La gestion du courrier postal en entreprise via Microsoft

Excel
Article rédigé par : Ouzzaouit Moulay Nouamane
La gestion du courrier postal au sein d’une entreprise est un processus administratif important qui
doit se faire minutieusement et avec assiduité. C’est le processus par lequel un agent ou une entité
se chargera de la réception, du tri, et éventuellement de la rédaction de réponses en cas de de
besoin. Dans certaines entreprises qui connaissent un flux important d’activité et qui sont amenées
à collaborer avec plusieurs clients, la gestion du courriel postal devient une tâche fastidieuse, d’où
l’importance d’une organisation et d’une préparation en amont. Il est également crucial de se
doter d’outils informatiques avancées pour automatiser certaines actions et gagner ainsi en termes
de temps et d’efficacité. Parmi les logiciels disponibles gratuitement sur le marché, nous
retrouvons Microsoft Excel. Mise à part son utilisation simple et intuitive, Excel offre aux
utilisateurs des paramètres avancés pour la gestion du courrier postal dans une entreprise. Dans ce
qui suit, nous allons exposer les étapes à suivre pour la réalisation de cette tâche à travers ce
logiciel avant d’exposer les nombreux avantages liés à cette utilisation.

Microsoft Excel pour la gestion de votre courriel postal : Comment procéder ?

Avant toute chose, vous devez vous assurer de télécharger la bonne version de Microsoft Excel au
niveau de votre machine (Version 2019). Ceci vous permettra de bénéficier de l’ensemble des
options de fond et de forme proposés par le logiciel. Dans le cas échéant, il se peut que certaines
fonctionnalités ne soient pas disponibles ce qui peut rendre votre exercice compliqué à réaliser.

La première étape consiste à définir clairement votre besoin en termes de données et

d’informations à saisir. Quel type d’informations pourrait éventuellement vous être utile dans la
gestion du courrier postal de votre entreprise ? Est- ce que vous allez procéder à un
classement/une gestion par profil, par département, par cellule ? La réponse à ces questions doit
pouvoir vous aider à identifier les grandes catégories de votre tableau de gestion. Tout de même,
nous vous recommandons de procéder à rubriquage par département et de réserver pour chaque
département de votre entreprise une ‘’feuille’’ Excel. Vous pouvez changer l’intitulé de vos
feuilles Excel en fonction de l’intitulé de votre département pour facilement parcours les
informations ultérieurement.

La deuxième étape et de concevoir votre tableau de suivi. En général, vous intégrerez les
rubriques suivantes : Nom, prénom, numéro du courrier reçu, numéro du courrier envoyé, Etat,
Commentaires et réclamations. Il faut veillez à harmoniser votre jeu de données et l’uniformiser
au niveau de tous les départements. L’objectif est de pouvoir générer des statistiques cohérentes
par la suite. Vous pouvez bien entendu supprimer ou ajouter certaines catégories en fonction de
vos besoins de gestion et de suivi. Le plus important est de garder une cohérence entre vos
différents tableaux. Lors de la conception de vos tableaux, vous devez effectuer l’opération en
cliquant sur l’option ‘’insertion ètableau’’. Cela vous permettra de facilement ‘’filtrer’’ les
informations par la suite.

Essayez d’attribuer à chacun de vos collaborateurs un identifiant unique sur Excel. Ceci vous sera
utile si par exemple un employé change de département. Le transfert des données sera plus simple
si chaque collaborateur dispose de son propre ‘’Excel ID’’. Autrement, vous allez vous retrouvez
avec des doublons et une information qui se répété. Ceci impactera négativement votre gestion.

Pourquoi choisir Excel pour la gestion de votre courrier en entreprise ?

Non seulement Microsoft Excel est disponible gratuitement mais ce dernier propose des
fonctionnalités performantes qui peuvent faciliter le travail de suivi et de gestion. Pourquoi alors
externaliser cette tâche alors que vous pouvez le faire en interne. Excel Vous propose plusieurs
Template, une interface de qualité et intuitif, des options de partages et de collaboration et une
configuration permettant le stockage et l’archivage de vos données.

 Internaliser le processus de gestion

Utiliser Microsoft Excel pour la gestion de votre courriel postal en entreprise vous évitera
d’externaliser cette prestation. Microsoft Excel ne diffère en rien des logiciels proposés par les
prestataires pour la réalisation de cette tâche. Toutes les fonctionnalités de base dont vous aurez
besoin sont disponibles. Ceci vous permettra de diminuer les coûts relatifs à cette opération. Une
épargne que vous pourrez exploiter dans d’autres missions et activités.

 Modèles préconfigurés
Grâce à Microsoft Excel, vous n’aurez pas à concevoir des tableaux ex-nihilo. Vous avez la
possibilité de télécharger gratuitement un ensemble de modèles type que vous pouvez
personnaliser facilement en fonction des besoins de votre structure. D’autant plus, des options de
styles, de couleurs, d’habillage et typographie sont disponibles. Un fichier bien structuré, aussi
bien au niveau du fond qu’au niveau de la forme, permet en général une meilleure lecture des
informations et une meilleure interprétation des données.
  Utilisation simple et interface de qualité
L’interface de Microsoft Excel est conçue de sorte à permettre une navigation intuitive et de
qualité pour les utilisateurs. Les options sont facilement accessibles et les mises à jour réalisées
améliorent constamment la configuration du logiciel. Pour la gestion de votre courriel postal en
entreprise, l’insertion et la saisie des données ne requiert pas de compétences techniques ou
informatiques particulières. D’autant plus, vous avez la possibilité d’automatiser certaines actions
de saisie, chose qui vous fera gagner en termes de temps et d’efficacité.

 Gestion collaborative du courrier postal

Dans le cas ou votre entreprise est amenée à traiter plusieurs demandes de courriers, vous devrez
certainement assurer une gestion en équipe afin d’éviter les confusions. Pour ce faire, Microsoft
Excel vous offre la possibilité de travailler collaborativement sur un seul et même fichier. En tant
qu’administrateur du fichier, vous pouvez identifier les utilisateurs avec lesquelles vous souhaitez
partager votre classeur Excel. Les personnes désignées recevront une notification via leurs
adresses électroniques et auront accès au fichier. Les modifications réalisées au niveau du fichier
sont prises en compte instantanément. Vous pouvez également commencer des conversations avec
vos collègues et les taguer dans le but de leur attribuer des tâches précises. Pour travailler
collaborativement sur un fichier Excel, une connexion internet est indispensable.

 Illustrer vos données

Sur Microsoft Excel, vous pouvez schématiser les informations relatives à votre gestion du
courrier postale en entreprises. Les données saisies et répertoriées peuvent être affichées sous
forme de graphiques, de cartes ou de tableaux croisées dynamiques. L’illustration des données
permet une meilleure interprétation des tendances et une identification rapide des informations
clés.

 Enregistrer l’évolution de vos travaux

Pour mieux gérer et anticiper certaines actions relatives à la gestion du courrier postal, vous devez
vous assurez d’avoir accès à un historique d’information. Sur Microsoft Excel vous avez la
possibilité de facilement archiver vos tableaux de suivi. Vous pouvez le faire sur votre machine ou
bien sur le cloud (en ligne). La deuxième option requiert une adresse électronique et une
connexion internet. Vous pouvez ensuite accéder à votre fichier depuis n’importe quel autre
navigateur/machine.

En conclusion…
La gestion du courrier postal en entreprise est une démarche qui doit être faite minutieusement. Le
sens du détail et de la rigueur sont cruciaux pour mener à bien cet exercice. Si votre entreprise
dispose d’un flux de courrier important, il est utile voir indispensable de se munir d’outils
informatiques performants permettant la réalisation de cette démarche. Parmi les logiciels
disponibles sur le marché, nous avons cité Microsoft Excel. La démarche pour concevoir et mettre
en place votre tableau de suivi et de gestion n’est pas compliqué. Une définition des besoins en
amont est fortement recommandée. Le jeu de saisie est simple et les fonctionnalités que nous
avons mentionné dans cet article sont facile à exploiter. Microsoft Excel vous aidera sans nul à
mieux gérer votre courrier en entreprise.