SOMMAIRE

Introduction - La communication 2

Communication interne et externe 4

Des questions préliminaires 5

Partie I – Les clés de la lisibilité 7

Syntaxe 8

Des procédés pour améliorer la lisibilité syntaxique 9

Quelques règles à respecter 15

Ponctuation 19

Mots de liaisons 23

Vocabulaire 24

Orthographe 26

Exercices 27

Partie II – Les Lettres 32

Identifier leurs fonctions 31

Rédiger 32

Style 34

Mettre en forme 35

Formules de politesse 36

Exercices 37

Partie III – les e-mails ; Les courriels 40

Bibliographie 45

1
 INTRODUCTION
LA COMMUNICATION

Schéma type de toute communication

Le schéma c’est le plan qui organise toute situation de communication
La communication c’est l’échange d’informations, c’est le transfert de données. C’est aussi
l’expression d’une idée, d’un sentiment, etc.

Avoir une vision claire de la situation de communication facilite l’élaboration d’un écrit quel qu'il
soit. Il est donc utile de savoir situer son environnement professionnel, d’analyser
méthodiquement soit le message reçu, soit le message à transmettre, d’identifier le ou les
destinataires.

Pour communiquer, il faut être au moins deux : un émetteur et un récepteur. Sans ce dernier,
la communication n'existe pas : à quoi servent une lettre, une note, un rapport qui ne sont pas
lus ou qui sont incompréhensibles ?

LES ELEMENTS CONSTITUTIFS D'UNE SITUATION DE COMMUNICATION

CADRE DE REFERENCE
Ensemble des opinions, des valeurs et des connaissances d'un individu qui servent de
référence et d'arrière-plan à ses attitudes, à ses prises de position et, de manière
générale, à ses communications verbales et autres interventions. Si deux individus en
communication n'ont pas le même cadre de référence, ils ne se comprennent pas.

CANAL
Mode de transmission du message : oral, écrit, visuel, audiovisuel, télématique.

CODE
Langage composé de signes (lettres, chiffres, couleurs, formes...) dont la signification est
connue de l'émetteur et du récepteur et par lequel ils communiquent entre eux. Parler la
même langue ne signifie pas forcément parler le même langage. Ainsi, le jargon technique,
souvent nécessaire, est parfois difficile à comprendre.

ÉMETTEUR
Personne qui émet le message ; par écrit : scripteur
par oral : locuteur.

MESSAGE
Informations structurées faisant l'objet de la communication.

RECEPTEUR OU DESTINATAIRE
Personne qui reçoit le message ; qui le lit : lecteur
qui l'entend ou l'écoute : auditeur.

2
RETROACTION OU RETOUR
Réaction verbale ou non verbale du récepteur d'un message. Elle permet de savoir si on
a été compris.

3
 Communication interne et externe

La communication interne
S'adressant au personnel de l'entreprise ou à un groupe, elle a pour objectifs de :
faciliter la circulation de l'information à l'intérieur de l'entreprise ;
créer, développer un bon climat social ;
susciter un dialogue permanent et obtenir l'adhésion des salariés aux objectifs de l'entreprise.
Émetteur et récepteur ont en commun :
un langage
une connaissance des situations, des dossiers.
Les écrits :
courriels, e-mails
notes d'informations, d'instructions, de service, procédures
comptes rendus d'événements, d'incidents, d'accidents…
comptes rendus de réunions, d'assemblée générale…

La communication externe
Elle s'adresse :
aux partenaires extérieurs de l'entreprise : clients, fournisseurs, prestataires de service, actionnaires,
au public : l'ensemble de la population, les consommateurs.

Elle a pour objectifs de :

participer au développement de l'activité de l'entreprise ;
maintenir des relations suivies avec les partenaires extérieurs de l'entreprise et "officialiser" ces
relations, notamment par l'écrit ;
faire connaître l'entreprise et ses produits au public ;
donner une image, c'est-à-dire une impression positive de l'entreprise.
Les écrits :
lettres
fax, courriels, e-mails
contrats
comptes rendus
rapports

4
 Des questions préliminaires

Quel est l’objectif de votre écrit ?

Avez-vous à :

Informer, c’est-à-dire transmettre des renseignements ou répondre à une demande ?

Expliquer, c’est-à-dire développer les raisons qui motivent telle action ou telle décision ?
Argumenter, c’est-à-dire convaincre que la solution proposée ou retenue est la meilleure ou la seule
possible, donner des raisons valables et la justifier ?
Faire agir, inciter à l'action ?

À qui écrivez-vous ?
Si vous anticipez sur le type de lecteur auquel vous vous adressez, vous penserez à lui en
écrivant. Votre communication sera effective, car vous parlerez son langage :

Quel est son statut ? Quelle est sa position, sa fonction par rapport à vous ?
Quel est son niveau de formation, de langue ?

Qu'avez-vous à lui dire ?

Quelles informations doit-il recevoir ?
De quelles informations dispose-t-il déjà ?
Comment les trouver ? Quelle est leur fiabilité ?

Comment vous y prendre pour atteindre votre but ?

Comment organiser les informations, les idées, l'argumentation ?
Quel style choisir pour qu'il soit adapté au destinataire ?
Quelle présentation adopter ?

5
 Un fil rouge à suivre

Avant d’écrire,

Déterminez l’objectif

En fonction de l’objectif, choisissez :

Intérêt humain Plan Phrases Mots Présentation

Prise en compte Parties distinctes : Courtes Courts Claire

des destinataires - Introduction Dynamiques Concrets Sobre
Respect - Développement Positives Précis Soignée
Professionnalisme - Conclusion Syntaxe simple Clairs Avec
ou paragraphes sommaire
si nécessaire
Mots de liaison

6
 PARTIE I
LES CLES DE LA LISIBILITE
La lisibilité d’un texte est la facilité, l'aisance avec lesquelles il est déchiffré, lu, compris. À la
fois visuelle et textuelle, elle concerne donc non seulement les mots, mais la façon de
présenter les idées. Elle incombe au rédacteur ; elle est évaluée par le lecteur.

Elle est améliorée lorsqu'on augmente la quantité d'informations apportées et retenues. Elle
est donc fonction de la qualité de votre rédaction, c’est-à-dire de :
l’organisation des idées :
la cohérence du plan
l'articulation des parties
la transparence du fil conducteur
le repérage facile des éléments
l’expression :
la structure des phrases : respect de la syntaxe, de la ponctuation
le choix des mots : clairs, concis, corrects, courtois
la correction de la langue : respect de l'orthographe d’usage, des règles d’accord

Elle se mesure à la longueur des phrases et des mots : plus les phrases sont longues, plus
elles contiennent de mots de plus de trois syllabes, et moins le texte sera lisible.

I = ( L + P% ) x 0,4
Indice : I
Nombre de mots : M
Nombre de phrases : P
Nombre de mots de + de 3 syllabes : S

L=M/P

L= longueur moyenne des phrases, exprimée en nombre de phrases (P) pour un échantillon
de 100 mots.

P% = pourcentage de mots de plus de 3 syllabes sur ces même 100 mots : (S x 100) / M

Plus l’indice est faible, plus la lisibilité est grande.

Calculer cet indice à propos de tous les textes est difficile. Y avoir recours de temps à autre
permet de l’évaluer.

Exemple :
Un échantillon de 116 mots renferme 8 phrases ; la longueur moyenne L est de 14,5 mots par
phrases. Les mots de + de trois syllabes sont au nombre de 15, soit P = 12,9%.

I = (L x P) x 0,4 = (14,5 +12,9) x 0,4 = 10,96 = ~11

Certains logiciels calculent la lisibilité de vos textes.

7
 Syntaxe

CONSTRUISEZ DES PHRASES DE 25 MOTS MAXIMUM.

ÉNONCEZ UNE IDEE PAR PHRASE.
UTILISEZ DES CONSTRUCTIONS SIMPLES : SUJET – VERBE – COMPLEMENT.
UTILISEZ UNE SYNTAXE CORRECTE, C’EST-A-DIRE VERIFIEZ :
la construction des phrases et, particulièrement, celle des subordonnées qui doivent avoir une
principale placée avant ou après ;
l’usage des pronoms démonstratifs, possessifs, interrogatifs, indéfinis, relatifs, personnels,
notamment le pronom il(s), elle(s), dit de rappel ;
l’emploi des modes et des temps ;
la pertinence des mots de liaison.

8
 DES PROCEDES POUR AMELIORER LA LISIBILITE SYNTAXIQUE
1- Transformer une proposition subordonnée complétive en groupe nominal

- On craint que le chômage ne reparte à la hausse.

- On craint une nouvelle hausse du chômage.

Ces deux phrases ont le même sens, mais elles expriment le

complément du verbe de façon différente.
La transformation d’une proposition subordonnée complétive en groupe
nominal donne de l’élégance à la phrase.
Elle permet d’éviter l’emploi de que, déjà très utilisé dans la langue
française.

Exemple :

Les voyageurs attendent depuis une demi-heure que le train parte.

Les voyageurs attendent depuis une demi-heure le départ du train.

ESSAYEZ

On a depuis longtemps établi que le tabac est nocif.

On a depuis longtemps établi ……………………………...

Nous prouverons que cette affaire est extrêmement grave.

Nous prouverons ……………………………………………..

Vos enfants ont besoin que vous les approuviez.

Vos enfants ont besoin ……………………………………...

Le contrôleur s’est aperçu trop tard qu’il s’était trompé.

Le contrôleur s’est aperçu trop tard ………………………..

Le professeur constate que la candidate ne répond rien et il déplore qu’elle ne connaisse

rien au sujet.
Le professeur constate …………………………………. et il déplore …………………….

• Validation express
A- Remplacez la proposition subordonnée par un groupe nominal.
1- Nos amis nous ont annoncé que leur fils se mariait.
2- De plus en plus de conjoints admettent que les tâches domestiques soient
partagées.
3- Vous a-t-on averti que les horaires allaient prochainement changer.
4- L’hôtesse a confirmé que les petits fours avaient été livrés en retard.
5- Je n’avais jamais remarqué qu’il était à ce point capable d’évoluer.
B- Remplacez la proposition subordonnée par un groupe nominal veillez au choix du
mot exact.

9
 1- Le règlement intérieur interdit que l’on se serve d’un téléphone portable dans
l’enceinte de l’établissement.
2- L’accusé a toujours proclamé qu’il n’était pas coupable.
3- Vérifiez bien que votre billet est encore valable.
4- Les délégués n’accepteront jamais que la réunion de concertation soit remise
à une date ultérieure.
5- L’éditeur demande que le texte soit abrégé en vue d’une diffusion auprès du
grand publique.
6- Le contrôle technique vérifie que les pneus adhèrent parfaitement sur sol
mouillé.

2- Transformer une proposition subordonnée circonstancielle en groupe nominal

- Quand vous reviendrez, vous serez déchargée d’une partie de votre travail
parce que vous serez aidée par une collaboratrice.
- A votre retour, vous serez déchargée d’une partie de votre travail grâce à
l’aide d’une collaboratrice.

Ces deux phrases ont le même sens mais, dans la seconde, les propositions
subordonnées sont remplacées par des groupes nominaux.
La proposition subordonnée circonstancielle et le groupe nominal
circonstanciel jouent le même rôle dans la phrase.
Pour varier l’expression, on peut remplacer l’une par l’autre.

Exemple
Pour exprimer le temps.
Quand ils sont arrivés, les portes se sont brusquement fermées.
A leur arrivée, les portes se sont brusquement fermées.

ESSAYEZ

Dès que le communiqué a été publié, les médias l’ont diffusé.

…………………………………., les médias ont diffusé le communiqué.

Pendant que nous étions en corse, nous avons bien profité de la mer.
………………………………….., nous avons bien profité de la mer.

Avant que la séance soit terminée, le spectateur émotif aura utilisé tous ses mouchoirs.
………………………………….., le spectateur émotif aura utilisé tous ses mouchoirs.

Après qu’il eut un peu hésité, le témoin finit par répondre.

…………………………………., le témoin finit par répondre.

Pour exprimer la cause.

Le ski hors-piste a été interdit parce qu’on craint les avalanches.

Le ski hors-piste a été interdit par crainte des avalanches.

10
ESSAYEZ

Comme nous n’avions pas d’autres précisions, nous avons retourné la lettre à l’expéditeur.
…………………………………………., nous avons retourné la lettre à l’expéditeur.

Le feu a été éteint parce que les pompiers sont intervenus rapidement.
Le feu a été éteint ……………………………………………….

Parce qu’il manquait d’entraînement, le marathonien s’est arrêté après six kilomètres de
course.

…………………………………., le marathonien s’est arrêté après six kilomètres de

course.

Pour exprimer la condition.

Si j’avais été à la place du juge, j’aurais été très troublé.
A la place du juge, j’aurais été très troublé.

ESSAYEZ

Si vous aviez pris le TGV, vous seriez arrivés à l’heure pour notre mariage.
…………………………., vous seriez arrivés à l’heure pour notre mariage.

Désormais, la carte ne sera plus valable si elle ne comporte pas la photo de l’assuré.
Désormais, la carte ne sera plus valable …………………………………………….

Pour exprimer l’opposition.

Bien qu’il ait été fatigué, il a fait l’effort de venir.
Malgré sa fatigue, il a fait l’effort de venir.

ESSAYEZ

Bien que de nombreux pays s’efforcent de maintenir la paix dans la région, la situation reste
tendue.
…………………………………………………………………………………….., la situation
reste tendue.

Bien que l’équipe ait été battue, elle pourra tout de même jouer la partie suivante.
………………………………., l’équipe pourra tout de même jouer la partie suivante.

Même si la situation paraît calme, elle peut à tout moment se dégrader.

…………………………………………., la situation peut à tout moment se dégrader.

Bien qu’il paraisse marcher lourdement et lentement, l’ours est un chasseur rapide.
………………………………………….., l’ours est un chasseur rapide.

• Validation express
A- Transformez la subordonnée circonstancielle en groupe nominal prépositionnel.
1- Quand je me suis approché, le bruit a cessé. (A…)
2- Lorsqu’il était enfant, le peintre copiait déjà les grands maîtres. (Dans…)
3- Bien que nous lui ayons adressé de nombreuses lettres de rappel, le client n’a
pas encore réglé le solde de sa commande. (Malgré…)

11
 4- Si l’équipe avait eu un peu de chance, elle aurait pu se qualifier. (Avec…)
5- Dès que les secours sont arrivés, le blessé a été évacué. ( Dès…)
B- Transformez la subordonnée circonstancielle en groupe nominal.
Veillez au choix de la préposition.
1- Comme il était très en retard, il a manqué la moitié de la conférence.
2- Alors qu’il n’y a plus aucun espoir, on continue à fouiller.
3- Si j’étais toi, j’utiliserais les remontées mécaniques.
4- Il est interdit d’emprunter l’escalier principal tant que durent les travaux.

3- Utiliser l’infinitif pour une expression plus concise

- Même s’il n’est pas gravement blessé, le skieur préfère qu’un guide
l’accompagne pour qu’il fasse avec lui le trajet du retour jusqu’à la station.
- Sans être gravement blessé, le skieur préfère être accompagné d’un guide pour
rejoindre la station.

Les deux phrases ont le même sens, mais dans la seconde, l’emploi de
l’infinitif permet une expression plus concise

• Utiliser l’infinitif pour alléger la proposition subordonnée circonstancielle

- On a intérêt à employer l’infinitif si l’on veut soulager la phrase d’une locution
conjonctive souvent lourde. Mais la transformation infinitive n’est possible que
si le sujet de la proposition subordonnée est le même que celui de la
proposition principale.

Les élèves mineurs peuvent s’inscrire à condition qu’ils présentent une autorisation écrite
de leurs parents.
Les élèves mineurs peuvent s’inscrire à condition de présenter une autorisation écrite
de leur parents.

ESSAYEZ

L’étudiante est folle de joie parce qu’elle a obtenu le prix de trompette.

L’étudiante est folle de joie …………………………………. le prix de trompette.

Bien qu’il n’ait jamais remporté d’étapes, le coureur réalise un parcours exceptionnel.
…………………………………….. d’étapes, le coureur réalise un parcours exceptionnel.

Les candidats attendent longtemps avant qu’ils soient interrogés.

Les candidats attendent longtemps ……………………………………………..

L’automobiliste doit payer une amende parce qu’il téléphone au volant.

L’automobiliste doit payer une amende ……………………………………. au volant.

12
 A noter
L’infinitif passé est obligatoire après la préposition pour
exprimant la cause.
L’automobiliste doit payer une amende pour avoir téléphoné
au volant.

• Validation express
Remplacez le verbe de la proposition subordonnée par un infinitif.
1- L’encre a pâli sur le manuscrit au point qu’elle devient illisible.
2- Au moment où vous quitterez l’autoroute, téléphonez-nous.
3- Les locataires n’ont pas pu assister à la réunion parce qu’on ne les avait pas
informés.
4- Prévenez votre client qu’il ne se rende pas en voiture sur le chantier.

4- Remplacer une proposition subordonnée relative par un adjectif ou un nom

- Souvenez-vous de la merveilleuse actrice qui joue dans ce film que Truffaut
avait tourné l’année où il est mort, et qui avait été tellement admiré par tous
ceux qui aiment les films policiers.
- Souvenez-vous de la merveilleuse actrice de ce film tourné par Truffaut
l’année de sa mort, et tellement admiré par tous les amateurs de films
policiers.

Pour une phrase plus élégante, on peut remplacer les propositions

relatives.

• Remplacer la proposition subordonnée relative par un adjectif

- Remplacer une proposition subordonnée relative par un adjectif rend la
phrase plus courte et moins lourde

Les habitants sont confrontés à une situation que personne ne pouvait prévoir
Les habitants sont confrontés à une situation imprévisible.

Le personnage rencontre alors des mésaventures qui prêtent à rire.

Le personnage rencontre alors des mésaventures risibles.

ESSAYEZ

L’association recherche les jeunes diplômés qui manquent encore d’expérience et elle leur
procure une formation.
L’association recherche les jeunes diplômés ………………………………. et elle leur
procure une formation.

Les mirabelles sont des fruits qui mûrissent tard en saison.

Les mirabelles sont des fruits ………………………….

13
Un élève qui a pu faire de tels progrès mérite d’être encouragé.
Un élève ……………………….. de tels progrès mérite d’être encouragé.

Dans le village, qui est éloigné d’une dizaine de kilomètres, on ne trouve ni boulangerie ni
bureau de poste.
Dans le village, ………………………d’une dizaine de kilomètres, on ne trouve plus ni
boulangerie ni bureau de poste.

• Remplacer la proposition subordonnée relative et son antécédent par un nom

- Remplacer une proposition subordonnée relative et son antécédent par un
nom permet d’obtenir une formulation plus élégante et plus précise.
Le livreur a demandé son chemin à une personne qui passait.
Le livreur a demandé son chemin à un passant.

ESSAYEZ

La personne qui est à la réception de l’hôtel s’est absentée provisoirement.

Le (ou la) …………………………….. de l’hôtel s’est absenté(e) provisoirement.

L’approvisionnement en eau est un problème pour ceux qui vivent sur l’île.
L’approvisionnement en eau est un problème pour ……………………………..

Celui qui vous écrit n’a pas daté son courrier.

Votre ………………………………….n’a pas daté son courrier.

Il faut indiquer dans deux cases différentes le nom de celui qui envoie la lettre et le nom de
celui à qui elle est adressée.
Il faut indiquer dans deux cases différentes le nom de ………………………. et le nom
du …………………………….

• Validation expresse
Remplacez la proposition relative soulignée par l’adjectif ou le nom qui convient.
1- Il est obligatoire d’éloigner les produits qui peuvent s’enflammer.
2- L’activité est réservée aux enfants qui ont des dons pour le dessin.
3- Ne jugeons pas les gens sur ce qu’ils disent mais sur ce qu’ils font.
4- Evitez de tenir des propos que ne pourra pas comprendre celui à qui vous vous
adressez.
5- Il faudra d’abord expliquer ce que veut dire le texte avant de le résumer.
6- Mieux vaut éliminer de vos courriels les détails qui ne servent à rien.
7- Le directeur de l’agence a réuni toutes les personnes qui travaillent avec lui pour
expliquer la situation.

14
 QUELQUES REGLES À RESPECTER
• Eviter de commencer toutes les phrases par je ou nous
- On peut remplacer je (ou nous) en changeant le sujet de la phrase.
Je manque de temps pour vous répondre.
Le temps me manque pour vous répondre.

Nous avons compris d’après votre lettre que vous ne souhaitiez pas participer à la rencontre.
Votre lettre nous a fait comprendre que vous ne souhaitiez pas participer à la
rencontre.

- On peut remplacer je (ou nous), sujet d’un verbe passif, en mettant la phrase
à la voix active.
Nous avons été alertés par les usagers.
Les usagers nous ont alertés.

- On peut éviter je crois, je pense, et d’autres verbes de sentiment en ouvrant

une proposition incise entre virgules.
Je suis sûre que vous continuerez à nous faire confiance.
Vous continuerez, j’en suis sûre, à nous faire confiance.

• Validation express
A- Pour éviter de commencer par nous, transformez les mots soulignés en sujet
de la phrase.
1- Nous avons eu des difficultés à cause d’une erreur de transmission de
notre courriel.
2- Nous sommes tous très heureux de votre réussite.
3- Nous nous passionnons pour l’histoire du moyen âge depuis très
longtemps.

B- Pour éviter de commencer par je, mettez la phrase à la voix active.

1- Je suis agacée par ses interventions ridicules.
2- J’ai été déçu par ce nouveau spectacle.
3- J’ai été profondément peiné par votre malheur.

C- Evitez de commencer par je (ou nous) en créant une incise dans la phrase.
1- Je pense qu’il est trop tard pour intervenir.
2- Je puis vous assurer que le service de l’aide sociale s’intéresse.
3- Nous sommes convaincus que vous avez agi pour le mieux en choisissant
cette filière.

• Faire alterner voix active, voix passive et voix pronominale

- Pour éviter les répétitions, on peut employer alternativement la voix active et
la voix passive.
-
Les pompiers arrivent sur les lieux à 10 h 30. A partir de ce moment, tout s’accélère. Les
pompiers évacuent les blessés à 11 h 45.
Les pompiers arrivent sur les lieux à 10 h 30. A partir de ce moment, tout s’accélère.
Les blessés sont évacués à 11 h 45.

- Les voix active, passive, et pronominale peuvent être utilisées, au choix, avec
les verbes qui expriment des états psychologique : amuser, émouvoir,
étonner, fatiguer, indigner, intéresser, passionner, préoccuper, vexer…

15
 A noter
Seuls les verbes transitifs directs (qui se construisent avec un COD)
Peuvent être transformés à la voix passive.
Le président ouvre la séance (COD) à 20 h 30.
La séance est ouverte par le président à 20 h 30. (Voix passive)

L’actualité internationale intéresse les élèves de terminale.

Les élèves de terminale sont intéressés par l’actualité internationale.
Les élèves de terminale s’intéressent à l’actualité internationale.

• Validation express
A- Mettez à la voix passive la deuxième phrase de chaque groupe en veillant à
éviter la répétition.
1- La direction regrette la gêne occasionnée. La direction transmettra votre
plainte au service compétent.
2- Nos services enregistrent votre réservation. Nos services vous avertiront
dès que le livre aura été rapporté.
3- Le magasin vous remercie de votre commande. Le magasin effectuera la
livraison dans les meilleurs délais.

B- Transformez la phrase à la voix passive, puis à la voix pronominale.

1- Son silence m’étonne.
2- Les indices intéressent les enquêteurs.
3- Avoir été écarté du jeu l’a vexé.

• Utiliser la phrase impersonnelle

- La tournure impersonnelle permet d’éviter l’infinitif en début de phrase.
Reconnaître ses erreurs est difficile.
Il est difficile de reconnaître ses erreurs.

Répondre par retour du courrier est recommandé.

Il est recommandé de répondre par retour de courrier.

- Elle permet d’éviter que le verbe ou l’adjectif attribut ne soit rejeté à la fin de la
phrase.
La liste des participants ainsi que les bulletins d’inscription manquent.
Il manque la liste des participants ainsi que les bulletins d’inscription.

Une solution pour régler l’incident à l’amiable existe sûrement.

Il existe sûrement une solution pour régler l’incident à l’amiable.

Que le dossier soit remis dans les délais et en mains propres au destinataire est
indispensable.
Il est indispensable que le dossier soit remis dans les délais et en main propres au
destinataire.

16
 • Validation express
A- Evitez l’infinitif en début de phrase en employant la tournure impersonnelle
1- Fumer dans un lieu public est interdit.
2- Composter son billet avant de monter dans le train est obligatoire.
3- Insister pour qu’il vienne serait inutile.

B- Evitez le verbe en fin de phrase en employant la tournure impersonnelle.

1- Un incident impliquant deux cyclistes en état d’ébriété s’est produit.
2- Quelques dossiers de demande de subvention restent à remplir.
3- Une lettre recommandée avec accusé de réception est arrivée pour vous.

• Employer alternativement les verbes qui vont par paire

- Certains verbes, à la voix active, mettent en avant soit l’agent de l’action soit
le bénéficiaire de l’action. Ils vont par paires.
◼ Donner / recevoir
◼ Vendre / acheter
◼ Prêter/ emprunter
◼ Effrayer / craindre
◼ Posséder / appartenir
◼ Rendre visite à / recevoir la visite de
◼ Exercer (une influence, une contrainte…) / subir…

Grâce à ces verbes, on peut varier l’expression en transformant la phrase sans que le sens
soit modifié.
L’entreprise donne un cadeau à ses employés. / Les employés reçoivent un cadeau de leur
entreprise.
La publicité exerce une influence indiscutable sur le consommateur. / le consommateur
subit l’influence indiscutable de la publicité.

• Validation express
Changez le verbe souligné pour éviter la répétition.
1- Le retraité possède un petit studio. C’est le seul bien qu’il possède.
2- Les jeunes ont tendance à craindre l’avenir. Il est tout à fait compréhensible qu’ils
craignent celui qui s’annonce aujourd’hui.
3- Quand vous rendez visite à une personne âgée, arrangez-vous pour que la visite
que vous lui rendez ne la fatigue pas trop.

AUTRES INDICATIONS
Placez les subordonnées, les groupes prépositionnels en tête de phrase.
 En août, au service Production, le nombre d’intérimaires double.
 Selon les auteurs de la nomenclature, la démarche "métiers" n'a pas de relation
avec le statut.

Apposez au lieu de coordonner.

Ce service a été créé en 2008 et il a doublé son chiffre d’affaires en 2 ans.
 Créé en 2008, ce service a doublé son chiffre d’affaires en 2 ans.

Évitez les constructions fautives, incomplètes, équivoques

Suite à  à la suite de, comme suite à, faisant suite à,
en réponse à, après
Rapport au travail  par rapport au travail

17
 Pallier à un problème  pallier un problème
En vous remerciant, veuillez…  en vous remerciant, je vous prie de…

En parcourant votre catalogue, mon attention a été attirée par l'article Z.

 En parcourant votre catalogue, j'ai été attiré(e) par l'article Z.
 En parcourant votre catalogue, j'ai remarqué l'article Z.

* Ce salarié sait sa valeur et qu'il est utile à l'entreprise.

 Ce salarié sait sa valeur et son utilité dans l'entreprise.

* Cet ingénieur connaît et tire parti du projet.

 Cet ingénieur connaît le projet et en tire parti.

Préférez les phrases affirmatives

Il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas bénéficier de l'offre.
 Vous pouvez bénéficier de l'offre.

Vous n’êtes pas sans savoir  Vous savez

Vous n’êtes pas sans ignorer  Vous ignorez

Il n’est pas impossible  Il est possible

Privilégiez les phrases actives, personnelles

Des dysfonctionnements ont été découverts par les opérateurs sur la chaîne.
 Sur la chaîne, les opérateurs ont découvert des dysfonctionnements.

Depuis la promulgation de la loi, diverses initiatives ont été engagées par l'État.
 Depuis la promulgation de la loi, l'État a engagé diverses initiatives.

Votre dossier est acheminé au service administratif.

 Nous transmettons votre dossier au service administratif.

Utilisez l'énumération
Trois étapes ont lieu durant l'entretien de sélection. La première sert surtout à
accueillir le candidat. Au cours de la deuxième, on fait une étude qui prend appui sur
les informations que le candidat a fournies au niveau personnel et professionnel. La
troisième et dernière phase de l'entretien est constituée par la présentation du poste
qui doit être pourvu.

 L'entretien de sélection comporte trois étapes :

1. l'accueil du candidat ;
2. l'étude des informations personnelles et professionnelles fournies par le
candidat ;
3. la présentation du poste à pourvoir.

18
 PONCTUATION
Les signes de ponctuation donnent des indications sur la compréhension du texte et sa lecture.
Ils séparent les phrases, les propositions, les mots et servent à faire respecter les temps. Ils
indiquent les silences et les pauses, les variations de l’intonation, les modifications mélodiques
du débit.
Comparez : Le salarié, dit l’entreprise, doit se transformer.
Le salarié dit : "L’entreprise doit se transformer."

Le point
indique la fin d’une phrase déclarative ;
est suivi d’une majuscule pour commencer une phrase nouvelle.

La virgule s'emploie :
dans une énumération, pour séparer des mots, des groupes de mots ou des propositions de même
nature et de même fonction juxtaposés :
Je souhaite connaître vos produits, vos tarifs, vos délais de livraison.
devant des mots, des groupes de mots, des propositions coordonnés par des conjonctions de
coordination autres que et, ou, ni sauf s’ils sont employés plus de 2 fois :
Le diagnostic est clair, mais l'action corrective est onéreuse.
Le diagnostic est clair et précis ; l'action corrective n'est ni onéreuse ni compliquée.
pour isoler les mots ou les groupes de mots mis en apposition ou en apostrophe :
La circulaire 27, parue en mars, facilite le traitement des dossiers.
Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées.
après le nom de lieu dans l'indication de la date:
Paris, le 4 janvier 2010
après les compléments circonstanciels ou les propositions subordonnées placés en tête de phrase :
En août, la production tourne au ralenti.
Dès que nous aurons reçu votre inscription, nous vous enverrons votre invitation.
pour séparer ou isoler des propositions incises:
Cette solution, à notre avis, est la plus économique pour nous.
La cause de l’erreur, je pense, est une inversion de références.
pour isoler les propositions participiales:
L'ordre du jour étant épuisé, le président a clos la séance.
pour isoler les propositions subordonnées explicatives :
L'ingénieur, qui avait lu le dossier, a été convaincant.

Mais la subordonnée relative déterminative ne se sépare pas de l'antécédent par une

virgule : L'ingénieur qui avait lu le dossier a été convaincant.

19
Le point-virgule
sépare les parties de phrases d’une certaine étendue, liées par le sens ou par le contexte, parfois
contradictoire :
Cette association propose de l’aide à domicile pour les personnes âgées, du soutien
scolaire ; elle organise aussi des cours de couture, de cuisine selon les demandes.

Il tombe du toit et se casse une jambe ; son compagnon se porte à son secours ; les
pompiers arrivent cinq minutes après.

Ce que nous savons, c'est une goutte d'eau ; ce que nous ignorons, c'est l'océan.
Marque l’ellipse :
Le devoir du chef est de commander ; celui du subordonné, d'obéir.

Nous préférons que cette solution soit choisie ; qu'elle soit évaluée financièrement ;
qu'elle soit présentée aux salariés.
sépare les membres d'une énumération :
Chaque dossier comporte :
- une carte géographique ;
- une feuille d'explications de l'itinéraire ;
- une chemise contenant :
. les autorisations ;
. les titres de transport.

Dans l'usage, une virgule ou l'absence de signe de ponctuation sépare les membres de
l'énumération s'ils sont brefs ou sans verbe conjugué.

Le point d’interrogation
indique la fin d’une phrase interrogative :
Pourriez-vous m'envoyer votre devis avant le 6 janvier 2010 ?
Mais dans l’interrogation indirecte, utiliser le point et non le point d’interrogation :
Le service se demande si la réorganisation est utile.

Le point d’exclamation
est déconseillé dans les écrits professionnels sauf les notes incitatives, les invitations, les comptes
rendus d’événements, les retranscriptions de discours.
marque l’étonnement, la surprise, le souhait, l’ordre, l’indignation, le soulagement...
Ne pas mettre de majuscule après le point d’exclamation qui marque une interjection :
"Bravo ! votre prix de la créativité est mérité."
"Eh ! vous avez bien réussi ! "
Mettre simplement une virgule après l’interjection quand un point d’exclamation termine la
phrase elle-même : "Votre prix de la créativité, eh bien, est mérité ! "

Les deux points

annoncent une énumération :
Nous vous proposons un produit haut de gamme : léger, résistant, esthétique.

20
 introduisent une explication, une cause, une conséquence :

Les horaires sont modifiés : les heures d'arrivée et de départ sont flexibles.

L'action corrective sera planifiée : elle est urgente.

L'action corrective est urgente : elle sera planifiée.

introduisent une citation avant des guillemets :
Flaubert a écrit : "Tout le talent d'écrire ne consiste après tout que dans le choix des
mots."

Les points de suspension

encadrés de parenthèses ou de crochets, indiquent :
une interruption de phrase ou de citation :
En règle générale, les actes des autorités communales, départementales et
régionales sont maintenant exécutoires de plein droit dès que les formalités de
publicité qui leur sont propres (…) sont accomplies.
indiquent une énumération interrompue, abrégée :
Les signes de ponctuation sont le point, la virgule, les deux points…

Les points de suspension ne sont pas précédés d’une virgule.

etc. est précédé d’une virgule et n’est pas suivi de points de suspension.
Les signes de ponctuation sont le point, la virgule, les deux points, etc.
marquent la discrétion, l’émotion, le sous-entendu : emploi à éviter dans les écrits professionnels.

Le tiret
met en évidence un mot ou un segment de phrase ; dans ce cas, il est employé par paire sauf en fin
de phrase :
La circulaire 27 – parue en mars – facilite le traitement des dossiers.
Votre dossier sera traité – si compliqué soit-il.
précède chaque terme d’une énumération.

Les guillemets
précédés des deux points, encadrent les paroles rapportées au style direct ;
introduisent une citation :
Le président a ouvert la séance par ces mots : "Nous avons gagné le trophée régional
de la créativité."
Le point est avant la parenthèse fermante.
encadrent un titre, une expression de langue étrangère, une expression familière, employée dans un
sens inhabituel, approximatif, une expression que l’on veut mettre en valeur. Dans ces emplois,
les guillemets peuvent être remplacés par l’italique.
L'administration dispose du droit de faire procéder à une contre-visite "sous peine
d'interruption du versement de sa rémunération" suivie d'une expertise.

21
Les parenthèses
encadrent une précision qu’on ne veut pas fondre dans le texte : explication, définition, complément
d’information, référence... ; ils minimisent l’information ;
La circulaire 27 (parue en mars) facilite le traitement des dossiers.
signalent une variante :
Une note interne avertira les candidat(e)s des résultats.
indiquent une troncature, c'est-à-dire une interruption de citation :
En règle générale, les actes des autorités communales, départementales et
régionales sont maintenant exécutoires de plein droit dès que les formalités de
publicité qui leur sont propres (…) sont accomplies.

L’abus des parenthèses ralentit la lecture.

Le segment mis entre parenthèses ne doit pas être trop long.

Les crochets
comme les parenthèses, indiquent une troncature.
indiquent que des mots ont été rétablis par une personne qui commente ou présente un texte dont
elle n'est pas l'auteur.
Elle [la formation] est considérée comme le meilleur atout pour évoluer.

isolent une indication qui contient déjà des parenthèses.

Eurêka (1985) est un programme communautaire qui a pour objectif de renforcer la
coopération scientifique et technique entre les entreprises sur des projets de haute
technologie. [Lettre de Matignon, n°238]

22
 MOTS DE LIAISON
Les mots de liaison accroissent la lisibilité d'un texte, car ils indiquent rapports et
enchaînements d'idées ; ils unissent les éléments du discours : mots, propositions, phrases,
paragraphes et grandes divisions d'un texte.
Ils introduisent des rapports logiques soit chronologiques, soit de raisonnement : cause,
conséquence, but, concession, condition, supposition, restriction, opposition.
Ces mots de liaison sont des adverbes : aussi, également, certes ; des prépositions : excepté,
en plus de, à cause de, etc. ; des conjonctions de coordination : et, puis, car, ainsi, etc. ; des
conjonctions de subordination : comme, si, parce que, de telle sorte que, etc. ; des verbes et
des locutions verbales : à ceci s’ajoute, ceci est incompatible avec, ceci résulte de, ceci
produit, etc.

Ordonner 1. D'abord, tout d'abord, en premier lieu

2. Ensuite, puis, en second lieu
3. Enfin, finalement, en conclusion, en définitive, en dernier
lieu

Additionner De plus, et, en outre, aussi

Étendre Et même, par ailleurs, voire, également

Exprimer l'alternative D'une part... d'autre part ; d'un côté... de l'autre ; soit... soit ;
ou... ou bien ; ni... ni ; soit que... soit que ; sauf si ; à moins
que

Expliquer, donner la cause Parce que, car, en effet, puisque, pour la raison que, étant
donné que, en raison de, du fait de

Exprimer la conséquence Donc, par conséquent, en conséquence, aussi, ainsi, c'est

pourquoi, de là

Prouver En effet, c'est pour cela que

Renforcer D'ailleurs, en outre, voire, même, surtout, qui plus est, à plus
forte raison, a fortiori, non seulement... mais, mais encore,
mais aussi, avant tout, par dessus tout

Préciser C'est-à-dire, en fait, plus exactement, plus précisément

Illustrer Par exemple, notamment, ainsi

Comparer Aussi... que, de même que, comme, ainsi que, plus… que...

Opposer Or, au contraire, contrairement à, en revanche, à l'inverse,

inversement, à l'opposé, en dépit de, à moins de, malgré,
tandis que (+ indic), encore que (+ subj.), bien que (+ subj.),
quoique (+ subj.)

Émettre une réserve Cependant, néanmoins, toutefois, pourtant, mais, encore faut-
il, encore que (+ subj.), bien que (+ subj.), quoique (+ subj.)

Atténuer Du moins, tout au moins, malgré tout

23
 VOCABULAIRE

Des mots corrects

Évitez les mots qui n'existent pas.

En définitif  En définitive
Je concluerai  Je conclurai
Je vous serais gré  Je vous saurais gré
Rénumérer  Rémunérer
Pécunier, pécunière  Pécuniaire (masculin, féminin)
Succint(e)  Succinct(e)

Évitez les formules animistes.

Cette demande n’a pas obtenu satisfaction.  Je n’ai pas obtenu satisfaction.
Une erreur s’est glissée dans le texte.  Le texte contient une erreur.
Un fonctionnaire atteint par la limite d’âge… Un fonctionnaire atteignant la limite
d'âge
Évitez les confusions paronymiques, les faux amis.
Des paronymes (du grec "para" : à côté et "onoma" : nom) sont des mots dont la
sonorité ou la graphie proche peut provoquer une méprise de sens.

Acceptation Acception
Affirmer Infirmer
Allocution Élocution
Apurer Épurer
Attention Intention
Collision Collusion
Cession Session
Conjoncture Conjecture
Effraction Infraction
Éminent Imminent
Évoquer Invoquer
Importun Opportun
Paraphrase Périphrase
Parti Partie
Perpétrer Perpétuer
Suggestion Sujétion

Des mots courts, de 1 à 3 syllabes si possible :

Évitez les mots longs
Acquisition  Achat
Investigation  Analyse, étude, enquête, recherche
Solutionner  Résoudre

24
 Évitez les lourdeurs, les dérivés, les constructions nominales
Faire une suggestion  Suggérer
une recommandation  Recommander
une distinction  Distinguer
Procéder à l'étude  Étudier
Donner des informations  Informer
Tenir informé  Informer
Effectuer un déplacement  Se déplacer, aller
un versement  Verser
des dépenses  Dépenser
Être en mesure de  Pouvoir
Avoir la conviction  Être convaincu
Se voir contraint de  Être contraint de
Dossier dans son intégralité  Tout le dossier
Mettre en œuvre  Planifier, organiser, créer…

Évitez les redondances ou pléonasmes

(faux) prétexte
Absolument (essentiel)
Hasard (imprévu)
Achever (complètement)
Identification (exacte)
Actuellement (en cours)
Illusion (trompeuse)
Ajouter (en plus)
Il suffit (simplement)
Ainsi (par exemple)
Monopole (exclusif)
Une alternative (et non : deux
Perspectives (d’avenir)
alternatives)
Progresser (en avant)
Car (en effet)
Préparer, réserver (à l'avance)
Comparer (entre eux)
Suivre (derrière)
Complètement (rempli)
Rédiger (un écrit), (rédiger une lettre,
Consensus (de l'opinion)
une note, etc.)
Dans les quatre ans (à venir)
Somme (d’un montant) de 100 euros
Enfin (pour terminer)
Notre société d’aujourd’hui (la société
Erreur (involontaire)
d'aujourd'hui, notre société)
Étapes (successives)
Exporter (à l'étranger)

Des mots précis

Évitez les impropriétés

De suite  Successivement
Tout de suite  Immédiatement
Opposer son veto  Mettre son veto, opposer son droit de veto

Évitez les jargons, les anglicismes, les sigles non expliqués

Arbitrage  Décision
Brain-storming  Remue-méninges, réunion de créativité
Générer  Causer, engendrer, entraîner, provoquer, produire
Solutionner  Résoudre

25
 Évitez les mots flous, à contenu variable : petit, grand, nombreux, plusieurs, rare, fréquent, assez,
quelques, certains, différents, prochain…

Qualifiez :
Correspondance  Lettre, invitation, devis…
Illustration  Graphique, schéma, tableau, photo…

Quantifiez :
Bientôt
Un certain nombre
Différentes parties
Dans les meilleurs délais
 Demain, dans x jours
 Quatre
 Trois parties
 Avant le…, sous huitaine

ORTHOGRAPHE

Orthographe d’usage
VERIFIEZ PRINCIPALEMENT :

les homonymes : mots qui ont un sens différent et qui s'écrivent ou se prononcent de la même
façon : verre, vers, vert, vair ; sang, sans, sent, cens, cent, s’en…

le pluriel et le féminin des noms - noms communs, noms propres, mots étrangers - et des adjectifs ;

la conjugaison des verbes et, notamment, les verbes du 3e groupe, ceux en –dre, les terminaisons du
passé simple, des participes passés ;

la formation des adverbes, notamment en –emment ou –amment.

Règles d’accord

VERIFIEZ PRINCIPALEMENT :

l’accord des noms, des adjectifs qualificatifs et des adjectifs numéraux ;

l’accord des verbes avec plusieurs sujets, avec des sujets de personnes différentes, avec des noms
collectifs ;

la distinction entre le participe présent et l'adjectif verbal ;

l’accord des participes passés avec avoir, être, dans les verbes pronominaux.

26
Entraînez-vous !

FAITES CORRESPONDRE LES MOTS AVEC LEUR DEFINITION

Entériner - transiger - évincer - abroger - cautionner - habiliter - noyauter - s’ingérer -

invectiver

▪ Faire des concessions =

▪ Lancer des paroles violentes =
▪ Rendre quelqu’un légalement capable d’exercer certains pouvoirs,
d’accomplir certains actes =
▪ Déposséder quelqu’un par intrigue d’une affaire, d’une place =
▪ Introduire dans un milieu des personnes isolées chargées d’y semer
le désordre =
▪ Se porter garant de quelque chose en l’approuvant =
▪ Rendre valide (un acte, une loi) en approuvant juridiquement =
▪ Retirer la force obligatoire à un acte législatif ou réglementaire =
▪ S’introduire indûment, sans en être requis ou sans en avoir le droit =

EXPRIMER LA MEME IDEE AVEC MOINS DE MOTS

▪ Les problèmes qui sont les nôtres =

▪ L’attitude qui est la sienne =
▪ Mouvement de hausse / mouvement de baisse =
▪ L’action de réforme =
▪ Est en train de s’installer =
▪ S’est attaché à souligner =
▪ Je vous écris pour vous informer que... =
▪ J’apprécierais beaucoup que vous acceptiez d’assister à la réunion. =
▪ Il est évident que la production a baissé ce mois-ci.
▪ Pourquoi ne pas ajouter à cette première information la seconde que voici : …

QUE FAIRE AVEC FAIRE, DIRE, AVOIR ET ETRE ? REMPLACEZ-LES PAR UN VERBE
PRECIS !

▪ Nous mesurions l’ampleur de la tâche qui restait à faire.

▪ L’administration prescrit aux entreprises de faire d’urgence les réparations.
▪ Le député fit un discours véhément.
▪ La planche faisait trois mètres de long.
▪ Les yeux finissent par se faire à l’obscurité.
▪ Dites-nous votre avis en toute sincérité.
▪ Dans ce service il a une excellente réputation.
▪ Pouvez-vous faire cette étude pour la semaine prochaine ?
▪ Serez-vous à la réunion, vendredi prochain ?
▪ Il finit par dire qu’il s’était trompé.
▪ Il n’osait pas faire paraître sa réprobation.

27
Simplifiez

Argument d'ordre économique

Un effort de la part des salariés

Ces analyses apparaissent comme justes

Dans la situation initiale

Demande formulée par l'ensemble des salariés

La facture qui doit être payée

Pour ce qui est de

Je vous écris pour vous informer

Article de dimension réduite

Trouvez des synonymes plus courts

Assistance

Expiration

Augmentation

Utilisation

Rémunération

Terminer

CHOISISSEZ DANS LA LISTE SUIVANTE L’ADJECTIF QUI PERMET DE CARACTERISER LE

NOM SANS RECOURIR A LA RELATIVE

Circonstancié - incorruptible - immuable - inéluctable - malléable - ineffable - fiable -

inaccessible - arbitraire - péremptoire - sédentaire
▪ Une vérité qui ne change pas …
▪ Un idéal qu’on ne peut atteindre …
▪ Un juge qui ne se laisse pas corrompre …
▪ Un matériel dans lequel on peut avoir confiance …
▪ Un esprit qui se laisse influencer …
▪ Un destin contre lequel on ne peut lutter …
▪ Un bonheur qui ne peut être exprimé par des paroles …
▪ Une décision qui dépend uniquement du bon vouloir de quelqu’un…
▪ Un ton qui ne supporte pas la réplique…
▪ Un travail qui n’entraîne aucun déplacement …
▪ Un rapport qui est assez détaillé

28
 REMPLACER LES GROUPES DE MOTS EN ITALIQUE PAR UN ADJECTIF

▪ Trouver des actions à mettre en œuvre d’avance serait préférable.

▪ Les ennuis relatifs à l’argent ne sont pas les pires.
▪ Il a une attitude que l’on ne peut prévoir et que l’on ne peut tolérer.
▪ Pour gagner de l’argent de poche, Paul occupe, pendant ses vacances, des emplois qui ne
durent qu’un temps limité.

ALLEGEZ LES PHRASES SUIVANTES AU MOYEN D’UN NOM OU D’UN INFINITIF

▪ La direction conçoit mal que tu ne sois pas là au repas.
▪ Le responsable ne doute pas que Christian soit efficace.
▪ L’entreprise m’a informé qu’elle n’avait pas reçu les documents.

CES PHRASES NE SONT PAS CLAIRES ; ELIMINEZ LES CONSTRUCTIONS QUI LAISSENT
UN DOUTE SUR LEURS SENS
▪ La comtesse s’approcha du chien et ouvrit sa gueule.

▪ Le chauffard heurta un piéton qui fut tué sur le coup et prit la fuite.

▪ Le directeur a convoqué le responsable du service comptabilité de Monsieur X. au sujet de

son travail.

PONCTUEZ LES PHRASES SUIVANTES

Mettre une virgule
L’an dernier près d’un demi-million de candidats se sont présentés au baccalauréat.

Mettre trois virgules

Dans notre pays en raison du caractère global de l’impôt de son mécanisme de
personnalisation la retenue de l’impôt à la source ne saurait être que provisionnelle.

Mettre trois virgules

Le projet qui était loin de faire l’unanimité a été discuté modifié et finalement adopté.
Mettre un point-virgule et sept virgules
Derrière la ville il y a la complexité la mobilité la fluidité l’imprévisibilité du monde
moderne en un mot la sensation de chaos d’enfer de capharnaüm qui épouvante
les hommes d’ordre.(J.-C. Chesnay)

Mettre deux fois les guillemets, deux points d’interrogation, deux fois deux points
Je demandais un jour à Monsieur Doumergue combien y a -t-il d’hommes dans toute
la France qui connaissent la réalité de la situation deux mille il me répondit pas
même ! (H. de Montherlant)

29
 REPEREZ LES MOTS DE LIAISON POUR REMETTRE CES PHRASES DANS L’ORDRE
LOGIQUE

1. Mise à part cette réserve, l'équitation reste un sport très bénéfique.

2. Elle développe enfin une grande sensibilité.

3. D'ailleurs depuis plusieurs années, elle est utilisée comme moyen psycho-pédagogique
pour rééduquer les enfants handicapés.

4. Tout d'abord c'est un sport qui se vit à deux : le cavalier et sa monture...

5. Toutefois les personnes souffrant du dos devront s'en abstenir...

6. Voilà pourquoi, en définitive, nous ne saurions trop en recommander sa pratique.

7. Elle exige ensuite une parfaite maîtrise de soi.

8. Avec les années, la pratique de l'équitation s'est considérablement démocratisée pour la

plus grande joie des petits comme des grands.

EN UTILISANT LE PRINCIPE « UNE IDEE PAR PARAGRAPHE », RETABLISSEZ LES

DIFFERENTS PARAGRAPHES DE CE TEXTE
Expliquez l’utilisation des guillemets pour les mots habitants et cloche
Expliquez l’usage des différentes virgules dans la partie en gras du texte

C’est mardi, jour traditionnel de fermeture des musées nationaux, et si le Louvre est vidé de
ses visiteurs, les « habitants », eux, en profitent pour s’activer encore plus que le reste de la
semaine. Ils nettoient, lavent, récurent, dépoussièrent, poncent, accrochent, décrochent,
clouent, peignent, mesurent, emballent, installent. Dans l’ombre, mille deux cents salariés
travaillent dans l’établissement public du Grand Louvre, depuis les conservateurs jusqu’aux
caissières en passant par les gardiens et les comptables. Cent dix sont les agents des douze
ateliers muséographiques qui constituent le nouveau corps d’artisans d’art fonctionnaires créé
en 1989 dans le cadre du projet Grand Louvre. Au fond d’une cour mystérieuse, inconnue du
public, une porte est entrouverte sur un atelier. Jean-Luc et Christophe soulèvent un panneau
de Plexiglas et le posent sur la pannoteuse, vaste machine à couper le Plexiglas, très
semblable aux machines à couper le bois. La lame fine et dentelée en carbure de tungstène
se met en marche et suit le sillon déjà entamé. Cinq côtés sont ainsi découpés, puis réunis
par une colle invisible. La « cloche » préparée sera posée sur un socle de bois peint en trompe-
l’œil de faux marbre par les artisans de l’atelier peinture. Le but : protéger une sculpture qui
sera installée pour quelques semaines dans le cadre d’une des nombreuses expositions
temporaires du musée. Tout en haut, au troisième étage, une autre partie de l’atelier, plus
petite, où l’on fabrique les socles pour les objets d’art de dimensions réduites qui
trouvent place dans les vitrines.
30
 ORTHOGRAPHE D’USAGE ET GRAMMATICALE
✓ COMPLETEZ, ACCORDEZ OU CORRIGEZ SI NECESSAIRE

▪ Il a final……… accepté l’offre.

▪ Elle a réce………… intégré l’équipe.
▪ A l’époque, on … avait guère le choix.
▪ On … a très peu d’exemples de ce genre.
▪ Plu……… que de discuter, partez, vous arriverez plu………..
▪ Le devis s’élève à mille.. cent.. quatre.. vingt.. euros.
▪ Il nous doit deux mille.. trois.. cent.. euros.
▪ Il nous en faut deux.. cent.. vingt...
▪ Il est préférable de déposer les documents importants dans les coffre.. –fort.. .
▪ Prévoyez des laissez –passer...
▪ Nul n’est sensé …………. ignorer la loi.
▪ Il faut modifier quelques clauses, voir ……en supprimer certaines.
▪ Quel……………soit ta décision, je l’approuverai.
▪ Le directeur y va tou……. les trois semaines.
▪ La responsable était tout…….. émue.
▪ Elles sont tout …… confuses.
▪ Le tout … est de réussir.
▪ Ils vivaient les mêmes ………….. aventures.
▪ Je leur ………. ai écrit.
▪ Ils avaient pris leur …………. dossiers.
▪ Les employés communi………….. des informations confidentielles seront sanctionnés.
▪ Les bureaux communi………....... ne sont pas toujours appréciés.
▪ Des problèmes survenant… régulièrement dans l’atelier n° 2, il va falloir trouver des solutions.

31
 LES PARTICIPES PASSES

✓ ACCORDEZ SI NECESSAIRE LES PARTICIPES PASSES

▪ 1 Ce sont des réalisations que les urbanistes ont jugé…. trop gigantesques.
▪ 2 La cité d’Orgeval m’a plu…….. .
▪ 3 Des espaces verts ont été aménagé….. autour des bâtiments.
▪ 4 Elle s’était acheté… . un deux pièces à Clichy.
▪ 5 Les chances d’obtenir ce contrat s’étaient envolé…… .
▪ 6 Elle a été confront…. à de nombreux problèmes.
▪ 7 Les courriers envoy… en urgence sont arriv… à temps.
▪ 8 Les travaux que la société avait décid…. d’entreprendre sont termin… .
▪ 9 Ce sont les immeubles que j’ai vu… construire.
▪ 10 Les maçons que j’ai vu .... travailler avançaient vite.
▪ 11 Les locataires s’étaient succédé….. dans cet appartement.
▪ 12 Les droits qu’elles se sont arrogé……. sont excessifs.
▪ 13 Elles se sont donn…. du temps pour réfléchir.
▪ 14 Ils se sont téléphon…. .
▪ 15 Les points que j’ai du…… régler étaient secondaires.
▪

Conjugaison
METTEZ LE VERBE AU PRESENT DE L’INDICATIF ET A LA PERSONNE INDIQUEE
▪ Je le (convaincre)…………….……de venir.
▪ Je (rompre)……………………le contrat sans regrets.
▪ L’orateur (interrompre)……………….…son allocution pour écouter la question.
▪ Le stagiaire (acquérir)…………………...…..peu à peu de nouvelles connaissances.
▪ Le technicien (résoudre) …………………..la question en quelques instants.
▪ Il (employer)…………………….de nombreux salariés.
▪ Je (rejoindre)…………………… mes collègues.
▪ Il nous (appeler)………………….souvent par téléphone.
▪ Je (jeter)…………………… l’éponge !
▪ Il (comprendre)……………………..vite.
FUTUR, CONDITIONNEL, IMPARFAIT ?
▪ Le commercial (conquérir)…………………de nouveaux marchés dans le mois à venir.
▪ Quoi qu’il arrive je ne (courir)………………. jamais après le travail !
▪ J’ (aller)………… si j’ai le temps.
▪ J’ (aller) ………… quand j’aurai le temps.
▪ J’ (aller)……………si j’avais le temps.
▪ C’était l’époque où vous (étudier)……………………ma proposition.
▪ Paul (mourir)……………….. d’envie de l’imiter en ce temps là.
INDICATIF OU SUBJONCTIF PRESENT ?
▪ Il est trop tard pour que vous (travailler)……………………encore sur ce dossier.
▪ Je sais que vous (travailler) …………………….. à l’extérieur.
▪ Je doute parfois qu’elle (avoir)……………….. compris.
▪ J’exige qu’il la (voir)…………. aujourd’hui.
▪ Il faut que cette liste (exclure)……………. les membres qui ne sont pas à jour de leur
cotisation.
▪ Après qu’il (être) …….arrivé, la situation a évolué.

32
 PARTIE II
LES LETTRES
IDENTIFIER LEURS FONCTIONS

Situations à l'origine de lettres

La lettre peut être une demande, une réponse ou une réaction à une action passée ; elle
appelle une action future ; elle doit donc être efficace.

L’une des deux parties ou les deux (expéditeur et / ou destinataire) agit comme groupe ou
entité : entreprise, société, administration, institution, cabinet, association... . En écrivant "au
nom de...", le rédacteur engage la responsabilité de ce groupe.

Les caractéristiques d’une lettre tiennent donc à :

la nature des liens entre expéditeur et destinataire ;

son utilisation comme moyen d’action.

Objectifs
Elle a pour but d’informer un destinataire, de s’informer ; elle veut obtenir quelque chose :
négocier, refuser, analyser une situation, déclencher une réaction, une action.

Formes
La lettre individuelle rédigée en un exemplaire unique, en fonction de la relation entre le destinataire
unique et l’expéditeur ;

La lettre type circulaire reproduite à plusieurs exemplaires, adressée à plusieurs personnes à la fois ;
son message doit donc être adapté à chacun et à tous les destinataires.
La lettre qui reproduit un texte identique dans laquelle seule varie la rubrique
"destinataire" est assimilée à la circulaire.

La lettre type personnalisée réalisée en couplant une matrice de texte commun (contenue dans un
fichier de traitement de textes) avec des éléments variables en fonction du destinataire
(éléments contenus dans un autre fichier, un tableur ou une base de données).
Aucun exemplaire n’est donc totalement identique, puisque chacun d'eux comprend
des éléments qui sont les mêmes pour tous les destinataires et d’autres qui varient
en fonction du destinataire.

33
 REDIGER

Plans
A. 1. Passé, hier 1. rappel des faits
2. Présent, aujourd'hui 2. proposition
3. Futur, demain 3. suite à donner

Que s'est- il passé avant qui fait que vous écrivez cette lettre ?
Qu'avez-vous à dire aujourd'hui qui vous incite à écrire ?
Qu'attendez-vous du destinataire quand il aura lu cette lettre ? Quelle action entreprendrez-
vous vous-même ?

Le 10 juin, vous nous avez adressé la facture n°77 de 1 100 euros.

Or, votre courrier du 10 mai précisait que vous nous accordiez un escompte de 10 %,
comme vous le constaterez sur la photocopie ci-jointe.
Nous vous retournons donc la facture erronée et, à réception de la nouvelle, nous vous
adresserons notre règlement.

B. 1.Nous ou je 1. Vous
2. Vous ou tu ou 2. Nous
3. Nous (vous et nous, toi et moi) 3. Nous (vous et nous, toi et moi)

Dans votre lettre du (…), vous nous signalez le retard de livraison de votre commande de
matériel de bureau, référence (...).
Après vérification auprès de notre service Expédition, nous constatons que cette
commande n’a pu être livrée à la date convenue en raison d’un afflux de demandes liées
au dernier salon professionnel.
Cependant, nous l’avons expédiée, ce jour, par l’intermédiaire de notre transporteur qui
vous livrera avant le .
Nous souhaitons vivement que cet incident indépendant de notre volonté ne perturbe pas
vos ventes.

C. 1. Le problème
2. L'analyse
3. La solution proposée

D. Attirer l'Attention
Susciter l'Intérêt
Provoquer le Désir
Inciter à l'Action

34
Style
adapté au destinataire et à l'objet de la lettre, à la situation professionnelle ;

correct : dans tous les cas (doute ou non), consulter grammaire et dictionnaire, pour vérifier
l'orthographe, l'usage des mots et des signes de ponctuation ;

clair et précis : choisir des formules positives, affirmatives, donner des détails si nécessaire ;

concis : utiliser une syntaxe simple avec des phrases courtes, placer des mots de liaison entre les
idées, entre les paragraphes.

Présenter
Répartissez la lettre de façon équilibrée sur toute la page, laisser des marges suffisantes.

Alignez à gauche ou en paragraphes avec alinéa, justifiez à droite.

Faites un interligne entre les paragraphes.

Détachez visuellement les mentions essentielles.

35
 MISE EN FORME

Rubriques par ordre d'apparition

Les rubriques facultatives sont précédées du signe 

ORGANISATION RUBRIQUE COMMENTAIRE

Situer la communication

Qui écrit Expéditeur Nom, adresse postale complète,

téléphone, télécopie

D'où Lieu Nom de la ville d'expédition

Quand Date Jour, mois, année

Mois écrit en lettres, sans majuscule

À qui Destinataire Prénom et nom, avec appellation et

adresse postale complète

À quel sujet  Objet En quelques mots, le sujet de la lettre

 Références N° de dossier, de client, courrier,

interlocuteur…

Interpeller Appellation Monsieur, Madame, suivi si

nécessaire de la fonction

Délivrer son message Corps de la lettre Organisation en paragraphes

Saluer Formule de politesse Obligatoire et conforme à la

situation ; cf. le tableau

S'identifier Signature manuscrite Prénom et nom uniquement

personnellement et en caractères
d'imprimerie, fonction

Utiliser les mentions

complémentaires
Documents annexés  Pièces jointes P.J. nombre et nature (titre)

Autres destinataires  Copies conformes C.C. noms des destinataires

36
 FORMULES DE POLITESSE

1 2 3 4 5 6
Je vous prie accepter Madame assurance considération cordial
Nous vous prions agréer Monsieur expression dévouement dévoué
Veuillez croire à Monsieur le Directeur respect distingué
Recevez recevoir Monsieur le Maire salutations meilleur
sentiments parfait
profond
respectueux
sincère

On peut omettre les termes 1,4, 6 si la situation permet l’emploi d’une formule plus directe.
“Veuillez” et “respect” s’excluent par leur différence de déférence.
“Assurance” et “expression” ne s’emploient pas avec les “salutations”.

Je vous prie de croire, (3), à l’expression de mon profond respect.

mon respectueux dévouement.
ma considération distinguée.
mes sentiments respectueux.

Veuillez agréer, (3), l’expression de ma considération distinguée.

mes sentiments distingués.
mes sentiments les meilleurs.

Veuillez recevoir, (3), nos (mes) salutations distinguées.

cordiales.

Recevez, (3), nos salutations distinguées.

les meilleures.

Dans un courriel
Les formules ci-dessus, si le courriel équivaut à un lettre et aussi :

Salutations distinguées
Cordiales salutations
(Très), (bien) cordialement
Bien à vous

37
Entraînez-vous !
Réécrivez le texte ci-dessous dans un style plus simple et clair : phrases courtes, une seule
idée par phrase, un seul sujet par paragraphe :

Suite à notre entretien d'hier, au cours duquel nous avons abordé les conditions de
fabrication. de livraison et de règlement de la pièce que nous vous demandions. même en
tenant compte des contraintes de fabrication que vous nous avez exposées si nous arrivions
à un accord. je vous précise que notre société ne sera pas en mesure de signer avec vous
une commande ferme avant une quinzaine. Le prototype que vous m'avez montré me
semble légèrement plus complexe que la pièce que nous souhaiterions. Votre devis devrait
donc être revu à la baisse, sans compter que nous pouvons prendre livraison de la pièce
sur votre site.

Classez par ordre ces trois lettres

A « Nous constatons ce jour que notre facture n° . . . du. .. demeure impayée. Nous attirons votre
attention sur le fait que le même incident s'est déjà produit le mois dernier avec la facture no....
malgré votre engagement à nous régler désormais rapidement.

Nous vous demandons de procéder à la régularisation de cette situation dans les meilleurs
délais, faute de quoi nous transmettrions votre dossier à notre service contentieux.

B « Vous n'avez pas réglé, malgré nos courriers de rappel du ... et du ..., votre facture n°... du ...Nous
transmettons votre dossier à notre service contentieux qui traitera ce litige directement avec vous. »

C « Nous avons constaté, sauf erreur de notre part, que notre facture n° ... du ... demeure à ce jour
impayée. Nous vous saurions gré de bien vouloir vérifier de votre côté si vous avez déjà effectué à son
règlement. Si tel n'était pas le cas, nous ne doutons pas que vous procéderez rapidement à la
régularisation.

Nous vous en remercions à l'avance et vous assurons de notre souci de satisfaire au mieux votre
demande dans la confiance réciproque. »

Rédigez :
une demande d'information

une réclamation

une réponse à réclamation

une invitation à une manifestation

38
Émetteur
Ville d'émission et date

Destinataire
Adresse

N/Réf. :
V/Réf. :
Objet :

(Affaire suivie par)

(Votre interlocuteur)

Formule d’appel

Paragraphe

Paragraphe

Paragraphe

(Formule de conclusion)

Formule de politesse

Signature
Nom du signataire
Fonction du signataire

P.J. : nombre et nature

39
Corrigez cette lettre de réclamation
LAURENT SA
BP 103
78410 AUBERGENVILLE

V/Correspondant : Jeanne Bernard

:
Entreprise X
1, Rue du Pont
78000 Versailles

A l'intention de Mr Pierre Dubois

Aubergenville, le 07/04/10

Objet : V/Facture n° 74

Monsieur,

Veuillez trouver en retour votre facture n° 74 du 01 avril 2010 concernant notre

commande 92.

Afin de pouvoir régler cette facture, il est impératif de m'envoyer la Fiche de situation de
règlement, document qui est joint à l'original de la commande n° 92.

Vous devez apposer sur ce document, le cachet du fournisseur ainsi que la signature du
responsable du chantier.

Après accord technique de Mr Jouan et accord de paiement de Mr Coste, cette fiche de

situation de règlement vous sera renvoyée.

Pour que le règlement soit effectué, vous devez renvoyer la fiche de situation de règlement
accompagnée de votre facture, à l'adresse portée sur ce document.

Vous souhaitant bonne réception, veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes

sincères salutations.

Bernard Jeanne

P.J. V/Facture

40
 PARTIE III
LES E-MAILS, LES COURRIELS
• Le mél ou l’e-mail à la française
Depuis mai 1997, les fonctionnaires de l’état français ne doivent plus utiliser le terme
international et anglophone e-mail (« message électronique »), mais l’abréviation francisée
mél (« message électronique »).
Il ne s’agit pas d’une recommandation mais bien d’un ordre, applicable dès la parution du
décret au journal officiel. Cette décision émane de la commission générale de terminologie et
de néologie, rattachée au cabinet du premier ministre.

Comme pour le téléphone, le courrier électronique permet un échange dans l’instant. Il s’en
distingue néanmoins dans la mesure où les interlocuteurs n’ont pas besoin d’être présents
simultanément. La messagerie électronique favorise une communication en mode
asynchrone, alors qu’au téléphone la réponse, immédiate, s’effectue en mode synchrone. Au
dialogue direct du téléphone s’opposent les (plus ou moins) courts monologues de l’e-mail.
Ces points de divergence sont fondamentaux et vous l’avez probablement expérimenté au
travail : le téléphone est un média intrusif tandis que l’e-mail n’importune jamais.
Envoyez un message à toute heure, vous ne dérangerez personne. Essayez en revanche
d’appeler l’un de vos collaborateurs en pleine nuit ou le vendredi matin…
Par ailleurs, et ce point est souvent sous-estimé, l’e-mail permet de s’adresser directement
à un inconnu ou à un supérieur hiérarchique qu’il pourrait sembler déplacé de contacter par
téléphone. Le courrier électronique décloisonne les hiérarchies et favorise la communication
directe, sans filtre ni intermédiaire (standardiste, répondeur, secrétaire, décalage horaire…)

• Ces dangers qui peuvent vous coûter cher

Derrière l’apparente souplesse de l’e-mail se dissimulent quantité de pièges dont les
conséquences peuvent s’avérer préjudiciables pour vous. Combien de gens cliquent sur
« envoyer » sans réellement mesurer la portée de leur acte ?
Car, au risque de vous surprendre, l’envoi d’un courrier électronique n’est pas une tâche
anodine : elle engage votre responsabilité.

• L’envoie de « spams » ou de virus

Ce sont les deux fléaux majeurs du courrier électronique.
Les spams (courrier non sollicités) et les virus (programme informatiques destinés à se
propager sur d’autres ordinateurs dans un but destructeur) polluent et menacent internet, au
point que les sociétés mais aussi les particuliers sont contraints d’équiper leur messageries de
logiciels de protection.

• La violation de confidentialité
Vous recevez un e-mail dont vous savez le contenu hautement confidentiel et,
involontairement ou non, vous le faite suivre à une personne qui ne doit pas en prendre
connaissance, ce type d’incident intervient très souvent, notamment dans les grandes
organisations où travaillent de nombreuses personnes homonymes dont les adresses e-mail

41
 sont très proches ou lorsque votre message (dont l’adresse est erronée) atterrit dans la boîte
de l’administrateur du système interne de courrier électronique.
Autre cas de figure pouvant créer un préjudice : vous laissez un accès libre à votre messagerie
en votre absence ou à une personne « de confiance » non habilitée (assistant, secrétaire, etc.).
Veillez à vous déconnecter de votre session de travail lorsque vous quittez, provisoirement ou
non, votre bureau.

• E-mail : les dix erreurs les plus courantes

En 2007, le site anglophone IT Security a recensé une longue liste d’erreurs courantes et
dangereuses commises par les utilisateurs de messageries électroniques.
Voici les dix premières, à méditer pour éviter de futures déconvenues.

1- Utiliser une seul adresse e-mail pour toutes ses communications (personnelles,
professionnelles…).
2- Conserver trop longtemps une adresse e-mail submergée de spams.
3- Oublier de fermer le navigateur utilisé sur un ordinateur partagé ou dans un lieu public,
même après déconnexion de son compte utilisateur.
4- Oublier de supprimer le cache, l’historique et les mots de passe d’un navigateur utilisé
dans un lieu public.
5- Utiliser un compte non sécurisé pour envoyer et recevoir des e-mails professionnels
sensibles.
6- S’obstiner à envoyer des e-mails alors qu’un simple coup de fil suffit
7- Ne pas utiliser l’option de transmission confidentielle (BBC).
8- Utiliser systématiquement la fonction « répondre à tous ».
9- Faire du spam malgré soi, en transférant un message de type chaîne, canular, faux virus,
etc, à tous ses contacts.
10- Ne pas sauvegarder les e-mails importants.

• Rédiger un courrier électronique

Dans le cadre professionnel, nous recevons tous des dizaines voire des centaines d’e-mails par
semaine, et pourtant, combien sommes-nous à appliquer les règles élémentaires de
communication par e-mail ? En effet, la souplesse et la convivialité de l’outil ne doivent pas
vous tromper : composer un courrier électronique ne s’improvise pas.

- Bien définir le sujet

Il est regrettable que le champ « sujet » (ou « objet ») soit souvent négligé alors qu’il s’agit
de l’un des éléments les plus importants de votre courrier. Consacrez un peu de temps à
soigner le titre de votre courrier électronique et vous verrez que vous redoublerez
d’efficacité.
Avant de vous ruer vers le champ de texte pour rédiger votre courrier électronique,
commencez donc par remplir les champs d’suage : l’adresse de votre (ou vos)
destinataire(s) si votre logiciel de messagerie ne le fait pas, ainsi que le sujet (objet) de
votre courrier électronique.
Voici quelques conseils à appliquer pour améliorer l’objet de vos e-mails :

42
 ◼ D’abord, la règle fondamentale, a priori évidente et pourtant si souvent omise : ne
laissez pas le champ sujet vide !
◼ Votre sujet doit être extrêmement clair et explicite : proscrivez les formulations
vagues comme « question », « compte rendu » ou « réunion », mais soyez très précis.
◼ Par exemple, votre interlocuteur doit pouvoir distinguer votre e-mail des courriers
publicitaires, des newsletters ou des spams. Il doit également pouvoir anticiper le
contenu de votre message. Enfin, le titre doit l’aider à l’archiver afin de le retrouver
aisément par la suite.
◼ Votre sujet doit être aussi concis que possible : un titre de 40-50 caractères au
maximum sera vivement apprécié par votre interlocuteur.
◼ Commencez votre sujet par un mot pertinent, synthétique et non par un article.
◼ Donnez du sens à votre sujet : un cadre qui reçoit cent e-mails par jour e, moyenne lit
en priorité ceux qui lui « parlent ». Evitez les termes ou expressions ambigus ou
énigmatiques.
◼ Si votre courrier est une réponse, indiquez-le dès le sujet, en faisant précéder votre
sujet par « Re : ». Lorsque vous utilise la fonction « Reply » ou « répondre à » de votre
logiciel de messagerie, l’ajout s’opère automatiquement.
◼ Si votre message est très important, mentionnez-le dans le sujet en précisant
« Urgent » ou « Important », mais réservez cette mention aux messages réellement
prioritaires. Pour les messages peu urgents ou simplement informatifs, vous pouvez
faire précéder le sujet de la mention « FYI » (for your information, pour votre
information).

• Répondre à un e-mail
Maîtriser la rédaction d’un courrier électronique est un premier pas, savoir répondre en est un
second, tout aussi important. Songez qu’une bonne partie des e-mails en circulation ne sont
en fait que des réponses à des e-mails déjà émis… Là encore, il importe de respecter quelques
règles de base.
Les conventions veulent que l’on réponde à un courrier électronique dans les 24 heures. C’est
loin d’être toujours possible, entre les e-mails qui réclament une « réponse immédiate » (dixit
votre supérieur hiérarchique, persuadé que vous restez toute la journée le visage collé à votre
écran dans l’attente de pouvoir lire sa prose) et ceux vraiment peu urgent, voire ennuyeux,
dont on repousse chaque jour le traitement.
Bien répondre à un e-mail, c’est aussi savoir se servir du message de l’expéditeur à bon
escient : un autre usage veut que l’on réponde en incorporant tout ou une partie du message
reçu. A vous de voir ce qui s’impose en fonction du contexte : est-ce vraiment utile de
reprendre deux pages de texte si votre réponse consiste en un « OK pour action » ?

- Méthode 1
Vous pouvez opter pour une réponse en un seul bloc. Dans ce cas, il est communément
admis que votre réponse figure avant plutôt qu’après la reprise du message reçu (ou d’un
de ses extraits). Cela évite au lecteur le fastidieux défilé des pages de texte avant
d’atteindre votre réponse, notamment si vous reprenez intégralement le texte de votre

43
 correspondant. Car vous avez la possibilité de choisir une version raccourcie du texte
original en effectuant des coupes dans les parties les moins décisives.

- Méthode 2
Vous pouvez utiliser la méthode répandue du saucissonnage qui consiste à répondre point
par point aux propos de votre interlocuteur, en alternant les reprises du texte original et
vos réponses. C’est une technique efficace. Mais elle exige une présentation soignée, sous
peine de devenir très vite illisible.

• Un dernier conseil
Souvent, les maladresses stylistiques résultent d’un manque de relecture. Alors, prenez le
temps de revoir votre texte, relisez-vous !

• Jonglez avec les formules de politesse

Même si la généralisation du courrier électronique invite à moins de formalisme, les formules
de politesse, malgré leur caractère très conventionnel, demeurent importantes pour renforcer
votre crédibilité. Comment s’y retrouver dans la jungle des expressions et ne pas commettre
d’impair ?

Comment s’adresser à vos interlocuteurs

Les formules d’appel et de salutation finale sont importantes et obéissent à certaines règles
souvent négligées, voire ignorées. On ne met jamais le nom propre après Monsieur, Madame,
Mademoiselle. Ainsi, n’écrivez pas « cher Monsieur Martin » mais « cher Monsieur ». Vous
pouvez éventuellement écrire, si vous connaissez bien la personne, « mon cher Martin », mais
en aucun cas « ma chère Martin ». N’écrivez pas non plus « chers Monsieur et Madame », mais
« cher Monsieur, chère Madame ».
Une autre erreur souvent commise : « Mon cher Monsieur », « Ma chère Madame ». Nul
besoin d’ajouter un possessif « Mon » ou « Ma » qui serait redondant avec celui figurant déjà
dans « Monsieur » ou « Madame ».

• Commencer un courriel
La bienséance réclame que vous impliquiez votre correspondant dès le début et surtout que
vous ne commenciez pas votre lettre par une série de « je » pour ne pas avoir l’air de vous
mettre trop en avant. Ceci dit, plusieurs situations peuvent se présenter.

Vous ne connaissez pas du tout votre interlocuteur ou vous ignorez son sexe :
Monsieur ou Messieurs ou Monsieur, Madame.

Vous connaissez mal votre interlocuteur ou vous souhaitez lui faire preuve de respect :
Monsieur ; Madame (femmes non mariées d’un certain âge comprises) ou Mademoiselle.

Vous vous adressez à un supérieur ou à un représentant de l’administration, mentionnez son

titre :
Monsieur le directeur ; Monsieur l’inspecteur général ; etc.

44
 Vous connaissez pu votre correspondant mais vous entendez lui montrer votre estime :
Cher monsieur ; Chère Madame ; Cher ami, Chère amie…

Vous vous adressez à un collègue :

Cher collègue ; chère collègue (services publics)
Cher confrère ; chère consœur (professions libérales).

• Les règles de politesse dans un courrier électronique

Pour l’introduction, entrez tout de suite dans le vif du sujet.
Adoptez une formule brève (« Monsieur », « Madame », « Mademoiselle ») ou bien
respectueuse le cas échéant (« Monsieur le président », « Madame la maire »). Si vous
connaissez bien la personne et que vous échangez régulièrement avec elle, vous pouvez vous
contenter d’un simple « bonjour », mais attention à ne pas paraître trop désinvolte.
Pour conclure votre courrier électronique, il importe de ne pas recourir à une formule de
politesse alambiquée, en complet décalage avec la concision propre de l’e-mail.
Pour demeurer dans une neutralité bienveillante ou marquer le respect, jouez sur les mots
« cordialement » et « respectueusement » en leur ajoutant une tonalité différente selon la
nature de votre interlocuteur
Exemples :
Cordialement ; bien cordialement ; très cordialement.
Respectueusement ; Bien respectueusement ; Très respectueusement.
Selon le contexte et votre degré d’intimité avec la personne, vous pouvez également utiliser
des formules comme « Amitiés », « Amicalement », « Bien à vous », « Cordiales salutations »
ou « Respectueuses salutations ».

Exercice
Vous travaillez pour la société Toys Jouets qui possède 5 magasins de vente de jouets sur
Bruxelles et sa région. A l’occasion des fêtes de fin d’années une grande campagne
d’affichage sera organisée du 1er au 14 décembre sur les bus de la STIB. Cette campagne
est destinée à faire connaître nos points de ventes et une sélection de jouets qui devraient
bien marcher cette année. Une réunion de coordination des directeurs et des responsables
commerciaux des 5 magasins est organisée le lundi 24 octobre à 9 heures dans les locaux du
siège de l'entreprise située Bld du Souverain, 123 à Bruxelles. Cette réunion se fera en
présence du représentant de la société PolyPub, Mr Omar Ketting, chargé de créer les affiches
de la campagne. Les différents projets d’affiches seront présentés { l’équipe qui devra les
sélectionner.
Nous sommes le vendredi 21 octobre, il est 10 heures. Il est trop tard pour prévenir l’intégralité
des personnes qui devront participer à cette réunion par courrier traditionnel. Vous devez
rédiger le mail qui leur sera envoyé avant midi. 17

45
BIBLIOGRAPHIE

Communiquer par écrit, Isabelle d’Humières, Larousse, 2005

Mieux rédiger les écrits professionnels Mireille BRAHIC

Réussir ses comptes rendus Michelle Fayet

Bescherelle édition Hatier

De la prise de notes au compte rendu efficace, M.A Giraudy, P. Guérin, Top Editions, 2002

Ecrire efficace, Isabelle Harmonic-Muller, DEMOS, 2002

Les écrits professionnels : la méthode des 7 C, Annick Lelli, Dunod, 2003

Le petit livre du français correct, J.J.Julaud, First Editions, 2005

L’expression écrite, Louis Timbal-Duclaud, ESF Editeur, 1994

Lire, Ecrire, Parler, Réussir, François Ott, Pierre Vaast, Hatier, 1991

Le Bled, Edouard Bled, Odette Bled, Hachette Education, 2003

Le Bled, Les 50 règles d’or de l’Orthographe

Maîtriser ses écrits professionnels, Dominique Berthod, Andrée Plot, DEMOS, 1994

Pratique de la communication écrite, C. Abensour, L. Pinhas, M.H. Tournadre, Nathan, 1998

Prendre des notes vite et bien, G. Hoffbeck, J. Walter, Editions Dunod, 2002

Prendre vite des notes utiles, Anne Broilliard, les éditions Demos 2006

Savoir prendre des notes, Jean Simonet et Renée Simonet, Editions Eyrolles, 2005

46