Les écrits professionnels :Approche

• Qu’elle soit commerciale,

administrative, privée, la correspondance
doit être claire, précise et concise
(compréhensible par quiconque, sans
ambiguïté), courtoise et fidèle à
l’information qu’elle doit transmettre.
• Une lettre vaut contrat. Pouvant être, à tout moment,
sortie des archives comme pièce à conviction, elle ne
doit pas prêter à équivoque.
• La rubrique « objet » résume précisément et
succinctement le motif du document émis.
• La signature authentifie le texte « La
signature est l’apposition de son nom de
famille au bas et à droite d’un écrit.
• Les fautes d'orthographe, de style, de
présentation peuvent heurter votre lecteur
et vous empêche d'atteindre votre objectif
de communication.

• On n'écrit pas comme on parle, et certaines

règles de fond et forme doivent être
respectées!
Adoptez un plan pertinent

• Le plan permet d’exprimer de manière cohérente la

pensée, de structurer les idées essentielles selon un
ordre logique.

• Dès lors qu’il a été défini, le travail de rédaction

devient plus facile.
Enchaînez vos idées grâce à des paragraphes
clairs

• Un paragraphe est un bloc de texte composé

d’une ou de plusieurs phrases.
• Trop de rédacteurs enchaînent des phrases
les unes à la suite des autres sans
construction aucune! Évitez cet écueil !
Introduisez également des points de repère
c’est-à-dire des mots de liaison et des
formules de transition .C’est ce qu’on
appelle les connecteurs.
• Sautez une ligne après chaque paragraphe.
Ponctuez correctement
• La ponctuation permet de marquer des pauses et de
structurer le discours. Ses règles sont rigoureuses :
chaque signe a une fonction précise et peut changer
considérablement le sens de la phrase.
• Vérifiez la position des virgules : elles sont souvent
mal placées quand l’ordre de la phrase est
bouleversée.

• Quand cela est possible, allégez une expression

lourde.
• Songez, par exemple, à utiliser les « deux points »
pour exprimer la cause ou la conséquence.
• Contrairement au style littéraire, le style
professionnel se caractérise par des phrases
courtes.

• Les tournures trop complexes n' ont pas leur place

car elles peuvent nuire à la compréhension du
texte et, par conséquent, à l'efficacité de la
communication.
Choisissez un vocabulaire précis, concret

• Ce sont les mots simples courants, concrets,

connus du lecteur qui frappent le plus.

• Mieux vaut préférer des termes courts, précis à

des mots longs, abstraits ou à des expressions
vagues.
Nuancez votre expression
• Pour faire passer un message, il est nécessaire de
s’exprimer avec « finesse ».
• L’incapacité à trouver « le ton juste »,les mots qu’il
faut , sont des difficultés souvent exprimés par les
stagiaires en formation de communication écrite.
• traquez les répétitions.

• Le dictionnaire des synonymes, outil précieux, vous aidera à enrichir

votre lexique.
 Soignez la mise en page

• Avant de s’attacher à lire, le lecteur perçoit le

document dans sa globalité.

• Il faut donc qu’il ait envie de découvrir le message.

• Une présentation aérée facilitera l’identification de

l’écrit, le repérage des points essentiels.
Etre objectif
• Les réactions personnelles n'ont aucune place dans les
documents officiels.
• Être clair

• L'administration ayant pour rôle de

préparer ou de prendre des décisions, il
faut que l'action soit exprimée avec clarté
pour être comprise de son destinataire
(privilégier les mots simples).
• Être logique
- L'écrit doit être construit comme une
démonstration voir « faire un plan ».
Être responsable:
 Cela engage la responsabilité du signataire
sur tous les plans.
D’où la nécessité de peser les mots que l’on emploi.
 Un mot mal placé ,une ponctuation inadaptée peut
transformer la teneur d’un écrit.
• Reformuler sa demande
Reformuler sa demande, dans le cas d'une
réponse. Replacer les informations dans
leur contexte.
Choisir les arguments
• Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des
recommandations, commencez par lister les arguments
que vous allez développer.
Choisir ses mots
• En fonction de votre récepteur, vous
choisirez les mots qui font à priori partie
de son langage.

• Vous éviterez en général les termes

techniques, ainsi que les sigles non
développés (sauf s’ils entrent dans le champ
professionnel direct de l’interlocuteur).
 Respecter les règles de lisibilité.

• Bannir le jargon de spécialiste et les mots

savants ;donner la signification d'un sigle
dès la première utilisation .
• Faire des phrases courtes et développer une idée par
phrase .
• Veiller à l'équilibre des paragraphes .

• Si la correspondance comporte plusieurs

pages, veiller à le faire apparaître
clairement .

• (Pagination, .../...).
 Choisir le ton juste

• Évitez le ton affectif.

Aller à l'essentiel

• Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est

l'efficacité, qui exige que l'on aille rapidement à
l'essentiel.
Citer les faits
• Citez toujours les faits tels que vous les avez observés
ou qu'ils vous ont été rapportés. --Donnez des chiffres
,des dates, des statistiques chaque fois que possible.
Limiter la redondance
• La répétition des informations peut parfois
être utile et délibérée. La plupart du
temps, elle est involontaire et dénote un
manque de rigueur.

• En vous relisant, supprimez les répétitions

ou les redondances.
• II – L’usage du français correct : ponctuation, majuscule
A – La ponctuation

Le point ( . )
• Il marque la fin d'une phrase, c'est-à-dire
l'achèvement du développement d'une idée.
Le point-virgule ( ; )
• Il sépare et relie les parties d'une "phrase
composée", à la suite d'une proposition
ayant un sens complet, mais aussi un
rapport avec la suivante (qui introduit par
exemple un fait nouveau).
 La virgule ( , )
• Elle sépare des éléments semblables
(énumérations) ou dissemblables (termes
en apposition, propositions incises).
• Elle s'utilise également devant les conjonctions de
coordination : car, mais, donc, or... mais ne figure pas,
en général, devant "et" et "ou
Les deux points ( : )
• Ils annoncent une explication, une
énumération et soulignent un rapport
souvent de cause ou de conséquence.
Le point d'interrogation ( ? )
• Il termine les phrases ou les parties de
phrases dans lesquelles se trouve une
interrogation.
• L'administration ignore dans la correspondance les
points d'interrogation (principe de la neutralité). Elle
est, en effet, censée répondre aux questions et n'avoir
pas à les poser .
Les parenthèses ().

• Elles isolent une explication ou une réflexion, une

référence.
 Il y a lieu d'utiliser une majuscule :

• Il y’a lieu d’utiliser une majuscule en début de phrase

.