Notes prises du 23.08.

2022
Choses à faire en arrivant : Contrôler que toutes les portes soient
ouvertes ainsi que la porte de l’atelier., si ce n’est pas le cas les ouvrir.
Ouvrir 1-2 fenêtre à la réception – la salle E. de Buman – la salle du
matériel du secrétariat et vers la machine à café. S’occuper de la
machine à café (remplir le bac d’eau, ajoutez du sucre/crème…). Allumer
l’imprimante. Prendre le courrier s’il y en a dans la boîte poste se
trouvant à côté du portail. S’occuper du courrier et des journaux si c’est
moi qui aie été chercher le courrier. Contrôler qu’il y ait tout dans le frigo
(crème à café, bouteilles d’eau, briques de laits…).
Choses à faire avant de partir : Vérifier que toute les portes et toutes
les fenêtres soient bien fermées y compris la porte automatique / la porte
de l’atelier et la porte d’entrée, vider les poubelles à pet et à verre si elles
sont pleines, contrôlez la vaisselle et la faire s’il y en a, vérifier que tous
les pc et écrans ainsi que l’imprimante soient éteints en partant. Vider les
poubelles à pet et à verre si elles sont pleines.
Réception :
- Accueillir la personne avec le sourire
- Bonjour Madame ou Monsieur
- Que puis-je faire pour vous ?
- Si c’est un chauffeur, un prof ou un bénévole se présente, je suis le
nouvel apprenti : Gloire Guillod
- Pour les chauffeurs : soit un nouveau carnet ou autres et leur
proposer un café
- Pour tout autres personnes, donner les renseignements
nécessaires ou appeler le service concerné
- Cours de langue : donner les feuilles d’inscription
- Aide sociale : ils doivent prendre rendez-vous, donner des
renseignements pour le rendez-vous et fiche avec heure ou si
horaire demander un rendez-vous
- S’ils ont rendez-vous, demandez avec qui et à quelle heure ils ont
rendez-vous
Porte : Le matin, je dois ouvrir la porte automatique grâce au bouton se
trouvant à côté de la timbreuse (pour l’ouvrir complètement on doit sur la
flèche de droite puis sur « ok », pour la fermer il faut appuyer sur la
flèche de gauche jusqu’à ce que « le symbole d’une clé » apparaisse et
puis sur « ok » pour valider, et pour qu’elle s’ouvre à chaque fois qu’une
personne passe devant il faut sélectionner 2 fois la flèche de gauche
jusqu’à l’apparition d’un symbole puis sur « ok » pour valider. Je dois
également contrôler si ces différentes portes sont ouvertes le matin
et fermé le soir en partant :
-La porte d’entrée principale de la Croix-Rouge, la porte d’accès aux
Rotondes, la porte d’accès derrière les Rotondes, la porte d’accès aux
caves – économat – cafétéria, la première porte pour sortir de la
cafétéria et la deuxième porte également, la porte d’accès à la réception,
la porte d’accès au matériel de la réception – et pour les entretiens, et la
porte d’accès à l’atelier.
Clé : Il y a différentes clés que l’on utilise, une pour la boîte de réception
qui se trouve dans la boîte « clé » à la réception, une clé pour la salle du
matériel de la réception et une clé qui nous permet d’ouvrir et fermer (la
porte principale, la porte de la réception, la porte d’accès aux caves et à
la cafétéria et la porte d’accès aux Rotondes). Il y a également une clé
pour les archives mais pour celle-ci il y a une procédure à suivre avant
de la donner à quelqu’un (il y a un cahier de suivi dans lequel on note la
date, l’heure, le nom et prénom de la personne et pour le retour de la clé
on note l’heure et la date).
Téléphone : Quand une personne téléphone, le premier bouton tout à
gauche juste à côté du bouton « i » sert à répondre ou sortir de l’appel,
le deuxième bouton est pour ignorer ou conf de l’appel, le troisième
bouton sert à renvoyer ou transférer l’appel à vers un autre service et le
quatrième bouton est pour mettre sous silence ou … l’appel. Le côté
droit du téléphone est la liste de téléphone de tous les collaborateurs de
la CRF réparti sur 3 pages sur lesquels on se déplace avec les 3
boutons d’en bas. Pour appeler directement sans composer le numéro
de téléphone :
Avis mortuaire : Les avis mortuaires se trouvent dans la liberté, il faut
simplement contrôler si les personnes décédées étaient des clients pour
les transports et si c’est le cas alors on peut écrire dans leur dossier au
niveau des remarques que la personne est décédée.
Chauffeur : Lorsqu’un chauffeur nous apporte ses relevés de transports,
on les transmet à Claudine Neuhaus responsable Bénévolat afin qu’elle
fasse les factures. Si un chauffeur a rempli en entier son petit cahier de
frais, on lui en fournit un nouveau selon la langue qu’il pratique (français
ou allemand) et on demande s’il a besoin d’un flacon de désinfectant ou
de masque etc… Chaque chauffeur possède son propre code et a son
mot de passe pour pouvoir consulter les transports à venir qui lui ont été
fixés, il peut aussi indiquer s’il est malade ou s’il est absent tel ou tel jour
et pour fixer ses vacances. Pour noter une absence, il faut sélectionner
« absence info » à côte du nom du chauffeur, puis ajouter la date de
l’absence, ainsi que l’heure de début et la durée à ne pas confondre
l’heure de fin et ajouter dans les remarques : « Selon mail du (date du
jour) / (mes initiales).
Transport : Pour réserver un transport, le client doit minimum téléphoner
48h à l’avance avant son rendez-vous (exceptionnellement pour une
situation d’urgence une dérogation peut être faite). Il doit indiquer son
lieu de domicile, le lieu de son rendez-vous, l’heure du
rendez-vous/heure de départ et le temps d’attente pour le chauffeur s’il
doit également faire le trajet retour. On demande à la personne si elle est
à l’A.I, en chaise roulante ou sous curatelle et si c’est le cas nous devons
avoir le nom de son curateur avec son numéro de téléphone ainsi que le
nom de l’office dans lequel il travaille. On cherche le chauffeur le plus
proche du domicile du client pour effectuer le trajet afin que le montant
totale soit le plus bas possible pour le client, le nombre de kilomètres se
compte depuis le domicile du chauffeur jusqu’à son retour chez lui et le
client doit payer en liquide le chauffeur une fois le transport terminé.
Lorsque le transport est confirmé pour le client, nous devons avertir le
chauffeur par mail si le transport est prévu durant la semaine en cours
pour qu’il nous confirme si oui ou non il accepte le transport, mais si le
transport était prévu pour la semaine d’après ou plus tard il n’y a pas
besoin d’envoyer un mail au chauffeur car les chauffeurs bénévoles
consulte depuis « Mobility » les transports à faire pour la semaine
d’après durant le week-end.
Pour Annuler un transport, la personne concernée ou un de ses proches
doit appeler la CRF pour informer que le transport est annulé. Lorsqu’un
transport est annulé, on avertir le chauffeur par mail si c’est durant la
semaine en cours, mais si c’est pour la semaine d’après il n’y a pas
besoin de lui faire un mail car il consultera son planning pendant le
week-end. Si le transport est annulé la veille ou le matin même, on doit
téléphoner pour avertir le chauffeur afin qu’il ne se déplace pas pour
rien.
Les transports de la CRF sont destinés aux personnes souffrant d’un
handicap physique (comme des cannes pour marcher, un rollator ou
quelque chose qui l’empêche complètement de conduire), ou si la
personne est dans l’incapacité de prendre les transports publics. La
priorité reste pour les personnes âgées car ce sont souvent eux qui ont
le plus de difficulté à se déplacer, mais une personne en dessous de
l’âge AVS peut faire une demande de transport auprès de la CRF mais il
doit être atteint d’un handicap physique qui l’empêche de conduire ou de
prendre les transports publics. Quand un chauffeur nous dit qu’il n’est
pas disponible, il faut lui mettre une absence pour éviter que l’on ne lui
téléphone à nouveau. Quand on fait une demande de transport au
chauffeur lui demander directement si il est disponible pour effectuer le
transport soit par téléphone soit par mail si il est indisponible et imprimer
le mail puis écrire pour le collaborateur suivant qu’il s’occupe de voir si le
chauffeur nous a répondu ou pas.
Client absent : Le chauffeur s’est déplacé chez le client qui n’était pas
là.
Pas de disponibilité : Aucun chauffeur n’est disponible ou le trajet
coûte trop cher pour le client ou la distance est trop longue pour elle.
Autres : Rendez-vous déplacé à une autre date, il faut annuler le
premier rendez-vous avec « annulation client » et si nous devons
annuler plusieurs transports pour le même motif alors on supprimer
directement le reste.
Nouveau client : Quand on ajoute un nouveau client, toujours cocher la
case « client transport ». On doit mettre le titre de la personne, nom,
prénom, adresse complète, langue parlé, numéro de téléphone pour la
première page. Dans la deuxième page, la date de naissance, l’état civil,
s’il est à l’A.I, s’il se déplace avec une chaise roulante ou si la personne
est sous curatelle et si c’est le cas nous devons avoir le nom de son
curateur avec son numéro de téléphone ainsi que le nom de l’office dans
lequel il travaille. Il faut également noter les remarques à transmettre au
chauffeur s’il y en a et les remarques générales. Demandez adresse-
mail, évitez les personnes qui sont en EMS ou foyer de jour car ils
doivent disposer d’un service de transport et nous ne sommes pas
subventionnés pour ces transports. On prend uniquement les personnes
en âges AVS ou qui ont des problèmes de mobilités qui les
empêcheraient de prendre les transports publics.
Mobility : Quand un client fait une demande de transport, on recherche
si la personne a déjà un dossier chez nous par (nom, prénom, adresse)
dans lequel on peut trouver les trajets qu’il a déjà effectué que l’on peut
copier si le transport est le même que celui déjà fait. Nous avons une
liste avec le planning de tous les chauffeurs bénévoles.
Timbreuse : Lettre Europe il faut sélectionner lettre document et
Europe
MDP : Xeroz8848bklahaze&
Le bénéficiaire s’engage à
Téléphoner au minimum 48 heures à l’avance réserver un transport
Être prêt à l’arrivée du chauffeur bénévole à l’heure convenue
Respecter le contenu de la demande de transport faite à la Croix-
Rouge fribourgeoise
Indemniser le chauffeur bénévole en cash à la fin du transport de la
manière suivante :
Fribourg agglomération :
Forfait de CHF 12.-
Jusqu’à 20 km pour les transports effectués dans l’agglomération fribourgeoise
(Fribourg, Bourguillon, Givisiez, Granges-Paccot, Marly, Schönberg, Villars-sur-
Glâne)
Bulle agglomération :
Forfait de CHF 9.-
Jusqu’à 16 km pour les transports effectués dans l’agglomération bulloise (Bulle, La
Tour-de-Trême, Le Pâquier, Morlon, Riaz, Vuadens)
CHF 0.75/km
Pour les dépassements des seuils kilométriques dans les agglomérations de
Fribourg et de Bulle
Frais de parcage
A la charge du bénéficiaire
Forfait de CHF 5.-
Par ½ heure d’attente supplémentaire lorsque l’attente (hors transport) dépasse 1h30
Remboursement des frais de repas (CHF 23.- max)
Si rendez-vous hospitalier hors canton entre 12h30 et 14h00
En cas d’empêchement, le transport doit être décommandé au moins 24h à
l’avance. Dans le cas contraire, un émolument forfaitaire de CHF 15.-
correspondant aux frais d’organisation du transport seront facturés.
D’éventuels autres frais inhérents au bénévole qui se serait déplacé
inutilement pourront être facturés. En cas d’abus, une personne peut être
exclue du service.