CHAPITRE 7 : L’organisation d’évènements internes et externes

Comprendre le contexte

1) Pourquoi la gérante veut-elle organiser un séminaire de cohésion avant de former les

salariés ?

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2) Quel est l’intérêt pour la société Piscines Brio de participer à la Foire internationale de
Marseille ?

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I. Participer à une foire internationale

1. Présentez la liste des arguments en faveur de la participation de la PME à la foire
internationale de Marseille.

Plusieurs arguments s’offrent à nous, tels que :

 Se faire connaître
 Augmenter le Chiffre d’affaires
 Prospect/ Nouvelle clientèle
 Présenter nous différents produits et service
 Voir les propositions de la concurrence
 Entretenir la relation client
 Renforcer la cohésion des participants
 Fidéliser la clientèle
2. Faites une liste de contrôle des tâches à réaliser pour la participation à la Foire qui se tiendra
du Vendredi 22 Septembre au lundi 2 Octobre.

4 Mois avant J-120

Numéro de la Tâche Tâches Échéances
1 Sélectionner les salariés J-120
2 Établir le budget (5 000€) J-120
3 Informer les salariés sélectionnées J-110
4 Contacter notre assurance J-110
5 Préparer les prospectus/ Flyers J-100
6 Faire imprimer les Flyers J-90
7 Dossier d'inscription J-90
8 Faire Valider par Mme Brio J-80
9 Envoyer le dossier d'inscription J-80
10 Concevoir le questionnaire J-70
11 Imprimer le Questionnaire J-70
12 Préparer les badges participants J-70
13 Planning de tenue du stand J-60
14 Planning d'installation matériel J-60
15 Dossier de presse J-30
Mise à jour des réseaux sociaux ou
16 J-30
site internet
17 Envoyer les invitations J-30
 18 Préparer les dossiers de déplacement J-30
19 Réunion de Vérification J-20
20 Installation matériel J-2
21 Vérification matériel J-2
22 Foire J(+11)
23 Analyse des Questionnaires J+12
24 Démonter matériel J+12
25 Réunion de Bilan J-15
3. Organisez cet événement
a) Envoyez un courriel à votre compagnie d’assurances afin de souscrire une assurance
complémentaire.

De : Piscine Brio
A : Assurance
Objet : Assurance Complémentaire
Bonjour,

Nous souhaitons souscrire une assurance tous risque exposition pour notre participation à la foire
Entreprise de Marseille du 22/9 au 2/10/2023.
Le stand sera tenu par 2 personnes par jour et le matériel sera installé et démonté par 3 salariés.
Veuillez nous envoyer votre proposition avant le….

Cordialement

b) Déterminez les partenaires à inviter à la manifestation et proposez les actions de

communication correspondantes.
Partenaires :
 Internes : Salariés
 Externes : Fournisseurs, Clients, Prospects, Financiers : Assureur, Ets Financiers, Actionnaires.
Actions :
 Mail
 Téléphone
 Réseaux Sociaux
 Pub : radio, télé, panneaux, presse
 Site internet
 Bouche à oreille
c) Préparez le planning de présence des animateurs du stand.

Le planning dans le dossier « Chapitre 7 ».

4. Etablissez le budget, en respectant la limite de 5 000€.

a) Calculez le coût de la restauration durant les onze jours.

14€ X 11 X… =

II. Organiser un séminaire de cohésion

5. Afin de choisir deux activités ludiques adaptées à la cohésion des salariés, concevez un
tableau multicritère et complétez-le.

Tableaux multicritères :
  Prix
 Durée
 Cohésion
 Sensibilisation à l’écologie
 Prix :

< 5€ : 6 / 5 < 10 € : 5 / 10 < 15 € : 4 / 15 < 20 € : 3 / 20 < 25 € : 3 / 25 < 30 € : 1

- Durée :

Maxi 30’ : 1 / entre 30’ et 1h : 2 / entre 1h et 2h : 3 / + 2h : 4

- Cohésion

Individuel : 1

Groupes : 3

Totalités (17) : 5

- Sensibilité écologie

Oui : 5

Non : 0

- Proximité

Sur place / -5KM / entre 5 et 10 km / entre 10 et 15 km / +15 km

Tableaux multicritères

Activités :

Construire votre Radeau : P x HT = 32/1.20 = 26.67 > 26.67 x 17 = 453.39 €

Lazer Game : 15€ x 17 = 255€

 Salle Sormiou : 45€ HT/H x 6h = 270 €

 Hébergement : 145€/Pers x 17pers = 2465€

Total = 3 443.39€

Budget = 4 000€

Reste = 556.61 €

Sushi = 45 x 17 = 765 €

Printemps = 28 x 17 = 476 €

Parcours cul : 50

Budget total : 3 443.39 €

Activité cul : 476 €

Total : 3919.39 €
Cahier de charge du séminaire du 4 et 5 mai 2023

Objectifs : Renforcer la cohésion et sensibilisation écologique

Type : Séminaire de cohésion

Contexte : La société va proposer un ou une nouvelle piscine écologique.

Cahier de charge du séminaire du 4 et 5 mai 2023

Objectifs : Renforcer la cohésion et sensibilisation écologique Durée : 2 Jours

Type : Séminaire de cohésion
Contexte : La société va proposer un ou une nouvelle piscine écologique.

Budget : 3919.39 HT € Lieux : Hôtel Soleil Rouge Nb Participants : 17

- Activité : 1 184.39 € 119 route des Calanques Type Participants : Tous les
- Salle/ Hébergement : 2735 13260 Cassis salariés
€ Tél : 04 42 28 XX XX Transport : Voiture
hotelsoleilrouge@gmail.com personnelle
Restauration : Pension complète Salle de Réunion : Sormiou Intervenants :
Hébergement : 17 Chambres - 4 Mai : de 10h – 12h45 - 4Mai : Frs de
individuelles - 5 Mai : de 9 h – 12h20 Strasbourg
présentation
Piscine éco
- 5Mai : Resp
ADEME « comment
valoriser nos
déchets ».
Activités : Emploi du temps :
- 4 Mai : - 4 Mai
Construisez votre Radeau Arrivée Hôtel : 8h00
- Lieu Plage de Cassis 10h – 12h45 : Présentation
- Durée : 2h30 13h – 14h : Repas
- Début : 15h00 15h- 17h30 : Activité
- 5 Mai : ludique (radeau)
Lazer Game 19h00 : Diner
- Lieu Complexe sportif - 5 Mai
- Durée 30min A partir de 7h30 : Petit Dej
- Début : 15h00 9-12h30 : Intervention
Atelier Culinaire 13h-14h : Repas
- Lieux Hôtel 15-15h30 : Lazer Games
- Durée : 2h / Repas 20h 18-20h : Art.cul
- Début : 17h30 20h : Repos

Questionnaire de Satisfaction :

- Interventions :
 Que pensez-vous de la nouvelle piscine écologique ?
 Avez-vous aimé l’intervention de notre formation : oui/non

Activités :

 Avez-vous d’autre propositions pour les activités ?

  Quelles améliorations proposez-vous ?

Globalement, quelle note attribuez-vous à notre service ?

Note à l’attention de madame Suzy SOLOVSKY

Objet : Conseils salon professionnel « Rencontre de la mode Teenager »

- Conseils sur la préparation de stand.

Stand attractif : couleurs vives, affiches, décoration

Matériel : vidéoprojecteurs ; Kakemonos ; ordinateur portable ; télévision

Table / Chaises

Badges pour les salariés / Dress Code

- Conseils sur la communication

Distribution de flyers dans l’allée central

Distribution de goodies.

Tableaux des critères : Excel 2

Je propose les stylo bille : 0.65 x 500 = 325 €

Porte-clé : 0.83 x 1000 = 830€