Administration Finance

Management
1 / 151
Table of contents
Administration / Finance (Management / Finance) .................................................................. 5

Table des matières ................................................................................................................. 5
Liens rapides ...................................................................................................................... 5
Navigation ................................................................................................................................ 8
Nomenclature des icônes ................................................................................................. 8
Définitions .............................................................................................................................. 10
Pays .................................................................................................................................. 10
Provinces .......................................................................................................................... 11
Villes .................................................................................................................................. 12
Corporation ...................................................................................................................... 12
Général ........................................................................................................................ 13
Adresse ....................................................................................................................... 14
Année fiscale ............................................................................................................... 15
Période fiscale ....................................................................................................... 16
Division ........................................................................................................................ 17
Référence ............................................................................................................... 19
Réclamation des taxes .......................................................................................... 20
Compte GL ............................................................................................................. 20
Balance de compte .......................................................................................... 22
Compte de banque ................................................................................................ 25
Répartition du budget ............................................................................................ 27
Liste de comptes GL à imprimer .............................................................................. 29
Devises ............................................................................................................................. 31
Fréquences ...................................................................................................................... 32
Termes de paiement ....................................................................................................... 32
Catégories de compagnie .............................................................................................. 33
Compagnies ..................................................................................................................... 34
Onglet GÉNÉRAL ....................................................................................................... 34
Onglet FOURNISSEUR .............................................................................................. 35
Onglet AUTRE ............................................................................................................. 37
Onglet COMPTES DE DÉPENSES ........................................................................ 38
Onglet CONTACTS .................................................................................................... 38
Étiquettes ..................................................................................................................... 39
Courriel ........................................................................................................................ 41
Formulaires ........................................................................................................................... 42
Administration (Management) .................................................................................................. 43
GRAND-LIVRE ..................................................................................................................... 43
Définitions ......................................................................................................................... 43
Configuration des états financiers ............................................................................ 43
Ligne de configuration ........................................................................................... 44
Ligne spécification ........................................................................................... 46
Ligne message ................................................................................................. 47
Ligne entête ....................................................................................................... 48
Ligne données et ligne total ............................................................................. 49
Transactions ..................................................................................................................... 52
Journaux ....................................................................................................................... 52
Écriture de journal .................................................................................................. 53
Détail d'écriture ................................................................................................. 54
Calculer les taxes .............................................................................................. 57
Écritures répétitives .................................................................................................... 58
2 / 151
Conciliation bancaire ................................................................................................. 59
Transférer au GL ......................................................................................................... 63
Transfert des écritures répétitives ............................................................................ 65
Rapports ........................................................................................................................... 68
Écritures de journaux .................................................................................................. 68
Écritures répétitives .................................................................................................... 70
Liste du grand-livre ..................................................................................................... 71
Balance de vérification ............................................................................................... 73
Bordereau de conciliation .......................................................................................... 76
Chiffrier ........................................................................................................................ 77
États financiers ........................................................................................................... 78
Analyse budgétaire ..................................................................................................... 79
Prévision budgétaire .................................................................................................. 81
Selon un pourcentage ........................................................................................... 81
Selon la moyenne des 3 dernières années ........................................................ 83
Selon un suivi des prévisions budgétaires ......................................................... 84
Relevé de compte ....................................................................................................... 86
Charte de comptes ..................................................................................................... 87
Traitements spéciaux ...................................................................................................... 88
Fermeture d'année financière ................................................................................... 88
Copie de comptes ...................................................................................................... 89
Fusion de comptes ..................................................................................................... 91
Supprimer les transactions conciliées ..................................................................... 92
Transfert des soldes ................................................................................................... 93
Récupération des soldes ........................................................................................... 94
Conversion des taux de change ................................................................................ 95
Consolidation des comptes ....................................................................................... 96
Suppression de comptes ........................................................................................... 98
Calcul des soldes ..................................................................................................... 100
Transfert d'un journal PGID ...................................................................................... 101
COMPTES À PAYER ........................................................................................................ 102
Transactions ................................................................................................................... 102
Journaux des déboursés (paiements) .................................................................... 102
Déboursés sans facture ...................................................................................... 104
Déboursés avec facture ...................................................................................... 109
Journaux des achats (factures) ............................................................................... 111
Application de crédit sur facture ............................................................................. 116
Transfert au GL ......................................................................................................... 120
Génération d'un fichier TFE ..................................................................................... 122
Chèques et dépenses répétitifs .............................................................................. 124
Chèques répétitifs (sans facture) ....................................................................... 124
Dépenses répétitives (facture) ........................................................................... 126
Préparation des chèques e dépenses répétitifs ................................................... 128
Rapports ......................................................................................................................... 130
Impression des chèques .......................................................................................... 130
Liste des chèques .................................................................................................... 133
Âge des comptes à payer ....................................................................................... 134
Liste des factures ..................................................................................................... 136
Interrogation des dépenses ..................................................................................... 138
Bordereau de paiement ........................................................................................... 140
Paiements du mois .................................................................................................. 141
Chèques et dépenses répétitifs .............................................................................. 142
Journal des taxes ...................................................................................................... 143
3 / 151
Sommaire des journaux ........................................................................................... 144
Liste des compagnies ............................................................................................. 145
Traitements spéciaux .................................................................................................... 146
Réimpression de chèques ...................................................................................... 147
Annulation de chèques ............................................................................................. 149
COMPTES À RECEVOIR ................................................................................................. 151
Définitions ...................................................................................................................... 151
Catégories d'article .................................................................................................. 151
Articles ....................................................................................................................... 151
États de compte ....................................................................................................... 151
4 / 151
Administration / Finance (Management / Finance)
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des livres électroniques EPub facilement
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur gratuit de livres électroniques et documentation
Liens rapides
Liens rapides
Navigation
Nomenclature des icônes
Définitions:
Pays
Provinces
Villes
Corporation
Général
Adresse
Année fiscale
Période fiscale
Division
Référence
Réclamation des taxes
Compte GL
Balance de compte
Compte de banque
Répartition du budget
Liste de comptes GL à imprimer
Devises
Fréquences
Termes de paiement
Catégories de compagnie
Compagnies
Étiquettes
Courriel
5 / 151
Formulaires
ADMINISTRATION (MANAGEMENT)
GRAND-LIVRE
Définitions
Configuration des états financiers

Ligne de configuration
Transactions:
Journaux
Écriture de journal
Détail d'écriture
Calculer les taxes
Écritures répétitives
Conciliation bancaire
Transférer au GL
Transfert des écritures répétitives
Rapports:
Écritures de journaux
Liste du grand-livre
Balance de vérification
Bordereau de conciliation
Chiffrier
États financiers
Analyse budgétaire
Prévision budgétaire
Selon un pourcentage
Selon la moyenne des 3 dernières années
Selon un suivi des prévisions budgétaires
Relevé de compte
Charte de comptes
6 / 151
Traitements spéciaux:
Fermeture d'année financière
Copie de comptes
Fusion de comptes
Supprimer les transactions conciliées
Transfert des soldes
Récupération des soldes
Conversion des taux de change
Consolidation des comptes
Suppression de comptes
Calcul des soldes
Transfert d'un journal PGID
COMPTES À PAYER
Transactions:
Journaux des déboursés (paiements)
Déboursés sans facture
Déboursés avec facture
Journaux des achats (factures)
Application de crédit sur facture
Transfert au GL
Génération d'un fichier TFE
Chèques et dépenses répétitifs
Chèques répétitifs (sans facture)
Dépenses répétitives (facture)
Préparation des chèques e dépenses répétitifs
Rapports:
Impression des chèques
Liste des chèques
7 / 151
Âge des comptes à payer
Liste des factures
Interrogation des dépenses
Bordereau de paiement
Paiements du mois
Journal des taxes
Sommaire des journaux
Liste des compagnies
Traitements spéciaux:
Réimpression de chèques
Annulation de chèques
COMPTES À RECEVOIR
Définitions
Catégories d'article
Articles
États de compte
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Outil de création d'aide complet
Navigation
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation complet
Nomenclature des icônes
ÎCONES LES PLUS SOUVENTS UTILISÉS
8 / 151
Permet d'ajouter un nouvel enregistrement dans l'écran actif.
Effacer l'enregistrement sélectionné si les règles d'intégrité sont respectées.
:
Permet un rafraîchissement de l'écran.
Possibilité d'ouvrir l'élément sur lequel votre curseur est placé. Le fait de cliquer 2 fois sur
l'élément sur lequel votre curseur est placé reproduit le même résultat.
Permet l'impression d'un rapport directement sur l'imprimante que vous choisirez.
Permet la visualisation d'un rapport.
Permet l'exportation d'un rapport dans les formats suivants: PDF, XLS (Excel 2000-2003),
XLSX (Excel 2007) et CSV.
En plus de les exporter dans les formats de fichier précédemment, il vous permet en plus de
les faire parvenir par courriel aux destinataires de votre choix.
9 / 151
Permet d'exporter dans Excel le contenu de la grille apparaissant à l'écran.
Permet de sauvegarder votre entrée tout en fermant l'écran d'édition.
Permet de sauvegarder votre entrée tout en continuant l'ajout de d'autres éléments. Par
exemple sera très utile lors de l'ajout des détails d'une écriture.
Permet de sauvegarder le contenu de l'écran d'édition dans lequel vous vous retrouvez.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des documentations web iPhone
Définitions
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur d'aides CHM gratuit
Pays
PAYS
10 / 151
Sera utilisé lors de l'entrée des adresses dans certains fichiers, comme la corporation, les
compagnies, etc.
Un pays, une province et une ville sont un des éléments composant une adresse. Ces items
sont étroitement liés et l'élément pays est le premier de cette combinaison.
Le code de PAYS peut contenir jusqu'à 10 caractères.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des documents d'aide PDF facilement
Provinces
PROVINCE
11 / 151
La province est le deuxième élément composant l'entité pays, province et ville.
Le code de province peut contenir jusqu'à 10 caractères et doit obligatoirement être lié à un
pays.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Écrire des livres électroniques ePub pour l'iPad
Villes
VILLES
Dernier item de la combinaison pays, province et ville.

Le code de ville peut également contenir jusqu'à 10 caractères.
Une ville doit obligatoirement être liée à une province qui elle doit l'être à un pays.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générer des livres électroniques EPub facilement
Corporation
CORPORATION
Une corporation est en fait l'association ou l'entreprise pour laquelle la

comptabilité sera effectuée à l'aide du logiciel. Cette option permet
d'effectuer l'entretien des corporations, c'est à dire d'effectuer
l'ajout, la modification ou la destruction des corporations.
12 / 151
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des documents d'aide CHM facilement
Général
GÉNÉRAL
Code
Vous devez obligatoirement entrer un un code pour identifier votre corporation. Le maximum
de caractères est de 2 et ils sont de type alpha-numérique.
Nom
Inscrire le nom de la corporation tel qu'il doit être imprimé sur les chèques et les reçus pour
fin d'impôt.
Nombre de périodes fiscale
13 / 151
12, 13, 26 ou 52 sont les choix possibles.
Corporation globale
Une corporation globale est une corporation fictive qui permet de faire l'entrée de recettes et
de déboursés de plusieurs corporations par celle-ci pour faciliter la conciliation bancaire.
Ex. : un seul compte de banque pour plusieurs corporations.
Multi-division principale
Cochez si la corporation en cours peut comporter plusieurs divisions principales. Si la
corporation est multi-divisions principale, plusieurs divisions principales pourront être créés
pour cette corporation. Des divisions principales ont leurs propres comptes d'actif, de passif,
de capital, de revenu et de dépense. Chacune des divisions principales sera fermée
individuellement et aura donc son propre BNR.
Logo
Cliquez dans ce rectangle pour indiquer l'emplacement du logo représentant votre
corporation.
Adresse
ADRESSE
14 / 151
# Enregistrement
Pour les usagers utilisant le module «comptes à recevoir» et qui produisent des reçus pour fin
d'impôt, vous devez indiquer votre # d'enregistrement d'œuvre de charité.
Coordonnées
Vous entrez ensuite les coordonnées de votre corporation.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentations PDF gratuit
Année fiscale
ANNÉE FISCALE
15 / 151
Le logiciel gardera en mémoire toutes les années fiscales antérieures, l'année courante ainsi
que l'année suivante. Cela vous permettra d'imprimer, par exemple, la balance de vérification
du mois de juin 2010. Au départ vous devez cependant créer l'année fiscale courante ainsi
que l'année fiscale suivante. Ces 2 années seront considérées comme ouvertes.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation et EPub facile
Période fiscale
PÉRIODE FISCALE
16 / 151
Le système vous permet d'entrer les périodes fiscales selon le nombre indiqué dans l'écran
général de la corporation. Pour chacune des périodes vous devez entrer une date de début
et une date de fin.
Chacune des périodes aura comme statut «ouverte». Vous pouvez cependant changer ce
statut à «fermée». Aucune transaction ne sera alors possible dans cette période.
N.B.: Vous avez la possibilité de ré-ouvrir une période ayant comme statut
«fermée» tant que l'année fiscale n'est pas fermée. La fermeture d'une année fiscale
(traitement de fin d'année), tant qu'à lui, est irréversible.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Environnement de création d'aide complet
Division
DIVISION
17 / 151
Une division est en fait un département ou une unité administrative d'une corporation pour
laquelle la comptabilité sera effectuée à l'aide du logiciel. Cette option permet d'effectuer
l'entretien des divisions, c'est à dire d'effectuer l'ajout, la modification ou la destruction des
divisions.
Il faut prévoir au moins une division pour effectuer l'entrée de données car on fait souvent
référence à celle-ci dans le logiciel. Si votre corporation ne comporte pas plusieurs divisions,
nommez la division principale du même nom que votre corporation.
Code
Vous devez obligatoirement entrer un un code pour identifier votre division. Le maximum de
caractères est de 2 et ils sont de type alpha-numérique.
Nom
Identifier le nom de la division. Si vous n'en avez qu'une seule vous pouvez l'identifier avec le
même nom que votre corporation.
Division principale
Cocher si la division en cours est une division principale. Les divisions principales ont leurs
propres comptes d'actif, de passif, de capital, de revenu et de dépense. Chacune des
divisions principales aura donc son propre BNR. Au moins une division devrait être principale
dans une corporation.
Reliée à la division principale

Pour les organisations se composant de plusieurs divisions vous devez indiquer à quelle
division principale se rattache chacune des divisions non principales.
Devise
Indiquer dans quelle devise les transactions seront comptabilisées.
Bénéfices non répartis

Indiquer quel compte de la charte comptable est le compte des «Bénéfices non répartis».
Lors de la fermeture d'année le surplus ou le déficit sera affecté à ce compte.
Gain/perte sur échange
18 / 151
Indiquer quel compte de la charte comptable est le compte «Gain/perte sur échange». Ce
compte est surtout lorsqu'on utilise la fonction «Conversion des taux de change».
Argent transféré
Indiquer quel compte de la charte comptable est le compte «Argent transféré». Ce compte
est également utilisé lors de l'utilisation de la fonction «Conversion des taux de change».
Escompte
Indiquer quel compte de la charte comptable est le compte «Escompte». Ce compte est
utilisé habituellement lorsque vous payer une facture fournisseur en deçà de 10 jours ou
qu'un client vous paie une facture en deçà de 10 jours.
Article de manutention par défaut

Lors de la production de facture dans le module «Comptes à recevoir», si des frais de
manutention peuvent être appliqués, on identifie ici l'article qui sera inséré sur la facture pour
identifier ce frais.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des documents d'aide facilement
Référence
RÉFÉRENCE
Cet écran sert à compiler les derniers numéros utilisés, par le système, pour les différents
19 / 151
types de journaux, les différents types d'écritures répétitives, le dernier numéro de reçu
assigné, le dernier numéro de bon de vente assigné, le dernier numéro de facture client
assigné, le dernier numéro de dépôt ainsi que le dernier numéro de paiement assigné.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des sites web d'aide facilement
Réclamation des taxes
RÉCLAMATION DES TAXES
Le système vous permet d'automatiser la récupération des taxes auxquelles les organisations
religieuses ont droit. Vous identifier donc:
Le nom de la taxe à récupérer (TPS et TVQ).

Le compte de TPS à recevoir et de TVQ à recevoir.
Le pourcentage de chacune des taxes. En 2013 c'est 5% pour la TPS et 9.975% pour la
TVQ.
Le taux de récupération est de 50%.
Taxe sur la taxe doit être décoché depuis le 1er janvier 2013 car le calcul de la TVQ ne
contient plus le montant de la TPS.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation d'aide HTML gratuit
Compte GL
COMPTE GL
20 / 151
Numéro de compte:
Saisissez le numéro du compte. Ce numéro est composé de trois segments : Le numéro de
compte, le sous-compte et le sous-poste.
Exemple : 430000-100-000 (430000 = Numéro de compte, 100 = sous-compte, 000 = sous-
poste).
Nom:
Saisissez une description significative pour le compte. Cette description sera utilisée lors de
l'impression de rapports.
Regroupement:
Saisissez un mot clé qui sera répété à tous les comptes de même type. Par exemple, inscrire
« SALAIRE » à chaque compte portant sur le salaire (impôt fédéral et provincial, régime des
rentes du Québec, régime d'assurance maladie du Québec, salaire à payer, etc.). Par la
suite, lorsqu'on effectuera une recherche, on pourra faire un tri par poste comptable. Tous
les comptes ayant le même poste comptable, peu importe les numéros, se retrouveront
ensemble et il sera plus facile de trouver un compte si ceux-ci ont des numéros non-
continus.
Type:
Sélectionnez le type du compte :
Actif
Sélectionnez cette option dans le cas où le compte est un compte d'actif.
Passif
21 / 151
Sélectionnez cette option dans le cas où le compte est un compte de passif.
Capital
Sélectionnez cette option dans le cas où le compte est un compte de capital.
Revenu
Sélectionnez cette option dans le cas où le compte est un compte de revenu.
Dépense
Sélectionnez cette option dans le cas où le compte est un compte de dépense.
Titre
Détermine un titre dans la charte de comptes. Si par exemple tous les comptes débutant par
le numéro 43 sont des comptes d'emprunt, on peut créer le compte 430000-000-
000 qui portera le titre "Emprunt". Les comptes suivant le compte titre seront considérés
comme faisant partie de la section "Emprunt" pour certains rapports. Notez qu'un compte
titre ne comporte pas de solde, ne peut être archivé et ne peut être utilisé pour saisir
des écritures de journaux. Les comptes titres peuvent être utilisés dans les rapports
"Analyse budgétaire", "Balance de vérification" et "Liste du grand-livre" entre autre.
Émettre des reçus pour ce compte

Si cocher il vous sera alors possible d'imprimer des reçus pour fin d'impôt pour ce compte à
partir du module «Comptes à recevoir».
Ce compte est applicable au calcul de la réclamation de la taxe -1 (TPS)

Indiquez au logiciel si la taxe 1 (TPS) configurée dans le système est applicable à ce
compte.
Ce compte est applicable au calcul de la réclamation de la taxe -2 (TVQ)

Indiquez au logiciel si la taxe 2 (TVQ) configurée dans le système est applicable à ce compte.
Inactif
Cochez cette case si le compte est inactif. Il ne sera donc plus possible d'effectuer des
transactions pour ce compte mais sera disponible pour consultation.
Date de création
Le système garde en mémoire la date de création du compte.
Dernier changement
Le système garde en mémoire la date du dernier changement effectué à un des éléments
décris dans cette page.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation iPhone gratuit
Balance de compte
ONGLET BALANCE DE COMPTE
22 / 151
Le système conserve le solde, période par période, de chacun des comptes pour chacune des
années archivées dans le logiciel. Deux types de soldes sont conservés: Le solde des
transactions courantes (courant) et celui de vos prévisions budgétaires (Budget). Pour
consulter en détail les soldes d'une année vous n'avez qu'à cliquer sur l'année et le type
désiré.
23 / 151
Voici donc les renseignements disponibles:
Le numéro du compte, son type et sa description.
L'année fiscale choisie.
Le type de balance de compte choisi (courant ou budget).
Le solde d'ouverture du compte. Les comptes de revenu et de dépense ont toujours une
balance d'ouverture à zéro tandis que les comptes de bilan (actif, passif et capital) peuvent
en avoir.
Pour chacune des périodes le montant de débit et de crédit ainsi que le solde de la période.
Le solde de fermeture.
24 / 151
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur complet de livres électroniques ePub
Compte de banque
COMPTE DE BANQUE
Un compte de banque permet de gérer différentes informations qui vous serviront dans
différentes opérations que vous aurez à effectuer dans les différents modules dont la
conciliation bancaire et l'impression des chèques.
Voici donc les renseignements disponibles:
25 / 151
Code de banque
Vous devez indiquer un code de banque pouvant contenir jusqu'à 7 caractères alpha-
numérique.
Institution
Choisir le bon code pour l'institution dans la liste déroulante. Par exemple, pour la CIBC le
code d'institution est le 010, les caisse populaires Desjardins c'est 815, etc.
Numéro d'abonné TFE

Pour effectuer des paiements ou des dépôts par transfert électronique vous devez identifier
notre numéro d'abonné.
Dernier no. transfert TFE

Le système garde en mémoire le dernier numéro de transfert.
Dernier no. chèque DD (TFE)

Le système garde en mémoire le dernier numéro de chèque TFE pour les paiements effectués
par transfert électronique. Cela permet de garder intact la séquence de chèque imprimé.
No. transit
Indiquer le numéro de transit de ce compte bancaire.
No. folio
Indiquer le numéro de folio de ce compte bancaire.
Chiffre vérificateur
Indiquer le chiffre vérificateur de ce compte bancaire.
Compte GL
Indiquer le numéro de compte de grand-livre relié à ce compte bancaire.
Dernier no. chèque

Le système garde en mémoire le dernier numéro de chèque imprimé. Lors d'une première
utilisation vous indiquer donc ici le dernier numéro de chèque utilisé manuellement pour
continuer la séquence. Cependant si vous voulez commencer la séquence à 1 il faut donc
indiquer zéro.
Contact
Indiquer votre contact à cette institution financière.
Adresse
Indiquer dans cet espace le nom et l'adresse de l'institution financière. Ces informations
seront imprimées sur le chèque imprimé.
Gérer la conciliation bancaire pour cette banque

Doit être coché pour avoir la possibilité d'utiliser la fonction de conciliation bancaire du
logiciel.
Concilier les recettes en détail

Lorsque cette case est cochée chacune des transactions de recettes affectant ce compte
bancaire sera déposée dans la conciliation bancaire. Habituellement cette case reste
décochée.
Compte de banque par défaut pour cette division

Doit être coché pour votre compte courant.
Utilisation du transfert électronique

Doit être coché pour avoir la possibilité d'utiliser cette fonction.
26 / 151
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des livres électroniques facilement
Répartition du budget
RÉPARTITION DU BUDGET
L'entrée d'une prévision budgétaire pour laquelle le montant annuel doit être réparti par
période doit être fait par cette écran.
Lorsque votre curseur est placé sur le compte pour lequel vous voulez répartir le budget et
que vous cliquer sur l'icône déclenchant le traitement vous devez indiquer les informations
suivantes:
· L'année fiscale.
· Le montant annuel de la prévision budgétaire.
· Appliquer au: Pour les comptes de type «revenu» vous devez choisir CRÉDIT et pour les
comptes de type «dépense» choisir DEBIT.
· Arrondir le montant: Permet d'avoir des montants égaux et entier pour chacune des
périodes.
27 / 151
Exemple sans arrondissement:
Exemple avec arrondissement:
28 / 151
Liste de comptes GL à imprimer
LISTE DE COMPTES GL À IMPRIMER

Vous avez la possibilité de créer des listes personnalisées de comptes de grand-livre qui
pourront être utilisées dans certains rapports comme la balance de vérification, la liste du
grand-livre, l'analyse budgétaire, les prévisions budgétaires ainsi que le relevé de compte.
29 / 151
Les comptes sélectionnés seront déplacés dans la partie inférieure de l'écran et feront partie
de la liste de comptes GL à imprimer. Cliquez sur OK pour sauvegarder votre sélection.
30 / 151
Cliquez ensuite sur ENREGISTRER ET FERMER pour sauvegarder la liste de comptes GL à
imprimer.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Création d'aide CHM, PDF, DOC et HTML d'une même source
Devises
DEVISES
La devise est reliée à une division. Permet d'indiquer dans quelle devise les transactions
comptables de cette division seront comptabilisées.
La devise sert également à l'exécution de la fonction «conversion des taux de change».

Cette fonction, décrite dans la section «traitements spéciaux» permet de convertir, par
exemple, les transactions de devise canadienne en devise US.
Le code devise peut contenir jusqu'à 3 caractères alpha-numérique.
31 / 151
Fréquences
FRÉQUENCES
Les fréquences sont utilisées lors de la configuration de transactions répétitives dans les
différents journaux.
Un code de devise peut contenir jusqu'à 10 caractères alpha-numérique.
Vous devez également indiquer le nom de la fréquence (description) ainsi que sa fréquence
annuelle.
Termes de paiement
TERMES DE PAIEMENT
32 / 151
Vous permet d'entrer vos différentes conditions de paiement. Il est possible d'entrer un
pourcentage d'escompte et le nombre de jours reliés à cet escompte. On peut également
modifier les échéances si nécessaire.
Ces échéances seront utilisées lors de la production du rapport ÂGE DES COMPTES À PAYER
pour classer les factures selon leur délai de paiement.
Le code peut contenir jusqu'à 10 caractères alphanumériques.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur complet de livres électroniques ePub
Catégories de compagnie
CATÉGORIES DE COMPAGNIE
33 / 151
Permettra de classer les compagnies par catégorie. Le code peut contenir jusqu'à 5
caractères alphanumériques.
Les catégories peuvent être utilisées dans les modules suivants: comptes à payer (type
fournisseur), comptes à recevoir (type client) et paie (types organisation et référence).
Il vous est suggéré de créer une catégorie occasionnelle qui vous servira, comme le dit la
définition, à utiliser une compagnie qui ne sera pas identifiée dans votre liste de compagnies
courantes. Ce code doit être le suivant: ***
Compagnies
COMPAGNIES
Une compagnie peut être une société, une entreprise, une association, et même un individu.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur d'aide complet
Onglet GÉNÉRAL
ONGLET GÉNÉRAL
34 / 151
Cet onglet vous permet d'entrer les informations générales de la compagnie:
· La catégorie de la compagnie
· Le numéro de la compagnie. Ce numéro est donné par l'usager selon la méthode qu'il veut
utiliser.
· Le nom de la compagnie ainsi que l'adresse.
· Le numéro de téléphone et le numéro du télécopieur.
· Le courriel de la compagnie.
· L'adresse courriel du site web de la compagnie.
Les coordonnées entrées ici (nom de la compagnie et l'adresse) seront celles qui seront
imprimées sur le chèque.
N.B.: Il vous est fortement suggéré de créer un fournisseur occasionnel. Il vous servira si
jamais vous voulez effectuer un paiement à un fournisseur que vous ne voulez pas entrer
dans votre banque de compagnies. Dans ce cas la catégorie de compagnie doit être *** et
le numéro de compagnie doit être ******* (7 astérix). Comme nom vous indiquerez
FOURNISSEUR OCCASIONNEL.
Onglet FOURNISSEUR
ONGLET FOURNISSEUR
35 / 151
Cet onglet sert à entrer les informations pertinentes qui serviront, par exemple, à l'entrée des
factures et de différents rapports dont l'âge des comptes à payer.
· Compte à payer par défaut: Compte de passif qui sera affecté à l'entrée d'une facture.
· Comptes pour récupérer les taxes (exemptions): Le système calcule le montant de

récupération de taxe auquel vous avez droit selon la configuration entrée dans la division
de la corporation. Pour certaines compagnies, cette situation est cependant très rare,
un compte de taxe de tps et de tvq à recevoir peut être différent. On pourrait donc
l'indiquer ici.
· Numéro d'exemption de TVQ: Indiquer le numéro d'exemption de TVQ s'il y a lieu.
· Terme de paiement: Indiquer le terme de paiement approprié pour ce fournisseur.
· État de compte: N'est pas utilisé dans le module fournisseur. Sera utilisé dans le module
«comptes à recevoir» pour l'impression des états de compte.
· Numéro de client: Indiquer votre numéro de client chez ce fournisseur. Ce numéro

pourra ensuite être imprimé sur le chèque.
36 / 151
· Utiliser les TFE: Si vous désirez effectuer des paiements par transfert électronique pour
ce fournisseur, indiquer l'institution, le numéro de transit et de folio de ce fournisseur.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation et EPub gratuit
Onglet AUTRE
ONGLET AUTRE
Cet onglet est surtout utilisé pour la production de facture et de bon de vente du module
«comptes à recevoir». La seule information obligatoire est la langue de
correspondance qu'il faut indiquer.
Autre renseignement important. Nous ne permettons pas l'effacement d'une

compagnie pour garder intact l'historique qui y est relié. Vous pouvez cependant la
rendre inactive si jamais vous ne désirez plus l'utiliser.
37 / 151
Onglet COMPTES DE DÉPENSES
ONGLET COMPTES DE DÉPENSES
Vous pouvez indiquer le(s) compte(s) de dépense habituellement affecté(s) lors d'une
transaction impliquant ce fournisseur. Cela vous permettra d'être plus efficace lors de
l'entrée d'une facture ou d'un déboursé.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Produire des livres EPub gratuitement
Onglet CONTACTS
ONGLET CONTACTS
Vous permet d'identifier les contacts avec lesquels vous pouvez correspondre chez ce
38 / 151
fournisseur.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur complet de livres électroniques Kindle
Étiquettes
ÉTIQUETTES
À partir de l'écran d'édition des compagnies, vous avez la possibilité de déclencher
l'impression d'étiquettes.
Écran d'appel:
· Choisir le format d'étiquette à utiliser. 3 formats sont possibles:
· Étiquette de départ: Si vous imprimer sur une page d'étiquette qui a déjà été utilisée,
vous pouvez identifier sur quelle étiquette doit être imprimer la première adresse.
39 / 151
· Lignes à imprimer: Vous pouvez sélectionner certains champs pour qu'ils apparaissent sur
l'étiquette, comme par exemple, le nom de la compagnie, adresse, etc. Évidemment lors
du choix des lignes à imprimer il faut tenir compte du format d'étiquette choisi.
· Publipostage: Certains utilisateurs utilisent la fonction de publipostage (fusion) avec le

traitement de texte Word ou tout autre traitement de texte offrant cette possibilité. Vous
pouvez donc indiquer le type de publipostage à utiliser,
40 / 151
· ainsi que l'emplacement et le nom du fichier à créer.
Ce fichier pourra alors être utilisé pour effectuer le publipostage à partir de votre traitement
de texte.
Courriel
COURRIEL
Vous pouvez également, pour les compagnies pour lesquelles une adresse courriel est
indiquée dans leur dossier, leur faire parvenir un courriel.
41 / 151
Formulaires
42 / 151
Administration (Management)
Définitions
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Produire des livres électroniques facilement
Configuration des états financiers
CONFIGURATION DES ÉTATS FINANCIERS

La configuration des états vous permet de créer des états financiers personnalisés répondant
davantage à vos besoins.
La première étape est d'identifier l'état financier ainsi que ses paramètres de base.
Les renseignements suivants doivent être identifiés:
Code
Identifier le rapport par un code de 3 caractères maximum alpha-numérique.
Nom
Nom représentatif identifiant clairement le rapport comme, par exemple, ÉTAT DES REVENUS
43 / 151
ET DES DÉPENSES DE ........
Imprimer les numéros de compte

Désirez-vous que les numéros de compte du grand-livre s'impriment dans l'état financier.
Format
Lettre ou légal.
Orientation
Portrait ou paysage.
Préfixe de la date et du numéro de période

Vous pouvez indiquer dans le haut de chaque page de l'état financier la date d'impression du
rapport ainsi que la période fiscale traitée. Par exemple dans le format actuel ce serait
indiqué ceci: En date du 2013-04-26, qui serait aligné à gauche, pour la période 4 qui serait
aligné à droite.
Description
Ce bloc vous permet de décrire en texte continu le contenu du rapport. Ces renseignements
n'apparaissent sur aucun rapport. Ils ne sont là que pour consultation par le responsable de
la configuration des états financiers.
Ligne de configuration
LIGNE DE CONFIGURATION
44 / 151
Définition des différents icônes apparaissant dans cet écran:
Vous permet d'accéder à la configuration globale de l'état financier.
45 / 151
Vous permet d'ajouter une ligne de configuration.
Vous permet de dupliquer la ligne de configuration sélectionnée.
Vous permet de renuméroter automatiquement les lignes de configuration

en multiple de 5.
Un état financier est composé de différents types de ligne. En voici la

nomenclature:
Spécification
Indique dans quelle(s) corporation(s) et dans quelle(s) division(s) l'état financier va
récupérer
les données et le contenu de chacune des colonnes (code de calcul). Chaque rapport
débute par
une ligne de type spécification.
Message
Vous permet d'indiquer les différentes informations à imprimer sur le rapport (nom de la
paroisse, titre du rapport, etc.).
Entête
Identifier au-dessus de chacune des colonnes, la description des chiffres y apparaissant.
Données:
Vous permet d'indiquer quel compte sera utilisé à cette ligne, une suite de comptes ou
une série de comptes.
Total
Fait l'addition des lignes apparaissant au-dessus de cette ligne.
Les numéros de ligne seront des multiples de 5 (5-10-15-20). Cette façon de faire vous
permettra d'insérer des lignes au besoin.
Ligne spécification
Ligne SPÉCIFICATION
46 / 151
Cette ligne est toujours la première ligne de configuration d'un état financier et
aura également toujours le numéro 5. Elle permet d'indiquer dans quelle corporation
et dans quelle division les chiffres devront être récupérés. Les codes de calcul vous
permettent justement d'indiquer quel sera le contenu de chacune des colonnes
composant votre état financier. Voici un aperçu de quelques codes de calcul que vous
pouvez utiliser:
45 codes de calcul différents sont disponibles comme par exemple: 01-Résultat net du
mois courant, 03-Résultat net du mois de l'année fiscale précédente, 25-Différence entre
les 2 colonnes précédentes sur une même ligne de rapport, etc.
Permet de consulter la configuration d'une colonne.
Permet d'ajouter une colonne supplémentaire à votre état financier.
Ligne message
Ligne MESSAGE
47 / 151
Toute ligne de texte devant apparaître dans votre état financier sera défini dans une
ligne message.
Le champ DESCRIPTION vous permet d'expliquer le message qui sera imprimé sur le
rapport mais n'apparaîtra pas sur l'état financier.
Vous pouvez insérer des lignes vides avant ou après cette ligne de message. Il vous suffit
d'indiquer le nombre de ligne voulu aux endroits prévus à cet effet.
Le champ MESSAGE vous permet d'indiquer le message à imprimer dans l'état financier.
Le message peut être aligné à gauche, aligné à droite ou bien centré. Vous l'indiquer au
champ POSITION.
Ligne entête
Ligne ENTÊTE
48 / 151
Ce type de ligne vous permet d'identifier, pour chacune des colonnes de chiffres, la
nomenclature des chiffres devant y apparaître.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des documents d'aide HTML facilement
Ligne données et ligne total
Ligne DONNÉES ET Ligne TOTAL
Le type de ligne données vous permet d'indiquer pour quel(s) compte(s) ou intervalle de
comptes les chiffres seront comptabilisés à cette ligne.
49 / 151
En premier lieu vous devez indiquer la description devant s'imprimer. Par la suite au
champ OPÉRATION il faut indiquer ADDITION. Seul la ligne TOTAL DES DÉPENSES
devra être en SOUSTRACTION.
Il faut indiquer par la suite le niveau de calcul. Le niveau de calcul sert à regrouper des
lignes de type données pour effectuer un total de toutes les lignes ayant le même niveau
de calcul. Le niveau de calcul peut varier de 1 à 20.
Vous permet de consulter les comptes faisant partie de la configuration de

cette ligne.
Vous permet d'ajouter des comptes à la ligne de configuration.
50 / 151
On remarque ici qu'un intervalle de compte est indiqué donc tous les comptes compris
dans cet intervalle seront additionnés et seul le résultat sera affiché. Si le compte de
début et de fin est identique ce sera seulement les chiffres de ce comptes qui
apparaîtront dans l'état financier.
Voici une explication plus détaillée de la configuration des niveaux de

calcul:
Le niveau de calcul est un chiffre compris entre 1 et 20. Ce niveau de calcul servira à
additionner toutes les lignes de type données ayant le même niveau de calcul et qui se
retrouve au-dessus de la ligne total. Le choix du niveau 4 est aléatoire. Nous aurions pu
utiliser le no. 7 et cela aurait bien fonctionné. Nous ne commençons pas à 1 car si nous
voulons insérer des lignes pour des sous totaux nous ne pourrons pas.
Voici un exemple simple:
Revenus Année courante Mois Courant

D) Don Chauffage 5000,00 200,00 Niveau
4+
D) Don électricité 3000,00 1234,98 Niveau
4+
D) Dîme 25000,00 2500,00 Niveau
4+
T) Revenus 33000,00 3934,98
Niveau 4+
Dans cet exemple nous avons 3 lignes de type données (Don Chauffage, Don électricité
et Dîme). Ces 3 lignes ont un niveau de calcul à 4 et sont en addition. La ligne total
(Revenus) est également de niveau 4 en addition. Donc la ligne total va additionner
toutes les lignes de type données de niveau 4 au dessus d'elle et va en faire un total.
Si je veux faire un sous-total des dons, voici comment il faudrait configurer nos lignes:

3+
3+
T) Dons 8000,00 1434,98
Niveau 3+
D) Dîme 25000,00 2500,00 Niveau

4+
T) Revenus 33000,00 3934,98

Niveau 4+
Dans cette situation, étant donné que l'on veut un sous total des dons on doit prendre un
niveau de calcul inférieur de 1. Donc on a indiqué le niveau 3.
Ensuite il y a une ligne de données (dime) que l'on met au niveau 4. La ligne total
(Revenus) va donc additionner toutes les lignes de type données de niveau 4 au dessus
d'elle en plus des lignes total inférieures à elle (donc T Dons).
La plupart du temps on fait un total des revenus, un total des dépenses ainsi qu'une ligne
indiquant le surplus ou le déficit entre les revenus et les dépenses.
Voici un exemple:
51 / 151
4+
4+
D) Dîme 25000,00 2500,00 Niveau
4+
T) Revenus 33000,00 3934,98
Niveau 4+
Dépenses
D) Téléphone 2200,00 234,00 Niveau
4+
D) Fournitures bureau 800,00 55,00 Niveau
4+
D) Frais de banque 100,00 10,00 Niveau
4+
D) Timbres 1500,00 120,00 Niveau
4+
T) Dépenses 4600,00 419,00
Niveau 4-
T) Surplus (déficit) 28400,00 3515,98

Niveau 5+
Dans cet exemple 2 différences. Le niveau de calcul de la ligne total DÉPENSES est en
soustraction. Étant donné que l'on veut faire la différence entre les revenus et les
dépenses il y a seulement cette ligne qui doit être en soustraction.
Pour faire un grand total de 2 lignes total (REVENUS et DÉPENSES) on doit prendre une
autre ligne total mais avec un niveau supérieur (SURPLUS (DÉFICIT)) et doit être en
addition.
Transactions
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Sites web iPhone faciles
Journaux
JOURNAUX
Toute transaction devant affecter un compte de grand-livre doit être inséré dans un journal.
Un journal contient des écritures et dans chacune des écritures vous devez y indiquer le
détail, c'est à dire, les comptes affectés dans cette écriture.
52 / 151
La première étape est donc la création du journal. Voici ce qu'il faut indiquer:
Le numéro de journal sera assigné lors de la sauvegarde de celui-ci et n'est pas modifiable
par l'usager.
La corporation ainsi que la division principale.
L'année fiscale ainsi que la période.
Le type de journal. Les choix sont: achat, déboursé, général, immobilisation, placement,
recette, salaire et vente.
Le statut du journal restera à «non permanent» tant qu'il ne sera pas transféré au grand-
livre.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur d'aides Web gratuit
Écriture de journal
ÉCRITURE DE JOURNAL
53 / 151
L'écriture de journal vous permet d'indiquer ceci:
Le numéro de l'écriture sera assigné à la sauvegarde de l'écriture et n'est pas modifiable par
l'usager.
La date de l'écriture qui doit être comprise dans l'année et la période fiscale indiquées
précédemment à la création du journal.
Un numéro de référence. Dans le cas d'un journal déboursé vous indiquer le numéro du
chèque, dans le cas d'un journal recette un numéro de dépôt.
Deux ligne de description permettant d'indiquer clairement le but de l'écriture.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Écrire des livres électronique Kindle
Détail d'écriture
DÉTAIL D'ÉCRITURE
54 / 151
La composition d'une écriture doit contenir au minimum 2 détails d'écriture. Les détails
d'écriture doivent balancer, c'est à dire, que le total de la colonne débit et le total de la
colonne crédit doivent être égaux.
Les détails d'écritures doivent évidemment être créé un à la fois.
Le détail de l'écriture vous permet d'indiquer ceci:
Le numéro du détail: Est assigné par le logiciel à la sauvegarde du détail d'écriture et est
non modifiable par l'usager.
Dans le cas d'un journal de type «recette» ou «déboursé» le premier détail d'écriture est
toujours le compte de banque qui sera affecté par l'écriture. Cela vous permettra d'y inscrire
le montant total du chèque ou du dépôt selon le cas.
Comment configurer un code de banque: Compte de banque
Division
Indiquer la division du compte affecté par ce détail d'écriture.
Compte GL
Indiquer le compte GL affecté par ce détail d'écriture.
Débit ou crédit
55 / 151
Indiquer le montant soit de débit ou de crédit devant affecté le compte indiqué
précédemment. Dans le cas d'un journal de type «déboursé» le montant affectant la banque
sera au crédit et les comptes de dépenses au débit. Dans le cas d'un journal de type
«recette» le montant affectant la banque sera au débit et les comptes de revenus au crédit.
Taxe (s) incluse (s)

Si le montant entré, pour un compte de dépense, comprend les taxes et que la fonction de
récupération des taxes est configurée, cocher cet item.
Taxe 1 et Taxe 2
Ces cases devraient être cochées si la configuration a été faite directement dans vos
comptes de grand-livre. Si la configuration n'a pas été faite vous devrez donc les cocher à
chaque entrée à moins que vous n'utilisiez pas la fonction de récupération des taxes.
Numéro de description
Numéro attribué par le logiciel et non modifiable par l'usager.
Référence, description 1 et description 2

Par défaut le système vous affiche de nouveau les informations entrées précédemment à la
création de l'écriture. Si nous décidez de ne rien changer vous sauvegarder le détail
d'écriture et vous continuer ainsi votre écriture. Cependant vous pouvez changer ces
informations spécifiquement pour ce détail d'écriture. Vous devez alors cliquer sur l'icône
NOUVELLE pour ajouter une nouvelle description. L'icône INITIALE ramène la description de
l'écriture et l'icône VIDE effacera le contenu de la description.
Le système vous indique en rouge lorsque les détails de votre écriture ne balancent pas.
Lorsque vos détails d'écriture balancent le système vous permettra de continuer vos
opérations.
56 / 151
Lors de l'entrée d'un compte de dépense et que vous utilisez la fonction du «CALCUL DES
TAXES».
Vous devez cocher TAXES INCLUSES, TAXE 1 ET TAXE 2.
Calculer les taxes
CALCULER LES TAXES

En cliquant sur cet icône le système calculera automatiquement le montant de TPS et de
TVQ à recevoir et va créer les détails d'écriture nécessaires pour balancer l'écriture.
57 / 151
Comment configurer la réclamation des taxes: Réclamation des taxes
ÉCRITURES RÉPÉTITIVES
Permet de créer des «modèles d'écritures» devant être produits à des intervalles réguliers.
Ces écritures répétitives affectent toujours les mêmes comptes et pourront ensuite être
transférées dans un journal d'écriture standard sans à avoir à les créer de nouveau.
58 / 151
Vous devez donc indiquer:
La corporation et la division.
Le type de journal. Les choix sont: achat, déboursé, général, immobilisation, placement,
recette, salaire et vente.
À quelle fréquence cette écriture doit être transférée comme écriture de journal.
Inscrire une référence et une description décrivant clairement le but de l'écriture.
Une fois sauvegardé vous devez entrer le détail de l'écriture répétitive de la même façon
qu'une écriture de journal standard. Vous pouvez donc consulter la section ÉCRITURE DE
JOURNAL du menu TRANSACTION.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Sites web iPhone faciles
Conciliation bancaire
CONCILIATION BANCAIRE
59 / 151
Vous devez en premier lieu identifier la corporation, la division, le compte de banque ainsi que
l'année et la période fiscale pour laquelle vous effectuez la conciliation bancaire.
Cliquez ensuite sur CONCILIER LES TRANSACTIONS BANCAIRES.
60 / 151
Description générale des informations apparaissant à l'écran:
Toutes les transactions affectant la conciliation bancaire, jusqu'à la période fiscale choisie,
apparaissent à l'écran. Vous pouvez indiquer au système de n'afficher que les transactions
non-conciliées.
Pour ce faire il faut cliquer sur la petite tour dans la colonne conciliée et choisir décoché.
La liste sera alors moins importante et ce sera plus facile de retrouver l'information.
61 / 151
Trois soldes vous sont affichés dans la partie droite de l'écran:
Solde d'ouverture
Solde d'ouverture au grand-livre de la période demandée pour la conciliation.
Solde de fermeture
Solde de fermeture au grand-livre de la période demandée pour la conciliation.
Solde état de banque

Solde de l'état de banque selon votre conciliation bancaire. Le calcul du solde de l'état de
banque s'effectue ainsi: SOLDE DE FERMETURE AU GRAND-LIVRE moins les DÉPÔTS EN
CIRCULATION plus les CHÈQUES EN CIRCULATION.
Pour effectuer la conciliation il vous suffit de cocher les transactions apparaissant sur votre
relevé bancaire. Les transactions conciliées seront alors en couleur et l'état de banque sera
modifié à chaque transaction que vous allez conciliée. Vous cliquez ensuite sur OK pour
sauvegarder votre conciliation bancaire.
62 / 151
Vous pouvez par la suite imprimer le bordereau de conciliation dans la section RAPPORTS.
Transférer au GL
TRANSFÉRER AU GL
Chacun des journaux créés doit être transférés au grand-livre pour que le solde de chacun
des comptes soient affectés. Lorsqu'un journal est transféré il n'est plus possible de le
modifier car il aura alors comme statut «permanent».
Si une correction est nécessaire il faudra alors passer une écriture au journal général pour
apporter cette correction.
63 / 151
L'écran d'appel nous permet d'identifier dans quelle corporation, dans quelle division et quel
type de journal vous voulez transférer au grand-livre. Cliquez ensuite sur TRANSFÉRER AU GL
dans le haut de l'écran.
64 / 151
Tous les journaux ayant comme statut «non permanent» et du même type que vous avez
indiqué dans l'écran précédent apparaissent dans cet écran. Vous n'avez qu'à vous placer
sur le journal à transférer et cliquer sur SÉLECTIONNER. Si plusieurs journaux s'y retrouvent
vous pouvez les transférer en bloc en cliquant sur SÉLECTIONNER TOUT.
Cliquer ensuite sur OK dans le bas de l'écran, à droite, et le tour est joué.
Transfert des écritures répétitives
65 / 151
TRANSFERT DES ÉCRITURES RÉPÉTITIVES
Le transfert des écritures répétitives (modèles d'écritures) permet de les transférer dans un
journal d'écriture de journal qui pourra être ensuite modifié au besoin et transféré au grand-
livre par la suite.
Dans l'écran d'appel vous devez identifier les informations suivantes:
La fréquence des écritures répétitives à transférer ainsi que le type de journal.
Dans quelle année et période fiscale l'écriture sera affectée et quelle date assigné au journal.
Cliquez ensuite sur TRANSFERT DES ÉCRITURES RÉPÉTITIVES.
66 / 151
Toutes les écritures répétitives du même type que vous avez indiqué dans l'écran précédent
apparaissent dans cet écran. Vous n'avez qu'à vous placer sur l'écriture à transférer et
cliquer sur SÉLECTIONNER. Si plusieurs écritures s'y retrouvent vous pouvez les transférer en
bloc en cliquant sur SÉLECTIONNER TOUT.
67 / 151
Rapports
Écritures de journaux
ÉCRITURES DE JOURNAUX
Tout journal qu'il ait été créé dans le module grand-livre ou bien venant d'un auxiliaire pourra
être imprimé ou affiché à partir de cette fonction.
Les types de journaux débutant par une lettre minuscule (déboursé, recette, etc.) ont été
créés par le module grand-livre, tandis que ceux débutant par une lettre majuscule
(Déboursé, Recette, etc.) ont été créés à partir des auxiliaires (Comptes à payer, Comptes à
recevoir, Paie, etc.).
Les journaux ayant comme statut «non permanent» indique qu'ils n'ont pas encore été
transférés au grand-livre tandis que les journaux ayant comme statut «permanent» ont été
transférés au grand-livre.
L'écran d'appel:
Vous devez indiquer les renseignements suivants:
Le type de journal. Vous pouvez le choisir dans la grille sous cet item.
Le statut du journal. Vous pouvez le choisir dans la grille sous cet item.
Choisir si vous l'imprimer ou l'afficher à l'écran.
68 / 151
Les journaux apparaissant dans la section du haut de l'écran sont les journaux répondant à
votre sélection dans l'écran d'appel. Vous n'avez qu'à sélectionner les journaux que vous
désirez consulter et ils seront affichés dans la section du bas de l'écran.
Cliquer ensuite sur OK et l'opération est déclenchée.
69 / 151
ÉCRITURES RÉPÉTITIVES
Ce rapport est en fait une liste de vérification des écritures répétitives que vous avez
créées.
L'écran d'appel:
70 / 151
Il vous faut donc indiquer la corporation, la division, le type de journal, une fréquence ou bien
toutes les fréquences.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer de la documentation iPhone facilement
Liste du grand-livre
LISTE DU GRAND-LIVRE
La liste du grand-livre vous permet d'interroger et d'imprimer toutes les transactions
affectant:
71 / 151
Un seul compte de grand-livre.
Des comptes faisant partie d'une liste de comptes.
Les comptes d'une division.
Les comptes d'une corporation.
Un seul type de journal ou tous les types de journaux.
L'interrogation peut couvrir:
Une seule période fiscale.

Une année complète.
Un intervalle de périodes fiscales à l'intérieur d'une même année.
Un intervalle de périodes fiscales couvrant plus d'une année.
Imprimer les comptes de type «TITRE» permet un grand-livre détaillé divisé en sections
(comptes titres) et ayant des sous-totaux par comptes titres. Notez que les comptes titres
doivent avoir été préalablement insérés dans la charte comptable.
L'écran d'appel:
Le résultat sera celui-ci:
72 / 151
Balance de vérification
BALANCE DE VÉRIFICATION
La balance de vérification vous permet d'interroger et d'imprimer le solde des comptes:
Faisant partie d'une liste de comptes.

D'une division.
D'une corporation.
L'interrogation peut couvrir:
Une seule période fiscale.

Un intervalle de périodes fiscales à l'intérieur d'une même année.
Une année complète.
L'écran d'appel:
73 / 151
De plus les comptes ayant comme statut «inactif» et les comptes dont les soldes sont à zéro
peuvent ne pas être imprimé.
Imprimer les comptes de type «TITRE» permet une balance de vérification divisée en sections
(comptes titres) et ayant des sous-totaux par comptes titres. Notez que les comptes titres
doivent avoir été préalablement insérés dans la charte comptable.
2 formats sont possibles:
Détail
Les encadrés jaunes sont les comptes de type «TITRE».

Pour chacun des comptes vous avez le montant d'ouverture, le total débit, le total crédit et
le solde de fermeture pour la période couverte.
74 / 151
Sommaire
Les encadrés jaunes sont les comptes de type «TITRE».

Pour chacun des comptes vous avez le total débit et le total crédit pour la période couverte.
75 / 151
Bordereau de conciliation
BORDEREAU DE CONCILIATION
Le bordereau de conciliation comprend les transactions en circulation pour un compte de
banque, une année fiscale et une période fiscale.
L'écran d'appel:
Le résultat:
Le calcul de l'état de banque se fait ainsi:
Solde de fermeture de la période fiscale demandée

- les débits
+ les crédits
______________________________________________
= Solde état de banque.
76 / 151
Chiffrier
CHIFFRIER
Le chiffrier est un sommaire des soldes de chaque compte et contient des lignes de
corrections au débit et au crédit. Le chiffrier est ordonné par type de compte (actif, passif,
etc.).
L'écran d'appel:
Le résultat:
77 / 151
---
---
---
États financiers
ÉTATS FINANCIERS
Cette option vous permet d'imprimer vos états financiers personnalisés à la période voulue.
Vous devez au préalable en avoir fait la configuration à partir de l'option DÉFINITIONS.
L'écran d'appel:
78 / 151
Le résultat dépend de la configuration définie par l'usager.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation et EPub facile
Analyse budgétaire
ANALYSE BUDGÉTAIRE
Analyse de l'évolution de votre cumulatif courant versus votre budget annuel courant.
L'écran d'appel:
79 / 151
Le résultat:
Année 2011: Le cumulatif à la même période de l'année fiscale précédente.
Cumulatif: Le cumulatif à la période demandée de l'année courante.
Budget: Le budget cumulatif à la période demandée de l'année courante.
Écart: Colonne CUMULATIF - colonne BUDGET.
%: % du budget utilisé (dépense) ou atteint (revenu).
Le cumulatif vous sera indiqué à la fin du rapport.
80 / 151
Prévision budgétaire
PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES
Outil vous permettant de préparer vos prévisions budgétaires pour l'année suivante. 3
formules vous sont proposées:
1. Selon un pourcentage. Le % peut être négatif pour une prévision à la baisse.

2. Selon la moyenne des 3 dernières années.
3. Selon un suivi des prévisions budgétaires.
Selon un pourcentage
SELON UN POURCENTAGE
L'écran d'appel:
81 / 151
Le résultat:
Cumulatif période
Le cumulatif à la période fiscale demandée.
Solde prévu an. cour.

Projection sur 12 mois. Dans mon exemple. On prend la colonne CUMULATIF PÉRIODE divisé
par 7 (période fiscale demandée pour le rapport). Je multiplie ensuite ce résultat par 12 (mon
82 / 151
année fiscale a 12 périodes fiscales) ce qui me donne une prévision sur 12 mois.
Budget prop. an. suiv.

Colonne SOLDE PRÉVU AN. COUR. à laquelle on y ajoute ou soustrait, selon le cas, le % entré
dans l'écran d'appel.
Budget prop. an. cour.

Votre prévision entrée à l'ordinateur pour l'année.
Budget prop. an. suiv.

Colonne BUDGET PROP. AN. COUR. à laquelle on y ajoute ou soustrait, selon le cas, le %
entré dans l'écran d'appel.
Budget accepté
Emplacement vous permettant d'inscrire votre décision budgétaire qui sera entrée dans le
système. Si un montant y apparaît déjà c'est que la prévision est déjà entrée dans le
système.
Selon la moyenne des 3 dernières années
SELON LA MOYENNE DES 3 DERNIÈRES ANNÉES
L'écran d'appel:
Le résultat:
83 / 151
Année 2010
Cumulatif de l'année fiscale courante - 2,
Année 2011
Cumulatif de l'année fiscale courante -1.
Projection 2012
Projection du cumulatif de l'année fiscale courante.
Moyenne
Cumulatif moyen des 3 dernières années fiscales.
Budget accepté
Emplacement vous permettant d'inscrire votre décision budgétaire qui sera entrée dans le
système. Si un montant y apparaît déjà c'est que la prévision est déjà entrée dans le
système.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Écrire des livres électroniques ePub pour l'iPad
Selon un suivi des prévisions budgétaires
SELON UN SUIVI DES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES
L'écran d'appel:
84 / 151
Le résultat:
Cumulatif période
Cumulatif de la période fiscale demandée.
Cumulatif année
Cumulatif jusqu'à la période fiscale demandée.
Projection 2012
Prend le cumulatif année et fais une projection sur l'année fiscale complète.
85 / 151
Budget accepté
Budget annuel entré dans le système.
Écart
Différence entre la projection et le budget accepté.
%
Représente en % l'écart calculé dans la colonne précédente entre la projection 2012 et le
budget accepté.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur complet d'aides multi-formats
Relevé de compte
RELEVÉ DE COMPTE
Cette option vous permet d'effectuer l'impression d'un relevé des transactions pour un
intervalle de compte de type «passif» seulement et dans un format spécial. La sélection d'un
liste de comptes est également permise.
L'écran d'appel:
Le résultat:
86 / 151
Charte de comptes
CHARTE DE COMPTES
Ce rapport vous permet tout simplement d'imprimer ou de visualiser la liste des comptes
composant votre charte de comptes.
L'écran d'appel:
87 / 151
Le résultat:
Traitements spéciaux
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Produire des livres Kindle gratuitement
Fermeture d'année financière
FERMETURE DE L'ANNÉE FINANCIÈRE

Attention, à utiliser avec le plus grand soin ! Prendre soin d'effectuer une copie de sécurité
avant d'exécuter cette fonction car cette opération n'est pas réversible.
Cette option vous permet de fermer l'année financière courante. En fin d'année financière,
quand toutes les transactions ont été vérifiées par les comptables et transférées au grand-
livre, cette opération doit être exécutée pour chacune de vos corporations.
Suite à cette opération l'année financière courante aura comme statut FERMÉE. Le système
changera alors l'année courante dans la corporation et va créer l'année suivante.
L'écran d'appel:
88 / 151
En choisissant la corporation à fermer le système vous affichera automatiquement l'année
financière à fermer ainsi que la dernière date de l'année fiscale.
N.B.: Si la corporation contient plusieurs divisions principales elles seront toutes

fermées simultanément.
Copie de comptes
COPIE DE COMPTES
Comme son nom l'indique cette fonction vous permet de copier un ou plusieurs compte(s)
dans une autre corporation et/ou division. Cela permet de créer, à partir d'une charte de
comptes déjà existante, une autre charte de façon plus rapide.
L'écran d'appel:
89 / 151
Vous devez en premier lieu identifier la corporation et la division source (celle qui contient les
comptes) et identifier la corporation et la division cible (celle qui les recevra). Évidemment
ces comptes ne doivent pas exister dans la corporation et la division cible.
Vous avez également la possibilité de copier les soldes des comptes qui seront sélectionnés.
Cliquer ensuite dans le haut de l'écran sur SÉLECTIONNER LES COMPTES À COPIER pour
passer à l'étape suivante.
L'écran de sélection des comptes à copier:
Vous pouvez sélectionner les comptes un à un ou bien tout sélectionner. Les comptes
sélectionnés seront basculés dans l'écran du bas. Vous pouvez également retirer un compte
de la liste de sélection ou bien tous les retirer pour recommencer la sélection. Cliquer OK
déclenche la copie de comptes.
90 / 151
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Éditeur de documentation CHM facile
Fusion de comptes
FUSION DE COMPTES
Vous permet de jumeler tous les soldes et toutes les transactions de 2 comptes en un seul.
Après cette opération le compte source sera effacé de la charte car le compte cible
contiendra l'historique des 2 comptes.
IMPORTANT: On doit fusionner 2 comptes de même type, par exemple, 2 comptes de revenu.
L'écran d'appel:
91 / 151
En cliquant sur FUSIONNER DEUX COMPTES GL l'opération est déclenchée.
Supprimer les transactions conciliées
SUPPRIMER LES TRANSACTIONS CONCILIÉES

Lorsque votre conciliation bancaire est validée il n'est pas nécessaire de conserver les
transactions conciliées dans le système. Cette procédure vous permet donc de les éliminer.
L'écran d'appel:
Vous devez indiquer le compte de banque ainsi que la date jusqu'à laquelle vous désirez
effacer les transactions conciliées. En cliquant sur SUPPRIMER LES TRANSACTIONS
92 / 151
CONCILIÉES l'opération sera déclenchée.
Transfert des soldes
TRANSFERT DES SOLDES

Cette option vous permet d'exporter les soldes d'une charte de comptes sur un cédérom, une
clé USB ou dans un répertoire. Cette option n'est pas un utilitaire de sauvegarde. Il sert
surtout aux filiales d'une maison mère. Grâce à cette option, les filiales peuvent transférer
leurs soldes à leur maison mère.
L'écran d'appel:
Il faut indiquer la corporation et la division pour laquelle vous désirez transférer les soldes.
Vous pouvez également transférer les transactions. Si c'est le cas indiquer l'intervalle de
date souhaité.
Indiquer l'endroit de sauvegarde du fichier qui sera créé et qui pourra être récupéré par la
corporation mère.
93 / 151
Cliquer sur TRANSFÉRER DES SOLDES déclenchera l'opération.
Récupération des soldes
RÉCUPÉRATION DES SOLDES
Attention, à utiliser avec le plus grand soin ! Prendre soin d'effectuer

une copie de sécurité avant d'exécuter cette fonction car elle peut
"écraser" les soldes d'une division suite à une mauvaise manipulation
de votre part. Pour plus de renseignements, contactez-nous.
Cette option vous permet d'importer les soldes d'une charte de comptes à partir d'un
cédérom, d'une clé USB ou d'un répertoire. Cette option n'est pas un utilitaire de
restauration. Grâce à cette option, une maison mère peur importer les soldes de ses filiales
dans sa propre charte comptable.
L'écran d'appel:
Indiquer le fichier à récupérer (NOM DE FICHIER).
Cliquer sur RÉCUPÉRATION DES SOLDES déclenchera l'opération.
Le système effacera tout ce qui est relié à la charte à récupérer avant d'effectuer la
récupération comme tel avec les données à jour.
94 / 151
Conversion des taux de change
CONVERSION DES TAUX DE CHANGE
Attention, à utiliser avec le plus grand soin ! Prendre soin d'effectuer

une copie de sécurité avant d'exécuter cette fonction car elle peut
"écraser" les soldes d'une division suite à une mauvaise manipulation
de votre part. Pour plus de renseignements, contactez-nous.
Cette option vous permet de convertir une division avec des taux de change. Les montants
d'autres devises que la devise canadienne, seront transférés en canadien avec les taux de
change inscrits dans la devise étrangère. Par la suite la devise canadienne peut être
convertie en devise américaine avec les taux inscrits dans la devise canadienne.
L'écran d'appel:
Il faut indiquer les bons taux de conversion dans la devise à convertir selon les types de
comptes à convertir (formule à 1 taux, 2 taux ou 3 taux) Habituellement lorsqu'on convertit
une division ayant seulement des revenus et des dépenses on utilise la formule à 1 taux.
Pour une division ayant tous les types de compte la formule à 3 taux est recommandée.
Devises
Indiquer la corporation et la division à convertir (source).
Indiquer la corporation et la division qui recevra le résultat de la conversion (cible).
Indiquer la formule à utiliser.
95 / 151
Cliquer sur CONVERSION DES TAUX DE CHANGE déclenchera l'opération.
Consolidation des comptes
CONSOLIDATION DES COMPTES
Attention, à utiliser avec le plus grand soin ! Prendre soin d'effectuer une copie de
sécurité avant d'exécuter cette fonction car elle peut "écraser" les soldes d'une
division suite à une mauvaise manipulation de votre part. Pour plus de
renseignements, contactez-nous.
Cette option vous permet d'importer et de cumuler les soldes de plusieurs chartes comptables
dans une seule. Cette option est surtout utilisée par les maisons mères pour consolider leurs
chartes comptables avec celles de leurs filiales. Normalement, pour qu'une consolidation soit
efficace, les chartes comptables de toutes les divisions à consolider doivent être
compatibles.
L'écran d'appel:
96 / 151
Il faut identifier la corporation et la division qui recevra le résultat de la consolidation. Cette
division est une division fictive dans laquelle aucune opération ne sera effectuée. Elle ne sert
qu'à recevoir le résultat de la consolidation.
Vous devez par la suite sélectionner les divisions qui doivent faire partie de la consolidation.
Lorsque les divisions sont sélectionnées cliquer sur OK pour déclencher l'opération.
97 / 151
Par la suite l'impression de la balance de vérification de la division qui reçoit la consolidation,
dans mon cas PZ, vous donnera les résultats consolidés. Balance de vérification
Suppression de comptes
SUPPRESSION DE COMPTES
Cette fonction vous permet de détruire un à un ou en bloc des comptes n'étant relié à
aucune transaction au grand-livre et dont tous les soldes sont à zéro. Si tel n'est pas le cas
un message d'avertissement vous indiquera que l'effacement n'est pas possible pour le
compte.
L'écran d'appel:
98 / 151
Indiquer la corporation et la division dans laquelle vous voulez effacer les comptes.
99 / 151
Sélectionner les comptes à effacer et cliquer sur OK pour déclencher l'opération.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des documentations web iPhone
Calcul des soldes
CALCUL DES SOLDES

Dans des occasions très rares il faut quelques fois effectuer un calcul des soldes. Une sortie
en «catastrophe», une panne de courant, peuvent quelques fois affecter une base de
données. Cette fonction calculera le solde de chacun des comptes affectés par une
transaction pour la période fiscale indiquée dans l'écran d'appel. Vous pouvez également
choisir de calculer le solde pour toutes les corporations, toutes les divisions et toutes les
périodes.
100 / 151
Le système calcule seulement les périodes de l'année courante et de l'année suivante.
POUR UTILISER CETTE FONCTION VOUS DEVEZ CONTACTER EPSILIA.
L'écran d'appel:
Transfert d'un journal PGID
TRANSFERT D'UN JOURNAL PGID

Cette fonction vous permettra d'importer dans le grand-livre des journaux ayant été créés
avec les versions 11.00.000 et 12.00.000 des logiciels que vous utilisez présentement tant
que la nouvelle version ne sera pas totalement installée. Cette importation sera possible pour
les auxiliaires suivants:
· Comptes à recevoir
· Comptes à payer
· Paie
· Paroissien
· Cimetière
101 / 151
· Messe
· Obligations / court terme
· Actions
· Immobilisations
· Prêts à Fonds Perdus
· Biens Patrimoniaux
L'écran d'appel:
· Vous indiquer la corporation et la division de la provenance du journal à importer.

· Le type de journal ainsi que son numéro.
N.B.: IL EST TRÈS IMPORTANT DE CHOISIR LE BON TYPE DE JOURNAL AINSI QUE LE BON
NUMÉRO DE JOURNAL. UNE FAÇON D'EN ÊTRE CERTAIN EST D'IMPRIMÉ LE JOURNAL
PRODUIT À PARTIR DE L'AUXILIAIRE OÙ VOUS AVEZ FAIT LES ENTRÉES. LE NUMÉRO DE
JOURNAL Y SERA INDIQUÉ.
COMPTES À PAYER
Transactions
Journaux des déboursés (paiements)
JOURNAUX DES DÉBOURSÉS (PAIEMENTS)
102 / 151
Un journal déboursé vous permet d'entrer soit un paiement sans qu'il n'y ait de facture
d'impliquée ou bien d'effectuer le paiement de factures entrées préalablement dans un journal
des achats. Nous verrons donc ici les 2 méthodes.
Dans les 2 cas il faut en premier lieu créer un journal Déboursé.
Créer un journal Déboursé
Vous devez en premier lieu cliquer sur NOUVEAU pour créer le journal.
Vous devez indiquer:
· La corporation et la division principale dans laquelle les déboursés seront effectués.

· L'année fiscale et la période fiscale affectée.
· De quel compte de banque les paiements seront effectués.
N.B.: Le numéro du journal restera à zéro tant et aussi longtemps que vous n'aurez
pas sauvegardé le journal. En cliquant sur la disquette, dans le haut à gauche de
l'écran, le journal sera alors enregistré et vous pourrez alors y entrer vos
transactions.
103 / 151
Le statut du journal restera à NON PERMANENT tant qu'il ne sera pas transféré au grand-
livre.
Déboursés sans facture
JOURNAUX DES DÉBOURSÉS (PAIEMENTS - SANS

FACTURE)
Vous pouvez maintenant entrer un nouveau chèque en cliquant sur l'icône CHÈQUE + du
menu INSERTION.
104 / 151
105 / 151
106 / 151
Vous devez donc entrer tous les comptes de dépenses affectés dans ce chèque un à un s'il y
en a plusieurs. Voici les détails importants à regarder:
· Valider si c'est le bon compte de dépenses.

· Si vous utilisez la fonction du calcul des taxes entrer le montant total incluant les taxes
et valider que toutes les cases soient bien cochées (taxes incluses, taxe 1 et taxe 2).
107 / 151
Les comptes identifiés dans la configuration des taxes seront alors affectés automatiquement
et vos détails d'écriture (colonnes débit et crédit) balanceront.
108 / 151
Déboursés avec facture
JOURNAUX DES DÉBOURSÉS (PAIEMENTS - AVEC

FACTURE)
Vous pouvez maintenant payer une ou plusieurs factures en cliquant sur l'icône PAIEMENT DE
FACTURE du menu INSERTION.
109 / 151
110 / 151
Journaux des achats (factures)
JOURNAUX DES ACHATS (FACTURES)

Le journal des achats vous permettra d'entrer vos factures fournisseurs. Vous pouvez
également y entrer les crédits, les ajustements positifs et les ajustements négatifs.
Créer un journal Achat
Vous devez en premier lieu cliquer sur NOUVEAU pour créer le journal.
111 / 151
Vous devez indiquer:
· La corporation et la division principale dans laquelle les déboursés seront effectués.

· L'année fiscale et la période fiscale affectée.
N.B.: Le numéro du journal restera à zéro tant et aussi longtemps que vous n'aurez
pas sauvegardé le journal. En cliquant sur la disquette, dans le haut à gauche de
l'écran, le journal sera alors enregistré et vous pourrez alors y entrer vos
transactions.
Le statut du journal restera à NON PERMANENT tant qu'il ne sera pas transféré au
grand-livre.
Vous pouvez maintenant entrer une nouvelle facture en cliquant sur l'icône FACTURE + du
menu INSERTION.
112 / 151
113 / 151
114 / 151
115 / 151
Application de crédit sur facture
APPLICATION DE CRÉDIT SUR FACTURE

Cette option permet d'appliquer les crédits directement sur les factures du fournisseur.
Sélectionner le crédit et ajouter les factures sur lesquelles vous voulez appliquer le crédit.
116 / 151
Après avoir identifié dans quelle corporation, quelle division principale et pour quel fournisseur
vous désirez appliquer un crédit vous devez le sélectionner en cliquant sur
117 / 151
Lorsque votre sélection est faite cliquer sur OK.
118 / 151
119 / 151
Vous devez alors:
1. Choisir sur quelle (s) facture (s) le crédit doit être appliqué.
2. Indiquer la date d'application du crédit. Cette date doit être comprise dans une année
fiscale et une période fiscale ouvertes.
3. Cliquer sur OK pour officialiser le tout.
Ce dernier écran vous demande de confirmer votre choix et il sera irréversible.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur facile de livres électroniques et documentation
Transfert au GL
TRANSFERT AU GL
Chacun des journaux créés doit être transférés au grand-livre pour que le solde de chacun
des comptes soient affectés ainsi que le dossier de chacun des fournisseurs s'il y a lieu.
Lorsqu'un journal est transféré il n'est plus possible de le modifier car il aura alors comme
statut «permanent». Si une correction est nécessaire il faudra alors passer une écriture au
journal général pour apporter cette correction.
À partir du modules «comptes à payer» deux types de journaux peuvent être transférés:
Déboursé et Achat.
120 / 151
L'écran d'appel vous permet d'identifier dans quelle corporation, dans quelle division principale
et quel type de journal vous voulez transférer au grand-livre. Cliquez ensuite sur TRANSFÉRER
AU GL dans le haut de l'écran.
Tous les journaux ayant comme statut «non permanent» et du même type que vous avez
indiqué dans l'écran précédent apparaissent. Vous n'avez qu'à vous placer sur le journal à
transférer et cliquer sur SÉLECTIONNER. Si plusieurs journaux s'y retrouvent vous pouvez les
121 / 151
transférer en bloc en cliquant sur SÉLECTIONNER TOUT.
Génération d'un fichier TFE
GÉNÉRATION D'UN FICHIER TFE

Pour utiliser le paiement direct vous devez configurer au préalable votre compte de banque et
vos fournisseurs.
Vous devez identifier dans l'écran d'appel:
· La corporation, la division principale ainsi que le code de banque pour laquelle le fichier
TFE doit être créé.
· L'intervalle de dates pour lequel les transactions doivent être comprises.
· Le système tant qu'à lui inscrira le numéro de transfert qui sera créé.
· Vous indiquer la date de transaction du fichier créé.
· Le système vous indique le répertoire où le fichier sera sauvegardé. Vous pouvez le
modifier s'il y a lieu. Il est important de garder en mémoire ce répertoire car lors du
transfert du fichier à votre institution financière, vous devrez récupérer le fichier à
transmettre à partir de celui-ci.
122 / 151
Vous sélectionner les transactions à inclure dans le fichier et cliquer sur OK.
Une confirmation vous sera alors demandée.
123 / 151
Si vous répondez dans l'affirmative un rapport vous indiquant le contenu du fichier de
transfert vous sera affiché à l'écran. Il est fortement suggéré de l'imprimer.
Par la suite il ne vous reste qu'à transférer le fichier à votre institution financière.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur complet de livres électroniques Kindle
CHÈQUES ET DÉPENSES RÉPÉTITIFS

Vous permet de créer des chèques ou dépenses répétitifs devant être acquittés à des
intervalles réguliers.
Chèques répétitifs (sans facture)
CHÈQUES RÉPÉTITIFS
Pour débuter vous cliquer sur pour débuter un chèque répétitif.
124 / 151
Vous devez entrer les informations suivantes:
· La corporation et la division principale d'où sera effectué le paiement.

· La catégorie et la compagnie pour lequel le paiement doit être fait.
· Par défaut le type de journal sera à Déboursé.
· Le montant du paiement.
· La fréquence de paiement.
· Le type de paiement (chèque ou paiement direct).
· La date de début du premier paiement et la date de fin. La date de début est importante
car elle déterminera la date des chèques. Par exemple si le chèque doit être daté pour le
15 de chaque mois, la date de début, par exemple, doit être 2014-01-15. Donc si la
fréquence est mensuelle les chèques seront datés du 2014-01-14, 2014-02-15, etc... La
date fin si elle n'est pas connue pourrait être 2099-12-31. Elle pourra être modifiée s'il y
a lieu.
· Entrer une description indiquant ce qui sera payé.
Cliquer ensuite sur pour sauvegarder cette première partie du paiement. Il faut
maintenant identifier les détails d'écriture, c'est à dire les comptes de dépense et la banque
affectés en cliquant sur comme vous le feriez à l'entrée d'un chèque

standard.
125 / 151
Lorsque les débits et les crédits sont identiques vous cliquez sur pour terminer
l'opération.
Dépenses répétitives (facture)
DÉPENSES RÉPÉTITIVES
Pour débuter cliquez sur .
Par la suite compléter l'écran suivant:
126 / 151
Les information suivantes sont nécessaires:
· La catégorie et la compagnie pour laquelle vous voulez payer une facture.

· Le montant du paiement à déduire sur la facture.
· La fréquence de paiement.
· La date de début du premier paiement et la date de fin. La date de début est importante
car elle déterminera la date des chèques. Par exemple si le chèque doit être daté pour le
15 de chaque mois, la date de début, par exemple, doit être 2014-01-15. Donc si la
fréquence est mensuelle les chèques seront datés du 2014-01-14, 2014-02-15, etc... La
date fin si elle n'est pas connue pourrait être 2099-12-31. Elle pourra être modifiée s'il y
a lieu.
· Cliquer sur OK pour compléter la transaction.
127 / 151
Préparation des chèques e dépenses répétitifs
PRÉPARATION DES CHÈQUES E DES DÉPENSES

RÉPÉTITIFS
Permet de transférer les paiements répétitifs vers les paiements réguliers. Indiquer la
corporation, la division, la période fiscale, l'année fiscale et le compte de banque qui doit être
affecté pour ce paiement.
Lorsque la préparation est faite, il est possible d'aller modifier ces chèques répétitifs de façon
temporaire dans le journal déboursé qui aura alors été créé.
Cliquer ensuite sur dans le haut de l'écran pour poursuivre le

processus.
128 / 151
Le système vous affichera les chèques devant être produits selon l'année et la période fiscale
choisies dans l'écran d'appel. Sélectionner ce qui doit être payé et cliquez sur OK par la
suite.
Une confirmation vous sera demandée.
Suite à cette confirmation le système a créé un journal Déboursé ayant le statut non
permanent.
129 / 151
Vous devez alors suivre la procédure habituelle pour le transfert au grand-livre et l'impression
des chèques.
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Éditeur de documentation CHM facile
Rapports
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des documents d'aide HTML facilement
Impression des chèques
IMPRESSION DES CHÈQUES

Le système vous permet d'imprimer les formulaires suivants:
· Un chèque normal (avec 2 talons). C'est le format par défaut du système.

· Un duplicata (un chèque normal avec un deuxième exemplaire avec le mot duplicata qui
est déjà imprimé sur le formulaire).
· Ligne de signature seulement.
· Chèque en blanc. (formulaire qui pourra être complété à la main).
· Talons additionnels. (un 3ième talon s'imprimera sur des feuilles blanches à la fin des
chèques réguliers).
Écran d'appel pour lancer une impression de chèque
130 / 151
Vous les principaux points à indiquer:
· La corporation, la division principale et le compte de banque dans lequel les chèques ont
été enregistrés.
· La période pour laquelle les chèques doivent être imprimés.
· Si un logo doit être imprimé cocher la case appropriée. Le logo indiqué dans la
corporation sera alors imprimé.
· Si l'adresse de la corporation doit être imprimée cocher la case. Même chose pour
l'institution financière
· Le format du chèque à utiliser. Habituellement il faut choisir NORMAL (AVEC DEUX
TALONS).
· Combien de lignes de signature à imprimer ? (1, 2 ou aucune).
· Vous pouvez également imprimer des signatures numérisées. Il faut alors cocher
IMPRIMER LA PREMIÈRE et/ou DEUXIÈME SIGNATURE, selon le cas, et indiquer où est situé
le fichier de la signature en format JPEG de préférence.
· Cocher la case IMPRIMER L'ADRESSE DU FOURNISSEUR pour que ses coordonnées
s'impriment. Vous pouvez également imprimer votre numéro de client sur le chèque.
Cocher la case IMRPIMER LE NUMÉRO DE RÉFÉRENCE DU FOURNISSEUR.
Tous vos paramètres seront sauvegardés pour la prochaine impression.
Pour déclencher l'impression cliquer sur dans le haut de l'écran.
Tous les chèques compris dans l'intervalle de date indiqué seront dans l'écran de sélection.
131 / 151
Vous sélectionner les chèques à imprimer et vous cliquer sur OK.
Les chèques seront affichés en premier lieu à l'écran.
132 / 151
Cliquer ensuite sur IMPRIMER pour déclencher l'impression sur vos formulaires.
Confirmer ensuite que l'impression s'est bien passée. Si un problème est survenu, mauvaise
impression, formulaire dans le mauvais sens, etc., vous devrez alors utiliser la fonction
RÉIMPRESSION DE CHÈQUE.
Liste des chèques
LISTE DE CHÈQUES
Vous permet de consulter une liste de chèque pour une corporation, une division principale,
une année et une période fiscale ainsi qu'un compte de banque donné.
133 / 151
Âge des comptes à payer
ÂGE DES COMPTES À PAYER
Permet d'imprimer l'âge des comptes à payer d'un ou de plusieurs fournisseurs, afin d'avoir un
aperçu de nos comptes à payer à une date précise. Ce rapport présente un détail abrégé de
chaque facture. Vous pouvez également afficher le détail, c'est à dire les comptes affectés,
lors de l'entrée de la facture et/ou du paiement de la facture.
Sans détail
134 / 151
Avec détail
135 / 151
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Éditeur complet de livres électroniques ePub
Liste des factures
LISTE DES FACTURES
136 / 151
Imprime la liste des factures avec le solde selon la date de fin sélectionnée.
S'imprime en ordre de numéro de facture, date de facture ou trier par numéro de fournisseur.
Au choix vous pouvez imprimer toutes les factures ou seulement les factures payées ou non
payées.
On peut également à partir de ce rapport consulter le détail de la facture et des paiements.
137 / 151
Interrogation des dépenses
INTERROGATION DES DÉPENSES

Permet d'interroger les déboursés ou les achats par corporation, division, numéro de compte
et type de transactions (achats ou déboursés). On peut faire le filtre sur un fournisseur, une
période ou demander une recherche sur tous les fournisseurs et toutes les périodes.
138 / 151
139 / 151
Bordereau de paiement
BORDEREAU DE PAIEMENT
Vous permet de consulter les chèques faisant partie d'un paiement (journal). Le journal peut
avoir comme statut non permanent (non transféré au grand-livre) ou bien permanent
(transféré au grand-livre). Plusieurs journaux peuvent être sélectionnés simultanément.
L'écran de sélection vous permettra ensuite de choisir le ou les journaux à imprimer.
140 / 151
Paiements du mois
PAIEMENTS DU MOIS
Permet d'imprimer un rapport des paiements du mois pour une année fiscale, une période
fiscale et un compte de banque donné.
141 / 151
CHÈQUES ET DÉPENSES RÉPÉTITIFS

Pour une corporation, une division principale et pour un intervalle de dates donné, le système
vous indiquera les paiements répétitifs qui devraient être faits dans la période indiquée.
142 / 151
Journal des taxes
JOURNAL DES TAXES

Pour une corporation, une division principale et un intervalle de périodes fiscales données, le
système vous donnera les transactions qui ont affectés les comptes de taxes définis dans la
configuration des taxes de la division sélectionnée. Vous pouvez choisir d'imprimer les
transactions du compte de TPS, du compte de TVQ ou des deux.
143 / 151
Sommaire des journaux
SOMMAIRE DES JOURNAUX

Ce rapport vous donne un résumé des comptes affectés par toutes les transactions
provenant du module «comptes à payer» pour une corporation, une division principale, une
année et une période fiscale.
144 / 151
Liste des compagnies
LISTE DES COMPAGNIES

Rapport vous donnant soit une liste des compagnies détaillée ou sommaire.
145 / 151
Détaillée:
Sommaire:
Traitements spéciaux
146 / 151
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Créer des documents d'aide PDF facilement
Réimpression de chèques
RÉIMPRESSION DE CHÈQUES
Lors de la réimpression le système crée un nouveau chèque (nouveau numéro). Le numéro
de chèque réimprimé tant qu'à lui aura comme nouveau numéro qui débutera avec la lettre
«A». Par exemple si vous réimprimez le chèque #0000000123, ce chèque aura comme
nouveau numéro A0000000123. Le nouveau tant qu'à lui aura le prochain numéro de chèque
prévu dans la séquence.
Au niveau des transactions comptables, le système renverse la transaction du chèque annulé

et recrée une nouvelle transaction avec la date que vous avez indiquée.
· Vous devez en premier lieu identifier la corporation, la division principale et le compte de

banque dans lequel le chèque original a été créé.
· Par la suite indiquer la date, ou l'intervalle de date ou le chèque a été imprimé
originalement ainsi que la date du nouveau chèque.
· Cliquer ensuite sur dans le haut de l'écran qui vous permettra de sélectionner
le ou les chèques à réimprimer.
147 / 151
En cliquant sur OK une confirmation vous est demandée.
En répondant dans l'affirmative le processus est enclenché et le chèque pourra être imprimé
immédiatement.
148 / 151
Annulation de chèques
ANNULATION DE CHÈQUES
Le numéro de chèque annulé tant qu'à lui aura comme nouveau numéro qui débutera avec la
lettre «A». Par exemple si vous annulez le chèque #0000000123, ce chèque aura comme
nouveau numéro A0000000123.
Au niveau des transactions comptables, le système renverse la transaction du chèque annulé

à la date que vous aurez indiquée dans l'écran d'appel.
Vous sélectionnez le ou les chèques à annuler et cliquer ensuite sur OK.
149 / 151
En répondant dans l'affirmative le processus est alors enclenché.
150 / 151
COMPTES À RECEVOIR
Définitions
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Éditeur complet de livres électroniques ePub
Catégories d'article
CATÉGORIES D'ARTICLE
Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Produire facilement des livres électroniques Kindle
Articles
ARTICLES
États de compte
ÉTATS DE COMPTE
Sert à regrouper les clients ayant la même fréquence d'impression de leur état de compte.
Le code peut contenir jusqu'à 10 caractères alphanumériques.
151 / 151

Administration Finance

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Administration Finance

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Management

Administration / Finance (Management / Finance) .................................................................. 5

Liste de comptes GL à imprimer

Configuration des états financiers

Transfert des écritures répétitives

Supprimer les transactions conciliées

Transfert des soldes

Récupération des soldes

Conversion des taux de change

Consolidation des comptes

Calcul des soldes

Transfert d'un journal PGID

Déboursés sans facture

Déboursés avec facture

Journaux des achats (factures)

Application de crédit sur facture

Génération d'un fichier TFE

Chèques et dépenses répétitifs

Chèques répétitifs (sans facture)

Dépenses répétitives (facture)

Préparation des chèques e dépenses répétitifs

Impression des chèques

Liste des chèques

Liste des factures

Interrogation des dépenses

Chèques et dépenses répétitifs

Journal des taxes

Sommaire des journaux

Liste des compagnies

Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Outil de création d'aide complet

Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation complet

Nomenclature des icônes

ÎCONES LES PLUS SOUVENTS UTILISÉS

Effacer l'enregistrement sélectionné si les règles d'intégrité sont respectées.

Permet la visualisation d'un rapport.

Permet de sauvegarder votre entrée tout en fermant l'écran d'édition.

Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur d'aides CHM gratuit

Le code de PAYS peut contenir jusqu'à 10 caractères.

Dernier item de la combinaison pays, province et ville.

Une corporation est en fait l'association ou l'entreprise pour laquelle la

Nombre de périodes fiscale

Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentations PDF gratuit

Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation et EPub facile

Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Environnement de création d'aide complet

Reliée à la division principale

Bénéfices non répartis

Gain/perte sur échange

Article de manutention par défaut

Réclamation des taxes

RÉCLAMATION DES TAXES

Le nom de la taxe à récupérer (TPS et TVQ).

Sélectionnez le type du compte :

Émettre des reçus pour ce compte

Ce compte est applicable au calcul de la réclamation de la taxe -1 (TPS)

Ce compte est applicable au calcul de la réclamation de la taxe -2 (TVQ)

Créé avec HelpNDoc Personal Edition: Générateur de documentation iPhone gratuit

ONGLET BALANCE DE COMPTE

Le numéro du compte, son type et sa description.

L'année fiscale choisie.

Le type de balance de compte choisi (courant ou budget).

Voici donc les renseignements disponibles:

Numéro d'abonné TFE

Dernier no. transfert TFE