Crystal Report

Initiation Crystal Reports XI
par Fleur-Anne BLAIN (fablain.developpez.com)

Date de publication : 02/10/2007
Dernire mise jour : 02/10/2007
Ce tutoriel a pour but de vous initier aux principales fonctionnalits de Crystal
Reports XI et bien entendu la conception de rapports.
Initiation Crystal Reports XI par Fleur-Anne BLAIN (fablain.developpez.com)
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Copyright 2007 - Fleur-Anne BLAIN. Aucune reproduction, mme partielle, ne peut tre faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes,
documents, images, etc sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu' 3 ans de prison et jusqu' 300 000 E
de domages et intrts.
http://fablain.developpez.com/tutoriel/crystal-report/
Introduction
I - Nos premiers pas avec Crystal Reports XI
I-A - L'accueil
I-B - L'environnement de conception d'un rapport
I-B-1 - La barre de menu
I-B-2 - La barre d'outils et l'environnement de conception d'un rapport
II - Notre premier rapport Crystal Reports
II-A - La connexion aux donnes
II-B - Conception de notre premier rapport
II-B-1 - Un premier Crystal Reports simple
II-B-2 - Un premier Crystal Reports avec paramtres
III - Autres fonctionnalits de Crystal Reports XI
III-A - L'apparence...a compte
III-B - Les experts
III-C - L'atelier/diteur de formules
III-D - Les sous-rapports
Conclusion
Liens utiles
Remerciements
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Introduction
Crystal Reports est un gnrateur de rapport et donc d'aide la dcision ou encore de communication. Ce tutoriel
se base sur Crystal Reports XI de Business Object mais peut tout de mme se rvler trs utile si vous travaillez
sur des versions antrieures.
Dans un premier temps, nous dcouvrirons l'outil Crystal Reports d'une manire gnrale afin de nous familiariser
aussi bien avec le vocabulaire employ qu'avec l'outil lui-mme. Puis dans un second temps, nous raliserons pas
pas un exemple de report. Enfin, nous prsenterons diffrentes fonctionnalits couramment utilises de la plus
lmentaire la plus complexe.
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I - Nos premiers pas avec Crystal Reports XI
Si vous souhaitez dcouvrir Crystal Reports XI, il vous est possible de tlcharger une
version d'valuation de 30 jours cette adresse : Tlchargement Crystal Reports XI R2
Dbutons notre dcouverte de Crystal Reports XI en parcourant quelques menus et fentres.
I-A - L'accueil
Comme la plupart des logiciels, Crystal Reports XI dispose d'une page d'accueil visible chaque lancement du
logiciel. Cette page se prsente de la manire suivante :
Comme nous pouvons le constater cette page se divise en plusieurs parties :
La partie "Dmarrage": Elle se compose de trois parties trs intressantes en particulier pour les novices
du reporting. Il y a tout ce qu'il faut pour dbuter, des exemples, vos raccourcis sur les rapports rcemment
traits et enfin le ncessaire pour la cration de nouveaux rapports avec ou sans l'utilisation de l'assistant.
La partie "Ressources en ligne" : Cette partie vous informe de toutes les actualits Crystal Reports, les aides
possibles, les documentations, etc.
Personnellement, pour apprendre, je ne conseille pas d'utiliser l'assistant car mme s'il s'avre trs pratique pour les
reports simples, vous ne voyez et ne contrlez pas tout ce que vous faites. D'un point de vue pdagogique l'utiliser
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une fois c'est bien mais pour comprendre mieux vaut chercher et trouver par soi-mme. N'oubliez pas qu'une aide
est votre disposition!
I-B - L'environnement de conception d'un rapport
Nous allons faire le tour des fentres et menus principaux de Crystal Reports en vue de la cration de notre
premier rapport. Nous allons, dans un premier temps, parcourir la barre des menus, puis la barre d'outils et enfin
l'environnement de conception d'un report.
I-B-1 - La barre de menu
La barre de menu se divise en onglets, que pour la plupart vous avez dj pu apercevoir dans d'autres logiciels.
Onglet "Fichier" :
L'onglet "Fichier"permet la cration de nouveaux rapports, tableaux croiss ou cube OLAP, d'ouvrir ces mmes
types de documents et comme d'habitude d'enregistrer, mettre en page, sauvegarder, etc. Cet onglet propose aussi
diverses options en lien direct avec les rapports.
En effet, lorsque vous slectionnez "Options..." de l'onglet fichier, une nouvelle fentre s'ouvre. Celle-ci permet
d'afficher/modifier, la disposition ( de rgles, repres, grille, etc.) , la police (des diagrammes, champs de rsum,
champs de nom de groupe, des objets textes, des titres), des balises actives et aperu HTML, la vrification de
dpendances, certains critres aux niveaux bases de donnes, les options de mise en forme de l'diteur de
formules, certains paramtres de reporting (en particulier pour la lecture de donnes et l'ouverture d'un rapport)
et enfin tout ce qui touche aux masques de mise en forme des heures, dates, boolens, etc.
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Toujours dans l'onglet "Fichier" vous disposez d'une autre option appele "Options du rapport...", qui elle vous
permet de modifier certains paramtres gnraux du rapport comme suit :
Enfin, travers cet onglet, il vous est possible d'exporter votre rapport vers d'autres supports :
Onglet "Affichage" :
L'onglet affichage permet d'afficher ou non certaines fentres ou encore la grille de report ou enfin la rgle de repres.
A noter qu'il est indispensable de laisser afficher les fentres de rapports et explorateur de champs pour votre confort.
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Onglet "Insertion" :
L'onglet insertion permet d'insrer dans votre rapport des lments, en particulier des tableaux croiss, sous-rapports
ou encore image :
Onglet "Mise en forme" :

Cet onglet permet de grer la mise en forme d'une manire gnrale.
Onglet "Base de donnes" :

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L'onglet base de donnes est trs important. C'est grce lui que l'on peut voir les connexions aux bases de donnes,
leurs types, voir certaines commandes SQL, etc.
Onglet " Rapport" :

L'onglet rapport permet de grer tout ce qui touche aux formules de slection, atelier de formules, actualisation du
rapport, etc. :
Onglet " Fentre" :

L'onglet fentre vous permet d'organiser vos icnes, vos fentres.
Onglet "Aide" :
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L'onglet aide vous donne accs l'aide de l'outil aussi bien l'aide fournie avec l'outil que l'aide en ligne et d'autres
liens utiles pouvant vous aider. Ne pas hsiter la consulter.
I-B-2 - La barre d'outils et l'environnement de conception d'un rapport
La barre d'outils est un condens des outils principaux accessibles travers la barre de menu. Son utilisation est
simple, pour la plupart des lments de rapports, cliquer sur le bouton choisi puis faire glisser l'lment ainsi cr
dans votre rapport.
Si l'on regarde de plus prs la barre d'outils, nous avons sur la gauche (flche bleue), tous les boutons utiles aux
insertions d'lments dans les rapports et au centre (flche rouge), tout ce qui est en rapport avec la base de donnes,
certaines actions SQL (tri, groupe, etc.) ou encore l'atelier de formules. Enfin, nous avons sur la droite ( flche orange)
la toolbar Crystal en aperu.
Concernant l'environnement de conception d'un rapport, celui-ci se divise en deux : la partie conception du rapport
et la partie aperu du rapport.
En mode conception de rapport vous pouvez apercevoir les diffrentes parties du rapport, de l'entte de rapport
au pied de page de rapport. Ces parties sont trs utiles pour l'organisation des donnes afficher sur votre rapport.
Au centre, vous disposez de votre rapport en mode conception. Enfin, droite, diffrents lments trs utiles sont
prsents (si vous avez spcifi auparavant l'affichage de ces fentres) comme l'arborescence du rapport ou encore
l'explorateur de champs.
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En mode aperu, vous obtenez l'aperu de votre report en excution, avec son arborescence, les diffrentes pages,
etc. La toolbar de navigation Crystal vue prcdemment, droite, est trs utile dans ce cas.
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II - Notre premier rapport Crystal Reports
Dans cette partie nous allons focaliser notre attention sur tout ce qui se rapporte la connexion aux donnes, base de
donnes car c'est un lment important et la premire tape avant toute conception. Puis dans un deuxime temps,
nous allons raliser un exemple de rapport simple afin de comprendre les bases du reporting avec Crystal Reports.
II-A - La connexion aux donnes
A la cration d'un nouveau rapport, la premire action demande par Crystal Reports est une connexion une source
de donnes avec l'expert base de donnes. Nous n'avons pas encore ralis de connexion. Mais nous pouvons
cependant jeter un oeil cette fentre :
L'expert base de donnes vous permet donc de voir vos connexions actuelles (du rapport en cours), vos connexions
favorites, un historique, etc. C'est ici qu'il vous est possible de vous connecter une source de donnes en cliquant
sur "Crer une nouvelle connexion". Voici ci-dessous tous les types de connexions possibles selon votre base de
donnes ou votre source de donnes :
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Dans notre cas pour cet exemple, la source de donnes sera de type OLEDB (ADO) pour en venir slection SQL
native client en fournisseur OLEDB :
Quelque soit votre type de source de donnes, double-cliquer dessus puis se laisser guider
par les informations demandes (un chemin de fichier, un nom de serveur, un login et
password ou encore un type de connexion).
Dans le cas prsent, nous spcifions le serveur et la base de donnes. Etant administrateur j'ai bien spcifi les deux
types de connexions possibles donc je choisis scurit intgre par pure simplicit dans mon cas :) .
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J'utilise la base de donnes AdventureWorks pour Microsoft SQL Server 2005 que vous
pouvez trouver sur Internet trs aisment et quelque soit la version de votre serveur pour
vous entraner.
Aller jusqu' la fin de votre assistant. La connexion est faite. Pour le vrifier, il suffit d'ouvrir les connexions actuelles
et l'on peut constater que la connexion est bien l ainsi que l'arborescence de la base.
Enfin, toujours dans cet expert connexion base de donnes , il vous est possible de slectionner les tables ou vues
que vous souhaitez manipuler dans votre rapport. Dans notre cas, nous allons utiliser la table CrditCard :
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Bien entendu, ajoutez autant de tables ou vues que vous souhaitez selon les besoins du rapport. Enfin, l'expert base
de donnes vous permet tout moment d'ajouter ou supprimer des tables ou vues. Maintenant que nous sommes
connects notre source de donnes, passons la conception du rapport.
II-B - Conception de notre premier rapport
Dans cette partie, nous allons concevoir un premier rapport basique puis un autre en utilisant la notion de paramtres.
Le premier rapport simple nous permettra de dcouvrir davantage l'outil Crystal Reports un peu plus en dtail.
II-B-1 - Un premier Crystal Reports simple
Ce premier report sera un diagramme. Si vous souhaitez faire un tableau il vous est possible d'utiliser l'assistant qui
est assez complet ou bien d'insrer un tableau dans votre rapport et suivre le mme principe qu'un diagramme. Pour
un diagramme, nous utiliserons l'icne puis nous glisserons dans le corps du rapport. Ce diagramme se trouvera
dans l'entte du rapport. En faisant glisser le cadre apparent suite au clic de l'icne, une fentre s'ouvre : l'expert
diagramme. Cet expert diagramme vous permet de construire le coeur de votre rapport travers diffrents onglets
que nous allons explorer.
L'onglet "Type" :
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L'onglet "Type" permet de choisir le type de diagramme que vous souhaitez raliser. Comme vous pouvez le constater
la liste est longue et les variantes pour chaque diagramme sont multiples. Dans notre cas nous nous contenterons
d'un histogramme classique.
L'onglet "Donnes" :
L'onglet "Donnes" permet la gestion des donnes. C'est ici que vous choisissez quelles donnes afficher en
abscisse, en ordonnes ou autres, si celles-ci doivent tre tries ou bien cumules, etc.
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Par exemple, dans notre exemple ci-dessus nous dcidons d'afficher les annes d'expiration de carte de crdit qui
existent dans notre base de donnes de manire croissante.
Ensuite, nous dcidons d'afficher en axe des ordonnes la somme des Cartes par identifiant (quivalent un SELECT
COUNT(DISTINCT ...) en SQL) :
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L'onglet "Axes" :
Cet onglet permet de dfinir ses axes de manire manuelle ou automatique selon les donnes ou encore d'ajouter
des grilles au rapport facilitant parfois la lecture.
L'onglet "Options" :
L'onglet "Options" permet de modifier la couleur du diagramme de manire basique, de personnaliser les paramtres
de celui-ci, d'afficher ou non certaines informations sur les donnes ( tiquettes de valeurs par exemple) ou encore
la gestion de base des lgendes.
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L'onglet "Mise en relief de la couleur" :

Cet onglet permet de spcifier pour certaines valeurs une couleur prcise. Pour attribuer une couleur un lment
du rapport, crer un nouvel lment, choisir l'lment traiter, sa valeur et sa couleur puis valider.
L'onglet "Texte" :
L'onglet "Texte" permet de mettre des titres ou sous-titres votre diagramme. Vous pouvez laisser les titres
automatiques mais ils ne sont pas trs parlant. Pour chaque titre il est possible de spcifier une police bien prcise :
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Voil notre premier rapport, certes assez simple nous a permis de faire le tour de quelques fonctionnalits de base.
Voyons en mode aperu ce que cela donne :
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Comme vous pouvez le constater, tous les champs prsents sur le rapport sont cochs d'une virgule verte, nos titres
sont bien prsents, etc. De plus, si vous regardez au niveau de l'arborescence de l'explorateur de champs, il y a ce
que l'on appelle les champs spciaux. Ce sont tous les champs pr-existants dans Crystal Reports que vous pouvez
ajouter si besoin votre rapport (par exemple l'auteur, la date du jour, les numros de pages, etc.). Voyons ce que
donne notre rapport en mode aperu :
II-B-2 - Un premier Crystal Reports avec paramtres
Dcouvrons maintenant une autre fonctionnalit de base et trs rpandue, les paramtres. Un rapport peut tre
avec paramtres, c'est--dire que l'utilisateur ou le lecteur devra intervenir pour saisir les valeurs qu'il souhaite voir
afficher. La plupart du temps ce sont des tranches ou plages de dates par exemple.
A la cration de notre nouveau rapport, Crystal Reports nous demande travers l'expert base de donnes une
connexion aux donnes. Mais si l'on regarde de plus prs dans l'historique, vu que nous gardons la mme source
de donnes pour notre exemple, nous pouvons la retrouver sans avoir recrer de nouvelle connexion :
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Nous souhaitons prendre en compte dans notre requte des paramtres. Nous allons passer par l'ajout d'une
commande ou plutt requte pour pouvoir slectionner nos donnes comme nous avons slectionn une table
prcdemment. Si vous tes fchs avec le SQL, il vous est possible d'utiliser l'expert slection et de crer vos
nouveaux champs de paramtres (clic droit sur champs de paramtre). Dans ce cas, nous allons passer par une
requte (sans l'expert slection). Cliquer sur "Ajouter une commande". Nous obtenons la fentre suivante :
Dans cette fentre, crivez ou copiez la requte souhaite. Dans notre cas, nous souhaitons afficher le nombre de
produits par couleur prvus en vente en fonction d'une date. Le "en fonction d'une date" signifie que nous allons
encadrer la date par deux paramtres, date de dbut et date de fin, eux aussi de type date afin que la comparaison
soit possible.
Une requte paramtre sous Crystal Reports a une syntaxe spcifique. Chaque
paramtre doit tre crit de cette manire {?nomparam} et tre du mme type que la
valeur comparer dans votre base de donnes.
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Ensuite, il faut ajouter les paramtres. Ceux-ci doivent porter le mme nom que ceux donns dans votre requte.
Pour ajouter un nouveau paramtre, cliquer sur le bouton "ordre" :
Rpter cette action pour chaque paramtre.
Puis valider le tout. La commande est alors cre et utilisable dans votre rapport :
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Dans l'explorateur de champs, nous pouvons constater que notre commande existe, travers tous les champs
slectionns par notre requte mais aussi travers nos deux champs de paramtres qui ont t crs :
Pour la suite, il suffit de raliser votre report comme dcrit dans la partie prcdente, en slectionnant les champs
afficher, les champs de groupe, de spcifier vos titres, couleurs, etc. Dans notre cas, voici ce que cela donne avec
notre requte paramtre :
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Au premier lancement, Crystal Reports lance le rapport avec les valeurs par dfaut que nous avons spcifies
auparavant. Puis lorsque l'utilisateur souhaite modifier ses valeurs, il lui faut actualiser son rapport l'aide du bouton
. En actualisant, une fentre demandant de nouveaux paramtres s'ouvre comme suit :
Choisir alors d'entrer de nouveaux paramtres (comme le montre l'image prcdente). Vous obtenez alors la fentre
suivante dans laquelle il vous est possible de modifier les valeurs de vos paramtres :
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Validez vos nouveaux paramtres. Nous pouvons constater que la nouvelle requte, avec nos nouvelles valeurs, est
bien effective et affiche tous les produits vendus par couleurs pendant la priode que nous avons choisie :
Pour les paramtres de type chanes de caractres, mettre entre ' ' le paramtre, par
exempe Where Color='{?nomcolor}'
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III - Autres fonctionnalits de Crystal Reports XI
III-A - L'apparence...a compte
Le reporting est bas sur l'apparence car en gnral c'est un outil dcisionnel. C'est pourquoi vos rapports doivent
tre au moins prsentables. Pour cela vous avez diffrentes fonctionnalits possibles.
Insertion d'image :
Pour insrer une image dans votre rapport, cliquer sur .
Mettre en forme l'arrire-plan :

Pour mettre en forme l'arrire-plan de votre rapport, cliquer droit dessus pour obtenir ce menu :
Vous pouvez alors modifier l'arrire-plan l'aide de dgrad, motifs, etc.
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Options du diagramme :
Ce menu vous permet de modifier l'apparence de certains lments du rapport tel que les diffrents titres et leurs
polices, la lgende et sa disposition, etc.
Options des sries :

Lorsque vous cliquer droit sur une srie, il vous est possible de modifier son apparence l'aide des options de sries :
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Mettre en forme la lgende :

Comme pour l'arrire-plan, vous disposez des mmes possibilits concernant la mise en forme de la lgende :
III-B - Les experts
Dans la barre de menu, au niveau de l'onglet rapport, vous avez accs diffrents experts que nous allons parcourir.
L'expert diagramme :
L'expert diagramme, que nous avons vu prcdemment, est l'expert qui permet de spcifier le type de diagramme
choisi, ses donnes, ses titres, etc.
L'expert base de donnes :

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Comme nous l'avons vu prcdemment, l'expert base de donnes permet entre autre de ce connecter une source
de donnes quelque soit son type.
L'expert slection :
L'expert slection se retrouve en cliquant sur l'icne . L'expert slection permet de choisir les enregistrements
ou groupes que vous voulez dans votre rapport. Il gnre selon vos choix une formule de slection de manire
automatique. Il vous est possible, d'ajouter, parcourir ou encore supprimer une slection :
L'expert groupe :
L'expert groupe permet de spcifier des groupes, leur ordre, de les trier, etc. Par exemple, dans nos rapports
prcdent, nous avons group par date (par mois dans l'ordre croissant) puis par couleur.
L'expert section :
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Vous pouvez accder l'expert section l'aide de l'icne . L'expert section vous permet de modifier les proprits
pour chaque section, y compris des affichages conditionnels (avec formule) :
III-C - L'atelier/diteur de formules
Comme le dcrit trs bien son nom, l'atelier/diteur de formules permet de crer/diter les formules que vous
souhaitez. Parfois certains affichages sont conditionnels ou doivent subir des mapping ou autres. C'est dans ce genre
de cas qu'est utile l'atelier de formules. De plus, chaque fois que vous voyez l'icne c'est qu'il vous est possible de
contrler cette proprit en lui appliquant une formule selon vos dsirs. L'atelier se prsente de la manire suivante :
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Comme vous pouvez le constater, il y a quatre fentres principales pour raliser vos formules :
Champs du rapport :
Les champs du rapport correspondent tout simplement aux champs de base de donnes accessibles pour votre
rapport et qui font donc partis de votre slection de dpart. Ils contiennent aussi les formules et groupes dj crs
prcdemment.
Fonctions :
Les fonctions sont des procdures dj crites qui renvoient des valeurs. Un peu comme les librairies de fonctions
d'autres langages. Il existe pas mal de fonctions prdfinies de base pour les manipulations de donnes les plus
courantes.
Oprateurs :
Les oprateurs dcrivent une action ou une opration pouvant tre effectue avec deux valeurs ou plus. Comme en
mathmatiques avec les additions, soustractions, etc.
Fentre de texte de formules :

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Cette fentre vous permet d'crire vos formules ou de voir les rsultats de vos choix de fonctions, etc.
Deux syntaxes sont possibles pour raliser vos formules. La syntaxe Crystal Reports ou bien la syntaxe basic. Ce
type de formules peut vous tre utiles pour des champs calculs ou encore des extractions, des transformations de
donnes, etc.
III-D - Les sous-rapports
Un sous-rapport est, comme son nom l'indique, un rapport dans un rapport. Le rapport parent peut contenir plusieurs
sous-rapports. Soit vous cliquez sur l'icne qui vous permet d'insrer un rapport existant ou bien de crer votre
sous-rapport l'aide de l'assistant. Cela peut tre utile pour les novices. Soit vous slectionnez l'option de mise en
forme, sur l'onglet lien hypertexte, il vous est possible d'insrer un sous-rapport sous forme de lien hypertexte. Cela
vite entre autre un chargement de donnes inutiles si celui-ci n'est pas ouvert.
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Conclusion
Si vous avez dj fait du reporting c'est un plus c'est certain. Mais Crystal Reports a ses spcificits. C'est pourquoi je
ne peux que vous conseiller de lire attentivement le tutoriel, ainsi que ceux fournis en lien et de fouiller par vous-mme
il n'y a que comme cela que l'on apprend.
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Liens utiles
Tlecharger la version d'valuation Crystal Reports XI R2
Business Object
Cration et mise en forme d'tats Crystal Reports avec VS .NET par Manuel Sergent
Cration et dploiement d'tats Crystal Reports avec VS .NET par David Pdehourcq
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Remerciements
Je remercie Aspic pour sa relecture ainsi que Adrien Artero et qi130 pour leurs critiques constructives.
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Onglet "Mise en forme" :

Onglet "Base de donnes" :

Onglet " Rapport" :

Onglet " Fentre" :

L'onglet "Mise en relief de la couleur" :

Mettre en forme l'arrire-plan :

Options des sries :

Mettre en forme la lgende :

L'expert base de donnes :

Fentre de texte de formules :

Tlecharger la version d'valuation Crystal Reports XI R2

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