NOTE de FRAIS : PRINCIPES APPLICABLES

Nous vous remercions de bien vouloir lire les principes énoncés ci-après.

1. Quelles sont les 3 conditions déductibilité des frais et charges ?

- Ils doivent être « professionnels » c'est-à-dire engagés dans l’intérêt économique et financier de
l’entreprise.

- Ils doivent être appuyés de justificatifs (facture, note de frais, tickets…) qui doivent être conservés.

Attention ! Les tickets que distribuent les terminaux de paiement électronique ne sont pas
des justificatifs car ils ne précisent pas le produit acheté.

- Ils ne doivent pas correspondre à des dépenses dites « somptuaires » comme : Location ou
l'entretien d'un résidence…

2. Quel est le principe de déductibilité de la TVA ?

Pour nous permettre de récupérer la TVA, il faut veiller à ce que le montant et le taux figurent bien
sur la facture.

3. Quel est le principe applicable aux repas d'affaires ?

Les frais de restaurant correspondant à des repas d'affaires ou à des repas lors de voyages
professionnels (congrès, séminaires par exemple) sont des dépenses professionnelles et donc
déductibles car elles sont exposées dans l'intérêt de l'exploitation.

Contrainte fiscale ! Ces frais doivent être appuyés de justificatifs indiquant date, lieu, motif et
noms des personnes invitées. Mentions à faire figurer au dos de la facture.

4. Quel est le principe applicable aux frais de voiture ?

Le plus souvent, la solution fiscale la plus avantageuse est de garder la voiture à votre nom et de
vous faire uniquement rembourser les frais kilométriques.
Ces frais inclus : le coût d'avoir un véhicule (capital ou loyer), l'essence, les réparations (sauf
accidents) et l'assurance.
Vous pouvez donc en plus des frais kilométriques vous faire rembourser les frais de parking, péage,
…

Maintenant si vous le souhaitez, vous pouvez mettre tous les frais du véhicule sur l'entreprise :
Essence, réparation, assurance, location.
Mais en ce cas vous devrez déclarer un avantage en nature soumis à charge sociales, de 12%
du véhicule et si vous êtes en société vous aurez une taxe à payer (Taxe sur les Véhicules de
Sociétés).

5. Quel est le principe applicable aux frais de transport de personnes ?

LA TVA sur les frais de transport de personnes n’est pas déductible : voyages en avion, en
train, car, taxi ainsi que dans le cas de location de voitures.

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 NOTE de FRAIS : MODE d'EMPLOI
Nous vous remercions de bien vouloir respecter les dispositions ci-après.

1. Vous avez réglé vos frais par espéce ou avec votre carte bleu personelle ?

- Vous devez établir une note de frais par mois : utiliser le fichier qui se trouve dans l'onglet "MMAA"
(une feuille par mode de paiement ; compte Perso/ CB société).

Conseil ! Pour simplifier la gestion de votre comptabilité, nous vous incitons très fortement à
priviligier ce mode de réglement.

2. Vous avez réglé vos frais avec la carte bleu de la société ?

- Dans ce cas, il est conseillé d'avoir une carte bleu à débit différé.
- Il faut établir une note de frais par mois : utiliser le fichier qui se trouve dans l'onglet "MMAA" (une
feuille par mode de paiement ; compte Perso/ CB société).

Astuce ! Le total de votre différé bancaire doit être égal à celui du détail mensuel de votre
note de frais.

3. Remplir le fichier et conserver les justificatifs de vos notes de frais

- Vous êtes seul responsable de la conservation de tous vos justificatifs, pour les besoins de la
saisie nous allons donc simplement avoir besoin du fichier Excel présenté dans l'onglet suivant.

- Il est de votre responsabilité d'imprimer et de conserver un exemplaire de ce fichier et d'y

accrocher tous les justificatifs correspondants.
En cas de contrôle fiscal il sera très important de produire l'ensemble des justificatifs
afférents a chaque note de frais.

Attention ! Envoyer au cabinet les justificatifs des autres frais : acquisition de matériel
informatique, factures >500€, factures de téléphones, abonnement…

- Chaque ligne du fichier doit correspondre à un justificatif de frais.

- Pour les invitations au restaurant, merci de mentionner le nom des personnes invitées sur la
facture (contrainte fiscale).
- Pour nous permettre de récupérer la TVA dans votre intérêt, veiller à ce qu'elle apparaisse sur la
facture avec son taux.

Attention ! Il ne faut jamais mettre un montant de TVA a récupérer si il n'est pas sur le
justificatif en votre possession, car certains fournisseurs sont exonéré ou non soumis.

- Veillez à porter les montants HT sur la note de frais et faire ressortir distinctement la TVA
dans la colonne prévue.

Nous vous remercions de votre collaboration !

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 NOM ENTREPRISE : EJ CONSTRUCTION
ANNEE 2021

NOTES DE FRAIS
Frais de Autre (Téléphone,
Frais déplacement
Kms réception matériel
Description des frais/Tiers (hôtel,péage,
DATE parcourus (restaurant, info,divers,
concerné parking, train…)
aller déjeuner…) loyer…)
HT
HT HT
JANVIER

Sous Total 0
FEVRIER

Sous Total 0
MARS
Sous Total 0
AVRIL

Sous Total 0
MAI

Sous Total 0
JUIN
Sous Total 0
Juillet

Sous Total 0
Aout

Sous Total 0
Septembre
Sous-Total 0
Octobre

Sous-Total 0
Novembre

Sous-Total
Décembre
Sous-Total 0

GLOBAL #VALUE!
Barème fiscal en fonction nb de CV (*) #VALUE!

Total #VALUE!
Barème fiscal en fonction nb de CV (*)
Total frais kilométriques #VALUE!
TOTAL GENERAL
(*) Vous trouverez le détail du barême kilométrique sur notre site Internet

7 cv et + (dx0,337)+ 1288 TOTAL FRAIS

(*) Vous trouverez le détail du barême kilométrique sur notre site Internet
NOTES DE FRAIS

Sous-Total
 13561.94€

13561.94€

19,268.68 €