Chapitre 

11
Contribuer à la mise en place
d’un travail collaboratif
Positionnement du chapitre dans le référentiel

Compétence Contribuer à la cohésion interne du personnel de l’entreprise

Activité 3.3. Contribution à la cohésion interne de la PME

Tâches 3.3.2. Contribution à la mise en place d’un travail collaboratif

Pistes pédagogiques
Ce chapitre termine l’activité 3 consacrée à la contribution à la cohésion interne de la PME. Il réactive
des savoirs de l’ouvrage Communication (Chapitre 5, « Rédiger des écrits professionnels à usage
interne »).
Le travail collaboratif ou coopératif se présente au travers de divers outils et applications qu’il
convient d’abord de recenser et de définir. Une dimension communicationnelle est à prendre en
compte.
Son approche doit être double :
– organisationnelle : le travail collaboratif induit des évolutions dans les méthodes de travail et dans
l’organisation ;
– pratique : la mise en œuvre, pendant les heures dédoublées, des principaux outils collaboratifs
s’effectue par le biais d’une plateforme paramétrage d’un compte, d’un système de gestion de contenu,
par exemple CMS, création d’un partage, accès aux ressources, sauvegarde, archivage.

Corrigé de Comprendre le contexte (p. 195)

1. Quel est l’objectif de ce groupe de travail au sein de la PME Simpl’food ?
Ce groupe a un objectif clairement identifié : concevoir et lancer la nouvelle gamme de produits
« Krissi Diet ».
2. Selon vous, quel est l’intérêt de former un groupe de travail pour ce type de projet ?
Un groupe de projet est transversal au niveau des compétences. Il représente donc une réponse aux
besoins de la PME. Le groupe est structuré, piloté, organisé, animé, outillé, et permet de répondre à
l’objectif précis pour lequel il a été constitué (ici, le lancement d’une nouvelle gamme de produits). Sa
pérennité est limitée dans le temps (lorsque l’objectif sera atteint, le groupe sera dissous). Il permet
donc de faire collaborer des acteurs d’unités différentes, choisis pour leurs compétences, et donc de
créer des synergies entre collaborateurs spécialisés dans des domaines de compétences différents, en
favorisant la créativité.

161
© Nathan Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif
 3. Quelles sont les difficultés liées à cette organisation de travail ?
La structure, ou organisation par projet, permet de faire collaborer des acteurs issus de divers services,
voire externes à l’organisation. Il faut donc prévoir des mécanismes d’ajustement ou de coordination
des tâches pour permettre à tous les acteurs de collaborer efficacement .

Corrigé du travail à faire (p. 196)

I. Analyser le fonctionnement du groupe de travail
1. Identifiez les problèmes auxquels est confronté le groupe de travail.
Le chef de projet doit en permanence superviser les activités, ce qui lui prend beaucoup de temps. Les
tâches de contrôle sont chronophages.
Le groupe est confronté à un problème de gestion du temps : les délais ne sont pas respectés.
La perte de documents ou le problème d’archivage des documents sont aussi des difficultés récurrentes
qui entravent le bon fonctionnement du groupe.
2. Quelles en sont les conséquences sur l’efficacité du groupe ?
Les conséquences sont négatives sur l’efficacité : les délais rallongés mettent en péril l’atteinte de
l’objectif commercial et donc de la stratégie. La déperdition des informations nuit à l’efficience, les
retards freinent la créativité. Ces conséquences peuvent entraîner des coûts supplémentaires. Le
produit risque de ne pas être prêt à la date butoir, ce qui peut mettre en péril l’image de marque de
l’entreprise.
3. Repérez et classez les causes relevant de la communication, de la production et de la
coordination des tâches.
L’étudiant(e) a la possibilité de présenter la réponse sous forme de tableau.
CAUSES CONSÉQUENCES

Communicationnelles (à cause des versions papier des Retards dans la transmission des informations
documents)

Au niveau de la production des documents (pas de Pertes de documents, d’informations

partage, dysfonctionnement dans l’archivage)

En termes de coordination des tâches (contrôle et Difficultés de contrôle : la répartition des tâches et des
ajustements) responsabilités n’est pas très lisible dans le groupe

4. Quelles sont les trois solutions évoquées lors de l’entretien pour améliorer le travail
collaboratif ?
Les solutions évoquées dans l’entretien sont :
- la transmission numérique des données et des informations en temps réel ;
- le partage des documents relatifs au projet sur un espace collaboratif, avec droits d’accès pour
les collaborateurs appartenant au groupe de projet ;
- la création de modèles de documents qui permettrait de gagner du temps en améliorant la
présentation et la lisibilité des documents réalisés par le groupe.

162
Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif © Nathan
 II. Planifier les réunions du groupe de travail
5. Établissez le planning de l’ensemble des réunions jusqu’au 6 janvier, date de
lancement de la nouvelle gamme.
Voir le fichier disponible sur le site compagnon de l’ouvrage : CH11_question5_corr.xls.
Réunions groupe de projet KRISSI DIET
Étapes du projet

planning
mai juin juillet septembre octobre novembre décembre janvier

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1   1                                                            

2           2                                                    

3                   1                                            

4                           3                                    

5                                   3                            

6                                         4                    

7                                                 0            

8                                                         1      

        Tout le groupe de projet - Deuxième mardi du mois

        Présentation générale à la Direction

        Debriefing intermédiaire

        Lancement de la gamme Krissi Diet

6. Créez l’agenda en ligne du groupe de travail « Krissi Diet » et intégrez-y les

réunions récurrentes et les réunions exceptionnelles.
MODE OPÉRATOIRE – GOOGLE AGENDA
Pour accéder aux outils de partage en ligne de Google, il faut activer les options « Plus ».
Tapez « Google Agenda » dans le moteur de recherche et créez un compte (n’oubliez pas de
noter votre mot de passe et votre identifiant), ou bien tapez votre mot de passe et votre
identifiant.
Par défaut, Google Agenda affiche votre emploi du temps de la semaine. Pour changer de
vue, cliquez sur les liens « Jour », « Mois » ou « 4 jours suivants ». « Mon planning »
répertorie les rendez-vous sous forme de liste.
1. Votre agenda personnel : saisir un rendez-vous
Deux solutions s’offrent à vous pour créer un rendez-vous.
La première consiste à cliquer sur le jour et l’heure souhaités dans l’agenda. Une heure étant divisée en
deux blocs d’une demi-heure, pour débuter par exemple un rendez-vous à 16 h 30, cliquez sur le
second bloc visible entre 16 heures et 17 heures. Une bulle apparaît aussitôt :

163
© Nathan Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif
 Tapez la raison du rendez-vous dans le champ « Objet » et cliquez sur le bouton « Créer un
événement » pour le sauvegarder. Pour ne pas l’enregistrer, cliquez sur la petite croix dans la bulle, ou
bien sur la zone grisée dans l’agenda.
La seconde méthode pour saisir un rendez-vous consiste à cliquer sur le lien « Créer un événement »
visible sous le logo Google Agenda. Un formulaire de saisie apparaît (notez qu’un clic sur le lien
« Modifier les détails de l’événement » dans la bulle ouvre le même formulaire) :
Ici, vous pouvez définir la périodicité de l’événement, ajouter une description, modifier la plage
horaire ainsi que la date et programmer un rappel sous la forme d’un pop-up et/ou d’un courriel. Le
rendez-vous peut être public ou privé (cette option est importante si votre agenda est public, nous le
verrons plus loin). Si l’événement concerne plusieurs personnes, il est possible de saisir leurs adresses
mail dans la rubrique « Invités » pour les prévenir. Validez le rendez-vous en cliquant sur le bouton
« Enregistrer ».
À savoir : Le mode « réunion » de Google Agenda est compatible avec celui de Microsoft Outlook.
2. Modifier un événement
Le rendez-vous est désormais visible dans votre agenda. Pour afficher les détails, cliquez simplement
dessus. Une bulle d’information apparaît. Pour procéder à des modifications via le formulaire, cliquez
sur le lien « Modifier les détails de l’événement » (un double clic sur l’événement produit le même
résultat).
Lorsqu’un rendez-vous concerne plusieurs personnes, tout changement dans l’horaire ou la date peut
leur être signalé. Par ailleurs, à tout moment, vous pouvez changer d’avis quant à votre présence à la
réunion. Pour cela, cliquez sur le lien « Modifier votre réponse » dans le formulaire.
Vous pouvez aussi procéder à des changements à l’aide de la souris :
 Pour modifier la plage horaire, positionnez le pointeur sur la petite double ligne visible en fin
de rendez-vous. Le pointeur se transforme en flèche double. Tout en maintenant le bouton
gauche enfoncé, déplacez la souris vers le bas ou vers le haut pour changer l’amplitude
horaire. Relâchez le bouton pour valider.
 Pour déplacer un événement, cliquez sur sa barre de titre puis, tout en conservant le bouton
gauche pressé, positionnez-le à l’endroit souhaité. Relâchez le bouton pour valider.
Pour effacer un rendez-vous, cliquez dessus et sélectionnez le lien « Supprimer » dans la bulle
d’information. Pour mettre votre emploi du temps sur papier, sélectionnez la vue adéquate (jour,
semaine, etc.) puis cliquez sur le lien « Imprimer ».
3. Créer un agenda partagé « Krissi Diet »
Il peut être parfois utile de créer un second agenda (pour y inscrire des rendez-vous particuliers) ou de
le partager entre collaborateurs.
À gauche, cliquez sur « Mes agendas », « Créer ». Vous allez saisir les détails de ce nouvel agenda
(nom : Krissi Diet ou projet Krissi-Diet, description, lieu).
Vous allez ensuite le partager en insérant l’adresse mail des personnes avec lesquelles vous voulez
partager l’agenda.
La gestion de multiples emplois du temps s’effectue très simplement dans Google Agenda. Sur le bord
gauche de l’interface, sous le calendrier, vous apercevez votre agenda. Par défaut, son titre se compose
de vos prénom et nom. Pour masquer les événements liés à cet agenda dans l’emploi du temps,
décochez la case précédant le titre.
La petite flèche à droite du titre ouvre un menu déroulant comprenant plusieurs sous-menus :
 Afficher uniquement cet agenda Choisissez cette option pour masquer tous les autres agendas
à l’exception de celui-ci.
 Paramètres de l’agenda Vous accédez à différents paramètres permettant par exemple de
changer son nom, de l’insérer dans une page Web, etc.
 Créer un événement dans cet agenda Vous ouvrez le formulaire de création de rendez-vous.
 Partager cet agenda Vous pouvez rendre votre agenda public. Cela signifie que les
informations qu’il contient apparaîtront dans le moteur de recherche Google et que d’autres
internautes pourront l’ajouter à leur liste d’agendas. Vous pouvez toutefois restreindre le
partage à certains utilisateurs. C’est ce qui est conseillé !
 Notifications Vous pouvez recevoir des notifications par courriel et SMS lorsque vous recevez
une invitation à une réunion, etc.

Dans la palette de couleurs, sélectionnez la teinte qui sera assignée à vos événements ; par exemple,
vous pouvez choisir la couleur orange lorsque la réunion concerne tout le groupe de projet, la couleur
verte pour les réunions exceptionnelles.
Pour ajouter un agenda personnel, cliquez sur le lien « Ajouter » puis sur « Créer un agenda ».

164
Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif © Nathan
 Remplissez le formulaire qui apparaît (vous devez au moins saisir un libellé). Cliquez enfin sur le
bouton « Créer l’agenda ». Il s’affiche aussitôt dans la rubrique « Mes agendas ». Lorsque vous
créerez un événement, vous devrez désormais préciser l’agenda dans lequel il sera inséré.

Pour ajouter l’emploi du temps d’une autre personne, cliquez sur le lien « Ajouter » puis sur « Ajouter
l’agenda d’un ami ». Saisissez l’adresse mail de la personne et cliquez sur le bouton « Ajouter » pour
lui envoyer une demande. Lorsqu’une personne décide, d’elle-même, de partager son agenda avec
vous, vous n’avez rien à faire. Son emploi du temps sera automatiquement ajouté à votre liste
d’agendas.
7. Rédigez un modèle de message d’invitation aux réunions du groupe.
Émetteur Mathilde Hanrot
Destinataire Les membres du groupe de projet Krissi Diet
Objet Convocation à la réunion du …/…/…
PJ Ordre du jour de la réunion

Bonjour à toutes et à tous,

Notre groupe de projet se réunira le mardi … , à (heure), salle de conférence 1er étage.
Nous traiterons les aspects organisationnels et techniques de l’étape n° … (numéro de l’étape).
La présence de l’ensemble du groupe est indispensable.
Merci de me faire parvenir dès réception les points que vous souhaiteriez éventuellement ajouter à
l’ordre du jour en PJ.

Bien cordialement,
Mathilde Hanrot
Chef de projet

ORDRE DU JOUR en PJ
Réunion du …/…/… à … h
Salle de conférence – 1er étage

Objet : analyse des résultats de l’étude de marché

Propositions d’améliorations de l’offre

Comparatifs de l’offre avec celle de la concurrence
Informations spécifiques sur la demande

Planning des prochaines réunions

Aspects financiers de l’étude

Rémunération des heures supplémentaires

Autres points à ajouter à l’ordre du jour

165
© Nathan Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif
 8. Créez un sondage Doodle afin de connaître les disponibilités de chacun.
https://doodle.com/fr/creer-un-sondage
Dans le tableau Doodle, il faut insérer en ligne : les noms des membres participant à la
réunion restreinte sur la première semaine de septembre ; en colonne : les jours de
disponibilité du lundi au vendredi sur cette première semaine du mois de septembre (exemple
ci-dessous).

En complément : un tutoriel Doodle

www.youtube.com/watch?v=ILKsjBp6ROU

III. Déployer les solutions de travail collaboratif

9. Créez la liste de diffusion du groupe de travail sur la messagerie de votre choix.
Une liste de diffusion est une sous-liste d’un carnet d’adresses. Un carnet d’adresses peut
comporter plus d’une liste de diffusion. Tout contact dans un carnet d’adresses qui a une
adresse de courriel valide peut être placé dans une liste de diffusion.
Une liste de diffusion est utilisée pour envoyer un courriel à un groupe de contacts. Elle
permet de transmettre des messages et des documents très rapidement.
Voici un lien permettant de créer rapidement une liste de diffusion :
https://support.mozilla.org/fr/kb/comment-creer-et-utiliser-des-listes-de-
diffusion
Comment créer une liste de diffusion avec Gmail ?
1. 1. Ouvrez Gmail, et cliquez sur le bouton Gmail à gauche.
2. 2. Cliquez sur l’option « Contacts ».
3. 3. Cliquez sur « Nouveau groupe » pour ouvrir le menu de création de groupe, puis
entrez le nom du groupe (par exemple krissidiet), puis cliquez sur « Créer un groupe ».
4. 4. Cliquez sur le nom du groupe pour l’ouvrir.
5. 5. Saisissez les adresses des collaborateurs participant au projet – dans « Groupe » –,

166
Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif © Nathan
 cliquez sur « Membres » – saisissez les adresses ou copiez-les du tableau :

Noms Fonctions Adresses à saisir dans le groupe

 Mathilde Hanrot  Chef de projet  mathilde.hanrot@simplfood.com
 Jérôme Vercher  Directeur technique de  jerome.vercher@simplfood.com
production
 Mathias Ricaut  Directeur commercial  mathias.ricaut@simplfood.com
 Benoît Dromard  Assistant technique de  benoit.dromard@simplfood.com
production
 Franck Bouillet  Assistant commercial  franck.bouillet@simplfood.com

 Siham Benichou  Médecin nutritionniste  siham.benichou@simplfood.com

 Rachid Benarfa  Ingénieur R&D  rachid.benarfa@simplfood.com
 Athena Xanthos  Chercheuse en diététique  athena.xanthos@heraklion-univ.gr
moléculaire Université
d’Héraklion, Grèce
 Nikos Papadakis  Directeur du laboratoire de  nicolas.papadakis@heraklion-univ.gr
nutrition-santé Université
d’Héraklion, Grèce
10. Réalisez le modèle de compte rendu de réunion en utilisant la fonctionnalité «  formulaire »
du texteur.
Voir le fichier disponible sur le site compagnon de l’ouvrage : CH11_question10_corr.doc.
Compte-rendu de réunion

N° Cliquez ici pour taper du Date compte rendu : Cliquez ici pour entrer une date.
Participants à la réunion en présentiel : Cliquez ici pour taper du texte.
À Distance : Cliquez ici pour taper du texte.
Nom de l’étape
Cliquez ici pour taper du texte.
Date début étape
Cliquez ici pour entrer une date.
Date fin étape
Cliquez ici pour entrer une date.
Chef de projet
Mathilde HANROT
mathilde.hanrot@simplfood.com
Rédacteur du compte rendu Choisissez un élément.
Point n° de l’ordre du jour : Cliquez ici pour taper du texte.
Temps impartis (en heures)
Cliquez ici pour taper du texte.
Responsable
Cliquez ici pour taper du texte.
Points de discussion Cliquez ici pour taper du texte.

Conclusions
Cliquez ici pour taper du texte.
Points d’actions Personne responsable Délai à respecter
Cliquez ici pour taper
Cliquez ici pour taper du texte. du texte.
Solutions retenues
Cliquez ici pour taper du texte.

Signature du rédacteur, Cliquez ici pour taper du texte.

167
© Nathan Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif
 Date de transmission : Cliquez ici pour entrer une date.
11. Appliquez votre modèle pour mettre en forme et finaliser le compte rendu de la
réunion du 12 avril et partagez-le avec les membres du groupe sur la plateforme
collaborative de votre choix (ex. : Google Drive).
Compte-rendu de réunion KRISSI DIET

N° 3 Date compte rendu : 12/04/2019

Participants à la réunion en présentiel : M. Hanrot, J. Vercher, M. Ricaut, S. Benichou, B. Dromard,
F. Bouillet
À distance : R. Benarfa, A. Xanthos, N. Papadakis
Nom de l’étape
Composition et préparation barre pourpier/amandes à la crétoise
Date début étape
02/05/2019
Date fin étape
02/06/2019
Chef de projet
Mathilde Hanrot
mathilde.hanrot@simplfood.com
Rédacteur du compte Mathilde Hanrot
rendu
 Point n° 1 de l’ordre du jour : Respect des obligations légales en matière d’allergènes
croisés
Temps imparti (en
48 heures
heures)
Responsable
Siham Benichou
Points de discussion Trace infime d’allergènes dans la composition du produit. Faut-il
indiquer cette trace sur l’étiquette ?
Conclusions
Décision à prendre avant la réalisation des étiquettes
Points d’actions Personne responsable Délai à respecter
Siham 2 jours
Solutions retenues
Siham doit faire vérifier par les experts du laboratoire de nutrition-
santé les traces d’allergènes et faire un feed-back sous 2 jours au
groupe.
 Point n° 2 de l’ordre du jour : Examen des devis du fournisseur « pourpier crétois »
Temps imparti (en
Cliquez ici pour taper du texte.
heures)
Responsable
Mathias Ricaut
Points de discussion Délais de livraison du fournisseur beaucoup trop longs.

Conclusions
Il faut réduire les délais de 2 jours
Points d’actions Personne responsable Délai à respecter
Mathias Fin de mois
Solutions retenues
Mathias renégocie avec le fournisseur des délais plus courts – il faut
faire tomber les délais de 4 jours à 2 jours. Mathias nous fait un feed-
back rapide dès que possible.
Signature du rédacteur : Gestionnaire.
Date de transmission : JJ/MM/N

168
Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif © Nathan
 Corrigé des applications

Application 1 – Travailler à plusieurs sur un document

Word, p. 203

1. Corrigez le document en tenant compte des remarques de Franck Bouillet, en laissant les
modifications apparentes, et soumettez-le-lui pour relecture (version 3).

Voir le fichier disponible sur le site compagnon de l’ouvrage : CH11_appli1_question1_corr.doc.

2. Une fois le document validé, mettez-le en forme et envoyez-le à Mathias Ricaut avec Franck
Bouillet en copie.

Voir le fichier disponible sur le site compagnon de l’ouvrage : CH11_appli1_question2_corr.doc.

LA PROCÉDURE DES TESTS GUSTATIFS

 Date du test :
 Heure du test :
 Nom de l’animateur de la réunion test :

Avant de commencer le test, apporter un gobelet contenant de l’eau. Le testeur doit en

prendre une gorgée. Il peut ensuite avaler ou cracher.

Au départ proposer de ne prendre qu’une petite bouchée et de la cracher systématiquement.

Si la perception est faible, proposer de prendre une plus grande bouchée (si le testeur le
souhaite) et la faire tourner dans la bouche pour mieux la sentir avant de cracher.

1° Présenter sur un plateau une série d'échantillons anonymés ne comportant qu’un code
numéroté de 01 à 05.

2° Expliquer le but du test.

3° Goûter chaque échantillon et remplir le questionnaire sur la perception des saveurs.

4° Demander au testeur de goûter l’échantillon correspondant au code affiché en haut de la

première page du questionnaire puis cocher la case correspondant à sa réponse.
(Par exemple un goût plus ou moins salé, amer ou sucré…).

Merci de bien vérifier à chaque fois que le code de l’échantillon goûté correspond au code
affiché sur le questionnaire.

Une fois que le testeur a répondu, lui demander de goûter l’échantillon suivant.

169
© Nathan Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif
Application 2 – Mettre en place un outil de partage de
l’information, p. 204

1. Consultez le site Padlet et relevez les avantages de cet outil pour le travail collaboratif.
Padlet est une application gratuite qui permet de créer un mur collaboratif virtuel avec partages
d’informations de toute nature : photo, dessins, vidéos…
Les avantages proposés sont multiples :
- Partager des informations avec une équipe de travail ou tous les membres d’un groupe de
projet.
- Mutualiser les informations pour enrichir les connaissances de chacun et trouver de nouvelles
idées.
- Centraliser et partager les informations importantes.
- Gérer les droits d’accès aux ressources informationnelles.
- Réaliser une veille.

2. Recherchez sur Internet un tutoriel permettant la prise en main de cet outil.

Voici, par exemple, deux liens :
https://padlet.com/support/padlets_makeapadlet
www.youtube.com/watch?v=iQiUirAITkI

3. Concevez un mode opératoire de l’outil.

1/ Inscription

Padlet est une application gratuite.

Il est possible de s’y inscrire via son
compte Google ou son compte Facebook.

II/ Fonctionnement

Pour concevoir un Pour accéder à un mur Pour consulter des Pour changer
nouveau mur dont on a l’url modèles de murs d’abonnements
(certains sont
payants)

170
Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif © Nathan
 Selon son objectif, on dispose de plusieurs
façons de présenter l’information.

III/ Fonctionnalités principales

Voici un exemple de mur :

Pour ajouter une ressource (lien

hypertexte), un document (fichier
personnel) dans le mur.

Déterminer les options de

confidentialité du mur et les
possibilités de créer un mur
collaboratif : cliquer et insérer
les adresses mail des Gérer son profil
collaborateurs (document
p. 204)

Définir un titre, une

description, une adresse
personnalisée, des mots clés Imprimer, modifier le format,
pour l’indexation, etc. exporter, supprimer.

4. Partagez-le avec les chefs d’équipe pour relecture et commentaire.

Pas de corrigé-type.

171
© Nathan Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif
Application 3 – Choisir une solution de travail collaboratif,
p. 205
1. Identifiez les formes de travail collaboratif auxquelles les collaborateurs pourraient recourir.
L’étudiant(e) a la possibilité de présenter la réponse sous forme de tableau.
L’entreprise Camargue Automation peut avoir recours à diverses formes de travail collaboratif :

Besoin Forme du travail collaboratif Objectif de travail

Collaborer Outils d’écriture et de gestion des
contenus : Word, OneNote, Google Drive
Pearltrees, Pinterest, Padlet.
Communiquer Outils de communication : messagerie
interne, texto, WhatsApp, Messenger,
webconférence
Coordonner Workflow : agenda partagé, GanttProject,
Mindview
Produire ensemble, créer des
solutions innovantes
Échanger des informations en
temps réel ou en différé
Planifier et coordonner les
activités du groupe

2. Analysez la solution du télétravail dans le cas de Mme Perla, dans un tableau présentant ses
avantages et ses inconvénients pour la salariée et pour la PME.
Avantages Inconvénients
Pour la salariée Meilleure conciliation entre vie Isolément, ne peut compter sur une
professionnelle et vie personnelle. équipe de travail pour résoudre un
Possibilité d’organiser son temps problème.
de travail comme elle le souhaite. Perte de relations sociales et de
Éviter les pertes de temps dans les l’effet « collectif ».
transports.
Gains de productivité.
Pour la PME Réfléchir à une nouvelle Manque de visibilité du travail de la
organisation interne plus efficace. salariée.
Simplicité de mise en œuvre. Contrôle plus difficile à mettre en
Pas de modification substantielle œuvre.
du contrat de travail. Culture d’entreprise moins présente.
Motiver les salariés en évitant des
fatigues inutiles dues aux temps
de transport.
Fidélisation des salariés.
Gains de productivité.

3. Expliquez en quoi les technologies de l’information et de la communication rendent le

télétravail attractif pour les salariés et les entreprises.
Avec le développement des outils numériques, le recours au télétravail fait l’objet d’une demande
accrue des salariés pour mieux articuler vie professionnelle et personnelle, comme en témoigne l’essor
croissant des pratiques de télétravail. En utilisant les technologies de l’information et de la
communication (TIC), le salarié peut travailler de chez lui ou dans un télécentre . Cela correspond,
pour certaines catégories de fonctions, à une évolution rapide des usages professionnels vers plus
d’autonomisation, notamment vis-à-vis du lieu de travail. Les entreprises y voient un outil de
motivation et d’attractivité, en particulier pour conserver certaines compétences clés.
C’est également un mode d’organisation plébiscité par les salariés.
Exemples de PME développant le télétravail :

172
Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif © Nathan
• Easycare, prestataire de services spécialisé dans la gestion de la relation client, a fait du télétravail
un atout concurrentiel : tous ses télé-agents salariés (200 personnes actuellement) sont des
télétravailleurs à temps plein et les cadres du groupe pratiquent eux-mêmes le télétravail alterné.
• Sneda L’éditeur de logiciels pour la gestion patrimoniale a signé un premier accord sur le télétravail
en 2006. Celui-ci été renouvelé en 2012. Sur 136 collaborateurs, 34 travaillent ainsi à distance entre 1
et 4 jours par semaine. Tous les types de postes sont représentés : analystes programmeurs, ingénieurs,
assistant(e)s commerciaux(iales) et marketing… Dès la première année, la PME nantaise annonce
avoir économisé près de 150 000 €.
• Wikio Créé par le fondateur de Kelkoo, le portail d’information sur Internet propose à ses 30 salariés
de travailler à distance à temps complet. La PME ne dispose pas de locaux. Les salariés se retrouvent
donc, quelques jours par mois, dans des bureaux loués à Paris.
4. À l’aide de la brochure commerciale de Google Drive disponible sur Internet, répondez aux
interrogations de Robert Guillaume sur l’utilisation de cette plateforme.
Brochure commerciale de Google Drive : https://policies.google.com/terms?hl=fr-CA
Pour les conditions spécifiques : www.google.com/apps/intl/fr/terms/standard_terms.html

1) Les données hébergées sur l’offre Google sont-elles disponibles à tout moment pour ses
utilisateurs ?
Oui, les données hébergées sur Google sont disponibles à tout moment à partir de l’identification, l’utilisation se
fait par mot de passe. Pour protéger votre compte Google, préservez la confidentialité de votre mot de passe.
Vous êtes responsable de l’activité exercée dans votre compte Google ou par l’entremise de celui-ci. Veuillez ne
pas réutiliser le mot de passe associé à votre compte Google pour des applications tierces. Si vous découvrez
que votre mot de passe ou votre compte Google a fait l’objet d’une utilisation non autorisée, suivez ces
instructions données par Google pour remédier à ce problème. (Brochure commerciale)
2) En cas de défaillance du réseau Internet, les utilisateurs peuvent-ils accéder à leurs documents ?
Pour accéder aux données et aux documents, les utilisateurs doivent utiliser le réseau Internet. Donc en cas de
défaillance de celui-ci, les documents ne sont pas accessibles. La défaillance est généralement temporaire et il est
conseillé de patienter quelques instants avant de réessayer de les ouvrir à nouveau.
3) L’entreprise ayant déployé des outils bureautiques open source (exemple : Open Office),
l’utilisation de Google Drive offre-elle une compatibilité avec ces outils ?
Google vous concède, à titre gratuit, une licence personnelle, non cessible, non exclusive et pour le monde
entier, d’utilisation du logiciel qui vous est fournie par Google dans le cadre des services. Cette licence est
exclusivement destinée à vous permettre d’utiliser et de profiter des services fournis par Google, dans le
respect des présentes conditions d’utilisation.
L’utilisation de logiciels libres est importante pour nous. Certains des logiciels utilisés par nos services
peuvent être des logiciels libres que nous mettrons à votre disposition. La licence de logiciel libre peut
contenir des dispositions qui ont expressément priorité sur certaines de ces conditions. (Brochure
commerciale)
4) Les données de l’entreprise sont confidentielles. Les documents mis en ligne appartiennent-ils
toujours aux utilisateurs une fois confiés à Google ?
Certains de nos services vous permettent d’envoyer, de téléverser, de stocker, d’envoyer ou de recevoir des
contenus. Vous conservez tous vos droits de propriété intellectuelle sur ce contenu. Ce qui est à vous reste à
vous. Lorsque vous envoyez, téléversez, stockez ou recevez du contenu par le biais de nos services, vous
accordez à Google (et à toute personne travaillant avec Google) une licence, à l’échelle mondiale,
d’utilisation, d’hébergement, de stockage, de reproduction, de modification, de création d’œuvres dérivées
(comme des traductions, des adaptations ou d’autres modifications destinées à améliorer le fonctionnement
de vos contenus par l’intermédiaire de nos services), de communication, de publication, de représentation
publique, d’affichage ou de distribution publique dudit contenu. (Brochure commerciale)
5) Est-il possible que les données soient perdues ? Le fournisseur de service propose-t-il un
dédommagement, le cas échéant ?
Dans les limites permises par la loi, Google, ses fournisseurs et distributeurs, déclinent toute responsabilité
pour les pertes de bénéfices, de revenus ou de données, ou les dommages et intérêts indirects, spéciaux,
consécutifs, exemplaires ou punitifs.
Dans les limites permises par la loi, la responsabilité totale de Google, de ses fournisseurs et distributeurs,
pour toute réclamation dans le cadre des présentes conditions d’utilisation, y compris pour toute garantie
implicite, est limitée au montant que vous nous avez payé pour utiliser les services (ou, si tel est notre choix,
pour que nous vous fournissions à nouveau ces services).

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© Nathan Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif
En aucun cas, Google, ses fournisseurs et distributeurs ne seront tenus responsables de toute perte ou tout
dommage qui n’aurait pas été raisonnablement prévisible. (Brochure commerciale)
6) Est-il possible de partager un document créé avec certains utilisateurs préalablement identifiés (et
uniquement ces utilisateurs) ?
Le client peut utiliser la console d’administration pour attribuer à un ou plusieurs administrateurs des droits
leur permettant d’accéder au(x) compte(s) administrateur et d’administrer les comptes des utilisateurs
finaux. Il incombe au client (a) de maintenir la confidentialité des mots de passe et des comptes
administrateur, (b) de désigner les individus qui ont accès aux comptes administrateur et (c) de s’assurer
que toutes les activités relevant des comptes administrateur respectent le présent Contrat. Le client accepte
que les responsabilités de Google ne s’étendent pas à la gestion ni à l’administration interne des services
destinés au client, et que Google soit uniquement responsable du traitement des données. (Brochure
commerciale)
7) Le fournisseur de service a-t-il pris des mesures spécifiques pour assurer que l’échange de
documents soit fiable et sécurisé, notamment lors du téléchargement des documents ?
Toutes les installations utilisées pour stocker et traiter les données du client doivent respecter des normes de
sécurité raisonnables, assurant une protection au moins équivalente à celle dont bénéficient les installations
où Google stocke et traite ses propres informations du même type. Google a mis en œuvre des systèmes et
des procédures au moins aussi exigeants que les normes en vigueur dans son secteur d’activité, pour
garantir la sécurité et la confidentialité des données du client, pour les protéger des menaces ou risques
prévisibles visant leur sécurité ou leur intégrité et pour prévenir les accès non autorisés aux données du
client ou une utilisation non autorisée de celles-ci. Dans le cadre de la fourniture des services, Google peut
stocker et traiter les données du client aux États-Unis ou dans tout autre pays dans lequel Google ou ses
agents gèrent des installations. En utilisant les services, le client consent à tout transfert, traitement et
stockage de ce type. (Conditions spécifiques)

Application 4 – Utiliser une application Web pour réunions

à distance, p. 206
1. Quelles sont les fonctionnalités qui permettent de gérer tous les aspects de la réunion à partir
de l’application Réunions Skype ?
L’application Réunions Skype et l’application Web Skype Entreprise sont des applications de réunion
dans un navigateur permettant de participer à des réunions Skype Entreprise. Vous ne pouvez pas
planifier une réunion à partir de Web Skype Entreprise, mais vous pouvez participer à une réunion
planifiée à l’aide d’Outlook ou de Skype Entreprise Web Scheduler.
En fonction de la configuration de votre organisation, vous utiliserez l’application Réunions Skype ou
l’application Web Skype Entreprise.
Pour participer à une réunion à l’aide de l’application Réunions Skype ou de l’application Web Skype
Entreprise, il vous suffit de sélectionner Participer à une réunion Skype dans la demande de réunion
que vous avez reçue dans un courrier électronique ou dans votre calendrier. Si Skype Entreprise n’est
pas installé sur l’ordinateur que vous utilisez, une fenêtre de navigateur s’affiche et vous permet de
participer à la réunion.
Voici la procédure standard pour participer à une réunion Skype Entreprise avec l’application Web
Skype Entreprise :
1. Ouvrez la demande de réunion dans votre message électronique ou le calendrier, puis sélectionnez
Essayez Skype Web App.
2. Sur la page de connexion de l’application Web Skype Entreprise, entrez votre nom et sélectionnez
Participer à la réunion.

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Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif © Nathan
2. Quels sont les points forts et les points faibles de cette application sur le plan technique ?
Points forts Points faibles

Facile d’utilisation. Ne convient qu’à un groupe réduit

Pas besoin d’un compte particulier.
Téléchargement de l’application et prise en
main rapides et simples.
(10 personnes au maximum).
L’animateur doit être formé à la technique
d’animation à distance.
Il faut prévoir un mode opératoire en ligne
à diffuser avant la première réunion.

3. Quels sont les avantages et les inconvénients des réunions à distance ?

Avantages Inconvénients
Abolition des distances, technique rapide et Il faut disposer d’un accès Internet haut
efficace. débit, le matériel doit être performant,
Bénéficier de la compétence des salariés sûr, assurer une certaine confidentialité
éloignés géographiquement. des échanges.
Gain de temps. Temps de concentration réduit, la
Évite les déplacements fastidieux et réunion doit être courte (pas plus de
fatigants. 40 minutes).
Économie des frais de déplacements Absence du non-verbal dans la
professionnels pour l’entreprise. communication (déperdition
d’information).
Contribution à la protection de notre
environnement en limitant les Un temps d’adaptation est nécessaire
déplacements. pour les participants qui ne se
connaissent pas.
L’animateur-régulateur doit être bien
formé à la technique et assertif.
Perte du contact « humain », facilitant les
échanges.

4. Proposez une méthode de mise en œuvre qui facilitera l’adhésion des chefs d’entrepôt.
Méthode pour mettre en œuvre le changement :
– accompagner la réalisation des tâches par des conseils, des consignes claires, des outils (voir liste
des tâches) ;
– privilégier l’écoute et la communication interne, faire confiance à l’équipe et la responsabiliser ;
– remercier et encourager.
Les étudiant(e)s peuvent s’inspirer de conseils sur le Net, par exemple :
www.le144-coworking.fr/blog/reunion-distance/
Ils (Elles) pourront proposer des outils facilitant l’organisation et la communication pour favoriser le
changement. Par exemple : diaporama, note d’information, liste de contrôle et mail d’invitation avec
mode opératoire joint.

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© Nathan Chapitre 11 – Contribuer à la mise en place d’un travail collaboratif
Exemples d’outils favorisant la tenue d’une réunion à distance (liste des tâches) :
Conseils pour la tenue d’une réunion à distance Skype Entreprise :
Avant la réunion 
Noter sur l’agenda partagé le jour, le lieu et l’heure de la réunion
Prévenir les absences et les noter
Préparer l’ordre du jour, les convocations
Préparer les dossiers et le matériel nécessaire
Vérifier l’accès Internet et l’application Skype Entreprise
Préparer les supports des interventions
Préparer les documents à l’ordre du jour
Préparer la salle (éclairage, lieu silencieux)
Pendant la réunion
Être ponctuel, saluer les collaborateurs et indiquer sa présence par chat
Regarder l’écran, tester le micro
Écouter l’animateur
Se présenter en début d’intervention
Prendre des notes
Parler lentement, calmement
Utiliser les dispositifs pour prendre la parole ou poser une question
Poser les questions plutôt en fin d’intervention
Vérifier que l’ordre du jour est épuisé
Saluer par chat, se déconnecter
Après la réunion
Réaliser le compte rendu
Transmettre le compte rendu aux participants
Classer le compte rendu
Transmettre les suites à donner par courriel (points d’actions)

Modèle de courriel d’invitation à la réunion à distance :

Le : De : A :
Objet : réunion à distance du …
Fichiers joints : Conseils pour la tenue d’une réunion distance.doc/notice d’utilisation

Madame, Monsieur,

Afin de gagner du temps et d’éviter des déplacements fastidieux, nous vous proposons d’organiser la prochaine
réunion du :
Jour … à … heure…
Sous forme de réunion à distance.

L’ordre du jour de notre réunion est le suivant :

1. Analyse des résultats du mois de …
2. Présentation du contrat d’assurance entrepôt
3. Renouvellement partiel du parc de véhicules
4. Questions diverses

Pour les aspects techniques, nous vous remercions de bien vouloir vous reporter à la notice de l’application
Skype Entreprise Web App, ainsi qu’aux conseils de bon déroulement de la réunion, en PJ.
N’hésitez pas à revenir vers moi pour toute question ou information complémentaire.
Merci pour votre précieuse collaboration.
À bientôt sur Skype Entreprise Web App,
Cordialement,
Emmy BREND

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