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Rpublique Algrienne Dmocratique et populaire Ministre de lEnseignement Suprieur et de la Recherche Scientifique UNIVERSITE MHAMED BOUGARRA-BOUMERDES

Facult des Sciences Dpartement dInformatique

Projet de fin dtudes pour lobtention Du diplme licence informatique

Thme
Gestion de la documentation et larchivage des documents
Encadr par : Mr. DJEMI Mustapha Suivie par : Mr. AHMED NACER Messaoud

Membre de jur : Melle. BADOUI Atika Melle. ICHALAMANE

Ralis par : M BEHAR Brahim r. M BOUTICHE Mohamed


r.

Promotion : 2009/2010

Nous remercions tout dabord, le bon Dieu tout puissant de nous avoir donn la sant, la volont, la force, le courage, et la paissance pour pouvoir surmonter les moments difficiles, et atteindre nos objectifs et sans lesquels notre projet naurait pas pu voir la lumire de ce jour. Nous remercions sincrement tous ceux qui ont contribu de prs ou de loin, la ralisation de ce projet, plus particulirement : Notre promoteur Mer AHMED NASSER Messaoude de nous avoir orients significativement tout le long de ce travail et notre encadreur Mer DJEMI Mostafa pour son suivi et ses conseils pendant toute la ralisation de notre projet, aussi pour le temps prcieux quils nous ont consacr. Nous remercions tout le personnel de lENGTP et surtout Abdelkader, Lotfi et Bilale quils nous ont aid et surtout pour leurs conseils et encouragement. Nous remercions tout le personnel de la facult des sciences. Nous adressons nos sincres remerciements aux membres du jury Melle BADAOUI et Melle ICHALAMEN pour lhonneur quils nous ont fait de participer a notre jury de soutenance. Merci aussi a nos professeurs et tout le dpartement informatique.

Brahim & Mohamed

Cest un rel plaisir pour moi, de ddier ce travail :

mes trs chers parents pour leur soutien, leur amour , leur encouragement durant toutes ces longues annes dtude et leur prsence mes cts chaque instant de ma vie. Merci pour tout.

mes trs chrs frres MAKHLOUF et RACHID et ses fils AYMEN et OUSSAMA.

mes trs chres surs.

toute ma grande famille oncles et tantes.

mon binme MOHAMED que jestime normment ainsi que toute sa famille.

mes trs chers amis qui taient prsents chaque moment par leur aide.

tous ce quil me connait de prs ou de loin.

Je ddie ce modeste travail :

Mes trs chers parents qui ont toujours t l pour moi, et qui mont donn un magnifique modle de labeur et de persvrance. Jespre quils trouveront dans ce travail toute ma reconnaissance et tout mon amour. Et A mes chers frre et surs : Selema, amir et toute la famille de prs et de loin. Et Sans oublier touts mes amis qui mont rarement vu ces derniers jours

Sommaire
Remerciement. Ddicace. Introduction gnrale. Gnralit sur le systme dinformation. Partie 1 : Etude pralable
Chapitra 1 : Prsentation de lorganisme daccueil 1.1 Prsentation de lorganisme daccueil (E.N.G.T.P).....1 1.1.1 Historique....1 1.1.2 Missions de GTP .......1 1.1.3 Organisation de lentreprise (Organigramme gnral de lENGTP)2 1.2 Prsentation de dpartement d'accueil.3 1.2.1 Organigramme de la Direction Organisation et Ressource Humaines3 1.2.2 Responsabilits de la Cellule Organisation Documentation et Archives3 1.2.3 Situation informatique .4 1.3 Objectifs de GTP..4 1.4 Conclusion....4 Chapitre 2 : Prsentation du sujet 2.1 Problmatique5 2.2 Objectif de notre tude..5 2.3 Mthode de conception adopte5

Partie 2 : Etude de lexistant


Chapitre 1 : Etude de lexistant 1.1 Introduction...6 1.2 Recueil de l'existant...6 1.3 Interview du directeur....6 1.4 Interviews des postes de travail ....6 1.5 Le flux dinformation.7 1.5.1 Dfinition......7 1.5.2 Objectif.7 1.5.3 Formalisme Utilis....7 1.5.4 Description des symboles du diagramme de flux.7 1.5.5 Description des postes externes....7 1.5.6 Diagramme des flux..8 1.5.7 Description des flux d'information...8 1.6 Etude des postes de travail.....9 1.6.1 Dfinition..9 1.6.2 Description du poste de travail..9 1.6.3 Documents entrants ce poste..9 1.6.4 Documents tablies par ce poste.10

Sommaire
1.6.5 Documents sortants de ce poste..10 1.7 Etude des documents...11 1.8 La grille D'information.21 1.9 Etude des procdures..27 1.9.1 Lexique des codes et symboles utiliss...27 1.9.2 Etude des diagrammes de circulation de l'information...28 1.10 Codification existante37 1.11 Critiques et suggestions.39 1.12 Solution informatique... 40

Partie 3 : Etude dtaille


Chapitre 1 : Modle Conceptuel des Donnes 1.1 Introduction .....42 1.2 Les rgles de gestion....42 1.3 Codification propose..42 1.4 Dfinitions et formalisme.....44 1.5 Dmarche adopt pour l'laboration du MCD.45 1.5.1 Construction de dictionnaire des donnes..45 1.5.2 Description des entits47 1.5.3 Description des relations.....47 1.5.4 Optimisation du MCD....48 1.6 MCD brute...49 Chapitre 2 : Modle Conceptuel des Traitements 2.1 Introduction..50 2.2 Formalisme de modlisation des traitements...50 2.3 Liste des processus(MCT)...50 Chapitre 3 : Modle Organisationnel des Traitements 3.1 Introduction..........55 3.2 Dfinition et formalisme..55 3.3 Prsentation schmatique du MOT..55

Chapitre 4 : Modles Externes et Validation 4.1 Introduction .65 4.2 Le modle externe....65 4.3 La validation65 4.4 Exemple de la validation..65 4.5 MCD valid..69

Sommaire
Chapitre 5 : Modle Logique des Donnes 5.1 Introduction70 5.2 Concepts relationnels...70 5.3 Rgle de passage de MCD au MLD.70 5.4 Le schma relationnel de MLD71 5.5 Reprsentation graphique du MLD..71

Partie 4 : Etude technique et ralisation


Chapitre 1 : Modle Physique des Donnes 1.1 Introduction..72 1.2 Prsentation du modle physique de donnes (MPD).72 1.3 Dfinition dun SGBD.72 1.4 Liste des fichiers..72 1.5 Description des tables..72 Chapitre 2 : Modle Oprationnel Physique des Traitements 2.1 Introduction....75 2.2 Mise en uvre de la solution client/serveur....75 2.3 Outils de dveloppement.........................75 2.3.1 Systme de gestion de base de donnes (SGBD)...75 2.3.2 Developer 2000 .........................75 2.3.3 Le langage PL/SQL76 2.4 Prsentation de l'Application ....76 2.5 Conclusion..83

Conclusion gnrale. Bibliographie.

Introduction Gnrale
L'informatique reprsente actuellement un outil de gestion indispensable au fonctionnement rapides des diffrents structures humais de lentreprise. L'utilisation de l'ordinateur est primordiale, vu sa capacit de stockage, sa rapidit et sa simplicit d'exploitation, il aide l'utilisateur dterminer la meilleure solution en utilisant un logiciel envisag par des informaticiens. Ce mmoire a t ralis au sien de l'entreprise nationale des grands travaux ptroliers ENGTP, dans le but de construire un logiciel pour la gestion de la documentation et larchivage. Notre travail s'appuie essentiellement sur la mthode MERISE qui savre trs bien approprie pour ce genre de projet.

Gnralit sur le systme dinformation


Dfinition dun systme dinformation
Un systme dinformation est un systme organis de ressources, de personne et de structures qui voluent dans une organisation et dont le comportement coordonn vise atteindre un bute commun. Les systmes dinformations sont censs aider les utilisateurs dans leurs activits : stocker et restaurer linformation, faire des calcules, permettre une communication efficace, ordonnancer et contrler les taches.

Les fonctions dun systme dinformation


Fonction lmentaire : qui a pour objet de collecter les fonctions de base gnres par lorganisation. Fonction mmorisable : qui a pour objet de conserver les informations sur des supports en gmirait magntiques afin de les restituer par la suite. Fonction de traitement et de restitution : que relatent les actions sur les informations suivant des rgies et la fourniture dinformation, soit localement soit distance.

Prsentation de Merise Historique


Une mthode est un ensemble de dmarches raisonne suivre pour aborder et rsoudre les problmes dune information. Merise est une mthode dtude et de ralisation dinformation par sous ensemble. Merise est ne vers 1978-1979 suite une consultation nationale lance en 1977 par le ministre du lindustrie dans le but de choisir des socits de conseil de linformatique afin de dfinir une mthode de conception de systme dinformation.

Les tapes de Merise


Cette mthode a pour rle de dcouper le processus de dveloppement en des tapes : Etude pralable : elle consiste analyser le problme. Etude dtaille : mene aprs ltude pralable, elle consiste dcrire en dtail la solution raliser. Ralisation : pour obtenir le logiciel correspondant ltude dtaille, tous les aspects techniques lis lenvironnement informatique sont pris en compte. Mise en uvre : elle doit contenir toutes les actions excuter qui permettront daboutir au lancement rel du systme au pers des utilisateurs. La maintenance : elle consiste corriger les erreurs qui nont pas ts dcouvertes lors des tapes prcdentes.

Les niveaux de Merise


Merise est base sur trois niveaux danalyses menus simultanment sur des donnes et des traitements et en utilisant des formalismes de reprsentation simples et prcis sont : Niveau conceptuel : cest ltape ou on se pose la question Quoi en dautre terme en dcrite le quoi de lorganisme en toute contrainte organisationnelle et problme technique. Application Documentation et Archives

ce niveau nous aurons deus modles : Le modle conceptuel de donnes(MCD). Le modle conceptuel de traitement(MCT). Niveau logique ou organisationnel : cest ltape o on sintresse au lieu et au temps en se posant ces questions Ou , Qui et Quand . ce niveau nous traiter deux modles : Le modle organisationnel des traitements(MOT). Le modle logique de donnes(MLD). Niveau physique ou organisationnel : cest le niveau o le choix technique est dfinit en traduisant Comment et Avec quel moyen . ce niveau on traite deux modles : Le modle physique de donnes(MPD). Le modle oprationnel physique des traitements(MOPT).

Rel peru

Modle conceptuel de donnes(MCD)

Modle conceptuel de traitement(MCT)

Modle logique de donnes(MLD)

Modle organisationnel de traitement(MOT)

Modle physique de donnes(MPD)

Modle oprationnel physique de traitement(MOPT) Aspect dynamique

Aspect physique

Base de donnes

Schmatisation de la mthode de Merise

Application

Documentation et Archives

Partie 1 Etude pralable

Chapitre1 Prsentation de L'organisme D'accueil

Partie 1__Chapitre 1

Prsentation de l'organisme d'accueil

1.1 Prsentation de lorganisme daccueil (E.N.G.T.P)


LEntreprise Nationale de Grands Travaux Ptroliers ENGTP est une Socit par Actions cre depuis le 19 fvrier 1989, ses actions taient dtenues dune part par la socit mre Sonatrach 51% et dautre part par la Socit de Gestion de participation 49% jusquau 13 Dcembre 2005 o toutes ses actions sont dtenues 100 % par Sonatrach. Elle est dote dun Conseil dAdministration de 07 membres et dune quipe de Cadres Dirigeants mene par un Prsident Directeur Gnral. Son capital social est actuellement de 2.790.000.000 DA. Son Objet social est ltude et la ralisation des projets dinstallation matrielle notamment dans les domaines des hydrocarbures, de lhydraulique, de lnergie, de lagroalimentaire, des matriaux de construction et des industries sy rapportant, lintrieur du territoire et ltranger. La maintenance dinstallations industrielles en exploitation. La formation dans ce domaine de soudage, contrle et activits annexes. Son sige social est fix : BP 38, zone industrielle de Rghaia, Alger. Elle est implante sur le territoire national dest en ouest et du nord au sud, notamment Skikda, Arzew, Hassi Rmel, Hassi Messaoud et In Amenas o elle est reprsente par des directions rgionales.

1.1.1 Historique
*En 1968, GTP portait le nom dALTRA (entreprise Algrienne des TRAvaux) socit dconomie mixte dans laquelle SONATRACH dtenait 51% des actions. Lorganisation tait hyper centralise avec une direction dadministration des projets et des bases rgionales pour la gestion des moyens de ralisation. Effectif de lentreprise 600 agents, Chiffre dAffaires 24 millions de Dinars. Lactivit principale a t domicilie dans les rgions de Hassi Messaoud et Arzew. *En 1989, GTP devient une socit par actions, son actionnaire principal est le fonds de la participation Mine Hydrocarbures. Effectif 7400 agents. Chiffre daffaires 770 millions de Dinars. *En 2002, son chiffre daffaires slve 8.89 milliards de dinars. Cration dune cinquime direction administrative : la direction catering (charge des domaines htellerie et restauration base vie). *En 2004 LENGTP a entam une dmarche de qualit en vue de la certification de son systme de management de la qualit et environnement selon la norme ISO/ International Standard Organisation/. *En dcembre 2005 LENGTP devient filiale de groupe SONATRACH.

1.1.2 Missions de GTP


* Etudes et la ralisation des projets dinstallations matrielles dans le domaine des hydrocarbures et des industries sy rapportant. * Etudes gnrales industrielles, rsolution des problmes technico-conomiques et expertise. * Contrle et rception de tous matriaux, matriels et installations industrielles. * La ralisation des grands ensembles industriels dans le domaine des Hydrocarbures et des industries se rapportant son objet. Application Documentation et Archives 1

Partie 1__Chapitre 1

Prsentation de l'organisme d'accueil

* La formation des hommes. * Ralisation de rseaux de collectes et dsertes dHydrocarbures liquides et gazeux et des installations de surfaces y affrents. Ses diffrents domaines dintervention sont : - Secteur Hydrocarbures. - Secteur Chimie et Ptrochimie. - Secteur Energie Electrique. - Secteur Agroalimentaire. - Secteur Matriaux de Construction.

1.1.3 Organisation de lentreprise (Organigramme gnral de ENGTP)


Prsidant Directeur Gnrale

Direction Audit et Contrle de Gestion

Direction Communication

Direction Hygine Scurit

Direction Juridique

Direction Qualit

Directeur Gnrale Adjoint Gestion et Planification

Directeur General Adjoint Technique

Cellule Relve de lEntreprise

Centre de soudure et Dexpertise

Direction Marketing

Direction Engineering

Direction Technique

Direction Centrale Logistique

Direction Organisation et Ressources Humaines

Direction Finance et Comptabilit

Direction Catering

Centre Informatique

Direction Maintenance Industrielle

Direction Rgionale H.Messaoud

Direction Rgionale H.Rmel

Direction Rgionale Arzwo

Direction Rgionale Skikda

Application 2

Documentation et Archives

Partie 1__Chapitre 1

Prsentation de l'organisme d'accueil

1.2 Prsentation de dpartement d'accueil 1.2.1 Organigramme de la Direction Organisation et Ressource Humaines
Direction Organisation et Ressources humaines

Cellule Organisation Documentation et Archives

Cellule Etude et Conception Ressources Humaines

Dpartement Ressources Humaines

Dpartement Moyens Communs

Dpartement uvres Sociales

1.2.2 Responsabilits de la Cellule Organisation Documentation et Archives


Collecter, reprer et trier et acqurir des informations et des documents . Traiter linformation, classer les documents, exploiter document et information. Diffuser linformation et les documents. Gestion des diffrents fonds : Inventaire et rcolement des documents. Traitement physique et documentaire. Dpouillement. Plan de classement (cotation) Thsaurus (indexation) Cration des notices bibliographiques. Gestion des abonnements : Suivi des abonnements au prs des fournisseurs. Bulletinage Dpouillement. Gestion des acquisitions : Achat : veille documentaire et catalogues bibliographiques Propositions et gestions des commandes. Versement : Gestion des propositions Rdaction des bordereaux versement. Valorisation des fonds : Conservation : commande de matriel auprs des fournisseurs, conditionnement des collections. Restauration et numrisation : identification des documents. Services documentaires : Application Documentation et Archives 3

Partie 1__Chapitre 1

Prsentation de l'organisme d'accueil

Recherches documentaires : gestion des demandes, recherche, rponses. Consultation : aprs recherches accueil des usages, prparation et mise disposition des documents. Prt et partenariats : dossier prt archives, structures documentaires.

1.2.3 Situation informatique


Au sein du ENGTP, il existe un dpartement informatique qui dpend hirarchiquement de la DORH.

Patrimoine du dpartement informatique


Deux services composant le dpartement informatique a)- Service d'exploitation : sa fonction est de produire les rsultats informatiques, il assure : La saisie des donnes La rparation et la planification des travaux L'excution des rsultats Le conditionnement et le dispatching des rsultats b)- Service tude : sa fonction est de raliser des applications informatique, dcides et planifies au niveau de la direction. Il assure les tudes suivantes : Analyse des besoins des utilisateurs Rdaction des cahiers de charge Analyse fonctionnelle et organique Ralisation des programmes Rdaction des dossiers d'exploitation

1.3 Objectifs de GTP


Les objectifs que cherche atteindre GTP sont : Le dveloppement et lamlioration de la rentabilit de ces activits. La fidlisation de sa clientle. Une exploitation de toutes les opportunits offertes par la mondialisation tant au niveau national quinternational. La pntration des marchs extrieurs. Laugmentation de son chiffre daffaires et de sa part de march.

1.4 Conclusion
Dans cette tape, nous avons pu cerner lorganisme daccueil, en prsentant lenvironnement dans lequel il volue. Aprs avoir tudi globalement ses ressources, ses politiques, ses concurrents et sa place dans le march. Notre entrept de donnes se limitera la fonction suivie des projets que nous avons juge comme fonction principale de GTP. Dans la prochaine tape, nous allons prsenter ltude de lexistant qui consistera le point essentiel de notre travail.

Application 4

Documentation et Archives

Chapitre 2 Prsentation du sujet

Partie 1__Chapitre 2

Prsentation du sujet

2.1 Problmatique
De l'information au sein de l'entreprise afin de dpasser le stade de la gestion manuelle nous nous proposant d'adopter une solution informatique a la gestion de la documentation et larchivage des documents. Limportante quantit douvrages et documents, arrivants et sortants du service documentation et archivage induit des difficults de :

Mise jour du catalogue des ouvrages lors de lacquisition ou la reforme. Recherche de ltat dun ouvrage ou document archiv. Elaboration des situations priodiques darchives afin daffecter chacun selon son tat.

2.2 Objectif de notre tude


Elaborer un systme dinformation pour grer la Documentation et lArchivages documents afin datteindre les objectives suivants :

Edition rapide du catalogue des ouvrages et documents. Faciliter la recherche des documents. Dsignation rapide des archives liminer.

2.3 Mthode de conception adopte


Pour la mise en uvre de notre systme d'information, et sur demande de lorganisme daccueil, nous utiliserons la mthode de conception de systme d'information MERISE pour modliser le futur systme d'information.

Application 5

Documentation et Archives

Partie 2 Etude de lexistant

Chapitre 1 Etude de l'existant

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

1.1 Introduction
La premire tape qui vient avant toute conception, est l'tude de l'existant. Comme le nom l'indique, c'est une description de l'existant Pour ce la, il faut collecter puis prsenter l'ensemble des informations (donnes et traitements) qui pourraient se rvler aux tache de conception proprement dite. Cette information est comprise la forme dynamique (circulation) et la transformation (procdures, rgle de gestion). Une bonne conception dpend directement d'une bonne tude et analyse du systme existant, tant donn que celle-ci constitue la base de dpart de tout ce qui suit. Cette tude concernera: Le flux d'information. Les postes de travail. Les documents. La grille d'information. Les procdures. La codification existant.

1.2 Recueil de l'existant


L'tude de l'existant permet de prendre connaissance de tout l'environnement dans lequel l'organisme volue, nous nous intresserons au recueil de toutes les informations concernant le domaine de l'tude. La technique utilise est celle des interviews. Elle englobe toute les questions qu'on peut envisager pour mieux cerner le champ de l'tude. On distingue deux types d'interviews : Linterview de directeur. Linterview des postes de travail.

1.3 Interview du directeur


Ce type dinterview va nous permettre d'avoir une vision globale de la socit, donc de notre domaine dtude, les rsultats obtenus sont: Objectifs principaux du projet. Listes des postes de travail concerns par l'tude. Dlimitation des champs de l'tude.

1.4 Interviews des postes de travail


La finalit de l'Interviews par poste de travail est de recueillir toutes les oprations effectues et toutes les informations manipules dans ce poste, lorsqu'elles appartiennent au champ de l'tude et plus prcisment on citera : Recenser et dcrire les taches excutes. Observer la circulation des informations. Les interviews seront avec les personnes occupantes les postes de travail concernes par notre champ d'tudes. Application 6 Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

1.5 Le flux d information


1.5.1 Dfinition Le flux d'information ou de donnes est un change d'information entre deux postes de travail dans le cadre du systme d'information concern.

1.5.2 Objectif
Le graphe des flux permet de mettre en vidence les informations changes entre les diffrents acteurs du domaine tudi ainsi quavec leur environnement.

1.5.3 Formalisme Utilis


Il est composer du libell du poste de travail dans un rectangle joint par des flches numrotes, le noyau d'tude sera plac et encadr au centre poste de Travail Document.

1.5.4 Description des symboles du diagramme de flux


esiloSu ebobmyS nSmbaDgeblD Sens du flux

xx Nom du poste

Numro du flux

Poste interne

Nom du poste

Poste externe

Champs dtude

1.5.5 Description des postes externes


elmeS nymbaDgeblD -eerttceGt otttrrit -tt otSceGt eerttceGt eutec tc oGtcrGit -eerttceGt neiettt stturecD -eerttceGt iuriecD -eerttceGt otttrrit etrGetc ntttterut -eerttceGt nrrttceti -eerttceGt Etietttreti -eerttceGt ntttterut -eerttceGt ottcrrit GreScerut -eerttceGt otttrrit etrGetc otSceGt tc nirtecetrceGt -Cellule Relve de lEntreprise -Centre de Soudure et dExpertise nunrettS -eerttceGt rirteSrceGt tc tSSGurttS -eerttceGt oetrttt tc oGnncrteiecD -eerttceGt orctreti -ottcrt rtcGrnrcerut

scrutcurtS

Application 7

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1
-eerttceGt nretcttrttt rttuScretiit -nGucS itS EnniGeDS -Direction Rgionale H.Messaoud -Direction Rgionale H.Rmel -eerttceGt DieGtrit erriG -eerttceGt tieGtrit stettr -Direction Juridique

Etude de lexistant

ntrSGttti eerttceGtS DieGtruD

Direction Juridique

1.5.6 Diagramme des flux Diagramme de Flux Structures


16 6 7 9 22 11 10

Personnel
12 6 2 14 15 13

Fournisseur

21 18 20 19 17

5 3

Cellule Organisation Documentation et Archives 3


16

22

9
11 10

7
16

Directions Rgionaux 1.5.7 Description des flux d'information Flux nSmbaDgeblD


1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 11 12 13 14 15 16 Fiche de prt Fiche de prt signe Fiche de diffusion de priodique Fiche de diffusion du journal officiel Note dinformation Note dinformation signe Bordereau de versement darchive Bordereau de versement darchive sign Demande de consultation darchive Demande de consultation darchive signe PV dlimination des archives Catalogue 1 Catalogue 2 Catalogue 3 Catalogue4 Bordereau denvoi

Direction juridique

Application 8

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1
17 18 19 21 21 22 nrGcGrnr eGt tt tGnnrttt ortcurt eGt tt ie rreSGt Bon de livraison sign Demande de prolongation

Etude de lexistant

1.6 Etude des postes de travail 1.6.1 Dfinition


Les postes de travail sont le centre d'activit permettant la ralisation des taches. L'tude des postes de travail permet de mieux voir la rparation des taches et de connatre la structure physique de l'organisation, de plus cette tude fait ressortir les comptences des employs.

1.6.2 Description du poste de travail Service Effectif Rle du poste

Tache ralise
Collecter, reprer, trier et acqurir des informations et des documents . Traiter linformation, classer les documents, exploiter document et information. Diffuser linformation et les documents. Plan de classement (cotation). Thsaurus (indexation). Cration des notices. Gestion des acquisitions (versement) : gestion des propositions, rdaction des bordereaux de versement. Vlarisation des fonds (restauration et numrisation, identification des documents). Recherches documentaires : gestion des demandes, recherche, rponse. Prt et partenariats : dossiers, prts archives, structures documentaires. Achat des ouvrages

Documentation ET Archive

02

Gestion de la documentation et larchivage

1.6.3 Documents entrants ce poste nymbaDgeblD eclaSDgDrS ecya gDrS


Fiche de prt Note dinformation signe ntrSGttti -scrutcurt -eerttceGt eurDterut -scrutcurt -eerttceGt eurDterut -scrutcurt -eerttceGt eurDterut -scrutcurt -eerttceGt eurDterut oGurteSStur oGurteSStur oGurteSStur eiDrcGert 1/365

erSslogbcSuBN
12 11 11 12 12 11 11 11

Demande de prolongation Bordereau de versement darchive Demande de consultation darchive nrGcGrnr ortcurt eGt tt ie rreSGt

1/365 1/365 1/7 1/91 1/91 1/91

Application 9

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

1.6.4 Documents tablies par ce poste nymbaDgeblD


Fiche de diffusion de priodique oettt tt teccuSeGt tu rGurtrit Gcceteti PV dlimination des archives Catalogue 1 Catalogue 2 Catalogue 3 Catalogue 4 Bordereau denvoi eGt tt tGnnrttt Note dinformation

ecya gDrS
1/7 1/7 1/365 eiDrcGert eiDrcGert eiDrcGert eiDrcGert 1/31 1/91 1/365

BNuerSslogbcS
12 12 14 11 11 11 11 12 12 01

1.6.5 Documents sortants de ce poste nymbaDgeblD nymebDgeblD ecya gDrS


Fiche de prt signe Fiche de diffusion de priodique ntrSGttti -scrutcurtS -eerttceGtS rDieGtruD -eerttceGt eurDterut -scrutcurtS -eerttceGt rurDterut -scrutcurtS -eerttceGt rurDterut -scrutcurtS -eerttceGt rurDterut -scrutcurtS -eerttceGt rurDterut ntrSGttti ntrSGttti ntrSGttti ntrSGttti -scrutcurtS -eerttceGtS rDieGtruD -eerttceGt eurDterut oGurteSStur Alatoire 1/7

BNuerSslogbcS
01 01

Fiche de diffusion du journal officiel Note dinformation Bordereau de versement darchive sign Demande de consultation darchive signe PV dlimination des archives

1/7 1/365

01 01

1/365

01

1/365

01

1/365

03

Catalogue 1 Catalogue 2 Catalogue 3 Catalogue4 Bordereau denvoi

Alatoire Alatoire Alatoire Alatoire 1/30

01 01 01 01 01

eGt tt tGnnrttt

1/90

01

Application 10

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

1.7 Etude des documents


Cette tude permettra de recueillir les informations pour l'laboration du dictionnaire de donnes en analysant bien sure la structure utilise et recenser les anomalies qui peuvent exister. La fiche tude de document se prsente comme suite: code tude Nature Dsignation poste rcepteur Nombres d'exemplaires Frquence (la frquence est reprsente par les jours) Papier Rle ANALYSE DU DOCUMENT N1

IDENTIFICATION DU Dsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: FP Nature: Externe Poste metteur: Personnel Papier: A4 Dsignation: Fiche de prt poste rcepteur : Documentation et Archives Frquence: Alatoire Rle: Prt dun ouvrage pour une dure dtermine

DONNEES
RUBRIQUE Date Numro fiche de prt Nom Prnom Matricule Numro poste Numro affaire Structure Titre ouvrage 1 Auteur 1 Anne ddition 1 Cote 1 Titre ouvrage 2 Auteur 2 Anne ddition 2 Cote 2 Date de prt Type D N A A N N N A AN A N AN AN A N AN D TAILLE 10 8 20 20 6 4 6 60 50 20 4 7 50 20 4 7 10 UTILISATION PP PP PP PP PP NPP PP NPP PP NPP NPP PP PNP PNP PNP PNP PP 9.999/9 JJ/MM/AAAA 9.999/9 {3,5}99999 Numro squentiel 999999 OBSERVATION JJ/MM/AAAA NNN/AAAA

Application 11

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1
Date de restitution1 Date de restitution2 D D 10 10 PP PP

Etude de lexistant
JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N2

IDENTIFICATION DU DOCUMENT
Code tude: FDP Nature: Interne Poste metteur: Documentation Et Archives Papier: A4 Dsignation: Fiche de diffusion de priodique poste rcepteur : -Structures -Directions rgionaux Frquence: 1 /7 Rle: Distribution des revues

DONNEES
RUBRIQUE Numro de la FDP Destinataire Cote Numro dexemplaire Titre de la revue Editeur Numro Date de parution Date de diffusion Type N A AN N AN A N D D TAILLE 8 60 7 2 50 20 5 10 10 UTILISATION PP PP PP PP PP NPP PP PP PP Numro squentiel de 00001 99999 JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA 9.999/9 OBSERVATION NNN/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N3

IDENTIFICATION DU Dsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: FDJO Nature: Interne Poste metteur: Documentation Et Archives Papier: A4 Dsignation: Fiche de diffusion du journal officiel poste rcepteur : Direction juridique Frquence: 1/7 Rle: Mettre jour la direction juridique avec les Nouvelles lois

DONNEES
RUBRIQUE Numro FDJO Destinataire Cote Numro Type N A AN N TAILLE 8 60 7 5 UTILISATION PP PP PP PP 9.999/9 Numro squentiel de OBSERVATION NNN/AAAA

Application 12

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant
00001 99999

Date de diffusion

10

PP

JJ/MM/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N4

IDENTIFICATION DU DOCUMENT Code tude:PIV Dsignation:Progra


Code tude: NI Nature: Interne Poste metteur: Documentation Et Archives Papier: A4 Dsignation: Note Dinformation poste rcepteur : -Structure -Direction Juridique Frquence: 1/365 Rle: Informer la structure concerne de lcoulement de la dure de conservation de son archive

DONNEES
RUBRIQUE Date Direction Dpartement Service N Bordereau N boite Dsignation Rfrence Type D A A A AN N AN AN TAILLE 10 60 60 60 8 2 50 20 UTILISATION PP PP PNP PNP PP PP PP PP NAff/99/99/9999/AAAA NNN/AAAA [01-09] OBSERVATION JJ/MM/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N5

IDENTIFICATION DU DOCUMENT Code tude:PIV Dsignation:Progra


Code tude: BVA Nature: Externe Poste metteur: -Structures -Direction juridique Papier: A4 Dsignation: Bordereau de versement darchives poste rcepteur : Documentation et Archives Frquence: 1/ 365 Rle: Archivage des documents pendant une dure Dtermine (dure de conservation)

DONNEES
RUBRIQUE Direction Dpartement Service N bordereau Type A A A AN TAILLE 60 60 60 8 UTILISATION PP PNP PNP PP NNN/AAAA OBSERVATION

Application 13

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1
Date de rception darchives Apprciation N boite Rfrence Dsignation Quantit Dure de conservation Niveau de confidentialit D A N AN AN N N N 10 2 2 20 50 2 2 1 PP PP PP PP PP PP PP PP

Etude de lexistant
JJ/MM/AAAA {OK, NO} [01-09] NAff/99/99/9999/AAAA

[01-99] [1-4]

ANALYSE DU DOCUMENT N6

IDENTIFICATION DU DOCUMENT Code tude:PIV Dsignation:Progra


Code tude: DCA Nature: Externe Poste metteur: -Structures -Direction juridique Papier: A4 Dsignation: Demande consultation darchives poste rcepteur : Documentation et Archives Frquence: 1/7 Rle: La consultation des archives

DONNEES
RUBRIQUE Numro de DCA Nom Prnom Matricule Direction Dpartement Service Nature Rfrence Date de remise Date de restitution Type N A A N A A A A AN D D TAILLE 8 20 20 5 60 60 60 60 20 10 10 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP NPP PP PP PP NAff/99/99/9999/AAAA JJ/MM/AAAA JJ/MM/AAAA {3,5}9999 OBSERVATION NNN/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N7

IDENTIFICATION DU DOCUMENT Code tude:PIV Dsignation:Progra


Code tude: PVEA Nature: Interne Poste metteur: Documentation Et Archives Papier: A4 Application 14 Dsignation: PV dlimination des archives poste rcepteur : -Structures -Direction juridique Frquence: 1/365 Rle: limination des archives aprs coulement de la Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1 Dure de conservation

Etude de lexistant

DONNEES
RUBRIQUE Numro du PVEA Nom du responsable de la structure concerne Nom du responsable de la scurit Nom du responsable darchive N bordereau N dordre Cote Natures Quantit Date extrme des documents Structure concerne Type N A A A AN N AN A N D A TAILLE 8 30 30 30 8 2 7 60 2 10 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP JJ/MM/AAAA NNN/AAAA [01-09] 9.999/9 OBSERVATION NNN/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N8

IDENTIFICATION DUDsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: CAT1 Nature: Interne Poste metteur: Documentation Et Archives Papier: A4 Dsignation: Catalogue N1 poste rcepteur : Personnel Frquence: Alatoire Rle: Prsenter les diffrents ouvrages et faciliter la recherche

DONNEES
RUBRIQUE Cote Titre Sous titre Adresse bibliographique Collation Collection Mots cls Type AN A A AN AN A AN TAILLE 7 60 60 60 5 60 100 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP Nbr de pages : 9999P OBSERVATION 9.999/9

Application 15

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1
ISBN Observation AN AN 13 60 PP PNP

Etude de lexistant
9-9999-99-999

Observation

Le catalogue N1 est tablie pour la recherche des : Ouvrages Mmoires Brochures Dictionnaires Onseclopedies Etudes Normes Recueils Sminaires
ANALYSE DU DOCUMENT N9

IDENTIFICATION DU DOCUMENT Code tude:PIV Dsignation:Progra


Code tude: CAT2 Nature: Interne Poste metteur: Documentation Et Archives Papier: A4 Dsignation: Catalogue N2 poste rcepteur : Personnel Frquence: Alatoire Rle: Prsenter les diffrents Baossem, Bomop et Journaux officiels et faciliter la recherche

DONNEES
RUBRIQUE Cote Numro Date ddition Observation Type AN N D AN TAILLE 7 5 10 60 UTILISATION PP PP PP PNP OBSERVATION 9.999/9 Numro squentiel de 00001 99999 JJ/MM/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N10

IDENTIFICATION DU DOCUMENT Code tude:PIV Dsignation:Progra


Code tude: CAT3 Nature: Interne Poste metteur: Documentation et Archives Papier: A4 Dsignation: Catalogue N3 poste rcepteur : Personnel Frquence: Alatoire Rle: Prsenter les diffrentes revues Et faciliter la recherche

DONNEES
Application 16 Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

RUBRIQUE Cote Titre Numro Date parution Titre des articles Page Mots cls Observation

Type AN A N D A AN AN AN

TAILLE 7 60 5 10 60 10 100 60

UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP PNP

OBSERVATION 9.999/9 Numro squentiel de 00001 99999 JJ/MM/AAAA De 99 99

ANALYSE DU DOCUMENT N11

IDENTIFICATION DU Dsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: CAT4 Nature: Interne Poste metteur: Documentation et Archives Papier: A4 Dsignation: Catalogue N4 poste rcepteur : Personnel Frquence: Alatoire Rle: Prsenter les diffrentes archives et faciliter la recherche

DONNEES
RUBRIQUE Cote Dossier Sous dossier Numro dossier Date darchivage Mot cl Observation Type AN AN AN N D AN AN TAILLE 7 60 60 2 10 100 60 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PNP Numro squentiel JJ/MM/AAAA OBSERVATION 9.999/9

ANALYSE DU DOCUMENT N12

IDENTIFICATION DU Dsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: BE Nature: Interne Poste metteur: Documentation Et Archives Application 17 Dsignation: Bordereau denvoi poste rcepteur : -Structures -Direction juridique -Directions rgionaux Frquence: 1/30

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1 Papier: A4

Etude de lexistant Rle: -Distribution des revues pour les Directions rgionaux -Distribution des ouvrages pour les Structures et la direction juridique

DONNEES
RUBRIQUE Numro BE Date Direction Dpartement Service Date denvoi Emetteur Cote Numro dexemplaire Rcepteur Dsignation des pices Quantit Observation Type N D A A A D A AN N A AN N AN TAILLE 8 10 50 50 50 10 20 7 2 20 100 2 100 UTILISATION PP PP PP PNP PNP PP PP PP PP PP PP PP PNP 9.999/9 JJ/MM/AAAA OBSERVATION NNN/AAAA JJ/MM/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N13

IDENTIFICATION DU DOCUMENT Code tude:PIV Dsignation:Progra


Code tude: PFM Nature: Externe Poste metteur: Fournisseur Papier: A4 Dsignation: Pro forma poste rcepteur : Documentation et Archives Frquence: 1/90 Rle: Prsentation des diffrents ouvrages a la cellule Organisation Documentation et Archives

DONNEES
RUBRIQUE Date N de Pro forma N dordre Dsignation Prix unitaire Nom fournisseur Nom du rcepteur de pro forma Type D AN N A AN A A TAILLE 10 10 3 100 8 50 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP 999999DA OBSERVATION NNNNN/AAAA

Application 18

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

ANALYSE DU DOCUMENT N14

IDENTIFICATION DU Dsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: BC Nature: Interne Poste metteur: Documentation et Archives Papier: A4 Dsignation: Bon de Commande poste rcepteur : Fournisseur Frquence: 1/90 Rle: Exprimer les besoins

DONNEES
RUBRIQUE Date Destination fournisseur N Bon de Commande Dsignation Quantit Prix unitaire Prix total Nom du Directeur Type D AN AN A N AN AN A TAILLE 10 60 7 100 2 8 8 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP PP 999999DA 999999DA 99/AAAA OBSERVATION JJ/MM/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N15

IDENTIFICATION DU Dsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: FAC Nature: Externe Poste metteur: Fournisseur Papier: A4 Dsignation: Facture poste rcepteur : Documentation et Archives Frquence: 1/90 Rle: spcification des prix verser

DONNEES
RUBRIQUE Date N de facture N dordre Dsignation Prix unitaire Prix total Nom fournisseur Nom du rcepteur Type D AN N A AN AN A A TAILLE 10 10 3 100 8 8 50 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP PP 999999DA 999999DA OBSERVATION NNNNN/AAAA Numro squentiel

Application 19

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1
ANALYSE DU DOCUMENT N16

Etude de lexistant

IDENTIFICATION DU Dsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: BL Nature: Externe Poste metteur: Fournisseur Papier: A4 Dsignation: Bon de livraison poste rcepteur : Documentation et Archives Frquence: 1/90 Rle: Spcification des quantits des ouvrages livrs

DONNEES
RUBRIQUE Date Destination N Bon de livraison Dsignation Quantit Nom fournisseur Nom du rcepteur Type D AN AN A N A A TAILLE 10 60 10 100 2 50 50 UTILISATION PP PP PP PP PP PP PP NNNNN/AAAA OBSERVATION JJ/MM/AAAA

ANALYSE DU DOCUMENT N17

IDENTIFICATION DU Dsignation:Progra DOCUMENT Code tude:PIV


Code tude: DP Nature: Externe Poste metteur: -Structure -Direction Juridique Papier: A4 Dsignation: Demande de prolongation poste rcepteur : Documentation et Archives Frquence: 1/365 Rle: Prolonger la dure de conservation des archives

DONNEES
RUBRIQUE Date Direction Dpartement Service N bordereau N boite Rfrence Dure de prolongation Type D A A A AN N AN N TAILLE 10 60 60 60 8 2 20 2 UTILISATION PP PP PNP PNP PP PP PP PP NNN/AAAA [01-09] NAff/99/99/9999/AAAA [01-99] OBSERVATION JJ/MM/AAAA

Application 20

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

1.8 La grille D'information


A prs l'tude des documents on peut tablir une grille d'information qui comporte l'information dans le systme actuel. Elle nous permet de faire l'analyse du taux d'utilisation des rubriques portes les documents
Symbole PP PNP NPP Dsignation Information prvue porte Information prvue non porte Information non prvue et porte

Anne ddition 2

Anne ddition 1

N fiche de prt

Titre ouvrage 2

Titre ouvrage 1

Numro affaire

Numro poste

PP

Date de prt

Rubrique

Matricule

Structure

Auteur 2

Auteur 1

Prnom

PNP

Cote 2

Cote 1

Nom

Date

PNP

PNP

PNP

PP

NPP

NPP

PP

NPP

PP

NPP

PP

PP

PP

PP

PP

PP PP PP PP

PP PP PP PP PP PP

FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP

Application 21

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

Date rception darchive

Date de restitution

Date de diffusion

Date de parution

Titre de la revue

NBordereau

Apprciation PP

Dpartement

Destinataire

Dsignation

Numro JO

N dordre

Rubrique

Rfrence

Direction

PP PP

PP PP PP

Quantit

Editeur

Service

PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PNP PNP PNP PNP PNP PNP PP PP PP PP PP PP NPP PP PP PP

PP

PP PP PP PP PP PP PP PP

PNP

PNP

PP

PP

PP PP PP PNP PNP PP

FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP

Application 22

Documentation et Archives

Etude de lexistant

FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP

Rubrique

Dure de conservation Niveau de confidentialit Nature Date de remise Nom du responsable de la structure concerne Nom du responsable de la scurit Nom du responsable de la documentation et archive Cote Date extrme des documents Structure concerne Titre Sous titre @bibliographique Collation Collection Mots cls ISBN PP NPP PP PP

PP

PP

PP

PP PP PP PP PP

PP

Documentation et Archives
PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP

PP

Partie 2__Chapitre 1

Application

23

Etude de lexistant

FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP

Rubrique

Observation PP PP PP PP N dinventaire PP Numro Date ddition Titre des articles Page Dossier Sous dossier Numro dossier Date darchivage Date denvoie Emetteur Dsignation des pices Numro pro forma Prix unitaire Nom fournisseur Nom rcepteur PP PP

PP

PP

PP

PP

Documentation et Archives
PP PP PNP PNP PNP PNP PNP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP PP

Partie 2__Chapitre 1

Application

24

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

N de bon de commande

Destination fournisseur

Dure de prolongation

N bon de livraison

Numro PVEA

PP

Calcule analytique
C'est le calcule de pourcentage des information ( pp. pnp. npp) Soit la somme de la totalit suivante:
NOMBRE D'UTILISATEURS PP PNP NPP TOTAL 124 19 6 149

Numro FDJO

Nom directeur

PP PP

Numro DCA

Numro FDP PP

PP PP PP PP PP PP PP PP PP

Numro BE

Prix totale

N facture

FPD FDP FDJO NI BVA DCA PVEA CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 BE PFM BC FAC BL DP

Rubrique

Application 25

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1 LE TAUX D'UTILISATION


PP PNP NPP 124*100/149 19*100/149 6*100/149

Etude de lexistant

83,23% 12,75% 4,02%

Commentaire
D'aprs les rsultats obtenue a partir de la grille d'information (PP=83,23%, PNP=12,75%, NPP=4,02%) on conclue que le taux d'utilisation des informations est important.

Reprsentation Graphique

PP NPP PNP

Application 26

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

1.9 Etude des procdures DCI


Dans cette partie, nous prsenterons les diffrentes procdures lies au systme actuel ces procdures sont: Procdure 1 : prt douvrage (dure dtermine). Procdure 2 : Diffusion des revues. Procdure 3 : Diffusion du journal officiel. Procdure 4 : Larchivage. Procdure 5 : Consultation des archives. Procdure 6 : Llimination darchive. Procdure 7 : Lachat. Procdure 8 : Diffusion des ouvrages.

1.9.1 Lexique des codes et symboles utiliss


Avant d'entamer les dtails de chaque procdure, nous dressons une table contenant les symboles utiliss et leur dsignation.

Description des symboles


Symbole Dsignation
Document

Document plusieurs exemplaires ehcaT Dcision Transmission

Classement

Document sign

Dossier

Acteur externe

Mise en attente

Application 27

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

1.9.2 Etude des diagrammes de circulation de l'information Procdure 1 : prt douvrage.


Priode Lors de la demande du catalogue Cellule Organisation Documentation et Archive Tache 1 Poste externe

CAT Personnel

FP Apres rception de la fiche de prt Tache 2


NON OUI

Vrification de la disponibilit

FP

FP
FPD

Ouvrage

Personnel

FP Lors la restitution

Ouvrage

Tache 3

FP

Description des taches


Tache
Tache 1 Tache 2

Dsignation
-Envoi du catalogue (CAT1, CAT2, CAT3, CAT4) au personnel. -Vrifier la disponibilit de louvrage demand. *Si OUI :

Application 28

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1
-Rception de deux exemplaires du FP. -Signer les deux exemplaires du FP. -Classer un exemplaire de la FP. -Envoi de lautre exemplaire au personnel avec louvrage. *Sinon : -Mettre la FP en attente. -Rception de la FP accompagne de louvrage. -Restitution de louvrage. -Classer la FP. -Classer louvrage.

Etude de lexistant

Tache 3

Description des Documents


Code
FP CAT1 CAT2 CAT3 CAT4 Fiche de Prt Catalogue1 Catalogue2 Catalogue3 Catalogue4

Dsignation

Procdure 2 : Diffusion des revues.


Priode Cellule Organisation Documentation et Archive Poste externe

Fournisseur

BL A chaque arrive de nouvelles revues BL Tache 1

Revues

FDP
FPD

Revues

Structure concerne

Description des taches


Tache
Tache 1 -Rception du BL. -Rception de la revue. -Classer le BL.

Dsignation

Application 29

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

-Etablissement de deux exemplaires de FDP. -Classer un exemplaire de FDP. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne de la Revue.

Description des Documents


Code
FDP Fiche de Diffusion de Priodique.

Dsignation

Procdure 3 : Diffusion du journal officiel.


Priode Cellule Organisation Documentation et Archive Poste externe

Fournisseur

JO A chaque arrive dun nouveau journal officiel BL Tache 1

BL

FDJO

Journal officiel Direction juridique

Description des taches


Tache
Tache 1

Dsignation
-Rception du BL. -Rception du journal officiel. -Classer le BL. -Etablissement de deux exemplaires de FDJO. -Classer un exemplaire de FDJO. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne du journal officiel.

Description des Documents


Code
FDJO Fiche de Diffusion du Journal Officiel.

Dsignation

Application 30

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

Procdure 4 : Larchivage.
Priode Cellule Organisation Documentation et Archive Poste externe

Structure concerne

BVA

Dossier

Apres la rception de BVA

Tache 1

BVA

Structure concerne

Description des taches


Tache
Tache 1

Dsignation
-Rception de deux exemplaires de BVA plus les dossiers archiver. -Acquisition des deux exemplaires de BVA. -Envoi dun exemplaire de BVA acquis la structure voulant archiver les dossiers. -Classer un exemplaire de BVA acquis. -Classer les dossiers archiver.

Description des Documents


Code
BVA Bordereau de Versement dArchives.

Dsignation

Application 31

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

Procdure 5 : Consultation des archives.


Priode Cellule Organisation Documentation et Archive Poste externe

Personnel

DCA

Tache 1

Lors de la demande de consultation

NON

Vrification de la disponibilit

OUI

DCA

Dossier

DCA

Personnel

DCA

Dossier

A la fin de la consultation

Tache 2

DCA

Description des taches


Tache
Tache 1

Dsignation
-Rception de deux exemplaires de DCA. -Vrification de la disponibilit de larchive. *Si OUI : -Acquisition des deux exemplaires de DCA. -Envoi dun exemplaire de DCA acquis plus le dossier consulter au structure concerne. -Classer un exemplaire de DCA acquise.

personnel de la

Application 32

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1
*Sinon : -Mettre la DCA en attente. -Rception de la DCA acquise. -Restitution du dossier consult. -classer la DCA acquise.

Etude de lexistant

Tache 2

Description des Documents


Code
BVA Bordereau de Versement dArchives.

Dsignation

Procdure 6 : Llimination des archives.


Priode Apres lcoulement de la dure de conservation dun archive Cellule Organisation Documentation et Archive Tache 1 Poste externe

NI
Structure concerne
Oui Non

NI Lors de la rception de la dcision de la structure concerne

DP

Tache 2 Tache 3
NI PVE

DP

Structure concerne

Direction hygine scurit

Application 33

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

Description des taches


Tache
Tache 1

Dsignation
-Recenser les archives dtruire (Archives morts). -Rdiger une note dinformation pour consulter le propritaire de larchive susceptible dlimination. -Envoi de la note dinformation la structure concerne. -Rception de la note dinformation(NI) signe (Acquisition dlimination). -Classer la note dinformation. -Etablir quatre exemplaires de PVE et les signer. -Classer un exemplaire de PVE. -Envoi de deux exemplaires la structure concerne. -Envoi dun exemplaire la direction hygine scurit. -Eliminer les archives. -Rception de la demande de prolongation(DP). -Classer la demande de prolongation. -Prolonger la dure de conservation de larchive selon la demande.

Tache 2

Tache3

Description des Documents


Code
BVA

Dsignation
Procs Verbale dElimination des archives.

Application 34

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

Procdure 7 : Lachat.
Priode Cellule Organisation Documentation et Archive Poste externe

Fournisseur

Pro forma

Lors de la rception de pro forma

Tache 1 BC Fournisseur

BL

Facture

Lors de la livraison
BL

Tache 2
Facture

Fournisseur

Description des taches


Tache
Tache 1

Dsignation
-Rception du pro forma. -Faire le choix des achats selon les besoins. -Etablir un BC. -Envoi du BC au fournisseur. -Rception de deux exemplaires du BL. -Rception de la facture. -Acquisition des deux BL. -Classer un exemplaire du BL sign. -Classer la facture. -Envoi dun exemplaire du BL sign au fournisseur.

Tache 2

Application 35

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

Description des Documents


Code
BL BC Bon de Livraison. Bon de commande.

Dsignation

Procdure 8 : Diffusion des ouvrages.


Priode Cellule Organisation Documentation et Archive Poste externe

Fournisseur

Ouvrage A chaque diffusion des ouvrages aux Direction Rgionaux BL

BL

Tache 1

BE
FPD

Ouvrage

Directions Rgionaux

Description des taches


Tache
Tache 1

Dsignation
-Rception du BL. -Rception des ouvrages. -Classer le BL. -Etablir deux exemplaires du BE. -Classer un exemplaire du BE. -Envoie de lautre exemplaire du BE accompagn des ouvrages aux directions Rgionaux.

Description des Documents


Code
BE Bordereau dEnvoi.

Dsignation

Application 36

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

1.10 Codification existente La cote


Format 9 Numro de classe
Classe 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dsignation -Gnralits. -Organisation Gestion Administration. -Economie Finances Comptabilit. -Communication Information Informatique. -Droit Lgislation Jurisprudence. -Mine Ptrole Chimie. -Mcanique Mtallurgie Soudage. -Gnie civile Construction Architecture. -Electricit Electronique Instrumentation. -Scurit industrielle Equipements Maintenance.

9 Numro de squentiel

9 Numro de tome

Rle -Identifier les diffrents documents de la bibliothque. Exemple 2 . 3 3 / 1 0

Code de bordereau de versement


Format 9 9 / 9 9 Anne 9

Numro Squentiel Rle -Identifier le bordereau. Exemple 1 5

2 0

Rfrence
Format Application 37 Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

D D D D Direction

d d

d d

S S

S S

Dpartement 9 9 9 9

Service

A A A A Anne

Section

N squentiel

Rle -Identifier les archives consulter. -Identifier les documents envoyer. Exemple DF E / D C G / S C F / S C / 0 0 7 5 / 2 0 1 0

Code du matricule
Format 9 9 9 9

N: squentiel 3: permanent 5: contractuel

Rle -Matricule des employes. Exemple 5 2 0 5 6

Code du bon de commande


Format

9 Anne

Nsquentiel Rle -Identifier le bon de commande. Exemple 5 6 2 0 0 9 Application 38

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

Code de prforma
Format 9 9 9 9 9 9 9 9 Anne 9

Nsquentiel Rle -Identifier le pro forma. Exemple 1 0 0 1 5 2 0 1 0

Remarque
La codification du pro forma est la mme pour la facture et le bon de livraison.

1.11 Critiques et suggestions Critique N1 :


La recherche des informations concernant la disponibilit des documents ou des archives en cas dune demande de prt ou de consultation darchive et le remplissage des documents se font manuellement se qui conduit une perte de temps.

Suggestion N1 :
Lautomatisation des taches manuelles qui permet de : - bnficier dun gain de temps apprciable. - grer rapidement et fiablement la consultation et la mise jour.

Critique N2 :
La prsence des documents sur les bureaux se qui conduit une perte des documents (linscurit des documents).

Suggestion N2 :
Assurer la scurit des donnes avec une laboration automatique.

Critique N3 :
Le recensement des archives morts (les archives que la dure de conservation sest coule ) se fait manuellement et chaque jour se qui mne : - Une perte de temps. - Oublie des archives.

Suggestion N3 :
Elaboration dun recensement automatique des archives morts.

Application 39

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

Critique N4 :
Llimination des archives se fait dfinitivement sans garder la trace.

Suggestion N4 :
Elimination automatique en gardant la trace.

Critique N5 :
La gestion manuelle (mauvaise gestion).

Suggestion N5 :
Elaborer un systme dinformation pour mieux grer la Documentation et lArchivage des documents.

1.12 Solution informatique


Tenant compte de lanalyse de lexistant, des critiques formules, des suggestions proposes et des objectifs atteindre et des moyens matriels existants. On peut distinguer les solutions possibles : Solution mono poste. Solution rseau.

(1)Solution mono poste


Elle consiste implmenter le sysyme en question dans un ordinateur au niveau de la coordination de la centrale des subdivisions des affaires gnrales. Les changes dindormation entre les postes se font par des disquettes ou des flashes disques. Principe : La ralisation mono poste centralis par un micro-ordinateur consiste quiper le service. Matriel : La mise en uvre de cette solution ncessite : Un micro-ordinateur. Une imprimante. Des fournitures diverses. Traitement : Les traitement possibles offres par cette solution sont: La saisie des informations. Le contrle des donnes. La mise ajour des donnes. L'dition des tats de sorties. Le stockage des donnes. Avantage * Suivi en temps rel. * Scurit totale. * Permet de meilleure fiabilit. * Solution peu couteuse et simple realiser. * Ne ncessite pas beaucoup de moyens. Inconvnient * Risque de retard dans la saisie des donnes. * Ne permet pas de partage des informations. * Consommation importante de supports. * Risque de perte des informations lors de leur transfert.

Application 40

Documentation et Archives

Partie 2__Chapitre 1

Etude de lexistant

(2)Solution rseau
Un rseau est un ensemble dordinateurs relies entre eux, permettant dchange de donnes entre plusieurs machines, avec un micro-ordinateur principal contenant linstalation dune application qui nest le serveur, pouvant discuter et partager les ressources matrielles et de donnes. aventage inconvnient * Partage des informations entre plusieurs * La pane du serveur entrane la paralysie du utilisateurs dans des diffrents postes. systme. * Facilit de la communication entre les * Dpendance du systme du bon postes. fonctionnement du serveur. * Permet de minimiser les changes * Cout de maintennace trs lev. d'informations. * Ncessite une formation des utilisateurs. * Accs rapide l'information. * Permet d'assurer l'intgrit des donnes.

(3)Solution choisie
A travers le contact et les interviews avec le champ dtude nous avons choisis la solution rseau comme une solution informatique afin dassurer la scurit et la cohrence dinformation.

Application 41

Documentation et Archives

Partie 3 Etude dtaille

Chapitre 1 Modle conceptuel De donnes MCD

Partie 3__Chapitre 1

______ Modle conceptuel de donnes

1.1 Introduction
Le modle conceptuel des donnes M C D est la prsentation de l'ensemble des donnes mmorisable du domaine, sans tenir en compte des aspects technique et conomique du stockage et de l'accs, et sans rfre aux conditions d'utilisation par tel ou tel traitement. L'ensemble des informations utilises, changes constitue l'univers du discours du domaine. Dans cet univers du discours, on fait rfrence des objets concrets ou abstraits et des associations entre les objets.

1.2 Les rgles de gestion


Une fiche de prt peut tre effectue par une et une seule personne. Une personne peut effectuer plusieurs prts. Une fiche de prt contient un ou plusieurs documents (Ouvrage, Revue, Journal officiel). Un document peut tre prt plusieurs fois. Une affaire peut recevoir plusieurs fiches de diffusion priodique. Une fiche de diffusion priodique concerne une et une seule affaire. Une fiche de diffusion priodique contient une et une seule revue. Une revue peut tre diffuse une ou plusieurs fois. Une affaire peut recevoir plusieurs fiches de diffusion du journal officiel. Une fiche de diffusion du journal officiel concerne une et une seule affaire. Une fiche de diffusion du journal officiel contient un et un seul journal officiel. Un journal officiel peut tre diffus un ou plusieurs fois. Une affaire peut recevoir plusieurs bordereaux denvoi. Un bordereau denvoi concerne une et une seule affaire. Un bordereau denvoi contient un ou plusieurs documents. Un document peut tre distribu plusieurs fois. Une affaire peut faire plusieurs versements darchives. Un versement concerne une et une seule affaire. Un versement concerne une ou plusieurs boites darchives. Une personne peut faire plusieurs consultations darchives.

1.3 Codification propose


Codification du Numro Fiche de Prt 9 9 9 A A A A

Numro FP Anne 0042009 : cest la 4eme fiche en 2009

Exemple

Application 42

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 1 Codification du Matricule

______ Modle conceptuel de donnes

3 : permanent 5 : contractuel Numro squentiel Exemple 5302 : cest lemploy contractuel numro 302

Codification du Numro daffaire 9 9 9 9 9 9

Direction Dpartement Service Exemple 120400 : direction informatique(12), dppartement de maintenance(04).

Codification de la cote 9 9 9 9 9 9 9

1 : Document

2 : Revue

3 : JO

4 : Archive

Numro squentiel Numro du tome Numro exemplaire Codification du Numro Bordereau de Versement dArchive 9 9 9 A A A A

Numro BVA

Anne Application 43 Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 1

______ Modle conceptuel de donnes

Codification du Numro Fiche de Diffusion Priodique 9 9 9 A A A A

Numro FDP

Anne

Codification du Numro Fiche de Difffusion du Journal Officiel 9 9 9 A A A A

NumroFDJO

Anne Codification du Numro Bordereau dEnvoi 9 9 9 A A A A

Numro BE

Anne Codification du Numro Procs Verbale dElimination des Archives 9 9 9 A A A A

NumroPVEA

Anne

1.4 Dfinitions et formalisme


Le modle conceptuel des donnes (MCD) donne une reprsentation stable de lensemble des donnes manipules par lentreprise ainsi que les relations entre ces dernires, en les schmatisant par le formalisme Entit-Association . Les concepts de base sont : Les entits(les individus) : qui sont des objets pourvues d'une existence propre et conforme aux chois de la gestion de l'entreprise. Les relation : qui sont une reprsentation de lien entre objet, pour vue d'existence propre et conforme au choix de la gestion de l'entreprise. Application 44 Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 1

______ Modle conceptuel de donnes

Les proprits : qui sont des donnes lmentaires que l'on reoit sur un objet ou sur une relation entre objet. Les cardinalits : la notion cardinalit minimum/maximum permet dexprimer la fonctionnalit et la totalit dune relation. Formalisme Entit 1 Relation Proprits
NBR1, NBR2

Entit 1

Proprits

Cardinalit minimale Cardinalit maximale

1.5 Dmarche adopt pour l'laboration du MCD


L'laboration du MCD selon la mthode MERISE passe par les tapes suivantes: 1.5.1 Construction de dictionnaire des donnes : Dans cette phase il faut faire l'inventaire de toutes les proprits et apurer la liste des donnes ainsi obtenue en liminant les synonymes et les redondances. Redondances: une mme proprit et utilise sur plusieurs documents. polysomes : plusieurs proprits smantiquement diffrentes pourtant le mme nom. Synonyme : une mme proprit porte le mme nom.

Le dictionnaire de donnes
(N) : type numrique (A) : type Alphabtique (D) : type Date (AN) : type Alphanumrique
Code des informations
Matricule Nom Prnom Num_poste Num_FP D_pret D_restitution Cote_rev Titre_rev Matricule Nom Prnom Numro de poste Numro de la fiche de prt Date de prt Date de restitution Cote de la revue Titre de la revue

Dsignation

Type
N A A N N D D N AN

Longueur
5 20 20 4 7

7 50

Application 45

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 1
Editeur Num_rev D_parution Observ Cote_JO Num_JO D_edition Obser Cote_doc Titre Auteur Ann_edition ISBN Obs Num_FDP D_diff Num_FDJO D_diffusion Num_BE D_envoi Emetteur Num_DCA D_remise D_rest_JO D_rest_rev D_rest_doc Cote_boite Dure_cons Num_BVA Num_boite Num_affaire Direction Dpartement Service Num_PVEA D_elimination Nom_directeur Nom_resp_SC Nom_resp_DA Editeur Numro de la revue Date de parution Observation Cote du journal officiel Numro de journal officiel Date ddition Observation Cote du document Titre Auteur Anne ddition ISBN Observation

______ Modle conceptuel de donnes


A N D AN N N D AN N AN A N AN AN N D N D N D A N D D D D N N N N N AN AN AN N D A A A 20 20 20 7 2 7 2 6 20 20 20 7 20 7 7 7 50 7 50 20 4 13 50 7 50 7 7 20 3

Numro de la fiche de diffusion priodique Date de diffusion Numro de la fiche de diffusion du journal officiel Date de diffusion Numro du bordereau denvoi Date denvoi Emetteur Numro de la demande de consultation darchive Date de remise Date de restitution du journal officiel Date de restitution de la revue Date de restitution du document Cote de la boite darchive Dure de conservation Numro du bordereau de versement darchive Numro de la boite darchive Numro daffaire Direction Dpartement Service Numro du procs verbal dlimination des archives Date dlimination Nom du directeur Nom du responsable de la structure concerne Nom du responsable de la documentation et archive

Application 46

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 1
Etat_boite D_Versement

______ Modle conceptuel de donnes


Etat de la disponibilit de la boite darchive Date versement darchive A D 2

1.5.2 Description des entits


Entit
Personnel Prt Revue Journal officiel Document Diff_revue Diff_JO Destribution Boite_archive

Identification
Matricule Num_FP Cote_rev Cote_JO Cote_doc Num_FDP Num_FDJO Num_BE Cote_boite D_pret

Proprits
Nom, Prnom, Num_poste

Titre_rev, Editeur, Num_rev, D_parution, Observ Num_JO, D_edition, Obser Titre, Auteur, Ann-edition, ISBN, Obs D_diff D_diffusion D_envoi, Emetteur Num_boite, Dur_cons, Num_PVEA, D_elimination, Nom_directeur, Nom_resp_SC, Nom_resp_DA Direction, Dpartement, Service D_versement

Affaire Versement

Num_affaire Num_BVA

1.5.3 Description des relations


Relation
Effectue Concerne_doc Concerne_rev Concerne_JO Contient_rev Contient_JO Contient_doc Concerne1 Concerne2 Concerne3 Concerne_boite Effectue_2 Consulter

Collection
Personnel Prt Prt Document Prt Revue Prt Journal officiel Revue Diffusion revue Journal officiel Diffusion JO Document Distribution Diffusion JO Affaire Diffusion revue Affaire Distribution Affaire Versement Boite archive Versement Affaire Personnel

Proprits
-D_rest_doc -D_rest_rev -D_rest_JO 0, n 1, 1 1, n 0, n 1, n 0, n 1, n 0, n 1, N 1, 1 1, n 1, 1 0, n 1, n 1, 1 0, n 1, 1 0, n 1, 1 0, n 1, n 1, 1 1, 1 0, n 0, n

Cardinalit

Num_DCA

Application 47

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 1
Boite archive Affaire Personnel Affaire

______ Modle conceptuel de donnes


D_remise D_rest 0, n 0, n 1, 1 1, n

Travail en

1.5.4 Optimisation du MCD


L'laboration du MCD se ralise en fait en plusieurs tapes (Modle brute, modle complait, modle valide). Une de ces tapes la plus importante est celle qui consiste vrifier le MCD en appliquant un certain nombre de rgle dite les rgles de vrification et de normalisation. La vrification et la normalisation Nous prsenterons la liste rcapitulative et synthtique de toutes les rgles de vrification et de normalisation sur les objets et les relations pour l'laboration du MCD. Rgle 1 (consternant les objets): Existant d'un identifiant pour chaque objet. Toute les proprits autre que l'identifiant doivent tre en dpendance fonctionnelle complte et directe de l'identifiant. Rgle 2 (concerne les relations): Toute les proprits d'une relation doivent dpendre compltement de l'identifiant de la relation, de plus chaque proprit doit dpendre de tout l'identifiant et non pas d'une partie de Celui-ci. Ainsi pour chaque occurrence d'une relation, chaque proprit doit tre en dpendance fonctionnelle de l'identifiant de la relation et donc prendre une et une seule valeur. Rgle 3 (concerne l'ensemble du MCD) : Une proprit ne peut apparatre qu'une seule fois dans un mme MCD. Les proprits qui sont le rsultat d'un calcul ne doivent pas figurer dans un mme MCD, sauf si elles sont indispensables.

Application 48

Documentation et Archives

1.6 MCD brute


Prt -Num_FP -D_pret 1, 1 Effectue 0, n

Personnel -Matricule -Nom -Prnom - Num_post

1, 1

1, n

Travail_en 1, n Concerne_rev -D_rest_rev 1, n 0, n Concerne_doc -D_rest_doc

Concerne_JO -D_rest_JO

0, n

0, n

0, n Document -Cote_doc -Titre -Auteur - Ann_edit, -ISBN -Obs

Journal_officiel -Cote_JO -Num_JO -D_edit -Obser

Revue -Cote_rev -Titre_rev -Editeur_rev -Num_rev -D_parution -Observ

Consulter -Num_DCA -D_remise -D_rest_A 0, n 0, n

1, n

1, n

Contient_JO

Contient_rev

Contient_doc 0, n Boite_archive -Cote_boite -Dur_cons -Num_boite -Num_PVEA -D_elimination -Nom_directeur -Nom_resp_SC -Nom_resp_DA

1, 1 Diffusion_jo -Num_FDJO -D_diff_JO

1, 1

1, n

Diffusion_revue -Num_FDP -D_diff_rev

Distribution -Num_BE -D_envoi -Emetteur

1, 1 1, 1 1, 1 1, 1 Concerne_boite Concerne_1 Concerne_2 Concerne_3

1, n 0, n 0, n Versement Affaire 0, n -Num_affaire -Direction -Dpartement -Service 1, n Effectue_2 1, 1 - Num_BVA -D_versement 0, n

49

Chapitre 2 Modle conceptuel De traitement MCT

Partie 3__Chapitre 2

Modle conceptuel de traitement

2.1 Introduction
La modlisation conceptuelle du traitement a pour objectif de prsenter formellement les activits dont la connaissance est la base du systme d'information. La modlisation de ces activits s'effectue en faisant abstraction de l'organisation, c'est--dire des moyens et ressource ncessaire l'excution de ces activits. Un modle conceptuel de traitement (MCT) exprime ce qui fait le domaine, et non par qui, quand, ou et comment ces activits sont ralises.

2.2 Formalisme de modlisation des traitements


La modlisation des traitements dans la mthode MERISE s'exprime dans un formalisme spcifique, qui est dcrit comme suit: L'vnement / Rsultat L'opration La synchronisation

Nom type de dvnement

Nom type dvnement

Nom de lopration Ensemble des fonctions Condition dmission

Nom type de rsultat

Nom type de rsultat

2.3 Liste des procdures(MCT)

Application 50

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 2

Modle conceptuel de traitement

1er procdure : Le prt


Rception de FP

Consultation
-Consulter la disponibilit de louvrage. *Si oui : -mise jour tat de la fiche de prt(FP) (ajout). -Signer les deux exemplaires de la Fiche de Prt. -Classer un exemplaire de la Fiche de prt. -Envoi de lautre exemplaire lemploy avec Louvrage demand. *Sinon : -mise jour tat de la fiche de prt(FP) (attente). -classer la fiche de prt en attente. disponible non disponible

FP ajoute

FP signe, classe et envoye

Ouvrage envoy

FP en attente

FP classe en attente

Et

Restitution
-Classer la fiche de prt restitue. -Restitution de louvrage. -Mise jour tat de la fiche de prt (restitue). -Mise jour tat le louvrage (disponible). Toujours Ouvrage restitu

FP restitue classe

FP restitue valide

2eme procdure : Diffusion des revues


Rception du BL Rception de la revue

Et
Etablissement et envoie
-Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de FDP (Fiche de diffusion priodique). -Classer un exemplaire FDP. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne de la revue. - Mise jour de la Fiche de Diffusion Priodique (ajout) Toujours

FDP ajoute

BL class

FDP tablie, classe et envoye

Revue envoye

Application 51

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 2

Modle conceptuel de traitement

3eme procdure : Diffusion du Journal Officiel (JO)


Rception du BL Rception du JO

Et
Etablissement et envoie
-Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de FDJO (Fiche de diffusion Journal Officiel). -Classer un exemplaire FDJO. -Envoi de lautre exemplaire la direction juridique accompagn du journal officiel. - Mise jour de la Fiche de Diffusion Journal Officiel (ajout) Toujours

FDJO ajoute

BL class

FDJO tablie, classe et envoye

Journal envoy

4eme procdure : Larchivage


Rception du BVA Rception des documents

Et
Etablissement et envoi
-Acquisition des deux exemplaires BVA (Bordereau de Versement des Archives). -Classer un exemplaire BVA acquis. -Codification et archiver les documents. -Envoi de lautre exemplaire du BVA acquis la structure concerne. -Mise jour du bordereau de versement (ajout). -Mise jour des archives (ajout). Toujours

BVA acquis, class et envoy

Document archiv

BVA ajout

Archive ajout

Application 52

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 2

Modle conceptuel de traitement

5eme procdure : La consultation des archives


Rception de la DCA

Consultation
-Consulter la disponibilit darchive. *Si oui : -Mise jour tat de la demande de consultation (ajout). -Signer les deux exemplaires de la demande Consultation(DCA). -Classer un exemplaire de la DCA. -Envoi de lautre exemplaire lemploy avec larchive. *Sinon : -Mise jour tat de la demande de consultation (attente). -Classer la DCA en attente. disponible non disponible

DCA ajout

DCA sign, class, et envoy

Archive envoy

DCA en attente

DCA class en attente

Et

Restitution
-Classer la demande de consultation restitue. -Restitution de larchive. -Mise jour tat de la DCA (restitue). -Mise jour tat le larchive (disponible) Toujours Archive restitu

DCA restitu class

DCA restitu valid

6eme procdure : Llimination des archives


Rception du message

Consultation et tablissement
-consulter les archives. -Recenser les archives liminer (Archives morts). -Rdiger une note dinformation pour consulter le propritaire de larchive susceptible dlimination. -Envoi de la NI (Note dInformation) la structure concerne. Toujours NI tablie et envoye Rception de la DP

Vrification

Ou

*Cas DP (Demande de Prolongation): -Mise jour de larchive (modifier) (Prolonger la dure de conservation selon la demande).

Application 53

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 2

Modle conceptuel de traitement

-Classer la DP. *Cas NI signe : -Mise jour tat des archives (limination). -Classer la NI. -Etablir quatre exemplaires de PVEA (Procs Verbale dElimination des Archives) et les signer. -Classer un exemplaire PVEA. -Envoi de deux exemplaires la structure concerne. -Envoi de lautre exemplaire la direction hygine scurit. -Dtruire les archives. Cas NI Cas DP

NI signe et classe

PVEA tabli, sign, class et envoy

PVEA ajout

Archive dtruit

Archive modifi

DP classe

7eme procdure : La distribution des documents


Rception du BL Rception des documents

Et
Etablissement et envoie
-Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de BE (Bordereau denvoi). -Classer un exemplaire BE. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne des documents. - Mise jour du BE (ajout). Toujours

BE ajout

BL class

BE tabli, class et envoy

Documents envoys

Application 54

Documentation et Archives

Chapitre 3 Modle organisationnel De traitement MOT

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

3.1 Introduction
Le modle organisationnel MOT a permis de dcomposer une procdure en phase dcrivant ainsi l'ensemble de l'activit de l'entreprise. Cette description doit tre maintenant complte par la prise en considration de l'organisation choisie, trois proccupations sont prises en compte : L'affectation du traitement au poste de travail Le niveau d'automatisation des traitements qui peut tre : Des traitements manuels (M) Des traitements automatiques (A) Le modle organisationnel des traitements MOT permet de prsenter l'ensemble des traitements en prenant compte de l'organisation de l'entreprise. Celle-ci sera matrialise par les postes de travail qui correspondent une unit d'action lmentaire dote de moyen d'excution.

3.2 Dfinition et formalisme


Le formalisme est de mme nature que celui du modle conceptuel de traitement condition dajouter la colonne des phases. En fin, trois colonnes seront ajoutes au graphique de faon prciser pour chaque phase: Le droulement chronologique. La nature de traitement. Le poste de travail.

Priode

Enchanent des phases

Nature

Poste de travail

Evnement A

Evnement B

Nom de la phase

Priode de droulement

Phase

Ensemble des fonctions Condition d'missions

(A) O (M)

Nom du poste

Rsultat 1

Rsultat 2

Graphisme du formalisme des traitements de MERISE


3.3 Prsentation schmatique du MOT

Application 55

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

1er procdure : Le prt Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail

Rception de FP

Lors de la rception de la fiche de prt

Consultation
Phase :1 -Consulter la disponibilit de louvrage. *Si oui : mise jour tat de la fiche de prt(FP) (ajout). *Sinon : mise jour tat de la fiche de prt(FP) (attente). disponible non disponible FP ajoute FP en attente

(A)

Document ation et Archive

Ou

Classement Aprs lajout ou la mise en attente


Phase :2 *Etat ajout : -Signer les deux exemplaires de la Fiche de Prt. -Classer un exemplaire de la Fiche de prt. -Envoi de lautre exemplaire lemploy avec Louvrage demand. *Etat en attente : -classer la fiche de prt en attente. Ajout en attente Ouvrage envoy

(M)

Document ation et Archive

FP signe, classe et envoye

FP classe en attente

Et

Restitution manuelle Lors de la restitution


Phase :3 -Classer la fiche de prt restitue. -Restitution de louvrage. Toujours

(M)

Document ation et Archive

FP restitue classe

Ouvrage restitu

(*)

Application 56

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3
(*)

Modle organisationnel de traitement

Aprs la restitution

Restitution automatique
Phase :4 -Mise jour tat de la fiche de prt (restitue). -Mise jour tat le louvrage (disponible) Toujours

(A)

Document ation et Archive

FP restitue valide

2eme procdure : Diffusion des revues Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail

Rception du BL

Rception de la revue

Et
Etablissement et envoie Lors de la rception de la revue
Phase :1 -Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de FDP (Fiche de diffusion priodique). -Classer un exemplaire FDP. -Envoi de lautre exemplaire la structure concerne accompagne de la revue. Toujours

(M)

Document ation et Archive

BL class

FDP tablie, classe et envoye

Revue envoye

Aprs ltablisse ment de la FDP

Etablissement et envoie
Phase :2 - Mise jour de la Fiche de Diffusion Priodique (ajout) Toujours

(A)

Document ation et Archive

FDP ajoute

Application 57

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

3eme procdure : Diffusion du Journal Officiel (JO) Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail

Rception du BL

Rception du journal officiel

Et
Etablissement et envoie Lors de la rception du journal officiel
Phase :1 -Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de FDJO (Fiche de diffusion du journal officiel). -Classer un exemplaire FDJO. -Envoi de lautre exemplaire la direction juridique accompagne du journal officiel. Toujours

(M)

Document ation et Archive

BL class

FDJO tablie, classe et envoye

Journal officiel envoye

Aprs ltablisse ment de la FDJO

Etablissement et envoie
Phase :2 - Mise jour de la Fiche de Diffusion JO (ajout) Toujours

(A)

Document ation et Archive

FDJO ajoute

Application 58

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

4eme procdure: Larchivage Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail

Rception du BVA

Rception des documents

Et
Etablissement et envoi Lors de la rception du BVA
Phase :1 -Acquisition des deux exemplaires BVA (Bordereau de Versement des Archives). -Classer un exemplaire BVA acquis. -Codification et archiver les documents. -Envoi de lautre exemplaire du BVA acquis la structure concerne. Toujours

(M)

Document ation et Archive

BVA acquis, class et envoy

Document archiv

Aprs larchivage

Phase :1

-Mise jour du bordereau de versement (ajout). -Mise jour des archives (ajout). Toujours

(A)

Document ation et Archive

BVA ajout

Archive ajout

5eme procdure : La consultation des archives Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail

Application 59

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

Rception de la DCA

Lors de la rception de la demande de consultatio n

Consultation
Phase :1 -Consulter la disponibilit darchive. *Si oui : mise jour tat de la demande de consultation (ajout). *Sinon : mise jour tat de la demande de consultation (attente). disponible non disponible DCA ajoute DCA en attente

(A)

Document ation et Archive

Ou

Aprs lajout ou la mise en attente

Classement
Phase :2 *Etat ajout : -Signer les deux exemplaires de la demande de Consultation(DCA). -Classer un exemplaire de la DCA. -Envoi de lautre exemplaire lemploy avec larchive. *Etat en attente : -classer la DCA en attente. Ajout en attente Archive envoy

(M)

Document ation et Archive

DCA signe, classe et envoye

DCA classe en attente

Et

Lors de la restitution

Restitution manuelle
Phase :3 -Classer la demande de consultation restitue. -Restitution de larchive. Toujours

(M)

Document ation et Archive

DCA restitue classe

Archive restitu

Aprs la restitution

Restitution automatique
Phase :4 -Mise jour tat de la DCA (restitue). -Mise jour tat le larchive (disponible) Toujours

(A)

Document ation et Archive

DCA restitue valide

Application 60

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

6eme procdure : Llimination des archives Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail

Rception du message

Lors de la rception du message

Consultation
Phase :1 -consulter les archives. -Recenser les archives liminer (Archives morts). Toujours

(A)

Document ation et Archive

Archives morts

Etablissement et envoi
Lors de la slection des archives mortes

Phase :2

-Rdiger une note dinformation pour consulter le propritaire de larchive susceptible dlimination. -Envoi de la NI (Note dInformation) la structure concerne. Toujours Rception de la DP

(M)

Document ation et Archive

NI tablie et envoye

Ou
Lors de la rception de la DP ou la NI signe

Vrification
Phase :3 *Cas DP (Demande de Prolongation): -Mise jour de larchive (modifier)(Prolonger la dure de conservation selon la demande). *Cas NI signe : -Mise jour tat des archives (limination). Toujours Archive modifi

(A)

Document ation et Archive

(*)

Application 61

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

(*)

Etablissement et envoi
Aprs la modification darchive

Phase :4

*Cas DP (Demande de Prolongation): -Classer la DP. *Cas NI signe : -Classer la NI. -Etablir quatre exemplaires de PVEA (Procs Verbale dElimination des Archives) et les signer. Cas NI signe Cas DP

(M)

Document ation et Archive

NI signe classe

PVEA tabli, sign et envoy

DP classe

Lors de la rception du PVEA

Signature
Phase :5 -Signer le PVEA. -Envoi du PVEA. Toujours

(M)

Directeur

PVEA sign et envoy

Lors de la rception du PVEA

Signature
Phase :6 -Signer le PVEA. -Envoi du PVEA. Toujours

(M)

Structure concerne

PVEA sign et envoy

(*)

Application 62

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

(*)

Lors de la rception du PVEA

Classement et envoi
Phase :7 -Classer un exemplaire de PVEA. -Envoi de deux exemplaires la structure concerne. -Envoi dun exemplaire la direction hygine scurit. -Dtruire les archives. Toujours

(M)

Document ation et Archive

PVEA sign class

PVEA sign envoy

Archive dtruit

Aprs le classement Du PVEA

Ajout
Phase :8 -Mise jour du PVEA (ajout). Toujours

(A)
Document ation et Archive

PVEA ajout

Application 63

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 3

Modle organisationnel de traitement

7eme procdure : La distribution des documents Priode Enchanent des phases Nature Poste de travail

Rception du BL

Rception des documents

Et
Etablissement et envoie Lors de la rception du Bon de Livraison
Phase :1 -Classer le bon de livraison. -Etablir deux exemplaires de BE (Bordereau denvoi). -Classer un exemplaire Bordereau denvoi. -Envoi de lautre exemplaire la direction concerne accompagne des documents. Toujours

(M)

Document ation et Archive

BL class

BE tabli, class et envoy

Documents envoys

Aprs ltablisse ment du BE

Etablissement et envoie
Phase :2 - Mise jour du Bordereau denvoi (ajout) Toujours

(A)

Document ation et Archive

BE ajout

Application 64

Documentation et Archives

Chapitre 4 Modle externe et validation MEV

Partie 3__Chapitre 4

_______

Modle externe et validation

4.1 Introduction
Le modle externe et leur validation sont une tape importante pour le rapprochement entre les traitements et les donnes.

4.2 Le modle externe


Chaque traitement possde son modle externe ou vue externe, pour ce faire il faut respecter les rgles suivantes : Une entit et une relation ne comportent pas de proprits rptitives. Une entit externe peut ne pas avoir un identifiant. Etablir pour chaque ME les donnes manipules en se rfrant au dictionnaire de donnes. Il existe deux types de modles externes : a- ME en mise jour : cest lactivit qui mettre jour les proprits des individus ou des relations dont le but de crer, modifier ou supprimer des informations. b- Me en consultation : il correspond une activit de lecture de la base de donnes dont le but dextraire les informations pou une ventuelle lecture ou dition.

4.3 La validation
Cest une tape qui a pour but de dtecter les erreurs. Elle permettra de vrifier que chaque modle externe est dductible du Modle Conceptuel de Donnes.

4.4 Exemple de la validation


1-exemple de vu externe en mise jour (Fiche de prt des documents) ENGTP Fiche de prt Matricule :.. Naffaire :.. Cote1 : Cote2 : Titre1 : Titre2 : Auteure1 : Anne dition1 : Auteure2 : Anne dition2 : Date restitution1 : Date restitution2 : Nom :.. Prnom :.. Nposte : .. FICHE N : ..

Date prt :..

Signature :..

Table des informations


Fiche N Nom Prnom Poste Affaire Cote1 Titre1 Auteure1

Application 65

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 4
Anne dition1 Cote2 Titre2 Auteure2 Anne dition2 Date prt Date restitution

_______

Modle externe et validation

La vue externe
Ind1 -Cote -Titre -Auteur -Ann dition Ind2 -Fiche N -Date de prt Ind3 -Matricule -Nom -Prnom Ind4 R3 -NAffaire

R1

R2

-Nposte

Validation Validation des individus


Individu externe Ind1 Proprit externe Cote Titre Auteur Ann dition Fiche N Date de prt Matricule Nom Prnom Nposte NAffaire Individu conceptuel Document Proprit conceptuelle Cote_doc Titre Auteur Ann_edit Num_FP D_pret Matricule Nom Prenom Num_Post Num_affaire

Ind2 Ind3

Prt Personnel

Ind4

Affaire

Touts les individus externes sont des individus conceptuels do la validation des individus est vrifie. Validation des relations et des cardinalits
Relation externe R1 R2 R3 Individu externe Ind1 Ind2 Ind2 Ind3 Ind3 Ind4 0, n 1, n 1, 1 0, n 1, 1 1, n Cardinalit externe Relation conceptuelle Concerne_doc Effectue Travail_en Individu conceptuel Document Prt Prt Personnel Personnel Affaire Cardinalit conceptuelle 0, n 1, n 1, 1 0, n 1, 1 1, n

Toutes les relations et les cardinalits de la vue externe sont incluses dans les relations et les cardinalits de sous MCD invoqu.

Application 66

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 4

_______

Modle externe et validation

2-Exemple de mise jour en consultation(Consultation dune fiche de diffusion priodique) ENGTP Fiche de diffusion de priodique Destinataire :.. Editeur :.. Date diffusion :.. Cote :.. Numro :... Titre de la revue :.. Date parution :.. FICHE N : ..

Table des informations


Fiche N Destinataire Cote Titre de la revue Editeur Numro Date parution Date diffusion

La vue externe
Ind1 -Cote -Titre de la revue -Editeur -Numro -Date parution -Date restitution Ind2 -Fiche N -Date diffusion Ind3 -Destinataire R3

R1

Validation Validation des individus


Individu externe Ind1 Proprit externe Cote Titre de la revue Editeur Numro Date parution Date restitution Fiche N Date diffusion Destinataire Individu conceptuel Revue Proprit conceptuelle Cote_rev Titre_rev Editeur_rev Num_rev D_parution D_rest_rev Num_FDP D_diff_rev Num_affaire

Ind2 Ind3

Diffusion_rev Affaire

Application 67

Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 4

_______

Modle externe et validation

Touts les individus externes sont des individus conceptuels do la validation des individus est vrifie. Validation des relations et des cardinalits
Relation externe R1 R2 Individu externe Ind1 Ind2 Ind2 Ind3 Cardinalit externe 1, n 1, 1 1, 1 0, n Relation conceptuelle Contient_rev Concerne_2 Individu conceptuel Revue Diffusion_rev Diffusion_rev Affaire Cardinalit conceptuelle 1, n 1, 1 1, 1 0, n

Toutes les relations et les cardinalits de la vue externe sont incluses dans les relations et les cardinalits de sous MCD invoqu.

Application 68

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4.5 MCD valid


Prt -Num_FP -D_pret 1, 1 Effectue 0, n

Personnel -Matricule -Nom -Prnom - Num_post

1, 1

1, n

Travail_en 1, n Concerne_rev -D_rest_rev 1, n 0, n Concerne_doc -D_rest_doc

Concerne_JO -D_rest_JO

0, n

0, n

0, n Document -Cote_doc -Titre -Auteur - Ann_edit, -ISBN -Obs

Journal_officiel -Cote_JO -Num_JO -D_edit -Obser

Revue -Cote_rev -Titre_rev -Editeur_rev -Num_rev -D_parution -Observ

Consulter -Num_DCA -D_remise -D_rest_A 0, n 0, n

1, n

1, n

Contient_JO

Contient_rev

Contient_doc 0, n Boite_archive -Cote_boite -Dur_cons -Num_boite -Num_PVEA -D_elimination -Nom_directeur -Nom_resp_SC -Nom_resp_DA

1, 1 Diffusion_jo -Num_FDJO -D_diff_JO

1, 1

1, n

Diffusion_revue -Num_FDP -D_diff_rev

Distribution -Num_BE -D_envoi -Emetteur

1, 1 1, 1 1, 1 1, 1 Concerne_boite Concerne_1 Concerne_2 Concerne_3

1, n 0, n 0, n Versement Affaire 0, n -Num_affaire -Direction -Dpartement -Service 1, n Effectue_2 1, 1 - Num_BVA -D_versement 0, n

69

Chapitre 5 Model logique de donnes MLD

Partie 3__Chapitre 5

Modle logique de donnes

5.1 Introduction
Les donnes manipules dans le MCD valid permettant de raliser lensemble des traitements souhait. En se niveau on traduira la prsentation conceptuelle en une reprsentation logique dune plantation des donnes qui appartiennent la partie automatise du systme dinformation.

5.2 Concepts relationnels


Domaine : cest un ensemble des valeurs qui peut prendre une donne, chaque domaine est caractris par un nom. Relation (Table): cest un sous ensemble du produit cartirisme de domaine accompagn dun nom, elle est reprsente sous forme dun tableau. Attribut : il reprsente une colonne de relation caractris par un nom. Schma de la relation : cest un ensemble constitue de nom de la relation suivi des noms de chacun de ces attributs. Cl primaire dune relation : cest un ensemble constitue dun ou plusieurs attributs dont les valeurs dfinissent de manire unique les types de la relation. Cl trangre : cest un attribut qui est la cl primaire dune relation migre vers une autre relation.

5.3 Rgle de passage de MCD au MLD


Cas des objets : Lobjet se transforme en une table. Lidentifiant de lobjet devient la cl primaire de la table. Les proprits deviennent des attributs de la table. Cas des relations : a- Cardinalit (0, n) ou (1, n) et (0, 1) ou (1, 1) : (Relation pre/fils ) Lidentifiant de lobjet pre devient la cl trangre de la table fils . Les proprits de la relation deviennent des attributs de la table fils . b- Cardinalit (1, n) ou (0, n) et (1, n) ou (0, n) : La relation devient une table. La concatnation des identifiants des objets participant la relation, devient la cl primaire de la table. Les proprits de la relation deviennent des attributs de la table. c- Cardinalit (0, 1) ou (1, 1) et (0, 1) ou (1, 1) : Lidentifiant dune des deux table sera lidentifiant de lautre table. Application 70 Documentation et Archives

Partie 3__Chapitre 5

Modle logique de donnes

5.4 Le schma relationnel de MLD


Prt (Num_FP, D_pret, Matricule*). Personnel (Matricule, Nom, Prnom, Num_post, Num_affaire*). Document (Cote_doc, Titre, Auteur, Ann_edit, ISBN, Obs). Journal_officiel (Cote_JO, Num_JO, D_edit, Obser). Revue (Cote_rev, Titre_rev, Editeur_rev, Num_rev, D_parution, Observ). Distribution (Num_BE, D_envoi, Emetteur, Num_affaire*). Diffusion_jo (Num_FDJO, D_diff_JO, Cote_JO*, Num_affaire*). Diffusion_revue (Num_FDP, D_diff_rev, Cote_rev*, Num_affaire*). Boite_archive (Cote_boite, Dur_cons, Num_boite, Num_PVEA, D_elimination, Nom_directeur, Nom_resp_SC, Nom_resp_DA, Num_BVA*). Affaire (Num_affaire, Direction, Dpartement, Service). Concerne_doc (Num_FP, Cote_doc, , D_rest_doc). Concerne_jo (Num_FP, Cote_JO, D_rest_JO). Concerne _revue (Num_FP, Cote_rev, D_rest_rev). Contient_doc (Num_BE, cote_doc). Consulter (Matricule, Num_affaire, Cote_boite, Num_DCA, D_remise, D_rest_A). Versement (Num_BVA, D_versement, Num_affaire*).

5.5 reprsentation greaphique du MLD

Application 71

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Num_affaire=Num_affaire Personnel Matricule=Matricule -Num_FP numeric(7) -D_pret Date -Matricule* numeric(5) -Matricule -Nom -Prnom - Num_post -Num_affaire* Num_FP=Num_FP numeric(5) varchar2(20) varchar2(20) numeric(4) numeric(6)

Prt

Num_FP=Num_FP

Num_FP=Num_FP

Concerne_jo -Num_FP numeric(7) -Cote_JO numeric(7) -D_rest_JO Date

Concerne _revue -Num_FP -Cote_rev -D_rest_rev numeric(7) numeric(7) Date

Concerne_doc -Num_FP numeric(7) -Cote_doc numeric(7) -D_rest_doc Date

Cote_JO=Cote_JO

Cote_rev=Cote_rev

Cote_doc=Cote_doc

Matricule=Matricule

Revue Journal_officiel -Cote_JO -Num_jo -D_edit -Obser numeric(7) numeric(3) Date Date -Cote_rev -Titre_rev -Editeur_rev -Num_rev -D_parution -Observ numeric(7) varchar2(50) varchar2(20) numeric(3) Date varchar2(50)

Document Document -Cote_doc -Titre -Auteur - Ann_edit, -ISBN -Obs -Cote_doc numeric(7) numeric(7) varchar2(50) -Titre varchar2(20) -Auteur numeric(4) - Ann_edit, numeric(13) -ISBN varchar2(50) -Obs

Cote_JO=Cote_JO

Cote_rev=Cote_rev

Cote_doc=Cote_doc

Diffusion_jo -Num_FDJO -D_diff_jo -Cote_JO* -Num_affaire* numeric(7) Date numeric(7) numeric(6)

Diffusion_revue -Num_FDP numeric(7) -D_diff_rev Date -cote_rev* numeric(7) -Num_affaire* numeric(6)

Contient_doc -Num_BE -cote_doc numeric(7) numeric(7)

Num_BE=Num_BE

Num_affaire=Num_affaire

Num_affaire=Num_affaire Num_affaire=Num_affaire

Distribution -Num_BE -D_envoi -Emetteur -Num_affaire* numeric(7) Date varchar2(20) numeric(6) Consulter -Matricule -Cote_boite -Num_affaire -Num_DCA -D_remise -D_rest_A numeric(5) numeric(7) numeric(6) numeric(7) Date Date

Affaire -Num_affaire -Direction -dpartement -Service numeric(7) varchar2(20) varchar2(20) varchar2(20) Boite_archive -Cote_boite -D_elimination -Nom_directeur -Nom_resp_SC -Nom_resp_DA -Num_boite -Num_PVEA -Dure_cons -Num_BVA * numeric(7) Date varchar2(20) varchar2(20) varchar2(20) numeric(3) numeric(7) numeric(3) numeric(7)

Num_affaire=Num_affaire

Versement -Num_BVA numeric(7) -D_versement Date -Num_affaire * numeric(7)

Cote_boite=Cote_boite

Num_BVA=Num_BVA

Partie 4 Etude technique et ralisation

Chapitre 1 Model physique de Donnes MPD

Partie 4__Chapitre 1

Modle physique de donnes

1.1 Introduction
Ltude technique est la phase dadaptation de la conception larchitecture technique retenue, tout en dcrivant et documentant le fonctionnement de chaque unit du logiciel. Cette tape est consacre la production de lapplication (programmation), qui tient en compte du matriel informatique utilis du SGBD utilis.

1.2 Prsentation du modle physique de donnes (MPD)


Le modle physique de donnes est la traduction du modle logique de donnes dans un langage de description propre au systme de gestion de base de donnes ainsi que le matriel.

1.3 Dfinition dun SGBD


Cest un logiciel utilis pour la cration, la gestion, la mise jour et linterrogation de la base de donnes. Le SGBD assure certaines tches telles que : Le partage des donnes. La rcupration en cas de panne. La restriction des accs non autorissetc

1.4 Liste des fichiers


Fichier PRET. Fichier PERSONNEL. Fichier DOCUMENT. Fichier JOURNAL OFFICIEL. Fichier REVUE. Fichier DISTRIBUTION. Fichier DIFFUSION JO. Fichier DIFFUSION REVUE. Fichier BOITE ARCHIVE. Fichier AFFAIRE. Fichier CONCERNE DOC. Fichier CONCERNE JO. Fichier CONCERNE REVUE. Fichier CONTIENT DOC. Fichier CONSULTER. Fichier PIECE.

1.5 Description des tables


Table PRET.
Nom de champ -Num_FP -D_pret -Matricule Type numeric Date numeric Taille 7 5 Index *

Table PERSONNEL.
Nom de champ -Matricule -Nom -Prnom - Num_post -Num_affaire Type numeric varchar2 varchar2 numeric numeric Taille 5 20 20 4 6 Index *

Application 72

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Partie 4__Chapitre 1 Table DOCUMENT.


Nom de champ -Cote_doc -Titre -Auteur - Ann_edit, -ISBN -Obs Type numeric varchar2 varchar2 numeric numeric varchar2 Taille 7 50 20 4 13 50 Index *

Modle physique de donnes Table JOURNAL OFFICIEL.


Nom de champ -Cote_JO -Num_JO -D_edit -Obser Type numeric numeric Date Date Taille 7 3 Index *

Table REVUE.
Nom de champ -Cote_rev -Titre_rev -Editeur_rev -Num_rev -D_parution -Observ Type numeric varchar2 varchar2 numeric Date varchar2 Taille 7 50 20 3 50 Index *

Table DISTRIBUTION.
Nom de champ -Num_BE -D_envoi -Emetteur -Num_affaire Type numeric Date varchar2 numeric Taille 7 20 6 Index *

Table DIFFUSION JO.


Nom de champ -Num_FDJO -D_diff_jo -Cote_JO -Num_affaire Type numeric Date numeric numeric Taille 7 7 6 Index *

Table DIFFUSION REVUE.


Nom de champ -Num_FDP -D_diff_rev -cote_rev -Num_affaire Type numeric Date numeric numeric Taille 7 7 6 Index *

Table BOITE ARCHIVE.


Nom de champ -Cote_boite -Num_boite -Dure_cons -Num_BVA -D_elimination -Nom_directeur -Nom_resp_SC -Nom_resp_DA -Num_PVEA Type numeric numeric numeric numeric Date varchar2 varchar2 varchar2 numeric Taille 7 3 3 7 20 20 20 7 Index * Nom de champ -Num_affaire -Direction -dpartement -Service

Table AFFAIRE.
Type numeric varchar2 varchar2 varchar2 Taille 6 20 20 20 Index *

Table CONCERNE DOC.


Nom de champ -Num_FP -Cote_doc -D_rest_doc Type numeric numeric Date Taille 7 7 Index * *

Table CONCERNE JO.


Nom de champ -Num_FP -Cote_JO -D_rest_JO Type numeric numeric Date Taille 7 7 Index * *

Application 73

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Partie 4__Chapitre 1 Table CONCERNE REVUE.


Nom de champ -Num_FP -Cote_rev -D_rest_rev Type numeric numeric Date Taille 7 7 Index * * -Num_BE -Cote_doc

Modle physique de donnes Table CONTIENT DOC.


Nom de champ Type numeric numeric Taille 7 7 Index * *

Table CONSULTER.
Nom de champ -Matricule -Num_affaire -Cote_boite -Num_DCA -D_remise -D_rest_A Type numeric numeric numeric numeric Date Date Taille 5 6 7 7 Index * * * *

Table VERSEMENT.
Nom de champ -Num_BVA -Num_affaire -D_versement Type numeric numeric Date Taille 7 6 Index *

Application 74

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Chapitre 2 Model oprationnel physique des traitements MOPT

Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

2.1 Introduction
Limplmentation est le passage en phase oprationnelle du logiciel. Elle consiste traduire dans un langage de programmation les fonctionnalits dfinies lors de la phase de conception.

2.2 Mise en uvre de la solution client/serveur


La configuration rseau du systme tudi impose le dveloppement dune solution client/serveur deux (2) tiers qui correspond la configuration la plus simple dune application client/serveur. Dans ce cas il incombe aux clients de grer linterface utilisateur et les processus dexploitation, le serveur a pour responsabilit de traiter le stockage de donnes. Le systme le systme est ax sur une base de donnes pour le stockage et le traitement des donnes brutes, et sur le fonctionnement en mode client-serveur. Le systme est dvelopp avec les produits doracle ( la version ORACLE 9i pour la gestion des base de donnes et DEVELOPER 2000 comme outil de dveloppement des applicatifs) qui sont les produits utiliss et impos par lentreprise.

2.3 Outils de dveloppement 2.3.1 Systme de gestion de base de donnes (SGBD)


Oracle est un SGBD (systme de gestion de bases de donnes) dit par la socit du mme nom, Oracle Corporation, leader mondial des bases de donnes. La socit Oracle Corporation a t cre en 1977 par lawrence Ellison, Bob Miner, et Ed Oates. Elle sappelait alors Relational software Incorporated (RSI) et commercialise un systme de gestion de bases de donnes relationnelles (SGBD ou RDBMS pour Relational Database Management system) nomm Oracle. Les bases de donnes Oracle sont des base de donnes HYBrides combinant les fonctionnalits du modle relationnel et de modle orient objet ( partir de la version 8.O)

-Quelques fonctionnalits Oracle


Oracle est un SGBD permettant dassurer : La dfinition et la manipulation des donnes La cohrence des donnes La confidentialit des donnes La sauvegarde et la restauration des donnes LA gestion des accs concurrents Oracle fournit un ensemble doutils de conception de systme dinformation, et afin de raliser notre systme, nous avons utilis developer 2000 comme outil et le PL/SQL comme langage de programmation.

2.3.2 Developer 2000


Developer 2000 est une famille de produits destins la conception dapplication clientserveur. Ces applications peuvent tre dployes dans les environnements Windows, Unix et Mac. DE plus, elle permet de crer des versions dapplication en mode caractre. Developer 2000 se compose de plusieurs outils :

Application 75

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Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

Oracle Forms : utilis pour gnrer des applications bases sur des formulaires, appeles applications Forms. Ces formulaires applicatifs peuvent servir saisir des donnes, mettre des requtes et se dplacer parmi les enregistrements. Oracle reports : Utilis pour concevoir une grande varit dtats, du plus simple au plus complexe. Un tat peut tre visualis lcran avant son impression ou imprim directement.

2.3.3 Le langage PL/SQL


PL/SQL set un langage structur en blocs qui possde une syntaxe similaire celle du langage de programmation C. outre la gestion dinstruction SQL imbriques, PL/SQL offre des structures de programmation standards, telles que les dclaration de procdures et de fonctions, les instructions de contrle tel que IF.THEN.ELSE.LOOP, et les variables dclares.

2.4 Prsentation de l'Application * Lors du lancement de lapplication

Veillez entrer votre nom d'utilisateur Veillez entrer votre mot de passe Veillez connecter l'Application Quitter l'Application
Application 76 Documentation et Archives

Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

Scurit des donnes et de lapplication La vrification du nom utilisateur et du mot de passe permet de protger laccs lapplication, pour ce faire, lutilisateur doit sidentifier pour accder. - Dans le cas ou le nom dutilisateur est incorrect :

Dans le cas ou le mot de passe est incorrect :

*Aprs lauthentification

Aller au menu documentation Aller au menu archivage Afficher le texte daide Dconnecter et aller lauthentification
Application 77 Documentation et Archives

Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

*Menu documentation

Retour la page daccueil *Ajout de nouveau document

Introduire les informations Enregistrer lajout Annuler lopration et revenir au menu documentation
Application 78 Documentation et Archives

Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

*Effectuer un nouveau prt

Liste des cotes des documents disponibles Liste des matricules des employs Imprimer la fiche aprs lenregistrement Enregistrer les informations introduites Annuler lopration et revenir au menu documentation

Application 79

Documentation et Archives

Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

*Consultation des prt et restitution des documents Entrer interrogation Excuter interrogation Annuler interrogation

Enregistrer Imprimer Quitter Couper Copier Suivant Coller Prcdent Supprimer Aller au dernier

Aller au premier

Application 80

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Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

*Enregistrer une nouvelle diffusion dun journal officiel

Liste des structures de lentreprise Imprimer la fiche aprs lenregistrement Liste des journaux officiels Enregistrer les informations introduites Annuler lopration et revenir au menu documentation *Consultation des diffusions des journaux officiels

Application 81

Documentation et Archives

Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

*Menu archivage

Retour la page daccueil *Enregistrer un versement darchives

Annuler lopration et revenir au menu archivage

Application 82

Documentation et Archives

Partie 4__Chapitre 2

Modle oprationnel physique des traitements

*Consultation des archives existant

Annuler lopration et revenir au menu archivage 2.5 Conclusion


Lapplication a t dveloppe suite la cration de la base de donnes qui sauvegarde toutes les informations utiles concernant la gestion de la gestion de la documentation et larchivage des documents, avec une interface graphique modlise par loutil Developer/2000 et le langage de programmation PL/SQL , elle permet le contact entre lutilisateur et le SGBD Oracle 9i2 .

Application 83

Documentation et Archives

Conclusion gnrale

Dans cet ouvrage nous avons prsent le suivi de la gestion de la documentation et larchivage des documents dans Le service documentation et archive au niveau de LENGTP, et nous Avons pu noter ses dysfonctionnements aprs une analyse de L tude de l'existant.

Cette partie a t suivie de l'tape de conception qui vise mettre en place un systme qui ressoude ces problmes et de faciliter les taches aux utilisateurs.

Une solution informatique a t propose et l'architecture du nouveau systme a t dtaill de faon pouvoir atteindre les objectifs fixes.

Nous pouvons avoir offert travers cette tude un service lensemble des utilisateurs du systme et souhaitons que le produit de la conception soit le meilleur possible et apprci par tous.

Merci.

Bibliographie
Livre :
Comprendre merise, outils conception et organisationnel , Auteur: Jean Patrick MATHERON, Maison ddition: BERTI, Anne ddition: 1995

Les sites web :


Analyse des donnes-Mthode Merise: disponible dans le site www.fineprint.com Apprendre oracle : disponible dans le site : http://www.oracle.developpez.com Apprendre developer2000 : disponible dans le site : http://www.developpez.net/forums/f42/base-donnees/oracle