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Table des matières

I. ETABLISSEMENT ET COMPTABILISATION DES BULLETINS DE SALAIRE ... 3

II. ETAPES DE CREATION D’UN FICHIER PAIE de A à Z .......................................... 4

III. CHEMIN D’ACCES AU PROGRAMME SAGE PAIE 100 ..................................... 5

IV. CREATION DES ORGANISATIONS ....................................................................... 6

V. COMMENT CREER UNE FICHE DE PERSONNEL .................................................. 7

VI. ETABLIR UN BULLETIN DE PAIE ......................................................................... 8

VII. CALCULER OU EDITER LES BULLETINS DE SALAIRE ................................. 12

VIII. L’EDITION DES BULLETINS ................................................................................ 16

IX. EDITER LES ETATS APRES CALCUL OU EDITION DES BULLETINS .......... 19

X. COMMENT FAIRE LA CLOTURE D’UNE PAIE ..................................................... 20

XI. COMMENT SAUVEGARDE UNE PAIE................................................................ 22

XII. L’OUVERTURE D’UNE NOUVELLE PERIODE DE PAIE ................................. 23

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I. ETABLISSEMENT ET COMPTABILISATION DES BULLETINS DE

SALAIRE
Présentation

Le logiciel PAIE 100 WINDOWS de SAGE est un logiciel conçu et spécialement adapté à la
gestion des PME / PMI, tous secteurs d’activité confondu. Ce logiciel possède une interface
utilisateur identique dans l’environnement WINDOWS.
Forte d’une grande puissance fonctionnelle, la ligne 100 automatise les taches les plus
complexes. Son extrême puissance de paramétrage lui permet de s’adapter à l’organisation et
aux spécificités de chaque secteur d’activité.
D’une grande richesse fonctionnelle, la paie est capable de gérer les cas de paie les plus
complexes. Elle assure la gestion courante de la paie et la gestion administrative du personnel.
Ses larges possibilités de personnalisation lui permettent de s’adapter aux méthodes de travail
de chaque utilisateur. Intuitif, puissant et évolutif, ce Logiciel répond à tous les besoins
inhérents aux changements structurels de l’entreprise et s’adapte aisément aux nouvelles règles
sociales.
La PAIE 100 WINDOWS simplifie toutes vos taches grâce à des nombreux automatismes.
La PAIE 100 WINDOWS possède :
• Une Gestion des fichiers
• Une Gestion Multi société
• Une Gestion avancée, des masses
• Une Gestion des acomptes, des heures, prêts, paiement
• Des éditions et traitements comptables.
Pour une utilisation optimale du logiciel, les aptitudes suivantes sont nécessaires :
• Avoir des connaissances fiscales et des aptitudes comptables.
• La connaissance du système d’exploitation Windows, et des applications Bureautiques
(Word et Excel) sera un véritable atout.
Ce document de paramétrage contient la méthodologie à adopter pour mettre en place une paie
100 adaptées à vos besoins. L’expérience que nous avons dans la mise en œuvre des procédures
de paie, nous a profondément guidés dans l’élaboration de ce manuel.
Dans l’espoir qu’il réponde à votre attente, nous vous en souhaitons bonne utilisation.

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II. ETAPES DE CREATION D’UN FICHIER PAIE DE A A Z

Schéma de création d’un fichier paie d’a à z.

Création fichier Ouverture d’une

de paie nouvelle paie

Création des Clôture d’une

organisations paie
de la société

Création d’une Sauvegarde du

fiche de fichier de paie
personnel

Etablissement Edition des états

d’un bulletin de après Calcul Ou
paie Edition de la paie

Calcul et Edition
des bulletins de
paie

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III. CHEMIN D’ACCES AU PROGRAMME SAGE PAIE 100

Pour accéder au fichier comptable, procéder de la façon suivante :

Cliquez sur Ensuite Aller sur Faire : Cliquer Enfin sur

démarrer programme SAGE Sage 100 sage paie 100

Ne pas oublier de démarrer le logiciel en mode Administrateur

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IV. CREATION DES ORGANISATIONS

➢ Le Menu Listes ouvert, activer la fonction Organisations en cliquant à l’aide de la

souris ou en enfonçant la lettre O. L’écran ci-dessus représentant une liste à quatre
entrées apparaît ; cette liste est vide si aucun élément n’a été créé auparavant.
➢ L’onglet qui se place au-dessus des autres onglets au bas de ce tableau est celui qui est
actif et il indique la liste de l’organisation concernée. Pour passer à une organisation
donnée, cliquer sur l’onglet du même nom.
➢ La création d’une organisation se fait en cliquant sur le bouton droit de la souris puis
créer, soit sur l’icône [créer]
Saisir le code, puis l’intitulé de l’organisation concernée et valider la création en cliquant sur
[OK]. Réitérer cette manipulation pour créer l’ensemble des organisations de la société. En faire
de même pour la création des autres organisations.
Pour la création des services, unités et catégories, cliquer sur leurs onglets respectifs.
NB : le code des organisations peut être soit numérique, alphabétique ou alphanumérique selon
le choix de l’utilisateur.

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V. COMMENT CREER UNE FICHE DE PERSONNEL

Le menu LISTES ouvert, activer la fonction

Fiche du personnel en cliquant à l’aide de la
souris ou en enfonçant la lettre F, en cliquant
sur fiche du personnel, la liste des salariés
s’ouvre(Liste est vide si aucun salarié n’a été
ajouté).

La fenêtre Liste des Salariés étant

Affichée, cliquer sur l’icône
(Créer) pour saisir les
informations sur tous les salariés
de l’entreprise et faire la mise à
jour de votre fichier personnel.

A l’activation de l’icône
de création, l’écran ci-
dessous apparait :

➢ La première page représentée par l’onglet Etat civil s’active par défaut ; renseigner les
différentes zones proposées puis passer à la page suivante en cliquant tout simplement
sur l’onglet suivant. Procéder de même pour les autres pages.
➢ Après avoir renseigné la dernière page (onglet banque), cliquer sur [OK] pour valider
votre saisie. Si au contraire vous voulez l’annuler, cliquer sur [Annuler]
➢ Réitérer les mêmes manipulations pour créer tout le personnel de l’entreprise.

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Note : Pour créer de façon successive plusieurs fiches sans avoir à revenir sur la liste des
salariés, quand la liste des salariés est ouverte, avant d’activer l’icône de création, activer
d’abord le menu Options puis cliquer sur création en chaîne.
VI. ETABLIR UN BULLETIN DE PAIE
L’exactitude d’un bulletin de paie dépend de la façon dont il est établi :
❖ Savoir saisir les valeurs de base (éléments variables et éléments fixes).
❖ Savoir personnaliser un bulletin c’est à dire adapter un bulletin modèle au cas
spécifique d’un employé.
Comment entrer les valeurs de base d’un bulletin ?
La préparation d’un bulletin se fait à partir du menu Gestion ou de l’icône [bulletins
salariés].

Le menu Gestion ouvert

Le menu Bulletin salarier étant ouvert, cliquer sur la commande [bulletins salariés] ou de l’icône

Sélectionner sur le bulletin calculé afin de commencer à faire entrer les données,

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L’écran ci-dessus s’affiche :

Détail de la zone bulletin salarié

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✓ GESTION DES CONGES

➢ Reste à prendre sur l’année précédente : mettre le nombre de jours de congé
acquis depuis le dernier congé jusqu’au mois de décembre (ce mois étant le
dernier mois de l’année).
➢ Acquis pendant l’année en cours : laisser cette zone à zéro par défaut ; si l’on
commence la paie par le mois de Janvier, le programme se charge de le remplir
au fur et à mesure des clôtures mensuelles.
➢ Acquis pendant l’année précédente : entrer les mêmes valeurs que celles
contenues dans la première zone (zone du reste à prendre sur l’année
précédente).
➢ Laisser les valeurs par défaut des deux zones suivantes (droit supplémentaire et
nombre de samedis pris).
➢ Brut congés période précédente : Saisir dans cette zone, la base congé depuis le
dernier congé jusqu’au mois de Décembre.
➢ Brut congés année en cours : Laisser cette zone à zéro par défaut ; le programme
se chargeant de le remplir au fur et à mesure des clôtures mensuelles.
➢ Mois de clôture des congés : Laisser la valeur par défaut.
Note : Cette page est à renseigner pour les employés présents dans l’entreprise avant
l’acquisition du Logiciel de Paie SAARI 100.
➢ Pour les salariés nouvellement embauchés, cette page ne doit faire l’objet
d’aucune saisie de valeurs ; le programme se chargeant de le remplir
automatiquement au fur et à mesure des clôtures mensuelles.
➢ Toutes les informations saisies sur les différentes pages d’une fiche salariée
peuvent être modifiées à l’exception de matricule.
➢ La suppression d’un salarié de la liste du personnel n’est possible que si le
salarié donné n’a fait l’objet d’aucune clôture mensuelle ou intérimaire ; dans
ce cas, la liste des salariés étant affichée, sélectionner l’employé concerné, faire
ensuite un double clic sur sa ligne ou presser sur [F5] pour ouvrir sa fiche puis
aller à la page 3 pour désélectionner toutes les dates qui y figurent et valider la
modification par un clic sur [OK].
➢ Le curseur étant toujours sur l’employé sélectionné, presser enfin sur la touche
[Supp] et confirmer la suppression par un clic sur [OK].
Exemple : dans la ligne nombres de jours travaillés dans la partie Valeur, on saisit 30 si le
salarié a travaillé pendant tout le mois.
Comment personnaliser un bulletin ?
La saisie du code bulletin modèle, génère pour l’ensemble des salariés ayant ce même code,
un bulletin uniforme (c’est à dire constitué par les mêmes rubriques) que l’utilisateur se doit
de l’adapter aux spécificités de chaque employé.

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Mais comment ?
La personnalisation consiste donc à modifier le bulletin standard en supprimant ou en
rajoutant de rubriques.

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• Si le bulletin en cours de traitement n’est pas

concerné Par une rubrique y figurant, sélectionner la puis presser sur la touche
[Désactivé] ou clique droite pour désactiver une rubrique.

• Des rubriques spécifiques à ce bulletin sont absentes, le bulletin étant affiché, presser
la touche [Activer] ou cliquer sur le bouton la liste de toutes les rubriques
s’affiche.

• Sélectionner celles qui sont concernées par le rajout en pressant la touche numérique
[+] (le curseur étant sur la rubrique à sélectionner), cliquer enfin sur le bouton pour les
intégrer dans le corps du bulletin du salarié.

• La valeur d’une rubrique doit être modifiée ; placer le curseur sur celle-ci, faire un
double clic ou presser la touche [F5]. L’écran ci-dessous du salarié.

• La valeur d’une rubrique doit être modifiée ; placer le curseur sur celle-ci, faire un
double clic ou presser la touche [F5]. L’écran ci-dessous apparaît

Saisir la valeur voulue dans la zone « montant » et cliquer sur [OK] au bas du bulletin pour
valider les différentes modifications effectuées sur ce bulletin.
Note : Procéder ainsi pour l’ensemble des bulletins à traiter.

VII. CALCULER OU EDITER LES BULLETINS DE SALAIRE

Après la préparation des bulletins, l’étape suivante consiste donc à déterminer les valeurs des
différentes rubriques contenues dans le bulletin soit par le calcul, soit l’édition.
➢ Le calcul des bulletins

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Le calcul des bulletins de paie peut se faire individuellement ou simplement pour tous les
salariés.
• Le calcul individuel

Le bulletin affiché, cliqué sur le bouton pour activer le calcul. Un petit tableau
vous permet de modifier si possible la date de calcul ou la période de calcul :

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Saisir la date que l’on désire (par défaut on a la date du jour) puis cliquer sur [OK] pour
confirmer le calcul. Un message d’attente vous signale que le calcul est en train d’être fait.
Quelques instants après, le message d’attente disparaît pour faire place à un bulletin à «
valeur » comme l’écran ci-dessous :

➢ Vérifier l’exactitude des valeurs des différentes rubriques, en cas d’erreur, la

modification est toujours possible à partir de cet écran. Pour cela, mettre le curseur sur
la rubrique dont la valeur doit être modifiée puis cliquer sur le bouton [Modifier] ;
saisir la bonne valeur et cliquer sur [OK].
➢ La modification est tout de suite prise en compte. Une fois la vérification terminée.
Cliquer sur le bouton [Fermer] pour revenir à l’écran précédent (bulletin sans valeur
calculée), cliquer enfin sur [OK] pour valider ce bulletin.

• Le calcul simultané
A la différence du calcul individuel, les montants issus du calcul simultané des bulletins ne
peuvent être consultés que sur un état (par exemple le journal de paie ou livre de paie).
La procédure est aussi simple. Pour cela, il faut cliquer sur le menu [Gestion] ensuite sur
[Calcul des bulletins] ou presser simplement sur la lettre L pour avoir l’écran ci-dessous :

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Le menu Gestion ouvert, activer le calcul par un clic sur la fonction [Calcul des bulletins] ou
presser simplement sur la lettre L pour avoir l’écran ci-dessous :

Cliquer sur le bouton [OK] pour lancer le calcul de l’ensemble des bulletins des salariés
présents.
Si le calcul ne concerne qu’une partie des employés, par exemple ceux d’un département ou
d’une unité ou d’une catégorie ou d’un établissement donné, sélectionner l’option voulue dans
le petit cadre en haut à droite, puis cliquer sur le bouton [Inser] ; l’option choisie s’affiche dans
la zone « Critères »

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Saisir le code de départ dans la zone [De] et le code d’arrivé (il s’agit des codes de l’option
choisie) dans la zone [A] puis cliquer sur [OK].
Le calcul se fera donc pour les salariés dont les codes renseignés sur leur fiche pour l’option
choisie appartiennent à l’intervalle matérialisé par les valeurs de la zone [De] à [A].
Si le calcul doit concerner un groupe de salariés dont les matricules se suivent, le tableau
ci-dessus affiché, taper le matricule de départ dans la zone activer le [De] et celui d’arrivé dans
la zone [A], puis activer le calcul en cliquant sur le bouton [OK].
Si cependant les matricule ne se suivent pas, utiliser la sélection manuelle. Pour cela,
cliquer sur le bouton [Sélection Manuelle] ; une liste des salariés marqués par des astérisques
apparaît, désélectionner ceux qui ne sont pas concernés par le traitement en plaçant d’abord le
curseur sur eux et en pressant ensuite sur la touche numérique [-] pour effacer le marquage.
Cliquer ensuite sur le bouton pour refermer cette liste.

Activer enfin le calcul par un clic sur le bouton [OK]. Le calcul est alors effectué pour tous les
Salariés dont le marquage n’a pas été annulé.

VIII. L’EDITION DES BULLETINS

L’édition des bulletins, tout comme le calcul, peut être faite individuellement à partir du
corps du bulletin ou simultanément à partir de la commande [Edition des bulletins].

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L’EDITION A PARTIR DU CORPS DU BULLETIN OU EDITION INDIVIDUELLE

Le corps bulletin étant affiché, activer l’édition par un clic sur le bouton l’écran ci-dessous
apparait :

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Modifier la date de paiement si vous le voulez (généralement la date de fin de la période de paie
concernée) puis sélectionner le modèle de papier (bulletin) suivant le paramétrage effectué par
le technicien (la sélection se fait en cliquant sur le petit losange comme le montre l’image).

Cliquer ensuite [OK] pour déclencher l’édition ou sur [Annuler] pour l’annuler. Si vous avez
cliqué sur [OK], l’image suivant apparaît :

La zone imprimante contient le nom de l’imprimante par défaut initialisée lors de

l’installation des imprimantes à partir de Windows. Pour choisir une autre imprimante, cliquer
sur le bouton
Si l’on désir consulter le bulletin à l’écran avant sa sortie de l’imprimante, activer la zone
[Aperçu avant impression] en cliquant sur le petit rectangle (une virgule marque la
sélection). Cliquer enfin sur [OK] pour déclencher l’édition. A la fin de celle-ci, cliquer sur
[OK] pour valider.

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IX. EDITER LES ETATS APRES CALCUL OU EDITION DES

BULLETINS

Les Etats de paie (livre de paie, résumé de cotisation, etc.…) peuvent être édités à partir du
menu ETATS ou du menu GA fonction Edition. Dans ce qui suit, nous nous limiterons
uniquement à la description des procédures d’édition de ces Etats à partir du GA.
Nous considérons que le module GA est acquis et que les Etats à éditer y sont paramétrés dans
votre paie.
La procédure est la suivante :
La menu GA ouvert, activer la fonction Edition par un clic sur sa ligne ou par un clic sur l’icône
[Edition GA]. Un tableau à double entrée apparaît comme ci-dessous :
NB : Les GA décrits dans ce document concernent le cas de la Côte d’Ivoire.
Dans la zone Nom du modèle, sélectionner le modèle à éditer en cliquant sur sa ligne puis
choisissez dans la zone Sélection le Nom de la sélection rattaché au modèle. Cliquer par la
suite sur OK, l’écran ci-dessous apparaît.
Pour les listes simples comme le journal de Paie ou l’état des virements, laisser toutes les
options par défaut puis cliquer sur OK pour lance l’impression. Décochez la zone [Détail par
salarié] par un clic sur le petit rectangle pour sortir un état regroupant l’ensemble des cotisations
(Impôts ou CNPS) de tous les salariés traités. A la fin de l’édition de l’état concerné, cliquer
sur [Annuler] pour revenir à l’écran.

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X. COMMENT FAIRE LA CLOTURE D’UNE PAIE

La clôture d’une paie est le

processus au cours duquel les
valeurs d’une paie sont
archivées (enregistrées) par le
programme. Elle est donc à
cet effet indispensable. Mais
avant d’exécuter ce processus,
il vous est formellement
conseillé de faire une
SAUVEGARDE.

La procédure est la suivante :

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Le menu Gestion ouvert, placer le curseur sur la fonction Clôtures mensuelle, presser ensuite
sur le bouton gauche de la souris pour lancer le processus. Un écran indiquant en clair les
effets de la clôture apparaît comme le montre l’image ci-dessous :

La date de clôture est par défaut celle de la période de paie concernée (elle est donc
modifiable).
Pour continuer le processus, cliquer [OK] ou cliquer sur [Annuler] pour l’interrompre. Vous
devez cliquer sur [OK].

Si la clôture s’est bien déroulée, c’est le message « clôture effectuée pour tous les salariés
présents » qui s’affiche. Cliquer sur interrompre pour revenir à l’écran principal.
Si le programme rencontre des anomalies à la clôture, un message apparaît.

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Répondre à cette interrogation par un clic Un rapport présentant les

salariés pour lesquels la clôture n’a pu être effectuée apparaît. Cliquer sur interrompre pour
revenir à l’écran principal. Corriger les anomalies contenues dans le rapport puis relancer de
nouveau la clôture.
NB : Pour faire la clôture de la paie de journaliers, lancer le processus en cliquant sur
l’option intermédiaire. Puis suivre les étapes décrites ci-dessus.

XI. COMMENT SAUVEGARDE UNE PAIE

Elle consiste simplement à faire une copie du fichier. PRH. Il est indispensable d’en faire
régulièrement et au minimum avant et après chaque cloture.il faut les stocker sur un disque a
part, si possible situé dans un emplacement géographique diffèrent. Un cloud sécurisé est une
bonne solution.

Bouton Gauche Bouton Droite

AFFICHER le dossier contenant le
fichier CTRL
ENFONCE ; Faire glisser la copie du
fichier a son emplacement de
sauvegarde
AFFICHER le dossier contenant le fichier
CTRL
D-COPIER-SUR LE FICHIER .PRH ;
AFFICHER le dossier de sauvegarde Clic D
coller

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CLOTURE MENSUELLE
Elle va définitivement valider les bulletins de paie du mois. Elle fige tous les calculs et permet
de s’assurer que les cotisations sont cohérentes avec les bulletins. En fin d’année, elle se
transforme automatiquement en clôture annuelle.

XII. L’OUVERTURE D’UNE NOUVELLE PERIODE DE PAIE

Exemple 1 :
Le processus de l’ouverture permet au programme, après archivage des données par la clôture
de passer à une nouvelle période de paie (mois suivant).

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La procédure est la suivante : après la clôture, les fonctions du menu Gestion sont complétées
par une nouvelle fonction : la fonction « Ouverture du mois » comme le décrit l’image ci-
dessous.

Pour lancer le processus de l’ouverture, cliquer sur la fonction Ouverture du mois. Un écran
indiquant les effets de l’ouverture s’affiche comme ci-dessous :

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