Mandat Pratique 1 « 

Traiter des ordres »

Vue d’ensemble des tâches reçus :
Depuis mon début en entreprise, il m’a été confié une multitude de tâche très variées  :

 La tâche que je réalise le plus souvent dans l’entreprise est la réception et l’envoi
du courrier

 Je suis chargé de la gestion de la machine à café et du stock (crème à café- sucre –

lait - petite cuillère)

 Je réponds au téléphone et transmet l’appel au service concerné si nécessaire

 J’accueil les clients qui viennent à la réception et traite leur demande du mieux
possible

 Je gère l’inventaire du secrétariat (contrôle du matériel)

 Je vérifie chaque jour si les morts du Journal <La Liberté> sont des clients, si oui
j’annule leur dossier ou transmet l’information au service concernée

 Je contrôle que toutes les portes soient fermées en partant le soir

 Je m’occupe de remplir le frigo de la réception (eau, lait, crème)

 Je traite les demandes de transports des clients

 Je traite les mails que nous recevons à la réception et transfère au service concerné si
nécessaire

 Je fais la gestion de la caisse de la réception et je vais déposer l’argent à la banque

chaque fin de mois

 Je vais régulièrement acheter du lait, du chocolat, et du thé à la Migos

 Pour noël, j’ai dû décorer un sapin et faire la décoration de la réception

 Je m’occupe de donner les capsules de cafés aux collaborateurs et j’encaisse l’argent


Activité commerciale :
« Réservation d’une demande de transport »
De quoi s’agit-il :
Cette tâche consiste à traiter les demandes de transports faites par nos clients dans notre
programme.

Quelle est la tâche :

Je saisi la demande de transports faites par nos clients via un appel téléphonique ou par mail
dans notre programme <Mobility> en y inscrivant l’heure de départ, l’heure de rendez-vous,
le temps d’attente et je recherche le chauffeur qui effectuera le transport.

Ce que l’on attend de moi :

On attend de moi à ce que j’exécute correctement la tâche en faisant attention à bien
remplir chaque champ obligatoire. Si c’est un nouveau client, je dois vérifier qu’il remplisse
les critères pour pouvoir bénéficier des transports. Je dois être concentré dans mes tâches
afin de ne commettre aucune erreur. Je dois avertir les chauffeurs si nécessaire soit par mail
ou par téléphone quand je leur ajoute un nouveau transport. Je dois transmettre dans le bon
service les demandes qui ne concernent pas mon service. Je fois faire attention au chauffeur
que je choisi pour les transports selon son lieu d’habitation et ses spécificités.

De quelles ressources je dispose :

Je dispose d’un programme appelé <Mobility> sur lequel j’exécute cette tâche et du
programme de tous nos chauffeurs avec leur coordonnée. J’ai également Outlook à ma
disposition pour être informé des demandes de transports et pour envoyer les
nouveaux/annulation ou modification de transports aux chauffeurs. Je dispose aussi d’un
plan de la région du Grand-Fribourg et la région de la Gruyères. J’ai également mes 3
formatrices à disposition si j’ai une question ou besoin d’aide.
Descriptif de la tâche

Étape 1 :
Pour commencer, je recherche le dossier de la personne avec son nom et prénom ou adresse de
domicile. Si je n’ai toujours aucun résultat je sélectionne <tous> au lieu de <client transport> et je
coche la case annuler pour vérifier que le dossier n’existe pas. S’il n’existe pas, alors je prends
l’ensemble de ses coordonnées de la personne afin de créer son dossier ; je vérifie si cette personne
a atteint l’âge AVS, si elle est à l’A.I ou si elle est sous curatelle de portée générale.

Étape 2 :
Une fois le dossier trouver/créer, nous demandons au client le jour du rendez-vous, le lieu du rendez-
vous, l’heure de départ, l’heure du rendez-vous et le temps d’attente pour le chauffeur s’il doit
effectuer un transport retour. Ça nous permet d’effectuer la recherche du chauffeur le plus proche
de l’adresse de la personne et celui qui a plus de temps libre pour effectuer le transport.
Eventuellement si la personne a des remarques à communiquer au chauffeur comme par ex : elle se
déplace avec un rollator ou il faut l’aider à marcher, nous les inscrivons dans nos <remarques
chauffeurs>.
Étape 3 :

À la suite de son entretien, la coordinatrice me transmet le dossier complet de la participante avec

toutes les informations relatives que je devrai insérer au moment de faire son inscription. Pour
l’inscription, nous utilisons un programme informatique qui se nomme « TOCCO ». Je commence par
créer un nouveau profil au participant sur le serveur en remplissant ses données ainsi que son
adresse de correspondance et l’adresse de facturation de son « Représentant » pour le paiement de
la formation (sauf s’il est indiqué qu’il s’occupe de tous les frais relatifs à la formation). Une fois
toutes ses données remplies, j’accède à l’onglet de la formation et me rend sur la session que la
participante a choisie avec la coordinatrice.

Pour l’inscrire directement dans le cours TOCCO nous propose un raccourci qui nous permet de
directement trouver le profil de la candidate en cherchant son nom de famille, puis je dois mettre
« réserver » comme état d’inscription pour confirmer qu’elle est bien inscrite. Mais nous avons
également des participants que nous mettons en liste d’attente selon leur demande dans une ou
plusieurs des sessions qui précède celles où elles se sont inscrites, au cas où des participants déjà
inscrits se désisteraient avant le début de leur session et à ce moment-là, nous appellerons le
premier candidat de la liste d’attente pour l’informer qu’une place vient de se libérer.
Outil de travail :
Pour la réalisation de cette tâche, j’ai comme outil principal un programme informatique qui se
nomme Mobility, sur lequel je saisi le transport des clients. Je dispose également d’Outlook sur
lequel je communique avec les chauffeurs pour leur transmettre des informations. Le dernier outil
indispensable est le téléphone de la réception car c’est avec lui que nous prenons la plupart de nos
transports et il nous permet aussi de communiquer des informations de dernières minutes aux
chauffeurs.

Sources :
Images : Toutes mes images sont tirées de capture d’écran que j’ai faites à partir du PC ou ce sont
des images enregistrées sur le serveur de l’entreprise.

Mobility : http://192.168.2.13/ (programme informatique propre à la CRF)

Site de la CRF : www.croix-rouge-fr.ch

Je vous remercie pour l’attention portée à mon travail en espérant vous avoir offert une lecture
agréable.

Madame, Monsieur, Veuillez agréez mes Meilleures salutations.

Gloire Guillod