Table Des Matieres Generale: Manuel de Procedures Administratives, Financieres Et Operationnelles Rédigé

MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Rédigé
FINANCIERES ET OPERATIONNELLES Mai 2016

PISA Révisé VI
PRESENTATION GENERALE
JUIN 2017
TABLE DES MATIERES

GENERALE
CHAPITRE 1 : PLANIFICATION DU PROGRAMME
CHAPITRE 2 : PROCESSUS DE TRAITEMENT DES

DEMANDES DES GROUPES CIBLES ET
MODES DE FINANCEMENT
CHAPITRE 3 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE

L’UGP
CHAPITRE 4 : GESTION ADMINISTRATIVE DU PROGRAMME
CHAPITRE 5 : GESTION FINANCIERE, COMPTABLE ET

BUDGETAIRE
CHAPITRE 6 : PASSATION DE MARCHES
CHAPITRE 7 : SUPERVISION ET CONTROLE DE QUALITE

DES PRESTATIONS
CHAPITRE 8 : SUIVI ET EVALUATION
CHAPITRE 9 : LIVRABLES
ANNEXES
1
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2
PISA Révisé VI
JUIN 2017
3
PISA Révisé VI
JUIN 2017
TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES GENERALE.............................................. 1
PRESENTATION GENERALE ......................................................... 3
TABLE DES MATIERES .................................................................. 4
SIGLES ET ABREVIATIONS ..........................................................14
1 PRESENTATION DU PROGRAMME PETITE IRRIGATION

ET SECURITE ALIMENTAIRE (PISA) ....................................16
1.1 Contexte général ................................................................................16
1.2 Objectifs et résultats attendus du PISA ..........................................17
1.3 Financement, composantes et dispositif de mise en œuvre du
Programme ........................................................................................18
1.3.1 Composante 1: Investissements ..........................................................18
1.3.2 Composante 2 : Prestataires de services et études ............................19
1.3.3 Composante 3 : Gestion du projet et fonctionnement de l’Unité de
Gestion du Projet (UGP) .....................................................................19
2 PRESENTATION DU MANUEL ..............................................21

2.1 Objectifs ..............................................................................................21
2.2 Mise à jour du manuel .......................................................................22
2.2.1 Motifs de mise à jour du manuel ..........................................................22
2.2.2 Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel .................22
2.2.3 Méthodologie de mise à jour ................................................................23
2.2.4 Distribution des procédures modifiées .................................................23
CHAPITRE 1 : PLANIFICATION DU PROGRAMME ......................24
1 ATELIERS ...............................................................................26
4
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1.1 Ateliers de démarrage .......................................................................27

1.2 Ateliers annuels de planification ......................................................27
1.3 Ateliers de présentation et de discussion des résultats finaux
du programme ...................................................................................27
2 LES PLANS DE TRAVAIL ET BUDGETS ANNUELS (PTBA)29

2.1 Contenu du PTBA ..............................................................................29
2.2 Organes impliqués dans l’élaboration et l’approbation du
PTBA...................................................................................................29
2.3 Elaboration du Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) .............30
2.3.1 Processus d’élaboration du PTBA .......................................................30
2.3.2 Calendrier d’élaboration du PTBA .......................................................33
CHAPITRE 2 : PROCESSUS DE TRAITEMENT DES

DEMANDES DES GROUPES CIBLES ET MODES DE
FINANCEMENT .......................................................................36
1 LES DOMAINES D’APPLICATION DU PISA .........................37
2 LES GROUPES CIBLES .........................................................38
3 PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES DES

GROUPES CIBLES .................................................................40
3.1 Information et sensibilisation sur la démarche du Projet .............40
3.2 Critères d’éligibilité et d’évaluation .................................................40
3.3 Formulation des demandes ..............................................................41
3.4 Traitement des demandes ................................................................42
3.5 Passation des marchés .....................................................................43
3.5.1 Marchés de services ............................................................................43
3.5.2 Marchés de services liés à la mise en valeur ......................................43
3.5.3 Marchés de travaux .............................................................................43
3.5.4 Marchés de biens liés à la mise en valeur ...........................................44
3.6 Réception des marchés ....................................................................44
3.6.1 Etudes ..................................................................................................44
3.6.2 Travaux ................................................................................................44
3.6.3 Biens ....................................................................................................44
4 MODES DE FINANCEMENT ...................................................45

4.1 Mobilisation des financements de la KfW .......................................45
4.2 Conditionnalités pour les dons ........................................................45
4.3 Contrepartie des bénéficiaires .........................................................45
CHAPITRE 3 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE

L’UGP ......................................................................................46
1 SCHEMA INSTITUTIONNEL...................................................47
2 PILOTAGE ET COORDINATION ............................................49
5
PISA Révisé VI
JUIN 2017
3 ORGANES DE MISE EN ŒUVRE ..........................................51
4 ORGANIGRAMME DE L’UGP PISA .......................................52
5 DESCRIPTION DES POSTES ................................................55

5.1 Coordonnateur National ....................................................................55
5.1.1 Base .....................................................................................................55
5.1.2 Durée de la mission .............................................................................55
5.1.3 Tâches .................................................................................................55
5.2 Chef de mission .................................................................................56
5.2.1 Base .....................................................................................................56
5.2.3 Tâches .................................................................................................56
5.3 Expert en génie rural mis à disposition par le MAG/EL ............57
5.3.1 Base .....................................................................................................57
5.3.3 Tâches .................................................................................................57
5.4 Expert Agronome mis à disposition par le MAG/EL ..................58
5.4.1 Base .....................................................................................................58
5.4.3 Tâches .................................................................................................58
5.5 Responsable administratif financier ................................................59
5.5.1 Lieu d’affectation ..................................................................................59
5.5.3 Tâches .................................................................................................59
5.6 Comptable ..........................................................................................59
5.6.1 Base .....................................................................................................59
5.6.3 Tâches .................................................................................................60
5.7 Expert en suivi-évaluation ................................................................61
5.7.1 Base .....................................................................................................61
5.7.3 Tâches .................................................................................................61
5.8 Experts en génie rural / aménagements hydro-agricoles et
mesures CES/DRS, Chefs d’antenne en région .........................62
5.8.1 Base .....................................................................................................62
5.8.3 Tâches .................................................................................................62
5.9 Experts en agronomie, mise en valeur agricole,
commercialisation, transformation et stockage de produits
agricoles.............................................................................................63
5.9.1 Base .....................................................................................................63
5.9.3 Tâches .................................................................................................63
5.10 Expert en sociologie rurale / organisations paysannes /
associations d’usagers ....................................................................64
5.10.1 Base ....................................................................................................64
5.10.2 Durée de la mission ............................................................................64
5.10.3 Tâches.................................................................................................64
6
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JUIN 2017
5.11 Assistants en suivi-évaluation en région ........................................65

5.11.1 Base ....................................................................................................65
5.11.3 Tâches.................................................................................................65
5.12 Comptable en région .........................................................................66
5.12.1 Base ....................................................................................................66
5.12.3 Tâches.................................................................................................66
5.13 Assistant (e) administratif (ve) .........................................................67
5.13.1 Base ....................................................................................................67
5.13.3 Tâches.................................................................................................67
5.14 Secrétaires ..........................................................................................67
5.14.1 Base ....................................................................................................67
5.14.3 Tâches.................................................................................................68
5.15 Chauffeurs ..........................................................................................68
5.15.1 Base ....................................................................................................68
5.15.3 Tâches.................................................................................................68
5.16 Planton ................................................................................................69
5.16.1 Base ....................................................................................................69
5.16.3 Tâches.................................................................................................69
6 COMMUNICATION INTERNE .................................................70

6.1 Réunions formelles............................................................................70
6.1.1 Réunion hebdomadaire........................................................................70
6.1.2 Réunion trimestrielle ............................................................................70
6.1.3 Autres réunions ....................................................................................70
6.2 Courrier électronique ........................................................................71
7 COMMUNICATION EXTERNE ET VISIBILITE .......................72

7.1 Communication avec les autres projets ..........................................72
7.2 Communication avec les DRGR .......................................................72
7.3 Mesures de visibilité ..........................................................................72
CHAPITRE 4 : GESTION ADMINISTRATIVE DU PROGRAMME ..74
1 GESTION DU SECRETARIAT ................................................75

1.1 Gestion du courrier............................................................................75
1.1.1 Courrier au départ ................................................................................75
1.1.2 Courrier à l’arrivée ...............................................................................76
1.1.3 Courrier électronique ...........................................................................76
1.2 Gestion des appels téléphoniques et des visites ...........................77
1.2.1 Appels téléphoniques...........................................................................77
1.2.2 Visites...................................................................................................77
1.3 Gestion des archives .........................................................................78
7
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JUIN 2017
2 GESTION DU PERSONNEL ...................................................79

2.1 Primes de performance du personnel mis à disposition par le
MAG/EL ..............................................................................................79
2.2 Feuilles de temps passé ...................................................................80
2.3 Gestion des missions ........................................................................81
2.3.1 Généralités ...........................................................................................81
2.3.2 Ordre de déplacement .........................................................................81
2.3.3 Horaires de travail ................................................................................83
2.3.4 Gestion des absences .........................................................................84
2.3.5 Gestion des intérims ............................................................................84
3 GESTION DU MATERIEL ROULANT .....................................85

3.1 Gestion des véhicules .......................................................................85
3.2 Gestion des motos .............................................................................86
4 ENTRETIEN ET REPARATION ..............................................88

4.1 Responsabilité et périodicité des entretiens ..................................88
4.2 Exécution de l'entretien ....................................................................88
4.3 Réparation des immobilisations ......................................................88
CHAPITRE 5 : GESTION FINANCIERE, COMPTABLE ET

BUDGETAIRE .........................................................................90
1 REGIME JURIDIQUE ET CONDITIONS GENERALES DE

DECAISSEMENTS ..................................................................91
1.1 Cadre juridique des décaissements ................................................91
1.1.1 Conditions générales de versements ..................................................91
1.2 Procédures de versements spécifiques au PISA ...........................92
1.2.1 Cadre normatif .....................................................................................92
1.2.2 Principes ..............................................................................................92
1.2.3 Modes de versements utilisés au PISA ...............................................93
1.2.4 Coût global de financement et modes de versements ........................93
1.3 Procédures générales de mobilisation des ressources ................95
1.3.1 Procédure de paiement direct (consultant) ..........................................97
1.3.2 Fonctionnement du fonds de disposition (compte spécial)..................97
1.3.3 Procédure de paiement direct simplifiée............................................100
1.3.4 Procédure de mobilisation de la contribution des populations
bénéficiaires ......................................................................................102
1.4 Procédures de gestion de la trésorerie .........................................102
1.4.1 Objectif de la procédure .....................................................................102
1.4.2 Règles de gestion ..............................................................................103
1.5 Règlement des factures par banque ..............................................103
1.5.1 Objet de la procédure ........................................................................103
1.5.2 Règles de gestion ..............................................................................103
1.5.3 Liste des opérations ...........................................................................104
2 OGANISATION ET SYSTEMES D’INFORMATION

COMPTABLE ET FINANCIERE DU PISA ............................105
8
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2.1 Cadre comptable du PISA ...............................................................105

2.2 Principes comptables admis par le SYSCOHADA .......................107
2.2.1 Principes comptables de base ...........................................................107
2.2.2 L’image fidèle .....................................................................................110
2.2.3 Caractéristiques du système d’information comptable et comptable
du PISA .............................................................................................111
3 CADRE REGLEMENTAIRE ET PRINCIPES BUDGETAIRES127

3.1 Cadre réglementaire ........................................................................127
3.2 Principes budgétaires .....................................................................128
3.3 Documents budgétaires ..................................................................128
3.4 Exécution budgétaire ......................................................................129
3.4.1 La saisie informatique du PTBA ........................................................129
3.4.2 La mise en œuvre du PTBA ..............................................................129
3.4.3 L’engagement des dépenses .............................................................130
3.4.4 Le contrôle des dépenses ..................................................................130
3.4.5 Le paiement des dépenses ................................................................130
3.5 Suivi budgétaire, révision et réallocation......................................130
3.5.1 Le suivi budgétaire .............................................................................130
3.5.2 La révision et la réallocation budgétaire ............................................131
CHAPITRE 6 : PASSATION DE MARCHES .................................134
1 GENERALITES .....................................................................135
1.1 Directives et textes applicables .....................................................135
1.2 Règles et principes de passation des marchés à observer ........136
1.3 Acteurs du processus de passation des marchés .......................138
1.3.1 Organes et personnel de passation des marchés .............................138
2 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ..............142

2.1 Le Plan de Passation des Marchés (PPM) .....................................142
2.2 Les types de marchés .....................................................................143
2.3 Les méthodes de passation des marchés ....................................144
2.3.1 Les marchés par consultation de fournisseurs (Article 48)................145
2.3.2 Les marchés par appel d’offre restreint (Articles 45 à 47) .................146
2.3.3 Pour les biens et les travaux ..............................................................146
2.3.4 Pour les prestations de service ..........................................................147
2.3.5 Les marchés par appel d’offre ouvert direct (Articles 31 à 40) ..........147
2.3.6 Les marchés par appel d’offre ouvert avec pré-qualification (Articles
41 à 43) .............................................................................................148
2.4 Publication des marchés publics ...................................................149
2.4.1 L’avis général de passation de marché .............................................149
2.4.2 Appels d’offre ouverts ........................................................................150
2.4.3 Dispositions particulières aux prestations intellectuelles ...................150
2.4.4 Les dossiers d’appel d’offre ...............................................................151
2.4.5 Prestations intellectuelles ..................................................................151
2.4.6 Travaux ..............................................................................................151
2.4.7 Biens ..................................................................................................151
2.5 L’exécution des marchés publics ..................................................152
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PISA Révisé VI
JUIN 2017
2.5.1 Le processus de validation des appels d’offre ...................................152

2.5.2 Le processus de sélection .................................................................152
2.5.3 Le processus d’approbation ...............................................................153
2.5.4 La forme des marchés publics (les contrats) .....................................153
CHAPITRE 7 : SUPERVISION ET CONTROLE DE QUALITE

DES PRESTATIONS .............................................................156
1 SUPERVISION DU PROJET .................................................157

1.1 Nature du soutien apporté aux experts chargés de la mise en
œuvre de l’assistance technique...................................................157
1.2 Suivi assuré par le Directeur de Projet ..........................................158
1.3 Appui du point focal – Convergence Consulting .........................158
1.4 Appui du Département Administratif et Financier de SOFRECO159
1.5 Appui informatique et logistique ....................................................160
1.6 L’appui du bureau régional basé à Ouagadougou .......................160
2 GESTION DE QUALITE DES SERVICES.............................161

2.1 Systèmes de contrôle qualité et mesures conservatoires ..........161
2.2 Méthodes et outils de capitalisation du savoir .............................164
3 OPERATIONS DE CONTROLE AU NIVEAU DE L’UGP......166

3.1 Contrôles liés au personnel ............................................................166
3.2 Contrôle de l’utilisation du matériel roulant .................................166
3.3 Contrôle de l’éligibilité des dépenses ...........................................167
3.3.1 Dépenses liées aux chapitres 1 et 2 du budget donné en Annexe 3
de la Convention séparée .................................................................167
3.3.2 Dépenses liées à la ligne 3.2 du budget donné en Annexe 3 de la
Convention séparée ..........................................................................168
3.4 Audit ..................................................................................................169
CCHAPITRE 8 : SUIVI ET EVALUATION .....................................171
1 IINTRODUCTION A CERTAINS ELEMENTS DE BASE DE

S&E 172
1.1 Objet du S&E ....................................................................................172
1.2 Suivi et Evaluation ...........................................................................174
1.2.1 Le suivi ...............................................................................................174
1.2.2 L'évaluation ........................................................................................175
1.3 Qu'est-ce qu'un indicateur?............................................................175
1.4 Le Cadre de Mesure des Résultats (CMR) ....................................176
2 OOBJECTIF DU MANUEL DE SUIVI-EVALUATION DU

PISA178
3 ACTEURS ET LEURS BESOINS EN INFORMATION DU

S&E 181
3.1 Institutions impliquées dans l'exécution du PISA........................181
10
PISA Révisé VI
JUIN 2017
3.2 Les principaux acteurs du PISA du SIS&E et leurs besoins en

information.......................................................................................182
4 CCADRE DE MESURE DES RESULTATS ET

INDICATEURS DU PROJET .................................................186
4.1 Le Cadre de Mesure des Résultats du PISA .................................186
4.2 Indicateurs de résultats du PISA....................................................186
4.2.1 Valeurs de base des indicateurs :......................................................186
4.2.2 Etapes les plus importantes pour la collecte des données................187
4.2.3 Sources de données ..........................................................................187
4.2.4 La fréquence de collecte des données ..............................................190
4.2.5 Entités chargées de la collecte des données ....................................190
5 PROCÉDURES DE S&E DU PISA ........................................191

5.1 Généralités .......................................................................................191
5.1.1 Au niveau National .............................................................................191
5.1.2 Au niveau des antennes régionales...................................................192
5.2 Suivi de la mise en œuvre du PTBA (suivi de processus) ..........192
5.2.1 Objectif et portée ................................................................................192
5.3 Suivi des résultats ...........................................................................195
5.3.1 Structure organisationnelle pour la collecte des données sur les
résultats .............................................................................................195
5.3.2 Source / méthode de collecte des données ......................................195
5.3.3 Tableau de bord pour le suivi des résultats .......................................195
5.4 Rapports sur les progrès du projet vers des résultats ................196
5.4.1 Le cadre des rapports ........................................................................196
5.4.2 Traitement de données de S&E .........................................................196
5.5 Evaluation du PISA ..........................................................................196
5.5.1 Evaluation ex-ante ou pré-projet........................................................197
5.5.2 L'évaluation à mi-parcours .................................................................197
5.5.3 L’évaluation finale ..............................................................................197
6 ASSURANCE DE LA QUALITÉ DES DONNÉES .................198
CHAPITRE 9 : LIVRABLES ..........................................................201
1 LISTE DES RAPPORTS A SOUMETTRE ............................202
2 RESPONSABLES DE LA PRODUCTION DES RAPPORTS206

2.1 L’équipe de l’UGP ............................................................................206
2.2 Les Antennes régionales ................................................................206
2.3 Les experts courts termes ..............................................................206
2.4 Rapport de démarrage, rapports trimestriels et semestriels
d'avancement et rapport final en version provisoire et
définitive...........................................................................................207
2.5 Rapports mensuels synthétiques ..................................................207
2.6 Compte-rendu de documentation des ateliers organisés ...........208
2.7 Rapports de mission courte durée ................................................209
11
PISA Révisé VI
JUIN 2017
3 CONTENU ET PLAN DES RAPPORTS................................210

3.1 Rapports mensuels synthétiques ..................................................210
3.2 Rapport de démarrage, Rapports trimestriels et semestriels
d'avancement, Rapports annuels d’exécution et Rapport final
en version provisoire et définitive .................................................210
3.3 Rapports annuels de planification (PTBA) ....................................211
3.4 Rapports annuels d’exécution .......................................................211
3.5 Manuel de procédures en version provisoire et définitive ..........211
3.6 Compte-rendu de documentation des ateliers organisés ...........212
3.7 Rapports de mission courte durée ................................................212
ANNEXES
Annexes au chapitre 4…………………………………………………………….. 1
Annexe 4.1 FDTP Coordonnateur…………………………………………. 3
Annexe 4.2 FDTP Chef de mission……………………………………….. 4
Annexe 4.3 FDTP Experts et UGP centrale……………………………… 5
Annexe 4.4 FDTP Experts court terme…………………………………… 6
Annexe 4.5 FDTP Personnel antennes………………………………….. 7
Annexe 4.6 FDTP Ordre et déplacement………………………………… 8
Annexe 4.7 FDTP Carnet de bord des véhicules………………………... 10
Annexe 4.8 FDTP Carnet de bord des motos…………………………… 14
Annexe 5.1 Dépôt de spécimen de signature……………………………. 21
Annexe 5.2 Confirmation banque…………………………………………. 22
Annexe 5.3 Déclaration de cession………………………………………. 23
Annexe 5.4 Appel de fonds………………………………………………… 24
Annexe 5.5 ToR audit………………………………………………………. 28
Annexe 5.6 Versement direct simplifié…………………………………… 30
Annexe 5.7 Plan comptable………………………………………………... 33
Annexe 5.8 Fiche d’imputation…………………………………………….. 43
Annexe 6.1 Code des marchés……………………………………………. 47
Annexe 6.2 Arrêté 142 du 29 juin 2012…………………………………… 93
Annexe 6.3 Arrêté 037 du 21 janvier 2014………………………………. 115
Annexe 6.4 Arrêté 145 du 29 juin 2012………………………………….. 119
12
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Annexe 6.5 Déclaration de confidentialité………………………………. 138
Annexe 6.6 Arrêté 034 du 21 janvier 2014………………………………. 139
Annexe 6.7 Décret 2014/070……………………………………………… 145
Annexe 6.8 Modèle de PPM………………………………………………. 152
Annexe 6.9 Checklist DAO et contrat (KfW) - nouveau ………… 153
Annexe 6.10 Checklist contrat consultant (KfW) – nouveau …….. 169
Annexe 6.11 Déclaration d’engagement…………………………………… 173
Annexe 6.12 DAO prestations intellectuelles……………………………… 174
Annexe 6.13 DAO travaux…………………………………………………… 273
Annexe 6.14 DAO fournitures……………………………………………….. 431
Annexe 6.15 DAO prestations intellectuelles KfW………………………… 524
Annexe 6.16 Garantie de soumission………………………………………. 594
Annexe 6.17 Garantie de remboursement d'acompte………………… 595
Annexe 6.18 Garantie de bonne exécution……………………………….. 596
Annexe 6.19 Garantie de retenue………………………………………….. 597
Annexe 6.20 Arrêté 77 du 24 mars 2014………………………………….. 598
Annexe 6.21 Arrêté 35 du 21 janvier 2014………………………………… 603
Annexe 7.1 Contrôle de consommation des véhicules…………………. 611
Annexes au chapitre 8……………………………………………………………. 613
Cadre de Mesures des Résultats (CMR) et de suivi-

Annexe 8.1 615
évaluation du PISA…………………………………………….
Fiches de référence des indicateurs de résultats (Pour

Annexe 8.2 620
chaque indicateur)……………………………………………..
Annexe 8.3 Formulaire de collecte des données indicateurs…………... 621
Annexe 8.4 Tableau de bord……………………………………………….. 622
Annexe 8.5 Suivi du PTBA…………………………………………………. 627
Annexe 9.1 Structure du rapport mensuel……………………………….. 631
Annexe 9.2 Structure du PTBA…………………………………………… 634
13
PISA Révisé VI
JUIN 2017
SIGLES ET ABREVIATIONS
APD Avant-Projet Détaillé

APS Avant-Projet Sommaire
BIC Bureau d’Ingénieur Conseil (Groupement
SOFRECO/Convergence Consulting)
BL/BR Bon de Livraison / Bon de Réception
CDMT Cadre de Dépenses à Moyen Termes
CES/DRS Conservation de l'Eau et du Sol / Défense et Restauration du
Sol
CMIC Chef mission de l'équipe de l'Ingénieur-conseil
CMR Cadre de Mesure des Résultats
CPM Cabinet du Premier Ministre
CN Coordonnateur National
CNP Comité National de Pilotage
COFO Commission Foncière
CRA Chambre Régionale de l'Agriculture
CT Comité Technique
CTRS Comité Technique Régional de Sélection
DAO Dossier d'Appel d'Offres
DGGR Direction Générale du Génie Rural
EEEI Évaluation Environnementale et Études d'Impact
EIE Étude d'Impact sur l'Environnement
GAR Gestion Axée sur les Résultats
GIE Groupements d’intérêt Economique
14
PISA Révisé VI
JUIN 2017
GIZ Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit - Coopération

Technique Allemande
GSC Groupements des Services Conseils
GTAI Germany Trade and Invest - Gesellschaft für Außenwirtschaft
und Standortmarketing mbH
I3N Initiative "Les Nigériens nourrissent les Nigériens"
IC Ingénieur-Conseil
INRAN Institut National de la Recherche Agronomique du Niger
INS Institut National de la Statistique
KfW Kreditanstalt für Wiederaufbau - Banque de Développement –
Coopération Financière Allemande
MAG/EL Ministère de l'Agriculture et de l’Elevage
ODP Objectif de Développement du Projet
OP Organisations Paysannes
PDC Plan de Développement Communal
PDES Plan de Développement Économique et Social
PIA Plan d’Investissement Annuel
PIC Pièce d’Imputation Comptable
PISA Petite Irrigation et Sécurité Alimentaire
PPM Plan de Passation des Marchés
PRM Personne Responsable des Marchés
PTBA Plan de Travail et Budget Annuel
RECA Réseau des Chambres d’Agriculture
S&E Suivi-évaluation
SIS&E Système Informatisé de Suivi-évaluation
SNDI/CER Stratégie Nationale de Développement de l’Irrigation et de la
Collecte des Eaux de Ruissellement
SPAC Service Privé d'Appui Conseil
SPIN Stratégie de la Petite Irrigation au Niger
SRGR Service Régional du Génie Rural
STD Services Techniques Déconcentrés
TBS Tableau de Bord de Suivi
TdR Termes de Référence
UGP Unité de Gestion de Projet (ou Programme)
15
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1
PRESENTATION DU
PROGRAMME PETITE
IRRIGATION ET SECURITE
ALIMENTAIRE (PISA)
1.1 Contexte général

Le Gouvernement de la République du Niger a adopté en 2011, l’Initiative 3N «Les
Nigériens Nourrissent les Nigériens», cadre stratégique de référence en matière de
promotion du développement agricole et de la sécurité alimentaire durable.
L’objectif de l’I3N est d'assurer un accroissement soutenu de la production
alimentaire et de parvenir rapidement à une sécurité alimentaire et nutritionnelle
durable. L’atteinte des objectifs de l’Initiative 3N est soutenue par un mécanisme
de gouvernance ascendant du niveau communal au niveau national et impliquant
l’ensemble des acteurs clés. Ce mécanisme de gouvernance repose sur un
dispositif institutionnel fonctionnel comportant la gestion des processus de décision
et de concertation et celle de la mise en œuvre effective des programmes et sous-
programmes et de leur suivi technique. Le Programme Petite Irrigation et Sécurité
Alimentaire s’inscrit dans cette logique et s’intègre parfaitement au cadre de la
mise œuvre de l’Initiative 3N.
Le Programme PISA concerne la promotion de la petite irrigation par les
aménagements hydro-agricoles, la conservation de l’eau et du sol et la défense et
restauration des sols dans les bassins versants avec potentiel d’irrigation, la mise
en valeur des zones et périmètres aménagées et l’appui à la commercialisation
des produits agricoles par des infrastructures de désenclavement (pistes de
dessertes) et de stockage et de transformation dans les régions de Tillabéri,
Tahoua et Agadez.
Le Programme s’aligne sur les programmes actuels et futurs notamment le
Programme de Développement Economique et Social (PDES) 2012-2015 et le
document post PDES. Il s’inscrit également dans le cadre des grandes réflexions
du Ministère de l’Agriculture notamment la Stratégie de la Petite Irrigation au Niger
16
PISA Révisé VI
JUIN 2017
(SPIN), et la Stratégie Nationale de l’Irrigation et de Collecte des Eaux de

Ruissellement SNDI /CER) en cours de réactualisation.
La conception et l’organisation du Programme PISA ont été développées par le
Ministère de l’Agriculture et la KFW lors des missions de suivi et d’évaluation du
Projet au Niger en aout at septembre 2012 et lors des missions de la KfW en
janvier et juin 2014.
L'Apport financier est destiné au financement des composantes suivantes du
Programme:
 Réalisation des aménagements hydro-agricoles pour la promotion de la petite
irrigation (seuils d’épandage, ouvrages de stockage d’eau (petits barrages,
bassins de rétention, etc.), systèmes de distribution d’eau, puits et forages
agricoles, mares aménagées, etc.) ;
 Mise en valeur des zones aménagées avec des systèmes de production
agricole productifs et rentables ;
 Mesures de conservation de l'eau et du sol et défense et restauration des sols
(CES/DRS) dans les bassins versants aux alentours des zones d’irrigation ;
 Mise en place d’infrastructures de stockage et des dispositifs de transformation
des produits agricoles après récolte et des magasins/boutiques de
ravitaillement en intrants agricoles en contribuant à la réalisation du Kit de la
maison du paysan dans sa zone d’intervention ;
 Construction et réhabilitation des pistes d’accès et de désenclavement des
zones agricoles productives en vue de l’amélioration de la commercialisation
sur la base d’un schéma régional directeur de désenclavement des bassins de
production en collaboration avec d’autres partenaires ;
 Une assistance technique visant en premier lieu l’appui, la formation et le
renforcement des capacités de l’ensemble d’acteurs concernés par la
promotion de l’agriculture irriguée et l’entretien des ouvrages, et plus
spécifiquement des groupements d’usagers et des prestataires de services, tout
en s’alignant aux outils validés en lien avec le Plan Stratégique de renforcement
des capacités des acteurs de la petite irrigation.
1.2 Objectifs et résultats attendus du PISA

L’objectif global du projet est de contribuer à la promotion d’une agriculture
productive et à la sécurité alimentaire au Niger.
Les objectifs spécifiques sont de trois types :
 Augmenter la production agricole ;
 Améliorer les revenus des exploitations familiales ;
 Faciliter l’accès au marché des produits agricoles.
Trois principaux résultats sont attendus du programme :
 Résultat 1: Les infrastructures de petite irrigation et leurs sous-bassins versants
sont aménagés / réhabilités, équipés et mis en valeur ;
 Résultat 2: Le stockage et la conservation des produits agricoles ainsi que
l’accès aux marchés sont améliorés ;
 Résultat 3: La mise en valeur, l’entretien et la maintenance durables des
superficies aménagées sont assurés.
17
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1.3 Financement, composantes et dispositif de

mise en œuvre du Programme
Le Programme est financé par la République Fédérale d’Allemagne par le biais de
la KfW avec pour tutelle technique le Ministère de l’Agriculture, à travers la
Direction Générale du Génie Rural (DGGR). Les bénéficiaires finaux du
programme sont les agriculteurs vivant dans les trois zones d’intervention du PISA
que sont les régions de Tillabéri, Tahoua et Agadez et qui correspondent aux
zones prioritaires d’intervention de la coopération allemande. Les bénéficiaires
sont organisés en groupement par l’intermédiaire de la commune et peuvent
recevoir l’appui des Services Techniques Déconcentrés de l’Etat (STD), des
Groupements d’intérêt Economique (GIE) ou des Groupements des Services
Conseils (GSC) dans la préparation des demandes et l’élaboration des projets,
leur planification détaillée et la réalisation des travaux.
La responsabilité directe pour la coordination et la réalisation quotidienne du
programme est confiée à l’Unité de Gestion du Programme (UGP) installée à
Niamey, avec des antennes régionales à Tillabéri, Tahoua et Agadez. Un
Groupement d’ingénieur conseil conduit par SOFRECO appuie l’UGP dans la
préparation, la gestion, la mise en œuvre et le suivi évaluation du projet. Le
Programme est de ce fait cogéré financièrement par le Coordonnateur National du
Programme et le Chef de mission de l’équipe de l’Ingénieur-conseil.
L'Apport financier de 15 millions d’Euros est destiné au financement des
composantes suivantes du Projet :
1.3.1 Composante 1: Investissements

Les ressources prévues au titre de cette composante sont de 5 568,5 millions de
FCFA environ soit 54,57% du coût du projet.
Cette composante vise quatre (4) sous composantes :
Sous composante SC 1.1 (39,85%) : Aménagements hydro-agricole, petite
irrigation pour la promotion de la petite irrigation conformément à la stratégie de la
petite Irrigation au Niger (SPIN). Il s’agit de la réalisation des ouvrages comme les
seuils d’épandage, ouvrages de stockage d’eau (petits barrages, bassins de
rétention, etc.), systèmes de distribution d’eau, puits et forages agricoles, mares
aménagées, etc. et la mise en valeur des zones aménagées avec des systèmes
de production agricole productifs et rentables.
Sous composante SC 1.2 (5,97%) : Conservation des Eaux et du sol et Défense
et restauration des sols (CES/DRS). Cette sous composante vient en appui à la
SC1.1 afin de protéger les aménagements réalisés pour soutenir d’une part la
disponibilité durable en eau des périmètres irrigués et d’autre part pour protéger le
capital productif dans les bassins de production.
Sous composante SC 1.3 (3,37%): Transformation et conservation des produits
agricoles. Il s’agit de contribuer à faciliter la disponibilité des intrants dans les
zones de production où intervient le PISA à travers la mise en place de boutiques
d’intrants. Il s’agit également de permettre aux producteurs, d’une part de mieux
conserver leur production pour attendre des périodes dont le marché leur offre les
meilleurs prix et d’autre part, de transformer les produits agricoles issus de la petite
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PISA Révisé VI
JUIN 2017
irrigation afin de leur donner une valeur ajoutée leur permettant de générer des
revenus supplémentaires. A cet effet, il est envisagé la mise en place de magasins
de stockage et de conservation et des unités de transformation de produits
agricoles.
Sous composante SC 1.4 (5,4%): Pistes d’accès et de désenclavement des
bassins de production. Cette sous composante vise à relier les bassins de
production et les marchés importants de produits agricoles à travers la construction
et/ou la réhabilitation de pistes et l’aménagement ou le traitement de points
critiques des voies existantes.
1.3.2 Composante 2 : Prestataires de services et études

Les ressources financières prévues pour cette composante sont estimées à 826,5
millions de FCFA soit 8,1% du coût du projet. Cette composante concerne :
 Les études d’Avant-Projet Sommaire (APS) et Détaillé (APD) comprenant
toutes les études préliminaires jusqu’à la conception et le dimensionnement des
aménagements (y compris l’élaboration des dossiers de projets constituants les
demandes) ;
 Les Etudes d'Impact Environnemental et Social (EIES) y afférentes ;
 Les dossiers techniques relatifs à la restauration des terres dégradées et à la
protection des bassins versants ;
 Le contrôle et la surveillance des travaux d’aménagements hydro-agricoles ;
 La supervision générale par les services techniques et les prestations pour
l’appui à la mise en valeur agricole et l’organisation des producteurs.
S’agissant du contrôle et de la surveillance des travaux, les prestations
comprennent notamment :
 Le suivi technique, administratif et financier de l’exécution des travaux ;
 Le contrôle de la qualité des travaux, des équipements et des quantités mises
en œuvre conformément aux prescriptions techniques ;
 L’assistance au maître d’œuvre et au maître d’ouvrage pour la réception des
travaux ;
 L’élaboration des rapports d’avancement et de fin de mission.
En ce qui concerne l’appui à la mise en valeur, il s’agit de conseil agricole,
notamment l’encadrement rapproché des producteurs.
1.3.3 Composante 3 : Gestion du projet et fonctionnement de

l’Unité de Gestion du Projet (UGP)
Il est prévu pour la gestion du projet 3 800,7 millions de FCFA (y compris les
charges liées aux audits, revue à mi-parcours, suivi–évaluation des impacts et
imprévus) soit 37,3%.
Cette composante consiste en la mise en place d’une unité de coordination, de
gestion et de suivi des activités du projet au plan technique, administratif, financier
et comptable. Elle est dirigée par un Coordonnateur du projet appuyé par une
assistance technique à travers un bureau d’ingénieur conseil recruté à cet effet,
en tant que consultant international. Le Consultant International (Ingénieur-conseil)
fait partie intégrante de l’Unité de Gestion du Projet. Il renforce et appuie l’UGP
dans toutes les tâches de gestion du Projet.
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PISA Révisé VI
JUIN 2017
Afin de pouvoir organiser et gérer de façon efficace et efficiente ce programme

d’envergure qu’est le PISA et conformément à la convention séparée, il est
nécessaire de mettre en place des procédures administratives, financières,
comptables, mais également techniques, opérationnelles, organisationnelles et de
suivi évaluation.
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PISA Révisé VI
JUIN 2017
2 PRESENTATION DU MANUEL
2.1 Objectifs
Le présent manuel de procédures formalise les principales procédures de gestion
administrative, financière, comptable et opérationnelle dans le cadre de la mise en
œuvre du programme PISA. Il s’adresse à tous les membres de l’UGP et à tous les
experts courts termes qui interviennent dans le cadre du Programme. Il a pour
objectifs de :
 Fournir un cadre formel d’exécution des opérations ;
 Décrire l’organisation administrative, financière et comptable du projet ;
 Décrire les procédures d’exécution des dépenses dans les conditions
garantissant un contrôle interne efficace et dans le respect des règles
existantes ;
 Formaliser les contrôles à effectuer au sein du PISA et définir les responsables
de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents ;
 Utiliser de façon optimale, pour une meilleure efficacité des actions engagées,
l'ensemble des moyens du Projet tels que :
 Le personnel ;
 Le matériel ;
 Les ressources financières.
 Maîtriser la connaissance des actions à mener et par conséquent comparer les
moyens mis en œuvre aux résultats obtenus ;
 Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion du Projet.
Le Manuel est élaboré en fonction de trois documents de base :
 La convention séparée ;
 Les Termes de Référence élaborés pour le recrutement du Bureau
d’Ingénieur Conseil (BIC) ;
 Le contrat signé entre le MAG/EL et le BIC (qui inclut les TdR mentionnés ci-
dessus).
Il est divisé en 9 chapitres et passe en revue toutes les procédures à utiliser lors
de la mise en œuvre du Programme :
21
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Chapitre 1 – Planification du Programme: il traite des ateliers de planification et

de l’élaboration du Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) ;
 Chapitre 2 – Processus de traitement des demandes des groupes cibles et
modes de financement: il traite de la manière dont les groupes cibles expriment
leurs demandes d’investissement et comment celles-ci sont traitées par l’UGP ;
 Chapitre 3 – Organisation et fonctionnement de l’UGP: il présente la structure
de l’UGP dans son environnement institutionnel, le profil de chacun de ses
membres et leurs interactions entre eux et avec l’extérieur ;
 Chapitre 4 – Gestion administrative du Programme: il traite des aspects
administratifs et logistiques du fonctionnement de l’UGP ;
 Chapitre 5 – Gestion financière, comptable et budgétaire : il traite des aspects
financiers du fonctionnement de l’UGP ;
 Chapitre 6 – Passation de marchés: il traite des différentes possibilités de
passation de marché public pour la mise en œuvre des investissements à
réaliser dans le cadre du Programme en fonction de leur nature et de leur
volume ;
 Chapitre 7 – Supervision et contrôle de qualité des prestations: il traite des
différents modes de contrôles à effectuer pour assurer la qualité des prestations
fournies dans le cadre du Programme ;
 Chapitre 8 – Suivi et évaluation: il décrit les critères et leur mise en œuvre pour
assurer le suivi et l’évaluation du Programme ;
 Chapitre 9 - Livrables : il décrit la nature des rapports et les responsabilités
engagées dans leur rédaction et leur approbation pour respecter les termes du
contrat entre le BIC et le Client.
2.2 Mise à jour du manuel

Le présent manuel est amendé en respectant la procédure mise en œuvre pour
son adoption.
2.2.1 Motifs de mise à jour du manuel

La mise à jour du présent manuel est aussi importante que sa mise en place. S'il
n'est pas mis à jour régulièrement et si chaque exemplaire ne subit pas la mise à
jour, il perd de son efficacité. Une liste des détenteurs du manuel est tenue par le
Coordonnateur pour permettre une modification de tous les exemplaires chaque
fois qu'une mise à jour est opérée.
La mise à jour du manuel peut être motivée par :
 Des changements dans la structure ou les activités du PISA ;
 Les modifications des systèmes et procédures dans le but d'améliorer les
procédures existantes ou pour faire face à des situations nouvelles ;
 Des changements rendus nécessaires suite à une modification du cadre
institutionnel ou organique du Projet ;
 Des modifications intervenues en ce qui concerne l'affectation du personnel ou
des tâches lui incombant.
2.2.2 Responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel

La responsabilité de la tenue et de la mise à jour du manuel de procédures
incombe au Coordonnateur. Le Coordonnateur décide en outre des copies à
mettre à la disposition du personnel et des partenaires.
22
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2.2.3 Méthodologie de mise à jour

Lorsque la décision de modification des procédures existantes est envisagée, le
Coordonnateur convoque une réunion (Comité de révision) à laquelle participent
tous les responsables et agents susceptibles d’être concernés par ces
modifications.
Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et des
solutions à adopter. A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant
les éléments suivants :
 La procédure devant être modifiée ;
 Les raisons pour lesquelles une modification est demandée ;
 Les principes des modifications à apporter ;
 La personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel
de procédures.
La personne chargée de la rédaction de la nouvelle procédure la soumet à
l’appréciation des membres du Comité de révision qui y apportent les éventuelles
modifications qu’ils jugent nécessaires pour arrêter le texte définitif.
Le texte définitif est adopté, après avis de non objection de la KfW.
2.2.4 Distribution des procédures modifiées

Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel,
le secrétariat de l’UGP se charge de distribuer les nouvelles sections modifiées du
manuel aux intéressés. Le secrétariat de l’UGP tient un registre permettant de
suivre la mise à jour de chaque copie du manuel. Le Responsable administratif
s’assure de sa bonne tenue.
Le Responsable administratif et financier classe, chronologiquement, une copie
des pages périmées dans un classeur intitulé "Manuel de Procédures
Administratives, Financières et Opérationnelles - Sections Périmées".
23
PISA
CHAPITRE 1 - PLANIFICATION DU PROGRAMME Révisé
CHAPITRE 1 : PLANIFICATION
DU PROGRAMME
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PISA
Introduction : Le plan de mise en œuvre du Programme doit être préparé au début

du Programme, en utilisant une approche participative et les documents de base
du Programme, notamment la Convention séparée, le Cadre de Mesure des
Résultats - CMR (voir chapitre 8) et le Manuel de Procédures. Ce travail doit se
faire en étroite collaboration avec toutes les parties prenantes, aux niveaux
régional et national, qui sont impliqués dans la mise en œuvre du Programme.
Cette planification se fait par des ateliers, des réunions préparatoires et par la
production d’un Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA).
25
PISA
1 ATELIERS
Dans le cadre de la préparation et mise en œuvre du Programme, l’Unité de Gestion

du Programme (UGP) du PISA est tenue d’organiser en étroite concertation avec le
Comité National de Pilotage (CNP) et le Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage
(MAG/EL) en tant que maître d’œuvre et les autres principaux intervenants, les
ateliers suivants :
 Ateliers de démarrage au niveau central de Niamey et dans chacune des
régions d’intervention ;
 Ateliers annuels de planification, de revue et d’évaluation de l’état
d’avancement du Programme dans chacune des régions d’intervention et au
niveau national ;
 Ateliers de présentation et de discussion des résultats finaux du Programme au
niveau régional et au niveau central de Niamey.
Ces ateliers seront organisés généralement en une journée avec les participations
indicatives suivantes :
 Des représentants des principaux Ministères concernés : Ministère du Plan, de
l'Aménagement du Territoire et du Développement Communautaire, Ministère
de l'Environnement, de la Salubrité Urbaine et du Développement Durable – et
leurs Services Techniques Déconcentrés (STD) régionaux pour les ateliers
régionaux ;
 Du Haut-Commissariat de l’Initiative 3N ;
 Des représentants de la recherche agricole (Institut National de la Recherche
Agronomique du Niger - INRAN) ;
 Des représentants des bénéficiaires : Réseau des Chambres d’Agriculture
(RECA), faîtières nationales et respectivement régionales ; pour les ateliers en
cours de projet et à la clôture du projet, représentants désignés des
groupements et des Communes Rurales concernés par le projet ;
 Des représentants de la société civile : ONG travaillant au niveau national et/ou
régional ;
 Des représentants de la presse nationale / régionale.
Chaque atelier comportera une ouverture par un représentant politique, un exposé
des objectifs du projet, de la situation présente, des prochaines étapes et de la
26
PISA
méthodologie proposée. Il comportera également, une table ronde avec des

intervenants concernés par le projet, des travaux en groupes, des séances de
discussions et une conclusion à l’atelier. En particulier, pour les ateliers en cours
de projet et de clôture, des représentants de groupes bénéficiaires seront invités à
présenter leurs expériences, projets, résultats, problèmes rencontrés et
suggestions. Du temps sera consacré pour des discussions et échanges entre
participants.
1.1 Ateliers de démarrage

Cet atelier est organisé en début de programme. L’atelier regroupe un nombre aussi
restreint que possible de personnes ressources représentant les différentes
institutions impliquées dans la mise en œuvre du Programme PISA. L’objectif
principal de cet atelier réside dans la présentation et discussion des objectifs de la
mission assignée à l’UGP et de l’approche méthodologique proposée par le Bureau
d’Ingénieur Conseil (BIC) pour la mise en œuvre du programme PISA. En même
temps, l’atelier est l’occasion d’enrichir surtout la méthodologie proposée en tenant
compte des expériences et propositions spécifiques des différents participants.
Un atelier de démarrage doit également se tenir dans chacune des 3 régions
d’intervention du programme, une fois les équipes d’experts des antennes
régionales au complet. Il sera couplé aux ateliers régionaux de planification.
1.2 Ateliers annuels de planification

Chaque année, un atelier de planification à l’échelle régionale puis une synthèse
nationale seront organisés en septembre et s’inscriront dans le cycle de
préparation du Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA). L’objectif de ces ateliers
est :
 Au démarrage, de faire connaître et partager les objectifs du Programme, ainsi
que de discuter et enrichir la méthodologie de programmation des activités et
des dépenses (études et investissements) ;
 En cours de projet, de partager les résultats obtenus et les difficultés
rencontrées, ainsi que de recevoir une perception critique du Programme de la
part de personnes et institutions compétentes mais extérieures au Programme
pour une programmation adaptée aux réalités du terrain. Il s’agit également de
planifier pour l’année suivante.
Chacun de ces ateliers annuels fera l’objet d’un rapport synthétique annuel de
planification (un rapport pour l’ensemble des trois ateliers régionaux et de l’atelier
national de synthèse), pour la documentation adéquate des objectifs spécifiques, du
déroulement et des résultats des ateliers (voir chapitre 9).
1.3 Ateliers de présentation et de discussion des

résultats finaux du programme
Ces ateliers regrouperont au moins les mêmes participants que les ateliers de
démarrage et seront organisés suite à la soumission du projet du rapport final, en
vue de permettre la prise en considération des commentaires qui seront formulés à
cette occasion pour la rédaction du rapport final en version définitive. Ils
27
PISA
permettront également d’appréhender les impacts réels du Programme PISA et

d’esquisser, sur la base d’un bilan critique, les possibilités de continuation et de
réplication du Programme, tenant compte des ressources locales. L’atelier final au
niveau de Niamey clôturera les prestations de l’ingénieur-conseil dans le cadre de
l’appui à l’UGP du PISA.
28
PISA
2 LES PLANS DE TRAVAIL ET

BUDGETS ANNUELS (PTBA)
2.1 Contenu du PTBA

Le Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) consolidé pour l’ensemble du
Programme décrit les activités prévues et les dépenses du Programme pour
chaque année fiscale. Le PTBA doit comporter au moins :
 Les objectifs annuels liés aux indicateurs de produits et d'activités (y compris la
cible, les réalisations des années précédentes, les réalisations prévue pour
l'année en cours et l'objectif révisé d'ici la fin du projet si tel est le cas) ;
 L’état des activités réalisées ou en cours de réalisation: études, travaux,
fournitures ;
 Le sommaire des dépenses prévues par composante et par entité de mise en
œuvre (UGP Antenne etc.) ;
 Le résumé des dépenses par catégorie (projet du budget total pour la catégorie,
montant dépensé au cours des années précédentes, le montant prévu pour
l'année en cours, et le montant prévu pour le restant de l'année en cours) ;
 Les actions prévues non réalisées ainsi que le motif de leur non-exécution
 Le PTBA détaillé pour chaque antenne d'exécution en annexe;
 Les prévisions de passation des marchés mises à jour.
2.2 Organes impliqués dans l’élaboration et

l’approbation du PTBA
Les personnes et/ou organes qui sont impliqués dans l’établissement et à
l’approbation du PTBA sont :
 Le Coordonnateur du PISA et les deux experts mis à disposition par le
MAG/EL;
 L’Assistance Technique fournie par le Bureau d’Ingénieur-Conseil du PISA ;
 Les bénéficiaires ;
 Les structures régionales d’appui aux bénéficiaires ;
 La KFW ;
29
PISA
 Le Comité National de Pilotage du projet (CNP).
2.3 Elaboration du Plan de Travail et Budget

Annuel (PTBA)
2.3.1 Processus d’élaboration du PTBA
Sur la base des résultats issus de l’exécution du PTBA précédent et des
recommandations du Comité de Pilotage, l’UGP (le Responsable administratif et
financier, le Comptable et l’expert en Suivi & Evaluation) prépare un projet de lettre
d’instructions particulières à l’élaboration du PTBA.
La lettre d’instructions doit porter sur les points non exhaustifs qui suivent :
 Les objectifs à atteindre pour l’année à venir ;
 Les axes prioritaires dans le cadre de l’exécution des activités en tenant compte
des recommandations des missions de supervision, des résultats déjà acquis et
des préoccupations des bénéficiaires ;
 Le point des réalisations du budget en cours pour décider des mesures
correctrices à prendre pour l’exercice à venir ;
 Le canevas et les nouvelles orientations pour la préparation du budget ;
 Le calendrier de préparation du PTBAN+1.
Elle est soumise à l’approbation du Chef de mission. Une fois relue et corrigée, le
Chef de mission la soumet au Coordonnateur pour approbation et signature. Après
signature de la lettre, le Coordonnateur la retourne au Chef de mission pour
diffusion. Chaque antenne partie prenante dans la confection du PTBA est
ampliateur d’une copie de la lettre d’instructions particulières.
Chaque antenne planifie les activités de l’année N+1 sur la base des demandes
approuvées par le CRS (Comité Régional de Sélection). Cette planification est
amendée et validée par les acteurs régionaux et des experts de l’UGP, au cours
d’un atelier régional. Les différents documents de planifications régionales sont
transmis à l’UGP qui les consolide pour avoir le draft1 du PTBA de l’année N+1. Le
coordonnateur saisit le DGGR pour fixer en concertation avec le secrétaire général
du MAG/EL, la date de convocation de l’atelier technique national de planification
du PISA. Cet atelier auquel participent l’UGP PISA, les trois chefs d’antenne, les
trois DRGR, la DGGR, la DGA, la DEP/MAGEL, le ministère du plan, la KFW et les
projets et programmes partenaires, amende et valide le draft1 du PTBA qui
deviendra le draft2 une fois les observations intégrées
Le projet de PTBA en Draft 2 sera ensuite soumis à la KfW pour recueillir ses
observations. Après intégration des observations de la KfW, le coordonnateur
saisit le P/CNP pour arrêter la date de convocation de la réunion du CNP pour
approbation du PTBA. Le CNP du PISA lors de sa session analyse l’état
d’exécution des activités de l’année N et le projet de PTBA N+1 et formule des
recommandations d’amélioration consignées dans un Procès-Verbal de session.
Le CNP fait le dernier arbitrage du PTBA, approuve l’état d’exécution des activités
de l’année en cours et le PTBA du PISA de l’année n+1. Le PV de session du CNP
est signé par le Président et les rapporteurs du CNP. Ce projet de PTBA ainsi que
l’état d’exécution des activités de l’année en cours, accompagné du PV de session
du CNP est envoyé par le Coordonnateur à la KfW pour avis de non-objection.
30
PISA
Tableau 1 : Etapes de l’élaboration du PTBA
DOCUMENTS
INTERVENANTS / DESCRIPTION DES TACHES ET
RESPONSABLES
INTERFACES
Le REUNIONS DE CONCERTATION SUR LE PTBA Convocation et
Coordonnateur + Le Sur proposition d’une lettre d’instructions lettre
chef de mission particulières à l’élaboration du PTBA, le d’instructions
Coordonnateur convoque les cadres impliqués dans particulières
l’exécution du Programme à des réunions de
concertation sur l’élaboration du PTBA.
Le Coordonnateur REUNION PREPARATOIRE A L’ELABORATION Procès-verbal de

DU PTBA : réunion
Pour convoquer tous les responsables à divers
niveaux à une réunion préparatoire à l’élaboration
du PTBAN+1. Cette réunion a pour objectifs de :
 Fixer les objectifs à atteindre pour l’année à
venir,
 Fixer les axes prioritaires dans le cadre de
l’exécution des activités en tenant compte des
recommandations des missions de supervision,
des résultats déjà acquis et des préoccupations
des bénéficiaires,
 Faire le point des réalisations du budget en
cours pour décider des mesures correctrices à
prendre pour l’exercice à venir,
 Adopter le canevas et les nouvelles
orientations pour la préparation du PTBA,
 Fixer le calendrier de préparation du PTBAN+1.
Les Chefs ELABORATION PLANIFICATIONS document de

d’antennes REGIONALES planification
 Elaborent, en collaboration avec les experts les régional
documents de planification régionale sur la
base des demandes approuvées et priorisées
par le CRS en utilisant les canevas appropriés,
 Transmettent les documents de planification
à l’UGP pour recueillir et intégrer ses
observations,
 Soumettent les documents de planification
régionale à l’appréciation des acteurs
régionaux à travers l’organisation d’ateliers
régionaux de planification,
 Finalisent et transmettent le document de
planification régional à l’UGP pour attribution.
Le Chef de mission CONSOLIDATION DES PROGRAMMES

D’ACTIVITES ET DES BUDGETS
Après réception des documents de planification
régionale transmis par les Chefs d’antenne, le Chef
de mission en collaboration avec l’expert régional
SE les centralise et en fait une consolidation qui
prend en compte les observations et les activités Document
spécifiques de l’UGP. consolidé
31
PISA
Le Coordonnateur AMENDEMENTS DU DOCUMENT CONSOLIDE Draft 1

 Fait ses observations sur le document et arrête
les modifications à apporter avec le Chef de
mission,
 Convoque la réunion des experts de l’UGP
pour examiner le document consolidé et
produire le draft1 du PTBA.
Le Coordonnateur CONVOCATION DE L’ATELIER TECHNIQUE Lettres d’invitation
NATIONAL DE PLANIFICATION
 Arrête après concertation avec le DGGR la date
de la tenue de l’atelier de planification,
 Transmet les lettres d’invitation à l’atelier et le
draft 1 du PTBA aux acteurs concernés,
 Organise l’atelier national de planification,
 Transmet les observations et recommandations
de l’atelier au chef de mission.
Le Chef de mission  PRODUCTION DU DRAFT2 DU PTBA.
 En collaboration avec l’expert RSE il intègre les
observations de l’atelier national de planification
et produit le draftt2 du PTBA.
 Transmet le draft2 au coordonnateur.
Le Envoie un exemplaire du draft2 du PTBA à la KFW Projet de PTBA
Coordonnateur pour observations.
Reçois les observations et les intègre au document
Saisie le P/CNP pour fixer la date de la session du
CNP.
Prépare le projet de lettre de la convocation de la
session du CNP et la soumet à la signature du
P/CNP. Cette lettre contient le projet d’ordre du jour
de la session.
Transmet la lettre de convocation, le projet de
PTBA, à tous les membres du CNP.
Le Comité National EXAMEN ET APPROBATION DU PTBA PAR LE Projet de PTBA
de Pilotage COMITE DE PILOTAGE approuvé
 Se réunit sur convocation de son Président, et
 Examine le projet de PTBA, Procès-verbal
d’adoption
 S’assure de la prise en compte de ses
amendements s’il y a lieu et approuve le Projet
de PTBA,
 Dresse et transmet le procès-verbal d’adoption
du projet PTBA au Coordonnateur.
Le TRANSMISSION DU PTBA A LA KfW PTBA
Coordonnateur  Finalise le PTBA en prenant en compte les
observations et les commentaires du CNP,
 Transmet le PTBA et le procès-verbal
d’adoption du Comité de Pilotage à la KfW
pour avis de non objection.
La KfW EXAMEN DU PTBA PAR LA KFW ANO sur le PTBA
 Examine et donne son avis de non-objection
ou le cas échéant fait ses observations,
 S’assure de la prise en compte de ses
observations s’il y a lieu et donne son avis de
non-objection.
32
PISA
Le Coordonnateur TRANSMISSION DU PTBA A LA TUTELLE PTBA validé

ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE
 Transmet, à chaque membre du Comité de
Pilotage pour attribution un exemplaire du
PTBA,
 Transmet au chef de mission pour mise en
œuvre un exemplaire du PTBA,
 Suit l’exécution du PTBA en veillant à
l’application des procédures de suivi
d’exécution.
Le Comptable de Saisit le PTBA dans le logiciel de gestion
l’UGP comptable, financière et budgétaire.
2.3.2 Calendrier d’élaboration du PTBA

Le processus d’élaboration du PTBA du PISA doit être bouclé avant le début de
l’exercice budgétaire afin de permettre l’engagement dans les délais requis des
dépenses programmées. De même, le processus d’élaboration du budget doit être
terminé suffisamment à temps afin d’inscrire son examen et son approbation à la
session du CNP consacrée à l’examen et à l’approbation du PTBA. En tenant
compte des délais d’acheminement des instructions et des documents et des
délais d’examen des différents organes sollicités, le processus d’élaboration du
budget d’un exercice du PISA doit commencer au plus tard en septembre de
l’exercice en cours.
A cette date, on dispose suffisamment de données probantes de l’état
d’avancement des activités du Programme au cours de l’exercice en cours
(rapports d’activités pour 3 trimestres de l’année en cours, les commentaires et
analyses des résultats obtenus), permettant de faire de bonnes projections pour le
dernier trimestre de l’année à venir. Sur cette base, les services compétents seront
en mesure d’analyser les écarts entre prévisions et réalisations et proposer des
mesures correctives afin de statuer sur les prévisions de l’exercice à venir. Ce
processus d’élaboration doit se faire suivant le calendrier indicatif présenté dans le
tableau 2.
Tableau 2 : Calendrier d’élaboration du PTBA
Période ETAPES D’ELABORATION DU BUDGET ACTEURS

ere
1 quinzaine Elaboration de la lettre d’instructions particulières. Responsable
de septembre administratif et
financier,
Comptable et
Expert suivi &
évaluation
Elaboration de la planification des activités par les Antennes
antennes régionales sur la base des demandes
approuvées et priorisées par le CRS.
ème
2 quinzaine Organisation des ateliers de planification régionale. Antennes
de septembre Production de document de planification régionale.
Transmission à l’UGP des documents de planification
régionale.
Octobre Consolidation des documents de planification. UGP
Production du draft 1 du PTBA.
33
PISA
Convocation et tenue de l’atelier technique national de

planification.
l. Production du Draft n°2 du Projet de PTBA.
Transmission à la KFW pour observations.
Novembre Finalisation du draft 2 du PTBA. UGP
Programmation de la session du CNP.
Transmission aux membres du Comité de Pilotage de
la lettre de convocation de la session du CNP.
Coordonnateur
première Session du Comité de Pilotage autour du document Comité National de
décade de (Rapport semestriel d’avancement et le Projet de Pilotage
décembre PTBA n+1. Adoption du document sous réserves des
corrections. Formulation des recommandations.
Finalisation du PTBA et signature du Procès-verbal de UGP
session du Comité de Pilotage.
Transmission à la KfW du PTBA pour Avis de non Coordonnateur
objection.
au plus tard fin Non-Objection ou observations de la KfW. KfW
décembre
Prise en compte des éventuelles observations de la UGP
KfW, finalisation du PTBA et transmission à toutes les
parties concernées.
34
PISA CHAPITRE 2 - PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES Révisé VI
DES GROUPES CIBLES ET MODES DE FINANCEMENT JUIN 2017
35
PISA CHAPITRE 2 - PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES
Révisé
DES GROUPES CIBLES ET MODES DE FINANCEMENT
CHAPITRE 2 : PROCESSUS DE
TRAITEMENT DES DEMANDES
DES GROUPES CIBLES ET
MODES DE FINANCEMENT
36
1 LES DOMAINES
D’APPLICATION DU PISA
L'Apport financier de la KfW tel que décrit dans la Convention séparée permet le
financement des activités suivantes dans le cadre du PISA :
 Réalisation des aménagements hydro-agricoles pour la promotion de la petite
irrigation (seuils d’épandage, ouvrages de stockage d’eau (petits barrages,
bassins de rétention, etc.), systèmes de distribution d’eau, puits et forages
agricoles, mares aménagées, etc.) ;
 Mise en valeur des zones aménagées avec des systèmes de production
agricole productifs et rentables ;
 Mesures de conservation de l'eau et du sol et défense et restauration des sols
(CES/DRS) dans les bassins versants aux alentours des zones d’irrigation ;
 Mise en place d’infrastructures de stockage et des dispositifs de transformation
des produits agricoles après récolte et des magasins/boutiques de
ravitaillement en intrants agricoles en contribuant à la réalisation du Kit de la
maison du paysan dans sa zone d’intervention ;
 Construction et réhabilitation des pistes d’accès et de désenclavement des
zones agricoles productives en vue de l’amélioration de la commercialisation
sur la base d’un schéma régional directeur de désenclavement des bassins de
production en collaboration avec d’autres partenaires ;
 Une assistance technique visant en premier lieu l’appui, la formation et le
renforcement des capacités de l’ensemble d’acteurs concernés par la
promotion de l’agriculture irriguée et l’entretien des ouvrages, et plus
spécifiquement des groupements d’usagers et des prestataires de services, tout
en s’alignant aux outils validés en lien avec le Plan Stratégique de renforcement
des capacités des acteurs de la petite irrigation.
37
Révisé
2 LES GROUPES CIBLES
Le PISA s’inscrit dans la stratégie de l’Initiative 3N « les Nigériens nourrissent les

Nigériens » et dans la Stratégie de la Petite Irrigation au Niger (SPIN). La SPIN
définit ainsi les groupes cibles :
« Bien que tous les maillons de la chaîne de la petite irrigation soient faibles, il est
indéniable que la cible directe de la SPIN est l’exploitant. Il peut être un individu
(homme, femme et jeune), un groupement 1 de producteurs (associatif ou
coopératif) ou une entité morale pratiquant la petite irrigation.
Cependant, des actions sont indispensables pour les cibles connexes de la SPIN
et s’adressent aux fournisseurs d’appui-conseils, aux structures
d’approvisionnement en intrants, aux institutions de formation et de recherche
agricoles, aux investisseurs privés (jeunes diplômés, « agro-business men »), aux
artisans-foreurs, aux entreprises d’installation des systèmes de la PI, aux
structures intervenant en aval de la chaîne de valeur (conservation, transformation,
commercialisation, etc.) et aux communes. La SPIN doit donc également créer une
synergie avec les autres stratégies sectorielles (stratégie semencière, stratégie
des intrants, stratégie de la formation, etc.) afin d’entraîner une dynamique
d’ensemble et garantir un développement harmonieux des filières de la PI.
Les femmes et les jeunes constituent aux cotés des hommes les principaux
acteurs de base de la PI. Ils sont très actifs dans toute la chaîne de la PI, au sein
de laquelle ils exercent des activités relevant de plusieurs secteurs (production de
semences, maraîchage, petit commerce basé sur la transformation des produits,
vente de carburant, réparation des matériels et machines d’irrigation, etc.). Sur
tous les marchés locaux, les femmes pratiquent la commercialisation de
1
Groupement de producteurs : constitué sans capital social sous forme d'association, il fait l'objet d'une
reconnaissance ; son objet est d'organiser la production et la commercialisation et il peut bénéficier de
subventions. Une organisation de producteurs (OP) est constituée à l’initiative d’un ensemble
d’agriculteurs assurant une même production et qui s’associent au sein d’une structure d’accueil. Elle
est sous-tendue par un objectif de concentration de l’offre, qui se concrétise de manière variable, par
l’adoption de disciplines de production, la mise en commun de moyens techniques et logistiques, voire
la délégation de la politique commerciale et de l’acte de vente.
38
nombreuses spéculations. Elles doivent en conséquence être une cible privilégiée

de la SPIN et bénéficier pleinement des investissements de la PI. ».
Donc pour être en conformité avec la SPIN, le PISA favorisera l’émergence et le

traitement des demandes d’investissements et de leurs mesures
d’accompagnement de la part, et par ordre de priorité :
 Des groupements de producteurs ;
 Des producteurs individuels constitués en groupement pour une surface ne
dépassant pas 0,25 ha/individu ;
 Des entités morales pratiquant la petite irrigation.
Par ailleurs le PISA appuiera autant que faire se peut les structures contractantes
(Communes et MAG) à acquérir les biens, services et travaux nécessaires à ces
investissements auprès des fournisseurs et prestataires de services et de travaux
désignés également comme groupes cibles de la SPIN tout en respectant le Code
des marchés publics du Niger.
39
Révisé
3 PROCESSUS DE
TRAITEMENT DES DEMANDES
DES GROUPES CIBLES
3.1 Information et sensibilisation sur la démarche

du Projet
Cette étape concerne le processus de diffusion des informations sur les
opportunités d'investissement auprès des populations cibles, la stratégie
d'intervention, la formulation des demandes par les exploitants, la pré-validation
technique et administrative.
En début de projet, un atelier régional de démarrage (voir chapitre 1) permettra
aux antennes régionales d’informer les instances régionales sur les objectifs et les
activités du PISA et d’initier la diffusion de l’information auprès des bénéficiaires.
Les concertations avec d’autres projets dans la région, et notamment le projet
PROMAP, doivent également permettre de faire émerger des demandes. Enfin des
actions de publicité (radio, journaux) de même que les appels à manifestation
d’intérêts (voir chapitre 6) à destination des prestataires de services sont
également susceptibles de faire émerger des demandes de la part des potentiels
bénéficiaires.
3.2 Critères d’éligibilité et d’évaluation

Le Projet vise à promouvoir des aménagements qui seront au bénéfice d’individus,
d’entités morales et de groupes d’exploitants à l’inclusion équitable des femmes, et
des jeunes qui ont la capacité de gestion et d’entretien durable des installations. Ils
devront avoir une expérience avérée dans l'activité d'irrigation et l'accès facile aux
structures d'appui-conseil (services techniques de l'Etat ou structures privés
d'appui-conseils) qui sont des atouts pour la durabilité de l'investissement. Les
demandes d’investissement devront faire apparaitre le respect des critères
suivants :
40
 Une convention de financement de l’investissement qui précise les obligations

de chaque partie (bénéficiaire, autorité contractante, MAG/EL au travers du
PISA) pour la réalisation et le financement de l’investissement.
 La sécurité foncière : tout en relevant formellement du domaine foncier de
l'Etat, en milieu rural, les terres appartiennent à des familles ou un groupe de
personnes selon les liens sociaux, professionnels ou confessionnels. Afin
d'éviter tout risque futur de conflits d'usage, la terre à aménager doit être
immatriculée au nom du demandeur (inscription au dossier rural ou
enregistrement au livre foncier) par un service compétant (COFO ou service
domanial). Les actes temporaires de propriété foncière doivent couvrir au moins
la durée de l'amortissement de l'investissement qui peut être établit à 10 ans
minimum. La demande de financement doit donc être accompagnée d’un titre
de propriété ou d’un acte de la COFO.
 L'engagement à contribuer à l'investissement : le porteur de la demande doit
justifier la prise en charge d'une partie du coût du projet qui sera destiné en
fonds d’entretien des équipements. Cette disponibilité de participation au projet
peut être décrite financière. Cet engagement peut être consigné dans la
convention de financement de l’investissement.
 Le quitus fiscal : le bénéficiaire doit justifier de sa civilité, notamment
l'acquittement des taxes et impôts auprès des services communaux et fiscaux,
soit au minimum la taxe de voirie et la taxe municipale.
 L'avis communal : la demande doit être transmise au niveau de la mairie. En
effet la commune est le plus souvent l’autorité contractante et si c’est une autre
entité (le MAG en général) elle doit être informée de toute activité
d'investissement sur son territoire, aux fins d'harmonisation et de capitalisation
des actions, ceci pour une traçabilité de la demande et son intégration dans le
Plan d’Investissement Annuel (PIA).
 Taille de l'exploitation individuelle : conformément à la définition adoptée pour la
petite irrigation, la superficie devant bénéficier de l'investissement doit être « de
taille maitrisée (2 ha au maximum) ».
 Etude sommaire montrant la disponibilité des ressources en eau devant être
utilisée pour la petite irrigation. Cette eau doit être de quantité et de qualité et
capable de couvrir au moins le cycle des cultures envisagées. La priorité doit
être faite aux sources d'eau renouvelables (cours d'eau, mares, retenues,
nappes phréatiques).
 Etude sommaire sur l’aptitude de la terre (topographie et sol) à la petite
irrigation, aux cultures envisagées et/ou aux amendements du sol.
 Etude sommaire de rentabilité économique de l'investissement, prouvant qu'à
terme l’investissement est profitable à l'exploitant et durable.
 Lien évident avec la petite irrigation : les investissements demandés devront
être en lien direct avec la petite irrigation.
 La prise en compte de la dimension environnementale dans le choix des
technologies et produits et les mesures d'accompagnement pour la protection
des terres et des eaux, conformément aux lois, règlements et textes en
vigueurs.
3.3 Formulation des demandes

Le bénéficiaire remplira un formulaire de demande d’investissement et il le dépose
à la mairie muni de toutes les pièces justificatives. Pour faciliter l’acquisition des
41
Révisé
formulaires, au niveau des antennes, l’UGP se déplacera, par l’intermédiaires des

systèmes d’appui conseil existant, sélectionné auparavant (GSC, STD) et
déposera dans les mairies les appels à proposition et les outils qui
l’accompagnent. Plusieurs visites peuvent être nécessaires pour recueillir toutes
les questions nécessaires relatives à la formulation de la demande de financement
et en apporter des réponses.
Les GSC ou les STD rédigent la fiche de demande de financement, lui adjoignent
les annexes nécessaires et l’introduisent dans le circuit d’approbation (visa de la
commune, évaluation par les SCTE et approbation par le CRS). Une fois la
demande approuvée, le Chef d’Antenne l’envoie à l’UGP pour obtenir le visa du
chef de mission. Le Chef de mission fait vérifier l’éligibilité de la demande par
rapport aux critères socio-administratifs et les critères de faisabilité technique du
projet, de sa viabilité économique et durabilité écologique en mettant à contribution
les experts en infrastructures et en mis en valeur. Chaque demande de
financement se voit attribuer par le Chef de mission un numéro d’ordre qui
l’accompagnera durant toute la procédure jusqu’à la réception des travaux,
l’acceptation des études ou la livraison des biens. Une même demande de
financement peut donc ainsi générer plusieurs contrats qui seront numérotés avec
ème
le même numéro racine (par exemple AG/008 pour la 8 demande de la région
d’Agadez) puis une identification de la nature du contrat et un numéro d’ordre (par
exemple AG/008-ET-02 pour le contrat de surveillance de travaux qui vient après
ème
le contrat d’étude APD pour la 8 demande de la région d’Agadez).
3.4 Traitement des demandes

Un Comité Régional de Sélection (CRS) du PISA est créé dans chaque région.
Ses membres sont désignés par arrêté pris par le Gouverneur de la région sur
proposition de l’UGP et conformément aux textes en vigueur. Au sein du CRS un
sous-comité technique d’évaluation pourrait être mis en place pour évaluer les
différentes demandes qui sont transmises aux antennes par les communes.
Au niveau du PISA, une assurance qualité des dossiers de demandes doit être
faite. A cet effet, un comité est mis en place par le coordonnateur et comprend
 Au niveau régional : le Chef d’antenne, l’expert agronome et le sociologue ;
 Au niveau national : le Chef de mission, les experts infrastructures et mise en
valeur.
Le CRS se réunit une fois par trimestre pour chaque région et reçoit les demandes
de financement envoyées et visées par les maires. Des sessions extraordinaires
pourront être envisagées en cas de nécessité.
A l’issue de son examen par le CRS la demande peut être :
 Rejetée : ce cas ne devrait pas se produire si la demande a été correctement
instruite par le porteur de projet ;
 Acceptée sous réserves d’études complémentaires avalisées par le CRS ;
 Acceptée.
42
3.5 Passation des marchés

Une fois acceptée par le CRS, la demande de financement est adressée à
l’autorité contractante (DGGR MAGEL) qui procède aux passations de marché
avec l’appui de l’UGP. Toutefois, le porteur de projet est informé par écrit de
l’acceptation de la demande. Il lui est alors demandé d’ouvrir un compte dans un
établissement financier qui sera désignée par l’UGP et versera son apport
personnel.
3.5.1 Marchés de services

Etudes préliminaires et accompagnement des travaux
Toute demande d’investissement sous forme de travaux nécessite auparavant des
études d’avant-projet simplifié (APS) et d’avant-projet détaillé (APD). De même un
contrat doit être signé avec un prestataire indépendant pour la surveillance et la
réception des travaux. Ces deux contrats de services peuvent faire chacun l’objet :
 D’une procédure de passation de marché suivant son montant estimé
(consultation de fournisseurs ou DAO) ;
 Ou d’un bon de commande si un marché de clientèle pour ce type de prestation
est en vigueur (le décret du Premier Ministre définissant les catégories de
prestations de services éligibles au marché de clientèle devra pouvoir prendre
en compte ce type de prestations – voir chapitre 6).
Une fois validés les résultats des études d’APS et d’APD, les marchés de travaux
et de surveillance de travaux peuvent être lancés sans que le dossier repasse
devant le CRS.
En cas d’acceptation conditionnelle par le CRS, d’autres études complémentaires
peuvent toutefois s’avérer nécessaires avant les travaux (étude environnementale,
étude de sol, étude économique etc.), auquel cas le marché de services sera
passé suivant son montant estimé (consultation de fournisseurs ou DAO). Une fois
les études complémentaires réalisées, la demande est reformulée et réintroduite
pour approbation.
3.5.2 Marchés de services liés à la mise en valeur

Postérieurement à l’exécution des travaux, les organisations agricoles
bénéficiaires peuvent avoir besoin d’appui ou de formation. Le marché de services
correspondant sera passé suivant son montant estimé (consultation de
fournisseurs ou DAO). Suivant le volume et l’homogénéité de ce type de
prestations, il pourra être fait appel à un marché de clientèle (le décret du Premier
Ministre définissant les catégories de prestations de services éligibles au marché
de clientèle devra pouvoir prendre en compte ce type de prestations).
3.5.3 Marchés de travaux

Les marchés de travaux sont faits à partir des résultats des études d’APS et d’APD
qui fournissent les éléments techniques qui doivent figurer dans le DAO. L’UGP
assiste l’autorité contractante dans la rédaction et le circuit de validation du DAO.
43
Révisé
3.5.4 Marchés de biens liés à la mise en valeur

Une fois les travaux terminés, certaines activités d’appui aux bénéficiaires pour la
mise en valeur peuvent se présenter sous la forme de fournitures de biens tels que
des intrants (engrais, semences) ou du matériel destiné à la conservation ou à la
petite transformation. Le marché de biens sera passé suivant son montant estimé
(consultation de fournisseurs ou DAO).
3.6 Réception des marchés

3.6.1 Etudes
Le prestataire de services présente à l’autorité contractante, au bénéficiaire et à
l’UGP (expert opérationnel, ou Chef d’antenne ou Chef de mission) le résultat de la
prestation (rapport, situation, etc.). L’expert opérationnel vérifie la conformité du
contenu du résultat fourni à celui attendu, assisté si besoin d’un autre agent de
l’UGP. Il établit un projet de Certificat pour Service Fait (CSF) qui est signé en 4
exemplaires originaux par le prestataire, l’autorité contractante, le bénéficiaire et le
Chef d’antenne ou le chef de mission.
Le prestataire et l’autorité contractante gardent chacun un exemplaire, le
Responsable administratif garde un exemplaire et le Comptable utilise le dernier
exemplaire original pour accompagner la procédure de paiement direct simplifiée
ou d’approvisionnement du compte spécial en fonds de disposition.
3.6.2 Travaux
Le procès-verbal de réception des travaux est établi par le prestataire de services
en surveillance et contrôle des travaux. Il est signé par l’entrepreneur de travaux,
le prestataire de services en surveillance et contrôle des travaux, l’autorité
contractante, un représentant du bénéficiaire et le Chef d’antenne ou le Chef de
mission en 5 exemplaires originaux.
L’entrepreneur de travaux, le prestataire de services en surveillance et contrôle
des travaux et l’autorité contractante gardent chacun un exemplaire, le
3.6.3 Biens
L’expert opérationnel de l’UGP vérifie avec le fournisseur, l’autorité contractante et
le bénéficiaire la conformité de la livraison (si besoin avec installation) avec la
commande (contrat ou bon de commande) et le bon de livraison. Il établit un
certificat de réception qui est signé en 4 exemplaires originaux par le fournisseur,
l’autorité contractante, le bénéficiaire et le Chef d’antenne ou le chef de mission.
Le fournisseur et l’autorité contractante gardent chacun un exemplaire, le
44
4 MODES DE FINANCEMENT
4.1 Mobilisation des financements de la KfW

Les marchés supérieurs à 50 millions de FCFA sont soumis à l’approbation
préalable de la KfW. Selon le montant de la facture (inferieur ou non à l’équivalent
de 350 000 € soit 229 584 950 FCFA) le règlement s’effectue à partir des fonds de
disposition.
4.2 Conditionnalités pour les dons

Selon la SPIN, il n’y a pas de don sans participation en nature ou en monnaie à
l’investissement. L’apport en nature semble difficilement chiffrable et peu réaliste
dans le cadre de travaux. Si cette option est retenue elle devra figurer dans la
convention de financement de l’investissement.
4.3 Contrepartie des bénéficiaires

Selon la SPIN il est prévu une subvention à 100% des activités de petite irrigation
dans le cadre de la demande sociale. La demande sociale désigne la demande qui
provient du groupe vulnérable dont les critères de vulnérabilité sont fixés par les
textes nationaux notamment ceux du DNPG/CCA. Dans le cas des ouvrages
structurants portés par les communes, il est prévu une participation à hauteur de 5
% du montant de l’investissement pour les communes.
Le PISA s’adresse aux populations vulnérables des trois régions et la convention
séparée prévoit une contribution de 5% du porteur de projet pour le financement
de l’investissement. Cette disposition est un gage de durabilité des
investissements dans le cadre du PISA.
Les contributions des bénéficiaires seront versées dans des comptes ouverts à cet
effet par les communes dans des institutions de financement agréées par l’UGP.
Ce compte serait géré conjointement par la Commune, des représentants élus des
bénéficiaires et l’UGP. Il recevra les fonds de la part des bénéficiaires (5% du
montant de l’investissement) ainsi que ceux de la subvention du PISA pour servir à
réaliser les investissements.
45
PISA CHAPITRE 3 - ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE
Révisé
L’UGP
CHAPITRE 3 : ORGANISATION
ET FONCTIONNEMENT DE
L’UGP
46
PISA CHAPITRE 3 - ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE
Révisé
L’UGP
1 SCHEMA INSTITUTIONNEL
Le bénéficiaire de l’apport financier de la coopération financière allemande au titre

du PISA est la République du Niger, représentée par le Ministère du Plan, de
l’Aménagement du Territoire et du Développement Communautaire. Le montage
institutionnel et l’organisation du PISA se font dans une large mesure à travers un
dispositif institutionnel de pilotage et des procédures déjà mises au point pour
d’autres projets et programmes similaires et en respectant les grandes lignes
d’orientation données à cet égard par l’Initiative 3N.
Au niveau gouvernemental, la mise en œuvre du PISA relève du ressort et de la
tutelle technique du Ministère de l’Agriculture et l’Elevage (MAG/EL) en sa qualité
de maître d’œuvre. Au sein du MAG/EL, la Direction Générale du Génie Rural
(DGGR) est directement responsable de la mise en œuvre du PISA. Le MAG/EL
est chargé de la réalisation et de la mise en œuvre du PISA en collaboration avec
les groupements, les organisations, les institutions locales et régionales
conformément à la démarche prévue dans le cadre de l’initiative 3N, les textes et
les stratégies en vigueur et les réflexions en cours en matière de petite irrigation,
tout en tenant compte des capacités réelles des intervenants dans la zone
d’intervention.
47
Rédigé
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET OPERATIONNELLES
Mai 2016
PISA
CHAPITRE 3 - ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE L’UGP Révisé
Montage institutionnel et organisation générale du PISA
48
PISA CHAPITRE 3 - ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE Révisé VI
L’UGP JUIN 2017
2 PILOTAGE ET
COORDINATION
Pour le pilotage et la coordination générale et interministérielle des activités du

programme, un Comité National de Pilotage (CNP) est mis en place. Créé par
arrêté du Cabinet du Premier Ministre (CPM) en sa qualité de partenaire
stratégique du PISA et sur proposition du MAG/EL, le CNP est chargé de
l’orientation, du suivi et de la supervision du PISA et sert comme espace de débat
sur toutes les thématiques concernant le programme, et de la coordination
interministérielle des activités en particulier. Plus précisément, les principales
attributions assignées au CNP sont les suivantes :
 Examiner et approuver les PTBA annuels et veiller à l'utilisation efficiente et
efficace des ressources ;
 Examiner et approuver les bilans d’exécution des programmes de travail ;
 Procéder à la validation des documents soumis à son approbation par l’Unité de
Gestion du Programme (UGP) dans le cadre de l'exécution du programme, notam-
ment le manuel des procédures, les rapports de planification, d’avancement et
d’audits ;
 Proposer les orientations nécessaires pour améliorer les conditions de mise en
œuvre du Programme et fournir toute contribution pour en atteindre les
objectifs;
 Veiller à la mise en synergie des actions du Programme avec l’Initiative 3N
«Les Nigériens Nourrissent les Nigériens» ainsi que le Plan de Développement
Economique et Social (PDES 2012-2015) et s’assurer de la conformité avec la
SPIN ;
 Appuyer l’Unité de Gestion du Programme (UGP) dans ses efforts de
mobilisation des ressources ;
 Créer les conditions pour une pleine implication de tous les acteurs de mise en
œuvre du Programme.
Placé sous l’autorité et la présidence du CPM, le CNP regroupe les représentants
des acteurs clés concernés par le Programme aux niveaux aussi bien central que
régional, notamment les Ministères en charge de l’Agriculture et de l’Elevage, de
l’Hydraulique, de l’Environnement, du plan, de la Décentralisation, et le Haut-
49
L’UGP JUIN 2017
Commissariat à l’Initiative 3 N. De plus, les institutions suivantes seront également

représentées au CNP : les Gouvernorats et Conseils Régionaux des 3 régions
d’intervention du Programme ; un représentant du Code Rural ; un représentant du
Réseau des Chambres d’Agriculture (RECA) ; un représentant de la KfW. Le
représentant de la Coopération Technique Allemande (Deutsche Gesellschaft für
Internationale Zusammenarbeit - GIZ) participe aux réunions du CNP en tant
qu’observateur. Il en est de même pour les représentants d’autres bailleurs de
fonds signataires de conventions de partenariat avec le PISA. Le CNP se réunit au
moins deux fois par an en session ordinaire et son Secrétariat Technique est
assuré par l’UGP/PISA.
Un atelier de planification technique nationale sera organisé une fois par an avant
la tenue de la première session du CNP. Cet atelier regroupera tous les acteurs
techniques concernés par la mise en œuvre du projet.
50
L’UGP JUIN 2017
3 ORGANES DE MISE EN
ŒUVRE
La DGGR met en place une Unité de Gestion du Programme (UGP) à Niamey,

avec des antennes dans les 3 régions d’intervention. L’UGP est responsable de la
gestion générale administrative, financière, comptable et opérationnelle du PISA,
sous la direction d’un Coordonnateur National nommé sur proposition de la DGGR
par arrêté du MAG/EL après non objection de la KfW.
L’UGP est appuyée par un BIC dont les missions et prestations détaillées à fournir
ont fait l’objet d’un contrat avec le MAG/EL suite à un appel d’offres international.
Ce contrat a été attribué au Groupement SOFRECO – CONVERGENCE
Consulting. Le Chef de mission de l’équipe d’experts du BIC agit en tant que
cosignataire des documents financiers et contractuels du programme.
Les actions de l’UGP sont reflétées par la structure du présent Manuel de
Procédures et s’articulent autour des thèmes suivants :
 Planification du Programme ;
 Traitement des demandes d’investissement de la part les groupes cibles ;
 Gestion administrative, financière comptable et opérationnelle du Programme ;
 Gestion des procédures de passation des marchés publics ;
 Contrôle de la qualité des prestations ;
 Suivi-évaluation du Programme ;
 Production des livrables.
51
L’UGP JUIN 2017
4 ORGANIGRAMME DE L’UGP
PISA
Dans le cadre de la mise en œuvre du PISA, l’UGP est structurée autour d’une
organisation basée sur une équipe d’experts permanents :
 Personnel (3 postes basés à Niamey) mis à la disposition du PISA par le
MAG/EL ;
 Personnel (4 postes basés à Niamey, 5 postes basés dans chacune des 3
régions) sous contrat avec le BIC.
L’organigramme du PISA se présente comme suit :
52
L’UGP JUIN 2017
Coordonnateur National
Chef de mission
Responsable administratif et Experts courts termes

Ingénieur du génie financier internationaux, régionaux et
rural nationaux :
Irrigation, planification et - Aménagements hydro-
supervision des travaux agricoles (irrigation, seuils,
pistes d'accès)
Comptable Personnel d’appui - Planification & passation de
3 chauffeurs, 1 planton marchés
- Commercialisation &
transformation
- Organisation paysanne &
Agronome gestion & entretien des
Mise en valeur, périmètres irrigués
commercialisation - Élaboration Manuel de
Expert Suivi et évaluation
Procédures
- Formation
- Communication et visibilité
- Suivi-évaluation
- Etc.
Assistante administrative
Expert génie rural

Tillabéri Antenne de Tillabéri
Expert génie rural

Tahoua Antenne de Tahoua
Expert génie rural

Agadez Antenne d’Agadez
53
L’UGP JUIN 2017
Pour chaque antenne régionale, l’organigramme est identique et se présente

comme suit :
Expert génie rural

Tillabéri Tahoua Agadez
Agronome
Sociologue
Comptable
Personnel d’appui
2 chauffeurs, 1 planton 2 chauffeurs, 1 planton 2 chauffeurs, 1 planton
Assistant Suivi-évaluation
Secrétaire
54
L’UGP JUIN 2017
5 DESCRIPTION DES POSTES
5.1 Coordonnateur National

5.1.1 Base
Niamey avec déplacements ponctuels en région (Agadez, Tahoua, Tillabéri).
5.1.2 Durée de la mission

Mise à la disposition du PISA par le MAG/EL pour la durée du projet.
5.1.3 Tâches
Sous l’autorité directe du Directeur Général du Génie Rural du Ministère de
l’Agriculture, le Coordonnateur a pour tâches :
 De s’assurer de la gestion générale, administrative, budgétaire, financière et
technique en cogestion (double-signature) avec le Chef de mission ;
 De superviser l’élaboration du manuel des procédures et la gestion du
processus de son approbation et le suivi des modifications ;
 De superviser la préparation des rapports d’avancement réguliers et des
rapports spécifiques sur demande ;
 De participer à la préparation du calendrier détaillé d’exécution, du calcul des
coûts et à l’élaboration des plans de financement du programme, ainsi que des
plans d’actions et budgets annuels pour approbation par le CNP et la KfW ;
 D’assurer le respect des documents contractuels de base (contrat de
financement, convention séparée, manuel des procédures) de la SPIN et des
plans et budgets approuvés dans toutes les activités du programme ;
 De superviser la préparation, l’organisation et la documentation des appels
d’offres et l’attribution des marchés de travaux, de fournitures et de prestations
de service en veillant au respect de la législation nigérienne en vigueur en
matière de marchés publics ;
 De superviser le suivi des contrats, le contrôle de qualité des fournitures, des
mesures d’investissement et des prestations des services ;
 De superviser le bon déroulement des versements directs effectués par la KfW
aux prestataires ;
55
L’UGP JUIN 2017
 De superviser le bon déroulement des versements des fonds de disposition

effectués par la KfW sur le compte spécial du Projet ;
 D’assurer l’interface entre le Projet et la DGGR et entre le Projet et la KfW.
5.2 Chef de mission

5.2.1 Base

40 mois travaillés.
5.2.3 Tâches
Sous l’autorité directe du Coordonnateur du PISA, l’expert Chef de mission a pour
tâches :
 De s’assurer de la gestion générale, administrative, budgétaire, financière et
technique en cogestion (double-signature) avec le Coordonnateur National ;
 De coordonner l’élaboration du manuel des procédures et la gestion du
processus de son approbation et sa révision;
 De coordonner et d’assurer la préparation des rapports d’avancement réguliers
et des rapports spécifiques sur demande ;
 De préparer le calendrier détaillé d’exécution, le calcul des coûts et l’élaboration
des plans de financement du programme, ainsi que des plans d’actions et
budgets annuels pour approbation par le CNP et la KfW ;
 D’initier et de superviser toutes les étapes susmentionnées du programme en
étroite collaboration avec les autres parties prenantes, désignées dans les
stratégies gouvernant le secteur de la petite irrigation ;
 D’assurer le respect des documents contractuels de base (contrat de
financement, convention séparée, manuel des procédures) et des plans et
budgets approuvés dans toutes les activités du programme ;
 De coordonner la préparation, l’organisation, la supervision, et la documentation
des appels d’offres et l’attribution des marchés de travaux, de fournitures et de
prestations de service en veillant au respect de la législation nigérienne en
vigueur en matière de marchés publics ;
 De coordonner le suivi des contrats, le contrôle de qualité des fournitures, des
mesures d’investissement et des prestations des services ;
 D’assurer la réception des ouvrages et fournitures par les maîtres d’ouvrage ;
 De coordonner l’élaboration des concepts et outils pour la promotion d’une mise
en valeur productive et durable des aménagements et des infrastructures de
commercialisation et de transformation par les bénéficiaires/ utilisateurs des
infrastructures ;
 De coordonner l’élaboration des outils de gestion et d’entretien des
investissements ;
 De suivre le suivi-évaluation régulier de l’avancement des activités et des
impacts (en coopération avec des experts externes) du programme sur la base
des indicateurs fixés dans le cadre logique et éventuellement des dispositifs de
la Stratégie de la Petite Irrigation au Niger ;
56
L’UGP JUIN 2017
 D’assurer l’établissement de bases de données, des cartes thématiques et

photo-documentions (géo-référenciées) qui permettent de localiser toutes les
interventions du programme.
Par ailleurs, en lien et en coopération étroite avec le Coordonnateur National de
l’UGP, le Chef de mission, assisté de l’équipe d’experts du bureau d’ingénieur-
conseil, est également chargé des responsabilités suivantes :
 Veiller à la bonne tenue de la comptabilité des fonds du programme, suivre les
dépenses et préparer les appels de fonds en conformité avec les dispositions
stipulées dans la convention séparée afférente au programme ;
 Assurer le recrutement et la gestion du personnel d’appui et coordonner
l’équipe de l’UGP ;
 De viser les contrats et autres documents contractuels ainsi que les courriers
sortants ;
 Autres tâches en lien avec son poste en relation avec le Coordonnateur.
5.3 Expert en génie rural mis à disposition par

le MAG/EL
5.3.1 Base
Niamey avec déplacements ponctuels en régions région (Agadez, Tahoua,
Tillabéri).

Mise à la disposition du PISA par le MAG/EL pour la durée du projet
5.3.3 Tâches
Sous l’autorité directe du Chef de mission, l’Expert en génie rural a pour tâches :
 De mettre en cohérence des activités du projet avec les textes organisationnels
et législatifs en vigueur au Niger ;
 D’organiser le processus d’identification et de sélection des sites d’intervention
du PISA ;
 De participer à l’élaboration /réalisation et l’exécution des Plans de Travail et
Budgets Annuels (PTBA) ;
 De contrôler la conformité des plans d’actions aux objectifs du PISA ;
 D’appuyer techniquement tous les acteurs concernés par la mise en œuvre
des activités planifiées ;
 De coordonner le processus de validation des études techniques des
ouvrages ;
 D’assurer un suivi technique des activités des Experts en génie rural en région
et harmoniser leurs interventions entre les Antennes ;
 De coordonner la supervision des travaux dans le cadre du PISA ;
 De coordonner l’assistance aux administrations communales et régionales
dans les aspects techniques de son domaine de compétence et participer à la
rédaction des Plans de Passation des Marchés et des DAO ;
 De participer à l’assistance aux administrations communales et régionales
dans la sélection des contractants et la finalisation des contrats de services et
de travaux (éventuellement de biens) ;
57
L’UGP JUIN 2017
 De suivre régulièrement l’évolution du PISA vers la réalisation des objectifs,

dans son domaine d’intervention ;
 Autres tâches en lien avec son poste et selon la demande du Chef de mission.
5.4 Expert Agronome mis à disposition par le

MAG/EL
5.4.1 Base
Niamey avec déplacements ponctuels en régions région (Agadez, Tahoua,
Tillabéri).

Mise à la disposition du PISA par le MAG/EL pour la durée du projet.
5.4.3 Tâches
Sous l’autorité directe Chef de mission, l’Agronome a pour tâches :
 D’organiser le processus d’identification et de sélection des sites d’intervention
du PISA ;
 De participer à l’élaboration des programmes annuels d’activités du projet au
titre des volets agricole et pastoraux, commercialisation, conservation,
transformation et stockage en liaison avec les autres services ;
 D’assurer un suivi technique des activités des Experts agronomes et
sociologues en région et harmoniser leurs interventions entre les Antennes ;
 De coordonner l’appui aux administrations communales et régionales dans les
aspects techniques de son domaine de compétence et participer à la rédaction
des Plans de Passation des Marchés et des DAO ;
 De participer à l’établissement des diagnostics agricoles des aménagements
concernés par le projet, s’appuyant en partie sur les résultats des études
préliminaires ;
 De participer à l’identification des contraintes agronomiques à une bonne
productivité des terres mises en valeur ;
 De participer à la détermination des moyens à mettre en œuvre (équipements,
intrants, formation, fiches techniques, etc.) pour l’atteinte des objectifs de
production fixés ;
 De coordonner l’élaboration d’un paquet technologique agricole et participer
à l’élaboration des modules de formation à transmettre aux exploitants, en liaison
avec les services de l’agriculture, l’élevage et l’environnement ;
 De coordonner l’animation d’un programme recherche-développement visant à
accroître la rentabilité des périmètres et cuvettes aménagés ;
 D’appuyer l’organisation de la commercialisation et l’initiation d’études de
marchés ;
 De superviser la mise en œuvre des activités de mise en valeur sur le
terrain ;
 D’être en contacts étroits avec les antennes du Programme et les différents
services décentralisés de l’agriculture et de l’élevage, ainsi qu’avec les
partenaires intervenant dans les volets relevant de son domaine de compétence ;
 De participer à la rédaction des rapports trimestriels ;
58
L’UGP JUIN 2017
5.5 Responsable administratif financier

5.5.1 Lieu d’affectation

5.5.3 Tâches
Sous l’autorité directe du chef de mission du bureau d’ingénieur-conseil, le
Responsable Administratif et Financier (RAF) du PISA, effectuera les tâches
suivantes :
 Contribuer à la préparation des manuels de procédures, des rapports financiers
annuels et semestriels ;
 Superviser l’élaboration des contrats (prestations des services, travaux, biens) ;
 Préparer les budgets annuels, les dossiers d’appels d’offres et les autres
documents administratifs relatifs à l’exécution de la prestation dans le respect
des procédures et de la législation en vigueur ;
 Réaliser la comptabilité du projet PISA en accord avec les procédures
approuvées de la KFW ;
 Assurer le planning financier et la gestion de la trésorerie et des
approvisionnements ;
 Veiller au respect des procédures de la KFW ;
 Veiller au respect des textes réglementaires en matière de passation et gestion
des marchés, aussi bien pour le fond que pour la forme ;
 Préparer pour la direction du PISA tous les documents comptables relatifs au
projet ;
 Contribuer à l’élaboration des rapports d’avancement, notamment en matière
comptable et financière, et à leur conformité au canevas en vigueur de la KFW
(rapports financiers et comptables mensuels, états de caisse, gestion des
pièces justificatives des dépenses, inventaire physique, etc..) ;
 Traitement des dossiers administratifs (demandes d’exonération, dossiers
complets pour les achats d’équipements et de fournitures, démarches auprès
des fournisseurs etc.) ;
 Assurer la fonction de contrôle interne du PISA ;
 Assurer le classement et la bonne tenue des dossiers selon les modalités
usitées de la KFW ;
 Assurer toutes les tâches classiques d’un responsable administratif du projet à
travers son personnel d’appui (copies, fax, réception, téléphone, accueil et
orientation).
5.6 Comptable
5.6.1 Base

59
L’UGP JUIN 2017
5.6.3 Tâches
Sous l’autorité directe du Responsable Administratif et Financier (RAF) du PISA, le
Comptable aura pour tâches d’assister le RAF dans :
 La préparation des documents financiers et comptables du PISA ;
 La définition et la mise en place des principes et méthodes comptables
(comptabilité générale et analytique selon les normes reconnues) ;
 La mise en place des procédures de classement et d’archivage des pièces
comptables ;
 La participation à l’organisation de l’approvisionnement en fournitures et
consommables, suivi de l’établissement des pro-forma et de la gestion des
dépenses ;
 La participation à la mise en place et la gestion d’un fichier des fournisseurs et
d’un fichier de suivi des stocks en rapport avec le responsable de passation des
marchés (RAF) :
 Etablissement des éléments des demandes de décaissement et suivi des
paiements ;
 Gestion de la comptabilité financière, analytique et matière ;
 Participation à l’élaboration du bilan annuel et compte de résultat annuel ;
 Participation à la préparation et l’organisation de l’audit extérieur annuel et de la
revue à mi-parcours ;
 Participation à la rédaction des rapports périodiques d’exécution financière ;
 Participation à la planification, la programmation et au suivi de l’exécution des
différents marchés/contrats des travaux, biens et services qui seront passés
durant la mise en œuvre du PISA ;
 Rapprochement de la liste des biens et services acquis avec l’état des
immobilisations, l’inventaire physique, les marchés/contrats signés et les
factures des fournisseurs, et mettre à jour la liste sur le registre des
immobilisations ;
 Edition d’un grand livre et d’une balance chaque mois pour la justification des
soldes et contrôles des mouvements ;
 Edition d’une balance analytique chaque mois et vérification de l’imputation et
des informations avec les différentes divisions du PISA ;
 Edition des états financiers du PISA ;
 Suivre les mouvements des opérations financières sur les comptes spéciaux ;
 Suivre les mouvements des opérations financières sur les comptes de
fonctionnement;
 S’assurer de l’éligibilité des dépenses financées par la KFW ;
 Un bilan avec les actifs et les passifs ;
 Un état de résultat ;
 Un tableau des flux financiers ;
 Un tableau des ressources et des emplois ;
 Des notes aux états financiers qui donnent des explications pertinentes des
postes du bilan et de l’état de résultat ;
 Autres annexes : tableau des marchés/contrats conclus, tableau de la
rémunération du personnel, tableau des biens, travaux et services acquis,
tableau des paiements directs faits par la KFW, tableau des alimentations des
comptes spéciaux ;
60
L’UGP JUIN 2017
 Suivi des différents contrats : assurances véhicules, motos, contrats

d’entretien ;
 Préparation des demandes de réparation des véhicules, motos, biens du PISA
en relation avec les personnels concernés ;
 Préparation des demandes de décaissement ;
 Vérification de la conformité des factures de prestation/fournisseurs ;
 Vérification des comptes (avance garantie, retenue de garantie, cautions
bancaires) ;
 Contrôle régulier des carnets de bord des véhicules ;
 Etablissement des bons d’achats et de commandes ;
 Tenue de la caisse de menues dépenses ;
 Etablissement de brouillard de caisse.
5.7 Expert en suivi-évaluation

5.7.1 Base

5.7.3 Tâches
Sous l’autorité directe du Chef de mission, l’expert en suivi-évaluation a pour
tâches :
 D’élaborer avec tous les acteurs concernés et sur la base du cadre logique du
PISA le manuel de S&E ;
 D’élaborer et de gérer un mécanisme informatisé de S&E ;
 D’effectuer le suivi des indicateurs de résultats et de la performance du PISA ;
 De participer à la supervision et au suivi de l’évaluation de l’ensemble des
activités du PISA ;
 D’interpréter de façon socio-économique des indicateurs de suivi par rapport
aux objectifs du PISA et évaluation de l’impact du projet ;
 De rédiger les rapports de synthèse trimestriels, semestriels et annuels de
suivi/évaluation ;
 D’effectuer la diffusion des résultats du S&E aux bénéficiaires et prestataires
des services partenaires du PISA ;
 D’élaborer les tableaux de bord technique du PISA en rapport avec les autres
experts du projet ;
 De concevoir l’ensemble des fiches de suivi des activités des institutions
techniques partenaires, puis collecte/traitement et analyse des informations
provenant de ces fiches de suivi ;
 D’effectuer et de coordonner le recueil périodique au moyen des enquêtes et
visites de terrain, des autres informations nécessaires pour le suivi de
l’ensemble des activités du PISA ;
 De préparer et organiser des missions de supervisions internes, des missions
de supervisions externes (Ministères et Bailleurs de Fonds-KFW) ;
 D’assurer un suivi technique des activités des assistants en suivi-évaluation en
région et harmoniser leurs interventions entre les Antennes ;
61
L’UGP JUIN 2017
 De fournir des conseils techniques aux experts du PISA dans l’élaboration des
TdR pour l’évaluation de leurs activités ;
 De participer à l’organisation de la revue à mi-parcours et finale du PISA ;
5.8 Experts en génie rural / aménagements

hydro-agricoles et mesures CES/DRS,
Chefs d’antenne en région
5.8.1 Base
Agadez, Tahoua ou Tillabéri avec déplacements ponctuels à Niamey ou en
régions.

44 mois travaillés pour chacun des 3 postes
5.8.3 Tâches
Sous l’autorité directe du Chef de mission, l’Expert en génie rural /
aménagements hydro-agricoles et mesures CES/DRS, Chef d’antenne d’une
des 3 régions, a pour tâches :
 De superviser et coordonner toutes les activités du projet et animation des
différentes divisions dans la zone d’intervention régionale ;
 D’impulser, formuler et coordonner l’approche « développement local » en
concertation avec les collectivités locales et partenaires ;
 De gérer les fonds mis à sa disposition par le BIC pour les dépenses de
fonctionnement de l’antenne et en rendre compte mensuellement au
Comptable ;
 De coordonner la gestion administrative régionale et financière du projet en
collaboration avec le Chef de mission et le Responsable administratif et
financier dans le respect des procédures KfW et du manuel de procédures ;
 De mettre en cohérence des activités du projet dans la région avec les textes
organisationnels et législatifs en vigueur au Niger ;
 De représenter le projet au sein des rencontres régionales, auprès des autorités
administratives régionales, des instances régionales chargées des définir des
actions et de veiller à la bonne exécution du projet dans la région ;
 De participer à l’élaboration /réalisation et l’exécution des Plans de Travail et
Budgets Annuels (PTBA) de sa zone d’intervention ;
 De contrôler la conformité des plans d’actions aux objectifs du PISA ;
 D’appuyer techniquement tous les acteurs concernés par la mise en œuvre
des activités planifiées ;
 De superviser l’appui aux administrations communales et régionales dans la
rédaction et le circuit d’approbation et de signature des Plans de Passation
des Marchés et des DAO ;
 De superviser l’appui aux administrations communales et régionales dans la
sélection des contractants et la finalisation des contrats de services et de
travaux (éventuellement de biens) ;
62
L’UGP JUIN 2017
 De veiller à la qualité du contenu technique des DAO pour les travaux et

services (et éventuellement les biens) ;
 De suivre régulièrement l’évolution du PISA vers la réalisation des objectifs,
dans sa zone d’intervention ;
 De participer à l’élaboration et à la mise à jour du manuel de procédures du
PISA en fonction de son expérience dans sa zone d’intervention ;
 De gérer son équipe avec beaucoup d’efficacité, et une très grande rigueur au
sein de l’antenne ;
 De mobiliser son équipe pour la production des rapports périodiques du projet,
capitaliser et valoriser les acquis du projet ;
 De collecter, corriger, rédiger les rapports mensuels et les transmettre dans les
délais au Chef de Mission ;
5.9 Experts en agronomie, mise en valeur

agricole, commercialisation, transformation et
stockage de produits agricoles
5.9.1 Base
régions.

44 mois travaillés pour chacun des 3 postes.
5.9.3 Tâches
Sous l’autorité directe de l’Expert en génie rural / aménagements hydro-agricoles
et mesures CES/DRS, Chef d’antenne de la région, l’Expert en agronomie, mise
en valeur agricole, commercialisation, transformation et stockage de produits
agricoles a pour tâches :
 De participer activement à la sélection finale des sites d’intervention du projet ;
 D’élaborer des programmes annuels d’activités du projet au titre des volets
agricole et pastoraux, commercialisation, conservation, transformation et
stockage en liaison avec les autres services ;
 De participer à l’appui aux administrations communales et régionales dans les
aspects techniques de son domaine de compétence à la rédaction Plans de
Passation des Marchés et des DAO ;
 D’établir des diagnostics agricoles des aménagements concernés par le projet,
s’appuyant en partie sur les résultats des études préliminaires ;
 D’identifier des contraintes agronomiques à une bonne productivité des
terres mises en valeur ;
 De déterminer des moyens à mettre en œuvre (équipements, intrants, formation,
fiches techniques, etc.) pour l’atteinte des objectifs de production fixés ;
 D’élaborer un paquet technologique agricole et participer à l’élaboration des
modules de formation à transmettre aux exploitants, en liaison avec les services de
l’agriculture, l’élevage et l’environnement ;
63
L’UGP JUIN 2017
 D’animer un programme recherche-développement visant à accroître la

rentabilité des périmètres et cuvettes aménagés ;
 D’appuyer l’organisation de la commercialisation et l’initiation d’études de
marchés et de filières ;
 De développer des technologies de conservation en rapport avec le chef
d’antenne et la DRGR ;
 D’être en contacts étroits avec les différents services décentralisés de
l’agriculture et de l’élevage, ainsi qu’avec les partenaires intervenant dans les
volets relevant de son domaine de compétence ;
 De suivre la mise en valeur des infrastructures hydro-agricoles et pastorales;
 De rédiger des rapports d’exécution périodiques et participer à la rédaction
des rapports mensuels et trimestriels ;
 De représenter le Chef d’antenne en cas d’absence du Chef d’antenne ;
5.10 Expert en sociologie rurale / organisations

paysannes / associations d’usagers
5.10.1 Base
régions.

5.10.3 Tâches
Sous l’autorité directe de l’Expert en génie rural / aménagements hydro-agricoles
et mesures CES/DRS, Chef d’antenne, l’Expert en sociologie rurale / organisations
paysannes / associations d’usagers a pour tâches :
 De participer à l’assistance aux administrations communales et régionales dans
les aspects techniques de son domaine de compétence à la rédaction Plans de
Passation des Marchés et des DAO ;
 D’identifier des besoins en formation (bénéficiaires du projet, communes
rurales, personnel de l’Antenne et services techniques) en concertation avec les
partenaires ;
 De définir des thèmes et élaboration des modules de formation, recherche des
prestataires potentiels, en rapport avec les autres cadres de l’Antenne ;
 De collecter des actes et textes législatifs sur l’organisation du monde rural et la
décentralisation ; chargé de l’information au sein du projet ;
 De formaliser l’appui à apporter aux structures communales, en rapport avec
les objectifs d’autopromotion et de responsabilisation recherchés ;
 D’élaborer des programmes annuels de formation des producteurs,
groupements, et autres comités ;
 D’appuyer les organisations de producteurs et collectivités encadrées par le
projet ;
 De diffuser les paquets technologiques au niveau des exploitants et participer à
l’élaboration de modules de formation ;
 D’organiser des voyages d’études notamment pour les leaders paysans ;
64
L’UGP JUIN 2017
 D’évaluer et suivre des groupements et structures formés ;

 D’être en contacts étroits avec les différents services régionaux et ONG
impliqués dans la mise en œuvre du projet ; d’échanger d’expériences et de
formaliser les collaborations incluant l’organisation d’ateliers ;
 D’assurer la communication externe du projet ;
 D’organiser la tenue des ateliers régionaux de planification en lien avec le Chef
d’antenne ;
 De représenter le chef d’antenne en cas de besoin ;
 De participer à la rédaction des rapports mensuels et trimestriels
d’avancement ;
5.11 Assistants en suivi-évaluation en région

5.11.1 Base
Agadez, Tahoua ou Tillabéri.

5.11.3 Tâches
Sous la supervision de l’Expert en génie rural / aménagements hydro-agricoles et
mesures CES/DRS, Chef d’antenne et en relation avec l’Expert en S&E, l’assistant
en suivi-évaluation aura pour tâches :
 De participer avec tous les acteurs concernés et sur la base du cadre logique
du PISA, à l’élaboration du manuel de S&E et à sa mise à jour ;
 De participer à l’élaboration et à la gestion d’un mécanisme informatisé de
S&E ;
 De suivre les indicateurs de résultats et de performance du PISA à l’échelle
régionale ;
 De participer à la supervision et au suivi de l’évaluation de l’ensemble des
activités du PISA à l’échelle régionale ;
 D’interpréter sur le plan socio-économique, les valeurs des indicateurs de suivi
par rapport aux objectifs du PISA et évaluer les effets induits du projet à
l’échelle régionale ;
 De rédiger et de transmettre dans les délais requis, les rapports de synthèse
périodiques de suivi/évaluation à l’échelle régionale ;
 De participer à la diffusion des résultats du S&E aux bénéficiaires et
prestataires des services partenaires du PISA ;
 D’élaborer et renseigner les tableaux de bord technique du PISA en rapport
avec les autres experts de l’Antenne ;
 De participer à la conception de l’ensemble des fiches de suivi des activités des
institutions techniques partenaires, puis collecte/traitement et analyse des
informations provenant de ces fiches de suivi ;
 De recueillir périodiquement au moyen des enquêtes et visites de terrain,
d’autres informations nécessaires pour le suivi de l’ensemble des activités du
PISA à l’échelle régionale de l’antenne ;
65
L’UGP JUIN 2017
 De préparer et organiser des missions de supervisions internes, des missions

de supervisions externes (Ministères et Bailleurs de Fonds-KFW) à l’échelle
régionale ;
 De fournir des conseils techniques aux experts du PISA dans l’élaboration des
TdR pour l’évaluation de leurs activités ;
 De participer à l’organisation de la revue à mi-parcours et finale du PISA ;
 De participer à la rédaction du rapport de revue à mi-parcours et du rapport
d’achèvement ;
 De participer aux différentes instances de réunion d’équipe ;
d’avancement ;
 D’exécuter toutes autres tâches confiées par l’Expert en S&E, le Chef
d’antenne et le Chef de mission du PISA.
5.12 Comptable en région

5.12.1 Base
Agadez, Tahoua ou Tillabéri.

5.12.3 Tâches
Sous le contrôle technique du Comptable de l’UGP centrale et sous l’autorité
directe du Chef d’antenne, le comptable régional a pour tâches
 D’organiser l’approvisionnement en fournitures et consommables, le suivi de
l’établissement des pro-forma et la gestion des dépenses ;
 De gérer les dépenses de fonctionnement au niveau de l’antenne et d’établir la
note de débit mensuelle ;
 De tenir les documents comptables en vue des différents classements, de
l’enregistrement des transactions financières ainsi que l’apurement des
comptes ;
 De préparer des demandes de réparation véhicules, motos, bien du Projet en
relation avec les chauffeurs et les plantons ;
 De vérifier la conformité des factures des prestataires / fournisseurs ;
 De traiter la comptabilité des marchés et leur imputation selon les rubriques
comptables, budgétaires et analytiques du Projet ;
 De vérifier les comptes (avance garantie, retenue garantie, cautions bancaires);
 De suivre en permanence la trésorerie du projet ;
 De participer à la mise à jour du système comptable et du Manuel de
procédures ;
 De collaborer étroitement avec tout le personnel du projet en particulier dans la
rédaction des DAO de travaux et services lancés par les Communes ou les
instances régionales dans le cadre du PISA ;
 D’assister les administrations communales et régionales dans la rédaction et le
circuit d’approbation et de signature des Plans de Passation des Marchés et
des DAO ;
66
L’UGP JUIN 2017
 D’assister les administrations communales et régionales dans la sélection des

contractants et la finalisation des contrats de services et de travaux
(éventuellement de biens) ;
 De veiller à la conformité des DAO avec les règles de passation des marchés
pour les travaux et services (et éventuellement les biens) ;
 De participer à la mise en place et la gestion d’un fichier des fournisseurs et
d’un fichier de suivi des stocks en rapport avec le Responsable administratif ;
 De participer à la préparation et à l’organisation de l’audit extérieur annuel et de
la revue à mi-parcours ;
d’avancement;
 De participer à la rédaction des rapports périodiques d’exécution financière ;
 D’exécuter toutes autres tâches confiées par le Comptable et le Chef de
mission du PISA.
5.13 Assistant (e) administratif (ve)

5.13.1 Base
Niamey

44 mois travaillés pour le poste.
5.13.3 Tâches
Sous l’autorité du chef de mission, l’assistant(e) administratif (ve) aura pour
tâches:
 Assister le Coordonnateur national et le Chef de mission dans leurs tâches,
définition et élaboration du programme d’activités annuel du PISA ;
 Organiser du point de vue logistique les réunions du projet ;
 Organiser de façon logistique les ateliers dans le cadre du projet ;
 Coordonner logistiquement les missions des experts court termes venant sur
l’UGP ;
 Rédiger les courriers ;
 Réceptionner et enregistrer le courrier entrant et sortant ;
 Assurer la réception des appels téléphoniques et leurs transferts vers leurs
destinataires ;
 Assurer l’accueil des visiteurs ;
 Assurer la reprographie des documents et la gestion des archives papiers et
électroniques ainsi que de la bibliothèque du projet ;
 Etablir, pour l’UGP, les prévisions des besoins en fournitures diverses ;
 Suivre les dossiers de taxes et impôts divers ;
 Etablir et suivre les dossiers administratifs du personnel local du projet ;
 Effectuer diverses tâches administratives en appui au projet.
5.14 Secrétaires
5.14.1 Base
Agadez, Tahoua, Tillabéri: 1 poste par localité.
67
L’UGP JUIN 2017

5.14.3 Tâches
Sous l’autorité directe du Chef d’antenne, le (la) secrétaire aura pour tâches :
 Assister le chef d’antenne dans ses tâches, définition et élaboration du
programme d’activités annuel de l’antenne PISA ;
 Appuyer l’organisation du point de vue logistique les réunions du projet ;
 Appuyer l’organisation de façon logistique les ateliers dans le cadre du projet ;
 Appuyer l’organisation logistique des missions des experts court termes venant
sur l’antenne ;
 Rédiger les courriers ;
 Réceptionner et enregistrer le courrier entrant et sortant ;
 Assurer la réception des appels téléphoniques et leurs transferts vers leurs
destinataires ;
 Assurer l’accueil des visiteurs ;
 Assurer la reprographie des documents et la gestion des archives papiers et
électroniques ainsi que de la bibliothèque du projet ;
 Etablir, pour l’antenne, les prévisions des besoins en fournitures diverses ;
 Assurer la tenue et la transmission des dossiers administratifs du personnel
local du projet ;
 Effectuer diverses tâches administratives en appui au projet.
5.15 Chauffeurs
5.15.1 Base
Niamey (3 postes), Agadez (2 postes), Tahoua (2 postes) ou Tillabéri (2 postes).

5.15.3 Tâches
Sous l’autorité directe du RAF pour Niamey, ou du Comptable en région (Agadez,
Tahoua, Tillabéri), le chauffeur a pour tâches :
 D’assurer le contrôle journalier du véhicule ;
 De transporter le personnel du projet dans le cadre du travail vers les lieux
prévus et dans les délais fixés ;
 De participer à la préparation de la planification de l’entretien des véhicules ;
 D’assurer un service de conduite prudente et sûre, le bon état et l’entretien
adéquat des véhicules (petites réparations, contrôle de niveaux d’huiles & eau,
vérification de l’état des pneus et des freins, changement d’huile dans le temps
et détection rapide des pannes, etc.) ;
 De veiller à ce que les documents ou documentation en lien avec le véhicule
soient à jour et conformes avec la loi, les procédures internes, etc. (la tenue
correcte du carnet de bord, assurance du véhicule, ordre de déplacement
signé, autres documents de bord) ;
68
L’UGP JUIN 2017
 D’informer son superviseur de toutes anomalies constatées et rendre compte

systématiquement de l’état du véhicule ;
 D’assurer, en cas d’accident, la prise immédiate de toutes actions
conformément aux règles et règlementations en vigueur ;
 D’assurer la remise/ délivrance et la réception du courrier / correspondance ou
de colis si demandé ;
 D’aider à exécuter des travaux logistiques ;
 D’assurer la propreté du véhicule sous sa responsabilité de même que son bon
fonctionnement ;
 D’autres tâches en rapport avec son poste et qui seront demandées par son
superviseur.
5.16 Planton
5.16.1 Base
Niamey, Agadez, Tahoua, Tillabéri: 1 poste par localité.

5.16.3 Tâches
Sous l’autorité directe du RAF pour Niamey, ou du Comptable en région (Agadez,
Tahoua, Tillabéri), le planton a pour tâches :
 D’effectuer la transmission du courrier et gérer le carnet de transmission ;
 D’effectuer des courses dans le cadre des activités du Projet ;
 D’effectuer les travaux de reprographie sous l’autorité de l’assistant (e)
administratif (ve) à Niamey et du (le la) secrétaire en région ;
 De veiller à l’entretien de la moto mise à sa disposition pour les tâches à
effectuer ;
 De remplir le carnet de bord de la moto ;
 D’autres tâches en rapport avec son poste et qui seront demandées par son
supérieur hiérarchique.
69
L’UGP JUIN 2017
6 COMMUNICATION INTERNE
6.1 Réunions formelles

6.1.1 Réunion hebdomadaire
Une réunion hebdomadaire à un jour et une heure fixe invariable réunira tous les
membres de l’équipe de chaque site (Niamey, Agadez, Tahoua et Tillabéri). Le jour
et l’heure seront définis par le Chef de mission en relation avec le Coordonnateur
par note de service. Au cours de cette réunion seront évoqués :
 Les sujets administratifs, pratiques et logistiques (les Chauffeurs et les Plantons
y participent) ;
 Les activités faites par chaque agent la semaine précédente ;
 Les activités prévues par chaque agent pour la semaine à venir ;
 Les éventuelles difficultés rencontrées.
Le (la) secrétaire ou L’Assistant(e) Administratif (ve) prendra note (si besoin avec
l’aide d’un enregistreur) des principales informations données au cours de cette
réunion et les consignera le jour même dans un compte-rendu synthétique qui sera
visé par le Chef de mission à Niamey et par les Chefs d’antenne en région. Il (elle)
sera appuyé par l’ERSE à Niamey et les ASE en région. Ce compte rendu une fois
visé sera envoyé par courrier électronique aux autres antennes et à l’UGP
centrale. L’Assistant(e) Administratif (ve) archivera les 4 comptes rendus
hebdomadaires.
6.1.2 Réunion trimestrielle

Une réunion réunissant le Coordonnateur, le Chef de mission, les membres de
l’UGP et chaque Chef d’antenne se tiendra une fois par trimestre à Niamey pour
faire la synthèse des activités du projet et finaliser la rédaction du rapport
trimestriel/semestriel. L’assistant(e) Administratif (ve) de l’UGP centrale en
assurera le compte-rendu avec l’appui de l’Expert en Suivi-évaluation. Au besoin
cette réunion pourra être délocalisée dans les régions.
6.1.3 Autres réunions

Les ateliers mentionnés au Chapitre 1 « Planification du Programme » et une
réunion annuelle de préparation du PTBA réunissant l’ensemble du personnel de
70
L’UGP JUIN 2017
l’UGP (à l’exception du personnel d’appui) sont également des outils de

communication interne.
6.2 Courrier électronique

Tout courrier électronique échangé entre deux membres de l’équipe de l’UGP qui
peut présenter un intérêt pour un ou d’autres membres doit leur être mis en copie.
Dans ce cas, le courrier électronique en question sera également envoyé en copie
au Chef de mission et au coordonnateur.
71
L’UGP JUIN 2017
7 COMMUNICATION EXTERNE
ET VISIBILITE
7.1 Communication avec les autres projets

En dehors des relations informelles qui peuvent s’établir sur le terrain, le PISA
participera au niveau des antennes régionales et au niveau central à toutes les
instances officielles qui jalonnent la vie d’un projet que ce soit à l’invitation de
l’autre projet, du Ministère de l’Agriculture ou de la GIZ et de la KfW.
Une attention particulière est apportée à la coordination avec le projet PROMAP,
mis en œuvre par la GIZ et qui fait partie du même Programme que le PISA. Un
représentant du PROMAP sera donc invité par le coordonnateur à la demande du
chef de mission et par les Chefs d’antenne à participer à une des réunions
hebdomadaires environ une fois par mois.
7.2 Communication avec les DRGR

Dans la mesure où chaque antenne doit remettre un rapport d’activité mensuel à la
DRGR, une réunion avec un compte-rendu écrit de la part de la secrétaire de
l’Antenne appuyée par l’ASE, sera organisée mensuellement. Le PISA par ailleurs
sera représenté à toutes les instances régionales de planification, de concertation
ou de coordination initiées par les acteurs régionaux.
7.3 Mesures de visibilité

Dans chaque contrat de travaux il sera inséré une clause obligeant le Contractant
à implanter sur le site des travaux un ou des panneaux indiquant au moins :
"Petite Irrigation et Sécurité Alimentaire (PISA) - Projet de développement de la
République du Niger cofinancé par la République fédérale d’Allemagne à travers la
KfW."
Cette inscription sera complétée, le cas échéant, par le logo de la coopération
bilatérale communiqué par l’Ambassade d’Allemagne et par un logo du projet.
72
L’UGP JUIN 2017
Le logo du projet sera par ailleurs apposé sur le papier à entête utilisé pour la
communication externe et dans la signature des courriers électroniques.
Un site Internet propre au PISA sera créé suite à la mission d’un expert court
terme.
Un plan de communication pour le PISA sera élaboré. Il définira la politique de
communication du programme.
73
PISA Révisé VI
CHAPITRE 4 – GESTION ADMINISTRATIVE DU PROGRAMME
JUIN 2017
CHAPITRE 4 : GESTION
ADMINISTRATIVE DU
PROGRAMME
74
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1 GESTION DU SECRETARIAT
La gestion du secrétariat du PISA est assurée par les secrétariats de l’UGP

répartis entre Niamey et les régions d’Agadez, de Tahoua et de Tillabéri, chacun
selon son champ et sa zone de compétence.
1.1 Gestion du courrier

1.1.1 Courrier au départ
La procédure s'applique à tout courrier (support papier ou électronique) à caractère
officiel devant quitter le PISA pour un destinataire extérieur ou échangé entre
l’UGP et les antennes régionales.
Tout courrier du PISA à caractère officiel engageant le projet doit être visé par le
chef de mission et signé par le Coordonnateur et porter le logo et les cachets du
Programme (cachet du Chef de mission et celui du Coordonnateur). Un numéro ou
une référence sera également attribué au courrier papier. Tout courrier papier à
transmettre doit être enregistré dans le registre "courrier départ" avant sa
transmission par le secrétariat du programme où seront inscrits :
 Le numéro attribué au courrier (départ/lieu/mois/numéro d’ordre, exemple
DEP/AGA/06/012) ;
 La date de départ ;
 Le destinataire ;
 L'objet ;
 Les observations éventuelles.
Les courriels à caractère officiel engageant le projet ne doivent être envoyés que
par le Coordonnateur ou le Chef de mission ou par le chef d’Antenne avec copie
au Coordonnateur et/ou au Chef de mission. Le courrier papier sera transmis par
le secrétariat par poste, par courrier express ou par l’intermédiaire du planton ou
exceptionnellement, d’un chauffeur.
Une copie de chaque courrier (papier ou électronique) et des éventuelles pièces
qui lui sont attachées doit être conservée au secrétariat de l’UGP ou de l’Antenne
régionale qui tiendra un chrono "courrier départ" prévu à cet effet. Le courrier
sera archivé éventuellement avec le rapport de transmission délivré par le
75
PISA Révisé VI
JUIN 2017
télécopieur. Tous les livrables (voir le chapitre 9 de ce manuel sur les rapports) du
projet PISA feront l’objet d’un courrier de transmission et seront donc ainsi
archivés au niveau du secrétariat des Antennes pour les rapports qui les
concernent et de l’UGP pour l’ensemble des rapports.
1.1.2 Courrier à l’arrivée

La procédure s'applique à tout courrier (support papier ou électronique) reçu de
l’extérieur (y compris entre UGP et antennes) par le PISA.
Tout courrier reçu doit être enregistré par le secrétariat dans le registre "courrier à
l’arrivée" où sont inscrits :
 La date d'arrivée ;
 La date et le numéro de la correspondance ;
 L'expéditeur ;
 L'objet ;
 Le destinataire.
Le secrétariat appose le cachet "courrier à l’arrivée" sur le courrier et inscrit :
 La date d'arrivée ;
 Le numéro interne attribué au courrier (arrivée/lieu/mois/numéro d’ordre,
exemple ARR/NIA/05/045).
Le courrier reçu doit être transmis au Coordonnateur du PISA ou au Chef
d’antenne. Au niveau de l’UGP le coordonnateur fait suivre le courrier au Chef de
mission après en avoir pris connaissance et en donnant éventuellement des
commentaires ou des instructions de traitement. Ce dernier l'affecte au (x)
destinataire(s) final(aux) en fonction des instructions et commentaires du
Coordonnateur.
Au niveau des antennes le chef d’antenne reçoit et affecte le courrier au
destinataire final après avoir pris connaissance en donnant des instructions de
traitement.
L’assistant administratif ou la (le) secrétaire distribue le courrier aux destinataires
avec un cahier de transmission dans lequel les intéressés émargent pour accusé
sa réception.
Une copie du courrier est conservée au secrétariat dans le chrono "courrier à
l’arrivée".
1.1.3 Courrier électronique

La procédure s'applique à tout courrier électronique à caractère officiel reçu ou
envoyé par le PISA. Une adresse électronique pour le PISA est créée pour l’UGP.
Une adresse mail professionnelle (sous domaine PISA ou référencée PISA) est
également affectée à chaque expert de l’UGP et aux secrétariats.
Les courriers reçus ou expédiés à travers la boite électronique du programme, sont
traités par le secrétariat qui applique les procédures décrites ci-dessus. Il doit être
classé comme des correspondances ordinaires, c’est-à-dire en faisant des copies
des e-mails reçus ou envoyés, et ensuite procéder au classement dans des
chronos spécifiques. Le courrier électronique peut aussi être conservé dans un
disque dur en créant des répertoires spécifiques à cet effet.
76
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1.2 Gestion des appels téléphoniques et des

visites
1.2.1 Appels téléphoniques
Le téléphone étant le premier contact de l'extérieur avec le PISA, les membres de
l’UGP doivent faire preuve de tact pour entretenir une bonne image du programme
vis-à-vis de l’extérieur. Ils doivent savoir bien répondre au téléphone en faisant
usage d’expressions empreintes de courtoisie et de politesse.
Au cas où un membre de l’UGP répondrait à un appel téléphonique en l’absence
d’un autre membre concerné par cet appel, il pourra remplir une fiche d’information
pour son collègue absent selon le modèle suivant :
Appel de la part de : Date :

[Nom] Heure :
Numéro de téléphone :
Message
1.2.2 Visites
Lorsqu’un visiteur arrive au secrétariat et souhaite parler (sur rendez-vous ou non)
à un responsable ou à un agent, le secrétariat (éventuellement le planton) doit :
 Accueillir la personne en lui souhaitant la bienvenue ;
 Ecouter attentivement la demande du visiteur ;
 Annoncer éventuellement la personne, par téléphone ou par le biais d’une fiche
d’audience qu’elle aura remplie ;
 Faire asseoir le visiteur au cas où le responsable ou l’agent serait en mesure de
le recevoir ;
 L’introduire sur demande de ces derniers ;
 S’excuser auprès du visiteur au cas où il ne pourrait être reçu, ou au cas où le
responsable ou l’agent est absent, et lui demander s’il veut bien laisser un
message ;
 Noter le message et le transmet dès que possible à l’intéressé ;
 Prendre poliment congé du visiteur.
77
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1.3 Gestion des archives

Il est nécessaire au niveau de l’UGP de conserver un jeu complet des documents
de projet tels que comptes rendus de réunion, rapports, PTBA et tout document
permettant de retracer l’historique du Programme en particulier les livrables (voir
chapitre 9). Ce jeu de documents sera conservé par le Responsable administratif
et financier. Une copie des documents comptables sera conservée par le
Comptable.
Les archives seront ainsi aisément accessibles lors des audits et de la revue à mi-
parcours prévus par la Convention séparée et financées par le chapitre 4 de
l’Annexe 3 de la Convention séparée.
78
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2 GESTION DU PERSONNEL
Le personnel du PISA est composé des cadres du MAG/EL et des experts mis en
place par le BIC :
 Le MAG/EL pour le Coordonnateur, l’Ingénieur du Génie Rural et l’Agronome
au niveau de l’UGP ;
 Le Bureau d’Ingénieur Conseil (BIC) conduit par le Groupement SOFRECO-
Convergence pour tout le reste du personnel tant au niveau de l’UGP que des
antennes régionales.
La gestion du personnel s’effectue au niveau de l’UGP. Le Responsable
administratif et financier tiendra un dossier personnel pour chaque agent où seront
classés les documents ayant trait aux mouvements, à la présence, à l’absence et à
la performance de l’agent sur le projet.
Le gardiennage et le nettoyage des locaux sont assurés par du personnel extérieur
à l’UGP et lié à un contrat entre le BIC et un prestataire de services.
2.1 Primes de performance du personnel mis à

disposition par le MAG/EL
Les experts mis à disposition par le MAG/EL (Coordonnateur, Expert en Génie
Rural, Agronome) perçoivent trimestriellement une prime de performance versée
par le BIC conformément aux dispositions de l’Annexe 8 de la Convention séparée
et du contrat entre SOFRECO et le MAG/EL.
La prime de performance sera payée sur la base de l’atteinte d’un certain nombre
de résultats en lien avec les objectifs du Programme. Les indicateurs seront
définis annuellement sur la programmation du projet et serviront de base à la
définition des critères déclencheurs de paiement de prime de performance, par ex.
outils de vérification.
Un rapport de synthèse sera présenté décrivant les résultats atteints comme
déclencheur de payement. L’ANO Kfw en annexe du manuel servira de base.
:
79
PISA Révisé VI
JUIN 2017
A la fin de chaque trimestre, une évaluation des critères préalablement définis sera
faite conjointement par le chef de mission et le coordonnateur et le rapport
transmis à la KfW.
2.2 Feuilles de temps passé

Chaque agent de l’UGP et chaque expert court terme amené à travailler pour le
PISA remplit mensuellement une feuille de temps passé en deux exemplaires
originaux qu’il signe et où sont mentionnés pour chaque jour du mois :
 Son activité : travail, congé, absence, maladie ;
 Son lieu de prestation : Niamey, Tillabéri, Tahoua, Agadez ou extérieur au
Niger ;
 Son droit (ou non) à recevoir un perdiem en indiquant le lieu et la nature de la
mission ouvrant ce droit.
Les feuilles de temps passé (voir annexes 4.1 à 4.5) sont validées de la manière
suivante :
 Pour le Coordonnateur (voir annexe 4.1): contre-signature du DGGR et du Chef
de mission ;
 Pour le Chef de mission (voir annexe 4.2): contre-signature du Coordonnateur
et du BIC ;
 Pour le personnel de l’UGP et les Chefs d’antennes (voir annexe 4.3): contre-
signature du Chef de mission Pour les experts courts termes (voir annexe 4.4)
contre-signature du Chef de mission et du BIC ;
 Pour le personnel des antennes placé sous la responsabilité du Chef
d’antenne (voir annexe 4.5): contre-signature du Chef d’antenne et du RAF.
Une fois validé, un exemplaire original des feuilles de temps passé est conservé
par l’agent concerné et un exemplaire original est transmis mensuellement à
SOFRECO par le Chef de mission en même temps qu’une copie est transmise au
Coordonnateur. Dans le cas où un expert court terme remettrait directement sa
feuille de temps passé à SOFRECO, SOFRECO veillera à ce qu’une copie de la
feuille de temps passé soit transmise à l’UGP.
Le Secrétariat de l’UGP conservera donc en tant que courrier départ une copie de
l’ensemble des feuilles de temps passé du personnel de l’UGP et la note
trimestrielles d’évaluation des critères déclencheurs des primes de performances
des experts mis à disposition. Une copie des feuilles de temps passé et des notes
sera adressée mensuellement au Responsable administratif et financier qui les
classera dans un dossier personnel par agent.
Les feuilles de temps passé servent de base à SOFRECO pour le calcul de la
rémunération des experts concernés et pour la justification (ou le rappel) de leurs
droits à des perdiem en cas de missions en dehors de leur base de résidence
habituelle pour les experts court terme ou en dehors de leur base d’affectation
(Agadez, Niamey, Tahoua ou Tillabéri) pour les personnels de l’UGP. Les fiches
de performance servent de base pour l’appréciation des performances des experts
mis à disposition.
80
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2.3 Gestion des missions

2.3.1 Généralités
La procédure s'applique pour les missions à effectuer dans le cadre des activités
du PISA :
 Pour le personnel mis à disposition par la DGGR en dehors de Niamey ;
 Pour le personnel de l’UGP en dehors de Niamey ;
 Pour le personnel des antennes régionales en dehors de leur région
d’affectation ;
 Pour les experts courts termes en dehors de leur lieu habituel de résidence.
Chaque mission en dehors du lieu habituel d’affectation doit faire l’objet
d’élaboration de termes de références visés par le Chef de mission et approuvés
par le Coordonnateur au niveau de Niamey. Au niveau des régions, les TdR seront
approuvés par le Chef d’antenne pour les activités qui sont déjà validées, sinon les
TdR seront approuvés par le Chef de mission et le Coordonnateur.
Chaque mission doit être validée par l’établissement et la signature d’un ordre de
mission ou d’un ordre de déplacement et ouvre éventuellement droit à la
perception de perdiem ou de frais de déplacement. L’ordre de mission, qu’il ouvre
ou non droit à perdiem ou à des frais de déplacement, est obligatoire pour tout
déplacement.
Chaque mission fera l’objet d’un compte rendu ou d’un rapport de mission.
2.3.2 Ordre de déplacement

Les éléments nécessaires à l’établissement de l’ordre de déplacement sont
adressés par le Chef de mission ou les Chefs d’antenne au Responsable
administratif et financier. Le Responsable administratif et financier contrôle le
budget de la mission et établit l'ordre de déplacement nominatif (voir modèle en
annexe 4.6) en précisant :
 N° de l'ordre de déplacement ;
 Nom, prénom et fonction de l’intéressé ;
 Dates de départ et de retour ;
 Motif ;
 Destinations et composition de la mission ;
 Mode de transport :
 Véhicule avec N° d’immatriculation du véhicule et nom du chauffeur pour les

ordres de mission des agents ;
 Véhicule avec N° d’immatriculation du véhicule et nom des agents
transportés pour les ordres de mission des chauffeurs ;
 Ou avion avec N° de vol.
 Nécessité ou non de percevoir des avances sur frais de mission (perdiem, frais
de déplacement, carburant) ;
 Modalités de compte-rendu de mission en fin de mission.
L'ordre de déplacement établi par le Responsable administratif et financier à
Niamey, est transmis au Chef de mission qui le vise et ensuite au Coordonnateur
pour signature.
81
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Pour les régions, l’ordre de mission est établi par le comptable et signé par le Chef
d’antenne sur la base des TdR approuvés par le Chef de mission.
Une fois signé, l’original (ou le scan de l’original) est conservé par l’agent ou le
chauffeur pendant toute la durée de la mission à charge pour lui de le faire viser à
chaque étape et au retour de la mission, par le Chef d’antenne ou le Chef de
mission ou toute autre personne pouvant attester de l’effectivité du déplacement.
En fin de mission, l’ordre de déplacement complété de ses visas est transmis au
Responsable administratif et financier ou au comptable régional qui en assure le
classement dans le dossier personnel de l’agent.
2.3.2.1 Droits aux perdiems

Le droit à percevoir un perdiem s’applique uniquement au personnel de l’UGP et
aux experts courts termes sous contrat avec le BIC, Les taux sont établis à 50
euros et 25 Euro respectivement pour les experts et les chauffeurs dans le contrat
du BIC.
 Pour les cadres,
1. Perdiem complet en forfait d’un montant de 32 750 FCFA soit 50 Euro:
lorsqu’une nuitée est passée en dehors du lieu de résidence ou d’affectation
habituelle de l’expert concerné dans le cadre d’une mission dûment autorisée
par un ordre de mission. Dans ce cas un état de paiement servira de justificatif.
2. Perdiem pour journée pleine en forfait d’un montant de 10 000 FCFA soit
15.24 Euro : lorsque la durée de la mission dépasse huit (8) heures sans nuitée
en dehors du lieu de résidence ou d’affectation habituelle de l’expert concerné
(personnel de l’UGP) dans le cadre d’une mission dûment autorisée par un
ordre de mission.
 Pour le personnel d’appui (Chauffeurs,)
1. Perdiem complet en forfait d’un montant de 16 400 FCFA soit 25 Euro:
lorsqu’une nuitée est passée en dehors du lieu de résidence ou d’affectation
habituelle de l’agent concerné (chauffeur,) dans le cadre d’une mission dûment
autorisée par un ordre de mission.
2. Perdiem pour journée pleine en forfait d’un montant de 3 000 FCFA soit 4,57
Euro : lorsque la durée de la mission dépasse huit (8) heures sans nuitée en
dehors du lieu de résidence ou d’affectation habituelle du chauffeur ou l’agent
concerné dans le cadre d’une mission dûment autorisée par un ordre de
mission.
 Pour les Experts courts termes : le montant du perdiem est fixé par contrat
entre l’expert et le BIC.
Les perdiem sont payés par :
 Le BIC pour les Experts courts termes selon les termes de leur contrat ; après
validation de leur rapport par l’UGP
 Le Chef de mission pour le personnel de l’UGP niveau central sur les fonds mis
sur le compte du BIC à Niamey ;
 Les Chefs d’antenne pour le personnel des antennes sur les fonds mis à leur
disposition par le BIC.
Les perdiem du personnel de l’UGP sont versés sur présentation des TdR
approuvés de la mission et de l’ordre de déplacement signé à hauteur de 100%au
82
PISA Révisé VI
JUIN 2017
démarrage de la mission. A la fin de la mission, les éléments suivants doivent être

fournis dans les 5 jours ouvrables qui suivent ::
 l’ordre de déplacement visé à chaque étape et au retour ;
 Les cartes d’embarquement pour les déplacements en avion ;
 Le compte-rendu ou d’un rapport de mission s’il est mentionné sur l’ordre de
déplacement ;
 Les reçus de carburant (et exceptionnellement d’entretien du véhicule) et tout
autre justificatifs de frais de déplacement ;
 Des justificatifs des frais d’hébergement éventuellement
2.3.2.2 Perdiem et frais de mission pour les personnels extérieurs

Ces frais ne sont pas prévus par le contrat entre SOFRECO et le MAG/EL et ne
sont donc pas pris en compte dans le présent Manuel. Toutefois, une procédure
est en cours pour que de tels frais puissent être pris en compte par le MAG/EL.
Dans ce cas, les per diem seraient versés suivants les procédures décrites au
point 2.3.2.1 ci-dessus. Pour les autorités administratives et coutumières, des états
forfaitaires seraient établis pour justifier leurs perdiem et autres charges en
s‘alignant aux dispositions de la convention séparée du PISA et son Manuel de
procédures..
2.3.2.3 Rédaction du rapport de mission

A son retour de mission l’expert doit faire :
 Un compte-rendu oral de sa mission auprès du Coordonnateur, du Chef de
mission, du Chef d’antenne, de ses collègues ou toute combinaison de ceux-ci,
selon le cas ;
 Un compte-rendu écrit ou un rapport de mission transmis au Chef de mission
ou au Chef d’antenne qui formulera ses observations ;
 Soit un rapport de mission dans le cas des experts courts termes. Ce rapport
est destiné à être transmis en dehors du PISA conformément aux règles
applicables aux rapports (voir chapitre 9).
2.3.3 Horaires de travail

La durée normale journalière de travail du projet s’aligne avec les tests en vigueur
dans le pays. Elle est de 8 heures 45 minutes du lundi au jeudi et 5 heures 30
minute le vendredi pour les agents à l’exception des chauffeurs. Le temps de
disponibilité des chauffeurs est de 10 heures en moyenne par jour. La journée
commence à 8h00 et se termine à 17h30 du lundi au jeudi et de 8 h à 13 h 30 les
vendredis. Une pause de 45 minutes est prévue du lundi au jeudi de 13 h 30 à 14
h 15. Une certaine flexibilité et des repos compensatoires peuvent être octroyés
par le Coordonnateur, en accord avec le Chef de mission, en fonction des
circonstances et de la charge de travail pour autant qu’une moyenne mensuelle
basée sur une moyenne hebdomadaire de 40 heures pour les agents soit
respectée. Le travail le weekend est autorisé et si un jour de weekend est travaillé,
il est rattrapé par un jour ouvré de repos. Ce repos ne peut pas excéder deux jours
par mois en cas des missions extraordinaires et est à évaluer au cas par cas par
le Chef mission de l’Ingénieur Conseil.
83
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Durant la période de Ramadan, la durée journalière de travail peut être modifiée

conformément aux dispositions qui seront prises par les autorités compétentes en
matière de travail et emploi au Niger.
2.3.4 Gestion des absences

Les demandes d’absence avec copie au Responsable administratif et financier
sont à adresser par courrier électronique :
 Au coordonnateur pour le personnel de l’UGP ;
 Au MAG/EL avec copie au chef de mission, pour le Coordonnateur.
La demande d’absence doit être adressée au Coordonnateur par voie
hiérarchique, sauf circonstance exceptionnelle, dans un délai minimal d’une
semaine avant la date prévue pour le début de l’absence. L’accord sera donné en
retour par courrier électronique au demandeur avec copie au Responsable
administratif et financier dans un délai de 48h00.
Le Responsable administratif et financier classe dans le dossier personnel de
l’agent la demande d’absence et son autorisation et vérifie mensuellement la
cohérence de la feuille de temps passé avec ces données.
2.3.5 Gestion des intérims

En cas d’absence du Coordonnateur ou du Chef de mission, l’intérim sera
consigné dans une note de service ; auparavant ils prendront toutes les
dispositions nécessaires pour assurer la continuité des activités de l’UGP.
En cas d’absence du Chef d’antenne, l’intérim sera consigné dans une note de
service ; auparavant il prendra toutes les dispositions nécessaires pour assurer la
continuité des activités de l’antenne.
84
PISA Révisé VI
JUIN 2017
3 GESTION DU MATERIEL
ROULANT
3.1 Gestion des véhicules

Les véhicules du PISA sont des véhicules de service. Leur utilisation en dehors
des heures de service, en particulier durant les weekends n’est pas autorisée. Les
véhicules roulent de 7H30 à 17H30 et sont garées au niveau de l’UGP et des
antennes. En dehors de ces heures aucune autorisation n’est permise sauf en cas
de missions.
En cas de mission, pour des raisons de sécurité, les heures de roulage sont fixées
de 6h à 19 h et dans le respect des mesures de sécurité en vigueur dans la zone.
Le responsable de la gestion globale du parc auto est le RAF et par délégation les
comptables régionaux. Le Chauffeur attitré d’un véhicule est responsable de la
sécurité des passagers, du suivi de son entretien et de la bonne tenue du carnet
de bord du véhicule. La durée journalière d’utilisation en roulant d’un véhicule par
un même chauffeur ne doit pas excéder 8 heures.
Chaque véhicule du projet PISA dispose d’un carnet de bord (voir Annexe 4.7) sur
lequel sont reportés par le Chauffeur :
 Tous les déplacements effectués sont quantifiés en kilomètres ; les
déplacements urbains peuvent être évalués sur une base hebdomadaire ;
 Les achats de carburant en FCFA avec la date, la quantité achetée, le lieu
d’achat et le nom du fournisseur (ces données peuvent faire l’objet d’une
vérification croisée avec les pièces comptables correspondantes) ;
 Les dépenses d’entretien et de réparation en mentionnant l’objet de l’entretien
ou de la réparation, le lieu et le nom du fournisseur de service d’entretien ou de
réparation (ces données peuvent faire l’objet d’une vérification croisée avec les
pièces comptables correspondantes).
Chaque fin de mois, l’assistante administrative et les comptables régionaux
établissent un état récapitulatif des parcours des véhicules indiquant :
 Le kilométrage parcouru par le véhicule pendant le mois ;
85
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Les achats de carburant pendant le mois ;

 Les opérations de maintenance effectuées au cours du mois.
Cet état est vérifié et visé par le RAF pour le mois concerné. Il procède à son
exploitation afin de permettre la mise en place de mesures correctives lorsque des
insuffisances ont été relevées notamment en ce qui concerne les dépassements
en consommation de carburant et coûts d’entretiens et réparations. Il en informe le
Chef de mission qui en informe le Coordonnateur, si nécessaire.
Le Responsable administratif et financier ou les comptables régionaux veille à
l’entretien régulier et préventif des véhicules tel que prévu par le Constructeur.
Toute panne ou tout dysfonctionnement constaté sur un véhicule doit être porté à
la connaissance du RAF.
Le RAF ou les comptables régionaux veille au respect des dates de
renouvellement des polices d’assurance et des obligations administratives
nigériennes liées aux véhicules. Une copie des pièces (assurance, carte grise,
etc.) de chaque véhicule est conservée dans un dossier tenu pour chaque
véhicule.
En cas d’accident, le chauffeur se met immédiatement à la disposition de la police
routière pour que le constat soit fait en bonne et due forme. Il informe rapidement
le RAF.
Le RAF ou les comptables régionaux prend toutes les dispositions administratives
pour effectuer un constat et disposer du rapport de constat. Il fait le point sur les
circonstances de l’accident avec le Chauffeur et procède à la déclaration de
l’accident auprès de la Compagnie d’assurance. Il rédige un rapport interne qu’il
adresse au Chef de mission qui à son tour informe le Coordonnateur. Il assure le
suivi de l’évolution du dossier d’accident au niveau de la police et de la Compagnie
d’assurance.
Chaque véhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son
utilisation et son entretien.
3.2 Gestion des motos

A chaque planton du projet PISA est affectée une moto. Le Planton est
responsable du suivi de son entretien et de la bonne tenue du carnet de bord de la
moto.
Chaque moto du projet PISA dispose d’un carnet de bord (voir Annexe 4.8) sur
lequel sont reportés par le Planton :
 Tous les déplacements effectués quantifiés en kilomètres ;
 Les achats de carburant en FCFA avec la date, la quantité achetée, le lieu
d’achat et le nom du fournisseur (ces données peuvent faire l’objet d’une
vérification croisée avec les pièces comptables correspondantes) ;
 Les dépenses d’entretien et de réparation en mentionnant l’objet de l’entretien
ou de la réparation, le lieu et le nom du fournisseur de service d’entretien ou de
réparation (ces données peuvent faire l’objet d’une vérification croisée avec les
pièces comptables correspondantes).
Chaque fin de mois, l’assistante administrative et les comptables régionaux
établissent un état récapitulatif des parcours des motos indiquant :
86
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Le kilométrage parcouru par la moto pendant le mois ;

 Les achats de carburant pendant le mois ;
 Les opérations de maintenance effectuées au cours du mois.
Cet état pour le mois concerné, visé par le comptable en région, est transmis au
RAF qui procède à son exploitation afin de permettre la mise en place de mesures
correctives lorsque des insuffisances ont été relevées notamment en ce qui
concerne les dépassements en consommation de carburant et coûts d’entretiens
et réparations. Il en informe le Chef de mission qui en informe le Coordonnateur si
nécessaire.
Le RAF ou le comptable en région veille à l’entretien régulier et préventif des
motos tel que prévu par le constructeur. Toute panne ou tout dysfonctionnement
constaté sur une moto doit être porté à la connaissance RAF ou le comptable en
région.
Le RAF ou le comptable en région veille au respect des dates de renouvellement
des polices d’assurance et des obligations administratives nigériennes liées aux
motos. Une copie des pièces (assurance, carte grise, etc.) de chaque moto est
conservée dans un dossier tenu pour chaque moto.
En cas d’accident, le planton se met immédiatement à la disposition de la police
routière pour que le constat soit fait en bonne et due forme. Il informe rapidement
le RAF ou le comptable en région.
Le RAF ou le comptable en région prend toutes les dispositions administratives
pour effectuer un constat et le rapport de constat. Il fait le point sur les
circonstances de l’accident avec le Planton et procède à la déclaration de
l’accident auprès de la compagnie d’assurance. Il rédige un rapport interne qu’il
adresse au Chef de mission qui à son tour informe le Coordonnateur. Il assure le
suivi de l’évolution du dossier d’accident au niveau de la police et de la compagnie
d’assurance.
87
PISA Révisé VI
JUIN 2017
4 ENTRETIEN ET REPARATION
4.1 Responsabilité et périodicité des entretiens

Chaque utilisateur est le premier responsable de l'entretien des véhicules, motos et
équipements (matériel informatique) mis à sa disposition. Le RAF et les Chefs
d’Antenne veillent à ce que tous les véhicules, motos et équipements du PISA,
propriété de SOFRECO pour la durée du projet et destinés à être transférés au
MAG/EL à la fin du projet, soient maintenus dans de bonnes conditions
d’utilisation, d'entretien et de maintenance. Chaque matériel doit subir un entretien
périodique suivant un intervalle d'utilisation consigné dans le cahier historique par
matériel tenu par le RAF.
4.2 Exécution de l'entretien

L'entretien des matériels est effectué suivant une des modalités ci-après :
 Contrat de maintenance auprès du fournisseur ou d'un spécialiste reconnu ;
 Consultation d’au moins trois prestataires pour des entretiens ponctuels non
contractualisés.
Chaque opération d'entretien doit être inscrite dans le cahier de maintenance du
matériel. Le RAF ou le comptable en région doit :
 Vérifier en permanence la bonne tenue des cahiers de maintenance du
matériel ;
 Vérifier la bonne exécution des exigences d'entretien ;
 Prendre les mesures nécessaires pour faire exécuter convenablement les
opérations d'entretien.
4.3 Réparation des immobilisations

Chaque utilisateur qui constate une panne ou une défaillance d'un matériel doit la
signaler au Responsable administratif et financier ou au comptable en région. Tout
dommage survenu à la suite de l'utilisation d'un matériel doit être signalé par écrit
au Chef de mission. Chaque dommage ou disparition signalé est enregistré dans
le cahier de maintenance du matériel.
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PISA Révisé VI
JUIN 2017
89
PISA CHAPITRE 5 - GESTION FINANCIERE, COMPTABLE ET Révisé VI
BUDGETAIRE JUIN 2017
CHAPITRE 5 : GESTION
FINANCIERE, COMPTABLE ET
BUDGETAIRE
90
1 REGIME JURIDIQUE ET
CONDITIONS GENERALES DE
DECAISSEMENTS
1.1 Cadre juridique des décaissements

Le cadre juridique des décaissements de tous les projets de développement est
constitué par un document appelé «Accord», «Convention», ou «Contrat» ou
« Protocole d’Accord » de financement pour les prêts ou les dons. En effet, la
principale base juridique concernant le financement d’un projet ou d’un programme
est un document signé par le bénéficiaire et le partenaire technique et financier
(Bailleur de Fonds) qui précise les conditions spécifiques de la mobilisation dudit
financement.
1.1.1 Conditions générales de versements

De manière générale, après la signature des accords ou conventions de
financements, le Bailleur de Fonds fournit au bénéficiaire ses règles générales de
décaissements pour créer les conditions d’une bonne mobilisation des ressources
financières résultant de la mise en œuvre du document juridique de financement.
Dans ces règles, il est fait mention de certaines conditions qualifiées de
« préalables au premier décaissement – avance de démarrage » qui sont fixées
dans une lettre de décaissement ou dans une annexe au document juridique de
financement.
1.1.1.1 Conditions préalables au premier versement (avance de démarrage)

En général, le contenu de la lettre de décaissement ou l’annexe au document
juridique de financement comporte, sans être exhaustif, les éléments suivants qui
varient très rarement selon qu’il s’agit d’un accord de prêt ou d’un protocole
d’accord de don :
 Les noms et spécimens de signatures des personnes autorisées pour formuler
les demandes de décaissement ou appels de fonds ;
91
 Les dates importantes comme celle de clôture ou date limite du dernier

décaissement ;
 La liste des catégories de biens, travaux et services ;
 Les documents à conserver par le Bénéficiaire ;
 Les méthodes de décaissement ;
 La gestion des comptes spéciaux ;
 Les exigences d’audit du projet ;
 Les montants et la monnaie de décaissement ;
 Les cas de suspension et de sanction ;
 Les modalités de décaissement applicables aux cofinancements ;
 Les conseils pratiques pour un décaissement à temps.
1.2 Procédures de versements spécifiques au

PISA
1.2.1 Cadre normatif
La KfW verse les apports financiers non remboursables (« fonds ») au fur et à
mesure de l’avancement du programme financé sur appel de fonds du Demandeur
autorisé qui est le MAG/EL dans le cas du PISA. Elle surveille alors l’emploi
régulier des fonds qu’elle a auparavant réservés pour des travaux et services
déterminés sur la base de la Convention séparée afférente au contrat d’exécution.
La liste des travaux et services ainsi que les fonds réservés pour chaque position
de cette liste constituent ainsi le cadre dans lequel le Demandeur autorisé peut
retirer des fonds auprès de la KfW dès que toutes les conditions contractuelles de
versement des fonds auront été réunies.
1.2.2 Principes
L’annexe 6 de la Convention séparée a fixé les principes généraux devant être
observés pour la mobilisation de l’apport financier de la KfW. Ces principes, au
nombre de 5, sont :
 Tous les appels de fonds :
 doivent porter le numéro de référence KfW,

 sont à numéroter en continu, et
 à signer par l’un des représentants du Demandeur autorisé, et dans certains
cas le Chef de mission, qui ont été désignés à la KfW comme représentants
autorisés et dont la KfW possède des spécimens de signature.
 En général, la KfW n’accepte que l’original de l’appel de fonds. Si
exceptionnellement un appel de fonds lui est envoyé par télécopieur, l’original
lui sera envoyé sans délai par voie postale, muni de la mention « confirmation
de fax ». La KfW est exonérée par le Demandeur autorisé de toute
responsabilité pour des dommages pouvant résulter d’une mauvaise
communication des documents, en particulier des erreurs de transmission,
abus, malentendus et fautes.
 Les paiements en une monnaie autre que la monnaie du financement engagé
(« Monnaie étrangère ») sont débités au bénéficiaire à concurrence du montant
que la KfW a dépensé pour se procurer la devise étrangère, y inclus frais
accessoires.
92
 La KfW n’est pas responsable des retards causés par des établissements
bancaires intervenants dans le versement et le virement des fonds. En cas de
retard imputable à la KfW, sa responsabilité se limitera aux dépenses pour
intérêts.
 Les paiements seront effectués pour le seul objet prévu au contrat et
exclusivement pour des activités que la KfW aura approuvées par écrit (par ex.
sur la base de marchés de fournitures et de services conclus, de calendriers de
coût pour la réalisation de travaux en régie, de listes d'approvisionnement
coordonnées avec la KfW, etc.).
1.2.3 Modes de versements utilisés au PISA

L’annexe 6 de la Convention séparée a précisé les conditions particulières
relatives aux méthodes ou modes de décaissements admis pour effectuer des
paiements relatifs à l’apport financier. Le MAG/EL est désigné comme Demandeur
autorisé.
La procédure de paiement direct s’applique au versement des fonds destinés à
la ligne budgétaires no. 3 «Gestion du projet et fonctionnement UGP (Mise en
œuvre)» de l’Annexe 3 « Coût global et financement » et no.4 « Autres» de
l’Annexe 3 de la Convention séparée, selon l’article I paragraphes 1 et 3 de la
Convention séparée.
La procédure de fonds de disposition (compte spécial) s’applique au
versement des fonds destinés aux travaux et services des lignes budgétaires no. 1
« Infrastructures (Investissements) », no.2 « Prestataires de service et études
(Accompagnement) ». La valeur des contrats particuliers à financer par le Fonds
de Disposition ne devra pas être supérieure à 350 000 € ou l’équivalent de cette
somme.
La procédure de paiement direct simplifiée s’applique au versement des fonds
destinés au financement des travaux et services dont la valeur des contrats
particuliers sera supérieure à 350.000 EUR ou l’équivalent de cette somme et qui
ne peuvent donc pas être financés par le Fonds de Disposition.
Le Demandeur autorisé (et par délégation l’UGP du PISA durant l’exécution du
projet) conservera tous les originaux des pièces justificatives concernant les
dépenses facturées pendant un délai d’au moins cinq ans à partir de l’achèvement
des activités financées et les tiendra à disposition pour inspection par la KfW ou
par des tiers mandatés par elle (par ex. auditeurs) possible à tout moment, et/ou
les enverra à la KfW ou à des tiers mandatés par elle si la demande lui en est faite.
Pour l’application des principes ci-dessus et la mobilisation des fonds, le
Demandeur autorisé désignera ses représentants autorisés (en principe le
Secrétaire Général, le DGGR ou le DRFM). Le Demandeur autorisé transmet à la
KfW les spécimens de leur signature et de la signature du Chef de mission préparé
par le Chef de mission selon le modèle en Annexe 5.1.
1.2.4 Coût global de financement et modes de versements

La répartition, les modalités de mobilisation des ressources financières ainsi que
leurs destinations pour chaque source de financement sont retracées dans le
tableau ci-dessous.
93
SOURCES DE MONTANT DU MODALITES Numéro DESTINATION DU FINANCEMENT (lignes

FINANCEMENT FINANCEMENT DE lignes budgétaires)
VERSEMENT budgétaires
L’apport 15 millions Procédure de 1 Infrastructures : (investissements)
financier de la d’Euros fonds de
Coopération disposition 1.1 Aménagements hydro-agricoles, petite irrigation
Financière (compte 1.2 Conservation des eaux et du sol/Défense et
allemande spécial) ou restauration du sol (CES/DRS)
(KfW) : 96,41% procédure de
paiement direct 1.3 Transformations et conservations des produits
simplifiée agricoles, magasins intrants
1.4 Pistes d’accès et de désenclavement des zones
agricoles
2 Prestataires de services et études
(accompagnement)
2.1 Prestataires études (APS, APD) et supervision
des travaux
2.2 Prestataires mise en valeur agricole,
organisation paysanne
3 Gestion du projet et fonctionnement UGP (Mise
en œuvre)
3.1 Réhabilitation des bureaux de l’UGP
Procédure de 3 Gestion du projet et fonctionnement UGP (Mise
Paiement direct en œuvre)
3.2 Appui Ingénieur-Conseil et fonctionnement de
l’UGP (Experts IC, personnel auxiliaire,
véhicules, équipement, matériel, fournitures,
communication, énergie et eau, entretien et
fonctionnement, véhicules, frais de voyage et
hébergement personnel UGP, Comité de
Pilotage)
3.4 Personnel DGGR affecté à l’UGP (primes de
performances
4 Autres
4.1 Audit
4.2 Revue à mi-parcours, suivi & évaluation impact
2
Selon le mode 5 Imprévus
de
décaissement
approuvé par la
KfW
Contributions 0,404 millions Selon le mode 1 Infrastructures : (investissements)
bénéficiaires : d’euros convenu dans
2,60% les conventions 1.1 Aménagements hydro-agricoles, petite irrigation
de financement 1.2 Conservation des eaux et du sol/Défense et
3
et avec la KFW restauration du sol (CES/DRS)
2
L’utilisation des Imprévus (cf. ligne budgétaire no.5 de l’Annexe 3 « Coûts et financement ») sera
décidée plus tard au fur et à mesure des besoins du projet.
3
La mobilisation de la contribution des bénéficiaires pourra s’effectuer sous forme financière . Elle
sera précisée dans les conventions à signer entre le PISA, les bénéficiaires et les communes.
94
1.3 Transformations et conservations des produits

agricoles, magasins intrants
1.4 Pistes d’accès et de désenclavement des zones
agricoles
Gouvernement 0,154 millions Immobilisations 3 Gestion du projet et fonctionnement UGP (Mise
4
de la d’euros et salaires en œuvre)
République du
Niger : 0,99% 3.3 Mise à disposition des bureaux de l’UGP
(Niamey et antennes)
3.4 Personnel DGGR affecté à l’UGP (primes de
performances
1.3 Procédures générales de mobilisation des

ressources
Les sources de financement des lignes budgétaires (catégories de dépenses) du
PISA sont essentiellement au nombre de trois:
 L’apport financier de la KfW ;
 La contribution des bénéficiaires ;
 La contribution Etat nigérien.
Pour la mobilisation de l’apport financier de la KfW, il est fait appel à trois comptes
différents :
 Le compte général de la KfW ;
 Un compte principal en F CFA ouvert dans une banque de la place de Niamey,
acceptée au préalable par la KfW ;
 Et un compte spécial accessoire en monnaie locale (FCFA) ouvert de
préférence dans la même banque de la place, acceptée au préalable par la
KfW.
4
Il porte sur la mise à disposition des bureaux pour l’UGP (Niamey et antenne) et les salaires du
personnel fonctionnaire du MAGEL affecté au PISA.
95
Fonctionnement des comptes spéciaux et ordre de versements
Ce compte traite trois (3) types d'appel de fonds :

- Pour les paiements directs liés aux lignes budgétaires
no 3.2 « Gestion du projet et fonctionnement UGP (Mise en œuvre) en paiement
des factures du BIC
no 4 « Autres » en paiement des factures de l’audit et de la revue à mi-parcours,
- Pour les paiements directs simplifiés liés aux lignes budgétaires 1 et 2 pour les
dépenses d’un montant supérieur à 350 000 €
Compte géré par la KfW
- Pour l'alimentation du compte spécial PISA en Euro à Niamey pour les
paiements liés aux lignes budgétaires 1 , 2 et 3.1 d’un montant inférieur à 350
000 €
Pour mouvementer ce compte, il faut la signature du seul Demandeur autorisé
pour les paiements directs et la double signature du Demandeur autorisé et du
Chef de mission du BIC pour les paiements directs simplifiés et l'alimentation du
compte spécial
Ce compte effectue les paiements au profit :

- Des fournisseurs de travaux et prestataires de services pour des dépenses
n'excédant pas 350 000 € et facturées en euro
Compte principal en F CFA - De l'alimentation du compte spécial en monnaie locale (FCFA) du PISA à
ouvert dans une banque de la Niamey
place de Niamey
Pour mouvementer ce compte, il faut les signatures conjointes du Coordonnateur

du PISA et du Chef de mission du BIC
Ce compte effectue les paiements au profit des fournisseurs de travaux et

prestataires de services en monnaie locale (FCFA) pour des dépenses d’un
montant inférieur ou égal à 229 584 950 FCFA (équivalant de 350 000 €) liées
aux lignes budgétaires no. 1 «infrastructures (investissements) » et no.2
Compte spécial accessoire en « Prestataires de services et études (accompagnement)» et 3.1 « Réhabilitation
FCFA ouvert dans une banque des bureaux de l’UGP »
de la place de Niamey
Pour mouvementer ce compte, il faut les signatures conjointes du Coordonnateur

du PISA et du Chef de mission du Bureau d’ingénieur conseil
96
1.3.1 Procédure de paiement direct (consultant)

Le Demandeur autorisé envoie à la KfW un appel de fonds dûment signé selon
l’Appendice D de l’Annexe 6 de la Convention séparée comportant le nom du
bénéficiaire et les instructions de paiement (coordonnées bancaires complètes).
Le cas échéant, les documents suivants sont à joindre à l’appel de fonds :
 Copie de la facture du consultant ; accompagnée de tous les documents et
justificatifs prévus dans le contrat
 En cas de révision des prix, justificatifs de la base de calcul des prix comme
convenu au contrat ;
 Etat des dépenses à titre de frais remboursables comprenant date, désignation,
prix et taux de change correspondant à chaque dépense. L’Etat des dépenses
devra être dûment signé par le consultant, qui confirmera par la même occasion
que toutes les indications figurant sur la liste sont correctes et correspondent
strictement à la réalité.
 Le BIC prépare sa facturation sur la base des éléments fournis par l’UGP. Il
transmet sa facturation à la DGGR/MAGEL en veillant à ce qu’elle soit
accompagnée de tous les documents et justificatifs exigés dans le contrat. Une
fois la facturation approuvée par la DGGR, le coordonnateur et le chef de
mission du PISA préparent les documents de l’appel de fonds et font signer les
personnes habilitées (le demandeur autorisé et éventuellement le chef de
mission). Le DGGR envoie l’appel de fonds en version original à la KfW par
bordereau d’envoi avec copie au coordonnateur du PISA.
1.3.2 Fonctionnement du fonds de disposition (compte spécial)

La procédure de fonds de disposition est utilisée pour les versements se
rapportant aux lignes budgétaires no.1 «infrastructures (investissements) » no.2
« Prestataires de services et études (accompagnement)» de l’Annexe 3 « Coûts et
financement » selon l’article I paragraphes 1 et 3 de la Convention séparée. La
ligne 3.1 « réhabilitation des bureaux de l’UGP » étant des travaux qui ne sont pas
dans le contrat de l’ingénieur conseil sera également financée sur la base de la
procédure des fonds de disposition.
Dans le cadre du fonds de disposition, un compte spécial en FCFA est ouvert au
nom du Demandeur autorisé avec comme titulaires le Coordinateur représentant
le Demandeur autorisé et le Chef de mission représentant le bureau de l’Ingénieur
Conseil. Les détails relatifs à cette procédure sont réglés au paragraphe 1 des
Conditions complémentaires de la KfW pour des paiements dans le cadre de la
procédure de fonds de disposition (Annexe 6 de la Convention séparée
« Conditions complémentaires », Appendice B). Les conditions de versement sont
précisées au paragraphe 2 des Conditions complémentaires. Ce compte est libellé
en FCFA.
En plus il sera ouvert un compte en monnaie locale (FCFA) à titre accessoire sous
la désignation « Compte en monnaie locale ». Pour éviter des pertes éventuelles
de dévaluation monétaire, il y a lieu de faire en sorte que les transferts depuis le
compte spécial en FCFA vers le compte en monnaie locale se limitent au montant
des dépenses prévisionnelles d’un mois.
Le Demandeur autorisé peut retirer des fonds auprès de la KfW dès que toutes les
conditions contractuelles de versement des fonds auront été réunies :
97
 Confirmation de la part de la banque chargée du compte spécial suivant le

modèle de l’Annexe 5.2 ;
 Eventuelle déclaration de cession au cas où un tiers serait habilité en tant que
titulaire du compte spécial suivant le modèle de l’Annexe 5.3.
Au démarrage, le Demandeur autorisé donne mandat à la KfW de virer sur le
compte spécial la première dotation (avance) correspondant au montant des
dépenses pour 4 mois. Le montant effectif à décaisser dépend donc de l'estimation
des dépenses prévues durant les quatre mois suivants à présenter par le
Demandeur autorisé conjointement avec le Consultant International. Pour obtenir
la réalimentation du Compte spécial le Demandeur autorisé présentera des
preuves d'utilisation préparées et contresignées par le Consultant International
avec une demande de réapprovisionnement selon le modèle joint en Annexe 5.4
dès qu'il dispose de preuves d'utilisation pour un montant d'au moins 50% du
montant versé à titre de première dotation. Le montant de la réalimentation sera
fonction de la présentation d'une nouvelle estimation des dépenses pour les 4
prochains mois.
Dans tous les cas, les preuves sont à présenter 4 mois après le dernier paiement
au plus tard, même si le montant minimum envisagé des appels de fonds n'est pas
atteint. Si ce délai ne peut être respecté, la KfW sera informée incessamment de
l’état des choses. Si le montant global couvert par les preuves présentées n'est
pas suffisant en vue du réapprovisionnement ou si aucun réapprovisionnement
n'est demandé le montant justifié sera compensé avec le montant de la première
dotation (avance).
L’UGP conservera au niveau du Comptable tous les originaux des preuves
d’utilisation concernant des versements à partir du fonds de disposition (y compris
relevés de compte, attestations bancaires des taux de change appliqués, garanties
bancaires, pièces bancaires et tout autre document attestant de la bonne
exécution des fournitures et services contractés, notamment factures
commerciales, documents de transport, justificatifs de paiement, procès-verbaux
de réception, etc.) jusqu’à la fin du projet où elles seront transférées au demandeur
autorisé qui en assurera la conservation. Ces pièces seront conservées par le
Demandeur autorisé pendant un délai d’au moins cinq ans à partir de la fin des
activités financées et seront tenues à disposition pour inspection par la KfW ou par
des tiers mandatés par elle (par ex. auditeurs) possible à tout moment, et/ou les
enverra à la KfW ou à des tiers mandatés par elle si la demande lui en est faite.
Le Demandeur autorisé assurera que les avances versées au titre des fournitures
et/ou services effectués seront dûment prises en compte dans le décompte définitif
et que les possibilités d'escompte seront utilisées.
Le Demandeur autorisé/le Tiers habilité par lui assurera que la KfW dispose de
toutes les preuves d'utilisation convenues sous forme complète au bout de six
mois à partir de l'accomplissement des activités/de l'achèvement du
projet/programme ou du versement entier des ressources prévues pour le Fonds
de disposition. Il remboursera sans délai à la KfW les montants dont l'affectation
aux fins convenues ne peut être dûment prouvée.
La KfW ne sera plus obligée de réapprovisionner le Fonds de disposition et pourra
demander la restitution de l'éventuel solde créditeur s'il y a motif pour qu'elle
98
exerce son droit de suspendre les versements en faveur du Bénéficiaire de l'Apport

financier au titre du Contrat de Financement.
La KfW est en droit, à tout moment :
 de diminuer la dotation du fonds de disposition et ;
 de demander le remboursement des montants dont l'affectation aux fins
convenues ne lui aurait été dûment prouvée.
Tous remboursements en faveur du compte du Contrat de Financement respectif
seront transmis à la KfW, Frankfurt am Main (BIC: KFWIDEFF), compte no. IBAN:
DE53 5002 0400 3800 0000 00, en citant la référence de la KfW.
Le Demandeur autorisé chargera un auditeur externe d'effectuer l'audit annuel de
la gestion du fonds de disposition en conformité avec les termes de référence de la
KfW pour la réalisation d'audits fournis en Annexe 5.5.
Un audit final sera effectué six mois après le dernier versement à partir du compte
spécial. La KfW sera destinataire d’un exemplaire de chaque rapport d’audit en
temps opportun après la fin de chaque période sous revue.
Description de la procédure de mobilisation des fonds de disposition
Intervenants Description des taches Documents et

interfaces
Le Comptable de PREPARATION DE L’APPEL DE FONDS Formulaire d’Appel de
l’UGP PROCEDURE DE DISPOSITION DE FONDS Fonds + Budget de
(compte spécial en fCFA) trésorerie
- Prépare le formulaire d’appel de fonds requis correspondant à des
et ses sous-annexes (voir Annexe 5.4), dépenses
prévisionnelles pour 4
- Prépare le budget prévisionnel d’activités des mois d’activités +
4 mois à venir, preuves d'utilisation
- Prépare les relevés et états de rapprochement des fonds à hauteur
bancaires, au moins de 50%
- Prépare les preuves d'utilisation des fonds à
hauteur au moins de 50% de la période en
cours,
- Transmet au RAF l’ensemble de la liasse.
Le RAF Vérification des documents préparés par le
Comptable
Le Chef de mission CONTROLE, CERTIFICATION DE L’APPEL DE Formulaire Appel de
FONDS ET SIGNATURE PAR LE CHEF DE Fonds + Budget de
MISSION trésorerie
- Vérifie toute la liasse comptable reçue : correspondant à des
dépenses
- Formulaire appel de fonds approprié selon la prévisionnelles pour 4
ligne de dépenses budgétaires, classement par mois d’activités+
catégorie, éligibilité des dépenses par rapport preuves d'utilisation
aux clauses de la convention séparée, des fonds à hauteur
- Signe les états de rapprochements bancaires, au moins de 50%
- Transmet toute la liasse de l’appel de fonds
au Coordonnateur pour visa.
Le Coordonnateur CONTROLE ET CERTIFICATION DE L’APPEL Formulaire Appel de
DE FONDS PAR LE COORDONNATEUR Fonds
- Contrôle le formulaire et le budget de +
trésorerie joint, Budget de trésorerie
- Vérifie que les relevés et états de correspondant à des
rapprochement bancaires ont été signés par le dépenses
99
Chef de mission, prévisionnelles pour 4

- Transmet la liasse au Demandeur autorisé mois d’activités+
(Ministère de l’Agriculture et de l’élevage) pour preuves d'utilisation
signature du formulaire. des fonds à hauteur
au moins de 50%
Le Demandeur SIGNATURE DE LA LIASSE PAR LE Formulaire Appel de
autorisé DEMANDEUR AUTORISE Fonds accompagné
- S’assure du visa du Coordonnateur sur le du
formulaire, Budget de trésorerie
- Signe le formulaire. correspondant à des
dépenses
Envoie à la KfW un (01) exemplaire original du prévisionnelles pour 4
formulaire de l’appel de Fonds avec la copie mois d’activités +
des pièces justificatives, preuves d'utilisation
transmet un (01) exemplaire au Coordonnateur, des fonds à hauteur
au moins de 50%
Le Coordonnateur RECEPTION LA COPIE DE LA LIASSE Formulaire Appel de
SIGNEE PAR LE DEMANDEUR AUTORISE Fonds accompagné
- Transmet la copie de la liasse signée par le du Budget de
Demandeur Autorisé au Chef de mission. trésorerie
correspondant à des
dépenses
prévisionnelles pour 4
mois d’activités +
preuves d'utilisation
des fonds à hauteur
au moins de 50%
Le Chef de mission - Transmet un (01) exemplaire au RAF et au Liasse complète
comptable de l’UGP les originaux des pièces appel de Fonds
justificatives,
- Garde un (01) exemplaire.
Le Comptable de COMPTABILISATION Fiche d’imputation
l’UGP - Comptabilise l’appel de fonds (cf. procédures
comptables),
- Met à jour le registre des appels de fonds,
- Appose le cachet « Appel de fonds » et inscrit
le numéro de l’appel sur chaque pièce
justificative,
- Classe les pièces dans les chronos banque
des périodes concernées.
1.3.3 Procédure de paiement direct simplifiée

Elle concerne les dépenses relevant des lignes budgétaires n°1 « Infrastructures
(investissements) » et n°2 « Prestataires de services et études (accompagnement) »
dont la valeur est supérieure à 350 000 € ou équivalent de cette somme en FCFA
(229 584 950 FCFA).
Le Demandeur autorisé envoie à la KfW une demande de paiement direct dûment
signé par l’un des représentants autorisés du MAG/EL et par le Chef de mission
conformément à l’Annexe 5.6 (voir également l’Appendice D de l’Annexe 6 de la
Convention séparée) comportant le nom du bénéficiaire et les instructions de
paiement (coordonnées bancaires complètes), accompagné d’une copie de la
facture du fournisseur, du bon de commande ou du contrat et du bon de livraison
du fournisseur ou du PV de réception. La KfW verse les fonds directement et pour
100
le compte du Demandeur autorisé aux entreprises dont les travaux et services sont
financés.
Le Chef de mission et le coordonnateur confirment au Demandeur autorisé que
toutes les conditions préalables au versement sont accomplies et que tous les
documents présentés sont conformes aux dispositions contractuelles et aux
règles/exigences de la KfW.
L’UGP conservera au niveau du Comptable tous les originaux des pièces
justificatives concernant les dépenses facturées jusqu’à la fin du projet où elles
seront transférées au demandeur autorisé qui en assurera la conservation. Ces
pièces seront conservées par le Demandeur autorisé pendant un délai d’au moins
cinq ans à partir de la fin des activités financées et seront tenues à disposition pour
inspection par la KfW ou par des tiers mandatés par elle (par ex. auditeurs)
possible à tout moment, et/ou les enverra à la KfW ou à des tiers mandatés par
elle si la demande lui en est faite. A cet effet, à la fin du projet, l’UGP prépare toute
la documentation nécessaire qui sera remise à la DGGR/ MAGEL.
Description de la procédure de versement direct simplifiée
Intervenants Description des taches Documents et

interfaces
Le Comptable de PREPARATION DE L’APPEL DE FONDS Formulaire
l’UGP - Prépare le formulaire de versement direct de versement direct
simplifié requis (voir Annexe 5.6), simplifié + pièces
- Prépare les factures originales à régler par justificatives
paiement direct,
- S’assure que les factures portent le cachet du
PISA de contrôle «BON A PAYER» et sont
accompagnées des originaux ou des copies du
bon de commande ou du contrat et du bon de
livraison du fournisseur ou du PV de réception,
- S’assure que les factures sont éligibles au
paiement,
- Transmet la liasse au RAF.
RAF Vérification et transmission des documents au

chef de mission
Le Chef de 2. CONTROLE ET SIGNATURE DE Formulaire

mission L’APPEL DE FONDS de versement direct
- Contrôle le formulaire, les factures et les pièces simplifié +
jointes qui constituent la liasse, pièces justificatives
- Transmet la liasse au Coordonnateur.
Le 3. SIGNATURE DE L’APPEL DE FONDS Formulaire

Coordonnateur - Vise formulaire de versement direct simplifié de versement direct
après les vérifications usuelles, simplifié +
- Transmet la liasse au Demandeur autorisé pièces justificatives
(Ministère de l’Agriculture) pour signature du
formulaire.
101
Le Demandeur 4. SIGNATURE DE LA LIASSE PAR LE Formulaire

autorisé DEMANDEUR AUTORISE de versement direct
- S’assure du visa du Coordonnateur sur le simplifié +
formulaire, pièces justificatives
- Signe le formulaire et le retourne avec la liasse
au Coordonnateur.
Le 5. RECEPTION DE LA LIASSE SIGNEE Formulaire

Coordonnateur EXPEDITION DE L’APPEL DE FONDS A LA KfW de versement direct
-. Fait photocopier en quatre (04) exemplaires la simplifié +
liasse complète de la demande de versement pièces justificatives
direct simplifiée,
- Envoie à la KfW un (01) exemplaires original de
la demande de versement direct simplifiée avec la
copie des pièces justificatives,
- Transmet un (01) exemplaire au Chef de
mission.
Le Chef de 6. Formulaire
mission - Transmet un (01) exemplaire au comptable de de versement direct
l’UGP avec les originaux des pièces justificatives, simplifié +
garde un (01) exemplaire. pièces justificatives
Le Comptable de 7. COMPTABILISATION Fiches d’imputation

l’UGP - Comptabilise la demande de versement direct
simplifiée (cf. procédures comptables), appose la
mention « versement direct demandé » et inscrit le
numéro de la demande sur chaque pièce
justificative,
- Classe les pièces dans les chronos appropriés.
1.3.4 Procédure de mobilisation de la contribution des

populations bénéficiaires
La mobilisation de la participation des bénéficiaires (populations sollicitant
l’intervention du PISA) est régie par la convention à signer entre les bénéficiaires,
le PISA et la Commune ou éventuellement l’Etat. Les fonds ainsi mobilisés doivent
en principe contribuer à financer l’investissement.
1.4 Procédures de gestion de la trésorerie

1.4.1 Objectif de la procédure
La procédure de la gestion de la trésorerie a pour objectif d’assurer une gestion
rigoureuse des comptes de trésorerie du PISA conformément aux prescriptions du
contrat de financement notamment la Convention séparée à travers ses différentes
annexes. Cette procédure se décline en quatre sous-procédures :
 L’approvisionnement de la caisse de l’UGP ;
 Le règlement des factures par «banque» ;
 Le règlement des factures par «caisse» ;
 La mise à disposition de fonds à justifier.
102
La procédure s'applique à tous les comptes de trésorerie du PISA.
1.4.2 Règles de gestion

Les fonds versés au Compte Spécial en Euro et au Compte Spécial en monnaie
locale du PISA ne doivent pas être utilisés à d'autres fins que le projet et ne
doivent pas non plus servir de garantie sans l'accord préalable de la KfW. Le
Coordonnateur National et le Chef de mission du BIC sont les seules personnes
autorisées à engager les dépenses.
Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d'un journal de
banque par compte bancaire : Compte Spécial en Euro et Compte Spécial en
monnaie locale gérés par le PISA, et des comptes secondaires pour la partie gérée
en direct par la KfW.
Un compte pour la contrepartie nationale pourrait être créé et suivi pour ce qui
concerne les prises en charges des divers taxes et impôts (exonération TVA, droits
de douanes et d’enregistrement par exemple) si applicable.
Le Comptable enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans
les différents journaux. Chaque journal est arrêté mensuellement par le Comptable
et contrôlé par le RAF du PISA. Un état de rapprochement bancaire mensuel pour
chaque compte est effectué par le Comptable et contrôlé par le RAF du PISA. Le
Comptable prépare la situation hebdomadaire de trésorerie à présenter au RAF,
au Chef de mission et au Coordonnateur.
1.5 Règlement des factures par banque

1.5.1 Objet de la procédure
L’objet de la procédure est le règlement des factures en contrepartie des
fournitures livrées ou des prestations effectuées par bordereau de paiement. La
procédure s'applique aux règlements des factures par chèque ou par virement
bancaire.
1.5.2 Règles de gestion

Dans le cadre des fonds de disposition, le règlement des factures se fait par
programmation quotidienne au fur et à mesure de la réception des factures. Les
factures doivent être certifiées et accompagnées d'un bon de commande et d'un
bon de livraison, et/ou d’un procès-verbal de réception des travaux ou services,
d'une copie du contrat de services ou de travaux et doivent porter le cachet «BON
A PAYER» avec visa du Chef de mission du BIC et du coordonnateur.
Les factures relatives aux services et aux travaux doivent être certifiées par les
Chefs d’antenne ou par le Chef de mission selon leur lieu de réalisation. Les
factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats
correspondants.
Les factures d’un montant supérieur à 229 584 950 FCFA (équivalant de
350 000 €) seront payées par la KfW. Les factures d’un montant inférieur ou égal à
229 584 950 FCFA seront payées par le compte spécial en monnaie locale (FCFA)
géré par le PISA à Niamey.
103
Selon le cas, le Comptable prépare le formulaire d’appel de fonds ou un bordereau

de paiement par chèque ou par virement bancaire.
Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ».
1.5.3 Liste des opérations

 Pointage des factures en instance ;
 Choix des factures à payer ;
 Etablissement des bordereaux de paiement (pour les chèques ou virements
bancaire) pour les comptes spéciaux ;
 Etablissement des demandes pour les paiements directs simplifiés par la KfW ;
 Signatures des bordereaux de paiement.
104
2 OGANISATION ET
SYSTEMES D’INFORMATION
COMPTABLE ET FINANCIERE DU
PISA
2.1 Cadre comptable du PISA

Aux termes de l’article 1 du règlement relatif au droit comptable dans les Etats de
l’UEMOA, toute personne morale sous l’obligation de la tenue d’une comptabilité
dite comptabilité générale doit pouvoir en tirer des informations destinées à l’usage
externe comme à son propre usage. A ce cet effet :
 La comptabilité classe, saisit, enregistre toutes opérations entraînant des
mouvements de valeur qui sont traités avec des tiers ou qui sont contractés ou
effectués dans le cadre de la gestion interne ;
 La comptabilité fournit, après traitement approprié de ces opérations, les
redditions de comptes, ainsi que les informations nécessaires aux besoins des
divers utilisateurs.
La qualité des informations est un objectif clairement défini dans le SYSCOHADA.
Elle repose d’une part sur une organisation répondant à tout moment aux
exigences de collecte, de tenue de contrôle, de présentation et de communication
des informations comptables se rapportant aux opérations du PADEFPT ; et
d’autre part sur les procédures et les systèmes de contrôle mis en place au niveau
de chacun des cycles d’activités.
Aux termes de l’article 2 du droit comptable SYSCOHADA : « sont astreintes à la
mise en place d’une comptabilité, dite comptabilité générale, les entreprises
soumises aux dispositions du Droit Commercial, les entreprises publiques,
parapubliques, d’économie mixte, les coopératives et, plus généralement, les
entités produisant des biens et des services marchands ou non marchands, dans
la mesure où elles exercent, dans un but lucratif ou non, des activités
105
économiques à titre principal ou accessoire qui se fondent sur des actes répétitifs,
à l’exception de celles soumises aux règles de la comptabilité publique ».
Ainsi les activités des projets de développement entrent dans le champ

d’application du droit comptable SYSCOHADA.
Les articles 14 et suivants du Règlement relatif au Droit Comptable, indiquent les
règles à observer au niveau de l’organisation comptable : “ l’organisation
comptable mise en place dans l’entreprise doit satisfaire aux exigences de
régularité et de sécurité pour assurer l’authenticité des écritures de façon à ce que
la comptabilité puisse servir à la fois d’instrument de mesure des droits et
obligations des partenaires de l’entreprise, d’instrument de preuve, d’information
des tiers et de gestion ”.
Pour atteindre cet objectif, l’organisation comptable doit, selon l’article 15, assurer :
 Un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de
base ;
 Le traitement en temps opportun des données enregistrées ;
 La mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais
légaux fixés pour leur délivrance.
Selon les termes de l'article 16 de l'OHADA, «Pour maintenir la continuité dans le
temps de l'accès à l'information, toute entreprise établit une documentation
décrivant les procédures et l'organisation comptable» C'est donc une obligation
pour les entités soumises au droit OHADA, même pour celles n’ayant pas un but
de lucre, d'établir un manuel de procédures. Les documents y relatifs doivent être
conservés aussi longtemps qu’est exigée la présentation des états financiers
successifs auxquels ils se rapportent.
Au bénéfice de ce qui précède et conformément aux dispositions de l’article 69 du
SYSCOHADA, les procédures comptables du PISA contenues dans le présent
document :
 S’appuient sur les prescriptions du SYSCOHADA en matière d’organisation
comptable ;
 Reposent sur l’analyse du niveau quantitatif et qualitatif des activités et
particulièrement sur leur rythme d’accroissement.
Ainsi, les procédures qui sont décrites doivent mettre le Programme PISA en
position de :
 Gérer ses activités dans le cadre du SYSCOHADA (suivi opérationnel,
administratif, enregistrement comptable, contrôle des restitutions) ;
 Fiabiliser la saisie, le traitement et le stockage des informations d’ordre
administratif, opérationnel, comptable et financier ;
 Disposer d’un système d’information de gestion conforme aux prescriptions du
SYSCOHADA qui reposerait sur :
 Une organisation de base et des procédures administratives efficaces (avec

des points de contrôle et d’auto - contrôle) ;
 Une organisation comptable et des procédures comptables conformes aux
règles et offrant des garanties de sécurité au niveau de l’enregistrement, du
traitement et de la restitution des informations ;
 La rationalisation du traitement et du stockage de l’information comptable.
106
Le recueil des procédures comptables du PISA restitue :

 L’organisation et le système comptable appliqué ;
 Par cycle d’activité, les principes comptables retenus ainsi que les modalités de
comptabilisation et d’arrêté des comptes (du système normal) ;
 Le contenu détaillé de l’état annexé et les modalités d’élaboration du rapport de
gestion ;
 Le plan comptable applicable.
Aux termes de l’article 17 du droit comptable OHADA, l’organisation comptable
mise en place au sein du projet doit respecter les conditions suivantes :
 La tenue de la comptabilité en langue officielle du pays et en unité monétaire
légale, le Franc de la Communauté Africaine (FCFA) pour les pays membres de
l’UEMOA ;
 L’emploi de la technique de la partie double ;
 La justification des écritures comptables par des pièces datées pouvant servir
de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité ;
 Le respect de l’enregistrement chronologique des opérations ainsi que la mise
en place d’une procédure destinée à garantir le caractère définitif de
l’enregistrement des opérations ;
 Le contrôle par inventaire de l’exercice et de la valeur des biens, créances et
dettes de l’entreprise ;
 Le recours à un plan des comptes normalisé pour la tenue de la comptabilité :
le plan de comptes SYSCOHADA ;
 L’adoption des écritures négatives comme moyen de correction des erreurs
(article 20) ;
 La tenue obligatoire de livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en
œuvre de procédures de traitement agréées, permettant d’établir les états
financiers annuels ;
 La mise en place de procédures de contrôles interne et externe, le contrôle des
comptes.
Il y a lieu de préciser que les livres comptables et autres supports dont la tenue est
obligatoire sont : le livre-journal, le grand livre, la balance générale des comptes et
le livre d’inventaire.
2.2 Principes comptables admis par le

SYSCOHADA
2.2.1 Principes comptables de base
Toute comptabilité utilise implicitement ou explicitement un certain nombre de
principes, postulats et conventions communément appelés "principes de base".
Connaître ces principes permet de cerner l'objectif assigné aux états financiers
dans toutes les normes comptables : donner une "image fidèle", de la situation
financière et du résultat de l’entité une présentation non trompeuse, légale et claire
du patrimoine.
Le SYSCOAHADA retient huit (8) principes comptables, ils font l'unanimité dans
les normes internationales (notamment les normes IFRS (International Financial
Reporting Standards) de l’IASB (International Accounting Stantards Board/IAS
107
(International Accounting Standard). Ce n'est pas le cas d'un 9ème principe dit de
la prééminence de la réalité sur l'apparence, d'essence anglo-saxonne, dont les
principales applications ont cependant été retenues sous une forme simplifiée. En
effet, l'application intégrante de ce principe est délicate et peut être source de
distorsions d'une entité à une autre.
Par ailleurs, Il faut noter que les projets ne s’inscrivent pas dans la logique de
l’ensemble de ces principes car l’application de certains principes est mis à mal
au sein des projets.
2.2.1.1 La prudence
Ce principe s'illustre plus aisément qu'il ne se définit. Il a pour but de protéger les
utilisateurs externes des états financiers et les dirigeants contre les illusions
résultant d'une image non prudente ou très flatteuse de l'entreprise. Il permet par
exemple d'éviter le transfert sur des exercices ultérieurs des risques nés dans
l'exercice et pouvant entraîner des pertes. C'est pourquoi, les pertes probables de
change sont inscrites en charges (provisionnées).
Ainsi, un certain subjectivisme est lié à l'application pratique de ce principe car il
s'agit d'apprécier les faits et les risques. En matière de constitution de provision, il
convient de retenir ceci :
 Une prudence exagérée pourrait conduire à la constitution de provisions fictives
donc de réserves latentes ;
 Seule la perte est provisionnée et non l'espérance mathématique ;
 On doit provisionner les pertes et risques probables (dont la probabilité est forte
ou moyenne), mais non ceux qui seraient seulement éventuels.
Or, force est de constater que cette règle de prudence n’est pas toujours observée
dans les projets.
Exemple : l’éligibilité des dépenses d’un projet peut toujours être remise en cause
pour peu que les accords ne soient pas respectés et que le projet ne soit pas
arrivé à son terme. Ces dépenses constatées en charges et équilibrées par les
ressources d’exploitation devraient normalement faire l’objet de provisions.
2.2.1.2 La permanence des méthodes

Selon le principe de permanence des méthodes de présentation et d'évaluation,
tout changement de méthodes induisant des modifications significatives dans les
états financiers doit être mentionné dans l'état annexé. Les changements de
méthodes peuvent provenir de l'adoption d'un nouveau texte juridique de nature
comptable ou fiscale et/ou d'une décision interne de modification des méthodes
d'évaluation.
2.2.1.3 La correspondance bilan de clôture - bilan d'ouverture

L'application de ce principe classique signifie que l'on ne peut pas imputer
directement sur les capitaux propres (à l'ouverture de l'exercice, donc à la clôture
de l'exercice précédent) :
 Ni les incidences (gains ou pertes) des changements de méthode ;
 Ni les omissions constatées sur les produits et charges d'exercices antérieurs.
108
Ces corrections doivent transiter par le compte de résultat. Toutefois, dans le

système comptable SYSCOHADA, deux exceptions à ce principe sont admises :
 Cas de la correction d'une erreur fondamentale ;
 Cas de l'incidence de l'effet immédiat d'une nouvelle réglementation comptable.
2.2.1.4 La spécialisation des exercices

Ce principe très classique a pour corollaire qu'il ne faut rattacher à chaque
exercice que tous les produits et les charges qui les concernent, et ceux-là
seulement.
2.2.1.5 Le coût historique

Ce principe est d'application mondiale surtout en période d'inflation modérée, en
raison de sa simplicité et de sa fiabilité. Dans les pays à fortes tendances
inflationnistes, le recours à des réévaluations des bilans et des comptes est
systématique. L'application de cette convention n'exclut nullement le recours à des
réévaluations libres ou légales.
2.2.1.6 La continuité de l'exploitation

Selon ce principe, tout utilisateur doit lire et comprendre les états financiers de
l'entreprise "considérée comme étant en activité, c'est-à-dire comme devant
continuer à fonctionner dans un avenir prévisible". Donc la présentation et
l'évaluation de ces états trouvent leur justification dans ce principe, autrement, il
faudra les modifier. La non continuité de l'exploitation pouvant s'appliquer dans
toute l'entreprise, un département, ou une branche d'activité entraînera la
constatation de moins-value (valeurs de marché, valeur liquidative...), l'apparition
de passifs latents (indemnité de licenciement, frais de restructuration).
Ce principe n’est pas toujours respecté au sein des projets. En effet, les projets
étant conçus pour des périodes bien déterminées, il est souvent observé
l’impossibilité de tenir ou de présenter leur compte dans le respect de ce principe,
bien que certaines clôtures interviennent avant terme.
2.2.1.7 La transparence
Connue aussi sous les noms de clarté, bonne information, régularité et sincérité
objective, son application implique :
 La conformité aux règles et procédures du système comptable OHADA ;
 La présentation et la communication claire des informations ;
 Le respect de la règle de non compensation, à l'exception des autorisations
légales ou contractuelles.
2.2.1.8 L'importance significative

Sont significatifs "tous les éléments susceptibles d'influencer le jugement que les
destinataires des états financiers peuvent porter sur le patrimoine, la situation
financière et le résultat de l'entreprise". Ce principe entaché d'un subjectivisme
considérable est d'application très délicate. Il peut conduire à un allégement ou à
une extension de l'information que doit contenir l'état annexé. C'est pourquoi, a-t-il
été prévu dans le système normal, que l'importance significative est présumée
pour certaines informations qui sont obligatoires quelles qu'elles soient.
109
Dans la pratique, au sein des projets financés par Les bailleurs de fonds, toutes les
transactions sont a priori considérées comme significatives dans la mesure où
elles sont toutes susceptibles d'influencer le jugement du bailleur de fonds
2.2.1.9 La prééminence de la réalité sur l'apparence

Ce principe additionnel anglo-saxon signifie que dans les états financiers, on
donne à la réalité économique la priorité par rapport à la forme ou à l'apparence
juridique. En raison de sa difficile normalisation sur le plan comptable parce qu'elle
donne des pouvoirs étendus aux responsables des comptes, le système
comptable SYCOHADA circonscrit de façon précise son application :
 Inscription à l'actif des biens détenus avec réserve de propriété et ceux mis à la
disposition du concessionnaire par le concédant ;
 Inscription à l'actif des effets remis à l'escompte et non encore échus ou
honorés ;
 Inscription dans les charges du personnel, du personnel facturé par des
sociétés de services (intérim) ;
 Inscription au passif, en contrepartie des valeurs d'actif, du compte de dettes
financières spécifiques (crédit-bail, réserve de propriété ... d'autres "fonds
propres" (concessions), de dettes de trésorerie (crédits d'escomptes) ;
 Inscription dans les charges et produits des éléments correspondants :
dotations aux amortissements, charges financières (crédit-bail), charges de
personnel (personnel intérimaire).
2.2.2 L’image fidèle

2.2.2.1 Le concept d'image fidèle
C'est un concept qui traduit l'influence des pratiques anglo-saxonnes (true and fair
view). Ce n'est pas un principe supplémentaire : une image fidèle doit être donnée
dans le cadre des principes comptables retenus. Les états financiers doivent
donner une image fidèle du patrimoine c’est à dire une synthèse de la situation de
l’ensemble des réalisations ou acquisitions faites par le projet, de la situation
financière. Le bilan (synthèse des réalisations et/ou acquisitions) éclaire le lecteur
sur le patrimoine, le tableau financier des ressources et emplois renseigne sur
l'évolution de la situation financière. L'état annexé vient compléter et expliciter
l'image donnée par les 2 autres états à condition de contenir les informations à
même d'aider ses utilisateurs de façon significative.
2.2.2.2 Les conséquences

Le système comptable SYSCOHADA a limité l'application de ce concept aux
entreprises et/ou structures (les projets sont concernés) ayant adopté le système
normal. On a les conséquences suivantes :
 L'indication dans l'état annexé des choix opérés quand le système comptable
SYSCOHADA offre de multiples solutions ;
 Il y a présomption d'image fidèle dès lors que les règles du système comptable
SYSCOHADA sont appliquées de bonne foi ;
 Au cas où ces règles sont insuffisantes ou non respectées, des compléments
d'informations sont nécessaires ou des exceptions ou des dérogations aux
règles du système comptable SYSCOHADA doivent être mentionnées dans
l'état annexé, surtout en ses effets sur les états financiers.
110
2.2.3 Caractéristiques du système d’information comptable et

comptable du PISA
2.2.3.1 Le cadre comptable
Le système comptable à mettre en place au PISA devra être un système
comptable intégré. Le progiciel doit être un système conçu spécialement pour la
gestion intégrée des projets et comportera les 8 modules suivants :
 Comptabilité générale ;
 Comptabilité analytique ;
 Suivi budgétaire ;
 Suivi des conventions de financement ;
 Gestion des immobilisations ;
 Etats financiers ;
 Gestion des marchés ;
 Utilitaires.
Le système permet de produire les états financiers et de gestion exigés par le
SYSCOHADA et dans une moindre mesure par la KfW. A ces états financiers
exigés, il faut joindre un état dit de reconstitution des comptes spéciaux. Des
notes aux états financiers sont également exigées en appui aux états financiers.
Celles-ci doivent décrire les normes comptables applicables et une analyse
détaillée des comptes principaux.
La date de clôture de l’exercice comptable est fixée au 31 décembre de chaque
année, conformément aux dispositions du SYSCOHADA (article 7). La date d’arrêté
des états financiers est fixée au plus tard à fin Avril. A l’occasion de la clôture des
comptes en fin d’exercice, les travaux suivants seront réalisés :
 Organisation et tenue des inventaires de fin d’année ;
 Analyse des comptes et préparation des opérations diverses de régularisation
au plus tard le 15 mars ;
 Rapprochement entre les soldes des comptes d’immobilisations, et l’inventaire
physique des immobilisations et préparation des opérations diverses y relatives
au plus tard le 15 mars ;
 Vérification des états d’inventaires des stocks de fournitures et carburant et
préparation des opérations diverses de régularisations y relatives au plus tard le
15 mars ;
 Edition de la Balance générale après inventaire pour vérification ;
 Préparation et édition des états financiers (Tableau d’Emplois et Ressources
pour donner la situation financière récapitulative du PISA depuis son
lancement, bilan qui donne la situation du patrimoine global du PISA, la note
sur les états financiers qui justifie le solde de chaque compte de la Balance
Général) et toute autre information exigée par la KfW au plus tard fin mars ;
 Intervention des auditeurs externe à partir du mois avril et remise au projet du
rapport définitif d’audit à fin mai au plus tard ;
 Envoi des états financiers et du rapport d’audit des comptes aux bailleurs de
fonds au plus tard le 20 juin.
L’UGP tiendra les comptes du projet conformément aux normes comptables
internationales permettant d’enregistrer les opérations comptables et financières et
fera vérifier tous les comptes par un cabinet indépendant de renommée
111
internationale dont les termes de référence seront jugés acceptables par la KfW.
Les rapports d’audit devront être réalisés immédiatement à la fin de chaque
exercice fiscal et transmis à la KfW dans les six mois suivant la fin de chaque
exercice.
Pour assurer une meilleure gestion comptable, financière et budgétaire, le projet
PISA doit acquérir un système centralisateur automatisé qui se caractérise
par l’utilisation :
 De journaux comptables spécialisés comme support d’enregistrement ;
 De comptes de virement interne (585) pour éviter les doubles emplois.
Appelés aussi journaux divisionnaires, ces journaux spécialisés reçoivent dans
l’ordre chronologique, les écritures d’une période comptable. Les opérations
groupées dans le compte commun donnent leur nom au journal (par exemple le
compte caisse pour le journal caisse mini-dépenses, le compte banque pour le
Journal banque…).
2.2.3.2 Classification des opérations

Dans le cadre de l’organisation comptable à mettre en vigueur, les journaux
suivants sont utilisés :
Codes Journaux Opérations concernées Types Contrepartie

Il enregistre tous les achats
effectués :
Achat de matières &
fournitures consommables ; 40 : Fournisseurs
ACH Journal des Achats 01
Achat de services et autres et comptes
achats ; rattachés
Acquisition d’éléments
immobilisés.
Il enregistre tous les
virements des fonds de la
Journal Banque KfW et les opérations de
BANK 01 521100
compte spécial paiements sur Fonds de
Roulement à effectuer sur le
compte.
Il enregistre toutes les
CAIS Journal Caisse de opérations d’encaissement
Menues Dépenses et de décaissements
(CMD) d’espèces pour les menues 01 571100
dépenses.
Il enregistre toutes les
demandes de paiement
transmises par l’UGP à la
Journal des Paiements
DPD KfW pour paiement direct en 141700
Directs 01
faveur des fournisseurs des
Biens, Travaux et des
Services de consultants.
Il enregistre tous les appels
de fonds en faveur de l’UGP
Journal des transmis à la KfW pour
DRF Demandes de Fonds recevoir des fonds sur le 01 141750
de roulement compte spécial ouvert dans
une banque de la place de
Niamey.
112
Il s’agit de toutes les

opérations non prises en
Journal des
OD compte ailleurs : cession 01
Opérations Diverses
d’actifs, compensations et
régularisations diverses.
Il enregistre les dépenses
justificatives des missions et
JM Journal des missions ateliers dont les fonds ont 01
été mis à disposition sous
forme d’avance à justifier.
NB : Il n’est pas prévu un journal PAIE dans la mesure où tous les paiements en
faveur du personnel relèvent de la facture du BIC. Le projet n’a pas à tenir une
comptabilité relative à la gestion financière du personnel.
2.2.3.3 Travaux comptables périodiques

Il y a lieu de déterminer pour le projet, des procédures comptables qui puissent
assurer la qualité du traitement comptable des opérations situées en amont du
cycle des informations financières.
La notion de procédures comptables se rapporte à l’organisation du travail à
l’intérieur du service comptable et financier à travers la définition :
 Des livres (supports d’enregistrement manuel ou informatisé) ;
 Des documents de base ;
 De la succession logique des différentes tâches :
 de contrôle des pièces justificatives ;

 de numérotation des pièces comptables ;
 de pré - imputation des pièces comptables ;
 de saisie et de contrôle ;
 des travaux de justification des soldes ;
 du traitement et de l’édition d’états périodiques ;
 de classement des documents de base et des différents états générés.
Toute opération doit avoir pour origine un document appelé pièce comptable. Elle
est le justificatif de l’écriture comptable (article N° 17 règlement droit comptable
SYSCOHADA). Elle peut être :
 D’origine interne : photocopie de chèques émis, note comptable, facture de
vente, feuilles de salaires, états d’inventaire des stocks, de consommations
(entrées et sorties de stock) … ;
 Ou d’origine externe : facture des fournisseurs, avis de débit ou de virement,
reçu de la banque…
NB : Les factures pro-forma et les bons de commande ne sont pas enregistrés car
ils ne sont pas considérés comme des pièces comptables.
2.2.3.4 Contrôle des pièces comptables
LE CYCLE DES ACHATS

La fonction regroupe ici toutes les tâches comptables de réception et de
vérification des factures reçues des fournisseurs par rapport aux éléments de la
commande et de la livraison ou en cas de prestation de service, aux éléments des
113
contrats passés avec les prestataires de services. Ces tâches de vérification

donnent lieu, lorsqu’elles débouchent sur des résultats concluants, à l’approbation
des factures qui permettent leurs comptabilisations et par la suite, leurs
règlements.
Achats de matières et fournitures

Le Comptable en charge de la tenue de la comptabilité doit, avant toute imputation,
vérifier la cohérence des factures reçues des fournisseurs par rapport aux
éléments de la commande (bon de commande) et de la livraison (bon de livraison
et/ ou de réception). Il doit particulièrement s’assurer :
 De l’exactitude du montant de la facture (contrôle arithmétique) ;
 De la concordance entre le montant de la facture et celui du BL/BR. Toute
différence doit être justifiée et signalée au RAF et/ou au Chef de mission ;
 De la concordance entre la quantité commandée, livrée et facturée.
Achats de services ou travaux

Pour les prestations de services reçues des tiers, la comptabilité doit s’assurer
avant toute imputation:
 Que la facture correspond aux services demandés ;
 Que le montant de la facture correspondant aux éléments figurant sur le
marché ou contrat ;
 Que la mention « Service fait » ou « travaux exécutés » est portée sur la facture
par la personne habilitée.
LE CYCLE DES STOCKS

Les comptes de stocks peuvent être tenus suivant le principe de l’inventaire
permanent ou celui de l’inventaire intermittent. Ces deux systèmes supposent des
méthodes d’organisation différentes pour le suivi des mouvements en cours
d’année, mais doivent conduire à des résultats très proches.
Contrôle des pièces comptables relatives aux entrées de stocks

La liasse des documents à contrôler correspond aux pièces ci - après :
 La facture fournisseur ;
 Le bon de commande ;
 Le bon de livraison et /ou de réception.
Le comptable doit effectuer les contrôles suivants :
 Contrôle arithmétique des factures fournisseurs ;
 Rapprochement de la facture aux éléments de la commande (bon de
commande, bon de livraison) ;
 Rapprochement de la facture au BL et / au BR.
Il certifie la régularité de la liasse facture en apposant le cachet « vérification
effectuée ».
Le contrôle des pièces comptables relatives aux sorties de stocks

Les sorties de stocks sont matérialisées par les pièces suivantes :
 Bon de sortie magasin valorisé ;
114
 Demande de fourniture / matériel.

Le comptable en charge vérifie :
 Le numéro séquentiel des bons de sortie ;
 L’approbation des demandes de fournitures/matériel par le CP.
Comme pour les autres pièces comptables, il justifie le contrôle effectué.
LE CYCLE DE TRESORERIE
Contrôle des pièces de décaissement

Les décaissements sont matérialisés par l’émission de chèques, des ordres de
virement bancaire ou par bons de caisse. Le comptable en charge de la tenue des
comptes de trésorerie procédera avant toute comptabilisation aux contrôles
suivants :
 Vérification des numéros séquentiels des supports utilisés (n° de chèque, n°
reçu, pièce de caisse ou de banque) ;
 Vérification des visas et signatures autorisés ;
 Vérification de l’existence de pièces justifiant la dépense (contrats, factures,
état de paiement, etc.) ;
 Vérification de la concordance entre le montant à payer et le montant indiqué
sur l’instrument de paiement (chèques, bordereau de dépense banque).
Toute anomalie décelée doit être portée à la connaissance du Chef de mission.
Contrôle des pièces d’encaissement

Les entrées de fonds sont matérialisées par des reçus de versement, des chèques
ou virements de la KfW (Avis de crédit). Le comptable procédera également aux
contrôles ci - après :
 Vérification des numéros séquentiels des supports de caisse, le montant de
l’appel de fonds (n° pièce de caisse) ;
 Vérification de l’existence de pièces justifiant la recette (états d’encaissement,
reçu de versement à la caisse ou toute autre pièce justifiant la recette) ;
 Vérification de la concordance entre le montant encaissé et le montant inscrit
sur la pièce de base (état d’encaissement, reçu d’entrée de caisse etc.).
NUMEROTATION DES PIECES COMPTABLES

Selon le SYSCOHADA, l’ordre de classement des pièces justifiant les écritures
comptables doit être défini dans le document décrivant les procédures et
l’organisation comptable (Article 17 alinéa 3). Afin d’obtenir un classement qui
puisse assurer la chronologie des opérations (article 17 alinéa 4) et faciliter la
recherche des pièces à tout moment, il sera attribué à chacune de ces pièces, un
numéro unique (ou référence).
Le progiciel à acquérir donnera un numéro à chaque pièce saisie et ce numéro est
reporté sur la pièce justificative, C’est pourquoi, les pièces doivent être classées
chronologiquement avant leur saisie. La numérotation est continue sur tout
l’exercice comptable et a pour corollaire que chaque opération a un numéro qui
lui est propre et unique. Il se fait par journal comptable et comporte 4 chiffres.
Ces références sont définies selon plusieurs critères :
115
 Code Journal ;
 N° d’ordre de saisie.
Exemple : ACH0097, BANK0115
2.2.3.5 Imputation des pièces comptables

Opération préalable à l’enregistrement ou saisie, elle consiste en l’imputation
comptable des pièces comptables par l’indication des comptes (charges,
immobilisations ou trésorerie...) et le sens de l’enregistrement (débit ou crédit). La
liste des comptes est donnée en Annexe 5.7. Les pièces justificatives sont
imputées à l’aide d’une fiche d’imputation qui est en principe générée par le logiciel
comptable. Ou en se servant du modèle en Annexe 5.8.
Les informations suivantes doivent figurer sur la fiche d’imputation comptable :
 Numéro et intitulé du journal ;
 Date comptable ;
 Numéro de la pièce comptable ;
 Numéro de compte général ;
 Numéro de compte auxiliaire / ou numéro d’immobilisation ;
 Code analytique ;
 Code poste budgétaire ;
 Code bailleur de fonds et catégorie financière ;
 Libellé de l’opération ;
 Montant débit ou crédit.
Les imputations comptables doivent être vérifiées par le comptable avant la saisie.
L’opération comporte deux étapes :
Etape 1 : La pré-imputation
Elle est réalisée en principe par le Comptable. Elle consiste à indiquer sur un ticket
d’imputation les éléments de base du futur article du journal. Dans le cadre de
l'application du SYSCOHADA, la pré-imputation est nécessaire pour garantir des
enregistrements dans les comptes indiqués.
Etape 2 : L’imputation (ou validation de la pré-imputation)
Cette fonction sera assurée conformément aux normes de contrôle interne par le
Chef de mission et consiste après contrôle de sa pré-imputation, à viser
l’imputation. Le ticket visé est saisi et agrafé à l’ensemble des pièces justificatives
concernées.
2.2.3.6 Saisie des pièces comptables

Après validation du Ticket d’imputation, le comptable procède à la saisie et le
progiciel génère automatiquement une pièce d’imputation comptable (PIC) qui, non
seulement porte l’identité de celui qui a effectué la saisie, mais qui renseigne
automatiquement la comptabilité générale, la comptabilité financière et la
comptabilité budgétaire. La pièce d’imputation comptable sera systématiquement
numérotée et ce numéro ne pourra pas être modifié ou attribué à une autre pièce.
Afin d’éviter toute confusion entre les tickets saisis et ceux non saisis, il sera
apposé un cachet sur les PIC et la signature de celui qui a fait les saisies. Les
pièces comptables doivent être saisies sans retard dans la chronologie des
116
opérations c’est-à-dire, dans l’ordre de leur date de valeur comptable. Cette date
est celle de l’émission (document interne) ou de réception (document externe) de
la pièce justificative.
Attention : ne pas confondre la date de la saisie et la date de l’écriture. Les saisies
doivent SE FAIRE OPERATION PAR OPERATION et permettre l’identification de
chacun des enregistrements : indication de l’origine et de l’imputation ; précision du
contenu de l’opération se rapportant et des références de la pièce justificative.
L’enregistrement des écritures se fait dès inscription des données dans le logiciel
et implique le contrôle des saisies afin de s’assurer :
 Que les numéros des comptes correspondent à ceux des fiches d’imputation ;
 Que les codes analytiques, budgétaires, bailleurs de fonds et composantes ont
été bien reportés ;
 Qu’aucune erreur ne porte sur le montant de l’opération, son libellé et sa date
de réalisation ;
 Que la pièce est effectivement saisie dans le journal auxiliaire concerné.
La validation des écritures comptables saisies est réalisée mensuellement.
2.2.3.7 Travaux de justification des soldes des comptes

Ces travaux d’analyses et de justifications des comptes sont essentiels et doivent
être permanents.
Pourquoi effectuer des contrôles de procédures et de comptabilité ?

 Parce que des erreurs se glissent naturellement dans tout travail humain et que
certains recoupements et certaines analyses en permettent la détection.
 Parce que la comptabilité est une base de travail pour l’élaboration des budgets
et qu’il est nécessaire qu’elle soit autant fiable que possible.
 Parce que l’on est responsable vis-à-vis des tiers (bailleurs de fonds) de la
comptabilité que l’on présente.
Caisses et Banques
Vérification de tous les soldes par rapport aux relevés bancaires.
1-Les comptes de banque
Le rapprochement bancaire
Un document mensuel doit être établi faisant le lien entre le solde du compte dans
les livres de la Banque (le relevé bancaire) et le solde banque dans la comptabilité.
Il peut y avoir certains décalages :
 Chèques émis et non encore encaissés par les porteurs ;
 Frais bancaires non encore communiqués par la banque…
Ces décalages doivent être analyses et listés. Ils feront l’objet d’une régularisation
comptable ou bien se corrigeront les mois ultérieurs.
2- Les caisses
Le comptage physique
On doit inventorier les liquidités détenues en caisse en détaillant :
 Le nombre de pièce et de billets détenus ;
117
 Leurs valeurs respectives et

 La valeur totale.
Ces fiches récapitulatives doivent être signées par le responsable de la caisse qui
certifie que le contrôle a été effectué. Une tierce personne doit ensuite valider
l’information.
Immobilisations
Il faut effectuer un rapprochement entre le grand livre des immobilisations et les

biens immobilisés à l’actif du bilan. Il faut également effectuer un rapprochement
entre les biens figurants au bilan et ceux recensés lors des inventaires du
patrimoine (à effectuer au moins une fois par exercice).
Stocks
Contrôle de fin d’exercice
Les travaux d’inventaire ont-ils été effectués :
 En temps voulu ?
 De façon fiable et exhaustive ?
 Par une personne habilitée pour cette tâche ?
 Quelle a été la méthode de valorisation ? A-t-elle été convenablement
appliquée ?
Il faut ensuite vérifier :
 Que le stock final a été constaté ;
 Que le stock initial a été annulé ;
 Que ces opérations ont bien fait l’objet de deux écritures distinctes.
Contrôles en cours d’exercice
Ils sont relatifs aux procédures :
 Quelle est la personne habilitée à tenir le suivi des stocks ?
 Est-elle bien la seule à pouvoir autoriser les entrées ou sorties de stocks ?
 Les fiches de suivi sont-elles tenues à jour en permanence (c’est-à-dire
immédiatement après chaque sortie de stock) de manière claire et exploitable ?
 Qui effectue un contrôle extérieur et périodique sur le niveau des stocks ? où
sont les documents certifiant ces vérifications ?
Journaux
Vérification des pièces comptables :

 Chaque pièce doit être référencée et avoir donné lieu à un et un seul
enregistrement comptable ;
 Toutes les pièces doivent être présentes.
Cela peut être contrôlé à partir de l’édition des journaux.
Traitement et édition des états financiers périodiques

Selon l’Article 12 du SYSCOHADA, les enregistrements comptables doivent être
irréversibles (suppression, addition, modification sont interdites). Par conséquent,
toute donnée entrée doit faire l’objet d’une validation (la procédure de validation -
118
passage du brouillard au journal - doit se faire mensuellement), afin de garantir le

caractère définitif de l’enregistrement comptable correspondant.
Une clôture informatique interviendra à la fin de tous les trimestres. Les
enregistrements comptables de la période sont alors classés dans l’ordre
chronologique de la date de valeur comptable des opérations se rapportant.
Cependant, lorsque la date de valeur comptable correspond à une période déjà
clôturée, l’opération concernée est enregistrée au premier jour de la période non
encore clôturée et la date de valeur est mentionnée distinctement.
Ainsi, les états périodiques indispensables aux différents utilisateurs sont édités
(trimestriellement) et sont numérotés et datés. Il s’agit :
 Du journal général ;
 Du grand livre général des comptes ;
 De la balance générale des comptes.
Ils sont ventilés auprès du Chef de mission, du Coordonnateur et de l’Expert en
suivi & évaluation pour des besoins de gestion et de contrôle. Des exemplaires
sont soigneusement conservés par le Comptable.
Classement et conservation des documents comptables

Les pièces comptables doivent être conservées dans un classeur portant le nom
du journal qu’elles concernent, et successivement numérotées (Article 17 du
SYSCOHADA). Leur ordre sera en général, de fait, chronologique mais cette
chronologie n’est pas un impératif. Le numéro de pièce n’est qu’une référence,
c’est la propre date du document qui sera la date de l’enregistrement et qui définira
donc la chronologie comptable. Les états périodiques sont classés par journaux
dans l’ordre des pièces comptables et conservés pendant 10 (dix) ans (article 24
du SYSCOHADA). Par conséquent et afin d’assurer une bonne conservation, le
Comptable est responsable de la garde de l’ensemble de la documentation
comptable. Tout mouvement de cette documentation doit être préalablement
soumis à son autorisation.
Par ailleurs, pour une meilleure sécurité de conservation de la comptabilité, à la fin
de chaque semaine le Comptable effectue une sauvegarde sur un support externe
au système de gestion comptable et financier (Logiciel), par exemple un disque dur
externe, sa base comptable. Cette sauvegarde est conservée dans un coffre-fort
ou un endroit sûr en dehors des locaux du projet.
Avantage : cette disposition permet en cas de crash, de blocage, de destruction du
système informatique, en cas de force majeure de garder non seulement une
mémoire des données financières et comptables, mais de continuer à fonctionner
ou de reprendre les saisies sur d’autres supports sans ambages.
Planning des travaux comptables

Les travaux comptables du PISA, comme dans toutes structures, se font suivant
un planning bien défini :
Travaux quotidiens
 Achats :
 Imputation des factures,
119
 Contrôle des imputations,

 Saisie des factures dans le logiciel comptable.
 Trésorerie banque
 Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virement,

bordereaux de versement, avis de débit et crédit, remises de chèques),
 Contrôle des imputations,
 Saisie des transactions bancaires dans le logiciel comptable,
 Edition des brouillards de saisie,
 Contrôle des saisies,
 Validation des écritures.
Travaux mensuels
 Achats
 Edition du journal d’achat,

 Contrôle des saisies du mois,
 Rapprochement des documents informatiques pour cohérence avec les
supports de saisies,
 Justification des soldes fournisseurs et analyse.
 Trésorerie banque
 Collecte des relevés bancaires,

 Comptabilisation des frais bancaires,
 Saisie des frais bancaires,
 Edition des journaux de banque,
 Contrôle des saisies du mois,
 Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse.
 Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation,
 Edition des journaux de banque définitifs,

 Vérification,
 Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en
attente chèques ou documents réceptionnés mais non transmis, etc.).
 Suivi comptable
 Edition du grand-livre et de la balance générale,

 Edition des états de suivi analytiques,
 Edition des états de suivi budgétaires,
 Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication
des écarts.
Travaux annuels
 Inventaire des Immobilisations
 Inventaire physique des immobilisations,

 Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces
justificatives et la comptabilité générale,
 Après l’inventaire physique, identification des immobilisations à sortir
éventuellement du fichier et des comptes ou des immobilisations à céder.
120
 Inventaire comptable
 Réalisation des travaux d’inventaire comptable.

 Edition des états financiers et audit des comptes
 Edition des états financiers de fin d’exercice,

 Audit des comptes par un auditeur.
 Autres travaux
 Contrôle des dépenses effectuées,

 Reconstitution des comptes spéciaux,
 Etablissement des demandes de paiements,
 Suivi des dépenses rejetées,
 Tenue permanente de la situation d’exécution du projet par source de
financement, catégorie de dépenses et par composante.
On note également parmi les tâches réalisées par les projets au niveau comptable,
qu’ils s’assurent :
 D’une part que les soldes de certains comptes collectifs sont bien supportés
dans le détail par les comptes individuels correspondants,
 D’autre part que les comptes individuels sont bien justifiés par le détail des
opérations.
N.B : En réalité, cette analyse ne se limite pas aux comptes de tiers mais à tous
les comptes jugés satisfaisants, exacts, réels et devant contribuer à l’élaboration
des états financiers de synthèse.
L’arrêté de la comptabilité du PISA est fait au 31 décembre de chaque année. Les
travaux effectués sont traditionnellement ceux observés dans toute comptabilité
utilisant le système normal, à savoir :
 Veiller au bon respect du principe de l’indépendance des exercices ;
 Intégrer dans la comptabilité les opérations dites d’inventaires et qui portent sur
les stocks, les suspens de rapprochement, les corrections liées à l’inventaire de
l’immobilisation, les provisions, la constatation des engagements, l’appréciation
des dettes en devises, les transferts de charges imposés par les normes
comptables pour ne citer que ceux-là.
Ces traitements conduisent inévitablement à des comptes définitifs permettant de :
 Clôturer l’exercice comptable (balance définitive) ;
 Etablir les documents comptables de fin d’exercice (états financiers de
synthèse).
121
Schémas comptables des opérations

Schéma d’écritures de saisie des pièces dans le logiciel
Pièces
comptables
| Saisie |
Fiche d’imputation
C
o
r
r
e
c
t
i
o
n
s
Prise en charge de la dépense (Journal Achat)
Acquisition des Biens, travaux ou services
Comptes Comptes Libellés Montants Montants

débités crédités débités crédités
658xxx Compte de charge approprié X
4452xx Etat, TVA récupérée sur achats X
401xxx Fournisseur X X
4017xx Fournisseur X retenue de X
2..xxx garantie X
Immobilisation corporelle
481xxx Fournisseur d’investissement X X
garantie
122
Commentaires
Les droits de douanes et taxes sur achats de biens, à l’exception de la TVA, sur
immobilisations ou sur services de consultants facturés par les fournisseurs ne
seront pas supportés sur le financement de la KfW, encore moins sur la
contrepartie des populations bénéficiaires, mais feront plutôt l’objet de
comptabilisation dans le compte de charges ou d’immobilisation correspondants et
rentreront dans la détermination du coût historique du bien. De ce fait, la
comptabilité doit considérer cela comme une subvention d’investissement de la
contrepartie nationale et logée à ce titre au compte 140100 (écritures ci-dessus).
Notons que pour pouvoir bénéficier de ces détaxes de la part des fournisseurs, le
Programme doit disposer d’un numéro d’identification financière (NIF) en son nom
propre.
Procédures de compte spécial (opérations sur Fonds de roulement)
Etablissement de l’appel de fonds et envoi à la KfW (Journal Appels de

Fonds)

458200 KfW – Appel de fonds à recevoir X
458100 KfW – Appel émis X
Réception des fonds dans le compte spécial (avis de crédit de la Banque) –

(Journal Banque et journal Appels de fonds séparément)

521100 Banque……. X
458200 KfW – Appel de fonds à recevoir X
458100 KfW – Appel émis X
140700 KfW – Appels de Fonds reçus X
Paiement des dépenses par le Compte spécial à Niamey

Paiement fournisseurs par le compte spécial (Journal Banque)
Lorsque la TVA n’est pas prise en charge par la contrepartie nationale
123

4452xx Etat TVA récupérée sur achats
521100 Banque….. X
ou pour les
immobilisatio
ns
4451xx Etat TVA sur immobilisations
521100 Banque….. X
Avec une prise en charge de la TVA par la contrepartie nationale (Exonérations

TVA)
(Journal Banque et Journal OD)

401xxx 521100 Fournisseur X X
Banque…..montant Net Payer X
Financier
4452xx Etat TVA récupérée sur achats X

140100 Etat, reçues mobilisées (montant X
TVA)
ou pour les
immobilisatio
ns
401xxx 521100 Fournisseur X
Banque…..montant Net Payer
Financier
4451xx Etat TVA récupérée sur achats X

140100 Etat, reçues mobilisées (montant X
TVA)
124
Procédures du Paiement Direct (paiement assuré par la KfW)
Etablissement des demandes de paiements directs et envoi à la KfW (Journal

DPD)

458150 DPD émise
458250 DPD à payer
Exécution de la demande de paiement direct par la KfW (Journal DPD)

458250 DPD à payer
140750 KfW DPD Payées
401xxx Fournisseur X
ou Ou
481xxx Fournisseur d’immobilisation X
458150 DPD émise
Restitution des retenues de garanties

Il s’agit des retenues effectuées généralement sur les contrats de fournitures de
biens, de travaux et très rarement sur les contrats de Services de consultants. Ces
retenues ne seront reversées aux prestataires qu’à la réception définitive des
travaux suivant les termes du contrat de fourniture de Biens, de travaux ou du
rapport final pour les services de consultants.

garantie
52xxx Banque….. x
NB : Le PISA délivrera une main levée sur chaque garantie restituée
Opérations spécifiques et travaux d’inventaire

L’ensemble des opérations à réaliser à cette étape repose sur l’option faite par le
projet pour son organisation comptable devant mener à la présentation de ses
états financiers de synthèse. La comptabilité du projet est tenue normalement avec
une interprétation régulière des opérations qu’il réalise. Les charges sont
régulièrement comptabilisées dans les comptes correspondants par nature. En fin
d’exercice, ces charges seront immobilisées par le biais du compte 781.x transfert
de charges dans un compte de la classe 2. « 20.xxX Charges immobilisées ».
125
En la matière, le PISA, dans le cadre de l’élaboration de ses états financiers, doit

tenir compte des spécificités suivantes :
 L’amortissement des immobilisations n’est pas requis car ne répondant à
aucune exigence, ni économique (élément de prix de revient), ni financière
(capacité d’autofinancement) ; en effet, le projet n’a pas pour vocation la
réalisation d’un bénéfice comptable, il est juridiquement un démembrement de
l’Etat ;
 Les charges de fonctionnement de l’exercice sont transférées en fin d’année en
« Frais ou charges immobilisés » à l’actif du bilan ;
 Les ressources financières mobilisées (Financement KfW, Etat du Niger et
Populations bénéficiaires) dans le cadre du projet doivent être présentées en
totalité au passif.
Situation patrimoniale (Bilan du Projet)
Actif Passif
Actif immobilisé Financements mobilisés

Charges immobilisées Ressources Etat du Niger reçues
immobilisations incorporelles KfW, appels de Fonds reçus
immobilisations corporelles KfW, Demande de Paiements Directs payées
immobilisations financières Populations bénéficiaires, Ressources
mobilisées
Actif circulant Passif circulant

Créances et emplois assimilés Dettes à court terme
Trésorerie actif
Audit des fonds de disposition
Un audit de fonds de disposition sera conduit annuellement par un cabinet d’audit

pour certifier les rapports financiers conformément aux termes de référence ci-joint
dans l’annexe du manuel de procédures.
126
3 CADRE REGLEMENTAIRE ET
PRINCIPES BUDGETAIRES
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités, la programmation technique et

l’élaboration du Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) est de la responsabilité
conjointe du Chef de mission et du Coordonnateur du PISA qui le font adopter en
session budgétaire du Comité de Pilotage du Projet avant de le transmettre à la
KfW pour approbation.
3.1 Cadre réglementaire

Le budget étant une évaluation financière des activités programmées
annuellement, il importe que cette évaluation soit encadrée par des règles de droit
et des principes. Le programme d’activités du PISA s’étend sur une période de
quatre (4) ans et a été convenu de commun accord entre le Gouvernement
Nigérien et la Coopération Financières Allemande à travers le document du projet
(Contrat de Financement signé le 20 Novembre 2013 et l’Avenant No. 1 au CF
conclu le 19 Août 2014) et par la Convention séparée pour sa mise en œuvre.
Néanmoins il doit prendre en compte le calendrier d’élaboration du budget annuel
de l’Etat Nigérien pour permettre à la Direction des Etudes et de la Programmation
du Ministère de tutelle technique sa prise en compte dans le cadre du budget
global du Ministère sur le volet investissements. A ce titre, le processus
d’élaboration du budget annuel doit observer les dispositions juridiques ci-après :
 La circulaire budgétaire nationale ;
 Les lettres de cadrages budgétaires préparées et communiquées par la
Coordination du PISA ;
 Les instructions ou recommandations formulées lors des sessions du Comité de
Pilotage ;
 Les tableaux des coûts du PISA (lignes budgétaires autorisées par la
Convention séparée signée et le calendrier détaillé des couts et du financement
actualisé approuvé par la KFW).
127
Le programme d’activités du PISA prend la dénomination de Programme de

Travail et Budget Annuel (PTBA).
3.2 Principes budgétaires

Pendant l’élaboration et l’exécution du budget, les principes ci-après doivent être
mis en application :
 La période budgétaire de 12 mois correspond à l’année civile, soit du 1er
janvier au 31 décembre. Toutefois, les prévisions de dépenses
d’investissements non exécutées au cours d’une période sont en principe
reprogrammées pour la période qui suit. L’efficacité du processus d’élaboration
budgétaire découle de la qualité de la planification de ces activités ;
 Le budget du PISA doit comprendre les deux sources de financements : l’apport
financier de la KfW et l’éventuelle contribution des bénéficiaires pour la
composante 1 – Investissements ;
 Le budget du PISA prend en considération aussi bien les dépenses
d’investissements (lignes budgétaires 1 et 2), les dépenses relatives au
fonctionnement de l’Unité de Gestion du Projet (ligne 3) et les dépenses liées
«aux autres» (ligne 4). Le budget doit être établi pour chaque exercice sans
imprévus. L’utilisation des imprévus reste assujettie à l’avis de non objection de
la KfW ;
 L’UGP élabore le budget sur la base des plans de travail annuels élaborés par
les antennes régionales du PISA de concert avec les Experts
d’accompagnement recrutés à cet effet ;
 Pour l’élaboration du budget, les règles ci-dessous doivent être respectées :
 Toute dépense ne peut être programmée que si elle a été prévue par la
Convention séparée et ou ayant obtenue l’avis de non objection de la KFW à
la demande de la DGGR/MAGEL(UGP) ;
 Toute dépense ne peut être engagée que si elle a été prévue au titre du
budget concerné ou avec l’avis de non objection de la KFW à la demande
de l’UGP.
La programmation annuelle budgétaire consiste à faire l’inventaire de l’ensemble
des activités prévues dans l’annexe 3 de la convention séparée ou dans le
calendrier détaillé des coûts actualisé du PISA approuvé par la KfW, sur la durée
du Projet qui doivent être exécutées au titre d’une année par l’ensemble des
experts et structures impliquées.
3.3 Documents budgétaires

Le Plan de Travail et Budget Annuel (PTBA) est le document technique de mise en
œuvre du PISA. Il est annuel et constitue le détail des activités chiffrées à exécuter
au cours d’une année. Pour chaque activité, il contient au moins les données
suivantes :
 La description de l’activité ;
 Les objectifs poursuivis par l’activité ;
 Les résultats attendus de la réalisation de l’activité ;
 La justification de chaque activité ;
 Les acteurs concernés par l’activité ;
128
 Le calendrier d’exécution de l’activité ;

 Le budget de l’activité.
Il y a lieu de préciser que le PTBA, en dehors de la première année intégrera

entièrement l’état d’avancement annuel des activités du PISA. Ce qui donnera
deux (2) parties distinctes du document à soumettre au Comité de Pilotage. Les
deux (2) parties sont :
 L’état d’avancement ou rapport annuel d’activités du PISA pour l’année n
 Le PTBA de l’année n+1.
La préparation du PTBA est décrite dans le Chapitre 1 « Planification du
Programme ».
3.4 Exécution budgétaire

L’exécution du budget comporte 4 aspects séquentiels que sont :
 Saisie comptable du PTBA ;
 La mise en place du budget ;
 L’engagement des dépenses ;
 Le contrôle des dépenses ;
 Et le paiement des dépenses budgétisées.
Le principe cardinal en matière d’exécution budgétaire est l qu’aucune dépense ne
peut être engagée si elle n’a pas été prévue au budget.
3.4.1 La saisie informatique du PTBA

Préalablement à toute exécution de dépense, la gestion budgétaire du PISA doit
se faire au moyen d’un logiciel de gestion comptable, financière et budgétaire
approprié à la mise en œuvre du PISA.
C’est ainsi que le Comptable saisit le Budget dans le logiciel conformément aux
lignes approuvées pour chaque poste budgétaire avec les enveloppes financières
allouées correspondantes. Le logiciel doit être un logiciel intégré dont les
caractéristiques seront fournies dans la partie financière et comptable du manuel
des procédures.
En harmonie avec le document du projet, le budget annuel est éclaté par période
choisie pour la production des rapports périodes d’activités. Dans tous les cas, le
logiciel doit produire l’exécution budgétaire selon la période voulue par la
Coordination (mois, trimestre, semestre ou l’année).
3.4.2 La mise en œuvre du PTBA

Le personnel intervenant dans la chaîne de mise en œuvre du budget du PISA
comprend :
 Au niveau de l’Unité de Gestion du Projet (UGP) du PISA :
 Le Coordonnateur du PISA ;
 Le Chef de mission ;
 Tous les experts du PISA ;
 Et l’assistant administratif.
129
 Au niveau de la Tutelle administrative et technique :
 Le directeur du Cabinet adjoint du Premier Ministre qui assure la tutelle

administrative ;
 Le Secrétaire Général ou le Directeur Général du Génie rural, ou le
Directeur des Ressources Financières et du Matériel du MAGEL qui assure
la tutelle technique.
 Au niveau de l’administration régionale :
 Les représentants des autorités régionales et communales ;

 Les services techniques déconcentrés ;
 Les représentants des populations bénéficiaires.
3.4.3 L’engagement des dépenses

Le Coordonnateur du PISA et le Chef de mission du BIC engagent les dépenses
prévues sur le budget du PISA.
Les experts du PISA et les structures impliquées dans la mise en œuvre technique
du PISA suivent l’exécution technique des activités afin de mieux justifier le
paiement des dépenses engagées.
Le Comptable exécute le paiement des dépenses ordonnées.
3.4.4 Le contrôle des dépenses

Le Coordonnateur du PISA, le Chef de mission du BIC et les responsables
techniques de l’UGP exercent une vérification ininterrompue a priori et même a
posteriori des dépenses engagées. Cette vérification est un dispositif de contrôle
interne. Tous les engagements de dépenses sont visés par chaque responsable
concerné par l’activité. Le RAF et le Comptable de l’UGP doivent en assurer la
conformité au budget.
3.4.5 Le paiement des dépenses

Aucune dépense ne peut être réglée si la certification du service fait, de la livraison
conforme des biens, de la réception conforme des travaux et des services de
consultants, n’est pas assurée par la signature de l’expert chargé de l’activité, du
Chef de mission du BIC et du Coordonnateur.
Les experts techniques de l’UGP du PISA doivent chacun dans sa composante
s’assurer que la dépense est bien effective par apposition de leur visa sur les
documents techniques correspondants (PV de livraison, PV de réception, les
attachements, les rapports ….).
La certification technique des dépenses est du ressort des différents experts du
projet chacun selon son domaine d’intervention et des populations bénéficiaires.
La certification pour le paiement est du ressort exclusif du Chef de mission et du
Coordonnateur.
3.5 Suivi budgétaire, révision et réallocation

3.5.1 Le suivi budgétaire
Le Comptable de l’UGP effectue les tâches suivantes :
130
 Edite les états de suivi budgétaire de la période de rapport d’activité ;

 Contrôle l’exécution budgétaire ;
 Analyse les écarts entre prévisions et réalisations ;
 Rédige une note explicative pour les écarts importants ;
 Vise les états de suivi budgétaire ;
 Transmet les états de suivi budgétaire et la note explicative au RAF.
Le RAF
 Reçoit les états de suivi budgétaire et la note explicative ;
 Apprécie et commente les performances ;
 Donne ses appréciations ;
 Il tire les conclusions, et fait de recommandations ;
Transmet une copie au chef de mission ;
Le Chef de mission
 Reçoit les états de suivi budgétaire, et la note explicative ;
 Reçoit et apprécie les commentaires et les recommandations du RAF ;
 Donne éventuellement des instructions à observer ;
 Transmet une copie au coordonnateur et lui rend compte des dispositions
prises.
Le Coordonnateur:
 indique aux experts via le Chef de mission les dispositions à prendre ;
Les différents experts :
 Prennent en compte les avis du Coordonnateur ;
 Transmet les états corrigés à l’Expert en suivi & évaluation pour exploitation et
au Comptable pour classement.
3.5.2 La révision et la réallocation budgétaire

Les programmes d’activités étant basés sur des prévisions de coûts à court et
moyen termes, la mise en œuvre de ces programmes aboutit immanquablement à
la mise en exergue de distorsions entre les prévisions et les réalisations. L’atteinte
des objectifs du projet étant sa raison d’être, l’examen et l’explication de ces écarts
aboutissent inéluctablement à des révisions pour réadapter les coûts aux activités
à mener.
Le principe est le suivant :
La révision budgétaire s’effectue normalement par le CNP mais requiert la
non objection de la KFW. Toute fois le CNP peut déléguer dans un contexte
d’urgence ou de force majeur, à l’UGP, le DGGR, le SG MAGEL et le bureau
de la KFW au Niger le pouvoir de procéder à la révision budgétaire et
demander la non objection de la KFW.
Le niveau de modification possible de postes budgétaires doit être également

mentionné : chapitre budgétaire, rubrique budgétaire, …
Lorsque la révision budgétaire entraine une conséquence financière en hausse qui
nécessite l’utilisation de la ligne « imprévus », il faut au préalable requérir l’avis de
non objection sur la base d’un argumentaire technique:
131
 En fonction de l’urgence ou du caractère significatif du montant de la révision, le

système de la consultation, par mail et par téléphone, des membres du Comité
de Pilotage du PISA peut être organisé.
 Le Président du Comité de Pilotage saisit par mail avec copie aux rapporteurs
et par téléphone chaque membre du Comité de Pilotage.
 Chaque membre du CNP:
 Analyse le document justificatif de la révision du budget ;

 Donne son avis par mail au Président du Comité de Pilotage avec copie aux
rapporteurs.
 Le Président du CNP collecte les avis et transmet par mail au Coordonnateur
du PISA avec copie au chef de mission leur décision ou recommandation.
 Le Coordonnateur PISA, transmet cette décision au Chef de mission du bureau
ingénieur-conseil pour prise en compte.
 Le Chef de mission du bureau ingénieur-conseil, de concert avec ses
collaborateurs concernés par la gestion du budget prend note de la décision du
Comité de Pilotage pour produire le budget révisé.
 Le budget révisé est transmis au Coordonnateur pour envoi à la KfW pour avis
de non objection.
132
133
PISA Révisé VI
CHAPITRE 6 - PASSATION DE MARCHES
JUIN 2017
CHAPITRE 6 : PASSATION DE
MARCHES
134
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1 GENERALITES
1.1 Directives et textes applicables

Toute attribution de marché de travaux de fournitures et de prestations de
services (y compris des services intellectuels) dans le cadre du Programme
PISA respectera par principe le Code des Marchés Publics du Niger tant
que les standards minimaux relatifs aux procédures d’attribution et la
formulation des contrats fixés dans les « Règles pour l’attribution des
marchés de fournitures, de travaux et de services associés dans le cadre
de la Coopération financière avec les pays partenaires » (Annexe 5 de la
Convention séparée) sont respectés.
Le système de passation des marchés publics du Niger, est porté par la Loi
N°2011-037 du 28 octobre 2011, portant Principes Généraux, Contrôle et
Régularisation des Marchés Publics et des Délégations des Services Publics et par
les Décrets ci – après :
 N° 2013 -569/PNR/PM du 20 Décembre 2013 portant code des marchés
publics et délégation de service public ;
 N° 2014 – 070/PRN/MF du 12 février 2014 déterminant les missions et
l’organisation de la Direction Générale du Contrôle des Marchés Publics et les
engagements financiers et fixant les attributions des contrôleurs des marchés
publics et des engagements financiers ;
 N° 2014 – 127/PRN/MF du 26 février 2014 complétant le Décret N°2013 -
569/PNR/PM du 20 Décembre 2013, et déterminant les fautes et sanctions
applicables en matière de marchés publics et de délégation de service public.
Les arrêtés ci-après du Premier Ministre viennent compléter les textes
mentionnés ci–dessus :
 N° 0145/ CAB/PM/ARMP du 29 juin 2012 portant création, attributions,
composition-type et fonctionnement de la commission ad' hoc d'ouverture des
plis et d'évaluation des offres des Marchés Publics et des Délégations de
Service Public de l'Etat ;
 N° 0034/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 fixant les délais dans le cadre de la
passation des marchés publics et des délégations de service public ;
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PISA Révisé VI
JUIN 2017
 N° 0035/CAB/PM/ARMP du 21 Janvier 2014 portant liste des pièces à fournir

par les soumissionnaires/candidats pour être éligibles aux marchés publics et
délégation des services publics ;
 N° 0036/CAB/PM/ARMP portant modalité de signature et d’approbation des
marchés publics et délégation de service public ;
 N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 fixant les seuils dans le cadre de la
passation et l’exécution des marchés publics et délégation de service public ;
 N° 0077/CAB/PM/ARMP du 24 mars 2014 portant modalités de signature et
d’approbation des marchés publics et délégation de service public ;
 Ainsi que l’Arrêté N° 0125/MF/CAB du 26 mars 2014 déterminant le
fonctionnement des structures chargées du contrôle des marchés publics et des
engagements financiers, du Ministère chargé des finances.
Ces textes transposent dans la législation interne du pays les Directives N°
004/2005 et 005/2005 de l’UEMOA, relatives aux marchés publics et délégations
de service public. Le système répond globalement aux principes fondamentaux
des marchés publics, notamment en termes de transparence et d’économie. Ce
système n’a pas été jugé contraire aux dispositions de la KfW tels qu’exposés
dans l’Annexe 5 (notamment au point 1.1) de la Convention séparé.
1.2 Règles et principes de passation des marchés

à observer
En matière de passation de marchés de biens, travaux et services, les droits et
obligations du Bénéficiaire de l’apport financier de la KfW et de ses partenaires
techniques (fournisseurs et consultants) sont gouvernés par les dispositions des
dossiers d’appel d’offres et des contrats liant les deux parties qui doivent découler
de la Convention séparée et ses annexes.
Cinq (5) considérations majeures de base sont à prendre en compte lors de la
passation des marchés pour l’acquisition des biens, travaux et services :
 L'économie et l'efficacité du processus d'acquisition ;
 Le libre accès à la commande publique ;
 L'égalité de traitement des candidats ;
 La reconnaissance mutuelle ;
 La transparence des procédures à travers la rationalité, la modernité et la
traçabilité.
La participation d'un soumissionnaire, organisme de droit public, à une procédure
de passation de marchés publics ne doit en aucun cas causer de distorsion de
concurrence vis à-vis des soumissionnaires privés.
En plus il y a lieu de tenir compte du cadre général de la dépense au niveau du
bailleur. Il s’agit entre autres :
 Du souci de la KfW de fournir la même information à tous les fournisseurs
et entrepreneurs éligibles et une possibilité égale de concourir pour l'obtention
de marchés de biens et de travaux financés par la KfW ;
 Du souci de la KfW d'encourager et promouvoir le développement des activités
agricoles sur des superficies ciblées visant à créer les conditions d’une
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PISA Révisé VI
JUIN 2017
autosuffisance alimentaire sur le plan national, régional et communal et les

industries de transformation dans le pays de l’Emprunteur ; et
 L'importance de la transparence dans le processus de passation des marchés.
En ce qui concerne l’utilisation des consultants fournisseurs de services, cinq
considérations de base sont à prendre en compte lors de leur sélection :
 La nécessité d’obtenir des services de haute qualité ;
 La nécessité d’obtenir ces services dans de bonnes conditions d’économie et
d’efficacité ;
 La nécessité de donner à tous les consultants éligibles, la possibilité de
concourir pour l’obtention des contrats de services financés par la KfW ;
 La volonté de la KfW de favoriser le développement et l’utilisation des
consultants nationaux dans les pays membres régionaux, et
 La nécessité de la transparence du processus de sélection.
Sommaire de stipulations pour la passation de marchés (Fourniture, travaux et
services)
137
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Prestations de Fournitures, de Travaux et de Services associés

AO National ouvert
Appel d'offre
consultation de restreint (au avec PQ AO International/
Méthode marchés complexes
fournisseurs moins 3 offres) ou direct GTAI
National ou de services
spécialisés)
Autorité Commune rurale/ Commune urbaine/
contractante Ministère de l'Agriculture et de l'Elevage
au-delà de
10 Mio/
10 Mio/
Montant en FCFA 25 Mio/ > 500 m FCFA
25 Mio/
55 Mio
55 Mio
au-delà de 200.000
15.200/
15.200/ > 200 TEUR
Montant en EURO 22.800/
22.800/ < 200 TEUR AO
83.600
83.600 National
MdP Ch. 6, Article

dans quels cas libre des cas sont défini tous les autres cas
2.3.5 "par tradition"
Procédure de fonds de disposition pour des contrats < contrats > 350.000 EUR --> procédure de paiement direct
versement 350.000 EUR paiement direct simplifiée simplifiée
PQ 30 (si avec PQ) +

21 30 PQ: 21 + 30
Délai de preparation 45
15 jours
des offres (jours)
Prestations intellectuelles: 21
Modifications DAO transmises à tous les candidats et --> 10 jours en plus (ann. 6.6 Art. 8)
< 3 plis transmis nouveau délai > 15 jours
UGP et l'Autorité contractante

Ingenieur -conseil international (TdR, Art. 3.3: préparation, organisation, supervision des appels offres et de
l'attribution de marchés)
à partir de 76.000 EUR (=50 m FCFA) * : Avis de Non Objection
Ex-ante contrôle (ANO) de la KfW pour
le dossier d’appel d’offres avec le modèle du marché
et le rapport d‘évaluation (KfW)
Pour les marchés de prestations intellectuelles
> 200.000 EUR (= 131 Mio FCFA) le modèle de contrat de la
KfW
auditeur de fonds de disposition assure que les paiements < 350.000 EUR sont en
accord avec les conditions et que les biens et services financés ont été attribués en
Ex-post contrôle
conformité avec les dispositions du contract (Ann. 6 à la Convention Séparée,
Appendice C, Art. 3. (e))
1.3 Acteurs du processus de passation des

marchés
1.3.1 Organes et personnel de passation des marchés
1.3.1.1 Autorité contractante
Les structures contractantes, au terme du code des marchés publics (voir Annexe
6.1), sont les services de l'Etat, des Collectivités Territoriales, des Etablissements
Publics, des Sociétés d'Etat et Sociétés à participation financière publique
majoritaire ayant compétence pour gérer les crédits auxquels la dépense est
imputée ou, à la demande de ceux-ci, par des services techniques spécialisés sont
les Communes. La convention séparée dispose que les structures contractantes
sont les communes qui seront appuyées par l’UGP du PISA dans la conduite des
138
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Appels d’offres dans le respect du code de marché public pour le recrutement des
prestataires et entreprises chargées de la réalisation des mesures du Projet..
Il faut toutefois faire attention au fait que les procédures de passation de marchés
varient en fonction de la nature des autorités contractantes. Le choix de la
structure contractante dépendra de la localisation, de la nature et du volume des
biens, travaux ou services à acquérir.
L’UGP étant garante de la réalisation efficace, transparente et de la qualité des
mesures, agit comme maître d’ouvrage délégué et peut être une structure
contractante par délégation de maîtrise d’ouvrage conformément à la Convention
séparée.
1.3.1.2 La personne responsable du Marché

Chaque structure contractante est supposée avoir une Personne Responsable du
Marché (PRM). Pour le MAGEL, c’est le ministre qui est la personne responsable
du marché. Au niveau des structures décentralisées (commune) la personne
responsable du marché est le maire, président du conseil municipal conformément
à l’arrêté n° 77/CAB/PM/ARMP du 24mars 2014. En tout état de cause l’UGP a la
responsabilité de venir en appui aux PRM pour chaque marché qui sera passé
dans le cadre du PISA quel que soit son volume.
1.3.1.3 Les commissions ad’hoc au niveau (Communes rurales ou urbaines)

D’après l’arrêté N° 0142/ CAB/PM/ARMP (voir Annexe 6.2) du 29 juin 2012 portant
création, attributions, composition-type et fonctionnement de la commission ad' hoc
d'ouverture des plis et d'évaluation des offres des Marchés Publics et des
Délégations de Service Public des Collectivités Territoriales , la commission ad’hoc
est créée par arrêté de la PRM et l’assiste dans le processus d’évaluation et
d’attribution du marché pour tous les marchés.
Pour les marchés nécessitant un appel d’offre, donc au-dessus des seuils définis
par l’arrêté N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 (voir Annexe 6.3) fixant les
seuils dans le cadre de la passation et l’exécution des marchés publics et
délégation de service public, la composition de la commission ad hoc est fixée par
cet arrêté comme suit :
 Le Secrétaire général ou le Secrétaire municipal, représentant la personne
responsable du marché: Président de la commission ;
 Le responsable du Service chargé des marchés publics de la Collectivité ou, à
défaut, le Receveur municipal, qui assure le secrétariat de la Commission ;
 Le chef de service communal ou régional du domaine objet du marché ;
 Un (1) représentant de l'autorité de tutelle ;
 Un (1) auxiliaire de justice assermenté: Notaire, Huissier ou Greffier.
Pour les marchés ne nécessitant pas d’appel d’offre donc en dessous des seuils
définis par l’arrêté N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 (voir Annexe 6.3) la
commission ad' hoc d'ouverture des plis et d'évaluation des offres des marchés
passés par consultation de fournisseurs comprend :
 Le Secrétaire général ou le Secrétaire municipal, représentant la personne
responsable du marché: Président de la commission ;
 Le responsable du Service chargé des marchés publics de la Collectivité ou, à
défaut, le Receveur municipal, qui assure le secrétariat de la Commission ;
139
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Le chef de service communal ou régional du domaine objet du marché.
1.3.1.4 1.3.1.4 Les commissions ad’hoc au niveau des Ministères (Ministère de

l’Agriculture et de l’Élevage)
D’après l’arrêté N° 0145/CAB/PM/ARMP du 29 juin 2012 (voir Annexe 6.4) portant
création, attributions, composition-type et fonctionnement de la commission ad' hoc
d'ouverture des plis et d'évaluation des offres des Marchés Publics et des
Délégations de Service Public de l'Etat, la commission ad’hoc est créée par arrêté
de la PRM et l’assiste dans le processus d’évaluation et d’attribution du marché
pour tous les marchés.
Pour les marchés nécessitant un appel d’offre, donc au-dessus des seuils définis
par l’arrêté N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 (voir Annexe 6.3) fixant les
délégation de service public, la composition de la commission ad hoc est fixée par
cet arrêté comme suit :
 un (1) représentant de la personne responsable du marché: Président de la
commission ;
 Le responsable de la Direction des Marchés Publics de l'Institution, qui assure
le secrétariat de la Commission ;
 Un (1) représentant du Ministère chargé des Finances, ou un représentant du
Ministère désigné Ordonnateur Délégué des fonds d'investissement extérieurs,
selon la source de financement ;
 Un (1) représentant de la Chambre du Commerce, d'Agriculture, d'Industrie et
d'Artisanat du Niger; celui-ci ne doit en aucun cas être un opérateur
économique établi dans l'exercice d'une profession privée d'entrepreneur, de
fournisseur ou de prestataire intellectuel ;
 Un (1) auxiliaire de justice assermenté.
Pour les marchés ne nécessitant pas d’appel d’offre donc en dessous des seuils
définis par l’arrêté N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 (voir Annexe 6.3) la
commission ad' hoc d'ouverture des plis et d'évaluation des offres des marchés
passés par consultation de fournisseurs comprend :
 Un (1) représentant de la personne responsable du marché: Président de la
commission ;
 Le responsable de la Direction des Marchés Publics de l'Institution, qui assure
le secrétariat de la Commission ;
 Un (1) représentant du Ministère chargé des Finances.
1.3.1.5 Dans tous les cas

Pour chaque membre, il est nommé un suppléant; les membres titulaires ne
peuvent se faire représenter que par leur suppléant.
La PRM et la commission ad’hoc peuvent être assistés dans leurs travaux par un
ou comités d’experts indépendants nommés par arrêté de la PRM. Tous les
participants à l’ouverture des plis et à l’évaluation des offres doivent être libres de
tout conflit d’intérêt et doivent signer chacun une attestation d’impartialité et de
confidentialité suivant le modèle donné en annexe 6.5. qui sera annexée, selon le
cas, au procès-verbal d'ouverture des plis, au rapport d'analyse et d'évaluation
des offres du comité d’experts indépendants, au procès-verbal de négociation et et
140
PISA Révisé VI
JUIN 2017
au procès –verbal d’adjudication de la commission ad’hoc. Il est donc souhaitable

que l’UGP :
 Assiste la structure contractante (Commune ou MAGEL) à respecter le Code
des marches publics et les différents textes d’application ; c’est la principale
fonction des Comptables sous la supervision des Chefs d’antenne régionales et
du Responsable Administratif et Financier sous la supervision du Chef de
mission ;
 Soit représentée en tant qu’expert par le Chef d’antenne régionale et/ou le
Comptable de l’antenne régionale et/ou le Responsable administratif et
Financier et/ ou les experts Génie Rural, Agronome;
 Puisse être également représentée dans certains cas par le Coordonnateur en
tant que représentant du Ministère désigné Ordonnateur Délégué des fonds
d'investissement extérieurs (MAGEL dans le cas du PISA financé par la KfW).
141
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2 PROCEDURES DE
PASSATION DES MARCHES
2.1 Le Plan de Passation des Marchés (PPM)

D’après le Code des marchés publics, chaque structure contractante est tenue
d’établir et de publier un Plan de Passation des Marchés (PPM) désigné
également sous le terme de « plan prévisionnel annuel de passation des marchés
publics » (article 27 du Code des marchés publics). Dans le cas du PISA les
structures contractantes sont les Communes et le Ministère de l’Agriculture.
L’inclusion d’un marché dans un PPM est obligatoire, et semble-t-il d’après le Code
des marchés publics (article 27), pour tous les marchés quel que soit leur montant.
L’arrêté N° 0034/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 (voir Annexe 6.6) fixant les
délais dans le cadre de la passation des marchés publics et des délégations de
service public, stipule dans son article 2 que le PPM doit être finalisé pour le 15
janvier par l’autorité contractante et publiée au Journal des Marchés Publics au
plus tard le 30 janvier. Ce même article 2 introduit une exception sur le champ
d’application du PPM qui, ne s’appliquerait comme pour l’obligation de publicité et
de recours à un appel d’offre, qu’aux marchés au-dessus des seuils définis par
l’arrêté N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 (voir Annexe 6.3) fixant les
délégation de service public.
Ces seuils en deçà desquels il ne serait pas nécessaire d’inscrire le marché dans
un PPM sont, quelle que soit la nature du marché public (biens, services ou
travaux) de :
 10 millions de FCFA quand l’autorité contractante est une Commune rurale ;
 25 millions de FCFA quand l’autorité contractante est une Commune urbaine ;
 55 millions de FCFA quand l’autorité contractante est un Ministère comme le
Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage.
Dans le cas du PISA et pour des raisons objectivement pratiques nous retiendrons
l’interprétation de l’article 2 de l’arrêté N° 0034 plutôt que l’article 27 du décret
N°569 et limiterons donc l’assistance de l’UGP à l’élaboration et à la publication
142
PISA Révisé VI
JUIN 2017
des PPM pour les marchés supérieurs aux seuils définis par l’arrêté N° 0037,
autrement dit aux marchés soumis à un appel d’offre. Le PPM doit être approuvé
par le contrôleur des marchés publics et des engagements financiers de l’autorité
contractante (Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage ou la Commune
concernée), conformément aux dispositions du décret N° 2014 – 070/PRN/MF du
12 février 2014 déterminant les missions et l’organisation de la Direction Générale
du Contrôle des Marchés Publics et les engagements financiers et fixant les
attributions des contrôleurs des marchés publics et des engagements financiers
(voir Annexe 6.7). Le PPM doit être finalisé et approuvé avant le 7 janvier de
chaque année en vue de sa publication avant le 30 janvier. Il doit suivre un modèle
fourni par l’ARMP (voir Annexe 6.8).
La passation d’un marché dont le montant est supérieur aux seuils ci-dessus, non
inscrit dans un PPM peut être entachée de nullité si l’un des soumissionnaires
dépose un recours devant l’ARMP. Il est donc primordial que l’UGP (Comptable de
l’Antenne régionale si le marché est passé par une Commune, Responsable
administratif et financier si le marché est passé par le MAGEL), s’assure que tous
les marchés au-dessus des seuils prévus pour l’année à venir soient (même s’ils
doivent être rectifiés ou supprimés en cours d’année) inscrits au PPM du Ministère
de l’Agriculture et de l’Elevage et au PPM de chaque Commune devant bénéficier
du PISA. Le circuit d’approbation et de publication des PPM doit être suivi de près
par l’UGP et se déroule en janvier de chaque année. Les preuves de ce suivi
doivent être rapportées dans le rapport trimestriel d’avancement correspondant
afin de bien montrer que si la procédure de publication du PPM n’a pas abouti ce
ne sera pas faute d’avoir essayé.
2.2 Les types de marchés

Il y a trois types de marchés : biens, services et travaux. Selon la nature du
marché, les seuils déterminant la méthode de passation des marchés peuvent
varier (les seuils varient également selon la nature de l’autorité contractante). Pour
le PISA, si on se réfère à la Convention séparée et à l’annexe 3, il semble que
seuls des marchés de services et de travaux seront utilisés. Toutefois il est fort
possible que dans certaines demandes des bénéficiaires, apparaissent des
besoins éligibles au PISA et qui soient des biens (une pompe dans le cas d’un
aménagement hydro agricole ou un séchoir dans le cas de la transformation et
conservation des produits agricoles par exemple).
143
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Tableau 3 : Type de marché par type d’activité
Activités Biens Services Travaux

Aménagements hydro agricoles pour la promotion de X
la petite irrigation
Conservation des Eaux et du sol et Défense et X X X
restauration des sols (CES/DRS)
Transformation et conservation des produits agricoles X X
Pistes d’accès et de désenclavement des bassins de X
productions
Etude d’Avant-Projet Sommaire (APS) et Détaillé X
(APD)
Etudes d'Impact Environnemental et Social (EIES) y X
afférentes
Dossiers techniques DRS/CES X
Contrôle et surveillance des travaux d’aménagements X
hydro-agricoles
Supervision générale / appui à la mise en valeur X X
agricole et organisation des producteurs
2.3 Les méthodes de passation des marchés

Toutes les méthodes possibles de passation des marchés sont décrites in extenso
dans le Code des marchés publics (Voir Annexe 6.1, Articles 28 à 64).
Les règles de la KFW pour l’attribution des marchés doivent être respectées. Tous
les DAO élaborés dans ce cadre respecteront les dispositions de la KfW.
Les demandes d’avis de non objection à la KFW sont requises aux étapes
suivantes :
 Avant publication des avis de manifestations d’intérêt / des avis de pré
qualification (avis et dossier de manifestation, première page de la liste de
contrôle KfW) ;
 Après évaluation de pré qualifications et des manifestations d’intérêt (rapport
d’évaluation, Demande de Proposition ou DAO et liste de contrôle bien remplie
et référée au dossier, visa du BIC) ;
 Après évaluation des offres techniques (copie de publication, PV d’ouverture et
d’analyse des offres, PV d’adjudication provisoire) :
 Après évaluation des offres financières (PV d’ouverture et d’analyse des offres,
PV d’adjudication provisoire et le projet de contrat, le DAO final et toutes ses
annexes, la liste de contrôle).
Après, il faut envoyer une copie des contrats signés (au-dessus de 50 000 000
FCFA) pour attribution et la liste de marchés inférieur à 50 000 000 FCFA
(adjudicataire, montant, n° contrat, objet du marché, et procédure de
passation, information sur la liste de contrôle).
144
PISA Révisé VI
JUIN 2017
La liste de contrôle doit être remplie pour tout type de marché et les règles de
la KFW doivent être toujours appliquées (modèles de garantie et la déclaration
d’engagement)
En fonction du type et du volume des marchés à passer dans le cadre du PISA les
procédures suivantes seront principalement employées :
 Les marchés par consultation de fournisseurs (Article 48) ;
 Les marchés par appel d’offre restreint (Articles 45 à 47) ;
 Les marchés par appel d’offre ouvert direct (Articles 31 à 40) ;
 Les marchés par appel d’offre ouvert avec pré-qualification (Articles 41 à 43).
Au cas où un marché, quel que soit sa nature ou quelle que soit l’autorité
contractante, dépasse 50 millions de FCFA, l’avis de non objection de la KfW doit
être demandé par l’UGP pour toutes les étapes de la procédure de passation des
marchés. La demande doit être accompagnée des pièces justificatives
appropriées :
 Pour la finalisation du DAO : le projet de DAO avec un modèle de contrat
accompagné de sa liste de contrôle (voir Annexe 6.9 pour la liste de contrôle en
cas de fournitures de service et voir Annexe 6.10 pour la liste de contrôle pour
5
des contrats de consultants) ;
 Pour la Procédure d’évaluation des offres et le projet de contrat: le PV de la
commission ad' hoc d'ouverture des plis et d'évaluation des offres des Marchés
Publics et des Délégations de Service Public des Collectivités Territoriales ou
de l’Etat et le projet de contrat accompagné de la fiche d’évaluation de contrat
6
de consultants (voir modèle en Annexe 6.10).
2.3.1 Les marchés par consultation de fournisseurs (Article 48)

Ils sont utilisés pour l’achat de biens, de services ou de travaux d’un montant
inférieur aux seuils fixés par l’arrêté N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014
(voir Annexe 6.3):
 55 millions de FCFA quand l’autorité contractante est la Ministère de
l’Agriculture et de l’Elevage.
Ils ne nécessitent pas d’accord préalable du contrôleur des marchés publics ni de
dossier d’appel d’offre. Cette méthode sera donc principalement utilisée pour
l’achat ponctuel de services par les Communes rurales. Les experts régionaux en
collaboration avec le Comptable régional de l’UGP préparent les termes de
référence et la demande par l’autorité contractante d’une proposition technique et
financière. Après avoir été visée par le Chef d’antenne, la demande est envoyée à
trois prestataires par l’autorité contractante en leur donnant un délai raisonnable 45
jours au minimum. Les propositions sont examinées par le comité ad’hoc décrit au
§ 6.1.3.1.1 qui choisit la meilleure proposition basée sur la qualité et le coût pour
5
Quand le cas de DAO pour les biens et les travaux se présentera, vérifier auprès de la KfW s’il existe
une liste de contrôle actualisée
6
Quand le cas de contrats pour les biens et les travaux se présentera, vérifier auprès de la KfW s’il
existe une fiche similaire
145
PISA Révisé VI
JUIN 2017
les prestations de service ou au prix le plus bas parmi les offres jugées
techniquement conformes pour les biens et les travaux.
Dans tous les cas, il faut suivre les règles de la KFW (voir 2.3) et les annexes 6.15,
6.13 et 6.14
2.3.2 Les marchés par appel d’offre restreint (Articles 45 à 47)

Ils sont utilisés pour l’achat de biens, de services ou de travaux d’un montant
supérieur aux seuils fixés par l’arrêté N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014
(voir Annexe 6.3) en fonction de la nature de l’autorité contractante :
l’Agriculture.
Ils ne peuvent être lancés que dans les cas suivants :
 Lorsqu'il n'existe qu'un nombre restreint de professionnels agréés, connus à
l'avance, pouvant réaliser les travaux, ou offrir les fournitures ou services
envisagés ;
 Lorsque les marchés de travaux, de fournitures ou de services qui, après appel
d'offres ouvert, n'ont fait l'objet d'aucune offre acceptable et sous réserve de
l’obtention d’une autorisation préalable de l'entité administrative chargée du
contrôle a priori des marchés publics à la suite d’une demande motivée ;
 Lorsque les marchés de travaux, de fournitures ou de services doivent être
exécutés en lieu et place de l'entrepreneur, du fournisseur, ou du prestataire
défaillant et sous réserve de l’obtention d’une autorisation préalable de l'entité
administrative chargée du contrôle a priori des marchés publics à la suite d’une
demande motivée ;
 Ils ne peuvent être lancés qu’après obtention d’une autorisation de l’entité
administrative chargée du contrôle à priori.
Pour tous les autres cas, il faut appliquer une procédure d’appel d’offre ouvert.
Ils doivent également répondre aux obligations suivantes
 Etre inscrits au PPM de l’autorité contractante ;
 Avoir fait l’objet d’une publicité (appel à manifestation d’intérêt) ;
 Suivre un modèle de dossier d’appel d’offre fourni par l’ARMP (voir annexes
6.15, 6.13 et 6.14 selon la nature du marché) et suivant les règles de passation
de la KfW (voir 2.3);
 Recevoir l’accord préalable du contrôleur des marchés publics ;
 Si l’autorité contractante est une Commune (rurale ou urbaine) leur objet doit
être conforme au Plan de Développement Communal (PDC) ou au Plan
d’Investissement Annuel (PIA). Une attestation de la part de la Commune serait
donc souhaitable dans l’accompagnement du DAO dans son processus de
validation.
2.3.3 Pour les biens et les travaux

Les plis contenant les offres peuvent être envoyés par service postal public ou
privé (l’administration n’est pas responsable en cas de perte ou de retard) ou
déposés directement. Les plis doivent rester cachetés jusqu'au moment de leur
146
PISA Révisé VI
JUIN 2017
ouverture. Le règlement de l'appel d'offres doit également autoriser leur remise en

séance publique, avant l'ouverture des plis.
La séance d'ouverture des plis contenant les offres a lieu à la date limite et heure
fixées pour le dépôt des offres, en présence d’au moins deux tiers des membres
de la commission et de l’huissier assermenté. La personne responsable du
marché, en présence d'un auxiliaire de justice assermenté et des candidats ou de
leurs représentants qui souhaitent être présents, ouvre les enveloppes contenant
les offres. Le nom de chaque candidat, le montant de chaque offre et de chaque
variante, et le cas échéant le montant des rabais proposés, sont lus à haute voix;
la présence ou l'absence de garantie d'offre est également mentionnée.
Ces renseignements sont consignés dans le procès-verbal de la ·séance
d'ouverture qui est contresigné par tous les membres présents de la commission
ad’hoc et publié par la personne responsable des marchés. Ce procès-verbal est
communiqué à tous les participants qui en font la demande. La personne
responsable des marchés évalue les offres avec l'assistance du comité
d'évaluation des offres et de tout expert auquel elle souhaite recourir. Elle élimine
les offres non conformes à l'objet du marché et, après avoir procédé à une
évaluation détaillée, elle retient l'offre évaluée la moins disante. Un Rapport
d’évaluation détaillé est préparé, dont le visa ou un avis séparé du consultant
international est requis.
2.3.4 Pour les prestations de service

La soumission des propositions s'effectue sous la forme d'une enveloppe unique,
contenant deux enveloppes distinctes et cachetées comportant respectivement
l'offre technique et l'offre financière.
L'ouverture des offres s'effectue en deux temps. Dans un premier temps, les offres
techniques sont ouvertes et évaluées conformément aux critères définis ci-après.
Dans un deuxième temps, seules les offres financières des soumissionnaires
ayant présenté des offres techniquement qualifiées et conformes sont ouvertes.
Les autres offres financières sont retournées, sans être ouvertes, aux
soumissionnaires non qualifiés.
La sélection s'effectue de la manière suivante :
 Soit sur la base de la qualité technique et du montant de la proposition ;
 Soit sur la base d'un budget prédéterminé dont le consultant doit proposer la
meilleure utilisation possible ;
 Soit sur la base de la meilleure proposition financière soumise par les candidats
ayant obtenu une notation technique minimum ;
 Tout en suivant les règles de la KFW (voir 2.3).
2.3.5 Les marchés par appel d’offre ouvert direct (Articles 31 à

40)
De manière générale ils s’appliquent aux biens et aux travaux au-delà des seuils
de la limite supérieure des marchés par consultation de fournisseurs (10, 25 et 55
millions de FCFA selon la nature de l’autorité contractante). Le caractère national
ou international de l’appel d’offre est déterminé avant tout par les seuils définis
dans les règles de la KFW (AO international si montant supérieur à 200 000
147
PISA Révisé VI
JUIN 2017
euro/131 191 400 FCFA) et accessoirement par la nature des biens à acquérir ou
des travaux à effectuer.
Ils doivent remplir les conditions suivantes :
 Avoir fait l’objet d’une publicité ;
 Suivre un modèle de dossier d’appel d’offre (voir annexe 6.15, 6.13 ou 6.14) ;
 Suivre les règles de la KFW (voir 2.3) ;
 Si l’autorité contractante est une Commune (rurale ou urbaine) ils doivent être
conformes au Plan de Développement Communal (PDC) ou au Plan
validation.
Les procédures d’ouverture des offres sont les mêmes que pour les appels d’offre
restreints.
2.3.6 Les marchés par appel d’offre ouvert avec pré-qualification

(Articles 41 à 43)
De manière générale ils s’appliquent aux prestations intellectuelles au-delà des
seuils de la limite supérieure des appels d’offre restreints.
Ils doivent remplir les conditions suivantes :
 Avoir fait l’objet d’une publicité (appel à manifestation d’intérêt) ;
 Suivre un modèle de dossier d’appel d’offre (voir annexe 6.15, 6.13 ou 6.14) ;
 Suivre les règles de la KFW (voir 2.3)
 Si l’autorité contractante est une Commune (rurale ou urbaine) ils doivent être
conformes au Plan de Développement Communal (PDC) ou au Plan
validation.
Les procédures d’ouverture des offres sont identiques à celles des appels d’offre
restreints pour les prestations intellectuelles. La soumission des propositions
s'effectue sous la forme d'une enveloppe unique, contenant deux enveloppes
distinctes et cachetées comportant respectivement l'offre technique et l'offre
financière.
L'ouverture des offres s'effectue en deux temps. Dans un premier temps, les offres
techniques sont ouvertes et évaluées conformément aux critères définis ci-après.
Dans un deuxième temps, seules les offres financières des soumissionnaires
ayant présenté des offres techniquement qualifiées et conformes sont ouvertes.
Les autres offres financières sont retournées, sans être ouvertes, aux
soumissionnaires non qualifiés.
La sélection s'effectue de la manière suivante :
 Soit sur la base de la qualité technique et du montant de la proposition ;
148
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Soit sur la base d'un budget prédéterminé dont le consultant doit proposer la
meilleure utilisation possible ;
 Soit sur la base de la meilleure proposition financière soumise par les candidats
ayant obtenu une notation technique minimum.
2.4 Publication des marchés publics

2.4.1 L’avis général de passation de marché
Au début de chaque année budgétaire, l'autorité contractante prépare un avis
général dont l'objet est d'informer le public des appels d'offres qu'elle prévoit de
lancer au cours de l'année à venir. Après avis du contrôleur des marchés publics,
l'autorité contractante publie cet avis général dans le journal des marchés publics,
dans un journal national de grande diffusion, communautaire ou international. Cet
avis doit être également publié dans les banques de données de Germany Trade
7
and Invest (GTAI). Les marchés dont les montants dépassent les seuils (200 000
euro/131 191 400 FCFA), font l'objet d'un avis d’appel d’offre international.
Cette publicité est nécessaire pour susciter des manifestations d’intérêt de la part
d’entreprises amenées par la suite à être invitées à participer à des appels d’offres
restreints si les seuils de marchés le permettent. Les autorités contractantes
restent cependant libres de ne pas donner suite aux projets d'achat public
mentionnés dans cet .avis général indicatif.
Dans le cas du PISA plusieurs appels à manifestation d’intérêt internationaux,
nationaux ou régionaux peuvent être envisagés au niveau du MAG/EL dans la
mesure où de nombreuses activités du projet vont devoir recourir à ces types de
marchés :
 Pour les services :
 Etude d’Avant-Projet Sommaire (APS) et Détaillé (APD ;

 Etudes d'Impact Environnemental et Social (EIES) y afférentes ;
 Contrôle et surveillance des travaux d’aménagements hydro-agricoles ;
 Dossiers techniques DRS/CES ;
 Supervision générale / appui à la mise en valeur agricole et organisation
des producteurs ;
 Audit.
 Pour les travaux :
 Aménagements hydro agricoles pour la promotion de la petite irrigation ;

 Conservation des Eaux et du sol et Défense et restauration des sols
(CES/DRS) ;
 Transformation et conservation des produits agricoles ;
 Pistes d’accès et de désenclavement des bassins de productions.
Cela permet d’identifier des entreprises qui pourront être sollicitées pour des
appels d’offre restreints ou pour des marchés par consultation de fournisseurs.
7
Désignation officielle complète : Germany Trade and Invest – Gesellschaft für
Außenwirtschaft und Standortmarketing mbH
149
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Les appels à manifestation d’intérêt doivent répondre à un certain nombre de

critère d’après les règles de la KfW :
 Non-existence de critères d’exclusion ;
 Expérience dans la réalisation de projets similaires dans le secteur respectif, en
général, au cours des cinq dernières années au moins ;
 Expérience de travail dans le pays partenaire ou dans des pays similaires, en
général, au cours des cinq dernières années au moins ;
 Capacité financière et économique (par rapport au volume du marché en
question) ;
 Nombre et qualification des effectifs, y compris des capacités pour le soutien au
siège, le cas échéant, complété par des ressources externes pour l'exécution
des tâches à remplir ;
 Présentation d'une déclaration d'engagement des soumissionnaires
valablement signée (modèle en annexe 6.11).
2.4.2 Appels d’offre ouverts

Chaque marché passé par appel d’offres ouvert est toujours porté à la
connaissance du public par l'autorité contractante au moyen d'un avis d'appel
d'offres publié dans un journal à diffusion nationale et/ou internationale, sur le site
du GTAI, un bulletin des marchés publics, le cas échéant dans une revue
spécialisée ainsi que par affichage ou par voie électronique. Le délai minimal entre
la publication de l’avis d’appel d’offre et la réception des offres est de 45 jours.
Cette obligation concerne également les avis de pré qualification. Le modèle de
l'avis d'appel d'offres est défini par l'Agence de Régulation des Marchés Publics.
L'absence de publication de l'avis d'appel d'offres est sanctionnée par la nullité de
la Procédure.
Les marchés passés par appel d'offres ouvert dont les montants atteignent les
seuils communautaires de publicité, font l'objet d'un avis d'appel d'offres dont les
caractéristiques essentielles sont définies par la Commission de l'UEMOA. L'entité
administrative chargée du contrôle a priori assure leur publication conformément
aux règles définies pour les seuils communautaires de publicité. Le délai minimal
entre la publication de l’avis d’appel d’offre international et la réception des offres
est de 45 jours.
2.4.3 Dispositions particulières aux prestations intellectuelles

La liste restreinte des candidats présélectionnés est arrêtée à la suite d'une
invitation publique à soumettre des manifestations d'intérêt. Les candidats sont
sélectionnés par la personne responsable du marché avec l'assistance de la
commission d'évaluation des offres sur la base de leur aptitude à exécuter les
prestations en question et des autres critères publiés dans la demande de
manifestation d'intérêt. La sélection est effectuée sur la base d'une demande de
proposition qui comprend les termes de référence, la lettre d'invitation indiquant les
critères de sélection et leur mode d'application détaillé et le projet de marché. La
demande de proposition indique également les exclusions à la participation future
aux marchés de travaux, fournitures et services qui résulteraient des prestations
objet de l'invitation. Le délai minimal de réception des offres est de 45 jours.
150
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2.4.4 Les dossiers d’appel d’offre

Le site web de l’ARMP http://www.armp-niger.org/documentation/dossiers-types-
ao/ donne en principe accès aux modèles de dossiers d’offre pour les prestations
intellectuelles, les travaux et les biens (fournitures et services hors prestations
intellectuelles). Toutefois le téléchargement peut parfois s’avérer difficile, et par
ailleurs conformément aux procédures de la KfW le dossier ne devrait pas
contenir de clause de préférence nationale, il doit être accompagné des modèles
de garantie, et de déclaration d’engagement). De ce fait des modèles légèrement
modifiés pour tenir compte des spécificités du PISA sont donnés en Annexes 6.15,
6.13 et 6.14.
Pour tous les marchés de prestations intellectuelles), le modèle de contrat de la
KfW sera utilisé. Ainsi le DAO pour les marchés de prestations intellectuelles est
basé sur le modèle ARMP mais la partie liée au futur contrat est calquée sur le
modèle de la KfW. Un modèle de ce DAO hybride est donné en Annexe 6.15.
2.4.5 Prestations intellectuelles

Le modèle de dossier d’appel d’offre selon la réglementation nigérienne (Annexe
6.12) intégrant le modèle de contrat de la KfW, est donné en Annexe 6.15. Dans
tous les cas, il est recommandé d’utiliser ce modèle donné en Annexe 6.15 pour
tous les marchés, y compris ceux ne dépassant pas 200 000 € (131 191 400
FCFA). Le Chef d’antenne (ou le Chef de mission) assisté du Comptable régional
(ou du Responsable administratif et financier) et des experts de l’UGP concernés,
prépare le dossier d’appel d’offre selon le modèle au nom de l’autorité
contractante. Le dossier d’appel d’offre est soumis à la vérification interne du
Responsable administratif et financier, au visa du Chef de mission et du
Coordonnateur qui l’adresse au nom et pour le compte de la DGGR à la KfW pour
non objection (dans le cas où le marché est supérieur à 50 millions de FCFA) puis
à l’autorité contractante une fois la non-objection de la KfW obtenue. Le Comptable
régional (ou le Responsable administratif et financier) s’assure du suivi de
l’approbation.
2.4.6 Travaux
Le modèle de dossier d’appel d’offre est donné en Annexe 6.13. Le Chef d’antenne
(ou le Chef de mission) assisté du Comptable régional (ou du Responsable
administratif et financier) et de l’Ingénieur en génie rural de l’UGP centrale prépare
le dossier d’appel d’offre selon le modèle au nom de l’autorité contractante. Le
dossier d’appel d’offre est soumis à la vérification interne du Responsable
administratif et financier, au visa du Chef de mission et du Coordonnateur qui
l’adresse au nom et pour le compte de la DGGR à la KfW pour non objection (dans
le cas où le marché est supérieur à 50 millions de FCFA) puis à l’autorité
contractante une fois la non-objection de la KfW obtenue. Le Comptable régional
(ou le Responsable administratif et financier) s’assure du suivi de l’approbation.
2.4.7 Biens
Le modèle de dossier d’appel d’offre est donné en Annexe 6.14. Le Chef d’antenne
(ou le Chef de mission) assisté du Comptable régional (ou du Responsable
administratif et financier) et des experts de l’UGP concernés, prépare le dossier
d’appel d’offre selon le modèle au nom de l’autorité contractante. Le dossier
151
PISA Révisé VI
JUIN 2017
d’appel d’offre est soumis à la vérification interne du Responsable administratif et

financier, au visa du Chef de mission et du Coordonnateur qui l’adresse au nom et
pour le compte de la DGGR à la KfW (sous format word) pour non objection (dans
le cas où le marché est supérieur à 50 millions de FCFA) puis à l’autorité
contractante une fois la non-objection de la KfW obtenue. Le Comptable régional
(ou le Responsable administratif et financier) s’assure du suivi de l’approbation.
2.5 L’exécution des marchés publics

A tous les stades de l’exécution, l’UGP devra veiller à ce que les délais prescrits
par l’arrêté N° 0034/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014 fixant les délais dans le
cadre de la passation des marchés publics et des délégations de service public
soient respectés. Pour cela l’UGP devra vérifier que tous les documents devant
figurer dans chaque dossier pour chaque étape soient complets, ce qui suppose
une vérification préalable auprès des autorités concernées :
 KfW : avis de non objection à toutes les étapes de la procédure de passation
des marchés pour les marchés supérieurs à 50 millions de FCFA ;
 Contrôleur des marchés publics : avis de conformité du DAO ;
 Contrôleur des marchés publics : approbation du marché ;
 Autorité contractante : signature du marché (contrat).
2.5.1 Le processus de validation des appels d’offre

Au-delà des seuils fixés par l’arrêté N° 0037/CAB/PM/ARMP du 21 janvier 2014
(voir Annexe 6.3) :
l’Agriculture.
Il est nécessaire de recourir à l’une ou l’autre des méthodes d’appel d’offre et donc
l’autorité contractante doit soumettre son dossier d’appel d’offre accompagné d’un
dossier justificatif :
 A la KfW si le marché dépasse 50 millions de FCFA ;
 Au contrôleur des marchés publics dont elle dépend.
L’UGP (Comptable régional et/ou Responsable administratif et financier) assiste
l’autorité contractante dans ses démarches et s’assure que le dossier ne reste pas
bloqué dans le processus de validation. Pour cela l’UGP vérifie que le dossier est
bien complet avant d’être présenté au contrôleur des marchés publics puis à la
DGGR pour transmission à la KfW pour obtention de la non objection.
2.5.2 Le processus de sélection

Le processus de sélection tel que décrit plus haut est assuré par une commission
ad' hoc d'ouverture des plis et un comité d’experts indépendants d'évaluation des
offres qui a 72 heures à partir du procès-verbal d’ouverture des offres pour rendre
son rapport (ce délai peut être porté à 10 jours sur justification de la complexité de
l’analyse des offres) puis 48h00 à partir de la signature du rapport pour le
transmettre au contrôleur des marchés publics pour approbation. Le procès-verbal
doit ensuite être transmis à l’UGP pour visa par le Chef de mission puis au le
152
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Coordonnateur pour transmission à la KfW pour obtention de la demande de non

objection
2.5.3 Le processus d’approbation

L’approbation doit intervenir dans un délai de 7 jours ouvrables après la réception
du rapport de la commission ad' hoc d'ouverture des plis et d'évaluation des offres
(il est toutefois fort peu probable que ce délai soit respecté dans la mesure où le
Code des marchés publics accorde 30 jours à l’autorité approbatrice pour
éventuellement refuser son approbation et justifier son refus et qu’il faut obtenir la
non objection de la KfW sur le rapport de la commission ad' hoc d'ouverture des
plis et d'évaluation des offres et sur le contrat). Le marché doit alors être signé par
l’autorité contractante et notifié à l’attributaire dans les 3 jours ouvrables qui
suivent l’approbation.
2.5.4 La forme des marchés publics (les contrats)

2.5.4.1 Généralités
Les marchés font l'objet d'un dossier unique dont les cahiers des charges et la
soumission sont des éléments constitutifs et qui sont fixés par les modèles de
DAO. Toutefois la réglementation nigérienne admet une certaine souplesse dans
les modèles de DAO surtout en cas de financement par un bailleur de fonds pour
autant que le DAO proposé (qui contient le modèle de contrat) ait reçu
l’approbation du contrôleur des marchés publics. Les marchés passés par
consultation de fournisseurs donnent lieu à des contrats simplifiés selon un modèle
défini par l'Agence de Régulation des Marchés Publics.
De manière générale ils comportent les points suivant :
 L'identification des parties contractantes ;
 La qualité de la personne signant le marché ;
 La définition de l'objet du marché ;
 La référence aux articles des textes en vertu desquels le marché est passé ;
 L'énumération par ordre de priorité des pièces du marché ;
 Le prix ou les modalités de sa détermination ;
 Le délai d'exécution du marché ou la date de son achèvement ;
 Les conditions de réception et, le cas échéant, de livraison des prestations ;
 Les conditions de règlement et les modalités de réception ;
 Les conditions de résiliation et d'ajournement ;
 La date de notification du marché ;
 Le comptable public assignataire chargé du paiement et l'imputation budgétaire
du marché ;
 La domiciliation bancaire où les paiements seront effectués ;
 Dans le cas où il est fait appel à la concurrence internationale, le droit
applicable ;
 Les garanties éventuellement exigées ;
 Les régimes fiscaux et douaniers ;
 Le cas échéant, la référence à l'avis de l'entité administrative chargée du
contrôle a priori des marchés publics ;
 La référence aux assurances couvrant la responsabilité civile et professionnelle
du titulaire du marché, le cas échéant ;
 Les modes de règlement des litiges ;
153
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 L'approbation de l'autorité compétente.

De manière spécifique, les procédures de la KfW prévoient que les documents
suivants soient adjoints au contrat et par conséquent se substituent à d’éventuels
documents équivalents au niveau des DAO (ces documents sont déjà inclus dans
les modèles de DAO présentés en Annexes, 6.13, 6.14 et 6.15):
 La déclaration d’engagement (Annexe 6.11) ;
 La garantie de soumission (Annexe 6.16) ;
 La garantie de remboursement d’acompte (Annexe 6.17) ;
 La garantie de bonne exécution (Annexe 6.18) ;
 La garantie de retenue (Annexe 6.19).
2.5.4.2 Le marché de clientèle

Le marché de clientèle a pour objet de permettre à l'autorité contractante de
s'engager à confier, pour une période limitée et qui ne saurait excéder une année
renouvelable une fois, l'exécution de tout ou partie de certaines catégories de
prestations de services, définies par arrêté du Premier Ministre, suivant des
commandes faites au fur et à mesure des besoins.
Pour pouvoir utiliser cet outil dans le cadre du PISA il faudrait donc qu’un arrêté du
Premier Ministre autorise l’utilisation du marché de clientèle pour les travaux et les
services liés à la petite irrigation. Cela permettrait de lancer un appel à
manifestation d’intérêt dès le début du projet pour la fourniture des services
suivants :
 Etude d’Avant-Projet Sommaire (APS) et Détaillé (APD) ;
 Etudes d'Impact Environnemental et Social (EIES) y afférentes ;
 Contrôle et surveillance des travaux d’aménagements hydro-agricoles.
Un tel appel à manifestation d’intérêt s’il est rédigé de manière adéquate aurait un
double avantage :
 Identifier de petits prestataires régionaux (type GSC) à même de participer
immédiatement à des marchés par consultation de fournisseurs ;
 Identifier des prestataires plus importants (y compris des pays voisins membres
de l’UEMOA) à même de participer à un appel d’offre restreint pour conclure un
marché de clientèle. Une fois le marché attribué (ce qui prendra quelques mois,
d’où la nécessiter d’identifier de petits prestataires en attendant) il suffit de
passer des bons de commandes pour chaque étude à réaliser.
On peut également réfléchir à lancer un appel à manifestation d’intérêt pour la
réalisation de travaux dans le but de conclure un marché de clientèle, mais le
caractère hétérogène des conditions dans lesquelles se dérouleraient les travaux
ne semblent pas s’y prêter.
154
PISA Révisé VI
JUIN 2017
155
PISA CHAPITRE 7 - SUPERVISION ET CONTROLE DE QUALITE DES Révisé VI
PRESTATIONS JUIN 2017
CHAPITRE 7 : SUPERVISION ET
CONTROLE DE QUALITE DES
PRESTATIONS
156
1 SUPERVISION DU PROJET
1.1 Nature du soutien apporté aux experts

chargés de la mise en œuvre de l’assistance
technique
Le Groupement SOFRECO - Convergence Consulting apporte un soutien à
l’équipe d’experts du PISA en termes de contrôle qualité avec les moyens
suivants:
 La supervision du Chef de mission à partir du siège de SOFRECO du début à la
fin de sa mission ;
 La réalisation de missions de suivi à Niamey par le Directeur de Projet tous les
6 mois environ et en cas de besoin particulier ;
 Des contacts téléphoniques périodiques et réguliers avec le Chef de mission
entre chaque mission de suivi ;
 La supervision de la réalisation, de la production et de la diffusion des livrables ;
 La relecture et le contrôle qualité des livrables avant leur soumission à la
DGGR ;
 Un appui conseil par rapport à des aspects techniques. Ces appuis peuvent
être prodigués par des ressources techniques au sein de SOFRECO et de
Convergence Consulting. Ces actions permettent d’assurer la qualité des
prestations techniques et des livrables attendus afin d’atteindre les résultats
fixés pour cette assistance technique. Le service de documentation du
Groupement constitue une importante source d’informations utiles dans le
cadre de l’étude, avec en particulier :
 Les procédures du bailleur de fonds et des marchés publics du Niger ;

 Les documents techniques et scientifiques spécialisés dans le domaine de
la petite irrigation, des infrastructures hydrauliques rurales et de la sécurité
alimentaire ;
 Les formats de livrables.
Des personnes-ressources appartenant aux réseaux professionnels de SOFRECO
pourront être mobilisées ponctuellement en interne, suivant leurs domaines de
157
spécialisations, pour différentes tâches (relecture critique de livrables, avis

techniques...).
1.2 Suivi assuré par le Directeur de Projet

La responsabilité du suivi du contrat incombe au Directeur de Projet qui appartient
au département «Agriculture et Développement durable» de SOFRECO. Le
Directeur de Projet appuie le chef de mission et suit l’exécution des tâches
quotidiennes de l’équipe d’experts de l’UGP et du contrat de services :
 Coordination générale et gestion des opérations et des missions ;
 Analyse des besoins et des moyens requis ainsi que la mobilisation des experts
court terme ;
 Contrôle technique et supervision, en particulier contrôle qualité des rapports et
livrables ;
 Coordination financière du Contrat ;
 Coordination des services d’appui au Contrat au sein de SOFRECO et du
Groupement ;
 Maintien régulier des contacts avec le Coordonnateur ;
 Maintien régulier des contacts avec le chef de mission et les experts courts
termes.
Le Directeur de Projet a un rôle particulièrement actif au démarrage du Contrat
avec un appui essentiellement au démarrage avec le chef de mission. Il s’agit de
s’assurer de la mise à disposition de la mission des facilités de travail prévues par
les termes de référence (bureau et installation à Niamey et dans les trois régions)
et de veiller à ce que les procédures de travail au quotidien avec la DGGR à
travers le Coordonnateur soient établies en vue de l’atteinte des résultats attendus
de l’assistance technique.
Il participe aux réunions de démarrage, permettant ensuite un échange
d’information fluide pendant toute la durée de la mission d’assistance technique. Il
fournit en particulier une information claire concernant les procédures mises en
place pour la gestion administrative et financière du Contrat, les circuits
d’approbation des livrables et des CV des experts courts termes, ainsi que
diverses modalités pratiques relatives à l’exécution administrative et financière du
Contrat.
Il peut effectuer des missions d’appui à Niamey. Dans ce cas les TdR de cette
mission doivent être présentés au Coordonnateur qui les approuve avant la
réalisation de la mission.
1.3 Appui du point focal – Convergence

Consulting
Le partenaire du groupement – Convergence Consulting – met à disposition un
point focal pour l’appui au Directeur de Projet dans le suivi de l’assistance
technique. En particulier, le point focal appuiera le Directeur de Projet dans :
 L’analyse des besoins et des moyens requis ainsi que la mobilisation des
experts court terme ;
158
 Le contrôle technique et supervision, en particulier contrôle qualité des rapports

et livrables ;
 La gestion du personnel d’appui en coordination avec le Chef de mission ;
 L’appui à la logistique de l’assistance technique et la mise en place des 3
antennes régionales;
 Le maintien régulier des contacts avec le Coordonnateur.
Le point focal participe aux réunions de démarrage, permettant ensuite un
échange d’information fluide pendant toute la durée de la mission d’assistance
technique. Il est en contact permanent avec le Directeur de Projet dans le cas de
problème inhérent à l’assistance technique.
1.4 Appui du Département Administratif et

Financier de SOFRECO
Un gestionnaire financier de Contrat du Département « Administration et Finances
» est affecté auprès de la Direction de Contrat au démarrage du Projet. Il est en
charge du suivi administratif, comptable et financier de ce Projet, en lien étroit avec
le Directeur de Projet, le Chef de mission, le Responsable administratif et financier
et le Comptable de l’équipe d’assistance technique. Il a en particulier les
responsabilités suivantes :
 Emettre la garantie bancaire afin d’obtenir l’avance de démarrage ;
 Ouvrir un compte bancaire local à Niamey et transférer les fonds en temps
opportun et en fonction des besoins. Ce compte bancaire est distinct du compte
spécial en Euro et du compte spécial associé en FCFA tels que décrits au
chapitre 5 de ce Manuel et qui sont destinés au financement des études et des
travaux au titre des chapitre 1 et 2 du budget du projet tel que décrit dans
l’Annexe 3 de la Convention séparée; ce compte est destiné au seul
fonctionnement local de l’UGP dans le cadre du contrat entre SOFRECO et le
Ministère de l’Agriculture (chapitre 3 du budget du projet tel que décrit dans
l’Annexe 3 de la Convention séparée) ;
 Former l’assistant du personnel de soutien à la gestion comptable du budget de
fonctionnement du projet ;
 Etablir des procédures de gestion comptable pour les dépenses réalisées
localement, en particulier pour les « dépenses remboursables» ;
 Contrôler les rapports financiers mensuels et annuels ;
 Transférer en avance, sur demande du Directeur de Projet, les indemnités
journalières des experts courts termes avant leurs missions ;
 Payer les factures et notes de frais des experts de manière régulière et suivie.
 Préparer les factures à émettre dans le cadre du Contrat.
Une assistante administrative est affectée à ce projet, en étroite relation avec le
Directeur de Projet. Elle apporte son appui dans :
 La mise en forme, l’édition, la multiplication et la diffusion des livrables produits
par l’équipe d’experts, suivant la charte graphique proposée et validée au
démarrage du projet ;
 Les procédures administratives (entre autres - visas) et réservations des billets
d’avion pour le compte des experts mobilisés pour les missions de suivi ;
 L’interface avec l’assistante secrétaire de l’UGP de Niamey.
159
1.5 Appui informatique et logistique

L’équipe spécialisée du département informatique de SOFRECO (un technicien,
un gestionnaire réseau et un développeur d’applications) est en mesure d’apporter
son soutien à toute acquisition de matériel informatique et logiciels dans le cadre
du projet (choix des équipements, installation, maintenance, comparatif des
fournisseurs). Par ailleurs, elle met à disposition de la gestion du projet des
solutions sur mesure (plateforme virtuelle d’échanges de fichiers, transferts de
fichiers volumineux, développement d’outils spécifiques tels que la mise en ligne
de planning).
Le logisticien de SOFRECO assure quant à lui l’acquisition et l’envoi de matériels
dans le pays d’intervention, tant pour les besoins du Projet lui-même que les effets
personnels des experts en cas d’installation de longue durée.
1.6 L’appui du bureau régional basé à

Ouagadougou
SOFRECO possède un bureau régional couvrant le Burkina Faso, le Mali et le
Niger. Ce bureau régional peut intervenir en appui suivant les demandes du
Directeur de Projet après avis du Coordonnateur afin d’être encore plus réactif s’il
y’a des problèmes à régler ou incertitudes à corriger. Le représentant du bureau
régional participe aux évènements importants du projet PISA.
160
2 GESTION DE QUALITE DES

SERVICES
2.1 Systèmes de contrôle qualité et mesures

conservatoires
Un système de contrôle qualité est mis en place par le Groupement pour garantir
la conformité des prestations aux attentes de la DGGR, la satisfaction des objectifs
du mandat du Consultant tels que définis dans les Termes de Référence et le
respect des engagements pris dans le contrat. Supervisé par le Directeur de
Projet, le contrôle qualité s’applique aux prestations des experts sur le terrain et à
la gestion générale du contrat par le Groupement pour garantir :
 Le respect du plan de travail et du calendrier de remise des livrables et des
principaux jalons du Projet ;
 La qualité des livrables contractuels et leur conformité tant sur le fond que sur la
forme ;
 La mobilisation dans les délais des experts court terme.
Le système de contrôle de qualité comprend notamment:
 La mise au point d’un système de présentation des rapports d’activité
normalisés (plan, contenu principal et forme) dès le démarrage de la mission;
 Un contrôle de la qualité des livrables à plusieurs niveaux, avec :
 Un contrôle de premier niveau par les experts eux-mêmes qui garantiront

l’utilisation des meilleures pratiques dans leurs domaines de spécialité ;
 Un contrôle de deuxième niveau avec une relecture systématique des
livrables des experts Court Terme par le Chef de mission ;
 Un contrôle de troisième niveau par le Directeur de Projet et/ou le Point focal
de Convergence Consulting avant remise au Coordonnateur (points focaux
suivant leurs compétences spécifiques, recours si nécessaire à des
expertises tierces spécialisées appartenant au personnel permanent). Le
contrôle sera également soumis au Directeur Qualité de SOFRECO ;
161
 Un suivi régulier de l’avancement des activités de l’équipe d’experts et du

Projet, avec :
 Des contacts réguliers du Directeur de Projet avec le Coordonnateur pour le

suivi des activités ;
 La supervision par le Directeur de Projet du suivi des activités du Projet
effectuées par les experts sur le terrain, avec le déclenchement d’alertes
auprès du Chef de mission et du Coordonnateur du PISA (DGGR) en cas de
risque prévisible sur le déroulement d’une activité ;
 Un contrôle de la prestation des experts courts termes avec :
 Une évaluation systématique des experts par le Chef de mission et le

coordonnateur dont le compte-rendu sera envoyé à l’ensemble des
personnes-ressources des membres du Groupement ;
 Un suivi de l’exécution de l’intervention ;
 Une évaluation par les bénéficiaires des actions de l’Assistance Technique.
Le tableau ci-dessous récapitule les mesures conservatoires mises en œuvre par
le Groupement pour veiller à la qualité des prestations de l’UGP:
Tableau 4 : Mesures conservatoires et indicateurs objectivement vérifiables
Engagement Mesures conservatoires Indicateurs objectivement vérifiables
Engagements Mesures conservatoires Indicateurs objectivement vérifiables

Qualité et conformité Relecture à plusieurs niveaux Identification des personnes
des livrables des livrables contractuels. ressources.
Contrôle du respect du Dates de remise des livrables et

calendrier de remise des conformité avec le plan de travail.
livrables par le Directeur de
Projet.
Taux de validation des livrables dès
la première remise.
Supervision du Contrôle du respect du plan de Nombre de révisions du plan de
travail des experts travail par le Chef de mission. travail suite au rapport de démarrage.
sur le terrain
Réunions téléphoniques Nombre de missions de suivi sur le
mensuelles et/ou ad-hoc entre terrain effectuées par le Directeur de
le Directeur de Projet et le Chef Projet.
de mission.
Atteinte des résultats spécifiques des
Appui et soutien administratif, activités du plan de travail.
logistique et financier du siège
de SOFRECO et des membres
du Groupement.
Missions de suivi sur le terrain

par le Directeur de Projet et le
point focal de Convergence
Consulting.
Réactivité en cas de Intérim par un expert in house Durée de la vacance du poste.
défaillance d’un du Groupement après avis du
expert principal coordonnateur dans l’attente
d’un remplaçant pour un expert
principal en cas de carence
supérieure à trois semaines.
162
Remplacement d’un Remplacement dans les deux Durée de la vacance du poste.

expert court terme semaines pour les experts
courts termes. Le cv doit être
requérir l’avis du coordonnateur
Acceptabilité des Contrôle par le Directeur de Taux de validation des factures.
factures et de la Projet de la conformité des
gestion financière du éléments de facturation établis
Contrat par le gestionnaire comptable
(Feuille de Temps, justificatifs
des dépenses accessoires, …).
Réunions de Réunions téléphoniques Nombre de réunions du Groupement.
Groupement mensuelles entre le Directeur
de Projet et le point focal de
Convergence Consulting.
Réunion de Groupement tous

les six (6) mois et si nécessaire
– ad-hoc.
Equipement et Appui par Convergence Locaux fonctionnels à l’arrivée des
fonctionnement des Consulting des bureaux de experts principaux.
locaux Niamey et en régions.
Aussi, dans le cadre de l’Assurance Qualité, les outils suivants sont mis en place :
Tableau 5 : Outils d’assurance qualité
Outil Utilisateurs Fonction principale

Tableau de bord Structures d’appui ; Permet le suivi de la mise en
du projet œuvre du Projet, notamment du
respect des délais contractuels et
Experts principaux. de la mobilisation des ressources
du projet (expertise, dépenses
accessoires).
Accord de Membres du Groupement. Constitue le document contractuel
groupement de base détaillant les
responsabilités de chacun et les
normes à respecter.
Code de Structures d’appui ; Définit le code de conduite à
déontologie respecter dans le cadre du projet.
Fait partie des contrats de tous les
Membres du groupement ; experts mobilisés.
Experts (principaux et court terme).

Manuel de Equipe d’appui ; Comprend la description des
Procédures du procédures à suivre, des
projet «checklists», les modèles à utiliser,
Membres du groupement ; etc.
Experts (principaux et court terme).
Dans le cadre de ses engagements envers la qualité, SOFRECO a nommé au

début de l’année 2014 un Directeur Qualité. Travaillant en étroite collaboration
avec les Directeurs des départements techniques de SOFRECO, le Directeur
Qualité est le référent clé pour la mise à jour continuelle et la mise en œuvre des
politiques et des processus d’assurance-qualité et d’intégrité de la société. De plus,
163
et au niveau de chaque projet, le Directeur Qualité est responsable de la mise en

marche du système d’assurance-qualité du Groupement défini dans le cadre du
contrat, y compris la définition et le contrôle du respect des procédures par les
équipes d’appui au siège, le Groupement, les équipes d’experts et le personnel de
soutien.
Tableau 6 : Mesures conservatoires et indicateurs objectivement vérifiables
Engagements Mesures conservatoires Indicateurs objectivement

vérifiables
Système de contrôle Appui et soutien administratif,
qualité. logistique et financier du siège
de SOFRECO.
Réactivité en cas de Remplacement dans le respect Date de défaillance, date
défaillance d’un expert non des procédures contractuelles d’arrivée du nouvel expert.
principal.
Qualité des livrables (sauf Relecture par le siège de Acceptation du livrable (ou
le rapport mensuel des SOFRECO. non objection) par le
antennes pour les DRGR). destinataire.
Validation par le Directeur de
Projet.
Envoi des livrables par le chef

de mission
Qualité des factures. Contrôle par le siège de Contrôle et Acceptation de la
SOFRECO des éléments de la facture et préparation de
facture. l’appel de fonds par l’autorité
contractante et paiement par
la KfW.
Validation par le Directeur de
Projet.
Envoi des factures par le siège

de SOFRECO.
Contacts avec le Chef de Réunions téléphoniques
mission. mensuelles entre le Directeur de
projet et le Chef de mission.
Contacts avec la DGGR Réunions mensuelles avec le Compte-rendu de réunion.
Coordonnateur au besoin élargi
au DGGR et la KfW.
2.2 Méthodes et outils de capitalisation du savoir

SOFRECO a développé des processus, méthodes et outils de capitalisation tant
géographiques que techniques. Dans le cadre de la capitalisation géographique et
contextuelle sur un pays ou une région géographique ou économique, SOFRECO
s’appuie sur sa base de données. Celle-ci regroupe de façon organisée des
informations essentielles :
 Sur le contexte d’un pays ou d’une région (économique ou géographique) ;
 Sur les bureaux d’études et compétences nationales ou régionales qui existent
dans des domaines particuliers ;
164
 Sur les projets en cours ou déjà réalisés par SOFRECO. Cela permet de
connaître le ou les Départements techniques qui ont eu ou qui gèrent
actuellement une assistance technique ou un projet dans un pays donné.
Pour chaque thématique transversale, SOFRECO s’appuie sur un point focal dont
le rôle est :
 D’assurer une veille technologique sur sa thématique (il participe également
aux différentes conférences et ateliers techniques organisé par des bailleurs de
fonds ou des organismes techniques pointus) ;
 De récolter les données et informations sur les projets en cours ou terminés de
SOFRECO ;
 D’avoir une connaissance fine des experts les plus pointus de la thématique ;
 Et de faire la diffusion des informations les plus pertinentes concernant cette
thématique.
165
3 OPERATIONS DE CONTROLE
AU NIVEAU DE L’UGP
Afin de vérifier qu’il n’y a pas de dérapage, d’erreurs ou de fraudes, des opérations
de vérifications croisées seront opérées par le Responsable administratif et
financier et le Comptable sous le contrôle du Chef de mission et du
Coordonnateur.
3.1 Contrôles liés au personnel

Ce contrôle est effectué par le Responsable administratif et financier qui doit
vérifier la cohérence entre les feuilles de temps passé (jours travaillés,
déplacements et droit à per diem ou frais de mission) et les documents
administratifs correspondant (ordre de déplacement, autorisations d’absence).
Tout écart doit être discuté avec l’agent concerné, rectifié administrativement soit
par modification de la feuille de temps passé soit par la régularisation d’un ordre
de déplacement ou d’une autorisation d’absence et en cas de litige, avec le Chef
de mission. L’objet de ce contrôle a pour but d’éviter toute incohérence au sein des
feuilles de temps passé avec les justifications d’absence ou de déplacement.
Pour les experts courts termes, ces vérifications sont effectuées d’abord au niveau
de l’UGP et peuvent être confirmées au niveau du siège de SOFRECO.
3.2 Contrôle de l’utilisation du matériel roulant

Il s’agit avant tout de contrôler le kilométrage, la consommation aux 100km de
carburant et le coût de l’entretien qui doivent être cohérents d’un véhicule/moto à
l’autre et ce, tout au long de l’année. Pour cela le Responsable administratif et
financier reprendra les récapitulatifs mensuels extraits des carnets de bord des
véhicules et des motos (Voir Annexes 4.7 et 4.8). Il vérifiera par sondage la
cohérence des récapitulatifs avec la somme des pièces justificatives
correspondantes. La même vérification sera faite par le comptable de manière
exhaustive. Une fois validés tant par le comptable que par le Responsable
administratif, les 4 chiffres mensuels (distance parcourue en km, quantité de
carburant en L, dépenses de carburant et dépenses d’entretien) seront reportés
166
dans un tableau de contrôle de consommation (Voir modèle en Annexe 7.1). Il y a

un tableau à remplir par véhicule et par moto. Au bout de quelques mois il sera
facile de repérer un écart anormal pour un même véhicule d’un mois à l’autre ou
entre deux véhicules de même type.
En cas d’anomalie flagrante le Responsable administratif et financier informera le
Chef de mission afin d’examiner les mesures correctives à prendre en rapport avec
le Coordonnateur.
3.3 Contrôle de l’éligibilité des dépenses

Il est primordial de bien s’assurer que les dépenses effectuées sont bien éligibles
aux financements par la KfW aux termes de la Convention séparée tant pour les
dépenses directement engagées par l’UGP au titre des études et des
infrastructures nécessaires à l’exécution du projet que pour les dépenses faites
dans le cadre du contrat d’assistance technique entre le MAGEL et SOFRECO.
Pour être éligible, la dépense doit être conforme aux conditions exprimées dans la
convention séparée :
 Obtention d’un avis de non-objection pour les dépenses supérieures à 50
millions de FCFA ;
 Respect de la nature des biens, services et travaux à financer tels que décrits
par la Convention séparée ;
 Respect des procédures de passation de marchés tels que décrites dans le
Code des marchés publics de la République du Niger (en dehors du chapitre 3
de l’Annexe 3 de la Convention séparée).
Cette vérification est effectuée par le Comptable conjointement avec le
Responsable administratif et financier et sous le contrôle du Chef de mission et du
Coordonnateur
3.3.1 Dépenses liées aux chapitres 1 et 2 du budget donné en

Annexe 3 de la Convention séparée
3.3.1.1 Avis de non-objection de la KfW
Toute dépense envisagée supérieure à 50 millions de FCFA doit obligatoirement
faire l’objet d’un avis de non-objection de la part de la KfW sur la procédure suivie
en matière de passation des marchés. Le Responsable administratif et financier
doit s’assurer qu’il a bien une copie de chaque avis de non-objection avant de
procéder, l’un au lancement de la procédure (le plus souvent un appel d’offre),
l’autre à l’alimentation du compte spécial pour recevoir les Fonds de disposition.
3.3.1.2 Conformité de l’objet de la dépense avec la Convention séparée

Pour les dépenses supérieures à 50 millions de FCFA, l’objet de la dépense est
déjà validé par la non-objection de la KfW.
Pour les dépenses inférieures à 50 millions de FCFA, le Comptable vérifie que
l’objet de la dépense figure clairement sur le contrat et/ou la facture et s’inscrit bien
dans les dépenses prévues par les chapitres 1 , 2, et la ligne 3.1 de l’Annexe 3 de
la Convention séparée.
167
3.3.1.3 Conformité de la dépense avec le Code des marchés publics

Le Responsable administratif et financier en liaison avec les Chefs d’antenne et les
Comptables régionaux s’assure :
 Que le marché à passer, s’il dépasse les seuils prescrits (voir Chapitre 6 de ce
Manuel), est bien inscrit au Plan de Passation des Marchés (PPM) ;
 Que les visas et signatures nécessaires à l’approbation du marché et des
documents de passation de marché sont bien réunies et conforme au Code des
marchés public du Niger (voir Chapitre 6 de ce Manuel).
3.3.2 Dépenses liées à la ligne 3.2 du budget donné en Annexe

3 de la Convention séparée
Bien que ces dépenses et leur éligibilité soient gérées par SOFRECO, qu’elles
aient a priori reçu l’aval de la KfW et qu’elles soient conformes à la Convention
séparée en matière de passation des marchés, l’UGP doit collecter et transmettre
à SOFRECO par l’intermédiaire du Chef de mission, les informations et les
documents nécessaires à la facturation par SOFRECO des prestations. Ces
dépenses se répartissent en plusieurs catégories selon le budget du contrat
d’assistance technique :
 Primes de performance du personnel MAG/EL de l’UGP ;
 Dépenses de personnel du Groupement d’ingénieur conseil (honoraires, per
diem, frais de mission) ;
 Dépenses forfaitaires liées au fonctionnement de l’UGP (équipements, frais de
fonctionnement, déplacements locaux, per diem, etc.).
Sur une base mensuelle, le Responsable administratif et financier vérifiera avec le
Comptable que les éléments nécessaires à la facturation par SOFRECO et à
l’acceptation par le MAG/EL puis par la KfW sont bien collectés, complets et
transmis au Chef de mission. Le Chef de mission vérifiera ces mêmes éléments
avant de les soumettre au Coordonnateur pour vérification. Le Coordonnateur
retourne la liasse au Chef de mission avec son visa d’approbation ou
commentaires. Le Chef de mission procède aux corrections si nécessaire et
transmet la liasse approuvée par le Coordonnateur au Directeur de Projet.
3.3.2.1 Primes de performance du personnel MAG/EL de l’UGP

Ces dépenses sont couvertes par le chapitre 1 de l’offre financière du Contrat
entre le MAG/EL et SOFRECO. Les documents à fournir sont les rapports
trimestriels d’évaluation des critères déclencheurs des primes des performances
qui donnent en même la performance du projet..Dépenses de personnel
Ces dépenses sont couvertes par les chapitres 2 (sauf chapitres 2.1.3.4, 2.2.2.6),
3.1, 3.2, 3.3 (sauf chapitre 3.3.3) et 4.1 de l’offre financière du Contrat entre le
MAG/EL et SOFRECO. Les documents à fournir sont les feuilles de temps passé,
les autorisations d’absence, les ordres de déplacement, les preuves et reçus de
frai de mission et les billets d’avion accompagnés des cartes d’embarquement et
les contrats avec les prestataires.
168
3.3.2.2 Dépenses forfaitaires liées au fonctionnement de l’UGP

Ces dépenses sont couvertes par les chapitres 2.1.3.4, 2.2.2.6, 3.3.3, 3.4, 3.5, 3.6
et 4.2 de l’offre financière du Contrat entre le MAG et SOFRECO. Les documents
à fournir sont :
 Gardiennage à Niamey et en région (chapitres 2.1.3.4, 2.2.2.6): les contrats
avec les sociétés prestataires, la facture mensuelle et les acceptations
mensuelles des prestations. Les feuilles de temps doivent accompagnées la
liasse.
 Location ponctuelles de véhicule, taxi, frais divers de déplacement (chapitre
3.3.3): les contrats avec les sociétés prestataires, les factures, les justificatifs de
dépense (tels que fiches de taxi, billets de train etc… s’ils n’ont pas été transmis
directement par l’agent à SOFRECO) ;
 Tenue des ateliers (chapitre 3.4): contrat avec le prestataire, facture acceptée ;
 Equipements: bon de commande, facture acceptée, bon de livraison.
3.4 Audit
Un audit sera conduit annuellement sur les fonds de disposition par un cabinet
d’audit recruté à cet effet avec pour objectif de certifier les rapports financiers. Il
sera effectué conformément aux termes de référence « Audit du/des Fonds de
Disposition » ci-joint dans l’annexe du manuel de procédures. L’auditeur utilisera
entre autres les différentes listes de contrôle élaborées par l’UGP, pour certifier les
marchés au-dessous du seuil de 50 millions.
169
PISA Révisé VI
CHAPITRE 8 - SUIVI ET ÉVALUATION
JUIN 2017
170
PISA Révisé VI
JUIN 2017
CCHAPITRE 8 : SUIVI ET
EVALUATION
171
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1 I
INTRODUCTION A CERTAINS
ELEMENTS DE BASE DE S&E8
1.1 Objet du S&E

Le suivi-évaluation (S&E) est essentiel pour une gestion de projet basée sur
l’approche de gestion sur les résultats. En plus d’être un élément clé de la conception
du projet, le S&E reste intégré dans tous les aspects du cycle de projet jusqu’à son
achèvement. Le système de S&E mis en place permet à l'équipe de gestion du PISA
de démontrer clairement aux principaux acteurs si le projet réalise/a réalisé l'objectif,
les résultats et les performances, conformément aux délais prévus.
Par conséquent, les systèmes de S&E devraient fournir les moyens d'analyser
rigoureusement les données et informations pertinentes afin de:
 Suivre les indicateurs de résultats du projet comme énoncés dans le Cadre de
Mesure des Résultats – CMR ;
 Suivre globalement la mise en œuvre du Plan de Travail et Budget Annuel – PTBA
(les inputs du projet, les activités et les performances), en utilisant principalement
l'ensemble des indicateurs (ou les jalons/résultats intermédiaires) décrits sous
chaque composante et sous-composante à intervalles réguliers ;
 Mettre en place un processus pour alerter les exécutants, les acteurs et les
gestionnaires du PISA sur tout problème dans la mise en œuvre du projet et
fournir une base pour faire les ajustements nécessaires ;
 Décrire le flux de données et des informations provenant des sites du projet à
travers les différents acteurs, à la fois pour l'utilisation du grand public et pour
éclairer la prise de décision.
8 Les définitions relatives aux concepts de la planification et de la planification stratégique se réfère

principalement à l'œuvre de Michel Godet (1985): «prévisions et la planification stratégique" », Economica,
330 pages, annexes.
172
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Ainsi certaines notions et concepts de base sont nécessaires pour mieux comprendre
la fonction du suivi évaluation :
La planification reflète le processus d'identification et de mise en œuvre selon un
calendrier d’une série d'actions pour atteindre des objectifs. Les séries d’actions
considérées peuvent recouvrir le terme de «composantes», «sous-composantes»,
«activités» ou «sous-activités».
Le concept de projet fait référence à un ensemble d'activités, d'investissements et
d’opérations planifiées en vue d'atteindre un ou un ensemble d'objectifs. Il s'agit d'une
réponse choisie pour régler un problème ou pour atteindre un ou plusieurs objectifs
identifiés au cours du processus de planification. Le projet comprend un cycle qui
inclut l'identification, la formulation, le financement, la mise en œuvre et le suivi et
l'évaluation.
Le système de suivi et d'évaluation est défini comme un ensemble intégré qui
inclut certains aspects du processus de planification, de collecte, d’analyse,
d’exploitation systématique des données, la synthèse et la diffusion de l'information.
Il fournit les moyens et les compétences pour mettre en œuvre le système et pour
améliorer la base de la prise de décision dans la gestion et la mise en œuvre du
projet ainsi que la capitalisation des expériences et des leçons apprises.
Le suivi de la mise en œuvre est une évaluation systématique et régulière des
ressources utilisées (intrants) en fonction des prévisions d'une part, les réalisations
(extrants) et les résultats du projet (résultats et résultats intermédiaires) qui sont liés
aux objectifs et au calendrier, d’autre part. Il est basé sur l'élaboration de plans de
travail et de budget annuel (PTBA). Ses principaux produits sont les rapports
techniques, les rapports comptables et financiers, ainsi que les rapports
d'avancement des activités.
La composante évaluation d'impact vise à mesurer ou comprendre les effets des
actions du projet sur le bien-être des bénéficiaires, les changements et résultats
majeurs induits par ces actions. Elle implique l’établissement de la situation de
référence, des évaluations, des enquêtes et des études approfondies périodiques ou
spécifiques, ainsi que les évaluations finales. La similitude entre les
structures/méthodologies entre les enquêtes de la situation de référence et de
l'évaluation finale du projet est essentielle pour permettre une bonne comparaison
entre la situation de base et la situation finale du projet.
Gestion Axée sur les Résultats : la gestion axée sur les résultats (GAR) est une
approche de gestion du cycle de vie du projet qui intègre la stratégie, les personnes,
les ressources, les processus et les mesures pour améliorer la prise de décisions, la
transparence et la responsabilité. L'approche met l’accent sur l’atteinte des résultats
(effets), la mesure et le rapportage des performances, l'apprentissage et l'adaptation.
Dans le cas du PISA la gestion du cycle de vie du projet s’identifiera le plus possible
à cette approche.
Modèle Logique (ML): parfois appelé «chaîne de résultats», un ML est une
représentation de la relation de cause à effet ou logique entre les intrants, les
activités, les extrants et les résultats d'une politique, programme ou investissement
donné.
Résultat: un résultat est un changement descriptible ou mesurable qui est dérivé
d'une relation de cause à effet.
173
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Effet (Résultat à court terme): c'est un énoncé d’un résultat qui décrit le
changement attendu qu’une politique, un programme ou investissement va réaliser
ou contribuer à réaliser.
Produit: extrants et services générés par les intrants et les activités du projet.
Bénéficiaires: l'ensemble des individus et / ou organisations affectés par un
changement d’état au niveau du résultat final résultant d’une intervention, bien qu'ils
puissent également être ciblés dans les niveaux de résultats immédiats et
intermédiaires.
Partie prenante: personne, groupe, institution ou gouvernement ayant un intérêt ou
une préoccupation, que ce soit économique, sociale ou environnementale dans le
cadre du projet.
Partenaire: les individus et / ou organisations qui collaborent pour atteindre de
commun accord les résultats attendus.
1.2 Suivi et Evaluation

Même si le suivi et l'évaluation ont des rôles complémentaires, il est important de
distinguer l'un de l'autre.
1.2.1 Le suivi
C’est la collecte, l'analyse et l'utilisation systématique de l'information/des données
pour orienter la gestion de projet et les prises de décisions afin d'atteindre les
objectifs du projet. Grâce au suivi, nous cherchons à établir dans quelle mesure la
fourniture d'intrants, d’extrants, des programmes de travail, et les résultats escomptés
sont atteints/exécutés afin que des mesures correctives puissent être prises à temps
en cas de déviations significatives par rapport aux objectifs quantitatifs et temporels
attendus.
En général, à travers le suivi, on peut déterminer si la mise en œuvre des activités va
dans la bonne direction au bon rythme. Il fournit aux principaux acteurs d'un projet,
les informations nécessaires pour :
 Suivre l'allocation et l'utilisation des ressources (physiques, matérielles,
financières) ;
 Evaluer les réalisations (produits, services, etc.) obtenus et mesurer l'atteinte des
résultats par rapport aux objectifs initiaux estimés ;
 Détecter les écarts constatés durant l'exécution ;
 Faciliter la prise de décision quant à la poursuite de la politique, du programme ou
du projet (équipes techniques, la réaffectation des fonds, et l'ajustement des
objectifs du programme).
Les activités de suivi comprennent, entre autres :
 La centralisation des rapports périodiques élaborés par les acteurs et les rapports
de synthèse sur les progrès accomplis ;
 La réalisation de missions sur le terrain pour vérifier les conditions / état
d'avancement des activités et des progrès immédiatement vérifiables ;
 La réalisation d'enquêtes spécifiques (qui peuvent également comprendre des
discussions avec toutes les parties prenantes du projet) ;
 La mise à jour régulière du rapport pour les gestionnaires/parties prenantes ;
174
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Le résumé des rapports périodiques pour les décideurs ;

 Une analyse spécifique rapide, comme par exemple, l’analyse SWOT et l'analyse
des risques pour une évaluation des forces, faiblesses, opportunités et risques.
1.2.2 L'évaluation
C’est une mesure, aussi systématique et objective que possible, des résultats d'un
projet, d'un programme ou d'une politique, pour en déterminer la pertinence et la
cohérence, l'efficacité de sa mise en œuvre, son efficience, son impact et la durabilité
des résultats obtenus conformément aux objectifs. Ainsi, l'évaluation permet
d'évaluer l'efficacité, l’efficience, l'impact, la pertinence et la durabilité des projets.
SUIVI EVALUATION
Question : Le projet met-il en œuvre ses Question : Le projet a-t-il atteint les résultats et
activités de manière efficace ? impact escomptés ?
Collecte de données régulière/continue. Collecte de données occasionnelle pour
l'évaluation d'impact.
Suivi de la mise en œuvre du PTBA (suivi Analyse approfondie des données de l’enquête
du processus). socio-économique.
Suivi des indicateurs de résultats avec le
cadre de mesure des résultats (suivi des
résultats).
Mesure de l’efficacité (prévue, atteinte). Mesure des résultats et de l'impact (évaluation de
l'impact/évaluation).
1.3 Qu'est-ce qu'un indicateur?

Un indicateur peut être défini comme « l'information utilisée pour expliquer/décrire
une situation, un état à un moment donné ». Il s'agit d'un facteur ou une variable
quantitative ou qualitative, qui est un moyen simple et fiable de mesurer ou d'évaluer
les changements liés à une intervention ou à l'exécution d'un projet, d'un programme
ou d'une organisation. Nous pouvons distinguer :
Les indicateurs d'impact qui se rapportent aux conséquences du projet au-delà des
résultats immédiats sur ses bénéficiaires directs. Il existe deux types d'impact : d'une
part, les impacts spécifiques qui se produisent après un certain temps, mais sont
toujours directement liés à l'action menée (nombre de ménages bénéficiant de
services de projet) et d'autre part, les effets généraux qui se produisent dans un plus
long terme et affectent une plus grande population (amélioration des conditions de vie
de la population). L'évaluation de ce type d'impact est complexe et il est souvent
difficile d'établir une relation de cause à effet et une attribution précise. Comme
indiqué dans la figure 8.1, les impacts sont à un niveau plus élevé que les résultats à
courts terme (effets).
Les indicateurs de résultats à court terme (effets) portent sur l'effet direct et
immédiat de l'intervention. Ils fournissent des informations sur les changements, par
exemple, sur le comportement, la capacité ou la performance des bénéficiaires
directs. Ces indicateurs peuvent être de nature directe (performance, etc.) ou
indirecte (revenu brut des producteurs, etc.).
Les indicateurs de produits (ou indicateurs de mise en œuvre) se rapportent aux
activités. Ils sont mesurés en unités physiques ou monétaires (superficies
175
PISA Révisé VI
JUIN 2017
a
ménagées, kilomètre de route réalisé, mètre linéaire de cordons pierreux mis en
place, etc.).
Les indicateurs d'inputs (ou processus) portent sur les activités et le budget des
ressources allouées à chaque niveau d'intervention. Les indicateurs physiques et
financiers sont utilisés pour suivre les progrès de la mise en œuvre des activités en
termes d'engagements (trimestriel, annuel) et les décaissements (trimestriel, annuel)
des fonds disponibles pour un projet ou d'un programme par rapport à son coût.
Dans la plupart des cas, les indicateurs d'impacts et de résultats nécessitent des
études ou des enquêtes supplémentaires pour les mesurer. Cependant, les
indicateurs de produits et de processus doivent être analysés conjointement pour
évaluer la "performance" dans la gestion du projet et d'établir un tableau de bord. Les
résultats seront analysés par rapport à la prévision des quantités. Les indicateurs
d'inputs sont généralement des indicateurs de suivi des ressources du projet.
1.4 Le Cadre de Mesure des Résultats (CMR)

Le Cadre de Mesure des Résultats (CMR) est un plan structuré pour recueillir et
analyser systématiquement des données pertinentes sur les indicateurs de résultats,
sur la durée de vie d'un projet / programme, pour évaluer et démontrer les progrès
accomplis dans la réalisation des résultats escomptés. Le CMR est divisé en
plusieurs colonnes : résultats attendus / activités escomptés, indicateurs, données de
référence, les cibles, les sources de données, les méthodes de collecte de données,
la fréquence et la responsabilité de la collecte des données. La colonne «résultats
escomptés» comporte plusieurs niveaux : extrants, résultats immédiats, résultats
intermédiaires et résultat ultime.
Tableau 7 : Exemple d'un Cadre de Mesure des Résultats
Résultats / Activités Indicateurs Données Valeur Sources de Fréquence Responsa- Description

escomptés (2) de cibles données/ de collecte ble
(1) référence Méthodes
(3) de collecte
But / Objectif de Impact ou indicateurs

Développement d’Objectifs de
(Impact) Développement
Objectifs spécifiques Indicateur de

(Résultats) Résultats
Intermédiaires
Extrants / Produits Indicateur de
produits
176
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Figure 1 : Liens entre la logique d’intervention et la chaine de résultats
ACTIVITY
INPUT OUTPUT OUTCOME IMPACT
(Process)
CAPACITIES WELL-BEING
EXTERNAL IMPROVED
ENVIRONMENT KNOWLEDGE
:
PRODUCTS &
Policies & legislation SERVICES
OFFERED BY THE
Infrastructures PROJECT
Naturals Factors
Culture/Society
Management
Supervision
Training CONTRIBUTION TO
IMPROVED ACCESS
Technical TO RESOURCES
POVERTY
Support REDUCTION
STAFFING Info System

M&E USE OF PRODUCTS
& SERVICES
IMPROVED
FINANCES PRACTICES
FACILITIES & IMPROVED

EQUIPMENT PRODUCTION
REVENUES
FOOD
SECURITY
NUTRITION
HEALTH
Il y a souvent confusion entre indicateurs, résultats et objectifs :

Résultat : une déclaration claire qui fournit une description réaliste du
changement/état de développement souhaité.
Exemple : "400.000 producteurs d’oignon au Niger ont adopté les nouvelles
techniques d’irrigation ".
Indicateur : l'unité de mesure qui sera utilisée pour évaluer le résultat, sans en
préciser le sens souhaité pour l’évolution.
Exemple : le nombre de producteurs d’oignon ayant adopté les nouvelles techniques
d’irrigation.
Objectif : indique une valeur cible pour l'indicateur d'un résultat à accomplir au fil du
temps et les ressources du projet.
Exemple : améliorer la productivité agricole et la production au Niger de 15% d’ici la
fin du projet.
177
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2 O
OBJECTIF DU MANUEL DE
SUIVI-EVALUATION DU PISA
Ce manuel est élaboré dans le cadre de la mise en œuvre du Programme Petite

Irrigation et Sécurité Alimentaire (PISA) et par conséquent, il sert de référence et de
guide au personnel à différents niveaux, directement impliqué dans le suivi et
l'évaluation du projet :
 Au niveau national, l’expert S&E du PISA est responsable des activités de S&E du
PISA au sein de l’Unité de Gestion du Projet ;
 Au niveau régional (antennes) chaque assistant en S&E est responsable des
activités de S&E au niveau de sa région de résidence.
Les principes directeurs qui sous-tendent la méthodologie proposée pour la mise en
œuvre du système d’information de suivi-évaluation du PISA au niveau national sont
les suivants :
 Intégration du système de S&E du PISA avec ceux existant au sein des
départements ministériels impliqués dans la mise en œuvre du Projet ;
 La compréhension commune des résultats et des indicateurs déjà prédéfinies
dans le Cadre de Mesures des Résultats du document de projet ;
 La consultation avec les principales parties prenantes grâce à un examen et une
mise à jour participatifs du CMR et la définition des outils appropriés pour la
collecte des données, le cadre organisationnel de S&E et la circulation de
l'information entre les acteurs à différents niveaux.
Les approches, les outils proposés et les mécanismes développés sont basés sur :
 Les lignes directrices contenues dans le document de projet ;
 Les lignes directrices contenues dans la méthodologie du bureau d’ingénieur
conseil (SOFRECO) ;
 La revue participative du CMR existant et les indicateurs du projet lors d'un atelier
auquel participeront les responsables nationaux et régionaux du S&E du PISA ;
 Une évaluation rapide des systèmes d'information existants et de la capacité
opérationnelle de S&E au sein du personnel des antennes.
178
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Ce manuel de procédures de S&E décrit et formalise les processus et les outils pour
aider à structurer le plan de collecte, d’analyse et de diffusion des informations sur
l'état d'avancement du projet vers les résultats escomptés, ainsi que le suivi
opérationnel des activités prédéfinies dans les PTBA (Plan Annuel de Travail et
Budgets). Ainsi, il établit les rôles et les responsabilités des acteurs, tant au niveau
régional que national en termes de production et / ou fourniture de données, et leurs
niveaux d'utilisation.
Les relations fonctionnelles entre les différentes entités du Système d’Information de
Suivi-Evaluation du PISA (SIS&E-PISA) au niveau national sont décrites comme suit.
Le SIS&E–PISA au niveau national permettra :
 La planification opérationnelle des activités ;
 Le rapportage sur les réalisations du projet ;
 L’évaluation de l'impact, des résultats ou changements majeurs attribuables aux
actions du projet.
Plus précisément, le SIS&E national PISA aura quatre (4) fonctions principales :
 La planification des activités (Plan stratégique sur la durée de vie / phase du projet
et les PTBA ;
 Le suivi de la mise en œuvre des PTBA ;
 Le suivi des indicateurs de résultats ;
 La mesure des résultats (évaluation des résultats et de l'impact).
En ce qui concerne le PTBA, le suivi de mise en œuvre permettra :
 De développer et de renseigner le tableau de bord du projet par antenne
d'exécution ;
 D’établir le taux d'exécution physique et financière des activités ;
 D’expliquer les écarts et proposer des mesures correctives.
Le suivi des indicateurs de résultats sera basé sur le Cadre de Mesure des Résultats
(CMR) et produira des tableaux de bord sur le suivi des indicateurs de résultats. En
ce qui concerne les évaluations d'impact, elles devront montrer les changements
apportés par les actions du projet sur l’amélioration de la productivité, l’accroissement
des revenus et de la sécurité alimentaire pour les bénéficiaires du projet.
L'élaboration et la mise en œuvre du SIS&E PISA est un processus participatif qui
implique toutes les parties prenantes dans la collecte, l'analyse et la diffusion de
l'information. Un tel système de S&E permet la transparence et l'efficacité dans la
prise de décision, ainsi que la capitalisation des leçons apprises lors de la mise en
œuvre du projet.
Comme tout système d'information, le SIS&E-PISA est une combinaison de 4
éléments clés interdépendants :
Acteurs : qui utiliseront les données de S&E? Pour prendre quelles décisions? Et qui
fournira cette information ?
Données : quels sont les besoins en information ? Quelles données devront donc
être recueillies? Comment devrions-nous organiser la collecte de données afin
d'éviter les chevauchements et les incohérences qui pourraient compliquer le
traitement et l'analyse ?
179
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Procédures : qui fait quoi et quand, de sorte que l'information soit recueillie, traitée et
diffusée au bon acteur ?
Outils : quels outils sont nécessaires pour mettre en œuvre les procédures ?
180
PISA Révisé VI
JUIN 2017
3 ACTEURS ET LEURS
BESOINS EN INFORMATION DU
S&E
3.1 Institutions impliquées dans l'exécution du

PISA
La mise en œuvre du projet repose sur les institutions suivantes :
Au niveau national
Le Comité National de Pilotage du PISA (CNP/PISA) fournit des directives et une
orientation politiques à la coordination nationale et antennes de mise en œuvre du
projet. Le CNP est présidée par le représentant du Premier Ministère. Le
Coordonnateur du PISA assure le Secrétariat du CNP.
Le Ministère technique en charge du PISA (Ministère de l'Agriculture et de l’Elevage,
est responsable de la supervision technique du projet à travers la DGGR. La
coordination générale, le suivi et l'évaluation du projet est confiée à une Unité de
Gestion du Projet (UGP) établie par le Ministère de l'Agriculture. L’UGP est
responsable du suivi interne des indicateurs et des résultats du projet comme définis
dans le Cadre de Mesure des Résultats.
Le tableau 8.2 présente les organismes et entités responsables de la mise en œuvre
des composantes et sous-composantes du PISA.
L’UGP avec l’appui du Bureau Conseil, produit des rapports trimestriels / semestriels
d'avancement en fonction de leurs propres activités et résultats et ceux obtenus par
les antennes d'exécution du PISA, lesquels rapports synthétisent l'information sur le
secteur de priorité nationale et l'information sur les subventions et les résultats.
181
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Tableau 8 : Entités chargées de l’exécution
Composantes Sous-composantes / Activités Responsable de suivi de la

mise en œuvre
Composante 1: Sous-Comp1.1 : Aménagements Experts en Génie Rural de
Investissements hydro agricoles, petite irrigation pour l’UGP
la promotion de la petite irrigation.
Sous comp1.2: Conservation des Experts en Génie Rural de
Eaux et du sol et Défense et l’UGP
restauration des sols (CES/DRS).
Sous comp1.3 : Transformation et Experts Agronomes de l’UGP
conservation des produits agricoles.
Sous comp1.4 : Pistes d’accès et de Experts en Génie Rural de
désenclavement des bassins de l’UGP
production.
Composante 2: Experts en Génie Rural,
Prestations de Experts Agronomes et
services et études
Experts Sociologues de l’UGP
3.2 Les principaux acteurs du PISA du SIS&E et

leurs besoins en information
Les acteurs impliqués dans le système S&E du PISA peuvent être subdivisés en
gestionnaires et utilisateurs du système. Les gestionnaires du SIS&E du PISA sont
principalement la coordination nationale du programme et en particulier l’expert S&E
au niveau de l’UGP, avec l’appui des assistants en S&E des antennes, notamment
dans la collecte de données de S & E et les rapports.
Pour rendre le Système d'Information du PISA S&E (SIS&E) opérationnel, il est
essentiel de déterminer et de satisfaire les besoins d'information de chaque acteur.
Par la suite, le SIS&E devra être conçu et construit pour produire régulièrement les
données de S&E requises pour l'usage des acteurs dans leur processus décisionnel.
Aux deux niveaux (national et régional), sur la base des rôles, des responsabilités et
besoins de chaque groupe de parties prenantes, ce manuel de S&E spécifie le type
de suivi, les outils à utiliser, les sources d'information du S&E, les utilisateurs de
l'information et la fréquence de la collecte de données.
Le tableau 8.3 ci-dessous présente les acteurs du PISA, leurs rôles / responsabilités
et leurs besoins en information. Les besoins en information identifiés dans le tableau
8.3 sont la base pour la production de tableaux de bord, des rapports de S&E et des
rapports de suivi financier qui répondent aux attentes de ceux qui sont impliqués
dans la mise en œuvre du projet et qui contribueront en même temps au
fonctionnement du système d'information de S&E basé sur les résultats.
182
Rédigé
Mai 2016
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Tableau 9 : Rôles des acteurs du PISA et leurs besoins en information
Acteurs/parties prenantes Rôles / Responsabilités Besoin en information Rapport de suivi,

document/Source
AU NIVEAU NATIONAL
Comité National de pilotage (CNP) Supervise toutes les activités du PISA au niveau national. Plan de travail et budget annuel. Rapports trimestriels/
Examine et approuve les PTBA présentés par l’UGP. Indicateurs de résultats du PISA. semestriels /annuels de projet.
Examine et détermine les questions de politiques et juridiques Progrès de mise en œuvre. Tableau de bord du SIS&E.
liées à la mise en œuvre du PISA. Projet PTBA National.
Organise des forums nationaux pour présenter les
expériences associées à la mise en œuvre du PISA au niveau
national.
Ministère chargé du PISA/DGGR Assure que le programme PISA est mis en œuvre Evolution des indicateurs de résultats et d'impacts du Rapports trimestriels et
conformément aux lignes directrices et aux exigences PISA. semestriels de projet.
spécifiques des partenaires au développement. Le taux de mise en œuvre (taux physiques et Tableau de bord du SIS&E.
Le suivi externe. financiers) du PTBA.
DGGR Supervise les activités du PISA au niveau national. Evolution des indicateurs de résultats et d'impacts du Rapports trimestriels et
Unités de Gestion du Programme Propose des lignes directrices sur les politiques pour examen PISA. semestriels de projet.
(UGP) par le CNP. Taux de mise en œuvre (taux physiques et financiers) Etudes d'évaluation d'impact.
Fournit des rapports et des évaluations au CNP. du PTBA. Tableau de bord du SIS&E.
Suivi de la mise en œuvre du PTBA. Les problèmes rencontrés dans la mise en œuvre du
projet :
Assure le secrétariat des réunions du Comité National de
pilotage. ° Problèmes de coordination et les activités de S&E ;
Suivi des résultats et de l'impact au niveau national par: ° Problèmes financiers (décaissements, etc.) ;
La mise à jour des études sur la petite irrigation et la sécurité ° Problèmes de passation des marchés.
alimentaire. Les propositions de solutions aux problèmes.
La production d’un rapport annuel consolidé sur la base des Le taux de décaissement global et par donateur.
rapports des antennes et de leurs études spécifiques, rapport La Performance du pays.
à niveau national et les différents partenaires.
La Performance des partenaires de mise en œuvre.
L’information sur une base annuelle sur les progrès de mise
en œuvre.
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Rédigé
Mai 2016
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Partenaires techniques et Superviser et contrôler la mise en œuvre du projet. Evolution des indicateurs de résultats et d'impacts du Rapports trimestriels et
financiers (KfW, Ministère de Gérer le crédit. PISA. semestriels/annuels de projet.
l'agriculture, etc.) Taux de mise en œuvre (taux physiques et financiers) Etudes sur l’évaluation de
Contrôler les procédures (gestion financière, passation des
marchés etc.). du PTBA. l’impact.
Approuver les PTBA. Les problèmes rencontrés dans la mise en œuvre du Tableau de bord du SIS&E.
projet :
° Problèmes de coordination et les activités de S&E ;
° Problèmes financiers (décaissements, etc.) ;
° Problèmes de passation des marchés ;
Les propositions de solutions aux problèmes ;
Les taux de décaissement global, y compris des fonds
de contrepartie.
Au Niveau des Antennes
Antennes régionales (Tahoua, La responsabilité globale de la mise en œuvre du PISA au Evolution des indicateurs de résultats et d'impacts du Rapports trimestriels et
Tillabéry, Agades) niveau régional. PISA régional. semestriels/annuels de projet.
Préparation des PTBA régional. Le taux de mise en œuvre (taux physiques et Tableau de bord du SIS&E.
Développer et suivre des protocoles d’accord et / ou contrats financiers) de la PTBA régional. Etudes d'évaluation d'impact (les
avec des partenaires d'exécution pour la mise en œuvre des Les problèmes rencontrés dans la mise en œuvre au études de base et de suivi).
activités du PISA. niveau régional :
Le soutien opérationnel pour les activités de gestion ° Problème dans les activités de coordination et de
financière, de gestion des contrats, de passation de marchés, suivi et évaluation au niveau régional ;
pour les partenaires au niveau régional. ° Problèmes financiers (décaissements, etc.) au
La responsabilité directe de l'administration des projets et des niveau régional ;
tâches de gestion financière au niveau national. ° Problèmes de passation des marchés ;
Suivi des indicateurs de résultats du PISA, tels que définis Les propositions de solutions aux problèmes.
dans le Cadre de résultats.
Préparation des rapports de progression.
Les Communes rurales concernés La mise en œuvre et le suivi de leurs activités. Les problèmes rencontrés dans la mise en œuvre au Rapport périodique/compte
niveau communale. rendu d’activités sur le projet.
Les problèmes financiers (décaissements, etc.) au Etudes d'évaluation d'impact.
niveau régional/communal :
• Problèmes de passation de marchés ;
• Propositions de solutions aux problèmes.
184
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Tableau 10 : Résumé des responsabilités du S&E
Activité Responsabilité Rapport de S&E

Suivi interne au Chef d’antenne régionale •Rapport d'avancement trimestriel /
niveau des antennes semestriel.
régionales • Rapport d'achèvement de projet.
Suivi interne au UGP • Rapport d'avancement trimestriel /
niveau national semestriel.
• Le rapport d'achèvement du projet.
Suivi externe Gouvernement du Niger • Les rapports de supervision (aide-
(supervision, revue à KfW mémoire).
mi-parcours) • rapports d’évaluation à mi-parcours.
Evaluation d’impact Gouvernement du Niger • Rapport d’évaluation à mi-parcours

KfW sur les résultats.
• Rapport semestriels /performance.
UGP (Coordination Nationale et • Enquêtes de référence.
équipe d’experts préparent les • Enquêtes de suivi.
TdR et recrute des consultants
externes). • Rapports d'évaluation d’impact.
185
PISA Révisé VI
JUIN 2017
4 C
CADRE DE MESURE DES
RESULTATS ET INDICATEURS DU
PROJET
4.1 Le Cadre de Mesure des Résultats du PISA

Le système de suivi évaluation du PISA est conçu et construit en utilisant l'approche
du modèle logique qui classe les indicateurs selon les jalons du processus
(milestones) : les produits, les résultats et les impacts (indicateurs d'objectifs). Le
modèle logique PISA est présenté à la figure 8.3.
Le Cadre de Mesure des Résultats (CMR) du PISA, en Annexe 8.1 fournit les détails
pertinents sur les indicateurs de résultats. Pour chaque indicateur de résultat, il
fournit une description des métadonnées de l'indicateur en précisant: (i) le titre, (ii) la
définition, (iii) l'unité de mesure, (iv) les valeurs de référence et les valeurs cibles, (v)
la source des données /méthode de collecte des données, (vi) la fréquence de
collecte, (vii) la partie ou les parties responsables.
Les indicateurs et leurs métadonnées, y compris : les valeurs de référence, les

valeurs cibles, la source, la méthode, la fréquence et les responsables de la collecte
de données, sont les données principales du SIS&E PISA.
Dans ce CMR présenté à l'annexe 8.1, les indicateurs de produits / d'activités sont
également présentés afin de permettre le suivi de la mise en œuvre des PTBA.
4.2 Indicateurs de résultats du PISA

4.2.1 Valeurs de base des indicateurs :
Parce qu'il est difficile de fixer des objectifs et de mesurer les performances et
l'impact d'un projet sans connaître la situation qui prévalait à ses débuts, les données
de référence reflétant la situation au début du projet, doivent être collectées aussi tôt
que possible. Les données de référence fournissent une image aussi précise que
186
PISA Révisé VI
JUIN 2017
possible des valeurs des indicateurs au début du projet / programme et servent de

référence pour mesurer les changements qui se produisent à travers les actions du
projet. Un modèle de fiche de référence est donné en Annexe 8.2. Le tableau 8.5
présente une liste d’indicateurs de résultats du PISA pour lesquels des données
spécifiques doivent être obtenues grâce à une enquête de référence et des enquêtes
de suivi dans les zones d'intervention du projet.
4.2.2 Etapes les plus importantes pour la collecte des données

Il y a quatre principales étapes à suivre pour la collecte de données de S&E de
manière adéquate et fiable.
 Développer des formulaires et méthodes standards de collecte des données ;
 Définir et s'accorder sur la responsabilité et les devoirs de rendre compte dans le
rapportage des données entre les institutions à tous les niveaux ;
 Définir des mécanismes de flux de données à partir de différentes sources ;
 Intégrer la vérification des données dans le processus de collecte des données.
4.2.3 Sources de données

Les sources de collecte de données sont les endroits/documents de base etc. où les
données confirmant le statut d'un indicateur sont collectées. La figure 8.2 résume les
sources de données les plus courantes selon qu’il s’agit du suivi du processus ou du
suivi des résultats. Les sources de données ont été identifiées et approuvées pour
tous les indicateurs figurant dans le CMR à l'annexe 8.1.
En général, les données de suivi du processus seront obtenues à partir de sources
diverses, provenant de l’UGP, des antennes régionales (Tillabéri, Tahoua, Agadez)
d'exécution et des prestataires de services.
Quant aux données de suivi des résultats, elles sont généralement obtenues à
travers des évaluations rapides et des enquêtes.
Figure 2 : Source de données de S&E
187
Rédigé
Mai 2016
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Tableau 11 : indicateurs, sources de données et fréquence de collecte tels qu’indiqués dans le document du projet
Responsabilité pour
Indicateurs de Résultats Fréquence Source / Méthodologie de collecte des données la Collecte de
données
Au niveau de l’Objectif Global : Améliorer durablement la contribution de l’agriculture nigérienne à la croissance économique et à la sécurité alimentaire.
IOG 1 : Contribution de la petite irrigation au PIB Annuelle Statistiques nationales, enquêtes régionales S&E central
IOG2 : Autosuffisance des aliments de base et légumes dans la zone
Annuelle Statistiques nationales, enquêtes régionales S&E régional
d’intervention
IOG3 : Pourcentage des sites irrigués aménagés par le projet Semestrielle Rapport S&E, Mission de supervision nationale S&E central
IOG 4 : Revenu disponible des familles impliquées Annuelle Enquêtes régionales S&E régional
IOG 5 : Pourcentage de réduction de superficies à petite irrigation Enquêtes régionales. Mission de supervision nationale
Annuelle S&E central
désaffectées (salinité, mauvaises herbes etc.)
IOG 6 : Nombre d'agriculteurs atteints par le programme Semestrielle Enquêtes régionales S&E régional
Au niveau des Objectif de Développement : Aménager (par les producteurs) et exploiter durablement les sites propices à la petite irrigation et mettre les surplus de production
sur le marché
Enquête d’évaluation faite par l'Unité de S&E, si
IDO1. Superficies exploitées par petite irrigation
Semestrielle nécessaire en collaboration avec des consultants S&E central
Etudes S&E PISA
IDO2 : Rendements des cultures (pluviales et maraichers) sur sites Evaluation Annuelle
aménagés
IDO3 : Revenus des exploitations familiales bénéficiaires Annuelle S&E central
nécessaire en collaboration avec des consultants
IDO 4 : Croissance de l’économie locale Annuelle Etudes PISA S&E central
IDO5 : Nombre de femme ayant accès à des superficies exploitées Annuelle S&E central
nécessaire en collaboration avec des consultants
IDO6 : Réduction des risques (dégradation des rendements agricoles due Etudes S&E PISA
au rabattement des nappes suite aux changements climatiques.)
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Rédigé
Mai 2016
PISA Révisé VI
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Responsabilité pour
Indicateurs de Résultats Fréquence Source / Méthodologie de collecte des données la Collecte de
données
Indicateurs de résultats intermédiaires RI 1 : Les infrastructures de petite irrigation et leurs sous-bassins versants sont aménagés / réhabilités, équipés et mis en valeur
IRI 11 : Superficie de terres de cultures pluviales aménagées (terres de Rapport S&E, Mission de supervision nationale
Semestrielle S&E central
bas-fonds d’hivernage, champs pluviaux aux alentours)
IRI 12 : Superficies de terres irriguées (techniques diverses) mises en Rapport S&E, Mission de supervision nationale
place ou réhabilitées
IRI 13 : Pourcentage des aménagements hydro-agricoles protégé contre Rapport S&E, Mission de supervision nationale
l’ensablement et les crues
Indicateurs de résultats intermédiaires RI 2 : Le stockage et la conservation des produits agricoles ainsi que l’accès aux marchés sont améliorés.
IRI 21 : Nombre de km de voies d’accès au marché réhabilité/créés Rapport S&E, Mission de supervision nationale
IRI 22 : Volume de produits agricoles commercialisé Rapport S&E, Mission de supervision nationale
IRI23 : Nombre d’infrastructures annexe à la petite irrigation Semestrielle Rapport S&E, Mission de supervision nationale S&E central
IRI 24 : Qualité de la présentation / confection / transformation initiale de Rapport S&E, Mission de supervision nationale
la production agricole
IRI25 : Taux d’accroissement des résultats économiques Rapport S&E, Mission de supervision nationale S&E central
Indicateurs de résultats intermédiaires IRI 3 : La mise en valeur, l’entretien et la maintenance durables des superficies aménagées / réhabilitées par les usagers et leurs
organisations sont assurés.
IRI 31 : Pourcentage des structures de gestion des infrastructures Rapport S&E, Mission de supervision nationale
fonctionnant selon leur règlement interne
IRI 32 : Pourcentage de superficie « pluviales » aménagés exploités Rapport S&E, Mission de supervision nationale
annuellement
IRI33 : Pourcentage de superficies « irriguées » exploités annuellement. Annuelle Rapport S&E, Mission de supervision nationale S&E central
189
PISA Révisé VI
JUIN 2017
4.2.3.1 Méthode de collecte des données

Les données pour les indicateurs de niveau supérieur (certains Indicateurs d’Objectifs
de Développement) seront établies à partir d'enquêtes menées par l’UGP au niveau
national et régional, tandis que celles pour les indicateurs de niveau inférieur seront
tirées des rapports (UGP, antennes et partenaires de mise en œuvre). Sur la base
des formulaires de collecte des données des indicateurs (voir Annexe 8.3), les
données/informations seront publiées à travers le système de gestion du S&E et de
l'information. Les données seront communiquées aux chargés de S&E du PISA sur
une base trimestrielle/semestrielle ou annuelle, selon les exigences de l'indicateur.
Les structures déconcentrées du Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage et les
Communes avec l’appui du Groupe d’expert de l’UGP feront également des enquêtes
pour recueillir les données socio-économiques spécifiques, si nécessaire. Les
instruments de collecte de données seront conçus de manière participative avec les
parties prenantes du projet. Pour assurer la pertinence et la conformité des données
recueillies aux exigences spécifiques du système national statistique, le PISA va
collaborer étroitement avec l’Institut National de la Statistique (INS).
4.2.4 La fréquence de collecte des données

Pour chaque indicateur, le CMR fournit la fréquence de collecte des données. Les
données seront recueillies sur une base trimestrielle, semestrielle ou annuelle, selon
l'indicateur (voir tableau 8.5). Les enquêtes de référence et de suivi périodique doivent
également être prévues et les dispositions établies avec diverses institutions pour
fournir régulièrement des données pour l'évaluation de l'impact des activités du projet
sur les différents bénéficiaires. La fréquence et le calendrier de ces enquêtes vont
générer des informations que le projet va utiliser pour établir la situation de référence,
l’évaluation à mi-parcours et l'évaluation finale.
4.2.5 Entités chargées de la collecte des données

Le CMR identifie au moins une entité qui sera responsable de la collecte des données
pour un indicateur donné. Les entités chargées de fournir des données sur chaque
indicateur seront généralement l’UGP, les antennes régionales, les agences
d'exécution et leurs partenaires. Les tableaux 8.2 et 8.5 décrivent plus en détail les
responsabilités pour la collecte de données.
190
PISA Révisé VI
JUIN 2017
5 PROCÉDURES DE S&E DU
PISA
5.1 Généralités
Sur le plan opérationnel, la mise en œuvre du S&E du PISA est organisée à 2 niveaux
en général:
5.1.1 Au niveau National

L’UGP a la responsabilité du suivi des résultats et de l'impact du programme, et de la
mise en œuvre de du PTBA. L’UGP réalisera le suivi des résultats en:
 Sous-traitant avec des agences nationales et régionales appropriées pour mettre
à jour les études sur l’irrigation et la sécurité alimentaire si nécessaire ;
 Produisant le rapport trimestriel et le rapport annuel consolidé basé sur les
rapports annuels des antennes régionales et les études spécifiques à partager
avec la KfW et les membres du Comité National de Pilotage.
En ce qui concerne le suivi du processus, l’UGP produit des rapports de progrès
semestriels en se concentrant sur la mise en œuvre du PTBA. Il informe également le
gouvernement sur une base annuelle des progrès dans la mise en œuvre et de
l'utilisation des fonds qui lui sont transférés.
Le suivi de la mise en œuvre du PTBA (suivi de processus) au niveau national est
sous la responsabilité générale de l’UGP. Il est réalisé à travers l'examen des rapports
de progrès trimestriels / semestriels/annuels des antennes régionales.
Le suivi des indicateurs de résultats (suivi des résultats) est sous la
responsabilité générale de l’UGP avec l’appui des Antennes Régionales. Le suivi des
résultats est basé sur la collecte et la communication des données trimestrielles /
semestrielles par les Antennes Régionales et leurs partenaires clés au niveau des
Régions. Sur la base de ces rapports de progrès, les Chargés de S&E dans les
191
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Antennes et de l’UGP mettent à jour les données de S&E, en se focalisant sur les
indicateurs du PISA.
L'évaluation de l'impact du PISA est également sous la responsabilité de l’UGP
(orientations pour harmoniser la méthodologie et conduites d’études spécifiques). Ces
études d’évaluation seront souvent menées par contractualisation avec des
spécialistes.
5.1.2 Au niveau des antennes régionales

Les antennes régionales soutiennent les activités de suivi des résultats comme
mentionné ci-dessus. Les assistants S&E régionaux s’appuient sur les partenaires
régionaux d’exécution pour mener leurs tâches et élaborer les rapports mensuels/
trimestriels/ semestriel et annuel. Dans le cadre du contrôle de la qualité des données
de S&E, ils effectuent des visites de terrain régulièrement pour s'assurer que les
activités sont mises en œuvre comme prévu et que les rapports sont corrects. Ces
visites de terrain vont également offrir des possibilités de collecter des données et
confronter les données de S&E recueillies et les formulaires de collecte utilisées par
les partenaires.
Ainsi, le plan de S&E mis en œuvre par le PISA a cinq fonctions principales :
 La planification stratégique et opérationnelle des activités du projet (planification
des activités) ;
 Le suivi de la mise en œuvre des activités du PTBA (suivi de processus et des
produits) ;
 Le suivi des résultats (résultats, impacts), (suivi des résultats) ;
 Rapport sur l'état d'avancement du projet (sur la mise en œuvre du PTBA ainsi que
sur les résultats) ;
 Les mesures des résultats et des impacts (évaluations d'impact).
Pour chacune de ces cinq fonctions, ce manuel de S&E doit définir QUI ? Fait QUOI ?
QUAND? Où et COMMENT?
5.2 Suivi de la mise en œuvre du PTBA (suivi de

processus)
5.2.1 Objectif et portée
Le suivi de processus est l'une des tâches de S&E les plus importants. Il se réfère à
l'état d'avancement et la mise en œuvre des différentes composantes, sous-
composantes et activités du projet. Il est étroitement lié aux éléments de la
planification. L’objectif principal est de permettre la gestion du PISA au niveau
régional (antennes) et au niveau national et de permettre aux autres parties prenantes
de connaître, pour chaque activité donnée, si elle a été mise en œuvre selon le plan
(quand? par qui?) et combien cela a coûté.
Un lien doit être établi entre le niveau de décaissement (ou engagement) et la mise en
œuvre physique de chaque activité. Il devrait être possible de lier chaque
décaissement à une activité mise en œuvre du projet. L'harmonisation dans le codage
doit avoir lieu entre la gestion financière et l'unité de S&E du projet.
192
Rédigé
Mai 2016
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Tableau 12 : Modèle formulaire de suivi de mise en œuvre pour la période actuelle (trimestre, semestre, année)
Code Activité Indicateur de Réalisations physiques pour la présente Réalisations financières pour la Analyse
résultats période présente période
Prévision Réalisation % de Budgétisé exécuté % exécuté Problèmes Actions à Commentaires
réalisé rencontrées prendre
Niveau d’exécution : (i) En cours; (ii) achevé, (iii) reporté/annulé (Expliquer pourquoi dans la partie commentaire)
193
Rédigé
Mai 2016
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Tableau 13 : Modèle pour les valeurs cumulées du suivi de la mise en œuvre de PTBA
Code Activité Indicateur de Réalisations physiques cumulées pour la Réalisations financières cumulées Analyse
résultats présente période pour la présente période
Prévision Réalisation % de Budgétisé Exécuté % exécuté Problèmes Actions à Commentaires
réalisé rencontrées prendre
Niveau d’exécution: (i) En cours; (ii) achevé, (iii) reporté (Expliquer pourquoi dans la partie commentaire)
194
PISA Révisé VI
JUIN 2017
5.3 Suivi des résultats

5.3.1 Structure organisationnelle pour la collecte des données
sur les résultats
Le suivi les résultats du projet signifie l'ensemble des procédures mises en œuvre
pour produire, sur une base régulière, les informations nécessaires pour établir la
valeur de chaque indicateur de résultats (immédiats, intermédiaires et les
indicateurs de résultat final). Le suivi des résultats du PISA est sous la
responsabilité générale de l’expert suivi-évaluation. Il est basé sur le suivi des
indicateurs de résultats figurant dans le CMR qui fournit les directives pour la
collecte de données et de rapportage par les antennes régionale et l’UGP.
Ceci est facilité par l'utilisation d'un Tableau de Bord de Suivi des indicateurs de
résultats (TBS) (voir annexe 8.4). L’assistant en S&E du PISA au niveau régional
fait en sorte que le TBS soit correctement et en temps opportun renseigné avec
des informations et données actualisées pour transmission à l’UGP.
5.3.2 Source / méthode de collecte des données

Comme indiqué dans la figure 8.2, les données de suivi des résultats sont
généralement obtenues par des études socio-économiques et des enquêtes
d'évaluation d'impact. Cependant, certaines données sur les indicateurs de
résultats peuvent être obtenues auprès d'autres sources ou par d’autres méthodes
comme indiqué dans le CMR.
Généralement, les données pour les indicateurs de niveau supérieur seront tirées
d'enquêtes menées par le PISA, les antennes régionales et les prestataires de
services, tandis que les indicateurs de niveau inférieur seront tirés directement de
différents rapports d’exécution. Idéalement, les indicateurs devraient être
renseignés à travers un Système Informatisé de S&E accessible en ligne. Dans ce
cas, ce système pourrait être décentralisé, avec les chargés de S&E aux niveaux
national et régional qui entreront les données directement en temps réel.
5.3.3 Tableau de bord pour le suivi des résultats

L'assistant régional de S&E fait le suivi des indicateurs de résultat en utilisant les
modèles présentés dans les formulaires de collecte de données (voir Annexes).
195
PISA Révisé VI
JUIN 2017
5.4 Rapports sur les progrès du projet vers des

résultats
5.4.1 Le cadre des rapports
Rapport / document Date de soumission Entité responsable Destinataires
Tableaux de bord 10 jours calendaires UGP, Antennes DRGR, UGP
techniques mensuel après la fin du mois régionales
Rapports synthétiques 10 jours calendaires UGP, Antennes DRGR, UGP

mensuels après la fin du mois régionales
Rapports 15 jours après la fin du UGP KfW, MAG/EL

d'avancement trimestre
technique et financier
trimestriel
Rapports 15 jours après la fin du UGP KfW, MAG/EL, CNP
d'avancement semestre
technique et financier
semestriel
PTBA le 20 décembre de UGP KfW, MAG/EL, CNP
chaque que année
5.4.2 Traitement de données de S&E

Le traitement des données de S&E du PISA devrait être basé sur un logiciel de
base de données relationnelle permettant l'entrée et la consultation de données de
manière décentralisée. Cela permettra aux gestionnaires du PISA, ainsi qu’aux
partenaires d'exécution dans les antennes à entrer directement les données de
S&E dans le système. Cela permettrait également aux principaux intervenants et
aux gestionnaires qui ont un accès autorisé à avoir la possibilité d'avoir
régulièrement et à tout moment un aperçu sur la mise en œuvre du projet. En
attendant cette éventualité, l’analyse des données collectées et leurs
interprétations seront du ressort des responsables du suivi-évaluation et des
missions de supervision.
5.5 Evaluation du PISA

L'évaluation est un élément essentiel du système de S&E du PISA. Le but est
d’évaluer la pertinence, l'efficacité, l’efficience et la durabilité du projet. L’évaluation
s'efforce d'estimer les impacts sur les moyens de subsistance des bénéficiaires
des zones cibles du projet. Les évaluations fourniront aux unités de gestion du
PISA (UGP et antennes), au CNP, à la KfW et à d'autres parties prenantes, des
informations sur l’atteinte des résultats escomptés ou susceptibles d'être atteints à
la fin du projet, et si les impacts de ces résultats sont attribuables au projet. Les
évaluations seront guidées par l'analyse économique, les impacts estimés du
projet, et des questions de recherche.
196
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Elles s'appuieront sur les documents de base du PISA, mais peuvent également
inclure des discussions avec les intervenants clés tels que le personnel de la KfW
concerné, le personnel du PISA, les antennes régionales de mise en œuvre et les
bénéficiaires.
Les évaluations sont mises en œuvre à trois périodes :
5.5.1 Evaluation ex-ante ou pré-projet

Cette évaluation a déjà été faite et facilitée par le pays avec l'appui de la KfW. Elle
inclut une analyse économique avec une estimation du Taux de Rentabilité
Economique (TRE) pour le projet. Cette analyse a évalué la valeur économique
probable des investissements en utilisant un cadre d’analyse coûts-avantages, les
coûts du projet ont été évalués avec ses flux d'avantages quantifiés
correspondants. Les hypothèses utilisées dans les flux des avantages du projet ont
été renseignés dans le Document d’Evaluation du Projet. Les hypothèses de
l'analyse économique seront examinées dans les évaluations finales. Toutefois au
démarrage du projet, il doit être établi la situation de référence pour rendre
pertinentes les évaluations à faire.
5.5.2 L'évaluation à mi-parcours

L'évaluation à mi-parcours évaluera les progrès vers l'atteinte des buts, des
objectifs et des résultats du projet. Cette évaluation fournira une rétroaction
(feedback) à la gestion de projet sur les expériences et leçons apprises dans la
mise en œuvre, et permettra de renforcer les impacts positifs et atténuer ceux
défavorables par des modifications de la conception et la mise en œuvre. Cette
évaluation interviendra à la fin de la deuxième année de mise en œuvre du PISA.
5.5.3 L’évaluation finale

L’évaluation finale sera menée avec l'appui de la KfW et l’UGP et le CNP à la fin
de la période d’exécution du projet (les études seront menées par des évaluateurs
indépendants). L'accent sera mis sur l’évaluation de l’atteinte des résultats, des
objectifs et la viabilité du projet. À la fin du projet, les parties prenantes évalueront
globalement les questions fondamentales suivantes :
 Le projet a-t-il atteint son objectif de développement et ses résultats attendus ?
 Quelles leçons peuvent être tirées de l'expérience de mise en œuvre (à la fois
sur les questions de fond et des procédures) ?
L’évaluation finale devra aboutir à l’élaboration d’un rapport d’achèvement.
197
PISA Révisé VI
JUIN 2017
6 ASSURANCE DE LA QUALITÉ
DES DONNÉES
Le PISA met l'accent sur la qualité des données, car le programme est
explicitement fondé sur des preuves et axé sur les résultats. Des données de
qualité sont nécessaires pour leurs prises en compte dans la conception des
interventions et pour suivre et évaluer les progrès quantitatifs vers les objectifs du
programme. En définitive, le programme doit s'engager à assurer l'exactitude de
l'information à des fins de reddition de comptes et, plus important encore, pour
l'utilisation de données de qualité pour mesurer les avantages et les impacts sur
les bénéficiaires ciblés.
Pour une bonne utilisation des produis générés par le système de suivi-évaluation,
la qualité des données sur lesquelles ils sont fondées doivent donc répondre à des
normes minimales qui comprennent l’exactitude, la fiabilité, l'exhaustivité, la
précision, la rapidité et l'intégrité du système d'information.
Pour être utile dans la gestion axée sur les résultats et crédible pour le reporting,
cinq dimensions de normes de qualité de données doivent être définies pour le
PISA. Les normes de qualité des données sont expliquées dans le tableau ci-
dessous.
Dimensions de
Qualité des Définition Opérationnelle
données
Validité Les indicateurs sont-ils bien définis et les données sont-elles
rapportées dans un format approprié?
Les indicateurs représentent-ils fidèlement la réalité?
Ont-ils une source vérifiable ? Toutes les données nécessaires
sont-elles présentes?
L'adéquation est également prise en compte dans cette dimension:
Dans quelle mesure les indicateurs d’un résultat particulier
mesurent-ils pleinement ce résultat?
Sont-ils suffisants pour caractériser et / ou mesurer les résultats?
Les indicateurs peuvent-ils être désagrégés par sexe, localisation,
catégories etc.
198
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Dimensions de
Qualité des Définition Opérationnelle
données
Fiabilité Les valeurs des données donnent-elles des informations
contradictoires? Y a-t-il :
Erreur de mesure (pour les enquêtes seulement): les questions de
l'enquête / questionnaire sont-elles claires, directes et faciles à
comprendre? Une base de sondage appropriée a-t-elle été utilisée?
Les enquêteurs ont-ils été bien formés?
Erreur de Transcription: Y a-t-il un processus pour limiter les
erreurs de transcription? Les erreurs de données ont-elles été
suivies jusqu'à leur source d'origine et les erreurs corrigées?
Cohérence: Le processus de collecte de données (y compris les
outils de collecte et d'échantillonnage) est-il reste le même au fil du
temps? Les données sont-elles cohérentes (les totaux sont-ils
égaux à la somme des part, etc.) ?
Contrôle de qualité: Quelles sont les procédures (collecte de
données, l'entretien et processus) pour se prémunir contre la
partialité? Les procédures sont-elles revues périodiquement? Y a-t-
il des contrôles aléatoires à chaque étape?
Transparence: Les procédures sont-elles sous forme écrite et les
problèmes signalés? Les valeurs des données traduisent-elles des
informations contradictoires?
Ponctualité Les données sont-elles disponibles en temps opportun quand elles
sont mises à jour.
Le caractère pratique est également inclus dans cette dimension:
La collecte de données pour l'indicateur est-elle raisonnable,
viable? Le coût est-il raisonnable ? Y a-t-il des justifications qui font
que la collecte de certaines données est non-réalisable?
Précision Cela signifie que les données doivent être suffisamment détaillées.
La marge d'erreur est-elle rapportée? La marge d'erreur est-elle
inférieure au changement attendu dans l'indicateur? La marge
d'erreur est-elle acceptable pour la prise de décision, en s’appuyant
sur le coût / bénéfice? La cible comprend-elle une marge d'erreur?
Intégrité Les données peuvent-elles faire l'objet de manipulations politiques

et / ou personnelle? Y a-t-il indépendance en matière de collecte,
gestion et évaluation de données clés? Y a-t-il un examen impartial
de tout le processus de collecte de données? Y a-t-il intégrité (entre
les enregistrements)? Les données sont-elles conservées
conformément aux lignes directrices nationales ou internationales
de confidentialité?
L’Analyse de la Qualité des Données (DQA) doit être une composante essentielle
du système de S&E du PISA. Le DQA permet l'analyse des ensembles de
données et du système de gestion de données en utilisant les critères énumérés
ci-dessus pour informer sur la meilleure façon d’obtenir et utiliser l’information
voulue.
Le DQA vise à :
 Comprendre le programme et les activités correspondantes ;
 Représenter clairement le flux de données ;
 Identifier les faiblesses (au cas échéant) des indicateurs, de leur collecte de
données et méthodes de calcul ;
199
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Comprendre les systèmes de gestion des données, y compris les rôles et

responsabilités de tous les acteurs concernés ;
 Identifier les lacunes dans la qualité des données et formuler des
recommandations pour corriger ces faiblesses.
Les méthodes et outils d'assurance de la qualité des données doivent être intégrés
à tous les niveaux du système de S&E et de gestion de l'information et s’occuper
de l'ensemble du processus par lequel les données sont recueillies, transmises,
gérées et rapportées. Une personne indépendante (ou entité) de l'unité qui produit
les données doit être utilisé pour effectuer l'analyse de la qualité des données.
L’analyse de la qualité des données de S&E doit être effectuée à 4 niveaux :
 Les agents des antennes régionales d'exécution sont responsables de
l'évaluation de la qualité des données au niveau local où les données primaires
sont collectées ;
 L’assistant S&E au niveau régional (au sein de l’antenne) est responsable de
l'évaluation de la qualité des données au niveau des antennes ;
 L’expert S&E au niveau national est responsable de l'évaluation de la qualité de
l’ensemble des données du PISA.
.
200
PISA Révisé VI
CHAPITRE 9 - LIVRABLES
JUIN 2017
CHAPITRE 9 : LIVRABLES
201
PISA Révisé VI
JUIN 2017
1 LISTE DES RAPPORTS A

SOUMETTRE
Selon les dispositions de la convention séparée et le contrat du Bureau

d’Ingénieur-Conseil (BIC), le MAG/EL, à travers l’UGP produit et soumet à la KfW
les rapports suivants :
 Rapport de démarrage : à soumettre 3 mois après le commencement des
services ;
 Rapports mensuels synthétiques à soumettre par les antennes régionales aux
Directions Régionales du Génie Rural des 3 régions concernées ;
 Rapports trimestriels sur l’état d’avancement du programme, comme
déclencheurs de payement pour le consultant (le premier se confondant avec le
rapport de démarrage et le dernier avec le rapport final) ;
 Rapports semestriels sur l’état d’avancement du programme, comme obligation
pour le promoteur ; total de 7 rapports semestriels (dont le premier 6 mois après
le commencement des services et le dernier après 42 mois en quatrième année
du programme) ;
 Des rapports annuels de planification (total de 4 rapports) ;
 Des rapports annuels d’exécution (4 au total) ;
 Rapport final en version provisoire et définitive à la clôture du programme après
48 mois ;
 Un Manuel de Procédures en version définitive avant les 6 premiers mois de
mise en œuvre ;
 Des comptes rendus d’ateliers qui seront synthétiques, pour la documentation
adéquate des objectifs spécifiques, du déroulement et des résultats des ateliers
décrits au Chapitre 1 « Planification du Programme » ;
 Rapports thématiques et spécifiques, portant notamment sur les résultats des
missions d’appui de courte durée qui seront réalisées selon les besoins
spécifiques par des spécialistes internationaux et nationaux / régionaux.
Tous les livrables mentionnés ci-dessus à l’exception des rapports mensuels
soumis aux DRGR seront revus et édités sous forme électronique par SOFRECO
202
PISA Révisé VI
JUIN 2017
selon une charte graphique agréée lors du rapport de démarrage avant d’être
édités sous forme papier par l’UGP.
Le nombre de rapports, les responsabilités respectives de production et de
transmission ainsi que les destinataires sont synthétisés dans le tableau ci-
dessous.
203
Rédigé
Mai 2016
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Tableau 14 : Tableau des livrables
Livrables Date ou délai de soumission Responsable(s) production Responsable de la soumission Exemplaires
Rapport de démarrage 3 mois après le commencement des Experts de l'UGP Chef de mission (après approbation 12 exemplaires papiers et version électronique
services de SOFRECO) CD remis au MAG/DGGR et à la KfW.
Rapports mensuels Au plus tard le 10 du mois N+1 Chefs d'antenne et équipe Chef d'antenne après approbation du 1 exemplaire papier et version électronique CD
synthétiques d'experts Antennes chef de mission remis à la DRGR.
Rapports trimestriels Au plus tard 15 jours après la fin du Experts de l'UGP Chef de mission (après approbation 5 exemplaires papiers et version électronique
d'avancement trimestre de SOFRECO) CD remis au MAG/DGGR et à la KfW.
Rapports semestriels Au plus tard 15 jours après la fin du Experts de l'UGP Coordinateur 12 exemplaires papiers et version électronique
d'avancement semestre CD remis au MAG/DGGR et à la KfW.
Rapports annuels d’activités Au plus tard le 15 janvier Experts UGP Coordinateur 5 exemplaires
Rapports annuels de Au plus tard le 5 décembre de Experts de l'UGP Chef de mission (après approbation 12 exemplaires papiers et version électronique
planification (PTBA) chaque année dans sa version de SOFRECO) CD remis au CNP, au MAG/DGGR et à la KfW.
provisoire et 30 décembre pour sa
version validée
Rapport final en version Au plus tard 1 mois après la fin du Experts de l'UGP Chef de mission (après approbation 12 exemplaires papiers et version électronique
provisoire et définitive contrat de SOFRECO) CD remis au CNP, au MAG/DGGR et à la KfW.
Manuel de procédures en Après 3 mois pour le draft et avant 6 Expert Court Terme Experts de Chef de mission (après approbation 12 exemplaires papiers et version électronique
version provisoire et définitive mois pour la version finale l'UGP de SOFRECO) CD remis au CNP, au MAG/DGGR et à la KfW.
204
Rédigé
Mai 2016
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Compte-rendu de Au plus tard 15 jours après les Experts de l'UGP Chef de mission (après approbation 12 exemplaires papiers et version électronique
documentation les ateliers ateliers de SOFRECO) CD remis au MAG/DGGR et à la KfW.
Rapports de mission courte Au plus tard 15 jours après la fin de Experts Court Terme Chef de mission (après approbation 12 exemplaires papiers et version électronique
durée la mission de SOFRECO) CD remis au MAG.
205
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2 RESPONSABLES DE LA
PRODUCTION DES RAPPORTS
2.1 L’équipe de l’UGP

L’équipe de l’UGP, sous la conduite du Chef de mission, est responsable de la
production des comptes-rendus de documentation des ateliers organisés
(démarrage, programmation et final), du PTBA et des rapports trimestriels
d’avancement. Le rapport de démarrage, les rapports semestriels et le rapport final
en version provisoire et définitives sont, de par leur contenu et les délais sur
lesquels ils portent, des variantes du rapport trimestriel d’avancement.
2.2 Les Antennes régionales

Les Antennes régionales sont responsables de la production du rapport
synthétique mensuel sur leurs activités destiné à l’information aux DRGR. Ces
rapports sont également la base de production des rapports trimestriels et
semestriels d’avancement. Le Chef d’Antenne coordonne la production de ces
rapports mensuels et responsabilise les experts sociologue et agronome.
Par ailleurs les antennes régionales sont à la base du PTBA consolidé par
l’élaboration des planifications régionales.
2.3 Les experts courts termes

Chaque expertise court terme est sous la responsabilité d’un expert court terme ou
d’un chef de file au cas où plusieurs experts interviennent au titre de la même
mission. L’expert ou le chef de file de l’équipe d’expert est responsable de la
production d’un rapport en conformité avec les termes de référence qui figurent
dans son contrat. Ce rapport peut éventuellement bénéficier de l’apport technique
d’un ou plusieurs membres de l’UGP, l’expert court terme garde alors la maîtrise
de la finalisation du rapport en tant que chef de file de l’équipe d’experts.
CIRCUITS D’APPROBATION ET DE TRANSMISSION DES livrables.
206
PISA Révisé VI
JUIN 2017
2.4 Rapport de démarrage, rapports trimestriels

et semestriels d'avancement et rapport final
en version provisoire et définitive
Ces rapports couvrent respectivement la période des trois mois, six mois et 48
mois qui précèdent leur rédaction. Les éléments nécessaires à la rédaction de ces
rapports sont collectés par le Chef de mission auprès des membres de l’UGP tout
au long de la période afin de rédiger le rapport de la période N durant les cinq
premiers jours ouvrables de la période N+1. Ce rapport est soumis à l’avis du
Coordonnateur puis transmis au Directeur de Projet au siège de SOFRECO. Le
Directeur de Projet passe en revue le rapport avec le Chef de mission (par
téléphone et courrier électronique) pour apporter d’éventuelles corrections et
arriver à un accord sur le texte définitif du rapport. Il édite le rapport en version
électronique suivant le modèle et la charte graphique de SOFRECO, et le transmet
par courrier électronique dans les cinq jours ouvrables suivant au Chef de mission
qui le transmet officiellement au coordonnateur en 12 exemplaires après l’avoir
édité en version papier en 13 exemplaires et Il en archive un. La DGGR qui en
assure la diffusion auprès de la KfW pour tous les rapports et du CNP pour le
rapport de démarrage, le rapport semestriel d’avancement et le rapport final
(version définitive). les transmets à la KfW conformément à la convention
spérarée.
2.5 Rapports mensuels synthétiques

Le Chef d’Antenne recueille auprès de l’Agronome, du Sociologue, de l’expert en
S&E et du Comptable, les éléments nécessaires à la rédaction de son rapport afin
de rédiger le rapport de synthèse du mois N durant les deux premiers jours
ouvrables du mois N+1 qu’il transmet pour visa au Chef de mission. Le Chef de
mission fait ses éventuels commentaires dans les deux jours ouvrables qui suivent
de telle sorte que l’Antenne soit en mesure de corriger, d’éditer et de transmettre
au DRGR le rapport synthétique mensuel à partir du 5ème jour ouvrable du mois
N+1 et avant le 10 du mois au plus tard. Une copie électronique du rapport est
transmise par le Chef d’antenne au Chef de mission avec copie au Coordinateur
Rapports annuels de planification
(Voir le paragraphe 1.2.3 ‘’Elaboration du Plan de Travail et Budget Annuel
(PTBA)’’).
Chaque antenne planifie les activités de l’année N+1 sur la base des demandes
approuvées par le CRS (Comité régional de Sélection). Cette planification est
amendée et validée par les acteurs régionaux et des experts de l’UGP, au cours
d’un atelier régional. Les différents documents de planifications régionales sont
transmis à l’UGP qui les consolide pour avoir le DRAF1 du PTBA de l’année N+1.
Le coordonnateur saisit le DGGR pour fixer en concertation avec le secrétaire
général du MAG/EL, la date de convocation de l’atelier technique national de
planification du PISA. Cet atelier auquel participent l’UGP PISA, les trois chefs
d’antenne, les trois DRGR, la DGGR, la DGA, la DEP/MAGEL, le ministère de
plan, la KFW et les projets et programmes partenaires, amende et valide le DRAF1
du PTBA qui deviendra le DRAFT2 une fois les observations intégrées
207
PISA Révisé VI
JUIN 2017
Le projet de PTBA en Draft 2 sera ensuite soumis à la KfW pour recueillir ses
observations. Après intégration des observations de la KfW, le coordonnateur
saisit le P/CNP pour arrêter la date de convocation de la réunion du CNP pour
approbation du PTBA. Le CNP du PISA lors de sa session analyse l’état
d’exécution des activités de l’année N et le projet de PTBA N+1 et formule des
recommandations d’amélioration consignées dans un Procès-Verbal de session.
Après intégration des observations et recommandations du CNP, le projet de
PTBA qui devient alors le Rapport annuel de planification. Ce projet de PTBA ainsi
que l’état d’exécution des activités de l’année en cours, accompagné du PV de
session du CNP est envoyé par le Coordonnateur à la KfW pour avis de non-
objection. Manuel de procédures en version provisoire et définitive
La version provisoire en Draft n°1 du Manuel de Procédure est transmise par le
Chef de mission au Coordonnateur pour avis et recueil de suggestions auprès des
membres de l’UGP à la fin des deux premiers mois de l’ordre de service N° 1 de
démarrage. L’UGP a deux semaines pour faire ses commentaires et ses
suggestions d’amélioration pour ce manuel de procédures.
Le groupement SOFRECO-CONVERGENCE CONSULTING a ensuite une
semaine pour rédiger la version provisoire en Draft n°2 en concertation avec le
coordonnateur qu’il transmet au Directeur de Projet et au Chef de mission. Le
groupement SOFRECO-CONVERGENCE CONSULTING édite la version
provisoire du Manuel de Procédures en version électronique suivant le modèle et
la charte graphique de SOFRECO, et le transmet au Chef de mission. Le Chef de
mission édite une version papier du Manuel de Procédures en version provisoire
en treize exemplaires. Il en archive un.
Le Chef de mission transmet les douze exemplaires restants du Manuel provisoire
au MAG/EL qui en assure la diffusion auprès de la KfW pour requerir les
observations et commentaires.
Après avoir reçu les commentaires de la KfW, l’UGP rédige à travers le BIC la
version finale. Le groupement SOFRECO-CONVERGENCE CONSULTING, édite
une version électronique qu’il transmet au Chef de mission. Le Chef de mission
édite une version papier du Manuel de Procédures en version finale en treize
exemplaires. Il en archive un Le Chef de mission transmet les douze exemplaires
restants du Manuel de Procédures en version finale MAG/EL qui en assure la
diffusion auprès d’abord de la KfW pour avis de non objection et du CNP pour
adoption.
Le Manuel de Procédures est alors reproduit en autant d’exemplaires qu’il est
nécessaire pour sa diffusion auprès de tous les agents de l’UGP à raison de d’un
exemplaire par Antenne et de trois exemplaires à l’UGP centrale.
2.6 Compte-rendu de documentation des ateliers

organisés
Les ateliers annuels de programmation font l’objet d’un rapport synthétique (un
rapport pour l’ensemble des trois ateliers régionaux et de l’atelier national de
synthèse), pour la documentation adéquate des objectifs spécifiques, du
déroulement et des résultats des ateliers. Ces comptes-rendus sont finalisés par le
208
PISA Révisé VI
JUIN 2017
BIC à travers le Chef de mission et mise en forme avant leur transmission au

MAGEL dans les 15 jours après la tenue de l’atelier de synthèse.
2.7 Rapports de mission courte durée

L’Expert court terme ou le chef de file des experts courts termes transmet son
rapport de mission selon les termes de son contrat, en principe au Chef de mission
et dans les 8 jours qui suivent sa mission. Le Chef de mission après concertation
avec le directeur de projet , appose son visa pour marquer son accord, édite le
rapport en version électronique suivant le modèle et la charte graphique de
SOFRECO, l’édite en version papier et le transmet dans les cinq jours ouvrables
suivant au Coordonnateur. Après approbation du coordonnateurle Chef de mission
signe et édite une version papier qu’il soumet à la signature du Coordonnateur, la
signe à son tour et édite le rapport signé en douze exemplaires. Il archive l’original
et renvoie une copie électronique du rapport signé au Directeur de Projet. Le
Coordonnateur transmet les douze exemplaires signés du rapport au MAG/EL.
209
PISA Révisé VI
JUIN 2017
3 CONTENU ET PLAN DES

RAPPORTS
De manière générale les livrables doivent rappeler les objectifs du PISA et en faire
une brève présentation (voir l’introduction à ce Manuel).
3.1 Rapports mensuels synthétiques

Ces rapports doivent refléter les activités de l’Antenne régionale durant la période,
l’état d’avancement des activités réparties selon les composantes et sous
composantes du projet elles-mêmes calquées sur la structure du budget du PISA
tel qu’exposé dans l’Annexe 3 de la Convention séparée. Les activités concernées
par le rapport mensuel portent sur les chapitres 1 « Infrastructures » et 2
« prestataires de services et études » de ce budget. Un modèle de rapport
mensuel est fourni en Annexe 9.1.
3.2 Rapport de démarrage, Rapports trimestriels

et semestriels d'avancement, Rapports
annuels d’exécution et Rapport final en
version provisoire et définitive
Le rapport de démarrage a la structure suivante :
 Activités d’installation :
 Réunions de démarrage et prises de contact ;

 Aménagement des bureaux ;
 Télécommunications ;
 Recrutement du personnel d’appui et des experts manquants ;
 Acquisition des équipements (véhicules, motos, matériel informatique) ;
 Elaboration du Manuel de Procédures.
 Activités d’appui :
 Ateliers de lancement ;
210
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Appropriation du Programme ;
 Elaboration des plans de travail.
 Activités de gestion du projet et fonctionnement :
 Experts principaux ;
 Experts courts termes ;
 Missions de backstopping ;
 Difficultés rencontrées ;
 Etat des dépenses.
Les rapports trimestriels sont basés sur les rapports mensuels des antennes et en
conservent donc la structure qui est basée sur les composantes et sous
composantes du PISA pour ce qui est des chapitres 1 « Infrastructures » et 2
« prestataires de services et études » de l’Annexe 3 de la Convention séparée. S’y
ajoute toutefois une partie relatant les activités et dépenses liées au chapitre 3
« Gestion du projet et fonctionnement » similaire à celle que l’on trouve dans le
rapport de démarrage.
3.3 Rapports annuels de planification (PTBA)

Un modèle de rapport pour une antenne est donné en Annexe 9.2. Le PTBA du
PISA est la synthèse consolidée des trois PTBA régionaux.
3.4 Rapports annuels d’exécution

Les rapports annuels sont basés sur les rapports semestriels des antennes et en
conservent donc la structure qui est basée sur les composantes et sous
composantes du PISA pour ce qui est des chapitres 1 « Infrastructures » et 2 «
prestataires de services et études » de l’Annexe 3 de la Convention séparée. S’y
ajoute toutefois une partie relatant les activités et dépenses liées au chapitre 3 «
Gestion du projet et fonctionnement » similaire à celle que l’on trouve dans le
rapport de démarrage.
3.5 Manuel de procédures en version provisoire

et définitive
Le manuel de procédures, conformément aux TdR pour son élaboration et à la
Convention séparée, comporte :
 Une présentation du cadre général et justification du programme et une
présentation des objectifs, mesures et résultats attendus du programme
(Introduction) ;
 Le mécanisme de planification du programme : formats, contenu, délais,
approbation (chapitre 1) ;
 Les modalités détaillées de mise en œuvre des différentes mesures
préconisées et les modalités de financement et contributions des bénéficiaires
tenant compte de la SPIN: la formulation des demandes, processus de
traitement des demandes des groupes cibles, le financement, les différentes
étapes d’élaboration des dossiers, la passation des marchés la réception des
travaux et la mise en valeur tenant compte de la SPIN (chapitre 2) ;
211
PISA Révisé VI
JUIN 2017
 Une présentation du montage institutionnel et organisation actuel du

programme, avec description détaillée des tâches assignées aux différentes
parties concernées et leurs interactions voire division de tâches et
responsabilités respectives, les procédures opérationnelles pour chaque
composante, en définissant les activités de chaque membre de l’UGP, le
mécanisme d’établissement de synergie et de collaboration avec d’autres
partenaires en particulier le PromAP (GIZ) et le ProDAF (FIDA) mécanismes
de communication interne et visibilité des actions du projet (chapitre 3) ;
 Les procédures de gestion administratives du programme : biens, matériel
roulant, ressources humaines, classement et archives, (chapitre 4) ;
 Les procédures de gestion financière, comptable et budgétaire : finances,
comptabilité, suivi du budget, appels de fonds, audits (chapitre 5) ;
 Les procédures de passation de marchés (chapitre 6) ;
 La supervision et contrôle de qualité des prestations (chapitre 7) ;
 Les mécanismes de suivi-évaluation interne et externe de la mise en œuvre
(technique, financier etc.) et transmission des informations (détail des activités
opérationnelles, responsabilité, ressources mobilisées et résultats à atteindre),
mécanisme de suivi-évaluation des impacts (chapitre 8) ;
 Les livrables (chapitre 9).
3.6 Compte-rendu de documentation des ateliers

organisés
Ces comptes-rendus portent sur la teneur des débats au cours des ateliers, sur
leurs conclusions et recommandations pour la rédaction du PTBA. Ils comporteront
également en annexe une liste émargée des participants.
3.7 Rapports de mission courte durée

Les rapports de missions de courte durée résultent d’un contrat qui lie le PISA à
travers le BIC à l’expert ou groupe d’experts qui effectuent la mission sur la base
des termes de référence préalablement approuvés par le coordonnateur. Ils
doivent rappeler les objectifs et les résultats attendus de la mission, monter en
quoi ces résultats ont été atteints ou non et s’accompagner d’éventuelles
recommandations. Un calendrier de la mission et la liste des personnes
rencontrées (ou la photocopie de leurs cartes de visite) sont souhaitables et à
mettre en annexe.
212

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, Rédigé

FINANCIERES ET OPERATIONNELLES Mai 2016

TABLE DES MATIERES

CHAPITRE 1 : PLANIFICATION DU PROGRAMME

CHAPITRE 2 : PROCESSUS DE TRAITEMENT DES

CHAPITRE 3 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE

CHAPITRE 4 : GESTION ADMINISTRATIVE DU PROGRAMME

CHAPITRE 5 : GESTION FINANCIERE, COMPTABLE ET

CHAPITRE 6 : PASSATION DE MARCHES

CHAPITRE 7 : SUPERVISION ET CONTROLE DE QUALITE

CHAPITRE 8 : SUIVI ET EVALUATION

TABLE DES MATIERES

TABLE DES MATIERES GENERALE.............................................. 1

PRESENTATION GENERALE ......................................................... 3

TABLE DES MATIERES .................................................................. 4

SIGLES ET ABREVIATIONS ..........................................................14

1 PRESENTATION DU PROGRAMME PETITE IRRIGATION

2 PRESENTATION DU MANUEL ..............................................21

CHAPITRE 1 : PLANIFICATION DU PROGRAMME ......................24

1.1 Ateliers de démarrage .......................................................................27

2 LES PLANS DE TRAVAIL ET BUDGETS ANNUELS (PTBA)29

CHAPITRE 2 : PROCESSUS DE TRAITEMENT DES

1 LES DOMAINES D’APPLICATION DU PISA .........................37

2 LES GROUPES CIBLES .........................................................38

3 PROCESSUS DE TRAITEMENT DES DEMANDES DES

4 MODES DE FINANCEMENT ...................................................45

CHAPITRE 3 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE

2 PILOTAGE ET COORDINATION ............................................49

3 ORGANES DE MISE EN ŒUVRE ..........................................51

4 ORGANIGRAMME DE L’UGP PISA .......................................52

5 DESCRIPTION DES POSTES ................................................55

5.11 Assistants en suivi-évaluation en région ........................................65

6 COMMUNICATION INTERNE .................................................70

7 COMMUNICATION EXTERNE ET VISIBILITE .......................72

CHAPITRE 4 : GESTION ADMINISTRATIVE DU PROGRAMME ..74

1 GESTION DU SECRETARIAT ................................................75

2 GESTION DU PERSONNEL ...................................................79

3 GESTION DU MATERIEL ROULANT .....................................85

4 ENTRETIEN ET REPARATION ..............................................88

CHAPITRE 5 : GESTION FINANCIERE, COMPTABLE ET

1 REGIME JURIDIQUE ET CONDITIONS GENERALES DE

2 OGANISATION ET SYSTEMES D’INFORMATION

2.1 Cadre comptable du PISA ...............................................................105

3 CADRE REGLEMENTAIRE ET PRINCIPES BUDGETAIRES127

CHAPITRE 6 : PASSATION DE MARCHES .................................134

2 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ..............142

2.5.1 Le processus de validation des appels d’offre ...................................152

CHAPITRE 7 : SUPERVISION ET CONTROLE DE QUALITE

1 SUPERVISION DU PROJET .................................................157

2 GESTION DE QUALITE DES SERVICES.............................161

3 OPERATIONS DE CONTROLE AU NIVEAU DE L’UGP......166

CCHAPITRE 8 : SUIVI ET EVALUATION .....................................171

1 IINTRODUCTION A CERTAINS ELEMENTS DE BASE DE

2 OOBJECTIF DU MANUEL DE SUIVI-EVALUATION DU

3 ACTEURS ET LEURS BESOINS EN INFORMATION DU

3.2 Les principaux acteurs du PISA du SIS&E et leurs besoins en

4 CCADRE DE MESURE DES RESULTATS ET

5 PROCÉDURES DE S&E DU PISA ........................................191

6 ASSURANCE DE LA QUALITÉ DES DONNÉES .................198

CHAPITRE 9 : LIVRABLES ..........................................................201

1 LISTE DES RAPPORTS A SOUMETTRE ............................202

2 RESPONSABLES DE LA PRODUCTION DES RAPPORTS206

3 CONTENU ET PLAN DES RAPPORTS................................210