4.5.

7 Mettre en place un dispos

4. Piloter la fonction achats

4.5. Evaluer et faire progresser la fonction achats
4.5.7. Mettre en place une démarche ou un dispositif de contrôle interne de la fonction achats

Position Objectifs Livrables RACI

Responsable Logistique et/ou approvisionnements

1- Sécuriser l'ensemble du processus Achats et limiter les risques portés 1- Dispositif de contrôle interne de la fonction Achats, présentant les

Directeur d'Etablissement ou son représentant

Prescripteur et/ou Coordonnateur des besoins

Gestionnaire de commande, approvisionneur

Faire le bilan de la Faire le bilan de
perf. globale de la l'appropriation et de la par l'établissement points de contrôle, les modalités du contrôle (autocontrôle, contrôle par le

Cellule Comptabilité Fournisseurs

Responsable de Famille d'Achats
fonction achats 2- Sensibiliser les acheteurs sur les règles de fonctionnement et de manager…) et le cas échéant les seuils d'application du dispositif

Contrôleur de Gestion Achats

MEA des référentiels
fonction Achats
4.5.7. Mettre en déontologie inhérentes à la fonction achats et à un établissement de santé 2- Formulaire de contrôle (global ou par étape clé du processus achats)

Directeur Financier
Assistant acheteur

Directeur Achats

Cellule Juridique
Référent achats
Faire le bilan de
place une 3- Vérifier la bonne mise en œuvre des procédures définies au niveau de la permettant de tracer la bonne mise en application du dispositif de contrôle

Utilisateur

Acheteur
l'appropriation et de Faire le bilan de
la mise en démarche ou un fonction Achats interne
l'efficacité de la
application du dispositif de
processus et RACI
gouvernance mise en 4- Décliner la politique générale de l'établissement au niveau de la fonction 3- Rapport sur les dysfonctionnements (retour d'expérience) observés et
contrôle interne place
de la fonction Achats actions correctives à mettre en place
Faire le bilan achats 4- Bilan des dysfonctionnements constatés par niveau de risque (criticité
l'application de la Faire le bilan RH de la et probabilité d'occurrence de ces derniers).
politique achats fonction achats
globale
I I I I A I I R

Données d'entrée Liste des actions à conduire Données de sortie

- La politique générale de l'établissement, et le projet
d'établissement notamment si ce dernier contient un
volet sur la maitrise des risques au sein de
l'établissement
- L'ensemble des processus et procédures formalisés
au sein de la fonction Achats (le cas échéant par nature
d'achats) avec le RACI* associé [se référer à l'étape
4.4.2]
- La réglementation applicable aux établissements de
santé et à la fonction Achats.
Pour les établissements publics de santé, il s'agit
notamment du code de la commande publique auquel
sont soumis les fonctions achats.
- Le dispositif de contrôle interne proposé à la
1- Identifier les indicateurs pertinents sur la totalité du processus Achat fonction Achats pour prévenir les différentes natures
2- Etablir le rythme auquel ces indicateurs sont vérifiés. La fréquence du suivi des indicateurs est à mettre au regard de la criticité du risque encouru. Ces de risques : Chartes, formulaires...
risques peuvent se décomposer en trois (ou quatre) grandes catégories : Ce dernier est élaboré par le directeur des achats qui le
A) Les risques pénaux liés à la fonction Achats et qui doivent être écartés soumet à validation du directeur d'établissement avant
- Délit de favoritisme diffusion à l'ensemble des acteurs de l'achat concernés
- Corruption par ce dernier.
- Entente abusive...
B) Pour les établissements publics de santé, se rajoutent les risques administratifs liés aux marchés Une fois le dispositif de contrôle interne déployé, il
- Risques de contentieux par exemple si une rupture de l'égalité de traitement est constatée. permet de réaliser :
C) Les risques opérationnels pour lesquels la fonction Achats peut mettre en place des mesures préventives : - Le bilan régulier des dysfonctionnements et les
- Risques de rupture d'approvisionnement actions correctives proposées. Présenté par le
- Risques de dépendance fournisseurs... directeur des achats, il présente les principaux risques
D) Les autres risques, liés par exemple aux activités de soins mais qui doivent être pris en compte dans l'acte d'achat identifiés et avérés en lien avec l'activité des acheteurs
3- Pour les risques inhérents à la fonction Achats (A et B ci-dessus), le directeur achats définit le mécanisme de contrôle le plus pertinent de la fonction et permet de décider les actions préventives à apporter
Achats : :
• Préventif : en faisant par exemple signer une charte de bonne conduite aux acheteurs et en incluant dans les processus achats des points de contrôle aux • Renforcement du dispositif de contrôle interne
étapes les plus à risques • Révision des processus achats
• A posteriori : mettre en place un formulaire de contrôle interne permettant de vérifier le respect de la mise en œuvre des processus achats aux étapes clés • Mise en place de points de contrôle et de validation
de la démarche et/ ou auditer de manière aléatoire une famille, une procédure.... supplémentaires dans le processus Achats.
4- Impliquer la fonction Achats dans la maitrise des risques. Solliciter des rapports réguliers sur les risques identifiés et les actions menées pour éviter qu'ils
se reproduisent (par exemple : présentation trimestrielle par le directeur des Achats)
5- En cas de risque grave avéré, déclencher une réunion de partage d'expérience avec les services concernés associant les acheteurs à la recherche et la mise
en place d'actions de maitrise des risques

Outils achats utiles pour cette étape Compétences achats à mobiliser Autres parties prenantes

Aucun outil n'est indispensable pour réaliser cette étape.

Néanmoins, la mise en application du dispositif de contrôle interne peut être facilitée par :
- Un outil de type SI Achats, qui permet de tracer l'ensemble des étapes et des actions
menées sur chaque projet Achats
- Des formulaires de contrôle interne, dématérialisés dans un outil. Ceux-ci peuvent être
intégrés à l'outil précédent pour centraliser l'ensemble des documents relatifs à un même
dossier Achats
C'est le directeur de l'établissement qui porte le dispositif de contrôle interne puisque c'est
lui qui porte les risques inhérents aux achats pour son établissement.
Compétences métiers : Connaissances des différentes natures de risques liés au achats, et
Pour les Groupements Hospitaliers de Territoire, l'établissement support porte le risque pour
plus généralement des risques encourus par un établissement de santé, public ou privé.
l'ensemble des achats de son GHT.
Savoir-être : Capacité d'analyse, capacité à fédérer et à communiquer sur le dispositif retenu.
Les acteurs de l'achat sont destinataires de ce dispositif pour pouvoir assurer sa bonne mise
en application.

Pré-requis Facteurs clés de succès Points de vigilance Critères qualité

- Caractérisation des risques selon leur criticité et probabilité
Structurer les processus Achats et le RACI* pour identifier
d'occurence
notamment qui sont les acteurs et les valideurs de chacune des
- Appropriation par les acheteurs du dispositif, qui doit être perçu
étapes de l'achat [se référer à l'étape 4.5.5]
comme une aide et un garde-fou pour optimiser les pratiques
La qualité du dispositif de contrôle interne se vérifie :
- Au nombre d'écarts de procédures identifiés et corrigés avant
Adapter et faire évoluer le dispositif selon la sévérité et la
la survenance d'un dysfonctionnement avéré. Plus le dispositif
probabilité des risques encourus : le contrôle interne n'est pas
est performant, plus les incidents sont détectés tôt dans le
forcément le même pour un grand centre hospitalier ou un petit
processus.
établissement médico-social ni sur tous les types d'achats.
- A la diminution des risques dans le temps suite à la mise en
place du contrôle interne.