HOW TO WRITE A PROFESSIONNAL EMAIL?

EMAIL VOCABULARY

Sender : expéditeur
Recipient : destinataire
Send / receive an e-mail : envoyer / recevoir un e-mail
E-mail address : adresse e-mail
E-mail client : client de messagerie
@ (at) : arobase
CC (carbon copy) : copie carbone = destinataire secondaire de l’e-mail
BCC (blind carbon copy) : copie carbone invisible = les destinataires ne verront pas les adresses des
autres destinataires
Subject / subject line : sujet
Attached file / enclosed file : pièce jointe
Draft : brouillon
Inbox : boîte de réception
Spam : spam

Les formules de politesse

– Salutation informelle : « Hello Mark» voire « Hi Mark »
– Salutation formelle : Dear Mark (neutre), Dear Mr. Smith (très formel, pour s’adresser à un client
notamment)
– Destinataire inconnu (ex : candidature) : « To whom it may concern »)

Phrases introductives et corps du message

Prise de contact :
– I am writing in connection with (+ objet du mail)
– I am writing with regard to (+ objet du mail)
– Your name (ou your email contact) was given to me by… (si besoin de contextualisation)
– I am writing to you on behalf of…

Réponse :
– Thank you for your consideration on that matter/regarding (à une demande formulée pas vous).
– Thank you for your availability/quick answer.
Message informatif (neutre/positif/négatif) :
– I am writing to let you know that (neutre)
– I (we) am (are) delighted to tell you that (information positive)
– We regret to inform you that (refus suite à une demande de l’interlocuteur)

Requête :
– I’d be very grateful if you could (formel)
– Would you be so kind as to (formel)
– Could you please ? (neutre)

Relance/suivi :
– To this day, I haven’t received any answer from you regarding…
– I would like to kindly remind you that…
– Further to…
– With reference to…

Remerciements :
– I (We) would like to express our gratitude for all your help in this matter (très formel)

Demande d’information/clarification :
– Could you give me some information/tell me more about…
– I am interested in receiving…
– There are several points we don’t quite understand regarding… Would you mind giving more details
about…

Conclure un e-mail
Plusieurs formules possibles, selon la nature du message :
– If you need any additional assistance, please contact me (ex : contact client, après une réponse
détaillant une marche à suivre)
– If you need any further information, feel free to contact me.
– Thank you in advance…(requête formulée dans le message)
– I look forward to hearing from you soon

Les formules de politesse pour terminer un email sont :

– Kind regards
– Best regards
– Regards (entre collègues)

Pièce jointe
Quatre formules possibles (généralement) :
– Please find attached (attachment correspond à « pièce-jointe » en anglais)
– Hereby attached…
– Please find enclosed (plus rarement)
– Please find below (ex : mention d’un texte transféré au destinataire)