Memoire Gaelle Bon

ORGANISATION DES ORDRES DE CLASSEMENT DES PRODUITS, DOCUMENTS ET LES TECHNIQUES
RÉPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC

D’ARCHIVAGE TECHNIQUESARCHIVAGE DANS UNE ENTREPRISE OF CAMEROON
COMMERCIALE : CAS DU GROUPE
******* ROMANTIQUE *******
PAIX-TRAVAIL-PATRIE PEACE-WORK-FATHERLAND
******* *******
MINISTERE DE LA DECENTRALISATION MINISTRY OF DECENTRALIZATION
******* *******
ARCHIDOCÉSE DE YAOUNDÉ ARCHIDIOCESE OF YAOUNDE
******* *******
BASILIQUEMARIEREINEDESAPRÔTRES MARY QUEEN OF APROSTLES BASILICA
DE MVOLYE OF MVOLYE
******** ********
CENTRE INFORMATIQUE DE MVOLYÉ COMPUTER TRAINING CENTER OF MVOLYE
****** *********
*********
RAPPORT DE FIN DE STAGE
THEME :
ORGANISATION DES ORDRES DE CLASSEMENT DES
PRODUITS, DOCUMENTS ET LES TECHNIQUES
D’ARCHIVAGE DANS UNE ENTREPRISE COMMERCIALE :
CAS DU GROUPE ROMANTIQUE
En vue de l’obtention du diplôme de fin de formation
Option : secrétaire comptable
Stage effectuer Du 16 janvier 2021 au 23 décembre 2021
Rédigé par : ITCHOMBO GLADIX ANNE GAËLLE
SOUS L’ENCADREMENT
PROFESSIONNEL DE :
ACADEMIQUE DE :
Mme. KEYI reine Pélagie
M. EDZOA LUC-CONRAD OSEE
Secrétaire De Direction
ING. Telecommunication Et Réseau
Année académique :
2020 / 2021
D’ARCHIVAGE TECHNIQUESARCHIVAGE DANS UNE ENTREPRISE COMMERCIALE : CAS DU GROUPE
ROMANTIQUE
DEDICACE
DEDICACE
Je dédie ce mémoire à
mon feu père M.
ITCHOMBO Norbert
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle I

ROMANTIQUE
REMERCIEMENTS
La réalisation de ce rapport de stage a été possible grâce au concours de plusieurs
LISTE
personnes à qui je voudrais témoigner toute maDES
gratitude.
Un grand merci aux membres du jury de m’avoir honoré de leur présence en ce jour
FIGURES
Un grand merci à mon encadreur académique M. EDZOA Luc-Conrad Osée pour
son temps sa patience etREMERCIEMENTS
savoir qu’il m’a apporté au coure de cette année académique
A mes encadreurs professionnels Mme NICOLE ET STEPHANIE pour leurs temps
et expériences qu’elles m’ont apportées
Je remercie mon feu professeur M. ETETE NICOLAS DE MYRE, de par ses
multiples conseils et connaissances acquis au cours de cette formation. Tel son slogan
" nous rendons grâce à Dieu " que votre âme repose en paix.
Je tiens à exprimer toute ma reconnaissance à ma Directrice de mémoire, Madame
NICOLE et STEPHANIE. Je les remercie de m’avoir encadré, orienté, aidé et
conseillé tout au cours de mon stage dans leur structure.
Je remercie aussi ma très chère maman, mes sœurs et frères pour leurs soutiens
moraux, physiques et financiers.
Et en fin à mon cher M. MATIP LEOTARD
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle II

ROMANTIQUE
SOMMAIRE
DEDICACE .................................................................................................................................. I
DEDICACE .................................................................................................................................. I
DEDICACESOM
Je dédie ce mémoire à mon feu père M. ITCHOMBO Norbert........................................................ I
MAIRE
REMERCIEMENTS .................................................................................................................. II
SOMMAIRE ................................................................................................................................ III
DEDICACESOMMAIRE ........................................................................................................... III
LISTE DES FIGURES .............................................................................................................. IV
LISTE DES TABLEAUXLISTE DES FIGURES ................................................................... IV
LISTE DES TABLEAUX .......................................................................................................... IV
LISTE DES ABREVIATIONSLISTE DES TABLEAUX ...................................................... IV
LISTE DES ABREVIATIONS .................................................................................................. V
RESUME..................................................................................................................................... VI
ABTRACT ................................................................................................................................. VII
INTRODUCTION GENERALE ............................................................................................... 1
PARTIE I : INSERTION AU SEIN DE LA STUCTURE ...................................................... 2
I. Accueil et intégration ............................................................................................................ 2
II. PRESENTATION GENERALE DU GROUPE ROMANTIQUE..................................... 3
1) Genèse du Groupe Romantique............................................................................................ 3
2) Fiche signalétique.................................................................................................................. 5
III-RESSOURCES DE L’ENTREPRISE ................................................................................. 7
I -2 Le représentant du Directeur Général ................................................................................... 7
IV – LES MOYENS DU GROUPE ROMANTIQUE .............................................................. 8
DEUXIEME PARTIE : ..................................................................................................................... 10
ORGANISATION DES ORDRES DE CLASSEMENTS DES PRODUITS ET LES TECHNIQUES D’ACHIVAGE
DANS UNE ENTREPRISE COMMERCIAL : CAS DU GROUPE DU ROMANTIQUE .......................... 10
CHAPITRE I : CONCEPTION DE BASE, JUSTIFICATION ET INTERET DU THEME ............................ 11
..................................................................................................................................................... 11
CHAPITRE II. ANALYSE DU PROBLEME ........................................................................................ 14
Figure 2. Schéma illustratif de proposition d’un classement selon l’ordre alphabétique ......... 19
CONCLUSION GENERALE .................................................................................................. 30
BIBLIOGRAPHIE ....................................................................................................................... i
ANNEXES....................................................................................................................................iii
TABLES DES MATIERES .........................................................................................................v
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle III

ROMANTIQUE
LISTE DES FIGURES
LISTE DES
Figure 1 : Classement électronique réalisés au Groupe Romantique....................................... 18
Figure 2 : Schéma illustratif deTABLEAUXLISTE
la proposition de classement des états de caisse et vente selon
DES FIGURES
l’ordre chronologique. ................................................................................................................ 20
Figure 3 : Archivage physique des documents (parafeurs de livraison, de commande, de magasin
et les registres de vente des produits) réalisé au sein du G*R ................................................... 21
Figure 4 : Présentation du chemin d’accès aux archives utilisé pour l’archivage électronique des
documents au sein du G*R. ........................................................................................................ 22
Figure 5 : Proposition d’archivage de documents physiques autres que celle utilisée par le G* R.
..................................................................................................................................................... 23
Figure 6 : Proposition d’archivage électronique autre que la mémoire de l’ordinateur du
G*R............................................................................................................................................. 23
Figure 7: organigramme ................................................................................................................ iv
LISTE DES TABLEAUX
LISTE DES
ABREVIATIONSLISTE
Tableau 1 : fiche signalétique ....................................................................................................... 5
Tableau 2 : Différents types de classements
DES TABLEAUX en fonction des natures des objets. ..................... 16
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle IV

ROMANTIQUE
LISTE DES ABREVIATIONS
MINJEC : Ministère de la Jeunesse et de l’Éducation Civique

CIM : Centre Informatique Mvolye
CT : Code du travail
GR : Groupe le Romantique
Ets : Établissement
TIC : Technologie de l’Information et de la
Communication
MINPOSTEL : Ministère des Postes et Télécommunications
GESCOM : Gestion Commerciale
OHADA : Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du
Droit des Affaires
MS : Microsoft
PAO : Publication assistée par ordinateur
S.E : Son Excellence
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle V

ROMANTIQUE
RESUME
Au cours de cette année académique, nous avons reçu une formation à la fois
théorique et pratique. Ainsi il fallait la compléter avec la pratique en entreprise pour avoir
une idée approfondie du monde professionnel. Pour cela, nous avons effectué un stage au
sein du groupe le romantique qui est un établissement dont le champ commercial est axé
majoritaire sur la vente des outils, accessoire et service informatique. Pendant les 02 mois
de stage effectué, les tâches à réaliser bien que multiples et divers, étaient pour la majeur
partie orientées vers certains points tels que, l’organisation et le classement des données
et article, l’implémentation des méthodes d’archivage d’informations, d’où l’orientation
de notre thématique de recherche sur : « organisation des ordres de classement des
documents, produit et les techniques d’archivage dans une entreprise commerciale :
cas du groupe romantique ». Afin d’apporter des éléments de réponses appropriés aux
zones d’ombre liées au présent thème d’étude à développer, certaines limites ont été aux
préalables ressortis. A la suite des solutions propres à ces insuffisances susmentionnées,
quelques suggestions dans l’optique d’améliorer l’efficacité de la société ont été émises.
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle VI

ROMANTIQUE
ABTRACT
During This yard, we received a much more theoretical training. Thus, It was
necessary to supplement It with the practice in company to have an in-depth idea of the
Professional world. For this, we did an internship within the romatic group which is an
establishment whose commercial fiel dis mainnly focused on the sale of Tools.
Accessories and informatics service. During the 02 months of traineeship, the task to be
carried out although multiple and diverse, were for hem ost part oriented tordras certain
points such as, the organization and classification of date and articles, the implementation
of informations archiving methods, hence the orientation of out reseach theme on "
organizaion of the classification orders of products, document and archiving
technique in a commercial entreprise : case oh the Romantique Group ". In order to
provide appropiete answers to the gray areas related to this study theme to be develeped,
certain limitations were first highlighted. Following the specific solutions to these
aforementioned shortcomings, some suggestion have been made with a view to improving
the efficiency of the company
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle VII

ROMANTIQUE
INTRODUCTION GENERALE
La modernisation des outils de communication et des modes de transports ont réduit

en un village planétaire et par conséquent facilités le commerce international, le groupe
romantique n’y a pas échappé car spécialisé dans l’importation de la consommable
informatique, de la vente des produits informatiques et bien d’autres services, conserve
ses archives est très primordiale. Les enjeux économiques et la complexité des circuits
d’information obligent les entreprises à adopter une gestion documentaire rigoureuses
afin d’assure à la fois la traçabilité de leurs documents et de leurs sécurisations. La loi
impose en effet aux entreprises de conserver plusieurs types de documents pendant
plusieurs décennies. Si jusqu’e, 2000 la question archivage ne pose pas problème, toutes
les entreprises se tournant vers la conservation physique des documents, la numérisation
vient alors corser le débat. Car en mars 2000, l’écriture électronique est reconnue
légalement comme preuve au même titre sur support papier. Les documents numériques
ayant désormais la valeur que les versions papier, l’archivage numérique vient
concurrencer l’archivage physique.
1
ROMANTIQUE
PARTIE I : INSERTION AU SEIN DE LA

STUCTURE
I. Accueil et intégration
1. Intégration
Je me suis assez rapidement adaptée à l’environnement de l’entreprise. Il m’a été
assez facile de m’immerger dans les missions confiées. En effet, j’ai compris ce qu’on
attendait de moi. Ainsi, parmi les activités auxquelles j’ai réellement participé é au sein
du G*R en corrélation avec mes produits (Encre, Papeterie, Rame, Boisson)
commercialisés, nous avons :
➢ Les classements des produits commercialisés sur les étagères de vente en fonction
de leur famille et de référence (encre, papeterie,) ;
➢ Les classements des informations des produits vendus dans le registre physique
de vente : les informations de vente sont enregistrées en fonction du numéro de la
facture donnée à un client et générée par le logiciel SAGE 100 GESCOM ;
➢ L’archivage dans le registre physique des ventes des ventes des produits est fait
par famille de produits est faite par famille de produit commercialisés (papeterie,
encres, boisson,). En d’autres termes, chaque famille de produit à un registre dans
lequel on archive ses différents articles vendus ;
➢ L’archivage thématique des ventes dans le second ordinateur du secrétariat (le
premier ordinateur réservé au service de comptabilité et de la vente). Les montants
de vente sont enregistrés dans les logiciels Excel et Word (sous forme de tableaux)
dans l’ordinateur en fonction des familles des produits ;
➢ Le traitement de texte des clients qui sollicitent les services bureautiques,
➢ La reprographie (scan, photocopie) des documents propres à l’entreprise, mais
aussi aux clients qui demande ces services ;
➢ La réalisation de la reliure et l’agrafage des documents de la clientèle ;
➢ La réalisation de l’état de caisse : il consiste à établir le bilan des ventes et sorties
journalières (calcul des solde cumulés).
Durant la réalisation des activités susmentionnées, menées au sein du G*R,
certains points liées à des insuffisances et à des atouts ont été enregistrés, et seront
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 2

ROMANTIQUE
présentés dans la suite du présent travail, dans le cadre des difficultés et des
apports de ce stage.
2. ACCUEIL
L’accueil a été très chaleureux. Le personnel très aimable, on s’est tour à tour
présenté ensuite on m’a fait visiter l’entreprise avec ses annexes, on m’a présenté les
différents services qu’offre la structure le romantique. La présentation de la hiérarchie,
du personnel, et de différentes stagiaires.
II. PRESENTATION GENERALE DU GROUPE

ROMANTIQUE
L’entreprise est au milieu dans lequel on met en pratique les théories apprissent,
nous ne pouvons parler des tâches effectuées dans cette entreprise sans avoir au préalable
des connaissances de cette dernière.il sera question pour nous de présenter de prime abord
une vue d’ensemble section 1et enfin l’organisation et moyens. Section 2.
1) Genèse du Groupe Romantique

Sous l’initiative de Mr FOKOU Calvino turbo, le groupe romantique a été créé en
1990 sous fond propre ayant pour préoccupation offrir des produits et services de
meilleurs qualités sur le marché camerounais.
Dans sa phase de démarrage le G.R a commencé ses activités à Yaoundé par un
cabinet téléphonique, puis u
La bocante dans lequel l’avait des copieurs une forte demande en consommables
informatiques, l’entreprise s’en ait occupé. Aujourd’hui son activité principale est
l’équipement de bureau auprès des particuliers et non particuliers. L’entreprise a connu
une croissance régulière. Grâce à la mise sur pieds par son directeur d’un plan stratégique
de développement de ses activités et la conclusion de plusieurs partenariats.
Il ouvert les portes en 1990 à la vallée Nlongkak Yaoundé et ensuit l’ouverture
d’autre agences tel que :
- NGOAEKELE Yaoundé qui est spécialisé les commandes informatiques et
bureautique, la papeterie, le secrétariat bureautique… crée en 1995.
- KYRIAKIDES Yaoundé spécialise dans la brocante, elle ouvre ses portes en
1998.

ROMANTIQUE
- Douala Bercy douala spécialisé dans les consommables informatiques et

bureautique, secrétariat bureautique.
- SHO à Yaoundé spécialisé dans la vente de consommables informatiques et
bureautiques, secrétariat bureautique.
- Pendant ces années l’entreprise a conclu des partenariats avec diverses entreprises
tel que :
➢ DOVV
➢ CONFEX OIL
➢ QUIFEROU
➢ DJOLEU TECHNOLOGIE
➢ ETS BORIS
➢ Un partenariat dans la ville Bafoussam au marché B etc.
a) –Évolution du Groupe Romantique

Le G.R est une société uni personnelle. Dès sa création il s’est fixé l’objectif de «
l’efficacité dans l’équipement de bureau ». En vue de bien assigner son objectif le G.R
romantique étendra ses activités et agences dans différentes ville du Cameroun pour
donner l’opportunité à différents personnes situées un peu partout d’avoir la possibilité
d’offrir ses produit et services. C’est ainsi qu’on trouvera :
Dans la ville de Yaoundé, une agence à Bonadibong
Dans la ville de Yaoundé des agences à :
✓ NLONGKAK
✓ NGOA EKELE
✓ SHO
✓ PARC KYRIAKIDES
b) -Régime Juridique
Toute entreprise pour la bonne marche de ses activités doit être inscrit au registre
de commerce et de crédit mobilier, avoir une carte du contribuable et l’attestation de la
TVA. La loi prévoit que toutes les entreprises ayant une personnalité morale et physique,
un chiffre d’affaire supérieur à 1.000.000 soit s’inscrites de plein droit au régime du
simplifier. D’où le cas de cette entreprise avec pour numéro de contribuable PO
5740019997H. Le G.R est redevable de la taxe sur la valeur ajoutée au taux de 19,25%,

ROMANTIQUE
les autres impôts supportés par cette entreprise sont IS (impôt sur les sociétés) au taux de
33%, L’IRPP (impôts sur le revenu des personnes physiques), paiement de la patente,
TDL, CFC, FNE et est affiliés à la CNPS.
2) Fiche signalétique
Tableau 1 : fiche signalétique
GROUPE ROMANTIQUE
Raison
Sigle G*R
Forme juridique Ets commercial
Chiffre d’affaire 15 000 000
Siège sociale NGOA-EKELLE (YAOUNDE)
Boite postal 2623 Yaoundé
N° contribuable P0574001999H
Régime fiscal Simplifier
Téléphone 222 23 53 74/ 222 21 44 65
Agence Centre : Nlongkak, Ngoa-ekellé, SHO, Parc Kyriakis
Littoral : Bonadibong
Activités Ventes des consommables informatiques, bureautique,
papeterie, prestation de service, bocante.
Directeur Général FOKOU CALVINO TURBO
Slogan « L’efficacité dans l’équipe de bureau »

ROMANTIQUE
3) Plan de localisation
L’Établissement le Groupe Romantique est situé dans la ville de Yaoundé plus
précisément à l’entrée principale de l’Université de Yaoundé I à NGOA EKELLE
Université de
Vers melen
Cetic de
Perception Ngoa-Ekelle
Yaoundé I Ngoa- Kelle
Vers château
Vers quartier générale
Vers génie militaire
Vers poste centrale

Restaurant
sénégalais Ets groupe le
romantique
Vers école de poste Vers poste centrale LEGENDE
Carrefour
château

ROMANTIQUE
III-RESSOURCES DE L’ENTREPRISE
En vue d’atteindre ses objectifs et de bien effectuer ses tâches qui lui incombent, le
G.R s’organise comme suite :
✓ Le Directeur Général ;
✓ la représentante du Directeur Général ;
✓ le service comptable ;
✓ les agences.
I-1 Le Directeur Général

Le G.R est dirigé par M. FOKOU CALVINO TURBO. Il a pour principale
mission
- Définir la politique générale de l’Ets
- Recruter, licencier ou former les membres du personnel
- Préparer le budget de la société.
I -2 Le représentant du Directeur Général

Durant son absence au pays, le directeur général est r représenté par Mme MAGNE
Nicole. Elle a pour principale mission de veiller au respect et l’application des décisions
prises par le directeur général.
I - 3 Le service comptable
Le G.R dispose d’un comptable dans chaque ville (Yaoundé et douala). Ils
effectuent plusieurs tâches parmi lesquelles la saisie des opérations préalable enregistrés
dans les documents comptables dans l’ordinateur par le biais du logiciel Sage
Comptabilité 100, les stocks dans chaque agences, le ravitaillement des agences.

ROMANTIQUE
I -4 Les agences
Les agences du G.R sont aux nombre de cinq. Chaque agence dispose
- D’un chef d’agence
- D’une secrétaire
- un ou deux agents commerciaux
IV – LES MOYENS DU GROUPE ROMANTIQUE

Ici nous nous attardons à analyser les moyens matériels, humains et financiers nécessaire
au bon fonctionnement de cette structure.
1) Ressources Humaines
Toute entreprise qui veut accroitre sa rentabilité doit prendre en compte l’aspect
social c’est-à-dire la gestion des ressources humaines, le G.R n’a pas louper cette
politique ainsi son personnel est d’un très grand apport. Pour cette raison l’employeur
veille sur son personnel en assurant des formations continues et une réunion chaque fin
du mois. Il assure le bien être de ces derniers, en s’ouvrant à leurs différents problèmes et
leurs requêtes ainsi que des primes de fin d’année.
2) Ressources Matérielles
Le G.R est doté de deux bureaux ; celui du directeur général et celui du comptable.
Deux magasins le principal à Biyemassi et le second à Ngoa Ekellé, d’une camionnette
de livraison, des boxes pour les secrétaires, des imprimantes et ordinateur pour faciliter
le travail et imprimer les différents états comptables ainsi que les différents bon
(commande, livraison) des saisies et impressions des clients et d’autre documents de
l’entreprise.
3) ressources Financières
Il s’agit des avoirs dont dispose la structure pour son fonctionnement tels que : les
fonds propres du directeur général, des réserves de la société, des emprunts faites aux
banques …

ROMANTIQUE
NB : la concurrence c’est un combat permanent dans lequel les agents économiques

sont libres d’offrir des biens et services sur le marché. Son but est de conquérir les clients
et adversaires qui exercent dans les mêmes secteurs d’activités. Ainsi nous pouvons citer
comme concurrent du GROUPE ROMANTIQUE :
• UHM
• Global service
• Compétence plus
Nous voici parvenu aux termes de notre première partie consacrée à la présentation
de l’entreprise. A pressent, nous allons appesantir sur la prochaine partie.

ROMANTIQUE
DEUXIEME PARTIE :
ORGANISATION DES ORDRES DE CLASSEMENTS DES
PRODUITS ET LES TECHNIQUES D’ACHIVAGE DANS
UNE ENTREPRISE COMMERCIAL : CAS DU GROUPE
DU ROMANTIQUE
Dans tout organisme, le personnel est confronté à la problématique du classement et

de l’archivage. Il doit pouvoir retrouver des documents reçus et produit quand il en a
besoin. Le classement doit donc être vu comme un outil et non comme une contrainte
abstraite, pour un organisme et ses membres. Il donne une structure logique et
hiérarchique qui permet de classer tous les documents, sur tous les supports, que les
organismes produisent ou qu’ils reçoivent dans le cadre de leurs activités. (Soyez &
layeux, 2011). Par ailleurs, la meilleure qualité d’un archivage est étroitement liée à
l’efficacité d’un classement. Au vu de l’enjeu que représente le thème du présent travail,
il sera donc nécessaire de faire une présentation générale des notions liées à
l’organisation, au classement et l’archivage dans l’entreprise. De même, des analyses, des
esquisses de solutions (avec cas pratique illustratif) proposées, des critiques liées au
fonctionnement général de l’entreprise accompagnées des suggestions seront émises.

ROMANTIQUE
CHAPITRE I : CONCEPTION DE BASE,

JUSTIFICATION ET INTERET DU THEME
Afin de poser des jalons de base liés à l’analyse de notre thématique, l’urgence de la
description des notions clés, nous permettant d’aboutir à la mise en évidence de l’intérêt de
celle-ci, en passant par sa justification, s’avère fondamentale.
I.1 Définition des concepts et fonction de secrétaire

Organisation : selon le dictionnaire Larousse c’est la maniéré donc quelque chose se
trouve structurée, agencé.
Ordre : selon le dictionnaire Larousse, c’est la disposition organisée, structurée selon

certains principes, chaque élément ayant la place qui lui convient.
Classement : le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des

documents. En d’autre mots, il consiste à mettre dans un certain ordre un ensemble
d’éléments (soyez & layeux, 2011)
Produit : selon le e-marketing, il désigne aussi bien, un objet matériel qu’un bien
intangible ou un service répondant à un besoin identifié des consommateurs.
Document : selon Wikipédia, un document renvoi à un ensemble de formé par un support

et une information, celle-ci enregistrée de manière persistante.
Technique : selon le dictionnaire le robert, c’est l’ensemble de procédés employés

produire une œuvre pour obtenir un résultat déterminé.
Archivage : c’est l’ensemble des actions qui ont pour objectif de gérer les archives, à
savoir : ranger, trier, organiser, classer, conserver et sécuriser (Ooreka 2021).
Entreprise : c’est une organisation relativement autonome dotée des ressources

humaines, matérielles et financière en vue d’exercer une activité é économique de façon
stable et structurale (Cohen, 1994)

ROMANTIQUE
Présenter les fonctions d’une secrétaire revient à décrire les trois niveaux du métier de
secrétaire. Ainsi, nous avons la secrétaire (niveau le plus bas), celle-là qui joue le rôle
d’exécutante et donc les tâches et attributs sont les suivantes : la prise de note rapide, la
bureautique, l’organisation de renions, la communication orale et écrite (dans un domaine précis
dans une langue), la discrétion, la rigueur, la rigueur, la fiabilité et confidentialité. Par ailleurs,
nous avons la secrétaire de direction (niveau moyen), qui travaille à côté d’un cadre de direction
(reste un rôle d’exécution opérationnelle) ; en plus des attributs et tâche d’une simple secrétaire,
elle doit maîtriser au moins une langue étrangère, pouvoir organiser tous types d’évènement,
avoir des connaissances générale sur le fonctionnement et être capable de s’adapter à tous types
d’entreprises (organisations), être proactive et avoir un bon sens des responsabilités de même
qu’une flexibilité de réflexion. En fin il y a l’assistance de direction (niveau le plus élevé),
qui travaille avec un cadre de direction (comme bras droit) on peut être amené à diriger une
équipe ou un service ; en plus des attributs et tâches d’une secrétaire de direction, elle doit
avoir des connaissances et compétences approfondies, maîtriser au moins deux langues
étrangères, être autonome, et capable de coordonner des activités et prendre des initiatives
(AEQES ? 2015).
I.2 Justification du thème

Les opérations qui participent au classement des documents sont très souvent perçues
comme contraignantes reléguées au second plan. Le classement est cependant une tâche
essentielle (au même titre que l’archivage) au sein de tout organisme car bonne intégration et
son utilisation adéquate détermineront la qualité des services rendus. Ainsi, en parfaite accord
avec la philosophie du G*R qui est « l’efficacité dans l’équipement du bureau », reporter à plus
tard, le classement n’est pas une solution durable quand on sait quelle est indissociation à la
notion d’archivage, archiver c’est pour que l’entreprise apporte les preuves de ses engagements
et de l’exécution de ses obligations vis-à-vis d’un grand nombre de partenaires : actionnaires,
fournisseurs, clients, salariés, administration, justice, etc. en outre, c’est aussi assurer, à partir
du rassemblement d’éléments antérieurs, une base de référence en vue d’une action du
rassemblement d’éléments antérieurs, une base de référence en vue d’une action opérationnelle
et d’une prise de décision éclairée (dans l’administration, la finance, la vente, le marketing,
etc.).Au vue des pertinences des arguments susmentionnés, des réalités (manque absolu de
rigueur dans l’organisation et la conservation des informations) rencontrées au sein du G*R,
ainsi que du souci de réussir, cette entreprise gagnerait dont à revoir la gestion de ses activités,
de ses biens et services, ceci pour une amélioration de sa productivité. C’est dans cette option

ROMANTIQUE
qu’il s’est donc avéré urgent de réaliser au sein de cet établissement l’étude axé sur
l’organisation des ordres de classement des produits, documents et les techniques d’archivage
dans une entreprise : cas du groupe romantique.
I.3 Intérêt du thème
Le développement de la présente étude servira à fournir des outils qui permettront

d’améliorer non seulement la qualité des services du G*R, mais aussi son rendement. Par
ailleurs, un rehaussement de son image de marque au prêt de sa clientèle, de l’option publique
et de ses fournisseurs st prévisionnel. L’amélioration de la sécurité des données par le biais
d’une bonne action conjointe classement-archivage.
Une fois les repères clairement exposés, les opérations liées à l’exercice d’analyse
peuvent ainsi être développées à la suite de ce travail.

ROMANTIQUE
CHAPITRE II. ANALYSE DU PROBLEME
La secrétaire de direction est le bras droit du directeur. Elle occupe un poste de

confiance qui implique la possession de notion précise sur l’organisation des entreprises, la
comptabilité, le droit commercial, la technique des transactions. La fonction commerciale dans
l’entreprise est la plus importante car elle est le symbole de la vitalité et de l’avenir de toute
structure professionnelle (doc Player, 2021). C’est dire combien les directeurs souhaitent être
épaulés par les secrétaires de direction qui sont de véritables collaboratrices.
Malgré leur importance qui ne devrait en aucun cas être ignorez où omis par les
chefs de structures. L’on relève néanmoins l’absence ou la mauvaise exploitation de celle-ci au
sein de beaucoup d’entreprises (à l’instar du G*R). L’orienter de cette dernière dans la
réalisation des tâches hors contexte (tel que la prospection d’une potentielle clientèle au sein
d’autre services publics ou privés : marketing de porte en porte) au sein du G*R constitue
une erreur stratégique professionnelle. Cet état des choses engendre un dysfonctionnement de
l’entreprise en chaine, manifesté par l’absence d’une disponibilité régulière des rapports liés au
fonctionnement de l’entreprise, la non implication de cette dernière de celle-ci dans la gestion
des commandes des fournisseurs, la non intervention de cette dernière dans la gestion
l’organisation du planning de travail des autres employés et du contrôle régulier de l’exécution
de leurs tâches et enfin, sa non contribution dans la politique marketing pour améliorer les
ventes. En outre, conséquemment à l’instauration d’une anarchie (désordre) dans l’organisation
(classement) des affaires de l’établissement (cas du G*R), une extrême lenteur dans les services
de la société est notée, ce qui est synonyme de la baisse du régime de la productivité
entrepreneuriale.
À titre illustratif (cas du G*R), pour le problème classement nous observons :
- Sur le plan physique, les factures et les registres d’enregistrement des ventes sont mis
dans un même carton sans ordre apparent, peu importe l’année d’exercice. Il est donc
pénible de retrouver un document précis devant être urgemment exploité ;
- Sur le plan numérique (ordinateur), le bilan de vente par familles d’articles réalisées
dans Ms Excel et Ms Word ainsi que l’enregistrement des produits par catégorie au
sein de SAGE 100 GESCOM ne respect aucun ordre de classement. Il est dont de bien
apprécier les ventes.

ROMANTIQUE
A titre illustratif (CAS DU G*R), pour le problème d’archivage nous observons :

- Sur le plan physique, l’entreprise ne dispose que d’un seul exemplaire des documents
comptables tel que : les factures générées par le service comptable, ceux issus des bons
de versements à la banque des registres enregistrement des ventes qui sont d’ailleurs
mal conservés (dans un carton exposé à toutes manipulations). Ceux-ci peuvent être
endommagés et même égarés au fil du temps ;
- Sur le plan numérique, une fois les ventes quotidiennes faites et enregistrées dans
l’ordinateur du service comptable, en fin de journée, la base de données de
l‘application SAGE 100 GESCOM utilisée n’est pas sauvegarder sur des supports
physiques externes (disque dur, clé USB, …), ni stockée sur le cloud. En cas de panne
de l’ordinateur, un risque de pertes de la totalité des données est possible.
il est dès à présent temps, de revoir les véritables priorités d’une entreprise commercial
(comme le G*R) qui se veut capitaliste, enfin de redonner les lettres noblesse au corps
du secrétariat de direction. Car, détenteur de la maîtrise des mécanismes de traitement
capital à la survie et au bien-être de l’entreprise, il est donc au centre des opérations
vitales permettant non seulement de booster le travail (ordres de classement des
documents ou articles) mais aussi d’assurer la sécurité des affaires sensibles ou non
(archivage des éléments confidentiel portant atteintes ou non à l’intégrité de
l’établissement). De ce fait, les notions secrétaire de direction, classement et archivage
sont indissociables pour la bonne réalisation de la feuille de route que s’est établi une
entreprise comme le G*R. ainsi, selon yonkeu (2021), l’action de classer gérée par la
secrétaire éloigne du désordre, du stress, des recherches interminables (allège le
service) et permet surtout de gagner en temps et par ricochet d’atteindre plus
rapidement son objectif ; par ailleurs, de nos jours, son intervention pour archiver est
devenu indispensable pour une entreprise au regard de la place qu’elle occupe en
matière de preuve, d’économie et de déblocage des situations complexes.
Au vu de leur indispensabilité au sein du G*R, une illustration sera faite sur la
manière donc le classement et l’archivage se passe puis nous proposerons une alternative pour
améliorer ses opérations.

ROMANTIQUE
CHAPITRE III PROPOSITION DE SOLUTION
A la suite de notre analyse, de manière illustrative et pour une meilleure

appropriation des notions développées, il sera sujet de montrer les opérations de
classement et d’archivage.
Nous présenterons pour ces deux opérations, leur situation actuelle au sein du G*R
puis il sera apporté des propositions alternatives pour parfaire à l’efficacité de cet
établissement
III. 1. Opérations de classement réalisées au sein du G*R

III.1.1. Classement physique
Il concerne les documents suivant répertorier dans le tableau ci-dessous :
Tableau 2 : Différents types de classements en fonction des natures des objets.
Élément classés Type de classement Illustrations

Reçus de
versements
Chronologie

ROMANTIQUE
Factures de ventes
Chronologie et
alphanumérique
Produits ou
articles
Idéologie et
alphabétisation

ROMANTIQUE
III. 1.2. Classement électronique

Il concerne les documents suivants provenant des applications (voir entre
parenthèses) : états de caisse (Ms Word), famille d’articles (Sage 100 Gescom).
Figure 1. Classements électronique réalisés au G*R. A : état de caisse (idéologique et

chronologique) ; B : famille d’article (alphanumérique) ; C : produit de vente
(alphanumérique pour le code d’article et alphabétique pour l’intituler de la famille) ;
D : dépôts de stockage (alphabétique)
III.2. OPERATIONS DE CLASSEMENT ALTERNATIF PROPOSEE
III.2.1. CLASSEMENT PHYSIQUE
Figure 1 : Classement électronique réalisés au Groupe Romantique
A : Etat des caisses (idéologie et chronologie) ; B : famille d’article (alpha numérique, C :

produit de vente (alphanumérique pour le code d’article et alphabétique pour l’intitulé), D :
dépôt de stockage (alphabétique)
Ayant noté une totale absence du classement des documents (registres, des parafeurs, des
chronos, des fiches de présence et autres documents) qui sont ans carton. Etant donné que le
G*R dispose d’une armoire non rationnellement exploitée, nous ainsi proposé la solution ci-
dessous.

ROMANTIQUE
Armoire
Autres Chronos des Fiches de Parafeurs Registre

documents partenaires présence bon de : comptable
Directrice
Etc. Dovv Alimen
Brouillons Commande
Maintenan tation
ces
Confex Oïl Livraison
PDG Encre
Secrétaire
Cahier de
Magasin Papèt
crédits
Stagiaires erie
Financial house
Temporaire Rame
res
Figure 2. Schéma illustratif de proposition d’un classement selon l’ordre alphabétique
III.2.2 Classement électronique

Du fait de la sensibilité des données il a été constaté que, tous les fichiers mensuels (fait
sur Ms Word) pour les traitements des états de caisse se trouvent au sein d’un même dossier ;
par ailleurs, tous les tableaux (fait sur Excel) des états de vente mensuels sont contenus au sein
d’un même fichier. Cette situation augmente le niveau de risque de confusion lors de leurs
manipulations, sous l’effet de la fatigue et du stress de travail. Il s’avère donc nécessaire de
créer des sous dossiers dans lesquels, fichier et tableau mensuel sera individuellement inséré
pour limiter les erreurs car un utilisateur ne doit voir uniquement que le fichier ou le tableau sur
lequel il travaille pour minimiser les erreurs.

ROMANTIQUE
Figure 2 : Schéma illustratif de la proposition de classement des états de caisse et vente selon l’ordre
chronologique.
A : proposition de classement de l’état de vente ; B : proposition de classement de l’état de

caisse.

ROMANTIQUE
III.3. Opérations d’archivage réalisées au sein du G*R

III.3.1. Archivage physique
Elle concerne les documents (archives) de deux natures tel que :
- Archivage courantes (mois et année en cour, 2021) : parafeurs de bon de
livraison, de bon de commande, de magasin et les registres de vente des
produits ;
- Archivage intermédiaires (documents datant de 2019-2020) : parafeurs de
livraison(photo), de commande, de magasin et les registres de vente des
produits.
L’archivage est fait ici par la conservation de ces documents (en désordre) dans
une boite d’archivage automatique (en carton) sans indexation sur une ou deux faces,
sans couvercle t déposée au contact du sol.
Figure 3 : Archivage physique des documents (parafeurs de livraison, de commande, de magasin et les registres de
vente des produits) réalisé au sein du G*R
III 3.2. Archivage électronique

Elle concerne les documents tels que les factures préforma, état des caisses et état
de vente, la base de données de Sage 100 Gescom. Ces documents constituent les archives
électroniques et leurs archivages est simplement faite, par leurs conservations dans la
mémoire de l’ordinateur (disque dur), particulièrement au sein d’un sous compartiment
(bureau) de la partition logicielle (partition dans laquelle Windows7 est installé et qui est
réputé très sensible à diverses perturbations et ou dysfonctionnent). Une panne de
l’ordinateur étant un risque de perte partielle ou totale des données.

ROMANTIQUE
Figure 4 : Présentation du chemin d’accès aux archives utilisé pour l’archivage électronique des
documents au sein du G*R.
A : facture préforma ; B état des caisses ; C : état de vente ; D : la base de données de Sage 100
Gescom.
III.4. Operations d’archivage alternatives proposées

III .4.1. Archivage physique
Bien que le G*R utilise une boite d’archivage automatique en carton ouvert qui est
écologique et facile à monter, celle-ci ne protège pas efficacement l’intégrité des documents
qui y sont contenus. Ainsi, l’utilisation des boites d’archivage ou armoire anti–feu (ignifuge)
est plus adéquate en termes de sécurité (figure 6 A). Par ailleurs les papiers s’abiment, se
perdent, s’oublient au fond d’un tiroir. Au format numérique, ils sont protégés (YONKEU,
2021). A cet effet, la numérisation de tous le document physique doit être faite pour une
meilleure conservation (figure 6 B)

ROMANTIQUE
Figure 5 : Proposition d’archivage de documents physiques autres que celle utilisée par le G* R.
A : utilisation des emplacements ignifugés ; B : numérisation et stockage des documents dans

la mémoire (disque dur) de l’ordinateur.
III.4.2. Archivage électronique
A l’exception de l’archivage fait par le stockage des documents numériques dans la

mémoire de l’ordinateur (disque dur) et qui présente une énorme faiblesse, aucune autre
forme conservés dans l’environnement. Ainsi, nous proposons les voies suivantes.
Figure 6 : Proposition d’archivage électronique autre que la mémoire de l’ordinateur du G*R.

ROMANTIQUE
A : CL2 USB (support de stockage) ; B : DSC (CD, DVD, BLU-RAY) ; C : disque dur externe ; D : le
CLOUD (OneDrive, GOOGLE, DROPBOX, e-mail, etc.).
La prise en compte de ces propositions alternatives de solutions par la direction du G*R

permettra de prendre de l’avance dans le perfectionnement de cette entreprise, avant la mise en
nu des arguments issus de l’analyse critique et révélateurs d’autres faiblesses capitales de cet
établissement.

ROMANTIQUE
TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET

SUGGESTIONS
La réussite de votre entreprise dépend principalement de vous et des personnes qui
travaillent avec vous. Des employés compétents et qui ont une attitude ouverte et plaisante
peuvent contribuer à la productivité et créer un avantage concurrentiel pour votre entreprise. En
tant que propriétaire d’une entreprise, si vous respectez vos employés et si vous les traitez bien,
vous allez améliorer la performance de votre entreprise et éventuellement, vos bénéfices
(oit,2015). Eu égard au décor ainsi planté, l’amélioration de la qualité du présent travail passera
inéluctablement par la description des limites rencontrées au sein du G*R, leurs incidences sur
son fonctionnement puis proposerons à cet effet des suggestions pour chacun d’elles.

ROMANTIQUE
I. ANALYSE ET CRITIQUE
La perfection n’étant qu’une valeur que à laquelle l’être humain est en perpétuel quête
pour améliorer son bien-être et son profil, mes observations sur le fonctionnement du G*R se
sont solde par plusieurs appréciations et critique. Ainsi nous avons :
- La surexploitation des employés, en effet, d’après le code du travail au
Cameroun (article 80 alinéa1), dans tous les établissements publics ou privés non agricoles.
La durée de travail ne peut excéder quarante heure (40h) par semaine (CT, 1992). Par contre,
le travail du personnel au sein du G*R est reparti sur une tranche horaire moyenne de 8h00 –
19h30 mm et parfois 20h. soit environ plus de 10h de travail journalier et 60 h
hebdomadairement (lundi - samedi). Par ailleurs, en ce qui concerne le salaire mensuel, il est
de 40.000 FCFA pour la secrétaire. Ainsi, l’on peut noter que cette dernière est rémunérée
environ à la hauteur de (166 ,66) 170 FCFA par heure. Cette situation entraine inévitablement
le tresse, la frustration, la fatigue nerveuse prolongée liée à un excès de colère, conduisant ainsi
les employés à commettre des erreurs tant sur le plan administratif que financier, à mal accueillir
la clientèle dégradant de ce fait l’image de marque du G*R ;
- L’absence de la restauration des employés. En effet, durant le service
journalier, le G*R n’établit aucune période de pause et ne met pas à la disposition de son
personnel des repas équilibrés. L’incidence de cette situation est l’hypoglycémie chez les
employés aboutissant à la fatigue, la lenteur dans l’exécution des tâches, la difficulté à se
concentrer et par conséquent une réduction de la productivité au sein de l’entreprise ;
- La qualité péjorative de l’accueil au sein du G*R. en effet, il n’existe pas la
clientèle dans l’identification rapide d’un produit sollicité par rapport à toutes les différentes
gammes d’articles disponibles dans les rayons. Cette condition détériore l’image de marque du
G*R, indiquant un manque de professionnalisme et d’efficacité, ce qui contribue à faire perdre
la clientèle fidèle et sérieuse ;
- L’absence d’une secrétaire de direction assistante du PDG du G*R. en effet,
chargé de l’organisation, de la coordination des tâches et du comptes rendus au directeur, son
absence aboutit à l’instauration d’un climat de désordre (confusion de fonction). D’une part, on
observe une caissière qui abandonne son poste pour s’occuper des activités de secrétaire du
PDG. L’incident d’une telle disposition n’est rien d’autre que le novais enregistrement de
l’argent liés aux ventes (à la caisse), entrainant des incongruités dans la comptabilité du R*R
ainsi que le service défectueux en bureautique, ceci du faite du manque de compétence de celle-
ci. D’autre part, on note une anarchie dans le classement et l’archivage responsable de la lenteur

ROMANTIQUE
dans les services offerts aux clients, mais aussi dans la réalisation du bilan financier
hebdomadaire, mensuel et même annuel ;
- L’absence d’une autonomie énergétique au sein du G*R. lorsqu’il y a une
rupture en énergie électrique, les manœuvres de reprographie, de traitement de texte,
d’archivage et de production des factures numériques sont arrêtées. L’estimation de la réduction
du régime de travail peut être de l’ordre de 50 %. L’incident à cette situation étant
inéluctablement une énorme perte financière. A titre illustratif, pour un gain à l’heure moyen
des services de traitement de texte et de reprographie de 1000 FCFA ? et pour un cas de coupure
journalière régulière de 2 heures, pour un mois de 28 jours (février) le G*R perd un gain
d’environ 56 000 FCFA, soit le salaire de la secrétaire (40 000 FCFA) plus la facture
d’électricité (16 000 FCFA)
- L’absence d’encouragement du PDG du G*R vis-à-vis de ses employés. En
plus d’avoir les connaissances adéquates pour faire un travail, les employés doivent être motivés
positivement pour travailler. Cela encourage la productivité du personnel (OIT 2015). +Le
PDG du G*R ne gratifie pas son personnel sur le plan financier (prime), il ne stimule pas son
personnel en le rassurant de la prise en charge immédiate des soins médicaux en cas d’accident,
et donc la chute peut arriver à tout moment.
A l’issu de cet examen sur les défaillances du G*R qui, certainement ne sont pas les seul
mais les plus importants au sens de mon analyse, nous apporterons des perspectives permettant
de perfectionner son fonctionnement.

ROMANTIQUE
II : SUGGESTIONS
Dans l’optique d’assoir notre compréhension sur les moyens permettant d’apporter des
solutions liées aux analyses critiques, les propositions suivantes sont évoquées. Entre autre nous
avons :
- Pour le cas de la surexploitation des employés. En accord avec le code du travail
camerounais (article 80 alinéa 4), les modalités d’exécution et de rémunération des heures
supplémentaires que subissent les employés du G*R pourraient être compensées par une
gratification financière à la hauteur de 50% (20 H/40H x100) de leur salaire actuel. Alors, le
salaire mensuel de notre secrétaire passerait de 40.000 à 60.000 FCFA, soit une facturation de
250 FCFA l’heure ;
- En ce qui concerne l’absence de la restauration des employés. Le PDG du G*R
devrait non seulement fixer une période de pause (de préférence en mi-journée : 12h 00 – 13 h
00) dans laquelle les employés vont se relaxes en faisant une rotation entre les ventes en
boutique (pour éviter tout arrêt d’activités de l’entreprise) et leur point d’alimentation. Le type
et la qualité des aliments consommes agissant sur notre acuité mentale, sur la durée de notre
effort intellectuel ou physique, bref une bonne alimentions implique une bonne performance au
travail (charales, 1997) ;
- Dans le cas du problème de fatigue commun à la surexploitation et au
manque de restauration des employés. Pour essayer de palier à cet obstacle, il faudrait que
pendant les heures de travail, qu’on puisse donner du caf é au personnel. La caféine peut
améliorer la vigilance temporaire et ses effets peuvent durer jusqu’à 6 h après sa digestion
(Christopher & Landri gan, 1997). par ailleurs, l’instauration des périodes de siestes entre 10
et 20 mm sont encouragées durant le travail étant donné qu’elles pourraient améliorer la
vigilance et la capacité physique et mentale. L’absence de repos est plus susceptible d’affectée
de manière importante l’exécution de tâches courantes. La fatigue a une incidence sur la santé
la sécurité en milieu professionnel. Puisqu’une personne fatiguée a une capacité réduite
d’exécuter des tâches (Christopher & Landri gan, 1997) ;
- Dans le cadre de la qualité péjorative de l’accueil au sein du G*R. le G*R
devrait former ou de subventionner la formation d’une stagiaire en politique de marketing ou
recruter une spécialiste du domaine avec l’expérience dans cette profession, afin de rayonner
l’image de marque de l’entreprise qui repose en « l’efficacité dans l’équipement de bureau » ;
- Quant à l’absence d’une secrétaire de direction assistante du PDG du G*R.

ROMANTIQUE
Le G*R se doit par le biais d’une formation, soit de renforcer les capacités d’une stagiaire
en secrétariat de direction soit celles de secrétaire en bureautique déjà en fonction. Tout ceci
dans l’option d’une meilleure organisation des activités à l’instar du classement et de
l’archivage des documents sensibles de l’entreprise ;
- Au regard de l’absence d’une autonomie énergétique au sein du G*R. il serait
urgent au vu des pertes financières, que le G*R s’équipe d’une source d’énergie secondaire
(système de champ de panneaux solaire ou un groupe électrogène) afin de réaliser ses activités
à plein temps pendant les heures ouvrables. En outre, l’usage d’un onduleur performant, de par
sa fonction, augmenterait l’autonomie en énergie de cet établissement ;
- Au vu de l’absence des encouragements du PDG du G*R vis-à-vis de ses
employés. La récompense est une excellente source de motivation et d’augmentation de la
productivité de l’entreprise (OIT, 2015). LE PDG devrait donc, donner des primes de
rendements aux employés qui se distinguent par un bon état de service, rassurer les employés
qu’ils seront affiliés à la CNPS et donc auront droit à la une pension retraite, rassure le personnel
qu’ils disposent d’une couverture santé partiel ou total (suivant les moyens du G*R).
Dans l’espoir de la prise en considération des présentes suggestions ainsi que leur
exploitation, tout autre apport dans l’optique d’améliorer le fonctionnement du G*R serait le
bienvenu.

ROMANTIQUE
CONCLUSION GENERALE
Le présent rapport a permis de mettre à nu l’état de l’évolution au sein du groupe
romantique des mécanismes d’organisation des ordres de classements et techniques
d’archivages. Ces derniers sont considérés comme des paramètres clé, garantissant
l’amélioration de la productivité d’une société commerciale, dans un espace où le marché est
hautement concurrentiel. Maigres quelques difficultés liées au processus d’apprentissage durant
le stage réalisé sur une période de deux (02) mois, nous avons pu associer les connaissances
théoriques à celle pratiques. Parmi les multiples activités lors de notre séjour entreprise, celles
axées sur le classements et l’archivage certes parfois harassantes ont été d’un grand profit pour
ma formation en secrétaire comptable. Toutefois, il est important de relever que la politique du
G*R qui permet de classer et d’archiver y est encore largement mal structurée. À cet effet, il
est noté d’énormes manquements tels que : le désordre caractérisé par la mauvaise organisation
dans les activités des employés, de même que dans l’arrangement et la conservation des
documents et produits. Les documents se retrouvent rapidement détériorés, difficilement
récupérable pour exploitation et parfois perdus. À cela, est associé des pertes financières dans
le fonctionnement. Face à ces limites observées au sein du G*R, l’urgence à conduit à des
propositions d’amélioration sur la manière et le types d’ordre de classement, de même que les
possibilités d’archivage à mettre en place pour une meilleur gestion et sécurisation des
informations. Bien que cette étude ait été réalisée avec un minimum de succès possible, d’autre
perspectives devront être visités comme le marketing digital via la création d’un site internet,
afin de contribuer à rehausser l’image du G*R. ainsi, au travers

ROMANTIQUE
BIBLIOGRAPHIE
I. OUVRAGES
AQES, 2015. Évaluation du cursus assistant – secrétaire de direction en fédération
walllonie-bruxelles. Ed.C.Duykaerts. 76 pages.
Bétoine A. & hemdane E. ; 2005. La définition de l’entreprise dans les manuels de

sciences économiques : et sociales en classe de second. Skholê, hors-série 1,29-39.
CAMERCAP-PARRC, 2016. Suivi de la démographie des petites et moyennes

entreprises au Cameroun : une analyse des performances de la réforme des CFCE ?
NUMERO 1, volume 1 2010-2015.401 pages.
i
ROMANTIQUE
II. WEBOGRAPHIE
Http : //cours-de-droit net/droit-du-travail camerounais
Http : //docplayer.fr/module-i-aperçu-du-métier-de-secrétaire
http : //stokage.ooreka.fr > comprendre l’archivage
https:// www.e-marketing.fr> définition
https:// www.futura-science.com/sante/question-reponse/sommeil-doit-durer-bonne-
sieste.
https:// www.larousse.fr.com>definition-
https:// le Robert .com.>définition-
https:// www .Wikipédia>définition-
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle ii

ROMANTIQUE
ANNEXES
ANNEXE 1 : lettre d’engagement de prise en stage de stagiaire
IMPORT-EXPORT
VENTE EN GROS ET DETAIL CONSOMMABLES INFORMATIQUES,
MAINTENANCE INFORMATIQUE - PRESTATIONS DIVERSES
Tél : 222 23 53 74 / 696 46 69 30
Yaoundé, le 1er Novembre 2021
A
Monsieur la Directrice du Centre
Informatique de Mvolyé
Objet : Lettre d’engagement de prise en charge de la stagiaire
Monsieur le Directeur Général,

Je soussigné, Directeur Général du Groupe Romantique, atteste prendre en charge
l’étudiante ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle en qualité de stagiaire à compter du 1er novembre
2021 au 30 Décembre 2021.
Par la présence, l’entreprise le Groupe Romantique s’engage à :
✓ Accueillir les stagiaires dans les meilleures conditions ;
✓ Procéder à un suivi régulier des projets confiés à la stagiaire ;
✓ À l’encadrer, la former et la conseiller.
✓ Veuillez agréer, Madame la Directrice, l’expression de mes sentiments distingués.
Directeur Général
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle iii

ORGANISATION DES ORDRES DE CLASSEMENT DES PRODUITS, DOCUMENTS ET LES TECHNIQUES D’ARCHIVAGE TECHNIQUESARCHIVAGE DANS UNE ENTREPRISE COMMERCIALE :
CAS DU GROUPE ROMANTIQUE
ANNEXE2 : ORGANIGRAMME DES ETS DU GROUPE ROMANTIQUE (il met en évidence la

répartition des postes e la hiérarchisation des décisions, la communication des informations)
Figure 7: organigramme
iv
ROMANTIQUE
TABLES DES MATIERES
SOMMAIRE ................................................................................................................................ III

TABLES DES MATIERES
DEDICACESOMMAIRE ........................................................................................................... III
DEDICACE .................................................................................................................................. I
DEDICACE .................................................................................................................................. I
LISTE DES FIGURES .............................................................................................................. IV
LISTE DES TABLEAUXLISTE DES FIGURES ................................................................... IV
LISTE DES TABLEAUX .......................................................................................................... IV
LISTE DES ABREVIATIONSLISTE DES TABLEAUX ...................................................... IV
LISTE DES ABREVIATIONS .................................................................................................. V
RESUME..................................................................................................................................... VI
ABTRACT ................................................................................................................................. VII
INTRODUCTION GENERALE ............................................................................................... 1
PARTIE I : INSERTION AU SEIN DE LA STUCTURE ...................................................... 2
I. Accueil et intégration ............................................................................................................ 2
1. Intégration......................................................................................................................... 2
2. ACCUEIL ............................................................................................................................. 3
II. PRESENTATION GENERALE DU GROUPE ROMANTIQUE..................................... 3
1) Genèse du Groupe Romantique............................................................................................ 3
a) –Évolution du Groupe Romantique .............................................................................. 4
b) -Régime Juridique ........................................................................................................... 4
2) Fiche signalétique.................................................................................................................. 5
3) Plan de localisation.......................................................................................................... 6
L’Établissement le Groupe Romantique est situé dans la ville de Yaoundé plus précisément à
l’entrée principale de l’Université de Yaoundé I à NGOA EKELLE ....................................... 6
III-RESSOURCES DE L’ENTREPRISE ................................................................................. 7
I-1 Le Directeur Général ........................................................................................................ 7
I -2 Le représentant du Directeur Général ................................................................................... 7
I - 3 Le service comptable ....................................................................................................... 7
v
ROMANTIQUE
I -4 Les agences........................................................................................................................ 8
IV – LES MOYENS DU GROUPE ROMANTIQUE .............................................................. 8
1) Ressources Humaines...................................................................................................... 8
2) Ressources Matérielles .................................................................................................... 8
3) ressources Financières ................................................................................................... 8
DEUXIEME PARTIE : ..................................................................................................................... 10
ORGANISATION DES ORDRES DE CLASSEMENTS DES PRODUITS ET LES TECHNIQUES
D’ACHIVAGE DANS UNE ENTREPRISE COMMERCIAL : CAS DU GROUPE DU ROMANTIQUE ..... 10
CHAPITRE I : CONCEPTION DE BASE, JUSTIFICATION ET INTERET DU THEME ............................ 11
..................................................................................................................................................... 11
I.1 Définition des concepts et fonction de secrétaire .......................................................... 11
I.2 Justification du thème ........................................................................................................ 12
I.3 Intérêt du thème ................................................................................................................ 13
CHAPITRE II. ANALYSE DU PROBLEME ........................................................................................ 14
CHAPITRE III PROPOSITION DE SOLUTION .............................................................................. 16
III. 1. Opérations de classement réalisées au sein du G*R ................................................ 16
III.1.1. Classement physique ............................................................................................ 16
III. 1.2. Classement électronique ..................................................................................... 18
Figure 2. Schéma illustratif de proposition d’un classement selon l’ordre alphabétique ......... 19
III.2.2 Classement électronique ....................................................................................... 19
III.3. Opérations d’archivage réalisées au sein du G*R .................................................... 21
III.3.1. Archivage physique .............................................................................................. 21
III 3.2. Archivage électronique ........................................................................................ 21
III.4. Operations d’archivage alternatives proposées ........................................................ 22
III .4.1. Archivage physique ............................................................................................. 22
III.4.2. Archivage électronique ........................................................................................ 23
TROISIEME PARTIE : CRITIQUES ET SUGGESTIONS ................................................................. 25
I. ANALYSE ET CRITIQUE .......................................................................................................... 26
II : SUGGESTIONS.............................................................................................................. 28
CONCLUSION GENERALE .................................................................................................. 30
BIBLIOGRAPHIE ....................................................................................................................... i
I. OUVRAGES ..................................................................................................................... i
II. WEBOGRAPHIE.........................................................................................................ii
ANNEXES....................................................................................................................................iii
ANNEXE 1 : lettre d’engagement de prise en stage de stagiaire ........................................iii
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle vi

ROMANTIQUE
ANNEXE2 : ORGANIGRAMME DES ETS DU GROUPE ROMANTIQUE (il met

en évidence la répartition des postes e la hiérarchisation des décisions, la communication des
informations) ............................................................................................................................. iv
Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle vii

Memoire Gaelle Bon

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ORGANISATION DES ORDRES DE CLASSEMENT DES PRODUITS, DOCUMENTS ET LES TECHNIQUES

RÉPUBLIQUE DU CAMEROUN REPUBLIC

RAPPORT DE FIN DE STAGE

En vue de l’obtention du diplôme de fin de formation

Option : secrétaire comptable

Stage effectuer Du 16 janvier 2021 au 23 décembre 2021

Rédigé par : ITCHOMBO GLADIX ANNE GAËLLE

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle I

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle II

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle III

LISTE DES FIGURES

LISTE DES TABLEAUX

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle IV

LISTE DES ABREVIATIONS

MINJEC : Ministère de la Jeunesse et de l’Éducation Civique

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle V

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle VI

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle VII

La modernisation des outils de communication et des modes de transports ont réduit

PARTIE I : INSERTION AU SEIN DE LA

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 2

II. PRESENTATION GENERALE DU GROUPE

1) Genèse du Groupe Romantique

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 3

- Douala Bercy douala spécialisé dans les consommables informatiques et

a) –Évolution du Groupe Romantique

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 4

Tableau 1 : fiche signalétique

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 5

Vers génie militaire

Vers poste centrale

Vers école de poste Vers poste centrale LEGENDE

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 6

I-1 Le Directeur Général

I -2 Le représentant du Directeur Général

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 7

IV – LES MOYENS DU GROUPE ROMANTIQUE

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 8

NB : la concurrence c’est un combat permanent dans lequel les agents économiques

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 9

Dans tout organisme, le personnel est confronté à la problématique du classement et

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 10

CHAPITRE I : CONCEPTION DE BASE,

I.1 Définition des concepts et fonction de secrétaire

Ordre : selon le dictionnaire Larousse, c’est la disposition organisée, structurée selon

Classement : le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des

Document : selon Wikipédia, un document renvoi à un ensemble de formé par un support

Technique : selon le dictionnaire le robert, c’est l’ensemble de procédés employés

Entreprise : c’est une organisation relativement autonome dotée des ressources

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 11

I.2 Justification du thème

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 12

I.3 Intérêt du thème

Le développement de la présente étude servira à fournir des outils qui permettront

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 13

CHAPITRE II. ANALYSE DU PROBLEME

La secrétaire de direction est le bras droit du directeur. Elle occupe un poste de

À titre illustratif (cas du G*R), pour le problème classement nous observons :

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 14

A titre illustratif (CAS DU G*R), pour le problème d’archivage nous observons :

Rédigé par ITCHOMBO Gladix Anne Gaëlle 15

CHAPITRE III PROPOSITION DE SOLUTION

A la suite de notre analyse, de manière illustrative et pour une meilleure