Dashboard Instruction

Le 9 Mai 2012
Guillaume DEWAMIN
Ingnieur Stagiaire
Tuteur : David SA
Dashboard
Mode demploi
Service Engineering, APTAR, site du Neubourg (27)
Mode demploi : Dashboard
SOMMAIRE
INTRODUCTION....................................................................................................... 4
Rdaction : G. Dewamin, Stagiaire
Aptar, site du Neubourg, service Engineering
Page 2
Tuteur : D. Sa

CONTENU................................................................................................................ 5
NAVIGATION............................................................................................................ 9
UTILISATION COMME OUTIL DE MANAGEMENT......................................................10
1 Longlet Processus ................................................................................. 10
2 Longlet Projects .................................................................................... 12
3 Longlet Monitoring ................................................................................ 12
UTILISATION PAR LES CHEFS DE PROJETS...............................................................14
1 Les informations gnrales ( Project Overview )......................................14
2 Le statut du projet ( Overall Status )........................................................14
3 Lavance des tapes du projet ( Project Milestones ).............................15
4 Le budget des projets ( Project Budget )..................................................15
5 La date de mise jour ( Update )............................................................16
6 Les formats ( Formats )............................................................................16
7 Le demandeur du projet ( Applicant )......................................................16
8 Les problmes rencontrs ( Major problems )..........................................17
9 Les commentaires ( Comments ).............................................................17
10 Les chiffres de qualit................................................................................ 17
AUTOMATISATION................................................................................................. 19
DONNEES DE CALCUL............................................................................................ 21
(Ctrl+click pour suivre les liens)
INTRODUCTION

Page 3
Tuteur : D. Sa

Le Dashboard a t cr afin de permettre aux chefs de projets de pouvoir rendre
compte de manire synthtique de lavance de leurs projets. Ce document est propre au
service assemblage et utilise les donnes de chaque projet pour mettre en place des
indicateurs montrant lvolution du processus Engineering ; il met en vidence les
performances du processus, en termes de qualit, de cot et de respect des dlais. La mise
jour du Dashboard est effectue rgulirement par les chefs de projets qui doivent sassurer de
la pertinence des informations quils soumettent, dans le but doptimiser la prcision de ces
indicateurs. Ces diffrents outils sont mis la disposition de la hirarchie pour rendre compte
du fonctionnement du service. Le mode demploi a pour but dinformer lutilisateur du fichier
MS Excel Dashboard_Assembly sur les informations contenues et de la manire dont elles
sont traites.

Page 4
Tuteur : D. Sa

CONTENU
Le Dashboard se compose dune partie de prsentation gnrale comprenant :
-
Une page de garde ( Intro ). Elle informe lutilisateur du service et de lusage du
Dashboard. Elle contient notamment un logo de lentreprise et la date du jour.

Un Sommaire ( Summary ). Il permet de naviguer entre :
o Les pages de visualisation des indicateurs. Ces onglets contiennent les
informations relatives au processus Engineering et aux projets
o Les pages des projets. Chaque onglet rassemble les informations gnrales
relatives un projet.
o Les pages de mise jour du Dashboard. Ces onglets permettent lutilisateur
de crer ou de clturer un projet, mais aussi de crer une archive du
Dashboard.
Les feuilles de prsentation sont caractrises par un onglet de couleur bleue.
Le Dashboard contient aussi des pages de visualisation des indicateurs comprenant :

-
Une page relative au processus Engineering ( Processus ). Cet onglet prsente les
trois indicateurs du processus : Qualit, Cot, Dlai. Ils sont mis en place sous la
forme dun graphique dont la mise jour se fait automatiquement aprs la
modification par un chef de projet de longlet quil gre.

Une page relative lensemble des projets ( Projects ). Elle donne une vue globale
de lavance des projets sous deux perspectives : Avant la production (seuls les projets
qui ne produisent pas encore de pices pour lentreprise sont pris en compte) et en
globalit (tous les projets sont pris en compte)

Une page ddi tous les projets ( Monitoring ). Elle informe sur les dtails de
lavance de chaque projet et en donne les principales informations.

Une page darchivage ( Record ). Cet onglet permet lutilisateur de renseigner le
chemin denregistrement, le chemin darchivage et le nom du fichier, puis
denregistrer automatiquement le Dashboard et den crer une copie qui sera archive
dans le dossier spcifi.

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Tuteur : D. Sa

Les feuilles de visualisation sont caractrises par un onglet de couleur rouge.
Le Dashboard contient galement des pages relatives aux projets en cours. Chaque projet
possde un onglet ddi. Cette feuille se compose :
-
Dune partie de renseignements sur le projet. Elle renferme des informations

gnrales, sur le statut du projet, sur le planning prvu et mis jour ainsi que
lavance des tapes et des ventuelles causes de retard, sur le budget prvu et mis
jour, sur les chiffres de capabilit et de TDI, sur les problmes rencontrs et les
solutions mises en uvre, sur les fournisseurs et formats, ainsi quune case rserve
aux commentaires gnraux et un espace concernant la date de mise jour de longlet.
Il appartient chaque chef de projet de mettre jour rgulirement cette partie et de
sassurer de la vracit des informations.

Dune partie de donnes de mise en forme et de calcul.
Les feuilles relatives aux projets sont caractrises par des onglets de couleur verte.

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Tuteur : D. Sa
Ensuite, le Dashboard contient des pages de donnes.

-
La premire ( Data ) contient toutes les donnes de calculs et de mise en forme des
indicateurs. Elle ne doit tre modifie manuellement sous aucun prtexte. Pour viter
toute modification, elle est protge en criture.

La seconde ( Info ) contient des informations sur les projets qui serviront crer un
historique des projets clturs.
Ces pages sont caractrises par des onglets de couleur violette.

Page 7
Tuteur : D. Sa

Enfin, le Dashboard contient des pages ddies au traitement automatique de la clture et
de la cration des projets. Elles se composent :
-
Dune page de clture ( End ). Elle permet lutilisateur de saisir un projet

clturer et de le retirer du Dashboard. Cette opration est dfinitive. Le projet cltur
apparatra dans un fichier dhistorique, comportant un sommaire des projets et les
onglets relatifs chaque projet termin.

Dune page de cration ( Create ). Elle permet lutilisateur de saisir des donnes
pour crer un nouveau projet. Ces donnes seront utiliser pour crer un nouvel onglet
de projet et pour mettre jour les autres onglets du Dashboard (Donnes, Sommaire,
Processus, Projet, Monitoring, ). Cette fonction a t cre dans le but de faire
gagner du temps lutilisateur en lui vitant deffectuer manuellement ces oprations.

Dune page nouvelle ( New ). Elle permet la cration dun nouvel onglet en
diminuant le temps dexcution de la fonction de cration.
Ces pages sont ncessaires lexcution des fonctions automatiques et ne doivent en aucun
cas tre modifies. Elles sont caractrises par des onglets de couleur blanche.

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Tuteur : D. Sa

NAVIGATION
Cette version du Dashboard est conue pour faire gagner du temps lutilisateur. La
navigation dans le Dashboard a donc t optimise. Il est toujours possible de changer
donglet en en slectionnant un autre en bas du classeur MS Excel. Nanmoins, chaque page
o il est courant de slectionner dautres onglets (hors pages de donnes et de traitements
automatiques) est dsormais munie dun ou plusieurs boutons de type tlcommande qui
permettent en un clic de se rendre sur dautres onglets ( Prcdent , Suivant ,
Archivage , ). De plus, elles contiennent (normalement) un bouton de retour au
sommaire, qui contient lensemble des liens vers les onglets.
Toujours afin de favoriser un gain de temps, chaque onglet pouvant faire lobjet dune
impression est aussi muni dun bouton Impression PDF , qui permet lutilisateur
dimprimer la page au format PDF (attention ; linstallation sur le poste de travail de PDF
Creator est requise).

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Tuteur : D. Sa

UTILISATION COMME OUTIL DE MANAGEMENT
Le Dashboard est conu afin de servir doutil de management. Il permet en effet de
visualiser certaines caractristiques du processus Engineering et de lavance des projets. Ces
dtails se trouvent sur les onglets Processus , Projects et Monitoring .
1 Longlet Processus
Il rassemble les trois indicateurs du processus Engineering : Qualit , Cot et
Dlai . Ils sont mis en uvre sous la forme de trois graphiques :
-
Graphique Quality . Ce graphe reprsente le pourcentage de projets respectant les

critres de qualit du processus. La formule utilise est la suivante :
Nb de projets r espectant les exigences de qualit
Nbde projets total
Avec les exigences de qualit : ( Capabilit Seuil ) ET ( TDI Seuil )
Le seuil exig de capabilit est dfini pour lensemble du processus engineering.
Le seuil de TDI est dfini pour chaque projet (compte tenu des diffrences), par le
chef de projet.
Les projets sont rpartis par anne de dmarrage en production.
Comme certains projets pourraient ne pas avoir encore dmarr, il existe deux barres
sur le graphe :
Lune informe sur les projets ayant dmarr.

Lautre est une estimation instantane prenant en compte tous les
projets.
Graphique Costs . Ce graphe reprsente le pourcentage de projets respectant les
critres de budget du processus. La formule utilise est la suivante :
Nb de projets respectant les exigences de budget
Nb de projets total
Avec les exigences de budget : |Budget mac h ine r elBudget CAPEX| Seuil
Le seuil exig est dfini pour lensemble du processus Engineering.

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Tuteur : D. Sa

sur le graphe :

projets.
Graphique In Time . Ce graphe reprsente le pourcentage de projets respectant les
critres de ponctualit du processus. La formule utilise est la suivante :
Nb de projets respectant les exigences de poncualit
Nb de projets total
Avec
les
exigences
de
ponctualit :
( Date d but de production r elle pr vue ) Seuil

Le seuil exig est dfini pour lensemble du processus Engineering.
sur le graphe :

projets.
Indicateur
Anne de dpart en production
Estimation
Valeur actuelle
Pourcentage de russite
2 Longlet Projects

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Tuteur : D. Sa

Il rassemble des dtails sur le droulement des projets. Il prsente dabord certaines
informations concernant lensemble des projets, et les projets dont la production na pas
encore dmarr. Ces information indiquent le nombre de projets, le budget CAPEX prvu et
le budget machine rel. Ensuite, il est indiqu, au moyen dun compteur et dune jauge, le
respect des dlais et du budget concernant les projets nayant pas dbut en production. Ces
chiffres sont une moyenne sur lensemble des projets en phase dtude. Enfin est prsent sur
cette page le Cockpit Chart montrant en temps rel lvolution du statut des projets dans
leur ensemble ainsi que leur respect des dlais et du budget. Ces chiffres sont une moyenne
sur lensemble des projets. Il a aussi t jug important dafficher la date de mise jour de la
feuille (format mm/yy).
Notons que le respect des budgets sexprime en pourcentage. Ainsi, un nombre
infrieur 100% signifie que le budget na pas t dpass. Au contraire, un nombre suprieur
100% signifie que le budget a t dpass.
3 Longlet Monitoring
Il rassemble les dtails de lavance des projets ainsi que certaines informations
importantes. Le tableau affiche en abscisse les informations et en ordonne les projets. De
plus, ce tableau spare dans la partie haute les projets dont la production na pas encore
dbute, et dans la partie basse les projets ayant commenc produire.
Cet onglet permet de connatre les dtails du nom, de la machine concerne, de la catgorie
attribue, de lavance de chaque grande tape, du retard de la mise en production, du budget,
du calendrier et du statut de chaque projet.
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Tuteur : D. Sa
Ces trois onglets tant susceptibles dtre diffuss, ils comportent un bandeau
informant du service concern par les projets, du site et de lentreprise. Sont aussi prsents des
logos de lentreprise. De plus, les pages sont intgralement rdiges en langue anglaise.
La partie du Dashboard ddie au management comprend galement un onglet
Record . Cet onglet permet lutilisateur, condition davoir rempli les cellules
ncessaires, de crer une archive du document dans le dossier choisi, puis denregistrer et de
fermer le document. Son utilisation est dtaille dans la partie AUTOMATISATION .
UTILISATION PAR LES CHEFS DE PROJETS
Pour chaque projet en cours, il a t cr une feuille ddie, qui rassemble la plupart
des informations gnrales et celles ncessaires la cration et au bon fonctionnement des
indicateurs. Ces pages sont symbolises par des onglets de couleur verte. Les informations
sont rparties en plusieurs catgories :
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Tuteur : D. Sa

1 Les informations gnrales ( Project Overview )
Elles sont dfinies la cration du projet et renseignent sur des caractristiques diverses
comme le nom, la description, le manager, ou le budget estim du projet.
2 Le statut du projet ( Overall Status )
Il permet visuellement destimer le bon droulement du projet en termes de dlais, cots,

performances, ressources et risques ( Schedules, Costs, Performances, Resources & Risks ).
Ces indicateurs sont estims par le chef de projet suivant lchelle suivante :
o Vert ( G ) = pas de problme majeur.
o Jaune ( Y ) = Le problme peut tre gr et un plan daction a t dfini.
o Rouge ( R ) = Un problme critique est dtect, ncessite une discussion et
pourrait entrainer une modification du SoP ( Start of Production , la mise en
production).
Ces informations doivent tre renseignes car elles permettront au management davoir une
estimation de la gravit des problmes ventuellement rencontrs. Si les indicateurs ne
peuvent tre valus, ils sont automatiquement mis au vert.
3 Lavance des tapes du projet ( Project Milestones )

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Tuteur : D. Sa

Tous les projets seront dcoups au sein du service selon les mmes jalons. Au dmarrage,
chaque chef de projet renseigne un programme estim (colonne planned ) en indiquant les
dates prvues de ralisation des jalons (dates de fin, pas de dbut).
Au cours de son projet, le chef de projet renseigne lavance en % de ltape en cours
(colonne % ), ainsi que la dernire tape ralise ( Latest validated phase ). De mme, il
est impratif quil remplisse au fur et mesure la date mise jour de la fin des jalons (colonne
Updated ). Par dfaut, les dates mises jour seront gales aux dates prvues.
Chaque fois quun retard entre la date prvue et la date mise jour est annonc, la colonne
Cause permet au chef de projet dinscrire si le retard est imputable au service Engineering
ou un autre (le fournisseur tant sous la responsabilit du service Engineering).
4 Le budget des projets ( Project Budget )

La partie de budget des projets est rpartie en deux colonnes. La premire, Budget ,
correspond une estimation des dpenses du projet. Au dbut de son projet, le manager y
inscrit toutes les dpenses estimes. La seconde, Updated , correspond aux dpenses
relles. Le chef de projet y inscrit la dpense relle correspondant certaines catgories
(machine, composants, dplacements, ). Par dfaut, le budget machine estim est gal au
budget CAPEX demand.

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Tuteur : D. Sa

Les cases : (Global cost, Budget), (Global cost, Updated), (Machine, Budget) et (Machine,
Updated) ont t verrouilles. Le cot global budgt est gal au cot machine budgt, et
gal au budget CAPEX renseign dans les informations gnrales. De mme, la partie
Updated correspond au Validated Budget des infos gnrales.
5 La date de mise jour ( Update )
Cette date est modifie par le chef de projet chaque mise jour de longlet et permet de
contrler la validit des informations renseignes.
6 Les formats ( Formats )

Cette cellule permet au chef de projet dindiquer les formats pris en compte par la machine. Si
la liste est trop longue, le manager peut linscrire en commentaire de cellule et lindiquer dans
la case.
7 Le demandeur du projet ( Applicant )
Cette partie renseigne sur le demandeur du projet, lunit concerne et le fournisseur contact.
8 Les problmes rencontrs ( Major problems )

Ce tableau permet de retracer les problmes rencontrs lors de la ralisation du projet. Il
regroupe la date de dbut de problme, la ressource impacte (dlais, cots, ), le problme,
la solution mise en place, les pertes associes au problme (retard, cots, ), une case de
validation lorsque le problme est rsolu ainsi que la date de fin du problme.
Page 16
Tuteur : D. Sa

Ces indications vont permettre de dresser un historique des problmes pour pouvoir mieux
grer les problmes venir. Il est important que le chef de projet les mette rgulirement
jour.
Pour faciliter linteraction avec lutilisateur, ces informations pourront tre rdiges en
franais.
9 Les commentaires ( Comments )

Cette case permet au chef de projet de sexprimer sur le projet pour expliquer les dcisions
quil aura pris.
Pour faciliter linteraction avec lutilisateur, ces informations pourront tre rdiges en
franais.
10 Les chiffres de qualit

Les cases suivantes : Tolerated capability , Capability , Tolerated TDI , TDI ,
permettent de mesurer la qualit dun projet. La capabilit tolre est commune tous les
projets et ne doit pas tre modifie. Le chef de projet inscrira dans la case Capability le
chiffre de capabilit transmis par le service qualit. Si aucun chiffre nest encore connu, il
inscrira le mme chiffre que celui prvu ( Tolerated capability ). Pour chaque projet, le chef
de projet renseignera ses exigences en matire de TDI dans la case tolerated TDI , puis le
chiffre rel dans la case TDI . Si aucun chiffre nest encore connu, il inscrira le mme
chiffre que celui prvu ( Tolerated TDI ).
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Tuteur : D. Sa
Dans chaque onglet relatif un projet, certaines cellules sont bloques afin dviter
une modification accidentelle de donnes ncessaires un calcul, mais aussi pour sassurer
que certaines donnes redondantes (dates de SoP, budget machine, ) restent identiques.
Dans ce cas, un commentaire indique la case remplir.
Chaque onglet est pr rempli en langue anglaise afin de permettre chacun de
lutiliser et de le diffuser. Cependant, certaines cases (problmes, solutions, ) sont destines
un usage interne et demandent de la prcision dans la rdaction. Elles pourront tre remplies
en langue franaise.
AUTOMATISATION
Le fichier MS Excel dispose de plusieurs fonctions qui, en sexcutant, permettent
lutilisateur de gagner du temps :

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Tuteur : D. Sa

-
Fonction darchivage. Cette macro permet lutilisateur denregistrer le Dashboard et

den crer une copie qui sera enregistre dans un dossier dfini, et son nom
mentionnera la date actuelle pour permettre la cration dun historique. Elle se trouve
dans longlet Record .
La fonction requiert la prsence dinformations dans plusieurs cellules :
o Current ; il sagit du chemin denregistrement actuel.
Exemple :
J:\PRIVE\ENGINEERING (Ne pas effacer)\Tableau de bord\

Il permet la sauvegarde du document.
o Path ; il sagit du chemin denregistrement de larchive. Exemple :
J:\PRIVE\ENGINEERING (Ne pas effacer)\Tableau de bord\historique\
Il permet la sauvegarde de larchive.
o Name ; il sagit du nom sous lequel enregistrer le document. Exemple :
Dashboard_Assembly
Ainsi, la macro va enregistrer Dashboard_Assembly dans le dossier Tableau de
bord de l Engineering , puis enregistrer Dashboard_Assembly_07.05.2012
dans le dossier historique du tableau de bord .
Une autre fonctionnalit de cette macro est dinscrire au bas de longlet Record la
dernire version du Dashboard ayant t archive.
De mme, la macro fait en sorte que la prochaine ouverture du document se fasse sur
longlet dintroduction ( Intro ) et non sur le dernier onglet utilis ( Record ). Ceci
permet au prochain utilisateur douvrir le document sur une page prsentant le service
plutt que sur une page qui pourrait lui sembler hors-sujet.
Remarques :
Lorsque vous utilisez une fonction, assurez-vous de bien avoir autoris

lusage de macros, et davoir dpartag le classeur (ceci empcherait
lutilisation de la fonction). Si besoin, enregistrez-le en .xlsm.

Lorsque vous rentrez le nom du dossier denregistrement ou
darchivage, noubliez pas de mettre un antislash ( \ ) la fin.
Lordinateur
ne
comprendrait

Page 19
pas
le
chemin
demand.
Tuteur : D. Sa
Fonction PAS ENCORE ECRITE
DONNEES DE CALCUL

Page 20
Tuteur : D. Sa

Sur le Dashboard, toutes les donnes de calculs sont centralises sur une feuille :
Data . Ceci permet dviter une modification involontaire des donnes et de protger toute
la feuille sans empcher dy collecter des donnes. Elle a t conue de manire simplifier la
cration de macros.
Remarque :
Toute modification entranera une mauvaise excution des macros de

cration et de clture des projets.
La feuille des donnes est structure comme suit :

-
Dans la partie suprieure se trouvent tous les tableaux ncessaires au calcul des
indicateurs (un tableau par indicateur).
Sous ces tableaux se trouvent des tableaux faisant le bilan des calculs, et donnant la
valeur des indicateurs.
Dans la partie mdiane se trouvent des tableaux de synthse ne reprenant que les
donnes utiles pour les indicateurs. Ils servent construire les graphes associs, aussi
prsents dans cette partie.

Page 21
Tuteur : D. Sa

Sparer de la sorte les tableaux permet, lors de lajout ou du retrait de projets, de
modifier automatiquement les graphes sans avoir modifier les formules.
Dans la partie infrieure se trouve un tableau reprenant lensemble des donnes du

Dashboard. Il est ainsi possible de modifier la mise en forme des autres onglets sans
perturber lintgrit des donnes.
Remarque :
Afin de prserver les liens vers la source des donnes, il est prfrable
dutiliser le couper-coller au lieu du copier-coller.

Afin de crer des liens vers des donnes, utiliser le copier-click_droitcollage_spcial-coller_avec_liaison.
Lorsque des tableaux rpartissent des donnes par anne de dmarrage en production,
ils utilisent le code suivant :
-
Si lanne de dpart prvu en SoP est gale lanne actuelle, et que le SoP a
dmarr :
o Si le critre est respect, donner la valeur 1
o Sinon, donner la valeur 0

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Tuteur : D. Sa

-
Si lanne de dpart prvu en SoP est gale lanne actuelle, et que le SoP na pas
dmarr :
o Si le critre est respect donner la valeur 3
o Sinon, donner la valeur 2
Si lanne de dpart prvu en SoP nest pas gale la lanne actuelle, donner la
valeur 4
Ainsi, il est possible dindiquer des valeurs sres, o lon ne peut plus intervenir, ainsi
quune estimation pour lanne en cours de la valeur de lindicateur (sur laquelle on
pourra agir). Etant difficile de tracer un graphe avec une seule estimation, il a t choisi
den mettre une pour chaque anne. Il est vident que pour chaque anne passe, la valeur
de lestimation doit concorder avec la valeur relle.
Certains tableaux peuvent ne pas avoir dutilit actuellement, mais ont t crs dans le
but danticiper un besoin.

Page 23
Tuteur : D. Sa

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