Version Finale Sdadme Ps Toure 15122022

MINISTERE DE LA SANTE ET REPUBLIQUE DU MALI
DU DEVELOPPEMENT SOCIAL Un Peuple - Un But - Une Foi

-------------- --------------
SECRETARIAT GENERAL
MANUEL DU SCHEMA DIRECTEUR D’APPROVISIONNEMENT ET DE DISTRIBUTION
--------------
DIRECTION DE LA PHARMACIE
DES MEDICAMENTS ESSENTIELS ET PRODUITS DE SANTE
ET DU MEDICAMENT
SDADME-PS
MANUEL DU SCHEMA DIRECTEUR
D’APPROVISIONNEMENT
Version 2021
ET DE
DISTRIBUTION DES MEDICAMENTS
ESSENTIELS ET AUTRES PRODUITS
DE SANTE
(SDADME-PS)
Version avril 2022

MANUEL DU SDADME-PS Page 2 sur 145
TABLE DES MATIERES
INTRODUCTION .................................................................................................................................. 7
POLITIQUE PHARMACEUTIQUE NATIONALE (PPN) .................................................................... 10
SCHEMA DIRECTEUR D’APPROVISIONNEMENT ET DE DISTRIBUTION DES MEDICAMENTS
ESSENTIELS ET AUTRES PRODUITS DE SANTE (SDADME-PS) ................................................ 13
I. DEFINITIONS OPERATOIRES ...................................................................................................................................14
II. OBJECTIFS .................................................................................................................................................................16
III. STRATEGIES ..............................................................................................................................................................16
IV. PRINCIPES DU SDADME-PS .....................................................................................................................................18
V. FONCTIONS ET MISSION DES DIFFERENTES STRUCTURES ..............................................................................23

VI. ROLES DES PRINCIPAUX ACTEURS DANS LA MISE EN ŒUVRE DU SDADME-PS ..........................................29
VII. PRATIQUES DE LA GESTION DES MEDICAMENTS ET AUTRES PRODUITS DE SANTE DANS LE CADRE
DU SDADME-PS ..................................................................................................................................................................48
1. SELECTION DES PRODUITS.....................................................................................................................................52
2. ESTIMATION DES BESOINS ET LA PLANIFICATION DES APPROVISIONNEMENTS .........................................53
3. GESTION DES COMMANDES : .................................................................................................................................54
4. APPROVISIONNEMENT .............................................................................................................................................55
5. LIVRAISON DES PRODUITS......................................................................................................................................57
6. RECEPTION DES MEDICAMENTS ET AUTRES PRODUITS ...................................................................................58
7. RANGEMENT DES MEDICAMENTS ET DES AUTRES PRODUITS ........................................................................59
8. CESSION DES MEDICAMENTS ET AUTRES PRODUITS DE SANTE/ DISPENSATION OU DELIVRANCE ........61
9. GESTION DU CAS DES PATIENTS BENEFICIANT DU SYSTEME DE TIERS PAYANTS .....................................64
10. ELIMINATION DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES INUTILISABLES ...........................................................64
11. ENCAISSEMENT DES RECETTES........................................................................................................................65
12. UTILISATION DES RECETTES ..............................................................................................................................66
13. UTILISATION DES EXCEDANTS ...........................................................................................................................68
14. EVALUATION DU CAPITAL ET AUTOCONTROLE DE LA GESTION ................................................................69
15. RAPPORTAGE PERIODIQUE ET INFORMATION DES PRESCRIPTEURS .......................................................72
16. ASSURANCE QUALITE ; .......................................................................................................................................73
17. PHARMACOVIGILANCE ........................................................................................................................................75
ANNEXES .......................................................................................................................................... 78
Annexe 3 : REMPLISSAGE DES SUPPORTS .................................................................................................................109
1- Circuit de l’information du SIGL au Mali ........................................................................................................................122

SIGLES ET ABREVIATIONS
AMM Autorisation de Mise sur le Marché
ANAES Agence Nationale d’Evaluation et d’Accréditation des Etablissements de
Santé
ANR Autorité Nationale de Règlementation
AQ Assurance Qualité
ASACO Association de Santé Communautaire
ASC Agent de Santé Communautaire
BPD Bonne Pratiques de Distribution
CNIECS Centre National d'Information, d'Education et de Communication pour la
Santé
CNRP Centre National de Référence de Pharmacovigilance
CNTS Centre National de Transfusion Sanguine
CPS/S/DS/PF Cellule de Planification et de Statistique du secteur Santé,
Développement Social et Promotion de la Femme
CRGS Compte Rendu de Gestion de Stock
CSCom Centre de Santé Communautaire
CSRéf Centre de Santé de Référence
CTCSGME Comité Technique de Coordination et de Suivi de la Gestion des
Médicaments Essentiels
DCI Dénomination Commune Internationale
DEF Diplôme d'Etudes Fondamentales
DGSHP Direction Générale de la Santé et de l’Hygiène Publique
DPM Direction de la Pharmacie et du Médicament
DRC Dépôt Répartiteur de Cercle
DRH Direction des Ressources Humaines
DRS Direction Régionale de la Santé
DTC Directeur Technique de Centre
DV Dépôt de Vente
EIM Effet Indésirable des Médicaments
EPH Etablissement Public Hospitalier
EPIVG Etablissement Privé d’Importation et de Vente en Gros des produits
pharmaceutiques
FEFO First Expried First Out

FIFO First In First Out

HDB Hôpital de Dermatologie de Bamako
INSP Institut National de Santé Publique
IS Inspection de la Santé
LNME Liste Nationale des Médicaments Essentiels
LNS Laboratoire National de la Santé
MATD Ministère de l'Administration Territoriale et de la Décentralisation
ME Médicaments Essentiels
MEF Ministère de l'Economie et des Finances
MEG Médicaments Essentiels Génériques
MR PPM Magasin Régional de la Pharmacie Populaire du Mali
MS Ministère de la Santé
MSDS Ministère de la Santé et du Développement Social
MSH Management Science of Health
MTA Médicament Traditionnel Amélioré
MTN Maladies Tropicales Négligées
OICSP Office International de Contrôle des Stupéfiants et Psychotropes
OMS Organisation Mondiale de la Santé
ONASR Office National de la Santé de la Reproduction
ONG Organisation Non Gouvernementale
OSPSANTE Outil de Suivi des Produits la Santé
PF Planification Familiale
PDDSS Plan Décennal de Développement Sanitaire et Social
PPM Pharmacie Populaire du Mali
PPN Politique Pharmaceutique Nationale
PRODESS Programme de Développement Socio Sanitaire
PS Produits de Santé
PTF Partenaire Technique et Financier
PV Procès-verbal
PV/VIH Personnes Vivant avec le VIH
RMA Rapport Mensuel d'Activités
SDADME Schéma Directeur d’Approvisionnement et de Distribution des
Médicaments Essentiels
SDADME-PS Schéma Directeur d’Approvisionnement et de Distribution des
Médicaments Essentiels et autres Produits de Santé

SDAME Schéma Directeur d’Approvisionnement en Médicaments Essentiels
SIGL Système d'Information en Gestion Logistique
SOP Standards OpératorProcedurs
SPS Steinghning Pharmaceutical Systèm
SR Santé de la Reproduction
SSHP Service de Santé et de l'Hygiène Publique
SWEDD Projet d'Autonomisation de la Femme et Dividende Démographique
UMPP Usine Malienne de Produits Pharmaceutiques
USAID Agence des Etats Unis pour le Développement International
VIH/Sida Virus de l’Immunodéficience Humaine/Syndrome de
l’Immunodéficience Acquise

INTRODUCTION

Le Mali dispose d’une Politique Pharmaceutique Nationale (PPN) adoptée en 1999 et
révisée en 2012. L’objectif général de cette politique est de garantir un accès équitable
aux médicaments essentiels de qualité aux populations et de promouvoir leur usage
rationnel.
Afin d’assurer un approvisionnement correct des populations en produits de santé, un
Schéma Directeur d’Approvisionnement en Médicaments Essentiels (SDAME) a été
élaboré en 1995 et révisé en 2010 sous la dénomination : Schéma Directeur
d’Approvisionnement et de Distribution des Médicaments Essentiels (SDADME). Il
décrit le système d’approvisionnement, les rôles et responsabilités des acteurs à
différents niveaux de la pyramide sanitaire.
La Décision N°2011-774/MS-SG du 11 juillet 2011, rend obligatoire l’application du
SDADME.
L’objectif du SDADME est d’assurer un approvisionnement correct des populations en
produits de santé sur l’ensemble du territoire national.
Au Mali, l’approvisionnement en produits de santé est assuré par la Pharmacie
Populaire du Mali (PPM), qui est l’outil privilégié de l’Etat pour l’approvisionnement,
le stockage et la distribution des produits de santé à travers un contrat-plan Etat-PPM.
Ce dispositif est complété par le secteur privé à travers les Etablissements Privés
d’Importation et de Vente en Gros (EPIVG) de produits pharmaceutiques agréés ou «
grossistes » privés.
La distribution des produits de santé dans le secteur public, parapublic et
communautaire se fait à travers les magasins régionaux de la PPM vers les Dépôts
répartiteurs de cercle qui assurent le relais vers les Dépôts de vente des centres de santé.
Les pharmacies hospitalières des régions sont approvisionnées au niveau des magasins
régionaux de la PPM.
Au niveau du District de Bamako, les pharmacies hospitalières et les dépôts de vente
des centres de santé sont approvisionnés directement à partir du magasin régional et des
magasins de district de la PPM.
En cas de non disponibilité de stock de produits à la PPM, les DRC et les pharmacies
hospitalières peuvent s’approvisionner auprès des EPIVGafin d’assurer une
disponibilité optimale en produit de santé. Cette disposition ne s’applique qu’après
délivrance par la PPM, d’une attestation de non disponibilité des produits.
Les études, les évaluations et les supervisions réalisées ont identifié de nombreux défis
limitant la mise en œuvre de la version 2010 du SDADME.
Ces défis se résument entre autres aux points suivants :

- l’insuffisance dans la coordination, la supervision et le contrôle de la chaîne
d'approvisionnement ;
- l’insuffisance de ressources humaines qualifiées ;
- le non-respect du circuit d’approvisionnement du SDADME par de nombreux
établissements de santé ;
- Les insuffisances dans le fonctionnement voir l’absence des comités
thérapeutiques et des comités de médicament dans certaines structures;
- les insuffisances dans le fonctionnement du système de pharmacovigilance ;
- Les difficultés dans le maintien de la qualité des médicaments en vrac ;
- la diminution du fonds de roulement des structures par la multiplicité des produits
de gratuité ;
- l’insuffisance dans le financement de la gestion des médicaments par la cession
des médicaments (selon les principes de « l’Initiative de Bamako ») ;
- les difficultés d’acheminement des produits au niveau communautaire, surtout
pour les produits de gratuité.
Pour renforcer la chaîne d’approvisionnement du pays, la Direction de la Pharmacie et

du Médicament (DPM) avec l’appui technique et financier des parties prenantes ont mis
en œuvre deux projets pilotes de distribution au dernier Kilomètre (UNFPA/Pays-Bas et
SWEDD/Banque Mondiale) pour une disponibilité optimale des produits de santé aux
consommateurs.
Ces deux projets ont apporté des améliorations notoires sur la disponibilité des produits
et la gestion financière des dépôts de vente des établissements de santé.
C’est dans le souci de répondre aux défis actuels de la chaine d’approvisionnement que
le Ministère en charge de la santé à travers la DPM a jugé nécessaire une révision du
SDADME avec l’appui technique et financier des parties prenantes.

POLITIQUE PHARMACEUTIQUE NATIONALE
(PPN)

I. OBJECTIFS :
Le Gouvernement de la République du Mali s’est donné comme objectif à travers la
PPN de garantir un accès équitable aux médicaments essentiels de qualité aux
populations et de promouvoir leur usage rationnel. Comme objectifs spécifiques, il
s’agit de :
- Renforcer le système d’assurance qualité des médicaments et des autres produits
du domaine pharmaceutique ;
- Rendre disponibles et accessibles les médicaments pédiatriques de qualité ;
- Renforcer la coordination de la mise en œuvre de la Politique Pharmaceutique
Nationale, notamment dans les domaines de l’approvisionnement, la formation et
la recherche ;
- Promouvoir l’usage rationnel des médicaments et des autres produits du domaine
pharmaceutique auprès des professionnels de santé et des consommateurs ;
- Renforcer les capacités des ressources humaines du secteur pharmaceutique ;
- Renforcer la complémentarité entre les secteurs public, privé et communautaire
dans l’approvisionnement et la distribution des médicaments et des autres
produits du domaine pharmaceutique ;
- Renforcer le suivi de la gestion des pharmacies hospitalières et des points de
vente : Dépôt répartiteur de cercle (DRC) et Dépôt de vente (DV) ;
- Développer la recherche sur la pharmacopée traditionnelle ;
- Promouvoir la production des médicaments traditionnels ;
- Assurer la disponibilité et la qualité des analyses biomédicales par niveau de
soins ;
- Adapter les textes législatifs et réglementaires et renforcer le cadre d’application ;
- Conférer à la Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM) le statut
juridique lui permettant de jouir d’une autonomie de gestion et de
fonctionnement.
II. CADRE STRATEGIQUE

L’amélioration de la législation et de la réglementation permettant à la fois le
renforcement d’un marché de libre concurrence ainsi qu’une protection du public en
termes de sécurité pharmaceutique et d’accessibilité financière par :
 la mise en place d’un système de financement pérenne, suffisant et approprié pour
le fonctionnement des structures de mise en œuvre de la PPN et l’acquisition des
médicaments et des autres produits de santé ;
 la restructuration de l’Autorité Nationale de Réglementation (ANR) ;
 le renforcement de la formation des ressources humaines (prescripteurs,
dispensateurs, distributeurs, administration) ;
 le renforcement du système d’information des prescripteurs, des distributeurs et
du public sur l’utilisation rationnelle des médicaments ;
 l’exploitation des nouvelles technologies de l’information et de la communication
dans le domaine pharmaceutique (gestion administrative, approvisionnement,
distribution) ;
 l’orientation de la production industrielle locale sur les médicaments essentiels de
base et sur les Médicaments traditionnels améliorés ;
 la mise en œuvre du système de qualité des analyses de biologie médicale.

SCHEMA DIRECTEUR
D’APPROVISIONNEMENT ET DE
DISTRIBUTION DES MEDICAMENTS
ESSENTIELS ET AUTRES PRODUITS DE
SANTE (SDADME-PS)

I. DEFINITIONS OPERATOIRES
Schéma Directeur d’Approvisionnement et de Distribution des Médicaments
Essentiels et autres Produits de Santé (SDADME-PS) : Mécanisme qui décrit les
mesures pratiques et fonctionnelles devant permettre aux structures sanitaires d’assurer
un approvisionnement correct et continu en médicaments essentiels et autres produits de
santé de qualité et accessibles aux communautés.
Médicament : Toute substance ou composition présentée comme possédant des
propriétés curatives ou préventives à l’égard des maladies humaines et animales ainsi
que tout produit pouvant être administré à l’Homme ou à l’animal en vue d’établir un
diagnostic médical ou de restaurer, corriger ou modifier leur fonction organique.
Médicament Essentiel (ME) : Tout produit dont l’efficacité et l’innocuité ont été
scientifiquement démontrées et qui est indispensable pour assurer les soins de santé de
base à titre préventif, curatif pour environ 80 % des pathologies locales.
Produit de santé : Tout produit ou toute substance y compris les produits sanguins, les
dispositifs médicaux et les vaccins dont l’efficacité et l’innocuité ont été
scientifiquement démontrées et qui est indispensable pour assurer les soins de santé de
façon générale.
Dispositif médical : Tout instrument, appareil, machine, engin, implant, agent réactif
pour utilisation in vitro, logiciel, matériel ou autre article similaire ou apparenté, destiné
par le fabricant à être utilisé, seul ou en association, chez l’homme, dans les buts
suivants diagnostic, prévention, suivi, traitement ou atténuation d’une maladie ;
- diagnostic, suivi, traitement, atténuation ou compensation d’un traumatisme ;
- étude, remplacement, modification ou appui anatomique ou d’un processus
physiologique ;
- appui aux fonctions vitales ou maintien en vie ;
- régulation de la conception ;
- désinfection de dispositifs médicaux ;
- fourniture d’informations au moyen d’un examen in vitro d’échantillons humains,
et dont l’action principale voulue dans ou sur le corps humain n’est obtenue ni
par des moyens pharmacologiques ou immunologiques ni par métabolisme.
Produits sanguins (aussi appelés composants sanguins) : Produits préparés à partir d'un
prélèvement de sang total ou au cours de prélèvements automatisés. Ex : globules
rouges, plasma et plaquettes.

Médicaments traditionnels Améliorés (MTA) :Médicaments issus de la pharmacopée
traditionnelle locale, à limites de toxicité déterminées, à activité pharmacologique
confirmée par la recherche scientifique, à dosage quantifié et à qualité contrôlée lors de
leur mise sur le marché.
Dénomination Commune Internationale (DCI) : Nom donné à une substance active
contenue dans un médicament, sous l'égide de l’OMS. Son usage permet l'homogénéité
du système et une meilleure utilisation du médicament.
Médicament générique : Toute spécialité dont le Brevet est à terme et passé dans le
domaine public.
Spécialité pharmaceutique : Tout médicament sous Brevet, préparé à l'avance,
présenté sous un conditionnement particulier, caractérisé par une dénomination spéciale.
Pharmacovigilance :Science et activités liées à la détection, l'évaluation, la
compréhension et la prévention des effets indésirables des médicaments ou d'autres
problèmes éventuels liés aux médicaments.
Activité qui consiste à noter, enregistrer et évaluer systématiquement les réactions
indésirables aux médicaments délivrés avec ou sans ordonnance survenant dans des
conditions normales d'utilisation, à des fins prophylactiques, diagnostiques ou
thérapeutiques.
Matériovigilance : Etude des incidents ou des risques d'incident mettant en cause un
dispositif médical, ayant entrainé ou susceptibles d'entrainer la mort ou la dégradation
grave de l'état de santé d'un patient, d'un utilisateur ou d'un tiers, alors même qu'il est
utilisé conformément à sa destination, correctement mis en service et entretenu.
Hémovigilance : L’ensemble des procédures de surveillance, d’évaluation et de
prévention des incidents et effets indésirables survenant chez les donneurs ou les
receveurs des produits sanguins labiles. Elle porte sur l’ensemble de la chaine
transfusionnelle, de la collecte des produits sanguins labiles jusqu’au suivi des
receveurs.
Dispensation des médicaments :L‘ensemble des pratiques comportant l'analyse d'une
ordonnance écrite ou verbale, la délivrance et les modes d’administration des
médicaments, les techniques de conditionnement des médicaments et les conseils aux
prescripteurs et surtout aux malades. L'objectif est d'assurer une préservation de la
qualité des produits jusqu'à leur consommation finale, une bonne adhésion du patient
pour une observance du traitement et la sécurité des patients et de leur entourage.

Assurance Qualité (AQ) : Concept qui recouvre l’ensemble des mesures mises en
œuvre pour s’assurer que les produits sont distribués selon les normes permettant de
respecter leur qualité.
Contrôle qualité : Toutes les mesures prises (la définition des spécifications,
l’échantillonnage, les essais et l’autorisation analytique etc.) pour garantir que les
produits finis sont conformes aux spécifications établies : l’identité, le dosage, la pureté
et d’autres caractéristiques.
Système d’Information en Gestion logistique (SIGL) : Informations nécessaires pour
améliorer les prises de décisions qui régissent le système logistique afin d’assurer la
disponibilité continue des produits de santé.
Système de réquisition : Système dans lequel les quantités à expédier sont déterminées
sur la base des besoins exprimés par le personnel du niveau qui reçoit les produits.
Système d’allocation : Système dans lequel les quantités à expédier sont déterminées
par le personnel du niveau qui expédie les produits.
Chaine d’approvisionnement :Chaîne entière des installations de stockage et des
moyens de transport par lesquels les produits transitent du fabricant au consommateur, y
compris les installations portuaires, le dépôt central, les magasins régionaux, les
magasins locaux, tous les points de prestation de services et les véhicules de transport.
II. OBJECTIFS
L’objectif du SDADME-PS est d’assurer un approvisionnement correct en médicaments
essentiels et autres produits de santé de qualité aux populations sur l’ensemble du territoire
national, à des coûts compatibles avec leur pouvoir d’achat.
L’article 33 de la Loi d’Orientation sur la Santé (Loi n°02-049/AN-RM du 22 juillet
2002) stipule que « La prescription de ME présentés sous leur DCI, constitue l’option
fondamentale de la Politique Nationale de Santé. Elle s’impose en conséquence à tout
établissement de santé public ou participant au service public de santé et est fortement
recommandée à tous les autres établissements de santé »
III. STRATEGIES
Pour assurer un approvisionnement correct en médicaments essentiels et autres produits de
santé de qualité aux populations sur l’ensemble du territoire national à des coûts
compatibles avec leur pouvoir d’achat, les stratégies et dispositions pratiques suivantes ont
été retenues :

1. Approvisionnement national en médicaments essentiels et autres produits de
santé conformément aux procédures en vigueur sur la base d’un plan annuel
d’approvisionnement.
2. Distribution régionale est basée sur le système de réquisition. Les commandes
des établissements de santé sont établies en fonction de la Liste Nationale des
Médicaments Essentiels pour une période déterminée.
Cette distribution est assurée à travers deux circuits :
• Circuit public : les magasins régionaux de la PPM vers les DRC et les pharmacies
hospitalières, les DRC vers les DV, les DV vers les Agents de Santé
Communautaires (ASC). Pour le cas particulier du District de Bamako, la
distribution se fait du magasin régional vers les DVCSRéf et les DVCSCom et les
Pharmacies hospitalières.
• Circuit privé : les Etablissements privés d’importation et de vente en gros des
produits pharmaceutiques vers les officines et dépôts privés.
La distribution peut se faire aussi par allocation sur la base d’un plan de distribution
établi avec la collaboration des programmes de santé et la PPM.
3. Pérennisation du système par la mise en place de dotations initiales servant de
fonds de roulement et par institution et consolidation du recouvrement des coûts
suivant les principes de l’Initiative de Bamako. Afin d’améliorer l’accessibilité
financière du médicament, le Mali a pris pour option de ne pas générer de
bénéfices ; seules les charges fixes et variables directement liées à la gestion des
médicaments seront recouvrées conformément au Décret n°03-218/P-RM du 30
mai 2003.
Aussi, des dotations complémentaires sont possibles conformément aux conditions
requises par l’autorité compétente.
4. Partenariat public-privé pour une complémentarité dans l’approvisionnement
du secteur public et pour une meilleure disponibilité des produits de santé dans
les secteurs public et privé.
5. Renforcement de la gestion du système par une meilleure définition des
missions des acteurs et une description adéquate des procédures.

IV. PRINCIPES DU SDADME-PS
1. PRINCIPES DE MISE EN OEUVRE DU SDADME-PS
• Le recouvrement des coûts et la participation des collectivités/communautés à la

gestion des produits de santé ;
• La maîtrise des besoins par niveau : les différents niveaux (PPM, Hôpitaux, CSRéf,
CSCom) sont chacun responsables de l’estimation permanente de leurs besoins en
produits de santé, des commandes, des achats et de la gestion ;
• La détermination et la mise en place de stocks initiaux comme fonds de roulement ;
• Le renforcement du réseau de distribution, pour rapprocher les produits de santé des
utilisateurs et diminuer les frais d’approche et les risques de rupture de stock. Un
réseau est défini comme suit : magasins centraux (PPM) ; Magasins régionaux
(PPM), Pharmacies hospitalières, DRC, DV et Etablissements privés d’importation
et de vente en gros des produits pharmaceutiques ;
• Pour l’optimisation de la distribution, l’approvisionnement se fait à partir de la
structure la plus accessible : Magasin Régional de la Pharmacie Populaire du Mali
(MR-PPM), Dépôt Répartiteur de cercle (DRC) ;
• L’approvisionnement national selon les procédures d’acquisition (appel d’offre,
etc.) suivant un plan annuel d’approvisionnement afin de garantir l’accessibilité
financière et la qualité des produits de santé ;
• L’intégration au sein du SDADME-PS de la gestion de tous les produits de santé,
qu’ils soient payants ou gratuits pour les patients, afin de maîtriser les besoins de
consommation, garantir leur disponibilité et leur qualité par l’application des
bonnes pratiques professionnelles.
• Le renforcement de la gestion financière de tout le système est facilité par le
manuel de gestion comptable et financière et l’implication des
collectivités/communautés ;
• L’organisation de contrôle de qualité et d’inspection ;
• La disponibilité plus grande dans le circuit privé des médicaments essentiels
génériques en DCI ;
• La formation et l’information des acteurs ;
• L’information et l’éducation des bénéficiaires : ceci doit porter sur les médicaments
essentiels en DCI, leurs propriétés, leurs avantages, les précautions d’utilisation, les
services qui offrent les prestations, l’importance du recouvrement des coûts ;

• Le suivi « actif » et le renforcement par la recherche opérationnelle : par une
évaluation permanente en utilisant des indicateurs pertinents, et l’organisation de
recherche opérationnelle sur des thèmes permettant de mieux élucider certaines
questions et aider à réajuster les stratégies.
2. PRINCIPES DE GESTION DES MEDICAMENTS ET AUTRES PRODUITS DE SANTE
Il faut distinguer les cinq principes suivants :

 Le principe du maintien du "capital" ;
 Le principe de la séparation du "circuit" des recettes générées par la cession des
médicaments et des autres produits de santé et celui des recettes générées par la
tarification des actes ;
 Le principe de la gestion intégrée des produits des gratuités et des dons au
SDADME-PS ;
 Le principe de la transparence des comptes ;
 Le principe de la participation des collectivités/communautés à la gestion des
centres de santé.
PRINCIPE N° 1 : Le maintien du "capital"
Le "capital" du dépôt de produits pharmaceutiques, à la fin d’une période, représente la
somme de la valeur des médicaments, des autres produits de santé en stock et des supports
de gestion à leur prix d’achat, l'argent en caisse et l’argent dans les comptes (bancaire
ou micro finance) où sont versées les recettes des ventes de produits du dépôt et des
créances non encore encaissées. A cette somme, sont déduites les dettes non encore
honorées (fournisseurs, charges sociales du personnel, etc.).
Si à la fin d’une période votre capital est inférieur au capital de départ, il vous sera
impossible d'acheter autant de produits que vous en aviez eus au départ.
Si vous laissez votre capital continuer à baisser, vous vous retrouverez un jour avec un
dépôt sans produits et une caisse sans argent.
Dans tous les cas la somme des frais d’approches pour acquérir les médicaments et les
autres produits de santé (carburant, perdiems, petites fournitures, frais de transport,
location etc.) doit être inférieure aux excédents.
PRINCIPE N° 2 : Le principe de la séparation des "comptes".
Les recettes et les dépenses générées par la vente des médicaments, des autres produits de
santé et des supports de gestion, doivent être consignées dans des supports et des comptes

bancaires distincts de ceux où sont consignées les recettes et les dépenses générées par la
tarification des actes médicaux ;
Si ce principe n’est pas respecté, il sera impossible de savoir si le capital de médicament se
maintient ou non. Il y aura tendance à dépenser trop, car les abondantes liquidités tirées
des ventes des médicaments et des autres produits donneront l'impression qu’il y a
beaucoup d'argent.
Si l'argent de la tarification des actes médicaux est mélangé à celui des cessions de
médicaments et des autres produits de santé, il ne sera plus possible de maitriser les avoirs
relatifs aux médicaments et aux autres produits. En ce moment, les bénéfices bruts
(excédents) sur la vente des produits ne seront plus identifiables, et l’argent devant servir
au renouvellement de stock de produits risque d’être dépensé pour le fonctionnement
global de la structure.
PRINCIPE N°3 : Le principe de la gestion intégrée de tous les produits de santé
dans le SDADME-PS
Les produits des programmes spécifiques (Lèpre, Tuberculose, Hépatites, VIH/SIDA,
Paludisme, Nutrition, Santé de la reproduction, PF, SMNIN, etc.), les produits pour la
dialyse, les intrants pour la transfusion sanguine, les dispositifs médicaux, les produits
pour les maladies à potentiel épidémique et les produits de santé issus de dons doivent être
intégrés dans le Système d’Information en gestion Logistique (SIGL) du SDADME-PS.
Ils sont gérés de la même façon que les autres médicaments et en utilisant les mêmes
supports de gestion.
Les réactifs et les dispositifs médicaux y compris ceux de la transfusion sanguine en tant
que produits du domaine pharmaceutique seront gérés avec les médicaments au DRC ou à
la pharmacie hospitalière.
Les bons de sortie vers le laboratoire et les unités de soins sont valorisés et la valeur au
prix de cession est virée dans le compte bancaire du DRC ou la pharmacie hospitalière par
le gestionnaire/comptable sur ordre du chef de service.
PRINCIPE N°4 : Le principe de la "transparence" des comptes
Tout ce qui entrera et sortira du dépôt de médicaments, que ce soit en médicaments, autres
produits de santé ou en argent devra être consigné immédiatement et exactement sur les
supports de gestion.
Les supports sur lesquels seront consignées ces entrées et sorties devront être conservés
pendant 10 ans au moins et pourront être consultés à tout moment par tout représentant du
comité de gestion ou par toute autorité habilitée.
Toute rature ou utilisation de correcteur est formellement interdite.
PRINCIPE N° 5 : Le principe de la participation des collectivités / communautés à
la gestion des dépôts
Le fonctionnement des Etablissements Publics Hospitaliers (EPH) fait l’objet d’une
cogestion avec le conseil régional.
Le fonctionnement du DRC au niveau du service de santé et de l’Hygiène publique du
cercle fait l’objet d’une cogestion avec le Conseil de cercle à travers son comité de
gestion.
La gestion quotidienne du DRC et de la pharmacie de l’hôpital de district est sous la
responsabilité respective du Médecin chef du district/ et du Directeur de l’hôpital de
district.
Dans les CSCOM : le comité de gestion de l’ASACO est responsable de la gestion
administrative et financière, mais les tâches techniques comme les commandes de produits
pharmaceutiques et leur gestion sont sous la responsabilité du Directeur Technique de
Centre (DTC).
Les documents financiers seront toutefois cosignés par le Président du comité de gestion
(qui est directement responsable de la gestion financière) et le Directeur Technique du
Centre.
Pour rappel, l’Arrêté Interministériel n°2019-3242/MSAS-MEF-MATD-SG du 02
octobre 2019 fixant les modalités de gestion de la subvention de l’Etat accordée aux
collectivités territoriales pour le fonctionnement des structures sanitaires dans le cadre
de la mise en œuvre des compétences transférées, sont cosignataires du chèque pour le
décaissement des fonds accordés aux collectivité territoriales pour la mise en œuvre des
activités du CSCom :
- Le président de l’ASACO et le Directeur Technique de Centre pour le CSCom ;
- Le président du conseil de cercle et le Médecin chef pour le CSRéf.
3. PRIX ET FINANCEMENT DES PRODUITS DE SANTE
 Prix
Les prix sont fixés par niveau par l’application d’un coefficient multiplicateur
conformément au Décret n°03-218/P-RM du 30 mai 2003 portant réglementation
des prix des médicaments en dénomination commune internationale de la liste
nationale des médicaments essentiels et les autres produits de santé.
Le coefficient multiplicateur permet de disposer d’une marge qui prend en charge :
- Les frais d’approches (transport, manutention),

- Le salaire, les accessoires de salaire (charges sociales, ITS, AMO) et les primes
du gérant,
- Les frais d’entretien et de fonctionnement du dépôt (fournitures, produits
d’entretien).
- Les frais pour renforcer le DRC dans la distribution directe des produits aux DV.
Les prix sont calculés annuellement sur la base du prix de session de la PPM. Ils ne
peuvent subir de modifications en cours d’année au niveau des DRC. Une fois fixés, ils
doivent être obligatoirement affichés de façon visible devant le dépôt de vente.
Le mécanisme de concurrence entre les fournisseurs permet de disposer des
médicaments à des prix les plus bas possibles à qualité égale au niveau de la PPM.
 Financement
On distingue trois (3) modes de financement selon le payement direct ou non par le
patient :
• Pour les médicaments et autres produits payants par le malade :
- Les fonds propres de la PPM,
- Le recouvrement du coût des produits de santé et des supports de gestion (DRC),
- Les dons en natures dans le cadre des financements des dotations initiales et
complémentaires des dépôts,
- Le mécanisme de l’appel d’offre international ouvert permettant d’acheter plus de
produits avec les fonds disponibles.
• Pour le système de tiers payant :
- Les mutuelles de santé,
- L’Assurance Maladie Obligatoire/Régime d’Assurance Maladie Universelle,
- Le fonds d’assistance médicale,
- Les assurances privées.
• Pour les médicaments et autres produits subventionnés ou gratuits pour le
patient :
- La subvention de l’Etat,
- La subvention des collectivités ;
- La subvention des partenaires,
- Les dons en nature des partenaires.

V. FONCTIONS ET MISSION DES DIFFERENTES STRUCTURES
Il faut bien distinguer les 7 (sept) fonctions clefs de la mise en œuvre du schéma
directeur, à savoir :
 Approvisionnement national ;
 Distribution et Gestion : Dispensation /cession, Inventaire, Bilan et compte de
résultats ;
 Supervision, suivi et évaluation ;
 Gestion des données : Supports (durs et électroniques), OSPSANTE, DHIS2,
Channel et les sites web ;
 Information et communication : SIGL, supports CCSC ;
 Assurance qualité : Contrôle de qualité, Pharmacovigilance, Destruction des
produits inutilisables et Lutte contre la vente illicite ;
 Inspection : Contrôle administratif et règlementaire.
L’exercice correct de ces fonctions permet en particulier le respect des circuits de
distribution et des principes de bon fonctionnement des dépôts de produits de santé dans
les secteurs public et privé.
Le bon fonctionnement du SDADME-PS permet d’améliorer l’accessibilité physique,
géographique et financière et de garantir la qualité des médicaments essentiels et des
produits de santé. Ces différentes fonctions sont décrites ci-dessous par niveau.
Sous la coordination du Ministre en charge de la Santé, les différentes fonctions sont
assurées par les structures suivantes:
1. FONCTION APPROVISIONNEMENT :
 Au niveau national
La Pharmacie Populaire du Mali (PPM) est désignée par l’Etat comme l’outil privilégié
pour la mise en œuvre du SDADME-PS. Elle est chargée d’approvisionner les
établissements publics et parapublics en médicaments essentiels et autres produits de
santé de qualité et financièrement accessibles aux populations. Toutefois, la PPM peut
approvisionner les structures privées.
Les établissements privés d’importation et de vente en gros des produits
pharmaceutiques approvisionnent le secteur privé et en complément du secteur public
en médicaments essentiels génériques DCI et produits de santé de qualité.

 Au niveau régional
Cette fonction est assurée par les magasins Régionaux de la PPM et les établissements
privés d’importation et de vente en gros des produits pharmaceutiques.
Au niveau de chaque région la PPM dispose d’un magasin régional. Ce magasin a pour
fonction l’approvisionnement des pharmacies hospitalières, des DRC et le secteur privé
en produits de santé.
Pour les Officines et dépôts privés, l’approvisionnement en produits de santé se fait
aussi bien par les établissements privés d’importation et de vente en gros des produits
pharmaceutiques que le magasin régional PPM.
 Au niveau local
Les produits de santé sont stockés dans un Dépôt Répartiteur de Cercle (DRC).
Le DRC est approvisionné par le magasin régional de la PPM et en cas de non
disponibilité les établissements privés d’importation et de vente en gros des produits
pharmaceutiques viennent en complément.
Le DRC assure l’approvisionnement en produits de santé des dépôts de vente du CSRéf
(DVC) et des CSCom (DVCSCom).
Le Dépôt Répartiteur de Cercle ne cède pas aux malades les produits de santé.
2. FONCTION DISTRIBUTION ET GESTION

La PPM centrale distribue aux points de vente de Bamako et ses départements
régionaux. En outre la PPM centrale livre directement les structures pour lesquelles elle
effectue les achats.
La PPM partage son plan de livraison mensuelle avec les programmes, les régions et les
districts.
Les points de vente et le département régional de Bamako distribuent les ME et des
autres produits de santé aux formations sanitaires publiques et établissements privés de
santé de Bamako.
Dans le contexte d’insécurité et/ou d’urgence, la PPM peut utiliser pour renforcer la
distribution des ME et des autres produits de santé, les services des ONG et des
partenaires ainsi que des moyens logistiques spéciaux tels que les avions, les pirogues,
drones, etc.
Les établissements d’importation et de vente en gros des produits pharmaceutiques
privés approvisionnent le secteur privé, assurent la distribution aux structures privées de
vente en détail (officines et dépôts privés). Ils peuvent assurer la distribution au secteur
public (DRC) en cas de rupture à la PPM.
Le magasin PPM régional distribue aux EPH et aux Dépôts Répartiteurs (DRC) des
districts sanitaires.
La distribution (dispensation, délivrance) aux patients est assurée par les EPH.
La PPM régionale partage son plan de livraison mensuelle avec la DRS, les programmes
et les districts.
Dans le contexte d’insécurité et/ou d’urgence, la PPM régionale ou la DRS peut avoir
recours aux ONG et des partenaires pour renforcer la distribution des ME et des autres
produits de santé, les services ainsi que des moyens logistiques spéciaux tels que les
avions, les pirogues, drones etc.
 Au niveau local
Le DRC distribue au DVC et au DV des CSCom.
La distribution aux CSCom est ouverte à toute initiative allant dans le sens de l’appui
des partenaires pour assurer l’acheminent des stocks au dernier km.
La distribution (dispensation, délivrance) aux patients est assurée par les DV des CSRéf
et ceux des CSCom.
Toutefois, la distribution des médicaments essentiels et de tous les autres produits de
santé au DV des CSRéf et au DV des CSCom est assurée par le DRC.
3. FONCTION DE SUPERVISION, SUIVI ET EVALUATION :

La Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM) est responsable de la définition
des normes, procédures, de la mise en place des indicateurs de suivi de la performance
et des principaux outils de supervision.
Elle coordonne avec la DGSHP et les programmes de santé, la supervision, le suivi et
l’évaluation de la gestion des produits de santé des programmes.
Elle conduit périodiquement des activités de recherche opérationnelle aussi bien sur les
pratiques professionnelles que sur les prix. Les résultats de ces études doivent être
largement diffusés pour leur exploitation pour l’amélioration du fonctionnement du
SDADME-PS.

Cette fonction est assurée par la Direction Régionale de la Santé (DRS).
Elle a pour mission la supervision des structures de distribution et de vente des produits
de santé (DRC, DV et secteur privé). Elle doit aussi collaborer avec le pharmacien de la
PPM et lui apporter un appui technique. Cet appui porte sur le renforcement de la
gestion des stocks et l’accès aux informations relatives aux DRC.
La DRS conduit périodiquement des activités de recherche opérationnelle aussi bien sur
les pratiques professionnelles que sur les prix. Les résultats de cette étude doivent être
largement diffusés pour leur exploitation pour l’amélioration du fonctionnement du
SDADME-PS.
 Au niveau local
Cette fonction est assurée par le Service de santé et de l’hygiène publique/ Centre de
santé de référence.
Il assure la supervision des structures de distribution et de cession des produits de santé
(DRC, DV). Les rapports de supervision doivent toujours être transmis à la DRS pour
qu’elle puisse à son tour jouer un rôle d’appui technique par rapport au fonctionnement
du SDADME-PS.
Le district sanitaire conduit périodiquement des activités de recherche/action aussi bien
sur les pratiques professionnelles que sur les prix. Les résultats de cette étude doivent
être largement diffusés pour leur exploitation pour l’amélioration du fonctionnement du
SDADME-PS.
4. FONCTION GESTION DES DONNEES DU SYSTEME

D’INFORMATION EN GESTION LOGISTIQUE (SIGL)
La DPM est chargée de l’élaboration et de la mise en place des supports d’information
relatifs aux produits de santé pour les formations sanitaires, les ONG et les autres
partenaires conduisant des activités opérationnelles. Elle utilise le site web du Ministère
en charge de la santé pour la diffusion des informations liées au secteur pharmaceutique.
Elle dispose d’outil de rapportage des données logistiques « OSPSANTE » et en assure
sa gestion. De plus, cet outil est interopérable avec l’outil DHIS2 qui est l’outil de suivi
des résultats de santé.
L’outil OSPSANTE porte le SIGL qui regroupe l’ensemble des « supports durs » et
électroniques permettant de garantir une circulation fluide et fiable de l’information
pharmaceutique. Ainsi, OSPSANTE permet à travers l’analyse et le traitement des
données logistiques, la prise de décision à tous les niveaux pour la bonne gestion des
produits de santé.
La DRS est chargée de la mise en place des supports d’information relatifs aux produits
de santé pour les formations sanitaires, les ONG et autres partenaires conduisant des
activités opérationnelles. Elle assure la gestion de l’outil de rapportage des données
logistiques « OSPSANTE ».
 Au niveau local
Le Service de santé et de l’hygiène publique/Centre de santé de référence : est chargé de
la mise en œuvre des supports d’information relatifs aux produits de santé pour les
formations sanitaires, les ONG et autres partenaires conduisant des activités
opérationnelles. Il assure la gestion de l’outil de rapportage des données logistiques
« OSPSANTE » au niveau opérationnel.
5. FONCTION INFORMATION ET COMMUNICATION

La DPM travaille en collaboration avec le Centre National d’Information d’Education et
de Communication pour la Santé (CNIECS) pour la conception des outils et des
supports de communication destinés à la communication de masse.
La DRS assure le relai de la DPM dans l’élaboration et la mise en place des supports
d’information relatifs aux produits de santé pour les formations sanitaires, les ONG et
autres partenaires conduisant des activités opérationnelles.
La DRS est chargée de développer et de mettre en œuvre un plan d’information et de
communication à l’adresse des différents acteurs. Elle apporte aussi un appui technique
aux Services de santé et de l’hygiène publique/Centres de santé de référence pour une
meilleure appropriation du fonctionnement du SDADME-PS.
Elle utilise les outils et supports élaborés par le niveau central.
 Au niveau local
Cette fonction est assurée par le Service de santé et de l’hygiène publique/Centres de
santé de référence.
Le Service de santé et de l’hygiène publique/ Centres de santé de référence met en
œuvre les activités du plan de communication développé par la région.

6. FONCTION ASSURANCE QUALITE
La DPM est responsable de l’élaboration/révision d’une politique de qualité, des
guides/directives et d’un plan national d’assurance qualité comportant l’ensemble des
procédures de gestion pharmaceutique. Elle assure la mise en place et le fonctionnement
d’un comité de pilotage pour le plan national d’assurance qualité. Elle assure aussi le
contrôle administratif à l’importation et un contrôle post marketing.
Le Laboratoire National de la Santé (LNS) effectue le contrôle analytique à
l’importation et sur le réseau national de distribution.
L’Institut National de Santé Publique (INSP) effectue le contrôle des lots et la
validation des tests et réactifs de laboratoire.
Le Centre National de Transfusion Sanguine (CNTS) effectue les contrôles nécessaires
sur les produits sanguins pour la sécurisation de la transfusion sanguine.
La Commission de destruction des médicaments inutilisables (nationale, régionale et
locale) assure la destruction des produits de santé inutilisables.
La Commission de lutte contre la vente illicite (nationale, régionale et locale) définit les
orientations relatives à la mise en œuvre du programme national de lutte contre la vente
illicite des médicaments ;
En matière de contrôle de qualité, la DRS assure le relais du LNS soit en effectuant
directement sur place certains contrôles soit en transmettant au LNS des échantillons
pour analyse.
 Au niveau local
Le Service de Santé et de l’Hygiène Publique/ Centre de santé de référence assure le
prélèvement des échantillons et les transmet au LNS à travers la DRS pour analyse en
cas de besoin.
7. FONCTION INSPECTION
Cette fonction est assurée au niveau national par l’Inspection de la Santé (IS) qui est
chargée de :
- contrôler l’application des lois et règlements dans l’exercice tant public que privé
ou communautaire des professions sanitaires;

- veiller au respect et à l’application des dispositions législatives et réglementaires
relatives à la gestion administrative, financière et matérielle des services et organismes
du département.
VI. ROLES DES PRINCIPAUX ACTEURS DANS LA MISE EN

ŒUVRE DU SDADME-PS
1. NIVEAU CENTRAL
 Ministre en charge de la Santé
Sous l’autorité du Premier Ministre, il est chargé de :
- l’extension de la couverture sanitaire ;
- la promotion de la politique de santé pour tout contrôle de l’exercice des professions
médicales et paramédicales ;
- l’approvisionnement régulier du pays en médicaments et autres produits de santé ;
- assurer la présidence du Comité Technique de Coordination et de Suivi de la Gestion
des Médicaments Essentiels (CTCSGME).
 Directeur de la Pharmacie et du Médicament
Sous l’autorité du Ministre en charge de la santé, il est chargé d’assurer :
- la coordination et le suivi de la mise en œuvre de la Politique Pharmaceutique
Nationale (PPN) ;
- le respect du SDADME-PS à tous les niveaux de la pyramide sanitaire ;
- la coordination du Système d’information en gestion logistique (SIGL) des
médicaments et autres produits de santé ;
- la coordination de la quantification des médicaments et autres produits de santé y
compris pour les programmes prioritaires avec tous les acteurs, (besoins et plan
d’approvisionnement) ;
- la définition des normes, des procédures et des principaux outils de gestion ;
- la transmission à la PPM au mois de septembre de chaque année, des besoins annuels
en médicaments et autres produits de santé ;
- la formation et la supervision des acteurs pour la mise en œuvre du SDADME-PS ;
- la coordination de la gestion des médicaments et autres produits de lutte contre les
épidémies et catastrophes ;
- la coordination du système national de pharmacovigilance ;

- le secrétariat du Comité Technique de Coordination et de Suivi de la Gestion des
Médicaments Essentiels (CTCSGME).
 Directeur des Finances et du Matériel du Ministère de la Santé
Sous l’autorité du Ministre en charge de la Santé :
- participe à la quantification annuelle des besoins en médicaments et autres produits
de santé ;
- mobilise et exécute les fonds pour le financement de l’achat des médicaments et
autres produits de santé pour les besoins des programmes ;
- mobilise les fonds pour le financement des dotations initiales et complémentaires ;
- partage trimestriellement la situation des soldes des programmes ;
- assure la promotion et l’appropriation du code de marché public par les acteurs à son
niveau :
- mobilise les fonds pour le financement de la supervision, suivi, contrôle et
l’inspection des services qui concourent à la mise en œuvre du SDADME-PS.
 Président Directeur Général de la Pharmacie Populaire du Mali (PPM)
Sous l’autorité du Ministre en charge de la Santé, il est chargé de :
- veiller à la quantification annuelle des besoins en médicaments et autres produits de
santé ;
- assurer l’approvisionnement correct en médicaments et autres produits de santé de
qualité y compris les produits stratégiques et ceux des programmes selon le
SDADME-PS ;
- assurer l’exécution du programme annuel d’approvisionnement ;
- assurer la distribution correcte des médicaments et autres produits de santé
conformément au SDADME-PS ;
- transmettre à la DPM le rapport trimestriel sur l’état d’exécution du programme
annuel d’approvisionnement ;
- communiquer annuellement à la DPM et assurer la diffusion annuelle du barème des
prix de cession des médicaments et autres produits de santé ;
- saisir la DPM pour la destruction des produits inutilisables conformément aux
procédures en vigueur en précisant les désignations, les quantités, les prix de cession,
les dates de péremption et les numéros de lot, le montant ;
- assurer la supervision de ses départements régionaux ;

- assurer l’approvisionnement de ses départements régionaux en médicaments et
autres produits de santé y compris les produits des programmes selon la périodicité
définie ;
- partager chaque trimestre la situation de stock des produits des programmes avec la
DPM, les programmes et les partenaires ;
- saisir les données logistiques dans l’outil de remontée des données ;
- assurer l’inventaire annuel de ces magasins (national, régional) ;
- assurer le secrétariat du sous-comité de quantification des médicaments et autres
produits de santé au sein du Comité Technique de Coordination et de Suivi de la
Gestion des Médicaments Essentiels.
 Directeurs Généraux des Etablissements Publics Hospitaliers (EPH au
niveau national et dans les régions)
Sous l’autorité du Ministre en charge de la Santé, ils :
- veillent à l’application correcte des procédures de gestion des médicaments et autres
produits de santé au sein des EPH ;
- veillent à l’application correcte du plan comptable au niveau des EPH ;
- veillent à la transmission et à l’archivage au niveau de la pharmacie des copies des
documents comptables et financiers (le bordereau de versement des recettes et le
relevé bancaire de la pharmacie, les états de payement des fournisseurs, etc.) liés à
l’exploitation de la pharmacie ;
- veillent à la planification dans les Plans Opérationnels (PO) des activités pertinentes
pour assurer l’usage rationnel des médicaments et autres produits de santé ;
- veillent à la mise en place et au fonctionnement du comité thérapeutique au sein des
EPH ;
- veillent à la disponibilité continue des médicaments et autres produits de santé au
sein de l’EPH ;
- veillent à la gestion des produits inutilisables conformément aux procédures en
vigueur ;
- transmettent à la DPM les besoins de l’année N+1 au plus tard fin août de l’année en
cours ;
- veillent au fonctionnement correct du SIGL ;
- veillent à la mise en œuvre de la convention hospitalo-universitaire ;
- veillent à l’élaboration des bilans et des projets de budget programme ;
- valident la commande et veillent à la réception des médicaments et autres produits de
santé;
- ont sous leurs responsabilités, les chefs de service de la pharmacie et/ou laboratoire ;
- sont responsables de la gestion des comptes ;
- ordonnent les dépenses quotidiennes en conformité avec les lignes budgétaires
définies par le conseil de gestion ;
- sont cosignataires des comptes bancaires avec l’agent comptable.
 Pharmacien de l’Etablissement Public Hospitalier
Sous l’autorité du Directeur Général de l’EPH, le Pharmacien :
- assure le secrétariat du comité thérapeutique ;
- veille à l’information régulière des prescripteurs sur la situation des stocks au niveau
de la pharmacie hospitalière;
- organise des activités d’information sur les médicaments, produits ou dispositifs
médicaux, ainsi que toutes actions de promotion et d’évaluation de leur bon usage ;
- veille aux bonnes pratiques de dispensation des médicaments et autres produits de
santé ;
- contribue à la promotion de l’Hygiène hospitalière au sein de l’EPH ;
- assure la responsabilité technique de l’approvisionnement et du choix des
fournisseurs en produits pharmaceutiques et autres produits de santé au sein de
l’EPH conformément au SDADME-PS ;
- veille à la conformité des commandes et de la réception des médicaments et autres
produits de santé ;
- veille à la promotion des préparations hospitalières ;
- effectue la saisie des données logistiques dans l’outil de remontée de l’information
logistique ;
- assure la gestion des produits inutilisables conformément aux procédures en vigueur
;
- coordonne régulièrement les activités de destruction des produits inutilisables
conformément aux procédures en vigueur ;
- coordonne l'inventaire physique des stocks ;
- exprime les besoins de l’année N+1 au plus tard fin août de l’année en cours ;
- notifie les effets indésirables liés aux médicaments et autres produits de santé ;
- assure le maintien de la qualité des médicaments et autres produits de santé ;
- assure l’encadrement et la formation des étudiants en pharmacie et des stagiaires.

 Agent comptable de l’Etablissement Public Hospitalier
Sous l’autorité du Directeur Général de l’EPH et en collaboration avec le Pharmacien,
conformément au plan comptable, l’agent comptable
- tient à jour les données comptables et les états financiers de la pharmacie ;
- assure le suivi du compte bancaire de la pharmacie ;
- exécute les dépenses liées à l’achat des médicaments et autres produits de santé et du
fonctionnement de la pharmacie ;
- partage régulièrement avec le Pharmacien les documents comptables et financiers
(le bordereau de versement des recettes et le relevé bancaire de la pharmacie, les
états de payement des fournisseurs) liés à l’exploitation de la pharmacie ;
- élabore le mandat des comptables dans l’approvisionnement de la pharmacie.
 Comptable matière au niveau de l’Etablissement Public Hospitalier
Sous l’autorité de l’Agent comptable de l’EPH, le Comptable matière :
- participe à la réception ;
- élabore les PV de réception ;
- participe à l’inventaire physique des médicaments et autres produits de santé.
 Contrôleur financier de l’Etablissement Public Hospitalier
- Il exécute toutes les dépenses y compris celles concernant les médicaments et autres
- Il assure l’appropriation du code des Marchés Publics par les acteurs au sein de
l’EPH.
 Interne en pharmacie, le préparateur en pharmacie et les auxiliaires
- assurent la dispensation/délivrance des médicaments et autres produits de santé ;
- assurent les préparations magistrales selon les prescriptions ;
- participent à l’encadrement et à la formation des stagiaires ;
- assurent le stockage des produits conformément aux procédures en la matière ;
- sont chargés d’encaisser les règlements et de comptabiliser la recette en fin de
journée ;
- participent à l'inventaire physique des stocks.
 Président du Comité thérapeutique et Comité du Médicament
Il est chargé de :
- l’élaboration des orientations et des conseils sur la gestion des médicaments et autres
- la sélection des médicaments et autres produits de santé à inscrire sur la liste du
formulaire de l’établissement (liste des médicaments essentiels et autres produits de
santé) ;
- l’élaboration ou l‘adaptation des directives thérapeutiques standards ;
- le suivi de la mise en œuvre des directives thérapeutiques standards ;
- l’évaluation de l’utilisation des médicaments et autres produits de santé ;
- la surveillance de la mise en œuvre des interventions destinées à améliorer l’usage
des médicaments et autres produits de santé ;
- la coordination de la gestion des réactions indésirables et des erreurs
médicamenteuses ;
- l’information de l’ensemble du personnel sur les politiques pharmaceutiques, l’usage
rationnel des médicaments et autres produits de santé.
 Directeur Général de la Santé et de l’Hygiène Publique
- contribue à la mise en œuvre du SDADME-PS à travers les DRS et les services de
santé et d’hygiène du cercle/ Centres de santé de référence ;
- participe à la quantification annuelle des besoins en médicaments et autres produits
de santé ;
- collabore avec la DPM dans le cadre de la gestion des produits de lutte contre les
épidémies et catastrophes y compris les vaccins.
 Directeur des Ressources Humaines
Sous l’autorité du Ministre en charge de la Santé, il :
- assure la formation, la gestion et la promotion sociale des personnels assurant le
fonctionnement du SDADME-PS;
- assure la bonne coordination des recrutements et la gestion des personnels de santé
par l’Etat ;
- assure la disponibilité du personnel qualifié pour la mise en œuvre du SDADME-PS.
 Directeur de l’Office National de la Santé de la Reproduction (ONASR) et les
Coordinateurs des Programmes de Santé
- participent à la quantification annuelle des besoins en médicaments et autres produits
de santé ;
- assurent le secrétariat des groupes de quantification des produits de leurs
programmes ;
- veillent à l’analysent et à l’utilisation des données logistiques et les statistiques de
service pour les prises de décisions ;
- communiquent à la DPM les données logistiques et les statistiques de service de
leurs programmes ;
- coordonnent avec la DPM l’exécution et la mise à jour des plans
d’approvisionnement et de distribution de leurs programmes ;
- participent aux réunions de coordination convoquées par la DPM et la PPM ;
- assurent le suivi de la gestion des médicaments et autres produits de santé de leurs
programmes à tous les niveaux;
- élaborent et veillent au respect des normes, procédures, algorithmes et directives en
matière de la Santé de la Reproduction et des maladies prioritaires ;
- assurent la formation, supervision et le suivi /évaluation des acteurs à tous les
niveaux ;
- assurent le plaidoyer pour la mobilisation des fonds auprès de l’Etat et des
partenaires ;
- effectuent des recherches/actions (étude sur la pharmaco résistance,
pharmacovigilance etc.).
 Inspecteur en Chef de la Santé
- organise des missions d’inspection dans le cadre de la mise en œuvre du SDADME-
PS ;
- contrôle l’application des lois et règlements dans l’exercice tant public que privé ou
communautaire des professions sanitaires ;
- veille au respect et à l’application des dispositions législatives et réglementaires
relatives à la gestion administrative, financière et matérielle des services et
organismes du département ;
 Directeur Général de l’Agence National d’Evaluation et d’Accréditation des
Etablissements de Santé
- favorise le développement de l'évaluation de la pharmacie hospitalière et des
pratiques professionnelles au sein des établissements hospitaliers publics et privés
participant au service public hospitalier ;
- procède à l'analyse de l’activité et de la gestion des pharmacies des établissements
hospitaliers ;

- procède à l'évaluation externe des pharmacies des établissements hospitaliers en ce
qui concerne la qualité des médicaments et autres produits de Santé, la maîtrise des
coûts et l’impact en termes de santé publique ;
- apporte aux pharmacies des EPH et les établissements de santé des conseils
techniques en matière de SDADME-PS ;
- participe à l’évaluation du personnel de la pharmacie.
 Directeur de la Cellule de Planification et de Statistique secteur Santé,
Développement Social et Promotion de la Famille
Sous l’autorité du Ministre en charge de la Santé, il assure la coordination de la
production d’informations statistiques et d’études de base en vue de leur diffusion dans
le cadre de la mise en œuvre du SDADME-PS.
 Directeur Général du Laboratoire National de la Santé
- prélève et analyse des échantillons dans toute unité de production, d'importation, de
dispensation, de distribution, de conservation de produits alimentaires,
thérapeutiques ou diététiques ;
- donne son avis technique pour l'autorisation ou l'interdiction de l'usage de tout
médicament et autres produits de santé ;
- entreprend des activités de recherche scientifique et technique en matière de contrôle
qualité dans le cadre du SDADME-PS ;
- contribue à l'élaboration des normes et veille à leur application dans le cadre du
SDADME-PS.
 Directeur Général de l’Institut National de Santé Publique
- assure la référence dans le domaine du diagnostic biomédical ;
- assure la gestion des réserves sanitaires notamment les stocks de produits
biologiques, les équipements et les matériels nécessaires à la protection des
populations face aux menaces sanitaires graves ;
- recueille et évalue les informations sur les effets inattendus ou toxiques des
médicaments et des vaccins ;
- promeut la recherche médicale et pharmaceutique en santé publique ;
- participe à la mise en œuvre des politiques, des programmes et des stratégies de
santé publique.

 Présidents des Ordres Professionnels de la Santé
Sous l’autorité du Ministre en charge de la santé, Ils :
- veillent au respect des principes de moralité, de probité et de dévouement
indispensables à l’exercice des professions sanitaires ;
- veillent à la défense de l’honneur et de l’indépendance des professions sanitaires ;
- veillent au respect, par tous les membres, des devoirs professionnels et des règles
édictées par le code de déontologie ;
- donnent leur avis, à la demande des pouvoirs publics, ou formulent des suggestions
de sa propre initiative sur toutes questions relatives au secteur sanitaire.
 Président de la Fédération Nationale des Associations de Santé
Communautaire
- veille au respect du SDADME-PS en matière d’approvisionnement et de distribution
des médicaments et autres produits de santé sur toute l’étendue du territoire national
;
- s’assure que les prix des médicaments et autres produits de santé sont respectés par
les acteurs communautaires ;
- appuie le ministère de la santé dans la mise en œuvre du SDADME-PS.
2. NIVEAU RÉGIONAL
 Directeur Régional de la Santé
- veille au respect de la mise en œuvre du SDADME-PS ;
- veille à l’application correcte du système de gestion des produits de santé dans la
région et en particulier l’implication directe des Responsables des Service de santé et
de l’hygiène publique/Médecins chefs dans la gestion des dépôts de médicaments
essentiels ;
- veille à l’application correcte du plan comptable au niveau des différentes
structures ;
- veille à la planification dans le cadre des Plans Opérationnels (PO), d’activités
pertinentes pour assurer l’usage rationnel des produits de santé et de suivi du
SDADME-PS ;
- veille régulièrement à la destruction des produits de santé périmés et avariés
- veille à rendre fonctionnels les comités régionaux (Commission de destruction des
médicaments périmés et avariés, Commission de lutte contre la vente illicite) ;
- veille au renforcement du suivi des informations logistiques ;
- veille à la création et au fonctionnement du comité technique de coordination et de
suivi de la gestion des produits de santé au niveau régional ;
- veille à la création et au fonctionnement des comités techniques locaux de suivi de la
gestion des produits de santé au niveau des districts sanitaires ;
- veille à la tenue des supervisions semestrielles et des formations régulières des
acteurs du SDADME-PS ;
- veille à la tenue des réunions du comité d’analyse mensuelles des données
logistiques ;
- veille à la validation des expressions des besoins en médicaments et autres produits
de santé des programmes et des médicaments épidémies/catastrophes.
 Chef de Division Pharmacie et Médicament
Sous l’autorité du Directeur régional de la santé, il :
- veille au respect de la mise en œuvre du SDADME-PS ;
- veille à l’application correcte de la réglementation pharmaceutique ;
- veille à la bonne coordination des activités de la division ;
- aide à mobiliser des fonds pour la mise en œuvre du SDADME-PS ;
- veille à la supervision des dépôts, officines, laboratoires (publics et privés), des
Etablissements pharmaceutiques privés d’importation et de vente en gros des
produits pharmaceutiques et des pharmacies hospitalières ;
- développe un système de formation, d’information et de communication sur les
produits du domaine pharmaceutique;
- assure le suivi et l’évaluation de la politique pharmaceutique ;
- veille à la gestion des médicaments et autres produits de santé des programmes
nationaux ;
- veille à l’animation du Comité Technique de Coordination et de Suivi de la Gestion
des Médicaments Essentiels ;
- valide les programmes d’activités et les budgets ;
- assure la gestion des vaccins et des médicaments épidémies et catastrophes ;
- participe à la réception des produits des programmes au niveau du magasin régional
de la PPM ;
- assure l’animation de la commission régionale de lutte contre la vente illicite des
médicaments ;
- assure l’animation de la commission régionale de destruction des médicaments
périmés et avariés.

 Pharmacien en charge des médicaments
Il est aussi le point focal pharmacovigilance,
- anime le Comité Technique Coordination et de Suivi de la Gestion des produits de
santé ;
- met en application les outils d’amélioration des pratiques de prescription et de
dispensation des médicaments ;
- veille à la disponibilité des produits de santé ;
- assure l’utilisation des outils d’aide à l’usage rationnel des médicaments ;
- coordonne la visite technique pour l’ouverture des officines, EPIVG et laboratoires ;
- veille au respect des bonnes pratiques de stockage ;
- effectue les inventaires semestriels ;
- élabore les commandes des médicaments des programmes ;
- valide le bon de commande des districts ;
- assure le suivi de la gestion des médicaments et autres produits de santé ;
- supervise les gérants des dépôts des districts et le magasinier DRS ;
- planifie des activités pour renforcer la chaine d’approvisionnements ;
- élabore les budgets ;
- effectue la répartition des médicaments et autres produits de santé des programmes.
 Pharmacien/ Biologiste chargé des laboratoires
- développe un système de formation, d’information et de communication sur les
produits de laboratoire ;
- veille à la disponibilité des produits de laboratoire ;
- supervise le personnel et les activités dans les laboratoires ;
- vise (ou valide) le bon de commande des districts et autres structures régionales pour
leur approvisionnement en produits de laboratoire ;
- assure le suivi de la gestion des produits de laboratoire ;
- planifie les activités du laboratoire et élabore les budgets ;
- veille à l’assurance qualité des produits de laboratoire.
 Comptable régional
Sous l’autorité du Directeur régional de la santé et en collaboration avec le chef de
Division Pharmacie et Médicament, il:
- veille à la gestion comptable des médicaments et autres produits de santé au niveau
de la DRS ;

- assure le suivi de la gestion financière des dépôts des médicaments et autres produits
de santé dans la région ;
- participe à la commission de réception des médicaments et autres produits de santé ;
- participe à la supervision de la mise en œuvre du SDADME-PS ;
- participe à la commission de destruction des médicaments et autres produits de santé
- exécute les dépenses liées à l’achat des médicaments et autres produits de santé ;
- exécute les dépenses liées aux activités de mise en œuvre du SDADME-PS.
 Président du Conseil Régional
- convoque et dirige les réunions de délibération du budget et les comptes de la région
- veille à la politique de création et de gestion des équipements collectifs d’intérêt
régional notamment dans les domaines suivants : les EPH régionaux, la solidarité en
direction des personnes vulnérables, etc.
 Directeur du Département Régional de la Pharmacie Populaire du Mali
- participe à l’estimation annuelle des besoins en médicaments et autres produits de
santé ;
- veille à la disponibilité continue des médicaments et autres produits de santé au
niveau du département régional ;
- veille à l’élaboration et l’exécution d’un plan annuel de distribution des médicaments
et autres produits de santé dans les Formations Sanitaires (FS) ;
- participe à toutes les activités de lutte contre la vente illicite ;
- assure l’approvisionnement correct de la pharmacie hospitalière, des DRC en
médicaments et autres produits de santé pour le recouvrement de coût conformément
à leur bon de commande ;
- assure l’approvisionnement correct de la pharmacie hospitalière, des DRC en
médicaments et autres produits de santé des programmes conformément à leur bon
de commande, transmis par le Pharmacien de la DRS ;
- assure la mise à jour des supports de gestion des médicaments et autres produits de
santé ;
- transmet au Pharmacien régional le barème de prix actualisé des médicaments et
autres produits de santé ;
- transmet régulièrement l’état de son stock et les ruptures à la DRS ;
- transmet à la PPM centrale l’état de stock, les ruptures et les consommations (de tous
les DRC et de l’EPH) par mois ;
- participe à l’organisation des séances de destruction des produits inutilisables ;

- participe aux réunions du comité d’analyse des données sur la gestion des
médicaments et autres produits de santé au niveau régional ;
- participe avec la DRS à la supervision du SDADME-PS ;
- transmet la situation mensuelle du stock à la PPM centrale pour le
réapprovisionnement ;
- assure la saisie des données logistiques dans l’outil de remontée des données ;
- assure l’inventaire physique annuel ;
- fournit le rapport d’activité trimestriel à la PPM centrale ;
- transmet l’état de stock des produits des programmes à la DRS de façon
hebdomadaire ;
- invite la DRS à la réception des produits des programmes.
 Président de la Fédération Régional des Associations de Santé
Communautaire
des médicaments et autres produits de santé au niveau régional ;
- appuie la Direction régionale de la santé dans la mise en œuvre du SDADME-PS.
3. NIVEAU LOCAL
 Président du conseil de cercle/Maire commune du District de Bamako
- assure la tutelle administrative de l’hôpital de district au niveau du cercle ou de la
commune du District de Bamako (Maire du district) ;
- préside l’organe de coordination et de suivi de la mise en œuvre du PRODESS ;
- est le point focal de l’exécution des Conventions d’assistance mutuelle commune –
Association de Santé Communautaire (ASACO) ;
- est responsable de la lutte contre la vente illicite des médicaments ;
- contrôle le respect des engagements des ASACO du cercle ou de la commune ;
- suit et contrôle la transmission effective des données d'information y compris les
données financières au Directeur régional de la santé ;
- finance ou négocie auprès de ses partenaires la dotation initiale des nouveaux
CSCom ;
- finance ou négocie auprès de ses partenaires la dotation complémentaire du DRC et
de la pharmacie de l’hôpital du district ;
- est l’ordonnateur principal des dépenses au niveau du district ou de la commune ;
- contrôle la gestion du médecin chef du district ou de la commune.
 Directeur du Service de Santé et de l’Hygiène Publique du Cercle et des
communes du District de Bamako/ Médecin chef de district sanitaire
- veille à l’application correcte du système de gestion des médicaments et autres
produits de santé au niveau du cercle/ district sanitaire ;
- veille à la conformité des commandes et la réception des médicaments et autres
produits de santé au niveau DRC en collaboration avec le pharmacien du cercle et le
comité de gestion ;
- veille régulièrement à la destruction des produits inutilisables conformément aux
procédures en vigueur ;
- veille à l’application correcte du plan comptable au niveau du district ou de la
commune ;
- veille au suivi des comptes bancaires du DRC et des DV CSCom et de la pharmacie
de l’hôpital de district ;
- veille au financement ou négocie auprès de ses partenaires la dotation initiale des
nouveaux CSCom ;
- veille au financement ou négocie auprès de ses partenaires la dotation
complémentaire du DRC et de la pharmacie hôpital de district ;
- veille à la planification dans le cadre des PO, des activités pertinentes pour assurer
l’usage rationnel des médicaments et le suivi du SDADME-PS ;
- assure la planification et la conduite de la formation sur les bonnes pratiques
professionnelles ;
- veille à la mise en place et au fonctionnement du comité de médicament au niveau
du district ;
- veille à la transmission régulière à la DRS des rapports de supervision et des
informations sur la gestion logistique des dépôts ;
- veille à une bonne information des différents acteurs du district sur le
fonctionnement du SDADME-PS ;
- apporte un appui conseil permanent au président du conseil de cercle et aux maires
des communes ;
- mobilise des fonds pour la supervision du SDADME-PS et la destruction
des produits inutilisables.

 Pharmacien du Service de Santé et de l’Hygiène Publique du Cercle/ district
sanitaire
Sous l’autorité du directeur du Service de Santé et de l’Hygiène publique, le
Pharmacien est responsable du suivi correct de la mise en œuvre du SDADME-PS. Il
est le chef de l’équipe au niveau cercle en charge de la mise en œuvre du SDADME-
PS. A cet effet il :
- Assure la supervision spécifique des agents impliqués dans la mise en œuvre du
SDADME-PS (Pharmacien de l’hôpital de district, gérants DRC, DVC et DV
CSCom, gestionnaire comptable, trésoriers) ;
- élabore les commandes et l’achat des médicaments et autres produits de santé du
DRC en collaboration avec le gérant;
- élabore périodiquement la situation financière des dépôts en collaboration avec le
gestionnaire/comptable ;
- veille régulièrement à la destruction des produits inutilisables conformément aux
procédures en vigueur ;
- veille à l’animation des comités (comité de suivi de la gestion et d’analyse des
données OSPSANTE des produits de santé, lutte contre la vente illicite des
médicaments ; commission de destruction des médicaments et comité du
médicament) ;
- est l’interface entre le DRC et les DV pour l’approvisionnement en médicaments et
autres produits des programmes ;
- collabore avec le gestionnaire/comptable du district pour une bonne application du
plan comptable ;
- veille à l’organisation des supervisions trimestrielles et des formations des acteurs du
SDADME-PS ;
- veille au renforcement et au suivi du respect de la Liste Nationale des Médicaments
Essentiels (LNME), des Directives de traitement et des procédures du SDADME-PS
- coordonne l’approvisionnement des DV CSCom en médicaments et autres produits
de santé ;
- assure la gestion des vaccins et des médicaments de lutte contre les épidémies et
catastrophes.
 Comptable / gestionnaire des Services de Santé et de l’Hygiène Publique/
district sanitaire
Sous l’autorité du directeur du Service de Santé et de l’Hygiène Publique et en
collaboration avec le Pharmacien :

- vérifie les données comptables, à travers l’établissement des états financiers et les
centralise après validation ;
- participe aux supervisions trimestrielles et aux formations des acteurs du SDADME-
PS pour la vérification des données comptables ;
- exécute les dépenses sous l’autorité du Directeur ;
- assure le suivi des comptes bancaires du DRC et des DV du cercle ;
- apporte un appui aux ASACO pour une bonne organisation de la gestion des CSCom
- participe aux commissions de destruction et de lutte contre la vente illicite des
produits inutilisables.
 Gérant du Dépôt Répartiteur de Cercle (DRC) : Niveau minimum Diplôme
d’Etude Fondamentale (DEF) + 3 ans d’étude avec diplôme
Sous la coordination du Pharmacien du cercle, le gérant du Dépôt Répartiteur de Cercle
(DRC) :
- est responsable de la gestion des stocks de produits du dépôt conformément aux
bonnes pratiques.
- tient correctement les supports de gestion des stocks des produits de santé ;
- assure l’entretien régulier du dépôt ;
- procède régulièrement au retrait des médicaments et autres produits périmés et
avariés conformément aux procédures en vigueur ;
- prépare régulièrement les commandes et les soumet à la validation du pharmacien
puis du responsable de la structure,
- veille aux bonnes pratiques de distribution des médicaments et autres produits de
santé ;
- encaisse les recettes et les verse immédiatement au caissier au niveau de sa
structure.
 Directeur de l’Hôpital de District
Sous l’autorité du Directeur du Service de Santé et de l’Hygiène Publique de cercle ou
de commune du District de Bamako et sous la tutelle administrative du président de
Conseil de Cercle ou du maire de la Commune du District de Bamako.
- veille à l’application correcte des procédures de gestion des médicaments et des
autres produits de santé au sein de l’hôpital de District sanitaire ;
- veille à l’application correcte du plan comptable au niveau de l’hôpital de District
sanitaire ;

- veille à la transmission et à l’archivage au niveau de la pharmacie des copies des
documents comptables et financiers (le bordereau de versement des recettes et le
relevé bancaire de la pharmacie, les états de payement des fournisseurs…) liés à
l’exploitation de la pharmacie ;
- veille à la planification dans les Plans Opérationnels (PO) des activités pertinentes
pour assurer l’usage rationnel des médicaments et autres produits de santé ;
- veille à la mise en place et au fonctionnement de la Commission Médicale au sein de
l’hôpital de District sanitaire ;
- veille à la gestion des produits inutilisables conformément aux procédures en vigueur
- transmet à la DRS les besoins de l’année N+1 au plus tard fin août de l’année en
cours ;
- veille au fonctionnement correct du SIGL ;
- veille à l’élaboration des bilans et des projets de budget programme ;
- valide la commande et veille à la réception des médicaments et autres produits de
santé;
- a sous sa responsabilité, les Chefs de service de la pharmacie et/ou laboratoire;
- est responsable de la gestion des comptes ;
- ordonne les dépenses quotidiennes en conformité avec les lignes budgétaires définies
par le conseil de gestion ;
- est cosignataire des comptes bancaires avec l’agent comptable.
 Pharmacien de l’Hôpital de District
Sous l’autorité du directeur de l’Hôpital de District, le Pharmacien :
- assure le secrétariat du comité thérapeutique ;
- veille à l’information régulière des prescripteurs sur la situation des stocks au niveau
de la pharmacie hospitalière;
- organise des activités d’information sur les médicaments, produits ou dispositifs
médicaux, ainsi que toutes actions de promotion et d’évaluation de leur bon usage ;
- veille aux bonnes pratiques de dispensation des médicaments et autres produits de
santé ;
- contribue à la promotion de l’Hygiène hospitalière au sein de l’EPH ;
- assure la responsabilité technique de l’approvisionnement et du choix des
fournisseurs en produits pharmaceutiques et autres produits de santé au sein de
l’EPH conformément au SDADME-PS ;

- veille à la conformité des commandes et de la réception des médicaments et autres
- veille à la promotion des préparations hospitalières ;
- effectue la saisie des données logistiques dans l’outil de remontée de l’information
logistique ;
- assure la gestion des produits inutilisables conformément aux procédures en vigueur
- coordonne régulièrement les activités de destruction des produits inutilisables
- coordonne l'inventaire physique des stocks ;
- exprime les besoins de l’année N+1 au plus tard fin août de l’année en cours ;
- notifie les effets indésirables liés aux médicaments et autres produits de santé ;
- assure le maintien de la qualité des médicaments et autres produits de santé ;
- assure l’encadrement et la formation des étudiants en pharmacie et des stagiaires.
 Maire de la commune
- élabore et met en œuvre le plan communal de développement en matière de santé ;
- signe la Convention d’assistance mutuelle avec les ASACO ;
- suit et contrôle la transmission effective des données d’information y compris les
données financières des DTC de la commune ;
- est responsable de la lutte contre la vente illicite ;
- suit et contrôle la gestion du comité de gestion de l’ASACO ;
- finance ou négocie auprès de ses partenaires la dotation initiale des nouveaux
CSCom ou les dotations complémentaires.
 Directeur Technique du Centre
Sous l’autorité du Directeur du Service de Santé de l’Hygiène Publique (SSHP) du
cercle, le Directeur Technique du Centre (DTC) :
- valide le compte rendu de gestion de stock et la commande du DV CSCom ;
- fait la rétro-information au gérant DV CSCom ;
- transmet au SSHP le CRGS au plus tard le 10 de chaque mois ;
- transmet la commande au DRC (pour le DTC des cercles) et au magasin PPM de
District pour les DTC du District de Bamako ;
- supervise le gérant DV CSCom, les Agents de Santé Communautaires (ASC) et les
maternités rurales ;
- convoque la commission de réception des médicaments et autres produits de santé au
niveau DV CSCom ;
- achemine mensuellement au SSHP pour destruction les produits inutilisables
- transmet mensuellement au SSHP les rapports de supervision des ASC et les
maternités rurales ;
- apporte un appui conseil permanent au Président de l’ASACO et aux maires des
communes dans le cadre de la gestion logistique ;
- saisit les données logistiques dans les outils du SDADME-PS.
 Gérant de Dépôt de Vente (DV) : Niveau minimum Diplôme d’Etude
Fondamentale (DEF)
- est responsable de la gestion des stocks des produits du dépôt conformément aux
bonnes pratiques de gestion
- tient correctement les supports de gestion des stocks des médicaments et autres
- assure l’entretien régulier du dépôt ;
- procède régulièrement au retrait des médicaments et autres produits périmés et
avariés conformément aux procédures;
- prépare régulièrement les commandes et les soumet à la validation du DTC ;
- assure l’approvisionnement régulier du dépôt ;
- veille à une information régulière des prescripteurs sur la situation des stocks au
niveau du DV ;
- veille aux bonnes pratiques de dispensation des médicaments ;
- encaisse les recettes et les verse au trésorier selon la périodicité prédéfinie au niveau
de sa structure ;
- assure le suivi de la gestion des médicaments et autres produits de santé au niveau
des sites ASC et les maternités rurales.
 Président du Comité de gestion du CSCom
- exécute les instructions du Conseil de gestion du district ou de l’ASACO ;
- veille à la bonne gestion comptable et financière de l’établissement (exécution des
dépenses, élaboration des bilans et compte de résultats,…) ;
- veille à la conformité des commandes et la réception des médicaments et autres
- a le devoir d’information et de sensibilisation des populations ;
- recrute le gérant (un niveau minimum du DEF) au nom du Conseil de gestion de
l’ASACO ;

- s’assure de la disponibilité des médicaments et autres produits de santé dans le
CSCom.
 Agent de Santé Communautaire (ASC)
Sous l’autorité du Directeur Technique de Centre (DTC), il est chargé de:
- stocker les ME et autres PS dans son armoire conformément aux bonnes pratiques de
stockage et au paquet d’activités ASC ;
- remplir correctement les supports de gestion ;
- assurer régulièrement l’entretien de son armoire ;
- appliquer les bonnes pratiques de dispensation ;
- faire l’inventaire mensuel du stock des ME et autres PS conformément au paquet
d’activités ASC ;
- retirer, stocker et soumettre à la destruction les produits inutilisables au niveau du
CSCom ;
- transmettre au DTC, au plus tard le 05 de chaque mois un rapport mensuel sur les
consommations, le niveau de stock au gérant DV CSCom en même temps que son
Rapport Mensuel d’Activités (RMA) ;
- faire l’archivage des supports de gestion correctement remplis.
 Président de la Fédération Local des Associations de Santé Communautaire
des médicaments et autres produits de santé au niveau local ;
- appuie le Service de Santé et de l’Hygiène Publique du cercle dans la mise en œuvre
du SDADME-PS.
VII. PRATIQUES DE LA GESTION DES MEDICAMENTS ET AUTRES

PRODUITS DE SANTE DANS LE CADRE DU SDADME-PS
1. SUPPORTS DE GESTION
1.1. SUPPORTS DE GESTION DE STOCK

La gestion efficiente des dépôts nécessite l'utilisation d’un certain nombre de
documents, appelés "supports de gestion", décrits ci-dessous :

 Ordonnance
C'est le document qui permet la délivrance et la bonne utilisation des médicaments et
des autres produits prescrits par les prescripteurs autorisés. Il comporte deux volets dont
l'un (la souche) reste au dépôt ; il doit être classé, conservée, par ordre de numérotation
et l'autre volet (l’original) est rendu au malade.
 Fiche de Stock (FS)
C'est le support de base de la gestion des médicaments et autres produits qui donne la
situation des entrées et des sorties avec la justification (situation du stock). C’est la
« carte d’identité » du produit.
 Fiche d’inventaire (FI)
Elle permet de déterminer le stock disponible, utilisable à la suite d’un inventaire
physique et l’explication des écarts entre le stock théorique et physique. Elle est utilisée
immédiatement après l’inventaire physique pour mettre à jour la fiche de stock. Elle est
exploitée pour renseigner le bilan.
 Fiche de pointage journalier (FPJ)
C’est un document qui permet au gérant ou responsable de stock de suivre les sorties
par ordonnance des médicaments et des autres produits.
Elle permet de donner la situation de la consommation et de la vente journalières, et de
mettre à jour la fiche de stock.
 Fiche récapitulative hebdomadaire
Elle permet de donner la situation de la consommation et de la vente hebdomadaires, et
de mettre à jour la fiche de stock.
Elle est renseignée à partir de la fiche de pointage journalière.
 Bon de commande
Les besoins en médicaments et dispositifs médicaux du dépôt sont enregistrés sur le bon
de commande. La commande est rédigée par le gérant et visée par ses superviseurs
(pharmacien et chef du centre de santé selon le cas).
Les bons de commande des hôpitaux et des Dépôts répartiteurs de cercle sont adressés
aux Magasins régionaux de la PPM et à tout autre fournisseur agréé en cas de non
disponibilité de stock à la PPM.
Les bons de commande des dépôts de vente des CSRéf et CSCom sont exclusivement
adressés au Dépôt répartiteur de cercle.

 Bordereau de livraison
C’est un support utilisé lors de la livraison d’une commande par un fournisseur, qui
permet de comparer les quantités commandées à celles réellement reçues.
 Fiche de réception
Elle permet de mentionner les quantités de produit(s) réellement mises à la disposition
du gérant après une livraison. Elle est annexée au Procès-verbal (PV) de réception qui
fait le compte rendu du déroulement de la réception et de mettre à jour la fiche de stock.
 Compte rendu de gestion de stock (CRGS)
C’est un support permettant de faire le récapitulatif du mouvement du stock pendant une
période donnée (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Il s’agit d’un rapport
de gestion de stock. Il est rempli à partir des fiches de stock.
1.2. DOCUMENTS FINANCIERS

a. Supports de gestion
 Cahier de versement des recettes (CV)
C’est un document qui permet d’enregistrer toutes les recettes de la journée qui doivent
être versées périodiquement (suivant les instructions locales) au caissier sous la double
signature de la partie versante et du caissier. Il est renseigné à partir des fiches de
pointages par le gérant. Le cahier de versement est la propriété du gérant.
 Livre de caisse recette :
C’est un support comptable qui permet d’enregistrer toutes les recettes de vente.
Aucune dépense ne doit être exécutée à partir du livre de caisse recette. Il est renseigné
à partir du cahier de versement.
 Livre de banque :
C’est un support comptable qui enregistre les transactions bancaires. Il est alimenté par
le livre de caisse recette. Toutes les recettes doivent être enregistrées dans le livre de
banque avant toutes dépenses qui doivent être exécutées à partir du livre de banque.
 Livre de caisse fonctionnement :
C’est un support comptable qui permet d’enregistrer toutes les dépenses de
fonctionnement. Il est alimenté à partir du livre de banque.

b. Etats financiers
 Bilan
Il donne la situation financière du dépôt ou de la Pharmacie hospitalière à un temps T. Il
permet de dégager le résultat (bénéfice ou perte) réalisé entre deux bilans.
 Compte de résultat (ou d’exploitation)
Il donne le mouvement financier du dépôt ou de la Pharmacie hospitalière. Il permet de
comparer les charges (dépenses) et les produits (avoirs) entre deux exercices.
2. ACTIVITES COURANTES DE GESTION

Les principales activités ainsi que leurs procédures détaillées sont décrites ci-dessous :
• la sélection des produits ;
• l’estimation des besoins et la planification des approvisionnements ;
• la gestion des commandes ;
• la réception des médicaments et autres produits ;
• le rangement des médicaments ;
• la cession/distribution des produits ;
• la gestion du cas des patients bénéficiant du système de tiers payants ;
• l’élimination des produits inutilisables (périmés et avariés) ;
• l’encaissement des recettes ;
• l’utilisation des recettes ;
• l’évaluation du capital et l’autocontrôle de la gestion ;
• l’utilisation des excédents ;
• le rapportage périodique et information des prescripteurs sur les produits
disponibles ;
• La pharmacovigilance.
Pour chaque activité nous envisagerons les 4 questions suivantes:
✓ Pourquoi doit-elle être menée?
✓ Par qui doit-elle être menée?
✓ Quand doit-elle être menée?
✓ Comment doit-elle être menée?

1. SELECTION DES PRODUITS
Il faut distinguer la sélection de médicaments essentiels dont la liste est fixée
périodiquement par niveau par le Ministre de la santé et la sélection des produits à
acheter.
Pour la sélection des ME, elle est organisée au niveau national de façon périodique lors
des révisions de la Liste nationale des médicaments essentiels (LNME). Elle implique
tous les acteurs de l’administration sanitaire, des programmes, des universitaires, des
hospitaliers, des praticiens et partenaires du système de santé.
La sélection qui est décrite ci-dessous dans le tableau concerne la sélection des produits
qui doivent être en stock dans un centre de santé donné. Il s’agit de l’évaluation
qualitative des besoins de consommation des médicaments et des autres produits. Les
médicaments en question sont extraits de la liste nationale des ME du niveau concerné.
Ils sont constitués des médicaments inscrits dans les schémas thérapeutiques des
pathologies prises en charge par le centre et les médicaments alternatifs.
POURQUOI Pour s’assurer que tous les médicaments et des autres produits dont on
? a besoin sont achetés et disponibles. Cette sélection permet d’éviter
d’acheter des produits inutiles (gaspillage).
QUI ? Par un comité technique mis en place à cet effet. Ce comité peut être
le comité thérapeutique des hôpitaux, le comité du médicament ou
thérapeutique du district.
QUAND ? Au démarrage d’un centre de santé, au début d’un exercice, au début

de l’année ou à chaque fois qu’un achat doit être effectuer.
COMMENT? Sous forme de réunion de travail du comité technique sur la base

d’informations réunies par le responsable sur les patients attendus ou
en cours de prise en charge ; la liste nationale des ME, les schémas de
traitements en vigueur, la période couverte.
Supports :
 Liste des ME,
 Formulaire thérapeutique,
 Guide thérapeutique,
- Fiche de notification,
- Fiche d’investigation.
2. ESTIMATION DES BESOINS ET LA PLANIFICATION DES
APPROVISIONNEMENTS
POURQUOI ?  L’estimation permet de définir les quantités de chaque produit

pharmaceutique, y compris les dispositifs médicaux, retenu dans
la liste des besoins d’un centre de santé ou dans la liste de pro-
duits de santé des programmes
 La planification des approvisionnements consiste à l’élaboration
d’un plan d’approvisionnement des produits pour une période dé-
finie. Ainsi, l’estimation des besoins et la planification des ap-
provisionnements constituent des étapes d’un exercice de «Quan-
tification»
QUI ? Estimation des besoins

 Le centre de santé est responsable de l’estimation de ses besoins ;
 La DPM est responsable de la quantification nationale et la Plani-
fication de l’approvisionnement ;
 Le centre de santé est responsable de la planification de son ap-
provisionnement ;
 La DPM est responsable de la coordination de
l’approvisionnement nationale.
QUAND ? Estimation des besoins :

 A chaque commande par le centre de santé ;
 Au mois de septembre de chaque année pour la quantification
nationale.
Approvisionnement :
 A chaque fois que le niveau minimum de stock est atteint ;
 Conformément au plan d’approvisionnement pour le niveau na-
tional.

Estimation de besoins :
 Pour les centres de santé, il s’agit de l’expression des besoins en
produits suite à un bon de commande ;
COMMENT?  Pour les besoins nationaux :

- Chaque région envoi ses besoins à la DPM pour la compilation ;
- La DPM peut aussi organiser des missions d’estimation des be-
soins dans les régions.
- La DPM valide et transmet à la PPM pour achat par appel d’offre
ou d’autres procédures (Consultation restreinte, Marchés par en-
tente directe, Marchés avec présélection des fournisseurs) ;
- Pour les produits des programmes : la quantification est faite par
les sous-comités de quantification et les partenaires, les besoins
sont transmis au ministère et à chaque partenaire pour achat
Approvisionnements :
- Il se fait conformément au circuit d’approvisionnement en vi-
gueur.
Supports :
- Fiches de stock,
- Bon de commande,
- Fiche d’inventaire,
- Fiche de réception.
3. GESTION DES COMMANDES :
La gestion des commandes pour l’approvisionnement en produits vise la fourniture de

produits de santé dans les conditions les plus favorables et ce, dans le meilleur intérêt
des populations, eu égard aux normes et règlements en vigueur. Il s’agit de s’assurer
que :
 les séparations de fonctions sont suffisantes pour éviter tout cumul de tâches
incompatibles préjudiciable au patrimoine des dépôts ;
 toutes les commandes de produits sont autorisées par les personnes habilitées et
qu’elles sont engagées pour les besoins réels auprès du fournisseur offrant les
meilleures conditions, dans le respect de la liste nationale des ME et des normes de
prescription (référence au formulaire thérapeutique national et au guide
thérapeutique national et autres directives de prise en charge) ;
 les produits reçus sont conformes aux commandes quant à leur qualité, leur quantité
et leur prix et qu’ils sont enregistrés sans délai sur les supports de gestion des stocks.
Dans la perspective de l’affectation d’un Pharmacien au niveau du CSRéf (ou Service
de Santé et de l’Hygiène Publique du cercle), ce dernier assure les responsabilités
d’organisation, de suivi et contrôle technique de l’approvisionnement sous l’autorité du
Médecin-chef (ou du Directeur du Service de Santé et de l’Hygiène Publique du cercle)
qu’il conseille et à qui il rend compte.
Au niveau des hôpitaux, le Pharmacien est le premier responsable de l’élaboration et de
la soumission des commandes à la PPM aux Etablissements d’importation et de vente
en gros des produits pharmaceutiques sous l’autorité du Directeur général qu’il conseille
et à qui il rend compte.
4. APPROVISIONNEMENT
Chaque structure est responsable de son propre approvisionnement.

- Niveau central
L’Etablissement Publique Hospitalier s’approvisionne au magasin central de la PPM ou
auprès de tout autre fournisseur agrée en cas de non disponibilité de stock certifiée par
le Chef du Département Distribution de la PPM.
- Niveau régional
Le Dépôt Répartiteur de Cercle et la pharmacie de l’EPH s’approvisionnent au niveau
du magasin régional de la PPM le plus accessible géographiquement ou auprès de tout
autre fournisseur agréé en cas de non disponibilité de stock certifiée par le Directeur du
Département Régional de la PPM.
- Niveau district sanitaire
Les dépôts de vente des CSRéf et des CSCom s’approvisionnent uniquement au Dépôt
Répartiteur de Cercle. Par conséquent, le DRC est tenu de rendre disponibles tous les
médicaments essentiels et autres produits de santé dont les CSCom ont besoin en fonc-
tion de la LNME.
- Niveau District de Bamako
Les DV des CSRéf et les DVCSCom du District de Bamako s’approvisionnent au
niveau du magasin de district de la PPM le plus proche géographiquement ou auprès de
tout autre fournisseur agréé en cas de non disponibilité de stock certifiée par le gérant

du magasin de district de la PPM. Par conséquent, le gérant du magasin de district de la
PPM est tenu de rendre disponibles tous les médicaments essentiels et autres produits de
santé dont les CSCom ont besoin en fonction de la LNME.
POUR- L’approvisionnement a pour but de disposer en permanence de tous

QUOI ? les produits pharmaceutiques de la liste du centre et d’éviter les
ruptures de stock
QUI ? Suivant le niveau d’approvisionnement :

Dépôt répartiteur :
- Le gérant propose
- Le Pharmacien vérifie et approuve
- Le Directeur du SSHP valide
Dépôt de vente :
- Le gérant propose
- Le responsable du centre valide
Pharmacie hospitalière
- Le Pharmacien élabore et signe
- Le Directeur général valide
QUAND ? - La commande se fait suivant une périodicité définie par la

structure (période de revue) ;
- La nécessité d’effectuer une commande doit être examinée lorsque
la quantité en stock d’un produit est inférieure ou égale au stock
minimum (commande d’urgence) ;
- Le transport des produits a un coût : une multiplication des
commandes d’urgence augmentera les frais de fonctionnement du
dépôt.

COM- - Régulièrement le responsable du dépôt consulte les fiches de stock
MENT ? de tous les produits afin d’identifier les produits dont le niveau de
stock a atteint le stock minimum ;
- A la fin de chaque période de revue, en utilisant les données de la
fiche de Compte Rendu de Gestion de Stock (CRGS), il
commande suffisamment de stock pour que tous les produits
soient à leurs niveaux de stock maximum ;
- La commande est rédigée sur un bon de commande en deux
exemplaires (carbone) ;
- La commande est signée par le Pharmacien ou le gérant et visée
par le responsable du centre ;
- - Le montant de la commande est retiré du livre de banque par un
chèque.
Supports :
- Fiches de stock, - Bon de commande,
- Fiche d’inventaire, -CRGS.
5. LIVRAISON DES PRODUITS
POURQUOI ? Pour satisfaire une commande

QUI ? Le fournisseur (PPM, DRC, Autres fournisseurs agréés)
QUAND ? A chaque réception de commande
COMMENT Le fournisseur doit :

? - Préparer la livraison, vérifier les quantités et contrôler avec le
client la liste de colisage, les dates de péremption et le N° de Lot ;
- Remplir le bordereau de livraison 2 copies ;
- les deux parties doivent signer le bordereau de livraison.
Supports :
- Bordereau de livraison,
- Bon de commande,
- Facture.

6. RECEPTION DES MEDICAMENTS ET AUTRES PRODUITS
POUR- S’assurer de la conformité des médicaments et autres produits entre la

QUOI ? commande et la livraison.
QUAND ? Chaque fois qu’un stock est à ajouter (commande, dotation initiale ou
complémentaire, don).
PAR QUI ? POUR L’HOPITAL

Le Pharmacien hospitalier, un agent du service comptable et deux
personnes désignées par la direction.
NB : en cas d’absence d’un membre de la commission, la réception
pourra se faire si le quorum est atteint en présence du Pharmacien.
POUR LE SERVICE DE SANTE ET DE L’HYGIENE PUBLIQUE
Le Pharmacien, le gérant, le gestionnaire et un représentant du comité de
gestion.
POUR LE CENTRE DE SANTE COMMUNAUTAIRE
Le DTC, le trésorier du comité de gestion et le gérant.
COMMENT 4. Inspecter les colis et vérifier leur intégrité à la réception ;

? 5. Déballer les colis et les vider de leur contenu jusqu’à voir le fond ;
6. Bien vérifier les dates de péremption et les numéros de lot des produits
au fur et à mesure du déballage ;
7. Placer les produits par ordre alphabétique, forme et dosage ;
8. Comparer la liste des médicaments reçus à la liste nationale des ME
par niveau ;
9. Compter les produits dans les cases ;
10.Comparer les chiffres avec ceux du bon de livraison : les quantités des
produits réceptionnés doivent être conformes ;
11.Noter les chiffres sur trois formulaires de réception ;
12.Dater les trois formulaires et les faire signer par chaque participant à la
réception qui gardera une copie ;
13.Remplir la fiche de stock dans la partie réception et noter la date de
péremption et le numéro de lot.

Supports
- Bordereau de livraison,
- PV de réception,
- Fiche de réception,
- Facture,
- Liste de colisage,
- Fiches de stock.
7. RANGEMENT DES MEDICAMENTS ET DES AUTRES PRODUITS
POURQUOI ? - Pour pouvoir les retrouver facilement et rapidement quand on en

a besoin ;
- au moment de la dispensation aux patients ;
- quand on doit les compter au moment des inventaires ;
- quand on doit vérifier les dates de péremption.
QUI ? - Le Pharmacien, Le gérant du Dépôt.
QUAND ? - à chaque réception d'une commande ;

- A chaque fin de session ou tous les soirs avant la fermeture du
dépôt et pharmacie.
Comment faire pour que les produits de santé soient :
Facilement 1. En classant les médicaments par forme pharmaceutique, par ordre

retrouvés alphabétique et par adresse électronique ;
2. En regroupant les produits de même forme : flacons, comprimés…
;
3. En regroupant les produits qui ont le même dosage ;
4. En notant sur les étagères le nom en DCI, la forme et le dosage ;
5. En laissant un intervalle entre les emplacements.
Ecoulés en 1. inscrire les dates de péremption sur les boîtes, fiches de stock ;
ordre des 2. placer sur le devant des étagères les médicaments et autres produits

dates de pé- qui se périment le plus tôt (dont la date de péremption est la plus
remption proche).
Evalués d'un 1. ne pas ouvrir de nouvelle boîte tant que la précédente du même
regard médicament ou produits n'est pas complètement terminée ;
2. enlever les boîtes vides.
Comment protéger les produits de santé?
De la cha- 1- choisir un local bien orienté ;

leur 2- climatisation, ventilation et/ou faux plafond.
De la lu- 1- orienter les étagères/fenêtres afin d’éviter les rayons solaires sur
mière les produits ;
2- placer des rideaux aux fenêtres ;
3- protéger spécialement tout ce qui est sous forme liquide (médi-
cament).
De la mau- 1- Respecter les règles de gestion FEFO (premier expiré, premier

vaise organi- sorti) ou FIFO (premier arrivé premier sorti) si même lot et même
sation péremption ;
2- Séparer physiquement les médicaments des autres produits ;
3- Ne pas disposer les cartons, même vides à même le sol ;
4- Ne pas disposer les produits à moins de 30 cm d’un mur, mainte-
nir une distance de 30 cm entre les palettes et ne pas dépasser un
empilement de plus de 2,5 m ;
5- Disposer les cartons de manière, que les étiquettes
d’identification soient visibles ;
6- Respecter les indications et les normes de stockage des produits ;
7- Entreposer le carton le plus lourd en bas et le plus léger en haut ;
8- Ne jamais laisser en conditionnement entamé ouvert ;
9- Isoler toujours les produits endommagés et inutilisables.
1- limiter et sécuriser les ouvertures ;
Du vol 2- pendant la journée, ne laisser entrer personne d'étranger au ser-

vice à l'intérieur du dépôt ;

3- fermé à clef les locaux pendant la nuit et les pauses.
De l'humidi- 1- orienter les étagères/fenêtres ;

té 2- placer des rideaux aux fenêtres ;
3- protéger spécialement tout ce qui est sous forme poudre ou com-
primé.
Des animaux 1- balayer le dépôt à l’ouverture ;

rongeurs et 2- ranger le dépôt à la fermeture ;
insectes 3- ne pas laisser de carton, même vide, au contact du sol.
De la congé- 4- respecter les indications données par le fabricant ;

lation 5- ne congeler un produit que si la notice l’indique.
8. CESSION DES MEDICAMENTS ET AUTRES PRODUITS DE SANTE/

DISPENSATION OU DELIVRANCE
POURQUOI ? Il s'agit de donner au patient tout ce qui est inscrit sur

l’ordonnance après paiement ou exonération. Aucun médicament
ne peut être vendu sans ordonnance
Pour que l’ordonnance soit prise en compte, il faut que :
 le malade soit en possession d’une ordonnance à double
souche ;
 L’ordonnance soit libellée en DCI/générique ;
 L’originale de l’ordonnance est rendue au malade. La souche
reste à la Pharmacie ;
 Pour les assurances l’originale de l’ordonnance est gardé par
la pharmacie et la copie au patient ;
NB : De façon générale la distribution est un mécanisme de la
cession.
La distribution/expédition est l’acte qui consiste à livrer le produit
d’un niveau à un autre.
PAR QUI ? Par le gérant.

QUAND ? Le service est continu ;
La mise en place d’un service de jour et d’un service de nuit doit
être une règle.
COMMENT ? Les doses inscrites doivent être délivrées en totalité.

Le patient remet au gérant son ordonnance :
- Conforme au modèle de la structure ;
- Prescrite en DCI/générique ;
- Par un prescripteur autorisé.
Le gérant calcule le prix total de l’ordonnance (pour les produits
payants) :
- Multiplier ligne par ligne le nombre d’unités par le prix
unitaire ;
- Faire la somme de la colonne du montant ;
- Communiquer le prix total au malade.
Le gérant perçoit le prix de l’ordonnance :
- Pas de paiement différé (sauf dans la prise en charge des
urgences et assurance) ;
- Les doses inscrites doivent être délivrées en totalité.
Le gérant n’est pas autorisé à faire crédit. Le gérant conserve la
souche de l’ordonnance.
- Remettre l’original de l’ordonnance au malade avec les
produits ;
- Remettre la copie de l’ordonnance au malade avec les produits
pour le cas des assurances ;
- Expliquer de nouveau la posologie au malade.
Le gérant remplit au fur et à mesure de la cession, la fiche de
pointage journalier.
Supports :
- Modèle national de l’ordonnance,
- Fiche de pointage journalier,
- Logiciel de gestion.

Cas spécifiques des stupéfiants et psychotropes
Les stupéfiants et psychotropes sont inscrits sur la liste des produits sous contrôle
international. La prévision des besoins de ces produits sous contrôle international est
capitale pour assurer un approvisionnement régulier.
Les besoins de l’année n+1 sont à fournir avant la fin du mois de juin de l’année en
cours à l’Organe Internationale de Contrôle des Stupéfiants et Psychotropes (OICS).
L’OICS valide les données et les besoins de tous les pays sont consignés dans un
rapport largement publié. Ainsi à chaque commande le fournisseur d’un produit A
s’assure d’abord que les besoins sont disponibles pour un pays X. Ensuite ce même
fournisseur fait d’abord une demande pour une Autorisation Spéciale d’Importation
(ASI) pour le produit A d’un pays fabricant Y au pays X. C’est après l’obtention de
l’ASI que le produit A est expédié au pays X. Tout ce processus se passe sous la
vigilance de l’OICS.
POURQUOI ? Pour s’assurer que tous les stupéfiants et psychotropes dont on a

besoin sont achetés et disponibles au moment souhaité.
QUI ? Par la PPM ou les grossistes agréés

Chaque point de prestation doit faire une sélection de produits au
mois de février de l’année n et les besoins de l’année n+1 sont
envoyés au niveau CSRéf pour le district sanitaire. La région fait
une compilation de ces besoins pour les envoyer à la DPM en
mars toujours de l’année n.
Pour la pharmacie hospitalière, les différentes unités doivent faire
parvenir leurs besoins pour une centralisation avant d’envoyer à la
DPM en mars.
La DPM à son tour fait une compilation de l’ensemble des besoins
qui doit être envoyé au mois de mai selon les procédures de
l’OICS.
QUAND ? Au début de chaque année ou à chaque fois qu’un achat doit être
effectuer.
COMMENT? Sous forme de séance de travail sur la base d’informations dispo-

nibles (consommations et prévisions) par le responsable sur les
patients attendus ou en cours de prise en charge ; la liste des pro-
duits sous contrôle international.

Support :
- Liste des produits sous contrôle international (stupéfiants, psychotropes, précur-
seurs etc.).
9. GESTION DU CAS DES PATIENTS BENEFICIANT DU SYSTEME DE

TIERS PAYANTS
La gestion des patients bénéficiant du système du tiers payant mérite une bonne
connaissance des procédures par les différents acteurs. En effet, au niveau de la
structure sanitaire, le bénéficiaire doit dès son arrivée être identifié afin de déterminer la
partie à payer et par qui.
Ainsi au niveau du gérant du dépôt de vente pour ce qui concerne les CSCom, en
fonction des accords de collaboration ou conventions signées avec une mutuelle donnée,
le patient sur présentation de sa carte de mutualiste avec le ticket modérateur doit payer
la part qui lui revient (de 20% à 30% ou même 40%) suivant les règles de l’organisme
de financement (la mutuelle) et le reste du montant est porté sur le compte de la
mutuelle au niveau de la structure sanitaire.
Par exemple pour une mutuelle X, dans sa convention avec le CSCom, elle prend 70%
des charges pour ses mutualistes sur des pathologies précises et donc le reste des frais
soit 30% reviennent à la charge du patient. Donc à la présentation de ce patient au
niveau du dépôt avec son ordonnance le gérant doit savoir qu’il ne doit payer que 30%
de la totalité de l’ordonnance et que les 70% restants sont à porter sur le compte de la
mutuelle. La régularisation se fait selon la périodicité arrêtée par le CSCom et la
Mutuelle dans leur convention. C’est pourquoi les directeurs techniques des CSCom et
les gérants des dépôts de vente doivent maîtriser ce processus pour permettre une bonne
fluidité des opérations de recouvrements auprès du patient et de la mutuelle.
Pour les autres cas du système de tiers payant se référer aux dispositions des différentes
conventions.
10. ELIMINATION DES PRODUITS PHARMACEUTIQUES

INUTILISABLES
Les produits périmés ou avariés constituent un stock non utilisable. Ils doivent être
retirés immédiatement du stock chaque fois que le constat est fait et gardés dans un
endroit sécurisé (zone de rebut) hors de la zone de stockage des produits utilisables.
La liste doit être établie et signée par les responsables techniques et communautaires.
Pour le cas spécifique des CSCOM et ASC, les produits sont inventoriés et envoyés au
CSRéf ou au Service de Santé et de l’Hygiène Publique du cercle pour la destruction.

Les produits sont soumis à la destruction périodique par la commission de destruction.
La destruction est sanctionnée par un Procès-verbal de destruction signé et archivé par
chaque membre de la commission.
POUR- Pour éviter de servir des produits pharmaceutiques inutilisables aux

QUOI ? patients et causer des intoxications, favoriser des résistances au
traitement ou fausser le traitement.
PAR QUI ? Pour le retrait du stock : le gérant du dépôt de vente sous le

contrôle du Pharmacien ou le chef du centre.
Pour la destruction par la commission habilitée, la responsabilité
relève du Pharmacien hospitalier, du Pharmacien régional, du
Pharmacien du CSRéf/Service de Santé et de l’Hygiène Publique
du cercle sous l’égide de leurs directeurs/médecins chefs du district.
QUAND ? Régulièrement, pas seulement au moment des inventaires pour

l’élimination du stock. Pour la destruction par la commission selon
la périodicité établie à chaque niveau.
COMMENT - En consultant les fiches de stocks (les dates de péremption

? doivent toujours y être inscrites) ;
- En vérifiant directement le stock dans les rayons d’entreposage
ou le stock de réserve ;
- Effectuant les sorties du stock et sur la fiche de stock ;
- En faisant une fiche d’inventaires ;
- En les remettants au superviseur avec la fiche d’inventaire ;
- En veillant qu’ils soient détruits par la commission de
destruction qui établira un PV de destruction ;
- En procédant au réajustement de la valeur du stock avec le
comptable gestionnaire.
Supports :
- Fiches de stock,
- Fiches d’inventaire.
11. ENCAISSEMENT DES RECETTES

POURQUOI ? Parce que les recettes ne peuvent pas être laissées dans le dépôt ou
dans la Pharmacie pour des raisons de sécurité.
Parce qu’un suivi régulier des recettes est nécessaire pour éviter un
laisser-aller en matière de perception de l’argent et de versement des
recettes.
QUI ? - Le gérant ;
- Le comptable ou le trésorier.
QUAND ? La remise de la recette doit être normalement quotidienne ou au plus

hebdomadaire.
COMMENT ? Le gérant, et le comptable (ou le trésorier) remplissent les supports

suivants :
- le cahier de versement ;
- le livre de caisse recettes.
Supports :
- Cahier de versement,
- Fiches de pointage,
- Livre de caisse recettes.
12. UTILISATION DES RECETTES
Le principe de la séparation des circuits des recettes de la tarification et des recettes du

médicament et autres produits de santé doit guider l’utilisation des recettes issues de la
vente des produits : l’argent du médicament et des autres produits santé servira
uniquement à l’acquisition des produits.
A QUOI doi-  Achats liés à l’activité :

vent servir les - achats de produits ;
recettes ?
- achats supports de gestion ;
- autres achats (petites fournitures d’entretien/ nettoyage, petit
emballage)..

 Transport/ frais sur l'achat des produits :
- carburant pour transport des produits de santé ;
- perdiems pour l’approvisionnement uniquement ;
- autres frais pour l’achat des produits.
 Autres charges extérieures :
- Frais bancaires et financiers (timbre).
 Frais de personnel :
- salaires et accessoires gérant contractuel ;
 primes et indemnités gérant
QUAND La fréquence des dépenses dépend de l’activité du dépôt et de la

utiliser les bonne gestion du stock :
recettes ? - commande mensuelle ou trimestrielle de médicaments et des
autres produits de santé ;
- renouvellement des supports de gestion ;
- salaire mensuel du gérant ;
- Approvisionnement des DVCSCom ;
COMMENT - Le montant Achat de médicaments et des autres produits de santé

utiliser les est retiré du livre de banque ;
recettes? - Les dépenses de fonctionnement font l’objet d’un budget prévi-
sionnel dont le montant est retiré du Livre de Banque vers le
Livre de caisse Fonctionnement ;
- Les pièces justificatives doivent être archivées et accessibles ;
- Les dépenses seront décaissées sur la base d’un ordre de dépense
de l’ordonnateur.
Supports :
- Livre de banque,
- Livre de Caisse Fonctionnement,
- Bon de commande.

13. UTILISATION DES EXCEDANTS
QUAND dit- L’excédent ne peut être prononcé que sur la base des documents
on qu’il y a suivants :
excédents ? - Inventaire dûment certifié par les membres de la Commission
d’inventaire ;
- Le certificat de non-créances à recouvrer établi par le gestion-
naire ;
- Le certificat de non endettement auprès des fournisseurs établis
par le gestionnaire;
- Un état de caisse certifié par les responsables de la structure ;
- Un état de rapprochement bancaire ;
- Un compte d’exploitation excédentaire certifié par les respon-
sables de la structure ;
- Le bilan financier avec résultat positif certifié par les respon-
sables de la structure à tous les niveaux.
A QUOI L’utilisation des excédents ne peut se faire qu’annuellement ou

doivent servir au plus tôt semestriellement dans l’ordre de priorité suivant :
les excédents 1- Augmenter le niveau du capital de référence ;
?
2- Améliorer les conditions de stockage (aménagement du dépôt) ;
3- Améliorer les conditions de travail du gérant (matériel,
équipement…);
4- Transfert/ appui au fonctionnement général de la structure
sanitaire ;
5- Appui à la distribution des produits aux CSCom pour favoriser
le respect du circuit du SDADME-PS ;
6- Financement de supervision supplémentaire sur des points
prédéfinis auprès de la Direction Régionale de la Santé et/ ou
auprès d’autres prestataires de services ;
7- Financement de formation ciblée pour le personnel impliqué
dans la gestion des produits ;
8- Prime exceptionnelle pour le personnel du dépôt pour bonne
gestion ;

QUI décide de - Au niveau de l’hôpital, c’est le Directeur Général sur proposition
l’utilisation du Pharmacien de l’hôpital. Toutefois, les dépenses importantes
des excédents ou exceptionnelles (Ex: les grosses réparations) doivent être
? discutées lors d’une réunion du conseil d’administration ;
- Au niveau du Service de Santé et de l’Hygiène Publique (SSHP)
du cercle c’est Directeur du SSHP sur proposition du pharmacien
du district (ou du gérant) lors d’une réunion de conseil de gestion
avec avis du DRS ;
- Au niveau du CSCom c’est le Président de l’ASACO sur
proposition du DTC et du gérant lors de réunion des comités de
gestion avec avis du Directeur du Service de Santé et de
l’Hygiène Publique du cercle/Médecin Chef du District Sanitaire ;
Procédures - Une proposition écrite est adressée au chef de service par le

responsable de la gestion des stocks.
- L’avis du supérieur hiérarchique et demandé.
- Le document est soumis à l’appréciation du représentant des
collectivités décentralisées.
- La décision est prise lors de la réunion statutaire
Supports :
- Livre de banque,
- Cahier de fonctionnement du dépôt,
- Bilan et compte d’exploitation,
- Ordre de dépenses,
- Pièces justificatives,
- Budget prévisionnel.
14. EVALUATION DU CAPITAL ET AUTOCONTROLE DE LA GESTION

Le « capital » du dépôt de vente des produits de santé est constitué des biens dont
dispose à tout moment le dépôt c’est-à-dire :
 la valeur du stock de produits et des supports de gestion à vendre au prix d’achat
(pour le DRC) ;

 les liquidités : l’argent en caisse, l’argent à la banque, l’argent non dépensé du cahier
de fonctionnement ;
 les créances que l’on doit au dépôt (cession, dépenses non autorisées, détournement,
etc.) ;
 à cette valeur totale il faut soustraire les dettes que le dépôt doit à autrui
(fournisseurs, personnel).
POURQUOI ? - pour connaître l’évolution des biens du dépôt dans le temps ;

- pour que la population puisse savoir si le dépôt est correcte-
ment géré par ses représentants ;
- afin de contrôler toutes les étapes de la gestion du dépôt.
QUI ? - le chef de service ;

- un représentant du service comptable ;
- le gérant ;
- le comité de gestion du centre de santé.
QUAND ? Pour les dépôts de vente

- Toutes les semaines le gérant contrôle ses activités en compa-
rant sa recette réelle au total des produits vendus.
- Tous les mois (DV) le comité de gestion peut faire un inven-
taire physique du stock et compare les quantités aux fiches de
stock.
Pour le Dépôt répartiteur de cercle ou la pharmacie de
l’hôpital
- Tous les trois mois le stock est inventorié et chiffré par le ges-
tionnaire comptable de l’établissement et le gérant.
- Tous les six mois l’inventaire physique du DRC est réalisé
sous la surveillance du Pharmacien Régional et/ou du gestion-
naire régional
- Une fois par an : Bilan administratif et financier complet à
l’attention des personnes suivantes :
• Directeur général de l’hôpital ;
• Médecin chef du CSRéf ou le Directeur du Service de
Santé et de l’Hygiène Publique du cercle ;

• Membres du comité de gestion ;
• Directeur Régional de la Santé.
COMMENT ? Contrôle hebdomadaire

multiplier pour chaque produit, le total des quantités vendues par
son prix unitaire et comparer le chiffre d'affaires théorique obtenu
au chiffre d'affaires réellement encaissé.
Contrôle trimestriel
Les supports de gestion:
- les carnets d’ordonnances ;
- les différents carnets (seuls les cahiers non commencés sont
comptés) ;
- les fiches de stock non utilisées ;
Le stock de produits de santé :
- Le total de chaque produit, multiplié par le prix d’achat
donnera la valeur du stock au prix d’achat.
Le contrôle théorique de l’argent :
consiste à déterminer l’argent entré dans la caisse produit :
- vérifier l’exactitude des inscriptions portées sur le livre de
caisse et le livre de banque en les comparant entre eux et au
cahier de versement des recettes.
- faire la somme : solde livre de caisse + solde livre de
banque + solde cahier de fonctionnement. Cette somme est
le solde théorique.
Le contrôle physique de l’argent :
- consiste en l’examen du contenu de la caisse, de la banque
et de la caisse de fonctionnement. Le total doit être égal au
total théorique. En cas de différence, il faut en trouver
l’explication.
- Le plus simple est bien sûr de remplir au fur et à mesure et
correctement les supports de gestion.
Le capital total du dépôt est la somme :

capital produits + capital supports + capital argent + créances -
dettes.
Remarques d’ordre général :
Les relevés d’inventaire sont marqués en rouge sur les fiches de
stock.
Au moment de l’inventaire on veillera plus particulièrement à
surveiller les dates de péremption des produits.
Les produits pharmaceutiques inutilisables seront comptabilisés au
prix d’achat, et retirés des fiches de stock sous la supervision de
l’équipe d’inventaire
Supports :
- Liste des produits du dépôt
- Fiche d’inventaire des produits
- Fiche d’inventaire des supports (pour le DRC)
- Livres de caisse, de banque
- Cahier de fonctionnement des dépôts
- Relevés de banque
- Catalogue des prix fournisseurs
- Fiche de contrôle de caisse
- Fiche de suivi des créances clients
- Fiches de suivi des dettes fournisseurs
15. RAPPORTAGE PERIODIQUE ET INFORMATION DES

PRESCRIPTEURS
Le Compte Rendu de Gestion de Stock (CRGS) est le support essentiel de rapportage
des informations au niveau supérieur.
Les données logistiques essentielles à rapporter sont, par produit :
- Le stock disponible et utilisable ;
- La consommation ;
- Les pertes et ajustement ;
- Le nombre de jours de rupture.

La périodicité du rapportage est le suivant :
- les DTC et le gérant DV remplissent le CRGS, renseignent les données dans DHIS2
et transmettent mensuellement les copies dures au SSHP/ CSRéf ;
- les gérant DRC et le chargé SIS compilent et analysent les données et renseignent le
CRGS et saisissent les données dans DHIS2 et transmettent mensuellement les
copies dures au SSHP ;
- Le Pharmacien régional et le chargé SIS compilent et analysent les données générées
par l’outil OSPSanté et fait le feedback aux différents Service de Santé et de
l’Hygiène Publique du cercle/ CSRéf et transmet à la DPM ;
- la DPM à son tour compile et analyse les données générées par l’outil OSPSANTE
et fait le feedback aux différentes DRS aux programmes et aux autres partenaires ;
- toutes les données sont compilées et analysées par la DPM afin de déterminer la
consommation annuelle et les besoins du pays.
Une collaboration doit exister entre les gestionnaires de stocks et les prescripteurs.
Les pharmaciens, les gérants informent périodiquement les prescripteurs sur :
- la situation de la disponibilité des produits pharmaceutiques ;
- l’existence de stock en souffrance de prescription (risque de péremption) ;
- les ruptures prolongées des produits essentiels.
Les prescripteurs informent les pharmaciens et gérants sur:
- leurs besoins en produits spécifiques pour des affections émergeantes ;
- tout problème d’effet indésirable du médicament, inefficacité, changement d’aspect,
etc.)
Supports :
- Fiches de stock,
- Fiche d’inventaire,
- Bordereau de livraison.
16. ASSURANCE QUALITE ;
La mise en place d’un système d’Assurance Qualité repose sur la conception de docu-
ments écrits, claires et détaillés concernant toutes les opérations réalisées dans les éta-
blissements susceptibles d’avoir un effet sur la qualité des produits.
Le Contrôle qualité en est une partie intégrante de l’assurance qualité.

- Descriptif des documents du système d’Assurance Qualité
Le titre, la nature et l’objet des documents doivent être clairement indiqués afin qu’ils
soient aisément lisibles et compréhensibles.
Les documents doivent être :
- Soigneusement conçus, préparés, revus, diffusés et tenus à jour;
- Approuvés, signés et datés par la personne autorisée;
- Créés, modifiés, annulés, diffusés, classés et archivés selon une procédure
appropriée;
- Référencés selon une procédure de gestion qui garantit en outre que seuls les
documents en vigueur sont en circuit et utilisés;
- Présentés et paginés de manière à permettre de distinguer les originaux de leurs
copies;
- Aisément accessibles aux personnes concernées;
- Tout système informatisé utilisé pour gérer ces documents doit être validé selon les
recommandations en vigueur des bonnes pratiques de distribution (Champ 3,
annexe 6).
- Auto-inspections
Le but des inspections est de déterminer la conformité ou la non-conformité aux BPD et
préparer éventuellement les mesures correctives nécessaires.
- Le champ des auto-inspections doit s’étendre à l’ensemble du système qualité mis en
place pour satisfaire aux BPD.
- Les auto-inspections sont effectuées à intervalles réguliers.
- Elles sont conduites selon des procédures écrites, de façon indépendante et
approfondiepar des personnes compétentes désignées à cet effet.
- Chaque auto-inspection fait l’objet d’un compte rendu reprenant les observations et
propositions d’éventuelles actions correctives.
- Le rapport est adressé au Pharmacien responsable en vue de l’information du
personnel concerné.
- La mise en œuvre des mesures correctives se fait sous la responsabilité du
Pharmacien. Il en vérifie l’application et s’assure de leur efficacité.
NB : Pour la transparence, l’auto-inspection doit être effectuée par le Responsable As-
surance Qualité (RAQ) accompagné d’une personne indépendante.

17. PHARMACOVIGILANCE
POURQUOI ? Par ce qu’on ne connaît jamais assez les effets indésirables qu’un
médicament peut provoquer chez un individu donné. Ceci est encore
plus nécessaire pour les nouveaux médicaments. Plus on détecte tôt
les effets, plus on limite les problèmes de santé publique liés au
médicament (problème).
QUI ? - Tous médecins, chirurgiens-dentistes ou sages–femmes ayant

constaté un effet indésirable grave ou inattendu susceptible d’être
dû à un médicament ou produit prescrit par lui ou non, ainsi que
tous membres d’une profession de santé (Pharmaciens,
Technicien de santé) ayant eu connaissance d’un effet indésirable
grave ou inattendu susceptible d’être dû à un médicament ou
produit doit en faire la déclaration immédiate au : - Centre
national de pharmacovigilance
- l’Industrie pharmaceutique
- le public
Pour la gestion de la vigilance, les responsables sont les structures de
santé, les commissions techniques, le Centre National de Référence
de Pharmacovigilance (CNRP), le Secrétariat national (DPM) et les
Centres collaborateurs de l’OMS.
La notification doit être confirmée par écrit par le notificateur ou
établie à partir des éléments originaux du dossier clinique.
QUAND ? La notification des effets indésirables doit être continuellement sti-

mulée. Elle doit se faire :
- Dès l’observation du cas d’Effets Indésirables du Médicament
(EIM): Notification spontanée ;
- Après l’Autorisation de Mise sur le Marché ;
- Lors des Essais Cliniques ;
- Lors des Études Epidémiologiques.

COMMENT ? Toute personne qui constate un effet (non signalé ou excessif) doit
signaler immédiatement à la structure de santé la plus proche
- Par écrit (sur la fiche de notification ou en rédaction libre) ;
- Téléphone, Fax, E- mail ;
- Boite postale.
Les structures de santé remplissent la fiche de notification et la
transmettent au Centre National de Référence de Pharmacovigilance
sis à l’INSP et à la DPM à travers les commissions locales et régio-
nales.
QUOI Tout événement clinique ou biologique observé chez un patient dans

NOTIFIER? les conditions normales d’utilisation d'un médicament
Tout événement résultant des circonstances suivantes:
- Mésusage ;
- Pharmacodépendance ou syndrome de sevrage ;
- Surdosage accidentel ou volontaire ;
- Erreur Médicamenteuse ;
- Inefficacité thérapeutique ;
- Effets sur le produit de conception ;
- Produit défectueux ;
- Manque d’efficacité ;
- Résistance aux Antibiotiques ;
- Iatrogénie médicamenteuse.
Au début du développement du système, tout événement indésirable

coïncidant avec la prise d’un médicament connu ou non connu,
grave ou bénin :
- Créer la « culture de notification » ;
- Développer le réflexe de déclaration ;
- Développer les aptitudes du personnel de Pharmacovigilance
(PV) pour l’évaluation, le codage et l’interprétation des cas.
Quand le système de PV est bien implanté:
- Nouveaux médicaments : tous les effets, y compris les effets
mineurs,
- Anciens médicaments : effets indésirables graves et inhabituels
Supports :
- Fiche de notification,
- Fiche d’investigation.

ANNEXES

Annexes 1 : LES INDICATEURS DE SUIVI DU SDADME-PS
Les d’indicateurs proposés pour le suivi de la performance de la gestion pharmaceutique au niveau de la région :
Rubriques Indicateur Définition Mode de calcul Type Responsable Intérêt
Gestion des stocks Pourcentage de Proportion de Numérateur : nombre de Processus DTC, gérant Suivi de la
au niveau DV structures ayant structure ayant structure disposant les 12 DVCSCOM, complétud
(CSCOM CSRéf) et rempli correctement rempli les 12 comptes rendus de gestion ASACO, gérant e des
DRC et transmis les 12 comptes rendus de stock signés DVC, gérant DRC, rapports de
Cible : 100% comptes rendus de de gestion de Dénominateur : nombre de Chef SSHP/ MCD gestion de
gestion de stock au stock signés par structure du district de Stock des
cours de l’année le chef de santé DV
service
Pourcentage de Proportion de Numérateur : nombre de Processus DTC, gérant Suivi de la

structures ayant structure ayant structures ayant transmis à DVCSCOM, promptitud
transmis à temps les transmis à temps temps les 12 comptes ASACO, gérant e des
12 comptes rendus les 12 comptes rendus de gestion de stock DVC, gérant DRC, rapports de
de gestion de stock rendus de signés Chef SSHP/ MCD gestion de
(avant le 5 du mois gestion de stock Dénominateur : nombre de Stock des
pour le DV et le 10 signés par le structure du district de DV
du mois pour le chef de service santé
DRC) au cours de (avant le 5 du
l’année mois pour le DV
et le 10 du mois
pour le DRC) au
cours de l’année

Gestion des stocks Pourcentage de Proportion de Numérateur : nombre de Processus Directeur de l’hôpital, Suivi de la
au niveau des pharmacie pharmacies pharmacies hospitalières Pharmacien de complétud
pharmacies hospitalière ayant hospitalières disposant les 12 comptes l’hôpital et la DPM e des
hospitalières rempli correctement ayant rempli les rendus de gestion de stock rapports de
les 12 comptes 12 comptes signés gestion de
rendus de gestion rendus de Dénominateur : nombre Stock des
de stock au cours de gestion de stock total de pharmacies pharmacie
l’année signés par le hospitalières (national) s
Directeur de hospitalièr
l’hôpital es
Pourcentage de Proportion de Numérateur : nombre de Processus Directeur de l’hôpital, Suivi de la
pharmacie pharmacies pharmacies hospitalières Pharmacien de promptitud
hospitalière ayant hospitalières ayant transmis à temps les l’hôpital et la DPM e des
transmis à temps ayant transmis à 12 comptes rendus de rapports de
(avant le 15 du temps (avant le gestion de stock signés gestion de
mois) les 12 15 du mois), les Dénominateur : nombre Stock des
comptes rendu de 12 comptes total de pharmacies pharmacie
gestion de stock au rendu de gestion hospitalières (national) s
cours de l’année de stock signés hospitalièr
par le Directeur es
de l’hôpital au
cours de l’année

Utilisation Pourcentage Proportion Numérateur : Nombre Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la
rationnelle d’ordonnances avec d’ordonnances total d’ordonnances avec Pharmacien du qualité de
(Prescription) au moins un produit ayant au moins au moins un produit CSRéf/ SSHP, la
injectable un produit injectable au niveau DV Pharmacien DRS prescriptio
Cible : injectable CSCom, DV CSRéf et n
Hôpital = 60% hôpitaux multipliés par
CSRéf = 50% 100
CSCom = 30% Dénominateur : nombre
total des ordonnances
pendant une période
donnée, tirées au hasard
au niveau DV CSCom,
DV CSRéf et hôpitaux
Pourcentage Proportion Numérateur : Nombre Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la

d’ordonnances avec d’ordonnances total d’ordonnances avec Pharmacien du qualité de
au moins un ayant au moins au moins un produit CSRéf/ SSHP, la
Antibiotique un produit antibiotique au niveau DV Pharmacien DRS, prescriptio
Cible : antibiotique sur CSCom, DV CSRéf et Directeur hôpital, n
Hôpital = 50% l’ensemble des hôpitaux multipliés par Pharmacien hôpital
CSRéf = 40% ordonnances 100
CSCom = 20% tirées au hasard Dénominateur : nombre
total des ordonnances
pendant une période
donnée, tirées au hasard
au niveau DV CSCom,
DV CSRéf et hôpitaux

Nombre moyen de Nombre moyen Numérateur : total des Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la
médicaments de médicaments médicaments prescrits sur Pharmacien du qualité de
prescrits par prescrits sur un les ordonnances CSRéf/ SSHP, la
ordonnance échantillon considérées dans les PharmacienDRS, prescriptio
Cible : d’ordonnances structures visitées Directeur hôpital, n
Hôpital = 4 provenant de Dénominateur : effectif Pharmacien hôpital
CSRéf = 3 structures de des ordonnances
CSCom = 2 soins (Hôpitaux, considérées pendant une
CSRéf, CSCom) période donnée dans les
structures visitées
Coût moyen d’une Coût moyen de Numérateur : total des Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la
ordonnance l’ordonnance est coûts sur les ordonnances Pharmacien du qualité de
Cible : évalué sur un considérées dans les CSRéf/ SSHP, la
Hôpital = 4 000 échantillon structures visitées Pharmacien DRS, prescriptio
CSRéf = 3 000 d’ordonnances Dénominateur : effectif Directeur hôpital, n
CSCom = 2 500 provenant de des ordonnances Pharmacien hôpital
structures de considérées pendant une
soins (Hôpitaux, période donnée dans les
CSRéf, CSCom) structures visitées

Proportion Nombre Numérateur : total des Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la
d’ordonnances moyen prescriptions respectant Pharmacien du qualité de
respectant les d’ordonnance les algorithmes de prise en CSRéf/ SSHP, la
algorithmes de prise présents, évalué charge sur les Pharmacien DRS, prescriptio
en charge des sur un ordonnances considérées Directeur hôpital, n
programmes échantillon dans les structures visitées Pharmacien hôpital
d’ordonnances multiplié par 100
provenant de Dénominateur : effectif
structures de des prescriptions
soins (Hôpitaux, médicales considérées
CS Réf, CSCom pendant une période
donnée dans les structures
visitées
Approvisionnement Disponibilité des Il s’agit des Numérateur : Nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la
médicaments du médicaments du médicaments du panier Pharmacien du qualité de
panier le jour de la panier n’ayant n’ayant pas connus de CSRéf/ SSHP, la
supervision pas connus de rupture multipliée par 100 Pharmacien hôpital et logistique
Cible = 100% rupture pendant Dénominateur : Nombre le Pharmacien DRS
la période de médicament du panier
Nombre moyen de Il s’agit du Numérateur : Somme des Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la
jours de rupture des temps moyen jours de rupture de chaque Pharmacien du qualité de
médicaments du durant lequel les médicament du panier CSRéf/ SSHP, la
panier dans le médicaments du Dénominateur : Nombre Pharmacien hôpital et logistique
temps panier n’étaient de médicaments du panier le Pharmacien DRS
Cible = 0 pas disponibles

Disponibilité des Il s’agit du Numérateur : Somme de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la
médicaments de temps moyen jours de disponibilité des Pharmacien du qualité de
programmes (PF, durant lequel les médicaments multiplié par CSRéf/ SSHP, la
SMNIN, ARV, médicaments de 100 Pharmacien hôpital et logistique
PALU, TB…) programme Dénominateur : le nombre le Pharmacien DRS
Cible = 100% étaient de jours de la période
disponibles
Disponibilité des Il s’agit du Numérateur : Somme de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la
Kits césarienne temps moyen jours de disponibilité des Pharmacien du qualité de
Cible = 100% durant lequel les Kits césarienne multiplié CSRéf/ SSHP, la
Kits césarienne par 100 Pharmacien hôpital et logistique
étaient Dénominateur : le nombre le Pharmacien DRS
disponibles de jours de la période
Pourcentage de DV Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la

et DRC ayant passé structures ayant structures ayant passé plus Pharmacien du qualité de
unecommande passé plus d’une d’une commande au CSRéf/ SSHP et DTC la
d’urgence commande par niveau fournisseurs durant logistique
Cible = 0% mois (DV) ou une période donnée
par trimestre multiplié par 100
(DRC) Dénominateur : nombre de
Dépôt

Pourcentage de Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Le Directeur général Suivi de la

pharmacie pharmacie pharmacie hospitalière de l’hôpital, qualité de
hospitalière hospitalière ayant passé plus d’une Pharmacien de la
ayantpassé ayant passé plus commande au niveau du l’hôpital et DPM logistique
unecommande d’une magasin de la PPM
d’urgence commande par pendant une période
mois donnée
Dénominateur : nombre
total de pharmacie
hospitalière
Pourcentage de Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la

dépôts de vente DV ayant reçu DV ayant eu satisfaction Pharmacien du qualité de
ayant une 100% de ses de l’ensemble de ses CSRéf/ SSHP et DTC la
satisfaction de ses commandes commandes au niveau logistique
commandes à 100% satisfaites au DRC durant l’année
au niveau DRC niveau DRC Dénominateur : nombre
total de DV
Pourcentage de Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi de la

DRC ayant une DRC ayant reçu DRC ayant eu satisfaction Pharmacien du qualité de
satisfaction de ses 100% de ses de l’ensemble de ses CSRéf/ SSHP et la
commandes à 100% commandes commandes au niveau du Pharmacien régional logistique
au niveau du satisfaites au magasin PPM durant
Magasin PPM niveau du l’année Dénominateur :
Magasin PPM nombre total deDRC de la
région

Pourcentage de Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Le Directeur général Suivi de la

pharmacie pharmacie pharmacie hospitalière de l’hôpital, qualité de
hospitalière ayant hospitalière ayant eu satisfaction de Pharmacien de la
une satisfaction de ayant reçu 100% l’ensemble de ses l’hôpital logistique
ses commandes à de ses commandes au niveau du
100% au niveau du commandes magasin PPM durant
Magasin PPM satisfaites au l’année Dénominateur :
niveau du nombre total de pharmacie
Magasin PPM hospitalière
Gestion financière Taux de respect du Proportion des Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du
coefficient structures de structures visitées Pharmacien du respect du
multiplicateur par distribution et respectant le coefficient CSRéf/ SSHP, SDADME
les structures de de dispensation multiplicateur du Pharmacien DRS,
distribution et de respectant le SDADME multiplié Directeur hôpital,
dispensation coefficient par100 Dénominateur : Pharmacien hôpital
Cible = 100% multiplicateur nombre total de structures DPM
visitées pour une période
donnée

Taux de maintien Proportion des Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du
du capital par les structures de structures visitées ayant Pharmacien du respect du
structures de distribution et maintenu le capital de CSRéf/ SSHP, SDADME
distribution et de de dispensation référence multiplié par100 Pharmacien DRS,
dispensation ayant Dénominateur : nombre Directeur hôpital,
Cible = 100% effectivement total de structures visitées Pharmacien hôpital,
maintenu le pour une période donnée DPM
capital de
référence
Taux de structures Proportion des Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du
de distribution structures de structures de distribution Pharmacien du respect du
ayant établi le bilan distribution visitées disposant le bilan CSRéf/ SSHP, gérant SDADME
(DRC) ayant validé multipliépar100 DRC et comptable
Cible = 100% effectivement Dénominateur : nombre district
fait leur bilan total de structures visitées
pour une période donnée
de dispensation structures de structures de dispensation Pharmacien du respect du
ayant établi le bilan dispensation visitées disposant le bilan CSRéf/ SSHP, gérant SDADME
(DV et PH) ayant validé multiplié par 100 DV, DTC, Comptable
Cible = 100% effectivement Dénominateur : nombre district et trésorier,
fait leur bilan total de structures visitées Directeur général de
pour une période donnée l’hôpital, Pharmacien
hôpital, Agent
comptable

Taux de structures Proportion des Numérateur : Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du
de distribution structures de Nombre de structures de Pharmacien du respect du
ayant établi des distribution distribution visitées CSRéf/ SSHP, Gérant SDADME
comptes résultats ayant disposant d’un compte de DRC et Comptable de
selon les périodes effectivement résultats validé multiplié district
(DRC) fait leurs par 100 Dénominateur :
Cible = 100% comptes de nombre total de structures
résultats visitées pour une période
donnée
de dispensation structures de structures de dispensation Pharmacien du respect du
ayant établi des dispensation visitées disposant d’un CSRéf/ SSHP, Gérant SDADME
comptes de résultats ayant compte de résultats validé DV, DTC, Comptable
selon les périodes effectivement multiplié par 100 district et Trésorier,
(DV et PH) fait leurs Dénominateur : nombre Pharmacien hôpital,
Cible = 100% comptes de total de structures visitées Directeur général de
résultats pour une période donnée l’hôpital, Agent
comptable

Gestion financière Proportion de Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du
dépôts répartiteurs DRC ayant subi DRC décapitalisé Pharmacien du respect du
(DRC) décapitalisés une multiplié par 100 CSRéf/ SSHP, Gérant SDADME
Cible = 0% décapitalisation Dénominateur : nombre DRC, Comptable de
total de DRC visités pour district,
une période donnée Pharmacien DRS
Proportion de Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du

dépôts de vente DV ayant subi DV décapitalisé multiplié Pharmacien du respect du
(DV) décapitalisés une par 100 CSRéf/ SSHP, Gérant SDADME
Cible = 0% décapitalisation Dénominateur : nombre DRC, DTC,
total de DV visités pour Comptable de district,
une période donnée Trésorier,
Pharmacien DRS
Proportion de Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Directeur général de Suivi du
pharmacie PH ayant subi PH décapitalisé multiplié l’hôpital, Pharmacien respect du
hospitalière (PH) une par 100 hôpital, Agent SDADME
décapitalisés décapitalisation Dénominateur : nombre comptable,
Cible = 0% total de PH visités pour DPM
une période donnée

Variation de Indice de Numérateur : indice de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du

l’indice de variation du l’année en cours Pharmacien du respect du
capitalisation de capital Dénominateur : l’indice de CSRéf/ SSHP, Gérant SDADME
l’année en cours sur l’année n-1 DRC, Comptable de
l’année précédente district,
Pharmacien DRS
Gestion de Recouvrement brut Taux de Numérateur : Montant de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du
laboratoire du laboratoire recouvrement de recettes générées multiplié Pharmacien du respect du
Cible = 100% coûts par 100 CSRéf/ SSHP, SDADME
Dénominateur : Montant Pharmacien,
de recettes attendues dans Laborantin
la période.
Recouvrement net Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du
du laboratoire laboratoire structures visitées ayant Pharmacien du respect du
Cible = 100% ayant assure son fonctionnement CSRéf/ SSHP, pour SDADME
effectivement sur ses propres ressources les CSCom et le
assuré son multiplié par 100 Pharmacien régional
fonctionnement Dénominateur : nombre pour les CSRéf
sur les total de structures visitées
ressources du pour une période donnée
recouvrement
des couts des
services faits

Participation Tenue des réunions Proportion de Numérateur : nombre de Qualité Chef SSHP/ MCD, Suivi du
communautaire statutaires CSCom ayant structures visitées ayant Pharmacien du respect du
tenu au moins 9 tenu des réunions CSRéf/ SSHP, SDADME
réunions statutaires (5 par semestre Pharmacien du
statutaires de et 2 par trimestre) avec CSRéf/ SSHP, Gérant
comité de PV contenant des actions DRC, Service local
gestion avec PV sur le SDADME-PS de développement
contenant des multiplié par 100 social
actions sur le Dénominateur : nombre
SDADME-PS total de structures visitées
(se référer à la pour une période donnée
grille validée sur
les réunions
statutaires)

Annexes 2 : MODELES DE SUPPORTS DE GESTION
1. SUPPORTS DE GESTION DE STOCK

 Fiche de stock
REPUBLIQUE DU MALI Un
REGION DE __________ FICHE DE STOCK
Peuple - Un But - Une Foi
CERCLE DE _________
DRC DV de __________
DESIGNATION (D.C.I.)
MAXIMUM (mois)
FORME DOSAGE MINIMUM (mois)
UNITEDE VENTE PRIX ACHAT PRIX VENTE

MOIS JANV. FEV. MARS AVRIL MAI JUIN JUIL AOUT SEPT. OCT. NOV. DEC. TOTAL
CONSOMMATION
JOURS DE RUPTURE
C. M. M.
Date de péremp- Origine/ destina- Pertes / ajuste- Stock disponible et

Dates N° de lot Entrées Sorties Observations
tion tion ments utilisable

 Bon de commande
REGION DE _________________ REPUBLIQUE DU MALI
CERCLE DE __________________ Un Peuple - Un But - Une Foi
DRC DV de _________________
BON DE COMMANDE N° _________
FOURNISSEUR: ____________ PERIODE : du___ / ___ au ___ /____ / 20 __
prix uni-
Désignation Forme Dosage quantité commandée Montant
N° taire
REPORT
35
A reporter
Montant total
Arrêté le présent bon de commande à la somme de _____________________________

_________________________________________________________________________
Fait à ________________ le ____/ _______________ / 20 ___

GERANT CHEF DE SERVICE

 Bordereau de livraison
REPUBLIQUE DU MALI
CERCLE DE ________________
DEPOT _________________ Un Peuple - Un But - Une Foi
BORDEREAU DE LIVRAISON N° _________
DESTINATAIRE__________________
Date de Quantité Prix

Désignation Forme Dosage N° Lot Montant
N péremption livrée unitaire
°
REPORT
A REPORTER
MONTANT TOTAL
Arrêté le présent bordereau à la somme de __________________________________
Fait à ________________ le ____/ _______________ / 20 ___
LE CLIENT LE FOURNISSEUR

 Fiche de pointage journalier
REGION DE _____________________ REPUBLIQUE DU MALI

FICHE DE POINTAGE JOURNALIER Un Peuple - Un But - Une Foi
CERCLE DE __________________
(encercler le jour) Lun Mar Mer Jeu Ven Sam + Dim le _____ / ________ / 20 __
TOTAL MONTANT
DESIGNATION (DCI) FORME DOSAGE QUANTITE PAR ORDONNANCE P.U.
CEDE /PAR PRODUIT
MEDICAMENTS DU PANIER
Amoxycilline gélule 500 mg
Ampicilline Inject. 1G
VERSEMENT DU JOUR
Montant retenu AMO
Montant versé
En lettre_____________________________________________________________________________

REGION DE _____________ REPUBLIQUE DU MALI

FICHE RECAPITULATIVE HEBDOMADAIRE
CERCLE DE ____________ Un Peuple - Un But - Une Foi
DEPOT DE VENTE DE ____________
SEMAINE du _____ / ______ / 20 ___ au _____ / ______ / 20___
QUANTITÉ VENDUE PAR JOUR QUANTITÉ

DESIGNATION DCI (FORME ET DO- MONTANT
Samedi Di- TOTALE CÉ- PU
SAGE) PAR PRODUIT
Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendre DÉE
manche

MONTANT TOTAL DE LA SEMAINE
Montant retenu AMO
Montant versé
En lettre ____________________________________________________________________________

 Compte rendu de gestion
COMPTE RENDU DE GESTION DES STOCKS
REGION: __________ CERCLE: ________________: FORMATION SANITAIRE: ___________________________________

PERIODE : du___________ au ________________ / 200 __ MAXIMUM (en mois): _____ MINIMUM (en mois): ____
DESTINATAIRE: _____________________________ Fait le ___ / _____________ / 20 __ N°
ENTRÉE
DÉSIGNATION STOCK DE SORTIES DE PERTES/ AJUS- STOCK QUANTITÉ À JOURS DE
FORME DOSAGE CETTE PÉ- S.D.U. CMM
(DCI) DÉPART LA PÉRIODE TEMENTS MAXIMUM COMMANDER RUPTURE
RIODE
A B C D E F= G H = G x niv I = H-F J
CHEF DE SERVICE
GERANT

REGION DE _______________________ REPUBLIQUE DU MALI

CERCLE DE ____________________ Un Peuple - Un But - Une Foi
DRC DV DE ______________ FICHE DE RECEPTION N° ________
Date de pé-
N° Désignation Forme Dosage Quantité livrée Quantité reçue N° de lot Prix unitaire Montant reçu
remption
35
MONTANT A REPORTER
MONTANT TOTAL REÇU
Arrêté la présente livraison à la somme de________________________________________________
Fait à ___________ le ____/ __________ / 20 ___
GERANT CHEF DE SERVICE OMPTABLE COMITE DE GESTION

 Fiche d’inventaire
REGION DE _______________________ REPUBLIQUE DU MALI

FICHE D'INVENTAIRE
CERCLE DE ___________________ Un Peuple - Un But - Une Foi
DRC DV de ________________________
Date dernier inventaire ____ / ____ / 20 __ Montant
Date présent inventaire ____ / ____ / 20__ Montant

Montant
Forme Numéro de Date péremp- Prix Stock théo- Stock phy-
Désignation Ecart ( + ou -) Observations
dosage lot tion d'achat rique sique Pertes Surplus stock physique
G= Inven- H=G-F
A B C D E F I= Hp x E J= Hs x E K= G x E L
taire Pertes - Surplus +
A REPORTER
TOTAUX
Pourcentage des pertes pour la période = (I x 100) / K
Pourcentage des surplus pour la période = (J x 100) / K
GERANT CHEF DE SERVICE COMPTABILITE COMITE DE GESTION

 Ordonnance (double)
DISTRICT DE ____________________ DISTRICT DE ____________________

FORMATION SANITAIRE ___________________ FORMATION SANITAIRE ___________________
ORDONNANCE N° ORDONNANCE N°
POIDS __kg __ g POIDS _kg ___ g
NOM DU PATIENT AGE ans_mois NOM DUPATIENT AGE ans_ mois
SEXE SEXE
EXTERNE HOSPITALISE AUTRE EXTERNE HOSPITALISE AUTRE
DESIGNATION (D.C.I.) DESIGNATION (D.C.I.)
QUANTITE P.U. MONTANT QUANTITE P.U. MONTANT
ET POSOLOGIE ET POSOLOGIE
TOTAL DE L'ORDONNANCE TOTAL DE L'ORDONNANCE
DATE __ / __ /20_ LE PRESCRIPTEUR DATE __ / __ /20_ LE PRESCRIPTEUR
NOM, SIGNATURE ET CACHET NOM, SIGNATURE ET CACHET

2. LES DOCUMENTS COMPTABLES
2.1. LES SUPPORTS COMPTABLES
 Livre de caisse recettes
ORIGINE DES RECETTES TRANSFERT

LIVRE DE CAISSE RECETTES CAISSE RECETTES
700 010 AUTRES RECETTES 581 010
Transfert sortie de
DATE LIBELLE ENTREE SORTIE SOLDE Vente de médicaments Montant Code comptable
fonds
REPORT
A REPORTER
 Livre de banque
ORIGINE DES RECETTES ORIGINE DES DEPENSES

LIVRE DE BANQUE SITUATION BANCAIRE AUTRES RE- AUTRES DE-
580 010 581 010 600 010 601 010
CETTES PENSES
Transfert Transfert Achat sup-
Achat médica-
DATE LIBELLE ENTREE SORTIE SOLDE entrée de Montant Code sortie de ports de ges- Montant Code
ment
fonds fonds tion
REPORT
A REPORTER

 Livre de caisse fonctionnement
LIVRE DE CAISSE RECETTES ORIGINE DES DEPENSES

CAISSE FONCTIONNEMENT
FONCTIONNEMENT 581 010 602 010 611 010 660 010 AUTRES DEPENSES
Transfert entrée Achat petites Perdiems pour Salaire gérant
DATE LIBELLE ENTREE SORTIE SOLDE Montant Code comptable
de fonds fournitures achat médicament contractuel
REPORT
A REPORTER

 Articulation entre les supports comptables
LIVRE DE CAISSE RECETTES
Versement total
Achat médicaments
Appui à la tarification
LIVRE DE BANQUE
AGIOS
Transfert fonds fonctionne-

ments
LIVRE DE CAISSE FONCTIONNEMENT Dépenses de fonctionnement

2.2. LES SUPPORTS DE PAIEMENT DIFFERE
 Fiche client
SERVICE ________________________
DEPOT ________________________
FICHE CLIENT
ENREGISTRE LES CRÉANCES
CLIENT _________________________________________________
CREANCES ENCAISSEMENT
SIGNATURE
N° SOLDE
CLIENT
Date Montant Montant Date Références
 Fiche fournisseur
SERVICE : ________________________
DEPOT : ________________________
FICHE FOURNISSEUR
ENREGISTRE LES DETTES
FOURNISSEUR ____________________________________
FACTURE REGLEMENT
SIGNATURE
SOLDE
FOURNISSEUR
N° Date Montant Montant Date Références

2.3. LES ÉTATS FINANCIERS
 Compte du Bilan
ACTIF MONTANT PASSIF MONTANT
1 IMMOBILISATIONS 0 5 RESSOURCES DURABLES 0

Dotations (initial plus complémentaire)
Réserves
Report à nouveau (+ ou -)
2 STOCK 0 RESULTAT 0
Médicaments
Supports de gestion en vente (DRC)
3 CREANCES 0 3 DETTES 0
Cession Fournisseur
Personnel
Autres
4 TRESORERIE 0
Banque
Caisse
TOTAL 0 TOTAL 0

 Compte de résultat (exploitation)
CHARGES (Dépenses) MONTANT PRODUITS (Recettes) MONTANT
60 - ACHATS ET VARIATIONS DE STOCK 70 – CHIFFRE D’AFFAIRE
- -
(A) (H)
Achat médicaments Vente de médicaments
Achats supports de gestion Vente de supports de gestion
Variation de stock (delta stock) = Stock Initial –

Stock Final
71–SUBVENTION
61 – FRAIS SUR ACHAT MEDICAMENTS (B) - -
D’EXPLOITATION (I)
Carburant pour achat médicaments Etat
Perdiems pour achat médicaments Collectivité publique

Distribution des produits aux DV par le DRC ONG
62 – AUTRES CHARGES EXTERIEURS (C) -
Frais bancaires
Réparation de dépôt
65 – CHARGES DIVERSES ET EXCEPTION-

-
NELLES (D)
Transfert / appui au fonctionnement
66 – FRAIS DE PERSONNEL (E) -
Salaire et accessoires gérant contractuel
Primes et indemnités gérant contractuel
68 – DOTATION AUX AMORTISSEMENTS

-
(F)

CHARGES (Dépenses) MONTANT PRODUITS (Recettes) MONTANT
Dotation aux amortissements des immobilisations
Sous total (A) + (B) + (C) + (D) + (E) + (F) = (G) - Sous total (H) + (I) = (K) -
RESULTAT (PERTE) (G) -

RESULTAT (BENEFICE) (K) - (G)* - -
(K)*
Produit > charges Produit < charges

TOTAL - TOTAL -
* Supprimer le chiffre négatif
1. Si le chiffre positif se trouve au niveau des "CHARGES" cèle veut dire qu'il y a eu un bénéfice "CHARGES" infé-
rieures aux «PRODUITS"
2. Si le chiffre positif se trouve au niveau des "PRODUITS" cèle veut dire qu'il y a eu une perte: "CHARGES" supé-
rieures aux "PRODUITS"

Annexe 3 : REMPLISSAGE DES SUPPORTS
1. SUPPORTS DE GESTION DE STOCK
 Bon de commande
REGION /CERCLE DE Région/cercle où se trouve le dépôt
DV DRC DE/ : Indiquer le nom de la localité du dépôt
N* Ecrire le chiffre correspondant au rang du bon
DESIGNATION (FORME,
Ecrire le nom en DCI, la forme et le dosage de chaque produit
DOSAGE)
FOURNISSEUR Indiquer la structure où on passe la commande
PERIODE Indiquer la période que couvre cette commande
Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits, écrire à la
DESIGNATION (DCI)
main les Renseignements
Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits écrire à la
FORME DOSAGE
QUANTITE COMMANDEE Inscrire le besoins pour la période concernée. = Stock maximum - SDU
Il s’agit du prix auquel " UNITE DE VENTE" est cédée aux par le four-
PRIX UNITAIRE
nisseur
MONTANT : Multiplier la " QUANTITE COMMANDEE" par le "PRIX UNITAIRE"
MONTANT EN LETTRE : ECRIRE LE « MONTANT » EN LETTRE
Signer le bon de commande et l’envoyer au responsable de la formation

SIGNATURE DU GERANT:
sanitaire.
VISA DU CHEF DE SER- Le Responsable la formation sanitaire approuve et signe le bon de com-
VICE mande qui lui est soumis et appose son cachet.

 Bon de livraison
DESIGNATION (FORME,
DOSAGE)

Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits, écrire à la
DESIGNATION (DCI)
Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits écrire à la
FORME DOSAGE
QUANTITE LIVREE Inscrire la quantité satisfaite par le fournisseur pour la période concernée
Il s’agit du prix auquel " UNITE DE VENTE" est cédée aux par le fournis-
PRIX UNITAIRE
seur
MONTANT : Multiplier la " QUANTITE COMMANDEE" par le "PRIX UNITAIRE"
MONTANT EN LETTRE : Ecrire le « MONTANT » en lettre
FOURNISSEUR Signer le bon de livraison.
CLIENT Le client signe le bon de livraison qui lui est soumis après vérification.
DESIGNATION Ecrire le nom en DCI, la forme et le dosage de chaque produit
Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits, écrire à
DESIGNATION (DCI)
la main les Renseignements
Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits écrire à
FORME DOSAGE
QUANTITE LIVREE Inscrire la quantité satisfaite par le fournisseur pour la période concernée
N° DE LOT Inscrire le numéro de lot du produit
DATE DE PEREMPTION Inscrire la date de péremption du produit
QUANTITÉ REÇUE Inscrire la quantité réellement certifiée par la commission de réception
Il s’agit du prix auquel « L’UNITE DE VENTE " a été cédée par le

PRIX UNITAIRE
fournisseur
MONTANT : Multiplier la " QUANTITE RECU" par le "PRIX UNITAIRE"
MONTANT EN LETTRE : Ecrire le « MONTANT » en lettre
GERANT Signer le bon de réception par les membres de la commission de récep-

COMPTABLE tion. (au moins 3 membres)
COMITE DE GESTION
CHEF DE SERVICE
 Fiche pointage journalier

REGION /CERCLE DE : Région/cercle où se trouve le dépôt
DV DE/ : Indiquer le nom de la localité du dépôt de vente
JOUR Cocher le jour du remplissage
DATE Noter le mois et l'année où la fiche a été remplie
DESIGNATION (DCI) Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits écrire à la main
les Renseignements
FORME ET DOSAGE Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits écrire à la
QUANTITE CEDEE PAR Noter le nombre d'unité du produit prescrit sur chaque ordonnance
ORDONNANCE
TOTAL CEDE Additionner par ligne les quantités cédées de produit pour toutes les ordon-
nances comportant le même produit
PRIX UNITAIRE Il s’agit du prix auquel « UNITE DE VENTE » est cédée cédé à vos clients.
IMONTANT / PRODUIT Calculer le montant par produit en multipliant le "TOTAL
CEDE" par le "PRIX UNITAIRE"
VERSEMENT DU JOUR Faire la somme de la colonne "MONTANT"
EN LETTRE Ecrire en toutes lettres le montant en chiffres du "VERSEMENT DU JOUR"

DV DE/ : Indiquer le nom de la localité du dépôt de vente
SEMAINE Noter les du début et de la fin de la semaine
DATE Noter le mois et l'année où la fiche a été remplie
DESIGNATION (DCI) Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits, écrire à
FORME ET DOSAGE Cette information est déjà pré imprimée. Pour certains produits, écrire
à la main les renseignements
QUANTITE CEDEE PAR JOUR Noter le nombre d'unité du produit prescrit sur chaque ordonnance
TOTAL CEDE Additionner par ligne les quantités cédées de produit pour toutes les
ordonnances comportant le même produit
PRIX UNITAIRE Il s’agit du prix auquel « UNITE DE VENTE » est cédée aux clients.
IMONTANT / PRODUIT Calculer le montant par produit en multipliant le "TOTAL
CEDE" par le "PRIX UNITAIRE"
VERSEMENT SEMAINE Faire la somme de la colonne "MONTANT"
EN LETTRE Ecrire en toutes lettres le montant en chiffres du "VERSEMENT DE
LA SEMAINE"
 Fiche de stock

DRC DV DE Cocher la case DRC s’il s’agit d’un Dépôt répartiteur ou la case DV pour
un Dépôt de vente et indiquer le nom de la localité
DESIGNATION (DCI) Nom du produit en Dénomination Commune Internationale (Il ne faut pas
abréger).
FORME Indiquer s’il s’agit de comprimé, injectable, sirop, pommade, consommable
etc. …
DOSAGE Noter la quantité de principe actif par unité du produit. Pour les injectables,
sirops et pommades, noter le volume par unité
UNITE DE VENTE Noter s’il s’agit d’une vente par comprimé, flacon, ampoule, cycle etc. Pour le
DRC l’unité de vente est la contenance du conditionnement pour les compri-
més
PRIX D’ACHAT Il s’agit du prix auquel l’UNITE DE VENTE du produit a été cédé par le
fournisseur.
PRIX DE VENTE Il s’agit du prix auquel l’UNITE DE VENTE du produit a été cédé au client.
MAXIMUM Indiquer en mois le niveau de stock maximum (4 mois pour le DRC et 2 mois
pour le DV)
MINIMUM Indiquer en mois le niveau de stock minimum (2 mois pour le DRC et 1 mois
pour le DV)
CONSOMMATION Noter pour chaque mois, les quantités consommées en faisant la somme de la
colonne « SORTIES »
JOURS DE RUPTURE Noter pour chaque mois, le nombre de jours de rupture en faisant la somme des
jours compris entre la date de constat de la rupture , (« 0 sur la fiche de stock)
et la date d’ entrée du produit.
CMM Calculer pour chaque mois (DV) ou chaque trimestre (DRC), la consommation
moyenne mensuelle à partir de la somme des consommations des trois derniers
mois typiques divisée par 3.
DATES Noter la date (jour, mois et année) à laquelle s’est effectuée la transaction ou
l'inventaire
NUMERO DU LOT Inscrire le numéro du lot du produit. Il est très important pour la traçabilité
DATE DE PEREMPTION Inscrire la date de péremption du produit indiquée sur l’emballage ou le pro-
duit. Si c’est la date de fabrication qui est indiquée, y ajouter la durée de validi-
té pour avoir la date de péremption
ORIGINE / Indiquer le nom de la structure fournisseur
DESTINATION Indiquer le nom de la structure client. Pour les DV, la destination est le malade
NUMERO DOCUMENT Noter les références du bordereau de livraison du fournisseur en
cas de rentrée ou de celui de votre bordereau de livraison en cas de sor-
tie
ENTREE Noter la quantité réellement mise à la disposition du gérant qui reçoit le pro-
duit. Elle correspond à la quantité mentionnée sur le Procès-verbal de récep-
tion signé par chacun des membres de la commission de réception
SORTIE Noter la quantité réellement vendue par le gérant fournisseur. Elle correspond à
la quantité mentionnée sur le bordereau de livraison signée par le gérant qui re-
çoit le produit pour le DRC ou les fiches de pointage (journalier ou hebdoma-
daire) pour le DV
PERTES/AJUSTEMENT : Il s’agit de toutes les sorties de produits hors consommation (périmés, avariés,
transfert vers le niveau supérieur d’un surplus ou d’une demande, manquant
etc.…) Cette quantité ne doit pas être notée dans la colonne « SORTIES »
STOCK DISPONIBLE C’est le stock restant susceptible d’être consommé. Il est obtenu.

ET UTILISABLE uniquement après un inventaire physique. Il est important de vérifier
PERTES : S’il y a un stock non utilisable, l’enlever au fur et à mesure et le mentionner
AJUSTEMENT : Noter les stocks transférés à une autre structure de même niveau ou retourné au
niveau supérieur
OBSERVATIONS Tous éclaircissements nécessaire : motif de la perte, surplus ou du transfert
etc.)
Les dix commandements de la fiche de stock

1- Tu m’utiliseras par produit (même dosage, même présentation, même prix).
2- Tu me rempliras immédiatement sans attendre pour un meilleur confort de ton tra-

vail
3- Tu ne feras ni rature, ni écriture au crayon, car je suis une pièce comptable
4- Tu n’utiliseras qu’une seule transaction par ligne.
5- Tu rempliras par ligne toutes les cases remplissables surtout le nº de lot et la date de
péremption car je suis garante de la traçabilité du produit.
6- Tu écriras toutes les transactions en chiffres correspond à l’unité de vente.
7- Tu écriras les lignes d’inventaire en rouge pour plus de clarté.
8- Tu me joindras à proximité du produit physique pour toute vérification facile et ré-

gulière.
9- Tu interpréteras et tu analyseras mes données pour remplir les autres supports se-
condaires et tu feras la commande à partir de mes données.
10- Tu me rassembleras et tu m’archiveras soigneusement car je suis une partie de

l’historique d’un produit particulier.

 Fiche d’inventaire
REGION DE : Inscrire le nom de la région à laquelle appartient la formation sanitaire
CERCLE DE : Inscrire le nom du district sanitaire de la formation sanitaire
DEPOT DE: Inscrire le nom de la formation sanitaire
DATE DERNIER INVENTAIRE Ecrire la date de l’inventaire du début de la période
DATE PRESENT INVENTAIRE Ecrire la date de l’inventaire du début de cet inventaire
DESIGNATION Ecrire le nom en DCI de chaque produit
FORME Ecrire la forme de chaque produit
DOSAGE Ecrire le dosage de chaque produit
PRIX D’ACHAT Noter le prix auquel la structure a acheté le produit
Noter le stock restant inscrit sur la fiche de stock mise à jour le jour
STOCK THEORIQUE
de l’inventaire
Noter le stock compté par la commission duquel on a déduit les pé-

STOCK PHYSIQUE
rimés/avariés
Noter la différence (dans l’ordre) entre le stock théorique moins le

ECARTS
stock physique (garder le signe - ou +).
MONTANT DES ECARTS Multiplier les écarts par le prix d’achat (garder le signe – ou +)
MONTANT DU STOCK PHY-

Multiplier le stock physique par le prix d’achat
SIQUE
Noter par colonne la somme due « montant des écarts et « montant du

TOTAUX :
stock physique »
POURCENTAGE DES PERTES Faire la division du total des pertes par le total du stock physique rap-
POUR LA PERIODE porté à 100
GERANT
COMPTABLE
Signer le bon de réception par les membres de la commission de ré-
ception. (au moins 3 membres)
COMITE DE GESTION
CHEF DE SERVICE

 Compte rendu de gestion de stock
REGION DE : Inscrire le nom de la région à laquelle appartient la formation sanitaire
DISTRICT SANITAIRE DE : Inscrire le nom du district sanitaire de la formation sanitaire
FORMATION SANITAIRE : Inscrire le nom de la formation sanitaire
PERIODE DE : Ecrire la période concernée par le rapport
MAXIMUM Indiquer en mois le niveau de stock maximum
MINIMUM : Indiquer en mois le niveau de stock minimum
DESTINATAIRE : Inscrire le niveau supérieur à qui ce rapport est envoyé
FAIT, LE : Ecrire la date de production du Rapport
N* Ecrire le chiffre correspondant au rang du dit rapport
DESIGNATION (FORME,
DOSAGE) COLONNE A
Inscrire la quantité totale de produits disponibles dans le centre de santé au

STOCK DE DEPART
début de la période
ENTREE DE CETTE PE-

Inscrire la quantité totale de produits reçue au cours de la période.
RIODE :
Inscrire la somme des quantités totales de produits sortis au cours de la

SORTIE DE LA PERIODE :
période.
PERTES ET AJUSTE-
Inscrire le total des pertes et ajustements enregistrés au cours de la période.
MENTS :
STOCK DISPONIBLE ET
Inscrire la quantité de stock disponible dans la structure.
UTILISABLE:
Inscrire la consommation moyenne mensuelle mise à jour qui se trouve sur

CONSOMMATION la fiche de stock du produit.
MOYENNE MENSUELLE
Pour le DRC c’est la somme des CMM des DV (CSCom et CSRéf)
STOCK MAXIMUM Maximum (en mois) multiplie par la consommation moyenne mensuelle
QUANTITE A COMMAN-
Soustraire du stock maximum le stock disponible et utilisable.
DER
Multiplier la quantité à commander du produit désigné par le prix unitaire

MONTANT :
d’achat
SIGNATURE DU GERANT: Signer le rapport et l’envoyer au responsable de la formation sanitaire.
VISA DU RESPONSABLE
Le Responsable la formation sanitaire approuve et signe le rapport qui lui
DE LA FORMATION SANI-
est soumis et appose son cachet.
TAIRE

1. LES DOCUMENTS COMPTABLES
1. LES SUPPORTS DE GESTION FINANCIERE
 Livre de caisse recettes
DATE Inscrire la date de la transaction

LIBELLE Préciser la nature de la transaction
Enregistrer le montant de la vente de médica-
ENTREE
ments
SORTIE Renseigner le montant versé en banque
CAISSE RECETTES Enregistrer le solde en additionnant l'nitrée ou

en soustrayant la sortie
NB:
SOLDE
- Le solde après le versement doit être nul
- Ne pas effectuer deux transactions sur la
même ligne
Enregistrer le montant de la vente de médica-

700 010 Vente de médicaments
ments et des supports de gestion (pour le DRC)
ORIGINE DES
Montant Enregistrer le montant de chaque autre recette
RECETTES
AUTRES
RECETTES Noter le code de cette autre recette
Code comptable NB: réserver une ligne pour chaque autre re-
cette et son code
TRANSFERT 581 010 Transfert sortie de fonds Renseigner le montant versé en banque

 Livre de caisse fonctionnement

ENTREE Enregistrer le montant versé
SORTIE Renseigner le montant déduit
CAISSE FONCTIONNE-
MENT Enregistrer le solde en additionnant l'entrée ou en
soustrayant la sortie
SOLDE
NB: Ne pas effectuer deux transactions sur la
même ligne
Enregistrer le montant de transfert entré de fonds
RECETTES 581 010 Transfert entrée de fonds
à partir de la banque
Enregistrer le montant des achats de petites four-
602 010 Achat petites fournitures
nitures
Perdiems pour achat mé- Enregistrer le montant des perdiems pour achat
611 010
dicament médicaments
ORIGINE
660 010 Salaire gérant contractuel Enregistrer le montant du salaire du gérant
DES DE-
PENSES
Montant Enregistrer le montant de chaque autre dépense
AUTRES
DEPENSES Noter le code de cette autre dépense
Code comptable NB: réserver une ligne pour chaque autre dépens
et son code

 Livre de banque

ENTREE Enregistrer le montant versé
SORTIE Renseigner le montant déduit
SITUATION BANCAIRE Enregistrer le solde en additionnant l'entrée
ou en soustrayant la sortie
SOLDE
NB: Ne pas effectuer deux transactions sur
la même ligne
Transfert entrée de Enregistrer le montant de transfert entré de
580 010
fonds fonds
Enregistrer le montant de chaque autre re-
ORIGINE DES Montant
cette
RECETTES AUTRES
RECETTES Noter le code de cette autre recette
Code NB: Réserver une ligne pour chaque autre
recette et son code
Transfer sortie de Enregistrer le montant de transfert entré de
581 010
fonds fonds
Enregistrer le montant des achats de médi-
600 010 Achat médicaments
caments
Achat supports de Enregistrer le montant des achats des sup-
DESTINATION 601 010
gestion ports de gestion
DES DEPENSES
Enregistrer le montant de chaque autre dé-
Montant
pense
AUTRES
DEPENSES Noter le code de cette autre dépense
Code NB: réserver une ligne pour chaque autre
dépense et son code
Articulation entre les supports comptables

Les recettes de vente de médicaments sont toutes enregistrées dans le livre de caisse recettes.
Les sorties des recettes de vente de médicaments sont toutes enregistrées uniquement dans le livre de
banque: le livre de caisse recettes doit être soldé à zéro (0) après un versement bancaire des recettes de vente
des médicaments.
Le livre de banque doit enregistrer toutes les entrées d'argents issus du dépôt: il s'agit de garantir la traçabili-
té des fonds.
Toute sortie de fonds doit être faite à partir d'un chèque cosigné par le chef de service et le responsable
financier.
Le livre de caisse fonctionnement doit être alimenté à partir du livre de banque sur la base d'un budget
prévisionnel des dépenses prévues dans la période.

2. LES SUPPORTS DE PAIEMENT DIFFERE
 Fiche client (Une fiche par client)
SERVICE Région/cercle où se trouve le dépôt
CLIENT Ecrire le nom du client qui a pris une créance
N° Ecrire le numéro d’ordre
CREANCES Situation des créances
DATE Indiquer la date à laquelle la créance a été accordée
MONTANT Indiquer le montant de la créance
ENCAISSEMENT Situation du recouvrement
DATE Indiquer la date à laquelle un recouvrement a été fait
MONTANT Indiquer le montant recouvré
REFERENCE Indiquer la référence du recouvrement.
SOLDE Indiquer le reste à recouvrer
SIGNATURE DU LIENT Le client signe qu’il a bien versé le montant et qu’il reconnait le solde
 Fiche fournisseur
NB: Une fiche par fournisseur
SERVICE Région/cercle où se trouve le dépôt
CLIENT Ecrire le nom du fournisseur à qui vous devez
N° Ecrire le numéro d’ordre
DETTES Situation des dettes
DATE Indiquer la date à laquelle la dette a été contractée
MONTANT Indiquer le montant de la dette
REGLEMENT Situation du remboursement de la dette
DATE Indiquer la date à laquelle un remboursement a été fait
MONTANT Indiquer le montant remboursé
REFERENCE Indiquer la référence du remboursement.
SOLDE Indiquer le reste à rembourser
Le fournisseur signe qu’il a bien reçu le montant et qu’il reconnait le
SIGNATURE FOURNISSEUR
solde

3. LES ETATS FINANCIERS
 Le compte du Bilan
Actif
Il est constitué de la somme de la valeur des immobilisations (si prévus) des stocks (médicaments, autres
produits de santé et supports de gestion), des créances et de la trésorerie (argents en caisse ou dans le sys-
tème bancaire).
Passif
Le passif est constitué de la valeur des ressources durables, du résultat et des dettes (des fournisseurs, du
personnel ou le social).
Le passif doit être égal à l’actif. La valeur de l’actif doit être reportée au passif.
Ressources durables
C'est la somme de la dotation initiale, des dotations complémentaires et des réserves positives ou négatives
(somme des résultats antérieurs).
Résultat
C'est le passif moins les ressources durables moins les dettes. Il équilibre l’actif et le passif
- Si le résultat est positif : il y a excédents entre deux bilans.
- Si le résultat est négatif : il y a pertes entre deux bilans.
 Compte de résultat (ou d'exploitation)
- Sous total CHARGES
C'est la sommes des achats de médicaments et variation de stock (stock initial + stock final), des frais achats
médicaments, des charges extérieurs, des changes diverses et exceptionnelles, des charges personnel, de la
valeur des dotations aux amortissements (si prévues).
- Sous total PRODUITS
C'est la somme du chiffre d'affaire (vente de médicaments), des subventions d'exploitation.
- Résultat
C'est le sous total CHARGES moins sous total PRODUITS (bénéfice) ou sous total PRODUITS moins sous
total CHARGES (pertes).
Cela veut dire si on fait la différence, il faut supprimer le chiffre négatif.

ANNEXE 4 : FLUX DES MEDICAMENTS AU MALI
FOURNISSEURS
Mensuel PHARMACIE POPULAIRE DU MALI FOURNISSEURS AGREES

Réquisition (Min = 6 Max = 12)
Pharmacie Hospitalière
Hôpitaux Nationaux
(Min = 1 Max = 2)
Mensuel
Réquisition
Magasin régional PPM Antennes Régionales

(Min = 3 Max = 5)
Mensuel
Réquisition
Pharmacie Hospitalière Officine et Dépôt privés

Trimestriel Hôpitaux des régions
Mensuel
Réquisition (MinRéquisition
= 1 Max = 2)
Dépôt Répartiteur Pharmacie Hospitalière

Cercle DRC Régionale et DRC
(Min = 2 Max = 5) (En cas de rupture
attestée attestée à la PPM)
Mensuel Mensuel
Réquisition Réquisition
Dépôt de Vente Dépôt de Vente

Cercle et CSCom CSRéf Bamako
(Min = 1 Max = 2) (Min = 1 Max = 3)
Mensuel
Allocation
Agent de Santé
Communautaire/Relais
(Min = 1 Max = 2)
CLIENT CONSOMMATEUR

ANNEXE 5 : CIRCUIT DE L’INFORMATION DU SIGL AU MALI
1- Circuit de l’information du SIGL au Mali

Les données logistiques doivent être transmises jusqu’au niveau central. Le schéma ci-dessous trace com-
ment l’information circule d’un niveau à un autre et entre les acteurs du système d’information en gestion
logistique, pour une meilleure prise de décision efficace à tous les niveaux du système de santé.
ONASR DPM DGSHP/Program

mes
Niveau Cen-
tral PPM Cen-
trale
Partenaires/ONG
EPHN
NiveauIntermé-
diaire
MR PPM DRS EPHR : DV
NiveauOpé-
rationnel
2èmeéchelon CSRéf/ : DV DRC/SSHP ONG locale

ParapublicPrivé
1er échelon CSCom : ONG locale

DV
LEGENDE:
Remontée de l’information ASC/MaternitéRurale
Retro-information

ANNEXE 6 : DECRET N° 03 – 218 / P-RM DU 30 MAI 2003 REGLEMENTANT LE PRIX PAR NI-
VEAU DES MEDICAMENTS ESSENTIELS EN DENOMINATION COMMUNE INTERNATIO-
NALE DE LA LISTE NATIONALE
Article 1er : Le présent décret réglemente les prix des médicaments de la liste nationale des médicaments essentiels
en dénomination commune internationale.
Article 2 : Le prix de cession des médicaments essentiels sous conditionnement hospitalier vendus par la Pharmacie
Populaire du Mali est déterminé par l'application d'un coefficient de 1,325 sur le prix CAF (Coût Assurance Fret).
Article 3 : Le prix de cession des médicaments essentiels sous conditionnement hospitalier au niveau des dépôts ré-
partiteurs de cercle est déterminé par l'application d'un coefficient de 1,15 sur le prix de cession de la Pharmacie Popu-
laire du Mali.
Article 4 : Le prix de vente public des médicaments essentiels sous conditionnement hospitalier au niveau des hôpi-
taux est déterminé par l'application d'un coefficient de 1,15 sur le prix de cession de la Pharmacie Populaire du
Mali.
Article 5 : Le prix de vente public des médicaments essentiels sous conditionnement hospitalier au niveau des dépôts
de vente des centres de santé de commune du District de Bamako et des centres de santé communautaires du
District de Bamako est déterminé par l'application d'un coefficient de 1,15 sur le de cession de la Pharmacie Popu-
laire du Mali.
Article 6 : Le prix de vente des médicaments essentiels sous conditionnement hospitalier au niveau des dépôts de
vente des centres de santé de cercle est déterminé par l'application d'un coefficient de 1,20 sur le prix de cession des
dépôts répartiteurs de cercle.
Article 7 : Le prix de vente maximum au public des médicaments essentiels sous conditionnement hospitalier au ni-
veau des dépôts de vente des centres de santé communautaires, en dehors du District de Bamako est déterminé par
l'application d'un coefficient de 1,30 sur le prix de cession des dépôts répartiteurs de cercle.
Article 8 : La liste nationale des médicaments essentiels en Dénomination commune internationale est fixée par arrêté
du ministre chargé de la santé. Elle est révisée tous les deux ans après avis d'une commission technique créée par
décision du ministre chargé de la santé.
Article 9 : Le ministre de la santé, le ministre de l'économie et des finances, le ministre de l'industrie et du commerce
sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret qui sera enregistré et publié au Journal
officiel
Bamako le, 30 mai 2003

ANNEXE 7 : DECISION RENDANT OBLIGATOIRE L'APPLICATION DU SDADME
MINISTERE DE LA SANTE REPUBLIQUE DU MALI

---------------- Un Peuple - Un But - Une Foi
SECRETARIAT GENERAL
----------------
DECISION N°2011- 774/MS-SG RENDANT OBLIGATOIRE L'APPLICATION DU SCHEMA DI-

RECTEUR D'APPROVISIONNEMENT ET DE DISTRIBUTION DES MEDICAMENTS ESSEN-
TIELS
LE MINISTRE DE LA SANTE,
- Vu la loi N°94-009 du 22 mars 1994 portant principes fondamentaux de la création, de l'organisation,
de la gestion et du contrôle des services publics, modifiée par la loi N° 02-048 du 22 juillet 2002 ;
- Vu le Décret N° 204/PG-RM du 21 août 1985 fixant les modalités de gestion et de contrôle des ser-
vices publics ;
- Vu la loi N°98-012 du 19 janvier 1998 réagissant les relations entre l'administration et les usagers des
services publics.
- Vu la Loi 01-050 : portant ratification de l'ordonnance N° 01-040 portant création du Laboratoire Na-
tional de la Santé
- Vu la Loi N° 01-040 du 7 juin 2001 portant ratification de l'ordonnance N° 00-039/P-RM du 20 sep-
tembre 2000 portant création de la Direction de la Pharmacie et du Médicament ;
- Vu la loi N° 01-008 du 28 mai 2001 portant ratification de l'ordonnance N° 00-058 /P-RM du 28
septembre 2000 portant création de l'inspection de la Santé ;
- Vu la Loi N° 02-049 du 22 juillet 2002 portant loi d'orientation sur la Santé ;
- Vu la Loi N° 02-050 du 22 juillet 2002 portant création de l'Agence Nationale d'Evaluation des Hôpi-
taux ;
- Vu le Décret N° 03-218/P-RM du 30 mai 2003 portant réglementation des prix des médicaments en
Dénomination Commune Internationale de la Liste Nationale des Médicaments Essentiels ;
- Vu le Décret N° 04-557/P-RM du 01 décembre 2004 instituant l'Autorisation de Mise sur le Marché
des Médicaments à usage humain et vétérinaire ;
- Vu le Décret N° 05-063/P-RM du 16 février 2005 fixant les modalités d'organisation et de fonction-
nement des pharmacies hospitalières ;
- Vu le Décret N° 10-627/P-RM du 29 novembre 2010 fixant les prix de cession et de vente des
Combinaisons Thérapeutiques à base d'Artémisinine (CTA) ;
- Vu le Décret N° 2011-176/P-RM du 06 avril 2011 portant nomination des membres du Gouverne-
ment ;
DECIDE:
Article 1er: II est institué en République du Mali un référentiel pour le circuit d'approvisionnement et de
distribution des Médicaments Essentiels dénommé Schéma Directeur d'Approvisionnement et de Distribu-
tion des Médicaments Essentiels (SDADME).
Article 2 : Le SDADME décrit les principes de gestion et de fonctionnement du volet approvisionnement de

la Politique Pharmaceutique Nationale.
Article 3 : Le SDADME est un instrument au service de la qualité dont le respect assure une disponibilité
continue des médicaments essentiels. A ce titre, ces dispositions s'appliquent à toute personne participant à
quelque niveau que ce soit à la chaîne d'approvisionnement et de distribution, cela quel que soit sa
qualification.
Article 4 : Les dispositions du SDADME s'appliquent au secteur public et communautaire à savoir :

> La pharmacie hospitalière ;
> Le Dépôt Répartiteur de Cercle (DRC) ;
> Le Dépôt de vente du Centre de Santé de Référence (DV CSRéf) ;
> Le Dépôt de vente du Centre de Santé communautaire (DV CSCom).
Article 5 : La présente décision, qui prend effet à partir de sa date de signature, sera enregistrée et publiée
partout où besoin sera.
Bamako, le 1 1 Ml 2011
AMPLIATIONS : LE MINISTRE DE LA SANTE,
ORIGINAL 1
P-SGG-AN-CC-CESC-CS 6
PRIM et Tous Ministères. 30
T/Gouvernorats 9 Madame DIALLO Madeleine BA
Inspection Santé 1
Ttes D.Nles MS 9
Tous EPH 11
Archives. 1

ANNEXE8 : PRIX DES ANTIPALUDIQUES PAR NIVEAU

ANNEXE 9 : ARRETE PORTANT SUBVENTION AUX COLLECTIVITES

ANNEXE 10 : DIRECTIVE RELATIVE AUX DONS DE MEDICAMENTS (OMS)
 Définir des directives nationales applicables aux dons de médicaments :
Il est difficile pour le bénéficiaire de refuser un don à son arrivée. Mieux vaut donc prévenir que guérir. Les
bénéficiaires doivent indiquer aux donateurs éventuels le type d'assistance dont ils ont besoin et sous quelle
forme ils aimeraient la recevoir. Si ces informations sont fournies de manière professionnelle, la plupart des
donateurs en tiendront compte et s'y conformeront.
Aussi, les bénéficiaires doivent-ils formuler d'abord leurs propres directives nationales applicables aux dons
de médicaments sur la base des présents principes directeurs internationaux. Ces directives peuvent égale-
ment s'inscrire dans une politique pharmaceutique nationale. Les directives nationales devront alors être
officiellement présentées et expliquées à l'ensemble des donateurs. Ce n'est qu'une fois présentées et officiel-
lement publiées qu'elles peuvent être appliquées.
 Définir des procédures administratives pour la réception des dons de médicaments
Il ne suffit pas que le bénéficiaire adopte et publie des principes directeurs généraux relatifs à la sélection, à
la qualité, à la présentation et à la gestion des dons de médicaments. Il lui faut également mettre en place des
procédures administratives pour pouvoir tirer le meilleur parti des dons de médicaments. Dans la mesure du
possible, ces arrangements doivent être liés aux systèmes existants d'approvisionnement en médicaments
mais plusieurs décisions concernent uniquement les dons de médicaments. Voici par exemple certaines ques-
tions auxquelles il conviendra de répondre dans chaque pays :
- Qui est chargé de définir les besoins et qui est chargé d'établir un ordre de priorité ?
- Qui est chargé de coordonner les dons de médicaments ?
- Quels documents faut-il produire lorsque l'on envisage un don; à qui doivent-ils être adressés ?
- Quelle est la procédure à suivre lorsque les dons ne sont pas conformes aux principes directeurs ?
- Quels sont les critères à appliquer pour accepter/refuser un don; qui prend la décision définitive ?
- Qui coordonne la réception, le stockage et la distribution des médicaments offerts ?
- Comment les dons sont-ils chiffrés et comment leur valeur est-elle consignée dans les documents
comptables/budgétaires ?
- Comment les médicaments inutilisables seront-ils éliminés ?
 Préciser les besoins en médicaments :
La troisième mesure importante que doit prendre le bénéficiaire consiste à préciser dans la mesure du pos-
sible ses besoins en médicaments. C'est donc au bénéficiaire qu'il incombe de préparer avec soin les de-
mandes de médicaments en indiquant les quantités requises et en établissant une liste de priorités. Plus il
donnera d'informations, mieux ce sera. Des informations sur les dons déjà promis sont très utiles aux autres
donateurs. Les donateurs apprécient beaucoup de pouvoir disposer d'informations complètes de la part du
bénéficiaire, et considèrent cette démarche comme payante à long terme.
 Gérer les médicaments avec une durée de conservation inférieure à un an :
Les médicaments ne deviennent pas toxiques ou inopérants à la date même de péremption, mais se détério-
rent lentement selon le produit, la formule et les conditions de conservation. Si certains deviennent toxiques,
la plupart perdent tout simplement leur efficacité. La date de péremption figure sur l'emballage individuel
(en général sur l'étiquette) d'un produit pharmaceutique; le produit devrait garder ses caractéristiques jusqu'à
cette date comprise s'il est correctement conservé. La date de péremption est établie pour chaque lot en ajou-
tant la durée de conservation à la date de fabrication. La recommandation selon laquelle tous les médica-
ments doivent avoir une durée de conservation d'au moins un an à leur arrivée dans le pays bénéficiaire
tient compte des retards que prend malheureusement très souvent la distribution dans le pays. On a ainsi plus
de garanties que les malades recevront des médicaments de bonne qualité.
Une exception peut-être consentie pour autant qu'il s'agisse de dons directs à des établissements de santé
déterminés, que le responsable de la réception des médicaments reconnaisse être informé de leur durée de
conservation et que la quantité et la durée de conservation permettent de les distribuer, de les prescrire et de
les utiliser avant la date de péremption. L'expérience a montré que certains pays bénéficiaires appliquent les
principes de manière très stricte sans tenir compte des exceptions possibles à la règle. Des dons utiles ont été
ainsi malencontreusement saisis et éliminés.
 Dédouaner rapidement les dons de médicaments :
Tous les médicaments faisant l'objet d'un don doivent être dédouanés rapidement. Les services des douanes
et les responsables du ministère de la santé qui s'occupent des dons de médicaments visés par les principes
directeurs ont pour responsabilité de laisser entrer les dons utiles et de refuser les médicaments dont la durée
de conservation est trop courte pour qu'on ait pu prendre des dispositions satisfaisantes concernant leur
distribution.
 Gérer les dons de médicaments avec soin :
La valeur des médicaments offerts peut être très élevée et le don doit être traité avec la diligence et le soin
voulus. A leur arrivée, les médicaments doivent être inspectés et le destinataire doit en accuser réception à
l'organisme donateur. Ils doivent ensuite être entreposés et distribués conformément aux principes normaux
des bonnes pratiques pharmaceutiques et sous la responsabilité de professionnels adéquatement formés. On
exercera la vigilance nécessaire pour faire en sorte que les produits offerts ne soient pas détournés pour
l'exportation, la revente ou d'autres usages illicites. Une bonne gestion des dons passe aussi par l'obligation
de rendre compte
 Action requise des organismes donateurs :
Les donateurs doivent toujours respecter les quatre principes fondamentaux applicables aux dons de
médicaments énumérés ci-dessus. Les donateurs doivent également respecter les directives nationales
applicables aux dons de médicaments et se conformer aux besoins prioritaires indiqués par le pays destina-
taire. Les dons non annoncés doivent être dans la mesure du possible évités.
 Eviter de donner des médicaments sur le point d'expirer :
Le problème fondamental que posent les dons de médicaments sur le point d'expirer tracasse les bénéfi-
ciaires depuis longtemps. Plusieurs exemples de par le monde montrent néanmoins qu'avec une bonne ges-
tion, les organismes donateurs et les compagnies pharmaceutiques peuvent généralement éviter de donner
des produits dont la durée de conservation est courte. Certaines grandes firmes ont des programmes de
proximité au titre desquels elles font don de produits provenant de stocks normaux, selon un calendrier préé-
tabli, afin de répondre aux besoins des bénéficiaires.
L'un des objectifs des principes directeurs est de limiter les dons de médicaments sur le point d'expirer en
incitant les entreprises donatrices et les intermédiaires à mieux contrôler les stocks et en encourageant une

meilleure communication. Donateurs et intermédiaires doivent dans la mesure du possible éviter les dons de
médicaments sur le point d'expirer.
 Informer le public :
Dans le pays donateur, le grand public n'est pas toujours conscient des problèmes courants que posent les
dons de médicaments. Il est donc important que les pouvoirs publics fassent un effort de sensibilisation du
public en l'informant sur les "bonnes pratiques en matière de dons". Le meilleur moment pour cela est sans
doute celui où on lance un appel au public dans les moyens d'information.
 Assurer la coordination entre donateurs :
Dans le pays bénéficiaire, il est recommandé que les différents donateurs collaborent à la création d'un
organisme de coordination, indispensable en situation d'urgence, Cet organisme définira les besoins, les
priorités, les moyens logistiques et les modalités de stockage et de distribution et pourra également faire of-
fice de point de contact central pour les discussions avec les autorités du pays bénéficiaire.
L'administration responsable devrait fournir aux organismes d'aide autant d'informations que possible sur les
dons qu'elle a demandés et approuvés. De leur côté, les organismes d'aide devraient tenir l'organisme de
coordination des dons et l'administration responsable pleinement informés de la nature, de la date d'arrivée,
de la quantité et de la date de péremption des médicaments offerts. Cela aidera considérablement l'organisme
chargé de la coordination dans le pays bénéficiaire à planifier la réception des marchandises et à déterminer
si d'autres fournitures sont encore nécessaires
Dans les pays bénéficiaires, toutes les organisations devraient également constituer un organe de coordina-
tion au niveau de leur siège pour veiller au bien-fondé des politiques et pratiques en matière de dons.
L'argument selon lequel des produits sur le point d'expirer peuvent être donnés en cas de situation d'urgence
aiguë, parce qu'ils seront rapidement utilisés, n'est pas valable. Dans les situations d'urgence, les systèmes de
réception, de stockage et de distribution des médicaments sont très souvent désorganisés et surchargés, et de
nombreux dons de médicaments ont tendance à s'accumuler

ANNEXE 11 : BONNES PRATIQUES DE DISTRIBUTION (BPD)
I. GLOSSAIRE :
AQ : Assurance Qualité (Distribution en gros) :
Concept qui recouvre l’ensemble des mesures mises en œuvre pour s’assurer que les médicaments sont
distribués selon les normes permettant de respecter la qualité des produits.
La mise en place d’un système Assurance Qualité repose sur la conception de documents écrits, clairs et
détaillés concernant toutes les opérations réalisées dans l’établissement susceptibles d’avoir un effet sur la
qualité des produits.
« Ecrire ce qu’on fait et faire ce qu’on écrit. »
BPD : Bonnes pratiques de distribution.
BPF : Bonnes pratiques de fabrication.
Contrefaçon : Produits faussement étiquetés quant à leur identité et/ou leur origine et ce, délibérément dans
un but frauduleux.
DPM : Direction de la Pharmacie et du Médicament.
Etalonnage (appareils de mesures) : Vérification par comparaison à un, ou une série d’étalons (balances),
ou à des conditions standards (température, degré d’hygrométrie), de l’exactitude d’un instrument de me-
sure.
FEFO : (First Expire, First Out), système de stockage et de déstockage, physique ou informatique garantis-
sant que pour un produit, le lot à expédier en premier est celui qui a la date de péremption la plus proche.
FIFO : (First In, First Out), Système de stockage et de déstockage garantissant que pour un produit, la
préparation des commandes sera faite avec les unités les plus anciennement rentrées en stock.
Flux : Organisation des schémas de circulation des produits et du personnel depuis leur entrée jusqu’à leur
sortie des locaux de l’établissement pharmaceutique. Les flux doivent être parcourus sans retour (sens
unique) et ne pas se recouper pour éviter tout risque de confusion ou de contamination croisée.
IS : Inspection de la Santé.
Libération des lots : Décision par laquelle le fabricant certifie que le médicament ou le produit
pharmaceutique répond aux exigences du dossier de l’autorisation de mise sur le marché ou du dossier in-
terne de spécification.
Lot : Quantité définie d’un produit fabriqué en une opération ou en une série d’opérations, telle qu’elle
puisse être considérée comme homogène.
Malfaçon : Produits non-conformes aux normes exigées par les pharmacopées de référence (fabriqués sans
intention frauduleuse ?).
Manuel Qualité : Document qui vise à présenter, dans le cadre de la communication et de la transparence,
le système qualité d’un établissement. Il sert aussi de référence pour faciliter l’évaluation de ce système qua-
lité par rapport aux normes en vigueur.

Le Manuel Qualité rédigé de façon claire et simple, comprend la présentation de l’établissement,
l’engagement Qualité de la Direction, l’organisation du système Qualité et la liste des documents qualité par
champ d’activité.
Pré-qualification : Sélection préalable des couples produit / fournisseur, basée sur l’ensemble des critères
de qualité et permettant dans un second la mise en place d’appels d’offre restreints.
Procédure : Description des opérations à effectuer, des précautions à prendre ou des mesures à réaliser dans
un domaine d’activité en rapport avec la distribution des médicaments.
Procédure des Procédures : Document de base de la gestion documentaire d’un établissement. Elle a pour
objet de définir les règles d’élaboration et de gestion de tous les documents rattachés au système
d’Assurance Qualité.
Rappel ou retrait : Décision prise pour retirer du marché un ou plusieurs lots de médicaments et procédure
mise en œuvre pour appliquer cette décision.
Validation : Confirmation par examen et apport de preuves tangibles que les exigences particulières pour un
usage spécifique prévu sont satisfaisantes.
II. INTRODUCTION
L’importation, la vente en gros et la distribution forment un maillon essentiel et sensible de la chaîne
d’approvisionnement du médicament.
De même que la fabrication des Matières Premières pour l’industrie pharmaceutique et la fabrication des
médicaments (produits finis) doivent totalement intégrer les Bonnes Pratiques de Fabrication depuis long-
temps parfaitement codifiées, la distribution en gros des médicaments se doit de garantir tout au long des
différentes opérations qui la composent la mise en place de Bonnes Pratiques de Distribution. Seule la cohé-
rence de ces bonnes pratiques, appliquées par tous les maillons de la chaîne pharmaceutique jusqu’à la mise
en place des bonnes pratiques de dispensation en officine permettront d’assurer au patient la Qualité,
l’Efficacité et la Sécurité des médicaments qui sont nécessaires à sa santé.
Pour parfaire cette cohérence de la qualité entre chaque opérateur, le Responsable Qualité de chaque étape
de la chaîne se doit de vérifier les critères de qualité spécifiés lors de l’étape précédente.
Ce guide rappelle les principes fondamentaux qui doivent être respectés en matière de distribution en gros
des produits pharmaceutiques. Il définit un cadre d’organisation générale de toutes les opérations réalisées
par les établissements pharmaceutiques effectuant la distribution en gros ; il fixe également les dispositions
relatives à la disponibilité des médicaments, à la sécurité d’approvisionnement, à la rapidité des livraisons et
aux procédures de rappel.
L’application de ces Bonnes Pratiques de Distribution exige de :
- Disposer des moyens adéquats : Personnel, locaux, matériel, équipement, moyens de transport appro-
priés.
- Disposer de procédures et instructions claires et sans ambiguïté.
- Dispenser au personnel une formation adaptée.
- Disposer d’un système de documentation : Facilement accessible, permettant l’ensemble du suivi de
la distribution.

III. Champ 1 : LES RESSOURCES HUMAINES
Le système d’Assurance Qualité repose sur l’ensemble du personnel.
LE PERSONNEL
Organigramme de l’entreprise : identification claire des responsabilités pharmaceutiques.
Postes à responsabilité : Fiches de fonction écrites. Autorité effective.
Personnel qualifié : En nombre suffisant.
Tous les membres du personnel : doivent recevoir une formation initiale et continue adaptée à leurs activités.
Tous doivent connaître les BPD et les appliquer.
CHAMP D’ACTION DU PHARMACIEN
Le pharmacien a une autorité hiérarchique réelle basée sur l’Arrêté N°91-4318/MSP AS-PF/CAB.
Indépendamment des missions réglementaires : il a également pour mission :
- Information et formation du personnel,
- Mise en application des BPD,
- Respect des règles d’hygiène et de sécurité,
- Conditions d’approvisionnement et de stockage,
- Modalités de préparation des commandes, expédition, qualité du transport,
- Tenue et archivage de la documentation,
- Mise en œuvre des auto-inspections,
- Surveillance des ventes de médicaments : Ventes anormales, Médicaments soumis à réglementation.
FORMATION DU PERSONNEL
La formation du personnel est sous la responsabilité du Pharmacien qui doit s’assurer de l’aptitude du
personnel aux tâches qui lui sont attribuées.
Il garantit pour toutes les catégories du personnel :
- Une formation aux Bonnes Pratiques de Distribution.
- Une formation initiale pour tout nouveau personnel ou nouvelle tâche.
- Une formation assurée de façon continue, avec évaluation périodique et enregistrement de l’historique
des formations par individu.
- Des programmes détaillés pour le personnel concernant l’Hygiène et la sécurité.
IV. Champ 2 : LOCAUX ET MATERIEL

Les locaux et le matériel doivent être situés, conçus, construits, adaptés et entretenus de façon à:
- En assurer la sécurité et convenir aux opérations à effectuer,
- Garantir la bonne conservation des produits pharmaceutiques,
- Eliminer les risques d’erreur,

- Permettre le nettoyage et l’entretien sans risque de contamination ou de détérioration,
LOCAUX DE DISTRIBUTION PHARMACEUTIQUE
Les locaux de distribution doivent répondre aux conditions suivantes :
- Volume global de stockage et de préparation des commandes suffisant pour répondre aux exigences des
activités.
- Protections contre le vol.
- Conditions d’accès.
- Flux du personnel et des produits.
- Eclairage, température, taux d’humidité, ventilation appropriés.
- Protection contre parasites, animaux nuisibles.
- Procédures de nettoyage et d’entretien écrites et détaillées.
STOCKAGE
- Zones de stockage de taille suffisante pour un stockage ordonné des différentes catégories de produits
pharmaceutiques.
- Organisation permettant une rotation FEFO et FIFO. Localisation selon une procédure déterminée.
Circulation logique évitant tout risque de confusion.
- Pas de stockage au sol.
- Température contrôlée et enregistrée périodiquement. Enregistrement régulièrement examiné et visé par
le pharmacien. Archivage de l’historique.
- Zones de réception et d’expédition distinctes de la zone de stockage. Zones de quarantaine et de rebut
identifiées et isolées.
- Stupéfiants et médicaments réglementairement assimilés :
- Locaux séparés – sécurité renforcée
NB : Pour garantir les meilleures conditions de stockage compte tenu du manque d’homogénéité des tempé-
ratures dans les entrepôts, il serait souhaitable d’organiser une étude de la cartographie des températures
dans les différentes zones de stockage et ce, en saison chaude et en saison fraîche. Cette connaissance des
températures moyennes en fonction des localisations dans les bâtiments permettrait une meilleure disposi-
tion des produits en fonction de leur spécificité.
EQUIPEMENT ET MATERIEL
- Pour le stockage, la manutention, l’emballage et la livraison : le matériel et les équipements, doivent être
conçus, installés, entretenus pour assurer la sécurité du personnel et des produits.
- Procédures écrites détaillées d’entretien des équipements.
- Matériel de lavage et de nettoyage choisi et utilisé (procédures) pour éviter tout risque de détérioration
ou de contamination des produits.
- Appareils de mesure et dispositifs de contrôle : étalonnés et vérifiés régulièrement. Enregistrement et
archivage des suivis.
V. Champ 3 : SYSTEME INFORMATISE

- Système informatique (ordinateurs et logiciels) : Validés à réception. Cahier des charges.

- Système informatisé (système informatique + modes opératoire, procédures et management) : Validation
par certification externe ou par réalisation de dossiers de test.
- Procédures écrites détaillées d’utilisation et autorisations d’accès.
- *Sauvegarde externe régulière des données et historique. Stockage extériorisé des sauvegardes.
- Mesures de remplacement adéquates en cas de défaillance du système.
- *La sauvegarde externe peut se faire sur disquette, CD Rom, DVD ou toute autre technique appropriée.
- Le stockage des sauvegardes successives sera fait dans un autre bâtiment pour éviter la perte des archives
en cas de sinistre.

VI. Champ 4 : APPROVISIONNEMENT, RECEPTION, OPERATIONS DE STOCKAGE ET
MANUTENTION DES PRODUITS.
Les opérations de réception, stockage et manutention doivent suivre des instructions et des procédures
écrites. Des instructions opératoires doivent être affichées dans chacune des zones d’opérations.
APPROVISIONNEMENT
- * Les pharmaciens responsables s’assurent que les produits distribués satisfont à la réglementation en
vigueur : Visa ou Autorisation de Mise sur le Marché. Décret N° 04-557/P-RM du 01-12-2004.
Pré-qualifications.
- Uniquement produits libérés par le fabricant.
- Stock suffisant pour approvisionner la consommation mensuelle du secteur desservi.
- Les produits stockés doivent couvrir au moins les deux tiers de la liste des produits avec Visa ou
Autorisation de Mise sur le Marché au Mali.
*A noter que par accord entre la DPM et la Direction des Douanes, les grossistes importateurs doivent faire
viser les factures de leurs fournisseurs à l’importation pour pouvoir obtenir le dédouanement des produits
commandés.
RECEPTION
- Contrôles de réception :
- Ces opérations ont notamment pour but de vérifier :
- La conformité à la commande des produits reçus.
- Les dates de péremption.
- L’absence de détérioration apparente.
- Enregistrement des N° de lot des médicaments reçus, dans un but de traçabilité.
STOCKAGE
Les produits soumis à des conditions particulières de stockage doivent être à réception, immédiatement
identifiés et stockés selon réglementation.
En cas de détérioration les produits doivent être stockés en zone séparée, identifiée et isolée (zone de rebut),
les défauts constatés doivent faire l’objet d’un relevé précis et être rapidement signalés aux fournisseurs.
Les lots de produits qui feraient l’objet d’analyses de Contrôle de Qualité doivent être stockés temporaire-
ment dans une zone identifiée et isolée (zone de quarantaine) dans l’attente de la décision du Pharmacien
Responsable.
Les produits sensibles à la température, (collyres, suppositoires, pommades…) devraient être stockés dans
les zones les plus « fraîches » des entrepôts de stockage. (Cf. Etude cartographique au paragraphe stockage
dans le champ 2 Les Locaux)
Les produits à stocker en température contrôlée « chaîne du froid » sont à conserver à une température
comprise entre 2 et 8° Celsius. Un enregistrement en continu par un appareil de contrôle de température,
qualifié à l’installation et étalonné à intervalles réguliers permet d’obtenir un historique garantissant
l’absence d’épisodes hors normes (longue coupure de courant électrique pendant un week-end par exemple)
pouvant passer inaperçus lors de simples contrôles sporadiques.

Les produits inflammables doivent être stockés dans un bâtiment séparé, isolé et conçu selon les normes de
sécurité.
Les gaz sous pression de même doivent être stockés dans un local sécurisé externe.
Les systèmes de rangement doivent garantir la bonne conservation des produits (distance entre les cartons et
le sol ou les murs pour éviter la contamination par parasites ou la détérioration des emballages par transfert
d’humidité).
Les manipulations de stockage et de sortie des stocks doivent pouvoir se faire en toute sécurité pour le
personnel, hauteur des étagères et systèmes d’échelles ou d’escabeaux adaptés. Par mesure d’hygiène pour le
personnel des tenues de travail adaptées sont souhaitables.
PREPARATION ET LIVRAISON DES COMMANDES

Les Etablissements d’importation ou de vente en gros de produits pharmaceutiques ne peuvent distribuer les
produits pharmaceutiques qu’ils stockent qu’à d’autres entreprises ou organismes autorisés.
Les opérations de préparation des commandes, d’emballage et de livraison doivent suivre des procédures et
des instructions écrites et détaillées.
Nécessité de protocoles opératoires validés permettant d’identifier le client, de vérifier qu’il est autorisé et de
s’assurer que la commande est enregistrée dans son intégralité.
Respect des dispositions spécifiques réglementaires pour les stupéfiants et les produits à réglementation
particulière.
Les commandes doivent être emballées de manière à garantir la qualité des produits :
- Intégrité du conditionnement,
- Surveillance des dates de péremption,
- Prévention de toute détérioration (chaleur, humidité, lumière, casse) et de tout détournement,
- Respect des règles particulières à certains produits.
LIVRAISON
Les enregistrements des informations relatives aux transactions de sortie doivent être clairs et facilement
accessibles. Ils doivent permettre de retrouver le destinataire, (N° de lot par exemple).
- Livraison aux officines dans les 72 heures suivant réception de la commande.
- Transport dans des conditions assurant le maintien de la qualité :
- Identification claire de l’expéditeur et du destinataire
- Intégrité du conditionnement
- Protection contre les conditions excessives (chaleur, humidité, lumière),
- Précautions pour éviter la casse, le vol.
- Equipements spéciaux si produits à conditions particulières de conservation.
La livraison ne peut avoir lieu que dans des locaux d’établissements pharmaceutiques autorisés sous la
responsabilité du destinataire.
En cas de sous-traitance du transport, un contrat doit être établi sur la base d’un cahier des charges portant
sur les garanties de qualité.

VII. Champ 5 : RETOURS DES PRODUITS
RETOUR DE PRODUITS NON DEFECTUEUX

- Mise en quarantaine - Eventuelles décisions de remise en circulation après examen minutieux sous
l’autorité du pharmacien responsable. (Délai court, conditions de manipulation et de transport, emballage
d’origine intact…)
- Procédures écrites pour effectuer le traitement des retours.
- Enregistrement des mouvements et des décisions.
RECLAMATIONS SUR LA QUALITE DES PRODUITS

- Désignation d’un responsable pour traiter les réclamations et décider des mesures à prendre.
- Enregistrement de la réclamation et vérification. Transmission au fournisseur si l’objet de la réclamation
relève de sa responsabilité.
- Procédures écrites pour toutes les opérations concernant le traitement des réclamations.
- Décisions et mesures prises, soumises au pharmacien responsable.
RAPPEL OU RETRAITS DE PRODUITS

- Le système de rappel doit permettre de retirer rapidement du marché tout produit défectueux ou suspecté
de l’être.
- Pour assurer l’efficacité des rappels, le système d’enregistrement des livraisons doit permettre de
rechercher et contacter immédiatement tous les destinataires potentiels du produit concerné.
- Procédures de rappel écrites, claires et précises.
- Les produits, objet d’un rappel doivent être immédiatement retirés des stocks.
- Mise en zone sure et identifiée et comptabilisation des produits rappelés venant des stocks ou retournés
par les clients.
- Produits contrefaits, isolement dans zone identifiée. Information rapide des autorités compétentes et du
titulaire de l’AM du produit original.
- Destruction – Respect de la réglementation pharmaceutique. Enregistrement qualitatif et quantitatif de
l’opération. (réconciliation).
VIII. Champ 6 : DOCUMENTATION
DOCUMENTS REGLEMENTAIRES (ARRETE N°91-4318/MSP AS-PF/CAB Art.16)

- Registre d’entrée et de sortie des stupéfiants.
- Livres usuels de comptabilité :
- Livre journal
- - Livre des inventaires
- Registre des taxes sur le chiffre d’affaires
- Livre de paie

- Registre des bons de commande
- Registre des bons de livraison
- Tous ces documents préalablement côtés et paraphés par les autorités compétentes doivent pouvoir
être mis à leur disposition pendant toute la durée légale de détention.
- Durée minimale de conservation des documents en archives : 5 ans.
NB. La réglementation concernant ces documents date de 1991 et l’évolution des moyens techniques
de comptabilité d’enregistrements administratifs peuvent « par us » avoir rendu caduques certaines
de ces règles.
DOCUMENTS LIES AU FONCTIONNEMENT INTERNE

Le système d’Assurance Qualité se compose de Procédures, instructions écrites, enregistrements… qui
concernent toutes les opérations réalisées dans l’établissement et susceptibles d’avoir un effet sur la qualité
des produits ou les activités de distribution pharmaceutique.
Ce système écrit permet de supprimer tout risque d’oubli, de confusion ou d’erreur lié à la communication
orale.
Procédures écrites pour :
- Gestion du personnel, y compris la formation.
- Délégations de responsabilité pharmaceutique.
- Accès aux locaux et leur protection.
- Entretien et nettoyage des locaux et du matériel.
- Etalonnage des appareils.
- Approvisionnement et réception des produits.
- Opérations de stockage et sécurité des produits.
- Préparation des commandes, emballage et livraison.
- Suivi des produits soumis à une réglementation particulière.
- Traitement des retours, des réclamations et des rappels ou retraits.
- Réalisation des inventaires.
- Réalisations des auto-inspections.
- Validations.
Descriptif des documents du système assurance qualité
Le titre, la nature et l’objet des documents doivent être clairement indiqués afin qu’ils soient aisément li-
sibles et compréhensibles.
Les documents doivent être :
- Soigneusement conçus, préparés, revus, diffusés et tenus à jour;
- Approuvés, signés et datés par la personne autorisée;
- Créés, modifiés, annulés, diffusés, classés et archivés selon une procédure appropriée;
- Référencés selon une procédure de gestion qui garantit en outre que seuls les documents en vigueur
sont en circuit et utilisés;

- Présentés et paginés de manière à permettre de distinguer les originaux de leurs copies;
- Aisément accessibles aux personnes concernées;
Tout système informatisé utilisé pour gérer ces documents doit être validé selon les recommandations du
Champ 3 de ce guide.
IX. Champ 7 - AUTO-INSPECTIONS

Le but des inspections est de déterminer la conformité ou la non-conformité aux BPD et préparer
éventuellement les mesures correctives nécessaires.
Le champ des auto-inspections doit s’étendre à l’ensemble du système qualité mis en place dans l’entreprise
pour satisfaire aux BPD.
Les auto-inspections sont effectuées à intervalles réguliers.
Elles sont conduites selon des procédures écrites, de façon indépendante *et approfondie par des personnes
compétentes désignées à cet effet.
Chaque auto-inspection fait l’objet d’un compte rendu reprenant les observations et propositions
d’éventuelles actions correctives.
Le rapport est adressé au pharmacien responsable en vue de l’information du personnel concerné.
La mise en œuvre des mesures correctives se fait sous la responsabilité du pharmacien. Il en vérifie
l’application et s’assure de leur efficacité.
NB. La personne indépendante qui accompagne le représentant de l’AQ pour auto-inspection d’un service
ou d’une opération est, à tour de rôle, un des membres de l’encadrement d’un autre service ou opération.

Version Finale Sdadme Ps Toure 15122022

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MINISTERE DE LA SANTE ET REPUBLIQUE DU MALI

DU DEVELOPPEMENT SOCIAL Un Peuple - Un But - Une Foi

Version avril 2022

V. FONCTIONS ET MISSION DES DIFFERENTES STRUCTURES ..............................................................................23

1- Circuit de l’information du SIGL au Mali ........................................................................................................................122

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FEFO First Expried First Out

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Pour renforcer la chaîne d’approvisionnement du pays, la Direction de la Pharmacie et

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II. CADRE STRATEGIQUE

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• Le recouvrement des coûts et la participation des collectivités/communautés à la

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2. PRINCIPES DE GESTION DES MEDICAMENTS ET AUTRES PRODUITS DE SANTE

Il faut distinguer les cinq principes suivants :

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3. PRIX ET FINANCEMENT DES PRODUITS DE SANTE

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2. FONCTION DISTRIBUTION ET GESTION

3. FONCTION DE SUPERVISION, SUIVI ET EVALUATION :

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4. FONCTION GESTION DES DONNEES DU SYSTEME

5. FONCTION INFORMATION ET COMMUNICATION

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VI. ROLES DES PRINCIPAUX ACTEURS DANS LA MISE EN

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VII. PRATIQUES DE LA GESTION DES MEDICAMENTS ET AUTRES

1.1. SUPPORTS DE GESTION DE STOCK

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1.2. DOCUMENTS FINANCIERS

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2. ACTIVITES COURANTES DE GESTION

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QUAND ? Au démarrage d’un centre de santé, au début d’un exercice, au début

COMMENT? Sous forme de réunion de travail du comité technique sur la base

POURQUOI ?  L’estimation permet de définir les quantités de chaque produit