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Vallee C Regles Comm Ecrite 2
Vallee C Regles Comm Ecrite 2
Catherine VALLEE Attache principale d'administration scolaire et universitaire (APASU), Universit de Poitiers Janvier 2006
IMPORTANT:
Ces rgles ne sont pas spcifiques la communication administrative, mais toute communication crite.
I Gnralits
Ne pas multiplier les objets
Sauf rares exceptions, un mme courrier ne devra traiter quune seule affaire ; mais une mme affaire pourra ncessiter de rapporter plusieurs faits.
Faire un plan
Faire un plan, pour aider choisir et hirarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au gnral, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au dtail. L'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier prcdent ou affaire concerne) ; le dveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la rglementation ; la conclusion fait apparatre la dcision prise, la solution adopte ou une proposition nonce clairement.
Reformuler sa demande
Reformuler sa demande, dans le cas d'une rponse. Replacer les informations dans leur contexte.
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Aller l'essentiel
Dans un crit professionnel, l'objectif vis est l'efficacit, qui exige que l'on aille rapidement l'essentiel.
Limiter la redondance
La rptition des informations peut parfois tre utile et dlibre. La plupart du temps, elle est involontaire et dnote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les rptitions ou les redondances.
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A La ponctuation
Le point ( . )
Il marque la fin d'une phrase, c'est--dire l'achvement du dveloppement d'une ide.
Le point-virgule ( ; )
Il spare et relie les parties d'une "phrase compose", la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau).
La virgule ( , )
Elle spare des lments semblables (numrations) ou dissemblables (termes en apposition, propositions incises). Elle s'utilise galement devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or... mais ne figure pas, en gnral, devant "et" et "ou".
Le point d'interrogation ( ? )
Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation. L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la neutralit). Elle est, en effet, cense rpondre aux questions et n'avoir pas les poser. Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des priphrases telles que : "La question se pose de savoir si...". N.B. Le point d'interrogation n'est pas ncessaire aprs une interrogation indirecte. Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.
Le point d'exclamation ( ! )
Il termine les phrases exclamatives et les interjections.
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Les parenthses (
Elles isolent une explication ou une rflexion, une rfrence, une digression du texte principal.
Les tirets ( )
Ils sont utiliss de prfrence aux parenthses en marquant une sparation moins tranchante dans une phrase administrative o ils jouent le mme rle.
")
Ils encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent l'usage insolite d'un mot. Ils sont employs galement pour citer des titres d'ouvrages ou de journaux.
Les blancs
Ils servent sparer les mots. On les trouve aussi aprs la virgule, le point et les points de suspension ainsi qu'avant et aprs pour tous les autres signes de ponctuation.
L'alina
C'est la sparation que l'on tablit en allant la ligne, c'est--dire en laissant incomplte la ligne en cours et en commenant la nouvelle par un retrait. L'alina correspond une pause trs marque et s'emploie surtout quand on passe d'un groupe d'ides un autre.
B L'emploi de la majuscule
Il y a lieu d'utiliser une majuscule :
Aprs les points d'interrogation, d'exclamation, de suspension s'ils marquent la fin d'une phrase. Mais si l'interrogation ou l'exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de ponctuation sont considrs comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d'une minuscule.
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Attention : pas de majuscule aprs deux points (:). Au dbut d'un courrier, aprs la formule d'appel : Ex : Monsieur le Proviseur, Je vous prie de bien vouloir... Pour les sigles et acronymes, en gnral. Mais ils peuvent s'crire en minuscules (sauf la lettre initiale). Il est devenu trs courant de les crire sans espace ni point entre les lettres. Ex :URSSAF ou Urssaf, CEDEX ou Cdex, mais plutt : SNCF, CRDP, PAE.
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Les noms de ftes prennent une majuscule Ex : Pques, Pentecte, le jour de l'An... Les jours de la semaine et les mois prennent une minuscule. Ex : jeudi 15 janvier L'article prend une majuscule quand il fait partie d'un nom propre. Ex : Le Havre, La Haye... L'usage est plus hsitant en ce qui concerne les noms de famille. Les articles la, du, des, prennent gnralement une majuscule. Ex : La Fayette, Du Barry... En revanche, "de" s'crira avec une minuscule pour la particule nobiliaire (Monsieur de La Fontaine), avec une majuscule pour les noms d'origine trangre.
D'une manire gnrale, il convient : De limiter l'emploi des majuscules ; De les accentuer ; D'adopter une solution identique dans un mme document.
tre courtois
vitez tout jugement de valeur (voir supra).
tre objectif
Les ractions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels. Le signataire (qui peut tre diffrent du rdacteur) incarne l'tat ; il agit, par consquent, dans le cadre des lois et rglements. Tout ce qui est crit doit pouvoir tre vrifi, notamment grce aux rfrences faites aux textes officiels.
tre clair
L'administration ayant pour rle de prparer ou de prendre des dcisions, il faut que l'action soit exprime avec clart pour tre comprise de son destinataire (privilgier les mots simples).
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Chaque phrase doit tre utile, donc apporter une information nouvelle : il vaudra mieux faire deux phrases dune proposition quune phrase de deux propositions.
tre logique
L'crit doit tre construit comme une dmonstration (voir pages prcdentes "faire un plan").
tre responsable
Le rdacteur crit au nom de l'autorit publique. Il emploie le "je", marque de la responsabilit assume..: Pour autant, cela nautorise pas le rdacteur dun document en tre automatiquement le signataire. Seul le dtenteur de lautorit administrative dtient le pouvoir de signature : mais ce pouvoir peut tre dlgu par une autorisation expresse et crite. Par ailleurs, toute dlgation de signature est personnelle et nominative : elle doit donc tre renouvele chaque changement de personne sur le poste.
Formules introductives
Faisant rfrence un lment prcdent : J'ai l'honneur d'accuser rception de votre lettre du... Comme suite votre lettre du..., votre demande du... En rponse votre lettre du..., votre demande du... Par lettre du... Par lettre rappele en rfrence... Par votre communication tlphonique du... Conformment la circulaire n... du... Vous avez attir mon attention sur... Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler... J'ai t saisi de... J'ai t tenu inform de... Vous m'avez signal que... Ne faisant pas rfrence un lment prcdent : La lettre peut tre introduite par "J'ai l'honneur..." suivie, selon le destinataire par : d'appeler votre attention sur... de vous informer de... de vous faire connatre que... La question m'a t pose de savoir dans quelle mesure... Il a t port ma connaissance que... Il m'a t signal que...
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Pour une correspondance adresse un suprieur : de vous rendre compte... de vous faire parvenir... de vous exposer... de vous demander de bien vouloir... Pour une correspondance adresse un gal ou un subordonn : de vous adresser... de vous rappeler... de vous demander de vouloir bien... de vous faire connatre que....
Formules de demandes
On retrouve les distinctions hirarchiques dans l'emploi des verbes : le suprieur... informe fait savoir fait connatre fait observer le subordonn... rend compte de expose sollicite de propose de prie de bien vouloir... demande prie de vouloir bien engage...
L'utilisation du verbe "savoir" sert souligner l'impossibilit thorique d'une ventualit envisage. Il ne saurait tre question de... Il ne saurait vous chapper... Vous ne sauriez ignorer que....
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Formules gnrales
attacher du prix dlivrer une copie dcider que constater un fait aborder un point accepter une solution annuler une runion ajourner une runion appuyer une requte assurer la diffusion diffrer la mise en application apprcier le bien-fond de accorder une autorisation confirmer les termes de aboutir une solution
Expressions qui permettent la transition d'une ide l'autre, d'un paragraphe l'autre
mon avis... En ce qui me concerne... mon sens... En outre... Pour ma part... Par ailleurs...
2) La conclusion
La conclusion est en gnral amene par des expressions du type : Aussi,... suivies de formules selon les cas : Dans ces conditions,... En consquence,...
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Ex : Il y a donc lieu de faire excuter immdiatement la disposition prvue, Il est indispensable que vous interveniez efficacement, Il serait opportun que vous sollicitiez...
Ex : J'ai dcid que cette affaire n'aurait pas de suite... Je demande (ou je dsire) que ces prescriptions soient strictement observes... Je vous prie de me saisir des difficults ventuelles... Je vous invite faire la plus grande diligence...
Autres locutions
Je vous enjoins... Je vous convie... Je vous prie... Je vous invite... Je vous engage... Je veillerai ... J'attacherai de l'intrt ... Je vous saurai(s) gr... Je vous serai(s) reconnaissant de...
Ex : Je vous prie de bien vouloir me rendre compte, pour le..., des dispositions que vous aurez prises.
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Exemple erron : Restant votre entire disposition, veuillez agrer, Madame, mes sincres salutations. ("restant" n'a pas le mme sujet que "veuillez"). Phrase correcte : Restant votre entire disposition, je vous prie d'agrer...
la note : note de service, note dinformation, etc.; la convocation ; le bordereau ; le compte rendu ; le rapport ; le procs-verbal (attention ne pas le confondre avec le compte rendu).
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IV La lettre administrative
y compris lettre circulaire
Formes En forme administrative lors dchanges de correspondance entre des structures administratives destination de toute personne appartenant ladministration En forme personnelle destination de toute personne nappartenant pas ladministration entre deux services si on veut insister sur le caractre personnalis et courtois du courrier
Elments
Adresse
dans langle suprieur gauche, parfois au centre permet didentifier ladministration dont mane le document angle suprieur droit Ville, suivie de la date d'expdition (en entier) sous le lieu et la date indication de lautorit qui adresse la lettre intitul et adresse du destinataire (autorit responsable et non une personne prive) faire apparatre la marque de la voie hirarchique (S/C) sous le lieu et la date ou en bas, gauche de la page prnom, nom du destinataire sa fonction ou sa qualit adresse (numro, rue, code postal et ville)
Suscription metteur Rcepteur Affaire suivie par Objet Rfrence Pices jointes Formule d'appel
permet didentifier linterlocuteur figure sous le timbre comporte le numro de poste et le numro denregistrement figure gauche mention succincte de la question traite (un objet par lettre) sous lobjet rappel des documents antrieurs auxquels se reporte le rdacteur leur nombre est port au bas de la premire page du texte gauche elles sont jointes en annexe NON Ce sont celles du courrier priv :
Madame, Mademoiselle, Monsieur, Monsieur le Directeur
Formule de politesse
NON
Signature
Appose, en gnral, au bas du document, droite, par le dtenteur de lautorit ou un autre signataire : signature par dlgation : pouvoir prvu par un arrt pour une dure dtermine ou permanente ; signature par autorisation : pouvoir donn une personne dsigne pour une catgorie de pices (lettres, bordereaux) relevant de son service ; signature par ordre : fonctionnaire qui signe la place de son chef direct, momentanment empch. Les indications de patronyme du signataire seront indiques lorsqu'il procde directement la signature du document : en cas de dlgation, le signataire indiquera : "Par dlgation, lInspecteur J. D."
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A La construction de la lettre
Qu'elle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre obit aux mmes rgles de rdaction.
L'introduction
prsente l'affaire, la question ou le problme que l'on va traiter, de faon rapide et complte ; rsume les ides essentielles de la demande ; doit toujours reprendre l'ensemble des lments ncessaires la parfaite comprhension du problme pos, mais aussi brivement que possible.
Le dveloppement
examine sur le fond l'affaire, la question ou le problme trait. C'est dire l'importance de l'argumentation qui s'appuiera sur les textes rglementaires et lgislatifs, mais aussi sur les faits rels; expose les faits et les arguments de manire progressive (c'est--dire des moins importants ceux qui justifient la dcision) ; est quilibr entre ses diffrentes parties, spares par des transitions qui permettent de respecter l'unit et la progression ; respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs), correct (poli, d'une bonne tenue).
La conclusion
est l'aboutissement logique de l'introduction et du dveloppement ; fait connatre, d'une manire prcise et sans ambigut possible, la dcision de l'administration (que la rponse soit affirmative, ngative ou d'attente).
Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employes dans les formules de conclusion. Il est bon de prciser que :
l'expression bien vouloir donne une ide de dfrence, de courtoisie. Elle est utilise par le subordonn s'adressant son suprieur ; vouloir bien est un commandement cach. Celui qui l'utilise veut obtenir gain de cause. Ainsi, c'est le suprieur qui l'emploie en s'adressant un subordonn. En effet, l'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la signification de celui-ci.
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La formule de politesse
Utilise uniquement dans la lettre en forme personnelle.
Liste des formules Je vous prie d'agrer, M..., mes sentiments respectueux et dvous. Je vous prie de croire, M..., l'expression de mes sentiments respectueux. Je vous prie de croire, M..., l'expression de mes sentiments les plus dvous. Veuillez agrer, M..., l'assurance de ma parfaite considration. Je vous prie d'agrer, M..., l'hommage de mon respectueux dvouement. Je vous prie d'agrer, M..., les assurances de ma haute considration.
Commentaires ventuels
Agrer : employ avec salutations ou sentiments.
les les
Formule surtout utilise en situation trs administrative. Formule galement trs administrative employe pour s'adresser des personnes hirarchiquement haut places. Formule trs dfrente pour s'adresser une femme. Formule, peut-tre, la plus courante.
Veuillez agrer, Madame, l'hommage de mon respect. Je vous prie d'agrer, M..., mes salutations distingues. Je vous prie de recevoir, M..., mes salutations distingues. Veuillez agrer, M..., l'expression de mes sentiments distingus. Je vous prie de croire, M..., l'expression de ma considration distingue. Je vous prie de croire, M..., l'assurance de mes sentiments distingus. Veuillez agrer, M..., mes salutations distingues. Je vous adresse, M..., mes salutations distingues. Veuillez agrer mes meilleurs sentiments. Salutations distingues. Sincres salutations. Bien cordialement. Amicalement vtre.
NB : un homme n'adresse jamais ses sentiments une femme, moins qu'ils ne soient "respectueux", mais prsente : une dame (marie, veuve, divorce) : ses hommages, une jeune fille, une femme clibataire : son respect, une clibataire ge : l'hommage de son (profond) respect.
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NB : la lettre administrative n'est jamais adresse directement un fonctionnaire subordonn, mais l'autorit responsable. Elle fait apparatre la marque de la voie hirarchique. Tout courrier une autorit suprieure doit tre transmis par l'intermdiaire de l'autorit hirarchique directe dont dpend l'auteur de la lettre.
Exemples : Les Inspecteurs de l'ducation nationale Monsieur R.... Professeur stagiaire de Lettres-Histoire S/C de Madame ou Monsieur le Proviseur Le principal du collge ... Monsieur le Recteur de l'acadmie de... S/C de Monsieur l'Inspecteur d'acadmie Directeur des services dpartementaux de l'ducation nationale
Cette procdure a deux justifications : elle informe les diffrents chelons de l'administration de ce qui se passe la base, elle permet ces chelons intermdiaires de donner ventuellement un avis propre clairer l'autorit suprieure.
Il n'est fait exception cette rgle que pour des circonstances graves ou urgentes ; dans ce cas, l'original de la lettre est transmis par la voie hirarchique et une copie du document est directement adresse au destinataire avec la mention : "Copie transmise directement vu l'urgence".
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TIMBRE OU ATTACHE
LIEU d'origine et DATE Titre de lautorit reprsentant le service (Recteur, Inspecteur dAcadmie)
INTRODUCTION
DVELOPPEMENT
2 cm mini 2 cm mini
CONCLUSION
SIGNATURE
PICES JOINTES :
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TIMBRE OU ATTACHE
APPEL
INTRODUCTION
2 cm mini
2 cm mini
DVELOPPEMENT
CONCLUSION
FORMULE DE POLITESSE
SIGNATURE
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V La note
La note est un document interne destin : un suprieur hirarchique ou un autre service pour rsumer un dossier ou faire le point sur une question ; un subordonn pour donner des indications (instructions) de travail. Elle peut galement accompagner un document pour l'expliquer. Elle comporte le timbre, lobjet, la rfrence, la suscription : "note lattention de" suivi du destinataire qualifi par son titre. Traitant d'une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions. Elle se caractrise par sa brivet et sa concision.
note de transmission :
Pour accompagner un dossier.
note explicative :
Donner au destinataire des prcisions en ajoutant des explications un sujet dj trait ;
note imprative :
Constater des erreurs, des manquements.
note de synthse :
Rdiger un document clair, prcis et cohrent partir dinformations diverses, provenant de sources diffrentes, voire contradictoires. Elle permet de prendre des dcisions.
VI La convocation
C'est un document destin convier une ou plusieurs personnes une runion. Il prend la forme d'une lettre administrative forme personnelle ou d'une note.
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Il comporte : lobjet de la runion, lordre du jour, la date et lheure, le lieu exact, la personne qui prsidera, les personnes invites. Il peut indiquer les travaux prparatoires excuter ou les documents apporter. On convoque de suprieur subordonn, sinon on invite.
VII Le bordereau
Cet imprim est destin l'acheminement des pices d'un service administratif un autre, chaque fois que cette transmission n'implique pas de commentaires qui justifieraient la rdaction d'une lettre d'accompagnement. Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (suivant exemple page suivante).
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ACADMIE DE RECTORAT DE
BORDEREAU D'ENVOI
Secrtariat IEN : 03 22
PB/WX n/98-99
Nombre
Observations
X, le
P B
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Le plan chronologique
Il rend compte des vnements dans l'ordre exact o ils se sont drouls.
Le plan thmatique
Il est le plus utile pour rendre compte d'une runion. En effet, quand une runion a un thme prcis, il est inutile de rapporter les digressions et les rptitions difficilement vitables dans une discussion.
La conclusion
Elle utilise habituellement la formule suivante : "L'ordre du jour tant puis, la sance est leve ... heures". Le rdacteur doit s'imposer un maximum d'objectivit, mme s'il opre des slections.
NB : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature ( bulletins secrets ou mains leves) et ses rsultats (x voix pour, x voix contre...).
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IX Le rapport
C'est une des manires dont on rend compte une autorit responsable d'une question importante en lui proposant des solutions. C'est un document qui sert, partir de l'tude d'un problme ou de l'analyse d'une situation, donner un avis motiv, proposer une action. Il se diffrencie de la note, qui expose toujours brivement des affaires courantes, comme du compte rendu et du procs-verbal, qui se bornent dcrire ce qui s'est pass. Le rapport s'appuie sur des faits, vnements ou actions dcrits pour dgager certaines informations qui permettront au rdacteur de donner un avis motiv et de conseiller une action. C'est un document dmonstratif qui doit aider la prise de dcision. Il comporte gnralement un nombre de pages important (minimum 10 15 pages, voire beaucoup plus) et est prcd d'une lettre de prsentation. Le rapport requiert des qualits de synthse, de prcision et de clart.
Prsentation du document
On retrouve les mentions habituelles des autres documents administratifs : timbre, date et lieu, objet, rfrence. Il arrive parfois que l'on trouve l'objet du rapport incorpor dans le titre. La suscription doit indiquer la qualit du rapporteur et celle du destinataire.
Schma
Les ides et les faits rapports doivent s'enchaner dans un ordre logique. Le rapport est structur et prsente un plan avec : une introduction, qui peut comporter la rfrence aux faits ou aux instructions qui sont l'origine du document. Un vritable expos peut tre ncessaire pour bien faire connatre l'objet du rapport. Nanmoins, l'introduction doit tre la plus concise possible. un dveloppement, dont le nombre de parties sera adapt chaque cas particulier. Il pourra noncer les faits en premire partie, puis les consquences de ces faits en seconde partie, et examiner diverses solutions possibles. une conclusion, qui exposera ventuellement des propositions de dcision. Elle ne doit pas apporter d'informations nouvelles, ni rsumer ce qui prcde. Une formule finale peut tre utilise : "si ces propositions recueillent votre agrment, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le prsent rapport revtu de votre approbation". la signature : le rapport est dat et sign par son rdacteur. Le rapport doit tre objectif, indpendant et complet.
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Qualits requises
Le rapport doit reposer sur des faits prcis, des ides rationnelles et proposer des solutions recevables. Le rdacteur, relatant des faits ou des ides, doit s'efforcer de produire un document : objectif : en ne se fondant que sur des donnes vrifies et tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse justifier) ; complet : en n'omettant aucun aspect de la question traite ; synthtique : en examinant les diffrentes donnes de la question pour les prsenter sous la forme d'un ensemble cohrent. Le rapporteur doit toujours viser l'efficacit, c'est--dire rdiger un document utile au destinataire. Dans la mesure du possible, il rpondra aux questions : qui ? quoi ? o ? quand ? comment ? pour aboutir des propositions nettes et claires. Mme si le rapport implique gnralement une prise de position de la part du rdacteur, le destinataire doit pouvoir, sa lecture, se prononcer sans difficults sur une des solutions proposes.
X Le procs-verbal
Souvent confondu, tort, avec le compte rendu, le procs-verbal rpond une ncessit juridique trs prcise et limite : il doit en effet tre utilis pour retranscrire les dlibrations des instances ayant un pouvoir dlibratif au sein de certaines structures : conseils dadministration, commissions paritaires, comits techniques paritaires, etc.
Le procs-verbal de constatation
Il fait la description d'un fait ou d'un vnement qui pourrait tre ultrieurement contest. C'est sur la base de procs-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent tre intentes. Documents officiels, les procs-verbaux doivent tre archivs chronologiquement par catgorie dans un dossier rserv cet effet.
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XI Sources et bibliographie
La correspondance administrative de l'acadmie d'Orlans-Tours (juin 1994) La rdaction administrative livret 1 CDFA - Ministre de l'ducation nationale La lettre administrative livret 2 CDFA - Ministre de l'ducation nationale Guide pratique de la correspondance administrative de Pierre Verdier - ditions Berger-Levrault La lettre administrative, catgorie C, de F. Delval - La documentation franaise Guide pdagogique pour l'criture et la disposition des textes - CERPET.30
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