Formation Sage Comptabilité 100 - Cabinet Wissen & Associé - 090453

COURS PRATIQUE DE SAGE
COMPTABILITE 100
CABINET WISSEN & ASSOCIES
CABINET WISSEN & ASSOCIES : COURS DE SAGE 100 COMPTABILITE
sage
Comptabilité 100
Version i7
Référence
2
PREMIERE PARTIE
3
GENERALITES
I. Introduction
SAGE est un progiciel destiné à la réalisation de toutes les opérations comptables. En effet
dans le cas de la gestion d’une entreprise, un gestionnaire a toujours à sa charge plusieurs
tâches. C’est ainsi que SAGE comporte plusieurs programmes qui peuvent aider le
gestionnaire à assurer ses fonctions. Parmi ses programmes on note celui de comptabilité
100 qui a pour rôle d’aider le comptable à procéder à la gestion de la comptabilité générale,
à la gestion de la comptabilité tiers, à la gestion de la comptabilité analytique, à la gestion du
reporting, à la gestion budgétaire, à la gestion des devises etc…
Ce cours est conçu d’une manière à faciliter l’apprentissage du logiciel de comptabilité Sage
compta 100. Il comporte des images montrant directement les syntaxes à suivre pour
réaliser les différentes fonctions et aussi des exercices de comptabilité pour s’entraîner au
fur et à mesure. A la fin de ce cours, l’apprenant doit être capable de maîtriser les éléments
suivants :
❖ Comment créer un fichier comptable.
❖ Comment paramétrer ce fichier pour qu’il réponde aux besoins des tâches comptables
futures.
❖ Comment effectuer les traitements (passation, modification et suppression des
écritures comptables, rapprochement bancaire, lettrage des tiers, régularisation des
écarts…)
❖ Comment visualiser ou consulter les états (journal général, journaux centrés, balance
des comptes, grand livre, bilan, compte de résultat, contrôle de caisse…)
II. CREATION D’UN FICHIER COMPTABLE
La création d’un fichier comptable s’opère par deux modalités :

➢ La création par mode assistant (lorsque le mode assistant est coché)
➢ La création par mode sans assistant (lorsque le mode assistant est décoché)
L’utilisation de ces commandes se définit au niveau du menu Fenêtre (Fenêtre->Mode

assistant)
1. Création avec le Mode Assistant
4
Pour créer un fichier comptable, on lance d’abord l’ouverture du programme de

comptabilité 100 par double-clique sur son icône en raccourci (conf. fig. 1) au bureau de votre
ordinateur.
fig. 1
On lance ensuite ensuite la commande Nouveau du menu Fichier (ou Ctrl +N). A la fenêtre
qui s’ouvre (conf. fig. 2) on saisit dans le champ sous « Indiquez la raison sociale de votre
société » le nom de la société par exemple « WISSEN » puis on clique sur le bouton « Suivant
> ».
fig. 2
A la fenêtre qui réapparaît (conf. fig. 3), on saisit dans :

▪ La zone « Activité » : l’activité de la société, « Commerce général » par exemple
▪ La zone « Adresse » : l’adresse de la société, « Hédzranawoé 14 villas, rue 144 »
▪ La zone « Complément » : le complément d’adresse, « non loin du rond-point Tinga »
▪ La zone « C.P./Ville » : le code postal de la société, « 01BP13811 » ensuite la ville où
elle exerce son activité, « Lomé »
▪ La zone « Région/Pays » : la région dans laquelle l’entreprise opère, « Maritime »
puis le pays, « TOGO »
▪ La zone « N° d’identifiant » le numéro d’enrégistrement de la société au RCCM
(régistre du commerce et du crédit mobilier). Au Togo, il est composé plus ou moins
de 15 caractères. Exemple : « TG-LOM 1965 A 1525 ».
▪ La zone « Téléphone » : le numéro de téléphone fixe de la société, « 70 10 10 29 »
▪ La zone « Télécopie » : le numéro du fax de la société s’il y en a puis on clique sur
« Suivant > ».
5
fig. 3
NB : Le N° de SIRET (Système d’identification du répertoire des établissements) et la

NAF (Nomenclature d’Activités Française) ne concernent que les entreprises françaises.
A la nouvelle fenêtre qui réapparaît (conf. fig. 4) :

▪ Dans la zone « Date début d’exercice », on choisit la date du début de l’exercice en cours
( par défaut le 1er janvier).
▪ Dans la zone « Date fin d’exercice », on choisit la date de fin de l’exercice en cours ( par
défaut le 31 décembre).
▪ Dans la zone « Compte général », on a la possibilité de choisir la longueur des comptes
du plan comptable. Par défaut le logiciel affiche « Variable (3 à 13 caractères) » ce qui
signifie que le programme sera amené à gérer les comptes de longueur variable entre
(3) et (13) caractères. Si on choisit « 5 caractères » par exemple, le programme définit
le nombre de caractère maximum des comptes de comptabilité générale comme égal à
cinq (5).
On clique sur « Suivant > ».
fig. 4
NB : Le format date du programme est sous la forme jjmmaa.
6
A la nouvelle fenêtre qui s’ouvre (conf. fig. 5), on coche l’option « Autre, à préciser » pour
saisir la monnaie de tenue de compte. On précise dans la zone devant « FCFA » puis
on clique sur le bouton « Suivant > ».
fig. 5
A la fenêtre qui s’ouvre ensuite (conf. fig. 6), on choisit l’option « Non, le paramétrage sera
défini manuellement. » afin de créer nous-même nos éléments comptables puis on
clique sur « Suivant > ».
fig. 6
Ensuite à la fenêtre suivante (conf. fig. 7) on clique sur le bouton « Parcourir » afin de
définir un nom pour le fichier que nous voulons créer et l’emplacement du fichier.
7
fig. 7
Dans la zone « Enregistrer dans » on choisit l’emplacement du fichier, par exemple

« Bureau » (conf. fig. 8)
Dans la zone « Nom du fichier » on saisit le nom du fichier, par exemple « WISSEN » puis
on clique sur le bouton « Enregistrer ». Pour terminer, on clique sur le bouton « Fin »
(conf. fig. 9). Nous venons de créer notre fichier comptable.
fig. 8 fig. 9
Après la création de notre fichier comptable, il y a deux fenêtres qui s’ouvrent : l’une titrée
« Paramètres société » et l’autre « Identification de votre société » (conf. fig 10). La
fenêtre « Identification de votre société » contient les informations saisies précédemment
lors des différentes étapes de la création et d’autres champs non encore renseignés comme
la Forme juridique, le Capital, l’E-mail, le Site internet… On clique sur le bouton « OK »
puis sur le bouton « Fermer » de la fenêtre « Paramètres société ».
8
fig. 10
2. Création avec le Mode sans Assistant
La logique de la création du fichier avec le mode sans assistant demeure la même.

Cependant le processus est fait à l’envers.
III. Protection d’un fichier comptable
Il s’agit de programmer les mots de passe pour restreindre l’accès au fichier à d’autres
utilisateurs. Pour ce faire on va dans le menu « Fichier », on sélectionne la commande
« Autorisations d’accès » puis la sous-commande « Gestion du mot de passe… ». Dans la
zone « Nouveau mot de passe » on saisit le mot de passe à utiliser (par exemple : 1234) et
dans la zone « Confirmer le nouveau mot de passe » on saisit la même chose pour confirmer
puis on clique sur le bouton « OK ». (conf. fig. 11)
fig. 11
IV. Protection des menus ou de certaines commandes
9
Il peut arriver que d’autres personnes à part le gestionnaire en chef aient besoin d’utiliser
le fichier comptable de la société pour exécuter leurs différentes tâches. Alors il faudra
restreindre l’accès à certains menus ou certaines commandes aux autres utilisateurs pour
préserver la confidentialité ou pour limiter leur niveau d’habilitation. On crée d’abord
d’autres sections (utilisateurs) à travers le menu « Fichier », la commande « Autorisations
d’accès » puis la sous-commande « Utilisateurs ». Dans la fenêtre « Utilisateurs » qui
apparaît (conf. fig. 12) on clique sur le bouton « Nouveau » puis dans :
o La zone « Nom » (conf. fig. 13) on saisit le nom de l’utilisateur, par exemple « HOFFER
Marcel »
o La zone « Description » on saisit le poste occupé par l’utilisateur, par exemple
« Secrétaire comptable »
o La zone « Email » on saisit l’adresse mail de l’utilisateur (hoffermarcel20@gmail.com)
Ensuite on clique sur l’onglet « Autorisations » puis dans la zone vers le bas, on définit les
restrictions pour chaque fonction pour cet utilisateur (par exemple on double-clique sur le
menu « Structure », on sélectionne « Plan comptable » et on clique sur « Tout interdire »
(conf. fig. 14) pour l’empêcher d’avoir accès au plan comptable) puis on clique sur « OK ».
fig. 12 fig. 13
fig. 14
10
COMPTABILITE GENERALE
I. PARAMETRAGE OU CONFIGURATION D’UN FICHIER COMPTABLE
Dans un fichier comptable, le paramétrage se fait à plusieurs niveaux :

▪ Paramétrage au niveau de la commande « Paramètres société » du menu « Fichier ».
▪ Paramétrage au niveau du menu « Structure ».
1. Paramétrage au niveau de la commande « Paramètres société »
En cliquant sur le menu « Fichier » puis sur la commande « Paramètres société », la fenêtre
« Paramètres société » s’ouvre. Cette fenêtre comporte seize (16) boutons disposés dans
quatres (4) zones précises. (conf. fig. 15)
fig. 15
a) La zone « Votre société »
Cette zone concerne les informations générales de la société .Elle dispose de trois (3)
boutons.
✓ Le bouton « Identification »
11
En cliquant sur le bouton « Identification », la fenêtre « Identification de votre société »

réapparaît. Elle renferme six (6) rubriques au coin supérieur de sa marge gauche à
savoir Identification, Contacts, Monnaie & Formats, IFRS, Fichiers liés et
Préférences.
• La rubrique « Identification »
Comme vu précédemment, la rubrique « Identification » renferme les informations

de la société. (conf. fig. 10)
• La rubrique « Contacts »
fig. 16
Elle permet d’enrégistrer les coordonnées des représentants des différents

départements ou services de l’entreprise. Pour ce faire, on clique sur le bouton
« Ajouter… » dans le coin supérieur droit puis à la fenêtre qui apparaît (conf. fig. 17),
dans la zone :
➢ « Civilité » : on choisit la civilité du représentant
➢ « Nom » : on saisit le nom de famille du (de la) représentant(e) (par exemple
d’ALMEIDA)
➢ « Prénom » : on saisit le(s) prénom(s) du représentant (par exemple Laurier)
➢ « Service » : on choisit le service ou département qu’il représente (par
exemple Direction Générale) parmi les différents services créés au niveau du
bouton « Contacts » de la zone « Paramètres des données de structure » conf.
page 17
➢ « Fonction » : on saisit le poste qu’il occupe (par exemple Directeur général)
➢ « Adresse » : on saisit son adresse (par exemple Adidogomé Apédokoè)
➢ « Complément » :on saisit le complément d’adresse (par exemple non loin de
Foufou Mix)
➢ « Code postal » : on saisit son code postal (par exemple 01BP13802)
➢ « Ville » : on saisit la ville où se trouve son domicile (par exemple Lomé)
➢ « Région » : on saisit la région dans laquelle il réside (par exemple Maritime)
➢ « Pays » : on saisit son pays de résidence (par exemple TOGO)
➢ « Téléphone » : on saisit son numéro fixe s’il en a
➢ « Portable » : on saisit son numéro de portable (par exemple 91 28 64 24)
➢ « Télécopie » : on saisit son numéro de fax s’il en a
➢ « E-mail » : on saisit son adresse mail (par exemple laurierfelix@gmail.com)
puis on clique sur « OK ».
12
fig. 17
• La rubrique « Monnaie & Formats »
fig. 18
Elle indique la devise dans laquelle vous souhaitez tenir votre comptabilité.
• La rubrique « IFRS »
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fig. 19
La case « Appliquer les normes comptables IFRS » est à cocher uniquement si votre
société est une GE (grande entreprise avec un chiffre d’affaire supérieur à 500
millions de francs CFA) ou si ses activités sont fortement tournées vers
l’international.
• La rubrique « Fichiers liés »
fig. 20
Elle permet de lier notre fichier comptable à d’autres fichiers de la société créés
dans d’autres programmes de SAGE si effectivement il en existe. Par exemple, si la
société utilise SAGE gestion commerciale 100, cela permettra de lier notre fichier
comptable au fichier commercial (fichier créé en SAGE gestion commerciale 100).
✓ Le bouton « Exercices »
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fig. 21
La fenêtre « Exercices » qui apparaît lorsqu’on clique sur le bouton du même nom
permet de modifier les dates de début et de fin de notre exercice comptable.
✓ Le bouton « Vos contacts »
En cliquant sur ce bouton, on obtient la même page que celle de la rubrique

« Contacts » du bouton « Identification » (conf. fig. 16).
b) La zone « Paramètres des données de structure »
Elle permet de configurer les éléments qui sont au niveau du menu « Structure ».
✓ Le bouton « Comptes généraux »
• La rubrique « Général »
Dans le champ « Longueur » , on a toujours la possibilité de modifier la longueur

des comptes généraux (compte du plan comptable général).
fig. 22
• La rubrique « Nature de compte »
On trouve ici les natures de comptes (Client, fournisseur, salarié, banque, caisse…)
ainsi que les fourchettes délimitant leurs numéros de comptes. Mais les fourchettes
que propose le programme sont définies selon le plan comptable français. Alors il
15
faut les redéfinir selon les normes du plan comptable SYSCOHADA. On procède
alors comme suit :
o Au niveau de « Client » : on supprime les fourchettes « 411, 411ZZZZZZZZZZ » ,

« 413, 413ZZZZZZZZZZ » , « 416, 416ZZZZZZZZZZ » et « 4191, 4191ZZZZZZZZZ »
puis on clique sur « Ajouter un nouvel élément » . On saisit dans la zone « Début de
fourchette » (411) et dans la zone « Fin de fourchette » (412ZZZZZZZZZZ) puis on
clique sur « Enregistrer ». On vient d’ajouter la fourchette « 411, 412ZZZZZZZZZZ ».
On procède de cette même façon pour ajouter les autres fourchettes :
▪ « 414, 416ZZZZZZZZZZ »
fig. 23
NB : La longueur des comptes varie entre 3 et 13 caractères d’où les ZZZ… pour
compléter les chiffres. « 411, 412ZZZZZZZZZZ » signifie que tous les comptes dont
les numéros se situent entre 411 et le dernier numéro de la racine 412 (4126 dans
le plan comptable) sont des comptes de nature Client.
o Au niveau de « Fournisseur » : on supprime également les fourchettes existantes et

on ajoute :
o Au niveau de « Salarié » :
▪ « 421, 421ZZZZZZZZZZ » devient « 421, 428ZZZZZZZZZZ »
o Au niveau de « Banque » :
o Au niveau de « Caisse » :
o Au niveau de « Résultat-Bilan » :
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En essayant d’enrégistrer, une petite fenêtre apparaît nous empêchant d’effectuer

l’opération avec le message « La nature Capitaux contient déjà une partie de la
fourchette11, 139ZZZZZZZZZZ ! »
fig. 24
On clique alors sur « OK » puis on sélectionne la nature « Capitaux ». On sélectionne

ensuite la fourchette « 13, 189ZZZZZZZZZZ » puis on clique sur « Supprimer ». On
revient ensuite recommencer notre opération au niveau de « Résultat-Bilan » et
maintenant ça marche.
✓ Le bouton « Tiers »
• La rubrique « Codification » du bouton « Tiers » , permet de configurer la

numérotation (manuelle, automatique ou manuelle avec racine) des comptes tiers.
L’option « Manuelle » signifie que nous devons saisir nous-même les numéros de
compte lors de la création des tiers. L’option « Automatique » désactive la zone
« Compte tiers » car le programme se charge lui-même de la numérotation mais
nous devons au préalable définir la longueur (nombre de caractères) et la racine
pour chaque type de tiers. L’option « Manuelle avec racine » nous permet de saisir
les numéros mais le programme affiche la racine que nous avons saisie au préalable.
fig. 25
• La rubrique « Mode de règlement » permet d’ajouter les moyens de paiement

utilisés par l’entreprise. On saisit dans le champ « Mode de règlement » Espèces
par exemple ; et dans le champ « Code règlement » ESP. Au niveau de « Code EDI »
on choisit « 10 Espèces » puis on valide pour en créer un autre.
17
fig. 26
✓ Création des services ou départements de la société
Elle se fait en cliquant sur le bouton « Contacts » de la zone « Paramètres des

données de structure ». Dans le champ « Service » on saisit le nom du département
(par exemple Direction Générale) puis dans le champ « Abrégé » on saisit son
abrégé (par exemple DG) puis on clique sur « Enrégistrer » et on ferme.
fig. 27
✓ La création des devises
Elle se fait en cliquant sur le bouton « International » de la zone « Paramètres des

données de structure ». On clique sur « Ajouter » puis dans la fenêtre qui s’ouvre, on
saisit dans le champ « Devise » l’intitulé de la devise (par exemple Euro). Dans le
champ « Unité » on met son unité (ici Euro) et au niveau de « Sous unité » on saisit
l’unité de sa subdivision s’il en a (ici Centime). Le champ « Format » montre si la
devise se présente exclusivement en entier ou aussi sous forme décimale (on ajoute
deux zéros (00) pour l’euro pour montrer que la monnaie a des centimes). On saisit
ensuite le sigle de la devise dans le champ « Sigle » (ici EURO toujours) ; au niveau
de « Code ISO » on saisit son code ISO (ici EUR). On tabule ensuite pour générer son
code numérique (« ISO Num »). Dans la zone « Cours » vers le bas, on saisit la parité
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(taux de change) entre l’euro et le franc CFA (659.13) puis on tabule. Au niveau de
« Cotation » on choisit « Incertain » et on clique sur « OK ».
fig. 28
c) La zone « Configuration des traitements »
Elle permet de configurer les éléments au niveau du menu « Traitement ».

✓ La rubrique « Règles de saisie »
• Lorsque la case « Protéger la zone N° de pièce » est cochée, on n’a pas la

possibilité de modifier le numéro de pièce lors de la saisie des écritures comptables.
Si on coche la case « Appliquer une numérotation continue pour le fichier » , le
programme lui-même numérote les pièces comptables (écritures comptables
saisies) dans l’ordre numérique. Si on décoche la case « Protéger la zone N° de
pièce » , la case « Appliquer une numérotation continue pour le fichier » se
désactive automatiquement. (conf. fig. 27)
• La case « Autoriser la suppression des écritures » , en étant cochée permet de
supprimer les écritures comptables après les avoir saisies. (conf. fig. 27)
• La case « Autoriser la création de compte général ou tiers en saisie » en étant cochée
permet de créer les comptes généraux ou tiers en cours de saisie. (conf. fig. 27)
fig. 29
19
✓ La rubrique « Options de saisie »
Elle détermine le mode de déplacement du curseur dans les différentes zones de saisie.
On a deux options : Tabulation (par la touche Tab) et Entrée (par la touche Entrée).
Si on coche la case « Compléter automatiquement la racine du compte saisie par
des zéros » , et au niveau de la rubrique « Général » du bouton « Comptes généraux »
on choisit au niveau de « Longueur » 6 caractères par exemple, le programme
complètera les numéros de comptes créés dans le plan comptable par des zéros pour
qu’ils atteignent 6 caractères. Ainsi si on saisit 521 BANQUES LOCALES par exemple, le
programme affiche 521000.
fig. 30
✓ La rubrique « Libellé »
Une écriture comptable n’a de sens que lorsqu’elle a un libellé. Pour y aller
rapidement lors de la passation des écritures, on peut créer d’avance les libellés pour
ne plus avoir à les saisir. Pour ce faire, on va dans la rubrique « Libellé » du bouton
« Comptabilisation » . Dans la zone « Libellé » on saisit le libellé (par exemple
« Règlement du client » ) et au niveau de « Raccourci » on saisit une lettre (par
exemple R) qui nous permet de faire appel au libellé plus rapidement. L’appel à un
raccourci se fait par la combinaison des touches « Ctrl + Shift + la lettre du raccourci »
(ici Ctrl + Shift + R). On clique sur « Enregistrer » puis on sélectionne Ajouter un
nouvel élément si on veut en créer un autre et sur « OK » pour fermer.
fig. 31
✓ Création des périodes de Rappel
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Les périodes de rappel correspondent à des commentaires liés à un certain nombre de

jours de retard de paiement du client. Lors de l’édition des relances clients, le
programme imprime le commentaire associé au retard de paiement. Pour créer une
période de rappel, on clique sur le bouton « Rappel recouvrement » de la zone
« Configuration des traitements » puis dans la rubrique « Rappel » , dans le champ
« Montant » on saisit le montant de dette (100 000 par exemple) à partir duquel
l’entreprise décidera de faire un rappel à un client qui n’a pas encore effectué son
règlement. On clique alors sur « Ajouter… » puis dans la fenêtre « Période de rappel : »
qui s’ouvre, on saisit, dans le champ « Intitulé » , « Relance » par exemple. Dans la case
devant « Nombre de jours de retard compris entre » , on saisit par exemple (0) et
devant « et » (30). Devant « Situé » on choisit par exemple « Après la date
d’échéance » et devant « Nombre de jours minimum entre l’envoi de deux rappels » on
saisit par exemple (2) et on valide. Ce qui veut dire que dans votre entreprise, les
clients dont les dettes sont supérieures ou égales à 100 000 F seront relancés chaque
2 jours après la date d’échéance de leur règlement lorsque le nombre de jours de
retard de leur paiement est compris entre 0 et 30 jours.
fig. 32 fig. 33
✓ Le bouton « Colonnage »
Le bouton « Colonnage » de la zone « Personnalisation » permet de masquer ou

d’afficher les colonnes N° compte tiers , Contrepartie générale , Code taxe ,
Montant devise… lors de la saisie des écritures comptables.
fig. 34
2. Paramétrage au niveau du menu « Structure »
a) Création du plan comptable
21
Le plan comptable est la liste ordonnée des comptes en comptabilité générale.

Pour créer un compte en vue de constituer un plan comptable, on lance la
commande « Plan comptable » du menu « Structure » puis on clique sur Nouveau.
Dans la fenêtre qui apparaît, on saisit devant « le Numéro » le numéro du compte
qu’on veut créer (par exemple 4011) et devant « l’intitulé » l’intitulé du compte (ici
Fournisseurs) puis on clique sur Suivant pour en créer un autre.
fig. 35
b) Création du plan tiers
On entend par tiers les entités (personne physique ou morale) qui sont en relation
commerciale avec l’entreprise. Il s’agit des clients, fournisseurs, salariés, débiteurs
et créditeurs divers. Pour créer un tiers, on lance la commande « Plan tiers » du
menu « Structure » puis on clique sur « Nouveau ». Dans la fenêtre qui apparaît, le
champ « Compte tiers » est protégé et numéroté par le programme si dans les
paramétrages au niveau de la rubrique « Codification » du bouton « Tiers » on
avait choisi l’option « Automatique ». Mais si on avait choisi l’option « Manuelle »
on saisit le numéro que nous voulons attribuer au tiers (cela peut être numérique
ou alphanumérique selon notre choix). Au niveau de « Type » on choisit le type de
tiers (Client par exemple). Dans la zone « Intitulé » on met son intitulé (par
exemple ETS Gombo et fils) et on tabule pour générer son abrégé. Au niveau de
« Compte collectif » on choisit un compte du plan comptable de la classe 4 relatif
au tiers en question (ici 4111). On remplit ses coordonnées dans les autres champs
puis on enrégistre.
fig. 36
22
c) Création des taux de taxe
Les taux de taxes sont utilisés au moment de l’enrégistrement des opérations

d’achat et de vente TTC (tout taxe compris). Pour créer une taxe, on lance la
commande « Taux de taxes » du menu « Structure » puis on clique sur « Nouveau ».
On a besoin ensuite :
• Du Code taxe par exemple TFV
• Du Sens (Collectée)
• De l’Intitulé (Etat, TVA facturée sur vente)
• Du Compte taxe (4431)
• Du Taux (18)
• Du Type de taxe (TVA/encaissement)
Et pour terminer on rattache (bouton Affecter) les comptes généraux tels
que 7011 ; 7071 ; 7074 à la taxe puis on valide.
fig. 37 fig. 38
d) Création des codes journaux
Dans la pratique, les écritures comptables sont regroupées par catégories. Ainsi les
opérations d’achats doivent être uniquement enrégistrées dans un journal d’achat,
celles de vente dans un journal de vente…
Pour ce faire, il faut créer alors les codes journaux à prévoir par catégories
d’écritures. On lance la commande « Codes journaux » du menu « Structure » puis
on clique sur Nouveau. A la fenêtre qui s’ouvre, on choisit d’abord Le type du
journal par exemple Achats. Dans la zone Le code on saisit le code (ACH) puis au
niveau de L’intitulé on saisit « Journal des achats » et on clique sur Suivant > afin
de choisir l’option pour la numérotation (Continue par journal). On clique encore
sur Suivant > pour terminer et démarrer la création d’un autre journal.
23
fig. 39 fig. 40
fig. 41
Création des journaux de trésorerie
La logique de la création des journaux de trésorerie est un peu différente des

autres. On lance la commande « Codes journaux » du menu « Structure » puis on
clique sur Nouveau. A la fenêtre qui s’ouvre, dans la zone Le type du journal, on
choisit Trésorerie. Dans la zone Le code on saisit le code du journal de
trésorerie ; caisse par exemple (CAIS) ; puis au niveau de L’intitulé on
saisit « Journal de caisse » et on clique sur Suivant >. On choisit dans la zone Le
compte de trésorerie , le compte du plan comptable correspondant (ici le compte
caisse 5711) puis on coche l’option « En contrepartie des règlements
enrégistrés ». On clique encore sur Suivant > afin de choisir le mode de
numérotation pour ce journal et on clique encore sur le même bouton pour
terminer.
fig. 42 fig. 43
e) Création des banques
Dans la pratique, une entreprise ouvre toujours son compte dans une banque ou
une institution fiancière. Afin de faire un bon suivi des mouvements effectués sur
son compte, une entreprise doit créer en comptabilité chez elle des comptes
banques.
On lance la commande « Banques » du menu « Structure » puis on clique sur
« Nouveau ». La fenêtre qui apparaît s’ouvre sur :
24
• L’onglet « Identification »
On saisit dans la zone Abrégé, l’abrégé de la banque UTB par exemple. Dans la
zone Intitulé, on saisit Union Togolaise de Banque. Dans la zone Interlocuteur,
on peut choisir le nom du banquier à qui on peut prendre attache pour être en
relation avec la banque (Philip LEGRAND). Dans les zones en bas, on remplit les
cordonnées de la banque et on clique sur l’onglet suivant.
fig. 44
• L’onglet « Contacts »
Au niveau de l’onglet « Contacts » en cliquant sur Ajouter… une fenêtre apparaît

nous permettant de remplir les coordonnées de l’employé de l’entreprise à qui la
banque peut s’adresser.
• L’onglet « Comptes bancaires »
On a besoin de l’Abrégé (ici UTB1 par exemple pour le premier compte créé à
l’UTB) ; ensuite du code Banque (TG234) ; du code Guichet (01203) ; du N° de
compte (321942947025000) ; de la clé RIB (70). Dans la zone Banque en bas de
Code journal on choisit le code journal de UTB.
fig. 45
f) Création des modèles
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• Modèles de saisie
Cette commande apporte une solution simple et définitive à la partie la plus

fastidieuse de la comptabilité, la saisie !!
Par un simple rappel de lignes pré-enregistrées, dans lesquelles le curseur se
positionne automatiquement aux endroits adéquats, les modèles permettent de
composer des brouillards de saisie adaptés à vos usages.
Vous pourrez ainsi paramétrer et automatiser toutes les saisies les plus courantes
en réduisant au strict minimum l’enregistrement des écritures que vous enregistrez
le plus souvent.
Pour ce faire, on lance la commande « Modèles » du menu « Structure » puis on
sélectionne la sous-commande « Modèles de saisie ». On clique sur Nouveau puis
dans la fenêtre qui apparaît, dans le champ « Intitulé » on saisit l’intitulé ( Facture
d’achat par exemple). Dans la zone Type on choisit Achats puis dans le champ
Code journal on choisit le code journal Achat.
Dans les zones vers le bas, on a toutes les colonnes qui se présentent dans les
journaux de saisie d’écritures comptables (jour, N° pièce, N° facture, Référence…).
On va chercher alors à paramétrer les saisies. On applique les actions suivantes :
-On sélectionne l’espace vide au-dessus de la colonne Jour et on remarque que les
icônes Saisir, Répéter et Fonction sont activées. On clique sur l’icône Saisir pour
dire que la date de l’écriture est à saisir manuellement lors de l’appel du modèle de
saisie ; une image de clavier apparaît ainsi dans la zone.
-On tabule pour rentrer dans l’espace au-dessus de la colonne N° pièce et on choisit
Incrémenter. On choisit toujours Saisir pour le N° facture et la Référence
(puisque ce sont des valeurs qu’on ne connait pas d’avance) et au niveau de N°
compte général on saisit 6011 par exemple ; on tabule pour atteindre la zone
Libellé écriture et on saisit Facture N° puis on sélectionne à nouveau Saisir.
-Les vides dans les champs qui ne sont pas remplis sont automatiquement occupés
par l’icône de clavier.
-Au niveau de Débit on sélectionne Saisir et on valide.
On vient de paramétrer la ligne 1.
-A la ligne 2 on choisit Répéter pour tous les champs sauf pour N° compte général
où on saisit par exemple le compte de la TVA 4452 et Débit où on choisit Calculer
puis on valide.
-A la ligne 3 on choisit toujours Répéter et on saisit le compte 4011 au niveau de
N° compte général ; on tabule et on choisit Saisir pour N° compte tiers (le N°
compte tiers est à remplir uniquement à la ligne 3). Au niveau de Crédit on
sélectionne Equilibrer puis on valide.
On vient de créer notre modèle de saisie pour les factures d’achat.
fig. 46 fig. 47
26
• Modèles de règlement
Il s’agit de créer des modalités de paiement que notre entreprise offre à ses clients
ou obtient de ses fournisseurs. En effet dans la pratique après une opération d’achat
le plus souvent le client n’a souvent pas les moyens pour régler la totalité de sa dette
le même. Il demande alors le paiement en plusieurs tranches fixées sur des
échéances bien définies avec son fournisseur : on dit alors que le fournisseur lui a
accordé une modalité de paiement. Les modalités de paiement, lorsqu’elles sont
standard peuvent être rattachées à partir de la fenêtre des tiers concernés. Pour
créer un modèle de règlement, on lance la sous-commande « Modèles de
règlement » de la commande « Modèles » appartenant au menu « Structure » puis
on clique sur Nouveau. Dans la fenêtre qui s’ouvre, on saisit l’intitulé du modèle de
règlement (Paiement au comptant par exemple) puis on clique sur Ajouter. On a
alors plusieurs lignes dans lesquelles nous allons pouvoir paramétrer notre
règlement.
-Dans la zone Valeur, l’objectif est d’indiquer au logiciel si le règlement est complet
ou partiel ; s’il est complet on peut tabuler pour aller à l’étape suivante sans rien
mettre. Ici comme il s’agit d’un règlement au comptant on ne met rien dans la zone
Jour.
-Dans la zone Condition on laisse Jour(s) net(s) et au niveau de Mode de
règlement on choisit un mode de règlement dans la liste préalablement créée au
niveau de la rubrique « mode de règlement » du bouton « Tiers » appartenant à la
commande « Paramètres société » du menu « Fichier » ; puis on valide. Une balance
apparaît sous Valeur pour montrer qu’il y a équilibre.
fig. 48
• Modèles d’abonnement
Le but d’un modèle d’abonnement est de permettre de générer des écritures

récurrentes, qui reviennent à l’identique tous les mois (une écriture d’abonnement
internet, un loyer…). Pour ce faire, on lance la sous-commande « Modèles
d’abonnement » de la commande « Modèles » appartenant au menu « Structure »
puis on clique sur Nouveau.
On saisit alors l’intitulé (Par exemple Abonnement CANALBOX) et aussi peut-être
une référence (ABOCANAL par exemple).
-On choisit le code journal (OD pour les opérations diverses)
-Un abonnement ne fonctionne pas sans modèle de saisie alors il faudra d’abord en
créer spécialement pour l’écriture puis on l’insère .
-On choisit la date de début et la date de fin de la période sur laquelle on veut
générer les écritures (010120 à 311220 par exemple)
27
-On a la possibilité de générer les écritures chaque jour, semaine, mois ou année et
dans le champ « Périodicité » on saisit le nombre de jours ou de semaines ou de
mois ou d’année qui doivent séparer la génération des écritures.
-Dans la zone « Montant » on saisit le montant de l’abonnement (soit par période
soit Global pour toute la période). Ensuite on clique sur « Répartir ». Une petite
fenêtre apparaît vous demandant si vous voulez générer les écritures
d’abonnement. Vous cliquez sur « Oui ».
Les dates et les montants des écritures apparaissent dans les lignes en bas.
Dans la colonne « Générée » on double-clique dans l’espace vide devant les
écritures qu’on a déjà passé puis de petites cases apparaîssent. On coche ces cases
pour que le programme ne les répète plus.
fig. 49
fig. 50
II. LES TRAITEMENTS
Les traitements concernent la passation des écritures comptables, la clôtures des

journaux, l’interrogation des comptes et les recherches d’écritures.
1. La passation des écritures comptables
Quatres (4) commandes servent à passer les écritures comptables :

a. La commande « Saisie par pièce »
b. La commande « Saisie des écritures »
c. La commande « Journaux de saisie »
d. La commande « Saisie des opérations bancaires »
a. La commande « Saisie par pièce »
Après avoir lancé la commande « Saisie par pièce » du menu « Traitement » , on

sélectionne la sous-commande « Ajout d’une pièce ». Dans la zone « Code journal »
on choisit le journal dans lequel on veut enrégistrer les écritures (journal d’achat si
l’opération en question est une opération d’achat). On tabule pour saisir la date ou
28
la choisir dans le calendrier déroulant (070320 par exemple). On tabule encore pour
saisir le libellé (facture N° 15001 du fournisseur LYNC). On tabule encore pour
choisir la devise si la facture ou l’opération est faite dans une autre monnaie autre
que celle de tenue de compte (ici CFA). On tabule encore pour générer le numéro de
pièce (si dans les paramétrages au niveau des paramètres société du menu
« Fichier » la case Protéger la zone N° de pièce est décochée). Au niveau de « N°
de facture » on saisit le numéro de la facture (15001) et dans la zone « Référence »
on saisit une référence (par exemple Achat1 pour dire que c’est la première écriture
d’achat) puis on valide pour avoir accès aux lignes de saisie de l’écriture (Le nombre
de lignes de saisie est toujours égal au nombre de compte utilisé dans l’écriture).
fig. 51
b. La commande « Saisie des écritures »
Pour passer une écriture par cette commande après l’avoir lancée, on choisit dans
la fenêtre qui s’ouvre, au niveau de Code, le journal (par exemple Journal de caisse)
puis la période (mars2020 par exemple) puis on valide.
fig. 52
Dans la fenêtre qui s’ouvre, on saisit dans la colonne « Jour » le rang du jour de la
période (12 par exemple) puis on tabule pour générer le numéro de la pièce ; on
tabule encore pour saisir le numéro de la facture et ensuite la référence, le numéro
de compte général, le numéro de compte tiers, le libellé de l’opération, la date puis
le montant du débit et on valide.
29
fig. 53
c. La commande « Journaux de saisie »
Pour passer une écriture comptable par cette commande après l’avoir lancée, on
double-clique pour choisir simultanément la période et le journal (par exemple
janvier 2020 ; journal Achat). La fenêtre qui s’ouvre est identique à celle de la
commande « Saisie des écritures ». La logique de la passation des écritures demeure
la même.
fig. 54
d. La commande « Saisie des opérations bancaires »
Cette commande est utilisée uniquement pour passer les écritures de trésorerie. Le
journal de trésorerie à utiliser à ce niveau doit obligatoirement posséder un compte
banque.
Pour passer l’écriture par cette commande après l’avoir lancé, on choisit dans la
zone journal, le journal à utiliser pour enregistrer l’écriture de trésorerie ( Journal
UTB par exemple) puis on valide.
30
Dans la colonne « Jour » , on saisit la date (Soit manuellement soit en la choisissant

en cliquant sur l’icône du calendrier) puis on tabule pour générer le numéro de la
pièce et ensuite, le numéro de facture, la référence, le numéro de compte général
(4011 par exemple), le numéro de compte tiers(FR0001), le libellévirement au
fournisseur FR0001) puis le montant (220 000) dans la colonne « Décaissement »
puisqu’il et on valide.
L’écriture qui vient d’être passé n’a pas encore rejoint la balance des comptes. Pour
ce faire, il faut le générer en cliquant sur l’icône « Générer ». Dans la fenêtre qui
s’ouvre on clique sur « Oui ».
fig. 55 fig. 56
2. La saisie par lot
Dans la pratique, un comptable est souvent aidé par des aides comptables. Etant donné que
le niveau de qualification de ces derniers n’est pas acceptable, ils ne sont pas autorisés à
passer directement les écritures en compta mais dans un lot (au brouillon). C’est après
vérification de ces écritures par le chef comptable qu’elles sont autorisées à rejoindre la
balance des comptes.
Pour créer un lot de saisie afin de permettre aux aides comptables de passer leurs écritures,
on lance la commande « Saisie par lot » du menu « Traitement ». A la fenêtre qui s’ouvre,
on clique sur « Nouveau » pour créer un nouveau lot (fig. 57). On choisit l’emplacement où
nous voulons créer le lot (bureau). Dans la zone « Nom du fichier » on saisit le nom à
attribuer au lot (LOT 1515) puis on clique sur « Enregistrer ». La fenêtre qui s’ouvre est
similaire à celle de la commande « Journaux de saisie ». Par conséquent la logique de la
passation des écritures dans ce lot serait similaire à celle de la commande « Journaux de
saisie ».
fig. 57 fig. 58
31
Les écritures passées dans un lot de saisie ne rejoignent pas encore la balance des comptes
avant vérification par le chef comptable. Après vérification, pour insérer les écritures du
lot en compta, on sélectionne la ligne du journal concerné dans la fenêtre « Lot de saisie »
puis on clique sur l’icône « Actions » en bas du lot puis sur « Mettre à jour la comptabilité »
et ensuite sur « OK ».
fig. 59 fig. 60
NB : Pour utiliser les modèles de saisie afin de passer les écritures au niveau des trois
commandes une fois lancées (Ajout d’une pièce, Saisie des écritures, Journaux de saisie),
on clique sur la petite flèche à droite de la zone « Modèle de saisie » pour défiler les modèles
qu’on a créés puis on choisit celui lié à notre écriture.
3. Les écritures d’abonnement
La commande « Ecritures d’abonnement » du menu « Traitement » sert à générer les

écritures d’abonnement après création des modèles d’abonnement.
Dans la zone « Type du journal » on choisit le type (Achat, Vente, Général, Situation ou
Trésorie) puis dans les champs « Abonnement de » « à » on choisit les modèles
d’ abonnement des écritures qu’on veut générer. Dans « Date limite » on choisit la date
limite à laquelle on veut arrêter la génération des écritures puis on clique sur « Afficher ».
Les écritures s’affichent alors dans les colonnes (Intitulé de l’abonnement, Modèle de saisie,
Code journal, Date d’écriture, Montant, Génération) vers le bas jusqu’à la date limite qu’on
a fixé. On clique sur l’icône « Générer » dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.
fig. 61
32
On retrouve toutes ces écritures dans la commande « Journaux de saisie » du menu

« Traitement ».
4. Gestion des comptes généraux
La commande « Gestion des comptes généraux » du menu « Traitement » sert à visualiser

les écritures passées avec les différents comptes du plan comptable et à contrôler leurs
mouvements de débit et de crédit ainsi que leur solde.
On lance la commande en question pour faire apparaître le plan comptable. Pour voir les
écritures passées avec le compte 4011 par exemple, on le sélectionne et on clique sur
« Ouvrir » ou on le double-clique carrément. On trouve ainsi les écritures avec les codes
journaux, les dates, les numéros de pièces, les tiers (si elles en contiennent), les libellés…
Au niveau de la rubrique « Cumuls » on a les mouvements de débit et de crédit, ainsi que
les soldes de chaque période et leur totaux.
fig. 62 fig. 63
5. Gestion des comptes tiers
La commande « Gestion des comptes tiers » du menu « Traitement » sert à visualiser les
écritures passées avec les différents comptes de tiers et à contrôler leurs mouvements de
débit et de crédit ainsi que leur solde.
On lance la commande en question pour faire apparaître le plan tiers.
On double-clique sur le compte tiers qu’on veut passer en revue ou on sélectionne le
compte en question et on clique « Gérer le compte » en bas. La fenêtre qui s’ouvre est la
même que celle sous la commande « Gestion des comptes généraux ».
fig. 64
6. Lettrage des tiers
33
Le lettrage est une technique utilisée en comptabilité pour analyser les comptes, les
contrôler en vue d’en connaître les soldes. Cependant les comptes ciblés sont les comptes
tiers de type client et fournisseur. En effet, on saisit plusieurs factures et plusieurs
règlements liés aux clients et fournisseurs. Il devient alors vital de lier chaque règlement à
sa facture par une lettre ; ceci permet de voir clairement si un client nous doit ou si on doit
à un fournisseur. Il y a deux types de lettrages : le lettrage manuelle et le lettrage
automatique.
Lettrage manuelle
En lançant la commande « Gestion des comptes tiers » du menu « Traitement » , dans la

fenêtre qui s’ouvre, on double-clique sur le compte tiers dont on veut vérifier le solde. Dans
la rubrique « Interrogation/lettrage » , on a la liste des écritures enrégistrées avec le
compte tiers en question. Pour lettrer deux ou plusieurs écritures (une ou plusieurs
factures et un ou plusieurs règlements), on sélectionne et on coche les écritures en question
sous la colonne « P » (on dit qu’on fait le pointage) puis on clique sur « Lettrer ». On
remarque que les écritures disparaissent immédiatement et on les retrouve en cliquant sur
« Ecritures lettrées » en bas.
Important ! Il faut que le solde lettrage soit égal à zéro (0) pour que le lettrage soit
possible.
Lettrage automatique
Toujours dans la rubrique « Interrogation/lettrage », on clique sur l’icône « Automatique »

en haut. Dans la fenêtre qui s’ouvre, dans la zone « Lettrage en » on a par défaut « Monnaie
courante » et dans la zone « Type » on a « Montant » ce qui signifie que le programme fera
le lettrage en rapprochant les montants des factures. Au niveau de « Type tiers » on
choisit « Tous » pour permettre au programme de lettrer tous les tiers qui ont un solde nul.
On a la possibilité de régler la puissance de lettrage en déplaçant le curseur de la gauche
vers la droite pour dire au logiciel de lettrer plus d’écriture (la puissance minimum de
lettrage permet d’associer jusqu’à 4 écritures).
Dans la zone Critères de sélection, au niveau de « Compte tiers de » on appuie sur la
touche F4 du clavier et on sélectionne le premier compte tiers de la liste et au niveau de
« à » on fait la même chose mais on choisit le dernier compte tiers. On coche en bas l’option
« Lettrer toutes les écritures pour les comptes tiers dont le solde est nul » puis on valide.
fig. 65
7. La réimputation des comptes

34
Lorsqu’on se rend compte à un moment donné qu’on a fait une erreur dans la saisie des
écritures en utilisant un autre compte (général ou tiers) à la place d’un autre, c’est vraiment
fastidieux de reprendre toutes les écritures et de les modifier un à un. Il faut alors faire une
réimputation. Pour cela il faut lancer la commande « Réimputation » du menu
« Traitement » puis on choisit soit « Ecritures générales » ou « Ecritures analytiques »selon
ce qu’on veut modifier. Dans la fenêtre qui s’ouvre, on a la possibilité de choisir le type de
journal, le dates d’écritures, les codes journaux, les montants, le sens (débit, crédit ou les
deux) dans lesquels on veut faire la réimputation. Enfin dans le chap « Du compte général »
on saisit le compte qu’on veut remplacer et dans le champ « vers » on saisit le nouveau
compte.
fig. 66
8. Le rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est l’opération par laquelle une entreprise vérifie que
l'enregistrement des opérations portées au compte 521 est conforme au relevé de compte
envoyé par sa banque. Le but de ce bilan exhaustif est de dépister d’éventuelles anomalies
entre les encaissements reçus et les règlements effectués par l’entreprise. Le
rapprochement bancaire est une opération menée de façon périodique, généralement en
fin de mois. Il y a deux types de rapprochement bancaire : le rapprochement bancaire
manuel et le rapprochement bancaire automatique.
Le rapprochement bancaire manuel
En lançant la commande « Rapprochement bancaire manuel » du menu « Traitement »,

dans la fenêtre qui s’ouvre, on choisit dans la zone « Code journal » le journal lié à la banque
de l’entreprise et dans la zone « Date de rapprochement » la date à laquelle on effectue le
rapprochement puis on valide. Dans la fenêtre qui s’ouvre, on saisit dans la zone « Pièce de
trésorerie » l’intitulé de notre rapprochement (par exemple Extrait 1) puis on valide. Dans
la zone vers le bas, on a toutes les opérations bancaires enrégistrées. Pour faire le
rapprochement, il faut pointer toutes les écritures qui se trouvent sur le relevé bancaire
qu’on a reçu. Dans la colonne « Date de rapprochement », la date de rapprochement saisie
précédemment apparaît pour les écritures rapprochées. On ferme la fenêtre puis on la
rouvre. On voit que les écritures rapprochées ont disparu. Pour les voir, on clique sur
« Ecritures rapprochées » en bas.
35
fig. 67
Le rapprochement bancaire automatique
Le rapprochement bancaire automatique se fait à travers la commande « Rapprochement

bancaire automatique » du menu « Traitement ». Une fois cette commande lancée, dans la
fenêtre qui s’ouvre, on choisit le compte bancaire pour lequel on veut faire le
rapprochement dans la zone « Compte bancaire » et on clique sur le bouton « Valider ». Une
fois fait, les écritures de l’extrait bancaire qu’on a saisi apparaissent dans les colonnes de
la zone « Mouvements bancaires » et en bas dans la zone « Ecritures comptables » toutes
les opérations bancaires qu’on a enrégistrées s’affichent également. On peut alors pointer
les écritures qui apparaissent des deux côtés et faire le rapprochement.
fig. 68
*Comment saisir un extrait bancaire : Pour saisir un extrait bancaire, on lance la

commande « Gestion des extraits » du menu « Traitement ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, on
sélectionne la ligne du compte bancaire en question et on clique sur « Nouveau ». On saisit
dans le champ « Crédit » de la zone « Ancien solde au » le solde de départ du compte
bancaire (le solde avant les mouvements de l’extrait) et dans le champ « crédit » de la zone
« Nouveau solde au » en bas, le solde de fin. On met la date de l’extrait bancaire dans le
champ « Date » devant « Nouveau solde au » ; et dans le champ « Référence extrait » , on
saisit un nom pour notre relevé bancaire. Ensuite on saisit toutes les opérations présentes
sur l’extrait dans chaque ligne.
36
NB : Il faut que le montant sous « Reste à imputer » soit égal à zéro (0) pour que le
programme puisse valider notre extrait. Pour éditer un justificatif de rapprochement, on
clique sur « Imprimer » , puis dans la fenêtre qui s’ouvre on saisit la date et on valide.
fig. 69
9. La clôture des journaux
On lance la commande « Clôture des journaux… » du menu « Traitement » puis dans la

fenêtre qui s’ouvre on choisit si la clôture est partielle (impossible de modifier les écritures
déjà saisies mais on peut en saisir d’autres) , totale (on ne peut ni modifier les écritures
déjà saisies ni en rajouter d’autres) ou pour une période limite (depuis le début de
l’exercice jusqu’à la période limite choisie). Pour pouvoir clôturer l’exercice, on choisit la
clôture totale.
On doit prendre soin d’imprimer tous les journaux avant la clôture.
10. La clôture de l’exercice
Elle se fait en lançant la sous-commande « Clôture de l’exercice… » de la commande « Fin

d’exercice » du menu « Traitement ». Une fois fait aucun traitement sur cet exercice n’est
plus possible.
11. La création d’un nouvel exercice
Elle se fait en lançant la sous-commande « Nouvel exercice… » de la commande « Fin

d’exercice » du menu « Traitement ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, on choisit l’option « Créer
un nouvel exercice et générer les reports ». On clique sur « Suivant > » et on choisit le
journal des à-nouveaux (RAN) dans le champ « Précisez le journal des à-nouveaux ». On
clique encore sur « Suivant > » et on coche les trois petites cases Report des sections
analytiques, Inclure les reports analytiques antérieurs et Inclure les OD analytiques
(si on a des ventilations analytiques dans notre exercice) puis on sélectionne dans le champ
« Précisez le journal des à-nouveaux » le journal des à-nouveaux analytiques. On clique sur
« Suivant > » trois fois puis sur « Fin ».
37
COMPTABILITE ANALYTIQUE
La comptabilité analytique est un mode de traitement des données financières ayant pour
objectif d’expliquer les résultats financiers : la comptabilité générale donne une vue globale
des comptes de l’entreprise ; la comptabilité analytique présente, quant à elle, une vision
détaillée de chaque activité.
Cette technique permet d’identifier les coûts des différentes fonctions assumées par
l’entreprise : production, commercialisation, service après-vente, etc. Elle est propre à
chaque entreprise et constitue un système de mesure neutre et objectif.
La comptabilité analytique permet également de déterminer les bases d’évaluation de
certains éléments du bilan comptable (elle peut servir par exemple à évaluer les stocks).
Par conséquent, elle sert de base pour bâtir des prévisions, prévoir des budgets, constater
leur réalisation et expliquer les écarts qui en résultent. Elle constitue donc un véritable outil
de contrôle budgétaire.
C’est une comptabilité facultative mais elle est pratiquée pour répondre aux besoins
spécifiques propres à la réalité de chaque entreprise. Pour la tenir, il faut créer un plan
analytique, créer ensuite les sections analytiques, les codes journaux analytiques et
rattacher les comptes de charge au plan analytique.
I. CREATION D’UN PLAN ANALYTIQUE
Le plan analytique est un regroupement de plusieurs sections analytiques. Pour créer un

plan analytique, on lance la commande « Paramètres société » du menu « Fichier ». Dans la
fenêtre qui s’ouvre, on clique sur le bouton « Analytique » et on sélectionne la rubrique
« Plan analytique ».
Dans la zone « Plan analytique » on saisit l’intitulé de notre plan (par exemple ) puis on
enrégistre.
Ensuite on sélectionne la rubrique « Niveau d’analyse » et on saisit les différents niveaux
d’analyse de coûts (coûts administratifs, coûts de commercialisation…) puis on enrégistre.
Au niveau de la rubrique « Général » , dans la zone « Répartition » on choisit l’option
« Afficher pour confirmation » afin de pouvoir en écriture modifier la ventilation par
défaut.
38
fig. 70 fig. 71
II. CREATION D’UNE SECTION ANALYTIQUE
Pour créer une section analytique, on lance la commande « Plan analytique » du menu
« Structure » puis dans la fenêtre qui s’ouvre, on sélectionne le plan dans lequel on veut
créer la section puis on clique sur « Nouveau ». Dans la nouvelle fenêtre, dans la zone
« Section analytique » on saisit le numéro ou le code de la section (par exemple SA1 ) puis
on tabule pour saisir l’intitulé et générer l’abrégé. Dans le champ « Niveau d’analyse » vers
le bas, on sélectionne le niveau d’analyse dans la liste déroulante puis on valide.
fig. 72 fig. 73
III. CREATION DES CODES JOURNAUX ANALYTIQUES
On lance la commande « Codes journaux analytiques » du menu « Structure » puis on clique

sur « Nouveau ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, on saisit dans la zone « Code » le code (ODA)
puis dans la zone « Intitulé » on saisit l’intitulé (Opérations diverses analytiques) puis on
valide.
fig. 74
IV. RATTACHEMENT D’UN COMPTE AU PLAN ANALYTIQUE
39
Pour ce faire, on lance la commande « Plan comptable » du menu « Structure » pour ouvrir
un compte de charge. Dans la fenêtre qui va s’ouvrir, on va sur l’onglet « Analytique », on
coche la case « Autoriser la saisie analytique » si elle est décochée puis on clique sur
« Ajouter » pour ajouter une ventilation analytique.
Dans la colonne « Section », on choisit la section qu’on veut rattacher, on tabule puis dans
la colonne « Valeur » on saisit le pourcentage du montant qu’on veut affecter à cette section.
Sur la deuxième ligne on sélectionne la deuxième section puis dans la zone « Valeur » si
c’est la dernière section sur laquelle on veut appliquer la ventilation, on demande au
logiciel d’équilibrer.
fig. 75
V. SAISIE D’UNE ECRITURE AVEC VENTILATION ANALYTIQUE
Pour saisir une écriture d’achat par exemple avec ventilation analytique, il faut autoriser la
saisie analytique dans le journal d’achat. Ensuite on lance la commande « Journaux de
saisie » puis on sélectionne le journal d’achat. Avant d’enrégistrer l’écriture après avoir
saisi le montant du compte de charge, la fenêtre « Saisie analytique » s’ouvre nous
permettant de voir notre ventilation analytique (la répartition du montant entre les
sections) saisie précédemment. On clique sur « Fermer » puis on constate dans l’écriture
qu’on vient de passer que le compte de charge en question est en gras (à cause de la
ventilation analytique sur ce compte).
VI. CREATION D’UN MODELE DE GRILLE
La dernière étape dans la mise en œuvre d’un plan analytique c’est d’automatiser la saise
de la ventilation analytique en créant les modèles de grille. Pour ce faire, on lance la sous-
commande « Modèles de grille » de la commande « Modèles » du menu « Structure » puis
dans la fenêtre qui s’ouvre, on clique sur « Nouveau ».
Dans la zone « Intitulé » on saisit l’intitulé du modèle (par exemple 40/60) et on sélectionne
vers le bas dans la marge à gauche le plan dans lequel se fera la ventilation. On clique sur
« Ajouter » pour créer une ligne ; on tape sur la touche F4 pour faire appel aux sections
analytiques puis on tabule.
Dans la colonne « Valeur » on saisit la proportion (40% par exemple) puis on crée une
nouvelle ligne pour faire les autres ventilations et on laisse le logiciel équilibrer.
40
fig. 76 fig. 77
41
LE BUDGET
Dans la pratique, les entreprises budgétisent souvent leurs dépenses et recettes. En

d’autres termes tout se fait sur prévision. La mise en place d’une gestion prévisionnelle des
charges et des produits permet à chaque entreprise de faire facilement face à des imprévu,
de se prémunir contre les déséquilibres et insuffisances, de manque de liquidité dans la
trésorerie. Il est donc indispensable à chaque entreprise de tenir une gestion
prévisionnelle.
I. CREATION D’UN POSTE BUDGETAIRE
Un poste budgétaire permet d’enregistrer des prévisions de dépenses ou de recettes et de

vérifier par la suite grâce à l’état qu’on pourra imprimé si l’on a atteint, dépassé ou si on est
en dessous de nos prévisions. Pour créer un poste budgétaire, on lance la commande
« Postes budgétaires » du menu « Structure » puis on clique sur « Nouveau ». Dans le champ
« Poste budgétaire » on saisit un numéro qu’on veut lui attribuer (par exemple 6271) puis
l’intitulé (par exemple Publicité). Le sens ici restera Charge puisque la publicité est une
charge.
Au niveau de l’onglet « Prévisions » on a deux types de dotations qui correspondent à des
prévisions pessimistes et optimistes. Dans le champ « Montant » on saisit le montant des
prévisions de publicité sur toute l’exercice puis on clique sur « Répartir ».
fig. 78 fig. 79
II. IMPRESSION DES ETATS BUDGETAIRES
42
Pour vérifier si onos prévisions sont justes ou s’il y a des écarts, on lance la commande
« Etats budgétaires… » du menu « Etat ».
fig. 80
43

Formation Sage Comptabilité 100 - Cabinet Wissen & Associé - 090453

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COURS PRATIQUE DE SAGE

II. CREATION D’UN FICHIER COMPTABLE

La création d’un fichier comptable s’opère par deux modalités :

L’utilisation de ces commandes se définit au niveau du menu Fenêtre (Fenêtre->Mode

1. Création avec le Mode Assistant

Pour créer un fichier comptable, on lance d’abord l’ouverture du programme de

A la fenêtre qui réapparaît (conf. fig. 3), on saisit dans :

NB : Le N° de SIRET (Système d’identification du répertoire des établissements) et la

A la nouvelle fenêtre qui réapparaît (conf. fig. 4) :

NB : Le format date du programme est sous la forme jjmmaa.

Dans la zone « Enregistrer dans » on choisit l’emplacement du fichier, par exemple

2. Création avec le Mode sans Assistant

La logique de la création du fichier avec le mode sans assistant demeure la même.

III. Protection d’un fichier comptable

IV. Protection des menus ou de certaines commandes

I. PARAMETRAGE OU CONFIGURATION D’UN FICHIER COMPTABLE

Dans un fichier comptable, le paramétrage se fait à plusieurs niveaux :

1. Paramétrage au niveau de la commande « Paramètres société »

a) La zone « Votre société »

En cliquant sur le bouton « Identification », la fenêtre « Identification de votre société »

Comme vu précédemment, la rubrique « Identification » renferme les informations

Elle permet d’enrégistrer les coordonnées des représentants des différents

• La rubrique « Monnaie & Formats »

• La rubrique « Fichiers liés »

✓ Le bouton « Vos contacts »

En cliquant sur ce bouton, on obtient la même page que celle de la rubrique

b) La zone « Paramètres des données de structure »

✓ Le bouton « Comptes généraux »

Dans le champ « Longueur » , on a toujours la possibilité de modifier la longueur

• La rubrique « Nature de compte »

o Au niveau de « Client » : on supprime les fourchettes « 411, 411ZZZZZZZZZZ » ,

o Au niveau de « Fournisseur » : on supprime également les fourchettes existantes et

▪ « 421, 421ZZZZZZZZZZ » devient « 421, 428ZZZZZZZZZZ »

▪ « 51, 519ZZZZZZZZZZ » devient « 521, 526ZZZZZZZZZZ »

▪ « 53, 539ZZZZZZZZZZ » devient « 571, 573ZZZZZZZZZZ »

▪ « 11, 129ZZZZZZZZZZ » devient « 11, 139ZZZZZZZZZZ »

En essayant d’enrégistrer, une petite fenêtre apparaît nous empêchant d’effectuer

On clique alors sur « OK » puis on sélectionne la nature « Capitaux ». On sélectionne

• La rubrique « Codification » du bouton « Tiers » , permet de configurer la

• La rubrique « Mode de règlement » permet d’ajouter les moyens de paiement

✓ Création des services ou départements de la société

Elle se fait en cliquant sur le bouton « Contacts » de la zone « Paramètres des

✓ La création des devises

Elle se fait en cliquant sur le bouton « International » de la zone « Paramètres des

c) La zone « Configuration des traitements »

Elle permet de configurer les éléments au niveau du menu « Traitement ».

• Lorsque la case « Protéger la zone N° de pièce » est cochée, on n’a pas la

✓ La rubrique « Options de saisie »

✓ Création des périodes de Rappel

Les périodes de rappel correspondent à des commentaires liés à un certain nombre de

Le bouton « Colonnage » de la zone « Personnalisation » permet de masquer ou

2. Paramétrage au niveau du menu « Structure »

a) Création du plan comptable

Le plan comptable est la liste ordonnée des comptes en comptabilité générale.

b) Création du plan tiers

c) Création des taux de taxe

Les taux de taxes sont utilisés au moment de l’enrégistrement des opérations

d) Création des codes journaux

Création des journaux de trésorerie

La logique de la création des journaux de trésorerie est un peu différente des

e) Création des banques

Au niveau de l’onglet « Contacts » en cliquant sur Ajouter… une fenêtre apparaît

• L’onglet « Comptes bancaires »