SAP Business One

Version 92
Numéro d'article : 50099154
Remarques à l'intention des utilisateurs
Ces supports de cours ne constituent pas un programme d'auto-formation. Ils complètent les
explications fournies par l'animateur. Chaque page comporte un espace disponible où vous pouvez
noter des informations complémentaires.
Vous n'aurez peut-être pas le temps de réaliser tous les exercices pendant le cours. Les exercices
fournissent des exemples supplémentaires abordés durant le cours. Vous pouvez également travailler
sur ces exemples pendant votre temps libre pour renforcer votre connaissance des différents sujets.
En tant que nouveau consultant en implémentation, vous avez de nombreuses questions sur le rôle que
vous devez remplir :
Quelles sont mes principales tâches ?
Quelles sont les ressources dont je dispose ?
Comment puis-je mener à bien un projet d'implémentation et m'assurer que le projet ne dépassera
pas le délai et le coût prévus ?
Comment gérer les attentes des clients ?
Existe-t-il des meilleures pratiques ?
Ce chapitre présente le rôle du consultant en implémentation, les principales tâches que vous devez
effectuer et les ressources sur lesquelles vous pouvez vous appuyer.
Il explique également le processus d'implémentation recommandé (méthodologie) de SAP, qui peut
vous aider à éviter les pièges au cours d'une implémentation.

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Durant ce cours, vous effectuerez une petite partie d'une implémentation pour une société fictive
dénommée Lumière & Musique. Vous effectuerez certaines des principales tâches que vous devez être
capable de réaliser dans une implémentation réelle.

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Comment commencer ?
À la fin du cycle de vente, l'équipe commerciale du partenaire signe un contrat avec SAP. L'équipe
commerciale doit acheter des licences pour que le client puisse utiliser SAP Business One.
Le partenaire vend à son tour ces licences (sous-licences) au client final par le biais d'un contrat
distinct. Par conséquent, d'un point de vue contractuel, il n'y a pas de relation directe entre SAP et le
client final.
Dans le cadre de ce projet d'implémentation, l'une de vos tâches consiste à installer les licences
achetées sur le système du client afin que les utilisateurs puissent accéder à SAP Business One.
En qualité de consultant en implémentation, vous êtes en principe impliqué dès la fin du cycle de
vente, lorsque l'équipe commerciale transfère le projet pour l'implémentation.
Remarque : le processus de licence sera abordé plus en détail dans ce chapitre.

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Votre rôle couvre de nombreux aspects différents : gestion de la relation client, modélisation et
configuration des processus de gestion et tâches techniques.
Selon vous, quel est l'aspect le plus difficile du travail d'un consultant en implémentation ?
D'après nos partenaires existants, les tâches les difficiles de l'implémentation sont l'analyse des
processus de gestion du client et leur mappage sur une configuration SAP Business One.
Ils pensent également que la migration des données est souvent une tâche difficile, qui peut prendre
plus de temps que prévu parce que le mappage des données du client sur SAP Business One est la
plupart du temps complexe.
Pour être un consultant en implémentation efficace, vous devez avoir d'excellentes capacités de
communication, de médiation et d'analyse ainsi qu'une connaissance approfondie du produit SAP
Business One.
Ne sous-estimez pas le temps requis pour l'identification et l'analyse des besoins du client. Prévoyez
suffisamment de temps pour ces tâches au cours du processus de vente et pendant l'implémentation.

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SAP fournit diverses ressources qui vous aident à accomplir votre travail de consultant en implémentation.
Le SAP Channel Partner Portal (à l'adresse http://service.sap.com/smb) est une source d'informations pour tous
les consultants. Pour accéder au SAP Channel Partner Portal, vous devez disposer d'un ID utilisateur (S-User)
vous autorisant à utiliser la plupart des services du portail. Tous les salariés d'un partenaire SAP Business One
peuvent obtenir un ID utilisateur personnel.
Si vous êtes un nouveau partenaire de SAP et si votre entreprise a signé le contrat de partenariat de SAP, une
personne de votre entreprise est autorisée à demander un ID utilisateur pour vous auprès de SAP. Si vous êtes un
partenaire existant, contactez le super-administrateur de votre entreprise pour lui demander un ID utilisateur.
Après avoir géré vos données personnelles dans le portail, vous pouvez vous connecter avec votre adresse e-mail
au lieu de votre ID utilisateur. Si vous disposez déjà d'un ID utilisateur pour SAP Service Marketplace, vous
pouvez l'utiliser pour vous connecter. Vous pouvez également utiliser Single Sign On (authentification unique)
pour vous connecter au portail. Remarque : si vous ne connaissez pas le nom de votre super-administrateur,
contactez votre bureau d'assistance local (voir http://service.sap.com/local-support) ou envoyez un e-mail à
support@sap.com.
Le portail comporte des pages spécifiques pour de nombreux pays – vous y trouverez des informations et des
formations sur des sujets propres à votre pays.
SAP Community Network est une série de forums parrainés par SAP qui vous permettent de publier des
questions relatives à l'implémentation et obtenir des réponses d'autres partenaires.
Le PSA (Partner Service Advisor) constitue un point de contact unique pour toutes les ressources SAP et fournit
des conseils aux partenaires d'implémentation. Remarque : le CDM (Channel Development Manager) apporte
une assistance pour le côté ventes de votre activité, tandis que le PSA vous assiste pour le côté implémentation
de votre activité. Le PSA facilite également les sessions spécialisées en direct et enregistrées sur divers sujets
pour les consultants en implémentation.
La plupart des pays ont un spécialiste produit local (Local Product Expert), spécialisé dans le produit SAP
Business One et les exigences liées à votre localisation.

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1-9
Durant ce cours, vous allez apprendre à implémenter SAP Business One pour une société fictive
dénommée Lumière & Musique.
Vous suivrez un processus d'implémentation.
AIP est un ensemble de meilleures pratiques, d'outils et de modèles rassemblés à partir de nombreuses
implémentations. Vous bénéficiez ainsi de l'expertise d'autres partenaires.
Cette méthodologie est créée avec l'aide de l'un des partenaires de SAP (Omega Business Solutions,
qui fait désormais partie de Vision 33).
Vous devrez peut-être adapter cette méthodologie à vos pratiques locales et à la taille et à la complexité
de vos clients.

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Cette méthodologie est composée de cinq phases. Le temps écoulé est indiqué pour chaque phase et ne
représente qu'une estimation pour l'implémentation des fonctions standard de SAP Business One pour
15 utilisateurs. Ces estimations n'incluent pas de configuration et développement personnalisés, ni
aucune alerte ou procédure d'approbation personnalisée. Vous devez augmenter le temps estimé si vous
prévoyez d'implémenter l'un de ces éléments.
Remarque : Le nombre de jours indiqué sous chaque phase représente le temps écoulé estimé en jours
ouvrables et ne représente pas le total d'heures de travail pour la phase. Un grand nombre de tâches
sont exécutées par plusieurs personnes en même temps. Dans la plupart des cas, le partenaire et le
client travaillent ensemble ou simultanément.
Le responsable de compte Ventes du partenaire est impliqué dans les première et dernière phases. Le
chef de projet du partenaire et le consultant en implémentation sont impliqués dans toutes les phases.
Les rôles partenaires sont appelés « Commercial responsable de compte », « Chef de projet
intégrateur », et « Consultant », c'est-à-dire, vous !
Les objectifs des différentes phases de la méthodologie sont les suivants :
Phase 1 : lancement de l'implémentation avec le client. Vous devez vous assurer que le client a établi
son équipe de projet et que le projet est soutenu par le détenteur ou le sponsor de la société.
Phase 2 : regroupement des exigences détaillées du client et mappage de celles-ci dans SAP
Business One.
Phase 3 : implémentation des besoins du client dans SAP Business One. Cela peut entraîner des
changements dans les rôles utilisateur et les fonctions.
Phase 4 : préparation du client et du système du client pour l'utilisation du système en mode de
production. Cela implique une formation et le transfert des soldes d'ouverture.
Phase 5 : transfert du système de production SAP Business One au client. Ensuite, le client client
passe en mode support.
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1-12
Remarque : les documents AIP sont également disponibles dans un wiki sur SAP Community
Network :
http://wiki.sdn.sap.com/wiki/display/B1/SAP+Business+One+Accelerated+Implementation+Program
+2.0

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Ce graphique représente une synthèse des principales tâches de chaque phase du programme AIP de
SAP Business One. Ces tâches sont étudiées plus en détail dans les autres chapitres de ce cours.
Ces tâches sont expliquées en détail dans le guide d'implémentation, qui couvre les cinq phases. Ce
guide vous permet de savoir facilement qui effectue chaque tâche. Remarque : Les durées de tâches
mentionnées dans le guide d'implémentation sont des estimations et peuvent varier en fonction de la
taille et de la complexité du projet.
L'AIP inclut un plan de projet, que vous pouvez utiliser comme base pour votre propre plan de projet.
Nous vous recommandons d'étudier d'abord le guide d'implémentation et de déterminer les tâches et les
documents qui correspondent à la fois à vos besoins et à ceux du client. Vous devrez peut-être utiliser
différents documents selon la taille et l'activité du client.
Conseil : Pour garantir la réussite du projet, vous ou votre chef de projet devez disposer de
l'approbation du client pour une phase avant de passer à la phase suivante.

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L'une de vos principales tâches consistera à estimer précisément le temps nécessaire pour
l'implémentation de différentes personnalisations. N'oubliez pas que ces personnalisations ne sont pas
estimées dans l'AIP.
Le plan de projet inclut des estimations de temps pour une implémentation standard de 15 utilisateurs
de SAP Business One. Remarque : ces estimations n'incluent pas de configurations telles que des
alertes, des procédures d'approbation ou des zones et valeurs définies par l'utilisateur. Vous ne devez
donc utiliser ces estimations que comme point de départ et ajuster les temps selon les besoins de votre
propre projet.
Les facteurs pouvant entraîner une augmentation du temps effectif sont les suivants : nombre
d'utilisateurs plus important, configurations telles que des alertes, des procédures d'approbation, des
zones et valeurs définies par l'utilisateur, des personnalisations telles que de nouveaux rapports, la taille
et la complexité des données client.
Ce cours vous permet de vous entraîner à l'implémentation d'alertes, de procédures d'approbation, de
zones et de valeurs définies par l'utilisateur, ainsi que d'autres configurations. Cette expérience
pratique vous aide à estimer correctement l'impact de ces configurations sur la durée du projet.
Dès le début du projet, le client doit s'être engagé quant au temps et aux ressources disponibles.
Lorsque cela est mentionné, la charge de travail des ressources du client est, une fois encore, une
estimation. La règle de base est la suivante : pour 10 heures de temps partenaire, au moins 4 à 5 heures
de temps client est requis (40-50 % du temps partenaire). On suppose que, dans la plupart des cas, le
partenaire et le client travaillent ensemble ou simultanément.
Souvent, le temps client total dépasse cette règle, en particulier lorsque plusieurs ressources client sont
impliquées dans les tests et la formation.

1-15
Aucun projet n'échappe aux pièges. Toutefois, la méthodologie et le processus structuré d'AIP vous aident à éviter
les pièges les plus courants de l'implémentation tels que :
parrainage ou engagement dans le projet insuffisant de la part du détenteur de la société ou du directeur
général. La réunion de lancement est l'occasion d'évaluer ce niveau d'engagement et de prendre les mesures
nécessaires.
Pour le bon déroulement du projet, des ressources considérables sont requises de la part du client, en particulier
pour l'identification et le nettoyage des données existantes et pour les tests du système. La réunion de
lancement ainsi que d'autres documents peuvent vous servir à définir les rôles et responsabilités du client.
À tout moment pendant le projet, le client peut avoir des attentes irréalistes. Il peut s'agir par exemple d'attentes
irréalistes concernant les fonctionnalités de SAP Business One. Vous devez donc comprendre parfaitement les
besoins du client.
Une certaine hostilité entre le client et le partenaire peut apparaître au cours de projet, en particulier pour les
projets à prix fixe, où des événements inattendus peuvent grever le budget. Assurez-vous que le périmètre du
projet est défini en accord avec le client. Envisagez un exercice de définition de périmètre en amont, facturable
(1 à 2 jours), pour vous permettre de chiffrer précisément un projet à prix fixe.
Le dépassement du projet peut être causé par un glissement de périmètre, l'indisponibilité du client ou le
manque de communication. Les documents AIP visent à encourager la communication. Utilisez le Transfert par
la vente pour éviter la mauvaise communication entre les partenaires de vente et le partenaire d'implémentation.
Utilisez l'évaluation des risques du projet pour identifier les risques éventuels et y remédier (par exemple, les
attentes du client, la disponibilité des ressources du client).
L'un des principaux avantages de l'AIP est que ce programme vous oblige à documenter toutes les réunions et
décisions du client. Pour cela, vous n'êtes pas obligé d'utiliser les documents AIP, vous pouvez utiliser vos propres
versions dans la mesure où tous les aspects de l'implémentation sont complètement documentés.

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Ce chapitre comprend quatre sujets. Les sujets couvrent les aspects et les tâches de la phase de
préparation du projet AIP que le consultant en implémentation doit exécuter.

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En tant que consultant en implémentation, le transfert du projet par la vente constitue généralement
votre première approche du projet. Vous rencontrez le responsable de compte Ventes pour connaître
les transactions commerciales de la société Lumière & Musique, ses facteurs déterminants et ses
facteurs de réussite ainsi que les clauses du contrat.
Vous proposez des informations sur le plan du projet qui sera présenté à la société lors de la réunion de
lancement.
Pendant la réunion de lancement, vous pouvez être invité à faire une démonstration de SAP Business
One. Remarque : pour certains projets, le client peut acheter une phase initiale d'analyse des besoins
avant le lancement de l'implémentation. Dans ce cas, la démonstration de SAP Business One fait partie
intégrante du processus d'analyse des besoins.
Après la réunion de lancement, vous livrez et installez le logiciel SAP Business One chez le client.

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La phase de préparation du projet fait le lien entre la fin du processus commercial et le début de
l'implémentation. Cette phase doit normalement durer 37,5 heures. Cette phase a pour objectif de
planifier et de préparer en interne le projet d'implémentation de SAP Business One.
En tant que consultant en implémentation, vous devez notamment :
assister à la réunion du transfert du projet par la vente ;
assister à la préparation de la réunion du lancement avec le client. Cette réunion est primordiale car
elle définit le périmètre du projet. Elle permet également de déterminer avec le parrain du projet la
disponibilité des ressources.
assister à la réunion de lancement pour écouter, poser des questions, effectuer une démonstration de
SAP Business One si nécessaire, et rassembler tous les besoins prioritaires du client. Remarque : la
réunion de lancement est généralement conduite par chef de projet.
installer SAP Business One dans un système de test chez le client, avec la base de données de démo,
afin que vous puissiez présenter les processus standard lors de la prochaine phase AIP.

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Pour garantir la réussite du projet, l'équipe du partenaire doit :
avoir une compréhension précise du processus de vente et des besoins du client grâce à l'équipe
commerciale (transfert du projet par la vente). Cette étape intègre l'évaluation des risques potentiels
du projet.
conduire la réunion de lancement en collaboration avec le client afin de définir les rôles et les
responsabilités ainsi que le périmètre.
livrer et installer le logiciel SAP Business One dans un système de test avec une base de données de
démo. Le client doit signer un document attestant la livraison du logiciel.
obtenir l'acceptation de la phase de préparation du projet par le client.

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La réussite du projet est liée à l'engagement du partenaire et du client. La diapositive indique les
estimations de durée proposées dans le AIP Implementation Guide. Vos estimations peuvent être
différentes mais le ratio de la durée du partenaire comparée à la durée du client doit être identique au
ratio indiqué dans la diapositive.
La réunion de lancement permet également au client d'engager des ressources pour le projet.
Le chef de projet du partenaire (PM) est chargé de l'exécution globale, de la gestion des risques et de la
réussite du projet. Le PM assure la planification, l'organisation et la direction effectives des réunions de
projet. Il est également en charge de la communication et de la coordination avec le parrain du client.
Le consultant en implémentation intervient dans le transfert du projet par la vente et dans la
planification de la réunion de lancement. Après cette réunion, il installe le logiciel en collaboration
avec l'administrateur IT du client.
La présence du responsable de compte Ventes à la réunion de lancement est primordiale car des
besoins supplémentaires peuvent apparaître lors de cette réunion et il est donc important que les
attentes du client soient gérées en fonction de l'accord contractuel.
Il est également important que le chef de projet du client prenne part à la planification de la réunion de
lancement et qu'il y assure l'affectation de ressources.
Des experts du client dans divers domaines (ventes, achats,etc.) doivent participer à la réunion de
lancement afin que vous puissiez rassembler les besoins précis de chaque domaine.
Le parrain du client doit assister à la réunion de lancement pour souligner l'importance du projet.

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La réunion de lancement constitue le principal événement de cette phase.
Préalablement à cette réunion, vous rencontrez l'équipe commerciale et votre chef de projet pour
planifier le projet en interne.
Votre équipe doit revoir toutes les informations rassemblées au cours du processus de vente. En
collaboration avec responsable de compte Ventes et le chef de projet, vous devez évaluer les risques
éventuels de la réussite du projet. L'évaluation des risques est un outil de calcul permettant de
catégoriser rapidement le niveau de risque.
Le client doit vous confirmer ainsi qu'au chef de projet du partenaire qu'il dispose du matériel et du
logiciel nécessaires pour exécuter SAP Business One ; dans le cas contraire, le projet devient risqué.
L'équipe commerciale associée à l'équipe d'implémentation doivent également proposer le plan du
projet qui sera présenté lors de la réunion de lancement. Le modèle du plan du projet comprend les
tâches et les estimations de temps.
Le modèle de réunion de lancement présente l'ordre du jour des 6 heures de la réunion de lancement
avec le client. Il est important que les rôles et responsabilités de chacun soient définis et acceptés.
Lorsque vous livrez le logiciel SAP Business One au client, il doit signer un accusé de réception du
logiciel et, au terme de la phase, il doit valider sa réalisation.

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Les facteurs de risque peuvent être les suivants :
Les besoins du client ou les facteurs critiques de succès ne sont pas définis clairement.
Les besoins ne figurent pas complètement dans le périmètre ou peuvent demander un développement
personnalisé.
Le client a un taux élevé de transaction ou un grand nombre d'utilisateurs.
La répartition des rôles et des responsabilités entre SAP et le client n'est pas définie de manière
précise ou n'est pas communiquée.
L'infrastructure du client ne peut pas exécuter SAP Business One, situation possible lorsque les
clients utilisaient un système manuel.
Le calendrier est irréaliste.
Le parrain du client n'est pas complètement engagé dans la réussite du projet.
La conversion des données sera une étape complexe en raison du nombre important de systèmes
existants ou du nombre important de nettoyage de données requis, par exemple, lorsque le client
souhaite implémenter un nouveau schéma de numéros pour les produits.
La solution SAP Business One aura une forte incidence sur les opérations du client.

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Rappelez-vous que les estimations de durée AIP concernent l'implémentation de SAP Business One
standard sans aucune personnalisation.
Le périmètre initial du projet d'implémentation de SAP Business One comprend la migration (et non le
nettoyage) des données de base existantes. Il couvre également la migration des soldes ouverts.
Il couvre l'initialisation du système de base et la configuration des modules Comptabilité financière,
Banking, Opportunités, Vente, Achats, Gestion des stocks, Production et Planification des besoins.
Il intègre les autorisations générales et de propriété de données mais aucune alerte ni procédure
d'approbation.
Pendant la réunion de lancement, vous devez présenter de manière précise l'étendue du projet au client.
Après la mise en production initiale, vous pouvez implémenter d'autres caractéristiques et fonctions
dans le cadre d'une phase ultérieure.
Les modifications apportées au périmètre doivent être documentées à l'aide du formulaire Demande de
modification.

2-12
Les estimations de durée AIP standard ne prennent pas en compte les fonctions énumérées dans cette
diapositive.
Si le client demande ces fonctions, vous devrez adapter les estimations de durée AIP (ainsi que les
coûts).
Remarque : les zones, les tables et les valeurs définies par l'utilisateur sont des personnalisations, sujet
qui est abordé ultérieurement dans ce cours.

2-13
Lorsque des informations ne sont pas fournies, vous pouvez supposer les données manquantes ou
entrer la valeur 3 (Neutre) dans la feuille de calcul de l'évaluation des risques.

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2-15
Après avoir réalisé l'évaluation des risques, vous devez avoir un plan d'actions pour tous les risques
ayant la note 5.

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2-17
La réunion de lancement avec le client constitue l'étape primordiale de la phase 1. Sa durée de 6 heures
impose donc une bonne préparation.
Cette réunion est certainement votre première rencontre avec le client en tant que consultant en
implémentation.
Il est important que le responsable de compte Ventes soit impliqué dans cette phase et qu'il assiste à la
réunion de lancement. Le client peut exprimer des besoins supplémentaires au cours de cette réunion et
il est donc important de gérer ses attentes en fonction de l'accord contractuel.
Il est également important que le chef de projet du client prenne part à la planification de la réunion de
lancement et qu'il y assure l'affectation de ressources.
Des experts du client dans divers domaines (ventes, achats,etc.) doivent participer à la réunion de
lancement afin que vous puissiez rassembler les besoins précis de chaque domaine.
Le parrain du client doit également assister à la réunion de lancement pour souligner l'importance du
projet.
La signature de l'accord du niveau de service est importante puisque cet accord spécifie les
responsabilités du client et du partenaire.

2-18
1. La réunion de lancement est importante puisque c'est au cours de cette réunion que le responsable de
compte Ventes et le chef de projet présentent les objectifs du projet.
2. Cette réunion permet de présenter la planification du projet et le calendrier. Utilisez la planification de
projet AIP fournie comme point de départ. Vous devez planifier et préparer la présentation afin de
prendre en compte les risques identifiés lors de l'évaluation des risques. Notez qu'à ce stade la
planification du projet requiert un niveau élevé à moins que vous n'ayez réalisé au préalable un
exercice d'analyse des besoins.
3. La réussite du projet suppose l'engagement de ressources de la part du client. La réunion de lancement
permet de présenter les équipes de projet du partenaire et du client. Ce dernier doit affecter des
ressources au projet.
4. Cette réunion de lancement vous permet également de définir avec le client les besoins qui sont dans
le périmètre et ceux qui sont hors périmètre. Si le client souhaite que vous implémentiez une
fonctionnalité hors périmètre, vous devrez ajouter des coûts, des tâches et du temps à la planification
du projet. Cette réunion est également l'occasion de vous assurer que le propriétaire ou le parrain du
client soutiennent entièrement ce projet.
5. Les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe de projet (des deux côtés) sont
présentés.
6. Vous terminez en présentant les procédures générales du projet.

2-19
2-20
Ce sujet nous entraîne vers la tâche technique de l'installation.

2-21
Après la réunion de lancement, la prochaine tâche du consultant en implémentation consiste à livrer et
à installer le logiciel.

2-22
Dans les cas d'une société telle que Lumière & Musique, l'installation de SAP Business One
s'effectuera probablement au siège social. Les utilisateurs locaux auront un accès local au serveur. Les
utilisateurs des modules Ventes, Achats et Gestion des stocks situés dans les 3 autres emplacements
devront utiliser un réseau pour accéder au serveur SAP Business One. Certaines sociétés installent un
client Citrix ou un client Windows Terminal Server (WTS) sur les stations de travail distantes qui se
connectent à Citrix Presentation Server ou Microsoft Terminal Server installé dans les sièges sociaux ;
cette solution permet d'augmenter la performance pour les utilisateurs distants et évite de devoir
installer le client SAP Business One pour chaque utilisateur.
La base de données commune est souvent désigné SBO-COMMON et ne gère aucune donnée
d'utilisateur final. Elle gère les informations sur la version et la montée de version.
Notez que le serveur représente le point de défaillance unique lors de la configuration. Vous devez
donc créer un plan de récupération en cas de force majeure
Remarque : le serveur de licence peut fonctionner sur le serveur de production SAP Business One ou
peut fonctionner sur un autre serveur du réseau.
Pour connaître la configuration matérielle requise pour la plate-forme, reportez-vous à
http://channel.sap.com/sbo/platforms
Pour connaître la configuration logicielle et matérielle requise, vérifiez le document sur la
configuration système de SAP Business One : http://channel.sap.com/sbo/documentation
Pour avoir une estimation de la configuration du réseau et du serveur, reportez-vous au document Best
Practice System Setup and Sizing Guide dont le lien à la page wiki figure dans la section
Implémentation du portail.

2-23
Reportez-vous au document Best Practice System Setup and Sizing Guide wiki:
https://wiki.sdn.sap.com/wiki/pages/viewpage.action?pageId=147263734
Ce lien figure dans la page Disponibilité du produit sur le channel partner portal.

2-24
Le processus d'installation est très facile à suivre car il est piloté par un assistant. Vous pouvez télédécharger les
fichiers d'installation à partir du Channel Partner Portal ou acheter un DVD d'installation. Le processus
d'installation est décrit de manière détaillée dans le guide de l'administrateur.
Pour installer SAP Business One :
Installez l'un des serveurs de base de données supportés. Remarque : si vous le souhaitez, vous pouvez acheter
les licences de Microsoft SQL Server auprès de SAP.
Installez les outils de serveur de SAP Business One.
Installez le serveur SAP Business One.
Installez RSP (Remote Support Platform). Cet aspect sera traité ultérieurement dans ce cours. RSP surveille le
système client afin d'éviter les problèmes.
Installez le client SAP Business One sur chaque poste client. Remarque : vous devez connecter le client au
serveur en saisissant le nom du serveur lorsque vous démarrez le client pour la première fois.
Installez les add-ons de SAP Business One sur chaque client sur lequel vous voulez les utiliser. Sélectionnez
Administration Add-on Administration des add-ons pour choisir un add-on. Lorsque vous enregistrez
l'add-on, vous localisez les fichiers d'installation dans l'archive d'installation ou sur le DVD. Les fichiers des
add-ons se trouvent dans le dossier Packages.
Installez les fichiers de l'aide en ligne. Vous pouvez installer les fichiers d'aide dans la langue locale directement
sur chaque poste de travail client ou de manière centralisée dans un dossier partagé.
Remarque : une fois installée, votre version de SAP Business One peut être utilisée pendant 31 jours sans licence.
Pour pouvoir continuer à utiliser l'application après la fin de cette période de 31 jours, vous devez installer une clé
de licence valide fournie par SAP.
Si vous souhaitez disposer d'instructions étape par étape détaillées pour l'installation du logiciel, reportez-vous au
guide de l'administrateur dans le Documentation Resource Center (Centre de Documentation) qui est disponible à
l'adresse http://channel.sap.com/sbo/documentation.

2-25
Si votre implémentation requiert une montée de version vers la version 8.8, vous devez utiliser l'assistant de
montée de version. Vous pouvez utiliser l'assistant de montée de version pour effectuer une montée de version
vers la version 8.8 à partir des versions suivantes :
SAP Business One 2005 A SP01 et SAP Business One 2005 B
SAP Business One 2007 A, SAP Business One 2007 B, et SAP Business One 2007A SP01
Pour obtenir de plus amples détails, reportez-vous au guide de l'administrateur.
Avant de lancer la montée de version d'une installation client, reportez-vous au Accelerated Upgrade Program
(AUP) sur le channel partner portal. Le AUP contient des recommandations et des conseils sur la préparation et
la réalisation d'une montée de version.
Remarque : le mot de passe utilisateur du site est nécessaire pour lancer l'assistant de montée de version.
Remarque : à partir de la version 8.8, la clé de licence est spécifique à la version, si vous effectuez une montée
de version vers une nouvelle version (et non un nouveau patch), vous devrez donc demander une nouvelle clé de
licence après avoir réalisé la montée de version. Une nouvelle clé de licence est délivrée si le client exécute une
mise à jour réelle.
L'assistant de montée de version réalise des contrôles de la structure des bases de données et effectue également
une copie de sauvegarde de chaque base de données avant de lancer la montée de version. Il vérifie également
que l'espace disque est suffisant pour stocker les fichiers de sauvegarde. L'assistant de montée de version
procède simultanément à la montée de version des composants du serveur et des diverses bases de données de
l'entreprise. Vous ne pouvez lancer une montée de version que pour les bases de données de l'entreprise ayant la
même localisation que la licence. Si la montée de version échoue pour un composant, l'assistant annule toutes les
modifications des composants afin qu'ils retrouvent leur état antérieur.
La montée de version du client s'effectue automatiquement lors de la prochaine connexion au client. La montée
de version concerne le client et l'interface de données API. Vous devez effectuer la montée de version pour
chaque client.

2-26
L'animateur vous proposera des simulations.
Télédéchargez l'Administrator’s Guide et le License Guide comme références lorsque vous exécutez
les simulations.
Si vous savez exécutez une installation, passez à la simulation de la montée de version. L'assistant de
montée de version est une nouvelle fonctionnalité de la version 8.8.

2-27
Au cours de l'installation, le répertoire B1_SHR est automatiquement créé sur le serveur SAP Business
One. Ce répertoire est partagé avec toutes les stations de travail client. Il contient les fichiers
d'installation du logiciel client utilisables pour installer le logiciel sur les stations de travail client.
Assurez-vous que les stations de travail utilisateur ont les autorisations nécessaire pour accéder au
dossier partagé.
Vous pouvez définir des dossiers partagés qui contiennent des modèles pour exporter des documents
SAP Business One vers Microsoft Word et Excel, et des dossiers qui stockent des images et des pièces
jointes. Remarque : vous n'avez pas à mettre ces dossiers dans le répertoire B1_SHR ; cependant, si
vous voulez inclure ces fichiers dans une sauvegarde à l'aide du service de sauvegarde Service
Manager, vous devez placer les dossiers sous le répertoire B1_SHR.
Sélectionnez Administration Initialisation système Options générales puis l'onglet Chemin pour
définir les chemins d'accès à ces répertoires :
ExcelDocs - pour les exports de Microsoft Excel
WordDocs – pour les exports de Microsoft Word. Sélectionnez le dossier de localisation pertinent.
Les modèles suivants sont disponibles :
- Docmnhl1.doc - pour tous les documents client et fournisseur
- CustAccounts.doc - pour exporter l'historique des créances client
- ToDoLetters.doc - pour exporter les factures en cours au moyen de la liste des postes non soldés
Bitmaps - pour les images des données de base
Attachments - pour tous les types de pièces jointes aux e-mails internes, aux contacts, etc.
Assurez-vous que les stations de travail client ont accès aux dossiers partagés disponibles sur le
serveur.

2-28
SAP Business One Service Manager et ses services sont installés automatiquement en même temps
que le serveur SAP Business One.
Après l'installation, vous devez configurer les services dans SAP Business One Service Manager.
Double-cliquez sur l'icône dans barre des tâches Windows pour ouvrir Service Manager. Vous pouvez
sélectionner, définir, lancer, interrompre ou arrêter des services individuellement.
Les services suivants sont disponibles :
Service de sauvegarde SBO. Vous pouvez utiliser le service de sauvegarde SBO à la place de la
sauvegarde Microsoft SQL Server. L'avantage du service de sauvegarde par rapport à une
sauvegarde à l'aide de Microsoft SQL Server réside dans le fait que le service de sauvegarde
comprend également les dossiers partagés (pièces jointes, images et fichiers Microsoft Excel).
Lorsque vous lancez une sauvegarde, le service comprime dans un premier temps les bases de
données de l'entreprise sélectionnées ainsi que les répertoires des options générales individuellement
dans le répertoire temporaire. Il place ensuite les fichiers comprimés de ce répertoire dans un seul
fichier *.zip au niveau du répertoire de sauvegarde et supprime le contenu du répertoire temporaire.
Si vous voulez recharger une sauvegarde, vous devez charger la sauvegarde de la base de données à
l'aide de Microsoft SQL Enterprise Manager et copier manuellement le contenu des répertoires
comprimés dans les répertoires.
License Manager. Vous devez entrer les détails de connexion du serveur de licence et le démarrer.
Serveur d'interface de données SBO. Les options du serveur d'interface de données vous permettent
de spécifier le fichier journal et les valeurs minimales et maximales des paramètres de connexion.
Service de messagerie SBO (s'il est installé)
Remarque : si Remote Support Platform (RSP) a été installé, une icône distincte figure sur le bureau
du client. RSP ne fait pas partie de Service Manager.

2-29
Le service de sauvegarde SAP Business One vous permet de sauvegarder les bases de données et les
dossiers SAP Business One : dossier Microsoft Word Template, dossier Microsoft Excel, dossier
Picture et dossier Attachments définis dans l'onglet Chemin via Administration Initialisation
système Options générales.
Instructions :
Assurez-vous que le service License Manager fonctionne.
Double-cliquez sur l'icône correspondante.
Sélectionnez le service de sauvegarde.
Cliquez sur Planifier. Vous allez exécutez une sauvegarde. Paramétrez-la pour qu'elle s'exécute à
une date spécifique en spécifiant la date du jour et l'heure actuelle.
Cliquez sur Options et naviguez pour définir les chemins d'accès des fichiers de sauvegarde.
Sélectionnez Connexion puis le type et le serveur de base de données.
Cliquez sur Base de données et sélectionnez une base de données de l'entreprise sur votre portable.
Lancez le service de sauvegarde.

2-30
Les meilleures pratiques AIP peuvent vous permettre d'éviter certains problèmes pendant cette phase :
Gérez les attentes du client, notamment au cours de la réunion de lancement, lorsque le personnel du
client qui n'a pas pris part aux discussions pendant le cycle de vente peut faire apparaître de
nouveaux besoins. Impliquez votre équipe commerciale. Définissez précisément le périmètre du
projet et les points qui ne font pas partie du périmètre.
Obtenez une confirmation formelle de la disponibilité des ressources, du logiciel et du matériel pour
la réunion de lancement avec le chef de projet et/ou l'administrateur IT client. Toute attente de
matériel ou de ressources met en danger le calendrier du projet.
Réalisez une démonstration du produit SAP Business One de haut niveau lors de la réunion de
lancement afin d'apporter à tous les membres de l'équipe une connaissance visuelle du produit et de
répondre aux premières questions
.Communiquez les impératifs de temps aux ressources du client et obtenez leur engagement.
Assurez-vous que, depuis le début du projet, le président-directeur général, le directeur général ou le
propriétaire soutiennent réellement le projet d'implémentation .
Assurez-vous d'obtenir la signature du client lorsque tous les jalons ont été réalisés.

2-31
2-32
Les sujets abordés dans ce chapitre portent essentiellement sur les tâches clés exécutées par le
consultant en implémentation, la collecte des besoins et leur mappage dans SAP Business One au
niveau du document de conception générale.
Ce chapitre n'aborde pas toutes les tâches du projet à exécuter au cours de la seconde phase d'AIP.
Pour obtenir plus d'informations sur les tâches générales du projet, reportez-vous aux cours e-learning
AIP disponibles sur SAP Channel Partner Portal.

3-1
3-2
La réunion de lancement a eu lieu.
En tant que consultant en implémentation, vous devez désormais vous concentrer sur la préparation et
la conduite des ateliers de collecte des besoins avec les utilisateurs clés des différents services de la
société Lumière & Musique.
Lorsque vous avez récupéré les processus de gestion et les besoins client, vous créez le document de
conception générale. Ce document constitue un guide technique et fonctionnel pour des phases
ultérieures du projet d'implémentation de SAP Business One.

3-3
3-4
La phase de conception générale représente la phase au cours de laquelle vous tenez un ou plusieurs
ateliers de collecte des besoins afin de définir et analyser les processus de gestion du client et les
besoins fonctionnels individuels. Vous pouvez organiser un ou plusieurs ateliers de collecte des
besoins en fonction de la taille de l'entreprise et de son mode d'exécution des processus de gestion.
Cette phase aboutit à un document de conception générale qui est un mappage des besoins du client
dans une configuration SAP Business One.
Les ateliers servent, en outre, à affiner les objectifs généraux du projet, ainsi qu'à, éventuellement,
affiner le planning du projet dans son ensemble.
En tant que consultant en implémentation, vous pouvez être amené à prendre part à la planification du
projet. Après la réunion de lancement, le planning du projet peut faire l'objet d'une révision notamment
si des éléments en dehors du périmètre doivent être intégrés.
Après les ateliers, vous mappez les besoins détaillés dans une installation et une configuration de SAP
Business One et vous créez un document de conception générale qui servira de guide technique et
fonctionnel au cours des phases suivantes du projet d'implémentation de SAP Business One.
Cette phase doit normalement durer 26,5 heures.
Remarque : si le contrat du client prévoit une phase initiale d'analyse des besoins, vous devez alors
effectuer cette phase avant le lancement du projet d'implémentation.

3-5
Jalons :
Ateliers de collecte des besoins avec les utilisateurs clés du client terminés
Document de conception générale créé avec mappage dans SAP Business One
Toute modification apportée au périmètre et au calendrier du projet est répercutée dans le planning du
projet.
Acceptation du document « Conception générale » et du planning du projet par le client. À ce stade, les
besoins sont gelés. Toute autre modification doit être traitée au moyen du processus de demande de
modification.

3-6
Le responsable de compte du partenaire ne participe pas à cette phase. Le chef de projet du partenaire
est désormais en charge de l'exécution globale et de la réussite du projet. Il doit donc collaborer avec le
chef de projet du client pour planifier les ateliers de collecte des besoins.
En tant que consultant en implémentation, vous conduisez les ateliers de collecte des besoins en
collaboration avec les utilisateurs clés du client. Il est conseillé de tenir 5 ateliers distincts d'une durée
de 3 heures chacun (soit 15 heures). Vous créez ensuite le document de conception générale que vous
revoyez avec les chefs de projet. Remarque : les heures indiquées dans la diapositive ont été calculées
pour une implémentation standard de 15 utilisateurs. Cette phase peut durer plus longtemps si les
processus de gestion du client sont complexes.
Lors des ateliers consacrés aux besoins fonctionnels, les utilisateurs clés doivent présenter d'une
manière claire et détaillée les processus dont ils ont la charge. Les modes opératoires en place doivent
être déroulés pour les consultants.
L'administrateur IT du client doit assister à certains des ateliers. Si cela lui est impossible, il doit être
tenu informé du résultat de chaque atelier pour s'assurer que les besoins définis sont réalisables dans
l'environnement informatique du client.
L'administrateur IT du client doit être impliqué lorsque les discussions portent sur les besoins suivants :
les autorisations et la propriété des données ;
la migration des données ;
les interfaces et les points d'intégration ;
la performance du système.

3-7
3-8
Lors des ateliers consacrés aux besoins fonctionnels, les utilisateurs clés doivent présenter d'une
manière claire et détaillée les processus dont ils ont la charge. Les modes opératoires en place doivent
être déroulés pour le consultant.
Le chef de projet du partenaire planifie ces ateliers mais c'est vous, en tant que consultant en
implémentation, qui les animez. Lors de vos premiers ateliers, vous devrez collaborer avec un
consultant expérimenté dans l'animation de tels ateliers. Vous devrez déterminer le nombre d'ateliers,
le thème de chaque atelier et les utilisateurs clés devant y participer. L'organisation du client peut
amener un utilisateur clé à participer à plusieurs ateliers.
L'administrateur IT du client doit participer aux discussions portant sur les besoins techniques tels que
les données existantes et les interfaces externes.
Vous devez être en mesure de poser des questions et d'être à l'écoute des utilisateurs clés.
Vous devrez présenter les processus standard de SAP Business One pour chaque domaine. Si possible,
laissez l'utilisateur clé piloter le système afin qu'il se familiarise avec les documents et le flux de
documents. Plus le client est familiarisé avec le nouveau système, plus il est enclin à accepter les
modifications à apporter à ses processus de gestion pour qu'ils conviennent à SAP Business One.
Vous devez être attentif aux attentes du client pendant ces ateliers. Le processus de gestion actuel du
client peut demander une configuration (alerte, procédure d'approbation) ou une customization (zone
utilisateur, état, etc.) qui ne figure pas dans le périmètre de l'AIP de base. Si vous ne faites pas preuve
de souplesse en ce qui concerne l'implémentation de configurations ou de customizations au cours du
projet, vous risquez de mécontenter le client et de mettre le projet en danger.

3-9
Votre manière de structurer chaque atelier dépend de l'organisation du client et du mode de fonctionnement de
l'entreprise. Pouvez-vous diviser leur entreprise en 5 domaines distincts (tels que ventes, achats, gestion des
stocks, gestion comptable et opérations bancaires et enfin service) ou l'imbriquement des domaines vous oblige-
t-il à tenir moins de réunions mais avec un plus grand nombre d'utilisateurs clés ?
Vous devez faire le bon choix entre obtenir les informations appropriées auprès des personnes concernées et
faire perdre du temps aux utilisateurs clés.
Le transfert par la vente a identifié les facteurs déterminants qui suivent pour la société Lumière & Musique :
Optimisation de la production et diminution du délai d'assemblage des produits destinés à la vente et à la
location. Les retards sont fréquents lorsqu'il est nécessaire d'expédier des composants entrant dans la
fabrication des écrans multiples depuis autre magasin. La société veut connaître le mode d'intégration de la
production aux ventes et aux achats.
Gestion des niveaux de stock et valorisations de plusieurs magasins et lignes de produits.
Gestion des relations fournisseurs, dont les contrats et remises fournisseurs.
Amélioration de la prévision des ventes et de l'exécution du pipeline des ventes. Leur système actuel ne
permet pas de suivre le pipeline des ventes et les opportunités de vente. Le propriétaire doit pouvoir connaître
les opportunités de vente qui sont inactives depuis un mois.
Édition d'état récapitulant les charges et produits des différents domaines de l'entreprise : ventes, locations,
installations et conseil.
Expansion de l'activité par l'ouverture de nouveaux emplacements et magasins sans interrompre les opérations
en cours.
Comment structurerez-vous les cinq ateliers requis pour la société Lumière & Musique ? Les processus clés à
analyser sont les suivants : achats, production, MRP, gestion des stocks, données de base (fournisseurs),
comptabilité financière et reporting, ventes, service et support. Vous devez également inclure les alertes, les
procédures d'approbation, les autorisations, les paiements, la valorisation des stocks, la détermination du prix de
l'article et la gestion des magasins dans l'atelier correspondant.

3-10
Notez des idées pour le contenu de chaque atelier.
Votre animateur vous en suggérera quelques unes.

3-11
Cette activité nous amène à nous concentrer sur le processus de vente de la société Lumière &
Musique.
L'objectif est de définir de manière détaillée le processus de vente de cette société afin qu'il puisse être
mappé et implémenté dans SAP Business One.
Votre stratégie consiste à demander aux utilisateurs clés de décrire leurs processus.

3-12
Notez quelques-unes des questions ici :

3-13
À l'issue de l'atelier, vous devez avoir compris le processus de vente de la société Lumière & Musique
ainsi que ses besoins particuliers. Vous devez également savoir précisément quels sont les documents
utilisés, les personnes impliquées dans le processus de vente et les comptes généraux utilisés.
Dans le cas de cette société, vous devez présenter les fonctionnalités suivantes :
les documents et le flux de document (copier vers/de)
les opportunités de vente et les états ;
les mises en page ;
les factures pour service ;
les acomptes pour les remises ;
les articles de remplacement ;
l'état ATP ;
la marge brute ;
les procédures d'approbation ;
les données de base : conditions de paiement, remises, plafonds de crédit ;
l'état chronologique et la liste des postes non soldés.

3-14
Notez vos conseils ici. L'animateur vous fournira d'autres conseils et meilleures pratiques.
Vous devez avoir recours à ces techniques lorsque :
vous recherchez des informations qui ne sont pas documentées dans l'entreprise et que seule une
personne connaît ;
les utilisateurs clés ne coopèrent pas et ne s'engagent pas complètement dans l'atelier.

3-15
3-16
Au cours des ateliers de collecte des besoins, vous devez documenter de manière rigoureuse les
besoins des processus de gestion.
En tant que consultant en implémentation, votre nouvelle tâche consiste à mapper les besoins dans
SAP Business One avant de les saisir dans le document de conception générale.
Vous devez étudier chaque besoin afin de déterminer s'il peut être implémenté au moyen de la
fonctionnalité standard (installation ou configuration dans SAP Business One).
L'équipe du projet du partenaire doit ultérieurement réviser le document de conception générale. Les
besoins qui ne figurent pas dans le périmètre doivent faire l'objet d'une discussion avec le client.
Les personnalisations doivent être analysées en fonction du périmètre. Le travail et la durée doivent
être ajoutés au planning du projet.

3-17
Ouvrez la liste des besoins de la société Lumière & Musique qui figurent dans la section Exercice de
votre manuel.
Certains besoins ont déjà été mappés. Concentrez-vous sur les besoins qui n'ont pas été mappés (les
lignes sont colorées).
Utilisez les besoins mappés comme référence.

3-18
3-19
3-20
3-21
3-22
Le document de conception générale permet de documenter le mappage des besoins. Son organisation
vous permet de l'utiliser pour la configuration du système de manière hiérarchique.
Ouvrez le document de conception générale fourni dans le support de formation. Il a déjà été en partie
rempli pour la société Lumière & Musique.
Notez que le document de conception générale ne couvre que le processus standard de SAP Business
One et les options pour la configuration et l'initialisation d'une entreprise. Il est organisé en fonction
des fenêtres de SAP Business one et il peut être impressionnant pour un nouveau consultant.
Le document de conception générale ne couvre pas le mappage ou la configuration des éléments
suivants :
Autorisations utilisateur
Nomenclatures (type de nomenclature à sélectionner) et ordres de production
Activités
Listes de prix
Documents Word liés
Clients occasionnels
Zones et valeurs définies par l'utilisateur
Propriétés des données de base
Alertes et procédures d'approbation
Prélèvement et emballage
Services

3-23
Ouvrez le document de conception générale dans le dossier du support de formation.
Pour gagner du temps, le document a déjà été partiellement complété pour la société Lumière &
Musique.
Ouvrez la base de données de démo si nécessaire.
Complétez les sections 8 et 10 du document.

3-24
L'animateur révisera les sections du document de conception générale.

3-25
Révisez le document de conception générale avec votre équipe de projet puis avec le chef du projet du
client.
Assurez-vous que tout ajout ou toute modification spécifiés lors des ateliers de collecte des besoins
n'auront pas d'incidence sur les coûts ou le calendrier du projet. Dans le cas contraire, votre chef de
projet (partenaire) doit immédiatement en discuter avec le chef de projet du client.
Assurez-vous que le planning du projet est à jour.
Vous devez obtenir du client l'acceptation de la phase 2. Lorsque le client l'a validé, le document de
conception générale est gelé. À partir de ce moment, il n'est plus possible de modifier la conception
générale.

3-26
Les conseils suivants représentent les meilleures pratiques recommandées de AIP :
Tenue d'ateliers individuels et de groupe pour discuter des besoins individuels, mais également des flux
transverses et des dépendances entre les différents services.
Mise à disposition d'un système SAP Business One lors des ateliers pour pouvoir montrer comment le
système répond aux besoins fonctionnels.
Utilisation de données réelles du client dans la mesure du possible (ajoutez des données de base du
client à la base de données de démo ou créez une entreprise vierge et saisissez/importez des données de
base).
Remarque : nous vous conseillons d'utiliser le plan comptable type et de l'adapter aux besoins du
client. Si vous utilisez le plan comptable type, le système crée des modèles d'état financier.
Communication et documentation de la migration des données, qui concerne uniquement les données
de base du système existant vers SAP Business One ; si le client souhaite migrer l'historique des
données transactionnelles, optez pour un projet distinct après l'implémentation initiale.
Documentation détaillée des besoins dans le document de conception générale et sensibilisation du
client à l'impact potentiel important de modifications apparemment mineures concernant le périmètre
et/ou les besoins sur les coûts, les ressources et le calendrier du projet.
Obtention de l'approbation du client sur le document de conception générale.

3-27
3-28
La phase de réalisation du projet a pour objectif la mise en œuvre de l'ensemble des besoins
fonctionnels définis au cours des phases précédentes et détaillés dans le document de conception
générale.

4-1
4-2
Dans le cadre du projet d'implémentation, vous avez jusqu'à présent installé le logiciel SAP Business
One ; vous l'avez utilisé avec une entreprise de test ou de démonstration afin de prendre connaissance
des processus de gestion du client et de les mapper dans une configuration SAP Business One.
Au cours de cette phase, vous devez, en tant que consultant en implémentation, créer et initialiser
l'entreprise du client. L'exécution de cette tâche occupe une part non négligeable de la durée du projet.
Vous collaborerez avec le client pour migrer les données existantes vers la nouvelle entreprise.

4-3
4-4
Cette phase représente la phase la plus importante du projet d'implémentation. Cette phase doit
normalement durer 86 heures. Elle regroupe les tâches de la gestion de projet et les tâches techniques.
En tant que consultant en implémentation, vous consacrez la majeure partie de votre temps à la mise en
oeuvre du contenu du document de conception générale dans le système de production du client.
Cette phase comprend plusieurs tâches destinées à l'équipe de projet. La diapositive présente les tâches
exécutées par le consultant en implémentation.
Lorsque vous avez configuré l'entreprise du client, vous devez faire une copie de la base de données
que vous utilisez pour la validation et le test du système ou encore pour la formation.
La gestion des modifications peut s'avérer nécessaire au cours de cette phase puisque les employés du
client utilisent le système pour la première fois. Les documents AIP peuvent vous aider. Le Guide de
communication pour la gestion du changement est un recueil de conseils pour prévenir ou résoudre
des problèmes liés à la gestion du changement ou à la communication pouvant apparaître au cours du
projet. Les comptes-rendus de réunion et le plan du projet sont utilisés tout au long du projet.
Pendant cette phase, vous devez également anticiper la prochaine phase. Votre chef de projet et vous-
même devez planifier la formation des utilisateurs finaux qui sera assurée au cours de la prochaine
phase de l'AIP. Le plan de formation est un modèle qui permet d'estimer les heures et le contenu de
formation pour différents rôles du client.
Encouragez le client à créer des procédures opérationnelles qu'il utilisera après la mise en production.
Leur création au cours de cette phase procure un certain nombre d'avantages. Premièrement, il est plus
simple de les créer au moment de la validation des processus de gestion. Deuxièmement, elles peuvent
être utilisées et contrôlées au cours du test du système. Les utilisateurs clés peuvent utiliser les
scénarios de test fournis avec l'AIP comme base de développement des procédures de test du système
utilisables ultérieurement pendant la production.

4-5
D'après l'AIP, les jalons de cette phase sont les suivants :
Installation du système de production SAP Business One et configuration d'après le document de
conception générale.
Remarque : dans le cadre de l'AIP, ce jalon ne comprend pas les personnalisations telles que les
zones définies par l'utilisateur ou les configurations telles que les alertes et les procédures
d'approbation.
Réalisation de la migration des données (le cas échéant).
Validation de la configuration du système.
Réalisation du test du système.
Définition du plan de formation et du plan de basculement.
Acceptation de la phase « Réalisation du projet » par le client.

4-6
L'estimation du nombre d'heures requis pour les ressources du client et du partenaire est spécifiée dans
cette diapositive.
Remarque : ces durées sont indiquées uniquement à titre de référence. La taille de l'entreprise du
client influe sur le nombre de ressources requis. Par exemple, si le client a un nombre élevé
d'utilisateurs ou s'il utilise des processus complexes, les heures du consultant et du chef de projet
peuvent alors augmenter.
Au cours de cette phase, le consultant en implémentation effectue manifestement la majorité du travail.
Il initialise le système de production, tâche qui comprend la création des utilisateurs, la demande et
l'affectation de licences, la définition d'autorisations utilisateur et l'importation de données de base.
L'administrateur IT du client doit vous assister et vous apprendre comment exécuter les tâches
d'administration telles que la définition de la sécurité, la création des utilisateurs et la gestion des
autorisations. Il est également chargé d'extraire et de nettoyer les données existantes avant leur
importation au moyen du Data Transfer Workbench.
La gestion de projet et la gestion des modifications impliquent la planification du mode d'utilisation du
système par les utilisateurs finaux et le développement des supports de formation.
Les utilisateurs clés sont essentiellement concernés par la création des scripts de validation et de test
pour les processus de gestion ainsi que par la réalisation de la validation et du test système. Cette tâche
s'effectue sur une copie du système de production récemment configuré. Il leur incombe également de
confirmer que les configurations dans SAP Business One correspondent aux besoins fonctionnels
définis et apportent la solution attendue.
Toute l'équipe de projet doit être impliquée dans la planification du basculement.
Contrôlez le guide d'implémentation pour obtenir des informations détaillées supplémentaires sur
cette phase.

4-7
4-8
4-9
L'entreprise du client est créée comme une nouvelle base de données SQL Server. Pour créer un entreprise,
sélectionnez Administration Sélectionner société. Cliquez ensuite sur Nouveau. Sélectionnez la localisation,
le plan comptable et les périodes comptables. Vous ne pouvez plus changer la localisation après la création de
l'entreprise. La localisation active les tables et fonctionnalités locales de la nouvelle entreprise.
Avant de créer l'entreprise, vous devez avoir convenu avec le client du plan comptable et des périodes
comptables.
SAP Business One comprend des modèles de plan comptable pour chaque localisation. Si vous choisissez
l'option « modèle », vous pouvez traiter les comptes dans le modèle. De même, vous pouvez sélectionnez
l'option « Défini par l'utilisateur » ; vous obtenez alors un plan comptable vierge que vous complétez
manuellement. Remarque : vous ne pouvez pas changer l'option du plan comptable après avoir enregistré des
transactions.
Si vous prévoyez d'importer ou d'enregistrer des transactions liées à l'exercice comptable précédent, vous
devez définir les périodes comptables de l'exercice précédent avant de définir celles de l'exercice actuel.
Lorsque vous avez défini les périodes de l'exercice en cours, vous ne pouvez pas ajouter de périodes
comptables pour un exercice précédent.
Vous pouvez décider de copier les zones et tables définies par l'utilisateur de votre entreprise existante vers la
nouvelle. Cette copie peut s'avérer utile lorsque vous créez une copie du système de production du client
configuré pour le test du système.
Lorsque vous créez une nouvelle entreprise, l'utilisateur « manager » est créé par défaut. Vous saisissez un mot
de passe pour cet utilisateur dont vous utilisez les justificatifs d'identité pour la première connexion à l'entreprise.
Si vous créez l'entreprise dans la version 8.8 du système, vous devez utiliser la même localisation pour
l'entreprise que celle indiquée dans la licence installée. S'il s'agit d'une nouvelle installation SAP Business One et
si la licence n'a pas encore été installée, vous pouvez toujours créer des entreprises. Cochez la case Version
d'essai dans la fenêtre de création d'entreprise. Même si la validité de 31 jours indiquée dans la fenêtre a expiré,
vous pouvez toujours installer la clé de licence et l'appliquer à l'entreprise d'essai.

4-10
L'utilisateur de site renforce la sécurité de la version 8.8 de SAP Business One qui est plus élevée que
le super-utilisateur. Il n'est pas associé à un compte utilisateur.
La création de l'utilisateur du site intervient après l'installation de la version 8.8 du système. Le mot de
passe de l'utilisateur du site doit être contrôlé de manière rigoureuse dans l'entreprise du client.
Ce mot de passe est nécessaire pour l'authentification au niveau du serveur de licence pour effectuer les
opérations suivantes :
créer des entreprises ;
lancer l'assistant de montée de version afin de procéder à la montée d'une nouvelle version ou à la
montée de version vers un numéro de Support Package ;
configurer le gestionnaire de services en vue d'une nouvelle installation (occasionnelle) ;
affecter des justificatifs d'identité pour permettre à un utilisateur d'avoir un accès en lecture seule à la
base de données dans SAP Business One ;
Remarque : pour modifier le mot de passe de l'utilisateur du site, sélectionnez le License Manager dans
le gestionnaire de services. Cliquez sur Options puis, dans la fenêtre Informations générales,
sélectionnez Configurer sécurité. Vous devez bien évidemment commencer par saisir le mot de passe
existant de l'utilisateur du site avant de pouvoir le modifier.

4-11
Après avoir créé la base de données de l'entreprise, vous définissez les détails de base de l'entreprise. Sélectionnez
Administration Initialisation système Détails entreprise.
Dans l'onglet Généralités, entrez les données relatives à l'adresse et à la communication de l'entreprise. La zone
Raison sociale n'est utilisée qu'en interne pour l'affichage des informations dans la section d'en-tête de
l'arborescence des menus SAP Business One. Les autres données peuvent être utilisées dans les documents
imprimés. Vous pouvez sauvegarder toutes les données générales dans une langue locale ou étrangère.
Dans l'onglet Données de comptabilité, entrez les informations fiscales telles que le nom de l'administration
fiscale, le numéro d'identification d'entreprise, etc. Vous pouvez également sélectionner et gérer votre calendrier
de jours fériés.
L'onglet Initialis. de base contient les options les plus importantes du système puisque vous ne pouvez plus les
modifier une fois que vous avez créé des documents dans l'entreprise. Vous devez donc prévoir ces paramétrages
avec le client. Ces options de la fenêtre Détails entreprise ne peuvent plus être modifiés après l'enregistrement de
transactions :
Modèle plan comptable (vous pouvez la modifier avant l'enregistrement de transactions)
Devise système et devise interne
Afficher solde créditeur avec signe négatif
Autoriser plusieurs types de document par série
Utiliser comptes de segmentation. Cette option affecte principalement la localisation des États-Unis.
Utiliser inventaire permanent
Gérer coûts d'articles par magasin
Utiliser système de comptabilisation avec comptes d'achat
Remarque :si vous activez la fonctionnalité de support multilingue, vous pouvez traduire des zones telles que les
descriptions d'article et sauvegarder des versions dans diverses langues pour chaque zone. Pour basculer vers une
traduction, sélectionnez la langue souhaitée dans les données de base du partenaire.

4-12
La dépendance des données sous-entend un ordre à respecter pour l'initialisation du système et la
configuration d'une nouvelle entreprise, tâches à réaliser avant l'importation des données de base.
Indicateurs de période
Numérotation des documents
Liens comptables
Options générales (options par défaut pour les partenaires, le stock, l'affichage de zone et les
chemins d'accès).
Paramétrage des documents. Un paramétrage spécifique peut être spécifié pour certains types de
document, tels que l'offre de vente, la commande client, la commande d'achat, etc. Un tel
paramétrage peut affecter le mode de traitement du document.
Banques société. Vous liez chaque banque société à un compte général.
Conditions et modes de paiement partenaire (pour l'assistant de paiement)
Devises
Les options d'impression sont définies sur chaque poste de travail du client.
Vous pouvez vous rapporter au document « How to Configure the Initial Settings » dans le centre de
ressources documentaires du Channel Partner Portal.

4-13
Lors de la première création de l'entreprise, un indicateur de période désigné Par défaut est créé. Cet indicateur de
période par défaut est affecté aux périodes comptables définies pour la nouvelle entreprise.
SAP Business One numérote automatiquement les documents d'achat et de vente ainsi que les écritures au journal
manuelles afin d'éviter toute discontinuité dans la numérotation. Lors de la création de l'entreprise, une tranche de
numérotation par défaut pour les documents est créée (série primaire). Cette tranche commence par le numéro 1. Il
est important que vous définissiez correctement le premier numéro du document afin d'éviter une numérotation
incorrecte ou illégale. Sélectionnez Administration Initialisation système Numérotation des documents. Vous
pouvez définir le premier numéro de document pour la série primaire par défaut à ce niveau ou vous pouvez en créer
une nouvelle.
Seuls les numéros de document d'une série dont l'indicateur de période est identique à celui de la période comptable
en cours peuvent être enregistrés. Afin de connaître l'indicateur de période qui est lié à la série de numérotation de
document, double-cliquez sur la ligne correspondante dans la fenêtre Numérotation des documents.
Vous pouvez créer plusieurs séries avec différentes tranches de numéros de document si, par exemple, vous voulez
que le personnel des ventes ou des achats dispose de leurs propres tranches de numéros. Si vous créez plusieurs
tranches (séries), vous devez indiquer le dernier numéro de chaque série afin qu'il ne puisse pas y avoir de
discontinuité entre le dernier numéro d'une série et le premier d'une autre. Remarque : pour limiter une série de
numérotation spécifique à un utilisateur, affectez un groupe à la série puis affectez une autorisation générale à
l'utilisateur. Pour définir l'autorisation, sélectionnez Administration Initialisation du système Autorisations
Autorisations générales et naviguez jusqu'à Administration > Initialisation du système > Séries de numérotation où
se trouvent les autorisations des groupes.
Si vous créez un indicateur de période que vous voulez utiliser pour les périodes comptables existantes, vous devez
procéder comme suit avant tout enregistrement de document. Sélectionnez Administration Initialisation du
système Périodes comptables afin de modifier l'indicateur de période des périodes comptables.
Vous pouvez configurer une nouvelle série de numérotation pour un autre indicateur de période, par exemple pour le
début d'un nouvelle exercice fiscal.

4-14
Les options générales sont très importantes et doivent être définies en collaboration avec le client :
Partenaire – Permet de définir des valeurs par défaut pour les nouveaux partenaires. Ces valeurs par défaut
peuvent être modifiées après l'initialisation. C'est à ce niveau que vous pouvez également activer le contrôle de
crédit et les procédures d'approbation.
Budget - Permet de gérer le budget de votre entreprise. Lorsque cette option est sélectionnée, les fonctions liées
au budget apparaissent dans le module Comptabilité financière. Les options de blocage et d'avertissement
s'appliquent à tous les utilisateurs.
Services – Les actions spécifiées sous cet onglet sont exécutées chaque fois que l'utilisateur se connecte à
l'entreprise. Ces options sont propres à l'utilisateur actuel et permettent de déterminer si le système doit afficher
des fenêtres pour les cours de conversion et les alertes.
Affichage - Définissez la langue et l'apparence propres à l'utilisateur ainsi que le mode d'affichage de différentes
variables, telles que la date, les valeurs numériques ou les devises. Remarque : certaines options, telles que les
formats horaires et de date, les décimales et le séparateur de caractère, s'appliquent immédiatement à tous les
utilisateurs. Après l'enregistrement d'une écriture au journal, vous pouvez seulement augmenter le nombre de
décimales. Cette modification est irréversible. Il est donc impossible de diminuer le nombre de décimales après
l'enregistrement d'une écriture au journal.
Police et arrière-plan – Permet de définir la police de texte et l'arrière-plan de l'utilisateur actuel.
Chemin – Permet de définir les chemins d'accès aux images et pièces jointes. Vous pouvez également spécifier
les chemins d'accès aux dossiers du serveur des modèles Microsoft Word et Excel qui sont référencés lorsque
l'utilisateur exporte un document SAP Business One vers Word ou Excel. Ces options s'appliquent à tous les
utilisateurs.
Stock – Utilisez l'onglet Articles pour définir la méthode de gestion des numéros de série et des lots, le magasin
par défaut ainsi que la méthode de comptabilité par défaut pour les stocks. Utilisez l'onglet Planification pour
entrer des informations liées au MRP. Ces options sont immédiatement mises à jour par société et pour tous les
utilisateurs.
Remarque : certaines localisations peuvent présenter des onglets supplémentaires dans la fenêtre Options
générales.
4-15
Avant d'enregistrer des transactions, vous devez activer la détermination des comptes généraux. Il s'agit d'une liste
de comptes généraux par défaut utilisés par les documents SAP Business One pour l'enregistrement des écritures au
journal automatiques. Sélectionnez Administration Définition Comptabilité financière Liens comptables.
Si vous avez sélectionné le modèle de plan comptable lors de la création de l'entreprise, le système s'appuie sur les
comptes du modèle pour configurer automatiquement la plupart des comptes de la détermination des comptes
généraux. Vous devez cependant revoir la détermination des comptes généraux avec le comptable du client afin de
vérifier qu'à chaque compte défini par défaut correspond un compte utilisé par le client. Vous devez revoir tous les
comptes généraux par défaut avec le client avant de comptabiliser des transactions.
Si vous sélectionnez l'option « Défini par l'utilisateur » pour le plan comptable, vous devez définir votre propre plan
comptable dans le système ou en importez-un au moyen du Data Transfer Workbench (DTW). Vous devez alors
sélectionner les comptes par défaut à insérer dans la détermination des comptes généraux. Vous devez définir des
comptes par défaut au moins pour les processus standard de vente, d'achat et de gestion des stocks. Remarque :
l'onglet Stock est désactivé si l'inventaire permanent n'est pas utilisé.
La détermination des comptes généraux peut être définie par exercice fiscal ; vous pouvez sélectionner l'indicateur de
période de l'exercice fiscal. Vous pouvez ainsi modifier les comptes par défaut pour chaque exercice budgétaire.
Lorsque de nouvelles périodes comptables sont définies pour un nouvel exercice budgétaire, le comptable du client
doit les revoir et y apporter d'éventuelles modifications.
Pour la gestion des stocks, dans l'onglet Options générales Stock, vous définissez le niveau par défaut des nouveaux
articles : niveau de groupe, de magasin ou d'article. Vous pouvez remplacer les comptes généraux par défaut du
système au niveau du magasin, du groupe d'articles ou de l'article. Vous pouvez ainsi enregistrer des écritures sur
compte de stock et exécuter une valorisation pour un emplacement, un groupe d'articles ou par article. Lorsque vous
définissez un nouveau magasin ou un groupe d'articles dans la base de données de l'entreprise, les comptes par défaut
du niveau système sont copiés dans l'onglet Comptabilité de ces types de fiche. Vous pouvez ensuite sélectionner les
comptes à remplacer. Lorsqu'un article figure dans les données de base article, les comptes généraux utilisés pour les
comptabilisations sont déterminés au moyen de l'option « Définir comptes généraux d'après » disponible dans l'onglet
Gestion des stocks de la fiche article. Si, dans les données de base article, vous avez spécifié une définition des
comptes généraux au niveau de l'article, vous pouvez définir les comptes généraux pour l'article.
Remarque : les comptes collectifs client et fournisseur par défaut peuvent être remplacés au niveau du partenaire.
4-16
La fenêtre Paramétrage des documents contient deux onglets : Généralités et Par document.
L'onglet Généralités concerne tous les types de documents. Le paramétrage a une incidence sur les points suivants :
quel est le mode de calcul de la marge brute ;
est-ce que les remarques figurant dans les documents marketing comprennent le numéro du document de base ou le
numéro de référence client ou fournisseur ;
est-ce que le prix de vente de l'article doit figurer dans la nomenclature ADV au niveau du produit vendu ou au
niveau des composants dans le document de vente ;
quelle est la réaction du système lorsqu'un document de vente ou une sortie de marchandise fait passer le niveau de
stock en dessous de la quantité minimale ;
est-ce que le système doit bloquer les documents susceptibles de faire passer le niveau de stock en-dessous de
zéro ;
est-ce que les montants et les prix qui figurent dans les documents marketing doivent être arrondis par devise ou
par document ;
quelle date doit être utilisée pour le calcul des cours de conversion : la date comptable ou la date du document ;
est-ce qu'il faut ajouter une zone Fret à tous les documents de vente et d'achat. Cette zone vous permet de calculer
les charges supplétives, telles que les frais de livraison et les taxes de dépôt, liées au document.
Le paramétrage de l'onglet Par document ne concerne qu'un type de document spécifique. Exemple :
Dans le cas de commandes client, vous pouvez activer des contrôles automatiques de la quantité d'articles
disponible et, si nécessaire, proposer des produits de substitution.
Dans le cas de commandes client, si vous cochez la case « Autoriser les modifications dans les commandes
client », vous ne pouvez pas modifier ce paramétrage après l'enregistrement du document.
Dans le cas de commandes d'achat, vous pouvez fractionner une commande d'achat qui concerne plusieurs
magasins.

4-17
Suivez l'exercice « Création et initialisation d'une entreprise ».

4-18
4-19
Pour utiliser SAP Business One, tous les utilisateurs doivent disposer d'un compte utilisateur et d'un mot de
passe.
Vous pouvez configurer une stratégie globale de mot de passe pour tous les utilisateurs, stratégie qui spécifie le
niveau de sécurité du mot de passe utilisateur et la fréquence à laquelle il doit être modifié. Pour modifier toute
la stratégie de mot de passe, sélectionnez Administration Définition Généralités Utilisateurs
Sécurité Gestion des mots de passe.
Pour créer des comptes utilisateur, sélectionnez Administration Définition Généralités Utilisateurs.
Vous pouvez pré-définir un ensemble de valeurs par défaut, telles que les options d'impression des documents.
Si vous saisissez ces valeurs par défaut dans la zone Valeurs par défaut, vous pouvez alors les affecter à un ou
plusieurs comptes utilisateur. Sélectionnez Administration Définition Généralités Options utilisateur.
Par exemple, si des utilisateurs travaillent avec un magasin régional, il est alors possible de le définir comme le
magasin par défaut.
Si vous cochez la case Super-utilisateur au moment de la création d'un compte utilisateur, l'utilisateur dispose
de l'autorisation globale pour chaque fonction de SAP Business One. Un super -utilisateur peut réinitialiser les
mots de passe des autres utilisateurs et définir les autorisations d'autres utilisateurs. Vous devez néanmoins
limiter le nombre de comptes de super-utilisateur.
Si vous ne cochez pas la case Super-utilisateur, l'utilisateur par défaut ne dispose d'aucune autorisation pour
aucune fonctionnalité du système. Des autorisations générales doivent être définies pour chaque utilisateur.
Concernant les employés des ventes et des achats, vous pouvez affecter un commercial par défaut aux données
de base client et un acheteur par défaut aux données de base fournisseur. Vous saisissez les noms des employés
dans la fenêtre Commerciaux/acheteurs. Sélectionnez Administration Définition Généralités
Commerciaux/acheteurs. Vous pouvez également spécifier les taux de commission dans cette fenêtre.

4-20
Le contrôle de l'autorisation d'utilisation des différentes fonctions de SAP Business One s'effectue au
moyen d'une combinaison de licence et d'autorisations générales définie pour chaque compte
utilisateur.
Le type de licence affecté à un utilisateur détermine les fonctions que ce-dernier peut légalement
utiliser dans le cadre d'un contrat. S'il tente d'accéder à une fonction qui ne fait pas partie de la
licence, le serveur de licence lui envoie un message d'erreur.
Par défaut, tous les utilisateurs qui viennent d'être créés (à l'exception des super-utilisateurs) N'ont
ACCÈS à AUCUNE fonction de SAP Business One. Les autorisations générales doivent être
définies pour chaque utilisateur afin de leur permettre d'accéder aux fonctions de SAP Business One.
L'autorisation est complètement différente de la licence mais elle est définie en fonction des besoins
du client. Vous devez spécifier des autorisations générales pour chaque utilisateur qui n'est pas défini
comme un super-utilisateur. Si une licence permet à l'utilisateur d'accéder à une fonction et si
l'autorisation générale d'accès à la fonction n'est pas définie, le système envoie un message d'erreur
d'autorisation dès qu'il tente d'accéder à la fonction.
Si vous affectez un type de licence Professionnel à un utilisateur qui n'est pas un super-utilisateur,
vous devez toujours lui définir des autorisations générales d'accès aux fonctionnalités de SAP
Business One.
Il existe un autre type d'autorisation qui permet d'accéder à la sécurité et à la propriété des données.
Cette autorisation est utile pour les services où plusieurs employés travaillent sur les mêmes types de
documents, tels que les commandes client ou les commandes d'achat. Les autorisations de propriété
de données vous permettent de limiter l'accès aux documents qui appartiennent à un autre utilisateur
de la même équipe ou du même service. Pour définir des autorisations de propriété de données, vous
devez commencer par définir les données de base des salariés. Ces données spécifient le rôle de
chaque employé et sa position dans la structure organisationnelle (secteurs, services, responsable,etc.).

4-21
Le partenaire achète les licences utilisateur auprès de SAP.
Il existe plusieurs types de licences pour SAP Business One, à différents prix qui permettent d'accéder
à différentes fonctionnalités.
Lorsque le partenaire saisit la commande dans SAP Channel Partner Portal, le numéro et le type des
licences client sont enregistrés.
Le contrat indique les types de licence utilisateur et la localisation. Si le client veut exécuter SAP
Business One dans plusieurs pays, il doit avoir un contrat par pays. Lorsque vous demandez une clé de
licence, celle-ci est propre au pays. Lorsqu'une licence est attribuée aux utilisateurs, ces-derniers ne
peuvent accéder qu'aux fonctions de SAP Business One implémentées dans les entreprises qui
exécutent la localisation du produit pour lequel une licence a été contractée.
Lorsque vous implémentez le système, vous devez demander une clé de licence dans SAP Channel
Partner Portal d'après les informations enregistrées. Vous installez cette clé de licence dans le système
de production du client. Vous devez demander une clé de licence pour chaque localisation que le
client exécutera.
La version 8.8 vous permet d'installer les divers fichiers de licence associés aux différentes
localisations sur le même serveur de licence.

4-22
La version 8.8 du système propose les types de licence suivants :
Professionnel : il s'agit de la licence la plus complète qui permet d'accéder à toutes les fonctionnalités de SAP
Business One et de l'outil SDK. Si l'utilisateur est un super-utilisateur (case à cocher dans le compte utilisateur),
vous devez attribuer un type de licence Professionnel.
Limité CRM, Limité Logistique et Limité Comptabilité financière : les licences de type Limité sont destinées
aux employés qui exécutent des tâches opérationnelles quotidiennes plutôt que des tâches périodiques ou
annuelles, telles que l'établissement du budget ou la détermination des centres de profit. Ces licences ne
permettent pas d'accéder à toutes les fonctionnalités de SAP Business One. Vous pouvez cependant attribuer
plusieurs licences de type Limité à un utilisateur, par exemple une licence de type Limité Logistique et une licence
de type Limité Comptabilité financière. Dans cette situation, c'est l'autorisation la plus élevée qui s'applique. Si
vous attribuez une licence de type Limité à un utilisateur, vous devez toujours définir les autorisations générales
d'accès à toutes les fonctions spécifiées dans la licence. Remarque : si vous définissez des autorisations générales
pour des fonctions qui ne figurent pas dans le type de licence, le serveur de licence envoie un message d'erreur
lorsque l'utilisateur tente d'accéder à ces fonctions.
Accès indirect : l'utilisateur n'a pas le droit d'accéder à aucune fonctionnalité de l'interface applicative SAP
Business One ; ce type de licence permet uniquement d'accéder aux add-ons tiers sous licence qui n'utilisent aucun
écran standard SAP Business One. Une des licences de type Limité est requise pour les add-ons qui utilisent des
formulaires SAP Business One. Remarque : la licence Accès indirect permet d'accéder aux tables SAP Business
One à partir d'un nombre illimité d'add-ons tiers sous licence.
Remarque : Les licence de type Professionnel et Limité proposent automatiquement l'accès aux tables SAP Business
One à partir d'un nombre illimité d'add-ons tiers de la licence.
Si le contrat de vente est antérieur au 1er mai 2008, d'autres types de licence plus « anciennes » peuvent être
demandées lors de la montée de version vers la version 8.8 :
CRM Ventes et CRM Service
Accès add-on. Ce type de licence est différent du type de licence Accès indirect puisqu'il implique l'achat d'une
licence Accès add-on pour chaque add-on.
Cette diapositive présente quelques-unes des fonctions accessibles par les types de licence. Vous trouverez
également un tableau comparatif des licences dans SAP4-23
Channel Partner Portal http://channel.sap.com/sbo/license
En tant que consultant en implémentation, vous devez attribuer de manière rigoureuse chaque licence à
l'utilisateur correspondant en fonction de son rôle et des tâches qu'il exécute. Vous pouvez être amené
à attribuer deux licences de type Limité à un utilisateur.
Dans ce cas, Lumière & Musique a acheté 3 licences de type Professionnel, 9 de type Limité et 2 de
type Accès indirect. Dans l'exercice, 9 utilisateurs travailleront dans le système. De part leur rôle,
certains d'entre-eux doivent avoir une licence de type Professionnel et les autres une ou plusieurs
licences de type Limité.
Comment les types de licence sont-ils affectés aux utilisateurs ? Utilisez le tableau comparatif des
licences qui figure dans votre support de formation ou accédez au tableau dans le channel partner
portal http://channel.sap.com/sbo/license

4-24
4-25
Il est important que vous compreniez le mode de fonctionnement des localisations de licence. Dans cet
exemple, un nouveau client qui exécute la version 8.8 de SAP Business One conduit des opérations
dans 3 pays, les États-Unis, l'Inde et la Chine.
Les opérations s'exécutent sur deux serveurs, un hébergé en Inde pour les opérations exécutées aux
États-Unis et en Inde et un autre hébergé en Chine pour les opérations chinoises.
Son activité demande 5 bases de données d'entreprise SAP Business One ; la société possède deux
entités juridiques aux États-Unis (entreprise A et entreprise B comme indiqué ci-dessus) et en Chine
(entreprise D et entreprise E).
Combien de clés de licence sont demandées ?
_________
Si les 10 mêmes utilisateurs ont accès à toutes les entreprises, est-ce que cela signifie que vous devez
acquérir seulement 10 utilisateurs auprès de SAP ?
__________

4-26
En tant que consultant en implémentation, vous devez demander une clé de licence que vous installerez
sur le nouveau système du client. Lorsque vous soumettez une demande de licence, vous devez entrer
les mêmes types de licence que ceux indiqués dans le contrat.
Pour demander une clé de licence, ouvrez SAP Business One Service Manager dans le système du
client et consultez le paramétrage du License Manager. Celui-ci affiche une clé matérielle générée à
partir des données du matériel (carte mère) du serveur sur lequel le gestionnaire de licences est installé.
Vous avez besoin de cette clé matérielle pour demander une licence d'installation.
Vous pouvez ensuite saisir la demande de clé de licence dans SAP channel partner portal
http://channel.sap.com/sbo/licensekeys. Sélectionnez l'installation client et sélectionnez un système
existant ou créez-en un. Le système affiche les types de licence contractés.
Pour un nouveau système, saisissez tous les détails système dans le formulaire de demande (version,
numéro de support package, base de données et type de système par exemple) et collez la clé matérielle
dans la zone correspondante. Sélectionnez ensuite le nombre d'utilisateurs de chaque type de licence et
des composantes tierces. Le partenaire tiers reçoit alors une liste des licences accordées aux clients.
SAP génère ensuite un fichier de licence pour ce système et vous l'envoie sous forme de pièce jointe à
un e-mail.
Remarque : SAP n'émet une clé de licence uniquement si la maintenance est activée pour le client. Il
est possible d'émettre une licence temporaire dans certaines circonstances telles qu'une demande d'un
nombre de licences supérieur à celui contracté.
Remarque : après l'installation, vous pouvez utiliser SAP Business One pendant un mois sans licence.
Vous pouvez donc commencer immédiatement le projet d'implémentation sans attendre la licence.
Vous devez néanmoins demander une licence le plus tôt possible.

4-27
Les licences pour l'ensemble des utilisateurs SAP Business One et les solutions add-on sont gérées de manière
centralisée par le serveur de licence. Il s'agit d'un service logiciel inclus dans le gestionnaire de licences. Il peut être
installé sur n'importe quel ordinateur du réseau de la société.
Dans SAP Business One 8.8, le serveur de licence fonctionne également comme un serveur de sécurité. Il est
important que le service du gestionnaire de licences soit toujours en activité afin que les utilisateurs puissent se
connecter à SAP Business One.
Dans la version 8.8, le serveur de licence est le référentiel central des informations de justificatif d'identité qui
comprennent l'ID et le mot de passe utilisateur (un pour tous les utilisateurs de SAP Business One). Les justificatifs
d'identité de la base de données sont sauvegardés de manière sécurisé dans le serveur de licence avec un encodage
supplémentaire. Lorsqu'un utilisateur se connecte, ses justificatifs d'identité (mot de passe et ID utilisateur SAP
Business One) permettent d'obtenir les justificatifs d'identité pour accéder à la base de données.
Les licences sont archivées dans un fichier de licence. Vous n'avez besoin que d'un seul fichier de licence pour tous
les types de packages de licences (licences pour des types d'utilisateurs spéciaux ou des solutions add-on).
Plusieurs installations du serveur SAP Business One peuvent utiliser le même serveur de licence et le même fichier
de licence. Vous pouvez donc employer un serveur de licence central pour l'ensemble de votre infrastructure
système (serveur de production, serveur de test, serveur de développement, etc.). Remarque : si vous procédez à
une montée de version vers SAP Business One 8.8 à partir d'une version antérieure, vous ne pouvez pas installer le
fichier de licence de la version 8.8 sur le même serveur que celui qui exécute la version antérieure du gestionnaire
de licences. Vous devez donc disposer d'un serveur distinct pour le gestionnaire de licences de la version 8.8, au
moins pendant la durée de la montée de version.
Remarque : le serveur de licence communique au moyen du port 30000 que nous vous conseillons de ne pas
changer.
Reportez-vous à l'Administrator’s Guide et au License Guide pour obtenir plus d'informations. En cas de problèmes
avec les services de Microsoft Windows, contrôlez les forums du réseau communautaire.
Remarque : SAP Business One OBServer fait partie intégrante de l'interface de données API SDK.

4-28
Chaque compte utilisateur doit être affecté à une licence d'utilisation de SAP Business conformément
au contrat. Vous ne pouvez pas créer plus de comptes utilisateur que le nombre de licences
contractées. Si l'utilisateur possède le même code dans plusieurs bases de données de l'entreprise ou
même plusieurs serveurs, il peut utiliser la même licence issue du fichier de licence pour accéder
simultanément aux deux bases de données. Des contrôles de localisation de licence sont appliqués.
Chaque fois qu'un utilisateur accède à un formulaire dans SAP Business One, le système vérifie s'il
dispose de la licence requise pour ce formulaire. Ce contrôle est indépendant du contrôle d'autorisation
générale.
Lorsque vous avez installé la clé de licence, vous affectez des licences individuelles figurant dans le
fichier de licence aux utilisateurs désignés. Sélectionnez Administration Licence Gestion des
licences.
Notez que la clé de licence est émise pour une localisation spécifique comme indiqué dans le contrat de
vente. Si le client se trouve dans plusieurs pays, vous devez avoir une licence distincte pour chaque
localisation.
Dans l'onglet Composantes, vous pouvez également visualiser le nombre total de licences pour chaque
composante, le nombre de licences qui ne sont pas encore affectées à un utilisateur (Nombres de
licences disponibles), ainsi que les dates de début et d'expiration.
Si vous voulez changez l'affectation de licence d'un utilisateur, celui-ci doit se déconnecter du système.
Seuls les super-utilisateurs (administrateurs) peuvent modifier l'affectation des licences.
Si vous voulez supprimer un compte utilisateur, vous devez commencer par supprimer la licence
affectée à l'utilisateur.

4-29
Si vous n'avez pas effectué les simulations de licence au cours du chapitre 2, vous pouvez le faire
maintenant.

4-30
En règle générale, le partenaire achète les licences utilisateur à la signature du contrat. Pendant la phase
de conception générale, vous découvrez les rôles existant chez le client et l'utilisation qu'ils feront de
SAP Business One ce qui peut influencer le type de licence requis.
Voici quelques conseils :
Commencez avec 3 ou 4 licences de type Professionnel destinées aux utilisateurs clés qui seront les
premiers à utiliser le système. Pendant l'implémentation, lorsque vous saurez de quelles
fonctionnalités chaque utilisateur a précisément besoin, vous pourrez acheter des licences de type
Limité pour les autres utilisateur.
Quelquefois, le client finance le travail de définition du périmètre qui peut durer 1 à 2 jours ; c'est
pour vous l'occasion de collaborer avec le client afin de déterminer les rôles exacts et les besoins en
licence. Le coût de la définition du périmètre est souvent rentabilisé par des achats de licence et des
estimations de projet plus précis.
Vous pouvez utiliser une nouvelle installation de SAP Business One pendant 31 jours avant de
devoir installer la licence. Si vous parvenez à terminer le document de conception générale pendant
ce laps de temps, vous pouvez évaluer plus précisément la combinaison appropriée de types de
licence et les acheter au cours de l'implémentation.

4-31
Après l'affectation de la licence, vous devez définir les autorisations d'accès aux fonctionnalités de SAP
Business One. Les autorisations générales peuvent limiter l'accès à des fonctions selon que l'utilisateur à
un accès global, en lecture seule ou aucun accès.
Sélectionnez Administration Initialisation système Autorisations Autorisations générales
afin de définir des autorisations générales pour tous les utilisateurs qui ne sont pas des super-
utilisateurs. Remarque : les utilisateurs qui ont le statut de super-utilisateur (case à cocher dans le
compte utilisateur) ont automatiquement l'option Autorisation complète pour toutes les fonctionnalités.
Vous devez affecter une licence de type Professionnel à chaque super-utilisateur.
Vous pouvez attribuer un des trois niveaux d'autorisation à chaque domaine fonctionnel :
Autorisation complète - L'utilisateur peut afficher et modifier les données de cet objet d'autorisation.
Accès en lecture seule - L'utilisateur peut afficher uniquement les données de cet objet
d'autorisation.
Pas d'autorisation - L'utilisateur n'a pas accès à cet objet d'autorisation.
Vous pouvez attribuer la même autorisation à chaque objet, ou, si vous développez l'arborescence de
l'objet, vous pouvez attribuer différentes autorisations aux menus et fenêtre de chaque domaine. Dans ce
cas, vous constaterez que l'autorisation du domaine prend la valeur « Diff. autorisations ».
Conseil : Pour afficher la liste complète des autorisations générales de l'arborescence développée, vous
pouvez exporter cette liste dans Microsoft Excel. Vous pouvez ainsi revoir chaque autorisation avec le
client en mode hors-ligne et procéder à des ajustements si nécessaire. Reportez-vous à la note SAP
n° 1086776 afin de connaître les étapes à suivre pour créer le fichier Excel.

4-32
La manière la plus simple pour affecter des licences et attribuer des autorisations générales consiste à
procéder par rôle.
Dans la mesure où les autorisations sont définies de manière individuelle pour les utilisateurs, nous
vous conseillons d'élaborer un ensemble d'autorisations identiques pour chaque rôle utilisateur. Pour
cela, vous pouvez présenter les différentes fonctions de SAP Business One (modules et menus) au
client dans une matrice. Demandez-lui de désigner une personne pour chaque rôle. Celle-ci marque
alors les fonctions qu'elle exécute. Dans la mesure où les autorisations suivent en fait l'ordre des menus
et des modules de SAP Business One, il est plus simple de mapper les fonctions requises aux
autorisations générales.
Créez un compte utilisateur et affectez le type de licence approprié à l'utilisateur. Testez la
combinaison de la licence et des autorisations générales afin de vous assurer qu'elle permet d'accéder
aux fonctionnalités requises pour le rôle.
Vous pouvez ensuite copier cet ensemble d'autorisations pour les utilisateurs ayant le même rôle. Pour
copier un ensemble d'autorisations, sélectionnez le nom de l'utilisateur cible dans la fenêtre
Autorisations puis sélectionnez le nom de l'utilisateur cible et faites glisser le nom de l'utilisateur
source sur celui de l'utilisateur cible. Le système vous invite à confirmer la copie de toutes les
autorisations.
Remarque : si vous avez créé de nouveaux formulaires au moyen du Software Development Kit, vous
pouvez créer d'autres objets d'autorisation pour ces formulaires. Ces nouvelles autorisations sont
ajoutées à la liste des objets d'autorisation sous le titre Autorisations utilisateur. Sélectionnez
Administration Initialisation système Autorisations Autorisation/objets utilisateurs pour
créer et gérer de nouveaux objets d'autorisation.

4-33
Si vous avez des utilisateurs qui ont seulement besoin d'imprimer des états à partir de SAP Business
One et si vous voulez sécuriser l'accès à la base de données de l'entreprise, vous pouvez affecter un
utilisateur de base de données en lecture seule aux comptes utilisateur. Vous pouvez, par exemple,
employer un consultant pour revoir ou auditer vos états.
Vous devez commencer par créer un utilisateur en lecture seule dans la base de données SQL Server.
Mappez cet utilisateur à la base de données SBO-Common et à la base de données de l'entreprise.
Définissez db_datareader et db_denydatawriter comme appartenance au rôle de base de données.
Ensuite, dans SAP Business One, sélectionnez Administration Définition Généralités
Sécurité Utilisateur BD en lecture seule. Vous avez besoin du mot de passe de l'utilisateur du
site pour effectuer cette opération. Dans la fenêtre, saisissez le nom de l'utilisateur de base de
données en lecture seule ainsi que le mot de passe que vous avez défini dans SQL Server.
Enfin, dans la fenêtre Autorisations générales de SAP Business One, vous devez définir les
autorisations en lecture seule pour les exécutions SQL. Pour ce faire, sélectionnez les utilisateurs et
cochez Pas d'autorisation pour la fonction « Exécuter instruction SQL non sélectionnée ».
Reportez-vous à l'Administrator’s Guide pour obtenir plus d'informations sur la sécurité dans SAP
Business One.

4-34
Faites l'exercice « Comptes utilisateur et autorisation ».

4-35
4-36
La migration des données comprend la sélection, l'extraction et l'importation de données commerciales
provenant d'un système existant du client vers SAP Business One.
Remarque : le client voit souvent la migration des données comme une opportunité pour nettoyer ses
données existantes notamment les données client et fournisseur. Cette tâche est de la responsabilité du
client mais vous devez savoir qu'elle peut retarder le projet d'implémentation. Nos partenaires
expérimentés insistent sur le fait que ce point est très souvent sous-estimé alors qu'il peut avoir de
graves conséquences sur la réussite du projet.
Vous pouvez importer les données existantes dans SAP Business One de deux manières différentes – si
vous êtes dans SAP Business One, vous pouvez utiliser l'utilitaire Importer données depuis Excel, ou
au moyen du Data Transfer Workbench (DTW) si vous n'êtes pas dans SAP Business One.
L'utilitaire Importer données depuis Excel vous permet d'importer des données sur les partenaires et les
articles. Vous ne pouvez pas importer des comptes généraux ou de données altérables.
Le Data Transfer Workbench vous permet d'importer de nombreux objets dont les données sur les
partenaires et les articles, le plan comptable et les transactions telles que les écritures au journal et les
factures.
La fenêtre Importer transactions depuis SAP Business One vous permet d'exporter des transactions
(documents) d'une base de données d'entreprise SAP Business One existante puis de l'importer vers
une autre entreprise SAP Business One.

4-37
L'utilitaire Importer d'Excel vous permet d'importer des données sur les partenaires, les articles, et les
listes de prix vers une entreprise de SAP Business One. Outre la création de nouvelles fiches, vous
pouvez également mettre à jour des fiches existantes.
Vous pouvez préparer les données dans Microsoft Excel dans des colonnes, puis sauvegarder la feuille
de calcul sous forme de fichier texte (délimité par des tabulations).
Ensuite, dans l'utilitaire, vous sélectionnez Partenaire ou Articles et vous obtenez la liste complète des
zones des données de base pour le partenaire ou des données de base de l'article. Vous sélectionnez
ensuite les zones à associer aux colonnes de la feuille de calcul Excel. Lorsque vous sélectionnez une
zone de données, celle-ci est supprimée de la liste de sélection afin d'éviter qu'elle ne soit sélectionnée
deux fois.
Les zones suivantes sont obligatoires dans une feuille de calcul Excel à importer.
Partenaire : code, nom et type (client, fournisseur ou intérêt potentiel). S'il n'existe aucune entrée
pour le type de partenaire, le système sélectionne automatiquement le type C pour client.
Article : seul le numéro d'article est requis pour l'importation de nouvelles fiches article et la mise à
jour des fiches existantes. SAP vous conseille d'importer les comptes de charges et de produits de
l'article pour éviter des erreurs. Vous pouvez également télécharger des listes de prix. Spécifiez le
code de l'article et, pour chaque prix à télécharger, indiquez le code de la liste de prix, le prix et la
devise de la liste de prix.
Sélectionnez Administration Importation/exportation de données Importation de données
Importer d'Excel pour lancer l'importation depuis Microsoft Excel.
Après le téléchargement, créez une requête pour la table OCRD (partenaires), OITM (articles), ou
ITM1 (listes de prix) pour vérifier si les données ont été importées correctement.
Notez que, même si les modèles contiennent toutes les zones de l'objet, vous n'êtes pas tenu de toutes
les renseigner. Il vous suffit de les laisser à blanc. Elles seront alors à blanc ou associées à une valeur
par défaut dans SAP Business One.
4-38
Vous pouvez utiliser Data Transfer Workbench (DTW) pour importer des données complexes ou
liées.
DTW vous permet d'importer de nombreux objets, dont Activités, Scénarios de budget, Plan
comptable, Modèles de contrat, Fiches d'équipement client, Groupes d'articles, Écritures au journal,
Conditions de paiement, Opportunités commerciales, etc. Remarque : vous devez importer les
données dans le même ordre que si vous créiez les données manuellement. Vous devez, par exemple,
importer les plans comptables, les groupes de partenaires et d'articles avant les données sur le
partenaire et l'article.
Le DTW est plus performant que l'utilitaire d'importation depuis Excel car il permet d'exécuter des
simulations et de revenir à l'état initial de la base de données si une erreur est survenue au cours de
l'importation.
DTW est livré avec les fichiers d'installation de SAP Business One et il contient des modèles types
pour chacun des objets de gestion. Data Transfer Workbench ne fait pas partie du client SAP Business
One et il peut être installé sur n'importe quel poste de travail présent dans le réseau du serveur SAP
Business One. L'interface de données API doit être installée sur le client.
DTW prend en charge le mappage et l'importation des données. L'exportation et le nettoyage des
données ne font pas partie du DTW ; ces opérations doivent donc être proposées par le système
existant.
Le Data Transfer Workbench vous permet de procéder régulièrement à l'importation et à la mise à jour
de données.

4-39
DTW fournit des modèles Microsoft Excel qui correspondent aux tables de SAP Business One.
Chaque modèle est un fichier Microsoft .xlt et correspond à une table de base de données SAP
Business One. Chaque nom de modèle commence par un nom de table de 4 caractères, par exemple,
OCRD correspond à la table principale des données de base sur les partenaires.
Le modèle comprend une ligne de titre et des commentaires sur le type de données requises pour
chaque colonne. Pour obtenir plus d'informations, reportez-vous au document How To Guide for DTW
disponible dans la documentation de SAP Business One.
Ne supprimez pas les deux premières lignes des modèles. Commencez par saisir vos données dans la
ligne 3.
Ajoutez une colonne supplémentaire pour chaque zone définie par l'utilisateur à importer.
Lorsque vous avez saisi ou collé vos données, sauvegardez le modèle comme un fichier texte au format
délimité par des tabulations ou par des virgules (type de fichier .txt ou .csv).
Remarque : pour importer un objet, vous devez disposer de l'autorisation globale pour créer l'objet
dans les autorisations générales de SAP Business One. Vous devez donc vous connecter au DTW en
tant qu'utilisateur avec ces autorisations.

4-40
La ligne 1 du modèle comporte des infobulles qui renseignent sur le type de données requises dans une
zone, par exemple :
Nombre entier (int)
Chaîne et longueur (string)
Énumération (enum)
L'infobulle d'un type de zone enum fournit la liste des valeurs autorisées, telles que :
cCustomer ou cSupplier
tYES
tNO
bop_None
bom_Buy

4-41
Si un objet de gestion est représenté par une seule table dans SAP Business One (comptes généraux par
exemple), un seul modèle est nécessaire. Si un objet de gestion est représenté par plusieurs tables (par
exemple, pour les données de base partenaire qui nécessitent deux tables supplémentaires pour les
adresses et les contacts), un modèle est fourni pour chaque table.
Les modèles sont liés par une relation parent/enfant au moyen de la colonne A.
Une feuille de calcul enfant peut contenir plusieurs lignes liées à une seule ligne de la feuille de calcul
parent. Il peut par exemple y avoir plusieurs contacts pour un partenaire.
La colonne Numéro de lignes des modèles enfant ne sert qu'en mode de mise à jour. Numéro de ligne
est une zone de type Numéro entier, donc si vous voulez mettre à jour la première ligne/premier
enregistrement, vous attribuez la valeur 0 à cette zone dans le fichier de données. Si vous voulez mettre
à jour la deuxième ligne/deuxième enregistrement, vous attribuez la valeur 1 à la zone Numéro de ligne
et ainsi de suite.

4-42
DTW propose un assistant progressif pour l'importation des données préparées dans le fichier .txt ou
.csv. Il utilise l'interface de données API pour garantir la cohérence des données.
Vous sélectionnez les objets de gestion à importer ou à mettre à jour. Vous ne pouvez mettre à jour ou
importer qu'un objet à la fois.
Vous sélectionnez les fichiers de données à importer et vous les liez à l'objet. Selon l'objet de gestion,
plusieurs fichiers de données peuvent être disponibles pour différentes tables du même objet de
gestion.
Lorsque vous avez lié les fichiers à l'objet, vous devez vérifier que toutes les zones sources sont
mappées à la zone cible correspondante. Si vous n'avez pas apporté de modifications aux colonnes des
fichiers du modèle, le mappage est normalement correct. Les règles de mappage permettent de
déterminer la colonne du fichier de données (zone source) qui appartient à une zone particulière du
système (zone cible). Les zones cibles comprennent des zones utilisateur que vous devez mapper aux
zones sources. Vous pouvez décider d'ignorer l'importation de certaines colonnes en sélectionnant Ne
pas renseigner. Vous pouvez sauvegarder et réutiliser les règles de mappage.
Vous pouvez également laisser le système vérifier le mappage. Il affiche des messages d'erreur si :
vous avez mappé deux zones cibles différentes pour une zone source ou deux zones sources
différentes pour une zone cible ;
vous n'avez mappé aucune zone source pour une zone cible obligatoire.

4-43
Suivez les étapes 1-1 à 1-4 de l'exercice « Data Transfer Workbench ».
Remarque : avant d'importer les partenaires, vous devez configurer les commerciaux, les groupes de
partenaires et les conditions de paiement par défaut. Cette activité s'effectue dans l'exercice. Vous
devez également configurer les codes ou les groupes de taxes que vous utiliserez. Si vous prévoyez
d'utiliser des zones utilisateur pour les partenaires, vous devez créer ces zones dans SAP Business One
avant de lancer l'importation des données.

4-44
Vous avez remarqué que les modèles Microsoft Excel sont basés sur une interface de transfert de
données préconfigurée qui effectue le mappage vers les tables de SAP Business One.
Vous pouvez créer des modèles personnalisés afin qu'ils correspondent mieux aux données que vous
importez. Par exemple, si vous n'utilisez pas la plupart des colonnes de la feuille de calcul de l'objet,
vous pouvez créer une feuille de calcul personnalisée qui ne contient que les colonnes à importer.
Sélectionnez Lancer Programmes SAP Business One Migration de données Data
Transfer Workbench. Selectionnez Modèles Personnaliser modèles.
Lorsque vous développez le noeud d'un objet, par exemple l'objet Articles, vous obtenez une liste des
zones que le Data Transfer Workbench prévoit comme colonnes dans la feuille de calcul.
La fonctionnalité glisser-déplacer vous permet de réorganiser l'ordre des zones. Vous pouvez donc
déplacer des zones dans la partie supérieure de l'arborescence afin qu'elles apparaissent en premier
dans le modèle. Vous pouvez également supprimer des zones superflues ou en créer telles que les
zones utilisateur. Vous ne pouvez pas supprimer de zones obligatoires.
Vous sauvegardez vos sélections comme un nouveau modèle pour l'objet. Le modèle est sauvegardé
comme un fichier .xlt. Vous pouvez ensuite saisir vos données dans le modèle et créer un nouveau
fichier .csv pour l'importation.
Vous pouvez toujours laisser à blanc les zones superflues dans le fichier d'importation si vous n'avez
pas besoin de les importer.
La création d'un modèle personnalisé est utile si vous prévoyez d'importer un objet de gestion à
plusieurs reprises puisqu'il vous évite de devoir mapper les zones à chaque importation.

4-45
Terminez l'exercice « Data Transfer Workbench ».
Avant d'importer les articles, vous devez configurer votre méthode de gestion des stocks et les comptes
généraux. Si vous prévoyez d'utiliser des zones utilisateur pour les articles, vous devez les créer avant
l'importation des données. Vous pouvez importer les groupes d'articles au moyen du DTW ou les créer
manuellement dans le système ; vous devez dans tous les cas effectuer cette opération avant de mettre à
jour les articles.
Après avoir importé les articles, vous pouvez importer les prix d'article, les prix spéciaux, les
nomenclatures, etc.

4-46
Lors de votre première utilisation du Data Transfer Workbench, vous devez être assisté d'un consultant expérimenté
et qui connaît l'interface de données API et la structure de table dans SAP Business One. Familiarisez-vous avec les
tables communes, telles que OACT, OITM, OITB, et OCRD en exécutant des requêtes SQL.
Suivez le même ordre que celui que vous suivriez si vous créiez les données manuellement, par exemple commencez
par créer ou importer le plan comptable, les devises, les groupes de partenaires, les banques, les conditions de
paiement, les groupes d'articles et les magasins avant d'importer les partenaires, les articles et les transactions.
Si vous n'avez pas besoin d'une zone, laissez-la à blanc. Certaines zones sont renseignées avec une valeur par défaut.
Si vous n'utilisez que quelques zones, créez un modèle personnalisé.
Si vous obtenez une erreur au moment de l'importation des données, essayez de créer les mêmes données
manuellement dans SAP Business One.
Laissez la colonne Numéro de ligne à blanc pour les importations. Elle n'est utilisée que pour les mises à jour.
Sélectionnez le format texte pour chaque cellule de la feuille de calcul. Ce formatage empêche Excel de mettre en
forme ou de tronquer des valeurs numériques.
Certaines zones demandent le code interne de SAP Business One au lieu du nom, par exemple :
Les codes du groupe de codes sont numérotés en interne à partir de 100, 101, 102, etc.
Les répertoires du plan comptable sont numérotés en interne au format 100000000000000, 100000000000000,
100000000000000, etc.
Saisissez toutes les dates au format aaaammjj indépendamment de la localisation (par exemple, 20101215). Assurez-
vous d'avoir choisi le format texte pour la cellule.
Saisissez les décimales comme dans la localisation, par exemple 10,50 or 10.50.
Si vous importez des zones de texte, telles que Remarques, assurez-vous que le texte ne contiennent pas de caractère
délimiteur utilisé dans les fichiers d'importation, par exemple, si vous utilisez des fichiers au format délimité par des
virgules, le texte de la zone Remarques ne doit pas contenir de virgules.
Pour importer une écriture au journal d'un partenaire, utilisez les modèles Écriture au journal et laissez la zone
AccountCode à blanc. Saisissez ensuite le code partenaire dans la zone ShortName.
4-47
4-48
Après avoir terminé l'initialisation du système de la nouvelle entreprise et la migration des données
existantes, votre prochaine tâche consiste à valider les données et les processus de gestion du client.
Vous validerez chaque processus de gestion avec les responsables du client en utilisant les données
récemment migrées dans la nouvelle entreprise. Utilisez une copie de la base de données de la société.
Outre la vérification du bon fonctionnement des processus de gestion, l'équipe doit également s'assurer
de l'exactitude des données migrées.
Vous devez également vous assurez que les options initiales sont validées. Certaines de ces options
sont irréversibles après la mise en production du système.
La synthèse des processus de gestion fournie dans les supports AIP vous permet de vérifier que vous
avez effectué toutes les tâches cruciales. Il s'agit d'une feuille de calcul au niveau de laquelle vous
pouvez filtrer les processus afin de n'afficher que les processus de gestion qui font partie du périmètre
pour cette phase de l'implémentation. Vous devez collaborer avec les utilisateurs clés du client pour
compléter la synthèse des processus de gestion.
Vous pouvez enregistrer la date après chaque validation de processus avec le client.
La validation et l'acceptation de tous les processus figurant dans la synthèse des processus s'effectuent
avec les responsables du client. Vous devez documenter toute modification apportée à l'installation ou
au périmètre.

4-49
Le test du système constitue l'étape qui suit la validation. Les responsables du client réalisent le test du système
d'après les plans de test documentés et avec les données de test documentées. Ces plans de test documentés
permettent aux responsables du client d'utiliser le système avec une formation minimale. L'utilisation du système
devient de plus en plus simple pour les utilisateurs qui se servent alors des plans de test comme des procédures après
la mise en production du système.
Remarque : utilisez une copie de la base de données d'entreprise de SAP Business One.
Les supports AIP contiennent des plans de test types pour les principaux documents d'achat et de vente qui
peuvent être adaptés pour le test du système. Les plans de test doivent en majeure partie être élaborés par les
responsables du client que vous devez assister. Toute personnalisation des documents marketing ou des
processus de gestion doit être intégrée dans les plans de test types.
Vous pouvez documenter les données de test des plans de test dans le modèle de scénario de test. Nous vous
conseillons d'utiliser des transactions client réelles ; par exemple, utilisez les 15 dernières commandes d'achat et
de vente saisies dans le système existant.
Remarque : l'exécution de commandes client peut vous amener à saisir des entrées de marchandises
manuellement afin d'ajouter des articles au stock. L'autre solution consiste à lancer la validation du système avec
le processus d'achat et à créer des entrées de marchandises au cours du test.
Si le résultat réel correspond au résultat escompté tel que défini dans le plan de test, le responsable du client doit
signer le document et vous le retourner. Conseil : la validation du système comprend également l‘exécution et
l'édition d'états.
Toute erreur doit être consignée dans un journal et documentée par les responsables du client. Le journal des
incidents permet de documenter et d'attribuer la responsabilité des problèmes survenus pendant le test.
Utilisez le formulaire de demande de modification pour documenter et formaliser les nouvelles modifications
voulues par le client au cours de cette phase.
Le journal des modifications permet de suivre les modifications acceptées.
Tous les scénarios de test doivent être correctement réalisés et les résultats vérifiés.
Le plan du projet doit être mis à jour en cas de modification lors de la validation ou du test du système.
4-50
Trouvez les plans de test dans les supports de l'AIP.
Ouvrez le plan de test de la commande client.
Suivez les étapes énoncées dans le plan de test.
Sélectionnez un des clients que vous avez importé au moyen du DTW et utilisez l'article MS3x3.
Remarque : si vous n'avez pas réalisé les exercices sur le DTW, vous devez créer manuellement un
article et le faire entrer dans le stock.
Si le résultat réel ne correspond pas au résultat escompté, insérez une remarque dans la colonne.

4-51
4-52
4-53
4-54
4-55
La licence utilisateur de type Limité Logistique est destinée aux employés qui réalisent des tâches opérationnelles quotidiennes
dans le domaines des ventes, après la clôture de la transaction, ainsi que dans celui des achats et de la gestion des stocks. Les
autorisations de l'utilisateur sont les suivantes :
autorisation globale pour les documents de vente et les articles mais accès en lecture seule pour les offres de vente ;
autorisation globale pour le module Comptabilité fournisseur (sauf pour la facture fournisseur et l'avoir) ;
autorisation globale pour les partenaires, à l'exception du lettrage ;
autorisation globale pour les modules Gestion du stock et Production. L'utilisateur de la licence Logistique peut cependant
mettre à jour les listes de prix et les prix des nomenclatures.
La licence utilisateur de type Limité CRM propose les autorisations suivantes :
autorisation partielle pour l'administration ;
autorisation globale pour les opportunités commerciales et les partenaires ;
autorisation globale pour les documents de vente : offre par retour ;
accès en lecture seule à la facture fournisseur et à l'avoir ;
autorisation globale pour les commandes d'achat et les analyses d'achat ;
autorisation globale pour le menu Service et les états ;
autorisation globale pour les données de base article.
La licence utilisateur de type Limité Comptabilité financière est destinée aux employées qui gèrent des tâches opérationnelles
quotidiennes dans le domaine de la comptabilité financière et du traitement des paiements. Les autorisations de l'utilisateur sont
les suivantes :
autorisation partielle pour l'administration ;
autorisation globale pour la comptabilité financière à l'exception du budget et de la comptabilité analytique ;
autorisation partielle pour la comptabilité fournisseur, possibilité d'éditer des factures fournisseurs, des documents de coûts
additionnels et de crédit ;
accès en lecture seule aux documents de vente ;
autorisation globale pour les partenaires et les opérations bancaires, lettrage compris ;
accès en lecture seule au module Gestion des stocks.
Attention : Pour obtenir des informations complémentaires, reportez au tableau comparatif des licences disponible sur le portail
partenaire.

4-56
La propriété des données vous permet de spécifier un « propriétaire » du document et d'autoriser l'accès à ce
document à une autre personne en fonction de la relation existante entre la personne et le propriétaire. Cette
fonctionnalité est particulièrement pertinente pour les services du client, tels que les ventes ou les achats, pour
lesquels il est nécessaire de limiter l'accès aux documents.
Commencez par créer les données de base des salariés pour définir la hiérarchie organisationnelle. Pour créer
les données de base des salariés, sélectionnez Ressources humaines Données de base des salariés. Vous
pouvez lier les données de base des salariés aux comptes utilisateur.
Définissez ensuite les autorisations d'accès aux documents. Sélectionnez Administration Initialisation
système Autorisations Autorisations d'accès aux documents pour définir les autorisations de propriété des
données.
Par ligne hiérarchique :
Homologue : l'utilisateur peut accéder aux documents détenus par un collègue situé au même niveau
hiérarchique.
Supérieur : l'utilisateur peut accéder aux documents détenus par son supérieur hiérarchique direct.
Subordonné : l'utilisateur peut accéder aux documents détenus par ses subordonnés directs.
Par ligne organisationnelle :
Service : l'utilisateur peut accéder aux documents détenus par tout utilisateur appartenant au même service.
Succursale : l'utilisateur peut accéder aux documents détenus par tout utilisateur appartenant à la même
succursale.
Équipe : l'utilisateur peut accéder aux documents détenus par tout utilisateur appartenant à la même équipe.
Les niveaux d'autorisation possibles sont les suivants :
Aucun : l'utilisateur ne peut pas accéder aux documents du groupe d'autorisations.
Lecture seule : l'utilisateur peut afficher les documents du groupe d'autorisations mais pas les modifier.
Globale : l'utilisateur peut afficher et modifier les documents du groupe d'autorisation.

4-57
La zone Propriétaire figurant dans les documents de vente et d'achat détermine la propriété des
données. Tout document voire même tout poste d'un document doit avoir un propriétaire. Le
propriétaire et ses options de propriété des données définissent les personnes qui peuvent afficher et
modifier le document.
Un commercial ou un acheteur est affecté aux données de base d'un partenaire.
Lorsque vous sélectionnez le partenaire d'un document, le système accède à la fiche partenaire et
récupère l'acheteur ou le commercial pour le copier dans la zone appropriée du document.
Si l'un ou l'autre est affecté à une fiche salarié, il est défini par défaut comme le propriétaire du
document et le propriétaire des postes.
Si l'un ou l'autre n'est affecté à aucune fiche salarié, l'utilisateur actuel est défini par défaut comme le
propriétaire du document et le propriétaire des postes.
Vous pouvez modifier la valeur par défaut, mais dès lors qu'un propriétaire est affecté, seul ce
propriétaire ou un super-utilisateur peut modifier le propriétaire. Un utilisateur peut toujours accéder à
ses propres documents.
Pour activer les autorisations de propriété de données, sélectionnez Administration Initialisation
système Autorisations Exceptions pour les propriétés de données, puis sélectionnez le code
Activer le filtre propriétaire. Vous disposez en outre des options suivantes pour chaque document :
Pas de filtre : le document est disponible pour tous les utilisateurs. La propriété de données est
inactive pour ce type de document.
Selon propriétaire des lignes et des données d'en-tête : chaque propriétaire au niveau de l'en-tête ou
du poste est considéré comme le propriétaire d'un document de ce type.
Uniquement selon propriétaire des données d'en-tête : seul le propriétaire au niveau de l'en-tête est
considéré comme le propriétaire d'un document de ce type.

4-58
Si les données existantes se trouvent dans une base de données SQL, vous pouvez les importer au
moyen de l'instruction SQL Select via une connexion ODBC. Commencez par créer une source de
données au moyen d'ODBC. Sélectionnez Panneau de configuration Outils d'administration
Sources de données (ODBC) pour créer un nom de source de données (DSN).
Dans l'assistant d'importation du Data Transfer Workbench, sélectionnez « ODBC » dans la liste
déroulante de la zone « Type de données source ». Sélectionnez l'objet. Dans le cas d'enregistrements
de données sélectionnés via ODBC, vous pouvez utiliser les instructions SQL pour extraire les
enregistrements de données de la base de données. Par exemple, pour importer des partenaires,
sélectionnez le DSN dans la liste déroulante et saisissez l'utilisateur de la base de données et le mot de
passe de base de données existante. Dans la zone d'instruction simple Select, entrez l'instruction SQL
(telle que Select CardCode as RecordKey, * from le nom de la table de base de données existante).
Remarque : le DTW ne prend pas en charge un cycle programmé qui importe les données via ODBC.
Pour plus d'informations, reportez-vous aux notes SAP n° 908042 et 883770 et au manuel How to
Guide for Data Transfer Workbench.
Remarque : lorsque l'objet contient des tables dépendantes, telles que le partenaire avec le contact et
l'adresse, vous sélectionnez de manière séparée les données du partenaire et celles du contrat et de
l'adresse via ODBC.
Remarque : si les fichiers de données contiennent des fiche d'en-tête et de poste, vous devez définir
des clés primaires, telles que RecodKey. Par exemple, pour l'instruction SQL "Select CardCode as
RecordKey", * from d'OCRD peut être appliqué aux partenaires de l'objet oBusinessPartners. Pour
l'instruction SQL "Select CardCode as RecordKey", * from CRD1 peut être appliqué à BPAddresses.
Si le fichier de données ne contient que des fiches d'en-tête, il est inutile de définir des clés primaires.
Par exemple, vous pouvez extraire des données de la table OACT au moyen de l'instruction SQL
"Select * from OACT" pour une application à l'objet oChartOfAccounts.

4-59
5-1
Ce chapitre explique comment utiliser les outils de configuration et de personnalisation fournis par
SAP Business One. Ces outils sont accessibles à partir du client SAP Business One ; le SDK n'est pas
nécessaire.
À l'aide de ces outils, vous vous entraînerez à effectuer de simples personnalisations dans la nouvelle
base de données que vous avez créée pour Lumière & Musique. Cela vous donnera une idée de la
charge de travail requise pour l'implémentation de chaque personnalisation.
Et cela vous aidera à évaluer précisément le temps nécessaire pour effectuer ces configurations dans un
projet d'implémentation réel.

5-2
5-3
Les outils de personnalisation vous permettent, en tant que consultant en implémentation,
d'implémenter les exigences du client sans avoir à programmer le SDK.
Dans ce chapitre, nous étudions dans un premier temps l'utilisation des requêtes. Les requêtes
constituent la base de nombreuses personnalisations. Vous pouvez utiliser les requêtes pour produire
des états ad hoc, mais vous pouvez également combiner des requêtes avec des zones et valeurs définies
par l'utilisateur, des alertes et des procédures d'approbation.

5-4
5-5
Une requête est un état ad hoc qui lit directement les tables requises à partir de la base de données et
affiche leurs données formatées en utilisant un langage de requête structuré (structured query language
(SQL)). Pour exécuter des requêtes, vous devez être familiarisé avec les tables et les zones de SAP
Business One.
Les requêtes sont importantes, car elles peuvent être utilisées avec d'autres outils de personnalisation :
valeurs définies par l'utilisateur, alertes et procédures d'approbation.
SAP Business One fournit deux outils différents pour créer les instructions SQL requises :
Assistant pour requêtes
Générateur de requêtes
Ces deux outils offrent les mêmes fonctions et vous permettent de sauvegarder les requêtes dans SAP
Business One. Toutefois, la distinction suivante peut être faite :
L'assistant pour requêtes vous guide tout au long du processus de création de requête. Le système
génère les instructions SQL en arrière-plan sans les afficher. L'utilisateur ne doit pas avoir de
compétences approfondies en SQL.
Le générateur de requêtes dispose d'une interface conviviale à écran unique qui permet de créer une
instruction SQL. Le système affiche les commandes SQL afin que vous puissiez les traiter
directement. Il est préférable de connaître le langage SQL. Si vous avez des connaissances de base
en SQL, vous trouverez le générateur de requêtes plus rapide que l'assistant pour requêtes.

5-6
Une requête, ou l'instruction SQL sous-jacente, contient un ou plusieurs des éléments énumérés dans la
diapositive.
Dans un premier temps, vous sélectionnez les tables qui contiennent les zones à afficher dans votre
requête. Si vous sélectionnez plusieurs tables pour une même requête, vous devez normalement créer
une relation entre elles. Par exemple, vous liez les tables des commandes client (ORDR) et les fiches
des partenaires (OCRD) entre elles à l'aide du code partenaire. L'assistant pour requêtes et le
générateur de requêtes créent ces liens automatiquement.
Vous sélectionnez les zones dans les tables sélectionnées que vous voulez afficher dans le résultat de la
requête. Vous pouvez ajouter des zones de calcul qui affichent le résultat de l'addition, la soustraction,
la multiplication ou la division des deux zones.
L'instruction GROUP BY est utilisée conjointement avec une fonction d'agrégat (par exemple SUM)
pour synthétiser les résultats. Vous pouvez regrouper en une ou plusieurs colonnes. Les zones peuvent
êtres regroupées par :
le nombre d'enregistrements de données dans le groupe (total des enregistrements)
le nombre d'enregistrements de données uniques dans le groupe (total des enregistrements de
données univoques)
le total de la zone (montant)
le minimum de la zone (minimum)
le maximum de la zone (maximum)
la moyenne de la zone (moyenne)
Vous pouvez définir des conditions fixes (par exemple Type de partenaire = C) ou indiquer des
paramètres que vous pouvez saisir lors de l'exécution de la requête.

5-7
Vous pouvez utiliser les Informations système afin de trouver facilement les noms de table et de zone
à utiliser dans les requêtes.
La barre d'état qui s'étend sur toute la bordure inférieure de la fenêtre principale de SAP Business One
contient plusieurs zones de texte.
La partie gauche affiche le statut et les informations de débogage concernant toute fenêtre ouverte. Si
vous sélectionnez Informations système dans le menu Affichage, vous pouvez visualiser les
informations détaillées de chaque zone en passant le curseur dessus.
Par exemple, dans la fenêtre Données de base du partenaire, si vous passez le curseur sur la zone Code,
la barre de statut affiche le nom de la table (OCRD) et le nom de zone de la table (CardCode).
Si vous ouvrez un document contenant des lignes, par exemple une commande client, et passez le
curseur sur les colonnes dans la ligne, les informations système affichent, outre le nom de table et le
nom de zone, la colonne et la variable pour la zone dans la fenêtre active. Cela peut être utile dans les
requêtes où vous voulez récupérer une valeur spécifique d'une zone dans la fenêtre active.

5-8
Le générateur de requêtes vous permet de créer une instruction SQL en une seule étape. Pour utiliser le
générateur de requêtes, sélectionnez Outils Requêtes Générateur de requêtes.
Vous pouvez entrer les noms de tables requis dans la colonne de gauche. Le système détermine
automatiquement les relations entre les tables sélectionnées. Si vous sélectionnez une table utilisateur,
vous devez ajouter des crochets au nom de la table utilisateur, par exemple SELECT * FROM
[@<table name>]
Une fois que vous avez sélectionné une table, le générateur de requêtes affiche les zones de la table
sélectionnée et leurs descriptions. Vous pouvez sélectionner les zones requises en double-cliquant
dessus. Si vous voulez effectuer des calculs, vous devez les ajouter manuellement à l'aide de la syntaxe
SQL.
Vous pouvez ajouter des conditions pour les enregistrements de données en sélectionnant Conditions et
en utilisant le cadre d'affichage de droite.
Sélectionnez par double-clic les zones que le système doit utiliser dans les clauses WHERE et SORT
BY.
Vous pouvez également indiquer les zones de regroupement pour l'agrégation des données ; toutefois,
vous devez entrer le type de regroupement manuellement pour les zones sélectionnées. La syntaxe
utilisée pour le regroupement est la suivante :
Total des enregistrements COUNT(zone)
Total des enregistrements de données univoques COUNT(DISTINCT zone)
Montant SUM(zone)
Minimum MIN(zone)
Maximum MAX(zone)
Moyenne AVG(zone)
5-9
Une fois que vous avez créé la requête en utilisant l'un des deux outils, le système exécute la requête.
Vous pouvez également afficher le résultat sous forme de graphique.
Vous pouvez sauvegarder la requête et l'affecter à une catégorie. La Catégorie générale est fournie
dans le système, mais vous pouvez ajouter de nouvelles catégories. Pour ajouter une nouvelle
catégorie, sélectionnez Gérer catégories dans la fenêtre Sauvegarder requête.
Vous pouvez ajouter une nouvelle catégorie et l'affecter à un ou plusieurs groupes d'autorisation. Dans
les autorisations générales, vous pouvez autoriser un utilisateur à exécuter des requêtes appartenant à
un groupe d'autorisations donné.
Les requêtes fournies par SAP se trouvent dans la catégorie Système. Sélectionnez Outils Requêtes
Requêtes système <nom de la requête> pour exécuter une requête système.
Les requêtes que vous créez et sauvegardez dans une catégorie se trouvent dans les Requêtes
utilisateur. Sélectionnez Outils Requêtes Requêtes utilisateur <catégorie de requête>
<nom de requête> pour exécuter une requête utilisateur sauvegardée.
Dès lors que vous avez sauvegardé et fermé la requête, vous ne pouvez la modifier qu'en modifiant
l'instruction SQL et en sauvegardant à nouveau la requête.
Pour définir une mise en page pour l'impression d'une requête, sélectionnez Outils Requêtes
Gestionnaire des requêtes, puis sélectionnez Créer état pour associer une mise en page.
Remarque : les mises en page sont traitées ultérieurement dans ce chapitre.

5-10
Effectuez l'exercice « Requêtes » pour créer des requêtes de base à l'aide du générateur de requêtes.

5-11
5-12
5-13
Les alertes dans SAP Business One sont utilisées pour informer certains utilisateurs lorsque des événements
donnés se produisent dans le système.
Sélectionnez Administration Gestion des alertes pour définir et gérer les alertes.
On distingue les alertes prédéfinies des alertes utilisateur.
Alertes prédéfinies :
SAP Business One contient six fonctions d'alertes prédéfinies : écart par rapport au budget, écart de
remise en pourcentage, écart par rapport au pourcentage du revenu brut, écart par rapport à l'engagement,
écart par rapport au plafond de crédit et écart de stock minimum. Pour les alertes prédéfinies, à
l'exception de l'écart de stock minimum, vous pouvez définir les documents à vérifier et par conséquent
limiter ou étendre le périmètre de l'alerte.
Pour certaines alertes prédéfinies, vous devez également indiquer une condition (par exemple le
pourcentage de remise) ainsi que les documents que le système doit vérifier.
Alertes utilisateur :
Les alertes utilisateur sont basées sur des requêtes. Le système déclenche une alerte lorsque les
conditions de la requête sont réunies. Le résultat de la requête s'affiche alors sous forme d'alerte.
Dans le cas d'alertes définies par l'utilisateur, vous devez également indiquer la fréquence à laquelle le
système doit exécuter la requête en arrière-plan. Pour les alertes définies par l'utilisateur, vous pouvez
également décider si une nouvelle alerte doit écraser une ancienne alerte ou non (activez le code
Sauvegarder historique).
Pour toutes les alertes, vous devez indiquer la personne que le système doit avertir et de quelle manière (en
interne, e-mail, SMS, fax), ainsi que la priorité de l'alerte. De plus, vous devez activer l'alerte proprement
dite.
Remarque : pour afficher les alertes prédéfinies, saisissez le caractère générique « * » dans la fenêtre
Gestion des alertes.
5-14
5-15
Effectuez l'exercice « Gestion des alertes » pour configurer des alertes pour Lumière & Musique.

5-16
5-17
5-18
Les alertes informent les utilisateurs de certains événements après qu'ils se sont produits. Par contre,
les procédures d'approbation peuvent bloquer des événements jusqu'à ce qu'ils soient approuvés par un
responsable.
Dans SAP Business One, vous pouvez configurer des procédures d'approbation pour la vente, les
achats et les documents d'inventaire.
Elles vous permettent de modéliser une procédure d'approbation manuelle sous forme électronique
avec SAP Business One.
Lorsque vous ajoutez un document au système, ce dernier vérifie les conditions de la procédure
d'approbation. Si elles sont remplies, il empêche la poursuite du traitement du document. Il vous
informe qu'une approbation est nécessaire et que vous pouvez saisir un texte supplémentaire pour
l'approbateur. Il sauvegarde le document sous forme de version préliminaire et informe les
approbateurs potentiels qu'un document requiert leur approbation.
Le document peut passer par une ou plusieurs étapes d'approbation avant d'être enfin enregistré. Après
l'approbation, l'auteur reçoit un message et peut enfin générer le document à partir du document
temporaire. L'approbateur peut également générer directement le document à partir de la version
préliminaire. Dans ce cas, l'auteur reçoit également un message.
Remarque : la procédures d'approbation utilise des alertes pour informer les approbateurs.

5-19
Afin de modéliser le workflow pour les processus d'approbation, vous définissez d'abord des niveaux
d'approbation.
Chaque niveau d'approbation contient les noms des utilisateurs qui doivent approuver le document.
Vous pouvez indiquer plusieurs noms pour l'approbation d'un document à un niveau. Vous pouvez
exiger qu'un ou plusieurs des utilisateurs indiqués approuvent le document. L'indication de plusieurs
approbateurs pour un niveau évite l'interruption du workflow en cas d'absence du bureau d'un ou
plusieurs des approbateurs.
Exemple : au niveau 1, l'approbation peut être accordée par Mlle Simon et M. Jean. Mais
l'approbation d'une seule personne est requise. En d'autres termes, même si vous avez affecté deux
utilisateurs au niveau 1 dans le système, le nombre d'approbations requises est toujours une.
Remarque : le document doit être refusé par tous les approbateurs pour qu'il soit retourné à son
auteur.
Vous pouvez avoir plusieurs niveaux d'approbation dans le processus d'approbation d'un document.
Notez que le processus d'approbation ne passe pas au niveau suivant tant que le document n'a pas été
approuvé au niveau précédent.
Sélectionnez Administration Procédures d'approbation Niveaux d'approbation pour définir et
gérer les niveaux d'approbation.

5-20
Le modèle d'approbation vous permet de définir les conditions pour le processus d'approbation :
Quels utilisateurs (auteurs) sont soumis au processus d'approbation. Vous devez sélectionner tous les
utilisateurs par leur nom. Si un utilisateur n'est pas nommé dans le modèle d'approbation, l'approbation
n'est pas déclenchée.
Quels documents sont soumis au processus d'approbation. Par exemple, pour un processus
d'approbation, vous pouvez sélectionner les offres de vente, les commandes client et les documents de
livraison pour les mêmes conditions d'approbation. Remarque : vous ne pouvez pas combiner dans un
modèle les documents de vente et d'achat avec les documents d'inventaire (entrée de marchandises, sortie
de marchandises et transfert de marchandises). Vous devez définir deux niveaux d'approbation séparés.
La liste des approbateurs et les niveaux que vous avez définis précédemment. Le système informe les
approbateurs à chaque niveau au moyen d'une alerte exigeant une décision de leur part (approbation ou
refus).
Les conditions dans lesquelles le document est bloqué pour la poursuite du traitement. Vous pouvez
sélectionner ces options :
Toujours déclencher la procédure d'approbation lorsque l'un des auteurs crée l'un des types de
documents sélectionnés.
Déclencher la procédure d'approbation si l'une des conditions prédéfinies est respectée (par exemple,
montant > 5000 euros, ou remise > 10 %, etc.).
Déclencher la procédure d'approbation en fonction des résultats d'une requête définie par
l'utilisateur .
Sélectionnez Administration Procédures d'approbation Modèles d'approbation pour définir et gérer
les modèles d'approbation. Une fois que vous avez ajouté un modèle d'approbation, vous ne pouvez pas
modifier ni supprimer le modèle d'approbation, vous pouvez seulement le désactiver. Remarque : Un
utilisateur saisi comme auteur d'un document dans une procédure d'approbation ne peut pas désactiver le
code Actif ni modifier le modèle d'approbation.
5-21
Si vous sélectionnez plusieurs conditions prédéfinies, le système relie toutes les conditions à l'aide d'un
opérateur OU ; par conséquent, une seule condition doit être remplie pour que la procédure
d'approbation soit déclenchée.
Vous pouvez inclure des conditions prédéfinies et des requêtes utilisateur dans le même modèle. Si
vous combinez une condition prédéfinie avec une requête utilisateur, le système déclenche un
processus d'approbation si une des conditions est remplie. En d'autres termes, les conditions sont
évaluées avec la logique OR (OU).
Si toutes les conditions doivent être remplies pour que l'approbation soit déclenchée, vous devez
utiliser une requête définie par l'utilisateur pour indiquer plusieurs conditions (dans la syntaxe SQL,
utilisez AND (ET) pour lier les conditions). Dans ce cas, ne sélectionnez aucune des conditions
prédéfinies.
Si vous utilisez une requête définie par l'utilisateur dans un processus d'approbation, la requête doit
commencer par SELECT DISTINCT ‘TRUE’. Une requête de ce type donne lieu à une instruction
TRUE si les conditions de la requête sont remplies. Cette instruction déclenche ensuite la procédure
d'approbation.
Remarque : dans une requête définie par l'utilisateur, vous pouvez uniquement faire référence à des
zones de tables d'en-tête (par exemple, OINV, ORDR) et non à des zones de tables de ligne (par
exemple, INV1, RDR1). Par conséquent, vous pouvez uniquement utiliser des zones d'en-tête et non
des zones de ligne dans la requête.

5-22
Une requête affiche uniquement les enregistrements déjà ajoutés au système précédemment. Lorsque vous
utilisez une requête dans une procédure d'approbation, la requête doit récupérer des données de la fenêtre
actuelle, par exemple, une facture avant qu'elle soit ajoutée au système.
Pour récupérer des données de la fenêtre active, vous devez créer la requête d'une certaine façon. Il existe
deux syntaxes possibles :
Vous pouvez utiliser la syntaxe $[Nom table.Nom zone] pour faire référence à des zones d'un écran de
saisie. Le nom de table correspond au nom de la table pour l'écran de saisie, par exemple, OINV pour
l'écran de saisie de facture client.
Vous pouvez utiliser la syntaxe $[$Index de zone.Colonne de zone.Numéro/Devise/Date/0] pour faire
référence à une zone dans la fenêtre active. Le système identifie de façon univoque chaque zone d'un
document au moyen d'un numéro article (index) et d'un numéro de colonne. Cette syntaxe est
recommandée pour les alertes et les procédures d'approbation, car la requête s'applique à tous les écrans
de saisie de documents qui partagent la même structure. Si la zone est une zone de ligne, indiquez l'index
et la colonne. Si la zone est une zone d'en-tête, attribuez la valeur 0 à la colonne (par exemple, $[$29.0.0].
Lorsque les données sont récupérées de la fenêtre active, il en résulte toujours une chaîne. Par
conséquent, si vous utilisez un calcul ou une comparaison, vous devez le/la convertir en une chaîne dans
la syntaxe :
- Numéro : récupère la valeur numérique d'une zone, par exemple, $[$24.0.numéro]
- Devise : récupère le symbole de devise d'une zone système
- Date : récupère la chaîne sous forme de zone de date qui peut être utilisée pour les calculs
- 0 : récupère la chaîne à l'écran sous forme de chaîne simple
Conseil : Utilisez Affichage Informations système pour afficher le numéro article de la zone et le
numéro de colonne dans la barre d'état située en bas de l'écran.

5-23
SAP Business One présente deux états pour les procédures d'approbation :
État approbation par statut : affiche tous les documents (à partir de la vue de l'auteur) qui ont
déclenché une procédure d'approbation ainsi que leur statut. L'auteur peut annuler le processus
d'approbation en mettant en surbrillance le document qu'il a créé et en sélectionnant Données
Annuler. Il peut annuler cette opération en sélectionnant Données Restaurer.
État des approbations : affiche les documents (à partir de la vue de l'approbateur) qui sont en cours
d'approbation. L'approbateur peut directement approuver ou refuser un document ou même un
groupe de documents simultanément (mise à jour complète).
Sélectionnez Administration Procédures d'approbation État approbation par statut pour
exécuter l'état approbation par statut.
Sélectionnez Administration Procédures d'approbation État des approbations pour exécuter
l'état des approbations.

5-24
Effectuez l'exercice « Procédures d'approbation » pour configurer des procédures d'approbation pour
Lumière & Musique.

5-25
5-26
5-27
5-28
Les valeurs définies par l'utilisateur permettent d'automatiser la saisie de données dans des zones de
formulaire. Il peut s'agir d'une liste de valeurs autorisées que l'utilisateur peut sélectionner ou d'une
requête qui renseigne la valeur de zone. Ces deux techniques garantissent que l'utilisateur entre des
données valables.
Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter des valeurs définies par l'utilisateur à n'importe quelle zone
de formulaire, dans les enregistrements existants ou nouveaux. L'autorisation générale Outils de
personnalisation Valeurs définies par l'utilisateur - définition est requise.
Pour ajouter une valeur définie par l'utilisateur à une zone, sélectionnez la zone et appuyez sur
Alt+Shift+F2. Une fenêtre proposant les options suivantes apparaît :
Sans recherche dans les valeurs définies par l'utilisateur :
sélectionnez cette option pour supprimer d'une zone des valeurs définies par l'utilisateur
Recherche dans les valeurs définies par l'utilisateur existantes :
cette option vous permet de créer une liste fixe de valeurs que l'utilisateur peut sélectionner. Par
exemple, dans une commande d'achat, vous voulez indiquer de quelle manière le client a eu
connaissance de votre société. Vous pouvez créer une liste comprenant les valeurs site Web, e-mail,
publication commerciale, etc.
Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par l'utilisateur :
cette option vous permet d'ajouter une requête qui peut renseigner la zone automatiquement, par
exemple en utilisant un calcul ou en récupérant une valeur d'une autre table ou zone.
Remarque : lorsque vous ajoutez une valeur définie par l'utilisateur à une zone d'un document
marketing, elle s'applique à chaque instance de ce document.

5-29
Recherche dans les valeurs définies par l'utilisateur existantes est le type de valeurs définies par
l'utilisateur le plus simple.
Vous pouvez définir une liste de valeurs pour n'importe quelle zone (qu'il s'agisse d'une zone standard
ou d'une zone définie par l'utilisateur). Lorsque l'utilisateur sélectionne la zone et appuie sur Maj+F2,
la liste s'affiche et l'utilisateur peut sélectionner une valeur de la liste. Par exemple, dans une
commande d'achat, vous voulez indiquer de quelle manière le client a eu connaissance de votre société.
Vous pouvez ajouter la liste de valeurs à n'importe quelle zone existante inutilisée de la commande
d'achat, par exemple, la zone Remarques.
Autre exemple : vous voulez enregistrer des blocs de texte standard dans la zone Remarques d'un
document. Vous ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur dans la zone Remarques d'un document et
définissez une liste de blocs de texte standard. L'utilisateur peut alors choisir le texte approprié dans la
liste, plutôt que de saisir le type de remarque à chaque fois.
Une fois que vous avez ajouté des valeurs définies par l'utilisateur à une zone, une icône de loupe
apparaît dans la zone. Si elle ne s'affiche pas, sélectionnez Affichage Affichage fonctions de
sélection Valeurs définies par l'utilisateur. La loupe s'affiche alors pour toutes les zones
comprenant des valeurs définies par l'utilisateur.
Vous pouvez modifier et gérer la liste de valeurs à tout moment en appuyant sur Maj+Alt+F2. À ce
stade, vous pouvez également supprimer des valeurs définies par l'utilisateur, en sélectionnant « Sans
recherche dans les valeurs définies par l'utilisateur »
Remarque : Pour utiliser ce type de valeurs définies par l'utilisateur, l'utilisateur doit toujours appuyer
sur Maj+F2 dans la zone.

5-30
Vous pouvez baser les valeurs définies par l'utilisateur sur une requête plutôt que sur une liste fixe de
valeurs. Cette méthode est beaucoup plus efficace car elle permet de renseigner la zone d'après un
paramètre saisi par l'utilisateur ou en fonction de la valeur d'une autre zone dans le même document ou
à un autre endroit de la base de données.
Dans notre exemple, l'utilisateur est invité à saisir un paramètre pour la requête. Lors de l'exécution de
la requête, la liste des articles est filtrée d'après le paramètre saisi par l'utilisateur.
Pour ajouter une requête à des valeurs définies par l'utilisateur :
1. Créez une requête et sauvegardez-la.
2. Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à une zone et sélectionnez l'option Recherche avec
requête sauvegardée dans les valeurs définies par l'utilisateur.
3. L'utilisateur appuie sur Maj+F2 dans la zone pour exécuter la requête ; les résultats de la requête
renseignent alors la zone.
Conseil : Testez toujours la requête indépendamment avant de l'ajouter comme valeurs définies par
l'utilisateur. Faites attention à la taille maximum de la zone que vous utilisez pour les valeurs définies
par l'utilisateur et assurez-vous que les résultats de la requête ne dépassent pas cette taille.

5-31
Si la requête doit récupérer des données de la fenêtre active, vous devez utiliser la syntaxe spéciale
pour la référence aux zones :
$[Nom table.Nom zone]
Si vous voulez utiliser la même syntaxe de requête dans plusieurs documents ayant la même structure,
utilisez la syntaxe ci-dessous :
$[$Article zone.Colonne zone.NUMÉRO
$[$Article zone.Colonne zone.DEVISE
$[$Article zone.Colonne zone.DATE
$[$Article zone.Colonne zone.0 (Remarque : il s'agit de la syntaxe la plus couramment utilisée)
Conseil : Utilisez Affichage Informations système pour afficher le numéro article de la zone et le
numéro de colonne dans la barre d'état située en bas de l'écran.

5-32
Vous pouvez paramétrer le système de sorte que la requête s'exécute automatiquement, sans que
l'utilisateur ait à appuyer sur Maj+F2 dans la zone. Pour cela, sélectionnez Actualisation autom. lors
modif. de zone.
Vous pouvez ensuite sélectionner une zone dépendante qui entraîne l'exécution de la requête lorsque la
zone dépendante change de valeur.
Les valeurs définies par l'utilisateur ajoutées à une zone d'en-tête d'un document peuvent être
actualisées uniquement d'après d'autres zones d'en-tête uniquement. Cela inclut toutes les zones du
document qui ne se trouvent pas dans la table de lignes. Dans notre exemple, la requête « Ajouter
numéro de référence » entre le numéro de référence du client ou du fournisseur dans une facture à
partir des données de base. La requête s'exécute lorsque le code client/fournisseur change (c'est-à-
dire lorsque l'utilisateur ouvre une facture et sélectionne le partenaire dans la liste).
Les valeurs définies par l'utilisateur ajoutées à la ligne d'un document peuvent être actualisées en
fonction d'autres zones d'en-tête ou de ligne.
Vous pouvez sélectionner une autre option pour limiter le nombre d'exécutions de la requête :
Actualiser régulièrement : la requête s'exécute à chaque fois que la zone dépendante change (en
utilisant le mode Rechercher, en naviguant à l'aide des icônes Dernier enregistrement/enregistrement
suivant, ou à l'aide de la flèche d'analyse descendante). Si cette option est activée, la valeur de zone
change lorsque le document est à nouveau ouvert et peut causer des problèmes de performance.
Afficher les valeurs définies par l'utilisateur sauvegardées : cette option conserve la valeur
calculée ou récupérée par la requête lors de sa première exécution. Remarque : cette option est
recommandée car elle conserve la valeur initiale de la zone.
Ces options s'appliquent également aux valeurs définies par l'utilisateur que vous ajoutez aux zones
définies par l'utilisateur. Cet aspect sera traité ultérieurement dans ce chapitre.

5-33
Effectuez l'exercice « Valeurs définies par l'utilisateur »” pour ajouter des valeurs définies par
l'utilisateur.

5-34
5-35
5-36
Dans SAP Business One, les utilisateurs autorisés peuvent ajouter de nouvelles zones aux objets de
gestion dans le système. Vous pouvez ajouter des zones aux données de base, aux documents
marketing et à d'autres formulaires tels que la liste de prélèvement, les centres de profit et les écritures
au journal. Exemples : classification supplémentaire des clients et fournisseurs, accès direct à Internet
grâce à des URL clients et fournisseurs définis, ajout du logo de la société ou de descriptions
d'itinéraires au client et affichage d'images d'articles.
Pour créer des zones utilisateur, sélectionnez Outils Outils de personnalisation Zones
utilisateur - Gestion . Les zones utilisateur peuvent être ajoutées au niveau de l'en-tête (titre) ou au
niveau de la ligne d'un document:
Au niveau de l'en-tête : Le système affiche les valeurs définies par l'utilisateur dans une fenêtre
supplémentaire située par défaut à droite de la fenêtre existante. Vous pouvez la déplacer. Pour
afficher cette fenêtre, sélectionnez Affichage Valeurs définies par l'utilisateur. Les zones
définies par l'utilisateur au niveau de l'en-tête peuvent être organisées en catégories pour l'affichage.
Cette fonctionnalité est notamment utile si vous utilisez un grand nombre de zones utilisateur.
Lorsque vous ajoutez une zone utilisateur à des documents marketing, celle-ci est automatiquement
ajoutée à tous les documents de vente et d'achat. Comme certaines des nouvelles zones ne sont pas
nécessairement pertinentes pour tous les documents, vous pouvez trier et afficher les zones requises
par catégorie. Pour définir des catégories, ouvrez un document avec une zone utilisateur et
sélectionnez Outils Outils de personnalisation Options, puis ouvrez la liste déroulante
Catégorie et sélectionnez Redéfinir pour créer la catégorie.
Au niveau de la ligne : Le système ajoute cette zone comme colonne supplémentaire à la table. Par
défaut, elle est visible et active. Vous pouvez masquer la zone utilisateur ou la rendre inactive à
l'aide des options standard du document sous Outils Options de formulaire…
La zone utilisateur fonctionne comme une zone normale et peut être utilisée dans les requêtes et les
états. Vous pouvez importer des données dans les zones utilisateur à l'aide du Data Transfer
Workbench.
5-37
Lorsque vous ajoutez une zone utilisateur, le système affecte le préfixe U_ à la zone utilisateur dans la
base de données. Cela facilite la localisation de ces zones dans les outils de reporting où les noms de
zones de base de données sont utilisés.
Les zones utilisateur ont un certain type et peuvent avoir une structure qui dépend du type. La structure
influence la longueur et le format de la zone :
Les zones de type alphanumérique vous permettent d'avoir différentes structures. Par exemple, la
structure Texte permet d'inclure 2 Go de texte dans les zones d'en-tête et 255 Ko de texte dans les
zones de ligne. La structure Normale peut comprendre jusqu'à 254 caractères.
Ainsi, les zones ayant la structure Date s'affichent de la même manière que toutes les autres zones de
date du système et permettent également les mêmes entrées.
Les zones du type Général vous permettent d'attacher des fichiers, des hyperliens ou des images.
Double-cliquez sur les hyperliens pour les ouvrir. Les images sont enregistrées dans le dossier des
images ou le répertoire des pièces jointes que vous avez entré dans Options générales.
Remarque : Vous ne pouvez pas modifier le type de zone ultérieurement.
Si vous avez défini la zone comme alphanumérique ou numérique, vous pouvez définir une liste de
valeurs autorisées pour cette zone. Vous pouvez saisir une liste de valeurs autorisées directement
dans la définition de la zone utilisateur. Cette liste est ensuite disponible pour la zone sous forme de
liste déroulante.
Vous pouvez définir une valeur par défaut pour la zone utilisateur.
Vous pouvez rendre la zone utilisateur obligatoire. Dans ce cas, vous devez fournir une valeur par
défaut.
Pour plus d'informations, consultez le guide pratique relatif aux zones et tables utilisateur.
Remarque : les zones utilisateur suivent les options d'affichage définies dans les options générales, par
exemple, les décimales.

5-38
Outre l'ajout d'une liste fixe de valeurs à une zone utilisateur, vous pouvez également ajouter des
valeurs définies par l'utilisateur avec une requête pour saisir des données automatiquement dans une
zone utilisateur.
Exemple : vous avez intégré une zone utilisateur Situation du compte dans la facture. Vous voulez que
le système renseigne automatiquement cette zone avec la situation du compte du partenaire. Pour cela,
vous définissez une requête qui sélectionne la situation du compte du partenaire. Vous définissez
ensuite cette requête comme valeurs définies par l'utilisateur pour la zone Situation du compte. Pour
vous assurer que le système affiche la situation correcte, vous définissez une mise à jour automatique
des contenus en cas de modification de la zone Client.
Comme vous voulez voir la dernière situation du compte à chaque fois que vous ouvrez le document,
vous voulez que la requête soit actualisée régulièrement.

5-39
SAP Business One vous permet de créer vos propres tables de base de données (tables définies par
l'utilisateur). Par exemple pour :
Gérer des ensembles de données personnalisées liées, par exemple, un parc de véhicules ou une liste de repas
disponibles.
Gérer des valeurs autorisées pour une zone utilisateur située dans une table système ou une table utilisateur.
Les tables utilisateur font alors partie intégrante de la base de données de la société. Elles sont identifiées par le
préfixe @.
Pour créer de nouvelles tables, sélectionnez Outils Outils de personnalisation Tables définies par
l'utilisateur Définition…. Entrez un nom et une description de table. La zone Type d'objet définit le type de
table comme données de base ou document.
Pour ajouter des zones à la table définie par l'utilisateur, sélectionnez Outils Fenêtres définies par
l'utilisateur, puis sélectionnez le nom de table. Notez que cette option de menu n'apparaît qu'après l'ajout d'une
table définie par l'utilisateur.
Les tables définies par l'utilisateur sont créées par défaut avec deux zones : Code (la clé, qui doit être unique) et
Nom (description).
Plutôt que d'ajouter une liste fixe de valeurs ou de valeurs définies par l'utilisateur à une zone définie par
l'utilisateur, vous pouvez lier une table définie par l'utilisateur à la zone. Vous pouvez lier la même table
définie par l'utilisateur à plusieurs zones définies par l'utilisateur. Remarque : vous pouvez lier une table
définie par l'utilisateur uniquement à des zones définies par l'utilisateur comme zones normales ou
alphanumériques. Ouvrez la configuration pour la zone définie par l'utilisateur dans la fenêtre Zones
utilisateur - Gestion puis sélectionnez Définir table reliée. Remarque : cette case à cocher s'affiche
seulement après que vous avez créé une table définie par l'utilisateur. Pour plus d'informations, consultez le
guide pratique « Comment créer des tables et des zones définies par l'utilisateur ».
Conseil : lorsque vous créez une nouvelle société, vous avez la possibilité de copier les zones et les tables
définies par l'utilisateur dans la nouvelle société.

5-40
Effectuez l'exercice « Zones et tables définies par l'utilisateur » pour créer de nouvelles zones et tables
pour Lumière & Musique.

5-41
5-42
5-43
Les mises en page sont des modèles qui définissent la présentation d'un document lorsqu'il est
imprimé.
En outre, les états dans SAP Business One ont également une mise en page prédéfinie. Ce n'est
toutefois pas le cas des requêtes ad hoc.
Lorsque vous mettez en œuvre SAP Business One, vous pouvez utiliser les mises en page prédéfinies
comme modèles pour créer des documents imprimés propres au client. Cela se fait généralement pour
les documents externes, mais vous pouvez également personnaliser les mises en page pour les
documents utilisés en interne tels que les listes de prélèvement et les nomenclatures.
Vous pouvez également créer de nouvelles mises en page pour les états personnalisés que vous
développez.
Vous pouvez avoir plusieurs mises en page pour un document, mais vous devez définir une mise en
page par défaut pour chaque document.
Lorsque vous affichez l'aperçu avant impression ou imprimez un document, vous voyez la mise en
page que vous avez définie.
Remarque : Si vous imprimez ou prévisualisez un document avant de l'ajouter au système, le système
ajoute automatiquement le filigrane Version préliminaire à l'impression.

5-44
À partir d'un document ou d'un état ouvert, vous pouvez sélectionner l'icône Éditeur de mise en page
pour afficher la liste de toutes les mises en page enregistrées dans le système.
La mise en page par défaut est affichée en gras.
Les utilisateurs autorisés peuvent sélectionner une autre mise en page par défaut. Pour cela, ils doivent
disposer d'une autorisation globale pour Général Modifier état standard dans la fenêtre
Autorisations générales.
Un nouveau modèle peut être défini par défaut pour :
Tous les utilisateurs
L'utilisateur actuel
Des utilisateurs spécifiques que vous sélectionnez dans la liste des utilisateurs
Des documents pour des partenaires pour lesquels aucun modèle par défaut n'est affecté
Des documents pour des partenaires – cela ouvre les critères de sélection Propriétés partenaire, qui
vous permettent de sélectionner tous les partenaires, une tranche de partenaires ou de choisir des
partenaires en fonction de leurs groupes ou propriétés.

5-45
À partir de la version 8.8, les mises en page peuvent être créées dans l'éditeur de mise en page (PLD)
ou dans Crystal Reports. Utilisez la fenêtre Gestion des états et des mises en forme pour gérer toutes
les mises en page. Sélectionnez Administration Configuration Général Gestion des états et
des mises en forme.
À partir de cette fenêtre, vous pouvez importer et exporter des mises en forme conçues dans Crystal
Reports entre SAP Business One et Crystal Reports, ou entre des systèmes SAP Business One (vous ne
pouvez pas importer ou exporter des mises en page de l'éditeur de mise en page). Lorsque vous
exportez une mise en forme de SAP Business One, elle est exportée sous forme de package (*.b1p) et
peut être importée uniquement dans un autre système SAP Business One.
En outre, vous pouvez sélectionner une mise en forme et la modifier. Si la mise en forme est au format
PLD, l'outil éditeur de mise en page s'ouvre. Si la mise en forme est au format Crystal Reports, le
concepteur de Crystal Reports s'ouvre si vous l'avez installé.
Vous pouvez également accéder à la fenêtre Gestion des états et des mises en forme en ouvrant un
document et en sélectionnant l'icône Éditeur de mise en page à partir du menu en haut de l'écran, puis
en sélectionnant un modèle. La fenêtre Gestion des états et des mises en forme s'ouvre. À partir de
cette fenêtre, vous pouvez éditer la mise en forme.
Crystal Reports vous permet de créer une mise en forme principale pour les documents de vente et les
documents d'achat qui peuvent s'appliquer à divers autres types de documents de vente et d'achat. Par
exemple, une mise en forme créée pour une facture client peut s'appliquer aux offres de vente ou aux
livraisons.

5-46
Les fonctions d'intégration entre SAP Business One et Crystal Reports vous permettent de concevoir et
d'éditer rapidement des mises en page.
Une mise en page est en fait un rapport Crystal Report (*.rpt) qui inclut une zone spéciale nommée
ObjectID. Cette zone identifie la source du document pour la mise en forme.
Dans Crystal Reports, les tables SAP Business One s'affichent conformément à la structure du menu
applicatif et les tables sont automatiquement liées.
Pour utiliser les fonctions d'intégration, vous devez sélectionner SAP Business One comme source de
données dans Crystal Reports. Pour cela, sélectionnez Expert Base de données puis, sous Créer
nouvelle connexion, sélectionnez SAP Business One. Une fois la connexion établie, à chaque fois que
vous ouvrez une mise en page dans Crystal Reports, les tables de SAP Business One s'affichent.
L'intégration entre Crystal Reports et SAP Business One vous permet de travailler de deux manières
différentes :
Vous pouvez travailler exclusivement dans Crystal Reports. Vous passez du mode Conception, dans
lequel vous éditez la mise en forme, au mode Aperçu avant impression, dans lequel vous pouvez
prévisualiser le document imprimé. Pour cela, vous devez entrer deux informations dans Crystal
Reports : le numéro du document que vous avez ouvert dans SAP Business One et l'ObjectID du
document.
Vous pouvez travailler en mode Conception dans Crystal Reports et revenir à SAP Business One
pour prévisualiser le document imprimé.
Dans SAP Business One, vous pouvez également prévisualiser un document marketing en utilisant une
mise en page différente (et non la mise en page par défaut). Cela est très utile lorsque vous éditez des
mises en page pendant l'implémentation. Sélectionnez Fichier Aperçu mises en forme...

5-47
L'explorateur de rapports affiche les domaines dans la mise en forme ainsi que les zones de chaque
domaine.
L'Expert Base de données vous permet d'ajouter des tables à la mise en forme.
L'Explorateur de champs affiche les zones pour les tables sélectionnées ; vous pouvez alors les faire
glisser dans la mise en forme. Les zones utilisées dans la mise en forme sont marquées d'une coche.
Les formules vous permettent d'afficher des zones d'après des conditions. Vous pouvez ajouter des
formules, des paramètres, des totaux de groupe et des totaux cumulés.

5-48
Les mises en forme Crystal Reports génériques incluent des sections pour les éléments suivants :
En-tête de page : ces informations sont imprimées en haut de chaque page. Vous pouvez ajouter des
en-têtes de page (b, c, etc.) pour les informations qui doivent être imprimées uniquement sur la
première page.
En-tête de groupe : si la mise en forme est regroupée, les en-têtes et les pieds de page de groupe
sont affichées. Vous pouvez utiliser l'en-tête de groupe pour les en-têtes de ligne article.
Détails : cette section contient les éléments principaux, notamment les articles.
Pied de page de groupe : Contient les informations de pied de page pour un groupe
Pied de page de rapport : Ces informations sont imprimées une fois, à la fin du rapport. Cette
section contient les totaux et éventuellement les sous-rapports. La mise en forme de l'offre de vente
comporte un sous-rapport pour les zones de formulaire fiscal et un sous-rapport pour le total
intermédiaire et le total général.
Pied de page : ces informations sont imprimées en bas de chaque page. Cette section est utilisée
pour les numéros de page et d'autres informations sur la société.
L'ObjectId est unique pour chaque document de marketing, par exemple, 23 pour une offre de vente,
13 pour une facture client. Pour trouver l'ObjectID d'un document, exécutez une requête SQL sur la
table du document. Vous devez connaître l'ObjectID lorsque vous prévisualisez une mise en forme
dans Crystal Reports.

5-49
Effectuez l'exercice « Modifier des mises en page ».

5-50
5-51
5-52
5-53
5-54
Sélectionnez Outils Requêtes Assistant pour requêtes pour lancer l'assistant pour requêtes.
L'assistant pour requêtes vous guide tout au long du processus de création de requête :
le système vous permet de sélectionner une ou plusieurs tables sur lesquelles vous pouvez baser
votre requête. Les tables liées aux tables sélectionnées figurent dans la partie inférieure de l'écran.
Vous pouvez les ajouter à votre sélection en double-cliquant dessus.
Vous sélectionnez ensuite les zones que vous voulez utiliser dans votre requête. Appuyez sur Tab
pour afficher toutes les zones de la table que vous avez sélectionnée, puis sélectionnez une ou
plusieurs zones.
Vous pouvez également modifier les en-têtes de colonne et ajouter des zones de calcul qui
additionnent, soustraient, divisent ou multiplient deux zones.
La zone Séquence de tri permet de déterminer le tri des résultats de la requête.
Vous pouvez également regrouper les enregistrements de données si vous le souhaitez.
Vous définissez ensuite les conditions de sélection d'un enregistrement de données. Vous pouvez
également utiliser des variables qui doivent être saisies sous la forme [%0], [%1], etc.
Le système détermine automatiquement les relations entre les tables sélectionnées. Vous pouvez
modifier ces conditions, si nécessaire.
Enfin, l'instruction SQL automatiquement générée est affichée. Pour exécuter l'instruction, cliquez
sur Terminer.
Si vous êtes satisfait de la requête, vous pouvez la sauvegarder dans SAP Business One.

5-55
L'objectif de cette phase est la mise en production. Par conséquent, la plupart des activités de cette
phase portent sur les tâches devant être accomplies pour la mise en production chez le client.

6-1
6-2
Une fois le test du système effectué, vous vous assurez que les utilisateurs client et le système client
sont préparés pour passer en production.

6-3
6-4
L'objectif de cette phase est de préparer le nouveau système SAP Business One pour que le client
puisse effectuer un basculement vers la production (mise en production).
Au tout début de cette phase, le consultant en implémentation doit accomplir les tâches principales
suivantes :
s'assurer que tous les problèmes soulevés et documentés lors du test du système sont résolus et si
nécessaire configurés dans le système de production ;
proposer une formation aux utilisateurs finaux et à l'administrateur système. Remarque : cela peut
être la toute première fois que les utilisateurs finaux utilisent SAP Business One.
installer le client SAP Business One sur les postes de travail des utilisateurs finaux.
Les activités finales de cette phase sont réalisées dans les heures qui précèdent la mise en production et
consistent à garantir que toutes les transactions de dernière minute et les soldes actuels issus du
système existant sont correctement saisis ou transférés dans SAP Business One.
Cette phase doit normalement durer 42 heures. La majeure partie du temps est employée à former les
utilisateurs et à migrer ou saisir les données de dernière minute.

6-5
Les jalons de cette phase sont les suivants :
Réalisation de la formation des utilisateurs et des administrateurs.
Confirmation du système pour la mise en production. Environ une semaine avant la mise en
production prévue, vous et le client devez utiliser une liste de contrôle pour vous assurer que toutes
les actions nécessaires pour la mise en production ont été réalisées ou sont en cours de réalisation.
La décision finale de mise en production sera prise conjointement avec le chef de projets du client.
L'administrateur IT du client doit être disponible car bon nombre de décisions portent sur des
procédures techniques, telles que la sauvegarde ou la récupération en cas de force majeure. Tous les
problèmes critiques en cours doivent être résolus avant la mise en production.
Réalisation d'activités de basculement qui incluent la copie ou l'importation des soldes existants
finaux.
Acceptation de la phase. Notez qu'il ne s'agit pas de l'acceptation du projet. Il existe une phase
supplémentaire dans la méthodologie AIP dans laquelle vous contrôlez de façon détaillée le nouveau
système dans la production.

6-6
Le meilleur moment pour effectuer la formation aux utilisateurs finaux est avant le début des activités
de basculement car vous pouvez être très occupé après avoir lancé le basculement. En fonction du
contrat avec le client, la formation peut être assurée par vous ou par les clients. Si les clients assurent la
formation, vous devez les aider à la créer. Il est important que vous fournissiez un système de test
(test) pour la formation des utilisateurs finaux. Il peut s'agir d'une copie de la base de données de
production. Cela permet aux utilisateurs de se sentir à l'aise avec le système, tout en utilisant des
données de base qu'ils connaissent bien.
La formation des utilisateurs finaux doit être adaptée au rôle de chaque utilisateur. Pour déterminer la
formation requise pour chaque rôle, vous devez affecter à chaque utilisateur l'ensemble des menus
SAP Business One qu'il utilisera au quotidien. La façon la plus simple de procéder est de créer une
feuille de calcul avec tous les menus et de s'entretenir avec les clients. Ils doivent fournir les
informations à la place des utilisateurs finaux. Il est judicieux de rassembler ces informations dans la
phase 2 dans le cadre des ateliers de détermination des besoins de gestion. Plus vous effectuez cette
opération tôt, plus vous avez de temps pour développer les supports de formation.
Remarque :
Certains rôles des utilisateurs finaux peuvent changer lors de la présentation de SAP Business One.
Par conséquent, vous pouvez avoir besoin d'aborder les questions de gestion des changements.

Suite page suivante

6-7
Vous pouvez réaliser la formation à plusieurs utilisateurs dans une salle de conférence ou une salle de
cours, ou vous pouvez former un utilisateur individuellement en utilisant une approche moins formelle.
Conseil : donnez aux utilisateurs finaux les plans de test utilisés dans la Phase 3 pour qu'ils puissent
s'entraîner à exécuter les tâches dans le système de test. La formation doit couvrir les domaines
suivants :
Navigation de base
Ajout et modification de documents
Flux de documents (Copier vers et Copier de)
Ajout et modification de données de base (article et partenaires)
Portail client (pour la documentation et le support)
Formation spécifique par rôle :
Ventes
Achats
Inventaire
Production
Service
Comptabilité et Contrôle de gestion
Conseil : utilisez et modifiez les diapositives pour les cours de formation TB1000 et TB1100.

6-8
Le meilleur moment pour former l'administrateur IT est pendant le projet lorsque vous effectuez des
tâches administratives et de configuration.
Remarque : si l'administrateur dispose d'une expérience en gestion de serveurs de logiciels, beaucoup
de ces tâches peuvent être apprises « sur le tas » en travaillant avec le consultant en implémentation.
Vous devez donc encourager les administrateurs IT à travailler étroitement avec vous à tous les
niveaux, particulièrement lorsque vous installez et configurez le logiciel SAP Business One dans les
phases 1 et 3.
Vous pouvez référencer un exemple de plan de formation dans les documents AIP pour cette phase.
Veillez à ce que l'administrateur IT soit formé dans les domaines suivants :
Sauvegarde et restauration de base de données
Connectivité réseau au serveur SAP Business One
Impression (Options d'impression et Options utilisateur)
Portail client SAP Business One et
Gestion des utilisateurs
Autorisations utilisateur
Administration des licences
Gestion et sécurité des mots de passe
Procédures d'approbation et comment modifier les modèles et niveaux d'approbation
Gestion des alertes et comment modifier des alertes
Suite page suivante

6-9
Vous devez également présenter le portail client aux administrateurs. Sous le lien Gestion des
données utilisateur, vous trouverez une description détaillée des tâches de l'administrateur IT.
Si certains salariés sont des super-utilisateurs, mais ne sont pas des administrateurs IT, ils peuvent
également avoir besoin de formation pour la gestion des utilisateurs et des autorisations, ainsi que pour
la gestion des licences.
Remarque : l'administrateur IT doit aussi assister à la formation des utilisateurs finaux.
Outre la formation, vous devez fournir à l'administrateur IT la documentation SAP Business One
suivante :
Guide de l'administrateur
Guide des licences (à partir du CD d'installation)
Guides pratiques applicables

6-10
Lors de la dernière semaine, plusieurs tâches essentielles doivent être réalisées avant le basculement
vers SAP Business One.

6-11
6-12
La période qui précède la mise en production est appelée « basculement ». Lors de la mise en
production, les informations financières et les transactions en cours dans le système SAP Business One
doivent correspondre aux informations du système existant.
Il y a souvent une période de temps entre la migration des données d'origine des données de base
effectuée dans la phase 3 de l'AIP, et le début du basculement dans la phase 4 de l'AIP. De nouvelles
données de base ayant été ajoutées au système existant, elles doivent être importées pendant la période
de basculement.
Il existe plusieurs façons de gérer la phase de basculement. Une méthode consiste à entrer de nouvelles
transactions dans les deux systèmes en parallèle. Cette méthode est avantageuse car elle permet de
s'assurer que le nouveau système fonctionne. Si elle n'est pas utilisée, toutes les nouvelles transactions
doivent être journalisées afin de pouvoir être importées ou créées dans le nouveau système une fois que
l'ancien système est éteint.
À un certain stade, le système existant doit être gelé. Le client doit essayer de fermer autant de
transactions en cours existantes que possible de sorte qu'il y ait moins de transactions en cours à
migrer.
Le meilleur moment pour effectuer la mise en production est au début d'un exercice budgétaire. Cela
permet la clôture de l'exercice budgétaire précédent dans le système existant. Si cela n'est pas possible,
le client doit essayer d'effectuer la mise en production au début d'une période.
La période de basculement doit être aussi courte que possible pour éviter de saisir des données en
double. Pour cette raison, vous devez planifier attentivement le basculement.

6-13
Lors de la mise en production, vous devez vous assurer que les soldes de partenaires dans SAP Business One
correspondent au système existant. Le client doit exécuter un état chronologique dans le système existant et
dresser une liste des transactions en cours.
Il existe plusieurs méthodes de transfert des soldes de partenaires et la méthode que vous utilisez peut dépendre
de l'activité du client, du nombre de transactions en cours dont il dispose et de son besoin éventuel de migrer des
transactions clôturées (historique).
Concrètement, vous avez besoin de transférer les documents en cours (commandes, factures, avoirs, etc.) pour
chaque partenaire individuel. Lorsque vous effectuez cette action, les soldes des comptes collectifs client et
fournisseur doivent être corrects. Pour prendre en charge un historique dans le nouveau système, vous devez
transférer chaque document en cours avec la date d'échéance appropriée. Les options sont les suivantes :
Utilisation du Data Transfer Workbench pour importer des transactions en cours pour chaque partenaire
(commandes client et d'achat, factures, etc.). Nous vous recommandons d'importer les factures en cours
comme documents de type Service. Pour éviter une écriture en double sur le compte de produits, utilisez un
compte de solde d'ouverture comme compte de contrepartie. Saisissez un numéro manuel pour la facture et
non le numéro du système existant. Remarque : vous devez configurer une série de numérotation de
documents pour l'ensemble des numéros de facture manuels. Assurez-vous que la première véritable
numérotation de document pour les factures est supérieure à cette série.
Enregistrements des écritures au journal manuelles pour chaque partenaire. Pour prendre en charge un
historique dans le nouveau système, utilisez une ligne d'écriture au journal distincte et la date d'échéance de
chaque facture. Utilisez un compte de solde d'ouverture comme compte de contrepartie. Remarque : les
écritures au journal peuvent être saisies manuellement ou à l'aide du Data transfer Workbench.
Conseil : si vous utilisez des écritures au journal, utilisez les zones de référence 1 et 2 pour enregistrer des
informations existantes, telles que les anciens codes client et fournisseur, les numéros de document ou les
numéros de rapprochement pour les transactions rapprochées.
Après avoir importé ou saisi les transactions en cours pour chaque partenaire, les comptes collectifs client et
fournisseur doivent correspondre au système existant. S'il y a des différences, vous devez effectuer des
recherches et des corrections dans SAP Business One à l'aide des écritures au journal manuelles.

6-14
Une fois que le système existant a été gelé, le client doit effectuer un inventaire physique ou un
comptage. Vous avez besoin de la quantité et d'une valeur pour chaque article afin de pouvoir
transférer les quantités d'articles et les coûts à SAP Business One. Remarque : certains clients peuvent
hésiter à effectuer l'inventaire car ils sont occupés sur d'autres aspects de la migration de données.
Toutefois, ces informations sont essentielles.
La méthode la plus simple pour importer des comptages est d'importer des documents d'entrées de
marchandises à l'aide du Data Transfer Workbench. Il s'agit de l'entrée de marchandises des
transactions de stock qui n'est pas liée à une commande d'achat ou à un partenaire. Utilisez un compte
de solde d'ouverture comme compte de contrepartie pour qu'il n'y ait aucune conséquence sur les autres
comptes généraux. Saisissez la quantité d'articles à partir de l'inventaire.
Pour saisir le coût article, vous avez besoin de prendre en compte le système de valorisation existant du
client. Le coût article peut être le prix d'achat du client. Si la moyenne mobile est utilisée pour gérer la
valeur du stock existant, utilisez le dernier prix d'achat moyen à partir du système existant. Si la
méthode standard est utilisée, utilisez le prix d'achat du client. Si la méthode FIFO est utilisée, vous
devez saisir plusieurs lignes de document pour un article dans le modèle d'entrée de marchandises ou
importer plusieurs entrées de marchandises. Chaque ligne ou entrée de marchandises distincte aura un
coût différent pour correspondre au coût dans le système existant. Remarque : la valorisation du client
peut être inexacte car il n'y a souvent aucun inventaire permanent.
La méthode la plus simple pour importer des informations sur un lot et un numéro de série est
d'utiliser des documents d'entrée de marchandises.
Remarque : vous pouvez saisir les coûts pour des articles valorisés avec le coût standard lorsque
vous importez au départ les données de base.
Une fois que les comptages et les coûts ont été importés ou saisis, vous devez exécuter les états de
stock et correspondre au système existant. Il se peut que vous deviez créer des écritures au journal
manuelles pour corriger des différences, notamment si la moyenne mobile est la méthode de gestion.
6-15
Lors de la mise en production, les soldes des comptes généraux du nouveau système doivent
correspondre au système existant.
Remarque : Ne transférez pas les soldes des comptes collectifs client et fournisseur si vous avez déjà
importé des soldes de partenaires. Et ne transférez pas les soldes de comptes de stock si vous avez déjà
importé les quantités d'articles.
Une fois le système existant gelé, le client doit exécuter l'état Balance générale. Si vous devez
transférer les soldes du compte de résultat, le client doit exécuter l'état de résultat pour chaque période
depuis le début de l'exercice budgétaire. Cela vous permettra de saisir les soldes pour chaque période.
Remarque : Si votre client effectue la mise en production au début d'un nouvel exercice budgétaire,
seuls les soldes de la balance générale seront alors calculés et non les soldes des comptes de résultat.
Vous pouvez importer les soldes de l'état Balance générale comme entrées au journal manuelle ou à
l'aide du modèle d'entrée au journal du Data Transfer Workbench. Utilisez un compte de solde
d'ouverture comme compte de contrepartie.
Conseil : avant d'importer les soldes de la banque société, le client doit d'abord rapprocher les
comptes. Vous devez ensuite saisir les écritures au journal pour les soldes rapprochés et non
rapprochés. Il sera ainsi plus facile de rapprocher ces comptes dans SAP Business One.
L'état Balance générale et l'état de résultat dans le système SAP Business One doivent correspondre au
système existant. Travaillez en collaboration avec le comptable du client pour effectuer les ajustements
nécessaires si les deux états ne correspondent pas.
Remarque : après avoir équilibré l'état, il se peut que vous deviez apporter des corrections aux soldes
de banque société pour les transactions réalisées après le basculement.

6-16
6-17
Outre l'importation des soldes initiaux à l'aide du DTW, vous pouvez utiliser les transactions Soldes
d'ouverture dans SAP Business One. Les transactions sont accessibles par les chemins de menus
suivants :
Comptes généraux : Administration Initialisation système Soldes d'ouverture Solde
d'ouverture comptes généraux
Partenaires : Administration Initialisation système Soldes d'ouverture Solde d'ouverture
partenaires
Comptes de stock : Stock Transactions de stock Quantités initiales, suivi des stocks, écriture de
stock, puis sélectionnez l'onglet Stock initial.
Ces transactions sont pertinentes lorsque le client a uniquement besoin du solde d'ouverture, mais pas
des postes individuels.
Pour les soldes de partenaires, saisissez le solde pour une facture en cours et utilisez un compte de
solde d'ouverture comme compte de contrepartie. Vous pouvez exécuter la transaction plusieurs fois
pour enregistrer des factures distinctes pour un partenaire. Le système enregistre une entrée au journal
pour le compte partenaire. Lorsque le client traite ultérieurement un paiement, il le fait correspondre à
l'entrée au journal. Elle sera rapprochée avec le paiement.
Pour les comptes généraux, saisissez le solde de chaque compte et utilisez un compte de solde
d'ouverture comme compte de contrepartie. Si l’exercice comptable ne commence pas au début d'un
exercice budgétaire, vous pouvez modifier la date dans l’écran de saisie des soldes d’ouverture. Si vous
commencez au milieu de l'exercice budgétaire et si vous voulez voir les soldes initiaux depuis le début
de l'exercice dans SAP Business One, vous devez saisir les soldes d'ouverture comme début d'exercice,
puis saisir uniquement les soldes delta pour les périodes successives. Vous ne devez saisir les comptes
de résultats que si le transfert de données a lieu au cours de l'exercice comptable.
Pour les quantités en stock, saisissez la quantité et le prix dans l'onglet Stock initial. Utilisez un compte
de solde d'ouverture pour que le compte général de stock ne soit pas mis à jour deux fois. Remarque :
vous ne pouvez pas saisir les numéros de série de l'article si vous utilisez cette transaction. Vous devez
également saisir les quantités pour un magasin à la fois.
6-18
Suivez l'exercice « Soldes d'ouverture ».

6-19
6-20
6-21
7-1
7-2
Maintenant que le système client est en mode productif, votre rôle consiste à offrir de l'aide et des
conseils au client. Votre priorité absolue est de résoudre tous les problèmes de production qui se
présentent dans le nouveau système.

7-3
Après avoir transféré les soldes d'ouverture, selon quels critères décideriez-vous de transférer le
système au client ?

7-4
7-5
Le consultant en implémentation doit se concentrer sur deux objectifs prioritaires au cours de cette
phase :
Assurer le support sur site pendant la période qui suit la mise en production. D'après l'AIP, vous
devriez passer les 20 premières heures sur le site du client. Vous êtes responsable du système
jusqu'à ce que tous les problèmes qui suivent la mise en production soient résolus.
Transférer le support et l'administration du système à l'équipe du client. Après avoir résolu tous les
problèmes qui suivent la mise en production, vous activez le support dans le portail partenaire sous
System Data Maintenance.
L'équipe de projet doit vérifier tous les jalons et clôturer le projet. Le client approuve le projet.
Le chef de projet peut planifier une réunion de revue et d'optimisation quatre à six semaines après la
réunion de clôture du projet.
C'est le moment adéquat pour rappeler l'accord sur le niveau de service que le client signe au cours
de la phase 1 de l'AIP. Il stipule les responsabilités opérationnelles du client.

7-6
7-7
Les clients doivent payer des prestations de maintenance afin de bénéficier d'un support, de montées de
version logicielles et de Support Packages. La maintenance comprend les montées de version vers les
nouvelles versions. Comme les Support Packages SAP peuvent comprendre des extensions de nature
juridique, vous devez vous assurer que votre client bénéficie de prestations de maintenance.
Le client achète des prestations de maintenance auprès du partenaire lorsque l'implémentation du contrat
initial est approuvée. Le client n'achète pas de prestations de maintenance directement auprès de SAP, et le
client n'obtient pas de support directement de la part de SAP.
Le support de niveau 1 et 2 est assuré par le partenaire, et SAP participe uniquement au niveau 3 s'il y a une
défaillance au niveau du logiciel. Une partie des prestations de maintenance payées par les clients revient au
partenaire pour le support de niveau 1 et 2. Le client doit être à jour au niveau de la maintenance pour
bénéficier du support de niveau 3 de la part de SAP.
Il est primordial que vous compreniez bien ce que vous devez faire dans le cadre du support de niveau 1 et
2:
Niveau 1 et 2 : Lorsque le client vous signale un problème, vous devez procéder à une analyse initiale de
ce problème. En d'autres termes, vous devez rechercher les sources d'informations existantes, notamment
les notes SAP, pour déterminer s'il existe une solution disponible. Si vous ne parvenez pas à trouver une
solution documentée, reproduisez le problème sur votre propre système en utilisant la base de données de
démonstration et le dernier numéro de Support Package. Vérifiez que le problème concerne SAP
Business One. Si possible, fournissez au client une solution de rechange.
Niveau 3 : créez un message à l'intention de SAP uniquement si vous êtes certain que le problème
concerne SAP business One et qu'il est reproductible. Vous devez fournir autant d'informations que
possible (captures d'écrans et événements qui sont à l'origine du problème). SAP validera l'exactitude et
le caractère exhaustif du message, analysera et reproduira l'incident, et si nécessaire, accèdera au système
du client ou demandera la base de données du client, avec votre aide. SAP fournira un correctif ou une
solution de rechange et créera une note SAP.

7-8
Les nouvelles entreprises partenaires doivent définir une organisation de support avec un Support Desk
doté de personnel expérimenté. En tant que partenaire, vous devez également définir des
environnements qui vous permettent de répliquer rapidement les problèmes des clients en utilisant les
localisations ou les versions utilisées sur les sites des clients. Vous devez aussi proposer une assistance
téléphonique à vos clients.
Remarque : un grand nombre de partenaires utilisent SAP Business One, notamment les modules de
service et de support, pour aider leurs clients.
Vous devez fournir à votre client le S-User afin qu'il puisse accéder au portail client.
Les clients peuvent créer des messages de support à partir de l'application SAP Business One en
utilisant le menu Aide Support Desk ou à partir de la zone de support sur le portail client. Ils
peuvent par ailleurs effectuer une recherche dans la base de données des notes SAP pour résoudre eux-
mêmes leurs problèmes. Si le client crée un message de support, ce dernier vous sera automatiquement
transmis pour le support de niveau 1 et 2. Il n'est pas transmis à SAP. Si le client vous signale le
problème directement par téléphone, vous créerez un message de support si vous avez besoin du
support de niveau 3.
Vous recevez les messages des clients dans votre file d'attente partenaire, dans la zone de support du
portail partenaire. Si vous trouvez une solution, ajoutez-la au message et renvoyez le message au client.
Les clients peuvent suivre les messages dans le portail client. De plus, ils peuvent recevoir une
notification par e-mail lorsque vous leur envoyez un nouveau message.
Si vous avez besoin de créer un message de support à l'intention de SAP pour l'un de vos clients, vous
devez sélectionner le client comme demandeur. Toutes les réponses s'afficheront donc dans la corbeille
d'arrivée du client (et non dans la vôtre). Remarque : lorsque la commande de logiciel SAP Business
One a été passée auprès de SAP, la relation partenaire–client a été créée. Par conséquent, lorsque vous
créez un message de support, vous pouvez sélectionner l'installation de votre client.

7-9
Notez les étapes de support pour ce problème .

1. _______________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________

4. _______________________________________________________________________________

5. _______________________________________________________________________________

7-10
Les notes SAP décrivent les solutions des problèmes connus. Dès qu'un nouveau problème apparaît et
qu'il est résolu par SAP, SAP crée une note SAP qui décrit le problème et la solution. De puissants
outils de recherche vous permettent de lancer des recherches dans la base de connaissances.
Vous pouvez effectuer des recherches par mot-clé, par domaine d'application (pour SAP Business One,
utilisez SBO*), par version de logiciel ou à l'aide d'une combinaison de tous ces éléments. La note
192194 fournit un exemple de recherche de note SAP.
Trucs et astuces :
Pensez à utiliser les combinaisons ET/OU
.Recherchez le domaine du sujet, par exemple, SBO-GUI pour des problèmes d'interface
.Définissez l'anglais comme langue
.Utilisez des caractères génériques (*)
Nous vous conseillons de vérifier régulièrement la zone de support du portail partenaire.
Vous trouverez une sélection de notes SAP dans SAP Hot News. Vous pouvez vous inscrire pour les
recevoir dans votre page d'accueil sur le portail partenaire ou dans un bulletin électronique
personnalisé. Les SAP HotNews sont des notes client SAP de très haute priorité. Ces notes vous
expliquent comment résoudre ou éviter des problèmes susceptibles d'entraîner un arrêt du système SAP
ou des pertes de données.

7-11
7-12
Partez de l'application Self-Help du partenaire ou utilisez le chemin
http://service.sap.com/sap/bc/bsp/spn/smb_searchnotes/smb_index.htm
Saisissez les mot-clés qui décrivent le problème que vous venez d'indiquer au sujet de la liste de
prélèvement.
Quel est le numéro de la note SAP ?

7-13
Notez les étapes de la résolution de ce problème .

1. _______________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________

4. _______________________________________________________________________________

5. _______________________________________________________________________________

7-14
Lorsque vous créez un message de support pour SAP, la priorité que vous attribuez au message reflète
l'impact du problème sur les activités du client.
Très élevée : affectez la priorité Très élevée seulement si le problème a des conséquences très graves
sur les transactions commerciales habituelles et si des travaux urgents ne peuvent pas être réalisés. Un
message de priorité très élevée doit être traité immédiatement car le dysfonctionnement peut entraîner
des pertes sérieuses pour le client. Cette situation a généralement pour cause :
la perte absolue d'un système ;
le dysfonctionnement de fonctions centrales du système SAP dans le système de production ;
des retards au niveau de la mise en production ou de la montée de version planifiée dans les 3 jours
ouvrés qui suivent.
Remarque : cette priorité ne peut être utilisée que sur un système de production. Vous devez fournir
un numéro de téléphone pour que le support SAP puisse vous contacter.
Élevée : vous devez affecter la priorité Élevée uniquement si des transactions commerciales habituelles
sont sérieusement affectées et s'il est impossible de réaliser des tâches nécessaires dont le client a
besoin immédiatement. Un message de priorité élevée doit être traité immédiatement car le
dysfonctionnement peut sérieusement perturber le flux de gestion de production du client.
Moyenne : si un processus de gestion est affecté, vous devez attribuer la priorité Moyenne. Cela sous-
entend que des activités nécessaires ne peuvent pas être effectuées. Il peut s'agir de l'indisponibilité
temporaire ou du dysfonctionnement d'une fonction. Un exemple : le client SAP Business One tombe
en panne et génère un fichier d'images-mémoire lorsque l'utilisateur essaie d'imprimer des factures.
Basse : si les activités ne sont pas affectées, vous devez affecter la priorité Basse. Il peut s'agir de
l'indisponibilité temporaire ou du dysfonctionnement d'une fonction qui n'est pas nécessaire pour
l'exécution des processus de gestion quotidiens.
Conseil : la note SAP n°795206 contient la définition complète des priorités et des instructions sur la
marche à suivre en cas de priorité très élevée.
7-15
Quelle priorité affecteriez-vous ?
Que devez-vous faire pour isoler le problème dans SAP Business One afin de remplir vos obligations
de support de niveau 1 et 2 ?

1. _______________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________

4. _______________________________________________________________________________

5. _______________________________________________________________________________

7-16
Étant donné que vous recevez une partie de la cotisation de maintenance versée par le client, vous devez
lui fournir un support. SAP est responsable du support uniquement pour les problèmes directement
causés par le logiciel SAP Business One. Vous devez donc suivre toutes les étapes nécessaires du
processus de support :
Effectuez une recherche dans toutes les ressources SAP disponibles pour voir si des solutions connues
au problème du client ont été clairement documentées par SAP (notes SAP, documentation SAP,
pages du portail partenaire, forums SAP et Expert Empowerment Sessions). Vous êtes chargé d'entrer
la combinaison adéquate de mots-clés pour vérifier s'il existe une solution connue. S'il y a un code
d'erreur, vous devez le saisir dans votre recherche de mot-clé. Remarque : dans la version 8.8, parmi
les messages d'erreur affichés en bas de l'écran, un grand nombre ont un lien vers l'aide en ligne. Si le
problème est connu et s'il est résolu dans un Support Package, vous devez vous charger de la montée
de version pour le client.
Reproduisez le problème sur votre site en utilisant la base de données de démonstration ou une copie
de la base de données du client. Si vous pouvez reproduire le problème, testez-le à nouveau en
utilisant le dernier niveau de Support Package et de version. Même si vous pouvez reproduire le
problème, ce dernier peut être lié à quelque chose qui se trouve dans l'environnement du client, hors
de SAP Business One.
Déterminez si le problème est causé par SAP Business One. Vous devrez peut-être vérifier les fichiers
journaux dans SAP Business One.
Si vous pouvez reproduire le problème au niveau du dernier Support Package ou de la dernière
version et si vous l'avez isolé dans SAP Business One, créez un message de support pour SAP.
Vous devez affecter la priorité appropriée et indiquer l'impact sur l'activité.
Indiquez suffisamment d'informations pour que SAP puisse traiter le problème. Fournissez entre autres
une description claire du problème, avec le message d'erreur exact, des captures d'écran et les étapes que
vous avez suivies aux niveaux 1 et 2. Les messages doivent être rédigés en anglais.
7-17
SAP Business One Support propose aux partenaires les services de support suivants :
Services de support téléphonique
- Assistance téléphonique : vous pouvez l'utiliser pour contacter le support SAP si vous avez besoin
de suivre un message que vous avez transmis ou d'en demander la mise à jour. Remarque : vous
devez enregistrer un message de support avant d'appeler l'assistance téléphonique. Munissez-vous
du numéro du message pour l'appel. Le numéro de l'assistance téléphonique est publié dans la
page des contacts par pays.
- Chef de permanence SAP Business One : contactez le chef de permanence uniquement lorsque
vous avez créé un message de priorité très élevée. Ce service est utilisé dans des situations
critiques lorsque les processus de base sont affectés.
Services de support Internet
- Traitement des messages : pour signaler un problème à SAP pour un support de niveau 3, utilisez
l'assistant messages.
- Base des notes : recherchez les solutions connues pour faciliter le processus de résolution des
problèmes.
- Support à distance : si le support SAP a besoin de vérifier le problème dans la base de données du
client, une réunion WebEx sera demandée. L'environnement du client doit être autorisé à
télédécharger et installer les fichiers d'exécution WebEx. Vous devez aussi utiliser des outils
comme WebEx pour aider vos clients.
Le support SAP fonctionne de 9h00 à 18h00, heure locale.
En dehors des heures de bureau, le support est assuré uniquement pour les messages de priorité très
élevée qui sont rédigés en anglais.

7-18
Notez les étapes de la résolution de ce problème .

1. _______________________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________________________

4. _______________________________________________________________________________

5. _______________________________________________________________________________

7-19
Lorsque vous créez un message de support, suivez les instructions ci-dessous :
Traitez un seul problème par message
Enregistrez le message dans le nom du client et indiquez le client et le système dans lequel l'erreur se
produit
Indiquez le nom et le numéro de téléphone de votre contact
Indiquez la composante le plus précisément possible (SBO-*)
Sélectionnez une priorité adéquate d'après la note SAP 67739
Décrivez l'impact sur l'activité.
Rédigez en anglais
Utilisez une désignation claire. Exemple :
Description insuffisante : « On ne peut rien télédécharger dans Excel. »
Description correcte : « Excel ne se lance pas lorsque je clique sur Exporter dans Excel.. »
Décrivez le problème de manière détaillée
Fréquence et heure de l'événement
Procédure permettant la reproduction du problème, y compris les données nécessaires
Conditions particulières (par exemple, montée de version)
Indiquez les données de connexion dans le cas d'une connexion à distance
Documentez votre analyse de l'erreur et votre recherche de notes SAP

7-20
7-21
Avant d'activer le support client dans le portail, vous devez installer et configurer remote support
platform for SAP Business One (RSP).
Remote support platform est un outil automatisé qui s'exécute sur le serveur du client. Cet outil permet
d'assurer un support de bout en bout entre SAP et sa base de clients. Remote support platform est un
outil proactif qui aide à identifier les goulots d'étranglement et à prévenir les problèmes au niveau du
système. RSP peut être configuré de manière à envoyer les résultats à SAP, au client et au partenaire.
Cet outil permet également au support SAP d'interroger des bases de données distantes et d'éviter
l'apparition de problèmes connus.
Remarque : RSP n'est pas associé à une version de SAP Business One et peut être utilisé avec
différentes versions de SAP Business One. Vous pouvez cependant installer RSP au cours de
l'installation du logiciel SAP Business One.
RSP peut surveiller de manière proactive le statut de fonctionnement et l'intégrité des bases de données
du client et envoyer les résultats au support SAP. SAP peut ainsi signaler aux partenaires et aux
administrateurs les problèmes connus. RSP offre également une fonctionnalité de correction
automatique des bases de données via l'exécution de tâches correctives (cette fonctionnalité est
disponible à partir de RSP 2.1 SP01).

7-22
Remote support platform for SAP Business One comprend les composants suivants qui communiquent
en échangeant des données, des tâches et des informations sur le statut des tâches :
Backend : système de gestion chez SAP qui fournit des services à l'installation des utilisateurs finaux.
Agent : agent RSP installé sur le serveur SAP Business One qui permet d'exécuter des tâches, de les
planifier et d'envoyer les résultats. L'agent fonctionne comme un service Windows et communique au
support SAP.
Client RSP : interface graphique pour la gestion de l'agent RSP. Le client RSP peut se connecter à
différents agents RSP à l'aide d'une connexion VPN par Internet. Le client peut administrer RSP depuis
cette console. L'une de ses caractéristiques principales est son système d'alerte et de notification
hautement configurable qui permet d'informer les partenaires et les clients selon une liste de diffusion
prédéfinie.
Tâche : action automatisée de support ou de maintenance qui peut être exécutée soit automatiquement,
selon un calendrier configuré, soit manuellement à la demande de l'utilisateur. Trois types de tâches
sont utilisés :
Contrôles de fonctionnement : contrôle de la cohérence de la base de données
Tâches correctives : scripts de rétablissement automatique pour la correction des bases de données
affectées
Tâches de maintenance de BD : par exemple, sauvegarde, restauration, réduction de BD
Pour obtenir de l'aide au sujet de RSP, contactez votre spécialiste produit local (Local Product Expert).

7-23
RSP offre plusieurs services. Notez que le client peut activer ou désactiver un service.
Rapport de statut système : visible juste après l'installation de RSP. Il contrôle l'espace disque disponible,
les statistiques de sauvegarde et la charge de données de l'installation du client. Le client est informé des
résultats. Vous pouvez aussi utiliser ces informations pour aider vos clients. Ce rapport identifie les éléments
critiques avant qu'ils ne constituent un problème. Il est préférable de l'exécuter régulièrement. De plus, comme
SAP dispose de ces informations, le support fourni par SAP peut être plus rapide.
Évaluation préalable à la montée de version pour SAP Business One 2007 A/B : vérifie automatiquement
si un système est affecté par des problèmes de montée de version connus. Elle peut permettre d'éviter un
processus de montée de version incorrect. Pour plus d'informations, reportez-vous au programme Accelerated
Upgrade Program sur le portail.
Service de vérification de la valorisation des stocks : vérifie automatiquement si une base de données peut
prétendre au service de vérification de la valorisation des stocks offert par le support SAP Business One. Dans
la mesure du possible, toutes les incohérences de valeurs d'inventaire entre les rapports d'audit de stock et les
comptes généraux de stock seront détectées.
Maintenance des bases de données : ce service planifie la sauvegarde automatique des bases de données et,
si nécessaire, restaure automatiquement les bases de données précédemment sauvegardées.
Contrôle de fiabilité SAP Business One : vérifie si le système est affecté par des problèmes de support
récemment identifiés. Tente de résoudre les problèmes avant qu'ils n'affectent le système de production. SAP
recommande vivement de veiller à ce que cette tâche soit à jour et de l'exécuter régulièrement une fois par
semaine.
Tâches correctives : regroupement de différentes tâches permettant de corriger automatiquement les
problèmes connus. Le nombre de tâches de ce type sera successivement étendu avec le temps.
Remarque : pour que le contrôle préalable à la montée de version, la vérification de la valorisation des stocks et
d'autres services soient télédéchargés sur l'installation du client, vous devez envoyer les résultats du rapport de
statut système à SAP. Une fois que SAP aura reçu les informations de base sur l'installation, d'autres services et
tâches seront affectés au système et vous-même ou le client pourrez les télédécharger et les utiliser.

7-24
7-25
7-26
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0
Liste de contrôle pour le transfert du dossier par la vente - Extrait

Chapitre : préparation du projet

Sujet : évaluation des risques

Liste de contrôle pour le transfert du projet par la vente

(pour la société Lumière & Musique)

Contexte du projet

Contexte du projet Lumière & Musique Sarl vend, loue et installe des
systèmes de présentation média professionnels pour des
Est-ce un projet au
expositions et des manifestations. La société propose
réel ?
également des services de conseil pour la planification des
Est-ce qu'un acompte systèmes de communication dans des projets de
a été versé ? construction complexes.
À partir de quels Michel Sian est le propriétaire de Lumière & Musique Sarl.
systèmes se fait la
Lumière & Musique Sarl a signé un contrat au réel qui ne
reprise de données ?
doit pas dépasser 45 jours ; elle a également commandé
15 licences utilisateur de SAP Business One.
La société s'est engagée pour d'importantes
manifestations saisonnières et elle doit être opérationnelle
dans deux mois avant le début de ces manifestations.
La société est en train de remplacer Quickbooks et
plusieurs processus manuels. Le contrat indique les
livrables suivants :
Implémentation d'une solution SAP Business One pour
intégrer les ventes, les achats, la planification des
besoins, la production et la gestion des stocks
Migration des données du système existant. Ces
données comprennent les informations client et
fournisseur, les produits et les services ainsi que les
situations de compte.
Configuration de la société et initialisation de base du
plan comptable, de la comptabilité fournisseurs et
clients, des opérations bancaires, des magasins et du
stock
Autorisations utilisateurs

2-1
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0
Liste de contrôle pour le transfert du dossier par la vente - Extrait

Alertes
Processus d'approbation
Impression et messagerie électronique de SAP
Business One
Mises en page
Synthèse des objectifs de l'entreprise

No
Oui Remarques
n

Est-ce que les Le mur d'écrans, produit d'affichage géant

objectifs du projet constitués de plusieurs écrans LCD de 40 pouces
sont clairement associés à un piloteur d'ordinateur et à un
identifiés ? système audio est leur produit le plus vendu. Les
composants sont achetés puis assemblés dans
l'entrepôt principal de la société Lumière &
Musique. Le mur d'écrans est proposé à la vente
dans des dimensions standard telles que 3x3 et
4x4 mais il peut également être fabriqué à la
commande dans d'autres dimensions telles que
7x7.
Les murs d'écrans sont vendus ou loués aux
clients.
Les principaux facteurs déterminants sont les
suivants :
Optimisation et diminution du délai entre
l'achat et la fabrication des murs d'écrans. La
société veut connaître le mode d'intégration de
la production à la planification des besoins,
aux ventes et aux achats.
Gestion de leurs relations fournisseurs, dont
les contrats et remises fournisseurs.
Optimisation de la gestion des niveaux de
stock et des valorisations de plusieurs
magasins et lignes de produits. Les retards
sont fréquents lorsqu'il est nécessaire
d'expédier des composants entrant dans la
fabrication des murs d'écrans d'un autre
magasin.
Amélioration de la prévision des ventes et de
l'exécution du pipeline des ventes. Leur
système actuel ne permet pas de suivre le
pipeline des ventes et les opportunités de

Ce document a été crée en collaboration avec Omega Business Solutions. (www.vision-33.com).

2-2
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0
Liste de contrôle pour le transfert du dossier par la vente - Extrait

vente. Le propriétaire doit pouvoir connaître

les opportunités de vente qui sont inactives
depuis un mois.
Édition d'état précis sur les charges et les
produits par domaine d'activité (vente,
location, installation et conseil).
Développement de leur entreprise par la
création de nouveaux emplacements et
magasins au cours des 12 prochains mois
sans interrompre l'activité actuelle.

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2-3
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0
Liste de contrôle pour le transfert du dossier par la vente - Extrait

Organisation

Oui Non Remarques

Est-ce que le projet Michel Sian. Il est le fondateur et le

est parrainé ? propriétaire de la société.

Est-ce que le client Lumière & Musique Sarl étant une petite
est parrainé ? société, Michel Sian endossera également ce
rôle. Michel souhaite s'impliquer
personnellement dans ce projet bien qu'il soit
déjà très occupé.
Il considère que l'introduction d'un système
intégré est de son ressort. Il souhaite pouvoir
contrôler l'efficacité de ses processus à tout
moment. Le système doit l'aider à élaborer ses
plans d'expansion.

Est-ce que le chef de Vous-même

projet, côté
intégrateur, a été
désigné ?

Est-ce que l’équipe Chef de projet côté client - non affecté

d'implémentation de
Utilisateur clé - Comptabilité clients - non
base a été identifiée ?
affecté
Utilisateur clé - Comptabilité fournisseurs
(Edouard Petit, chef des achats)
Utilisateur clé - Comptabilité financière (Claire
Thomas, chef du service comptable)
Administrateur IT – non affecté. La société
Lumière & Musique n'a pas d'administrateur IT
dédié. Richarg Long, le responsable magasin,
prétend avoir des compétences en
informatique et gère donc la base de données
Quickbooks.
Michel Sian a accepté de constituer une
équipe complète dès que possible.

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2-4
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0
Liste de contrôle pour le transfert du dossier par la vente - Extrait

Besoins liés aux processus de gestion

Oui Non Remarques

Est-ce que les Cette opération sera exécutée pendant les

processus de gestion ateliers de collecte des besoins. Les
clés ont été identifiés processus clés à analyser sont les suivants :
et analysés ?
Comptabilité financière et reporting
Comptabilités clients, commandes clients,
prélèvement et emballage, livraisons,
expédition, retours, factures clients, avoirs
clients
Comptabilité fournisseurs, commandes
d'achat, entrées de marchandises, retour
marchandises, factures fournisseurs, avoirs
fournisseurs, données de base
(fournisseurs)
Gestion des stocks
Planification des besoins, production,
nomenclatures
Service et support

Des besoins La société veut suivre les charges et les

particuliers ont-ils été produits de leurs différents domaines d'activité.
recensés au niveau Elle veut également connaître les frais
de la comptabilité, généraux de chaque type de produit vendu.
des opérations
bancaires ou de la
comptabilité
financière ?

Des besoins Les principaux besoins sont répertoriés ci-

particuliers ont-ils été dessous :
recensés au niveau
Lorsqu'une commande est passée, la
des ventes ou de la
société veut savoir de quelle manière le
gestion des
client a connu la société.
opportunités ?
Lumière & Musique Sarl conseille des
architectes et des ingénieurs pour la
planification des systèmes de
communication dans des projets de
construction complexes. Elle vous
demande de présenter un mode de
facturation pour ces services de conseil.
La société doit trouver une solution en
matière de gestion des locations de murs
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2-5
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0
Liste de contrôle pour le transfert du dossier par la vente - Extrait

Oui Non Remarques

d'écrans. Elle souhaite gérer de manière
distincte le stock des murs d'écrans
destinés à la location du stock des murs
d'écrans destinés à la vente.
Une remise de 5% est accordée aux clients
existants sous réserve qu'ils n'aient pas de
paiement en retard et qu'ils aient passé une
commande au cours des 6 derniers mois.
Remarque : Michel Sian doit donner son
accord pour toute remise supérieure à
10%.
Dans le cas de commandes dépassant
25 000 €, les clients doivent verser un
acompte de 15%.
L’autorisation d’affichage de la marge brute
par article pour les commerciaux lors du
traitement des documents de vente est une
fonctionnalité importante pour Lumière &
Musique Sarl. Le pourcentage de la marge
brute se calcule en divisant la marge par
les coûts de l'article.
Michel Sian veut être informé si la marge
brute tombe en-dessous des 30%.
Afin d'entretenir de bonnes relations avec
sa clientèle, Lumière & Musique Sarl
envoie un cadeau d'anniversaire aux
dirigeants de ses 18 principaux clients.
Le propriétaire de Lumière & Musique veut
connaître les opportunités de vente qui
n'ont pas été conclues depuis un mois.
Si un article n'est pas en stock, la société
veut pouvoir lancer une rechercher dans
tous les magasins. Si l'article n'est
disponible dans aucun des magasins, la
société veut contrôler auprès du magasin
central si le produit a été commandé et la
date de réception prévue. S'il ne peut pas
être livré à temps, la société souhaite
pouvoir proposer aux clients des articles
similaires.
Les commerciaux doivent conseiller des
accessoires aux clients qui commandent

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2-6
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0
Liste de contrôle pour le transfert du dossier par la vente - Extrait

Oui Non Remarques

des murs d'écrans.
Le plafond de crédit normal pour tous les
clients s'élève à 20 000 €. Si ce plafond est
dépassé de plus de 2 500 €, le système
peut bloquer la commande. Seul Michel
Sian peut accepter une telle commande.
Les factures existantes comprennent le
logo de la société et un message
promotionnel en fonction des saisons.
À chaque livraison, Lumière & Musique
Sarl facture des frais de transport.

Des besoins Les dépenses de la société doivent faire l'objet

particuliers ont-ils été d'un contrôle attentif et dans certains cas, elles
recensés au niveau doivent être approuvées par le propriétaire.
des achats ?
Lumière & Musique Sarl négocie les prix avec
les fournisseurs et doit s'assurer que les
remises négociées sont répercutées dans le
système.

Des besoins Aucun besoin particulier n'a été évoqué au

particuliers ont-ils été cours du processus de vente.
recensés au niveau
de la gestion des
données partenaire ?

Des besoins Les besoins liés aux processus de gestion

particuliers ont-ils été seront rassemblés au cours des ateliers de
recensés au niveau collecte des besoins.
de la gestion des
stocks ?

Des besoins La société souhaite l'intégration des

particuliers ont-ils été recommandations relatives à l'ordre de
recensés au niveau production et de l'approvisionnement via la
de la gestion de la planification des besoins. Elle veut suivre le
production ou de la processus de fabrication des murs d'écrans.
planification des
besoins ?

Des besoins Le service représente un domaine très

particuliers ont-ils été important pour la société Lumière & Musique.
recensés au niveau Elle propose des contrats de service spécialisé
de la gestion des qui doivent être gérés.
services ? Lumière & Musique Sarl propose une garantie
de deux ans pour chaque mur d'écrans. Les
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2-7
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0
Liste de contrôle pour le transfert du dossier par la vente - Extrait

Oui Non Remarques

articles portent un numéro de série
comprenant le numéro article, l'année ainsi
qu'un numéro séquentiel. Le service standard
est limité aux jours ouvrables de 8h00 à 17h00
et ne fonctionne pas les jours fériés. Un
technicien se déplace chez le client pour
résoudre le problème sous cinq jours
ouvrables, si nécessaire. Les frais de
déplacement professionnels sont gratuits, ainsi
que les pièces de rechange éventuelles.
La solution a également besoin d'une base de
connaissances des solutions.

Des besoins Ce point n'a pas été évoqué au cours du

particuliers ont-ils été processus de vente.
recensés au niveau
des ressources
humaines ?

Des besoins La société souhaite un nouvel état qui

particuliers ont-ils été énumère les contrats de vente et d'achat.
recensés en ce qui Nous avons évalué la durée nécessaire au
concerne le développement de cet état au moyen de
reporting ? Crystal Reports à 3 jours.

Le client a-t-il fait part Le client serait intéressé par un add-on de

d’autres besoins production. Il pourrait également avoir besoin
particuliers qui ne d'autres états personnalisés.
sont pas encore
énumérés ?

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2-8
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
Ventes
1 Trois types de clients : hôtels, salons
et foires, et entreprises
2 Le traitement des achats réalisés par
3-1
des clients occasionnels s'effectue
sous le compte générique K999. Les
clients occasionnels doivent payer
immédiatement.
3 Lors des foires et salons, Lumière &
Musique Sarl propose une remise
standard de 2% si le paiement
intervient dans les 14 premiers jours.
Le paiement intégral doit être
effectué sous 30 jours.
Il est demandé aux hôtels d’effectuer
leur paiement dans un délai d’une
semaine.
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
S, I Groupes de clients Outre les conditions de paiement, à
quelle fin les trois types de clients
sont-ils utilisés ? Sont-ils utilisés pour
les analyses de ventes ?
S, I Créez une fiche client occasionnel en y Devez-vous enregistrer d'autres
indiquant le code K999. Définissez comptant données pour ces clients, par exemple
comme conditions de paiement. Définissez le pour l'analyse des ventes ?
client comme client par défaut pour le
paiement au comptant.
S, I Définissez les conditions de paiement des De quelle manière suivez-vous les
foires et salons : impayés ? SAP Business One
propose plusieurs options : l'état
À 30 jours nets
chronologique, les extraits de
Remise de 2% compte client, des états
personnalisés.
Définissez les conditions de paiement des
hôtels : Quelles conditions de paiement
doivent être définies comme
À 7 jours net
conditions par défaut dans les
Pas de remise options générales ?
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
3-2
4 Une remise de 5% est accordée aux
clients existants sous réserve qu'ils
n'aient pas de paiement en retard et
qu'ils aient passé une commande au
cours des 6 derniers mois.
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
Y-a-t-il des conditions
particulières pour le traitement
des escomptes dans la
localisation ?
C, O Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur
dans la zone Remise des documents de vente
et appuyez-vous sur une requête qui calcule
la remise lorsque les deux conditions sont
réunies. Remarque : cette personnalisation
est considérée comme hors du périmètre
pour une implémentation AIP standard.
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
5 Toute remise client dépassant 10 %
doit être validée par Michel Sian ou
son assistant.
3-3
6 Lorsqu'une commande est passée, la
société veut savoir de quelle manière
le client a connu la société.
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
S, O Définissez un processus d'approbation pour
les remises supérieures à 10% et affectez
Michel Sian ou son assistant comme
approbateurs. Remarque : bien que les
procédures d'approbation fassent partie des
fonctionnalités standard, elles sont
considérées comme hors périmètre dans le
cadre d'une implémentation AIP standard.
C, O Le document de vente ne comporte aucune Demandez au client si cette zone doit
zone pour ce type d'information. Ajoutez être obligatoire. Si tel est le cas, vous
une zone utilisateur avec une liste de valeurs devrez définir une valeur par défaut
pour les sources possibles au document de pour la zone.
vente. Le commercial renseigne la zone à
partir de la liste de valeurs. Remarque : cette
personnalisation est considérée comme hors
du périmètre pour une implémentation AIP
standard.
Remarque : le document Opportunités
commerciales comporte une zone Source
d'informations au niveau de l'onglet
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
Généralités.

7 Dans le cas de commandes S, I Acompte (paiement indépendant de la Actuellement, quel est votre
dépassant 25 000 €, les clients facture) processus pour les remises ? Est-ce
doivent verser un acompte de 15%. qu'il commence à partir de la

3-4
commande client ? Voulez-vous que
l'acompte soit lié à une facture ?
Remarque : SAP Business One permet
de saisir les acomptes dans la
commande client ou au moyen d'une
demande de versement d'acompte ou
d'une facture pour acompte. Ces
documents ont une incidence
différente sur la gestion comptable et
le processus peut varier en fonction
de la localisation.

TB1200 SAP Business One – Implémentation et support

 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
8 Les commerciaux doivent pouvoir
afficher la marge brute par article
lors du traitement des documents de
vente. Ils calculent le pourcentage de
la marge brute en divisant la marge
par les coûts de l'article à partir de
l'entrée des marchandises.
3-5
9 Michel Sian veut être informé si la
marge brute tombe en-dessous des
30%.
10 Afin d’entretenir de bonnes relations
avec sa clientèle, Lumière & Musique
Sarl envoie un cadeau d'anniversaire
aux dirigeants de ses 18 principaux
clients.
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
Conseil : vérifiez les paramètres du Vérifiez avec le client le mode de
document. calcul actuel de la marge brute.
S, O Alerte standard pour l'écart de marge brute Par quel biais Michel veut-il recevoir
l'alerte ?
S, O Vous pouvez satisfaire cette demande de De quelle manière est obtenue et
deux manières différentes : gérée la liste des principaux clients ?
1. Enregistrez la date d'anniversaire dans la Qui participe à cette tâche ?
fiche partenaire (utilisez pour ce faire la
zone Remarques de l'onglet Contact, ou
ajoutez une zone utilisateur). Créez une
alerte avec une requête pour avertir une
personne de la société avant la date
d'anniversaire.
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
11 Leur système actuel ne permet pas
de suivre le pipeline des ventes et les
opportunités de vente.
3-6
Le propriétaire doit connaître les
opportunités qui n'ont pas été
conclues au cours du dernier mois.
12 Si un article n'est pas en stock, la
société veut pouvoir lancer une
rechercher dans tous les magasins. Si
l'article n'est pas en stock, la société
veut contrôler auprès du magasin
local si le produit a été commandé et
la date de réception prévue.
S'il ne peut pas être disponible à
temps, la société souhaite pouvoir
proposer aux clients des articles
similaires.
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
2. Créez une activité (tâche ou note) pour
la date anniversaire du partenaire qui
figurera dans le calendrier.
Remarque : ce besoin comprend en fait deux
besoins distincts.
S, I Dans Paramétrage des documents, activez le
contrôle de disponibilité des articles pour le
document Commande client. Vous pouvez
ensuite afficher les quantités dans d'autres
magasins. Si l'article n'est pas en stock dans
les autres magasins, vérifiez l'état Quantité
disponible à la vente afin de consulter le
statut des commandes d'achat.
Définissez des articles de remplacement
(Gestion des stocks>Gestion des
articles>Articles de remplacement). Le
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
personnel commercial peut accéder à ces
informations à partir du contrôle de
disponibilité ou en faisant un clic droit au
niveau de la ligne de la commande client.

13 Ils veulent également conseiller des C, O Vous devez configurer une relation entre Actuellement, comment la société
accessoires aux clients qui l'écran multiple et l'accessoire. procède-t-elle pour associer les

3-7
commandent des écrans multiples. produits ?
Pour ce faire, vous disposez de plusieurs
manières : Est-ce qu'un ensemble d'accessoires
Liez les articles en cochant la même est déterminé ou est-ce que le
propriété d'article dans les données de commercial décide lui-même des
base. accessoires à proposer au client ?
Liez l'article accessoire au même groupe Ce besoin peut-il être satisfait avec
d'articles. une nomenclature de ventes qui
intègre l'écran multiple et les
Pour afficher les articles liés dans une
accessoires ?
commande client, ajoutez Valeurs définies
par l'utilisateur (précédemment désigné
Recherche formatée) à la zone du numéro
d'article dans le document Commande client.
Intégrez une requête pour afficher les
articles liés.

TB1200 SAP Business One – Implémentation et support

 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
14 Le plafond de crédit des clients est
généralement fixé à 20 000 euros. Si
ce plafond est dépassé de 1000
euros, le système doit envoyer un
message d’avertissement à
3-8
l’employé qui saisit la commande
afin qu’il puisse en informer le client.
15 Si le plafond est dépassé de plus de
2500 €, le système doit bloquer la
commande. Seul Michel Sian ou le
comptable peut accepter cette
commande.
16 Les factures existantes comprennent
le logo de la société et un message
promotionnel différent en fonction
des saisons.
17 Lumière & Musique Sarl propose à
ses clients une garantie de deux ans
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
S, I Dans Options générales, activez le contrôle Est-ce que des clients ont un plafond
du plafond de crédit. Définissez le plafond différent ?
dans Conditions de paiement.
Remarque : cochez la case « Soldes avec
livraisons non facturées » afin d'intégrer les
livraisons existantes dans le calcul.
S, O Procédure d'approbation standard pour les Remarque : il existe une alerte
commandes clients standard pour l'écart de plafond mais
elle ne bloque pas la procédure
d'approbation en attente de la
commande.
S, I Modifiez les mises en page. Intégrez une
formule pour vérifier la saison
correspondant à la date du jour.
Conseil : commencez par les options
générales de la gestion des stocks.
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
pour chaque article vendu. Les
articles portent un numéro de série
constitué du numéro article, de
l'année et d'un numéro séquentiel.
Le service standard est limité aux
jours ouvrables de 8h00 à 17h00 et
ne fonctionne pas les jours fériés.

3-9
Les frais de déplacement
professionnels sont gratuits, ainsi
que les pièces de rechange
éventuelles.
18 À chaque livraison, Lumière & S, I Dans Options générales, sélectionnez Gérer Existe-t-il des différences au niveau
Musique Sarl facture des frais de fret. Configurez-le. Affectez les comptes des frais de transport pour les articles
transport fixes. généraux. lourds ou pour une expédition à
l'étranger ?
Quels transporteurs sont utilisés ?
19 Lumière & Musique Sarl conseille des
architectes et des ingénieurs pour la
planification des systèmes de
communication dans des projets de
construction complexes. Ils vous
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
demandent de présenter un mode
de facturation pour ces services de
conseil.

Gestion comptable et Opérations bancaires

20 L'exercice comptable de la société S, I Définissez une période comptable de 12 Demandez au client de vous expliquer

3-10
correspond à l'année civile. Le bilan
annuel est établi une fois par an. La
société doit avoir douze périodes
comptables pour son contrôle de
gestion interne.
21 La société veut utiliser son plan
comptable.
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
mois à partir du mois de janvier.
S, I Vous pouvez sélectionner un plan comptable
« défini par l'utilisateur » lorsque vous créez
l'entreprise ; néanmoins, nous vous
le processus utilisé pour la clôture
d'une période. Il peut avoir une
incidence sur les dates des périodes
comptables.
De plus, comme vous devez ajouter
les périodes comptables de manière
séquentielle, vous devez savoir si
l'ajout des périodes comptables doit
s'effectuer à partir de l'exercice
précédent afin de permettre le
traitement des commandes en cours.
Vous devez déterminer la taille et la
complexité du plan comptable.
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
3-11
22 Les responsables souhaitent éditer
un état des produits et charges pour
chacun des domaines suivants de la
société : ventes, locations,
installation et conseil.
23 La National Bank est la banque de la
société Lumière & Musique.
24 La société utilise le virement comme
principal mode de paiement des
fournisseurs.
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
conseillons de sélectionner le plan
Quelle est la difficulté d'adapter le
comptable type. Vous pouvez examiner les
plan comptable type aux besoins de la
comptes types avec le client puis ajouter,
société ?
supprimer ou modifier des comptes. Vous
obtenez également les modèles d'état Si cette adaptation est difficile, vous
financier pour la localisation. pouvez le définir manuellement ou, si
cela est plus complexe, importez-le au
moyen du Data Transfer Workbench.
Conseil : quelles solutions proposent SAP
Business One pour que les produits soient
imputés dans différents comptes ?
S, I Ajoutez un compte général. Créez une Existe-t-il d'autres banques ou
banque société à laquelle vous affectez le comptes de caisse ?
compte général.
S, I La solution dépend de la disponibilité du Comment les encaissements et les
traitement de l'extrait de compte pour cette décaissements sont-ils actuellement
localisation. traités ?
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
3-12
25 Lorsque Lumière & Musique
participe à des foires, la société veut
suivre les commandes enregistrées
pendant la foire.
26 Lumière & Musique SARL a contracté
une assurance incendie et dégâts des
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
Si le traitement de l'extrait de compte doit Est-ce que les paiements sont traités
être utilisé, activez la fonctionnalité et par lot ?
configurez les codes bancaires externes afin
Les décaissements sont-ils effectués
qu'ils correspondent à ceux des banques du
via le traitement de l'extrait de
client. Utilisez l'add-on SAP BTHF.
compte ? Quels formats bancaires
Si le traitement de l'extrait de compte n'est sont utilisés ? Quels sont les codes
pas utilisé, définissez le virement comme le externes utilisés par la banque
mode de paiement par défaut dans Options nationale ? Ils sont nécessaires pour
générales et utilisez l'add-on Payment Engine le traitement de l'extrait de compte.
ainsi qu'un format de fichier bancaire
particulier, si possible.
Si les paiements sont gérés par lot,
configurez l'assistant de paiement et les
valeurs par défaut du cycle de paiement.
Conseil : recherchez les méthodes
permettant d'imputer des produits à un
événement fixe.
S, I Imputez des charges payées d'avance d'un
montant de 12 000 euros à un compte de
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
eaux pour son stock. Le coût annuel paiement anticipé. Créez une écriture
de cette assurance s'élève à 12 000 périodique mensuelle d'un montant de 1 000
€. En janvier, Lumière & Musique euros au niveau du compte de charges.
SARL enregistre la totalité de la
somme sur un compte de paiement
anticipé immédiatement après
l'enregistrement de la facture. Ce

3-13
compte est ensuite soldé
progressivement au cours de
l'exercice puisqu'un paiement
mensuel de l'assurance de 1 000
euros est comptabilisé dans le
compte d'assurance stock.
27 Lumière & Musique Sarl accorde une S, I Vous pouvez inclure des écritures
grande importance au suivi des périodiques et des écritures au journal, y
liquidités. Les écritures périodiques compris des écritures prévues dans l'état de
doivent être automatiquement cash-flow.
intégrées aux prévisions de cash-
flow. Les investissements à venir,
s'ils sont connus, doivent également
être inclus.

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 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation

3-14
Gestion des stocks
28 Les articles sont regroupés dans les S, I Groupes d'articles Pourquoi les articles sont-ils
catégories suivantes : regroupés de cette manière ? Pour la
gestion comptable, pour les ventes ou
Écrans multiples (planifiés et
pour les achats ? Si la gestion
fabriqués en interne)
comptable justifie ces
Accessoires (achetés pour la regroupements, vous devez définir de
vente) nouveaux comptes généraux dans la
détermination des comptes généraux.
Ensembles (assemblés à partir
d'autres produits)
Matières premières (achetées
pour la fabrication de l'écran
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Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
multiple)
29 Les responsables veulent suivre le Conseil : comment pouvez-vous définir le
coût des marchandises vendues de compte par défaut pour le coût des
manière distincte pour le type de marchandises vendues d'un type de
produit Écran multiple. produit ?

3-15
30 Actuellement, tout le stock est S, I Affectez un compte de stock différent
comptabilisé dans un seul compte de comme compte par défaut dans les données
stock. Avec l’implémentation de SAP de base du groupe d'articles.
Business One, la société souhaite
qu’un compte de stock distinct existe
pour chaque groupe d'articles.
31 La société effectue des contrôles de S, I Inventaires périodiques avec alerte dans les
stocks trimestriels. données de base du groupe d'articles.

32 Une remise est accordée si un client Conseil : comment pouvez-vous regrouper

commande un ensemble d'articles plusieurs articles pour pouvoir les vendre
de présentation plutôt que des conjointement ?
composants individuels.

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Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
33 L'écran multiple, constitué de S, I Pour satisfaire ce besoin, utilisez une Quel est le délai de fabrication de
plusieurs écrans LCD de 40 pouces nomenclature de production et éditez un l'écran multiple ?
associés à un piloteur d'ordinateur et ordre de production de type Spécial.
Quelle est la quantité de commande
à un système audio est leur produit
des écrans LCD ?
le plus vendu. La société achète les
composants qui sont assemblés dans Quelle est la quantité de commande
le magasin principal. L'écran multiple minimale ?

3-16
est proposé à la vente dans des Vous devez disposer de ces
dimensions standard telles que 3x3 informations pour définir le groupe
et 4x4 mais il peut également être d'articles ou les données de base
fabriqué à la commande dans article.
d'autres dimensions telles que 7x7.
Les responsables doivent réduire la
durée d'assemblage de ces articles et
ils souhaitent connaître le mode
d'intégration de la Production au
MRP, aux ventes et aux achats.
34 Lumière & Musique Sarl loue des Conseil : vous devez envisager le mode de Les articles destinés à la location sont-
articles provenant de tous les classification des articles comme articles de ils séparés des articles destinés à la
groupes. Le client reçoit un contrat location. Vous pouvez également devoir vente ?
de location imprimé qui l'informe tenir compte des assurances ou des

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Domaine Besoins de Lumière & Musique
que les articles doivent être
rapportés en bon état et que le client
devra payer les réparations en cas de
dommage.
35 La société veut sauvegarder les
descriptions d'articles et les
commentaires dans plusieurs
3-17
langues. Chaque client doit recevoir
sa correspondance
automatiquement dans la langue
appropriée.
36 Chaque bureau possède son propre
magasin dans lequel les articles
destinés à la location et à la vente
sont stockés. Ces deux types
d'articles sont séparés car Lumière &
Musique Sarl ne vend que des
marchandises neuves.
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
dépréciations.
S, I Support multilingue. Activez-le dans Détails
de la société. Traduisez le texte dans d'autres
langues. Dans les données de base
partenaire, sélectionnez la langue à utiliser
pour toute communication avec le
partenaire.
S, I Définissez 2 magasins pour chaque bureau À la réception des articles, comment
(un pour les articles destinés à la location et sélectionnent-ils les articles destinés à
un pour ceux destinés à la vente). la location ou à vente ?
Remarque : il se peut qu'un troisième Après le retour d'articles destinés à la
magasin soit requis pour traiter le retour des location, ces-derniers peuvent-ils
locations. retourner dans les magasins de
vente ?
Dans les options utilisateur, définissez le
magasin de location comme magasin par
défaut pour les utilisateurs en charge des
 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

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S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
locations.

37 Le magasin de Lille comprend cinq C, O Solutions :

rangées de cinq étagères sur trois
1. Dans les données de base article,
niveaux. Chaque article se trouve à

3-18
définissez une zone utilisateur qui
un emplacement fixe. Lumière &
propose la liste des valeurs valides pour
Musique Sarl embauche souvent des
l'emplacement. Ajoutez une requête au
intérimaires pour le prélèvement,
document de liste de prélèvement pour
elle doit donc faire apparaître
récupérer l'emplacement à partir de la
l'emplacement de l'article dans la
zone utilisateur.
liste de prélèvement.
2. Add-on tiers pour l'emplacement.
38 Lumière & Musique Sarl lance une S, I Dans Détails de la société, définissez
valorisation des stocks une fois par l'inventaire permanent avec Moyenne
an. Cette société attend de SAP mobile comme méthode de valorisation pour
Business One une synthèse les articles achetés.
permanente de son niveau de stock.
Remarque : vous ne pouvez pas désactiver
Toutes les marchandises achetées
l'inventaire permanent après
doivent être valorisées avec le prix
l'enregistrement de transactions.
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Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
moyen pondéré par article et par
magasin.

3-19
39 Les écrans multiples que la société
fabrique doivent être valorisés au
prix standard suivant :
10000 pour des écrans multiples
3x3
18000 pour des écrans multiples
4x4
28000 pour des écrans multiples
5x5

40 Lumière & Musique Sarl souhaite S, I Définissez le niveau de stock minimum dans Comment la société lance-t-elle la

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Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
disposer d'un stock minimum de les données de base article. Configurez le fabrication ? Utilise-t-elle le MRP ?
deux écrans multiples de chaque scénario MRP, lancez la planification des
type standard (3x3, 4x4 et 5x5) afin besoins pour générer un ordre de
de pouvoir satisfaire les demandes à production.
court terme.
41 Lumière & Musique Sarl utilise deux S, I Configurez un type d'emballage pour les
types d'emballage : un pour les deux poids (Définition>Gestion des

3-20
articles dont le poids est inférieur à stocks>Types d'emballage).
100 kg et l'autre pour les articles
Dans Prélever et emballer, créez une
supérieurs à 100 kg.
livraison et sélectionnez Aller vers
Emballage. SAP Business One ne vous
permet pas de configurer une relation entre
la limite de poids et le type d'emballage afin
que le système sélectionne
automatiquement le type d'emballage
approprié. Vous devez le sélectionner
manuellement.

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Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
42 Lumière & Musique Sarl possède un S, I Ajoutez les images aux données de base
vaste catalogue de vente et de article.
location qui présente sa gamme de
produits. Elle souhaite sauvegarder
les images du catalogue afin de
pouvoir les réutiliser dans des offres
imprimées.

3-21
Achats
43 2 types de fournisseurs - S, I Groupes de fournisseurs À quoi servent les deux types de
contractants et fournisseurs fournisseurs ?
indépendants
44 La société veut que l'avancement des S, I Activités dans les données de base
négociations fournisseur en cours partenaire
soit sauvegardé dans le système.
45 Tous les fournisseurs offrent une
remise de 3% si le paiement est
effectué au cours de la première
semaine et 2% au cours de la

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Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
deuxième. Le paiement intégral doit
être effectué sous 30 jours.
46 La société veut appliquer des S, I 1. Liste de prix liée au fournisseur
remises fournisseurs
2. Saisissez la remise dans Conditions de
automatiquement à la fin des
paiement à la fin des négociations.
négociations.

3-22
47 Édouard Petit doit approuver toutes S, O Procédures d'approbation standard. Comment les dépenses sur
les dépenses sur commande d’achat Remarque : vous devez trouver une méthode commande d’achat sont-elles traitées
dont le montant est supérieur à 2 pour identifier les dépenses sur commande actuellement ?
000 euros et Michel Sian celles dont d’achat des commandes d'achat standard.
le montant est supérieur à 20 000
euros.

48 La société veut sauvegarder les S, I Liez le document Word à l'activité dans les
accords fournisseur dans le système. données de base fournisseur.
Ces accords se présentent sous
forme de documents Word.

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 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One
Domaine Besoins de Lumière & Musique
49 Lumière & Musique Sarl achète la
plupart de ses articles auprès de
contractants. Lors de la saisie d'une
commande, cette société souhaite
que le système propose uniquement
3-23
les articles fournis par le contractant
déjà saisi.
50 La société dispose de toutes les listes
de prix de ses fournisseurs. En
général, les prix sont valables pour
une année civile. Les fournisseurs
envoient leurs nouvelles listes de
prix régulièrement à Lumière &
Musique Sarl. Les contractants
envoient les listes de prix sous forme
de feuilles Excel.
51 Pour comparer les prix de ses
fournisseurs, Lumière & Musique
Sarl souhaite pouvoir afficher toutes
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
C, O Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur
(recherche formatée) dans la zone du
numéro article dans le document Commande
d'achat. Ajoutez une requête pour filtrer les
articles en fonction du fournisseur
sélectionné.
Pour définir des listes de prix dépendantes Quel est le niveau de complexité de
de la date, sélectionnez Listes de leurs listes de prix ? Est-il possible de
prix>Remises basées sur quantité et période les importer en utilisant la
puis cliquez sur Ajouter articles pour accéder fonctionnalité Importer d'Excel ?
à la fenêtre Prix spéciaux. Double-cliquez sur
la ligne de l'article pour définir la plage de
dates de validité dans la fenêtre Remises
avec validité temporelle.
S, I Exécuter l'état Liste des articles sous Stock Est-il nécessaire d'appeler cet état à
afin d'afficher tous les prix proposés dans les partir de la commande d'achat ?
listes de prix pour un article.
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Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
les listes de prix dans un tableau et
Pour afficher le dernier prix d'achat d'un
bénéficier d’une démonstration si
article, exécutez l'état Liste des derniers prix
cela s’avère possible.
d'un article.
Vous pouvez également afficher le dernier
prix dans la commande d'achat en appuyant
sur la combinaison de touches Ctrl+Tab dans

3-24
la zone Prix unitaire.

52 Lumière & Musique Sarl a conclu Conseil : vérifiez la fonctionnalité sous le

avec la société Media Equipment menu Listes de prix.
Corp un accord spécial sur les écrans
LCD 40 pouces constitutifs des
écrans multiples. Lorsqu'elle achète
50 pièces, elle obtient une remise de
10%. Lorsqu'elle achète 100 pièces,
elle obtient une remise de 15%.
53 En cas de produit défectueux, S, I Lorsque vous créez une réception sur
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 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
Lumière & Musique Sarl souhaite commande d'achat, saisissez le numéro de
soumettre une demande de garantie série du fabricant ainsi que celui de Lumière
au fournisseur. Ainsi, lorsque & Musique.
Lumière & Musique Sarl reçoit des
Sélectionnez la méthode de gestion « Pour
articles auxquels le fabricant a
chaque écriture » pour les numéros de série
attribué des numéros de série, ces
dans les options générales.
numéros doivent être saisis.

3-25
Utilisateurs
54 15 employés utiliseront SAP Business S, I Créez les services et les utilisateurs. Vous devez connaître la structure
One. Les principaux employés qui Remarque : vous devez également créer des organisationnelle et de reporting des
commenceront à utiliser le système données de base employé pour la propriété autorisations, des services et des
sont les suivants : des données et la commission. procédures d'approbation.
Michel Sian - Propriétaire
Claire Thomas - Directrice du service
comptable
Sarah Miller – Directrice
commerciale
Marie Brun - Commerciale

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 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

Domaine Besoins de Lumière & Musique Analyse : Idées pour le mappage Questions supplémentaires pour le
S – Standard client
I – Dans le
périmètre
O – Hors du
périmètre
C –
Personnalisation
David Bory - Commercial
Édouard Petit - Directeur des achats
Jean Rieux - Directeur de la
production
Richard Long - Responsable magasin

3-26
55 Seuls Michel Sian et Claire Thomas S, I Autorisations générales
peuvent lancer des états financiers.
56 La directrice des ventes, Sarah Miller, S, I Autorisations pour la propriété des données.
ne souhaite pas qu'un commercial ait Nécessité de créer des données de base
accès aux documents de vente des employé et des services.
autres commerciaux. Elle veut en
revanche avoir accès à l'ensemble
des documents de vente.
57 Michel Sian est très sensible à la S, I Définissez moyen comme niveau de sécurité
sécurité et souhaite que les mots de du mot de passe.
passe soient modifiés plusieurs fois
par an et ce de manière régulière.

TB1200 SAP Business One – Implémentation et support

 Mappage des besoins de la société Lumière & Musique dans SAP Business One

3-27
TB1200 SAP Business One – Implémentation et support
 Public

SAP Business One

Conception générale
pour
Lumière & Musique

SAP Business One

Accelerated
Implementation Program

Version 2.0

3-28
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Table des matières

Section 1 Détails de la société

Section 2 Options générales
Section 3 Devises
Section 4 Segments de compte général et plan comptable
Section 5 Coordonnées bancaires
Section 6 Détermination des comptes généraux
Section 7 Magasins
Section 8 Groupes d'articles
Section 9 Codes taxe de vente
Section 10 Conditions et modes de paiement
Section 11 Données de carte de crédit de l'entreprise -
Comptabilité clients
Section 12 Données de carte de crédit de l'entreprise -
Comptabilité fournisseurs
Section 13 Utilisateurs et mots de passe
Section 14 Réseaux, groupes de commissions et commerciaux
Section 15 Groupes de clients
Section 16 Groupes de fournisseurs
Section 17 Fabricants
Section 18 Types d'expédition
Section 19 Paramétrage des documents

3-29
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

1. Détails de la société
Nom de la société :
Utilisé dans les états et avec les adresses de la Lumière & Musique Sarl
société.
Adresse de la société 49 rue du lac
Adresse Internet www.lightandmusic.com
Téléphone 1 020 234 5678
Téléphone 2
Fax
Informations générales sur la société – Adresse
info@lightandmusic.com
e-mail
Devise interne utilisez la devise locale, telle que Euro
Devise système utilisez la devise locale, telle que Euro
Est-ce que votre société utilisera une des
fonctionnalités fiscales de SBO (SAP Business
One) ?
Oui
Les types de taxes peuvent comprendre les
taxes sur les ventes, la taxe d'utilisation et la
TVA.
Votre société utilise-t-elle actuellement un plan
Non
comptable segmenté ?
La fonctionnalité de support multilingue est-elle
nécessaire pour votre société ?
Cette fonctionnalité permet de traduire les noms Oui
de zone dans Business One en différentes
langues et de les imprimer dans des documents
envoyés aux partenaires étrangers.

3-30
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Quelle méthode de valorisation des stocks Moyenne mobile

souhaitez-vous appliquer par défaut aux
nouvelles fiches article ? Le système utilise par
défaut la méthode de l'inventaire permanent.
Remarque : ce paramètre peut être modifié et
une autre méthode sélectionnée au moment de
la création d’une fiche article.
Options :
Moyenne mobile
Standard
FIFO
Remarque : Lumière & Musique
souhaite utiliser la méthode
Moyenne mobile pour les articles
achetés et la méthode Standard
pour les écrans multiples
fabriqués en interne. La méthode
de valorisation par défaut pour les
écrans multiples sera définie dans
les données de base du groupe
d'articles.

Votre société autorise-t-elle un déblocage du

stock sans coût ?
Permet d'intégrer des articles dans des
documents tels que des livraisons ou des
factures clients même si le prix de l'article n'a Non
pas été déterminé. À sélectionner si la
valorisation des stocks est effectuée en fonction
de la méthode de moyenne mobile ou FIFO. Si
vous sélectionnez Prix standard, un prix est déjà
défini.
Souhaitez-vous que le système affiche les
valeurs au crédit avec un signe négatif ? Dans
ce cas, cochez la case Afficher solde créditeur
avec signe négatif.
Afficher solde créditeur avec signe
négatif
Remarque : cette case est en général
automatiquement cochée selon les usages
locaux. Vous ne pouvez pas modifier ce
paramétrage après avoir enregistré des
transactions.
Souhaitez-vous que le système annule un
montant au moyen d'un montant négatif ou d'un
débit/crédit ?
Utiliser montant négatif pour la
Si vous voulez utiliser un montant négatif, contre-passation
cochez la case Utiliser montant négatif pour la
contre-passation.
Remarque vous pouvez modifier ce
paramétrage à tout moment.

3-31
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

2. Options générales
Quelles sont les périodes comptables standard
de votre société ?
Options d’alertes de l’activité client :
Vous pouvez restreindre la création des
documents de vente pour les clients et faire
afficher un message d’avertissement en fonction
des paramètres suivants :
Plafond de crédit :
À sélectionner pour contrôler si l’ajout du
document de vente pour le client entraîne un
écart par rapport au plafond de crédit défini
pour le client dans la fiche partenaire.
Prise en compte du solde des livraisons
À sélectionner pour contrôler la situation du
compte du client et le solde des livraisons en
cours tout en appliquant les restrictions
sélectionnées pour l’interaction client.
Calendrier comptable
Du : 1er janvier 11 au 31 décembre
Nombre de périodes : 12 (mois)
Début de l'exercice fiscal : janvier
Plafond de crédit :
Prise en compte du solde des
livraisons
Lorsque vous avez sélectionné la
ou les options décrite(s) ci-
dessus, choisissez le type de
document auquel les restrictions
s’appliquent et pour lequel un
message d’avertissement est
émis :
Facture client
Livraison
Commande client
Liste de prélèvement

Comment le taux de commission est-il défini pour Commerciaux

votre société (si utilisé) ? Articles
Définissez le mode de calcul des commissions. Clients
Une commission peut être attribuée en fonction
du commercial, de l'article ou du client spécifié
dans le document.
Ce paramétrage influe sur le niveau auquel vous
pouvez spécifier le pourcentage de commission
de vente mais ne calcule pas automatiquement
les transactions de commission.
Vous pouvez modifier ce paramétrage à tout
moment.

3-32
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Quelles conditions de paiement par défaut Net 30 (à 30 jours net)

souhaitez-vous utiliser pour les commandes et
les factures client ?
Remarque : il s’agit uniquement d’une valeur par
défaut utilisée lors de la création de fiches client.
Vous pouvez modifier les conditions de paiement
dans la fiche client et les documents de vente.
Quelles conditions de paiement par défaut Net 30 (à 30 jours net)
souhaitez-vous utiliser pour les commandes
d’achat et les factures fournisseur ?
Remarque : il s’agit uniquement d'une valeur par
défaut utilisée lors de la création de fiches
fournisseur. Vous pouvez modifier les conditions
de paiement dans la fiche fournisseur et les
documents d'achat.
Quel format horaire souhaitez-vous utiliser à 24 heures
l'écran ?
Quel format de date souhaitez-vous utiliser à JJ/MM/AA
l’écran ?
Combien de décimales voulez-vous afficher et Montants en devise 2
utiliser dans les calculs ? Prix 2
Remarque : ce paramétrage définit le nombre Taux 2
respectif de décimales affichées pour les
montants, les prix, les cours de conversion, les Quantités 2
quantités, les pourcentages et les unités. Pourcentage 2
Remarque : lorsqu'une écriture au journal a été Unités 2
enregistrée dans le système, vous ne pouvez
plus diminuer le nombre de décimales. Vous
pouvez seulement l'augmenter jusqu'à 6 chiffres.
Cette modification est irréversible. La
modification ne s'applique qu'aux actions futures
et n'a pas d'effet rétroactif.
Votre choix a un impact sur les calculs dans SAP
Business One et sur les valeurs sauvegardées
dans la base de données. Par exemple, si vous
sélectionnez deux décimales pour les montants
et si vous travaillez avec six décimales pour des
prix et des quantités insignifiants, les totaux
peuvent ne pas être exacts.

3-33
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Votre société utilise-t-elle des articles avec des Oui

numéros de série ?
Si oui : sélectionnez la méthode requise pour
l'attribution de numéros de série et de lot aux
articles : Pour chaque écriture

Pour chaque écriture – vous devez attribuer

des numéros de série ou de lot lors de
chaque transaction de stock.
Seulement lors sorties – vous devez attribuer
des numéros de série ou de lot uniquement
lors de transaction de sortie de stock.
L'attribution de numéros est facultative pour Numéro de série
les autres.

Numéro de série univoque par :

Aucun
Numéro de série du fabricant
Numéro de série Création automatique données de
base équipement client
Numéro de lot
Remarque : la création automatique de fiches
d'équipement requière des numéros de série
univoques.
Votre société suit-elle les articles par lot ? Non

Lors de l’ajout de nouveaux articles à votre base Tous les articles disponibles dans tous
de données articles, souhaitez-vous que tous les les magasins
articles soient disponibles dans tous les
magasins ou voulez-vous sélectionner les articles
qui seront disponibles dans chaque magasin ?

À quel niveau se trouvent les comptes généraux Groupe d'articles

par défaut pour les écritures sur compte de
stock ?
Magasin
Groupe d'articles
Niveau article

3-34
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

3. Devises
Listez les devises que votre société peut utiliser dans les achats ou les ventes.

Nom de la devise Code devise

Livre GB GBP
Dollar américain Oui/Non USD
Euro Oui/Non EUR
Ajoutez d'autres devises si elles sont utilisées dans votre
Autres
localisation.

4. Segments du compte général et plan comptable

Veuillez fournir une copie actuelle du plan comptable de la société dans un
format Excel, si possible.
Remarque : cette section ne concerne que certaines localisations.

Est-ce que votre plan comptable utilise la segmentation de compte ? Si oui, comment
sont configurés les segments ?
Nom de segmentation Taille Type
Compte naturel par exemple, Alphanumérique ou numérique
___________________ 8 _____ uniquement
par exemple, Alphanumérique ou numérique
Département ___________________
3 ______ uniquement

3-35
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

5. Coordonnées bancaires
Cpte bancaire Cpte Cpte Cpte Cpte
1 bancaire 2 bancaire 3 bancaire 4 bancaire 5
Code bancaire National
(jusqu'à 19
caractères)
Code pays France
(Si autre que
États-Unis)
Banque
Nom banque
nationale
Code du 12345678
compte
(Quatre
derniers
chiffres)
Succursale 112233
Adresse
Ville, rue Code
postal
Sélectionnez
le compte
général
Compte
Banque
général banque
nationale dans
le plan
comptable.
Compte
général de
compensation
de chèques
Numéro de
routage ABA
(Facultatif ;
uniquement à
titre informatif)

3-36
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

6. Détermination des comptes généraux par défaut pour les

écritures
Remarque : ne renseignez pas les types de codes de comptes généraux requis dont
vous n'êtes pas sûr.

Ventes – Détermination des comptes généraux Code de compte général

Clients domestiques Obligatoire
(compte collectif)
Clients étrangers
Chèques à l'encaissement
(Fonds non déposés)
Compte de caisse Obligatoire
(Compte de fonds de caisse par défaut)
Perte sur compte client
(Paiements client incomplets)
Trop-perçu sur compte client
(Paiements client excédentaires)
Différence de change réalisée - gain
(Uniquement disponible si la devise étrangère est
utilisée dans factures et paiements client)
Perte de change réalisée
(Uniquement disponible si la devise étrangère est
utilisée dans factures et paiements client)
Escompte Obligatoire
(Escomptes client accordés pour un paiement sous
certaines conditions)
Comptes de produits Obligatoire
(Compte de produit des ventes par défaut)
Vente - compte créditeur Obligatoire
(Compte de produits pour avoir client)

3-37
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Détermination des comptes généraux par défaut pour les écritures

(suite)
Achats – Détermination des comptes généraux Code de compte général
Obligatoire
Fournisseurs domestiques

Fournisseurs étrangers
Différence de change réalisée - gain
(utilisable uniquement si une devise étrangère est
utilisée dans les factures et paiements fournisseur)
Perte de change réalisée
(utilisable uniquement si une devise étrangère est
utilisée dans les factures et paiements fournisseur)
Virement Obligatoire
(Compte bancaire par défaut utilisé lors de
décaissements fournisseur via un virement
électronique)
Escompte Obligatoire
(Escomptes accordés pour un paiement au
fournisseur sous certaines conditions)
Compte de charges Obligatoire
(Achats d'articles non gérés en stock)
Achats - Compte créditeur Obligatoire
(Compte d'avoir fournisseur pour les achats d'articles
non gérés en stock)
Perte sur compte fournisseur
(Paiements fournisseur incomplets, généralement non
utilisés dans les localisations destinées aux États-
Unis)
Trop-perçu sur compte fournisseur
(Paiements fournisseur excédentaires, généralement
non utilisés dans les localisations destinées aux États-
Unis)
Compte d’écart de charges et de stock Obligatoire
(Compte d’écart permettant de compenser les
écritures au journal liées à des avoirs fournisseur
créés d'après des factures fournisseur ou liés à des
retours marchandises créés sur la base de réceptions
sur commande d'achat dans lesquelles les frais de

3-38
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

transport ou les prix ont été modifiés)

3-39
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Détermination des comptes généraux par défaut pour les écritures

(suite)
Général Code de compte général
Frais bancaires de carte de crédit
Compte d’arrondis
(Compte utilisé par le système pour les écritures au
journal automatiquement créées pour des écarts
d'arrondi. Ces écarts peuvent apparaître lorsque vous
définissez l'arrondi de certaines devises ou de
documents de vente).
Compte de clôture de période Obligatoire
(Ce compte est utilisé une fois par an pour rapprocher
les comptes de résultat au report du solde actuel. Il
doit s'agir d’un compte général de capitaux propres
différent de votre compte standard de report de solde).
Compte de solde d'ouverture Obligatoire
(Compte de contrepartie utilisée lors de la saisie des
soldes d'ouverture)

3-40
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Détermination des comptes généraux par défaut pour les écritures

(suite)
Stock Code de compte général
Compte de stock Obligatoire
Vous avez besoin d'un compte
de stock distinct affecté au
Produits finis – Écrans multiples
groupe d'articles pour les écrans
multiples.
Compte coûts de revient Obligatoire
Vous avez besoin d'un compte
de coût de revient distinct affecté
Compte coûts de revient – Écrans multiples
au groupe d'articles pour les
écrans multiples.
Compte de dotation Obligatoire
(Provision fournisseur pour entrées en stock)
Compte d'écart Il sera affecté au groupe
d'articles des écrans multiples.
(Uniquement utilisé avec les types d’articles de stock
gérés selon le coût standard)
Compte d'écart de prix Obligatoire
(Enregistre un écart de prix pour le compte de coût
des marchandises vendues si le coût de la facture
fournisseur est différent du coût de l'entrée de
marchandises sur commande d'achat et si la valeur à
laquelle s'applique la différence de coûts est nulle ou
inférieure à la quantité reçue dans le compte de
stock).
Compte de stock négatif
(Permet de suivre les coûts additionnels ajoutés au
montant d’origine comptabilisé comme le coût des
marchandises vendues lorsque la valeur à laquelle
s’appliquent les coûts additionnels est nulle ou
inférieure à la quantité en stock.)
Compte de contrepartie pour inventaire - Diminution Obligatoire
(Compte de contrepartie pour le compte de stock
permettant de comptabiliser les entrées de
marchandises et les écarts négatifs apparaissant dans
les écritures sur stock (mises à jour après inventaire).
Compte de contrepartie pour inventaire - Obligatoire
Augmentation
(Compte de contrepartie pour le compte de stock

3-41
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

permettant de comptabiliser les entrées de

marchandises et les écarts positifs apparaissant dans
les écritures sur stock (mises à jour après inventaire).
Compte pour retours marchandises - ventes Obligatoire
(Compte de stock à utiliser lors d'un retour de stock
via un avoir client ou une entrée de marchandises)

3-42
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Différence de change réalisée

(Utilisable uniquement si une devise étrangère est
utilisée dans les documents d'achat de stock)
Compte d’attente des marchandises Obligatoire
(Uniquement utilisé lorsqu'une entrée de
marchandises sur commande d'achat a été
enregistrée dans le compte de stock et de
régularisation fournisseur. L'utilisateur clôture alors
l'entrée de marchandises sur commande d'achat au
lieu de la transférer dans un document fournisseur.
Ce compte est utilisé comme compte de contrepartie
pour le débit du compte de régularisation fournisseur.
Dans la plupart des sociétés, ce type d'opération ne se
produit pas).
Compte général des sorties
(Utilisé comme compte de régularisation lorsque la
valeur du stock est diminuée en raison de la création
d’un document de revalorisation de l'article.)
Compte général des entrées
(Utilisé comme compte de régularisation lorsque la
valeur du stock est augmentée en raison de la
création d’un document de revalorisation de l'article.)
ECF - compte de stock Obligatoire
(Définissez un compte dans lequel le système gère la
valeur des articles qui sont inclus dans le processus
de fabrication. En d'autres termes, il s'agit de la
période comprise entre le début de la fabrication et la
mise à disposition du produit fini).
ECF - compte d'écart de stock Obligatoire
(Compte dans lequel le système gère les montants de
l'écart des articles inclus dans le processus de
fabrication du produit. Le montant est comptabilisé
lorsque l'ordre de production a le statut « Clôturé »).
Compte d’attente des charges Obligatoire
(Utilisé comme compte de régularisation fournisseur
pour les charges supplémentaires liées à l'entrée de
marchandises sur commande d'achat, par exemple le
fret.)

3-43
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

7. Magasins
La détermination des comptes généraux du magasin est définie par défaut d'après le
paramétrage de la détermination des comptes généraux du stock précédemment
spécifiée dans la section 6 Détermination des comptes généraux par défaut pour les
écritures – Tableau Stock. Les déterminations de comptes généraux du magasin
peuvent être modifiées une fois la configuration de base initiale fournie.

Code entrepôt WH01 WH02 WH03 WHR

(jusqu'à 8 caractères)
Nom magasin Principal WH02 WH03 Location
Emplacement Lille Nantes Bordeaux
(Plusieurs magasins peuvent
être groupés par
emplacement)
Adresse
Ville, Rue, Code postal Lille Nantes Bergerac
Comté (facultatif)
Pays
Code TVA par défaut
(Ce code TVA est utilisé par
défaut dans les documents
client lorsque ce magasin est
utilisé.)

3-44
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

8. Groupes d'articles

Complétez la partie sur les groupes d'articles dans le document de conception

générale afin de répondre aux besoins du client. Pour les besoins de la société
Lumière & Musique, reportez-vous aux lignes 28 à 40 du tableau des besoins.

Nom du groupe d'articles Écrans Accessoires Ensemb Matières

multiples les premières
(jusqu'à 20 caractères)
Méthode de planification par
défaut
Méthode
d'approvisionnement par
défaut
Multiple de commande par
défaut
(Par exemple, si la valeur est
12, les articles sont
commandés par multiple de
12)
Quantité minimale de
commande client par défaut
Délai par défaut en jours
Méthode de valorisation par
défaut

Remarques :
La détermination des comptes généraux du groupe d'articles est définie par défaut
d'après le paramétrage de la détermination des comptes généraux du stock
précédemment spécifiée dans la section 6 Détermination des comptes généraux par
défaut pour les écritures – Tableau Stock. Les déterminations de comptes généraux
du groupe d’articles peuvent être modifiées une fois la configuration de base initiale
fournie.
Les groupes d'articles sont très souvent utilisés dans l'analyse des ventes et le
reporting. Il peut s’avérer utile de garder à l’esprit une éventuelle implication des
comptes généraux lors de la définition des groupes d’articles à 'aide du reporting.

3-45
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

9. Codes taxe de vente

Si votre société regroupe les ventes ou en effectue un suivi par administration
fiscale, remplissez le tableau qui suit.
Remarque : cette section ne concerne que l'Amérique du Nord. Vous devez définir
les taux d'imposition et les codes de votre localisation.

Code taxe de Nom de la taxe sur les ventes : Taux total de la taxe
vente : ____ _______________________ sur les ventes : ___

Administration Nom : Taxe Taux : Compte de taxe sur

fiscale : ______ ________ cumulée ? _____ les ventes à
décaisser :
(État, comté, ville) ____________

Administration Nom : Taxe Taux : Compte de taxe sur

fiscale : ______ ________ cumulée ? _____ les ventes à
décaisser :
(État, comté, ville) ____________

Administration Nom : Taxe Taux : Compte de taxe sur

fiscale : ______ ________ cumulée ? _____ les ventes à
décaisser :
(État, comté, ville) ____________

Administration Nom : Taxe Taux : Compte de taxe sur

fiscale : ______ ________ cumulée ? _____ les ventes à
décaisser :
(État, comté, ville) ____________

3-46
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

10. Conditions de paiement et modes de paiement

Complétez le document de conception générale afin de répondre aux besoins du
client. Pour les besoins de la société Lumière & Musique, reportez-vous aux lignes 3
à 45 du tableau des besoins.

Définition des conditions de paiement

Net07 Comptan Net30-CF
Code des conditions Net30-CC
t
Date d'échéance basée
sur :
Date du document
Date comptable
Date système
Lancez le calcul de date
d'échéance à partir de :
(Si différente de celle
susmentionnée)
Début du mois
Fin du mois
Milieu de mois
Combien de jours y-a-t-il
entre la date de début et
la date d'échéance de la
facture ?
Cette condition de
paiement propose-t-elle
des versements ?
Souhaitez-vous que
l’application SAP ouvre la
fenêtre Encaissements
lorsque cette condition de
paiement est utilisée ?
Cette condition de
paiement a-t-elle un
escompte ?
Si oui, quelles en sont les
conditions ?

Définition des modes de

paiement
Code du mode de

3-47
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

paiement
Description
Moyens de paiement
Banque société
Format de fichier
Remarque : L'assistant de paiement requiert la définition de modes de paiement.
11. Données de carte de crédit pour les encaissements client

Nom de carte de crédit

Compte général sur lequel les
dépôts de carte de crédit sont
effectués
ID du commerçant adhérent
Numéro de téléphone pour
l’autorisation manuelle de carte de
crédit
Combien de fois par semaine le
décompte de carte de crédit est-il
transmis à la banque ?
Combien de jours après la
transmission du décompte de la
carte de crédit à la banque les
fonds sont-ils virés sur votre
compte ?
Quel est le montant minimum
autorisé pour utiliser cette carte de
crédit ?
Quel est le montant maximum
autorisé pour cette carte de crédit
sans autorisation ?

12. Définition des données de carte de crédit de la société pour les

décaissements professionnels
Nom de carte de crédit de la
société
Compte général de dettes
pour cette carte de crédit

3-48
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

13. Utilisateurs et mots de passe

Code utilisateur
(jusqu'à 8
caractères)
Nom Michel Claire Richard Sarah Marie
d'utilisateur
Super O N N N N
utilisateur
Adresse e-mail
Téléphone
portable
Fax
Mot de passe
initial
Succursale
Propriétaire Comptabilit Magasin Ventes Ventes
Service
é

Code utilisateur
(jusqu'à 8
caractères)
Nom David Édouard Pierre Sandrine Marc
d'utilisateur
Super N N N N O
utilisateur
Adresse e-mail
Téléphone
portable
Fax
Mot de passe
initial
Succursale
Ventes Achats Production Comptabilit IT
Service
é

3-49
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

14. Réseaux, Groupes de commissions et commerciaux

Si votre société utilise des réseaux pour gérer les commerciaux, complétez le
tableau ci-dessous :

Nom du réseau Réseau supérieur Commande

Si votre société utilise un pourcentage de commission régulier par commercial,

groupe d'articles ou client, complétez le tableau ci-dessous :
Remarque : d'autres types de plans de commissions personnalisés peuvent être
examinés au cours du processus d'implémentation.

Nom du groupe de Pourcentage de commission

commissions

Si votre société effectue un suivi des ventes par commercial, complétez le tableau
ci-dessous :

Groupe de commissions Pourcentage de

Nom du commercial
commission
Marie Brun
David Bory
Sarah Malroux

3-50
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

15. Groupes de clients

Les groupes de clients sont affectés dans la fiche client. Ces groupes de clients sont
très souvent utilisés dans l’analyse des ventes et autre reporting.

Nom du groupe de clients

Hôtels
Salons
Foires
Sociétés

16. Groupes de fournisseurs

Les groupes de fournisseurs sont affectés dans la fiche fournisseur. Ces groupes de
fournisseurs sont très souvent utilisés dans l’analyse des achats et autre reporting.

Nom du groupe de fournisseurs

Contractants :
Fournisseurs indépendants :

17. Fabricants
Les fabricants sont affectés dans base de données article. Ces fabricants permettent
de prendre en charge le processus d’achat et les recherches d’article.

Nom de fabricant

3-51
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

18. Types d'expédition

Les types d’expédition sont utilisés dans le processus de vente et de livraison.

Type d'expédition Site Web de l'expéditeur

À définir pour votre localisation À définir pour votre localisation

19. Options générales

Revoyez les options du document de conception générale avec l'animateur.

Général
Souhaitez-vous que SAP B1 calcule la Oui
marge brute pour toutes les factures Utilisation du coût de l'article comme
client ? origine du prix de base
Remarque : la marge brute est utilisée dans
l'état Analyse des ventes.
Quels éléments souhaitez-vous intégrer à N° de référence client/fournisseur
la zone Remarques dans les documents (commande d’achat client ou
cibles ? commande fournisseur)
Numéro du document de base
(par exemple, une facture créée à
partir d'une commande client
comportera la mention « Créé à partir
du numéro d'ordre : xxx » dans la
section Remarques de la facture)
Lors de l’affichage d’une nomenclature de Afficher prix et montant total
ventes (article assemblé) dans les uniquement pour article supérieur
documents, vous voulez y voir figurer les Prix pour articles inférieurs comprenant
informations suivantes : article supérieur
Lorsque vous tentez de valider un stock Ne pas avertir
inférieur au niveau minimum de l’article, Avertissement uniquement
quelle réponse du système souhaitez-vous
obtenir ? Bloquer validation
Si oui, par magasin Oui/Non :
Votre société autorise-t-elle une quantité Oui
négative ? Non
Si le système doit effectuer un arrondi, Par devise
quelle méthode souhaitez-vous employer ? Par document

3-52
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Vérifiez avec l'animateur.

3-53
SAP Business One Accelerated Implementation Program (B1AIP) 2.0 Conception générale

Sur quelle base souhaitez-vous définir le Date comptable

cours de conversion dans vos documents Date du document
d'achat ?
Méthode d'arrondi Oui
Voulez-vous que le système arrondisse le Non
montant de la TVA dans les lignes ? Vérifiez avec l'animateur.
(Sélectionnez cette option pour définir un
arrondi des montants de TVA par ligne de
document. Si cette option est désactivée,
les lignes du document affichent le montant
de TVA non arrondi et le système arrondit
les montants de TVA par groupe de taxes).
Afficher type d'arrondi Oui
(Sélectionnez cette option si vous voulez Non
qu'une remarque apparaisse dans la zone
Remarques du document de vente à la
suite d'un arrondi de montant. Si vous
cochez cette case, une remarque apparaît
dans une facture en devise étrangère pour
un client et précise que le montant de
remise est différent du pourcentage de
remise à cause de l’arrondi.)
Voulez-vous configurer l’adresse du Oui
magasin dans la fiche magasin de la Non
commande d’achat ?
(Sélectionnez cette option si vous voulez
que l'adresse de livraison du document
d'achat (onglet Logistique) soit l'adresse du
magasin. Si cette case est décochée,
l'adresse de livraison sera l'adresse de la
société).
Gérer fret Oui
Souhaitez-vous que le système bloque les Interdire date comptable dans le passé
documents (factures, documents Bloquer les documents avec une date
fournisseur, par exemple) dont la date comptable postérieure
comptable est antérieure ou postérieure à
la date du jour ?

3-54
 Réalisation du projet : Exercices

Chapitre : Réalisation du projet

Sujet : création et initialisation d'une entreprise

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de créer une entreprise dans votre localisation ;
de configurer les informations de base de votre nouvelle
entreprise, dont :
- les détails de l'entreprise,
- la banque société,
- les conditions et modes de paiement,
- les options générales,
- le paramétrage des documents,
- les groupes d'articles et la détermination de comptes
généraux,
- les magasins ;
de sauvegarder votre nouvelle entreprise au moyen du
gestionnaire de services.

Réalisez l'initialisation de base et définissez les détails de

l'entreprise pour Lumière & Musique Sarl comme indiqué dans le
document de conception générale.

1-1 Création d'une entreprise pour Lumière & Musique Sarl.

Créez une entreprise désignée Lumière & Musique dans votre localisation. Si vous créez
cette entreprise dans un serveur commun, partagé au niveau de la classe, vous devez
appeler votre entreprise Lumière & MusiqueXX, où XX correspond au numéro unique
que vous a attribué l'animateur.
Remarque : vous devez disposer d'une licence valide pour la localisation installée sur
votre système. Si vous n'avez pas de licence valide, appelez l'animateur.
Sélectionnez l'option Modèle pour le plan comptable. Vous avez ainsi la possibilité de
voir les comptes types du modèle.
Ne copiez pas de zones utilisateur, de tables ou d'objets de votre base de données
actuelle.
Définissez les périodes comptables comme défini dans la section 2 du document de
conception générale établi pour Lumière & Musique. Modifiez la date d'échéance de
la dernière période de l'exercice budgétaire conformément aux conditions de paiement,
par exemple, la date d'échéance doit être prolongée de 30 jours.
Remarque : vous pouvez adapter les dates des périodes comptables, si nécessaire, après
avoir créé l'entreprise et avant d'enregistrer des transactions.
Notez le mot de passe de votre nouvelle entreprise ____________.
4-1
1-2 Saisie des détails de l'entreprise
Saisissez les détails de l'entreprise spécifiés dans les sections 1 et 2 du document de
conception générale.
Définissez l'initialisation de base pour la devise, le support multilingue, l'inventaire
permanent et la méthode de valorisation. Utilisez des montants négatifs pour la contre-
passation.
Définissez les détails de l'entreprise pour les vacances.

1-3 Contrôle et adaptation du modèle de plan comptable

1-3-1 Ajoutez ou renommez un compte d'actif pour la banque société
Ajoutez un nouveau compte de caisse ou renommez l'existant (reportez-vous à la
section 5 du document de conception générale). La banque société se nomme
Banque nationale.
1-3-2 Ajoutez ou renommez un compte pour l'assurance pré-payée
Assurez-vous qu'il existe un compte général pour comptabiliser les acomptes ou
les paiements anticipés de l'assurance incendie et dégâts des eaux.
Vérifiez avec l'animateur s'il est nécessaire d'ajouter des comptes pour
comptabiliser les taxes.

1-4 Définition de la banque société

Ajoutez une nouvelle banque pour la banque nationale. Le code bancaire correspond
à National.
Définissez cette banque comme la banque société. Saisissez le pays, la succursale et le
numéro de compte figurant dans la section 5 du document de conception générale.
Affectez le compte général créé au cours de l'étape 1-3-1.
Définissez la banque société comme la banque par défaut dans les détails de
l'entreprise.

1-5 Définition des conditions et des modes de paiement

Définissez les conditions de paiement des clients et des fournisseurs comme indiqué
dans la section 10 du document de conception générale.
Définissez les modes de paiement des clients et des fournisseurs comme indiqué dans la
section 10 du document de conception générale.
De plus, définissez les valeurs par défaut du cycle de paiement de l'assistant de
paiement.

4-2
1-6 Définition des options générales.
Définissez les options générales comme indiqué dans la section 2 du document de
conception générale.
Spécifiez les options dans les onglets Partenaire et Gestion des stocks.
Sélectionnez l'onglet Chemin et choisissez un dossier pour le dossier Images. Ce
dossier doit être partagé.

1-7 Définition du paramétrage des documents

Définissez les paramètres des documents comme indiqué dans la section 19 du
document de conception générale. Ces paramètres comprennent « Administrer le fret
dans les documents ». Calculez la marge brute en fonction du coût de l'article.
Dans l'onglet Par document, activez le contrôle de disponibilité des articles pour les
commandes client.
Dans l'onglet Par document, activez l'option pour créer des commandes d'achat
subordonnées à une commande d'achat liée à plusieurs magasins.

1-8 Création de groupes d'articles et activation de la détermination des comptes

généraux
La détermination des comptes généraux est automatiquement activée grâce aux comptes
du plan comptable modèle. Cependant, l'entreprise Lumière & Musique veut activer la
détermination de comptes généraux au niveau du groupe d'articles. Cette spécificité a
été indiquée dans les options générales. Vous devez donc commencer par créer le groupe
d'articles puis apporter des modifications aux comptes généraux au niveau du groupe
d'articles.
Attention : Dans un projet de mise en oeuvre réelle, vous devez planifier et apporter ces
modifications avec le comptable du client.
1-8-1 Créez un groupe d'articles pour les écrans multiples
Créez un groupe d'articles désigné Écrans multiples. Les détails du groupe
d'articles concernant la planification et l'approvisionnement sont indiqués dans
la section 8 du document de conception générale.
1-8-2 Activez la détermination des comptes généraux pour le groupe d'articles
Écrans multiples

Remplacez les comptes généraux par défaut du stock, du coût des marchandises
vendues et du travail en cours. Remarque : vous pouvez être amené à créer des
comptes généraux.

4-3
 Groupe Intitulé de Compte par défaut
d'articles compte
Écrans Compte de 1. Créez un compte intitulé Produits finis – Écrans
multiples stock multiples dans la partie Bilan du plan comptable.
2. Sélectionnez ce compte comme compte par défaut
pour ce groupe d'articles.
Compte 1. Créez un compte intitulé Coûts des marchandises
coûts de vendues – Écrans multiples dans la partie
revient Compte de résultat du plan comptable.
2. Sélectionnez ce compte comme compte par défaut
pour ce groupe d'articles.
ECF - 1. Créez un compte intitulé Écart - Coût standard
compte dans la partie Compte de résultat du plan
d'écart comptable.
2. Sélectionnez ce compte comme compte par défaut
pour ce groupe d'articles.
ECF - 1. Créez un compte de dépenses intitulé Écart –
Compte Coût standard dans la partie Compte de résultat
d'écart de du plan comptable.
stock 2. Sélectionnez ce compte comme compte par défaut
pour ce groupe d'articles.

1-8-3 Créez un groupe d'articles pour les accessoires

Créez un groupe d'articles désigné Accessoires. Les détails du groupe d'articles
concernant la planification et l'approvisionnement sont indiqués dans la section
8 du document de conception générale.
Remarque : utilisez les comptes généraux par défaut pour ce groupe d'articles
afin de gagner du temps.

1-8-4 Créez un groupe d'articles pour les matières premières

Créez un groupe d'articles pour les matières premières. Remarque : vérifiez
l'existence d'un tel groupe.
Utilisez les comptes généraux par défaut pour le stock et le coût des
marchandises vendues.
Remarque : le groupe d'articles Ensembles n'est pas requis dans le cadre de ces
exercices.

1-9 Définition de magasins.

Créez des magasins comme indiqué dans la section 7 du document de conception
générale.

1-10 Sauvegarde de votre nouvelle base de données d'entreprise

Utilisez le gestionnaire de services SAP Business One. Remarque : l'utilisation d'un
serveur partagé n'est pas compatible avec l'utilisation du service de sauvegarde.

4-4
 Réalisation du projet : Solutions

Chapitre : Réalisation du projet

Sujet : création et initialisation d'une entreprise

1-1 Création d'une entreprise pour Lumière & Musique Sarl.

Sélectionnez Administration Sélectionner société.
Sélectionnez le bouton Nouveau puis cliquez sur Nouveau.
Saisissez votre mot de passe d'utilisateur du site.
Saisissez Lumière & Musique comme nom de l'entreprise. Ce nom apparaît sous le menu
SAP Business One. Si vous créez cette entreprise dans un serveur commun, partagé au
niveau de la classe, vous devez appeler votre entreprise Lumière & MusiqueXX, où
XX correspond au numéro unique que l'animateur vous a attribué.
Saisissez un nom de base de données. Remarque : le nom de la base de données ne peut
pas contenir de caractères spéciaux à l'exception du trait de soulignement.
Remarque : S'il s'agit d'une nouvelle installation de SAP Business One et qu'aucune clé
de licence n'a encore été installée, la case Version d'essai est automatiquement cochée.
Si la licence a été installée, elle doit figurer dans cette fenêtre.
Les cases se rapportant à la copie des zones utilisateur, des tables et des objets de
l'entreprise actuellement utilisée vers la nouvelle entreprise sont automatiquement
cochées. Décochez-les.
Saisissez des informations pour la nouvelle entreprise :

Sélection de Valeurs
l'entreprise
Licence Si vous disposez de plusieurs licences, sélectionnez la licence
correspondant à la localisation.
Options locales Sélectionnez la localisation du pays dans la liste déroulante
Options locales. Remarque : la localisation doit correspondre
à la licence.
Plan comptable Sélectionnez le modèle pour la localisation.
Langue source Sélectionnez la langue source dans la liste déroulante

4-5
Accédez à la fenêtre Période comptable et définissez les périodes comptables comme
indiqué dans la section 2 du document de conception générale :

Périodes Valeurs
comptables
Code période Saisissez un code pour la période, par exemple, l'exercice en
cours.
Nom de période Saisissez un nom pour la période, par exemple, l'exercice en
cours.
Périodes partielles Sélectionnez Mois dans la liste déroulante.
Dates Modifiez la date d'échéance de la dernière période de
l'exercice budgétaire conformément aux conditions de
paiement, par exemple, la date d'échéance doit être prolongée
de 30 jours.
Laissez les autres plages de dates conformes aux options par
défaut. Vous pourrez les modifier ultérieurement, le cas
échéant.

Remarque : Si vous prévoyez d'importer ou d'enregistrer des transactions liées à

l'exercice comptable précédent, vous devez définir les périodes comptables de l'exercice
précédent avant de définir celles de l'exercice actuel.
Cliquez sur Continuer.
Cliquez sur OK. Le système crée une entreprise et une base de données. Cette opération
demande plusieurs minutes.
Créez un mot de passe pour la nouvelle entreprise (utilisateur manager).
Notez le mot de passe ____________.
Cliquez sur Mettre à jour.
Saisissez un nom et une désignation de poste et confirmez le contrat de licence
d'utilisation (EULA).
Remarque : vous devez saisir un nom et une désignation de poste.

4-6
1-2 Saisie des détails de l'entreprise
Sélectionnez Administration Initialisation système Détails entreprise.
Sélectionnez l'onglet Généralités.
Saisissez les informations de l'entreprise Lumière & Musique comme indiqué dans les
sections 1 et 2 du document de conception générale :

Détails de l'entreprise Valeurs

Rue/B.P. 49 Boulevard Malraux
Ville À saisir pour votre localisation
Code postal
Canton/État
Pays
Dirigeant Michel Simon
Téléphone 1 À saisir pour votre localisation
E-mail info@lightandmusic.com
Sélectionnez l'onglet Données de comptabilité et saisissez les informations fiscales de
votre localisation. L'animateur peut vous donner des précisions.
Adaptez les vacances par défaut si nécessaire.
Sélectionnez l'onglet Initialisation de base et saisissez des informations sur l'entreprise :
Détails de l'entreprise Valeurs
Modèle de plan comptable Remarque : vous ne pouvez pas modifier le
modèle après la comptabilisation de
transactions.
Devise interne Sélectionnez une devise. Vous ne pouvez pas
la modifier après la comptabilisation de
transactions.
Devise système Sélectionnez une devise. Vous ne pouvez pas
la modifier après la comptabilisation de
transactions.
Devise par défaut pour comptes Toutes devises
Afficher solde créditeur avec signe
négatif
Utiliser comptes de segmentation À ne cocher que si elle convient à votre
localisation
Utiliser montant négatif pour la
contre-passation
Autoriser plusieurs types de document Ne pas cocher
par série
Multilingue
Utiliser l'inventaire permanent
Méthode de valorisation pour groupe Moyenne mobile
d'articles
Banque société La banque société sera ajoutée
ultérieurement.
Sélectionnez Mettre à jour pour terminer l'initialisation des détails de l'entreprise.
4-7
1-3 Contrôle et adaptation du modèle de plan comptable
1-3-1 Ajoutez ou renommez un compte d'actif pour la banque société (Banque
nationale)
Sélectionnez Comptabilité financière Plan comptable.
Sélectionnez un compte actif dans le domaine pertinent du répertoire de l'actif.
Dans le menu supérieur de SAP Business One, sélectionnez Données Ajouter.
Entrez un numéro de compte général et définissez-le comme un compte de
caisse.
Sélectionnez Ajouter.
Remarque : au lieu d'ajouter un nouveau compte, vous pouvez en renommer un
existant.
1-3-2 Ajoutez un nouveau compte, ou identifiez un compte de paiement anticipé à
utiliser pour comptabiliser les assurances payées en avance.

1-4 Définition de la banque société

1-4-1 Ajoutez une nouvelle banque
Sélectionnez Administration Configuration Opérations bancaires
Banques

Banques - Configuration Valeurs

Code pays Effectuez votre sélection dans la liste
déroulante
Code bancaire National
Nom banque Banque nationale
Sélectionnez Mettre à jour.

1-4-2 Définissez la banque comme une banque société

Sélectionnez Administration Configuration Opérations bancaires
Comptes banque société.

Comptes banque société - Valeurs

Configuration
Code bancaire National
Pays Donnée entrée automatiquement d'après le
code banque, par exemple, GB
Succursale 112233
Numéro de compte 12345678
Compte général Sélectionnez le compte général pour la
banque nationale.
Cliquez sur Mettre à jour puis sur OK.

4-8
 1-4-3 Définissez la banque société comme banque par défaut de l'entreprise
Sélectionnez Administration Initialisation système Détails entreprise.
Sélectionnez le pays, la banque, le numéro de compte et la succursale de la
banque société, comme défini au cours de l'étape 1-4-2.
Sélectionnez Mettre à jour.

1-5 Définition des conditions et des modes de paiement

1-5-1 Définissez les conditions de paiement
Sélectionnez Administration Configuration Partenaires Conditions
de paiement.
Saisissez les informations qui suivent provenant de la section 10 du document
de conception générale :

Conditions de paiement – Valeurs

Configuration
Conditions de paiement Net30-CF
Date d'échéance basée sur Date du document
À partir de + 30 jours
Encaissement en cours Non
Intitulé de l'escompte Redéfinir :
Zone Valeur
Code 3p72p14
Nom 3p72p14
Jours selon date 7
comptable
Remise % 3
Jours selon date 14
comptable
Remise % 2
Sélectionnez Ajouter.
Cliquez sur Ajouter.

4-9
 Conditions de paiement – Valeurs
Configuration
Conditions de paiement Net30-CC
Date d'échéance basée sur Date du document
À partir de + 30 jours
Encaissement en cours Non
Intitulé de l'escompte Redéfinir :
Zone Valeur
Code 2p14
Nom 2p14
Jours selon date 14
comptable
Remise % 2
Sélectionnez Ajouter.
Cliquez sur Ajouter.

Conditions de paiement – Valeurs

Configuration
Conditions de paiement Net07
Date d'échéance basée sur Date du document
À partir de + 7 jours
Encaissement en cours Non
Cliquez sur Ajouter.

Conditions de paiement – Valeurs

Configuration
Conditions de paiement Espèces
Date d'échéance basée sur Date du document
À partir de 0 jours
Encaissement en cours Espèces
Cliquez sur Ajouter.

4-10
1-5-2 Définissez les modes de paiement
Sélectionnez Administration Configuration Opérations bancaires
Modes de paiement
Saisissez les informations qui suivent provenant de la section 10 du document
de conception générale :

Modes de paiement - Valeurs

Configuration
Code du mode de paiement bt01
Description Virement sortant
Mode de paiement Décaissement
Méthodes de paiement Virement
Banque société Sélectionnez la banque société
Format de fichier Sélectionnez un format de fichier
Remarque : l'add-on Payment Engine est
nécessaire pour traiter les virements.
Sélectionnez Ajouter.
Modes de paiement - Valeurs
Configuration
Code du mode de paiement bt02
Description Virement reçu
Mode de paiement Encaissement
Méthodes de paiement Virement
Banque société Sélectionnez la banque société
Format de fichier Sélectionnez un format de fichier
Sélectionnez Ajouter.

1-5-3 Définissez des valeurs par défaut du cycle de paiement

Sélectionnez Administration Configuration Opérations bancaires
Paramètres pour assistant de paiement.

Valeurs par défaut du cycle de Valeurs

paiement - Configuration
Jours de tolérance
Modes de paiement
Cliquez sur Mettre à jour.
Cliquez sur OK.
Saisissez une valeur de tolérance.
L'entreprise Lumière & Musique demande
3 jours.
Sélectionnez les modes de paiement
précédemment créés.

4-11
1-6 Définition des options générales
Sélectionnez Administration Initialisation système Options générales.
Saisissez les informations qui suivent provenant de la section 2 du document de
conception générale :

Options générales – Onglet Partenaire Valeurs

Plafond de crédit
Commande client
Déterminer les commissions pour Commerciaux
Conditions de paiement std client Sélectionnez Net30-CC
Conditions de paiement std fournisseur Sélectionnez Net30-CF
Mode de paiement std client Sélectionnez bt02
Mode de paiement std fournisseur Sélectionnez bt01
Saisissez les informations qui suivent sur l'entreprise dans l'onglet Stock :

Options générales – Onglet Stock Valeurs

Méthode de gestion Pour chaque transaction
Numéro de série univoque par Numéro de série
Création automatique données de base
équipement client
Magasins standard Magasin général
Détermination des comptes par Groupe d'articles
Sélectionnez l'onglet Services et adaptez les options souhaitées.
Sélectionnez l'onglet Affichage et adaptez les options souhaitées.
Remarque : ce paramétrage concerne l'utilisateur actuel.
Sélectionnez l'onglet Chemin et sélectionnez un dossier pour le dossier Images. Ce
dossier doit être partagé.
Sélectionnez Mettre à jour.
Cliquez sur OK.

4-12
1-7 Définition du paramétrage des documents
Sélectionnez Administration Initialisation système Paramétrage des documents.
Saisissez les informations qui suivent provenant de la section 19 du document de
conception générale :

Onglet Généralités du paramétrage des Valeurs

documents
Calculer la marge brute
Origine du prix de base Coût de l'article
Déterminer % de marge brute Bénéfice/Prix de base
Remarques de document contient Numéro document de base
Pour une nomenclature de vente, affichez : Afficher prix et montant total
uniquement pour article supérieur
Réponse à validation de stocks magasin Avertissement seulement
sous limite inférieure :
Bloquer stock négatif par
Méthode d'arrondi Par devise
Administrer le fret dans les documents
Sélectionnez l'onglet Par document.
Sélectionnez Commande client et cochez Activer contrôle de disponibilité
automatique.
Sélectionnez Commande d'achat et cochez Fractionner la commande d'achat.
Sélectionnez Mettre à jour.

1-8 Création de groupes d'articles et activation de la détermination des comptes

généraux
La détermination des comptes généraux est automatiquement activée grâce aux comptes
du plan comptable modèle. Cependant, l'entreprise Lumière & Musique veut activer la
détermination des comptes généraux au niveau du groupe d'articles. Cette spécificité a
été indiquée dans les options générales. Vous devez donc commencer par créer le groupe
d'articles puis apporter des modifications aux comptes généraux au niveau des données
de base du groupe d'articles.
Remarque : dans un projet de mise en oeuvre réelle, vous devez planifier et apporter ces
modifications avec le comptable du client.

4-13
1-8-1 Créez un groupe d'articles pour les écrans multiples
Sélectionnez Administration Configuration Gestion des stocks
Groupes d'articles.
Saisissez les informations qui suivent provenant de la section 8 du document
de conception générale :

Groupes d'articles – Configuration Valeurs

Nom du groupe d'articles Écrans multiples
Méthode de planification MRP
Méthode d'approvisionnement Fabriquer
Méthode de valorisation par défaut Standard
1-8-2 Activez la détermination des comptes généraux pour le groupe d'articles
Écrans multiples

Sélectionnez l'onglet Comptabilité et remplacez les comptes généraux par

défaut :

Détermination des Intitulé de compte

comptes généraux
Compte de stock 1. Créez un compte intitulé Produits finis –
Écrans multiples dans la partie Bilan du plan
comptable.
2. Remplacez le compte par défaut ce nouveau
compte.
Compte coûts de revient 1. Créez un compte de type dépense intitulé
Coûts des marchandises vendues – Écrans
multiples dans la partie Compte de résultat du
plan comptable.
2. Remplacez le compte par défaut ce nouveau
compte.
ECF - compte de stock 1. Créez un compte intitulé Coûts des
marchandises vendues – Écrans multiples
dans la partie Compte de résultat du plan
comptable.
2. Sélectionnez ce compte comme compte par
défaut pour ce groupe d'articles.
ECF - Compte d'écart de 1. Créez un compte de dépenses intitulé Écart –
stock Coût standard dans la partie Compte de
résultat du plan comptable.
2. Remplacez le compte par défaut
Cliquez sur Ajouter.

4-14
1-8-3 Créez un groupe d'articles pour les accessoires
Créez le groupe d'articles suivant :

Groupes d'articles – Valeurs

Configuration
Nom du groupe d'articles Accessoires
Méthode de planification Aucun
Méthode d'approvisionnement Acheter
Méthode de valorisation par Moyenne mobile
défaut

Remarque : utilisez les comptes généraux par défaut pour ce groupe d'articles
afin de gagner du temps.

Cliquez sur Ajouter.

1-8-4 Créez un groupe d'articles pour les matières premières

Remarque : s'il existe déjà un groupe d'articles pour les matières premières
dans votre plan comptable, vous pouvez l'utiliser.

Groupes d'articles – Valeurs

Configuration
Nom du groupe d'articles Matières premières
Méthode de planification Aucun
Méthode d'approvisionnement Acheter
Méthode de valorisation par Moyenne mobile
défaut

Utilisez les comptes généraux par défaut pour ce groupe d'articles.

Cliquez sur Ajouter.
Remarque : le groupe d'articles Ensembles n'est pas requis pour les exercices
de la classe.

4-15
1-9 Définition de magasins
Sélectionnez Administration Configuration Gestion des stocks Magasins.
Saisissez les informations qui suivent sur l'entreprise provenant de la section 7 du
document de conception générale :

Magasins - Configuration Valeurs

Code magasin wh01
Nom magasin Principal
Détails d'adresse À renseigner de manière appropriée
TVA/Taxes À renseigner de manière appropriée
Sélectionnez Ajouter.

Magasins - Configuration Valeurs

Code magasin wh02
Nom magasin Ouest
Détails d'adresse À renseigner de manière appropriée
TVA/Taxes À renseigner de manière appropriée
Sélectionnez Ajouter.

Magasins - Configuration Valeurs

Code magasin wh03
Nom magasin Est
Détails d'adresse À renseigner de manière appropriée
TVA/Taxes À renseigner de manière appropriée
Sélectionnez Ajouter.

Magasins - Configuration Valeurs

Code magasin WHR
Nom magasin Location
Détails d'adresse À renseigner de manière appropriée
TVA/Taxes À renseigner de manière appropriée
Sélectionnez Ajouter.

1-10 Pensez à sauvegarde votre nouvelle base de données d'entreprise !

Utilisez le gestionnaire de services SAP Business One. Remarque : l'utilisation d'un
serveur de classe partagé n'est pas compatible avec l'utilisation du service de sauvegarde.

4-16
 Réalisation du projet : Exercices

Chapitre : Réalisation du projet

Sujet : comptes utilisateur et autorisations

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de définir la stratégie de mot de passe ;
de définir les services ;
de définir des comptes utilisateur ;
de définir le mot de passe d'un nouvel utilisateur ;
de définir des autorisations générales ;
de configurer une série de numérotation de document pour les
utilisateurs ;
de tester des autorisations générales en vous connectant avec des
utilisateurs différents.
Définissez des utilisateurs et des services pour Lumière & Musique Sarl en
utilisant les informations de la conception générale.
Définissez différentes autorisations pour les utilisateurs de Lumière &
Musique Sarl.

1-1 Définition de la stratégie de mot de passe

Afin de renforcer la sécurité, l'entreprise Lumière & Musique a demandé que les mots de
passe utilisateur soient changés tous les 60 jours. Définissez la stratégie du mot de passe
dans SAP Business one pour mettre en oeuvre cette demande.

1-2 Définition des services et des comptes utilisateur

1-2-1 Définissez de nouveaux services pour la comptabilité générale, le magasin, les
ventes, les achats, la production et le service.
1-2-2 Définissez les utilisateurs. Reportez-vous à la section 13 du document de
conception générale pour obtenir des détails.

Utilisateur Remarque
Michel Simon Utilisez le service Général. Michel Simon est le seul super-
utilisateur.
Claire Thomas Sélectionnez le service défini dans la conception générale.
Richard Long Sélectionnez le service défini dans la conception générale.
Sarah Malroux Sélectionnez le service défini dans la conception générale.
Marie Brun Sélectionnez le service défini dans la conception générale.
David Bory Sélectionnez le service défini dans la conception générale.
Eric Prat Sélectionnez le service défini dans la conception générale.

4-17
1-3 Définition du mot de passe d'un nouvel utilisateur
Changez d'utilisateur et sélectionnez Sarah Malroux. Lorsque le système vous y invite,
saisissez et confirmez le nouveau mot de passe. Ne renseignez pas l'ancien mot de passe.
Sélectionnez Administration Initialisation système Détails entreprise.
Que se passe-t-il lorsque vous accéder à cette fonction ? Pourquoi ?
________________________________________________________
Sélectionnez Ventes.
Ouvrez une commande client.
Que se passe-t-il lorsque vous ouvrez la commande client ? Pourquoi ?
________________________________________________________

1-4 Retour au super-utilisateur

Revenez à l'utilisateur « manager ».

1-5 Définition des autorisations générales

1-5-1 Définissez des autorisations générales pour Sarah (directrice commerciale)

Sujet Autorisation
Généralités Autorisation complète
Généralités > Éditeur de mise en page Pas d'autorisation
Généralités > Requête de mise en page Pas d'autorisation
Généralités > Paramétrage des Pas d'autorisation
documents
Généralités > Accès aux comptes Pas d'autorisation
confidentiels
Généralités > Statut de Pas d'autorisation
période : Préclôturé
Administration > Initialisation système Autorisation complète
> Série de numérotation
Opportunités Autorisation complète
Ventes – Comptabilité clients Autorisation complète
Partenaires Autorisation complète
Partenaires > Lettrages Pas d'autorisation
Remarque : l'autorisation de
Partenaires devient Différentes
autorisations
Gestion des stocks Autorisation complète
États Autorisation complète
Saisissez 20% comme remise maximale pour les ventes.

4-18
1-5-2 Définissez des autorisations générales pour Marie (commerciale)
Marie a les mêmes autorisations générales que Sarah. Cependant, Marie ne
doit pas avoir accès au module Opportunités.
Conseil : copiez les autorisations générales de Sarah dans la page de Marie
puis procédez aux ajustements.
Saisissez 10% comme remise maximale pour les ventes.
Définissez l'autorisation appropriée pour la série de numérotation de Marie :

Sujet Autorisation
Administration > Initialisation système Pas d'autorisation
> Série de numérotation >
Remarque : l'autorisation prend
désormais la valeur Différentes
autorisations lorsque vous avez
défini l'autorisation pour le
groupe de séries.
Administration > Initialisation système Autorisation complète
> Série de numérotation > Série – n°
groupe 2
Opportunités Pas d'autorisation

1-5-3 Définissez des autorisations générales pour David (commercial)

David a les mêmes autorisations générales que Marie.
Définissez l'autorisation appropriée pour la série de numérotation de David :

Sujet Autorisation
Administration > Initialisation système Pas d'autorisation
> Série de numérotation > Série – n°
groupe 2
Administration > Initialisation système Autorisation complète
> Série de numérotation > Série – n°
groupe 3

4-19
 1-5-4 Définissez des autorisations générales pour Claire (directrice du service
comptable)
Une licence de type Professionnel est affectée à Claire (comme pour
Michel) mais son accès à certains domaines doit être limité.
Copiez les autorisations générales de Michel vers la page de Claire.
Modifiez les autorisations de Claire :

Sujet Autorisation
Généralités > Éditeur de mise en page Pas d'autorisation
Généralités > Paramétrage des Pas d'autorisation
documents
Administration > Import/export Pas d'autorisation
données
Administration > Procédures Pas d'autorisation
d'approbation
Production Accès en lecture seule
MRP Accès en lecture seule
Services Accès en lecture seule
Ressources humaines Pas d'autorisation

1-6 Configuration de la numérotation de document et de la série

Sarah, Marie et David, les trois commerciaux, ont chacun besoin d'avoir une série
de numération différente pour les documents commerciaux. Pour mettre ce besoin
en oeuvre, vous devez créer 3 séries de numérotation de document. La série par
défaut est utilisée par Sarah, la seconde par Marie et la troisième par David.
Activez la série de numérotation pour les commandes client :
Définissez la série de numérotation par défaut de 100 à 9999.
Définissez la série de numérotation suivante de 10000 à 19999. Affectez cette
série au groupe 2. Remarque : l'autorisation du groupe 2 a été affectée à Marie
au cours de l'étape 1-1-2.
Définissez la troisième série de numérotation de 20000 à 29999. Affectez cette
série au groupe 3. Remarque : l'autorisation du groupe 3 a été affectée à David
au cours de l'étape 1-1-3.
Remarque : vous pouvez définir les plages pour les autres documents
marketing si vous en avez le temps mais les exercices de ce cours ne l'exigent
pas.

4-20
1-7 Test des autorisations générales et des numéros de document
Remarque : pour tester les autorisations générales, vous devez vous connecter en
tant que Sarah, Marie et Claire. Vous devez attribuer une licence à l'utilisateur
avant de vous connecter.
Si vous ne disposez que d'une licence de type Professionnel, vous devez affecter
cette licence à chaque utilisateur avant de vous connecter en tant que cet utilisateur.
1-7-1 Attribuez une licence à Sarah
Sélectionnez l'utilisateur Sarah et cochez la case de sélection pour
l'affectation du type de licence.
Remarque : attribuez une licence de type Limité Logistique à Sarah si
vous en avez une sur votre système. Vous pouvez ainsi voir les fonctions
auxquelles ce type de licence vous donne accès. Si vous ne disposez que
d'une licence de type Professionnel, vous devez affecter cette licence à
chaque utilisateur avant de vous connecter en tant que cet utilisateur.
1-7-2 Testez les autorisations de Sarah
Ouvrez une nouvelle copie de SAP Business One et connectez-vous en tant
que Sarah.
Si le système vous invite à saisir un nouveau mot de passe, ne renseignez
pas l'ancien mot de passe et saisissez-en un nouveau pour Sarah. Notez le
mot de passe ici __________.
Essayez d'accéder à Partenaires Lettrages. Vous obtenez une erreur
d'autorisation.
Ouvrez une commande client.
Notez le numéro de la commande client __________.
1-7-3 Attribuez une licence à Marie
Dans la session du manager, sélectionnez l'utilisateur Marie et cochez la
case de sélection pour l'affectation du type de licence. Si possible, attribuez
une licence de type Limité Logistique.
1-7-4 Connectez-vous en tant que Marie (ventes)
Passez à la session SAP Business One en vous connectant en tant que
Sarah.
Sélectionnez Administration Sélectionner société.
Sélectionnez Nouvel utilisateur.
Saisissez les justificatifs d'identité de connexion de Marie.
1-7-5 Testez les autorisations de Marie
Connectez-vous en tant que Marie et accédez au module Opportunités.
Sélectionnez Opportunités.
Le document Opportunités n'apparaît pas dans le menu.
Ouvrez une commande client.
Notez le numéro de la commande client __________.

4-21
1-7-6 Attribuez une licence à Claire
Dans la session du manager, sélectionnez l'utilisateur Claire et cochez la
case de sélection pour l'affectation du type de licence. Attribuez une licence
de type Professionnel.
1-7-7 Testez les autorisations de Claire
Passez à la session SAP Business One en vous connectant en tant que
Marie.
Changez l'utilisateur et connectez-vous en tant que Claire.
Essayez d'accéder aux données de base des salariés dans le module
Ressources humaines.

1-7-8 Revenez au super-utilisateur

Revenez à la session manager.
Si vous avez transféré votre licence de type Professionnel à l'un des autres
comptes utilisateur, pensez à la réattribuer au compte manager.

4-22
 Solutions

Chapitre : Réalisation du projet

Sujet : comptes utilisateur et autorisations

1-1 Définition de la stratégie de mot de passe

Sélectionnez Administration Configuration Généralités Sécurité Gestion
des mots de passe.
Renseignez les zones suivantes pour l'entreprise Lumière & Musique Sarl :

Zone Valeurs
Niveau de sécurité Sélectionnez Défini par l'utilisateur.
Expire après 60 jours
Longueur minimale 4
Nombre minimum de majuscules 0
Laissez la valeur 0 pour tous les autres
paramètres
Exemple de mot de passe Sélectionnez Générer
Cliquez sur Mettre à jour.

1-2 Définition des services et comptes utilisateur pour Lumière & Musique Sarl.
1-2-1 Définissez les services
Sélectionnez Administration Configuration Généralités Utilisateurs.
Dans la zone Service, sélectionnez Redéfinir dans la liste déroulante.
Entrez les services pour Lumière & Musique Sarl :

Zone Valeurs Puis

sélectionnez
Service Comptabilité Mettre à jour
Service Magasin Mettre à jour
Service Ventes Mettre à jour
Service Achats Mettre à jour
Service Production Mettre à jour
Service Services Mettre à jour
Cliquez sur OK.

4-23
1-2-2 Définissez les comptes utilisateur.
Sélectionnez Administration Configuration Généralités Utilisateurs.
Saisissez les utilisateurs suivants pour l'entreprise Lumière & Musique Sarl tel
qu'indiqué dans la section 13 du document de conception générale :

Nom de zone ou type de Valeurs

données
Code utilisateur Michel
Nom d'utilisateur Michel Simon
Super-utilisateur
Service Général
Mot de passe Cliquez sur le bouton Parcourir à droite de
l'écran.
Saisissez m123 comme mot de passe et
confirmez-le.
Cliquez sur Ajouter.

Nom de zone ou type de Valeurs

données
Code utilisateur claire
Nom d'utilisateur Claire Thomas
Service Comptabilité
Ne saisissez pas de mot de passe pour cet utilisateur.
Cliquez sur Ajouter.

Nom de zone ou type de Valeurs

données
Code utilisateur richard
Nom d'utilisateur Richard Long
Service Production
Cliquez sur Ajouter.

Nom de zone ou type de Valeurs

données
Code utilisateur sarah
Nom d'utilisateur Sarah Malroux
Service Ventes
Cliquez sur Ajouter.

4-24
 Nom de zone ou type de données Valeurs
Code utilisateur marie
Nom d'utilisateur Marie Brun
Service Ventes
Cliquez sur Ajouter.

Nom de zone ou type de données Valeurs

Code utilisateur david
Nom d'utilisateur David Bory
Service Ventes
Cliquez sur Ajouter.

Nom de zone ou type de données Valeurs

Code utilisateur édouard
Nom d'utilisateur Édouard Petit
Service Achats
Cliquez sur Ajouter.

1-3 Définition du mot de passe d'un nouvel utilisateur

Sélectionnez Administration Sélectionner société.
Sélectionnez Nouvel utilisateur.
Saisissez l'utilisateur « sarah » dans la zone Code utilisateur.
Cliquez sur OK.
Saisissez un nouveau mot de passe pour l'utilisateur :

Modification du mot de passe Valeurs

Ancien mot de passe Ne renseignez pas cette zone
Nouveau mot de passe Saisissez un mot de passe de 4 chiffres
____________________
Remarque : vous utiliserez ce mot de passe
ultérieurement.
Confirmer Saisissez à nouveau le mot de passe
Sélectionnez Mettre à jour.
Ouvrez le menu Administration. Si vous essayez d'ouvrir un des sous-menus, vous
obtenez une erreur. L'utilisateur ne dispose pas d'une licence ou de l'autorisation
permettant d'accéder aux fonctions.
Sélectionnez Ventes.
Ouvrez une commande client.
Un message d'erreur apparaît notamment parce que l'utilisateur ne dispose de
l'autorisation relative à la série de numérotation des documents.
4-25
1-4 Retour au super-utilisateur
Sélectionnez Administration Sélectionner société.
Sélectionnez Nouvel utilisateur.
Saisissez l'utilisateur « manager » dans la zone Code utilisateur.
Saisissez le mot de passe.
Cliquez sur OK.

1-5 Définition des autorisations générales pour Lumière & Musique Sarl
Remarque : le client et vous-même devez avoir procédé à une planification rigoureuse
pour pouvoir attribuer les autorisations générales.
Sélectionnez Administration Initialisation système Autorisations
Autorisations générales.
Remarque : Michel Simon est défini comme super-utilisateur ; il se voit donc attribuer
une autorisation globale pour toutes les fonctionnalités.
1-5-1 Définissez des autorisations générales pour Sarah (directrice commerciale)
Sélectionnez Sarah dans la liste à gauche.
Saisissez les valeurs suivantes pour Lumière & Musique Sarl :

Sujet Autorisation
Général Autorisation complète
Généralités > Éditeur de mise en page Pas d'autorisation
Généralités > Requête de mise en page Pas d'autorisation
Généralités > Paramétrage des Pas d'autorisation
documents
Généralités > Accès aux comptes Pas d'autorisation
confidentiels
Généralités > Statut de Pas d'autorisation
période : Préclôturé
Administration > Initialisation système Autorisation complète
> Série de numérotation
Opportunités Autorisation complète
Ventes – Comptabilité clients Autorisation complète
Partenaires Autorisation complète
Partenaires > Lettrages Pas d'autorisation
Remarque : l'autorisation de
Partenaires devient Différentes
autorisations
Gestion des stocks Autorisation complète
États Autorisation complète
Saisissez 20% comme remise maximale pour les ventes.
Cliquez sur Mettre à jour.

4-26
1-5-2 Définissez des autorisations générales pour Marie (ventes)
Maintenez la souris sur le nom de Sarah jusqu'à ce qu'un rectangle entoure le
nom.
Déplacez le rectangle jusqu'au nom de Marie dans la liste.
Relâchez le bouton de la souris sur le nom de Marie.
Sélectionnez Copier dans la fenêtre Message système.
Marie a maintenant les mêmes autorisations générales que Sarah. Cependant,
Marie ne doit pas avoir accès à toutes les fonctions.
Saisissez les valeurs suivantes pour Lumière & Musique Sarl :

Sujet Autorisation
Administration > Initialisation Pas d'autorisation
système > Série de numérotation >
Remarque : l'autorisation prend
désormais la valeur Différentes
autorisations lorsque vous avez défini
l'autorisation pour le groupe de séries.
Administration > Initialisation Autorisation complète
système > Série de numérotation >
Série – n° groupe 2
Opportunités Pas d'autorisation
Saisissez 10% comme remise maximale pour les ventes.
Cliquez sur Mettre à jour.
1-5-3 Définissez des autorisations générales pour David (ventes)
Maintenez la souris sur le nom de Marie jusqu'à ce qu'un rectangle entoure le
nom.
Déplacez le rectangle jusqu'au nom de David dans la liste.
Relâchez le bouton de la souris sur le nom de David.
Sélectionnez Copier dans la fenêtre Message système.
David a les mêmes autorisations générales que Marie.
Apportez les ajustements suivants aux autorisations générales de David :

Sujet Autorisation
Administration > Initialisation Pas d'autorisation
système > Série de numérotation >
Série – n° groupe 2
Administration > Initialisation Autorisation complète
système > Série de numérotation >
Série – n° groupe 3
Sélectionnez Mettre à jour.
David a désormais les mêmes autorisations que Marie à l'exception de celle pour
la série de numérotation des documents.

4-27
1-5-4 Définissez des autorisations générales pour Claire (directrice du service
comptable)
Une licence de type Professionnel est affectée à Claire mais son accès à certains
domaines doit être limité au moyen des autorisations générales.
Maintenez la souris sur le nom de Michel jusqu'à ce qu'un rectangle entoure le
nom.
Déplacez le rectangle vers le nom de Claire.
Relâchez le bouton de la souris sur le nom de Claire.
Sélectionnez Copier dans la fenêtre Message système.
Claire a désormais les mêmes autorisations générales que Michel.
Modifiez les autorisations de Claire :

Sujet Autorisation
Généralités > Éditeur de mise en Pas d'autorisation
page
Généralités > Paramétrage des Pas d'autorisation
documents
Administration > Import/export Pas d'autorisation
données
Administration > Procédures Pas d'autorisation
d'approbation
Production Accès en lecture seule
MRP Accès en lecture seule
Services Accès en lecture seule
Ressources humaines Pas d'autorisation
Claire a désormais les mêmes autorisations que Michel à l'exception des
domaines précédemment cités.
Cliquez sur Mettre à jour.

4-28
1-6 Configuration de la numérotation de document et de la série
Sarah, Marie et David, les trois commerciaux, ont chacun besoin d'avoir une série de
numération différente pour les documents commerciaux. Pour mettre ce besoin en
oeuvre, vous devez créer 3 séries de numérotation de document. La série par défaut est
utilisée par Sarah, la seconde par Marie et la troisième par David.
Sélectionnez Administration Initialisation système Numérotation des documents.
Saisissez les informations suivantes pour Lumière & Musique Sarl :

Numérotation des documents - Valeurs

Configuration
Commandes client Sélectionnez la zone Premier numéro et
saisissez la valeur 100.
(séries par défaut)
Sélectionnez la zone Dernier n° et saisissez la
valeur 9999.
Double-cliquez sur la ligne des commandes client. La fenêtre Séries - définition
s'ouvre.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne de la série primaire et sélectionnez
Ajouter ligne.
Saisissez les informations suivantes pour Lumière & Musique Sarl :

Séries - Définition Valeurs

Nom Série2
Remarque : le nom ne peut pas avoir plus de
8 caractères.
Premier n° 10000
Remarque : la nouvelle série doit être
consécutive à la numérotation de la première
série.
Dernier n° 19999
Groupe Sélectionnez 2 dans la liste
Remarque : vous assurez l'accès au groupe
via les autorisations générales.
Sélectionnez la ligne de la série et sélectionnez Définir comme standard.
Sélectionnez Définir en tant que standard pour certains utilisateurs.
Sélectionnez l'utilisateur Marie dans la liste.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez Mettre à jour.
Sélectionnez Ajouter ligne.

4-29
 Saisissez les informations suivantes pour Lumière & Musique Sarl :

Séries - Définition Valeurs

Nom Séries3
Premier n° 20000
Dernier n° 29999
Groupe Sélectionnez 3 dans la liste
Sélectionnez la ligne de la série et sélectionnez Définir comme standard.
Sélectionnez Définir en tant que standard pour certains utilisateurs.
Sélectionnez l'utilisateur David dans la liste.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez Mettre à jour.
Sélectionnez OK pour mettre à jour la numérotation des documents.

1-7 Test des autorisations générales et des numéros de document

Remarque : vous devez vous connectez en tant que Sarah, Marie et Claire. Vous devez
donc commencer par attribuer une licence à chaque utilisateur avant de vous connecter.
1-7-1 Attribuez une licence à Sarah
Sélectionnez Administration Licence Gestion des licences.
Sélectionnez l'utilisateur Sarah et cochez la case de sélection pour l'affectation
du type de licence.
Remarque : attribuez une licence de type Limité Logistique à Sarah si vous en
avez une sur votre système. Vous pouvez ainsi voir les fonctions auxquelles ce
type de licence vous donne accès. Si vous ne disposez que d'une licence de type
Professionnel, vous devez affecter cette licence à chaque utilisateur avant de
vous connecter en tant que cet utilisateur.
1-7-2 Testez les autorisations de Sarah (directrice commerciale)
Ouvrez une nouvelle copie de SAP Business One et connectez-vous en tant que
Sarah. Ne fermez pas la fenêtre SAP Business One existante.
Si le système vous invite à saisir un nouveau mot de passe, ne renseignez pas
l'ancien mot de passe et saisissez-en un nouveau pour Sarah. Notez le mot de
passe ici __________.
Sélectionnez Partenaires Lettrages. Vous obtenez une erreur d'autorisation.
Sélectionnez Ventes.
Ouvrez une commande client.
Le numéro de la commande client doit être 100.

4-30
1-7-3 Attribuez une licence à Marie
Passez à la session SAP Business One en vous connectant en tant que manager.
Sélectionnez Administration Licence Gestion des licences.
Sélectionnez l'utilisateur Marie et cochez la case de sélection pour l'affectation
du type de licence. Si possible, attribuez une licence de type Limité Logistique.
1-7-4 Connectez-vous en tant que Marie (ventes)
Passez à la session SAP Business One en vous connectant en tant que Sarah.
Sélectionnez Administration Sélectionner société.
Sélectionnez Nouvel utilisateur.
Saisissez les justificatifs d'identité de connexion de Marie.
1-7-5 Testez les autorisations de Marie (ventes)
Sélectionnez Opportunités.
Le document Opportunités n'apparaît pas dans le menu.
Sélectionnez Ventes.
Ouvrez une commande client.
Le numéro de la commande client doit être 10000.
1-7-6 Attribuez une licence à Claire
Passez à la session SAP Business One en vous connectant en tant que manager.
Sélectionnez Administration Licence Gestion des licences.
Sélectionnez l'utilisateur Claire et cochez la case de sélection pour l'affectation
du type de licence. Attribuez une licence de type Professionnel.
1-7-7 Testez les autorisations de Claire (comptable)
Passez à la session SAP Business One en vous connectant en tant que Marie.
Changez l'utilisateur et connectez-vous en tant que Claire.
Sélectionnez Ressources humaines.
L'option Données de base des salariés n'apparaît pas dans le menu.
1-7-8 Revenez au super-utilisateur
Connectez-vous à la session Responsable.
Remarque : si vous avez affecté la licence de type Professionnel à un autre
utilisateur, pensez à la réaffecter à l'utilisateur manager.

4-31
4-32
 Réalisation du projet : Exercices

Chapitre : Réalisation du projet

Sujet : Data Transfer Workbench

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de créer des groupes de partenaires ;
de préparer et d'importer des données de base partenaire au
moyen du Data Transfer Workbench ;
de préparer et d'importer des données de base article au moyen
d'un modèle d'importation personnalisé ;
d'importer des prix d'article ;
d'importer une nouvelle liste de prix au moyen de l'utilitaire
Importer d'Excel.

Importez les données de base partenaire et article pour l'entreprise

Lumière & Musique Sarl en utilisant les informations contenues
dans le document de conception générale.

Remarque :
En raison de la complexité de ces exercices, reportez-vous aux solutions.

4-33
4-34
 Réalisation du projet : Solutions

Chapitre : Réalisation du projet

Sujet : Data Transfer Workbench

Attention ces exercices ont été développés pour la version du Data Transfer Workbench
fournie avec le Support Package 11 ou supérieur de SAP Business One version 8.8.
1-1 Création de groupes de partenaires
Remarque : avant d'importer des partenaires, vous devez configurer des groupes de
partenaires. Vous pouvez importer les groupes au moyen du Data Transfer Workbench ou
vous pouvez les créer manuellement dans le système. Cet exercice vous amène à créer les
groupes manuellement.

Dans SAP Business One, sélectionnez Administration Configuration Partenaires

Groupes de clients.
Dans la fenêtre Groupes de clients – Configuration, saisissez les valeurs qui suivent
figurant dans la section 15 du document de conception générale :

Zone Valeur Puis sélectionnez

Nom de groupe Hôtels Mettre à jour
Foires Mettre à jour
Entreprises Mettre à jour
Architectes Mettre à jour

Dans SAP Business One, sélectionnez Administration Configuration Partenaires

Groupes de fournisseurs.
Dans la fenêtre Groupes de fournisseurs – Configuration, saisissez les valeurs qui
suivent figurant dans la section 16 du document de conception générale :

Zone Valeur Puis sélectionnez

Nom de groupe Contractants Mettre à jour
Fournisseurs ind. Mettre à jour

4-35
1-2 Exécution de requête pour rechercher des codes internes des groupes de
partenaires
Lors de la création de groupes de partenaires, le système attribue un code interne à
chaque groupe. Dans le modèle DTW des données de base du partenaire, vous devez
intégrer ces codes à la place des noms de groupe.
Sélectionnez Outils Requêtes Générateur de requêtes.
Cliquez sur Exécuter.
Sélectionnez l'icône du stylo pour permettre l'édition d'une requête.
Entrez une requête pour afficher toutes les zones de la table OCRG :
SELECT * FROM OCRG T0
Cliquez sur Exécuter.
Notez les codes de chaque groupe :
Hôtels
Foires
Entreprises
Architectes
Contractants
Fournisseurs ind.

4-36
1-3 Préparation des données de base partenaire pour l'importation
Sélectionnez Démarrer Tous les programmes SAP Business One Migration de
données Modèles
Ouvrez le dossier Modèles puis le dossier Partenaires.
Ouvrez le dossier Données de base partenaire.
Conseil : Pour rechercher des informations sur une zone d'un modèle, reportez-vous à
l'aide en ligne d'Interface de données API de SAP Business One. Vous pouvez y
accéder à partir du menu Aide du Data Transfer Workbench.
1-3-1 Créez un fichier d'importation de données pour les données d'en-tête du
partenaire
Ouvrez OCRD - BusinessPartners.xlt.
Entrez les valeurs suivantes pour Lumière & Musique Sarl. Remarque : vérifiez
avec l'animateur s'il est nécessaire d'ajouter des zones à votre localisation.

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
CardCode CardCode C0010
CardName CardName Hilton Hotels Worldwide
CardType CardType cClient
GroupCode GroupCode Saisissez le code interne du groupe
Hôtels (par exemple, 102)
Address Address Ne renseignez pas cette zone. Vous
saisirez les informations sur
l'adresse du partenaire dans le
modèle CRD1 - BPAddressess.xlt.
Phone1 Phone1 020 345 6789
CreditLimit CreditLine 50000
VatLiable VatStatus vLiable
FederalTaxID LicTradNum GB1111222233333
Currency Currency Eur
Remarque : si vous ne renseignez
pas cette zone, le système utilise par
défaut la devise interne indiquée
dans les détails de l'entreprise.
City City Ne renseignez pas cette zone. Vous
saisirez les informations sur
Country Country
l'adresse du partenaire dans le
modèle CRD1 - BPAddressess.xlt.
DefaultAccount DflAccount Ne renseignez pas cette zone. Vous
saisirez les coordonnées bancaires
DefaultBranch DflBranch
du partenaire dans le modèle OCRB
DefaultBankCode BankCode - BPBankAccounts.xlt.

4-37
Nom ID API Nom de zone de Valeur
table
VatGroup ECVatGroup Utilisez un code de TVA collectée
approprié, tel que O1.
Frozen frozenFor tNON
Remarque : Non est la valeur
attribuée par défaut à Frozen au
moment de la création d'un
partenaire.
PartialDelivery PartDelivr tOUI
Remarque : Oui est la valeur
attribuée par défaut à PartialDelivery
au moment de la création d'un
partenaire.
BlockDunning BlockDunn tNON
Remarque : Non est la valeur
attribuée par défaut à
BlockDunning au moment de la
création d'un partenaire.
BankCountry BankCountr Ne renseignez pas cette zone. Vous
saisirez les coordonnées bancaires
du partenaire dans le modèle OCRB
- BPBankAccounts.xlt.
HouseBank HouseBank Banque nationale
HouseBankCountry HousBnkCry F
HouseBankAccount HousBnkAct 12345678
PaymentBlock PaymBlock tNON
HouseBankBranch HousBnkBrn 112233
DeferredTax DeferrTax tNON
Remarque : Non est la valeur
attribuée par défaut à DeferredTax
au moment de la création d'un
partenaire.
WebSite IntrntSite www.hhotels.com

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
CardCode CardCode C0020
CardName CardName Showmasters
CardType CardType cClient

4-38
Nom ID API Nom de zone de Valeur
table
GroupCode GroupCode Saisissez le code interne du groupe
Foires (par exemple, 103)
Phone1 Phone1 020 300 4000
CreditLimit CreditLine 25000
VatLiable VatStatus vLiable
FederalTaxID LicTradNum GB2222333344444
VatGroup ECVatGroup Utilisez un code de TVA collectée
approprié, tel que O1.
HouseBank HouseBank Banque nationale
HouseBankCountry HousBnkCry F
HouseBankAccount HousBnkAct 12345678
PaymentBlock PaymBlock tNON
HouseBankBranch HousBnkBrn 112233
WebSite IntrntSite www.showmasters.co.uk

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
CardCode CardCode S0010
CardName CardName Sound Systems
CardType CardType cFournisseur
GroupCode GroupCode Saisissez le code interne du groupe
Contractants (par exemple, 106)
Phone1 Phone1 021 888 9999
CreditLimit CreditLine 15000
VatLiable VatStatus vLiable
FederalTaxID LicTradNum GB3333444455555
VatGroup ECVatGroup Utilisez un code de TVA déductible
approprié, tel que O1.
HouseBank HouseBank Banque nationale
HouseBankCountry HousBnkCry F
HouseBankAccount HousBnkAct 12345678
PaymentBlock PaymBlock tNON
HouseBankBranch HousBnkBrn 112233
WebSite IntrntSite www.ssystems.co.uk

4-39
 Nom ID API Nom de zone de Valeur
table
CardCode CardCode S0020
CardName CardName Spotlights
CardType CardType cFournisseur
GroupCode GroupCode Saisissez le code interne du groupe
Fournisseurs ind. (par exemple,
107)
Phone1 Phone1 081 111 2222
CreditLimit CreditLine 15000
VatLiable VatStatus vLiable
FederalTaxID LicTradNum GB4444555566666
VatGroup ECVatGroup Utilisez un code de TVA déductible
approprié, tel que O1.
HouseBank HouseBank Banque nationale
HouseBankCountry HousBnkCry F
HouseBankAccount HousBnkAct 12345678
PaymentBlock PaymBlock tNON
HouseBankBranch HousBnkBrn 112233
WebSite IntrntSite www.spotlights.co.uk

Sauvegardez le fichier dans un format délimité par virgule nommé OCRD -

BusinessPartners_LM.csv.
Remarque : sélectionnez le type de fichier au format délimité par des virgules
dans la liste déroulante.

4-40
1-3-2 Créez un fichier d'importation des adresses de partenaire
Dans le dossier des modèles, ouvrez CRD1 - BPAddressess.xlt.
Saisissez les valeurs suivantes pour les quatre enregistrements supérieurs créés
dans l'étape 1-3-1 :

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode C0010
Remarque :
ParentKey est le lien
vers le modèle père.
AddressName Address Destinataire de la facture
Street Street 46, rue des arbres
ZipCode ZipCode 75012
City City Paris
County County
AddressType AdresType bo_BillTo

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode C0020
AddressName Address Destinataire de la facture
Street Street 123 Commercial St
ZipCode ZipCode ES1 2AB
City City Southend
County County Essex
AddressType AdresType bo_BillTo

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode C0020
AddressName Address Livraison
Street Street 8 Convention Place
ZipCode ZipCode ES1 2AB
City City Southend
County County Essex
AddressType AdresType bo_ShipTo

4-41
 Nom ID API Nom de zone de Valeur
table
ParentKey CardCode S0010
AddressName Address Adresse de paiement
Street Street 15 Bridge St
ZipCode ZipCode B10 2BB
City City Birmingham
County County
AddressType AdresType bo_BillTo

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode S0020
AddressName Address Adresse de paiement
Street Street 6 Upmarket St
ZipCode ZipCode LI 56P
City City Liverpool
County County
AddressType AdresType bo_BillTo

Vérifiez vos données puis sauvegardez le fichier sous CRD1 -

BPAddressess_LM.csv.

4-42
1-3-3 Créez un fichier au format délimité par des virgules pour les contacts du
partenaire
Ouvrez le fichier OCPR - ContactEmployees.xlt.
Saisissez les valeurs suivantes pour les quatre enregistrements supérieurs :

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode C0010
CardCode CardCode 1
Remarque : lorsque vous mettez à
jour les informations sur le contact,
saisissez la valeur réelle de
CardCode à ce niveau. Dans le cas
d'une nouvelle importation,
saisissez un numéro de séquence
pour l'enregistrement subordonné.
Name Name James Smith
Position Position Directeur des achats
Phone1 Tel1 012 345 6791
E_Mail E_MailL JS@hhotels.com
Title Title Mr

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode C0010
CardCode CardCode 2
Name Name Mary Burton
Position Position Planificateur d'événements
Phone1 Tel1 012 345 6792
E_Mail E_MailL MB@hhotels.com
Title Title Ms

4-43
Nom ID API Nom de zone de Valeur
table
ParentKey CardCode C0020
CardCode CardCode 1
Name Name Terry Adams
Position Position Directeur des achats
Phone1 Tel1 020 300 4100
E_Mail E_MailL terry@showmasters.co.uk
Title Title

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode S0010
CardCode CardCode 1
Name Name Vic Price
Position Position Directeur commercial
Phone1 Tel1 0207 600400
E_Mail E_MailL vic@ssystems.co.uk
Title Title Mr

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode S0010
CardCode CardCode 2
Name Name Dave Chen
Position Position Propriétaire
Phone1 Tel1 0207 600100
E_Mail E_MailL dave@ssystems.co.uk
Title Title

4-44
 Nom ID API Nom de zone de Valeur
table
ParentKey CardCode S0020
CardCode CardCode 1
Name Name Sam Jones
Position Position Gestionnaire de comptes
Phone1 Tel1 081 111 2000
E_Mail E_MailL sam@spotlights.co.uk
Title Title

Sauvegardez le fichier sous OCPR - ContactEmployeess_LM.csv.

1-3-4 Créez un fichier au format délimité par des virgules pour les comptes
bancaires du partenaire
Remarque : dans le fichier d'importation des données, vous devez intégrer un
code bancaire. Cette zone se trouve dans la table Banque - Partenaire. Afin
d'éviter de devoir ajouter une ligne pour chaque partenaire dans cette table, vous
pouvez créer une entrée fictive dans la table Banques et utiliser le même code
bancaire pour chaque banque du partenaire.
Dans SAP Business One, sélectionnez Administration Configuration
Opérations bancaires Banques.
Ajoutez une nouvelle banque.
Banques - Valeurs
Configuration
Code pays À sélectionner dans la liste
déroulante
Code bancaire Partenaire
Nom banque Partenaire
Sélectionnez Mettre à jour.

Dans le dossier des modèles DTW, ouvrez OCRB1 - BPBankAccounts.xlt.

Remarque : vous devez saisir des détails bancaires pour le partenaire car
Virement est défini comme un mode de paiement.

4-45
Saisissez les valeurs suivantes pour les quatre enregistrements supérieurs :

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode C0010
BPCode CardCode 1
Remarque : lorsque vous mettez à
jour les informations bancaires,
saisissez la valeur réelle de
CardCode à ce niveau. Dans le cas
d'une nouvelle importation,
saisissez un numéro de séquence
pour l'enregistrement subordonné.
Branch Branch 121212
BankCode BankCode Partenaire
AccountNo Compte 12220000

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode C0020
BPCode CardCode 1
Branch Branch 232323
BankCode BankCode Partenaire
AccountNo Compte 13330000

Nom ID API Nom de zone de Valeur

table
ParentKey CardCode S0010
BPCode CardCode 1
Branch Branch 343434
BankCode BankCode Partenaire
AccountNo Compte 14440000

4-46
 Nom ID API Nom de zone de Valeur
table
ParentKey CardCode S0020
BPCode RecordKey 1
Branch Branch 454545
BankCode BankCode Partenaire
AccountNo Compte 15550000

Sauvegardez le fichier sous OCPR - BPBankAccounts_LM.csv.

1-4 Importation des fichiers

1-4-1 Connectez-vous au Data Transfer Workbench.

Sélectionnez Démarrer Tous les programmes SAP Business One
Migrat. données Data Transfer Workbench.
Saisissez ou vérifiez les données de connexion.

Zone Valeur
Code utilisateur supérieur
Mot de passe Saisissez le mot de passe du supérieur de
l'utilisateur.
Serveur actuel SQL Server 2005 ou 2008
Nom du serveur
Vous devez désormais visualiser une ou plusieurs bases de données d'entreprise
SAP Business One.
Si vous ne voyez aucune base de données, cliquez sur Rafraîchir.
Appelez l'animateur si aucune base de données n'apparaît dans la fenêtre de
connexion.
Sélectionnez l'entreprise Lumière & Musique dans la liste.
Cliquez sur OK.
Remarque : aucune données ne s'affiche dans la fenêtre si la connexion s'est
déroulée correctement. Cependant, le menu Connexion devient Fin de session.

4-47
1-4-2 Lancez l'importation en mode simulation
Sélectionnez Importer.
Dans l'étape appropriée de l'assistant d'importation de données :
Sélectionnez Données de base.
Sélectionnez Ajouter des données.
Développez l'objet Partenaires et sélectionnez Fiche partenaire.
Liez les quatre fichiers tableur créés au cours de l'étape 1-3 aux objets
pertinents :

Objet :
BusinessPartners (en-tête)
BPAddresses
ContactEmployees
BPBankAccounts

Dans l'étape 6, sélectionnez Exécuter simulation pour réaliser un test.

1-4-3 Corrigez les erreurs et lancez une nouvelle exécution

Si le système affiche des messages d'erreur, vérifiez le fichier journal.
Conseil : si vous ne pouvez pas résoudre une erreur, essayez de n'importer que
le fichier d'en-tête. Si cette solution fonctionne lors de la simulation, ajoutez les
autres fichiers un par un.
Lorsque vous avez corrigé vos fichiers, sélectionnez le bouton Retour pour
exécuter à nouveau la simulation de l'importation.
Si la simulation se déroule correctement, passez à l'étape 7 et sélectionnez
Importer.
Après l'importation correcte de tous les enregistrements, accédez aux données de
base du partenaire afin de vérifier les enregistrements importés dans SAP
Business One.

4-48
1-5 Importation des données de base de l'article
Au cours de cet exercice, vous allez créer un modèle personnalisé qui ne contient que les
zones demandées par Lumière & Musique.
1-5-1 Identifiez les numéros internes des groupes d'articles
Lors d'un exercice précédent, vous avez créé trois groupes d'articles :
Écrans multiples ___________
Accessoires ________
Matières premières ________
Le système numérote automatiquement les groupes d'articles en commençant par
100.
La table SAP Business One pour le groupe d'article est OITB. Lancez une
requête au niveau de la table OITB afin de rechercher le numéro interne attribué
à chaque groupe d'articles. Notez ces numéros.
1-5-2 Créez un modèle personnalisé pour les articles
Connectez-vous au Data Transfer Workbench.
Sélectionnez Modèles Personnaliser modèle.
Choisissez Sélectionner objet.
Développez l'objet Gestion des stocks et sélectionnez Fiche article.
Cliquez sur OK.
Développez le noeud Articles.
Supprimez toutes les zones du modèle à l'exception des zones indiquées ci-
dessous. Remarque : pour supprimer des zones, cliquez avec le bouton droit de
la souris sur une zone puis sélectionnez Supprimer zone dans le menu
contextuel.
Remarque : vous n'avez pas à supprimer de zone après la zone ItemType. Vous
pouvez les laisser dans le modèle personnalisé
ItemCode
ItemName
ItemsGroupCode
VatLiable
PurchaseItem
SalesItem
InventoryItem
MinInventory
ManageSerialNumbers
Valid
AvgStdPrice
GLMethod

4-49
 TaxType
ManageStockByWarehouse
ManageSerialNumbersOnReleaseOnly
CostAccountingMethod
SRIAndBatchManageMethod
PlanningSystem
ProcurementMethod
LeadTime
MinOrderQuantity
ItemType
Note: vérifiez avec l'animateur s'il est nécessaire d'ajouter des zones pour votre
localisation.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le noeud Articles et cliquez sur
Créer un modèle pour la structure.
Sauvegardez le fichier comme un type de fichier modèle Excel (.xlt).

4-50
1-5-3 Créez un fichier d'importation de données pour les articles au moyen du
nouveau modèle
Ouvrez le fichier modèle que vous venez de sauvegarder.
Entrez les valeurs suivantes pour Lumière & Musique Sarl :

Nom ID API Nom de zone de table Valeur

ItemCode ItemCode I0044
ItemName ItemName Écran LCD 44 pouces
ItemsGroupCode ItmsGrpCod Saisissez le numéro du
groupe d'articles Matières
premières figurant dans la
table OITB.
VatLiable VATLiable tOUI
PurchaseItem PrchseItem tOUI
Remarque : Oui
correspond à la valeur par
défaut utilisée lors de la
création d'un article.
SalesItem SellItem tNON
Remarque : Oui
correspond à la valeur par
défaut utilisée lors de la
création d'un article.
InventoryItem InvntItem tNON
MinInventory MinLevel 20
ManageSerialNumbers ManSerNum tNON
Valid validFor tOUI
AvgStdPrice AvgPrice Ne renseignez pas cette
zone
GLMethod GLMethod glm_ItemClass
Remarque : la valeur
glm_ItemClass
correspond à une
détermination de comptes
généraux au niveau du
groupe d'articles.
ManageStockByWareho ByWh tNON
use
ManageSerialNumbers ManOutOnly tNON
OnReleaseOnly
CostAccountingMethod EvalSystem bis_MovingAverage
SRIAndBatchManageM MngMethod Ne pas renseigner cette
ethod zone

4-51
PlanningSystem PlanningSys bop_None
Remarque : Aucun(e)
correspond à la valeur par
défaut utilisée lors de la
création d'un article.
ProcurementMethod PrcrmntMtd bom_Buy
Remarque : Acheter
correspond à la valeur par
défaut utilisée lors de la
création d'un article.
LeadTime LeadTime 2
MinOrdrQty MinOrderQuantity 20
ItemType ItemType itItems
Remarque : la valeur
itItems correspond à un
article physique.

Nom ID API Nom de zone de table Valeur

ItemCode ItemCode I0050
ItemName ItemName Ensemble de projection
ItemsGroupCode ItmsGrpCod Saisissez le numéro du
groupe d'articles
Accessoires figurant dans
la table OITB.
VatLiable VATLiable tOUI
PurchaseItem PrchseItem tOUI
SalesItem SellItem tOUI
InventoryItem InvntItem tOUI
MinInventory MinLevel 20
ManageSerialNumbers ManSerNum tNON
Valid validFor tOUI
AvgStdPrice AvgPrice Ne pas renseigner cette
zone
GLMethod GLMethod glm_ItemClass
Remarque : la valeur
glm_ItemClass
correspond à une
détermination de comptes
généraux au niveau du
groupe d'articles.
ManageStockByWareho ByWh tNON
use

4-52
ManageSerialNumbers ManOutOnly tNON
OnReleaseOnly
CostAccountingMethod EvalSystem bis_MovingAverage
SRIAndBatchManageM MngMethod Ne pas renseigner cette
ethod zone
PlanningSystem PlanningSys bop_None
ProcurementMethod PrcrmntMtd bom_Buy
LeadTime LeadTime 2
MinOrdrQty MinOrderQuantity 5
ItemType ItemType itItems

4-53
Nom ID API Nom de zone de table Valeur
ItemCode ItemCode MS3x3
ItemName ItemName Écran multiple 3x3
ItemsGroupCode ItmsGrpCod Saisissez le numéro du
groupe d'articles Écrans
multiples figurant dans la
table OITB.
VatLiable VATLiable tOUI
PurchaseItem PrchseItem tNON
SalesItem SellItem tOUI
InventoryItem InvntItem tOUI
MinInventory MinLevel 5
ManageSerialNumbers ManSerNum tOUI
Valid validFor tOUI
AvgStdPrice AvgPrice 10000
Remarque : utilisez cette
colonne pour saisir le coût
de l'article des écrans
multiples.
GLMethod GLMethod glm_ItemClass
ManageStockByWareho ByWh tNON
use
ManageSerialNumbersO ManOutOnly tNON
nReleaseOnly
CostAccountingMethod EvalSystem bis_Standard
SRIAndBatchManageMe MngMethod bomm_OnEveryTransact
thod ion
PlanningSystem PlanningSys bop_MRP
ProcurementMethod PrcrmntMtd bom_Make
LeadTime LeadTime 2
MinOrdrQty MinOrderQuantity Ne pas renseigner cette
zone
ItemType ItemType itItems

Nom ID API Nom de zone de table Valeur

ItemCode ItemCode MS4x4
ItemName ItemName Écran multiple 4x4

4-54
 ItemsGroupCode ItmsGrpCod Saisissez le numéro du
groupe d'articles Écrans
multiples figurant dans la
table OITB.
VatLiable VATLiable tOUI
PurchaseItem PrchseItem tNON
SalesItem SellItem tOUI
InventoryItem InvntItem tOUI
MinInventory MinLevel 3
ManageSerialNumbers ManSerNum tOUI
Valid validFor tOUI
AvgStdPrice AvgPrice 18000
Remarque : utilisez cette
colonne pour saisir le coût
de l'article des écrans
multiples.
GLMethod GLMethod glm_ItemClass
ManageStockByWareho ByWh tNON
use
ManageSerialNumbersO ManOutOnly tNON
nReleaseOnly
CostAccountingMethod EvalSystem bis_Standard
SRIAndBatchManageMe MngMethod bomm_OnEveryTransact
thod ion
PlanningSystem PlanningSys bop_MRP
ProcurementMethod PrcrmntMtd bom_Make
LeadTime LeadTime 4
MinOrdrQty MinOrderQuantity Ne pas renseigner cette
zone
ItemType ItemType itItems

Sauvegardez le fichier comme un fichier .csv .

4-55
1-5-4 Créez un fichier d'importation de données pour les prix d'article
Ouvrez le modèle du Data Transfer Workbench Gestion des stocks Fiche
article ITM1 - Items_Prices.xlt.
Remarque : le numéro de la liste de prix est un nombre entier :
0 pour la liste de prix 01
1 pour la liste de prix 02, etc.
Entrez les valeurs suivantes pour Lumière & Musique Sarl afin d'importer la
liste de prix 01 :

ParentKey PriceList Currency Price

ItemCode PriceList Currency Price
I0044 0 Saisissez une devise à 3 caractères 500
provenant de la table de
configuration Devises (par
exemple, GBP)
I0050 0 Saisissez une devise à trois 800
caractères.
MS3x3 0 Saisissez une devise à trois 14000
caractères.
MS4x4 0 Saisissez une devise à trois 22000
caractères.
Sauvegardez le fichier sous ITM1 - Items_Prices_LM.csv.
1-5-5 Importez les articles
Dans le Data Transfer Workbench, sélectionnez Importer.
Sélectionnez Données de base .
Sélectionnez l'objet de gestion Gestion des stocks > Fiche article.
Liez les fichiers .csv que vous venez de créer pour les articles et les prix aux
objets Items et Items_Prices.
Dans l'étape 5 (Mappage des zones d'objet), contrôlez le mappage afin de vous
assurer qu'il est correct pour toutes les zones.

Après le bon déroulement de l'importation :

dans SAP Business One, vérifiez les données de base des trois articles. La
liste de prix 01 doit afficher les prix provenant du fichier d'importation des
prix d'article. Conseil : la table ITM1 contient le prix et la liste de prix de
tous les articles.
Vérifiez que le coût de l'article a été importé dans les données de base des
deux écrans multiples. Le coût de l'article figure sous l'onglet Stock. Cette
zone a été mappée dans le fichier d'importation des articles.

4-56
1-6 Importation d'une nouvelle liste de prix (liste de prix 02)
Remarque : Dans cet exercice, vous utilisez l'utilitaire Importer d'Excel dans SAP
Business One. Vous pouvez également utiliser Data Transfer Workbench pour importer
une liste de prix.
1-6-1 Créez une feuille de calcul Excel
Créez un fichier Excel contenant les données de liste de prix suivantes pour la
liste de prix 02. Remarque : pour visualiser les zones de table d'une liste de
prix, exécutez une requête dans la table ITM1.

Colonne A Colonne B Colonne C Colonne D

MS3x3 2 15000 Saisissez une devise à trois

caractères, par exemple,
GBP
MS4x4 2 23000 Saisissez une devise à trois
caractères.
I0044 2 550 Saisissez une devise à trois
caractères.
I0050 2 880 Saisissez une devise à trois
caractères.
Sauvegardez votre fichier au format texte .txt.
Fermez la fenêtre du fichier .txt. Attention : l'importation échoue si le fichier
texte n'est pas fermé.
1-6-2 Lancez l'importation à partir de l'utilitaire Excel
Dans SAP Business One, ouvrez l'utilitaire Importer d'Excel.
Sélectionnez Administration Importation/Exportation données
Sélectionnez Importation de données.
Sélectionnez Importer d'Excel
Dans la liste déroulante Type de données pour l'import, sélectionnez Articles.
Sélectionnez les zones suivantes :

Colonne Zone
A N° article
B Code liste de prix
Remarque : lorsque vous sélectionnez la zone Code liste prix,
le système sélectionne automatiquement Prix selon liste de prix
et Devise de la liste de prix.
C Prix selon liste de prix
Remarque : cette zone est identique à la zone Prix unitaire.
D Devise de la liste de prix
Cliquez sur OK.

4-57
 Sélectionnez le ficher .txt.
Vérifiez les prix de la liste de prix 02 dans les données de base article.
Accédez au données de base du partenaire pour le client C0010 et affectez cette
liste de prix (liste de prix 02) aux conditions de paiement.

1-7 Test des données de base et de l'article récemment importé

1-7-1 Créez une entrée de marchandises pour les articles
Sélectionnez Stock Transactions de stock Entrée de marchandises.
Créez une entrée de marchandises pour :
9 articles (I0044) au prix unitaire de 300
1 article (I0044) au prix unitaire de 600
1-7-2 Créez une nomenclature pour les écrans multiples
Sélectionnez Production Nomenclature.
Créez une nomenclature pour un écran multiple (MS3x3) avec les articles ayant
fait l'objet d'une entrée de marchandises :
Article Quantité
I0044 9
I0050 1

1-7-3 Créez un ordre de production

Sélectionnez Production Ordre de production.
Créez un ordre de production pour 1 article MS3x3.
Validez l'ordre de production (modifiez le statut).
1-7-4 Créez une entrée en stock de produits fabriqués
Sélectionnez Production Entrée en stock des produits fabriqués
Sélectionnez l'ordre de production et saisissez le numéro de série.
1-7-5 Créez une livraison
Créez un document de livraison pour l'article MS3x3 .

4-58
 SQL de base
Contenu
1. Instruction SELECT
1.1. Sections principales d'une instruction SELECT
1.2. Options de SELECT liste_colonnes
1.3. Options de FROM liste_tables
1.4. Options de WHERE condition_recherche
1.5. Options de GROUP BY expression_groupe
1.6 Options de ORDER BY expression_ordre

2. Fonctions DATE utiles

2.1 Fonction SQL permettant d'obtenir la date du jour
2.2 Fonction SQL permettant de calculer l'écart entre deux dates
2.3 Fonction SQL permettant de déterminer une date dans le futur

3. Fonctions STRING utiles

3.1 Remplacement de caractères dans une chaîne
3.2 Concaténation de chaînes
3.3 Extraction d'une partie de la chaîne
3.4 Conversion d'un nombre en chaîne

5-1
1. Instruction SELECT
1.1. Sections principales d'une instruction SELECT
SELECT liste_colonnes
FROM liste_tables
WHERE condition_recherche
GROUP BY expression_groupe
ORDER BY expression_groupe [ASC | DESC]
1.2. Options de SELECT liste_colonnes
a) Toutes les colonnes :
SELECT *
SELECT T1.*, T2.*
b) Colonnes spécifiques :
SELECT T1.colonne1, T1.colonne2, T2.colonne1
c) Seulement des valeurs uniques :
SELECT DISTINCT colonne1
d) Utilisation d'alias pour les noms de colonnes (en-têtes) :
SELECT colonne1 AS ‘NUMÉRO DE CLIENT’, colonne2 AS ‘NOM DU
CLIENT’
e) Utilisation de fonctions :
Plutôt que de sélectionner directement une colonne, vous pouvez utiliser une
fonction et l'appliquer à la colonne, par exemple :
SELECT AVG(PrixUnitaire) AS ‘Prix moyen’)
SELECT SUBSTRING(DeuxièmePrénom, 1, 1) AS ‘Deuxième initiale’
1.3. Options de FROM liste_tables
a) Tables spécifiques :
FROM table1 T0, table2 T1
Business One commence toujours la numérotation des tables à T0.
b) Avec une opération JOIN :
FROM table1 T0 INNER JOIN table2 T1 ON T0.Code = T1.Code
Code correspond à la référence entre deux tables, comme CardCode,
ItemCode. Si les types de données de la référence ne sont pas compatibles,
il est nécessaire de convertir l'un d'entre eux.
Par exemple : N° doc. est une zone numérique et Réf1 une zone de
caractères.
Pour combiner les deux zones, vous devez convertir la zone numérique en
caractère ou vice-versa : CAST(T0.N° doc. AS VARCHAR) = T1.Réf1

5-2
1.4. Options de WHERE condition_recherche
Limite les lignes renvoyées par l'instruction SELECT.
a) Opérateur AND : les deux conditions doivent être vérifiées.
WHERE TypeCarte = ‘C’ AND Pays = ‘Allemagne’
b) Opérateur OR : une des conditions doit être vérifiée.
WHERE Pays = ‘Italie’ OR Pays = ‘Allemagne
c) Utilisation de différents opérateurs :
Égal à : =
Différent de : <>, !=
Supérieur à, inférieur à : >, <, >=, <=
Non supérieur à, non inférieur à : !>, !<
d) LIKE : opérateur de comparaison qui vérifie si une chaîne correspond à un
modèle précis.
NomClient LIKE ‘Mai%’
NomClient LIKE ‘%aier%’
NomClient NOT LIKE ‘A%’
NomClient LIKE ‘M[ae]ier’
NomClient LIKE ‘M_ier’
e) BETWEEN : indique un intervalle.
WHERE Âge BETWEEN 10 AND 20
WHERE Âge NOT BETWEEN 10 AND 20
f) NULL : recherche des valeurs nulles.
WHERE NomContact IS NULL
WHERE NomContact IS NOT NULL

5-3
1.5. Options de GROUP BY expression_groupe
Spécifie les groupes de lignes de résultat. Calcule une valeur d'agrégat pour chaque
colonne à partir de l'instruction SELECT.
SELECT pays, ville, SUM(C.A.) FROM…GROUP BY pays, ville
Toutes les colonnes renvoyées par la clause SELECT doivent avoir une fonction
d'agrégat ou être indiquées dans l'instruction GROUP BY. Il est recommandé d'y
associer une instruction ORDER BY qui permet de trier le résultat des colonnes.
Exemples de fonctions d'agrégat :
AVG – Renvoie la moyenne des valeurs de l'expression.
SUM – Renvoie la somme des valeurs.
MAX – Renvoie la valeur la plus élevée de l'expression.
MIN – Renvoie la valeur la moins élevée de l'expression.
COUNT – Renvoie le nombre de lignes.
1.6 Options de ORDER BY expression_ordre
Spécifie le tri des résultats.
a) ASC : trier dans l'ordre croissant.
ORDER BY NomFamille, Prénom
b) DESC : trier dans l'ordre décroissant.
ORDER BY NomFamille DESC, Prénom DESC

5-4
2. Fonctions DATE utiles
2.1 Fonction SQL permettant d'obtenir la date du jour
GETDATE()
Utilisée dans les conditions basées sur la date système.
2.2 Fonction SQL permettant de calculer l'écart entre deux dates
DATEDIFF(intervalle, date_début, date_fin)
L'expression Intervalle indique la partie de la date sur laquelle la différence doit
être calculée (par exemple : année, mois ou jour).
La valeur date_début est soustraite de la valeur date_fin. Si la valeur date_début
est postérieure à la valeur date_fin, la fonction renvoie une valeur négative.
2.3 Fonction SQL permettant de déterminer une date dans le futur
DATEADD(intervalle, nombre, date)
L'expression Intervalle indique la partie de la date à laquelle une nouvelle valeur
doit être ajoutée (par exemple : année, mois ou jour).
L'expression Nombre indique la valeur utilisée pour incrémenter la date.

3. Fonctions STRING utiles

3.1 Remplacement de caractères dans une chaîne
REPLACE (exp1, exp2, exp3)
Exp1 est la chaîne à rechercher.
Exp2 est le modèle à rechercher.
Exp3 est le modèle de remplacement.
3.2 Concaténation de chaînes
Utilisez simplement le signe +.
SELECT ‘Numéro d'ordre : ‘ + EntréeDoc
SELECT Prénom + ‘ ‘ + NomFamille
3.3 Extraction d'une partie de la chaîne
SUBSTRING (exp, début, longueur)
Exp est la chaîne à rechercher.
L'expression Début correspond au premier caractère de la sous-chaîne.
L'expression Longueur indique la longueur de la sous-chaîne.
SUBSTRING(‘C00001’, 1, 1) -> ‘C’

5-5
3.4 Conversion d'un nombre en chaîne
Renvoie une chaîne de caractères :
STR (exp_numérique, longueur, décimale)
L'expression exp_numérique correspond par exemple à un nombre entier ou à
virgule flottante.
L'expression longueur indique la longueur totale du résultat, signe décimal
compris.
L'expression décimale indique le nombre de décimales après le signe décimal.
SELECT STR(QtéEnCours, 4, 0) + ‘ Pièces’

5-6
 Outils de personnalisation : Exercices

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Requêtes

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

d'exécuter des requêtes simples dans les tables SAP Business One

Les requêtes sont importantes car elles sont utilisées pour le reporting ad-
hoc et pour les personnalisations, comme les alertes, les procédures
d'approbation et les valeurs définies par l'utilisateur.

Remarque : utilisez la base de données de démonstration pour cet exercice.

Vous pouvez utiliser le générateur de requête ou l'assistant pour requêtes pour développer vos
requêtes.
1-1 Création d'un programme pour une action de livraison directe
Ce programme utilise la table PartenairesOCRD.
Sélectionnez les zones suivantes dans la table :
CardCode
CardName
CntctPrsn
Adresse
ZipCode
Ville (destinataire de la facture)
Conseil : double-cliquez sur l'en-tête de colonne Nom pour afficher les zones de table
répertoriées par ordre alphabétique.
Créez la condition suivante pour faire en sorte que le système n'affiche que les fiches
client. Dans les fiches client, la zone CardType a la valeur ‘C’.
Triez le programme en fonction des partenaires.
Exécutez et sauvegardez la requête avec la catégorie Marketing.
Remarque : pour accéder à ce programme, sélectionnez Outils Requêtes
Requêtes utilisateur Marketing Nom de l'état.

5-7
1-2 Création d'une liste de factures en cours pour une plage de dates spécifique
Conseil : cliquez sur le bouton X pour réinitialiser la sélection de table précédente.
Ce programme utilise la table de facturesOINV. Les variables [%0] et [%1] afficheront
une invite vous indiquant que vous pouvez saisir la plage de dates lors de l'exécution de
la requête.
Sélectionnez les zones DocNum, CardCode, CardName, DocTotal, DocDate dans la
table OINV.
Dans la zone Where, saisissez une condition pour tester la zone DocStatus pour la valeur
‘O’.
Dans la clause Where, utilisez les variables [%0] et [%1] pour saisir une sélection de
plages pour la zone DocDate.
Exécutez la requête, puis saisissez la plage Date comptable dans la fenêtre Critères de
sélection.
Pour afficher le total de la colonne, appuyez sur la touche CRTL et double-cliquez sur
l'intitulé de colonne Document complet.
Sauvegardez la requête avec la catégorie Ventes.

1-3 Création d'une liste d'offres de vente en cours

Cette requête utilisera les tables suivantes
Offre de vente (OQUT)
Lignes Offre de vente (QUT1)
Table Commercial (OSLP)
Sélectionnez les zones SlpCode, CardCode et CardName dans la table OQUT.
Sélectionnez la zone SlpName dans la table OSLP.
Sélectionnez les zones ItemCode, Description LineTotal dans la table QUT1.
Filtrez uniquement les offres en cours pour lesquelles la zone DocStatus de la table
OQUT a la valeur ‘O’.
Triez les résultats à l'aide de la zone SlpCode.
Sauvegardez la requête dans la catégorie Ventes avec la zone Offres en cours.

5-8
1-4 Exercice facultatif : création d'une liste d'offres de vente en cours via Crystal
Reports
Répétez la requête précédente à l'aide de Crystal Reports. Cette solution présuppose
que vous avez créé une connexion à la base de données dans Crystal Reports à l'aide de
la source de données de SAP Business One.
Remarque : pour plus d'informations sur les sources de données, voir le document
« Utilisation de l'intégration Crystal Reports »
Ouvrez le nœud Tables B1
Sélectionnez les tables OQUT et QUT1 sous 04 Ventes Offre de vente client.
Sélectionnez la table OSLP sous 01 Administration Définition Généralités.
Faites glisser les zones requises des trois tables vers les détails du programme.
Ajoutez les intitulés adéquats.
Triez le programme à l'aide de la zone SlpCode.
Créez une formule pour la sélection de programmes, puis sélectionnez la zone
DocStatus dans la table OQUT. La formule doit indiquer que la zone est égale à ‘O’.

5-9
5-10
 Outils de personnalisation : Solutions

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Requêtes

Remarque : utilisez la base de données de démonstration pour cet exercice.

Remarque : les solutions sont affichées uniquement pour le générateur de requête. Répétez
cet exercice en utilisant l'assistant pour requêtes pour vous faire votre opinion sur les deux
outils.
1-1 Programme pour l’opération de livraison directe
Ce programme utilise la table PartenairesOCRD.
Sélectionnez Outils Requêtes Générateur de requêtes.
Saisissez OCRD dans la zone supérieure gauche et appuyez sur Tab.
Double-cliquez dessus pour sélectionner les zones de table suivantes :
CardCode
CardName
CntctPrsn
Adresse
ZipCode
Ville (destinataire de la facture)
Conseil : double-cliquez sur l'en-tête de colonne Nom pour afficher les zones de table
répertoriées par ordre alphabétique.
Créez la condition suivante pour faire en sorte que le système n'affiche que les fiches
client :
Cliquez sur la zone Where située à droite.
Pour sélectionner la zone CardType, double-cliquez dessus.
Saisissez = ‘C’ pour clôturer la clause Where.
La clause Where doit maintenant lire : T0.[CardType] = ‘C’
Cliquez sur Exécuter.
Sauvegardez la requête pour pouvoir l'exécuter de nouveau :
Sélectionnez Sauvegarder.
Sélectionnez Gérer catégories.
Saisissez Marketing dans la zone Nom de la catégorie.
Sélectionnez Sélectionner tout.
Cliquez sur Ajouter.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez Marketing.
Saisissez Livraison directe - Client dans la zone Nom requête.
Sélectionnez Sauvegarder.
Remarque : pour accéder à ce programme, sélectionnez Outils Requêtes
Requêtes utilisateur Marketing Livraison directe - Client.

5-11
1-2 Liste de factures
Ce programme utilise la table de factures OINV. Les variables [%0] et [%1] afficheront
une invite vous indiquant que vous pouvez saisir la plage de dates lors de l'exécution de
la requête.
Sélectionnez Outils Requêtes Générateur de requêtes.
Conseil : cliquez sur le bouton X pour réinitialiser la sélection de table précédente.
Saisissez OINV dans la zone Table et appuyez sur Tab.
Sélectionnez DocNum, CardCode, CardName, DocTotal, DocDate dans la table
OINV.
Cliquez sur la clause Where et créez les conditions pour filtrer les données :
Sélectionnez DateDoc, puis sur Conditions
Sélectionnez la condition Supérieur ou égal à et la variable [%0]
Sélectionnez DocDate, puis la condition Inférieur ou égal à
Sélectionnez la variable [%1]
Ajoutez un filtre pour les factures en cours (c'est-à-dire DocStatus = ‘O’)
La clause Where doit maintenant lire :
T0. [Docdate] >= [%0] et T0.[Docdate] <= [%1] et T0.[DocStatus] = ‘O’

Cliquez sur Exécuter.

Saisissez la plage Date comptable dans la fenêtre Critères de sélection, puis exécutez la
requête.
Le système affiche le résultat.
Pour afficher le total de la colonne, appuyez sur la touche CRTL et double-cliquez sur
l'intitulé de colonne Document complet.
Sauvegardez cette requête avec le nom Liste de factures dans une nouvelle catégorie
intitulée Ventes.

1-3 Liste d'offres de vente en cours

Cette requête utilisera les tables suivantes
Offre de vente (OQUT)
Lignes Offre de vente (QUT1)
Table Commercial (OSLP)
Sélectionnez Outils Requêtes Générateur de requêtes.
Saisissez OQUT dans la zone Table et appuyez sur Tab.
Saisissez OSLPdans la colonne Table et appuyez sur Tab.
Saisissez QUT1 dans la colonne Table et appuyez sur Tab.
Sélectionnez SlpCode, CardCode et CardName dans la table OQUT.

5-12
 Sélectionnez la zone SlpName dans la table OSLP.
SélectionnezItemCode, Description et LineTotal dans la table QUT1.
Conseil : Double-cliquez sur l'intitulé Nom pour trier par ordre alphabétique les noms de
zone.
Saisissez la condition suivante dans la clause Where pour que seules les offres en cours
soient utilisées :
Table OQUT, zone DocStatus, Condition égal à, zone/valeur ‘O’
Triez les résultats à l'aide de la zone SlpCode.
Exécutez la requête.
Sauvegardez la requête dans la catégorie Ventes avec le nom Offres en cours.

1-4 Exercice facultatif : liste d'offres de vente en cours (Crystal Reports)

Répétez la requête précédente à l'aide de Crystal Reports. Cette solution présuppose
que vous avez créé une connexion à la base de données dans Crystal Reports à l'aide de
la source de données de SAP Business One.
Sélectionnez Assistant pour requêtes , puis la source de données.
Sélectionnez Base de données Expert base de données.
Ouvrez le nœud Tables B1
Ouvrez 04 Ventes.
Ouvrez Offre de vente.
Sélectionnez OQUT.
Sélectionnez QUT1.
Sélectionnez 01 Administration.
Sélectionnez Définition Généralités.
Sélectionnez OSLP.
Cliquez sur OK.
Via l'explorateur de champs, faites glisser les zones requises des trois tables vers la
section de détails du programme.
Ajoutez les intitulés adéquats.
Sélectionnez l'Expert Tri d'enregistrements.
Sélectionnez la zone SlpCode pour effectuer un tri.
Créez une formule pour la sélection de programmes, puis sélectionnez la zone
DocStatus dans la table OQUT. La formule doit indiquer que la zone est égale à ‘O’.
Prévisualisez le programme.

5-13
5-14
 Outils de personnalisation : Exercices

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Gestion des alertes

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

de définir des alertes pour informer les utilisateurs en cas d'exceptions
au cours d'un processus de gestion
d'utiliser des alertes prédéfinis et des alertes basées sur les requêtes
utilisateur

Les alertes informent les utilisateurs de conditions exceptionnelles mais

n'affectent pas le workflow.

Remarque : utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique

1-1 Définition d'une alerte lorsque la marge brute d'un document de vente passe en
dessous de 30 %
Le détenteur de la société souhaite être informé lorsqu'une commande client est émise
avec une marge brute en dessous de 30 %.
Utilisez l'alerte préconfigurée Écart par rapp. à % revenu brut.
Dans l'onglet Conditions, saisissez 30.
Appliquez aux commandes client.
Sélectionnez l'utilisateur Michael pour recevoir l'alerte. Vous pouvez également
sélectionner l'utilisateur actuel. Ainsi, vous n'avez pas à vous connecter avec l'utilisateur
Michael pour consulter l'alerte.
Vérifiez que l'alerte est active.
Lancez une autre instance de SAP Business One et connectez-vous avec l'utilisateur
Sarah, la directrice commerciale.
Créez une commande client pour l'article MS3x3 et modifiez le prix unitaire pour que
la marge brute soit en dessous de 30 %. Définissez la marge brute en fonction du coût
de l'article.
Connectez-vous sous la session de l'utilisateur sélectionné pour recevoir l'alerte.
Si l'alerte ne s'affiche pas, sélectionnez Fenêtre Synthèse messages/alertes.
Remarque : laissez les deux fenêtres client SAP Business One ouvertes.

5-15
1-2 Définition d'une alerte pour les offres présentant un total supérieur à 15 000
Un responsable souhaite consulter les offres de vente excédant 15 000. Cette alerte
dépend d'une requête.
1-2-1 Créez une requête pour l'alerte
Sélectionnez DocNum, CardName et DocTotal dans la table OQUT.
Sélectionnez SlpName dans la table OSLP.
Saisissez la clause suivante Where pour afficher uniquement les offres dont le
total est supérieur à 15 000 :
table OQUT, zone DocTotal, condition Supérieur à, zone/valeur 15 000
Sauvegardez la requête avec la catégorie Alertes.
1-2-2 Définissez l'alerte
Ajoutez une alerte pour l'utilisateur Responsable, puis sélectionnez la requête
que vous venez de créer
Saisissez la fréquence Toutes les 3 minutes.
1-2-3 Testez l'alerte
Connectez-vous au client SAP Business One sous la session Sarah.
Créez une offre dont le total est supérieur à 15 000.
Vous pourrez ajouter le document.
Connectez-vous avec la session utilisateur Responsable. L'utilisateur
Responsable recevra une notification trois minutes après.

1-3 Définition d'une alerte pour les offres de vente en cours

Remarque : passez à la base de données de démonstration pour cette étape. Vous
utiliserez une requête que vous avez créée précédemment dans la base de données
de démonstration.

Le détenteur de la société souhaite pouvoir vérifier toutes les offres de vente en cours
une fois par mois. Créez une alerte pour informer le détenteur une fois par mois. Utilisez
la requête développée auparavant à l'étape1-3 dans l'exercice sur les requêtes. Cette
requête a été sauvegardée dans la catégorie Ventes sous le nom Offres en cours.
Ajoutez une nouvelle alerte en fonction de la requête.
Définissez la fréquence pour exécuter l'alerte une fois par mois.
Activez le code Int. pour l'utilisateur Responsable.
Pour recevoir l'alerte, sélectionnez la date du jour ainsi qu'une heure de votre choix, par
exemple dans 3 minutes.
Créez une offre de vente.
Vous recevrez une alerte et afficherez le rapport.
Remarque : après avoir reçu l'alerte, vous devez la désactiver.

5-16
 Outils de personnalisation : Solutions

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Gestion des alertes

Remarque : utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique

1-1 Définition d'une alerte lorsque la marge brute d'un document de vente passe en
dessous de 30 %
Le détenteur de la société souhaite être informé lorsqu'une commande client est émise
avec une marge brute en dessous de 30 %. Une des alertes préconfigurées fournies avec
le système est utilisée.
Utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique.
Sélectionnez Administration Fonction d'alerte.
La fenêtre s'ouvre en mode Rechercher. Saisissez * dans la zone Nom, puis sélectionnez
Rechercher.
Sélectionnez l'alerte Écart par rapp. à % revenu brut. Dans l'onglet Conditions, saisissez
30 comme pourcentage de bénéfice.
Appliquez aux commandes client à l'aide de l'onglet Documents.
Cochez la case Int. pour l'utilisateur Michael et l'utilisateur Responsable (cela vous
évitera de devoir vous connecter avec l'utilisateur Michael pour consulter l'alerte).
Cochez la case Active.
Sélectionnez Mettre à jour.
Lancez une autre instance de SAP Business One et connectez-vous avec l'utilisateur
Sarah, la directrice commerciale.
Créez une commande client et modifiez le prix unitaire pour que la marge brute soit en
dessous de 30 %. Vous pouvez vérifier la marge brute en ouvrant la fenêtre Marge
brute à partir de la commande client. Définissez la marge brute en fonction du coût de
l'article.
Sauvegardez la commande client.
Connectez-vous sous la session de l'utilisateur sélectionné pour recevoir l'alerte. Cette
opération peut prendre quelques minutes.
Si l'alerte ne s'affiche pas, sélectionnez Fenêtre Synthèse messages/alertes.
Remarque : laissez les deux fenêtres client SAP Business One ouvertes.

5-17
1-2 Définition d'une alerte pour les offres présentant un total supérieur à 15 000
Un responsable souhaite consulter les offres de vente excédant 15 000. Cette alerte
dépend d'une requête.
1-2-1 Création d'une requête pour l'alerte
Sélectionnez Outils Requêtes Générateur de requêtes.
Saisissez les tables OQUT et OSLP dans la colonne Table.
Sélectionnez DocNum, CardName et DocTotal dans la table OQUT.
Sélectionnez SlpName dans la table OSLP.
Saisissez la clause suivante Where pour afficher uniquement les offres dont le
total est supérieur à 15 000 :
table OQUT, zone TotalDoc, condition Supérieur à, zone/valeur 15 000
Sauvegardez la requête sous le nom ‘Offres > 15 000’ dans une nouvelle
catégorie intitulée Alertes.
1-2-2 Définition de l'alerte
Sélectionnez Administration Fonction d'alerte.
Passez en mode Ajouter.
Saisissez Offres > 15 000 dans la zone Nom.
Activez le code Active.
Sélectionnez Ouvrir requête sauvegardée.
Sélectionnez la requête Offres > 15 000 dans la catégorie Alertes.
Cliquez sur OK.
Saisissez la fréquence Toutes les 3 minutes.
Activez le code Int. pour l'utilisateur Responsable.
Sélectionnez Ajouter.
1-2-3 Test de l'alerte
Connectez-vous au client SAP Business One sous la session Sarah.
Créez une offre dont le total est supérieur à 15 000.
Vous pourrez ajouter le document.
Connectez-vous avec la session utilisateur Responsable. L'utilisateur
Responsable recevra une notification d'alerte trois minutes après.

5-18
1-3 Définition d'une alerte pour les offres de vente en cours
Remarque : passez à la base de données de démonstration pour cette étape. Vous
utiliserez une requête que vous avez créée précédemment dans la base de données
de démonstration.
Le détenteur de la société souhaite pouvoir vérifier toutes les offres de vente en cours
une fois par mois. Créez une alerte pour informer le détenteur une fois par mois.
Ajoutez une nouvelle alerte intitulée Offres de vente en cours.
Activez le code Active.
Sélectionnez Ouvrir requête sauvegardée.
Sélectionnez la requête que vous avez créée à l'étape 1-3 dans l'exercice sur les requêtes.
Cette requête a été sauvegardée dans la catégorie Ventes sous le nom Offres en cours.
Cliquez sur OK.
Définissez la fréquence pour exécuter l'alerte une fois par mois.
Activez le code Int. pour l'utilisateur Responsable.
Pour recevoir l'alerte maintenant, sélectionnez la date du jour ainsi qu'une heure de votre
choix, par exemple dans 3 minutes.
Sélectionnez Ajouter.
Créez une opportunité.
Vous recevrez une alerte et afficherez le rapport.
Remarque : pour interrompre les alertes récurrentes, vous devez désactiver l'alerte dans
la fenêtre Fonction d'alerte.

5-19
5-20
 Outils de personnalisation : Exercices

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Procédures d'approbation

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure de :

définir des processus d'approbation pour empêcher l'ajout de
documents de marketing non autorisés au système

Les procédures d'approbation empêchent l'ajout de documents non

autorisés dans SAP business one

Remarque : utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique.

1-1 Activation de procédures d'approbation dans le système

Activez des procédures d'approbation dans SAP Business One.

1-2 Définition d'une procédure d'approbation à l'aide d'une condition prédéfinie

Si la remise proposée est > 15 %, le système doit bloquer la commande client. Michael
Smith doit approuver la commande avant qu'elle puisse être émise.
1-2-1 Créez un niveau d'approbation pour l'approbation par le responsable.
Incluez les utilisateurs Michael et Responsable et définissez le nombre
d'approbateurs sur 1.
1-2-2 Créez un modèle d'approbation.
Créez un modèle d'approbation pour les commandes client avec une remise
supérieure à 15 %.
Utilisez le terme prédéfini.
Sélectionnez tous les utilisateurs du département des ventes.
Remarque : vérifiez que vous n'incluez pas l'utilisateur Responsable.
1-2-3 Testez le processus d'approbation.
Connectez-vous sous la session Sarah, puis créez une commande avec une
remise supérieure à 15 %.
Saisissez un message approprié dans la zone Remarques pour l'approbation.
Remarque : la commande client est sauvegardée en tant que version
préliminaire.
Connectez-vous avec la session utilisateur Responsable.
Approuvez le document.

5-21
 Remarque : il se peut que l'alerte d'approbation ne s'affiche que dans quelques
minutes. Pour consulter immédiatement la requête d'approbation, sélectionnez
Administration Procédures d'approbation État approbation par statut.
Cochez la case Commande client, puis lancez le programme.
Connectez-vous avec l'utilisateur Sarah, puis ajoutez la commande client au
système.

1-3 Définition d'une procédure d'approbation basée sur une requête

Toutes les commandes d'achat de services supérieures à 2 500 doivent d'abord être
approuvées par le directeur des achats, puis par le détenteur de la société. Vous créez un
nouveau modèle d'approbation. Vous utilisez le niveau d'approbation créé à l'étape 1-2-
1.
1-3-1 Créez la requête
Connectez-vous avec la session utilisateur Responsable.
Créez la requête suivante et sauvegardez-la dans la catégorie Généralités :
SELECT distinct 'true' FROM OPOR T0 WHERE $[$3.0.0] = 'S' AND
$[$29.0.number] > 2500
Remarque : cette requête renvoie une valeur correcte si la zone DocType est S
(service) et le DocTotal est supérieur à 2 500. La requête est lancée dans la table
Commande d'achat OPOR.
Conseil : n'oubliez pas d'inclure les symboles $ dans la requête.
1-3-2 Créez un modèle d'approbation.
Définissez la commande d'achat en tant que document source, avecl'utilisateur
Sarah comme origine et sélectionnez le niveau d'approbation créé à l'étape 1-2-
1.
Sélectionnez la case d'option Utiliser dans les cas suivants.
Dans la partie inférieure de la fenêtre, double-cliquez sur la première ligne pour
ouvrir le gestionnaire des requêtes.
Sélectionnez la requête que vous venez de créer.
1-3-3 Testez le processus d'approbation
Connectez-vous avec la session utilisateur Sarah.
Créez une commande d'achat de service (type = Service) pour 3 000.
Saisissez une description appropriée, puis sélectionnez un compte de charges.
Vous affichez le message d'approbation. Sélectionnez OK.
Remarque : si vous obtenez un message d'erreur d'autorisation lors de la
création de la commande d'achat, sélectionnez Autorisé par un autre
utilisateur, puis saisissez le nom d'utilisateur Responsable et le mot de passe.
Reconnectez-vous avec l'utilisateur Responsable et vérifiez État des
approbations. Vous pouvez approuver la requête.
Connectez-vous sous la session Sarah, puis récupérez le document approuvé
que vous pouvez maintenant sauvegarder.
Conseil : pour tester une requête utilisée dans un processus d'approbation, ouvrez la
commande d'achat, puis sélectionnez Outils > Requêtes > Requêtes utilisateur >
Catégorie > Nom requête. La requête est lancée et la valeur ‘Vrai’ s'affiche si les
conditions sont réunies dans le document.

5-22
 Outils de personnalisation : Solutions

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Procédures d'approbation

Remarque : utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique.

1-1 Activation de procédures d'approbation dans le système

Utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique.
Sélectionnez Administration Initialisation système Options générales.
Sélectionnez l'onglet Partenaire.
Cochez la case Activer procédures d'approbation.
Cliquez sur OK.

1-2 Définition d'une procédure d'approbation à l'aide d'une condition prédéfinie

Si la remise proposée est > 15 %, le système doit bloquer la commande. Michael Smith
doit approuver la commande avant qu'elle puisse être émise.
Remarque : la remise maximum pour les commandes d'achat est définie dans la fenêtre
des autorisations générales.
1-2-1 Création d'un niveau d'approbation pour l'approbation par le responsable.
Sélectionnez Administration Procédures d'approbation Niveaux
d'approbation.

Nom de zone ou type de données Valeurs

Nom du niveau Propriétaire
Description du niveau Propriétaire
Nbre approbations requises 1
Utilisateur Responsable
Utilisateur Michael
Cliquez sur Ajouter.

5-23
1-2-2 Création d'un modèle d'approbation.
Sélectionnez Administration Procédures d'approbation Modèles
d'approbation.

Nom de zone ou type de données Valeurs

Nom Remise 15 %
Description Remise supérieure à 15 %
Onglet Auteur : Département Sélectionnez Ventes dans la liste
déroulante.
Onglet Auteur : Utilisateur Sélectionnez tous les utilisateurs du
département des ventes.
Remarque : vérifiez que vous n'incluez
pas l'utilisateur Responsable.
Onglet Documents Cochez la case Commande client
Onglet Niveaux : Nom du niveau Propriétaire
Sélectionnez l'onglet Conditions.
Sélectionnez Utiliser dans les cas suivants.
Sélectionnez la condition prédéfinie Remise %.

Nom de zone ou type de données Valeurs

Ratio Supérieur à
Valeur 15
Sélectionnez Ajouter.
1-2-3 Test du processus d'approbation.
Connectez-vous sous la session Sarah, puis créez une commande avec plus de
15 % de remise.
Saisissez un message approprié dans la zone Remarques pour l'approbation.
Remarque : la commande client est sauvegardée en tant que version
préliminaire.
Connectez-vous avec la session utilisateur Responsable. Vous affichez une
alerte. Ouvrez la requête d'approbation et approuvez-la.
Remarque : il se peut que l'alerte d'approbation ne s'affiche que dans quelques
minutes. Pour consulter immédiatement la requête d'approbation, sélectionnez
Administration Procédures d'approbation État approbation par statut.
Cochez la case Commande client, puis lancez le programme.
Connectez-vous avec l'utilisateur Sarah, puis ouvrez la version préliminaire de
la commande client qui a été approuvée.
Vous pouvez à présent ajouter la commande client au système.

5-24
1-3 Définition d'une procédure d'approbation basée sur une requête
Toutes les commandes d'achat de services supérieures à 2 500 doivent d'abord être
approuvées par le directeur des achats, puis par le détenteur de la société. Vous créez un
nouveau modèle d'approbation. Vous utilisez le niveau d'approbation créé à l'étape 1-2-
1.
1-3-1 Création de la requête
Connectez-vous avec la session utilisateur Responsable.
Utilisez le générateur de requête pour créer la requête suivante :
SELECT distinct 'true' FROM OPOR T0 WHERE $[$3.0.0] = 'S' AND
$[$29.0.number] > 2500
Remarque : cette requête renvoie une valeur correcte si la zone DocType est S
(service) et le DocTotal est supérieur à 2 500. La requête est lancée dans la table
Commande d'achat OPOR.
Conseil : n'oubliez pas d'inclure les symboles $ dans la requête.
Sauvegardez la requête dans la catégorie Généralités.
1-3-2 Création d'un modèle d'approbation.
Sélectionnez Administration Procédures d'approbation Modèles
d'approbation.

Nom de zone ou type de données Valeurs

Nom Commande d'achat de service
Description Commande d'achat de service
Onglet Auteur : Département Sélectionnez Sarah dans la liste
déroulante.
Onglet Documents Cochez la case Commande d'achat
Onglet Niveaux : Nom du niveau Sélectionnez le niveau d'approbation
créé à l'étape 1-2-1.
Sélectionnez l'onglet Conditions.
Sélectionnez la case d'option Utiliser dans les cas suivants.
Dans la partie inférieure de la fenêtre, double-cliquez sur la première ligne pour
ouvrir le gestionnaire des requêtes.
Sélectionnez la requête que vous venez de créer.
Cliquez sur Ajouter.

5-25
1-3-3 Test du processus d'approbation
Connectez-vous avec la session utilisateur Sarah.
Créez une commande d'achat de service pour 3 000.
Créez une commande d'achat de service (type = Service) pour 3 000.
Saisissez une description appropriée, puis sélectionnez un compte de charges.
Lorsque vous ajoutez le document, vous affichez le message d'approbation.
Cliquez sur OK.
Remarque : si vous obtenez un message d'erreur d'autorisation lors de la
création de la commande d'achat, sélectionnez Autorisé par un autre
utilisateur, puis saisissez le nom d'utilisateur Responsable et le mot de passe.
Reconnectez-vous avec l'utilisateur Responsable et vérifiez État des
approbations. Vous pouvez approuver la requête.
Connectez-vous sous la session Sarah, puis récupérez le document approuvé
que vous pouvez maintenant sauvegarder.
Conseil : pour tester une requête utilisée dans un processus d'approbation, ouvrez la
commande d'achat, puis sélectionnez Outils > Requêtes > Requêtes utilisateur >
Catégorie > Nom requête. La requête est lancée et la valeur ‘Vrai’ s'affiche si les
conditions sont réunies dans le document.

5-26
 Outils de personnalisation : Exercices

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Valeurs définies par l'utilisateur (ancienne Recherche
formatée)

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

d'appliquer des valeurs définies par l'utilisateur à une zone dans un
document de marketing

Les valeurs définies par l'utilisateur améliorent la précision des données

saisies dans les documents de marketing.

Remarque : utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique.

1-1 Ajout d'une liste fixe de valeurs à une zone dans une commande client
Vous souhaitez enregistrer comment le client a connu votre société. Vous ajoutez une
liste fixe de valeurs à une zone existante dans le document de commande client. Lors de
la création d'un nouveau client, le commercial peut sélectionner les informations dans la
liste de valeurs.
Ouvrez une commande client et renommez la description (étiquette) de la zone
Remarques par Origine.
Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à la zone Origine.
Sélectionnez Recherche dans les valeurs définies par l'utilisateur existantes et définissez
les valeurs prédéfinies par Site web, E-mail, Publication commerciale et Autres.
Conseil : une loupe doit apparaître dans la zone afin d'indiquer que cette zone a des
valeurs définies par l'utilisateur. Si la loupe ne s'affiche pas, ouvrez le menu Affichage
dans la barre supérieure, puis sélectionnez Affichage fonctions de sélection et Valeurs
définies par l'utilisateur.
Dans la zone Origine, appuyez sur Ctrl + F2.
Sélectionnez une valeur dans la liste.
Remarque : pour que cette zone ne s'affiche pas lors de l'impression d'une commande
client, vous devez la supprimer de la mise en page associée.

5-27
1-2 Ajout d'une requête de base de données à une zone dans une commande d'achat.
Lors de la création d'une commande d'achat, vous souhaitez afficher uniquement les
articles fournis par le fournisseur sélectionné. Vous créez une requête qui affiche
uniquement les articles du fournisseur sélectionné. La requête sélectionne les articles de
la table d'articles OITM qui ont le même fournisseur défini comme Fournisseur
privilégié dans les zones de base article.
Remarque : dans la table OITM, la zone CodeCarte est utilisée pour stocker le
fournisseur privilégié. La variable $4 fait référence au code fournisseur actuellement
sélectionné.
1-2-1 Créez une requête de base de données.
SELECT T0.ItemCode FROM OITM T0 WHERE T0.CardCode =
$[$4.0.0]
Sauvegardez la requête dans la catégorie Généralités.
1-2-2 Saisissez un fournisseur privilégié dans les données de base article.
Ouvrez la fiche d'un article acheté et dans l'onglet Achat, définissez la zone
Fournisseur privilégié.
1-2-3 Créez une commande d'achat avec des valeurs définies par l'utilisateur à
partir d'une requête.
Ouvrez une commande d'achat et ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à
la zone Numéro d'article .
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur.
Sélectionnez la requête précédemment sauvegardée.
Dans la zone Numéro d'article, appuyez sur Ctrl + F2.
La requête est lancée et affiche uniquement les articles pour le fournisseur
privilégié.

1-3 Ajout d'une requête de base de données pour calculer la date de livraison dans une
commande client.
Lorsque vous créez une commande client, vous souhaitez que le système attribue
automatiquement à la date de livraison la valeur de la date comptable + 7 jours. La
requête utilisera la table de commandes client ORDR.
1-3-1 Créez une requête de base de données.
SELECT $[ORDR.DocDate.DATE]+7
Remarque : la syntaxe ci-dessus fonctionne uniquement pour les commandes
client (table ORDR). Pour utiliser la même requête dans un autre document
similaire, utilisez le numéro d'article :
SELECT $[$10.0.DATE]+7
Sauvegardez la nouvelle requête dans la catégorie Généralités.
1-3-2 Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à une commande client.
Ouvrez une commande client et ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à la
zone Date de livraison.

5-28
 Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur.
Sélectionnez la requête que vous venez de sauvegarder.
Sélectionnez Actualisation autom. lors modif. de zone
Sélectionnez Code client/fournisseur comme zone dépendante.
Sélectionnez Afficher les valeurs définies par l'utilisateur sauvegardées.
Dans la commande client, sélectionnez un client.
Le système ajoute automatiquement une date de livraison qui est 7 jours plus
tard que la date comptable.

1-4 Copie automatique du numéro de référence client

Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur pour copier le numéro de référence client à
la zone Remarques dans une facture client.
Utilisez cette requête :
Select $[OINV.NumAtCard]
ou Select $[$14.0.0]
Ouvrez une facture client et ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à la zone
Remarques.
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur.
Sélectionnez Actualisation autom. lors modif. de zone
Sélectionnez la zone Numéro de référence du partenaire.
Dans la facture, renseignez la zone Nº de référence client.
Le texte sera copié dans la zone Remarques.

1-5 Exercice facultatif :

Light & Music souhaite proposer 5 % de remise sur les commandes client si aucun
paiement n'est en retard et que le client a passé une commande client au cours des 6
derniers mois.
Créez une requête qui compte le nombre de factures en retard pour le client et si des
commandes client ont été passées au cours des six derniers mois. Si aucune facture n'a
été payée en retard et qu'au moins une commande a été passée, attribuez la valeur 5 à la
remise, sinon attribuez la valeur 0.
Ajoutez cette requête aux valeurs définies par l'utilisateur dans la zone de remise d'une
commande client.
Lancez automatiquement la requête si le code client est sélectionné.

5-29
5-30
 Outils de personnalisation : Solutions

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Valeurs définies par l'utilisateur (ancienne
Recherche formatée)

Remarque : utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique.

1-1 Ajout d'une liste fixe de valeurs à une zone dans une commande client
Vous souhaitez enregistrer comment le client a connu votre société. Vous ajoutez des
valeurs définies par l'utilisateur à une zone existante dans le document de commande
client. Lors de la création d'un nouveau client, le commercial peut sélectionner les
informations dans la liste de valeurs.
Sélectionnez Ventes.
Sélectionnez Commande client.
Appuyez sur Ctrl, puis double-cliquez sur le nom (étiquette) de la zone Remarques.
Saisissez Origine comme Nouvelle description.
Cliquez sur Mettre à jour.
Cliquez sur OK.
Positionnez le curseur sur la zone Origine.
Appuyez sur Alt + Ctrl + F2.
La boîte de dialogue Valeurs définies par l'utilisateur - définition s'affiche.
Sélectionnez Recherche dans les valeurs définies par l'utilisateur existantes.
Sélectionnez Parcourir (. . .)
Saisissez Site web, E-mail, Publication commerciale et Autres.
Sélectionnez Mettre à jour.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez Mettre à jour pour sauvegarder les valeurs définies par l'utilisateur.
Conseil : une loupe doit apparaître dans la zone afin d'indiquer que cette zone a des
valeurs définies par l'utilisateur. Si la loupe ne s'affiche pas, ouvrez le menu Affichage
dans la barre supérieure, puis sélectionnez Affichage fonctions de sélection et Valeurs
définies par l'utilisateur.
Dans la zone de la commande client Origine, appuyez sur Ctrl + F2.
Sélectionnez une valeur dans la liste.
Remarque : pour que cette zone ne s'affiche pas lors de l'impression d'une commande
client, vous devez la supprimer de la mise en page associée.

5-31
1-2 Ajout d'une requête de base de données à une zone dans une commande d'achat.
Lors de la création d'une commande d'achat, vous souhaitez afficher uniquement les
articles fournis par le fournisseur sélectionné dans la zone Fournisseur.
Vous créez une requête qui affiche uniquement les articles du fournisseur sélectionné. La
requête sélectionne les articles de la table d'articles OITM qui ont le même fournisseur
défini comme Fournisseur privilégié dans les zones de base article.
Remarque : dans la table OITM, la zone CodeCarte est utilisée pour stocker le
fournisseur privilégié. La variable $4.0.0 fait référence au code fournisseur actuellement
sélectionné.
1-2-1 Création d'une requête de base de données.
Sélectionnez Outils Requêtes Générateur de requêtes.
Cliquez sur Exécuter. Ignorez le message système.
Une fenêtre s'affiche avec une instruction SQL Select.
Cliquez sur l'icône représentant un crayon sous l'instruction Select. Cette
opération vous permet de saisir la requête complète
SELECT T0. ItemCode FROM OITM T0 WHERE T0.CardCode =
$[$4.0.0]
Sélectionnez Sauvegarder.
Saisissez un nom pour la requête dans la zone Nom requête.
Sélectionnez la catégorie Généralités.
Sélectionnez Sauvegarder.
1-2-2 Saisie d'un fournisseur privilégié dans les données de base article.
Sélectionnez Stock Fiche article.
Localisez un article à acheter.
Sélectionnez l'onglet Achats.
Sélectionnez un fournisseur dans la zone Fournisseur privilégié.
Sauvegardez les données de base article.
1-2-3 Création d'une commande d'achat avec des valeurs définies par l'utilisateur
à partir d'une requête
Sélectionnez Achats Commande d’achat.
Sélectionnez le fournisseur précédemment sélectionné.
Positionnez le curseur sur la zone Numéro d'article.
Appuyez sur Alt + Ctrl + F2.
La boîte de dialogue Valeurs définies par l'utilisateur - définition s'affiche.
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur.
Sélectionnez Ouvrir requête sauvegardée.
Développez la catégorie Généralités, puis sélectionnez la requête
précédemment sauvegardée.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Mettre à jour.
Dans la zone Numéro d'article, appuyez sur Ctrl + F2.
La requête est lancée et affiche uniquement les articles pour le fournisseur
privilégié.

5-32
1-3 Ajout d'une requête de base de données pour calculer la date de livraison dans une
commande client.
Lorsque vous créez une commande client, vous souhaitez que le système attribue
automatiquement à la date de livraison la valeur de la date comptable + 7 jours. La
requête utilisera la table de commandes client ORDR.
1-3-1 Création d'une requête de base de données.
Sélectionnez Outils Requêtes Générateur de requêtes.
Cliquez sur Exécuter. Ignorez le message système.
Saisissez une nouvelle requête :
SELECT $[ORDR.DocDate.DATE]+7
Sélectionnez Sauvegarder.
Remarque : la syntaxe ci-dessus fonctionne uniquement pour les commandes
client (table ORDR). Pour utiliser la même requête dans un autre document
similaire, utilisez la syntaxe de numéro d'article :
SELECT $[$10.0.DATE]+7
Sauvegardez la nouvelle requête dans la catégorie Généralités.
1-3-2 Ajout de valeurs définies par l'utilisateur à une commande client
Sélectionnez Ventes Commande client.
Positionnez le curseur sur la zone Date de livraison.
Appuyez sur Ctrl + Alt + F2.
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur.
Sélectionnez Ouvrir requête sauvegardée.
Sélectionnez la requête que vous venez de sauvegarder.
Sélectionnez Actualisation autom. lors modif. de zone.
Sélectionnez Code client/fournisseur dans la liste déroulante.
Sélectionnez Afficher les valeurs définies par l'utilisateur sauvegardées.
Sélectionnez Mettre à jour.
Dans la commande client, sélectionnez un client.
Le système ajoute automatiquement une date de livraison qui est 7 jours plus
tard que la date comptable.

5-33
1-4 Copie automatique du numéro de référence client
Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur pour copier le numéro de référence client
dans la zone Remarques d'une facture client.
Utilisez cette requête :
Select $[OINV.NumAtCard]
ou Select $[$14.0.0]
Ouvrez une facture client et ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à la zone
Remarques.
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur. Sélectionnez la requête que vous venez de créer.
Sélectionnez Actualisation autom. lors modif. de zone
Sélectionnez la zone Numéro de référence du partenaire.
Dans la facture client, renseignez la zone Nº de référence client.
Le texte sera copié dans la zone Remarques.

1-5 Exercice facultatif :

Light & Music souhaite proposer 5 % de remise sur les commandes client si aucun
paiement n'est en retard et que le client a passé une commande client au cours des 6
derniers mois.
1-5-1 Création d'une requête
Créez et sauvegardez la requête suivante :
if (select count(DocNum) from OINV where CardCode =
$[ORDR.CardCode] and DocStatus = 'O' and DocDueDate < getdate())=0
begin
if (select count(DocNum) from ORDR where CardCode =
$[ORDR.CardCode] and DocDate > dateadd(month, -6, getdate()))>0
select 5
else
select 0
end
else
select 0
1-5-2 Ajout de valeurs définies par l'utilisateur
Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à la zone de commande client
DiscPrcnt.
Sélectionnez la requête.
Sélectionnez Actualisation autom. lors modif. de zone
Sélectionnez la zone Code client/fournisseur.
1-5-3 Test de la requête
Créez une facture et une commande client pour un client.
Si vous créez une deuxième commande client, la remise doit avoir la valeur 5.

5-34
 Outils de personnalisation : Exercices

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Tables et zones définies par l'utilisateur

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

d'ajouter des zones supplémentaires à des documents en tant que zones
définies par l'utilisateur
de créer une table définie par l'utilisateur

Les zones et tables définies par l'utilisateur vous permettent de

personnaliser des documents pour répondre aux exigences du processus
de gestion du client.

Remarque : utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique.

1-1 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur à des documents de marketing
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Zones définies par
l'utilisateur - gestion.
Sélectionnez Documents marketing > Titre.
Cliquez sur Ajouter.
Saisissez les données suivantes :

Nom de zone ou type de données Valeurs

Titre Promotion
Description Code de promotion
Type Alphanumérique
Structure Normale
Sélectionnez Définir valeurs valides pour zone
Saisissez les données suivantes :

Valeur Description Puis sélectionnez

S10 Printemps Nouveau
S11 Été Nouveau
A10 Automne Nouveau
W10 Hiver Nouveau
Cliquez sur Ajouter.
Ouvrez une commande client.

5-35
 Pour afficher la zone définie par l'utilisateur, sélectionnez Afficher Zones
définies par l'utilisateur.
Ouvrez la liste déroulante pour consulter les codes promotionnels

1-2 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur pour afficher le solde des partenaires
Le personnel de vente de la société a besoin de voir le solde existant du client lorsqu'il
prend une nouvelle commande au téléphone.
1-2-1 Ajoutez une zone définie par l'utilisateur
Ajoutez une zone définie par l'utilisateur au titre des documents de marketing
pour afficher la situation du compte.
Sélectionnez le type et la structure pertinents pour les montants.
1-2-2 Créez une requête pour prélever le solde du partenaire depuis la base de
données
SELECT T0.[Balance] FROM OCRD T0 WHERE T0.[CardCode] =
$[$4.0.0]
Sauvegardez cette requête.
1-2-3 Ajoutez la requête en tant que valeurs définies par l'utilisateur à la zone
définie par l'utilisateur
Ouvrez une commande client et affichez la zone définie par l'utilisateur.
Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à la zone définie par l'utilisateur.
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies
par l'utilisateur.
Sélectionnez la requête précédemment sauvegardée.
Sélectionnez Actualisation autom. lors modif. de zone.
Sélectionnez la zone Code client/fournisseur.
Sélectionnez Actualiser régulièrement.
1-2-4 Testez la zone définie par l'utilisateur
Vérifiez qu'il existe un client avec un solde différent de zéro. Si nécessaire,
créez une facture pour un client.
Dans la commande client en cours, sélectionnez le client.
La requête s'exécute et la situation du compte s'affiche dans la zone.
Remarque : pour afficher la situation du compte sur d'autres documents de
marketing, vous devez ajouter des valeurs définies par l'utilisateur à chaque
type de document. Vous pouvez utiliser la même requête avec ces zones
définies par l'utilisateur.
1-2-5 Créez une catégorie pour la zone définie par l'utilisateur
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Options...
Remarque : ce menu apparaît uniquement actif s'il existe un document actif
qui contient des zones définies par l'utilisateur.
Définissez une nouvelle catégorie pour la zone définie par l'utilisateur.
Ouvrez une commande client et filtrez les zones définies par l'utilisateur à
l'aide de la liste déroulante de catégories.

5-36
1-3 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur pour l'emplacement de stockage
Le magasin de la société comprend cinq rayons sur trois niveaux. Chaque article se
trouve à un emplacement fixe. Comme les articles sont souvent prélevés par des
travailleurs intérimaires, la société souhaite montrer et imprimer l'emplacement de
stockage de l'article dans la liste de prélèvement.
1-3-1 Ajoutez une zone définie par l'utilisateur pour contenir l'emplacement de
stockage
Ajoutez une zone définie par l'utilisateur au niveau Données de base > Articles
>Articles - magasin.
Titre Description
Emplacement Emplacement de
prélèvement
Utilisez le type et la structure par défaut.
Sélectionnez Définir valeurs valides pour zone
Saisissez les données suivantes :

Valeur Descriptions Puis sélectionnez

1 Rayon 1 Nouveau
2 Rayon 2 Nouveau
3 Rayon 3 Nouveau
4 Rayon 4 Nouveau
5 Rayon 5

1-3-2 Ajoutez une zone définie par l'utilisateur à la ligne de liste de prélèvement
Ajoutez une zone définie par l'utilisateur au niveau Stock > Liste de
prélèvement - lignes.
Titre Description
EmpPrél Emplacement de
prélèvement
Utilisez le type et la structure par défaut.

5-37
 1-3-3 Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à la zone définie par
l'utilisateur dans la ligne de liste de prélèvement
Créez une requête qui récupère automatiquement l'emplacement de stockage à
partir des données de base article - onglet Stock. Il s'agit de la zone définie par
l'utilisateur que vous avez ajoutée à l'étape 1-3-1. La table est OITW et la zone
est appelée U_Emplacement :
Select T0.[U_Location] from OITW T0 where T0.[ItemCode] = $[$11.12.0]
Remarque : cette requête s'exécutera à partir de la fenêtre Liste de prélèvement.
Si vous ouvrez la fenêtre Liste de prélèvement, vous pouvez voir que les
informations du système pour la zone du code article sont article 11 et colonne
12.
Sauvegardez la requête.
Ouvrez le document de liste de prélèvement et ajoutez des valeurs définies par
l'utilisateur à la nouvelle zone définie par l'utilisateur dans la ligne de liste de
prélèvement.
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur.
Sélectionnez la requête précédemment sauvegardée.
Sélectionnez Actualisation automatique
Sélectionnez Qd zone est modifiée
Sélectionnez la zone Date du prélèvement dans la liste déroulante.
Sélectionnez Actualiser régulièrement.
1-3-4 Testez la zone définie par l'utilisateur
Ouvrez les données de base d'un article, puis sélectionnez Afficher Zones
définies par l'utilisateur.
Sélectionnez l'onglet Stock.
Sélectionnez un emplacement de stockage dans la liste.
Créez une réception sur commande d'achat pour entrer l'article en stock.
Créez une commande client pour l'article.
À l'aide du gestionnaire du prélèvement et de l'emballage, validez la
commande dans la liste de prélèvement.
Ouvrez la liste de prélèvement.
La requête s'exécute automatiquement car la date de prélèvement est mise à jour
pour l'affichage. Dans la ligne de liste de prélèvement, vous pourrez consulter
l'emplacement de stockage pour l'article.

5-38
1-4 Ajout d'une table définie par l'utilisateur
Dans l'exercice précédent sur les valeurs définies par l'utilisateur, vous avez ajouté une
liste de valeurs pour indiquer comment le client a connu votre société. Vous avez ajouté
cette information à la zone Remarques.
Dans cet exercice, vous allez ajouter la même liste de valeurs à une zone définie par
l'utilisateur. Vous allez ensuite lier une table définie par l'utilisateur à cette zone pour
que les utilisateurs puissent ajouter de nouvelles valeurs à la table.
1-4-1 Créez une table définie par l'utilisateur
Créez une table dont le nom est Source.
1-4-2 Ajoutez une zone définie par l'utilisateur et connexion de cette zone à la
table définie par l'utilisateur
Ouvrez les documents de marketing et ajoutez une zone définie par l'utilisateur
dont le nom est Source. Ajoutez cette zone à la zone du titre. Ne définissez pas
de valeur valide pour cette zone.
Sélectionnez Définir table reliée, puis la table Source.
Sélectionnez Outils Fenêtres définies par l'utilisateur, puis sélectionnez la
table. Remarque : cette option de menu n'est pas active avant l'ajout de la table
définie par l'utilisateur.
Saisissez les données pour la table :
Code Nom
1 Site web
2 E-mail
3 Commerciale
4 Publication
Remarque : vous devez sélectionner Mettre à jour pour saisir chaque ligne
dans la table.
1-4-3 Accédez à la table définie par l'utilisateur
Ouvrez une commande client.
Sélectionnez la zone Source.
Pour ajouter une nouvelle entrée, vous pouvez la sélectionner dans la liste
déroulante ou cliquez sur Redéfinir.

5-39
5-40
 Outils de personnalisation : Solutions

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Tables et zones définies par l'utilisateur

Remarque : utilisez la nouvelle base de données Lumière & Musique.

1-1 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur à des documents de marketing
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Zones définies par
l'utilisateur - gestion.
Sélectionnez Documents marketing > Titre.
Cliquez sur Ajouter.
Saisissez les données suivantes :

Nom de zone ou type de données Valeurs

Titre Promotion
Description Code de promotion
Type Alphanumérique
Structure Normale
Sélectionnez Définir valeurs valides pour zone
Saisissez les données suivantes :

Valeur Description Puis sélectionnez

S10 Printemps Nouveau
S11 Été Nouveau
A10 Automne Nouveau
W10 Hiver Nouveau
Cliquez sur Ajouter.
Ouvrez une commande client.
Pour afficher la zone définie par l'utilisateur, sélectionnez Afficher Zones
définies par l'utilisateur.
Ouvrez la liste déroulante pour consulter les codes promotionnels

5-41
1-2 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur pour afficher le solde des partenaires

Le personnel de vente de la société a besoin de voir le solde existant du client lorsqu'il

prend une nouvelle commande au téléphone.
1-2-1 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Zones définies par
l'utilisateur - gestion.
Ouvrez les documents de marketing.
Sélectionnez Titre.
Cliquez sur Ajouter.
Saisissez les données suivantes :

Nom de zone ou type de données Valeurs

Titre Solde
Description Situation cpte
Type Unités et totaux
Structure Montant
Cliquez sur Ajouter.
1-2-2 Création d'une requête pour prélever le solde du partenaire depuis la base
de données
Utilisez le générateur de requête pour créer et sauvegarder la requête suivante :
SELECT T0.[Balance] FROM OCRD T0 WHERE T0.[CardCode] =
$[$4.0.0]
Sauvegardez la requête sous Situation du compte dans une catégorie.
1-2-3 Ajout de la requête en tant que valeurs définies par l'utilisateur à la zone
définie par l'utilisateur
Ouvrez une commande client.
Pour afficher la zone définie par l'utilisateur, sélectionnez Afficher Zones
définies par l'utilisateur.
Ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur à la zone Situation du compte en
appuyant sur Alt + Ctrl + F2.
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur.
Sélectionnez la requête précédemment sauvegardée.
Sélectionnez Actualisation autom. lors modif. de zone.
Sélectionnez la zone Code client/fournisseur.
Sélectionnez Actualiser régulièrement.
Sélectionnez Mettre à jour.

5-42
 1-2-4 Test de la zone définie par l'utilisateur
Vérifiez qu'il existe un client avec un solde différent de zéro. Si nécessaire,
créez une facture pour un client.
Dans la commande client en cours, sélectionnez le client.
Lorsque vous sélectionnez le code client, la requête s'exécutera et la situation du
compte s'affichera dans la zone.
Remarque : pour afficher la situation du compte sur d'autres documents de
marketing, vous devez ajouter des valeurs définies par l'utilisateur à chaque type
de document. Vous pouvez utiliser la même requête avec ces zones définies par
l'utilisateur.
1-2-5 Création d'une catégorie pour la zone définie par l'utilisateur
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Options...
Remarque : ce menu apparaît uniquement actif s'il existe un document actif qui
contient des zones définies par l'utilisateur.
Sélectionnez la liste déroulante pour la colonne Catégorie pour la zone définie
par l'utilisateur.
Sélectionnez Redéfinir.
Saisissez un nom pour la catégorie.
Cliquez sur Mettre à jour, puis sur OK.
Ouvrez une commande client et filtrez les zones définies par l'utilisateur à l'aide
de la liste déroulante de catégories.

1-3 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur pour l'emplacement de stockage
Le magasin de la société comprend cinq rayons sur trois niveaux. Chaque article se
trouve à un emplacement fixe. Comme les articles sont souvent prélevés par des
travailleurs intérimaires, la société souhaite montrer et imprimer l'emplacement de
stockage de l'article dans la liste de prélèvement.
1-3-1 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur pour contenir l'emplacement de
stockage
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Zones définies par
l'utilisateur - gestion.
Sélectionnez Données de base > Articles > Articles - magasin.
Cliquez sur Ajouter.
Saisissez les données suivantes :

Nom de zone ou type de données Valeurs

Titre Emplacement
Description Emplacement de prélèvement
Type Alphanumérique
Structure Normale
Sélectionnez Définir valeurs valides pour zone

5-43
 Saisissez les données suivantes :

Valeur Descriptions Puis sélectionnez

1 Rayon 1 Nouveau
2 Rayon 2 Nouveau
3 Rayon 3 Nouveau
4 Rayon 4 Nouveau
5 Rayon 5
Cliquez sur Ajouter.
1-3-2 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur à la ligne de liste de prélèvement
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Zones définies par
l'utilisateur - gestion.
Sélectionnez Stock > Liste de prélèvement - Lignes.
Cliquez sur Ajouter.
Saisissez les données suivantes :

Nom de zone ou type de Valeurs

données
Titre PickLoc
Description Emplacement de prélèvement
Type Alphanumérique
Structure Normale
Cliquez sur Ajouter.
1-3-3 Ajout de valeurs définies par l'utilisateur à la zone définie par l'utilisateur
dans la ligne de liste de prélèvement
La création et la sauvegarde de la requête suivante à l'aide du générateur de
requête vous permettent de récupérer automatiquement l'emplacement de
stockage saisi dans les données de base article. La table est OITW et la zone est
appelée U_Emplacement (voir étape 1-3-1) :
Select T0.[U_Location] from OITW T0 where T0.[ItemCode] = $[$11.12.0]
Remarque : cette requête s'exécutera à partir de la fenêtre Liste de prélèvement.
Si vous ouvrez la fenêtre Liste de prélèvement, vous pouvez voir que les
informations du système pour la zone du code article sont article 11 et colonne
12.
Ouvrez la liste de prélèvement et ajoutez des valeurs définies par l'utilisateur
à la nouvelle zone définie par l'utilisateur dans la ligne de liste de prélèvement.
Sélectionnez Recherche avec requête sauvegardée dans les valeurs définies par
l'utilisateur.
Sélectionnez la requête précédemment sauvegardée.
Sélectionnez Actualisation automatique
Sélectionnez Qd zone est modifiée
Sélectionnez la zone Date du prélèvement dans la liste déroulante.
Sélectionnez Actualiser régulièrement.
5-44
 1-3-4 Test de la zone définie par l'utilisateur
Ouvrez les données de base d'un article, puis sélectionnez Afficher Zones
définies par l'utilisateur.
Sélectionnez l'emplacement de stockage dans la liste.
Sauvegardez vos modifications.
Créez une réception sur commande d'achat pour entrer l'article en stock.
Créez une commande client pour l'article.
À l'aide du gestionnaire du prélèvement et de l'emballage, validez la
commande dans la liste de prélèvement.
La requête s'exécute automatiquement car la date de prélèvement est mise à jour
pour l'affichage. Dans la ligne de liste de prélèvement, vous pourrez consulter
l'emplacement de stockage pour l'article.

1-4 Ajout d'une table définie par l'utilisateur

Dans l'exercice précédent sur les valeurs définies par l'utilisateur, vous avez ajouté une
liste de valeurs pour indiquer comment le client a connu votre société. Vous avez ajouté
cette information à la zone Remarques.
Dans cet exercice, vous allez ajouter la même liste de valeurs à une zone définie par
l'utilisateur. Vous allez ensuite lier une table définie par l'utilisateur à cette zone pour
que les utilisateurs puissent ajouter de nouvelles valeurs à la table.
1-4-1 Création d'une table définie par l'utilisateur
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Tables définies par
l'utilisateur - définition.
Créez une table dont le nom est Source.
1-4-2 Ajout d'une zone définie par l'utilisateur et connexion de cette zone à la
table définie par l'utilisateur
Sélectionnez Outils Outils de personnalisation Zones définies par
l'utilisateur - gestion.
Ouvrez les documents de marketing et ajoutez une zone définie par l'utilisateur
dont le nom est Source dans la zone de titre du document. Ne définissez pas de
valeur valide pour cette zone.
Sélectionnez Définir table reliée, puis la table Source.
Sélectionnez Outils Fenêtres définies par l'utilisateur, puis sélectionnez la
table. Remarque : cette option de menu n'est pas active avant l'ajout de la table
définie par l'utilisateur.

5-45
 Saisissez les données pour la table :
Code Nom
1 Site web
2 E-mail
3 Commerciale
4 Publication
Remarque : vous devez sélectionner Mettre à jour pour saisir chaque ligne
dans la table.
Cliquez sur OK.
1-4-3 Accès à la table définie par l'utilisateur
Ouvrez une commande client.
Sélectionnez la zone Source.
Pour ajouter une nouvelle entrée, vous pouvez la sélectionner dans la liste
déroulante ou cliquez sur Redéfinir.

5-46
 Outils de personnalisation : Exercices

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Mises en page

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure :

d'apporter des modifications de mise en page via Crystal Reports
d'apporter des modifications à une mise en page via l'éditeur de mise
en page (option facultative)

Les documents imprimés doivent être personnalisés afin de répondre aux

besoins du client.

Remarque :
En raison de la complexité de ces exercices, reportez-vous aux solutions.

5-47
5-48
 Outils de personnalisation : Solutions

Chapitre : Outils de personnalisation

Sujet : Mises en page

La société a consulté les mises en page standard du système et souhaite apporter les
modifications suivantes :
Ajout du logo de l'entreprise à tous les documents de vente
Pour les offres de vente, augmentation de la taille de la police pour la date Fin de validité
Pour les offres de vente, ajout du fret standard
Ajout d'un message et d'un code remise promotionnels à la dernière page des commandes
client Le message varie en fonction de la saison. Le code remise est contenu dans une zone
définie par l'utilisateur dans la commande client. Imprimez uniquement le message et le
code lorsque la zone définie par l'utilisateur contient une valeur promotionnelle.
Dans le document Liste de prélèvement, ajout de l'emplacement de stockage en regard du
magasin sur la ligne d'article. L'emplacement de stockage a été ajouté en tant que zone
définie par l'utilisateur dans un exercice précédent.

1-1 Ajout du logo de l'entreprise aux offres de vente

1-1-1 Ouverture de la mise en page pour une offre de vente
Dans SAP Business One, ouvrez une offre de vente créée précédemment.
Indiquez le numéro de document ______________.
Cliquez sur l'icône Éditeur de mise en page dans la barre d'outils supérieure.
Double-cliquez sur la mise en page Crystal Reports.
Sélectionnez Édition.
Dans la fenêtre Gestion des états et des mises en forme, sélectionnez Édition.
Crystal Reports doit s'ouvrir automatiquement en mode Conception pour vous
permettre d'apporter des modifications à la mise en page Offre de vente.
1-1-2 Définition de SAP Business One comme source de données dans Crystal
Reports
Vérifiez la connexion à la source de données. Dans la fenêtre Crystal Reports,
sélectionnez Base de données ->Expert Base de données.
Si les tables de SAP Business One ne sont pas visibles dans la fenêtre Expert
Base de données, vous devez créer une nouvelle connexion avec SAP Business
One en tant que source. Vous devrez fournir le mot de passe de la base de
données du serveur SQL. Conseil : référencez le document pratique de SAP
Business One « Utilisation de l'intégration Crystal Reports ».

5-49
1-1-3 Ajout du logo de l'entreprise à la mise en page de l'offre de vente
Sélectionnez Coller > Image, puis insérez le logo Light & Music à partir du
dossier du support de formation.

Placez le logo à l'endroit approprié dans la section En-tête.

Ajustez la taille et la position de l'image.
Remarque : vous pouvez importer uniquement des images du type JPEG ou
GIF. Les images BMP et PNG ne sont pas prises en charge.

1-1-4 Aperçu de vos modifications

Sélectionnez Afficher > Aperçu avant impression.
Pour afficher l'aperçu de vos modifications, vous devez saisir le numéro de
document et l'ID d'objet :
Saisissez les valeurs suivantes :

Nom de zone ou type de Valeurs

données
DocKey@ Numéro de document de l'offre de vente.
ObjectID@ 23
Remarque : pour rechercher le type d'objet
pour un document, lancez une requête dans
la table de document. Le nom de zone pour
l'ID d'objet est ObjType.
Cliquez sur OK.
Cliquez sur Terminer.
Certains messages sur la base de données sont en cours de mise à jour. Cliquez
sur OK pour ces messages.
Vous pouvez à présent alterner entre les onglets Conception et Prévisualisation
dans Crystal Reports.
Passez en mode Conception, puis sauvegardez la mise en page sous un nouveau
nom. Sélectionnez Add-ins -> SAP Business One -> Sauvegarder sous...
La mise en page sera disponible dans la fenêtre Gestion des états et des mises
en forme dans SAP Business One.

5-50
1-2 Modification de la taille de la police pour la date Fin de validité
Sélectionnez la zone de texte « Offre valide jusqu'au » et la date associée
« DocDueDate » dans la section du pied de page.
Attribuez la valeur 16 à la taille de la police. Ajustez les côtés des zones le cas échéant.
Sélectionnez Afficher >Aperçu avant impression pour prévisualiser vos modifications.

1-3 Ajout du fret à l'offre

Si vous n'avez pas paramétré le fret lors de la configuration de la société, vous devez
effectuer cette opération pour cet exercice. Si vous n'avez pas paramétré le fret, reportez-
vous à l'étape 1-3-2.
1-3-1 Configuration du fret
Dans les options de document, sélectionnez « Administrer le fret dans les
documents ».
Sélectionnez Administration Définition Généralités Fret.
Saisissez une ligne pour un fret fixe de 25. Sélectionnez un compte de produits et
un groupe de TVA collectées appropriés.
1-3-2 Édition de la mise en page pour afficher le fret
Créez une nouvelle offre de vente et vérifiez que le fret apparaît.
Indiquez le numéro de document ___________.
Cliquez sur l'icône Éditeur de mise en page et éditer la mise en page pour ce
document.
Double-cliquez sur le sous-état de fret dans la zone Pied de page de l'état.
Modifiez le texte « Charges supplémentaires » par « Fret »
Affichez le fret à partir de la base de données.
Sélectionnez Afficher >Aperçu avant impression pour prévisualiser l'offre.
Saisissez le numéro de document et l'ID d'objet (23).

1-4 Ajout d'un message et d'un code promotionnels au pied de page de l'état
Dans l'exercice 1-1 sur les zones et tables définies par l'utilisateur, vous avez ajouté une
zone définie par l'utilisateur pour contenir un code promotionnel. Le nom de cette zone
est U_Promotion. Si vous n'avez pas terminé cet exercice, vous pouvez le faire
maintenant.
Remarque : vous souhaitez imprimer uniquement le message et le code promotionnels
si un code de promotion est sélectionné dans le document. Si le code est nul, supprimez
l'impression du message.
1-4-1 Création d'une commande client
Créez une nouvelle commande client, puis sélectionnez un code promotionnel
dans la liste de valeurs valides.
Sauvegardez le document.

5-51
1-4-2 Édition de la mise en page
Cliquez sur l'icône Éditeur de mise en page et éditer la mise en page pour ce
document.
Pour afficher la zone définie par l'utilisateur dans Crystal Reports, sélectionnez
Base de données - > Vérifier base de données.
Cliquez sur OK.
Dans l'explorateur de champs, développez la table ORDR pour afficher les
zones. La zone définie par l'utilisateur a le préfixe « U_ ».
Faites glisser la zone définie par l'utilisateur dans la section Pied de page de
l'état.
Ajoutez un objet de texte à gauche de la zone définie par un utilisateur avec un
message adéquat concernant la remise, par exemple « Utiliser ce code pour
votre prochaine commande afin d'obtenir une remise ».
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone de texte, puis sélectionnez
Formater texte...
Dans la fenêtre Éditeur de mise en forme, cochez la case Supprimer, puis
double-cliquez sur l'icône de formule [X+2] pour ouvrir l'atelier de formules.
Développez l'arborescence Zones d'état.
Double-cliquez sur la zone définie par l'utilisateur pour qu'elle apparaisse dans
la zone de formule principale.
Complétez la formule pour supprimer l'affichage de zone, par exemple
{ORDR.U_Promotion} = 'null'
Sauvegardez et fermez la fenêtre de la formule.
Sélectionnez Afficher >Aperçu avant impression pour prévisualiser la
commande client. L'ID d'objet pour une commande client est 17.
Si vous avez sélectionné un code promotionnel dans la commande, vous devez
pouvoir visualiser le code et le message.
1-4-3 Test sans code promotionnel
Créez une autre commande client, sans code promotionnel sélectionné.
Sélectionnez Afficher >Aperçu avant impression pour prévisualiser vos
modifications. Le texte ne doit pas s'afficher.
Sélectionnez Add-ins -> SAP Business One -> Sauvegarder sous...
Sauvegardez la nouvelle mise en page.

5-52
1-5 Affichage de l'emplacement de stockage pour l'article dans le document Liste de
prélèvement
L'emplacement de stockage a été ajouté à la ligne de liste de prélèvement en tant que
zone définie par l'utilisateur dans l'exercice précédent.
Remarque : si la mise en page Liste de prélèvement n'est pas disponible dans Crystal
Reports pour votre emplacement, utilisez l'éditeur de mise en page pour apporter les
modifications.
1-5-1 Instructions pour l'éditeur de mise en page
Ouvrez un document valide Liste de prélèvement, puis cliquez sur l'icône
Éditeur de mise en page pour éditer la mise en page.
Double-cliquez sur le nom de la mise en page. Dans la fenêtre Gestion des états
et des mises en forme, sélectionnez Édition. L'outil Éditeur de mise en page
s'ouvre automatiquement dans la fenêtre SAP Business One.
Sélectionnez Éditeur de mise en page -> Sauvegarder sous … pour sauvegarder
une copie de la mise en page.
Pour obtenir de la place afin d'afficher l'emplacement de stockage sur chaque
ligne, supprimez la zone UQ. Pour supprimer une zone, cliquez avec le bouton
droit de la souris sur la zone, puis sélectionnez Supprimer.
Supprimez la zone UQ aux niveaux d'en-tête et de ligne dans la section du
domaine récurrent.
Déplacez les zones Articles par unité et Magasin vers la gauche pour qu'elles
remplissent l'espace laissé par la zone UQ. Effectuez cette opération aux
niveaux d'en-tête et de ligne.
Sélectionnez Éditeur de mise en page ->Insérer zone ->Texte libre.
Placez la zone de texte dans la ligne d'en-tête à droite de l'en-tête Magasin.
Saisissez le texte d'en-tête Empl. dans la fenêtre Propriétés.
Sélectionnez Éditeur de mise en page ->Insérer zone ->Base de données.
Placez la zone dans la ligne sous l'en-tête Empl.
Vérifiez que le type de source est Base de données dans la fenêtre Propriétés.
Sélectionnez la table PKL1 - Liste de prélèvement – Lignes.
Sélectionnez la colonne U_Emplacement.
Sauvegardez vos modifications.
Réduisez la fenêtre Éditeur de mise en page.
Dans SAP Business One, sélectionnez le document Liste de prélèvement en tant
que document actif, puis sélectionnez Fichier -> Aperçu mises en page.
Sélectionnez votre nouvelle mise en page.
Cliquez sur OK.
Vous devez à présent visualiser l'emplacement de stockage imprimé dans la
ligne.

5-53
5-54
 Préparation du démarrage : Exercices

Chapitre : Préparation du démarrage

Sujet : Soldes d'ouverture

À la fin de cet exercice, vous serez en mesure de :

saisir les soldes d'ouverture à l'aide des transactions de solde
d'ouverture dans SAP Business One

Lors de la mise en production, les soldes des comptes partenaires et

généraux, ainsi que les quantités en stock doivent être transférés du
système existant au nouveau système SAP Business One.

Remarque :
En raison de la complexité de ces exercices, reportez-vous aux solutions.

6-1
6-2
 Préparation du démarrage : Solutions

Chapitre : Préparation du démarrage

Sujet : Soldes d'ouverture

Remarque : dans cet exercice, nous présumons que le client utilise le système SAP Business
One pour la première fois au début d'un nouvel exercice comptable. Par conséquent, les soldes
de résultats ne doivent pas être calculés.
Le bilan issu du système existant du client se présente de la façon suivante :
Bilan
Date : aujourd'hui
Actif :
Banque nationale 200 000
Fonds de caisse 5 000
Matières premières 60 000
(compte de stock)
Immeubles de bureaux 350 000
(magasin)
Équipements de bureau et de 150 000
magasin
Clients 79 000
TVA à encaisser 4 000
Total de l'actif : 848 000

Passif :
Fournisseurs 35 000
TVA à décaisser 8 000
Prêt bancaire 150 000
Total du passif : 193 000

Capitaux propres :
Report de résultat 155 000
Capital social 500 000
Total des capitaux propres : 655 000

Total du passif et des 848 000

capitaux propres :

6-3
1-1 Création d'un compte de contrepartie de solde d'ouverture
Ajoutez un nouveau compte général appelé Contrepartie de solde d'ouverture dans le
répertoire des capitaux propres du plan comptable.
Dans la détermination des comptes généraux, définissez ce compte comme compte de
solde d'ouverture par défaut dans l'onglet Général.

1-2 Saisie des soldes d'ouverture pour les partenaires

Remarque : dans cet exercice, vous utilisez la fonction des soldes d'ouverture pour
importer les soldes des comptes partenaires. Vous pouvez également importer des
transactions en cours à l'aide du Data Transfer Workbench.
Sélectionnez Administration Initialisation système Soldes d'ouverture Solde
d'ouverture partenaires.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez le compte de contrepartie de solde d'ouverture. Il sera utilisé comme
compte de contrepartie dans l'entrée au journal enregistrée pour les soldes d'ouverture.
Sélectionnez le 1er jour du mois en cours comme date comptable.
Saisissez des informations de référence dans la zone Réf. 1.
Saisissez les soldes pour les partenaires Lumière & Musique dans la colonne SO (DI) :
Date d'échéance Partenaire Solde
Il y a une semaine C0010 64 000
Il y a une semaine C0020 15 000
Il y a deux semaines S0010 -25 000
Il y a deux semaines S0020 -10 000
Remarque : pour saisir un solde créditeur, vous devez utiliser le signe « - ».
Cliquez sur Ajouter.
Accédez aux entrées au journal enregistrées par la transaction de solde d'ouverture.

6-4
1-3 Saisie de quantités initiales pour l'inventaire
Remarque : dans cet exercice, vous utilisez la fonction de quantités initiales pour saisir
les quantités. Vous pouvez également définir des quantités initiales à l'aide de la
transaction Réception de marchandises dans le Data Transfer Workbench. L'utilisation
de la réception de marchandises vous permet d'importer des numéros de série.
Sélectionnez Stock Transactions de stock Quantités initiales, suivi des stocks et
écriture de stock.
Sélectionnez l'onglet Quantités initiales.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez le compte de contrepartie de solde d'ouverture. Il sera utilisé comme
compte de contrepartie dans l'entrée au journal enregistrée pour les soldes d'ouverture.
Sélectionnez le 1er jour du mois en cours comme date comptable et saisissez une
référence pour l'entrée au journal qui sera enregistrée.
Saisissez la quantité initiale et le coût article pour les articles.

N ° d'article Quantité initiale Prix

I0044 100 300
(Prix d'achat moyen)
I0050 50 600
(Prix d'achat moyen)
Cliquez sur Ajouter.
L'écriture débitera le compte de stock défini dans la détermination des comptes
généraux.
Remarque : pour saisir le coût article, vous avez besoin de prendre en compte le
système de valorisation existant du client. Si la moyenne mobile est utilisée pour gérer la
valeur du stock existant, utilisez le dernier prix moyen à partir du système existant. Si la
méthode standard est utilisée, utilisez le prix d'achat du client. Si la méthode FIFO est
utilisée, vous devez saisir plusieurs transactions avec différents coûts pour correspondre
au coût dans le système existant.

6-5
1-4 Saisie des soldes d'ouverture pour les comptes généraux
Remarque : évitez de saisir des valeurs en double pour le compte Matières premières.
Vérifiez les écritures existantes dans ce compte. Des écritures ont été enregistrées sur ce
compte lorsque vous avez saisi les quantités initiales.
Sélectionnez Administration Initialisation système Soldes d'ouverture Solde
d'ouverture comptes généraux.
Sélectionnez les répertoires des bilans.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez le compte de contrepartie de solde d'ouverture.
Saisissez une référence pour l'entrée au journal.
Sélectionnez le 1er jour du mois en cours comme date comptable.
Saisissez des soldes à partir du bilan existant de la société Lumière & Musique.
Remarque : pour saisir un solde créditeur, vous devez utiliser le signe « - ».

1-5 Vérification du compte de contrepartie de solde d'ouverture

Si vous saisissez les soldes correctement, le compte de contrepartie de solde
d'ouverture doit avoir un solde égal à zéro.
Si le solde du compte n'est pas égal à zéro, recherchez-en les raisons. Avez-vous saisi
correctement les soldes créditeurs ?

1-6 Exécution d'un état de bilan

Exécutez un état de bilan.
Si l'état n'est pas équilibré, recherchez-en les raisons.
Vérifiez toutes les écritures enregistrées lorsque vous avez testé les outils de
personnalisation.

6-6
1-7 Importation d'une transaction en cours (facultatif)
Dans cet exercice facultatif, vous pouvez effectuer l'importation d'une facture client en
cours à l'aide du Data Transfer Workbench. Vous importerez la facture comme facture
de service.

1-7-1 Créez un fichier d'importation pour l'en-tête de la facture de service.

Ouvrez le modèle DTW OINV – Documents.
Saisissez les données suivantes :
Titre de ligne 1 Titre de ligne 2 Valeur de ligne 3
DocNum DocNum 1
DocType DocType dDocument_Service
Remarque : cela permet
d'identifier si la facture
est de type Article ou
Service.
HandWritten HandWritten tNO
DocDate DocDate Saisissez la date actuelle au
format jjmmaaaa.
DocDueDate DocDueDate Saisissez la date d'échéance
au format jjmmaaaa.
Par exemple, utilisez la date
actuelle + 7 jours
CardCode CardCode C0010
CardName CardName Hôtels Hilton
NumAtCard NumAtCard 1023
Remarque : il s'agit de
la zone Numéro de
référence partenaire.
DocTotal DocTotal 5550

Supprimez les colonnes inutiles du modèle.

Sauvegardez comme fichier séparé par des virgules (.csv).

6-7
1-7-2 Créez un fichier d'importation pour la ligne de facture.
Ouvrez le modèle DTW INV1 – Document_Lines.
Saisissez les données suivantes :
Titre de ligne 1 Titre de ligne 2 Valeur de ligne 3
Parentkey DocNum 1
AccountCode AcctCode Sélectionnez le compte de
contrepartie de solde d'ouverture.

ItemDescription Dscription Facture 1023

VatGroup VatGroup Sélectionnez un groupe de taxe, par
exemple O1.
LineTotal LineTotal 5550
Supprimez les colonnes inutiles du modèle.
Sauvegardez comme fichier séparé par des virgules (.csv).

1-7-3 Connectez-vous au Data Transfer Workbench.

Sélectionnez Démarrer Tous les programmes SAP Business One
Migrat. données Data Transfer Workbench.
1-7-4 Exécutez l'importation.
Sélectionnez Importer.
Dans l'étape appropriée de l'assistant d'importation de données :
Sélectionnez Données altérables.
Sélectionnez Ajouter des données.
Développez l'objet Vente et sélectionnez Facture client.
Liez les deux fichiers .csv que vous venez de créer avec l'en-tête et les
objets Document_Lines.

Importez les données et corrigez les erreurs.

1-7-5 Vérifiez la facture de service importée.

Accédez à la facture de service que vous venez d'importer.

Vérifiez l'enregistrement de l'entrée au journal.

Vérifiez le solde du compte client.

6-8
TB1200 – Implémentation et support : version 8.8

Questions de révision

1. Quels sont le but et l'objectif principal de chaque phase AIP ?

2. Selon l'AIP, à quelle phase rassemblez-vous les processus de gestion du client ?
3. Que peut-il se passer si le parrain du client ou le détenteur de la société ne confirme pas
le projet d'implémentation ?
4. Quel est l'objectif d'une évaluation des risques ?
5. Quel est l'objectif du document Accord sur le niveau de service ?
6. Quel est l'objectif d'une réunion de lancement dans l'AIP ?
7. Quelles sont les stratégies pour la collecte de besoins effective au cours de la phase
Business Blueprint ?
8. Dans quelle phase AIP importez-vous des données de base existantes ?
9. Quelles sont les personnalisations courantes qui ne sont pas prises en charge dans une
implémentation API standard ?
10. Quelles sont les options de l'écran Détails entreprise qui sont irréversibles dès qu'une
transaction a été enregistrée ?
11. Quel est l'objectif de l'option « Méthode de valorisation pour groupes d'articles » dans
l'écran Détails entreprise ?
12. Pouvez-vous modifier la méthode de valorisation pour un article ?
13. Quel est l'objectif de l'option « Définir comptes généraux d'après » dans les options
générales ?
14. Quel est l'objectif des conditions de paiement par défaut sélectionnées dans les options
générales ?
15. Votre client souhaite que chaque personne dans les fournisseurs et les clients crée une
tranche de documents distincte. Comment procédez-vous pour l'implémentation ?
16. Comment pouvez-vous modifier les comptes généraux par défaut pour un nouvel
exercice ?
17. Quelle est la différence entre un compte de superutilisateur et un compte utilisateur
normal ?
18. Comment affecter le plus facilement possible des autorisations générales à un ensemble
d'utilisateurs ?
19. Avez-vous besoin d'affecter des autorisations à un utilisateur qui dispose d'une licence
professionnelle ?
20. Quel est le document qui peut vous indiquer les instructions étape par étape pour installer
SAP Business One ?
21. Indiquez une nouvelle fonctionnalité de la version 8.8 qui vous guide dans l'installation
d'un nouveau numéro de Support Package.
22. Que devez-vous fournir lorsque vous demandez une clé de licence ?

8-1
23. Quelle est la conséquence de l'interruption du License Manager au cours des opérations
de gestion ?
24. Pourquoi certaines fonctions nécessitent-elles le mot de passe de l'utilisateur du site ?
25. Quels sont les types d'objets qui peuvent être importés à l'aide du Data Transfer
Workbench et pas à l'aide de l'importation à partir de l'utilitaire Excel ?
26. Pourquoi certains objets disposent-ils de plusieurs modèles dans Data Transfer
Workbench ?
27. Comment pouvez rechercher le nom d'une table pour une zone d'un document ?
28. Quelles sont les alertes prédéfinies fournies par le système ?
29. S'il crée une commande client, votre client souhaite la visualiser lorsque le client a
soumis une dernière commande. Quelle solution préconisez-vous ?
30. Quelle est la syntaxe de requête requise pour faire référence à une zone dans la fenêtre
active ?
31. Quels sont les résultats spéciaux que doit renvoyer une requête si elle est utilisée dans
une procédure d'approbation ?
32. Quel est l'objectif de valeurs définies par l'utilisateur ?
33. Votre client dispose de 30 000 produits et souhaite les filtrer par groupe de produits ou
fabricant dans une liste de prélèvement. Comment effectuer facilement cette opération à
l'aide d'une fonctionnalité standard ?
34. Comment savez-vous qu'une zone a des valeurs définies par l'utilisateur ?
35. Si vous ajoutez des valeurs définies par un utilisateur à une zone du niveau d'en-tête,
quelles sont les restrictions sur la sélection d'une autre zone en tant que zone dépendante
pour l'actualisation ?
36. Quelles sont les étapes pour modifier la mise en page par défaut d'un document ?
37. Comment trouver l'ID d'objet pour un document ?
38. Lors de la saisie de quantités initiales pour les articles valorisés avec une moyenne
mobile, comment pouvez-vous décider du prix à saisir ?
39. Quelles sont les considérations spéciales pour la saisie de quantités initiales pour les
articles valorisés via FIFO ?
40. Quels sont les modes de saisie recommandés des soldes d'ouverture de compte client et
fournisseur ?
41. Quels sont les modes d'importation des articles avec numéros de série dans SAP Business
One ?
42. Après avoir saisi les soldes d'ouverture, comment pouvez-vous vérifier que ces soldes
correspondent au système existant ?
43. Quelles sont les obligations pour le support de niveau 1 et 2 ?
44. Comment pouvez-vous prouver à SAP que vous avez répondu à ces obligations ?
45. Votre client vous signale un problème. Vous recherchez en premier lieu des notes SAP.
Si vous ne trouvez pas de solution, comment procédez-vous ?

8-2
46. Comment procédez-vous pour vous assurer que le problème de votre client est causé par
SAP Business One ?
47. Comment décider de la priorité d'affectation à un message de support ?
48. Quelles sont les conséquences sur l'activité lors de la saisie d'un message de support et
comment obtenez-vous ces informations ?
49. Quels sont les services disponibles avec l'outil de remote support platform ?
50. Que devez-vous exécuter avant de pouvoir utiliser les services de vérification fournis par
l'outil de remote support platform ?

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