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Julien Chevauchez Vanessa Vitellius Alioune Fall

FOCUS :
LE CAHIER DES CHARGES FONCTIONNEL

Octobre 2008

Master 2 - Promo 2008-2009 Management des Innovations en Communication Vanessa VITELLIUS ~ Julien CHEVAUCHEZ ~ Alioune FALL Master 2 Management des Innovations en Communication Universit Paris 13 ~ Universit Paris 13 ~ 2008/2009

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Sommaire
Introduction ..................................................................................................................................................4 1. Contextualisation : Le cahier des Charges fonctionnel..................................................................5 1.1. Dfinition : Quest-ce quun cahier des charges ? .................................................................5 Dans quel cadre met-on en place un cahier des charges ? ............................................................5 Distinction entre Cahier des Charges technique et Cahier des Charges Fonctionnel ..............5 1.2. Structure du Cahier des Charges Fonctionnel .......................................................................6 1.3. Quelles sont les normes?...........................................................................................................8 2. La mise en place du cahier des charges fonctionnel.......................................................................9 2.1. QQOQCP (Quoi? Qui? O? Quand? Comment? Pourquoi? )...........................................9 Quoi ? Le projet...................................................................................................................................9 Qui ? Les Acteurs du projet...............................................................................................................9 O ? .....................................................................................................................................................10 Quand ?...............................................................................................................................................10 Comment ?.........................................................................................................................................10 Pourquoi ? ..........................................................................................................................................11 2.2. Comment se droule la rdaction du CDCF ?.....................................................................12 2.2.1. Lanalyse fonctionnelle avant la rdaction du CDCF ...............................................12 2.2.2. La rdaction du CDCF...................................................................................................12 2.2.3. Une rdaction en interne ou en externe .....................................................................12 2.3. Les contraintes..........................................................................................................................12 3. Cas Pratique : Elaboration dun cahier de charges fonctionnel..................................................13 3.1. Le type de CdC fonctionnel sur un projet Innovation dans les TIC ? .......................13 3.2. Quels sont les autres documents en rapport avec le cahier de charges fonctionnel ?....13 3.3. Simulation dun Cahier de charges fonctionnel :.................................................................14 Conclusion...................................................................................................................................................17 Bibliographie ...............................................................................................................................................18 Webographie ...............................................................................................................................................18 Annexe .........................................................................................................................................................19

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Prambule
Le document prsent a pour objectif de faire un focus sur le Cahier de charges fonctionnel. Cette dmarche sinscrit dans le cadre de notre formation universitaire de Master en Management des Innovations en Communication. Pour mener bien cette analyse, nous nous sommes servis de diffrents supports de documentation (schmas, extraits de livres et surtout sites Internet). La ralisation de ce dossier nous a permis de mieux comprendre l'intrt de la rdaction d'un cahier de charges car "Raliser un projet que ce soit un produit ou un service ncessite une tude approfondie". A travers ce document, vous aurez un aperu de notre travail.

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Introduction
La ralisation dun projet ne peut se faire sans rflexion. En effet, comme tout projet de quelque nature que ce soit, il nchappe pas la ncessit de rdiger un cahier des charges et cela quelque soit sa taille et son envergure. Il est le premier document contractuel dun projet et sert formaliser les besoins et les exigences de lentreprise cliente, et les expliquer aux diffrents acteurs pour sassurer que tout le monde est daccord. Cela oblige donc dfinir des objectifs.1 Ce document se porte donc garant du succs dun projet matris. Ngliger la moindre tape de conception ou de ralisation ou encore sous estimer les ressources, faire passer la technologie avant lusager ou les processus mtiers peuvent causer lchec du projet. Il est donc important de tout prendre en compte ds la phase de rdaction du cahier de charges. Vritable acte fondateur, l'oubli le plus minime ce stade peut se chiffrer en milliers d'euros de pertes et en des mois de retard. Il semble donc important de traiter la question du cahier des charges et plus prcisment du cahier des charges fonctionnel (CdCF). Ainsi dans une premire partie, il sera question de la contextualisation du cahier des charges fonctionnel. Dans une seconde partie, il sera intressant de parler de la mise en place du cahier des charges fonctionnel. Puis nous terminerons par une tude de cas qui donnera lieu un cas pratique illustrant llaboration dun cahier des charges fonctionnel.

http://www.netpme.fr/nouvelles-technologies/834-conseils-pour-redaction-cahier-charges-site-web.html

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Cahier de Charges Fonctionnelles

Partie 1 : Contextualisation

1. Contextualisation : Le cahier des Charges fonctionnel 1.1. Dfinition : Quest-ce quun cahier des charges ?
Le cahier des charges est un document contractuel labor en fonction des exigences dune entreprise commanditaire. Il a pour objectif de formaliser par crit le besoin du client en terme dexigences et de rponses apportes celui-ci. Ainsi, le cahier des charges devient un outil fondamental de communication entre le chef de projet (Matre duvre 2 ) et le client (Matre douvrage3). Il sagit dun guide de suivi du projet dtaillant toutes les phases de droulement du projet. Le client peut le consulter pour constater lavanc du projet.

Dans quel cadre met-on en place un cahier des charges ?

On labore un cahier des charges lorsquon est en charge de la ralisation dun projet. Ainsi, la phase de conception dbute par une ide et se termine par la rdaction dun cahier des charges, il donne donc le top dpart la ralisation du projet. Le cahier des charges est en quelque sorte la trame du projet. On s'y rfre diffrents moments du projet : En amont il est prsent aux responsables financiers pour la demande de budget ncessaire l'laboration du produit. Pendant le dveloppement il est une pice de rfrence (entre autres pices) pour le dveloppeur ou l'diteur ayant pris en charge le dveloppement. Une fois le produit termin, il est un lment de rfrence pour le contrle de validit du produit fourni.

Distinction entre Cahier des Charges technique et Cahier des Charges Fonctionnel 4
On distingue deux types de cahier des charges, cahiers que nous habilits utiliser en fonction des projets raliser.

3 Il 4

Il sagit du chef de projet. Cest celui qui est a en charge la ralisation du projet. sagit du client. Cest lui qui prend la dcision de lancer le projet. Sources: Wikipdia ; Comment tenir un cahier des charges de Michel Topper

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- Le Cahier des Charges Technique : doit se limiter numrer les contraintes techniques avres. Dans le droulement d'un projet, le cahier des charges fonctionnel prcde l'tude technique. Nous focaliserons sur le cahier des charges fonctionnel car il sagit ici de notre objet dtude. - Le Cahier des Charges Fonctionnel : dun projet est le document par lequel le matre douvrage exprime son besoin vis--vis dun projet. Le cahier des charges fonctionnel permet en outre : o de susciter chez le chef de projet, la conception et la ralisation du produit le plus efficient, o de faciliter le dpouillement des propositions de son quipe, o de favoriser le dialogue entre les diffrents partenaires Le but dun projet est de satisfaire un besoin. Le Cahier des Charges Fonctionnel formalise avec prcision le besoin du client Besoin va tre exprim sous forme de fonctions. Le cahier des charges Fonctionnel va expliciter le besoin du client au travers de fonctions de services et de fonctions de contraintes. Il est important que chacune des parties participe activement la rdaction du cahier des charges fonctionnel.

1.2. Structure du Cahier des Charges Fonctionnel

Selon l'importance et la criticit du projet certains de ces lments devront apparatre dans le cahier des charges :

Source : http://www.toutpourmanager.com

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Plan type5 (daprs la norme AFNOR X50-151)6

1. Prsentation gnrale du problme 1.1 Projet 1.1.1 Finalits 1.1.2 Esprance de retour sur investissement 1.2 Contexte 1.2.1 Situation du projet par rapport aux autres projets de lentreprise 1.2.2 tudes dj effectues 1.2.3 tudes menes sur des sujets voisins 1.2.4 Suites prvues 1.2.5 Nature des prestations demandes 1.2.6 Parties concernes par le droulement du projet et ses rsultats (demandeurs, utilisateurs) 1.2.7 Caractre confidentiel s'il y a lieu 1.3 Enonc du besoin (finalits du produit pour le futur utilisateur tel que prvu par le demandeur) 1.4 Environnement du produit recherch 1.4.1 Listes exhaustives des lments (personnes, quipements, matires) et contraintes (environnement) 1.4.2 Caractristiques pour chaque lment de lenvironnement 2. Expression fonctionnelle du besoin 2.1 Fonctions de service et de contrainte 2.1.1 Fonctions de service principales (qui sont la raison dtre du produit) 2.1.2 Fonctions de service complmentaires (qui amliorent, facilitent ou compltent le service rendu) 2.1.3 Contraintes (limitations la libert du concepteur-ralisateur) 2.2 Critres dapprciation (en soulignant ceux qui sont dterminants pour lvaluation des rponses) 2.3 Niveaux des critres dapprciation et ce qui les caractrise 2.3.1 Niveaux dont lobtention est impose 2.3.2 Niveaux souhaits mais rvisables 3. Cadre de rponse 3.1 Pour chaque fonction 3.1.1 Solution propose 3.1.2 Niveau atteint pour chaque critre dapprciation de cette fonction et modalits de contrle 3.1.3 Part du prix attribu chaque fonction 3.2 Pour lensemble du produit 3.2.1 Prix de la ralisation de la version de base 3.2.2 Options et variantes proposes non retenues au cahier des charges 3.2.3 Mesures prises pour respecter les contraintes et leurs consquences conomiques 3.2.4 Outils dinstallation, de maintenance prvoir 3.2.5 Dcomposition en modules, sous-ensembles 3.2.6 Prvisions de fiabilit 3.2.7 Perspectives dvolution technologique

Source : Wikipedia : le cahier des charges fonctionnel, il sagit de la norme de rdaction du cahier des charges
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Il sagit de la norme de rdaction du cahier des charges

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1.3. Quelles sont les normes7 ?

Quest quune norme ? Une norme est un document de rfrence qui apporte des rponses des questions techniques et commerciales que se posent, de faon rpte, les acteurs, sur des produits, des biens dquipement ou des services. Elle est labore en consensus par lensemble des acteurs dun march (producteurs, utilisateurs, laboratoires, pouvoirs publics, consommateurs...) . Nous allons nous intresser lAssociation franaise de normalisation (AFNOR) qui est l'organisme officiel Franais de normalisation. Il est membre de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) auprs duquel il reprsente la France. L'AFNOR a t cre en 1926; elle est place sous la tutelle du ministre charg de l'industrie. Elle compte environ 3 000 entreprises adhrentes. L'AFNOR dite la collection des normes NF qui identifie habituellement un document par la forme NF L CC-CCC .L : tant une lettre reprsentant la classe .C : tant un chiffre

7 Source :

http://www.afnor.org/portail.asp

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Cahier de Charges Fonctionnelles

Partie 2 : Les paramtres

2.

La mise en place du cahier des charges fonctionnel

2.1. QQOQCP (Quoi? Qui? O? Quand? Comment? Pourquoi? )

Afin davoir une vision globale des diffrents lments, acteurs qui jalonnent le cahier des charges fonctionnel, il semble intressant dappliquer la mthode QQOQCP qui permet la collecte exhaustive et rigoureuse de donnes prcises.

Quoi ? Le projet
Un projet est une aventure temporaire entreprise dans le but de crer quelque chose d'unique. Il se termine une date dtermine et le rsultat final est propre au projet entrepris. Dans un contexte professionnel, il s'agit de la ralisation d'un produit ou un service.

Qui ? Les Acteurs du projet

Le cahier des charges est la pice majeure de la relation matrise d'ouvrage - matrise d'uvre. Le chef de projet prend la direction du cahier des charges et travaille en liaison avec les diffrents services concerns. Avant de le remettre au prestataire, il convient de faire valider le cahier auprs du juriste de l'entreprise ou d'un avocat afin dviter tout litige et veiller au respect de limage de lentreprise. Le Rle de lentreprise : - valider les diffrentes tapes - valider le respect du cahier des charges, - veiller au respect des dlais, - fournir les contenus de base (textes, logos, images). Rle du prestataire : - concevoir et raliser le projet - respecter les dlais.

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O ?
Que a soit en entreprise (les grands comptes, PME), les collectivits territoriales, le public ou le priv, tout projet ncessite un cahier des charges car il dfinit exhaustivement les spcifications de base d'un produit ou d'un service raliser. Dans le domaine des TIC et du management des innovations en communication, un projet ne peut se faire sans ce document.

Quand ?
Le diagramme de Gantt est un outil utilis en gestion de projet et permettant de visualiser dans le temps les diverses tches composant un projet. Il permet de reprsenter graphiquement l'avancement du projet. Cet outil rpond deux objectifs : planifier de faon optimale et communiquer sur le planning tabli et les choix qu'il impose Ce diagramme permet : De dterminer les dates de ralisation d'un projet. Didentifier les marges existantes sur certaines tches. De visualiser d'un seul coup d'il le retard ou l'avancement des travaux.

Exemple de diagramme de Gantt

Comment ?
Le cahier des charges fonctionnel vit tout au long du projet. Afin dviter que sa lecture soit difficile et fastidieuse et ainsi inutilisable, il faut adopter un style simple, synthtique et comprhensible de tous. Sa rdaction doit favoriser les rsums, lutilisation de schma et de liste puces. La qualit du cahier des charges oriente la prestation du prestataire. Un cahier imprcis ne favorise pas une offre pertinente. A l'inverse, un cahier trop prcis risque de le limiter.

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Pourquoi ?
Le cahier des charges fonctionnel est un document qui prcise le besoin du client, au moyen de fonctions dtaillant les services et les contraintes du produit final. Il prsente le problme rsoudre et le primtre du projet et le contexte. Il a pour fonction de favoriser le dialogue entre les diffrentes parties. Il facilite galement le choix des solutions techniques exprimes dans le cahier des charges technique. Enfin, il s'agit d'un engagement contractuel entre les diffrentes parties prenantes au projet. Le Cahier des Charges Fonctionnel est la conclusion des travaux d'analyse de la valeur et d'analyse fonctionnelle qui symbolisent la dmarche d'expression du besoin.

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2.2. Comment se droule la rdaction du CDCF ?

2.2.1. Lanalyse fonctionnelle avant la rdaction du CDCF 8
L'analyse fonctionnelle est une dmarche qui consiste rechercher, ordonner, hirarchiser les fonctions du produit attendu par l'utilisateur. Elle s'applique la cration ou l'amlioration d'un produit, elle est dans ce cas l'tape fondamentale de l'analyse de la valeur et est la base de l'tablissement du Cahier des Charges Fonctionnel.

2.2.2. La rdaction du CDCF

Le Cahier des Charges Fonctionnel est un document par lequel la matrise d'ouvrage exprime ses besoins. Il permet de favoriser le dialogue entre les diffrentes parties prenantes, et de cadrer la conception et la ralisation du produit par le prestataire. Pendant la rdaction, il s'agit de s'assurer que le passage du besoin exprim au besoin fonctionnel est conforme aux objectifs viss. Cest un jalon qui dfinit le projet et dtaille les conditions dans lesquelles il doit tre ralis. Il dcrit l'ensemble des caractristiques attendues des fonctions de service. Cest le lien de comprhension entre le matre duvre et le matre douvrage.

2.2.3. Une rdaction en interne ou en externe 9

Certaines entreprises privilgient une rdaction en interne pour que le projet de site soit le vrai reflet de l'entreprise et pour viter que le prestataire impose ses choix. L'entreprise peut externaliser la rdaction du cahier si elle s'adresse un rdacteur spcialis, travaillant gnralement sous la forme de l'entreprise individuelle. Ce qui a pour avantage de bnficier de l'aide et des conseils d'un spcialiste indpendant des prestataires.

2.3. Les contraintes

Une contrainte est une limitation de la libert du concepteur (rglement, normes et impratifs dinterfaces matrielles ou immatrielles) lorsqu'elle exprime le fait que, dans une phase d'utilisation, le produit ne doit pas affecter un lment du milieu extrieur ou tre affect par lui. Les contraintes peuvent tre de natures diffrentes : - Fonctionnelles - Techniques - Rglementaires ou juridiques - Organisationnelles - Logistiques

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Source : http://erwan.neau.free.fr/Toolbox/Analyse_Fonctionnelle.htm Source : http://www.commentcamarche.net/faq/sujet-9660-le-cahier-des-charges-d-un-site-web

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Cahier de Charges Fonctionnelles

Partie 3 : Cas Pratique

3. Cas Pratique : Elaboration dun cahier de charges fonctionnel

3.1. Le type de CdC fonctionnel sur un projet Innovation dans les TIC ?
Il existe diffrents types de projets et donc diffrents types de cahier des charges, do lintrt de bien cerner le type de projet quon a raliser. Dans notre cas, le choix se portera sur des projets multimdias , car ce sujet dtermine ici notre champ dactivit pour cette tude.

3.2. Quels sont les autres documents en rapport avec le cahier de charges fonctionnel ?
Lors de nos recherches, il nous semble important de souligner que le Cahier de charges peut exister avec dautres types documents : des avenants, do limportance des versionnings

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Dmarche Projet : Bernard Dimet Daprs Rle et volution du CdCF dans les phases de cration du produit , 7.1, NF X 50-151 (dc.1991)

Le cahier de charges technique, car pour certains projets le cahier de charges est la fois fonctionnel et technique. Recettage / ou Le cahier de recettes qui est souvent utilis pour valider les phases de test.

3.3.

Simulation dun Cahier de charges fonctionnel :

Pour ce faire nous analyserons dans cette partie le sommaire dun cahier de charges fonctionnel ralises par des tudiants en DUT SRC, sur un projet Midosuji, de cration dun CD rom Interactif.

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Aprs lecture de ce cahier de charge nous remarquons des tapes indispensables pour toute rdaction dun cahier de charges : 1
Diffusion du document Prsentation de l'quipe

Cette partie permet de prsenter de savoir qui est destin ce document, les versionnings et de connatre qui sont les acteurs intervenant de prs ou de loin sur le projet. Permet de prsenter le projet, le reformuler, dexpliquer les dmarches administratives, et quelle organisation choisir ?

Prsentation du projet formulation description mise en oeuvre l'organisation spcifications administratives l'volution Charte graphique (schmatisation =zoning) Objectifs Rsolution des objectifs Rpartition des activits et du temps de travail Diagrammes de Gantt Spcifications et mise en oeuvre du projet Prsentation des diffrents outils administration de la base de donnes

Cette partie est considre comme lobjectif atteindre, lattente du client. Ainsi elle permet de fixer les objectifs fonctionnels et techniques, la mesurabilit afin de poser les bases, les outils, et le planning organisationnel pour y rpondre. Cette partie est plus un rcapitulatif des attentes

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interface principale cration des diaporamas cration du diagramme de Gantt Gestion des donnes Partie Cration jeux quizz jaquette Rdaction d'un manuel d'utilisation

concrtes du projet. Leur ralisation permettra et se fera en mme temps avec la rdaction du cahier de charge technique.

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Protocoles de test et finalisation Rcapitulatif du contenu du CD rom valuation des cots

Poser les phases de testing. Chose importante le budget, cest rcapitulatif financier du cahier de charges. le

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Conclusion
En conclusion, rappelons que la ralisation dun projet ncessite une tude approfondie. En effet, bon nombre de projets comptent un parcours sem dembches, avec des risques dchecs ayant des influences consquentes sur les ressources humaines, techniques et financires. Ainsi la rdaction du cahier de charges peut permettre de mettre tous les atouts sur table avant d'entamer le projet. Le cahier des charges reste la cl de vote du projet. Ngliger la ralisation dun cahier des charges peut coter cher tant au niveau du temps, des sommes investies et des relations avec le matre douvrage Bien cibler le besoin du client pour mieux limiter le projet reste une tape fondamentale afin de diminuer les avenants. Llaboration dun cahier des charges est scinde en deux tudes : - Ltude fonctionnelle : le cahier des charges fonctionnel - Ltude technique : le cahier des charges technique Dans le droulement d'un projet, le cahier des charges fonctionnel prcde l'tude technique.

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Bibliographie
BORDAGE , Stphane (2008) : Conduite de projets Web, Eyrolles, 394p . HOUGRON, Thierry (2001) : La conduite de projets : Les 81 rgles pour piloter vos projets avec succs, Dunod/L'Usine Nouvelle, 416p. MESSAGER-ROTA, Vronique (2007) : Gestion de projets : vers les mthodes agiles, Eyrolles, 252p. MORLEY, Chantal, (2008) : Management d'un projet systme d'information : Principes, techniques, mise en uvre et outils, Dunod, 458p.

Webographie
http://www.toutpourmanager.com/ http://www.afnor.org/portail.asp http://erwan.neau.free.fr/Toolbox/Analyse_Fonctionnelle.htm http://www.commentcamarche.net/faq/sujet-9660-le-cahier-des-charges-d-un-site-web

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Annexe
CAHIER DES CHARGES DE REALISATION DE SITE INTERNET

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