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FCD- Ordre interne - Budgétisation

Version : 1.0 Etat : Validé Date : 23/03/01

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Documents associés: FCD-ORD, FPM-OR03, FPM-OR05, FCD-CO110, FCD-CO108

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1. Analyse détaillée de la solution SAP .................................................................................................... 3

1.1. Le process de budgétisation .......................................................................................................................... 3
1.2. Saisie du budget ............................................................................................................................................. 4
1.2.1. La saisie du budget d’origine.................................................................................................................................. 4
1.2.2. La saisie de fonds supplémentaires......................................................................................................................... 4
1.2.3. La saisie de restitution ............................................................................................................................................ 4
1.2.4. Profil budgétaire de la définition du projet ............................................................................................................. 4
1.2.5. Ordonnancement de la phase de budgétisation ....................................................................................................... 5
1.3. Report du budget ........................................................................................................................................... 5
2. Structures organisationnelles ............................................................................................................... 6
3. Liste des formulaires et états ................................................................................................................ 6
4. Liste des transactions utilisateurs ........................................................................................................ 7
5. Spécifications des développements specifiques .................................................................................... 7
6. Liste des scénarios unitaires ................................................................................................................. 7
7. Profils d’autorisations .......................................................................................................................... 7

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1. Analyse détaillée de la solution SAP

Le process de budgétisation des projets se limite aux projets d’investissements et aux projets d’immobilisations.

Les objectifs sont les suivants :

• Définir et harmoniser les principes de budgétisation des coûts

• Améliorer et simplifier le processus budgétaire.

• Avoir un processus de planification commun et homogène

• Harmoniser les principes de budgétisation

1.1. Le process de budgétisation

Le principe de planification des ordres internes s’effectuera au travers d'une budgétisation « GLOBALE » par
année via les fonctionnalités du module IM. Ce principe est différent de celui utilisé pour les centres de coûts ou la
budgétisation se fait au niveau des couples centres de coûts/natures comptables pour une version donnée. La
notion de version est inexistante dans la méthode implémentée pour les ordres internes.

Le processus de budgétisation se décompose en plusieurs étapes :

• Saisie du budget par ordre interne (projet)

Lors de cette opération on opère à la budgétisation « GLOBALE » des ordres internes.

• Vérification des données budgétaires

Cette opération permet de valider les différents travaux effectuer. Elle utilise les moyens de reporting et
d’analyse du système afin de déceler les dysfonctionnements du process.

• La clôture budgétaire
Bloque l’ensemble des opérations de budgétisation via les gestion des statuts.

• Révision du budget
Permet de réviser le budget au travers des fonctions d’ajout de fonds ou de restitution.

La gestion des investissements et des immobilisations mise en place au démarrage n’étant pas faite au
travers des modules IM (Investment Management) et FI-AA (Financial Asset Accounting) de SAP, la
solution implémentée devra être revue lors de l’installation des ces deux modules.

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1.2. Saisie du budget

La méthode de budgétisation s’appuie sur une saisie des données de planification de manière indépendante pour
chacune des sociétés. Cette saisie se fera au travers de la définition des projets du périmètre analytique V000 et
de la validation du plan d’investissement par SHARESAP.

Règles de gestion

R1 – Le budget se fait par unité organisationnelle de contrôle de gestion (Société, Site, Service)

R2 – Le budget est réalisé en devise de société

R3 – Le budget se fait en « Global »

La budgétisation « globale » est la forme la plus courante de budgétisation des ordres. Ce type de budgétisation
est exécuté indépendamment des natures comptables, il est utilisé pour estimer les coûts probables d’un ordre
interne. Cependant, la planification globale standard est toujours effectuée dans la devise du périmètre analytique
(Franc Français), ne permettant pas de planifier en devise de société. Afin, de pouvoir de palier à cette
problématique, nous utiliserons une fonctionnalité du module des investissements liée aux ordres internes qui
permet de définir un budget d’origine pour un projet donné de lui affecter par la suite des fonds
supplémentaires ou de restituer une partie des fonds.

1.2.1. La saisie du budget d’origine

Il s’agit du budget attribué à l'origine, c'est-à-dire avant l'exécution de toutes les actualisations de ce budget. Il
représente le budget Global.

Chemin d’accès : Gestion Comptable\ Contrôle de gestion\ Ordres\ Budget \ Budget d’origine\ Modifier ou
Afficher

Transaction : KO22

1.2.2. La saisie de fonds supplémentaires

Cette fonctionnalité permet de réviser par ajout de fonds le budget d’origine attribué à un projet.

Chemin d’accès : Gestion Comptable\ Contrôle de gestion\ Ordres\ Budget \ Fonds supplémentaires\
Modifier ou Afficher

Transaction : KO24

1.2.3. La saisie de restitution

Cette fonctionnalité permet de réviser par soustraction de fonds le budget d’origine.

Chemin d’accès : Gestion Comptable \ Contrôle de gestion \ Ordres \ Budget \ Restitution \ Modifier ou
Afficher

Transaction : KO26

1.2.4. Profil budgétaire de la définition du projet

Le profil budgétaire comporte toutes les données de commande nécessaires à la budgétisation. Vous spécifiez les
éléments suivants :

• L'horizon temporel pour lequel la budgétisation est autorisée ;

• L'autorisation de budgétisation des valeurs annuelles et/ou globales.

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• Si le système contrôle les disponibilités vis à vis du budget lors d’une « opération » (par exemple une
passation de commande, une réception ou une demande d’achat).

L’ensemble de ces caractéristiques sont définies dans la fiche de paramétrage FPM-OR05.

Règles de gestion

R1 : Le budget pour projet d’investissements ou un projet d’immobilisations est établi pour une année.

R2 : Le budget est réalisé en devise de société.

R3 : Le système contrôle automatiquement à chaque commande relative aux ordres d’investissement ou

d’immobilisation si l’on est à moins de 90% du budget annuel ; si ce n’est pas le cas, le système
envoie un message d’avertissement à la passation de commande.

1.2.5. Ordonnancement de la phase de budgétisation

Le cycle de budgétisation passe par plusieurs phases :

• Budgétisation
• Clôture du budget
• Révision du budget

Afin de répondre à ce besoin, une gestion des statuts a été mise en place afin d’ordonnancer le process de
budgétisation. Le contrôleur de gestion peut manuellement affecter un statut à un projet (Cf. FPM-OR03). Pour
effectuer cette opération se mettre en modification de la fiche projet dans l’onglet paramétrage.

Règles de gestion

R1 : Un projet dont le budget est clôt ne peut être modifié

R2 : La révision du budget d’un ne peut se faire qu’à partir d’ajout de fonds ou de restitution de fonds

R3 : On ne peut réviser un budget que si celui-ci est clôturé

1.3. Report du budget

Au travers de l’option de report de budget, on reporte les fonds de l’exercice en cours qui ne sont pas utilisés dans
les objets d’imputation à l’exercice suivant, en tant que composant de la clôture d’exercice. (Cf. FCD-CO110 et
FCD-CO108)

Chemin d’accès : Gestion Comptable\ Contrôle de gestion\ Ordres\ Budget \ Clôture d’exercice\ Report de
budget

Transaction : KOCO

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2. Structures organisationnelles
M o is d e J U IL L E T M o is d 'A O U T M o is d e S E P T E M B R E M o is d 'O C T O B R E

M i-A O U T M i-S E P T E M B R E Début O C TO BRE

D L a D ire ctio n d e s
R R essou rce s Hu m a ine s V a lo ris atio n d e s c h a rg es d e p e rso n n e l
H tra n sm e t un do cu m e nt
a ux re spo n sa ble s d e s
C R (d em an d e d 'in fo rm a tio ns )
2

C R éa lisatio n d e
1
O G l'e stim é de fin 5
N E
d 'a n n ée 3 T ra n s m is s io n
T S a u x F iliale s
R T
P ré pa ra tio n 2 S ais ie e t 6
B u dg e t de d e s c o û ts
O I l'a n n ée suiva n te c o n trô le d e s c o m p o s a n ts
p ar le s respo n sa ble s R é alis a tio n B u d g et e stim é
L O
d es C R
e t B u d g e t a n n é e s u iva n te (p o u r éla b o ra tio n
E N
d e le u r b u d g et)

V R éa lisatio n d u
E b ud g et d e s ve n te s
1 F o rm a lisa tio n d u B u d g e t d es v e n te s
N p ar le s atta ch é s p a r la Direc tio n d es ve n te s
co m m e rciau x 4
T 7
E
D é term in atio n
S 2 d e s c o û ts d e s
v en tes

4 R éa lis a tio n d u b u d g et
c o n s o lid é G ro u p e( p a r
D é term in atio n D IV IS IO N )
bu dget des
in ve s tis s em e n ts

Budget est fait au niveau de chaque Site puis consolidé par DIVISION. Le process défini ci-dessus prend en
compte la notion de DIVISION.

1
Demande d’informations de la Direction des Ressources Humaines auprès des responsables des centres de
responsabilité en terme d’effectifs avec projection dans le temps pour les besoins du budget révisé et du budget
N+1. La demande remplie, elle est retournée à la D.R.H. Préparation du budget des ventes par les attachés
commerciaux en vue de sa formalisation par la Direction des ventes.

2
Valorisation et formalisation des différents budgets (niveau R.H., contrôle de gestion, ventes)

3
Intégration des données budget R.H et Ventes afin de prendre en considération les interactions au niveau des
deux budgets.

4
Détermination des coûts des ventes et du budget des investissements.

5
Intégration au niveau du budget (contrôle de gestion) des données liées à la main d’œuvre (budget R.H), des
données au niveau matières (Budget des ventes), des données liées aux investissements/immobilisations.

6 et 7
Transmission aux filiales des coûts des composants afin qu’elles puissent établir leur budget et le finaliser
afin de le transmettre en central pour réalisation d’un budget consolidé du groupe SHARESAP et par DIVISION.
Cette consolidation est faite aujourd’hui sous HYPERION.

Le synoptique décrit préalablement met en avant les aspects intégrés du processus de budgétisation.

L’opération de planification ne se fait pas de manière intégrée et demande par conséquent un fort travail de saisie
et de manipulation de données au travers d’outils tel qu’EXCEL et HYPERION.
3. Liste des formulaires et états

Comparaisons pré-budget/réel

6O00 Ordre : réel/pré-budget/écart

6O06 Ordre: période en cours/cumul

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6L00 Liste: ordres

6M01 Liste : ordres par nature comptable
6M00 Liste: Nat. compt. par ordre
6O04 Ordre: réel/p-budget/engagement
6L03 Liste: Réa/P-Budget/Engagement

Etats de budgétisation

KABL Ordre : synthèse pré-budgétisation

6OP0 Ordre: compar. ex., p-budget
6OP1 Ordre: compar. de trimestre, p-bdgt
6OP2 Ordre : compar. période, pré-budget

Postes

KOB2 Postes individuels d'ordres Engagmts

KOBP Ordres: postes indiv. pré-budget
KABP Pces de la compt. ana. cts pré-budg.
KO2B Afficher pièce de budget
6O01 Ordre: réel/p-budget/écart sur prix
6O02 Ordre: réel/pré-bdg/taux util.
6L01 Liste : réel/p-budget/écart cumul
6OPL Liste: p.-bdgt glob./réel/eng.
6OBU Liste : budget/réel/engagem.

4. Liste des transactions utilisateurs

Gestion des données budgétaires

KO22 – Budget d’origine ‘Modifier’

KO23 – Budget d’origine ‘Afficher’
KO24 – Fonds supplémentaire ‘Modifier’
KO25 - Fonds supplémentaire ‘Afficher’
KO26 – Restitution ‘Modifier’
KO27 – Fonds supplémentaire ‘Afficher’
KOCO - Report du budget

5. Spécifications des développements specifiques

Pas de développements spécifiques.

6. Liste des scénarios unitaires

Saisie des données budgétaire

• Saisie du budget d’origine sur projet d’investissement (Investissement Corporels, Incorporels et immo)
• Gestion des statuts (bloqué en saisie de données de budget d’origine)
• Saisie de fonds supplémentaires
• Restitution

7. Profils d’autorisations
L'objet d'autorisation général pour la composante Comptabilité analytique des ordres (CO-OM-OPA) est
K_ORDER ; il vous permet d’accorder des autorisations pour les domaines de responsabilité de la composante
Contrôle des frais généraux (CO-OM) dans la Comptabilité analytique des ordres.
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