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GRILLE D'OBSERVATION - EVALUATION DES ACTIVITES

PHARMACEUTIQUES

Permet d'évaluer de façon standardisée le fonctionnement des structures


de santé.
Permet de mettre en évidence quelles sont les forces et les faiblesses de la
structure dans la gestion pharmaceutique.
Si s'en suit un enseignement, il pourra être individualisé en fonction du
niveau de connaissance du personnel.

Toute réponse incorrecte (négative) à une question doit être revue en vue
de l'amélioration et de l'obtention d'une réponse positive (résultat de
l'amélioration et du progrès).

Un agenda de correction de correction des déviations est discuté et établi


entre le responsable de l'inspection et le responsable de la structure.

Consignes:

Cocher la case qui vous semble correcte


Ne rien remplir
Résultat numérique attendu

Sommaire:

Equipe de supervision :

Nom + Téléphon Profession ou


Email
Prénom e Fonction
DATE:

1) INFORMATIONS GENERALES

Nom de la structure :
Adresse :
Moyen de communication :
Numéro de téléphone :
Adresse email :

Type de structure : privée / public / mixte

Nom du responsable :
Son titre fonctionnel :

Personnes rencontrées :

Date de la dernière supervision :

Date de construction :
Réhabilitation : oui / non
Si oui, date de remise en service :

Nombre de fournisseurs :
Le(s)quel(s) :

Nombre de structures polarisées :

Total de la population couverte :

Nombre d'institutions desservies :


Zones desservies :

2) STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET FONCTIONNELLE

2.1) Structure organisationnelle

2.1.1) Ressources humaines


Niveau Horaires
Nom / Téléphon Année de Date
Fonction Email d'instruc de
Prénom e naissance d'arrivée
tion travail

Vérifier la structure organisationnelle et les descriptions des tâches du


personnel (avec les fiches de postes).
Joindre si possible un organigramme.
Vérifier que le responsable ait une expérience pratique dans le domaine de
ses responsabilités.

Y a-t'il du personnel dédié à la dispensation ou distribution de


médicaments ou produits pharmaceutiques dans la structure ? oui / non
Si oui, préciser (nom et prénom) :

2.1.2) Gestion administrative

Horaires de fonctionnement :
Heure d'ouverture :
Heure de fermeture :
Existence d'un système de contrôle des personnes : oui / non
Si oui, lequel :

Structure de gestion :
Service de comptabilité : oui / non
Comité de gestion : oui / non

Si existence d'un comité de gestion :


Date du dernier renouvellement :
Composition du comité :
Niveau Indemnis
Nom / Téléphon Date
Fonction Email d'instruc ation
Prénom e d'arrivée
tion oui/non
Président
Vice
Président
Trésorier
Vice
trésorier
Secrétair
e
Fréquence des réunions du comité :
1 fois/mois ou 1 fois/3mois ou 1fois/6mois ou 1/12mois
ou autre (préciser) :
Rédaction d'un rapport/résumé des réunions : oui / non
Si oui, où le rapport (à qui) est-il adressé ?

Existe-t'il des relais ?


Si oui, préciser :
Niveau
Nom /
Téléphone d'instructi
Prénom
on

2.1.3) Infrastructures : Bâtiments et équipements

Plan de la structure (joindre des photographies si possible).

Environnement : propre / humide / sâl

Faire un tableau d'étude de disponibilité de 10 molécules à insérer.

3 ) FORMATION DU PERSONNEL

Réponses
Questions
Oui Non Remarques
Le personnel a-t-il suivi des formations sur :
L'aménagement ?
Le rangement ?
La gestion de stock ?
La tarification ?
La dispensation ?
L'usage rationnel, la
connaissance des médicaments ?
Remise à niveau régulière des connaissances?
Si oui, fréquence des formations ?
Le personnel a-t-il un référent à qui
s'adresser en cas de doute ou interrogation
?
Le dispensateur a-t-il un référent à qui
s'adresser en cas de doute ou interrogation
?

4) AMENAGEMENT ET EQUIPEMENT

Réponses
Questions
Oui Non Remarques
Le local est suffisamment grand, vaste
pour contenir tous les produits ?
Préciser la superficie.
Préciser la hauteur.
Les produits en stock sont entreposés dans
un local réservé à cet usage, il tient lieu
seulement de stockage de produits
pharmaceutiques et d'outils de gestion ?
En l'absence d'un local réservé au
stockage, les médicaments sont sécurisés
dans une armoire fermant à clé ?
Tous les produits sont dans ce même lieu
de stockage ?
Existence d'une salle d'accueil ?
La structure est séparée des services de
consultations ?
Le local de stockage est en bon état (ni
fissures, ni trous, ni traces de dégats liés à
l'eau) ?
La structure est bien aménagée, arrangée ?
L'éclairage du bâtiment est adéquat ?
La structure est signalisée (fléchage,
affichage des horaires d'ouverture,numéro
Le
de local de stockage
téléphone) ? est différent du local
de dispensation/distribution ? Les
médicaments ne sont pas dispensés aux
patients directement depuis le lieu de
Si le local ?de stockage n'est pas différent
stockage
du local de dispensation/distribution existe-
t'il un comptoir ou un bureau pour séparer
les 2 parties ?
Des zones sont définies dans la structure ?
Existence d'une zon de réception de commande ?
Existence d'une zone de stockage ?
Existence d'une zone de mise en
quarantaine des produits périmés ou
détériorés
Existence d'une? zone de
dispensation/distribution ?
Le local ferme-t'il à clé ?
Si oui, avec une serrure ?
Ou deux serrures, chaque serrure
possédant sa propre clé ?
Le nombre de jeux de clés est limité ?
Si oui, combien de jeux de clés existe-t'il ?
Existence d'une liste des personnes ayant
possession d'un jeu de clés ?
Si oui, qui détient cette liste ?
Quelles sont les personnes qui détiennent
un jeu de clés (leur fonction au sein de la
strcuture) ?
La structure est toujours fermée en dehors
des horaires d'ouverture ?
L'accessibilité est limitée au personnel
autorisé ?
Les ouvertures, les fenêtres sont en bon
état ?
Comment sont équipées les fenêtres ?
De simples vitres ?
De vitres peintes en blanc ?
De rideaux ?
D'un grillage fin ?
De grilles ou barreaux ?
De volets métalliques ?
Comment sont sécurisées les fenêtres ?
Des barreaux ?
Des Grilles ?
Des volets métalliques ?
Les produits ne sont pas directement
exposés aux rayons solaires ?
Existence d'un système permettant d'éviter
la l'exposition directe des produits aux
rayons solaires ?
Des rideaux ?
Des vitres peintes en blanc ?
La présence d'un veranda devant
la fenêtre ?
Le bâtiment est surélevé?
La toiture est en bon état (ni cavité, ni
fissure) ?
La toiture est équipée de gouttières ?
Existence de canaux de drainage autour du local ?
Absences de traces d'humidité ?
Le local est muni d'un plafond ?
Si oui, il est en bon état ?
Les murs sont en bon état ?
Les murs sont propres ?
Les portes sont en bon état ?
Les serrures sont en bon état ?
Le sol est cimenté ?
Le sol est carrelé ?
Le sol est en bon état ?
Le sol est propre (nettoyé, balayé) ?
Le local est aménagé de manière à avoir
une bonne aération (par des ouvertures) ?
Existence d'un double plafond ?
Existence de bouches d'aération ?
Si oui, combien ?
La température est adéquate aux bonnes
pratiques de stockage de médicaments
(15-25°C) ?
Vérifier et mesurer la température
Absence de traces ou même
d'animaux/insectes dans le local ?
Absence d'aliment dans le local de stockage ?
Absence de nourriture/boisson dans le ou
les réfrigérateurs ?
Absence de cartons ou produits à même le sol ?
Absence de boite vide ou d'objet inutilisable ?
Les produits sont entreposés sur des étagères ?
En l'absence d'étagères, les produits sont
regroupés dans une armoire fermant à
clé ?
L'armoire ou les étagères sont
dépoussirée(s)
Absence ?
de médicaments en vrac, sans
leur emballage d'origine ou d'étiquette
d'identification
Les produits sont? rangés à l'abri des
insecticides, des produits
dangeureux/toxiques ?

Equipement

Réponses
Questions
Oui Non Remarques
Présence d'étagère(s) ?
Si oui, combien ?
Si oui, de quel matérel ?
Métal ?
Plastique ?
Bois brut ?
Bois peint ?
Autre ?
Présence de meubles de rangement, de
type armoire ?
Si oui, combien ?
Présence de palette(s) ?
Si oui, combien ?
Présence d'une table ou bureau ?
Présence d'équipement informatique :
Ordinateur(s) fonctionnel(s) ?
Si oui, combien ?
Imprimante(s) fonctionnelles(s) ?
Si oui, combien ?
Présence d'une photocopieuse ?
Présence d'un comptoir , ou guichet de
dispensation ?
Présence d'une paillasse ?
Présence de chaise(s) ?
Si oui, combien ?
Présence d'une poubelle ?
Si oui, est-elle équipée d’un couvercle ?
Existence d'un moyen de contrôle de la
température, tel qu'un thermomètre
mural ? de ventilateur(s) fonctionnel(s)
Existence
utilisé(s) dans la journée ?
Si oui, combien ?
Existence d'un climatiseur fonctionnel ?
Existence de réfrigérateur(s) fonctionnel(s) ?
Si oui, combien ?
Si oui, il(s) est (sont) placé(s) dans une
pièce que celle de stockage des
médicaments
Si oui, il(s) est?(sont) en bon état, absence
de givre autre que dans le compartiment à
glace ?
Si oui, la température est vérifiée ?
Si oui, la température est relevée/notée ?
Si oui, présence d'assez d'espace autour
pour permettre à l'air de circuler (bonne
ventilation) ?
Si oui, disposé(s) sur une palette ?
Existence de congélateur(s) ?
Si oui, combien ?
Existence d'une chambre froide ?
Si oui, fonctionnelle ?
Existende de toilettes ?
Si oui, aérées ?
Si oui, propres ?
Si oui, fonctionelles ?
Si oui, existence d'un moyen de contrôle ou
de suivi de température ?
Existence d'un moyen de lutte contre les
incendies ?

5) Matériel de dispensation

Réponses
Questions
Oui Non Remarques
Pour le reconditionnement, présence :
D'un compte comprimés ?
De sachet de reconditionnement,
minigrip ?
D'étiquettes (ou sparadrap) pour
identifier les médicaments
reconditionnés ?
Marqueurs ou feutres ?
Ciseaux ?
Calculatrice ?

6) RANGEMENT

Réponses
Questions
Oui Non Remarques
Le local est rangé ?
Le rangement des produits prend en
considération les différentes catégories ?
Les produits de la chaine du froid ?
Les substances contrôlées ?
Les Médicaments standards ?
Le matériel ?
Les substances contrôlées sont rangées
séparément, dans un endroit fermé à clé ?
Si oui, avec double verrouillage ?
Le matériel est rangé séparément des médicaments ?
Les produits sont en ordre sur les étagères
ou dans les cartons ?
Tous les produits sont rangés sur les
étagères, ou palettes, eventuellement dans
des cartons ?
Les cartons ne reposent pas à même le sol,
ils sont posés sur des palettes ou des
planches et des briques ?
En l'absence d'étagère, les produits sont
rangés dans une armoire ?
Les ruptures de stock sont clairement et
rapidement visibles ?
Les produits sont conservés dans leur
emballage d'origine ?
En l'absence de leur conditionnement
d'origine, les médicaments sont conservés
dans des boites ou des sachets (il n'y a pas
de médicaments en vrac, sans boite) ?
Les médicaments déconditonnes sont identifiés ?
Mode de
rémunér
ation