exprimer le temps.
Quand ils sont arrivés, les portes se sont brusquement fermées.
A leur arrivée, les portes se sont brusquement fermées.

Pour exprimer la cause.

Le ski hors-piste a été interdit parce qu’on craint les avalanches.

Le ski hors-piste a été interdit par crainte des avalanches.

7
 Pour exprimer la condition.
Si j’avais été à la place du juge, j’aurais été très troublé.
A la place du juge, j’aurais été très troublé.

Pour exprimer l’opposition.

Bien qu’il ait été fatigué, il a fait l’effort de venir.
Malgré sa fatigue, il a fait l’effort de venir.

3- Utiliser l’infinitif pour une expression plus concise

- Même s’il n’est pas gravement blessé, le skieur préfère qu’un guide
l’accompagne pour qu’il fasse avec lui le trajet du retour jusqu’à la station.
- Sans être gravement blessé, le skieur préfère être accompagné d’un guide pour
rejoindre la station.

Les deux phrases ont le même sens, mais dans la seconde, l’emploi de
l’infinitif permet une expression plus concise

 Utiliser l’infinitif pour alléger la proposition subordonnée circonstancielle

- On a intérêt à employer l’infinitif si l’on veut soulager la phrase d’une locution
conjonctive souvent lourde. Mais la transformation infinitive n’est possible que
si le sujet de la proposition subordonnée est le même que celui de la
proposition principale.

Les élèves mineurs peuvent s’inscrire à condition qu’ils présentent une autorisation écrite
de leurs parents.
Les élèves mineurs peuvent s’inscrire à condition de présenter une autorisation écrite
de leur parents.

A noter
L’infinitif passé est obligatoire après la préposition pour
exprimant la cause.
L’automobiliste doit payer une amende pour avoir téléphoné
au volant.

4- Remplacer une proposition subordonnée relative par un adjectif ou un nom

Souvenez-vous de la merveilleuse actrice qui joue dans ce film que Truffaut

avait tourné l’année où il est mort, et qui avait été tellement admiré par tous
ceux qui aiment les films policiers.

Souvenez-vous de la merveilleuse actrice de ce film tourné par Truffaut l’année

de sa mort, et tellement admiré par tous les amateurs de films policiers.

Pour une phrase plus élégante, on peut remplacer les propositions relatives.

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QUELQUES REGLES À RESPECTER
 Eviter de commencer toutes les phrases par je ou nous
- On peut remplacer je (ou nous) en changeant le sujet de la phrase.
Je manque de temps pour vous répondre.
Le temps me manque pour vous répondre.

Nous avons compris d’après votre lettre que vous ne souhaitiez pas participer à la rencontre.
Votre lettre nous a fait comprendre que vous ne souhaitiez pas participer à la
rencontre.

- On peut remplacer je (ou nous), sujet d’un verbe passif, en mettant la phrase
à la voix active.
Nous avons été alertés par les usagers.
Les usagers nous ont alertés.

- On peut éviter je crois, je pense, et d’autres verbes de sentiment en ouvrant

une proposition incise entre virgules.
Je suis sûre que vous continuerez à nous faire confiance.
Vous continuerez, j’en suis sûre, à nous faire confiance.

 Faire alterner voix active, voix passive et voix pronominale

- Pour éviter les répétitions, on peut employer alternativement la voix active et
la voix passive.
-
Les pompiers arrivent sur les lieux à 10 h 30. A partir de ce moment, tout s’accélère. Les
pompiers évacuent les blessés à 11 h 45.
Les pompiers arrivent sur les lieux à 10 h 30. A partir de ce moment, tout s’accélère.
Les blessés sont évacués à 11 h 45.

- Les voix active, passive, et pronominale peuvent être utilisées, au choix, avec
les verbes qui expriment des états psychologique : amuser, émouvoir,
étonner, fatiguer, indigner, intéresser, passionner, préoccuper, vexer…

A noter
Seuls les verbes transitifs directs (qui se construisent avec un COD)
Peuvent être transformés à la voix passive.
Le président ouvre la séance (COD) à 20 h 30.
La séance est ouverte par le président à 20 h 30. (Voix passive)

L’actualité internationale intéresse les élèves de terminale.

Les élèves de terminale sont intéressés par l’actualité internationale.
Les élèves de terminale s’intéressent à l’actualité internationale.

 Validation express
A- Mettez à la voix passive la deuxième phrase de chaque groupe en veillant à
éviter la répétition.

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 1- La direction regrette la gêne occasionnée. La direction transmettra votre
plainte au service compétent.
2- Nos services enregistrent votre réservation. Nos services vous avertiront
dès que le livre aura été rapporté.
3- Le magasin vous remercie de votre commande. Le magasin effectuera la
livraison dans les meilleurs délais.

B- Transformez la phrase à la voix passive, puis à la voix pronominale.

1- Son silence m’étonne.
2- Les indices intéressent les enquêteurs.
3- Avoir été écarté du jeu l’a vexé.

 Utiliser la phrase impersonnelle

- La tournure impersonnelle permet d’éviter l’infinitif en début de phrase.
Reconnaître ses erreurs est difficile.
Il est difficile de reconnaître ses erreurs.

Répondre par retour du courrier est recommandé.

Il est recommandé de répondre par retour de courrier.

- Elle permet d’éviter que le verbe ou l’adjectif attribut ne soit rejeté à la fin de la
phrase.
La liste des participants ainsi que les bulletins d’inscription manquent.
Il manque la liste des participants ainsi que les bulletins d’inscription.

Une solution pour régler l’incident à l’amiable existe sûrement.

Il existe sûrement une solution pour régler l’incident à l’amiable.

Que le dossier soit remis dans les délais et en mains propres au destinataire est
indispensable.
Il est indispensable que le dossier soit remis dans les délais et en main propres au
destinataire.

 Employer alternativement les verbes qui vont par paire

- Certains verbes, à la voix active, mettent en avant soit l’agent de l’action soit
le bénéficiaire de l’action. Ils vont par paires.
 Donner / recevoir
 Vendre / acheter
 Prêter/ emprunter
 Effrayer / craindre
 Posséder / appartenir
 Rendre visite à / recevoir la visite de
 Exercer (une influence, une contrainte…) / subir…

Grâce à ces verbes, on peut varier l’expression en transformant la phrase sans que le sens
soit modifié.
L’entreprise donne un cadeau à ses employés. / Les employés reçoivent un cadeau de leur
entreprise.
La publicité exerce une influence indiscutable sur le consommateur. / le consommateur
subit l’influence indiscutable de la publicité.

 Validation express
Changez le verbe souligné pour éviter la répétition.
1- Le retraité possède un petit studio. C’est le seul bien qu’il possède.

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 2- Les jeunes ont tendance à craindre l’avenir. Il est tout à fait compréhensible qu’ils
craignent celui qui s’annonce aujourd’hui.
3- Quand vous rendez visite à une personne âgée, arrangez-vous pour que la visite
que vous lui rendez ne la fatigue pas trop.

AUTRES INDICATIONS
Placez les subordonnées, les groupes prépositionnels en tête de phrase.
 En août, au service Production, le nombre d’intérimaires double.
 Selon les auteurs de la nomenclature, la démarche "métiers" n'a pas de relation
avec le statut.

Apposez au lieu de coordonner.

Ce service a été créé en 2008 et il a doublé son chiffre d’affaires en 2 ans.
 Créé en 2008, ce service a doublé son chiffre d’affaires en 2 ans.

Évitez les constructions fautives, incomplètes, équivoques

Suite à
Rapport au travail
Pallier à un problème
En vous remerciant, veuillez…
 à la suite de, comme suite à, faisant suite à,
en réponse à, après
 par rapport au travail
 pallier un problème
 en vous remerciant, je vous prie de…

En parcourant votre catalogue, mon attention a été attirée par l'article Z.

 En parcourant votre catalogue, j'ai été attiré(e) par l'article Z.
 En parcourant votre catalogue, j'ai remarqué l'article Z.

* Ce salarié sait sa valeur et qu'il est utile à l'entreprise.

 Ce salarié sait sa valeur et son utilité dans l'entreprise.

* Cet ingénieur connaît et tire parti du projet.

 Cet ingénieur connaît le projet et en tire parti.

Préférez les phrases affirmatives

Il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas bénéficier de l'offre.
 Vous pouvez bénéficier de l'offre.

Vous n’êtes pas sans savoir  Vous savez

Vous n’êtes pas sans ignorer  Vous ignorez

Il n’est pas impossible  Il est possible

Privilégiez les phrases actives, personnelles

Des dysfonctionnements ont été découverts par les opérateurs sur la chaîne.
 Sur la chaîne, les opérateurs ont découvert des dysfonctionnements.

Depuis la promulgation de la loi, diverses initiatives ont été engagées par l'État.
 Depuis la promulgation de la loi, l'État a engagé diverses initiatives.

Votre dossier est acheminé au service administratif.

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  Nous transmettons votre dossier au service administratif.

Utilisez l'énumération
Trois étapes ont lieu durant l'entretien de sélection. La première sert surtout à
accueillir le candidat. Au cours de la deuxième, on fait une étude qui prend appui sur
les informations que le candidat a fournies au niveau personnel et professionnel. La
troisième et dernière phase de l'entretien est constituée par la présentation du poste
qui doit être pourvu.

 L'entretien de sélection comporte trois étapes :

1. l'accueil du candidat ;
2. l'étude des informations personnelles et professionnelles fournies par le
candidat ;
3. la présentation du poste à pourvoir.

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 PONCTUATION
Les signes de ponctuation donnent des indications sur la compréhension du texte et sa lecture.
Ils séparent les phrases, les propositions, les mots et servent à faire respecter les temps. Ils
indiquent les silences et les pauses, les variations de l’intonation, les modifications mélodiques
du débit.
Comparez : Le salarié, dit l’entreprise, doit se transformer.
Le salarié dit : "L’entreprise doit se transformer."

Le point
indique la fin d’une phrase déclarative ;
est suivi d’une majuscule pour commencer une phrase nouvelle.

La virgule s'emploie :
dans une énumération, pour séparer des mots, des groupes de mots ou des propositions de même
nature et de même fonction juxtaposés :
Je souhaite connaître vos produits, vos tarifs, vos délais de livraison.
devant des mots, des groupes de mots, des propositions coordonnés par des conjonctions de
coordination autres que et, ou, ni sauf s’ils sont employés plus de 2 fois :
Le diagnostic est clair, mais l'action corrective est onéreuse.
Le diagnostic est clair et précis ; l'action corrective n'est ni onéreuse ni compliquée.
pour isoler les mots ou les groupes de mots mis en apposition ou en apostrophe :
La circulaire 27, parue en mars, facilite le traitement des dossiers.
Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.
après le nom de lieu dans l'indication de la date:
Paris, le 4 janvier 2010
après les compléments circonstanciels ou les propositions subordonnées placés en tête de phrase :
En août, la production tourne au ralenti.
Dès que nous aurons reçu votre inscription, nous vous enverrons votre invitation.
pour séparer ou isoler des propositions incises:
Cette solution, à notre avis, est la plus économique pour nous.
La cause de l’erreur, je pense, est une inversion de références.
pour isoler les propositions participiales:
L'ordre du jour étant épuisé, le président a clos la séance.
pour isoler les propositions subordonnées explicatives :
L'ingénieur, qui avait lu le dossier, a été convaincant.

Mais la subordonnée relative déterminative ne se sépare pas de l'antécédent par une

virgule : L'ingénieur qui avait lu le dossier a été convaincant.

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Le point-virgule
sépare les parties de phrases d’une certaine étendue, liées par le sens ou par le contexte, parfois
contradictoire :
Cette association propose de l’aide à domicile pour les personnes âgées, du soutien
scolaire ; elle organise aussi des cours de couture, de cuisine selon les demandes.

Il tombe du toit et se casse une jambe ; son compagnon se porte à son secours ; les
pompiers arrivent cinq minutes après.

Ce que nous savons, c'est une goutte d'eau ; ce que nous ignorons, c'est l'océan.
Marque l’ellipse :
Le devoir du chef est de commander ; celui du subordonné, d'obéir.

Nous préférons que cette solution soit choisie ; qu'elle soit évaluée financièrement ;
qu'elle soit présentée aux salariés.
sépare les membres d'une énumération :
Chaque dossier comporte :
- une carte géographique ;
- une feuille d'explications de l'itinéraire ;
- une chemise contenant :
. les autorisations ;
. les titres de transport.

Dans l'usage, une virgule ou l'absence de signe de ponctuation sépare les membres de
l'énumération s'ils sont brefs ou sans verbe conjugué.

Le point d’interrogation
indique la fin d’une phrase interrogative :
Pourriez-vous m'envoyer votre devis avant le 6 janvier 2010 ?
Mais dans l’interrogation indirecte, utiliser le point et non le point d’interrogation :
Le service se demande si la réorganisation est utile.

Le point d’exclamation
est déconseillé dans les écrits professionnels sauf les notes incitatives, les invitations, les comptes
rendus d’événements, les retranscriptions de discours.
marque l’étonnement, la surprise, le souhait, l’ordre, l’indignation, le soulagement...
Ne pas mettre de majuscule après le point d’exclamation qui marque une interjection :
"Bravo ! votre prix de la créativité est mérité."
"Eh ! vous avez bien réussi ! "
Mettre simplement une virgule après l’interjection quand un point d’exclamation termine la
phrase elle-même : "Votre prix de la créativité, eh bien, est mérité ! "

Les deux points

annoncent une énumération :
Nous vous proposons un produit haut de gamme : léger, résistant, esthétique.

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 introduisent une explication, une cause, une conséquence :

Les horaires sont modifiés : les heures d'arrivée et de départ sont flexibles.

L'action corrective sera planifiée : elle est urgente.

L'action corrective est urgente : elle sera planifiée.

introduisent une citation avant des guillemets :
Flaubert a écrit : "Tout le talent d'écrire ne consiste après tout que dans le choix des
mots."

Les points de suspension

encadrés de parenthèses ou de crochets, indiquent :
une interruption de phrase ou de citation :
En règle générale, les actes des autorités communales, départementales et
régionales sont maintenant exécutoires de plein droit dès que les formalités de
publicité qui leur sont propres (…) sont accomplies.
indiquent une énumération interrompue, abrégée :
Les signes de ponctuation sont le point, la virgule, les deux points…

Les points de suspension ne sont pas précédés d’une virgule.

etc. est précédé d’une virgule et n’est pas suivi de points de suspension.
Les signes de ponctuation sont le point, la virgule, les deux points, etc.
marquent la discrétion, l’émotion, le sous-entendu : emploi à éviter dans les écrits professionnels.

Le tiret
met en évidence un mot ou un segment de phrase ; dans ce cas, il est employé par paire sauf en fin
de phrase :
La circulaire 27 – parue en mars – facilite le traitement des dossiers.
Votre dossier sera traité – si compliqué soit-il.
précède chaque terme d’une énumération.

Les guillemets
précédés des deux points, encadrent les paroles rapportées au style direct ;
introduisent une citation :
Le président a ouvert la séance par ces mots : "Nous avons gagné le trophée régional
de la créativité."
Le point est avant la parenthèse fermante.
encadrent un titre, une expression de langue étrangère, une expression familière, employée dans un
sens inhabituel, approximatif, une expression que l’on veut mettre en valeur. Dans ces emplois,
les guillemets peuvent être remplacés par l’italique.
L'administration dispose du droit de faire procéder à une contre-visite "sous peine
d'interruption du versement de sa rémunération" suivie d'une expertise.

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Les parenthèses
encadrent une précision qu’on ne veut pas fondre dans le texte : explication, définition, complément
d’information, référence... ; ils minimisent l’information ;
La circulaire 27 (parue en mars) facilite le traitement des dossiers.
signalent une variante :
Une note interne avertira les candidat(e)s des résultats.
indiquent une troncature, c'est-à-dire une interruption de citation :
En règle générale, les actes des autorités communales, départementales et
régionales sont maintenant exécutoires de plein droit dès que les formalités de
publicité qui leur sont propres (…) sont accomplies.

L’abus des parenthèses ralentit la lecture.

Le segment mis entre parenthèses ne doit pas être trop long.

Les crochets
comme les parenthèses, indiquent une troncature.
indiquent que des mots ont été rétablis par une personne qui commente ou présente un texte dont
elle n'est pas l'auteur.
Elle [la formation] est considérée comme le meilleur atout pour évoluer.

isolent une indication qui contient déjà des parenthèses.

Eurêka (1985) est un programme communautaire qui a pour objectif de renforcer la
coopération scientifique et technique entre les entreprises sur des projets de haute
technologie. [Lettre de Matignon, n°238]

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 MOTS DE LIAISON
Les mots de liaison accroissent la lisibilité d'un texte, car ils indiquent rapports et
enchaînements d'idées ; ils unissent les éléments du discours : mots, propositions, phrases,
paragraphes et grandes divisions d'un texte.
Ils introduisent des rapports logiques soit chronologiques, soit de raisonnement : cause,
conséquence, but, concession, condition, supposition, restriction, opposition.
Ces mots de liaison sont des adverbes : aussi, également, certes ; des prépositions : excepté,
en plus de, à cause de, etc. ; des conjonctions de coordination : et, puis, car, ainsi, etc. ; des
conjonctions de subordination : comme, si, parce que, de telle sorte que, etc. ; des verbes et
des locutions verbales : à ceci s’ajoute, ceci est incompatible avec, ceci résulte de, ceci produit,
etc.

Ordonner 1. D'abord, tout d'abord, en premier lieu

2. Ensuite, puis, en second lieu
3. Enfin, finalement, en conclusion, en définitive, en dernier
lieu

Additionner De plus, et, en outre, aussi

Étendre Et même, par ailleurs, voire, également

Exprimer l'alternative D'une part... d'autre part ; d'un côté... de l'autre ; soit... soit ;
ou... ou bien ; ni... ni ; soit que... soit que ; sauf si ; à moins
que

Expliquer, donner la cause Parce que, car, en effet, puisque, pour la raison que, étant
donné que, en raison de, du fait de

Exprimer la conséquence Donc, par conséquent, en conséquence, aussi, ainsi, c'est

pourquoi, de là

Prouver En effet, c'est pour cela que

Renforcer D'ailleurs, en outre, voire, même, surtout, qui plus est, à plus
forte raison, a fortiori, non seulement... mais, mais encore,
mais aussi, avant tout, par dessus tout

Préciser C'est-à-dire, en fait, plus exactement, plus précisément

Illustrer Par exemple, notamment, ainsi

Comparer Aussi... que, de même que, comme, ainsi que, plus… que...

Opposer Or, au contraire, contrairement à, en revanche, à l'inverse,

inversement, à l'opposé, en dépit de, à moins de, malgré,
tandis que (+ indic), encore que (+ subj.), bien que (+ subj.),
quoique (+ subj.)

Émettre une réserve Cependant, néanmoins, toutefois, pourtant, mais, encore faut-
il, encore que (+ subj.), bien que (+ subj.), quoique (+ subj.)

Atténuer Du moins, tout au moins, malgré tout

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 VOCABULAIRE

Des mots corrects

Évitez les mots qui n'existent pas.

En définitif  En définitive
Je concluerai  Je conclurai
Je vous serais gré  Je vous saurais gré
Rénumérer  Rémunérer
Pécunier, pécunière  Pécuniaire (masculin, féminin)
Succint(e)  Succinct(e)

Évitez les formules animistes.

Cette demande n’a pas obtenu satisfaction.  Je n’ai pas obtenu satisfaction.
Une erreur s’est glissée dans le texte.  Le texte contient une erreur.
Un fonctionnaire atteint par la limite d’âge… Un fonctionnaire atteignant la limite
d'âge
Évitez les confusions paronymiques, les faux amis.
Des paronymes (du grec "para" : à côté et "onoma" : nom) sont des mots dont la
sonorité ou la graphie proche peut provoquer une méprise de sens.

Acceptation Acception
Affirmer Infirmer
Allocution Élocution
Apurer Épurer
Attention Intention
Collision Collusion
Cession Session
Conjoncture Conjecture
Effraction Infraction
Éminent Imminent
Évoquer Invoquer
Importun Opportun
Paraphrase Périphrase
Parti Partie
Perpétrer Perpétuer
Suggestion Sujétion

Des mots courts, de 1 à 3 syllabes si possible :

Évitez les mots longs
Acquisition  Achat
Investigation  Analyse, étude, enquête, recherche
Solutionner  Résoudre

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 Évitez les lourdeurs, les dérivés, les constructions nominales
Faire une suggestion  Suggérer
une recommandation  Recommander
une distinction  Distinguer
Procéder à l'étude  Étudier
Donner des informations  Informer
Tenir informé  Informer
Effectuer un déplacement  Se déplacer, aller
un versement  Verser
des dépenses  Dépenser
Être en mesure de  Pouvoir
Avoir la conviction  Être convaincu
Se voir contraint de  Être contraint de
Dossier dans son intégralité  Tout le dossier
Mettre en œuvre  Planifier, organiser, créer…

Évitez les redondances ou pléonasmes

(faux) prétexte
Absolument (essentiel)
Hasard (imprévu)
Achever (complètement)
Identification (exacte)
Actuellement (en cours)
Illusion (trompeuse)
Ajouter (en plus)
Il suffit (simplement)
Ainsi (par exemple)
Monopole (exclusif)
Une alternative (et non : deux
Perspectives (d’avenir)
alternatives)
Progresser (en avant)
Car (en effet)
Préparer, réserver (à l'avance)
Comparer (entre eux)
Suivre (derrière)
Complètement (rempli)
Rédiger (un écrit), (rédiger une lettre,
Consensus (de l'opinion)
une note, etc.)
Dans les quatre ans (à venir)
Somme (d’un montant) de 100 euros
Enfin (pour terminer)
Notre société d’aujourd’hui (la société
Erreur (involontaire)
d'aujourd'hui, notre société)
Étapes (successives)
Exporter (à l'étranger)

Des mots précis

Évitez les impropriétés

De suite  Successivement
Tout de suite  Immédiatement
Opposer son veto  Mettre son veto, opposer son droit de veto

Évitez les jargons, les anglicismes, les sigles non expliqués

Arbitrage  Décision
Brain-storming  Remue-méninges, réunion de créativité
Générer  Causer, engendrer, entraîner, provoquer, produire
Solutionner  Résoudre
Évitez les mots flous, à contenu variable : petit, grand, nombreux, plusieurs, rare,
fréquent, assez, quelques, certains, différents, prochain…

19
 Qualifiez :
Correspondance  Lettre, invitation, devis…
Illustration  Graphique, schéma, tableau, photo…

Quantifiez :
Bientôt
Un certain nombre
Différentes parties
Dans les meilleurs délais
 Demain, dans x jours
 Quatre
 Trois parties
 Avant le…, sous huitaine

ORTHOGRAPHE

Orthographe d’usage
VERIFIEZ PRINCIPALEMENT :

les homonymes : mots qui ont un sens différent et qui s'écrivent ou se prononcent de la même façon :
verre, vers, vert, vair ; sang, sans, sent, cens, cent, s’en…

le pluriel et le féminin des noms - noms communs, noms propres, mots étrangers - et des adjectifs ;

la conjugaison des verbes et, notamment, les verbes du 3e groupe, ceux en –dre, les terminaisons du
passé simple, des participes passés ;

la formation des adverbes, notamment en –emment ou –amment.

Règles d’accord

VERIFIEZ PRINCIPALEMENT :

l’accord des noms, des adjectifs qualificatifs et des adjectifs numéraux ;

l’accord des verbes avec plusieurs sujets, avec des sujets de personnes différentes, avec des noms
collectifs ;

la distinction entre le participe présent et l'adjectif verbal ;

l’accord des participes passés avec avoir, être, dans les verbes pronominaux.

20
Entraînez-vous !

FAITES CORRESPONDRE LES MOTS AVEC LEUR DEFINITION

Entériner - transiger - évincer - abroger - cautionner - habiliter - noyauter - s’ingérer -

invectiver

 Faire des concessions =

 Lancer des paroles violentes =
 Rendre quelqu’un légalement capable d’exercer certains pouvoirs,
d’accomplir certains actes =
 Déposséder quelqu’un par intrigue d’une affaire, d’une place =
 Introduire dans un milieu des personnes isolées chargées d’y semer
le désordre =
 Se porter garant de quelque chose en l’approuvant =
 Rendre valide (un acte, une loi) en approuvant juridiquement =
 Retirer la force obligatoire à un acte législatif ou réglementaire =
 S’introduire indûment, sans en être requis ou sans en avoir le droit =

EXPRIMER LA MEME IDEE AVEC MOINS DE MOTS

 Les problèmes qui sont les nôtres =

 L’attitude qui est la sienne =
 Mouvement de hausse / mouvement de baisse =
 L’action de réforme =
 Est en train de s’installer =
 S’est attaché à souligner =
 Je vous écris pour vous informer que... =
 J’apprécierais beaucoup que vous acceptiez d’assister à la réunion. =
 Il est évident que la production a baissé ce mois-ci.
 Pourquoi ne pas ajouter à cette première information la seconde que voici : …

QUE FAIRE AVEC FAIRE, DIRE, AVOIR ET ETRE ? REMPLACEZ-LES PAR UN VERBE
PRECIS !

 Nous mesurions l’ampleur de la tâche qui restait à faire.

 L’administration prescrit aux entreprises de faire d’urgence les réparations.
 Le député fit un discours véhément.
 La planche faisait trois mètres de long.
 Les yeux finissent par se faire à l’obscurité.
 Dites-nous votre avis en toute sincérité.
 Dans ce service il a une excellente réputation.
 Pouvez-vous faire cette étude pour la semaine prochaine ?
 Serez-vous à la réunion, vendredi prochain ?
 Il finit par dire qu’il s’était trompé.
 Il n’osait pas faire paraître sa réprobation.

21
Simplifiez

Argument d'ordre économique

Un effort de la part des salariés

Ces analyses apparaissent comme justes

Dans la situation initiale

Demande formulée par l'ensemble des salariés

La facture qui doit être payée

Pour ce qui est de

Je vous écris pour vous informer

Article de dimension réduite

Trouvez des synonymes plus courts

Assistance

Expiration

Augmentation

Utilisation

Rémunération

Terminer

CHOISISSEZ DANS LA LISTE SUIVANTE L’ADJECTIF QUI PERMET DE CARACTERISER LE

NOM SANS RECOURIR A LA RELATIVE

Circonstancié - incorruptible - immuable - inéluctable - malléable - ineffable - fiable -

inaccessible - arbitraire - péremptoire - sédentaire
 Une vérité qui ne change pas …
 Un idéal qu’on ne peut atteindre …
 Un juge qui ne se laisse pas corrompre …
 Un matériel dans lequel on peut avoir confiance …
 Un esprit qui se laisse influencer …
 Un destin contre lequel on ne peut lutter …
 Un bonheur qui ne peut être exprimé par des paroles …
 Une décision qui dépend uniquement du bon vouloir de quelqu’un…
 Un ton qui ne supporte pas la réplique…
 Un travail qui n’entraîne aucun déplacement …
 Un rapport qui est assez détaillé

22
 CES PHRASES NE SONT PAS CLAIRES ; ELIMINEZ LES CONSTRUCTIONS QUI LAISSENT
UN DOUTE SUR LEURS SENS
 La comtesse s’approcha du chien et ouvrit sa gueule.

 Le chauffard heurta un piéton qui fut tué sur le coup et prit la fuite.

 Le directeur a convoqué le responsable du service comptabilité de Monsieur X. au sujet de

son travail.

PONCTUEZ LES PHRASES SUIVANTES

Mettre une virgule
L’an dernier près d’un demi-million de candidats se sont présentés au baccalauréat.

Mettre trois virgules

Dans notre pays en raison du caractère global de l’impôt de son mécanisme de
personnalisation la retenue de l’impôt à la source ne saurait être que provisionnelle.

Mettre trois virgules

Le projet qui était loin de faire l’unanimité a été discuté modifié et finalement adopté.
Mettre un point-virgule et sept virgules
Derrière la ville il y a la complexité la mobilité la fluidité l’imprévisibilité du monde
moderne en un mot la sensation de chaos d’enfer de capharnaüm qui épouvante
les hommes d’ordre.(J.-C. Chesnay)

Mettre deux fois les guillemets, deux points d’interrogation, deux fois deux points
Je demandais un jour à Monsieur Doumergue combien y a -t-il d’hommes dans toute
la France qui connaissent la réalité de la situation deux mille il me répondit pas
même ! (H. de Montherlant)

REPEREZ LES MOTS DE LIAISON POUR REMETTRE CES PHRASES DANS L’ORDRE
LOGIQUE

1. Mise à part cette réserve, l'équitation reste un sport très bénéfique.

2. Elle développe enfin une grande sensibilité.

3. D'ailleurs depuis plusieurs années, elle est utilisée comme moyen psycho-pédagogique
pour rééduquer les enfants handicapés.

4. Tout d'abord c'est un sport qui se vit à deux : le cavalier et sa monture...

5. Toutefois les personnes souffrant du dos devront s'en abstenir...

6. Voilà pourquoi, en définitive, nous ne saurions trop en recommander sa pratique.

7. Elle exige ensuite une parfaite maîtrise de soi.

8. Avec les années, la pratique de l'équitation s'est considérablement démocratisée pour la

plus grande joie des petits comme des grands.

23
 LES PARTICIPES PASSES

 ACCORDEZ SI NECESSAIRE LES PARTICIPES PASSES

 1 Ce sont des réalisations que les urbanistes ont jugé…. trop gigantesques.
 2 La cité d’Orgeval m’a plu…….. .
 3 Des espaces verts ont été aménagé….. autour des bâtiments.
 4 Elle s’était acheté… . un deux pièces à Clichy.
 5 Les chances d’obtenir ce contrat s’étaient envolé…… .
 6 Elle a été confront…. à de nombreux problèmes.
 7 Les courriers envoy… en urgence sont arriv… à temps.
 8 Les travaux que la société avait décid…. d’entreprendre sont termin… .
 9 Ce sont les immeubles que j’ai vu… construire.
 10 Les maçons que j’ai vu .... travailler avançaient vite.
 11 Les locataires s’étaient succédé….. dans cet appartement.
 12 Les droits qu’elles se sont arrogé……. sont excessifs.
 13 Elles se sont donn…. du temps pour réfléchir.
 14 Ils se sont téléphon…. .
 15 Les points que j’ai du…… régler étaient secondaires.

24
 PARTIE II
LES LETTRES
IDENTIFIER LEURS FONCTIONS

Situations à l'origine de lettres

La lettre peut être une demande, une réponse ou une réaction à une action passée ; elle
appelle une action future ; elle doit donc être efficace.

L’une des deux parties ou les deux (expéditeur et / ou destinataire) agit comme groupe ou
entité : entreprise, société, administration, institution, cabinet, association... . En écrivant "au
nom de...", le rédacteur engage la responsabilité de ce groupe.

Les caractéristiques d’une lettre tiennent donc à :

la nature des liens entre expéditeur et destinataire ;

son utilisation comme moyen d’action.

Objectifs
Elle a pour but d’informer un destinataire, de s’informer ; elle veut obtenir quelque chose :
négocier, refuser, analyser une situation, déclencher une réaction, une action.

Formes
La lettre individuelle rédigée en un exemplaire unique, en fonction de la relation entre le destinataire
unique et l’expéditeur ;

La lettre type circulaire reproduite à plusieurs exemplaires, adressée à plusieurs personnes à la fois ;
son message doit donc être adapté à chacun et à tous les destinataires.
La lettre qui reproduit un texte identique dans laquelle seule varie la rubrique
"destinataire" est assimilée à la circulaire.

La lettre type personnalisée réalisée en couplant une matrice de texte commun (contenue dans un
fichier de traitement de textes) avec des éléments variables en fonction du destinataire
(éléments contenus dans un autre fichier, un tableur ou une base de données).
Aucun exemplaire n’est donc totalement identique, puisque chacun d'eux comprend
des éléments qui sont les mêmes pour tous les destinataires et d’autres qui varient
en fonction du destinataire.

25
 REDIGER

Plans
A. 1. Passé, hier 1. rappel des faits
2. Présent, aujourd'hui 2. proposition
3. Futur, demain 3. suite à donner

Que s'est- il passé avant qui fait que vous écrivez cette lettre ?
Qu'avez-vous à dire aujourd'hui qui vous incite à écrire ?
Qu'attendez-vous du destinataire quand il aura lu cette lettre ? Quelle action entreprendrez-
vous vous-même ?

Le 10 juin, vous nous avez adressé la facture n°77 de 1 100 euros.

Or, votre courrier du 10 mai précisait que vous nous accordiez un escompte de 10 %,
comme vous le constaterez sur la photocopie ci-jointe.
Nous vous retournons donc la facture erronée et, à réception de la nouvelle, nous vous
adresserons notre règlement.

B. 1.Nous ou je 1. Vous
2. Vous ou tu ou 2. Nous
3. Nous (vous et nous, toi et moi) 3. Nous (vous et nous, toi et moi)

Dans votre lettre du (…), vous nous signalez le retard de livraison de votre commande de
matériel de bureau, référence (...).
Après vérification auprès de notre service Expédition, nous constatons que cette
commande n’a pu être livrée à la date convenue en raison d’un afflux de demandes liées
au dernier salon professionnel.
Cependant, nous l’avons expédiée, ce jour, par l’intermédiaire de notre transporteur qui
vous livrera avant le .
Nous souhaitons vivement que cet incident indépendant de notre volonté ne perturbe pas
vos ventes.

C. 1. Le problème
2. L'analyse
3. La solution proposée

D. Attirer l'Attention
Susciter l'Intérêt
Provoquer le Désir
Inciter à l'Action

26
Style
adapté au destinataire et à l'objet de la lettre, à la situation professionnelle ;

correct : dans tous les cas (doute ou non), consulter grammaire et dictionnaire, pour vérifier
l'orthographe, l'usage des mots et des signes de ponctuation ;

clair et précis : choisir des formules positives, affirmatives, donner des détails si nécessaire ;

concis : utiliser une syntaxe simple avec des phrases courtes, placer des mots de liaison entre les
idées, entre les paragraphes.

Présenter
Répartissez la lettre de façon équilibrée sur toute la page, laisser des marges suffisantes.

Alignez à gauche ou en paragraphes avec alinéa, justifiez à droite.

Faites un interligne entre les paragraphes.

Détachez visuellement les mentions essentielles.

27
 MISE EN FORME

Rubriques par ordre d'apparition

Les rubriques facultatives sont précédées du signe 

ORGANISATION RUBRIQUE COMMENTAIRE

Situer la communication

Qui écrit Expéditeur Nom, adresse postale complète,

téléphone, télécopie

D'où Lieu Nom de la ville d'expédition

Quand Date Jour, mois, année

Mois écrit en lettres, sans majuscule

À qui Destinataire Prénom et nom, avec appellation et

adresse postale complète

À quel sujet  Objet En quelques mots, le sujet de la lettre

 Références N° de dossier, de client, courrier,

interlocuteur…

Interpeller Appellation Monsieur, Madame, suivi si

nécessaire de la fonction

Délivrer son message Corps de la lettre Organisation en paragraphes

Saluer Formule de politesse Obligatoire et conforme à la

situation ; cf. le tableau

S'identifier Signature manuscrite Prénom et nom uniquement

personnellement et en caractères
d'imprimerie, fonction

Utiliser les mentions

complémentaires
Documents annexés  Pièces jointes P.J. nombre et nature (titre)

Autres destinataires  Copies conformes C.C. noms des destinataires

28
 FORMULES DE POLITESSE

1 2 3 4 5 6
Je vous prie accepter Madame assurance considération cordial
Nous vous prions agréer Monsieur expression dévouement dévoué
Veuillez croire à Monsieur le Directeur respect distingué
Recevez recevoir Monsieur le Maire salutations meilleur
sentiments parfait
profond
respectueux
sincère

On peut omettre les termes 1,4, 6 si la situation permet l’emploi d’une formule plus directe.
“Veuillez” et “respect” s’excluent par leur différence de déférence.
“Assurance” et “expression” ne s’emploient pas avec les “salutations”.

Je vous prie de croire, (3), à l’expression de mon profond respect.

mon respectueux dévouement.
ma considération distinguée.
mes sentiments respectueux.

Veuillez agréer, (3), l’expression de ma considération distinguée.

mes sentiments distingués.
mes sentiments les meilleurs.

Veuillez recevoir, (3), nos (mes) salutations distinguées.

cordiales.

Recevez, (3), nos salutations distinguées.

les meilleures.

Dans un courriel
Les formules ci-dessus, si le courriel équivaut à un lettre et aussi :

Salutations distinguées
Cordiales salutations
(Très), (bien) cordialement
Bien à vous

29
 PARTIE III
LES NOTES
Objectifs
La note d'information ou de service est un document interne qui émane d’une autorité
hiérarchique et qui circule dans le sens descendant, c’est-à-dire vers les échelons subalternes,
ou dans le sens latéral, vers les collaborateurs. Elle s'adresse à une ou à plusieurs personnes.
C'est un écrit court pour information ou pour action

En général, elle ne comporte qu’un sujet. On distingue quatre principaux types de notes : notes
d'information, notes de service ou d'instructions, notes d'étude ou de synthèse, communiqué.

LA NOTE D’INFORMATION
Elle a pour but d’informer, de fournir une information générale, d'annoncer un événement
soit à l’ensemble du personnel, soit à un service ou à une personne.

Exemples :
Date d’entrée en vigueur du décompte individuel des temps de récupération
Date des élections des délégués du personnel

LA NOTE DE SERVICE OU D’INSTRUCTIONS

Elle a pour but de donner un ordre, des directives :
Travail à exécuter,
Modalités d’exécution d’une tâche,
Comportement à adopter dans une circonstance, consignes de sécurité.

Exemples :
Tableau statistique des ventes du nouveau produit
Nouvelle date de remise de l’état des stocks de fournitures
Consignes à respecter en cas de coupures de courant

LA NOTE D’ETUDE OU DE SYNTHESE

Elle a pour but de transmettre le résultat d’un travail. Elle circule plutôt dans le sens
ascendant.

Exemple :
Enquête sur l’aménagement du temps de travail

LE COMMUNIQUE
C'est un document par lequel une autorité politique ou administrative porte à la
connaissance du public soit les résultats d’une conférence ou d’une étude, soit les
modalités d’une décision, soit des informations d'intérêt public.

30
 NOTE INCITATIVE, INVITATION
Elle cherche à faire agir les destinataires, à les faire venir à telle manifestation, à les inciter
à telle démarche, à adopter telle méthode ou tel produit, etc.

Sont ainsi composés : les tracts, les affiches, les invitations, les informations publicitaires.

Procédés
Mise en œuvre d'une argumentation et d'effets persuasifs.
Implication directe du destinataire dans le processus de communication, par l'emploi de la 2e
personne du singulier ou du pluriel, de l'impératif. Le message cherche à le rendre bon gré
mal gré concerné.
Adaptation aux référents socioculturels du destinataire, c'est-à-dire prise en compte de ses
valeurs, de ses centres d'intérêt, de son langage, de ses codes personnels. Le message doit
donner au lecteur l'impression que le texte s'adresse vraiment à lui, qu'il est concerné
personnellement.
Utilisation d'expressions particulières : qualificatifs, superlatifs, termes évaluatifs, appréciatifs,
métaphores..., de structures, de tonalités, de sonorités recherchées, originales.

Exemple :
Les sollicitations commerciales des vépécistes, autrement dit les courriers des
entreprises de vente par correspondance.

Rédiger

Passé – présent - futur

Présent – passé - futur
Plan journalistique : information essentielle en premier
1-
Problème qui en découle
Résolution préconisée
Informations détaillées

2- La situation, les faits, le problème qui nécessitent une prise de décision.

L'action, les mesures prises.
Les modalités, les opérations à effectuer, ainsi que la date d’exécution
et la date d’application.

Exemples :

En raison d’une panne du système de gestion de la paie, les virements de salaires de mars
seront retardés d’une semaine.

Pour vous éviter d’avoir des difficultés financières, nous accorderons des avances sur
salaire.

Les intéressés peuvent se présenter à partir du 25 février, au bureau du personnel, 2 e étage,

porte 2.

31
À partir du 2 mars 2009, l'accès aux salles de formation se fera par le 22 rue de l'Arcade.
En effet, la voûte du 20 rue de l'Arcade nécessite une réfection totale.
Les travaux dureront jusqu'au 16 mars.

Sur décision de la Commission de Sécurité, la dernière phase de mise en conformité du

Système de Sécurité Incendie du Site commencera le 2 mars.

Pour équiper de détecteurs tous les locaux, quelle que soit leur nature, le passage des câbles
nécessite la dépose de faux plafonds et le percement de murs.

Le planning a été établi de façon à engendrer le moins de nuisance possible.

En cas de difficultés particulières, veuillez contacter M. Dubois, poste 55 66 77.

Style

Qualités communes aux notes d’information et aux notes d’instructions :

concision : brièveté ; si possible, présentation sur une seule page ;

clarté : aucune ambiguïté des termes ;
précision : détails nécessaires à sa compréhension, à son application : dates, références, lieux, délais,
personnes concernées ; justification de la mesure, des directives.
courtoisie : style neutre, ton impératif, mais non autoritaire ; aujourd’hui, au lieu du style
indirect, de la forme passive, de la forme impersonnelle, on utilise plutôt le style direct avec des
formules atténuées.

Au lieu de : L’imprimé 47 sera utilisé pour les demandes de fournitures.

écrivez : Utilisez l’imprimé 47 pour les demandes de fournitures.

Au lieu de : Les notes de frais ne devront pas être remises après le 24 du mois.
écrivez : Remettez vos notes de frais le 24 du mois au plus tard.

Au lieu de : Le personnel devra porter son badge bien en vue sur sa veste.
écrivez : Vous porterez votre badge bien en vue sur votre veste.

Mettre en forme

Dans l’entreprise, notes d’information et notes de service sont, en général, présentées sur un
imprimé spécifique avec l’emplacement des mentions indispensables. Cet imprimé évite les
omissions, facilite la rédaction, la présentation, et la lecture.
Souvent, il n’existe qu’un seul imprimé intitulé "Note de service" ou "Note interne" ; parfois, on
distingue "Note d’information" et "Note de service".

32
Rubriques
en-tête simplifié
émetteur, service émetteur
n° d’enregistrement ou référence
date d’émission
destinataire(s)
objet ou titre
texte
signature suivie ou précédée de la fonction et du nom du signataire

Pour les notes de service servant de directives, les noms sont précédés des
mentions :
pour action : personnes devant exécuter l’ordre,
pour information : personnes simplement informées.

Diffusion
Diffusion générale : à tout le personnel,
Diffusion à une ou plusieurs personnes,
Affichage dans un ou plusieurs services.

Présentation
S’il n’existe pas d’imprimé, présentez la note comme une lettre, en supprimant formules d’appel
et de politesse.
Composez le texte en paragraphes distincts.
Détachez visuellement les mentions essentielles.
Si c’est un document à afficher, utilisez des caractères plus gros, lisibles de loin.

33
Exercices

Vous êtes dans l'entreprise PAPETERIES LAMY

10 rue Blanche
75007 PARIS

1. Rédigez la note à diffusion générale pour le personnel.

Le chef de personnel veut rappeler aux salariés qui viennent en voiture qu’ils ne doivent pas
dépasser 30 km/h, que la priorité doit être laissée aux piétons, que le stationnement ne doit
pas s'effectuer n’importe où. Il est décidé à sanctionner tous ceux qui commettront des
infractions et le badge qui autorise l’accès au périmètre de l'usine sera ôté à tous les fautifs.
Depuis un mois, plusieurs accidents se sont produits entre véhicules de salariés ou de
visiteurs, de nombreuses entorses aux règles de circulation et de stationnement ont été
signalées et certains sont des récidivistes. Cela doit cesser.

2. Rédigez la note destinée aux commerciaux.

Les commerciaux dépassent la date et l'heure limites – le vendredi soir à 18 heures - de remise
de leurs dossiers administratifs. Ils rangent les documents dans des enveloppes de format
différent, au lieu des enveloppes, référence E 9, qu'ils peuvent avoir au secrétariat. Les
dossiers ne sont pas toujours complets ; il manque tantôt un double des commandes des
clients, tantôt les comptes rendus de visite – clients habituels, prospection – qui ne doivent
pas être dans la même chemise, tantôt les justificatifs de toutes les notes de frais (bons
d’essence, tickets de péage, notes de restaurant, notes d’hôtels…).
Le directeur administratif, Pierre Vélin, veut que cessent ces nombreux retards constatés au
cours des deux mois et cette remise de dossiers incomplets ou mal rangés.

3. Vous êtes responsable du personnel ; rédigez une note pour

informer de ce changement.
L'entreprise, qui tient le restaurant multi-entreprises l'Entre nous où se rend le personnel, vient
de modifier son organisation ; elle a été amenée aussi à modifier les horaires pendant lesquels
le restaurant sera ouvert.
Ces modifications prendront effet le …………… prochain.
Jusqu'à maintenant, l'espace restaurant en libre-service (le self) était ouvert à partir de
11h45 ; il ouvrira à 11h30 ; le service, comme précédemment, sera assuré jusqu'à 13h45.
Le restaurant informe les intéressés qu'ils pourront bénéficier à compter de la même date d'un
service "à emporter" (sandwiches, salades, viennoiseries, boissons) de 11h45 à 14h30. Il s'agit
là d'une nouveauté.

4. Rédigez deux notes à distribuer ou à afficher ; dans la 1re vous

emploierez un ton conciliant, dans la 2de un ton menaçant.
Le personnel chargé du nettoyage et de l'entretien dans votre entreprise est particulièrement
mécontent du manque de propreté aux abords des deux distributeurs de boissons ; cette
situation entraîne pour lui un surcroît de travail. Boissons renversées, gobelets à côté de la
poubelle… Des gobelets sont aussi retrouvés sur les bureaux, parfois encore à moitié remplis.
Il y a un risque de renverser du liquide sur les documents qui s'y trouvent.
Ces distributeurs à boissons ont été installés il y a tout juste un mois pour donner suite à une
demande formulée par plusieurs salariés.

34
 PARTIE IV
DE LA PRISE DE NOTE AU COMPTE-RENDU

Mais enfin,
Qu’est-ce qu’un compte rendu ?
Cette interrogation est celle de beaucoup de personnes confrontées pour la
première fois à la rédaction d’un compte rendu. Ce document très utile pour
stabiliser l’information est, en effet, un peu défini concrètement par les ouvrages
de référence, Beaucoup d’utilisateurs par voie de conséquence n’en cernent pas
bien les contraintes et les fonctions.

La confusion entre compte rendu et rapport : un classique

Il est à noter également que le compte rendu, sans doute en raison d’absence de
définition claire, est souvent assimilé, voir confondu, avec le rapport. Il est ainsi
fréquent d’entendre le mot rapport employé à la place du mot compte rendu. Cette
incertitude lexicale prouve bien combien l’absence de définition concrète pèse sur ce
type d’écrit. Cette confusion est d’ailleurs renforcée par les professionnels eux-mêmes
qui intitulent « rapporteur » le rédacteur d’un compte rendu tandis que d’autres, lors
des réunions officielles, lui donnent en revanche le nom spécifique de « secrétaire de
séance ». Ce titre est d’ailleurs le seul existant pour décrire un rédacteur de compte
rendu mais, par son côté officiel, il apparaît comme trop pompeux pour les réunions
plus informelles comme les réunions de coordination de service.

Pour y voir plus clair : différences entre compte rendu et rapport

Compte rendu Rapport

 Absence de problématique de  Problématique de départ

départ pouvant ne comporter
aucune introduction selon le type de
compte rendu choisi
 Document complètement objectif
n’engageant son rédacteur que sur
la qualité de la forme
comportant toujours une
introduction de contexte et
l’insertion d’une problématique ou
du moins de l’angle d’analyse choisi
 Document engageant la
responsabilité du ou de ses
rédacteurs

 Reformulation généralement plus  Document porteur d’une réflexion

synthétique d’un contenu exprimé à autour d’une problématique de
l’oral ou à l’écrit sans modification départ
du sens

35
  Transmission de sujets traités de  Analyse personnelle d’un sujet avec
manière informative et neutre sans proposition de solutions concrètes
aucune analyse personnelle

 Reformulation éventuelle  Argumentation personnelle

d’argumentations émises par déployée par le rédacteur dans
d’autres dans l’objectif exclusif de l’objectif de faire adhérer, voire de
tenir informé convaincre

 Pas de conclusion rajoutée à la  Conclusion pouvant modifier le

conclusion émise oralement
 Aucun engagement du rédacteur sur
le fond mais forme sous son entière
responsabilité
regard porté sur un sujet avec
ouverture éventuelle sur
l’environnement ou le futur
 Engagement personnel du rédacteur
sur le fond et la forme

REUSSIR SES COMPTES RENDUS

Une définition des comptes rendus de réunions de travail
Par comparaison avec le rapport, la définition du compte rendu pourrait être la
suivante :
Le compte rendu est la retranscription fidèle du contenu de propos tenus, lors
d’une réunion, d’une rencontre de travail, entre des personnes rassemblées
provisoirement pour présenter des bilan ou discuter de besoins, problème ou
dysfonctionnements. Dans ces derniers cas, il s’agit de déterminer à plusieurs
les solutions et les actions susceptibles d’être menées pour les mettre en place.
Le texte du compte rendu, sorte de contrat officieux entre les participants, fige
et enregistre à un instant T les engagements de chacun

Ecoute, objectivité et synthèse :

Les trois mots clés des comptes rendus
Sur le plan intellectuel, le compte rendu est presque toujours un travail de synthèse,
exigeant du rédacteur une part importante d’objectivité.
Le souci permanent est, au cours de sa rédaction, d’éliminer toute forme d’implication
personnelle. Afin d’éviter la moindre distorsion, la qualité d’écoute du rédacteur doit
être par conséquent particulièrement développée.
Pour toutes ces raisons, le compte rendu est un document relativement délicat à
rédiger réclamant des qualités à la fois humaines, intellectuelles et rédactionnelles.
Veillez à ne pas le confier au premier venu.

5 objectifs clés sous-tendant les comptes rendus

 Rédiger pour les absents
 Raviver la mémoire des participants
 Fournir un outil de travail efficace
 Créer une mémoire écrite d’un vécu collectif
 Renforcer la qualité de la cohésion interne

36
 Savez-vous qu’il existe 5 types
De comptes rendus ?

Avant d’aborder tout conseil pratique, il faut tout d’abord savoir que cinq types de
comptes rendus circulent actuellement dans le monde professionnel, avec même
quelques nouvelles tentatives innovantes liées aux nouvelles technologies. Cette
différenciation s’est progressivement mise en place pour répondre à des besoins
ponctuels, le traitement de texte ayant permis ces dernières année le développement
croissant de comptes rendus synoptique sous forme de tableaux.

Qualités requises pour rédiger des comptes rendus

 L’objectivité de l’écoute : un point fondamental

 Le rédacteur doit être le responsable de la réunion ou l‘un de ses assistants

Quelle différence existe-t-il entre le procès-verbal et le compte rendu ?

Le procès-verbal est en fait un compte rendu littéral reformulé du type n° 1 ou n° 2
(rarement un n° 3)
Cependant, contrairement au compte rendu où les participants découvrent le texte
achevé, les participants ont lu au préalable le texte, et l’on éventuellement modifié. Le
document émis est donc diffusé avec leur approbation. Ils ont d’ailleurs souvent signé
pour manifester leur accord sur la teneur des contenus.

Peut-on s’impliquer personnellement dans un compte rendu ?

Non, le rédacteur, pourtant souvent professionnellement très impliqué, doit jouer le jeu
d’une personne en retrait possédant un certain recul. Il faudra donc éviter
systématiquement l’emploi des pronoms personnels « je » et même « nous ».
Par voie de conséquence, les possessifs du type « nos services » seront également
écartés, Afin d’accroître la crédibilité du document, il est indispensable de donner
l’impression d’un rédacteur neutre vis-à-vis de la situation.

Doit-on faire systématiquement apparaître le nom des personnes s’exprimant au

cours de la réunion ?
Non, seuls les comptes rendus n° 1 et 2 imposent cette contrainte. A partir du compte
rendu n° 3 de synthèse, le nom d’une personne est noté uniquement si celle-ci :
- Se démarque du groupe par une opinion différente,
- S’engage à réaliser une action,
- A besoin d’être valorisée.
Dans les autres cas, les personnes disparaissent au profit des contenus. Les comptes
rendu n° 3, 4 ou 5 renforcent donc l’esprit d’équipe. En effet, le texte semble émaner
d’un groupe et non de personnes fortement individualisées. Les responsabilités sont
désormais prises ainsi en équipe et la créativité d’un seul peut alors sembler celle du
groupe.
Les comptes rendus de synthèse sont donc à conseiller pour renforcer l’esprit d’équipe

37
 5 TYPES DE COMPTES RENDUS A VOTRE DISPOSITION

Type de comptes rendus Description

1  Présentation : comme une pièce de théâtre.

Compte rendu  Reprise littérale de la totalité des propos tenus
complètement littéral mais généralement en français « écrit »
90% du volume du texte initial en style
direct.
Plan linéaire chronologique.

2  Utilisation du style indirect à la 3e personne du

Compte rendu littéral singulier, au présent de narration.
reformulé  Reprise des paroles en français correct, de façon
synthétique
60% du volume du texte initial.
 Identification des participants par leur nom ou
leur fonction.
Plan linéaire chronologique.

3  Retranscription tout à fait synthétique en français

Compte rendu synthétique correct des propos tenu
 Apparition de titres voire de sous-titres.
 Pas de rappel systématique des noms des
intervenants
40% du volume du texte initial.
Plan thématique

4  Présentation sous forme de tableau

Compte rendu synoptique
en français courant
(généralement en 3 colonnes).
 Rédaction en français correct très synthétisé.
 Phrases très courtes (16 mots maximum)
30% du volume du texte initial.
Plan thématique.

5  Présentation sous forme de tableau.

Compte rendu synoptique
en prise de notes enrichies
 Retranscription sans verbes conjugués avec
pronoms et articles.
Utilisation de noms et de verbes à l’infinitif.
20% du texte initial.
Plan thématique

38
Objectifs de chaque compte Avantages Inconvénients
rendu
 Donner une information  Document de  Formulation trop
précise et complète sur le référence fiable. longue (éléments ou
déroulement d’une réunion détails inutiles).
 Présenter les opinions des  Non synthétique
personnes en conservant Risque de
leur forme d’expression la confusion.
plus proche de l’oral.  Fastidieux à lire.
 Informer sur les  Relativement  Limité aux réunions
interventions individuelles. détaillé. bien dirigées et
 Présenter les opinions de  Clarté de la structurées.
chacun sur un sujet. mise en page. Risque de
 Responsabiliser les  Connaissance confusion dans le
personnes par rapport à de l’opinion de cas contraire.
leurs prises de position en chacun
faisant systématiquement
apparaître leur nom.
 Faciliter la compréhension  Reformulation  Pas d’ordre
des sujets abordés. plus claire : par chronologique dans
 Effectuer pour le lecteur thèmes. la présentation.
l’effort d’analyse et de  Analyse et
synthèse. synthèse déjà
 Faciliter la lecture au moyen effectuées pour
de titres. le lecteur.
 Renforcer l’esprit d’équipe,  Ton souple
les faits étant mis en valeur
au détriment des personnes.
 Présentation du bilan par  Clair et concis :  Moins synthétique
colonnes : phrases courtes. que le compte rendu
- Des faits, des actions à  Présence de n° 5.
mener. transitions
 Donner la possibilité de voir raisonnements
apparaître des facilités.
raisonnements.  Ton souple.
 Transmettre des
informations à la hiérarchie.
 Donner une vision  Bonne  Nécessité du choix
d’ensemble immédiate. visualisation d’un vocabulaire
 Retenir les bilans compréhension précis et explicite
d’information ou d’actions à spontanée. sinon risques
entreprendre.  Souplesse très d’interprétations.
 Permettre éventuellement grande  Ton directif.
un travail en commun sur le d’utilisation.
document  Très
synthétique.

39
Les principales lois servant de base à la rédaction d’un compte
rendu
Exigences
 Reformulation plus ou moins
importante des propos tenus
 Résumé plus ou moins synthétique
des contenus à transmettre
 Plan d’ensemble construit selon la
chronologie des débat mais pouvant
être réorganisé dans certains cas
40
commentaires
 Selon le type de compte rendu
choisi, la reformulation des propos
sera plus ou moins importante tant
par le choix des mots que par le
volume des phrases
 Seul le 1er type de compte rendu est
la retranscription exacte des phrases
prononcées, les autres comptes
rendus comportent tous des
reformulations. Il faut prendre
conscience qu’un oral, même bien
maîtrisé, ne possède pas les mêmes
contraintes qu’un écrit. Le rythme
de passage de l’oral à l’écrit est donc
déterminant.
 Le texte d’un compte rendu n’est
pas aussi délayé que l’oral
correspondant Ce dernier veut
forcer l’écoute, l’écrit est, quant à
lui, toujours plus dense, plus axé sur
la synthèse. Cependant les comptes
rendus peuvent être plus ou moins
détaillé selon l’objectif recherché. Il
est donc primordial de choisir le
type de compte rendu le mieux
adapté aux besoins (voir les 5 types
de comptes rendus p 14/15).
 Il serait fort maladroit d’organiser le
texte de façon différente du plan
proposé par « l’ordre du jour ». Par
contre, il est indispensable, sans
ordre du jour, d’organiser le texte
par « thèmes abordés ». Par ailleurs,
lors de réunions mal dirigées, les
contenus éparpillés seront
regroupés dans les rubriques
sélectionnées par l’ordre du jour ou
proposés sous forme d thèmes
abordés
 Exigences
 Absence d’initiatives personnelles
autres que sur la forme ou la
construction
 Implication personnelle inexistante
par souci permanent d’objectivité
 Méthodologie voisine de celle du
« résumé de texte »
 Adaptation indispensable du compte
rendu à ses propres besoins
spécifiques
41
Commentaires
 Il serait très maladroit également
d’intervenir personnellement sur la
teneur des contenus.
 Aucun rajout personnel
d’importance ne doit être effectué,
même si d’après nous le texte
comporte des oublis ou des points
non suffisamment développés.
 Aucune introduction ou conclusion
ne doit être créée si le débat n’en
comporte pas. Il faut sans cesse en
effet jouer le jeu de l’objectivité.
 Dans cette perspective d’objectivité,
le rédacteur du texte choisit, de
façon constante, de ne pas
s’impliquer. Il bannit donc les « je »,
et même les « nous », qui
l’introduiraient, par le sens, au sein
de l’équipe de travail aux yeux du
lecteur.
 Afin de comparer le compte rendu à
un exercice scolaire bien connu, la
méthode suivie peut être
rapprochée de celle du résumé de
texte.
 La dissertation serait voisine de la
méthodologie du rapport.
 La plupart des professionnels
ignorent que cinq types de comptes
rendus sont à leur disposition. En
l’absence de cette information, ils
utilisent généralement le type de
compte rendu adopté par leur
service, sans trop d’esprit critique à
son propos. Ils s’étonnent ensuite
du peu d’impact du document sans
comprendre que celui-ci dépend
étroitement du type de compte
rendu choisi. Il est donc
indispensable de posséder une vue
panoramique des documents à
notre disposition afin de
sélectionner le document adéquat.
 NOTER NI TROP, NI TROP PEU
Deux dangers vous guettent :
- s'efforcer de tout noter, sans parvenir à distinguer l'essentiel de l'accessoire (le plus
important du moins important),
- se fier à sa mémoire et à sa capacité d’assimilation, et se contenter de noter de temps en
temps quelques éléments de la réunion.

Pour optimiser votre prise de note, il faut une grande qualité d’écoute mais aussi garder
l’esprit en éveil pour supprimer ; repérer et intégrer ; reformuler.

Supprimer : pour cela, effectuer un tri sélectif

- éliminer :
- les mots inutiles (articles…),
- les redondances,
- les digressions,
 écrire en style télégraphique
En ce qui concerne les exemples, on ne retient pas ceux qui sont anecdotiques ou déjà
connus ; on pourra cependant, pour certains, en résumer la signification.

Structurer ses notes

Les écrits professionnels, comme les manuels de bricolage, sont au service de l’action.
Ainsi, ils demandent à être rédigés suivant un raisonnement explicite et cohérent : c’est le
plan.

LE PLAN CHRONOLOGIQUE :
Il s’agit alors de rendre compte des événements, des échanges ou des décisions dans
l’ordre dans lequel ils se sont manifestés.

A partir des notes suivantes,

Mots clés NOTES Remarques

J. travaux en retard
Cantine F. cause intempéries
J. nécessité d’accélérer les travaux
Accord

Salle 33 L .réfection peinture

………………………
…

rédiger avec un plan chronologique pourrait donner :

- M. Jacques signale que les travaux de la cantine sont en retard.

- M. François explique que c’est dû aux intempéries et c’est regrettable.
- M. Jacques demande d’accélérer les travaux.

42
Les participants sont d’accord.
- puis Mme Lena évoque le problème de la salle 33 dont la peinture s’écaille…

L’inconvénient du plan chronologique, c’est qu’il devient rapidement fastidieux à lire compte
tenu des détours, digressions et retours sur une même question.
Il oblige à tout lire ou… ne rien lire !
C’est pourquoi, à chaque fois que cela est possible, nous lui préférons :

LE PLAN PAR THEMES

Il sera plus économique pour vous en temps de rédaction et pour le destinataire en temps de
lecture.

Prenons un exemple ; au cours d’une réunion, vous avez pris les notes suivantes :

REMARQUES
MOTS CLES points qui demandent
(De quoi s’agit-il NOTES (proprement dites) une précision :
précisément ?) (ex. cf.listing du 20
mars etc.)

DEVELOPPEMENT SOCIETE X

Ventes - recul significatif depuis 5 ans : -25%

- pb augmentat° concurrence

Organisa° - redéploiemt prodt°

 sur 3 sites en Fr. : - Nantes
- Lyon
- Marseille
 suppres° site Angoulême

Conséquences - pb licenciements : pas de licenciements secs /

propositions de reclas.

Organisa° - changements°
 transfert de postes de product°
 consolidat° site Lyon
 construct° 2ème atelier Nantes

- nvelle pol.
- chercher de nveaux partenaires
Cf.détails proposit° de
- Dvelopper nveaux concepts
X
etc.

43
EXERCICE D’APPLICATION

Lisez cette transcription intégrale d’une réunion1.

Rédigez-en le compte rendu. Vous adopterez un plan thématique.

Une réunion se tient dans une université pour évaluer une formation en informatique par la
voie de l’alternance. Assistent à la réunion :
- trois étudiants : Claire Patient, Fabien Viot, Jérôme Cuisinier ;
- trois enseignants : M. Leroy, qui anime la réunion, M. Dugay et Mme Fabre ;
- trois responsables d’entreprise, tous trois maîtres d’apprentissage d’étudiants du
groupe : Mme Hervé, Mme Combes et M. Louis.

M. Leroy : - Il y a maintenant quatre mois que les étudiants ont commencé la formation. Je
crois que nous pouvons faire le point. Je dois dire d’emblée qu’on ne m’a pas signalé de
difficultés particulières pour l’instant. Bon. Donc, je crois qu’aujourd’hui, nous devons voir
comment ça s’est passé ici, à l’université, et dans l’entreprise. Voir ce qui a bien fonctionné et
ce qu’on peut améliorer peut-être. Je propose que nous fassions un tour de table. Monsieur
Louis, si vous voulez commencer.
M. Louis : - Alors en ce qui me concerne, tout va bien. J’ai regardé les contenus de formation
et je trouve ça très complet. Il manque peut-être quelque chose de plus approfondi sur les
réseaux, parce que nous, on a un intranet qu’on développe et, c’est vrai qu’il y a des besoins,
maintenant, importants, en réseaux, dans toutes les entreprises.
Mme Fabre : - Si je peux intervenir… je voudrais préciser tout de suite que nous sommes
conscients de ces besoins. Cela n’est pas visible sur la brochure parce que c’est nouveau
cette année, mais nous renforçons l’enseignement des réseaux. Vous le savez sans doute,
mais nous avons créé un email pour chaque étudiant. Bref, nous rattrapons le temps perdu.
M. Leroy : - Nous continuons le tour de table. Claire ?
Claire Patient : - En tant que déléguée étudiante, je voudrais dire que pour la plupart d’entre
nous, il y a un problème lié à la densité des cours. Huit heures par jour, tous les jours, c’est
très lourd. D’autant que nous n’avons pas de vacances.
M. Dugay :- Vous le saviez en venant ici. C’est un choix que vous avez fait.
M. Leroy : - Si vous le voulez bien, laissons Claire finir. Oui, vos camarades se plaignent ?
Claire Patient : - Nous souhaiterions qu’on puisse revenir sur le système des après-midi
bloqués. Quatre heures de suite d’algo ou de bases de données, c’est très lourd. Est-ce qu’on
ne pourrait pas fractionner ?
M. Leroy :- Cela semble difficile. Mais nous allons y réfléchir pour la prochaine session.
Fabien Viot : - Si je peux intervenir aussi… Il y a, dans la formation, des étudiants qui ont fait
des classes préparatoires scientifiques ou qui ont un DEUG. Ils sont très à l’aise en math et,
pour nous qui venons de BTS ou d’IUT, ça n’est pas toujours facile. Est-ce qu’on ne pourrait
pas prévoir un soutien ?
M. Leroy : - Alors là, je vous rassure tout de suite. Il va y avoir, oui, à la prochaine session, un
soutien, deux heures par semaine sur la base du volontariat.
Nous allons continuer notre tour de table. Mme Combes…
Mme Combes : - Pour ma part, je n’ai pas rencontré de difficultés. L’étudiant qui est chez nous
donne toute satisfaction. Je voudrais dire quand même que je m’étonne de ce que le COBOL
[langage de programmation] soit si peu enseigné.
M. Dugay : - Nous allons l’aborder le mois prochain…
Mme Combes : - Je sais. Mais c’est un enseignement de trente heures. C’est peu. Nous avons
été obligés de former nous-mêmes l’étudiant. Et il faut savoir qu’il y a des débouchés
professionnels en COBOL en ce moment.

1
Exercice extrait de : Pratique de la communication écrite – C. Abensour – L. Pinhas – M.H. Tournadre
Editions Nathan.

44
M. Dugay : - Reconnaissez qu’un informaticien principalement formé en COBOL rencontrerait
des difficultés d’ici quelques années. Et puis, si vous regardez nos contenus d’enseignement,
vous verrez que nous veillons avant tout à la polyvalence. C’est à l’entreprise de donner, selon
ses besoins, un complément de formation.
Mme Combes : - C’est ce que nous faisons…
M. Leroy : - Vous vouliez dire autre chose, Mme Combes ?
Mme Combes : - Non. Si ce n’est, comme l’a dit l’étudiante, que les sessions à l’université
sont très chargées. Alors, je crois qu’il faudrait éviter de donner des mémoires à préparer aux
étudiants parce qu’ils n’ont pas le temps et qu’ils y travaillent pendant les sessions en
entreprise.
Mme Fabre : - C’est un travail de recherche qu’ils préparent à deux ou trois. Donc, a priori, ils
ne devraient pas pouvoir s’en occuper en entreprise. Nous le leur rappellerons. Et d’ailleurs,
ils auront un après-midi libre chaque semaine lors des prochaines sessions pour travailler aux
mémoires.
M. Leroy : - Mme Hervé, si vous voulez ajouter quelque chose…
Mme Hervé : - Ecoutez, nous sommes très satisfaits. Je voudrais quand même dire …oui, à
propos des sessions. En ce qui nous concerne, ces sessions de deux mois ne sont pas
idéales. Elles ne permettent pas à l’étudiant de suivre les projets. Dans certaines formations,
les étudiants sont trois jours en entreprise puis trois jours à l’université. C’est un rythme qui
permet d’impliquer davantage les apprentis.
M. Leroy : - C’est une remarque qui nous a déjà été faite, mais nous ne pouvons pas modifier
le rythme de l’alternance. Jérôme, on ne vous a pas encore entendu…
Jérôme Cuisinier : - Je n’ai rien à ajouter. J’étais d’accord avec Claire et c’est bien que vous
reveniez sur le principe des après-midi bloqués.
M. Leroy : - Bon. Je crois que nous nous sommes tous exprimés. Il y aura une nouvelle réunion
de suivi le 20 mars. D’ici là, n’hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des difficultés.

45
 PARTIE V
LES RAPPORTS
Identifier leurs fonctions

Situations à l'origine de rapports

Dans l’entreprise "compte rendu" et "rapport" sont parfois confondus ; cependant, le compte
rendu relate des faits : événement, accident..., des débats au cours d’une réunion, par
exemple, alors que le rapport les analyse, en tire des conclusions et énonce des propositions
d’actions pour améliorer la situation examinée.

Rapports de synthèse
Rapport d’activité : présentation d’une ou de plusieurs activités au cours d’une période limitée
ou déterminée (annuelle le plus souvent) et jugement de cette activité ou de ces activités, par
exemple rapport de conseil d’administration, rapport d’une association.

Rapports d’étude
Dysfonctionnements dans un service, réforme d’organisation commerciale, organisation du
travail dans un service, procédé de fabrication, essai d’un produit, changement de matériel,
création de poste, avancement d’un projet, etc..

Le rapport est donc un document pour action. Il formule un avis motivé ou des propositions
susceptibles d’améliorer la situation examinée. Sa rédaction est confiée à un expert.

Objectifs

Face à un problème, un dysfonctionnement, une décision à prendre, il est demandé à une

personne compétente dans le domaine, de recueillir l'information pertinente, de donner son
avis argumenté, en vue de préparer la décision.

Formes

La longueur est variable selon la demande, l’objectif du rédacteur, les destinataires.

Le rapport est accompagné parfois d’une lettre de transmission ou d’une note de synthèse.

Rechercher l’information

L'objectif est de :  choisir les matériaux utiles ;

 ordonner les matériaux choisis ;
 juger de la valeur des matériaux.

Méthodes
Utilisez votre expérience et vos compétences personnelles, selon votre formation, votre
fonction, votre spécialité.
Observez la réalité : observez le fonctionnement d'un service, le comportement au travail,
visitez un chantier, etc.
Expérimentez, faites des essais techniques.
Réalisez des entretiens, des questionnaires.

46
Consultez des banques de données : archives, fichiers bibliographiques, fichiers de revues,
d'articles, de documents audiovisuels, etc.

Sélection
Évaluez les informations disponibles.
Constituez des dossiers, classez des documents.
Prenez des notes, surlignez les passages importants, les faits significatifs.
Vérifiez les sources.
Éliminez ce qui est hors sujet.

Les sujets de rapport sont divers, mais la démarche intellectuelle est toujours la
même : présenter des faits ou une situation, les analyser, en déduire des mesures à prendre,
proposer des actions.
Les faits suggèrent un avis ; un avis s'appuie sur une analyse, un diagnostic ; un jugement doit
être étayé ; une proposition doit être justifiée.

Argumenter c'est construire un raisonnement destiné à convaincre le lecteur, à agir sur sa

pensée, pour l'amener à adopter un point de vue ou, au contraire, à modifier le point de vue
qui était le sien jusqu'alors.

Argumenter c'est donc fournir  une preuve : fait, événement, chiffre

ou  un raisonnement

à l'appui ou à l'encontre d'un fait

une affirmation
une proposition
une opinion

Rédiger

Choix d'un plan

Après avoir sélectionné les matériaux, organisez l'ordre de transmission des informations. En
tant qu'émetteur, pour se faire comprendre du destinataire et des lecteurs potentiels, pour
donner un sens au rapport, procédez à des regroupements d'idées et mettez-les dans un ordre
logique et équilibré.

Par une vue d'ensemble, le plan sert à faire connaître :

l'organisation du document,
l'emplacement spécifique de chacune des parties.

En résumé, fixez-vous pour objectif de :

faire connaître les résultats auxquels vous arrivez ;

les faire apprécier et les faire mettre en œuvre.

Mémorisez le schéma de la situation

Faits
Information Réflexion Suggestion Action
Étude Analyse Proposition Décision
Essai
Le plan type et ses variantes

47
Certaines parties communes peuvent être dégagées. Les unes disparaîtront ou seront réduites
en fonction de l'objectif du rapport et de son contenu.

 Introduction : Le contexte, la situation

1. Analyse de la situation
2. Propositions d'action
Conclusion : Modalités de mise en œuvre

 Les faits : Description de la situation

L'analyse : Recherche des causes, critiques
La solution : Propositions d'action

 Objet : Le problème traité, l'objectif visé

Conclusion : Les résultats de l'enquête ou de l'étude
La solution préconisée
Réalisation : La mise en œuvre : les moyens humains, techniques...

 Le modèle du diagnostic médical

Les symptômes :  les faits, la définition du problème

 les caractéristiques du dysfonctionnement

Le diagnostic :  la recherche des causes, l'analyse du problème

leur classement, par exemple :
les 5 M : main d'œuvre, matière, méthode, milieu, moyen

Les traitements :  les solutions préventives,

correctives, correctrices
disciplinaires, répressives
à court terme, moyen terme, long terme

 les contraintes psychologiques

sociales
financières
juridiques...

L'ordonnance :  les solutions possibles

 la meilleure solution et sa justification
 le plan d'action :
les échéances, les étapes
les personnes chargées de la mise en œuvre
les modalités
le contrôle
le retour d’expérience, l’évaluation

48
Organisation des différentes parties
En général, le rapport comporte une introduction, un développement, une conclusion.

Les titres et les sous-titres

Leur fonction et d'informer le lecteur et de l'accrocher, en rendant évidente l'organisation, en
donnant une approche synthétique du contenu ; titres et sous-titres permettent d'effectuer un
circuit rapide de lecture.

Choisissez des titres pleins, concrets, plutôt que creux ou génériques. Pour rechercher
l’expressivité, construisez des titres avec plusieurs mots, voire avec des phrases nominales
ou avec un verbe conjugué (phrases interrogatives ou affirmatives).

Disposez-les de façon ordonnée et esthétique.

Introduction
Elle présente le problème traité, précise le contexte, rappelle l’origine de la demande, annonce
le plan du rapport.
L’origine de la demande peut être incluse dans l’introduction ou faire l’objet de la lettre de
transmission.

Développement
Construire des paragraphes

Rendez apparent le plan du rapport par des paragraphes, précédés de titres et sous-titres
identiques à ceux du sommaire ou de la table des matières.

La construction en paragraphes facilite :  la lecture rapide et aisée du document,

 la mémorisation.

Contenu des différentes parties

Analyse de la situation, diagnostic

Présentez le contexte, faites un rappel chronologique des faits ; donnez tableaux, schémas -
organigrammes, circulation de documents, répartition des tâches... -, témoignages, analyse
d’enquêtes, d’entretiens. Approfondissez l'analyse des causes, des problèmes, du
dysfonctionnement et établissez les responsabilités.

Choix des actions

Soyez concret ; rédigez les propositions en les argumentant - avantages et inconvénients,
points forts et points faibles, en les accompagnant de tableaux comparatifs des coûts, des
délais.
Prévoyez les objections qui peuvent être faites à votre proposition et réfutez-les.

Conclusion

Elle reprend les résultats d’ensemble du rapport : les éléments essentiels de l’analyse ou de
l’étude, des solutions proposées, de la justification des suggestions ou des propositions.

Elle est rédigée de façon précise et concise.

49
1er exemple de rapport
Introduction
Objet : mise en place de la sous-traitance de la société PIC
Préambule : par une enquête, nous devons nous assurer que la société PIC peut :
respecter les règles de l’art ;
rester en conformité avec les documents de fabrication et de définition.
Situation
Sur place, nous avons examiné avec les responsables de cette société :
les postes de travail prévus ;
la clarté des fiches d’instruction ;
la conformité des éléments techniques.
Argumentation - Résultat
Le poste de travail, sur lequel la société doit réaliser la sous-traitance, est ordonné et pourvu
de tous les approvisionnements identifiés individuellement.
Trois personnes y sont affectées :
Mme Brio pour le précablage des sous-ensembles
Mme Sonate et M. Dubras pour le montage mécanique.
La parcellisation du travail est le seul moyen pour la société PIC de respecter les délais. Celle-
ci a donc prévu de contrôler tous les précablages avant leur intégration.
Les fiches d’instruction : nous avons contrôlé avec M. Rock toutes les fiches d’instruction. Cela
nous a permis de lui préciser certains points et de le sensibiliser à certaines manipulations
délicates.
Dans ces fiches, nous en avons jugé utile d'insérer la BOO 3598 : modification du diamètre du
câble 32.
La conformité des éléments techniques :
La société PIC a besoin d’un enficheur 321 XX et de pinces 104 T.
Le plancher PITPACK n’est pas conforme au contrat technique.
Conclusion
Deux problèmes techniques à régler :
compte tenu de l’urgence, fournir immédiatement à la société l’enficheur et les pinces ;
effectuer la retouche technique du plancher MITPACK.
Nous en profiterons pour lui réexpliquer notre support technique.
Une fois ces problèmes résolus, la société pourra effectuer un travail sérieux. Le personnel
présente des aptitudes et connaît les modifications nécessaires à l’exécution de cette tâche.

2e exemple de rapport

Objet
Résorption du retard régulier et de plus en plus important au bureau des commandes.

Conclusions
Il convient de décharger M. Lebeau, technicien commercial, d’une partie des tâches qui lui
incombent. L’augmentation de 9% par an en moyenne des ordres qu’il doit traiter depuis 2008
explique l’encombrement qui se produit à son niveau.
La solution consiste à mettre une secrétaire à sa disposition à titre permanent.
Je suggère donc la création d’un poste de secrétaire et son affectation au bureau des
commandes.

Réalisation
J’avais envisagé d’adjoindre directement un technicien commercial à M. Lebeau, mais cette
solution aurait eu un prix de revient double de celui de la solution retenue. D’autre part, l’unité
de traitement des commandes aurait été rompue.

Une secrétaire fera gagner du temps à M. Lebeau sur les tâches matérielles et c’est l’essentiel.
Elle sera chargée de :

50
 1. l’ouverture et du tri du courrier ;
2. la frappe des correspondances qui lui seront dictées ;
3. la confection des adresses et des mises sous enveloppes des accusés de
réception des commandes ;
4. la production et de l’acheminement des ordres vers les services comptables et
vers les services d’emballage et d’expéditions.

M. Lebeau pourra se consacrer à :

1. dicter les accusés, les ordres ;
2. suivre les affaires particulières ;
3. régler les incidents ;
4. assurer un contact plus étroit avec la fabrication et avec la direction commerciale.

La secrétaire sera installée dans le bureau des commandes (local 114) dont la surface est
largement suffisante.

Conséquences
Dépenses
équipement :
ensemble bureau-siège-placard 2 000 €
ensemble traitement de texte 3 900 €
_______
amortissement en 10 ans 5 900 €

Personnel
une secrétaire niveau BEP
y compris charges annuelles 19 200 €

Coût du poste par an 19 900 €

Relations avec les clients améliorées et accélérées : accusés de réception envoyés dans
les 48 h.
Exécution des envois de marchandises : plus de retard à l’origine : gain d’une semaine au
moins.

Liaison entre les commandes et la fabrication mieux assurée, d’où la diminution des
ruptures de stock, la meilleure adaptation des quantités fabriquées ; d’où également la
diminution des lettres d’excuses ou de réponses aux clients.

Le chef du service commercial

S.M.

51
Style

Certes, les informations choisies doivent être intéressantes, justes, convaincantes, bien
organisées. Mais ce n’est pas suffisant : une écriture efficace améliore "l’indice de lisibilité",
c’est-à-dire la facilité qu’aura le lecteur à lire le texte.

Dans un rapport, vous pouvez utiliser :

nous, pluriel de politesse, forme de modestie à la place de je ;

on, pour inclure l’auteur /rédacteur et un collectif déterminé ; mais, dans ce cas, désignez ce
collectif par une expression précise : le Conseil d’administration, le Service X, les opérateurs
de l’atelier Y, le Comité d'entreprise…
des tournures impersonnelles, sans en abuser ; par exemple, dans la conclusion :
Si ces propositions sont adoptées, pour les mettre en application, il faudra...
En conséquence, il conviendrait de...
il serait souhaitable de...
La mesure prioritaire serait de...

Mettre en forme
Le rapport doit avoir une mise en forme rigoureuse, soignée et même esthétique. Choisissez
une présentation typographique sobre, mais attrayante. Il doit être paginé de la première à la
dernière page, les pages de couvertures exceptées ; la reliure (baguette plastique à anneaux
ou en U ne dispense pas de la pagination.
Respectez les normes de l'entreprise, les chartes graphiques ou créez-vous un modèle.

Les lecteurs doivent :

organiser rapidement leur lecture s’ils n’ont pas le temps de tout lire ;
retrouver facilement les différentes informations utilisées.

En général, les composantes d’un rapport, par ordre d’apparition, sont :

1re page de couverture ou page titre avec :

titre générique et objet
rédacteur : nom, fonction, service
date
destinataire(s)
mentions : pour information, pour action, confidentialité
référence dans une base de données : code de classement, mots clés…

2e page : résumé ou note de synthèse pour les rapports de plus de 10 pages

3e page : sommaire ou table des matières : titres, sous-titres, liste des annexes, nos des
pages
4e page : glossaire ou lexique et/ou une liste des abréviations, nomenclatures

Rapport lui-même :
introduction (non numérotée) : le contexte, la situation, le problème
développement composé de plusieurs parties subdivisées en chapitres à l'intérieur desquels
on distingue des sous-parties et des paragraphes ; des illustrations, tableaux, schémas,
graphiques… Choisir la numérotation décimale.
conclusion (non numérotée)

Bibliographie, si nécessaire

Annexes, si nécessaire, avec titres et pagination : tableaux, illustrations, documents.

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Exercice d’Application
LA SITUATION

Transciel est une agence de tourisme et de voyages. Le Directeur des Services Administratifs
vous demande à vous, M.Chapet, responsable de la Sécurité, un rapport sur les mesures à
prendre après l'incendie dans l’atelier de reprographie.

Dans la première partie de votre rapport, vous reprendrez les éléments essentiels du compte
rendu de l'incendie (cf. page suivante). Dans les deux parties suivantes, vous exposerez les
risques d’incendie et l’insuffisance des moyens de prévention dans l’atelier et proposerez des
mesures adéquates.

NOTES COMPLEMENTAIRES

Lors de l’interview du chef d’atelier, M. Lejeune, vous avez noté les points suivants à
classer :
encres et solvants combustibles solvants volatils, utilisés sur des machines qui dégagent de la chaleur
fumeurs, interdiction de fumer non respectée
câbles électriques, électricité statique
papiers
feuilles isolées dans les casiers très inflammables
rames et tirages difficiles à enflammer mais aussi à éteindre en cas d’incendie
pas d’extracteur d’air dans l’atelier
interrupteur général dans l’armoire électrique non manœuvré systématiquement lors de la sortie de
l’atelier
consignes en cas d’incendie inappliquées ou inconnues
ex : ne pas ouvrir les fenêtres
utiliser l’extincteur
trop de papier et de produits dans l’atelier même
pas de consignes pour l'ordre de l'atelier

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TRANSCIEL
Tourisme et Voyages

Service de sécurité Paris, le 2010

À Monsieur le Directeur des Services
Administratifs

COMPTE RENDU

L’incendie dans l'atelier de reprographie

LES FAITS

Le , les deux opératrices, Mme Clerc et Mlle Grenier, revenant à 13h45 après

leur déjeuner, ont trouvé l'atelier enfumé et ont vu une flamme au-dessus de la corbeille à

papier près de la presse numérique ; pour faire partir la fumée, elles ont ouvert les deux

fenêtres. Mme Clerc a éteint le feu dans la corbeille à papier avec de l'eau prise au point

d'eau à l'extérieur de l'atelier.

LES CONSEQUENCES

Cet incendie a détruit la corbeille à papier et deux dalles plastiques.

UNE ORIGINE POSSIBLE

L'enquête menée auprès des opératrices, Mme Clerc et Mlle Grenier, du Chef d’atelier,
M. Lejeune, et du Responsable du Service des Ventes, M. Brun, permet d’émettre une
hypothèse sur l’origine de ce début d’incendie.

Le Chef d'atelier, M. Lejeune a quitté la pièce à 12h45, en compagnie de M. Brun. Quinze

minutes auparavant, il procédait au nettoyage de l’offset à l'aide d'un solvant en bombe ; à
la fin de l'opération, il a jeté le chiffon imprégné de produit dans la corbeille à papier. M.
Brun, qui fumait pendant sa conversation avec M. Lejeune, a utilisé comme cendrier une
boîte d'agrafes vide qu'il reconnaît avoir jetée dans la corbeille à papier avant de sortir. Sa
cigarette mal éteinte pourrait être l’élément déclencheur. L'installation électrique paraît hors
de cause, aucune prise ou conduite apparente ne se trouvant à cet endroit.

C'est le premier incident de ce genre depuis la création de l'atelier il y a trois ans. Il est donc
nécessaire de rechercher toutes les causes possibles d'incendie et de prendre des mesures
préventives adaptées.

Le Responsable de la Sécurité
Pierre Chapet

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BIBLIOGRAPHIE

Communiquer par écrit, Isabelle d’Humières, Larousse, 2005

Mieux rédiger les écrits professionnels Mireille BRAHIC

Réussir ses comptes rendus Michelle Fayet

Bescherelle édition Hatier

De la prise de notes au compte rendu efficace, M.A Giraudy, P. Guérin, Top Editions, 2002

Ecrire efficace, Isabelle Harmonic-Muller, DEMOS, 2002

Les écrits professionnels : la méthode des 7 C, Annick Lelli, Dunod, 2003

Le petit livre du français correct, J.J.Julaud, First Editions, 2005

L’expression écrite, Louis Timbal-Duclaud, ESF Editeur, 1994

Lire, Ecrire, Parler, Réussir, François Ott, Pierre Vaast, Hatier, 1991

Le Bled, Edouard Bled, Odette Bled, Hachette Education, 2003

Le Bled, Les 50 règles d’or de l’Orthographe

Maîtriser ses écrits professionnels, Dominique Berthod, Andrée Plot, DEMOS, 1994

Pratique de la communication écrite, C. Abensour, L. Pinhas, M.H. Tournadre, Nathan, 1998

Prendre des notes vite et bien, G. Hoffbeck, J. Walter, Editions Dunod, 2002

Prendre vite des notes utiles, Anne Broilliard, les éditions Demos 2006

Savoir prendre des notes, Jean Simonet et Renée Simonet, Editions Eyrolles, 2005

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