Masteceg TPMA. Chapitre 2 : Gestion des achats 1- Généralités sur Ja fonction achat *- 1.1- Définition achat Llachat est l'acquisition d'un bien ou un service en contrepartie du paiement de son prix. La gestion des achats est l'ensemble des opérations employées par une entreprise pour acquérir, stocker et distribuer les matiéres premiéres, produits intermédiaires, fournitures de bureau, piéces de machines ou produits finis nécessaires au fonctionnement de I’entreprise'. La gestion d’achats dans l'entreprise regroupe done, tout un ensemble dactivités : acquisition, gestion des contrats, négociations, transport, logistique, distribution, stockage, inventaire, résolution des problémes, évaluation des fournisseurs, etc” 1.2- Réles de la fonction achats La fonction achats est en charge de : - Jouer un réle diinterface dans lentreprise avec les fournisseurs externes ;, = Recevoir et analyser les besoins exprimés par les autres services de Ventreprise : production, techniques, commercial, GRH, services généraux, ..; = S'assurer que la rédaction de la commande comporte bien I’ensemble des éléments caractérisant parfaitement les besoins du client interne avec les précautions et garanties suffisantes ; ~ En cas dun litige, le service achats doit étre la en premiére ligne pour aider a trouver une solution et/ou un compromis ; Contribue a la coordination, la plani cation et I’anticipation des besoins ; L'ensemble des biens (marchandi , Parfoisjusqu’a 50% de Dans les grandes entra direction d'un spécialiste, D d matitres et fournitures) et services acquis par lentreprise représenten cemployés travaillant dans le "Service dAchats ies plus petites entreprises, il peut y avoir seulement une personne s"accupant— Consulter et sélectionner les fournisseurs : ~ Négocier avec ces derniers les meilleures conditions commerciales a travers Vétude des offres et la mise en place de contrats (prix, délais, conditions de paiement...) ; ~ Développer et améliorer les relations avec ses fournisseurs afin de réduire les cotits liés : 4 la consultation ; a la passation de la commande ; au suivi (délais, contréles, livraison, réception, paiement,...) ~ Assurer le suivi des commandes jusqu’a Ia livraison au liew convenu, en quantité exprimée et dans la qualité définie dans le cahier des charges, ~ Jouer un réle de conseil auprés des autres fonctions de l’entreprise — Etre a I’écoute des évolutions du marché afin de définir et mettre en place une stratégie d’achat, (ex : surveiller les niveaux de prix, apparition de nouveaux fournisseurs...). 1.3- Le métier d’acheteur Les taches exercées ~ Rassembler les besoins des clients internes (matiéres premiéres, produits intermédiaires, produits finis ou autres fournitures) et de négocier les tarifs. ' Lancer des appels d'offres, négocier les contrats et choisir les meilleurs fournisseurs en tenant compte des exigences en termes de prix, qualité et délai. Rechercher de nouveaux fournisseurs pour les mettre en concurrence sur des besoins existants ou sur de nouveaux besoins. ~ Travailler dans un bureau mais peut se déplacer pour rencontrer ses fournisseurs. ~ Informer les différents responsables de l'entreprise sur I'évolution des marchés ) extérieurs (prix, qualité, délai, nouvelles technologies, Les qualités requises : L’acheteur ’aujourd’hui doit disposer de plusieurs qualités, comme suit- Avoir une formation Bac +2, Bact+3 ou Bac + 5, - Bonne communication et un sens relationnel, - Bon négociateur, ie - Des qualités commerciales pour attirer les meilleurs fournisseurs et anticiper les évolutions en amont : - Des compétences techniques pour prendre en compte les impératifs de production et de qualité ; - Connaissance des outils informatiques dédiés 4 sa fonction : produire des tableaux de bord, des ratios, informatiser les procédures, etc. - Maitrise des langues étrangéres pour trouver les meilleurs approvisionnements a l’échelle mondiale ; - Des notions juridiques pour maitriser les appels d’ofites ; - Humaines pour travailler en équipe (’acheteur s’appuie & chaque étape du processus d’achat sur les différents services de l’entreprise), = Une grande mobilité, l’acheteur passe du temps chez ses fournisseurs, se penche sur leurs procédés de fabrication, contréle et simule la qualité de leurs produits, - C'est un homme de réseau qui garde le contact avec ses clients internes et ses foumisseurs extemes. Il faut différencier les acheteurs selon Ia taille de lentreprise. Dans les grandes entreprises, I’acheteur fait partie d’un service structuré, sa responsabilité est bien définie et il est spécialisé dans son domaine. Dans une moyenne entreprise, il a plus de responsabilités, Dans une petite entreprise, il est multitache. 1.4- La typologie des achats Hl existe deux sortes d’ stratégiques.Les achats stratégiques Ils sont en relation avec le processus productif et concernant des produits répétitifs a livrer 4 échéance prévisible. Ils sont stratégiques car une rupture de Vapprovisionnement menace directement la production. Ces achats comprennent: — Achats de produits intégrés la production : matigres premiéres, composants, informations, piéces de rechange, — Achats de produits participants a la réalisation de la production : matiéres consommables, équipements, informations, documents. Les achats non stratégiques Tis concement les produits utiles au fonctionnement de I'entreprise : entretien de l'outil de production, articles de papeteries, formation, conseil, nettoyage, etc. [ls exigent un nombre élevé de fournisseurs et leur gestion suppose des cofits importants 4 cause du nombre élevé de commandes. 1.5- La fonction achats et les autres services La fonction achats se positionne dans I'entreprise comme une fonction stratégique qui est en relation direct avec les autres services de l’entreprise. Les acheteurs doivent travailler en équipe avec tous les autres services de Yentreprise. Is participent a 1a définition des besoins de l'entreprise en menant des discussions avec le marketing, la R&D, les méthodes et la qualité. Us doivent proposer aux autres services des solutions moins chéres. Le contact avec de nombreux fournisseurs, au quotidien, permet I'échange sur les nouveautés techniques. En général, la fonction achats apporte sa contribution dans les domaines suivants : Fonction commerciale — Aide a la satisfaction des exigences des clients ; — Echanges d’ informations sur les marchés a la vente et a l’achat (marketing, vyerite et achat) :Fonction bureau d’études et gestion de projet ~ Aide 4 formaliser I’expression du besoin ; — Informations sur les coiits et délais d’approvisionnement ; * — Informations techniques et technologiques (veille). Fonction production — Informations qualitatives et quantitatives ; — Délais et suivi des commandes en cours ; — Prévision et gestion des stocks ; — Réception et contréle. Fonction mise en service et maintenance — Politiques des piéces de rechanges ; — Modalités de mise en service et de dépannage. Fonction logistique A l’international ~ Choix, chiffrage et contraintes des transports ; ~ Choix des ineoterms ; ~ Documents et formalités douanigres (certificats d”origine, taxes...) Fonction financiére et comptable — Prévi ions budgétaires ; ~ Engagement des dépenses = Détermination des modalités de paiement des fournisseurs et harmonisation en fonetion des ressources de la trésorerie ; — Contrdle des factures et paiement des fournisseurs en respectant les termes de la commande (mode et conditions de réglement) ; — Evaluation financiére des fournisseurs. ‘onction qualité — Définition des clauses et des programmes de contréle des fournisseurs ; — Suivi des notations, des non-conformités et des actions correctives des fournisseurs :— Planning d’audits et homologations des fournisseurs. Fonction juridique — ClauSes des contrats d’approvisionnement et/ou de prestation ; — Réglement des litiges fournisseurs. Fonction informatique — Expression des besoins en matériels et logiciels ; ~— Cahier des charges fonctionnel des logiciels ou développements spécifiques ; = Colits de formation, d’exploitation et de suivi. Fonction services eénéraux ~ Immobilisations et investissements ; — Contrats de maintenance, d’entretien (nettoyage des locaux, espaces verts...), | de gardiennage, de sécurité, fournitures, etc. 2- L’organisation des achats dans ’entreprise 2.1- Les différentes fonctions dans les achats Dans les entreprises, on peut distinguer deux grandes fonctions dans le domaine des achats : les acheteurs de production et les acheteurs hors production. Au sommet de l’organisation, le directeur achats est chargé de manager toute la fonction et de faire l’interface avec la direction générale ou le directeur de la production. Les acheteurs de production Historiquement, les acheteurs de production sont apparus les premiers dans {es organisations. Les achats de production étant considérés comme stratégiques. La fonction évoluant rapidement, de nouveaux titres sont apparus dans cette fonction tels que : Responsables du Sourcing international, , de dans les achats ont Responsable de Ja qualité achai juristes spécialisé également fait leur apparition.Les acheteurs hors production Les acheteurs hors production, pour leur part, occupent une place de plus en plus importante dans les organisations achats. a 2.2- Les achats centralisés Dans le cadre d'une organisation centralisée, les achats sont gérés par une direction unique. Celle-ci peut étre rattachée a la direction générale de l'entreprise, ou a une autre direction, le plus souvent la direction administrative et financiére. Le rattachement a la direction générale est souvent le signe d'une certaine maturité de la fonction tandis qu’étre sous l’autorité de la direction financiére montre que la stratégie achats de l’entreprise porte avant tout sur les réductions de cotits et moins sur la recherche de la qualité et de l'innovation. Une direction achats centralisée gére a la fois les achats de production et les achats hors production. Les collaborateurs peuvent étre répartis par familles d’achats, configuration la plus classique. 2.3- Les achats décentralisés Dans le cadre d'une organisation décentralisée, les achats sont directement rattachés a la direction locale. Ce type d’organisation est plus fréquent dans Vindustrie. Un méme groupe peut done posséder plusieurs directions achats, sans qu’il y ait nécessairement un lien entre elles. Autre cas de figure : des achats de production gérés en focal mais des achats hors production centralisés au niveau du sige social. Enfin, certains grands groupes ont mis en place une direction de la coordination des achats qui, comme son nom I’indique, coordonne les achats des business unit. 3- La demande d’achat 3.4- Demande d’achat et demande d’approvis Une demande d'achat est un ordre ou une instruction invitant la fonction ité d'un une cert: Achats & acqué: ine quai ice. Tl slagit dun document interne, II n'est pas utilisé en dehors de I'entreprise. Lorsque les achatssont des prestations de services, ce document peut étre appelé « demande (intervention ». Une demahde d’approvisionnement ou de transfert, un autre document inteme, rempli exactement les mémes fonctions que la demande d’achat c-a-d Pacquisition des biens et services. La différence entre les deux documents réside sur la source d’approvisionnement. Alors que la demande d’achat a pour but de déclencher des achats auprés de fournisseurs externes, la demande de transfert s’adresse principalement au magasin et stocks internes. La demande d’achat ou d’approvisionnement peut avoir les différentes formes suivantes : Papier ; il s’agit d'un formulaire 4 remplir et transmetire au service des achats ou des stocks ; Numérique : fichier informatique au format Word ou Excel ... A remplir et transmettre par messagerie électronique ; Informatisée : formulaire informatique intégré & un logiciel spécialisé dans Ie traitement des commandes. 3.2- Types de postes de demande d’achat Selon la stratégie d’approvisionnement, on distingue différents types de poste de demandes d’achat : © L’approvisionnement standard = postes standards o Le transfert physique = postes de transfert o Laconsignation = postes de consignation o La sous-traitance = poste de sous-traitance © Les services externes = postes de prestations de services 3.3- Contenu et structure de la demande d’achat Une det chat est constituée de entants nde wes postes, re chacun une ligne de besoin. Quelque soit sa forme, la demande d’achat contient un ensemble de renseignements sur :En entéte : + Le numéro de la demande. + L’objet de la demande (texte qui explique la nécessité la commande) - + La date d’émission de la demande ; + La date de livraison sollicitée ; + L’adresse de livraison (lieu du magasin oi les articles seront rangés) + Le nom de1’émetteur de la demande ; Synthase des postes + les articles (code, désignation détaillée, quantité, unité. + un bref historique des consommations ; + Ies services + les sources d’approvisionnements possibles : 3.4- Caractéristiques d’une bonne demande d’achat Afin de favoriser son traitement rapide auprés des services acheteurs ou fournisseurs, une bonne demande d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines régles de bon sens. En effet, il est recommandé de faire un tri, puis un regroupement des articles suivant des critéres liés & leur nature, aux sources approvisionnement, a la destination, a utilisation ... Cette tache est facilitée par l’existence dune structure de classification des articles. La demande d’achat ne doit pas étre trés longue; 12 & 25 articles, c'est |’idéal. Dans une méme demande d’achat, il est recommande de regrouper dans la mesure du possible et par ordre de priorité : o les articles pouvant étre fournis par le méme fournisseur ; o les articles du méme fabricant ; o les articles de méme nature ou de méme famille (le matériel électrique, le matériel informatique, matériel de peinture...) les articles ayant une adresse de livraison commune : les articles destinés 4 une méme utilisation ... De tels regroupements présentent de nombreux avantages :© Facilitation du contréle et de la validation des besoins ; o Optimisation des frais d’envoi grace au regroupement des articles fournis par Je méme fournisseur ;7 © Réduction des cofits de passation de commande en évitant de créer plusieurs commandes successives ; © Optimisation des cofits liés a la réception des commandes grace au regroupement des articles dont les dates et lieu de livraison sont identiques... 3.5- Evaluation et validation des demandes d’achat Les demandes d’achat émises par les différents services de l’entreprise sont généralement soumises a un processus d’évaluation et de validation. Le gestionnaire des stocks et autres responsables examinent successivement le document, vérifie gu’un certains nombre de régles sont effectivement appliquées. II s'agit de voir si cette demande : Est conforme aux prescriptions et normes d'achat (optimisation des quantités de commande, approbation de la qualité des produits demandés, vérification des imputations des cottts...) ; Est conforme & la procédure d'achat (utilisation de la stratégie d’approvisionnement approprige, désignation des postes suffisamment détaillée, fabricant, référence fabricant et lieu de livraison clairement mentionnés, délai de livraison raisonnable....) Obéit aux politiques éthiques, sociale et environnementale de l'entreprise (acheter utile, respect des exigences d’emballage et de transport de marchandises dangereuses, émission des permis et certificats 4- Les stratégies achats 4.1- Les stratégies cofits, qualité ef délais Les stratésies liges aux coiits Plusieurs approches sont possibles : 10- Lorsque ’entreprise a plusieurs filiales ou plusieurs sites, elle peut commander des volumes particuliérement importants, - Etablir des relations de partenariats et de coopération avec les fournisseurs, - Approfondir la connaissance de l’entreprise sur la stratégie, ’ organisation et les processus des fournisseurs, - L’externalisation de certaines taches de la fonction achats, - Chercher & s’approvisionner auprés des pays & bas coiit. Les stratégies liées a la qualité Les décisions stratégiques lies a la qualité déctivent le dispositif assurance qualité fournisseurs 4 développer. Elles ont pour but d’éviter la non- qualité. Ainsi des orientations portant sur le suivi des fournisseurs doivent étre données. Des audits et des plans d’actions en cas de dérives doivent étre envisagés. Les stratégies liges aux délais Le respect des délais annoncés mais aussi la capacité & s’adapter aux impondérables sont les principaux objectifs des directions achats. Celles-ci doivent done avoir le souci de la maitrise du flux logistique des fournisseurs, de leur capacité A stocker et & gérer d’éventuelles livraisons de derniére minute 4.2- Les stratégies liées au panel fournisseurs L'un des taches des directions achats est la gestion du panel fournisseurs. Or gérer ce panel, c’est décider qui sont les meilleurs fournisseurs sur tel ou tel segment d’achat. Un bon fournisseur n'est pas obligatoirement celui qui a proposé le meilleur prix lors du dernier appel d’ofires. Un partenaire privilégié est un fournisseur qui a une maitrise technique et technologique d’un produit ou d'un service. Sa vision stratégique compatible avec celle de l’entreprise notamment grice & Vinnovation. I devient, de ce fait, un partenaire avec qui partager les risques et les profits. Un bon fournisseur global, quant & lui, sera un prestataire qui propose dans son catalogue plusieurs types de produit ou services, Des volumes d’achats importants peuvent étre reeroupés chez. lui u4.3- La recherche de innovation L'une des valeurs ajoutées de la fonction achats est la détection de Vinnovation chez les fournisseurs, car elle constitue un avantage concurrentiel essentiel pour les entreprises. L’enjeu consiste & dépasser la stricte analyse des colts de chaque fournisscur pour analyser la valeur qu’il apporte dans le développement de l’entreprise 4.4- Le développement durable Le développement durable est un nouvel objectif pour les directions achats qui découle de Ja stratégie d'entreprise. I] recouvre généralement la responsabilité sociétale (ou sociale) et environnementale de I’entreprise. Pour aire en conformité avec les principes du développement durable, la direction achats doit veiller 4 ce que les fournisseurs s’engagent en matiére de pratiques sociales et de respect de I’environnement. L’entreprise peut valider ces pratiques a travers des grilles d'évaluation composées de critéres précis et intégrés dans les procédures achats concemant le respect de environnement et des droits des travailleurs. 5- Le processus achats Le processus d’achat se définit comme l’ensemble des actions ordonnées qui permettent A partir d'un besoin exprimé, de fournir un produit apte & satisfaire les besoins de I’utilisateur. Le processus achats peut se décomposer en six phases essentielles : la definition du besoin, la recherche de fournisseurs, le lancement d’appel d’oftres, Van lyse des offres, la négociation et la contractualisation, $.1- L’analyse du marché Le servi e achats procéde A une étude perr marché en amont. L’acheteur recense les fournisseurs potentiels, leur capacité, leur taille..; analyse I’évolution de produits et matiéres premiéres. Les 2techniques sont multiples (études de marché, analyse de la documentation commerciale, technique ou économique, consultation de fichiers). 5.2- La définition du besoin ‘e Cette premiére étape revient 4 définir correctement le produit ou le service que I’on veut acheter en adéquation avec les besoins de ’entreprise. La rédaction d’un cahier des charges permet de spécifier les attentes vis-d-vis de ce produit ou de ce service. Plusieurs rubriques peuvent apparaitre dans le cahier des charges. Une description des caractéristiques du produit ou du service doit y figurer. Le cahier des charges précise aussi les conditions commerciales (cout, objectif, conditions de réglement, devise de facturation, etc.) et indique les critéres que doivent remplir les fournisseurs pour répondre a l’appel d’offres. Exemple de recueil des besoins Le service informatique doit renouveler une partie de son pare d'ordinateurs. Le responsable rédige une demande d’achat assortie d’un cahier des charges dans lequel il précise : ~ la quantité a commander ; ~ le type et les caractéristiques techniques exigées ; — la qualité et les délais de livraison souhaités ; — envelope budgétaire prévue. 5.3- La recherche de fournisseurs A cette étape du processus achats, deux hypothéses sont possibles. Dans la premicre, les fournisseurs pouvant répondre aux besoins font déja partie du panel de lentreprise, dans ce cas, ils sont connus, évalués et les risques sont maitrisés. Dans la seconde hypothése, le besoin a évolué et il faut rechercher de nouveaux fournisser cas, if faut employer des méthodes de sourcing et d'homologation des nouveaux fournisseurs. Le sourcing se déroule en trois grandes étapes : 2BLa premiére consiste a rechercher des données macroéconomiques. Cette recherche est caractérisée par lidentification d'une zone géographique & explorer par la qualité du produit (ou du service) et par sa disponibilité> Tous ces aspects doivent étre croisés et permettront I'identificat nn des fournisseurs potentiels par pays. La deuxiéme étape est la collecte d’informations. Les fournisseurs potentiels sont contactés et répondent a des demandes d’information. Si le sourcing est international, les ambassades a I’étranger ainsi que les douanes peuvent apporter des informations sur les produits des fournisseurs. La troisiéme étape est la réalisation d'une cartographie a partir de toutes ces informations. Une fois les fournisseurs ciblés, il faut les homologuer avant de pouvoir les consulter. L'homologation passe par la recherche d’informations complémentaires et des audits fournisseurs. Le but de cette homologation est de minimiser les risques financiers, les risques de fiabilité technique ou les capacités logistiques. 5.4- L’appel d’offres La demande d’achat et le cahier des charges sont transmis au service achats qui lance les appels d’offres auprés des fournisseurs potentiels. Les offres sont analysées et comparées dans un tableau de synthése qui permet d’optimiser les comparaisons, de mener a bien les négociations et de choisir au final le fournisseur qui propose le produit répondant le mieux aux besoins. Les documents a fournir Plusieurs documents constituent le dossier d’un appel d’offres : ¢ Une lettre d’introduction qui présente le contexte de la consultation et les objectifs visés ; © Unaccusé récey tion que doivent retourner les fournisseurs ; © Un guide de l’appel 4’ offres qui donne les principes particuliers régissant son déroulement ; produits ou services : © Le cahier de: 14© Les termes et conditions de I’établissement d'une relation d'affaires ; © Un questionnaire afin de recueillir des informations générales sur le fournisseur; - * Un guide de réponses qui précise les supports utiliser, les formulaires-types, les délais de réponse.. Tous ces documents sont 4 envoyer aux fournisseurs, soit par courrier postal, soit par e-mail. Le cas des appels d’offres électroniques L’appel d’offres peut aussi étre lancé via une solution de-sourcing. Les éditeurs et prestataires proposent des outils de plus en plus performants. Les fournisseurs présélectionnés sont consultés en ligne et soumettent leurs offres sur un portail dédié. Par ce procédé automatisé, I'acheteur gagne un temps considérable pour analyser ses offres et garde une tracabilité. 5.5- L’analyse des offres Une fois les réponses des fournisseurs regues et validées, |’acheteur procéde a l’analyse multicritéres des offres regues pour aboutir a une décision. L’analyse des offres se déroule généralement en deux temps : Une premiére étape de présélection s’effectue sur la base de critéres ayant un caractére éliminatoire. Il peut s’agir d'une compétence technique particuligre, des équipements industriels spécifiques, la localisation géographique, etc. Les foumnisseurs ayant franchi la premiére étape proposent des solutions a priori conformes au cahier des charges. La seconde éape consiste a faire une analyse multicritéres des offres restantes, afin de faire un choix final. Cette analyse doit étre formelle et explicite, Elle permettra de communiquer sur le choix final des fournisseurs. Le choix des offres se base sur trois principaux critéres : la qualité, le prix et le délai. Une fois les offres analysées sur la base de ces crittres, quelques fournisseurs sortent du lot et Vacheteur peut engager les négociations commerciales avec ceux qui répondent le mieux a ces critéres 155.6- La négociation La négociation peut se dérouler en trois phases : recueillir des informations sur le fournisseur, préparer techniquement le dossier et élaborer une stratégie de négociation. La collecte d’informations ‘Avant @entamer une négociation, il convient de recueillir des informations sur le fournisseur, le produit et le poids de l’achat & réaliser. Pour un fournisseur homologué, l’acheteur dispose en amont de certains éléments sur ce dernier comme son marché, historique des achats précédents, les évaluations et les audits réalisés. Pour un nouveau fournisseur, les points principaux @ analyser sont sa situation économique, sa position concurrentielle, ses prévisions d’activité et ses moyens de production. Concernant le produit, il faut analyser ses caractéristiques principales et ses performances. Il convient aussi de connaitre la part des achats de l’entreprise dans le chiffre d'affaires du fournisseur. Cela permettra dévaluer le rapport de force dans cette relation commerciale. La préparation technique du dossier La préparation technique du dossier consiste & déterminer les clauses & négocier et les objectifs 4 atteindre ces derniers doivent étre réalistes et ambitieux. Pour chaque point de négociation, l'acheteur doit préparer des arguments afin de convaincre le fournisseur d’améliorer son offre. Pour étre efficaces, les rguments doivent s’appuyer sur des faits, des données et des démonstrations. a définition d'une stratépie de négociation Plusieurs possibilités s’offrent a l’acheteur. Soit il choisit d’aborder la ciation en bloc, en traitant toutes les clauses en méme temps. Soit il négoc de fagon séquentielle et les clauses & négocier sont abordées les unes aprés les quires, Cette demiére approche est plus facile a maitriser car l’acheteur ne passe 164 la clause suivante qu’aprés avoir atteint son objectif. II procéde enfin a la rédaction d’un compte rendu que les deux parties signent. 5.7- La contractualisation . Cette phase du processus achats est le résultat de la négociation et intervient aprés le choix final du fournisseur. La contractualisation consiste & établir un contrat d’achat ou un bon de commande entre l’entreprise et le fournisseur. C’est un lien juridique entre les deux parties. Ce contrat reprend tous les termes des accords convenus lors de la négociation. Tout contrat doit contenir un certain nombre d’informations indispensables. Les parties ou contractants doivent étre mentionnés en début du document : le nom de I’entreprise qui achéte, celui du fournisseur et leurs adresses. L’objet du contrat, c’est-a-dire le bien ou le service acheté, la qualité requise y'est aussi précisée. Souvent en annexant un fichier qui reprend le cahier des charges (matires, dimension...). Le prix, la quantité, les dates de livraison, les pénalités de retard, les incoterms (modalités de la transaction) et la garantie font Pobjet d'une clause spécifique. Une juridiction doit étre choisie pour régler d’éventuels litiges. La signature du contrat ne peut intervenir qu’aprés acception du contenu par les deux parties. Cette signature traduit leur engagement a respecter toutes les clauses du contrat et donne autorisation pour son exécution. 5.8- La réception des marchandises La réception est I'acte par lequel le destinataire des marchandises prend possession de ces derniéres au moment de leur livraison par le fournisseur ou un tiers désigné (transporteur). La remise de la marchandise par le transporteur est effectuge dans tous les cas contre signature par le client réceptionnaire d’un bon de livraison. En régle générale, elle matérialise le transfert de propriété et déclenche le paiement de la facture commerciale selon la convention d'achat passée avec le fournisseur. La réception des marchandises met donc le réceptionnaire face & deux acteurs responsablesLe transporteur qui est responsable des avaries et manquants survenus au cours du transport, condition qu'ils soient constatés a 'arrivée de la marchandise et en présence du chauffeur ; Le fournisseur qui est responsable de la qualité et de la quantité des produits livrés par rapport a la commande. Le réceptionnaire a pour obligation de vérifier la conformité de la marchandise livrée au moment de la livraison avant de signer le bon de livraison. Toute anomalie concernant Ia livraison (avarie, produit manquant par rapport au bon de livraison, colis endommagé.) doit étre impérativement indiquée sur le bon de livraison, accompagné de la signature du contréleur. Aprés contrdle, le réceptionnaire prend livraison et enregistre les différentes marchandises. Son travail d’une maniére globale se résume a : © Surveiller le déchargement des marchandises des camions ou d'autres moyens de transport ; © Le dépotage des conteneurs, l’ouverture des caisses et des colis palettisés ; © Superviser le rangement des marchandises dans les zones de réception ; o Déballer les marchandises et les acheminer aux lieux d'entreposage appropriés; © Verifier les documents de livraison pour s’assurer que ce qui y est inscrit correspond aux marchandises recues, noter les quantités manquantes, contréler l’état des marchandises et refuser celles qui sont endommagées. Le client doit confirmer toute anomalie en adressant au transporteur ou au fournisseur suivant engagement de chacun, un email, un fax ou courrier recommandé avec accusé de réception exposant toutes les réclamations. Ces réclamations sont transmises 24h aprés la livraison 5.9- Le contréle des marchandises avant entrée en stock Le contréle est une opération qui consiste & v ‘ifier si les articles regus sont conformes aux prescriptions émises dans la demande d’achat. Il s’applique 18sur ’emballage et son contenu. D’une maniére générale, le contréle des articles est a Ja fois qualitatif et quantitatif. Le contréle quantitatif® On parle de contréle quantitatif lorsque les vérifications sont basées sur le décompte des quantités. Selon les situations, les articles sont comptés un par un ou alors en masse. Mais dans ce dernier cas le magasinier peut avoir recours aux appareils de mesure. Le contréle qualitatif Le contréle qualitatif est un jugement porté sur la qualité de l'article regu. Cest a dire, sur son aptitude a satisfaire le besoin de son utilisateur. Il s‘applique aussi bien sur l’emballage que sur son contenu. Les critéres de verification lors du contréle qualitatif sont divers et différent d’un article 4 un autre, Ils peuvent porter sur: La référence du fabricant : lorsque la référence marquée sur l'article est différente de celle habituellement connue, des vérifications de compatibilité sont absolument nécessaires dans les documents techniques. L’avis de l'utilisateur final et la comparaison avec un article déja disponible en stock pourront aider dans ce contréle. L’emballage : tenant compte de sa fonction, I’emballage dun article offre certaines facilités d'utilisation et de manipulation, et une meilleure résistance & certaines conditions de travail. D’od, la nécessité de contréler celui-ci. La couleur du contenu : d’un point de vue technique, la couleur donnée a un produit est un élément distinctif corrélativement a son utilisation ; si l’article regu ne porte pas sa couleur habituelle, il est essentiel de se renseigner qu’il remplisse bien les méme fonctions, La matiére : la matiére utilisée pour la fabrication d’un article est le plus souvent lige 4 ses conditions d’ utilisation, a sa résistance. En cas de doute, l’avis de l'utilisateur est primordial. Lorsque ce doute porte sur des pigces mécaniques, "expertise par un technicien qualifié est fortement recommandée. 19Les dimensions : le respect des dimensions du matériel commandé est nécessaire. Une prise de mesures doit étre effectuée & chaque réception. Toutefois, lorsque-le magasinier se trouve face 4 une énorme quantité un article, le controle qualitatif peut étre appliqué sur des échantillon 20