FICHE DE POSTE ANNEXÉE AU CONTRAT DE TRAVAIL

Madame Aurélie LEROY

Titre du poste : CONSEILLÈRE EN SÉJOUR
Chargée de la boutique, de l’accueil des visiteurs, de la gestion des stocks, de l’assistance à la promotion, de
l’animation des réseaux et l’administration générale.

Direction / service : Office de tourisme Cœur de Lorraine

Lieu de travail principal : Bureau d’accueil permanent de Saint-Mihiel
Date de création du poste : 1er juillet 2013 - Date de mise à jour de la fiche de poste : novembre 2015

Identification du titulaire : Mme Aurélie LEROY CDI emploi d’avenir – 35 h / semaine

Qualification et échelon : EMPLOYÉE – Echelon 1.2 Indice (en point) : 1 382
Ancienneté dans le poste : novembre 2015

Responsabilités générales du poste :

1. Accueillir, informer et conseiller les visiteurs (physique, téléphonique, postal, électronique) par tous les
moyens mis à disposition ;
2. Vendre et promouvoir la destination et ses prestataires ;
3. Vendre les produits d’animation locale et la boutique ;
4. Organiser et gérer les informations touristiques à l’accueil et sur la base de données régionale
(événementiel/animations) ;
5. Gestion des réclamations ;
6. Gestion et suivi des statistiques ;

Responsabilités spécifiques du poste :

1. Gestion la documentation touristique (tenue des stocks, présentoirs, mise à jour, recueil des informations,
relecture, diffusion, ...) ;
2. Servir d'interface avec les prestataires du territoire
3. Mise à jour de la base de données SitLor concernant les animations ;
4. Gérer les réservations des visites guidées et participation à l’animation des visites.
5. Suivi de la boutique, des dépôts ventes, de la billetterie et des expositions du hall inférieur.
6. Participer à l’animation des réseaux, des groupes de travail thématiques, développer les relations avec
les partenaires locaux (prestataires, associations, élus, ...), suivi de la vie associative de l’office ;
7. Participer ponctuellement aux missions de promotion extérieures (ex : salons ...) ;
8. Assister la direction dans les tâches administratives de l’office de tourisme ;
9. Suivi et formation des saisonniers sur l’ensemble des lieux d’accueil de l’office ;
10. Appliquer les décisions de la gouvernance et toujours avancer dans le respect des orientations politiques
décidées.

Ces missions n’excluent pas la participation et le suivi de dossiers ponctuels.

Structure organisationnelle du poste :

Laurent PALIN - Président de l’office de tourisme

et membres du conseil d’administration de l’office de tourisme

Clothilde REY
Directrice de l’office de tourisme

Aurelie LEROY Collègues

Conseillère en séjour Maud GISQUET
Chargée de communication et de
promotion

Loren HAUTERIVE
Apprentie conseillère en séjour
Collaborateurs saisonniers, stagiaires …

OFFICE DE TOURISME CŒUR DE LORRAINE - Rue du palais de justice 55300 SAINT-MIHIEL

Tel : 03 29 89 06 47 – accueil@coeurdelorraine-tourisme.fr

www.coeurdelorraine-tourisme.fr
OFFICE DE TOURISME CŒUR DE LORRAINE - Rue du palais de justice 55300 SAINT-MIHIEL
Tel : 03 29 89 06 47 – accueil@coeurdelorraine-tourisme.fr

www.coeurdelorraine-tourisme.fr
 Fiche de poste Conseillère en séjour – Aurélie LEROY – Novembre 2015

Nature et étendue des fonctions :

ACCUEIL :
- Assurer les permanences selon le planning validé par la Direction ;
- Gérer les demandes d’informations (accueil, téléphone, répondeur, boîte mail, fax, ...) ;
- Gérer les inscriptions aux animations diverses/visites guidées,
- Développer et valoriser la boutique.
- Mettre en place et gérer les outils nécessaires aux respects des normes exigées par la catégorie II et la
Qualité Tourisme, permettant la garantie d’un accueil de qualité ;
- Ouverture et fermeture du complexe culturel.

GESTION DE L’INFORMATION :
- Contribuer à la bonne tenue du hall d’accueil, de l’affichage intérieur/extérieur et des présentoirs ;
- Contribuer à la bonne tenue des bases de données (prestataires, associations, partenaires, ...) ;
- Collecter et traiter les informations concernant les actualités (disponibilités, préparation des éditions ;
mise à jour de la base SitLor, ...) ;
- En collaboration avec la chargée de communication, réaliser la newsletter, l’affichage à l’écran et le
panneau animations.

ADMINISTRATION :
- Gérer les statistiques et mise à jour des tableaux du complexe culturel et de l'office de tourisme ;
- Assurer le décompte des caisses, de la régie et la bonne tenue des billetteries conventionnées ;
- Participer aux tâches administratives de l’office de tourisme (mailing, préparation des Comités de
Direction, courriers et courriels de convocation, préparation des dossiers et comptes rendus, réservation
de salles, ....).
- Organisation des vernissages : envoi des invitations, commande des boissons, installation, accueil ...
- Mandataire de la régie municipale du complexe culturel.

ANIMATION DE LA THÉMATIQUE :
- Gestion et maîtrise des stocks de documentations. Renforcer les comportements liés au développement
durable dans la structure.

VIE DE LA STRUCTURE :
- Participer à la rédaction et respecter les procédures opératoires définies par le personnel et la direction
pour le bon fonctionnement de la structure ;
- Participer à l’ensemble des tâches qui garantissent l’image d’une structure propre (ménage), accueillante
(rangement), ordonnée et responsable (tri des déchets, …)

Contexte :
Les communautés de communes du Canton de Fresnes en Woëvre, du Chardon Lorrain, du Sammiellois,
d’Entre Aire et Meuse et Côtes de Meuse Woëvre se sont unies en un office de tourisme commun sous forme
associative en 2013, l’office de tourisme Cœur de Lorraine. La structure doit démontrer que la mutualisation
des moyens permet de renforcer l’efficacité.

Obstacles et défis à surmonter :

- Mettre en place et développer un nouvel office de tourisme ainsi que son image et créer sa notoriété.
- Promouvoir et valoriser le nouveau territoire et ses atouts au-delà des frontières administratives.
- Participer à l’élaboration et s’adapter aux procédures opératoires définies avec l’ensemble du personnel
et la direction pour améliorer la performance des missions confiées à l’office de tourisme, à savoir
« l’accueil, l’information et la promotion ».

Objectif à réaliser :
S’attacher à la qualité des services et prestations, s’appliquer à soigner tous les détails de présentation des
produits et services, communiquer avec ses collègues et partager l’information, être force de proposition.
Développer les partenariats, services et adhérents de la structure.

Autonomie donnée : Le titulaire du poste dispose d’une autonomie d’exécution dans le cadre des
procédures et des orientations définies par la hiérarchie.

Formation requise :
Connaissance des missions de l'OT et des services qu'il fournit
Connaissance de l'organisation documentaire
Connaissance des informations pratiques du territoire
Connaissance des prestataires
OFFICE DE TOURISME CŒUR DE LORRAINE - Rue du palais de justice 55300 SAINT-MIHIEL
Tel : 03 29 89 06 47 – accueil@coeurdelorraine-tourisme.fr

www.coeurdelorraine-tourisme.fr
 Fiche de poste Conseillère en séjour – Aurélie LEROY – Novembre 2015
Connaissance des produits boutique
Connaissance des produits événementiels
Connaissance des produits touristiques
Connaissance des relais d'informations locaux (archives, historiens, services culturels, associations
spécialisées…)
Connaissance du réseau de diffusion

Connaissance touristique du territoire

Connaissance de la messagerie électronique et navigateur
Connaissance environnement Windows
Gestion administrative de la boutique
Gestion de l'entretien
Gestion des stocks de documentation
Gestion du temps et des priorités
Maîtrise d'Excel
Maîtrise du logiciel SITLOR
Maitrise d'une langue étrangère

Méthodologie de questionnement (QQOQCCP...)

Procédure de traitement des réclamations
Procédures de commande (interne / externe)
Techniques d'accueil en vis-à-vis
Techniques d'accueil téléphonique
Techniques de communication
Techniques de médiation (gestion de conflit)
Techniques de merchandising
Techniques de reformulation
Techniques de vente
Techniques d'écoute active
Techniques de gestion du stress
Techniques de recherche et de vérification de l'information
Traitement statistique

Maîtrise de l’anglais et d’une deuxième langue (allemand ou néerlandais de préférence)

Qualités requises :
Bonne présentation et du bon sens du contact
Discrétion
Rigueur
Sens de l’organisation
Réactivité
Disponibilité

Permis de conduire.

Nom et visa du salarié Nom et visa de l’employeur

OFFICE DE TOURISME CŒUR DE LORRAINE - Rue du palais de justice 55300 SAINT-MIHIEL

Tel : 03 29 89 06 47 – accueil@coeurdelorraine-tourisme.fr

www.coeurdelorraine-tourisme.fr