Oxep Um Hotel Hospital 3eu19837frba 1 FR

Alcatel-Lucent Enterprise
OmniPCX Enterprise Purple

Communication Server
Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital
Octobre 2021
3EU19837FRBA Ed. 1
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• 2014/53/EU pour équipement radio
• 2014/35/EU et 2014/30/EU pour les équipements autres que radio (y compris les équipements de
terminaux de télécommunication câblés)
• 2014/34/EU pour équipement ATEX
• 2011/65/UE (RoHS)
• 2012/19/EU (WEEE)
Sommaire
Chapitre 1
Introduction
1.1 Généralités......................................................................................................................................... 5
1.2 Organisation Générale........................................................................................................... 5
1.2.1 Faisceaux publics................................................................................................................................. 5
1.2.2 Postes téléphoniques..........................................................................................................................5
1.2.3 Consoles/imprimantes........................................................................................................................ 7
1.2.4 Fonction multilingue.............................................................................................................................8
Chapitre 2
Exploitation
2.1 Généralités......................................................................................................................................... 9
2.2 Accès au menu d'accueil..................................................................................................... 9
2.3 Saisir un mot de passe (clé d'accès)......................................................................10
2.4 Supprimer un mot de passe (clé d'accès).........................................................10
2.5 Check-in.............................................................................................................................................. 11
2.5.1 Arrivée client.......................................................................................................................................... 11
2.5.2 Modification client............................................................................................................................... 16
2.5.3 Arrivée groupe...................................................................................................................................... 18
2.5.4 Modification groupe............................................................................................................................19
2.5.5 Gestion des noms...............................................................................................................................20
2.5.6 Check-out................................................................................................................................................21
2.5.7 Facturation détaillée.......................................................................................................................... 24
2.5.8 Répertoire............................................................................................................................................... 26
2.5.9 Facturation..............................................................................................................................................28
2.5.10 Réveil........................................................................................................................................................ 31
2.5.11 Message.................................................................................................................................................. 33
2.5.12 Renvois d'appel....................................................................................................................................35
2.5.13 Etat chambre......................................................................................................................................... 40
3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 3/57

Sommaire
2.5.14 Appel entre chambres.......................................................................................................................45

2.5.15 Assignation - Change chambre....................................................................................................46
2.5.16 Utilitaires..................................................................................................................................................46
2.5.17 Night-Audit..............................................................................................................................................49
2.5.18 Suites........................................................................................................................................................ 52
2.5.19 Autres exploitations............................................................................................................................57

Chapitre
1 Introduction
1.1 Généralités
La gestion Hôtel/Hôpital, logiciel développé sur OmniPCX Enterprise, permet aux professionnels de
l'hôtellerie, de la santé et des organismes d'hébergement publics, de répondre aux spécificités
téléphoniques inhérentes à leur profession.
Attention :
comme les fonctions disponibles pour un hôpital sont identiques (sauf mention contraire) à celles d'un
hôtel, dans ce documents, les termes suivants sont équivalents. "Patient" correspond à "client", "gérant
d'hôpital" à "gérant d'hôtel", "fonctionnalités hôpital" à "fonctionnalités hôtel" et "gestion hôpital" à
"gestion hôtel".
Si la fonction "Hôpital" ou "Hôpital en réseau" est validée par l'administrateur système, la chaîne de
caractères "client" est systématiquement remplacée par la chaîne de caractères "malade", dans tous les
menus hôteliers.
Les principales caractéristiques du système sont les suivantes :
• enregistrement de l'entrée du client sans assignation à une chambre précise. L'assignation peut
être différée,
• un poste téléphonique par chambre et pour plusieurs clients. Utilisation d'un code confidentiel
propre à chaque client pour les communications extérieures en départ. En arrivée, possibilité
d'affecter un numéro SDA par client. Possibilité de renvois d'appels pour un client,
• contrôle et suivi des coûts des communications extérieures des clients pendant leur séjour,
• facturation individuelle pour chaque client, même si celui-ci partage la chambre avec d'autres
occupants (20 personnes maximum par chambre),
• une seule facture par client même si celui-ci change plusieurs fois de chambre au cours de son
séjour,
• intégration aisée dans un environnement informatique centralisé avec lequel s'effectue une mise à
jour permanente des informations.
1.2 Organisation Générale

voir Figure : Organisation Générale à la page 7.
Suivant l'option adoptée, les exploitations de la gestion Hôtel sont traitées :
• par l'OmniPCX Enterprise, à partir d'une ou plusieurs consoles de gestion mises à la disposition de
l'exploitant,
• par une informatique centralisée en liaison avec l'OmniPCX Enterprise.
1.2.1 Faisceaux publics

Un faisceau Réseau Public peut être constitué de joncteurs :
• en acheminement direct à l'arrivée (BCA),
• en sélection directe à l'arrivée (SDA).
Ces joncteurs sont soit du type analogique, soit du type numérique (T0/T2 RNIS).
1.2.2 Postes téléphoniques

Les postes téléphoniques sont répartis entre :

Chapitre 1 Introduction
• les postes administratifs,

• les postes de chambres : ils peuvent être analogiques ou dédiés : Reflexes ou Alcatel-Lucent 8
series et Alcatel-Lucent 9 series. Ceux-ci peuvent être aussi des postes DECT/PWT : Alcatel 4074,
Mobile 100/200 ou des postes S0 si la chambre dispose de plusieurs postes indépendants (suite),
Ces postes ne peuvent pas être multilignes.
• les postes cabine : ils peuvent être analogiques ou dédiés : Reflexes ou Alcatel-Lucent 8 series et
Alcatel-Lucent 9 series (non multilignes).
• Poste à badge poste dans lequel une carte peut être insérée.
L'afficheur des postes permet au personnel de l'hôtel de connaître le numéro de chambre, le nom et la
langue du client appelant.

CONSOLE
GESTION SYSTEME
CONSOLE OPERATRICE
Imprimante transaction
- Arrivée
- Départt
- Modification comptes
- Alarmes
- Pré-paiement
HOTEL
CENTRALIZED
Réseau public COMPUTER
IMPRIMANTE NIGHT-AUDIT
I/C O/G
IMPRIMANTE CABINE
- Justificatifs en temps réel Postes administratifs
- Affectation des justificatifs aux
chambres
Gestion
système
IMPRIMANTE FACTURATION
- Facturation départs Lien AHL (en option)
- Facturation détaillée
GESTION Protocole Alcatel
HOTELIERE
Postes de courtoisie
IMPRIMANTE ETAT DE LA
CHAMBRE IMPRIMANTE DE
- Etat de la chambre SECOURS
- Justificatifs changement Gestion
(si liaison informatique)
d’état messagerie Poste de chambre
- Répertoire
OmniPCX
IMPRIMANTE REVEIL
- Heure de réveil
- Impression réveils
Postes room service
METERING PRINTER
- All tickets real-time
CONSOLE (S) de gestion hôtelière

Postes cabine
Imprimante
Figure 1.1 : Organisation Générale
1.2.3 Consoles/imprimantes
L'OmniPCX Enterprise peut gérer suivant la configuration, au maximum 15 liaisons V24 (4 de base et
11 optionnelles).
Les deux premières liaisons sont réservées à l'administrations système de l'OmniPCX Enterprise.

Les 13 liaisons restantes peuvent être utilisées pour la connexion de consoles de gestion hôtelière,
d'imprimantes ou d'une informatique hôtelière.
1.2.3.1 Consoles de gestion

L'OmniPCX Enterprise peut gérer 6 consoles de gestion au maximum pouvant traiter six opérations
d'accueil simultanées.
Chaque console est, de préférence, équipée d'une imprimante de recopie d'écran (hard-copy).
1.2.3.2 Imprimantes
Le système peut gérer huit imprimantes dédiées :
• 1 imprimante facturation (factures check-out, factures détaillées),
• 1 imprimante état des chambres (état des chambres, répertoire),
• 1 imprimante taxation (fil de l'eau de tous les justificatifs),
• 1 imprimante réveil (heure de réveil, éditions des réveils),
• 1 imprimante cabine (justificatifs fil de l'eau cabine, justificatifs cabine imputés aux chambres),
• 1 imprimante night-audit,
• 1 imprimante transaction (check-in, check-out, modification acompte, alarme, pré-paiement),
• 1 imprimante de secours liaison informatique (si celle-ci est fournie).
Note :
Il est possible d'orienter toutes les impressions sur deux imprimantes : une pour la facturation (conseillée) et une
pour le reste des éditions (état des chambres, taxation, réveil, etc...).
1.2.4 Fonction multilingue

Cette fonction permet de diffuser les guides parlants dans la langue du client.
Sept guides vocaux sont requis pour chaque langue disponible. Quatre langues (sur un total de neuf)
sont disponibles au même moment.

Chapitre
2 Exploitation
2.1 Généralités
Les exploitations hôtelières sont accessibles à partir d'une ou plusieurs consoles écran/clavier mises à
disposition de l'exploitant. Lorsque plusieurs consoles sont connectées, le programme est limité à 6
tâches de gestion identiques simultanées sur des chambres différentes. En accordant des mots de
passe spécifiques, les tâches peuvent être réparties sur l'ensemble des consoles et/ou entre plusieurs
exploitants.
La gestion hôtelière permet les exploitations suivantes :
• contrôle de la clé d'accès (mot de passe) (ENTREE DE LA CLE D'ACCES, RETRAIT, etc.),
• gestion de l'arrivée du client (CHECK-IN) (avec possibilité d'associer d'autres noms à un numéro
client déjà arrivé) et gestion du départ du client (CHECK-OUT),
• édition des justificatifs pour une chambre ou groupe (FACTURATION DETAILLEE),
• consultation de l'annuaire des clients (REPERTOIRE),
• affectation d'un justificatif d'une cabine à une chambre (FACTURATION CABINE),
• établissement d'un justificatif et affectation de ce justificatif à un poste (FACTURATION),
• gestion du réveil des postes de chambres (REVEIL),
• gestion des messages des chambres (MESSAGES),
• gestion et édition des chambres en ne pas déranger et renvois d'appel (RENVOIS D'APPEL),
• édition et gestion de l'état des chambres (ETAT DES CHAMBRES),
• gestion de l'appel entre chambres (APPEL ENTRE CHAMBRES),
• édition des numéros de clients ou des codes secrets libres (UTILITAIRES)
• assignation lors d'un check-in partiel ou changement de chambre (ASSIGNATION - CHANGE
CHAMBRE),
• lancement du night-audit (NIGHT-AUDIT),
• configuration et édition des éléments des suites (SUITES) (fonction non utilisée dans la gestion
hospitalière),
• configuration et édition des liens statiques chambre/client.
2.2 Accès au menu d'accueil

Le menu d'accueil est activé :
• automatiquement à la remise à zéro de l'installation, si la console de gestion est connectée sur une
voie V24 (elle reste connectée en permanence),
• par appui de la touche programmée à cet effet, si la console est connectée sur la prise V24 d'un
poste Reflexes,
• par entrée de la commande hotmenu sur PC relié à l'OmniPCX Enterprise par V24,
Note :
l'affichage dans une langue autre que celle par défaut est obtenu par la commande hotmenu -l L (où L
correspond au code (une seule lettre) de la langue souhaitée).
Pour se déconnecter à partir du poste Reflexes, appuyer à nouveau sur la touche programmée.
Lorsque la liaison entre l'OmniPCX Enterprise et la console est active, le menu principal s'affiche. Les
fonctions spécifiques à l'hôtel sont accessibles à partir de ce menu.

Chapitre 2 Exploitation
0 : Retrait de la cle d'acces : 99 : Entree d'une cle d'acces
1 : Check-in : 2 : Check-out
3 : Facturation detaillee : 4 : Repertoire
5 : Facturation : 6 : Reveil
7 : Message : 8 : Renvois d'appel
9 : Etat des chambres : 10 : Appel entre chambres
11 : Assignation-Change chambre : 12 : Utilitaires
13 : Night-Audit : 14 : Suites
Votre choix :
Figure 2.1 : Exemple d'affichage
Les options accessibles sont indiquées par une sélection du numéro de l'option correspondante. Dans
l'exemple ci-dessus, seule l'option Entrée de la clé d'accès est disponible.
Note :
en fonction de la configuration système de l'OmniPCX, les options peuvent être différentes. Si par exemple, toutes
les exploitations du menu sont autorisées sans clé d'accès, les rubriques 0 et 99 n'apparaissent pas.
Lorsque le gestionnaire hôtelier remplit une grille de renseignements dans les menus des exploitations,
il a le choix, pour saisir une donnée, entre :
• une ou plusieurs touches du clavier pour une valeur définie,
• la touche clavier "RETURN" pour une valeur par défaut,
• la touche clavier "-" pour un retour au critère précédent,
• les touches Ctrl+Z pour revenir à l'écran précédent,
• la touche clavier "Suppr" pour corriger une erreur de saisie.
2.3 Saisir un mot de passe (clé d'accès)

Menu d'accueil > commande 99
Cette commande permet de taper un mot de passe pour accéder aux exploitations autorisées.
Le système affiche :
access key: "code"
Entrez le mot de passe sur 4 caractères.

Si le code est correct, les numéros des exploitations accessibles sont affichés en vidéo inverse (voir
exemple Figure : Exemple d'affichage à la page 10).
Dans le cas contraire, le menu d'accueil réaffiché est celui accessible sans mot de passe ou avec la
clé ayant servi au lancement du programme hôtelier.
2.4 Supprimer un mot de passe (clé d'accès)


Cette commande permet au gérant d'hôtel de revenir au menu initial. Les options de ce menu sont
accessibles :
• soit sans mot de passe,
• soit par la clé d'accès associée à la liaison V24 dans la configuration système.
Tapez 0.
Le menu d'accueil initial s'affiche : Les numéros affiché en vidéo inverse correspondent aux options
disponibles.
2.5 Check-in
Cette exploitation permet de traiter les clients individuels et ceux appartenant à un groupe.
A l'arrivée du client ou d'un groupe de clients, les fonctions suivantes sont automatiquement réalisées :
• mise à jour des paramètres du poste :
• nom d'annuaire = code de la langue + nom du client,
• Mot de passe.
• catégorie extérieure = catégorie de connexion introduite dans les paramètres hôteliers,
• date d'arrivée.
• Les compteurs de taxation (numbre d'appels, coût total) et les tickets de taxation pour un poste sont
remis à 0 lorsque la fonction night audit n'est pas utilisée. Dans le cas contraire, les tickets
antérieurs au dernier night audit sont remis à 0.
• passage de la chambre à l'état OCCUPÉ,
• annulation du réveil,
• édition d'un justificatif sur l'imprimante transactions.
______________________________________________
| CHECK-IN |
| |
| 1 : Arrivee client |
| 2 : Arrivee groupe |
| |
| 3 : Modification client |
| 4 : Modification groupe |
| |
| 5 : Gestion des Noms |
| |
| Votre choix : |
______________________________________________
2.5.1 Arrivée client

Menu d'accueil > menu Check-in > 1 Modification groupe
_____________________________________________
| ARRIVEE CLIENT |
| |
| Numero de chambre : |
| Attribution numero SDA ? : |
| Numero du client : |
| |
|- = Retour au menu anterieur |
_____________________________________________
• numéro de chambre
Ce numéro correspond au numéro d'annuaire du poste affecté à la chambre (5 chiffres maximum).

Le système contrôle l'existence du numéro, sa correspondance avec une chambre libre et

accessible, et le fait qu'une opération (check-in/check-out) n'est pas réalisée sur cette chambre à
partir d'un autre point d'accueil.
Si la chambre n'est pas faite (Chambre à faire ou à faire en recouche), le message chambre non
faite apparaît à l'écran.
Le check-in reste possible s'il est autorisé par l'administrateur système.
Si l'établissement a opté pour une gestion par client (plutôt qu'une gestion par chambre), le
réceptionniste peut :
• affecter un client dans une chambre déjà occupée. Chaque client utilise le poste à l'aide de son
code personnel,
• Effectuer un check-in partiel. Toutes les informations sont saisies sauf le numéro de la chambre
(appuyer sur RETURN). Le client a ainsi la possibilité de choisir sa chambre. L'affectation est
réalisée ultérieurement à partir de la console de gestion hôtelière (voir Assignation - Change
chambre à la page 46), ou par le réceptionniste en composant un préfixe d'affectation sur le
poste de la chambre.
Pour chaque chambre, un nombre maximum d'occupants est donné.
Si lors d'un check-in, le nombre est dépassé, le message : ATTENTION : chambre avec
overbooking apparaît un court instant. Néanmoins, l'affectation de clients supplémentaires reste
possible.
Dans le cas de l'exploitation multi-occupation statique (voir Associations à la page 54), le
réceptionniste a la possibilité d'affecter le client uniquement à la chambre qui lui est associée. Il
suffit pour cela de donner le numéro de chambre ou le numéro de client et l'affectation vers l'un ou
l'autre est automatique. Par conséquent, le check-in partiel est impossible.
Note :
Avant l'affectation, un lien doit être créé entre le numéro du client et le numéro de chambre.
• Attribution d'un numéro de SDA ?
Cette rubrique, affichée si le paramètre SDA TOURNANTE est validé dans la gestion système
hôtel, permet au client de bénéficier ou non d'un numéro SDA.
RETURN ou N : attribution d'un numéro non SDA
O : attribution d'un numéro SDA.
La valeur affectée par défaut est NON.

• numéro de client
Cette rubrique (5 chiffres maximum) ne s'affiche que si l'installation est gérée par client (plutôt que
par chambre).
Ce numéro correspond au numéro d'appel du client (SDA ou NON).
Dans le cas d'une chambre multi-occupée, les numéros des différents occupants aboutissent au
Taper un numéro de client libre.
Si nécessaire, consulter la table des numéros libres (voir Utilitaires à la page 46).
L'OmniPCX permet l'affectation automatique du numéro client n'ayant pas été affecté pendant le
plus longtemps.

Pour activer cette fonction, appuyer sur la touche RETURN. En fonction du numéro demandé (SDA
ou NON), des données de gestion système et de la disponibilité des numéros de l'hôtel, les
affectations faites par le logiciel sont données par les tableaux suivants :
Demande d'attribution d'un N° NON SDA
Données de gestion système
Disponibilité SDA tournante :

SDA tournante : SDA tournante : oui oui
Non Mixité : non
Mixité : oui
N° SDA complets
N° NON SDA com- Check-in refusé Check-in refusé Check-in refusé
plets
N° SDA libres
N° NON SDA com- Check-in refusé Check-in refusé N° SDA
plets
N° NON SDA libres N° NON SDA N° NON SDA N° NON SDA
Demande d'attribution d'un N° SDA
Données de gestion système

Disponibilité
SDA tournante : oui Mixité : SDA tournante : oui Mi-
non xité : oui
N° SDA complets
Check-in refusé Check-in refusé
N° NON SDA complets
N° SDA complets
Check-in refusé N° NON SDA
N° NON SDA libres
N° SDA libres N° SDA N° SDA
Une fois le numéro de client saisi, le logiciel affiche d'autres rubriques à renseigner.
L'écran affiche :
_____________________________________________________________________
| ARRIVEE CLIENT |
| |
| |
| Numero de chambre : 3205 Type : 1 |
| Numero du client : 3211 libre depuis le 04/12/00 17:33 |
| Nom du client : |
| Code de la langue : |
| VIP : |
| Code Personnel : |
| Heure de Reveil : |
| Messagerie vocale : |
| |
|- = Retour a la ligne precedente |
_____________________________________________________________________

Seuls le numéro de chambre et le type sont édités obligatoirement. Les autres paramètres
dépendent de l'administration système.
Le numéro affiché correspond au numéro d'annuaire affecté à la chambre saisi précédemment.
Si le check-in a été réalisé sans affectation de chambre, l'écran affiche : Chambre non assignée!.
• Type,
Ce paramètre propre à chaque chambre (et apparaissant si la chambre est assignée) est défini en
gestion système. Il s'agit d'un numéro entre 1 et 99 permettant d'effectuer un classement ou un
repérage des chambres, destiné au gestionnaire hôtelier.
• Nom du client
Entrer 16 caractères maximum.
Si le gestionnaire hôtelier appuie sur la touche “RETURN”, le système affiche CHMCDU (MCDU =
numéro du poste) en gestion par chambre ou CLMCDU en gestion par client.
• Occupation multiple (O/N)
Cette rubrique s'affiche si l'installation n'est pas gérée avec l'exploitation multi-occupation.
Cette rubrique s'affiche si le paramètre “Multi-occupation” est validé à “OUI" dans la gestion
système hôtel.
RETURN ou N : occupation simple
O : plusieurs occupants dans la chambre.
Ce paramètre indique si le client est seul ou accompagné d'autres personnes (parents, enfants,
amis, etc.).
Cet état est signalé par * dans les affichages de postes.
• Code de la langue
Les langues sont réparties comme suit (exemple):
F: 1 GB : 2 D: 3 SP : 4 P:5
B:6 DK : 7 J:8 AUT : 9
Taper un chiffre entre 1 et 9.

RETURN : langue du pays.
Cette opération est dynamique, en fonction des langues connues par le système (paramètre
Installation) soit 9 langues parmi 36.
Si l'exploitation multilingue est achetée, le code est utilisé pour connecter le message vocal
approprié à chaque poste.
Le code de langue est affiché sur les postes Reflexes, Alcatel-Lucent 8 series et Alcatel-Lucent 9
series et les postes opératrices.
• VIP
Cette rubrique apparaît si le paramètre “Personne importante (VIP)” a été géré à “OUI” dans la
gestion système hôtel.

RETURN ou N : personne non-VIP
O : personne VIP
L'attribution VIP (Very Important Person) permet au personnel de l'hôtel de reconnaître les clients
VIP par la présence de la lettre V sur l'afficheur du poste. Cette lettre est située à côté du code de la
langue.
• Acompte versé
Cette rubrique apparaît uniquement si le paramètre hôtelier Acompte (Prépaiement) n'est pas
renseigné dans la gestion système hôtel.
En arrivée client :
RETURN : pas de gestion d'acompte.
Les appels extérieurs sont autorisés sans versement d'acompte.
0 : appels extérieurs interdits.
de 0,01 à 99999,99, : valeur de l'acompte en monnaie locale.
Les appels extérieurs sont autorisés jusqu'à épuisement de

l'acompte versé.
Un pré-paiement peut être automatiquement affecté à chaque

hôte au check-in. Cette valeur est saisie dans les paramètres hô-
tel (programme de configuration du système). Dans ce cas,
l'acompte n'apparaît pas à l'écran.
• Code personnel
Il est composé de 4 chiffres.
RETURN : un code personnel est proposé par défaut par le logiciel. Selon la gestion
hôtelière, ce code peut être :
• code secret unique (numéro unique compris entre 0000 et 9999),
• numéro d'annuaire (numéro de chambre ou numéro de client selon le
mode de gestion choisi dans la gestion système hôtel (gestion par
chambre ou gestion par client),
• un numéro aléatoire sans contrôle d'unicité,
• Nom du client.
• Date arrivée client.
Pour le valider, appuyer à nouveau sur RETURN.
: Si le code proposé ne convient pas, taper sur une autre touche du clavier
pour une nouvelle proposition.
4 chiffres : code personnel. Lorsque le code personnel est introduit par l'exploitant, les
chiffres n'apparaissent pas sur l'écran et sont masqués par le caractère #.
Attention :
Dans tous les cas (sauf dans le cas de code secret unique), le système ne vérifie pas l'unicité du code.
Deux clients dans la même chambre avec des codes personnels identiques ne peuvent être
différenciés. Le gestionnaire hôtelier devra veiller au bon usage des codes par défaut.

Dans le cas où le paramètre code secret est validé à numéro d'annuaire dans la gestion système
hôtel :
• en mode gestion par chambre ou gestion multi-occupation statique par chambre, si le client
change de chambre, automatiquement, son code personnel change (=nouveau numéro de
chambre),
• en mode gestion par client, si le client change de chambre, son code personnel ne change pas
(= numéro de client).
Important :
Quand il y a changement d'option pour le code personnel dans les paramètres hôteliers (de code
secret unique à une autre option ou d'une autre option à code secret unique), il est impératif de
redémarrer le système pour mettre à jour la table de réservation des codes secrets.
Si l'installation n'est pas gérée en gestion par client, le code personnel n'est pas obligatoire.
Il est impératif de saisir un code personnel si une messagerie vocale doit être attribuée.
• heure de réveil
RETURN : pas de demande de réveil
HHMN : heure de réveil HH = 00 - 23

MN = 00 - 59
• Messagerie vocale
Si le système est doté d'une messagerie vocale et si le paramètre Messagerie vocale dans la
gestion système hôtel a été géré à Oui , il est alors possible d'attribuer une messagerie vocale à un
client (si le MCDU de la messagerie vocale à utiliser est renseigné).
RETURN : pas d'attribution de boîte vocale
0 : attribution d'une boîte vocale.
La valeur par défaut de cette rubrique est Non . Si le gestionnaire hôtelier répond Oui , il lui est
affiché un message de patience pendant quelques secondes. Trois cas peuvent alors se présenter :
• Si la transaction d'attribution de boîte a pu se faire normalement dans ce laps de temps, cela
sera notifié au gestionnaire hôtelier.
• Si la transaction a pu se faire dans ce laps de temps, mais avec problème, le problème est
indiqué au gestionnaire hôtelier (texte affiché à l'écran).
• Si la transaction n'a pas pu se faire dans ce délai, il est demandé au gestionnaire hôtelier de
vérifier ultérieurement le résultat de sa demande.
Les résultats de toutes ces transactions sont visibles dans Utilitaires/Résultats différés de la
messagerie vocale.
2.5.2 Modification client

Cette exploitation permet l'édition et la modification des paramètres d'un client.
____________________________________________________
| MODIFICATION CLIENT |
| |
____________________________________________________
Renseigner le numéro de la chambre ou le numéro de client.

Le système contrôle la validité des numéros, puis affiche la liste des clients si la chambre est multi-
occupée.
Dans ce dernier cas, taper le numéro d'ordre du client dans la liste, puis valider par l'appui sur
RETURN.
L'écran affiche :
_____________________________________________________
| MODIFICATION CLIENT |
| |
| Numero du client : 3211 |
| Date d'arrivee : 04/12/00 17:40 |
| |
| Solde crediteur : 100.00 |
| |
| 1 : Nom du client : DUPONT |
| 2 : Occupation multiple (O/N) : Non |
| 3 : Code de la langue : 1 |
| 4 : Gestion d'acompte : Oui |
| 5 : Acompte verse : 100.00 |
| 6 : Categorie de prise directe : 2 |
| 7 : Code Personnel : .... |
| 8 : Heure de Reveil : Pas de reveil |
| 9 : VIP : Non |
| 10 : Messagerie vocale : Oui |
| |
| Votre choix : |
_____________________________________________________
Pour modifier un paramètre, taper son numéro, puis la nouvelle valeur.

Les valeurs logiques basculent automatiquement d'un état à l'autre.
En plus des paramètres définis en arrivée client, des informations supplémentaires sont éditées :
• date et heure d'arrivée client (inscrites automatiquement par le système),
• solde créditeur (somme restant disponible pour les communications extérieures),
ainsi que les rubriques suivantes :
• Gestion d'acompte
OUI = le client peut appeler l'extérieur tant que son solde est positif.
Si le solde est nul ou négatif, le client peut néanmoins appeler certains numéros qui auront été
déclarés en numéros abrégés dans l'OmniPCX (numéros de sécurité). Toute demande de prise
directe est aiguillée soit vers l'opératrice soit sur le guide vocal 108, et ALARME est édité sur
l'imprimante TRANSACTIONS.
NON = le client peut appeler l'extérieur quelle que soit la valeur de son solde.
• Catégorie de prise directe
Introduire une valeur comprise entre 0 et 31.
Lors du check-in, la catégorie prise par défaut est celle définie dans le programme de gestion.
• Code personnel
Dans le cas où le paramètre “code secret” est validé à “nom du client” dans la gestion système
hôtel :
• si le nom du client est modifié et si l'ancien code personnel correspondait à l'ancien nom,
l'application modifie automatiquement le code personnel.
• si le nom du client est modifié et si l'ancien code personnel ne correspondait pas à l'ancien nom,
le code personnel reste inchangé.

2.5.3 Arrivée groupe

Cette commande réalise le check-in d'un groupe de clients.
Saisir le numéro du groupe.
Celui-ci doit être compris entre 1 et 30. Taper 0 pour la sélection automatique d'un numéro disponible.
Le système contrôle que le numéro choisi n'est pas déjà attribué, puis affiche dans un premier temps la
grille des données communes au groupe.
Une fois ces données renseignées, la partie réservée aux données spécifiques vient compléter cet
affichage (en fonction des exploitations validées en gestion système).
Après la saisie des données spécifiques de chaque client, le numéro de chacun s'inscrit
automatiquement dans la grille de répartition et le compteur nombre de clients du groupe s'incrémente.
Cette grille visualise ainsi les numéros des 75 derniers clients attribués au groupe.
L'écran affiche :
____________________________________________________________________
| ARRIVEE GROUPE |
| |
| Numero du groupe : 3 |
| |
| Nom du groupe : MJC COL |
| Attribution numero SDA ? : Non |
| Code de la langue : 1 |
| Heure de Reveil : 08:00 |
| |
| Numero de chambre : 3206 |
| Nom du client : LAPORTE |
| Code Personnel : 2012 |
| |
|------------------------------------------------------------------|
|:3214 :3213 : : : : : : : : : : : : : :|
|: : : : : : : : : : : : : : : : :|
|: : : : : : : : : : : : : : : : :|
|: : : : : : : : : : : : : : : : :|
|: : : : : : : : : : : : : : : : :|
|------------------------------------------------------------------|
| Nombre de Clients du groupe :2 |
|- = Retour a la ligne precedente |
|<CR> = Acceptation du Code. Autre touche pour Chercher un autre. |
___________________________________________________________________
• Nom du groupe
RETURN : GR + "Numéro du groupe"
1 à 8 caractères : Nom du groupe.

• Attribution d'un numéro de SDA ? (O/N) :
Permet d'affecter un numéro SDA à chaque client du groupe.
Taper O ou N.
• Code de la langue, acompte versé, heure de réveil
Suivez la démarche décrite au Check-in à la page 11.
Numéro de chambre attribuée à un client du groupe.

Il est possible de réaliser un check-in partiel avec assignation ultérieure du numéro de chambre.
Pour cela, appuyer sur RETURN.
• numéro de client
Cette rubrique ne s'affiche que si l'installation est gérée en mode gestion par client.
Ce numéro correspond au numéro d'appel du client (SDA ou non). Dans le cas où la chambre est
multi-occupée, les appels arrivée des occupants aboutissent sur le poste de la chambre.
• Nom du client
RETURN : GR + "Nom du groupe"
16 caractères : Nom du client.

• Code personnel
Suivez la démarche décrite au Arrivée client à la page 11.
2.5.4 Modification groupe

Cette exploitation permet l'édition et la modification des paramètres d'un groupe.
La liste des groupes présents dans l'hôtel s'affiche.
Saisir le numéro ou le nom du groupe.
Le système contrôle que le numéro ou le nom existe, puis la grille s'affiche.
L'écran affiche :
_____________________________________________________________
| MODIFICATION GROUPE |
| |
| Numero du groupe : 3 Groupe : MJC COL |
| |
| 1 : Nom du groupe : |
| 2 : Suppression d'un Client : |
| 3 : Ajouter un Client |
| 4 : Code de la langue : |
| 5 : Gestion d'acompte : |
| 6 : Acompte verse : |
| 7 : Heure de Reveil : |
| 8 : Attribution numero SDA ? : |
| Votre choix : |
| |
|-----------------------------------------------------------|
|:3210 :3212 :3213 :3214 : : : : : : : : : |
|: : : : : : : : : : : : : : : |
|: : : : : : : : : : : : : : : |
|: : : : : : : : : : : : : : : |
|: : : : : : : : : : : : : : : |
|-----------------------------------------------------------|
| Nombre de Clients du groupe :4 |
____________________________________________________________
Pour modifier un paramètre, taper son numéro, puis la nouvelle valeur.

En plus des paramètres définis en arrivée groupe, les paramètres supplémentaires sont édités :
• Suppression d'un client
Cette gestion permet de retirer un client d'un groupe sans réaliser son départ, ni le départ du
groupe.
Taper 2, puis appuyer sur RETURN. Entrer le numéro du client, puis appuyer sur RETURN.
Le système réorganise le tableau des répartitions des clients du groupe.

Le client est retiré du groupe mais reste présent dans sa chambre (celle-ci n'est pas considérée
comme libre).
La libération complète intervient après le CHECK-OUT du client.
• Ajouter un client
Cette gestion permet d'ajouter un client à un groupe.
Taper 3, puis appuyer sur RETURN.
Procéder comme pour une création individuelle des clients d'un groupe, en renseignant les
paramètres propres au nouveau client (numéro de chambre, numéro de client, nom du client, code
personnel).
• Attribution d'un numéro de SDA ?
Permet d'attribuer ou non un numéro SDA au groupe s'il n'a pas été attribué au check-in du groupe.
2.5.5 Gestion des noms

Cette commande ne s'affiche que si le paramètre “Nom des clients dans annuaire" est validé à
“plusieurs noms pour un client” dans la gestion système hôtel.
Cette application permet d'associer sur un même numéro client d'autres noms de clients dans la même
chambre (par exemple, si le client est accompagné d'autres personnes (parents, enfants, amis....).
La gestion des noms associés à un client n'est possible qu'après un check-in du client (voir Arrivée
client à la page 11 ).
Il n'y aura qu'une seule facturation sur un même numéro client.
Les noms associés au même numéro de client apparaîtront dans l'annuaire de la chambre occupée.
Saisir le numéro de chambre ou le numéro du client.
___________________________________________________
| GESTION DES NOMS |
| |
| |
___________________________________________________
Le numéro de chambre correspond au numéro d'annuaire du poste affecté à la chambre (5 chiffres

maximum).
Le système contrôle l'existence du numéro de chambre et son affectation à un numéro client.
Si la chambre est libre, le message “la chambre est libre“ apparaît à l'écran.
Une fois le numéro de chambre ou de client saisi, l'écran suivant apparaît (exemple) :
L'écran affiche :
___________________________________________________
| |
|Client : 3214 Nom : DUBOIS |
|Autres Noms |
| 01 : |
| 02 : |
| ........ |
| 14 : |
| 15 : |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________

Il est possible d'associer 15 autres noms au nom principal client .

Chaque nom associé peut être créé, modifié ou supprimé.
• Création d'un nom associé
Taper un numéro de la liste des autres noms,
Puis appuyer sur RETURN.
Saisir le libellé du nom associé,
Confirmer par oui ou non (O/N),
L'écran affiche :
___________________________________________________
| |
|Client : 3214 Nom : DUBOIS |
|Autres Noms |
| 01 : MARTINOIS |
| 02 : DUPONT |
| 03 : |
| 04 : NICOLAS |
| 05 : BERNARDI |
| 06 : LOIS |
| 07 : |
| .......... |
| 14 : |
| 15 : |
| |
| Confirmation (O/N) : |
| |
| Votre choix : 06 |
___________________________________________________
Note :
Sur la ligne n°06, le nom LOIS (associé au nom principal DUBOIS) est en cours de création.
• Modification d'un nom associé
Taper le numéro du nom associé à modifier et procéder comme pour la création d'un nom associé.
• Suppression d'un nom associé
Saisir le nom associé à supprimer et appuyer sur RETURN. Confirmer par oui ou non (O/N), Puis
appuyer sur RETURN.
Il est également possible d'associer d'autres noms à un même numéro client appartenant à un groupe.
Seul le nom principal est gérable par la commande 3 du menu CHECK IN.
Note :
Tous les noms associés à un numéro de client sont enregistrés dans l'annuaire de la chambre occupée et
visualisés sur les listes éditées dans Répertoire (voir Répertoire à la page 26). A partir de l'annuaire, depuis un
poste à afficheur, le gestionnaire hôtelier peut par le biais d'un nom associé accéder au numéro client. C'est
toujours le nom principal qui est affiché sur le poste.
2.5.6 Check-out
La fonction CHECK-OUT ne peut pas être effectuée si le poste de chambre est occupé ou si le client
est en cours de communication à partir d'un poste cabine (via son code personnel).
Au départ d'un client ou d'un groupe de clients, les fonctions suivantes sont effectuées
automatiquement :

• édition d'une facture simplifiée pour les communications téléphoniques (sortie automatique ou non),
• inhibition du code personnel,
• inhibition de la prise directe vers l'extérieur (affectation de la catégorie extérieure 0),
• remise à zéro du réveil effectuée au check-in suivant (en effet, au check-out, il n'y a pas de remise
à zéro automatique du réveil. On conserve le réveil jusqu'au check-in suivant, ceci pour qu'un client
puisse effectuer son départ le soir et être quand même réveillé le lendemain matin),
• remise à zéro du compteur journalier,
• annulation des messages en attente,
• annulation des fonctions NE PAS DERANGER et RENVOIS D'APPEL,
• passage de la chambre à l'état LIBRE (L) et A FAIRE (AF).
• suppression de la boîte vocale associée au client si cette dernière est vide. Si tous les messages
n'ont pas été consultés, la boîte vocale est maintenue jusqu'au CHECK-IN suivant sur le même
numéro de client.
L'édition de la facture téléphonique simplifiée peut être réalisée :
• soit automatiquement, si l'impression automatique est validée dans les paramètres hôteliers,
• soit sur demande opérateur, si l'impression automatique n'est pas validée.
L'édition d'une facture simplifiée n'entraîne pas de remise à zéro des compteurs et des justificatifs
de taxation.
La facture simplifiée est éditée sur l'imprimante facturation, si elle existe.
___________________________________________________________________________________
| CHECK-OUT |
| |
| 1 : Depart client |
| 2 : Depart groupe |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
2.5.6.1 Départ client

Menu d'accueil > menu Check-out > commande 1
Renseigner le numéro de la chambre ou le numéro de client.
Le système contrôle que le numéro de chambre existe, puis il affiche la grille.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| DEPART CLIENT |
| |
| Date d'arrivee : 04/12/00 17:40 |
| |
| Nom du client : DUPONT |
| Occupation multiple (O/N) : Oui |
| |
| Confirmation ? (O/N) : |
___________________________________________________________________________________
Note :
Les numéros des clients apparaissent s'il y a plusieurs clients dans la chambre.
Si le numéro de chambre est la réponse, la liste des clients assignés à cette chambre est visualisée
sur le terminal. Le réceptionniste peut alors sélectionner le ou tous les clients qui souhaitent quitter
l'établissement.

Dans les deux cas, une confirmation à la réponse est nécessaire pour que l'opération soit validée, à
condition que le client ne soit pas en communication. Les numéros d'annuaire clients redeviennent
disponibles ainsi que les numéros SDA.
Pour confirmer le départ client, taper O.
Si un check-out est effectué pendant une communication, le message suivant s'affiche à l'écran :
Poste occupé - Départ non effectué (dans le cas où le paramètre est validé à NON dans la gestion
des paramètres hôteliers) et le check-out est refusé.
Note :
Il est possible, après le check-in d'un client, d'associer plusieurs autres noms à ce numéro client. Pendant
l'opération de check-out du client, tous les noms éventuellement associés à ce numéro client sont supprimés de
l'annuaire de la chambre.
Il n'y a qu'une seule facture pour ce numéro de client.
La facture simplifiée des communications téléphoniques s'affiche et peut être émise en deux
monnaies.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| |
| Hotel des Tamaris Le 05/12/00 10:58 |
| |
|Numero du Client : 3211 Nom : DUPONT |
|Date d'arrivee : 04/12/00 17:40 |
| |
| Forfait de mise a disposition de poste : FF 5.00 euro 0.76 |
| |
| Nombre de communications : 1 |
| Cout total : FF 49.74 euro 7.58 |
| Dont TVA : FF 8.50 euro 1.30 |
| Acompte verse : FF 100.00 euro 15.24 |
| Solde crediteur : FF 45.26 euro 6.90 |
| |
|Bonne fin de sejour |
| |
|Taper un caractere pour continuer : |
___________________________________________________________________________________
Si l'impression automatique (dans les paramètres de configuration) n'est pas validée, le système
propose : impression facture ? (O/N) :
Messagerie Vocale :
Avant d'envoyer une requête de check-out, l'application hôtelière vérifie s'il reste encore des messages
vocaux non consultés. Si tel est le cas, et en fonction de la gestion des paramètres hôteliers choisie ,
le départ peut être effectué ou non :
• la boite vocale est supprimée au check-out lorsque les messages ont été consultés ou consultés et
archivés (selon version),
• si la boite contient des messages non consultés, la boite est supprimée au check-in suivant.
2.5.6.2 Départ groupe

Menu d'accueil > menu Check-out > commande 2
Une seule commande permet d'effectuer le départ complet d'un groupe.
Pour chaque chambre du groupe, le système réalise automatiquement les mêmes vérifications et
fonctions qu'au départ d'un client individuel avec en plus :
• une édition de facture simplifiée pour chaque chambre du groupe,
• une édition de facture simplifiée pour le groupe,
• la suppression du numéro de groupe dans les données du poste.

Un poste occupé d'un groupe au moment du départ :

• n'interdit pas le départ des autres chambres du groupe,
• n'est pas autorisé à partir.
Un message signale l'occupation du poste.
Aucune information n'est éditée pour les chambres dont les compteurs sont nuls.
• Taper le numéro ou le nom du groupe.
Le système contrôle l'existence du groupe, puis demande la confirmation de la demande.
La facture simplifiée pour le groupe est éditée et peut être émise en deux monnaies.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| |
| |
|Nom du groupe : MJC COL Numero du groupe : 3 |
| |
|:--------:------------:------:-----------:-----------:-----------:-----------: |
|: Client : Nom :NbCom.: Cout : Forfaits : Acompte : Solde : |
|:--------:------------:------:-----------:-----------:-----------:-----------: |
|: 3213 : DUBOIS : 1 : 61.74 : 5.00 : 500.00 : 433.26 : |
|: 3214 : REMI : 1 : 49.74 : 5.00 : 500.00 : 445.26 : |
|:--------:------------:------:-----------:-----------:-----------:-----------: |
|: Total : FF: 2 : 111.48 : 5.00 : 1000.00 : 883.52 : |
|:--------:------------:------:-----------:-----------:-----------:-----------: |
|: Total : euro: 2 : 17.00 : 0.76 : 152.45 : 134.69 : |
|:--------:------------:------:-----------:-----------:-----------:-----------: |
| Dont TVA : FF 19.04 euro 2.90 |
| |
| |
|Taper un caractere pour continuer : |
___________________________________________________________________________________
Si l'impression automatique n'est pas validée, le système propose :

impression facture ? (O/N) :
Aucune information n'est éditée pour les chambres dont les compteurs sont nuls.
Messagerie Vocale :
Pour le départ d'un groupe, les boîtes vocales sont traitées automatiquement pour les clients du
groupe, de la même façon que pour un client seul.
2.5.7 Facturation détaillée

Cette commande permet d'éditer sur le terminal écran de gestion hôtelière ou sur l'imprimante
facturation, la facture détaillée d'un client, ou d'un groupe. L'édition est possible, même si le client
n'occupe plus la chambre (CHECK-OUT), et ce, tant que la chambre n'est pas de nouveau attribuée à
un autre client.
Les données éditées sur la facture détaillée d'une chambre sont sauvegardées jusqu'à la nouvelle
attribution de cette chambre (CHECK-IN).
Le choix du terminal d'édition s'effectue par opérateur en réponse à la question imprimante (O/N) :":
OUI=édition sur imprimante facturation.
NON=édition sur terminal écran de gestion hôtelière.
Les données éditées sur la facture détaillée sont les suivantes :

• nom de l'hôtel,
• date et heure de la demande de facture,
• date et heure d'arrivée,
• numéro de la chambre et nom du client,
• forfait de raccordement,
• justificatifs de taxation depuis son arrivée,
• nombre de communications,
• coût total de ses communications,
• acompte versé,
• solde débiteur ou créditeur,
• message de remerciements.
___________________________________________________________________________________
| FACTURATION DETAILLEE |
| |
| 1 : Facturation d'une chambre |
| 2 : Facturation d'un groupe |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
La facture détaillée d'un groupe est composée de la facture détaillée de chaque client du groupe.
La facture détaillée est éditée uniquement si le poste a effectué des communications extérieures.
2.5.7.1 Facturation d'une chambre

Menu d'accueil > menu Facturation détaillée > commande 1
• Taper le numéro de la chambre.
Le système contrôle que le numéro de chambre existe, puis propose le mode d'édition (imprimante
O/N si celle-ci est déclarée dans la gestion).
L'écran affiche le détail des communications du client.
Exemple d'affichage (la facture peut être émise en deux monnaies) :
___________________________________________________________________________________
| |
|Date d'arrivee : 20/12/00 12:59 |
| |
|Numero du Client : 3211 Nom : DURAND |
| |
| CHB OBTENT JJ MM AA HH MM DUREE COUT NUMERO DEMANDE |
|3205 0 20/12/00 21:15 12mn03s 27.73 016458---- |
| |
| Forfait de mise a disposition de poste : FF 5.00 euro 0.76 |
| Nombre de communications : 1 |
| Cout total : FF 27.73 euro 4.22 |
| Dont TVA : FF 5.71 euro 0.87 |
| Acompte verse : FF 100.00 euro 15.24 |
| Solde crediteur : FF 67.27 euro 10.26 |
| |
| |
|Tapez un caractere pour continuer ou <RC> pour retourner au menu precedent |
___________________________________________________________________________________
Si le nombre des justificatifs est élevé, l'édition peut s'effectuer sur plusieurs pages. Taper sur une
touche pour passer à la page suivante.
Le détail des communications comprend :
• CHB : Numéro de la chambre.
• OBTENT : Mode d'obtention.

La colonne OBTENT correspond au mode d'obtention de la communication. Les modes d'obtention

possibles sont les suivants :
0 : Communication départ public
3 : Prise directe (départ) 4 : Transfert
5 : Fonctionnement 6 : Transit
7 : Renvoi vers l'extérieur 8 : Arrivée prioritaire retour

d'appel
9 : Arrivée prioritaire déborde- 10 : Arrivée prioritaire non ré-

ment pondue
13 : Arrivée prioritaire conversation 14 : Prise directe data
15 : Prise arrivée + identification

demandeur
• DD MM YY and HH MM : Date et heure de la communication.
• DUREE : Durée de la communication.
• COUT : Coût total de la communication.
• NUMERO DEMANDE : Numéro composé par le client.
2.5.7.2 Facturation d'un groupe

Menu d'accueil > menu Facturation détaillée > commande 2
Après la saisie du numéro ou du nom de groupe, le système édite sur imprimante ou sur écran les
justificatifs détaillés pour chaque client du groupe.
La présentation de la facture est identique à celle d'un client individuel.
2.5.8 Répertoire
Cette commande permet de consulter l'annuaire des chambres occupées suivant certains critères.
Il est possible d'obtenir les clients :
• par ordre alphabétique,
• par ordre de numéros de chambre,
• par ordre de groupe,
• par recherche d'un nom de client (le gestionnaire hôtelier peut ne taper que la première lettre du
nom),
• par recherche d'un groupe (nom ou numéro du groupe),
• par ordre de numéros de client.
Un message d'erreur est édité :
• si le groupe n'existe pas ou n'entre pas dans le critère de recherche,
• s'il n'existe pas de clients dans le critère de recherche demandé.
___________________________________________________________________________________
| REPERTOIRE |
| |
| 1 : Liste par ordre alphabetique en hard-copy |
| 2 : Liste par ordre alphabetique sur ecran |
| 3 : Liste par ordre alphabetique sur imprimante |

| |
| 4 : Liste par ordre de numeros de chambre sur ecran |
| 5 : Liste par ordre de numeros de chambre sur imprimante |
| |
| 6 : Liste par groupe sur ecran |
| 7 : Liste par groupe sur imprimante |
| |
| 8 : Recherche d'un nom sur ecran |
| 9 : Recherche d'un nom sur imprimante |
| |
| 10 : Recherche d'un groupe par nom ou numero sur ecran |
| 11 : Recherche d'un groupe par nom ou numero sur imprimante |
| |
| 12 : Sortie ecran par numero de client* |
| 13 : Sortie imprimante par numero de client* |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
* En mode gestion par client uniquement

Le résultat des listes des recherches est présenté de manière identique en sortie écran comme sur
imprimante.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| LISTE ALPHABETIQUE 05/12/00 15:00 |
| |
|Chambre Client Nom du client Type Date/Heure arrivee Langue Groupe |
| |
|3205 3211 DUPONT 1 05/12/00 14:24 1 - |
|3001 3210 DURAND 1 05/12/00 14:27 1 1 MJC COL |
|3001 3213 LAPORTE 1 05/12/00 14:28 1 1 MJC COL |
|3001 3214 MARTIN 1 05/12/00 14:30 1 1 MJC COL |
| |
___________________________________________________________________________________
Tous les noms associés à un même numéro de client sont affichés.

Le numéro client sera affiché dans chaque liste éditée autant de fois qu'il y a de noms associés à ce
numéro.
C'est seulement dans le choix Recherche d'un nom que les noms associés s'affichent dans l'ordre
alphabétique.
Dans tous les autres choix , les noms associés sont ajoutés après le nom principal.
Exemple d'affichage
___________________________________________________________________________________
| LISTE ALPHABETIQUE 05/12/00 15:20 |
| |
|Chambre Client Nom du client Type Date/Heure arrivee Langue Groupe |
| |
|3205 3211 DUPONT 1 05/12/00 14:24 1 - |
|3205 3211 Christine |
|3205 3211 Louis |
|3205 3211 Nicolas |
|3205 3211 Benjamin |
|3001 3210 DURAND 1 05/12/00 14:27 1 1 MJC COL |
|3001 3213 LAPORTE 1 05/12/00 14:28 1 1 MJC COL |
|3001 3214 MARTIN 1 05/12/00 14:30 1 1 MJC COL |
| |
___________________________________________________________________________________
A partir de l'annuaire, depuis un poste à afficheur, le gestionnaire hôtelier peut par le biais d'un nom
associé accéder au numéro client. C'est toujours le nom principal qui est affiché sur le poste.

2.5.9 Facturation
___________________________________________________________________________________
| FACTURATION |
| |
| 1 : Facturation cabine |
| 2 : Saisie d'un justificatif |
| 3 : Taux de change de la deuxieme monnaie |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
2.5.9.1 Facturation cabine

• Rappel de l'exploitation
A partir d'un poste cabine, un usager peut établir une communication extérieure :
• Après s'être identifié
Le client décroche le téléphone. Au décrochage, si le poste n'est pas en acheminement
temporisé ou avant la fin de la temporisation d'acheminement, le client compose :
• le préfixe de prise de ligne, puis son numéro de chambre suivi de son code personnel
(gestion par chambre),
• le préfixe de prise de ligne, puis son numéro de client suivi de son code personnel (gestion
par client).
Au raccrochage, le justificatif est attribué automatiquement au compte du client.
• Par l'intermédiaire de l'opératrice
Le client décroche le téléphone. Au décrochage, si le poste est en acheminement temporisé
vers l'opératrice, le client lui demande un numéro. Celle-ci effectue un retrait taxé de façon que
le coût s'affiche sur sa console en fin de communication.
L'affectation du coût sur le compte du client est réalisée au niveau de la console hôtelière par la
commande Facturation. Le justificatif complet est alors attribué au client.
• Affectation du justificatif
Le justificatif doit être affecté après la fin de la communication et avant l'établissement d'une autre :
• taper le numéro du poste cabine,
• taper si nécessaire, le numéro de la chambre du client,
• taper le numéro du client sur lequel sera affecté le justificatif (gestion par client).
Si le numéro de la chambre correspond à une chambre multi-occupée, le nom du client est
visualisé ce qui permet ou non l'affectation du justificatif, le gestionnaire étant prévenu par un
message de confirmation. Le gestionnaire est prévenu par un message de confirmation.
• Appuyer sur RETURN pour l'affectation.
Si aucun justificatif n'existe pour ce poste cabine, le message suivant s'affiche :
Aucune communication n'a été enregistrée pour cette cabine .
2.5.9.2 Générer un ticket

Menu d'accueil > menu Facturation > commande 2
Ce programme, réservé au test de la taxation, permet d'établir un justificatif et de l'affecter à une
chambre ou à un poste administratif. Il peut également être utilisé dans le cas où le central public
retransmet en différé les taxes de la communication.

Un justificatif peut être saisi et affecté à un client ou à un poste administratif et édité au fil de l'eau sur
l'imprimante taxation.
___________________________________________________________________________________
| SAISIE DES JUSTIFICATIFS |
| |
| MCDU ........................... |
| Cout de la communication .. |
| Numero emis .......... |
___________________________________________________________________________________
• MCDU
Introduire le numéro d'annuaire auquel le justificatif doit être affecté.
• Coût de la communication
Le coût de la communication et le nombre de taxes sont proposés alternativement en tapant sur
RETURN. Le montant est entré au coût administratif, le coût hôtel est calculé par le système.
Introduire le montant ou le nombre de taxes.
• Numéro émis
Le numéro est limité à 20 chiffres au maximum (0...9, A..D, *, #).
Pour émettre, compléter ou modifier le justificatif, un deuxième menu est affiché :
___________________________________________________________________________________
| SAISIE DES JUSTIFICATIFS |
| |
|0 : Emission du justificatif |
|1 : Abandon |
| |
|2 : MCDU ........................... |
|3 : Cout de la communication .. |
|4 : Numero emis .......... |
| |
|5 : Heure de debut .............. |
|6 : Duree ...................... |
|7 : Type de justificatif ...... |
|8 : Mode d'obtention ........... |
|9 : MCDU du poste ayant transfere |
|10: Numero d'affaire ........... |
|11: Numero de joncteur .... |
| |
| Numero de la rubrique a modifier : |
___________________________________________________________________________________
• MCDU
Introduire le numéro d'annuaire auquel le justificatif doit être affecté ou le numéro d'un faisceau :
• prioritaire sous la forme FPnn,
• transfert sous la forme FSnn,
(avec nn compris entre 0 et 31).
• Coût de la communication
Le coût de la communication et le nombre de taxes sont proposés alternativement en tapant sur
RETURN.
Introduire le montant ou le nombre de taxes. Le montant est entré au coût administratif, le coût hôtel
est calculé par le système.
• Numéro émis :
Indiquer le numéro composé par l'usager (limité à 20 chiffres au maximum : 0...9, A...D, *, #).
Taper - pour supprimer le numéro.
• Heure de début :
Introduire l'horodatage sous forme JJ/MM/AAAA HH-MN-SS ou l'heure sous forme HH-MN-SS.

RETURN = date et heure courante.

• Durée :
Introduire la durée de la communication sous la forme HH-MN-SS.
RETURN = 00-00-00.
• Type de justificatif :
Introduire un nombre correspondant au type de justificatif :
• 0 = communication départ,
• 1 = communication arrivée,
• 2 à 15 inutilisés.
RETURN = 0.
• Mode d'obtention :
Introduire un nombre (0 à 15) correspondant au mode d'obtention.
RETURN = 1 (correspondant à la saisie manuelle de justificatif).
tableau 2.1 : Les modes d'obtention possibles sont les suivants :
3 Prise directe 4 Transfert
5 Exploitation (manoeuvre 6 Transit

téléphonique)
7 Renvoi vers l'extérieur
10 Arrivée prioritaire retour 11 Arrivée prioritaire déborde-

d'appel ment
12 Arrivée prioritaire non ré- 13 Arrivée prioritaire conversation

pondue
14 Prise directe data 15 Prise arrivée + identification

demandeur
• MCDU du poste ayant transféré :
Ce paramètre est géré uniquement si le mode d'obtention est 4.
• Numéro d'affaire :
Introduire un nombre compris entre 0 et 255 s'il y a lieu.
• Numéro de joncteur :
Introduire le numéro de joncteur utilisé pour établir la communication (nombre compris entre 0 et
111).
RETURN = 0.
2.5.9.3 Taux de change de la deuxième monnaie

Menu d'accueil > menu Facturation > commande 3
Cette commande permet de définir le taux de change de la deuxième monnaie par rapport à celle
déclarée dans les données de taxation.
___________________________________________________________________________________
| |
| FACTURATION |

| |
| Taux de change de la deuxieme monnaie : 0.000000 = |
___________________________________________________________________________________
2.5.10 Réveil
Il existe deux possibilités de programmation de l'heure du réveil :
• à partir du poste de la chambre par le client lui-même, en composant un préfixe (celui-ci est guidé
par message vocal),
• soit par le terminal de gestion hôtelière.
A l'heure prévue, le poste du client est sonné automatiquement. Celui-ci a la possibilité :
• soit de décrocher. Lors du décrochage, celui-ci peut entendre soit une tonalité, soit la musique de
garde, soit un guide parlant, selon la gestion élaborée et le matériel fourni sur l'OmniPCX
Enterprise.
• soit d'appuyer sur n'importe quelle touche de son poste afin que le poste soit sonné une seconde
fois après temporisation gérable (1 à 30 minutes). Cette fonctionnalité est disponible uniquement
sur les postes numériques (sauf poste A4004)
Pour les postes n'ayant pas répondu, un deuxième appel est effectué après une temporisation (1 à 60
minutes). Il est possible de programmer jusqu'à quatre réveils par chambre.
Les chambres considérées comme n'ayant pu être réveillées sont celles, qui lors de la deuxième
tentative de réveil, n'ont pas répondu ou étaient occupées. Leur état est précisé dans l'édition.
Le programme permet :
• de programmer ou d'annuler les réveils par chambre ou pour un groupe,
• d'éditer sur écran ou sur imprimante les chambres à réveiller et les chambres qui n'ont pas pu être
réveillées. L'édition porte sur les chambres dont le réveil a été programmé à partir de la console ou
directement sur le poste, par le client lui-même.
___________________________________________________________________________________
| REVEILS |
| |
| 1 : Edition des chambres a reveiller en hard-copy |
| 2 : Edition des chambres a reveiller sur ecran |
| 3 : Edition des chambres a reveiller sur imprimante |
| |
| 4 : Edition des chambres n'ayant pu etre reveillees en hard-copy |
| 5 : Edition des chambres n'ayant pu etre reveillees sur ecran |
| 6 : Edition des chambres n'ayant pu etre reveillees sur imprimante |
| |
| 7 : Programmation pour des chambres |
| 8 : Annulation pour des chambres |
| |
| 9 : Programmation pour un groupe |
| 10 : Annulation pour un groupe |
| |
| Votre Choix : |
___________________________________________________________________________________
Pour toute modification, annulation ou demande de réveil, un message de réveil est édité sur
imprimante.
Note :
Il est important que l'imprimante sur laquelle sont édités les messages/justificatifs de réveil, soit toujours en
service, alimentée en papier, etc. Ces précautions sont nécessaires pour que l'édition des messages/justificatifs
de réveil puisse s'effectuer sans interruption afin de répondre à l'attente de la clientèle. Si, malgré tout, des
dysfonctionnements d'édition altéraient le suivi de l'exploitation du service réveil, ils ne pourraient pas engager la
responsabilité d'Alcatel-Lucent, ni celle de l'installateur.

Lorsqu'une opération est effectuée à partir de la console hôtelière, le message correspondant édité sur
imprimante est précédé de l'abréviation CONS (Console).
Dans le cas d'une chambre multi-occupée, on ne peut programmer qu'une seule heure de réveil. Dans
ce cas, la programmation du réveil est interdite depuis la console, sauf si tous les clients font partie
d'un même groupe.
Le système permet de programmer la fonction multi-réveils.
La fonction multi-réveils autorise jusqu'à quatre programmation de réveils consécutifs. Il faut pour ce
faire disposer des guides vocaux 512 et 513 ainsi que d'une boîte vocale : au moins 4635 R.3 et d'un
poste 4034 ou 4035 ou d'une gamme postérieure. La fonction "snooze" est également disponible.
Le client lui-même peut programmer ou annuler les heures de réveil en composant un préfixe ou en
utilisant la touche réveil.
Note :
Selon la gestion système l'opératrice peut aussi être informée des informations de réveil.
• Cas des suites
Note :
Cette fonction n'est pas utilisée dans la gestion hospitalière.
Il est possible de programmer un réveil pour tous les postes (à l'exception des poste S0) d'une
suite, ou pour un seul poste d'une suite. Si l'une des chambres a déjà une heure de réveil
programmée, elle sera remplacée par l'heure de réveil configurée pour tous les postes de la suite.
Les réveils programmés à partir de la console hôtelière sur un numéro de client sont considérés
comme une demande de réveil général de la suite.
Les réveils programmés à partir de la console hôtelière sur un numéro de chambre sont considérés
comme demande de réveil individuel de la chambre.
Lors d'un réveil général, tous les postes (excepté le poste S0) sont sonnés. A la réponse d'une des
chambres, la sonnerie est arrêtée sur le reste des postes de la suite.
L'annulation du réveil général d'une suite est prise en compte pour les postes de la suite ayant la
même heure de réveil que celle du poste utilisé pour réaliser cette annulation.
Note :
Si une chambre de la suite désire une heure de réveil différente de celle du réveil général, il est nécessaire de
la programmer après celle du réveil général.
2.5.10.1 Editions
Les résultats des commandes 1 et 4 sont édités sur l'imprimante liée à la console de gestion hôtelière,
ceux des commandes 3 et 6, sont édités sur l'imprimante dédiée aux justificatifs de réveil (si elle
existe).
• Edition des chambres à réveiller
Menu d'accueil > menu Réveils > commande 2
• taper l'heure de début de recherche : "HH".
Exemple d'affichage :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CHAMBRES A REVEILLER 19/12/00 22:44 |
| |
|:-----------------------: |
|: reveil : chambre : |
|:-----------------------: |
|: 07:00 : 3001 : |
|:-----------------------: |
|: 08:00 : 3205 : |

|:-----------------------: |
| |
___________________________________________________________________________________
Si aucune chambre n'est programmée pour le réveil, le système affiche :

Il n'y a pas de chambres à réveiller.
• Edition des chambres n'ayant pu être réveillées
• taper l'heure de début de recherche : "HH".
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CHAMBRES N'AYANT PU ETRE REVEILLEES 20/12/00 08:02|
| |
|:------------------------------------: |
|: reveil : chambre : cause : |
|:-----------------------:------------: |
|: 06:00 : 3206 : occupe : |
|:------------------------------------: |
|: 07:00 : 3205 : occupe : |
|:------------------------------------: |
| |
___________________________________________________________________________________
Si toutes les chambres ont été réveillées, le système affiche :

Aucun problème de réveil.
2.5.10.2 Programmations
Cette fonction permet de programmer ou d'annuler les heures de réveil :
• pour les chambres,
• pour les groupes.
• Chambres
Réveil
• taper le numéro ou la suite consécutive de numéros de chambres à réveiller : "No. d'annuaire"
ou "Annuaire No. 1":"Annuaire No. 2".
• taper l'heure de réveil.
Annulation de réveil
• taper le numéro ou la suite consécutive de numéros de chambres à annuler : "No. d'annuaire"
ou "Annuaire No. 1":"Annuaire No. 2".
• Groups
Menu d'accueil > menu Réveils > commande 9, 10
Les procédures sont identiques à celles des chambres.
Les numéros de chambres sont remplacés par les numéros ou les noms de groupes.
2.5.11 Message

Cette exploitation permet de signaler sur le poste de chambre d'un client, qu'il est destinataire d'un
message.
Le dépôt est réalisé à partir de la console de gestion hôtelière.
Le client est averti :
• par l'allumage de la lampe message en attente sur un poste analogique équipé d'un voyant,
• par l'allumage de la LED "message" des postes Reflexes et Alcatel-Lucent 8 series et Alcatel-
Lucent 9 series.
Lors du décrochage du poste, quel que soit le type du poste, le client est connecté pendant quelques
secondes à une tonalité d'acheminement lui signalant un dépôt de message.
Il peut bien sûr établir tout type de communication. A l'issue de la temporisation d'acheminement, si
aucune autre manoeuvre n'a été effectuée, le poste rappelle automatiquement le poste de dépôt de
message.
La commande est active indifféremment :
• sur des postes libres, occupés ou en NE PAS DERANGER,
• sur un poste d'une chambre libre (non encore affectée).
Les messages sont annulés :
• automatiquement après le check-out (départ client),
• manuellement à partir de la console de gestion.
___________________________________________________________________________________
| MESSAGES |
| |
| 1 : Edition en hard-copy |
| 2 : Edition sur ecran |
| 3 : Depot de message pour des chambres |
| 4 : Annulation de message pour des chambres |
| 5 : Depot de message pour un groupe |
| 6 : Annulation de message pour un groupe |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
2.5.11.1 Editions
Menu d'accueil > menu Messages > commande 1, 2
Le système édite sur l'imprimante liée à la console de gestion (commande 1) ou sur écran (commande
2) la liste des postes ayant un message en attente.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CHAMBRES EN ATTENTE DE MESSAGE 09/02/01 15:14 |
| |
|-------------------------------------------------------------------------------- |
|:Chambre: 3205 : 3206 : : : : : : : : : |
|-------------------------------------------------------------------------------- |
| |
|Tapez un caractere pour continuer : |
___________________________________________________________________________________
Si aucune chambre n'a de message en attente, le système affiche :

Aucun poste en attente de message .
2.5.11.2 Dépôt de message pour les chambres

Menu d'accueil > menu Messages > commande 3
Pour signaler un message :

• taper le numéro de la chambre concernée : "numéro d'annuaire"

Un message peut être déposé sur un poste libre ou occupé.
2.5.11.3 Annulation de message

Pour annuler un message :
• taper le numéro de la chambre concernée : "numéro d'annuaire"
Au départ d'un client, les messages sont annulés.
2.5.11.4 Dépôt de message pour un groupe

Pour déposer un message à un groupe :
Un message apparaît, indiquant successivement les numéros des chambres concernées.
2.5.11.5 Annulation de message pour un groupe

Pour annuler le message d'un groupe :
Un message apparaît, indiquant successivement les numéros des chambres concernées.
Au départ du groupe, les messages sont annulés.
2.5.12 Renvois d'appel

Le client a la possibilité d'exploiter, depuis son poste de chambre, les fonctions NE PAS DERANGER
et RENVOIS D'APPEL.
Cette exploitation est également gérable à partir de la console de gestion hôtelière.
2.5.12.1 Description de la fonction NE PAS DERANGER

Un poste dans la position NE PAS DERANGER ne supprime pas le réveil et le service de messages. Il
peut effectuer normalement des communications départ. Le poste est inaccessible sauf pour
l'opératrice. Les appels en interne sont aiguillés vers un guide parlant, les appels extérieurs sont
aiguillés vers l'opératrice.
Au départ du client, cette fonction est annulée.
• Programmations
La mise en oeuvre par le poste de chambre s'effectue en composant le préfixe NE PAS
DERANGER suivi du code personnel (si la fonctionnalité est validé en gestion).
Pour annuler, composer à nouveau le préfixe NE PAS DERANGER.
• Affichage sur opératrice
Lorsque l'opératrice appelle un poste en NE PAS DERANGER, l'affichage indique : NPD .
Exemple d'affichage (poste opérateur) :

DND Free TUCKSON 3003 V F ( 2)

Ring Releas
• Affichage sur postes numériques

Lorsqu'un poste à afficheur appelle un poste en NE PAS DERANGER, l'affichage indique : Ne pas
déranger .
L'écran affiche :
2.5.12.2 Description de la fonction RENVOI D'APPELS

Un client peut renvoyer ses appels sur un autre numéro interne ou externe, si sa catégorie
d'exploitation téléphonique lui permet d'utiliser les préfixes de renvois.
Le renvoi peut être fait depuis le poste chambre client, un poste administratif, un poste room-service,
une opératrice ou depuis la console de gestion hôtelière.
Tous les types de renvoi ne sont pas autorisés pour un client. La règle est la suivante :
Type de renvoi Destination A partir du pos- A partir d'un A partir de la

te chambre cli- autre poste console de ges-
ent tion hôtelière
Local Autorisé Autorisé Autorisé
Renvoi immédiat vers réseau Autorisé Autorisé Autorisé
vers appel extérieur Autorisé Interdite Autorisé
Renvoi immédiat sur

Interdite
occupation
Renvoi immédiat sur Local Autorisé Interdite Autorisé

non-réponse après
une temporisation vers réseau Autorisé Interdite Autorisé
vers appel extérieur Autorisé Interdite Autorisé
Annulation du renvoi Autorisé Autorisé Autorisé
Au départ du client, tous les renvois d'appel sont annulés.

• Programmations
• Renvoi depuis le poste chambre client
Le client décroche et programme sur son poste le type de renvoi de son choix. Puis après une
tonalité spécifique ou aidé par un message vocal, le client compose le numéro d'annuaire du
poste destinataire du renvoi ou le numéro externe.

Si la chambre est occupée par un seul client, le code personnel n'est pas obligatoire (selon
l'option choisie dans la gestion hôtelière) pour effectuer le renvoi.
Si la chambre est occupée par plusieurs clients, le code personnel est obligatoire pour identifier
le client effectuant le renvoi.
• Renvoi depuis un poste distant
Le renvoi d'appel peut être effectué depuis un poste administratif, un poste “Room-service”, une
opératrice. Seul le renvoi immédiat est géré.
• Vérification du numéro renvoyé
Si pendant l'opération de renvoi, le numéro renvoyé est un numéro de chambre :
• la chambre est libre : le renvoi d'appel est interdit.
• la chambre est occupée par un seul client : le renvoi est validé sur le numéro client,
• la chambre est occupée par plusieurs clients : le renvoi d'appel est interdit.
• Renvoi sur un numéro extérieur
Ce type de renvoi dépend :
• de la catégorie d'accès externe affectée à la chambre lors du check-in. Si la valeur de cet
attribut est mise à 0, ce type de renvoi est interdit.
• de la gestion d'acompte définie à l'arrivée client.
• Affichage sur un poste en renvoi d'appel
L'affichage indique le type de renvoi et le numéro destinataire du renvoi.
Exemple d'affichage (poste en renvoi immédiat) :
Renvoi Im. 3214 20/12/00 13:44
Note :
Un renvoi ne peut s'effectuer si le poste destinataire du renvoi est hors service ou en position “Ne Pas
Déranger”.
• Annulation de renvoi
L'annulation d'un renvoi peut s'effectuer à partir :
• du poste renvoyé,
• du poste destinataire.
Dans les deux cas, le client active l'annulation par programmation sur le poste en question s'il en
a le droit. L'annulation du renvoi immédiat vers l'extérieur ne peut se faire qu'à partir du poste
renvoyé.
A partir du poste chambre client :
• si la chambre est occupée par un seul client, le code personnel n'est pas obligatoire (selon
l'option choisie dans la gestion hôtelière) pour effectuer l'annulation du renvoi,
• si la chambre est occupée par plusieurs clients, le code personnel est obligatoire pour identifier
le client effectuant l'annulation de renvoi.
A partir d'un poste distant, tous les types de renvois d'appel peuvent être annulés.
• Conduite d'appel
Appeler un client en renvoi d'appel dépend de la numérotation de l'appel et de la situation du client
dans la chambre ou la suite.

• l'appelant compose le numéro client : dans tous les cas, l'appel suit le renvoi immédiat ou après
une temporisation sur non réponse,
• l'appelant compose le numéro de chambre ou le numéro de chambre principale d'une suite :
• le client est seul : dans tous les cas, l'appel suit le renvoi immédiat ou après une
temporisation sur non réponse,
• le client n'est pas seul : le poste chambre (ou la suite) sonne,
• l'appelant compose le numéro de chambre secondaire : le poste chambre secondaire sonne.
2.5.12.3 Gestion de l'exploitation

Cette exploitation permet, d'une part, de gérer les fonctions Ne pas déranger et Renvois d'appel pour
des chambres et, d'autre part, d'éditer sur écran ou sur imprimante les postes ayant validé ces
fonctions.
___________________________________________________________________________________
| RENVOIS D'APPEL |
| |
| 1 : Ne Pas Deranger |
| 2 : Renvois |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
2.5.12.3.1 Fonction Ne pas déranger

Menu d'accueil > menu Renvois d'appel > commande 1
___________________________________________________________________________________
| NE PAS DERANGER |
| |
| 1 : Edition en hard-copy |
| 2 : Edition sur ecran |
| 3 : Ne Pas Deranger pour des chambres |
| 4 : Ne Pas Deranger avec renvoi pour des chambres |
| 5 : Annulation du Ne Pas Deranger pour des chambres |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
Les commandes 3 et 4 permettent d'exploiter la fonction “Ne pas déranger” sans ou avec renvoi pour
des chambres .
Entrer le ou les numéro(s) de chambre concerné(s) : "No. d'annuaire" ou "Annuaire No. 1":"Annuaire
No. 2".
Exemple d'affichage
___________________________________________________________________________________
| PROGRAMMATION NE PAS DERANGER |
| |
| Chambre(s) : 3001 |
___________________________________________________________________________________
Appuyer sur la touche RETURN.

Le message “Traitement effectué pour la chambre xxx” s'affiche.
La commande 5 permet d'annuler la fonction “Ne pas déranger”.
Entrer le ou les numéro(s) de chambre concerné(s) : "No. d'annuaire" ou "Annuaire No. 1":"Annuaire
No. 2".
Exemple d'affichage
___________________________________________________________________________________
| ANNULATION NE PAS DERANGER |
| |

| Chambre(s) : 3206 |
___________________________________________________________________________________
Appuyer sur la touche RETURN.

Le message “Traitement effectué pour la chambre xxx” s'affiche.
Les commandes 1 et 2 permettent d'éditer sur imprimante et sur écran les postes ayant validé la
fonction Ne pas déranger ainsi que les postes de chambre en renvoi sur un autre poste.
L'édition se présente de la manière suivante :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CHAMBRES EN NE PAS DERANGER |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
|: Chb >Renv.: Chb >Renv.: Chb >Renv.: Chb >Renv.: Chb >Renv.: Chb >Renv.: |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
|: 3201 >3215 : 3001 >-----: >-----: >-----: >-----: >-----: |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
| |
|Tapez un caractere pour continuer : _ |
___________________________________________________________________________________
• Les postes renvoyés sont caractérisés par :
n° d'annuaire 1 vers n° d'annuaire 2
n° d'annuaire 1 = numéro de chambre
n° d'annuaire 2 = numéro destinataire du renvoi
• Les postes en Ne pas déranger sont caractérisés par :
n° d'annuaire "- - -"
2.5.12.3.2 Fonction RENVOI D'APPELS

Menu d'accueil > menu Renvois d'appel > commande 2
___________________________________________________________________________________
| RENVOIS |
| |
| 1 : Edition des clients renvoyes en hard-copy |
| 2 : Edition des clients renvoyes sur ecran |
| 3 : Renvoi Immediat |
| 4 : Renvoi sur non reponse |
| 5 : Annulation du renvoi |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
Les commandes 3 et 4 permettent de gérer respectivement le renvoi immédiat et le renvoi sur non
réponse d'un poste client sur un autre poste.
Entrer le numéro client concerné puis appuyer sur la touche RETURN.
Entrer le numéro client ou le numéro externe destinataire du renvoi puis appuyer sur la touche
RETURN.
Exemple d'affichage
___________________________________________________________________________________
| RENVOI IMMEDIAT |
| |
| Numero de client : 3211 |
| Destinataire du renvoi : 3214 |
| |
|Confirmation (O/N) : |
___________________________________________________________________________________

Confirmer par Oui/Non puis appuyer sur la touche RETURN.

Si Oui, le message “Traitement effectué pour la chambre xxx” s'affiche.
Note :
Si pendant l'opération de renvoi, le numéro renvoyé est :
• un numéro de chambre libre ou un numéro de chambre occupée par plusieurs clients, le renvoi est interdit et
les messages “Client inexistant” ou “Opération interdite : client non assigné ou plusieurs clients dans la
chambre” apparaissent à l'écran.
• un numéro de chambre occupée par un seul client, le renvoi est validé sur le numéro client.
La commande 5 permet d'annuler le renvoi d'appel.
Entrer le numéro client concerné puis appuyer sur la touche RETURN.
Exemple d'affichage
___________________________________________________________________________________
| ANNULATION DU RENVOI |
| |
| Numero de client : 3210 |
| |
|Confirmation (O/N) : |
___________________________________________________________________________________
Confirmer par Oui/Non puis appuyer sur la touche RETURN.

Si Oui, le message “Traitement effectué pour la chambre xxx” s'affiche.
Les commandes 1 et 2 permettent d'éditer sur imprimante ou sur écran les postes ayant validé la
fonction “Renvois d'appel” sur un autre poste .
L'édition se présente de la manière suivante :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CLIENTS RENVOYES |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
|: Chb >Renv.: Chb >Renv.: Chb >Renv.: Chb >Renv.: Chb >Renv.: Chb >Renv.: |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
|: 3211 >3214 : 3213 >3214 : >-----: >-----: >-----: >-----: |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
| |
|Tapez un caractere pour continuer : _ |
| |
___________________________________________________________________________________
Les postes renvoyés sont caractérisés par :
n° d'annuaire 1 vers n° d'annuaire 2
n° d'annuaire 1 = numéro de client
n° d'annuaire 2 = numéro de client ou numéro externe destinataire du renvoi

Note :
Si aucun renvoi d'appel n'a été effectué, le message “aucun client n'existe dans cette liste” s'affiche.
2.5.13 Etat chambre

2.5.13.1 Généralités
A l'initialisation du programme, toutes les chambres sont à l'état libre. Lors d'un check-out, la chambre
passe à l'état à faire. Si la rubrique Heure Chambre à faire est renseignée en gestion, les chambres
occupées passent automatiquement chaque jour à l'état à faire en recouche. Ce basculement est
effectué à une heure prédéfinie.

L'état des chambres est modifiable par le personnel à partir de la console de gestion hôtelière ou du
2.5.13.2 Description des commandes

Ce programme permet de :
• gérer l'état physique des chambres,
• éditer l'état de toutes les chambres (libres et occupées),
• éditer l'état de toutes les chambres libres,
• éditer l'état de toutes les chambres occupées,
• éditer l'état d'une chambre ou d'une série de chambres consécutives ou non consécutives,
• éditer l'état par type chambre,
• éditer les chambres par état.
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CHAMBRES |
| |
| 1 : Modification |
| |
| 2 : Edition complete en hard-copy |
| 3 : Edition complete sur ecran |
| 4 : Edition complete sur imprimante |
| |
| 5 : Edition des chambres libres en hard_copy |
| 6 : Edition des chambres libres sur ecran |
| 7 : Edition des chambres libres sur imprimante |
| |
| 8 : Edition des chambres occupees en hard_copy |
| 9 : Edition des chambres occupees sur ecran |
| 10 : Edition des chambres occupees imprimante |
| |
| 11 : Edition partielle en hard-copy |
| 12 : Edition partielle sur ecran |
| 13 : Edition partielle sur imprimante |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
L'état des chambres peut être édité :

• sur écran (45 postes de chambre peuvent être édités par page écran),
• sur imprimante état des chambres,
• sur imprimante hard-copy (éventuellement).
L'édition de l'état d'une série de chambres :
• consécutives est présentée sous la forme n° d'annuaire 1 : n° d'annuaire 2,
• non consécutives est présentée sous la forme n° d'annuaire 1 : "annuaire No. 2" ou "annuaire No.
1" : "annuaire No. 2".
Il est possible de mélanger ces 2 types de syntaxe sous la forme n° d'annuaire 1, n° d'annuaire 2, n
° d'annuaire 3 : n° d'annuaire 4, n° d'annuaire 5.
Dans l'édition, chaque chambre libre ou occupée est caractérisée par :
N° chambre = n° d'annuaire (ce numéro apparaît en inverse vidéo si la chambre

est libre),
Type, = Type de chambre (1 à 99) introduit dans le paramètre Type de

chambre (gestion système),

Statut = YY. Les états de chambre sont codés de 0 à 9 dans le cas d'une édi-
tion sur imprimante et composés de caractères alphanumériques
dans le cas d'une édition sur écran. Le tableau suivant indique la
correspondance entre les codes et les états.
Sortie imprimante au
Etat chambre Edition écran Edition imprimante
fil de l'eau
Ménage en cours 0 * *
Faite 1 Espace Espace
A faire totalement 2 AF AF
A faire en recouche 3 RE RE
Problème 1 4 4 4
Problème 2 5 5 5
Problème 3 6 6 6
Problème 4 7 7 7
Problème 5 8 8 8
Problème 6 9 9 9
Les états 4 à 9 indiquent un problème particulier de chambre et sont configurés par le gérant.
En multi-occupation, deux données supplémentaires sont affichées :
Pla. = nombre de lits dans la chambre,
Num client = liste des numéros de clients occupant la chambre.
L'état physique peut également être géré à partir du poste de chambre par le personnel hôtelier (si
cette exploitation est autorisée dans la gestion) en composant :
• le préfixe GESTION ETAT CHAMBRE,
• le code d'identification du personnel (4 chiffres max.),
• le code de l'état de la chambre (0 à 9).
L'état 0 ne peut être attribué qu'à partir du poste de chambre. Cet état mentionne la présence du
personnel d'entretien dans la chambre.
Chaque changement d'état des chambres est édité au fil de l'eau sur imprimante.
L'écran affiche :

30/12/00 15:00 MODIFICATION CHAMBRE 3205 CODE 1234 ETAT -> 5
Date Heure Evénement N ° de la Code de la Nouvel é tat

chambre femme de de la chambre
chambre
2.5.13.3 Modification
Menu d'accueil > menu Edition des chambres > commande 1
Cette gestion permet de modifier l'état des chambres :
• taper le numéro de la chambre ou une série de chambres consécutives : "No. d'annuaire" ou
"Annuaire No. 1":"Annuaire No. 2".
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| |
| MODIFICATION DE L'ETAT DES CHAMBRES |
| |
| Chambre(s) : 3205 |
| Etat actuel : 2 |
| Nouvel etat : |
___________________________________________________________________________________
• taper le nouvel état (chiffre compris entre 1 et 9) ; appuyer sur RETURN pour abandonner.
Chaque modification d'état provoque une édition sur imprimante.
L'écran affiche :
30/12/00 15:00 MODIFICATION CHAMBRE 3205 CODE CONS ETAT -> 1
Date Heure Ev é nement N ° de la CONS = Console Nouvel é tat

chambre (l'op é ration a é té de la chambre
ré alis é e à partir
d'une console)
2.5.13.4 Edition complète

Menu d'accueil > menu Edition des chambres > commande 2, 3, 4
Cette gestion permet d'éditer l'état de l'ensemble des chambres de l'hôtel sur :
• l'imprimante liée à la console de gestion ( commande 2),
• l'imprimante dédiée à l'édition des chambres ( commande 4),
• l'écran (commande 3),
Les éditions sont triées dans l'ordre chronologique des chambres.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DE TOUTES LES CHAMBRES 09/12/00 04:52 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
|: No chambre : 3001 : 3201 : 3205 : 3206 : : : : : |
|: Type : 1 : 1 : 1 : 1 : : : : : |
|: Pla. Etat : 3 AF : 1 AF : 3 AF : 1 AF : : : : : |

|: Num. Clien.: 3213 : 3212 : 3211 : 3216 : : : : : |

|: : 3214 : : : : : : : : |
|: : 3210 : : : : : : : : |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| |
|Nombre de chambres editees : 4 |
___________________________________________________________________________________
Sur écran, les chambres libres apparaissent en vidéo inverse.

Il est possible de gérer l'état des suites sur l'installation. Dans ce cas, il s'affiche, par exemple :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DE TOUTES LES CHAMBRES 24/12/00 13:09 |
|:--------------------------------------------------------------------------–: |
|: No chambre : 3001 : 3002 : 3101 : 3102 : 3201 : 3202 : 3203 : 3204 : |
|: Type : 1 : 1 : M 2 : S 2 : S 2 : S 2 : 1 : 1 : |
|: Pla. Etat : 3 AF : 2 AF : 10 AF : 2 AF : 2 AF : 3 AF : 1 AF : 1 AF : |
|: Num. Clien.: 3213 : 3210 : 3214 : 3101 : 3101 : 3101 : : : |
|: : : 3211 : : 3214 : 3214 : 3214 : : : |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
|: No chambre : 3205 : 3206 : 3301 : 3302 : 3401 : 3402 : 3403 : 3404 : |
|: Type : 1 : M 2 : M 2 : S 2 : 1 : S 2 : 1 : 1 : |
|: Pla. Etat : 3 AF : 2 AF : 2 AF : 2 AF : 1 AF : 3 AF : 1 AF : 1 AF : |
|: Num. Clien.: 3212 : 3216 : 3215 : 3301 : : 3206 : : : |
|: : : 3217 : : 3215 : : 3216 : : : |
|: : : : : : : 3217 : : : |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| |
___________________________________________________________________________________
M : indique que la chambre est la chambre principale de la suite (“Main”).

S : indique que la chambre est secondaire de la suite (“Slave”).
2.5.13.5 Edition des chambres libres

Cette gestion permet d'éditer toutes les chambres libres de l'hôtel sur :
Les éditions sont triées dans l'ordre croissant des chambres.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CHAMBRES LIBRES 09/12/00 22:22 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
|: No chambre : 3206 : 3401 : : : : : : : |
|: Type : 1 : 1 : : : : : : : |
|: Pla. Etat : 1 AF : 1 AF : : : : : : : |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| |
| |
___________________________________________________________________________________
2.5.13.6 Edition des chambres occupées

Cette gestion permet d'éditer toutes les chambres occupées de l'hôtel sur :


L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CHAMBRES OCCUPEES 09/12/00 22:30 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
|: No chambre : 3001 : 3201 : 3205 : : : : : : |
|: Type : 1 : 1 : 1 : : : : : : |
|: Pla. Etat : 3 AF : 1 AF : 3 AF : : : : : : |
|: Num. Clien.: 3213 : 3212 : 3211 : : : : : : |
|: : 3214 : : : : : : : : |
|: : 3210 : : : : : : : : |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| |
| |
___________________________________________________________________________________
2.5.13.7 Editions partielles

Cette gestion permet d'éditer partiellement l'état des chambres par filtrage sur :
• un ou plusieurs numéros de chambres,
• un ou plusieurs types de chambres,
• un ou plusieurs états de chambres (état physique et non état d'occupation).
Les résultats sont édités sur :
à partir du menu suivant :
___________________________________________________________________________________
| EDITION PARTIELLE DES CHAMBRES SUR ECRAN |
| |
| 1 : Par chambre |
| 2 : Par type |
| 3 : Par etat |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
• Par chambre
• taper le numéro de la chambre ou une série consécutive de chambres : "No. d'annuaire" ou
"Annuaire No. 1":"Annuaire No. 2".
• Par type
• taper le type de la chambre : "X" ou "X":"Y" avec X < Y et X, Y ayant une valeur de 0 à 99.
• Par état
• taper l'état de la chambre : "X" ou "X":"Y" avec X < Y et X, Y ayant une valeur de 0 à 9.
Dans les trois cas, les éditions sont triées par numéros de chambres et se présentent de la
même manière que l'édition des chambres occupées.
2.5.14 Appel entre chambres


Cette gestion permet d'interdire ou d'autoriser les appels entre chambres pour l'ensemble des postes
de l'hôtel.
Les appels entre chambres d'un même groupe (ou d'une même suite) sont possibles, même lorsque la
gestion interdit l'appel entre chambres.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| APPEL ENTRE CHAMBRES |
| |
| Les appels entre chambres sont interdits |
| |
| Modification (O/N) : |
___________________________________________________________________________________
Pour passer d'un état à un autre, taper O à la question : Modification "O/N" :.
2.5.15 Assignation - Change chambre

Cette gestion permet d'assigner une chambre à un client déjà enregistré mais n'ayant pas de chambre
ou d'effectuer un changement de chambre.
Le menu suivant s'affiche :
___________________________________________________________________________________
| ASSIGNATION DES CLIENTS |
| |
___________________________________________________________________________________
• taper le numéro de la nouvelle chambre (ce numéro admet un overbooking pour les postes),
Note :
Lors d'une assignation, si le nombre de places est dépassé, le réceptionniste en est averti par un message en
bas de l'écran de la console de gestion hôtelière.
• taper le numéro du client,
• le système affiche le nom du client et le type de la chambre,
• confirmer par O. Pour sortir, taper CTRL-Z.
A partir de R3.1, dans le cas de l'exploitation multi-occupation statique, il n'est plus possible de faire de
pré-check-in pour un numéro de client puisque celui-ci est toujours lié à un numéro de chambre.
Cependant, il est possible de changer un client de chambre, si les conditions suivantes sont réunies.
• le client que l'on doit changer de chambre doit être affecté à une chambre (check-in),
• la chambre dans laquelle le client doit être affecté doit avoir un lien avec un autre numéro de client,
• la chambre dans laquelle le client doit être affecté ne doit pas être en check-in.
Note :
Dans le cas d'un changement de chambre, non seulement le client a changé de chambre mais les liens ont été
permutés.
2.5.16 Utilitaires
Cette gestion permet d'éditer sur écran ou sur imprimante les numéros de clients, les codes secrets
disponibles ou les résultats différés de la messagerie vocale.
___________________________________________________________________________________
| UTILITAIRES |

| |
| 1 : Edition des numeros de clients disponibles en hard-copy |
| 2 : Edition des numeros de clients disponibles sur ecran |
| 3 : Edition des numeros de clients disponibles sur imprimante |
| |
| 4 : Edition des codes secrets disponibles en hard-copy |
| 5 : Edition des codes secrets disponibles sur ecran |
| 6 : Edition des codes secrets disponibles sur imprimante |
| |
| 7 : Resultats differes de la messagerie vocale en hard-copy |
| 8 : Resultats differes de la messagerie vocale sur ecran |
| 9 : Resultats differes de la messagerie vocale sur imprimante |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
2.5.16.1 Numéro de clients

Menu d'accueil > menu Utilitaires > commande 1, 2, 3
Lors de l'édition des numéros de clients disponibles, le système propose, pour chaque numéro de
client, de joindre la date de sortie. Répondre par O ou par N.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| NUMEROS DE CLIENTS DISPONIBLES |
| |
| Cli. Sortie Cli. Sortie Cli. Sortie Cli. Sortie |
| ---- -------- ---- -------- ---- -------- ---- -------- |
| 3212 05/12/00 3213 05/12/00 3214 05/12/00 |
| |
| |
|Nombre de clients edites : 3 |
|Tapez un caractere pour continuer ou <CR> pour sortir de l'edition |
| |
___________________________________________________________________________________
2.5.16.2 Codes secrets

L'OmniPCX Enterprise propose l'édition des codes secrets disponibles entre bornes.
L'écran suivant est affiché :
___________________________________________________________________________________
| CODES SECRETS DISPONIBLES |
| |
| Depuis le code secret : |
| Jusqu'au code secret : |
___________________________________________________________________________________
Taper les valeurs désirées (comprises entre 0001 et 9999) ou bien appuyer sur RETURN si les bornes
ne sont pas nécessaires.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| CODES SECRETS DISPONIBLES |
| |
| 0001 0002 0003 0004 0005 0006 0007 0008 0009 0010 0011 0012 |
| 0013 0014 0015 0016 0017 0018 0019 0020 0021 0022 0023 0024 |
| 0025 0026 0027 0028 0029 0030 0031 0032 0033 0034 0035 0036 |
| 0037 0038 0039 0040 0041 0042 0043 0044 0045 0046 0047 0048 |
| 0049 0050 0051 0052 0053 0054 0055 0056 0057 0058 0059 0060 |
| 0061 0062 0063 0064 0065 0066 0067 0068 0069 0070 0071 0072 |
| 0073 0074 0075 0076 0077 0078 0079 0080 0081 0082 0083 0084 |
| 0085 0086 0087 0088 0089 0090 0091 0092 0093 0094 0095 0096 |
| 0097 0098 0099 0100 0101 0102 0103 0104 0105 0106 0107 0108 |
| 0109 0110 0111 0112 0113 0114 0115 0116 0117 0118 0119 0120 |
| 0121 0122 0123 0124 0125 0126 0127 0128 0129 0130 0131 0132 |
| 0133 0134 0135 0136 0137 0138 0139 0140 0141 0142 0143 0144 |

| 0145 0146 0147 0148 0149 0150 0151 0152 0153 0154 0155 0156 |
| 0157 0158 0159 0160 0161 0162 0163 0164 0165 0166 0167 0168 |
| 0169 0170 0171 0172 0173 0174 0175 0176 0177 0178 0179 0180 |
| 0181 0182 0183 0184 0185 0186 0187 0188 0189 0190 0191 0192 |
| |
___________________________________________________________________________________
2.5.16.3 Résultats différés de la messagerie vocale

Lors de l'édition sur écran (commande 8), le système propose l'édition des résultats différés de gestion
de la messagerie vocale pour un numéro particulier ou l'édition complète sur écran.
___________________________________________________________________________________
| |
| 1 : Edition pour un numéro particulier |
| 2 : Edition complete sur ecran |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
Lors de l'édition complète sur écran (commande 2), le système affiche les 100 dernières opérations de
gestion de la messagerie vocale.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| Edition des résultats différés de gestion de boîte vocale |
| |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
|:Id: CLIENT :MM JJ hh mm:OPER.:STAT.: :Id: CLIENT :MM JJ hh mm:OPER.:STAT.: |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
|:00: 3214 :08/12 10:21: 11: 94: :01: 3210 :08/12 10:22: 10: 94: |
|:02: : : : : :03: : : : : |
|:04: : : : : :05: : : : : |
|.... : : : : :..... : : : : |
|:24: : : : : :25: : : : : |
|:26: : : : : :27: : : : : |
|:-----------------------------------------------------------------------------: |
| |
| |
___________________________________________________________________________________
L'appui sur une touche permet la consultation des écrans suivants.

La colonne OPER. indique le type d'opérations :
• 10 : création d'une boîte vocale.
• 11 : suppression d'une boîte vocale.
La colonne STAT. indique le code erreur de l'opération :
• 94 : normal - sans erreur.
• 60 : numéro de boîte vocale erroné.
• 90 : erreur non spécifiée.
• 91 : boîte vocale en cours de dépôt.
• 92 : boîte vocale déjà existante.
• 93 : boîte vocale contenant des messages.
• 95 : boîte vocale inexistante.
• 96 : opération incohérente.
• 97 : pas de messages vocaux.
• 98 : pas de connexion à la messagerie vocale.
• 99 : plus de boîte vocale libre.

2.5.17 Night-Audit
2.5.17.1 Description
Le Night-Audit (ou cumul journalier) permet d'éditer sur une imprimante, automatiquement à une heure
prédéfinie en gestion ou manuellement à partir de la console de gestion hôtelière, les données
suivantes :
• coût journalier par poste de chambre (avec ou sans justificatif et par centre de frais pour les
chambres),
• coût journalier total par type de postes (par centre de frais pour les chambres),
• nombre de taxes par joncteur,
• total des taxes joncteurs,
• total des acomptes journaliers.
Il est également effectué une remise à zéro de tous ces compteurs. Les postes ayant un coût nul ne
sont pas édités.
Note :
Il existe :
• les compteurs journaliers propres au Night-Audit. Ils sont remis à zéro à chaque Night-Audit et
peuvent contenir les dépenses d'un ou plusieurs clients entre deux Night-Audit,
• les compteurs de chambre. Ils sont remis à zéro à chaque check-in. Ils contiennent les dépenses
d'un seul client.
Fonctionnement
Le Night-Audit peut s'exploiter de deux façons différentes par la gestion système :
• sans remise à zéro du compteur de chambre lors du Night-Audit.
Au check-in, le compteur de chambre est remis à zéro.
Au check-out, le montant des dépenses est égal au coût total des communications depuis le check-
in.
• avec remise à zéro du compteur de chambre lors du Night-Audit.
Le compteur de chambre étant remis à zéro lors du Night-Audit, le montant des dépenses au check-
out ne contient que le coût depuis le dernier Night-Audit.
A savoir :
Client x Client y
montant indiqué
au check-out
NA = Night-Audit NA Check-in NA Check-out
Check-out RAZ
(Compteur de chambre)
(+ compteur journalier)
A chaque Night-Audit, le compteur journalier est remis à zéro. Il peut contenir les dépenses d'un ou de
plusieurs clients.

Client x Client y
NA = Night-Audit NA Check-in NA Check-out
RAZ RAZ
(Compteur de chambre) (Compteur de chambre)
(+ compteur journalier) (+ compteur journalier)
Montant contenu dans
le compteur journalier
(dé penses de deux clients)
Lors d'une facture détaillée, afin de connaître le montant exact dû par le client, le coût doit être
recalculé à l'aide des justificatifs.
Important :
Dans le cas de la remise à zéro des compteurs de chambre, il n'est plus possible d'utiliser le pré-paiement.
Résumé de l'exploitation :
• Night-Audit sans remise à zéro des compteurs de chambre
Lors du check-out, il est indiqué :
• le coût total,
• le nombre de communications,
• l'acompte versé,
• le solde créditeur.
• Night-Audit avec remise à zéro des compteurs de chambre
Lors du check-out, il est indiqué :
• le nombre de communications,
• le coût depuis le dernier Night-Audit.
Le pré-paiement est inutilisable.
2.5.17.2 Lancement immédiat à partir de la console

Cette commande n'est possible que si le Night-Audit est validé en gestion système.
• Taper O à la demande de confirmation affichée à l'écran.
Durant la phase d'exécution, une autre demande de lancement ne peut pas être prise en compte.
Dans ce cas, le message suivant apparaît :
Lancement de la tâche impossible. Night-audit déjà en cours
A l'issue du Night-Audit, l'écran affiche le total des taxes depuis le dernier Night-Audit.
Exemple de sortie imprimante du Night-Audit (multi-occupation) avec édition des justificatifs :
___________________________________________________________________________________
|NIGHT-AUDIT DU 22/02/01 17:52 |
|------------------------------------------------------------ |
|POSTES DE CHAMBRE DE CENTRE DE FRAIS C56 |
|------------------------------------------------------------ |
|CLIENTS NON ASSIGNES |
|------------------------------------------------------------ |
|Numero du Client : 3217 Nom : 3217 |
| Cout depuis dernier n-audit : FF129.74 |
|v----v----v----v--------------------v--------------v------v------v--------v----v |
|:Poste:ctre:jct.: Numero emis : Date : Duree: Obt : Cout :Aff.: |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
|| 3217| C56| 0| 056789----|22/02/01-17:50| 0:00| | 129.74 |

|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
|TOTAL des postes de chambre de centre de frais C56 : FF129.74 |
|------------------------------------------------------------ |
|POSTES DE CHAMBRE DE CENTRE DE FRAIS C78 |
|------------------------------------------------------------ |
|Chambre No : 3001 |
|============================================================ |
|Numero du Client : 3213 Nom : LENIAN |
|Date d'arrivee : 22/02/01 17:43 Chambre occupee |
|v----v----v----v--------------------v--------------v------v------v--------v----v |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
|| 3213| C78| 0| 012345----|22/02/01-17:47| 0:00| | 21.74 |
|| 3213| C78| 0| 023456----|22/02/01-17:48| 0:00| | 49.74 |
|| 3213| C78| 0| 034567----|22/02/01-17:48| 0:00| | 75.74 |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
|Numero du Client : 3211 Nom : BOUCHARD |
|v----v----v----v--------------------v--------------v------v------v--------v----v |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
|| 3211| C78| 0| 012345----|22/02/01-17:47| 0:00| | 21.74 |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
|Numero du Client : 3210 Nom : NOEL |
|v----v----v----v--------------------v--------------v------v------v--------v----v |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
|| 3210| C78| 0| 012345----|22/02/01-17:46| 0:00| | 21.74 |
|| 3210| C78| 0| 023456---|22/02/01-17:46| 0:00| | 49.74 |
|| 3210| C78| 0| 034567----|22/02/01-17:47| 0:00| | 75.74 |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
|TOTAL des postes de chambre de centre de frais C78 : FF316.18 |
Suite de l'exemple :
|------------------------------------------------------------ |
|POSTES DE CHAMBRE DE CENTRE DE FRAIS 80 |
|------------------------------------------------------------ |
|============================================================ |
|Numero du Client : 3215 Nom : PETIT |
|------------------------------------------------------------ |
|v----v----v----v--------------------v--------------v------v------v--------v----v |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
| |
|| 3215| C56| 0| 045678----|22/02/01-17:50| 0:00| | 103.74 |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
| |
|TOTAL des postes de chambre de centre de frais 80 : FF103.74 |
|------------------------------------------------------------ |
|POSTES DE CHAMBRE DE CENTRE DE FRAIS 84 |
|------------------------------------------------------------ |
|============================================================ |
|Numero du Client : 3214 Nom : ASSELINE |
|------------------------------------------------------------ |
|v----v----v----v--------------------v--------------v------v------v--------v----v |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
| |
|| 3214| C78| 0| 012345----|22/02/01-17:48| 0:00| | 21.74 |
|| 3214| C78| 0| 023456----|22/02/01-17:49| 0:00| | 49.74 |
|| 3214| C78| 0| 023456----|22/02/01-17:49| 0:00| | 49.74 |
|| 3214| C78| 0| 034567----|22/02/01-17:49| 0:00| | 75.74 |
|^----^----^----^--------------------^--------------^------^------^--------^----^ |
| |

|TOTAL des postes de chambre de centre de frais 84 : FF196.96 |

|------------------------------------------------------------ |
|Compteur acompte total journalier : 504.96 |
|------------------------------------------------------------ |
| |
|------------------------------------------------------------ |
|JONCTEURS PTT |
|------------------------------------------------------------ |
|Numero de joncteur : 0 Nombre de taxes : 414 |
| |
|TOTAL taxes : 414 |
| |
|RAZ des compteurs de night audit effectuee |
|FIN DE NIGHT-AUDIT 22/02/01 17:52 |
___________________________________________________________________________________
2.5.18 Suites
Note :
Uniquement en multi-occupation ou Associations.
Uniquement en multi-occupation statique.
2.5.18.1 Suites
Note :
Cette fonctionnalité n'est pas utilisée en gestion hospitalière.
Cette commande permet de configurer et d'éditer les éléments constituant les suites.
Une suite est une association de plusieurs postes téléphoniques, DECT, télécopie ou S0.
Lors de l'appel d'un numéro de client affecté dans une suite, tous les postes de cette suite sont
sonnés. Le premier poste qui décroche fait arrêter la sonnerie sur tous les autres postes.
___________________________________________________________________________________
| |
| SUITES |
| |
| 1 : Edition des éléments d'une suite en hard_copy |
| 2 : Edition des éléments d'une suite sur écran |
| 3 : Edition des éléments d'une suite sur imprimante |
| |
| 4 : Edition des suites existantes en hard_copy |
| 5 : Edition des suites existantes sur écran |
| 6 : Edition des suites existantes sur imprimante |
| |
| 7 : Ajout d'un élément à une suite |
| |
| 8 : Suppression d'un élément d'une suite |
| |
| Votre Choix : |
___________________________________________________________________________________
• Edition des éléments d'une suite

Menu d'accueil > menu Suites > commande 1,2,3
Cette gestion permet d'éditer à partir du numéro de la chambre principale, les numéros des
chambres secondaires, ainsi que les numéros de clients éventuellement rattachés à cette suite.
___________________________________________________________________________________
| LISTE DES ELEMENTS D'UNE SUITE |
| |
|Numéro (de chambre) principal de la suite : |
___________________________________________________________________________________

Taper le numéro de la chambre principale de la suite. Il s'affiche, par exemple :

___________________________________________________________________________________
| LISTE DES ELEMENTS D'UNE SUITE |
| |
| 24/12/00 11:44 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| Chambre principale = 3101 Suite occupée par le(s) client(s) : |
| 3214 |
| |
| Chambre secondaire = 3102 |
| |
| |
___________________________________________________________________________________
• Edition des suites existantes
Menu d'accueil > menu Suites > commande 4, 5 et 6
Cette gestion permet d'éditer le numéro de chambre principale ainsi que les numéros de clients
rattachés à chacune des suites existantes.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| LISTE DES SUITES EXISTANTES |
| |
| 24/12/00 12:00 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| 3214 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| 3215 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| 3216 |
| 3217 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| |
| |
| |
___________________________________________________________________________________
• Adjonction d'un élément à une suite
Menu d'accueil > menu Suites > commande 7
Cette gestion permet d'ajouter une chambre secondaire à une chambre principale. Elle permet
également de constituer une suite à partir de 2 chambres simples.
Il s'affiche alors :
___________________________________________________________________________________
| GESTION DE SUITE |
| |
|Numéro de chambre à ajouter à la suite : |
___________________________________________________________________________________
Note :
• Une chambre ne peut-être associée qu'à une seule suite. Il est possible d'insérer une suite déjà existante
dans une suite. Dans ce cas, la chambre principale de suite insérée devient, ainsi que les autres chambres,
secondaires de la chambre principale. Le système mémorise la configuration de la suite insérée, afin de la
reconstituer, si celle-ci est dissociée de la suite maître.
• une suite ne peut comporter qu'un seul terminal S0.
• Il est possible d'attribuer plusieurs postes DECT à un même client. Pour cela, il suffit de créer autant de
chambres secondaires que de postes DECT.

• Le CHECK-IN et le CHECK-OUT du ou des clients doit être effectué sur la chambre principale.
• la suite a le nom du client. Ce nom, s'il est géré, apparaît sur la facture générée par l'OmniPCX.
• La configuration des suites n'est possible qu'avec des chambres secondaires libres (non occupées).
• Il est possible d'ajouter une chambre (ou une suite) libre à une suite déjà occupée.
• Lors de l'adjonction d'une chambre dans une suite, cette chambre secondaire prendra l'état (0 à 9) de la
chambre principale.
• Suppression d'un élément d'une suite
Menu d'accueil > menu Suites > commande 8
Cette gestion permet de retirer une chambre secondaire d'une suite.
Il s'affiche alors :
___________________________________________________________________________________
| GESTION DE SUITE |
| |
|Numéro de chambre à supprimer de la suite : |
___________________________________________________________________________________
Saisir le numéro de la chambre principale, puis le numéro de la chambre secondaire. Cependant, il

existe des restrictions :
• on ne peut supprimer quelque élément que ce soit si la suite est sonnée pour l'appel d'un client,
• lorsque la dernière chambre secondaire (ou suite de deuxième niveau) est supprimée d'une
suite, la chambre principale redevient une chambre simple,
• on peut supprimer une chambre secondaire d'une suite ou détruire complètement cette suite,
alors qu'elle est encore occupée par des clients. Dans ce dernier cas, les clients restent affectés
à la chambre principale, devenue chambre simple,
• si l'on retire la dernière chambre secondaire d'une suite de deuxième niveau, la chambre
principale de cette dernière redevient chambre simple dès que l'on retire la suite de deuxième
niveau de la suite de premier niveau.
2.5.18.2 Associations
La multi-occupation statique, permet de s'affranchir de la connaissance du couple de numéros client/
chambre.
Le gestionnaire ne se soucie que d'un seul numéro sur les deux pour gérer l'application hôtel.
Il faut au préalable créer un lien entre les deux entités (client et chambre).
Le sous-menu Associations ne s'affiche que si l'installation est gérée avec l'exploitation multi-
occupation statique.
___________________________________________________________________________________
| ***** Hotel des Tamaris ***** |
| |
|:------------------------------------------------------------------------------: |
|: 00 : Retrait de la cle d acces : 99 : Entree d une cle d acces : |
|:------------------------------------------------------------------------------: |
|: 1 : Check-in : 2 : Check-out : |
|:------------------------------------------------------------------------------: |
|: 3 : Facturation detaillee : 4 : Repertoire : |
|:------------------------------------------------------------------------------: |
|: 5 : Facturation : 6 : Reveil : |
|:------------------------------------------------------------------------------: |
|: 7 : Message : 8 : Renvois d'appel : |
|:------------------------------------------------------------------------------: |
|: 9 : Etat des chambres : 10 : Appel entre chambres : |
|:------------------------------------------------------------------------------: |
|: 11 : Assignation-Change chambre : 12 : Utilitaires : |
|:------------------------------------------------------------------------------: |
|: 13 : Night-Audit : 14 : Associations : |

|:------------------------------------------------------------------------------: |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________

L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| GESTION DES ASSOCIATIONS |
| |
| 1 : Gestion des Suites |
| 2 : Liens statiques chambre/client |
| |
| Votre choix : |
___________________________________________________________________________________
• Gestion des Suites

Note :
Cette fonctionnalité n'est pas utilisée en gestion hospitalière.
Cette commande permet d'effectuer la gestion des suites de manière identique à la commande vue
précédemment (voir .Facturation cabine à la page 28).
• Liens statiques chambre/client
Menu d'accueil > menu Associations > commande 2
Cette commande permet de configurer et d'éditer les liens statiques chambre/client ainsi que les
chambres libres et les numéros de clients disponibles.
___________________________________________________________________________________
| |
| 1 : Edition des liens statiques |
| 2 : Creation des liens statiques |
| 3 : Suppression des liens statiques |
| 4 : Edition des chambres libres sur ecran |
| 5 : Edition des numeros de clients disponibles sur ecran |
| |
| Votre Choix : |
___________________________________________________________________________________
• Edition des liens statiques
Menu d'accueil > menu Associations > menu Liens statiques chambre/client > commande 1
Cette gestion permet d'éditer sur écran ou sur imprimante les liens statiques.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| : Edition des liens statiques |
| |
| 19/12/00 03:38 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| Numero de chambre : 3001 : Num. Clien. : 3210 |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
|:---------------------------------------------------------------------------: |
| |
___________________________________________________________________________________
• Création des liens statiques

Cette exploitation permet de créer les liens statiques entre les clients et les chambres.
Il est possible d'associer uniquement un client par chambre. Il n'y a pas d'overbooking possible.
___________________________________________________________________________________
| : Creation des liens statiques |
| |
| Numero de client : |
| |
___________________________________________________________________________________
Saisir le numéro de la chambre et le numéro du client qui lui sera associé.

Il suffit de confirmer pour créer le lien statique entre le client et la chambre.
Si un client est déjà associé à une chambre, l'écran affiche : ce numéro d'annuaire a déjà un
associé.
• Suppression des liens statiques
Cette commande permet de supprimer les liens statiques existants.
___________________________________________________________________________________
| : Suppression des liens statiques |
| |
| Numero de client : |
| |
___________________________________________________________________________________
Saisir un numéro de chambre. Le numéro du client associé apparaît automatiquement. Il suffit de

confirmer pour supprimer le lien.
• Edition des chambres libres sur écran
Cette commande permet d'éditer sur écran les chambres libres existantes.
L'écran affiche :
___________________________________________________________________________________
| EDITION DES CHAMBRES LIBRES |
| |
| 19/12/00 03:04 |
| 3001 3201 3205 3206 |
| |
___________________________________________________________________________________
• Edition des numéros de clients disponibles sur écran
Cette commande permet d'éditer sur écran les numéros de clients disponibles.
___________________________________________________________________________________
| NUMEROS DE CLIENTS DISPONIBLES |
| |
| 19/12/00 03:11 |
| 3210 3211 3212 3213 3214 |
| |
| |

___________________________________________________________________________________
2.5.19 Autres exploitations

2.5.19.1 Room-Service ou poste de service
Le “Room-Service” ou “poste de service” est une exploitation permettant d'assurer une prestation
optimale en ce qui concerne les appels des chambres (réalisation d'un service d'étage, par exemple).
Les postes "Room-Service" ou“poste de service” doivent être à afficheur et multiligne. La
programmation des touches permet d'associer une ou plusieurs d'entre-elles à un service de l'hôtel.
Lorsqu'une chambre appelle, l'afficheur du poste informe le réceptionniste.
L'écran affiche :
Chambre
multi-occup é e
N ° de la Nom du N ° de la Etat de la Personne Langue
touche client chambre communication VIP du client
2 : ELMOSNINO 3101 Appelle V GB

*
Le symbole clignotant indique la touche associée à l'appel.

L'appui sur la touche permet de répondre à l'appel.
Nom du N ° de la
client chambre
ELMOSNINO 3101
Si plusieurs appels se présentent, l'appui sur la touche clignotante provoque la réponse à l'appel et la
mise en garde automatique de la communication précédente.
Plusieurs touches peuvent être programmées avec des numéros d'appels différents, correspondant
chacun à un service de l'hôtel (lingerie, bar, réception, restaurant, etc.).
Le réceptionniste a la possibilité d'identifier le motif de l'appel, car la touche correspondante clignote.
L'appui sur celle-ci permet d'entrer en communication avec la chambre appelante.
2.5.19.2 Mini bar

Cette exploitation nécessite la présence d'une liaison informatique.
Le Mini-bar est une exploitation permettant au personnel d'affecter les coûts des clients à l'informatique
hôtelière via l'OmniPCX (bar d'étage, service divers, etc.).
La manoeuvre peut être réalisée à partir d'un poste de chambre ou d'un poste administratif.
A partir d'un poste de chambre, le personnel compose le préfixe mini-bar puis, après la tonalité, le
code des produits.
A partir d'un poste administratif, après avoir composé le préfixe mini-bar, un message vocal annonce :
“Composez le numéro du poste destinataire”. Le personnel compose celui-ci, puis entend une tonalité
l'invitant à taper le code des produits.
La liste des codes produits ne doit pas dépasser vingt chiffres (0 à 9, * et #). Celle-ci est transmise à
l'informatique hôtelière pour la facturation client. La signification des codes produits est établie au
niveau de l'informatique hôtelière.

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2.5.14 Appel entre chambres.......................................................................................................................45

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 4/57

1.2 Organisation Générale

1.2.1 Faisceaux publics

1.2.2 Postes téléphoniques

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 5/57

• les postes administratifs,

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 6/57

Postes room service

CONSOLE (S) de gestion hôtelière

Figure 1.1 : Organisation Générale

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 7/57

1.2.3.1 Consoles de gestion

1.2.4 Fonction multilingue

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 8/57

2.2 Accès au menu d'accueil

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 9/57

0 : Retrait de la cle d'acces : 99 : Entree d'une cle d'acces

3 : Facturation detaillee : 4 : Repertoire

7 : Message : 8 : Renvois d'appel

9 : Etat des chambres : 10 : Appel entre chambres

11 : Assignation-Change chambre : 12 : Utilitaires

Figure 2.1 : Exemple d'affichage

2.3 Saisir un mot de passe (clé d'accès)

Entrez le mot de passe sur 4 caractères.

2.4 Supprimer un mot de passe (clé d'accès)

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2.5.1 Arrivée client

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 11/57

Le système contrôle l'existence du numéro, sa correspondance avec une chambre libre et

RETURN ou N : attribution d'un numéro non SDA

O : attribution d'un numéro SDA.

La valeur affectée par défaut est NON.

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 12/57

Demande d'attribution d'un N° NON SDA

Données de gestion système

Disponibilité SDA tournante :

N° NON SDA libres N° NON SDA N° NON SDA N° NON SDA

Demande d'attribution d'un N° SDA

Données de gestion système

N° SDA libres N° SDA N° SDA

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 13/57

RETURN ou N : occupation simple

O : plusieurs occupants dans la chambre.

B:6 DK : 7 J:8 AUT : 9

Taper un chiffre entre 1 et 9.

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 14/57

RETURN ou N : personne non-VIP

RETURN : pas de gestion d'acompte.

Les appels extérieurs sont autorisés sans versement d'acompte.

0 : appels extérieurs interdits.

de 0,01 à 99999,99, : valeur de l'acompte en monnaie locale.

Les appels extérieurs sont autorisés jusqu'à épuisement de

Un pré-paiement peut être automatiquement affecté à chaque

3EU19837FRBA - Ed. 1 - Octobre 2021 - Manuel Utilisateur Hôtel - Hôpital 15/57

RETURN : pas de demande de réveil

HHMN : heure de réveil HH = 00 - 23

RETURN : pas d'attribution de boîte vocale

0 : attribution d'une boîte vocale.

2.5.2 Modification client