Universit

du Qubec
Montral Secrtariat
gnral

G U I D E

de rdaction des

procs-verbaux

*CG 35-8

REMERCIEMENTS
Plusieurs personnes ont particip llaboration de ce guide. Nous
remercions Diane Beaunoyer, secrtaire-rdactrice, Gervais Savard,
archiviste, Gil Desautels, adjoint au secrtaire gnral et directeur du
Secrtariat des instances et plus particulirement Hlne Labelle,
secrtaire-rdactrice, qui a t la coordonnatrice et la principale
rdactrice de ce document.
Nos remerciements plusieurs membres de lquipe du Service des
archives et de gestion des documents et du Secrtariat gnral qui ont
comment diffrentes versions de ce texte et un merci spcial mesdames France Dufresne-LHrault et Euchariste Pierre qui ont analys ce
travail avec des yeux dutilisatrices.
Fvrier 1995

ISBN: 2-9804400-0-0
Tous droits de reproduction, de traduction
et dadaptation rservs 1995

Dpt lgal 1er trimestre 1995

Bibliothque nationale du Qubec
Bibliothque nationale du Canada

INTRODUCTION
Vous participez une runion et lon demande si quelquun se porte
volontaire pour rdiger le procs-verbal. La majorit des personnes
prsentes plongent le nez dans leurs documents ou se prcipitent vers la
cafetire En effet, la rdaction dun procs-verbal est souvent perue
comme une corve ! Il sagit pourtant dun travail dcriture intressant raliser, si lon en connat bien les principes directeurs.

Les mthodes de travail suggres pour prparer des dossiers de

runions et rdiger des procs-verbaux sont couramment utilises par
le personnel du Secrtariat des instances du Secrtariat gnral. Tout
en tant adaptes aux pratiques des assembles dlibrantes de
lUQAM et aux rgles de conservation des documents du Service des
archives et de gestion des documents, ces mthodes sont applicables
tous les types de runions tenues lUniversit.

Ces mthodes ont t dfinies au fil des ans pour rpondre aux exigences dun cadre de travail complexe au plan administratif; il va de soi
quelles ne vous sembleront pas toutes pertinentes adopter telles que
prsentes. Cependant, certaines rgles de base sont incontournables
pour assurer la validit des travaux dune assemble, en particulier le
respect du quorum, les normes de prsentation des rsolutions et la
signature des procs-verbaux.

Ce guide comprend galement des observations et des conseils dcoulant de lexprience de travail spcifique du personnel du Secrtariat
des instances.

Nous esprons que ces informations guideront utilement tout travail li

la prparation de runions et la rdaction de procs-verbaux.

TABLE DES MATIRES

LIMPORTANCE ET LUTILIT DU PROCS-VERBAL 7
LA PRPARATION DE LA RUNION 8
Lavis de convocation 9
La cotation des documents 10
Le projet dordre du jour 12
Le projet de rsolution 13
LE RLE DE LA, DU SECRTAIRE DASSEMBLE 13
Avant la runion 13
En runion 14
Aprs la runion 17
Les rsolutions 17
LA RDACTION DU PROCS-VERBAL 20
Le style dcriture 21
En cas dajournement 23
LE DPT DES PROCS-VERBAUX AU SERVICE
DES ARCHIVES ET DE GESTION DES DOCUMENTS 25

LES ANNEXES
1 - Exemple davis de convocation 27
2- Exemple de projet dordre du jour 28
3- Exemple de rsolution sous forme dextrait
de procs-verbal 29
4- Exemple de procs-verbal 30
OUVRAGES DE RFRENCE 35

Guide de rdaction des procs-verbaux

LIMPORTANCE ET LUTILIT
DU PROCS-VERBAL
Voici les principes de base rgissant la tenue de runions :
la connaissance publique des travaux dune assemble ;
limpartialit de la personne qui prside lassemble ;
la division claire des tapes de proposition, de discussion et de
prise de dcision ;
la libert de parole pour chaque membre de lassemble.
Le procs-verbal doit reflter le respect de ces principes. En consquence,
il est rdig :
dun point de vue impartial, dans un style indirect ;
il contient :
le rapport fidle et objectif des ides mises par les membres ;
la distinction claire de chaque tape de la runion ;
il assure :
la conservation crite des travaux dune assemble afin que toute
personne intresse puisse sy rfrer au fil du temps.

retenir
Lors de la rdaction du procs-verbal, en cas de doute
lorsquil faut poser des choix sur les faons de prsenter des
faits ou dexprimer des ides, reportez-vous ces principes
qui sont simples et fiables.
La clart, la prcision et lauthenticit des faits consigns
dans un procs-verbal favorisent un climat de confiance lors
de runions. Un bon moyen datteindre cet objectif : relisez
votre texte dans la perspective dune personne absente la
runion. Vous remarquerez peut-tre des illogismes ou des
imprcisions.

Guide de rdaction des procs-verbaux

LA PRPARATION DE LA RUNION
Pour prparer efficacement une runion, vous devez disposer dinformations fiables et mises jour :
la liste des membres, comprenant ladresse ou le local de livraison des dossiers et les numros de tlphone ;
les dates de dure des mandats des membres, leur statut (membre,
observateur, personne-ressource, etc.), leur catgorie de reprsentation (interne, externe, secteur ou domaine particulier, etc.) ;
les politiques, rglements ou directives sur le rle, la composition
et le mandat de lassemble ;
les recueils de procs-verbaux et de rsolutions de quelques
annes prcdentes.
Il est prfrable de dresser des calendriers annuels pour faciliter lassiduit aux runions.

retenir
Le quorum correspond au nombre minimum de membres
en poste qui doivent tre prsents pour quune runion soit
officielle. Toute assemble est libre de dfinir son quorum.
Le plus souvent, il sagit de la moiti plus un des membres
en poste.
Il est souhaitable de remettre aux nouveaux membres
les procs-verbaux de quelques runions pralables leur
nomination. En plus dtre informs de lhistorique des dossiers rcents et de leurs suivis, ils pourront ainsi se familiariser aux modes de fonctionnement et aux coutumes propres
linstance concerne.
Prvoyez un dossier supplmentaire pour apporter en runion. Lexprience dmontre que les oublis ou
pertes de documents surviennent rgulirement !

Guide de rdaction des procs-verbaux

LAVIS DE CONVOCATION
Vous trouverez en annexe 1 un exemple davis de convocation.
Il est important de dater lavis de convocation pour tmoigner du
respect des dlais cet gard.
Len-tte dun avis de convocation comprend les informations suivantes, centres et soulignes :
le nom de linstitution (exemple : UQAM) ;
le nom de lunit administrative, sil y a lieu (exemples : famille,
dpartement, etc.);
le nom du comit ;
le numro de la runion et entre parenthses le qualificatif
ordinaire ou extraordinaire ;
la date de la runion.
Inscrivez ensuite la rubrique AVIS DE CONVOCATION , centre
et souligne.
Lavis de convocation est rdig en une phrase comprenant
lheure, le jour et le lieu de la runion ainsi que les informations dj
contenues dans len-tte. Il doit tre sign par la ou le secrtaire
dassemble.
Il est utile, pour valuer sil y aura quorum, dinviter les membres
annoncer leur absence la runion.
En outre, il existe parfois des rgles sur un nombre dabsences conscutives non justifies qui impliquent la fin du mandat. Dans un tel cas, il
faut noter rigoureusement les absences motives ou non.

Cas particuliers
Si vous convenez avec certaines personnes de transmettre lavis de
convocation par courrier lectronique, utilisez la fonction de confirmation de lecture du message.
Dans le cas o lurgence de respecter les dlais implique de convoquer
les gens par tlphone, transmettez-leur ensuite un avis crit.

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Guide de rdaction des procs-verbaux

Si les dlais de convocation nont pas t respects, inscrivez comme

premier point lordre du jour : acceptation de la convocation .

retenir
Le dlai de convocation une runion extraordinaire
est normalement moins long que pour une runion ordinaire. Une runion extraordinaire porte habituellement sur
un seul point annonc dans lavis de convocation. Si lon
demande en runion dajouter un ou dautres points, cela
doit tre accept par lensemble des personnes prsentes.

LA COTATION DES DOCUMENTS

lexception de lavis de convocation et du procs-verbal, tous les
documents relatifs une runion sont identifis par une cote comprenant un sigle, un numro de runion et un chiffre correspondant au
point de lordre du jour. La cote est inscrite droite en haut du
document.
Exemple : Pour le document se rapportant au point 8 du projet dordre
du jour de la trente-cinquime runion du Comit de gestion :
il sagit du sigle CG, numro de runion 35, point 8, ce qui donne la
cote CG-35-8.
Dans le cas dune runion extraordinaire, ajoutez les lettres EX aprs
le numro de runion. Exemple : CG-35-EX-8.
Quand plusieurs documents concernent le mme point de lordre du
jour, ajoutez des lettres la cote. Ex. : CG-35-8A, CG-35-8B, etc.
Si un document a dj t transmis lors dune runion prcdente,
inscrivez un astrisque au point de lordre du jour correspondant et la
note suivante en bas de page : Veuillez vous munir du document
transmis lors de la runion du (date), sous la cote (). Une fois en
runion, le document est identifi une nouvelle cote, en fonction de sa
place dans lordre du jour. La copie de ce document fait partie du dossier des documents originaux de cette runion.
Les documents dposs pour information sont verss au dernier point
de lordre du jour : dpt de documents . Au lieu du numro de ce
point, la cote comprend la lettre D (rfrence dpt) suivie du
numro de sous-point. Exemple : CG-35-D-1.

Guide de rdaction des procs-verbaux

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En rsum
Les documents sans cote sont:
lavis de convocation;
le procs-verbal.
Les documents avec cote sont:
lordre du jour qui porte toujours le no 1;
les documents ltude portent le numro correspondant au point lordre du jour;
les documents dposs pour information portent la
lettre D suivie du numro correspondant leur ordre
sous le point dpt de documents .

Cas particuliers
Si vous adoptez un tel systme et quil est impossible de dterminer le
nombre de runions tenues auparavant, commencez numroter les
runions au dbut dune anne. Il peut sagir, selon la vocation du groupe, dune anne financire, civile ou acadmique. Dans un tel cas, il
pourrait savrer pratique dinclure lanne dans la cote. Ex. : CG-19941-8. Pensez la postrit !

retenir
Le fait de numroter les documents simplifie les rfrences et
assure que tous disposent des mmes textes.
Lorsque vous cotez les documents, vrifiez sils sont dats,
complets et si les auteurs sont identifis.
Il est ennuyeux de travailler en groupe sur des textes dont
les pages ne sont pas numrotes ; assurez-vous quils sont
pagins.
Le cas chant, dressez une liste des diffrentes sections ou
une table des matires pour prsenter des documents volumineux comprenant des textes varis.
Dans le logiciel de traitement de texte, crez des rpertoires
correspondant au numro des runions pour y classer les
documents que vous produisez, soit lavis de convocation,
lordre du jour, les rsolutions et le procs-verbal.

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Guide de rdaction des procs-verbaux

LE PROJET DORDRE DU JOUR

Vous trouverez en annexe 2 un exemple dordre du jour.
Len-tte de lordre du jour est identique celui de lavis de convocation.
Inscrivez ensuite la rubrique PROJET DORDRE DU JOUR ,
0centre et souligne.
Des dossiers de nature identique peuvent tre regroups en sous-points,
sous un thme gnral.
Habituellement, les premiers points de lordre du jour sont les suivants :
1. Adoption de lordre du jour
2. Procs-verbal de la (numro) runion
2.1 Adoption
2.2 Affaires en dcoulant
3. Priode dinformation
(numration des dossiers ltude.)
On trouve aux derniers points :
X. Divers
X. Leve de la sance
X. Dpt de documents
X.1
Si vous ne disposez pas dun document mais quil est prvu de le distribuer au cours de la runion, inscrivez (dpt en sance) la suite du
sujet lordre du jour.

Points reports
Lorsque des dossiers nont pas t tudis lors dune runion prcdente et quils sont reports, cest--dire inscrits de nouveau lordre
du jour, ils sont normalement placs devant les nouveaux dossiers.

Guide de rdaction des procs-verbaux

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LE PROJET DE RSOLUTION
Les responsables de dossiers rdigent parfois des projets de rsolution
afin de guider la prise de dcision.
Dans un tel cas, le projet de rsolution est plac devant le document.
Si vous disposez dun tat de la question, placez dabord ce texte, puis
le projet de rsolution et enfin le document.

retenir
Il est dlicat de prsenter un projet de rsolution ; ce document ne doit pas tre peru comme un moyen dinfluencer
les membres de lassemble. Afin dviter des malentendus,
assurez-vous que tout projet de rsolution a t
approuv par la prsidente ou le prsident
dassemble avant dtre transmis aux membres.

LE RLE DE LA, DU SECRTAIRE

DASSEMBLE
AVANT LA RUNION
Ajoutez votre dossier une liste des personnes convoques.
Suggestion : Utilisez un tableau en regroupant les noms des membres
(pour vrifier rapidement sil y a quorum), puis ceux des observatrices
ou observateurs, et enfin ceux des personnes invites. Dfinissez trois
colonnes : prsences, absences et absences motives.
Quand vous tudiez les documents, dterminez des abrviations ou
inventez des signes stnographiques pour une prise de notes rapide en
runion.
Si vous ne connaissez pas tous les gens convoqus, demandez la
personne qui prside de les nommer en donnant le droit de parole.
Noubliez pas de vous munir de votre dossier supplmentaire !

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Guide de rdaction des procs-verbaux

Une situation dlicate

Une fois que le dossier de runion a t transmis, il peut arriver quune
personne vous demande de modifier le texte du procs-verbal, avant
quil ne soit adopt par lassemble. Quelle que soit la raison de cette
demande, vous devez inviter cette personne mentionner les changements voulus lors de ladoption du procs-verbal en sance.
Selon les rgles tablies, les demandes de corrections doivent tre
adresses la personne prsidant lassemble, et non celle qui rdige
le procs-verbal. Les modifications demandes ne doivent pas changer
la substance des dcisions prises, ni y ajouter des lments nouveaux.
En sance, toutes les personnes concernes sont en mesure dapprcier
le bien-fond des demandes de changements au texte du procs-verbal.

EN RUNION
Prenez note de tout document distribu en sance.
Il est bon de prendre beaucoup de notes durant une runion, mme si
le style de rdaction du procs-verbal correspond un rsum. Des notes
labores permettent de mieux nuancer le texte, lorsque ncessaire.
Portez une attention particulire :
aux modifications apportes aux documents ;
aux recommandations et aux demandes de suivi des dossiers ;
aux rsolutions formules en sance et aux noms des personnes
qui en sont les proposeur et appuyeur ;
aux rsultats de votes ;
aux demandes de ne pas inscrire certains propos au procs-verbal ;
aux demandes dtre cit nommment lors dune discussion ou
dun vote ;
aux variations du nombre de personnes prsentes au cours de la
sance, et au changement de personne assumant la prsidence.
Assurez-vous dobtenir copie de tout document distribu en sance.
Notez lheure de la leve de la sance.

Guide de rdaction des procs-verbaux

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Lors de ladoption du procs-verbal

Les membres proposant et appuyant ladoption du procs-verbal
doivent avoir assist la runion faisant lobjet de ce document. Au
moment o la proposition est formule, vrifiez leur prsence la pagetitre du procs-verbal. Si vous constatez que cette rgle nest pas
respecte, mentionnez-le la personne qui prside lassemble.
Rappelez-vous que les demandes de modifications doivent tre
adresses la personne qui prside lassemble, et non la personne
qui rdige le procs-verbal.

retenir
Inscrivez les initiales des personnes dont vous
notez les propos.
Quand une personne parle trs vite, on perd sa
concentration tenter de suivre son dbit sans y parvenir.
Notez seulement les thmes abords, portez plus dattention
aux propos et faites confiance votre mmoire.
Inventez-vous des systmes pour retrouver
rapidement des notes sur les points les plus importants, comme les corrections de texte ou une dcision
finale : crayon de couleur diffrente, page de tablette plie,
coin de feuille arrach, etc.
Asseyez-vous prs de la personne qui dirige
lassemble. En cas de doute sur un point de procdure
ou sur la teneur dun texte, vous pourrez en discuter (discrtement !).
En principe, la secrtaire ou le secrtaire dassemble
nintervient pas dans les discussions. Si vous disposez
dinformations ou de prcisions pertinentes la
discussion, faites-en part la personne qui prside
lassemble.

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Guide de rdaction des procs-verbaux

Situations particulires
LE VOTE
Une demande de vote peut tre formule par une personne qui nest
pas daccord avec la dcision que lassemble sapprte prendre. La
personne prsidant lassemble doit alors sassurer que la demane de
vote est soumise pour cette raison. Gnralement, le vote se fait main
leve, en demandant aux membres de se prononcer, pour, contre, ou par
abstention. Seules les personnes ayant le statut de membre ont le droit
de voter.
Si des bulletins de vote sont utiliss, ils doivent vous tre remis aprs
lannonce du rsultat du vote. Conservez-les sous enveloppe dans le
dossier des documents originaux de la runion. Le Service des archives et
de gestion des documents conserve ces bulletins de vote pendant un an.
Vote nominatif
Quand une personne indique que son vote est nominatif, cela signifie que
son nom doit tre inscrit dans les rsultats du vote. Son nom figure alors
entre parenthses la suite de votes correspondant lorientation de son
vote.
Exemple:

ADOPTE LA MAJORIT
Pour: 4
Contre: 1 (M. tienne Roy)
Abstention: 0

Une intervention ad hoc signifie que la personne demande un droit

de parole immdiat sur le sujet dont il est question ce moment de la
discussion.
Une intervention qualifie hors dordre signifie quelle nest pas pertinente dans le cadre du sujet ltude. Elle nest donc pas consigne
dans le procs-verbal.
Une demande de discussion en comit plnier signifie gnralement
que les propos tenus pendant ce mode de fonctionnement ne figureront
pas au procs-verbal. Quand le comit plnier est clos, la personne qui
dirige lassemble peut en rsumer la teneur ou en souligner la conclusion afin que cela soit indiqu au procs-verbal. Si lassemble utilise
cette procdure, entendez-vous immdiatement avec la personne qui
dirige lassemble sur les notes prendre.

Guide de rdaction des procs-verbaux

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Le huis clos est dcrt dans le cas o des propos pourraient causer prjudice une personne, un groupe ou un organisme. Il est possible que la
personne dirigeant lassemble demande aux gens nayant pas le statut
de membre de se retirer pendant la discussion. Que cela soit le cas ou
non, toute personne prsente un huis clos est tenue la confidentialit et aucune note ne doit tre prise.
Pour plus dinformations sur les procdures de dlibrations, consultez
lannexe 1 du Rglement no 2 de rgie interne de lUQAM.

APRS LA RUNION
La squence de travail aprs une runion dpend du degr durgence
des documents produire. Habituellement, elle se prsente de la faon
suivante :
rdaction des rsolutions sous forme dextraits du procs-verbal,
et transmission aux personnes concernes ;
correction, sil y a lieu, du procs-verbal adopt en runion,
signature par la prsidente ou le prsident dassemble. Cette
copie officielle est verse au dossier des documents originaux de
la runion concerne. Le cas chant, des copies de la version
finale sont aussi distribues un certain nombre de personnes ;
transcription des notes, dans le cas dcriture rapide ou de stnographie ;
rdaction du procs-verbal de la prsente runion.

LES RSOLUTIONS
Les rsolutions comprennent gnralement une srie dnoncs expliquant le contexte de la prise de dcision. Ces noncs commencent par
les termes Attendu ou Considrant . Selon la rgle choisie ce
propos, ils peuvent apparatre ou non dans le procs-verbal. Cependant,
ils sont toujours cits dans la rsolution lorsquelle est prsente sous
forme dextrait du procs-verbal.
Les noncs des Attendu ou Considrant sont prsents par
ordre logique, soit les aspects gnraux (cadre juridique) suivis des
aspects particuliers (faits). Les noncs sont prsents en ordre
chronologique, du pass jusquaux fait rcents, de manire dmontrer
le processus logique conduisant la dcision.

18

Guide de rdaction des procs-verbaux

Les aspects gnraux font rfrence, par exemple, : une loi, un rglement, une politique, une rsolution antrieure ou une dcision dune
autre instance.
Les aspects particuliers font rfrence, par exemple, : des mesures
prises, des actes poss, des documents produits, des avis donns, des
commentaires formuls et des discussions tenues en sance.
La nature des dcisions
Une assemble peut se prononcer de toutes sortes de manires sur un
dossier. Elle peut, par exemple: donner un avis, prendre acte, mandater
une personne, former un comit et en nommer les membres, fliciter ou
remercier quelquun, mettre un voeu, souligner sa satisfaction ou son
insatisfaction, demander quun acte soit pos, dplorer une situation,
autoriser, adopter, approuver, recommander, etc.
Quand une rsolution comporte plusieurs volets, chaque action fait
lobjet dun paragraphe diffrent et ces paragraphes sont numrots.
Vous trouverez en annexe 3 un exemple de rsolution sous forme dextrait de procs-verbal.
Prsentes sous forme dextrait, les rsolutions comprennent les lments suivants :
un en-tte (spcificiant quil sagit de lextrait du procs-verbal de
la Xe runion du (comit) de (institution), tenue le X, au local X) ;
un titre, soulign ;
rsolution numro (anne-sigle-chiffre de la dcision, ex. : 94-CG129), en majuscules et soulign ;
la srie des attendu ou considrant ;
Sur proposition de (nom de la personne), appuye par (nom de la
personne) :
IL EST PROPOS QUE LE (nom du comit) :
texte de la dcision ;
vers la marge de droite, inscrire ADOPTE LUNANIMIT .
NB : Si ladoption se produit sur un vote partag, inscrire
ADOPTE LA MAJORIT , placer en-dessous le rsultat
du vote, soit les pour, les contre et les abstentions.

Guide de rdaction des procs-verbaux

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signature de la personne qui prside ou de la personne qui agit

titre de secrtaire dassemble, selon ce qui a t choisi ;
mention de copie conforme, avec la date de la rdaction de la
rsolution.
Vous trouverez des exemples de rsolutions dans un procs-verbal en
annexe 4.
Dans le procs-verbal, la rsolution se prsente comme suit :
le numro, en majuscules et soulign ;
les Attendu ou Considrant sont inscrits ou non, selon le
souhait de lassemble ;
toutes les informations prcites, jusqu la mention dadoption
inclusivement.
Quand il y a adoption la majorit, le rsultat du vote est inscrit dans le
texte prcdant celui de la rsolution.
Si le texte de la rsolution figure sur plus dune page, le numro est
rinscrit avec la mention de suite entre parenthses. Exemple :
RSOLUTION 94-CG-129 (suite).

retenir
Noubliez pas de changer la rfrence lanne, lors de la
premire runion dune nouvelle anne. Normalement, les
numros de rsolutions se suivent au fil des ans. Par exemple, si la dernire rsolution de lanne 1994 est numrote
94-CG-200, la premire rsolution adopte en 1995
portera le numro 95-CG-201.

20

Guide de rdaction des procs-verbaux

LA RDACTION DU PROCS-VERBAL
Vous trouverez un exemple de procs-verbal en annexe 4.
Le procs-verbal contient :
la page titre ;
lordre du jour tel quadopt (en plus des modifications ventuelles en runion : retrait du mot projet dans le titre, retrait des
notes sur les dpts en sance ou la demande dapporter des
documents, date de la runion) ;
les dlibrations et les rsolutions relatives aux points de lordre
du jour, dans lordre o ils ont t traits ;
lheure de la leve de la sance ;
selon les cas, la signature de la personne prsidant lassemble ou
celle de la personne agissant comme secrtaire dassemble, ou
celle de ces deux personnes.
La page titre comprend :
le nom de linstitution, en majuscules et centr ;
le nom de linstance, en majuscules et centr ;
un en-tte (PROCS-VERBAL de la (numro) runion du (comit) / instance administrative sil y a lieu / de (institution), tenue le
(date) (heure), au (lieu) ;
la liste des personnes regroupes en sections, soit les membres
prsents, les membres absents, les observatrices et observateurs,
les personnes invites, et la ou le secrtaire dassemble.
La pagination
La page titre nest pas pagine, et lordre du jour est identifi par
sa cote.
Toutes les pages suivantes comportent :
en haut droite : le sigle du comit, tiret, le numro de la runion,
tiret, le numro de la page ;
en bas : un soulignement pleine largeur de page, gauche en
dessous, en petites lettres ; le nom du comit, espace, tiret, espace, la date.

Guide de rdaction des procs-verbaux

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LE STYLE DCRITURE
Le style dcriture dun procs-verbal doit tre simple, clair et prcis.
Le texte est rdig en style indirect, dun point de vue impartial, exempt
de tout jugement de la personne qui le rdige.
Les discussions font lobjet de synthses o se retrouvent tous les
points de vue exprims et les lments considrs. Il nest pas absolument ncessaire, et mme souvent impossible, de respecter lordre
chronologique des interventions pour raliser un bon rsum.
Les suggestions damendements aux rsolutions doivent tre mentionnes ainsi que les propositions rejetes.
Le nom des membres nest pas cit, sauf dans les cas suivants :
lors de la prsentation dun dossier par la personne qui en est
responsable ;
lorsquune personne est invite par lassemble pour apporter des
prcisions sur un dossier ;
lorsquune personne prend un dossier en charge ou se porte
volontaire pour assumer une responsabilit ;
quand une personne demande dtre cite nommment, lors dune
intervention ou au cours dun vote ;
lorsque la comprhension dune intervention peut dpendre de
lidentification de son auteur.

Avant ladoption de lordre du jour, il est de mise de mentionner que

le quorum est atteint et lassemble ouverte. La prsidente ou le prsident est identifi ainsi que la ou le secrtaire dassemble.
Sil y a eu dpt de documents en sance, cela est mentionn au point
de ladoption de lordre du jour. ce moment, on y indique la cote
quils auraient d recevoir, selon la mthode explique prcdemment.
Le dossier des documents originaux doit comprendre un exemplaire de
toutes les pices distribues en sance.

22

Guide de rdaction des procs-verbaux

Les corrections au texte du procs-verbal sont identifies de faon

prcise, en citant la page, le paragraphe et la partie de texte concerns.
Tous les changements, comme la suppression de phrase ou lajout dun
paragraphe, sont mentionns.
Exemple:
en page 3, au second paragraphe, la septime ligne, lire: () runion reporte, compte tenu dun conflit dhoraire.
en page 6, la dernire phrase du premier paragraphe est supprime.
Les corrections sont apportes au document original avant quil ne soit
sign.
la priode dinformation, les sujets sont prsents sous des titres ou
ils peuvent faire lobjet de sous-points numrots. Il arrive souvent que
les membres citent des documents, des activits ou des vnements
sans apporter des prcisions. Cependant, pour que linformation
demeure utile plus long terme, il faut que les noms des documents
soient exacts ou que les dates et les lieux des activits soient indiques.
Nhsitez pas communiquer avec les personnes concernes pour
obtenir ces informations afin de les consigner au procs-verbal.
La mention des annexes est place sous le titre du point lordre du
jour.
Lordre du jour nest pas modifi quand lassemble convient, pendant la sance, de changer la squence dtude des dossiers ou de
reporter un point une autre runion. Les prcisions ce sujet sont
indiques dans le texte du procs-verbal.
Au cours des discussions, certaines informations sont incompltes
ou imprcises, le plus souvent parce quil sagit dun document, dun
comit ou dun vnement connu par tous les membres de lassemble.
Toute information de cette nature doit tre vrifie et prcise dans le
texte du procs-verbal.
La leve de la sance peut faire lobjet dune proposition dment
appuye mais cela nest pas toujours le cas.

Guide de rdaction des procs-verbaux

23

EN CAS DAJOURNEMENT
Len-tte de la page titre du procs-verbal dbute comme suit :
PROCS-VERBAL de la premire sance de la (numro) runion .
Lindication de la leve de la sance comprend la date et lheure de la
poursuite de la runion, par exemple : La sance est leve 16 heures
et ajourne au 8 juin prochain, 13 heures.
La reprise de la runion est prsente sous une nouvelle page titre, avec
lindication, dans len-tte quil sagit de la deuxime sance de la
mme runion. La page suivante du procs-verbal comprend louverture habituelle (quorum, prsidence, secrtaire dassemble).
Les deux parties du procs-verbal forment un tout, donc un document
pagin de faon continue. La signature se trouve la fin de la deuxime
partie du procs-verbal.

Phrases clefs utiles

lors de la rdaction de procs-verbaux
Lassemble accueille (nom), (titre), qui a t invit(e) prsenter le dossier ltude.
En rponse une question ce propos, il est prcis que
De la discussion ce sujet, il ressort que
Ces prcisions fournies, les membres conviennent de
Un projet damendement dment propos est formul pour
discussion. Il sagit de
La proposition damendement est rejete, faute dappuyeur.
Une fois la proposition damendement appuye, le vote est
demand. Rsultat du vote : pour : X, contre : X, abstentions : X.
Lamendement est rejet.
Lamendement est intgr la proposition principale.
Sur proposition de (nom), appuye par (nom)
OU
Il est propos par (nom), appuy par (nom)

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Guide de rdaction des procs-verbaux

Verbes utiles
lors de la rdaction de procs-verbaux
prsenter

tre davis

reconnatre

commenter

penser

admettre

exposer

considrer

rsumer

estimer

se rallier

juger

appuyer

faire savoir

partager lavis

signaler

informer

souligner

annoncer

mentionner

sinformer
sinterroger

indiquer

senqurir

exposer

illustrer

souhaiter

expliciter

dmontrer

suggrer

prciser

citer lexemple

proposer

expliquer

spcifier

demander
dclarer

craindre

affirmer

corroborer

redouter

assurer

confirmer

sinquiter

garantir

attester

dplorer

certifier
constater

noter

conclure

insister

remarquer

dduire

ritrer

prvenir

approuver

conseiller

recommander

aviser

adopter

observer
relever

Guide de rdaction des procs-verbaux

25

Veuillez noter que le contenu des annexes se rapporte des situations fictives.

LE DPT DES PROCS-VERBAUX

AU SERVICE DES ARCHIVES ET
DE GESTION DES DOCUMENTS
Tous les procs-verbaux, y compris les documents annexes, doivent
tre verss au Service des archives et de gestion des documents.
En effet, le Rglement n 9 sur les archives de lUniversit indique
clairement que :
Toutes les units de lUniversit sont tenues de verser au Service des
archives les originaux ou des copies certifies des procs-verbaux de
leurs runions .
Les copies certifies doivent tre signes par la, le secrtaire dassemble. Il ne sagit pas, ici, dune photocopie du procs-verbal dj sign.

Rle du Service des archives et de gestion

des documents et de chaque unit
La mission premire du Service des archives et de gestion des documents est de constituer la mmoire institutionnelle de lUniversit;
cest pourquoi il acquiert tous les documents lui permettant de reconstituer lhistoire de lUniversit et de ses diffrentes composantes. Les
procs-verbaux sont des documents privilgis puisquils tmoignent
de lorganisation, des activits, du fonctionnement, des ralisations et
de lvolution de chaque unit. Il est donc important que lunit productrice dpose rgulirement ses documents au Service des archives et de
gestion des documents. Le rle de chaque unit est indispensable dans
la constitution de son propre fonds darchives.

Conservation des procs-verbaux

Au Service des archives et de gestion des documents, les procs-verbaux sont regroups par unit et par comit et sont classs chronologiquement.
Tous les procs-verbaux sont conservs de faon permanente.

26

Guide de rdaction des procs-verbaux

Consultation des procs-verbaux

La consultation des procs-verbaux dposs par une unit est simple et
rapide ; il suffit de communiquer avec le Service des archives et de gestion des documents :
Les procs-verbaux sont accessibles en tout temps par le responsable de lunit productrice de ces documents.
Toute autre personne dsirant consulter ces procs-verbaux doit,
au pralable, obtenir lautorisation de la, du responsable de lunit.

retenir
Faites parvenir vos dossiers de runions ds ladoption du
procs-verbal ou procdez leur envoi, date fixe, une
fois par anne.

Guide de rdaction des procs-verbaux

27

Annexe 1
Exemple davis de convocation
Le 25 avril 1994

UNIVERSIT DU QUBEC MONTRAL

SERVICE-CONSEIL DE LA GARDERIE
COMIT DE GESTION
TRENTE-CINQUIME RUNION (ORDINAIRE)
LE 2 MAI 1994

AVIS DE CONVOCATION

Par la prsente, vous tes convoqus la trente-cinquime runion

(ordinaire) du Comit de gestion du Service-conseil de la garderie de
lUniversit du Qubec Montral, qui aura lieu le lundi 2 mai 1994,
9 heures 30, la salle Pierre J. Jeanniot (D-5500) du pavillon AthanaseDavid.
Advenant que vous ne puissiez assister cette runion, vous tes pris
de bien vouloir avertir madame Esther Beauregard, au numro
987-1234.
Merci de votre collaboration.

Esther Beauregard
Secrtaire

28

Guide de rdaction des procs-verbaux

Annexe 2
Exemple de projet dordre du jour
CG-35-1

UNIVERSIT DU QUBEC MONTRAL

SERVICE-CONSEIL DE LA GARDERIE
COMIT DE GESTION
TRENTE-CINQUIME RUNION (ORDINAIRE)
LE 2 MAI 1994

PROJET DORDRE DU JOUR

1. Adoption de lordre du jour

2. Procs-verbal de la 34e runion
2.1 Adoption
2.2 Affaires en dcoulant
3. Priode dinformation
4. Projet de budget pour 1994-1995
4.1 Projets de financement *
4.2 Distribution des enveloppes de fonctionnement
et dinvestissement (dpt en sance)
5. Divers
6. Leve de la sance
7. Dpt de document
7.1 Annuaire des personnes-ressources, 22 avril 1994

* Veuillez vous munir du document transmis la runion du 21

mars, sous la cote CG-34-5.
94.04.25 / EB

29

Guide de rdaction des procs-verbaux

Annexe 3
Exemple de rsolution sous forme
dextrait de procs-verbal
EXTRAIT du procs-verbal de la trente-cinquime runion (ordinaire)
du Comit de gestion du Service-conseil de la Garderie de lUniversit
du Qubec Montral, tenue le lundi 2 mai 1994, la salle Pierre J.
Jeanniot (D-5500) du pavillon Athanase-David, Montral.

Projets de financement
RSOLUTION 94-CG-129
ATTENDU le document intitul Projets de financement , dpos en
annexe CG-35-4.1 ;
ATTENDU la prsentation de ce document par madame Cline Godin ;
ATTENDU les discussions tenues en sance ;
Sur proposition de M. Pierre Allaire, appuye par Mme Gabrielle Joly ;
IL EST PROPOS QUE le Comit de gestion :
1- APPROUVE la mise en uvre des projets spciaux numros 1
et 3, tels que dcrits au document Projets de financement ,
en annexe CG-35-4.1 ;
2- DEMANDE quun rapport lui soit prsent sur le lancement
des projets, sa runion de janvier 1995.
ADOPTE LA MAJORIT
POUR : 4
CONTRE : 1
ABSTENTION : 1
Copie conforme :
Le 2 mai 1994

Esther Beauregard
Secrtaire

Comit de gestion 94.05.02

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Guide de rdaction des procs-verbaux

Annexe 4
Exemple de procs-verbal
UNIVERSIT DU QUBEC MONTRAL
SERVICE-CONSEIL DE LA GARDERIE
PROCS-VERBAL de la trente-cinquime runion (ordinaire) du
Comit de gestion du Service-conseil de la Garderie de lUniversit du
Qubec Montral, tenue le lundi 2 mai 1994, la salle Pierre J.
Jeanniot (D-5500) du pavillon Athanase-David, Montral.

taient prsents :
MM. Pierre Allaire

Directeur de la Garderie

Nick Carmosino

Reprsentant des parents

Normand Desprs

Comptable, Desprs-Brault inc.

Mme Gabrielle Joly

ducatrice

M.

Animateur

tienne Roy

Mme Lucie Thibodeau

Reprsentante des parents

taient absents :
M.

Jean Boisvert *

Conseiller, Services
communautaires UQAM

Mme Isabelle mard *

Animatrice

Observatrice :
Mme Agathe Khouri

Administratrice,
Garderie Soleil-Levant

Invite :
Mme Cline Godin

Conseillre en marketing, Ttrault

inc.

Secrtaire :
Mme Esther Beauregard

Adjointe au directeur de la
Garderie

* Absence motive

Guide de rdaction des procs-verbaux

31

CG-35-2
Les membres prsents louverture de la sance formant quorum,
lassemble est dclare rgulirement constitue.
Monsieur Pierre Allaire prside lassemble et Mme Esther Beauregard
agit titre de secrtaire dassemble.

1. Ordre du jour
Les membres reoivent en sance le projet de rpartition des
enveloppes de fonctionnement et dinvestissement (annexe
CG-35-4.2).
Sur proposition de Mme Gabrielle Joly, appuye par
M. tienne Roy, lordre du jour est adopt tel que produit en
annexe 1.
2. Procs-verbal de la 34e runion
2.1 Adoption
Le texte du procs-verbal est corrig de la manire suivante : en page 3, au second paragraphe, la septime
ligne, lire : () runion reporte, compte tenu dun
conflit dhoraire.
Sur proposition de M. Nick Carmosino, appuye par
Mme Lucie Thibodeau, le procs-verbal de la 34e
runion, tenue le 21 fvrier 1994, est adopt tel que
modifi.
2.2 Affaires en dcoulant
Tel que convenu, les parents ont t convis une rencontre dinformation sur les changements apports au
Rglement interne de la Garderie. Cette information a
galement fait lobjet dun envoi postal.
3. Priode dinformation
En rponse une question ce propos, il est prcis que lon
tudie prsentement les rsultats de lappel doffres pour le
choix dun traiteur. Une recommandation sera prsente la
prochaine runion du Conseil dadministration.

Comit de gestion 94.05.02

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Guide de rdaction des procs-verbaux

CG-35-3
4. Projet de budget pour 1994-1995
4.1 Projets de financement
- annexe CG-35-4.1
Lassemble est invite poursuivre la discussion amorce lors de la dernire runion, sur les projets de financement.
Mme Cline Godin prsente les trois hypothses de projets spciaux, pages 8 14, relatifs une opration de
leve de fonds.
la suite de cet expos, lassemble convient de ne pas
retenir la seconde hypothse. Certains membres favorisent le premier projet parce quil est ralisable trs
court terme. Dautres membres privilgient la troisime
option car les activits suggres leur semblent plus pertinentes que dans lautre cas.
Le prsident souligne que ces deux projets pourraient
tre mis en uvre simultanment puisquils permettraient latteinte dobjectifs complmentaires. Il fait une
proposition en ce sens qui est dment appuye.
Le vote est demand. Rsultat du vote : pour : 4, contre :
1, abstention : 0. La rsolution suivante est adopte la
majorit :
RSOLUTION 94-CG-129
Sur proposition de M. Pierre Allaire, appuye par Mme
Gabrielle Joly ;
IL EST PROPOS QUE le Comit de gestion :
1- APPROUVE la mise en uvre des projets spciaux
numros 1 et 3, tels que dcrits au document Projets
de financement , en annexe CG-35-4.1 ;

Comit de gestion 94.05.02

33

Guide de rdaction des procs-verbaux

CG-35-4
RSOLUTION 94-CG-129 (suite)
2- DEMANDE quun rapport lui soit prsent sur le lancement des projets, sa runion de janvier 1995.
ADOPTE LA MAJORIT
4.2 Distribution des enveloppes de fonctionnement
et dinvestissement
- annexe CG-35-4.2
Invit prsenter le document, M. Desprs explique la
situation financire et commente le projet de distribution
des enveloppes pour la prochaine anne.
M. Desprs est flicit pour la qualit du dossier
ltude. Les membres font part de leur satisfaction
lgard du projet de rpartition budgtaire.
Aprs quoi, la rsolution suivante est adopte
lunanimit :
RSOLUTION 94-CG-130
Sur proposition de Mme Lucie Thibodeau, appuye par
M. Nick Carmosino :
IL EST PROPOS QUE le Comit de gestion ADOPTE
la distribution des enveloppes budgtaires de fonctionnement et dinvestissement pour lanne financire
1994-1995, telle que dcrite lannexe CG-35-4.2.
ADOPTE LUNANIMIT

Comit de gestion 94.05.02

34

Guide de rdaction des procs-verbaux

CG-35-5
5. Divers
Les membres ont reu, titre dinformation, lannuaire des
personnes-ressources (annexe D-1).
6. Leve de la sance
Lordre du jour tant puis, la sance est leve 11
heures 15 minutes.
7. Dpt de document
7.1 Annuaire des personnes-ressources, 22 avril 1994

LA SECRTAIRE DASSEMBLE

CONFIRM LASSEMBLE DU _____________________ 1994.

Comit de gestion 94.05.02

Guide de rdaction des procs-verbaux

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OUVRAGES DE RFRENCE
Le procs-verbal, un outil de travail efficace, Daniel Boisvert, Les ditions Agence dARC inc., Montral.

Vous trouverez des indications sur la diffrence entre un procsverbal et un compte-rendu dans louvrage suivant :
Le guide du savoir-crire, Jean-Paul Simard, Les ditions Ville-Marie
et les ditions de lHomme, Montral.

Pour des informations compltes sur les caractristiques du style

indirect, voir :
les articles 2568, 2582 et 2588, ainsi que le chapitre sur les propositions
subordonnes et substantives dans Le bon usage, Maurice Grevisse,
ditions Duculot, Paris-Gembloux (11e dition, 1980).

Vous trouverez des informations dtailles sur les procdures des

assembles dlibrantes dans louvrage suivant :
Bourinot : Rgles de procdure, J. Gordon Dubroy, Les ditions La
Presse, Montral.

Les procdures adoptes par rglementation lUQAM se trouvent

dans le document suivant :
Procdure de dlibrations des instances, Annexe 1du Rglement
numro 2 de rgie interne, Universit du Qubec Montral.

Distribution:
Secrtariat gnral
Universit du Qubec Montral
Case postale 8888, succursale Centre-Ville
Montral (Qubec)
H3C 3P8

Service des communications (2006) 8234

Conception graphique: Alain Mongeau
Infographie: Andr Gerbeau

GUIDE
DE RDACTION
DES PROCS-VERBAUX
Le Guide de rdaction des procs-verbaux a
t labor par le Secrtariat gnral de l'Universit
du Qubec Montral.
Il prsente, de faon logique, le cycle complet du
travail raliser pour prparer un dossier de runion,
prendre note des discussions et rdiger un
procs-verbal. En plus d'tre simple et facile
consulter, cet ouvrage contient des exemples
illustrant les mthodes suggres.
Bien qu'il ait t conu pour les personnels de
l'Universit qui ont rdiger des comptes rendus,
ce guide peut tre utile galement d'autres
organismes, publics ou privs, proccups par la
mme question. Ils y trouveront de prcieux conseils
et des mthodes faciles utiliser.

*CG 35-8