Rapport de stage

Traitement comptable d’un acte infirmier

Professeur tuteur : GUEZENNEC Yannick Bezard Killian

Tutrice de stage : STANTINA Rachel DUT GEA
Option gestion comptable et financière
Association : ASAME, Mulhouse 68200 Semestre 4
Date du stage : du 12 Avril au 19 Juin Année 2017/2018
 Fiche descriptive pour les rapports - mémoires
(stage, projet tuteuré, projet professionnel, …)

Titre du rapport : Traitement comptable d’un acte infirmier

Type de rapport : stage autre, à préciser ......................

Auteur(s) : Bezard Killian

Nom de l’enseignant tuteur : Guezennec Yannick

Données entreprise
Nom de l’entreprise ou de l’institution de stage : Association de Soins et d’Aides Mulhouse et
Environs (ASAME)
Département : Haut-Rhin Ville : Mulhouse
Pays : France
Activité de l’entreprise : Aide à la personne

Nom du maitre de stage : Stantina Rachel

Fonction du responsable de stage : Directrice Administrative et Financière

Données rapport
Nombre de pages : 46

Mots-clés (5 maximum) : infirmier, comptabilité, prestation

Court résumé du rapport : (5 lignes maximum)

Lorsqu’un acte infirmier est effectué, il y a un mécanisme comptable spécifique qui est mis en
place, pour la comptabilisation et le suivi.

Données filière suivie par l’étudiant

Faculté, école, labo : (ex : IUT Colmar, FSESJ, …) IUT de Mulhouse
Département – filière : (ex : Carrières juridiques, Scimec, …) Gestion des entreprises et des administrations
Diplôme préparé : (ex : DUT CJ, Master anglais, …) DUT GEA
Année du cycle (ex : DUT1, DUT2 apprenti, …) DUT 2
Année universitaire : 2017/2018

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 Formulaire d’information sur le plagiat

Dans le règlement des examens validé par la CFVU du 2 octobre 2014, le plagiat est assimilé à une fraude.
Cette information est présentée à chaque étudiant de l’Université de Haute Alsace susceptible de rédiger
un document long de type thèse, mémoire ou rapport de stage. Le formulaire signé devra
obligatoirement être intégré au document.

Le plagiat consiste à reproduire un texte, une partie d’un texte, des données ou des images, toute
production (texte ou image), ou à paraphraser un texte sans indiquer la provenance ou l’auteur.

Le plagiat enfreint les règles de la déontologie universitaire et il constitue une fraude. Le plagiat constitue
également une atteinte au droit d’auteur et à la propriété intellectuelle, susceptible d’être assimilé à un
délit de contrefaçon.

En cas de plagiat dans un devoir, dossier, mémoire ou thèse, l’étudiant sera présenté à la section
disciplinaire de l’université qui pourra prononcer des sanctions allant de l’avertissement à l’exclusion. Dans
le cas où le plagiat est aussi caractérisé comme étant une contrefaçon, d’éventuelles poursuites judiciaires
pourront s’ajouter à la procédure disciplinaire.

Je soussigné(e) Killian BEZARD

Etudiant(e) à l’Université de Haute Alsace en : DUT GEA

Niveau d’études : DUT 2

Formation ou parcours : DUT GEA

Reconnaît avoir pris connaissance du formulaire d’information sur le plagiat.

Fait à Mulhouse Le 12/06/2018 Signature :

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3
4
 Remerciements

Je tiens à remercier Monsieur Paul MUMBACH, Président de l’Association de Soins et d’Aides

Mulhouse et Environs (ASAME), qui m’a permis d’effectuer mon stage dans sa structure.

Je remercie également ma tutrice de stage Madame Rachel STANTINA, qui m’a intégré au sein
de son équipe du siège ainsi que pour son aide pour mon rapport de stage.

Je voudrais remercier Madame Frédérique KAUFFMANN, Madame Karine JENNY et

Madame Pierrette STRICH pour le temps qu’elles ont passé pour m’expliquer le fonctionnement
comptable des différents services existants au sein de l’ASAME ; ainsi que toutes les personnes qui
travaillent au siège social (Annexe 1).

Je remercie aussi Madame Clarisse BOBENRIETH, qui m’a expliqué les tâches qu’elle effectue
dans les centres de soins, en tant que secrétaire.

Je tenais à adresser mes sincères remerciements à Madame Corantine SEILER, Madame Karine
JENNY et Madame Rachel STANTINA, pour leurs conseils ainsi que leurs corrections pour ce
rapport écrit.

Enfin, je voudrais remercier Monsieur Yannick GUEZENNEC qui m’a permis de trouver un
sujet concret pour ce rapport de stage. Sans toutes ces personnes, je n’aurais pas pu faire cette période
de stage dans les excellentes conditions qui ont été les miennes durant ce stage.

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 Résumé

Avec une population de plus en plus vieillissante, des problèmes commencent à apparaitre. Les
personnes âgées sont plus vulnérables, elles peuvent être dépendantes, isolées ou encore malades. Les
personnes actives sont de plus en plus sollicitées dans leurs activités, ont donc moins de temps pour
s’occuper de leurs anciens, et doivent trouver un système de garde pour leurs enfants.

Pour répondre à ces problématiques, l’association ASAME s’efforce de mettre en place des
solutions. C’est une structure de soins et de prestations médico-sociales, composée de divers services
tournés vers l’Humain. Ils sont implantés à Mulhouse et couvrent tout le sud du Haut-Rhin. Les
services proposés vont de la garde d’enfants de 0 à 3 ans, avec le service de la Petite Enfance (PE)
jusqu’à la prise en charge en journée, de personnes âgées atteintes de la maladie d’Alzheimer ou de
troubles apparentés : Parkinson, démence à corps de Lewy1.

Au cours du stage, j’ai assisté les comptables des différents services dans leurs différentes
tâches ; le service des Centres de Soins Infirmiers (CSI) et la « SAS Resosoins.net » qui sont gérés
comptablement par Madame Karine JENNY pour qui j’ai saisi des pièces comptables. Puis, j’ai
également travaillé avec Madame Pierrette STRICH qui s’occupe de la PE, du Service de Portage de
Repas (SPR), de l’Accueil De Jour (ADJ), du Service d’Aide à la Personne (SAP) et du service de
mandataire. Enfin, j’ai plus régulièrement travaillé avec Madame Frédérique KAUFFMANN qui
s’occupe de la comptabilisation du siège, des différentes SCI détenus par l’association. Elle est
également gestionnaire de paie pour les services de la PE, de l’ADJ, des CSI et de «
SAS Resosoins.net » et du personnel travaillant au siège. Avec Madame Rachel STANTINA
(Directrice Administrative et Financière), nous avons décidé de faire ces différentes missions afin
d’approfondir mes connaissances sur la structure, ainsi que pour voir les traitements comptables ayant
des particularités.

1
Cette maladie est proche de Alzheimer et de Parkinson, elle peut provoquer des hallucinations fréquentes, des
manques d’attention allant jusqu’à des somnolences.

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 Sommaire
Introduction ..............................................................................................................................8
1) Présentation .........................................................................................................................9
1.1. Historique de l’association .................................................................................................... 9
1.2. Bénéficiaires et fournisseurs ............................................................................................... 10
1.3. SWOT ................................................................................................................................... 11
2) Traitement dans les centres ...............................................................................................12
2.1. Précision sur le service ........................................................................................................ 12
2.2. Récupération des informations ........................................................................................... 13
2.3. Facture et quittance ............................................................................................................ 14
3) Traitement comptable des informations ...........................................................................15
3.1. Importation ......................................................................................................................... 15
3.2. Le traitement comptable..................................................................................................... 15
3.2.1 La comptabilisation.............................................................................................................. 15
3.2.2. Le lettrage ............................................................................................................................ 17
3.2.3. Le traitement des cas spécifiques ....................................................................................... 17
3.2.3.1. Cas d’une intervention au SSIAD ..................................................................................... 17
3.2.3.2. Cas de HAD ...................................................................................................................... 18
3.2.3.3. Cas d’automatisation défaillante..................................................................................... 18
3.2.3.4. Cas de rejet ...................................................................................................................... 19
3.2.3.5. Cas de trop-perçu ............................................................................................................ 19
3.2.3.6. Cas d’hospitalisation........................................................................................................ 21
3.3. Le ticket modérateur ........................................................................................................... 22
Conclusion ..............................................................................................................................24
Table des matières .................................................................................................................25
Bibliographie...........................................................................................................................26
Registre de sigle......................................................................................................................28
Annexes ..................................................................................................................................29

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 Introduction

Dans le cadre du DUT Gestion des Entreprises et des administrations, un stage d’une durée de
dix semaines était à effectuer pour confirmer et affiner les connaissances accumulées durant les deux
ans de formation. Etant en option Gestion Comptable et Financière, j’ai dû choisir une entreprise dans
laquelle je devais appliquer mes connaissances en comptabilité ou une matière « principale »
enseignée en DUT. Pour la période de stage, j’ai pu intégrer une association d’aide à la personne.

Durant mes études en gestion et en comptabilité, j’ai acquis des compétences propres à ce
domaine étendu. Cependant, on ne nous avait jamais réellement enseigné autre chose que ces
disciplines dans le cadre d’entreprise ou d’administration. Le fait de pouvoir effectuer ce stage dans
une association m’a permis d’étendre mes connaissances dans un domaine peu étudié. L’association
est régulièrement vue comme un organisme peu structuré et cela, à tort. L’ASAME est une association
à but non lucratif, qui a des similitudes avec une entreprise, que ce soit par sa gestion des paies, par
son encadrement des équipes, ou par son traitement comptable.

Pendant le stage, j’ai effectué des enregistrements comptables pour plusieurs services. Lorsque
j’ai travaillé pour les CSI, j’ai découvert le milieu paramédical et la notion « d’actes » avec cotation.

Nous allons expliquer la retranscription d’une intervention faite par un infirmier en comptabilité et
son suivi.

Nous allons, premièrement, nous intéresser à l’historique de l’ASAME. Suite à cela, nous allons
expliquer quelles sont les actions nécessaires à la facturation et pour finir, nous allons observer le
traitement comptable correspondant à la facturation.

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 1) Présentation

1.1. Historique de l’association

L’ASAME voit le jour en 1974, avec la reprise du Centre de Soins de Dornach aux Sœurs
gardes- malades. Ces Sœurs faisaient partie de la congrégation des Sœurs Très Saint Sauveur (qui ont
créée la clinique Saint Sauveur). Présentes depuis 1853, elles procuraient des soins dans des centres
qui ont pour la plupart disparu aujourd’hui.

Quatorze ans après la reprise des centres de soins, en 1988, l’association diversifie son offre
avec le Service de Soins Infirmiers à Domicile pour Personnes Agées (SSIDPA qui avec le temps fut
renommé Service de Soins Infirmiers A Domicile (SSIAD)). Ce nouveau service permet à des
personnes avec de lourds handicaps ou très dépendantes, d’avoir des aides-soignantes à domicile pour
leur faire des soins de confort (aide au lever, toilette …).

Dans l’optique de vouloir aider le plus grand nombre, en 2003, la structure a créé le SAP afin
d’aider au quotidien des personnes en situation de dépendance et/ou de handicap et ce, dans leurs
tâches quotidiennes.

Avec ces diverses créations de services et l’augmentation des prestations, l’ASAME a créé la
« SCI les Castors » pour acquérir le bâtiment n°4 rue des Castors afin d’y installer son nouveau siège.

Pour compléter la prestation du SAP, l’ASAME décide en 2008 de créer deux nouveaux
services : le SPR qui livre les repas chez les bénéficiaires et l’ADJ qui comme son nom l’indique
accueille la journée des personnes âgées ou atteintes de troubles cognitifs.

Toujours plus soucieux de la population environnant Mulhouse, l’ASAME obtient

l’autorisation par un arrêté en 2010 de créer une Equipe Spécialisée Alzheimer (ESA). Cette équipe
se rend directement au domicile de la personne atteinte d’un trouble cognitif, pour mieux comprendre
le niveau de dépendance du bénéficiaire.

Un an après l’ouverture de l’ESA, l’ASAME ouvre deux micro-crèches à Mulhouse pour aider
les parents face à leurs problèmes de garde. Une troisième micro-crèche verra le jour en 2012 à
Westhalten, suite à la demande de la collectivité. (Annexe 2).

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 En 2015, la « SAS les Bateliers » est fondée. Cette dernière gère des villages séniors en louant
des appartements à des personnes âgées. Les loyers perçus sont reversés aux différents propriétaires.

L’année qui suit la création de la « SAS les bateliers », l’association rachète la « SARL
l’Alouette ». Cette entreprise réalise des ventes de matériel médical (gants, protection …). Au début
de l’année 2018, la structure est renommée « Resosoins.net » (Annexe 3). L’ASAME a décidé de
racheter cette entreprise pour développer la télémédecine2.

1.2. Bénéficiaires et fournisseurs

Etant une association à but non lucratif, l’ASAME ne cherche pas à faire de profit, l’argent
engendré par ces différentes activités est gardé et réinvestit pour améliorer la qualité des prestations.
Les personnes qui bénéficient des aides ont plusieurs profils ; des enfants pour la petite enfance, des
personnes de tout âge et ayant ou pas des difficultés peuvent être aidées (simple entretien de cadre de
vie, du portage de repas, des aides humaines, des soins infirmiers, des consultations médicales, …).

Les prestations peuvent être facturées en « plein tarif » (pas de prise en charge). En fonction du
patrimoine, le Conseil Départemental peut participer au maintien à domicile en attribuant à la
personne une enveloppe financière. D’autres organismes (caisses de retraites, mutuelles) peuvent
également financer une partie des prestations. Les prestations du SSIAD et des CSI sont financées
par les caisses de la sécurité sociale et par l’Agence Régional de Santé (ARS).

Pour ce qui est des fournisseurs, l’ASAME a une stratégie d’intégration, c’est-à-dire qu’elle va
utiliser ses propres moyens pour réaliser ses services. Par exemple : si un bénéficiaire du SSIAD a
besoin d’une intervention « infirmière », et comme le salarié du SSIAD (qui est un aide-soignant)
n’est pas compétent pour effectuer l’acte, c’est un infirmier qui va prendre le relais. Cette prestation
va être facturée au SSIAD. D’autre part, la « SAS Resosoins.net » vend aux différents services des
matériels adaptés pour les prestations que les salariés doivent réaliser. En général, les achats sont
réalisés de manière mutualisés, c’est-à-dire que l’on va acheter une quantité conséquente, qui donne
une force de négociation sur le montant à payer.

2
Il s’agit d’une consultation médicale effectuée par un médecin diplômé à distance, c’est un infirmier qui va par
téléconférence effectuer les démarches que demande le médecin.

10
 1.3. SWOT

Comme expliqué dans l’introduction, l’ASAME peut être comparée à une entreprise. De ce fait,
nous pouvons utiliser des outils d’analyse similaire à ces sociétés. Nous pouvons faire une analyse
interne et externe de son environnement. Cette analyse pourra nous montrer les forces, les faiblesses
ainsi que les opportunités et les menaces.

Analyse SWOT de l’organisation ASAME

Force Faiblesse
Analyse Externe Analyse Interne

Il y a une implantation historique

Il y a un taux de turn-over3
dans Mulhouse.
important dans certains services.
Mobilité dans tout le Haut-Rhin

Opportunité
L’ASAME est la première
association à mettre en place la
télémédecine.
Un vieillissement de la population
Menace
Il y a une forte concurrence avec
l’APA MAD, et il y a également une
forte concurrence avec les infirmiers
libéraux

Maintenant que nous avons vu l’association de manière globale, nous allons regarder plus
précisément le service des CSI et le traitement comptable particulier d’un acte infirmier.

3
: Il s’agit d’un indicateur qui représente le coût supporté par l’entreprise lié aux départs de salarié et celui des embauches, cela
montre la rotation de l’effectif au sein de la structure.

11
 2) Traitement dans les centres

2.1. Précision sur le service

Les infirmiers des CSI sont tous des salariés, qui ont validé leurs diplômes ainsi que
l’expérience requise pour exercer ce métier. Il y a 10 centres de soins dans tout le Haut-Rhin (Voir
Annexe 4). Pour l’ouverture de ces centres, des démarches administratives ont été faites. Pour obtenir
l’autorisation d’ouverture des centres, des critères sont imposés par l’ARS. Il faut présenter un projet
de santé, qui comprend la description de l’activité, les procédures et les protocoles qui seront mis en
place dans le nouveau centre.

Avant de donner l’autorisation d’ouverture, il regarde aussi la zone où l’on souhaite créer un
centre. Un zonage est effectué tous les 5 ans, pour connaitre la répartition des centres de soins, cabinet
d’infirmier libéral. En fonction du nombre de centre, et de la densité de la population, un niveau est
donné à la zone qui va de, « sur dotée » à « très sous dotée ». L’agence de santé privilégie l’ouverture
des centres dans les zones « intermédiaires » jusqu’à « très sous dotée », pour lutter contre la
désertification paramédicale.

Chaque infirmier effectue une tournée aux domiciles des patients, et une permanence est
effectuée dans les centres pour les patients ne souhaitant pas une intervention à domicile. Les
interventions se font dans les environs du centre de soins, car l’objectif n’est pas d’intervenir dans
tout le Haut-Rhin. Il y a beaucoup d’infirmiers libéraux et la concurrence pour les interventions est
rude. Face à cette concurrence, certains centres ont fermé (Zilisheim). Lors de cette fermeture, les
infirmiers liés au centre fermé, ont été annexés au centre de Brunstatt.

Dans chaque centre se trouve un/une infirmier(ère) responsable du centre, plusieurs infirmiers
et une secrétaire. Ce service n’est accessible que sur ordonnance d’un médecin qui demande une
intervention infirmier (changement de pansement, perfusion…).

12
 2.2. Récupération des informations

Lorsque le patient contacte un centre pour une demande de prestation, l’infirmier du centre
convient avec le patient d’une date et une heure d’intervention. Au moment de la première
intervention, le patient doit remettre à l’infirmier l’ordonnance qui stipule le besoin d’une intervention
infirmier, la nature, et la durée totale des soins. L’infirmier va aussi prendre la carte vitale du patient,
et l’enregistrer à l’aide du lecteur de carte vitale. Cette action permet de déterminer sous quel régime
est assuré le patient, et le taux de prise en charge par la caisse.

A la fin de sa tournée, l’infirmier passe au centre dans lequel il est rattaché et donne à la
secrétaire son lecteur de carte vitale ainsi que les informations inscrites sur les ordonnances. La
secrétaire va ensuite brancher le lecteur de carte vitale à son ordinateur, afin de récupérer toutes les
données récoltées chez les patients directement sur le logiciel infirmier « Albus ». Les données
amassées vont permettre de créer le patient dans le logiciel. Cette création sera essentielle au suivi de
ses soins car, lorsqu’une intervention sera réalisée, l’infirmier pourra sur son téléphone valider qu’il
a bien effectué la prestation.

La secrétaire va saisir l’ordonnance sur « Albus » et le logiciel va codifier en fonction d’une

tarification propre à chaque type d’acte devant être réalisé (Annexe 5). Le montant de la facture va
changer, en fonction d’un coefficient lié à chaque du type d’intervention à effectuer. Par exemple :
pour une perfusion de plus d’une heure chez un patient cancéreux, la prestation sera codifiée AMI
15. C’est-à-dire qu’au prix d’un AMI on va multiplier le coefficient, dans notre exemple on fera
donc : 3,15 x 15 = 47,25 €.

L’ordonnance et la facture sont ensuite télétransmisses, aux caisses d’assurances directement

depuis le logiciel en ligne « Albus ». Cela permet une transmission rapide et un traitement efficace
du dossier. Outre la rapidité ou l’efficacité, la télétransmission directe permet de notifier le montant
que devra rembourser la caisse d’assurance au centre de soins. La télétransmission des dossiers
patients, permet d’automatiser le paiement des caisses d’assurances. Etant donné que le traitement a
été fait directement sur le logiciel « Albus », la facture passe automatiquement d’impayée à payée
(Annexe 16) pour la part prise en charge par l’AMO et l’AMC. Ce paiement effectué par les caisses
d’assurance, est appelé « retour NOEMIE ». NOEMIE est le sigle de « Norme Ouverte d’Echange
entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs ». Ces normes sont référencées dans un cahier des
charges qui a été mis à jour en juin 2016.

13
 2.3. Facture et quittance

On peut sur le logiciel « Albus », consulter la facture d’un patient (Annexe 6) qui donne ce que
chaque partie prend en charge.

Si sur la facture une partie du montant est dans la colonne Assurance Maladie Obligatoire
(AMO), elle s’attendra donc à un règlement de la part de la caisse d’assurance du patient.

On peut aussi voir apparaitre une partie de la somme dans la colonne Assurance Maladie
Complémentaire (AMC). Depuis le projet de loi voté par le Sénat sur la sécurisation de l’emploi le
14 mai 2013, et qui a pris effet le 1er janvier 2016, l’employeur est chargé de couvrir ses employés
avec une complémentaire de santé. Nous verrons un montant dans cette colonne, uniquement si
l’AMO et l’AMC sont enregistrés sur la carte vitale. Dans le cas où l’AMC n’est pas enregistrée, le
patient devra effectuer une demande remboursement.

Suite à cela, il peut arriver que le patient débourse aussi un montant restant à sa charge. Cette
somme va varier, en fonction de l’affiliation au régime d’assurance local ou général. Par exemple :
un patient affilié au régime local en Alsace, bénéficiera d’un taux de prise en charge de 90 %, il n’aura
à payer que 10 % de la somme totale. S’il s’agit d’un étudiant, qui est assuré à la MGEL par exemple,
l’assurance est au régime général. Donc lors d’une prise en charge médicale, seulement 70 % seront
pris en charge par la sécurité sociale et l’étudiant payera 30 %. Nous allons, dans une prochaine sous-
partie, nous concentrer sur la partie prise en charge par le patient.

Lors de la dernière intervention chez le patient, une quittance est donnée en mains propres à
son domicile. Ce document donne avec précision, les actes effectués tous au long de la période
d’intervention, ainsi que la répartition de la prise en charge (Annexe 7).

14
 3) Traitement comptable des informations

3.1. Importation

Au moins une fois par mois, la comptable importe les factures qui ont été créées, et les
règlements réceptionnés par les retours NOEMIE.

Dans un premier temps, on doit se rendre sur « Albus ». Ensuite on va sur les exportations, on
indique la date jusqu’à laquelle on veut les factures, et on coche uniquement les factures et les avoirs
(Annexe 8). Cela permet de créer un fichier importable sur notre logiciel de comptabilité « Ciel ».
Nous effectuons la même action pour les retours NOEMIE, non pas en sélectionnant les factures mais
les règlements (Annexe 8). Pour les règlements, cela permet de rassembler tous les paiements qui ont
été effectués dans la période. Suite à cela on va importer toutes les données récoltées sur notre logiciel
de comptabilité. Pour importer les informations sur le logiciel de comptabilité, il faut d’abord
paramétrer le logiciel (Annexe 9). Un profil ASAME a été créé pour ne faire apparaitre que les
informations essentielles dans le logiciel « Ciel », lors de l’importation des données. On indique aussi
au logiciel dans quels journaux devront être mises les factures, ainsi que les règlements. Il faut
renseigner tous les comptes à utiliser (comptes de produits, tiers et banque).

3.2. Le traitement comptable

Nous allons voir ce qu’implique cette importation au niveau des écritures comptables. Ensuite
nous allons voir quels sont les moyens mis en place pour le suivi des règlements.

3.2.1 La comptabilisation

Illustration de comptes en T dans le journal « vente CPAM »

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 Avant de recevoir le paiement, une facture a été créée (Annexe 10). Ici, le patient est affilié au
régime local Alsace-Lorraine, à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM). Son affiliation fait
qu’il est remboursé à 90 % sur ses frais de santé. Quand la facture est comptabilisée, on a dans le
compte 706 de prestations, le montant total des soins au crédit. L’intervention infirmier, est
remboursée par la sécurité sociale (CPAM), donc on a le montant devant être remboursé dans le
compte 411 au débit. Les 10 % restants à la charge du patient sont au débit du compte 4112.

Illustration de comptes en T dans le journal « règlements »

Suite à la facture, la CPAM va payer la prestation effectuée sur l’assuré. C’est le retour
NOEMIE provenant de la CPAM qui va permettre de notifier le règlement dans « Albus ». Nous
allons créditer le compte 411 à la hauteur de la prise en charge. Le compte 580 sera débité de la
somme perçue pour les interventions effectuées. Ce compte 580 sert à notifier le bon traitement des
retours NOEMIE ainsi qu’à son débit les sommes susceptibles d’être perçu en banque (voir 3.2.3.3.
Cas d’automatisation défaillante). C’est lors de l’importation depuis « Albus » que les écritures de
facture et de règlement sont générés.

Illustration de comptes en T dans le journal « banque »

Enfin, on comptabilise l’extrait bancaire. La banque est débitée du montant de la prestation

réalisée dans un centre. Donc nous allons créditer ce compte de virement interne, ce qui aura pour
incidence de solder le compte avec l’écriture de règlement précédente.

16
 3.2.2. Le lettrage

L’importation des données depuis « Albus » étant faite, et la comptabilisation de l’extrait

bancaire effectuée, on peut commencer à rapprocher toutes les informations. Pour faire ce
rapprochement, nous utilisons un système simple et efficace : le lettrage. Ce système consiste à
attribuer une lettre à plusieurs lignes d’écriture, de sorte à faire correspondre des opérations qui sont
liées de manière contextuelle. Par exemple, la constatation d’une dette et son paiement.

L’image ci-dessous, montre le lettrage d’un règlement importé depuis « Albus » (code du journal
REG), et le virement comptabilisé depuis l’extrait bancaire (code du journal CMD).

3.2.3. Le traitement des cas spécifiques

De part le nombre important d’interventions, les cas de prestation varient. Avec cette variation,
le traitement de chaque cas est spécial, nous allons expliquer ces différents cas.

3.2.3.1. Cas d’une intervention au SSIAD

Il peut arriver que le SSIAD intervienne chez les mêmes patients que les CSI. Lors de cette
situation, le SSIAD devra nous régler l’intégralité des prestations infirmiers. Dans ces cas, nous ne
télétransmettons pas l’ordonnance et la facture sur « Albus », pour ne pas avoir de retour NOEMIE.
La secrétaire dans le centre, doit créer la facture manuellement avec l’ordonnance du patient, sur le
logiciel infirmier. Une dotation est donnée tous les mois au SSIAD venant de l’ARS, pour financer
toutes les interventions et les charges qui peuvent s’y rattacher. Ils se servent d’une partie de cette
somme pour régler les actes infirmiers pratiqués sur leurs patients. Dans ce cas, nous regardons
directement avec Madame Laurence BLARASIN, qui archive tous les récapitulatifs d’interventions
des Infirmiers Diplômé d’Etat (IDE) pour son service. Sur ces résumés sont inscrits, le numéro de
facture, le nom du patient et le montant total qui nous a été versé. Ces informations vont nous
permettre de notifier manuellement dans « Albus » le règlement de chaque facture et, suite à cela on
fait une remise en banque sur le logiciel (voir 3.1. Importation), afin de pourvoir exporter tous les
règlements des factures provenant du SSIAD. Ces règlements exportés vont générer des écritures
permettant de lettrer le virement.

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 3.2.3.2. Cas de HAD

Il peut arriver que les infirmiers soient contactés directement par des équipes pluridisciplinaires
avec des patients ayant des pathologies complexes. Dans ce cas, on parlera d’Hospitalisation A
Domicile (HAD). C’est le médecin traitant qui est au commencement de la démarche, puisqu’il fait
appel à l’HAD (équipe pluridisciplinaire) pour prendre en charge son patient. L’équipe prenant le
patient en charge fait une visite hebdomadaire, pour prendre connaissance de l’état du patient. Pour
compléter leur suivi, les infirmiers vont faire des soins quotidiens sur le patient. Contrairement aux
autres interventions, aucune information n’est traitée sur « Albus », de ce fait aucune télétransmission
n’est effectuée, il n’y a donc pas de retour NOEMIE. Aucune facture ne parvient directement à
Madame Karine JENNY, elle doit attendre que l’HAD, envoie un récapitulatif des actes qu’a
prodigués à l’infirmier. Ce résumé est ensuite validé par l’IDE et renvoyé à l’hôpital pour le paiement.
Une copie est envoyée à la comptable. Elle comptabilise ce document comme une facture. A partir
de là, on peut lettrer la « facture » avec le paiement.

3.2.3.3. Cas d’automatisation défaillante

Les retours NOEMIE sont automatisés, mais il peut y avoir des erreurs. Il peut arriver que par
moments les retours NOEMIE ne notifient pas le paiement sur « Albus ». Le principal impact est le
fait que sans la notification, la facture reste en impayée, donc nous n’avons sur le logiciel aucun
règlement effectué. Pour corriger cette anomalie, Madame Karine JENNY m’a expliqué par quel
moyen nous pouvons trouver d’où vient l’erreur. Il faut aller sur le site « ameli », et regarder
directement la rubrique « tiers payant : date de paiement » (Annexe 11). Cette démarche, nous permet
de voir tous les paiements effectués par une caisse d’assurance au cours d’une période. Après avoir
trouvé les factures payées non notifiés sur « Albus », il faut aller sur toutes ces factures et
manuellement noter le règlement (Annexe 12). Suite à cela, nous effectuons la remise en banque
depuis le logiciel infirmier (voir 3.1. Importation), afin d’importer les règlements. Nous pouvons à ce
moment, lettrer le virement avec le règlement.

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 Des erreurs peuvent aussi être commises par les secrétaires, ce qui va impacter les virements
effectués par les caisses d’assurance. C’est le cas pour les rejets de facture, pour les factures réglées
deux fois où encore dans le cas d’hospitalisation.

3.2.3.4. Cas de rejet

Il peut y avoir des cas de rejets lorsque, le patient change d’assureur, ou qu’il change de régime
(local, général, ALD …) et qu’il ne met pas à jour sa carte vitale. Cette négligence entraîne une prise
de données erronée, et une demande de remboursement à la mauvaise caisse d’assurance ou un taux
de remboursement différent (régime local ou général). Lorsque la secrétaire traite les retours
NOEMIE, le logiciel « Albus » notifie les factures rejetées. A ce moment, elle doit annuler la facture
rejetée, « Albus » crée un avoir pour comptablement indiquer que la facture a été annulée. Elle doit
retraiter la facture avec les informations mises à jour. Dans ce cas du rejet de facture, il faut attendre
les prochains virements pour pouvoir lettrer la facture retraitée.

3.2.3.5. Cas de trop-perçu

Il arrive que les secrétaires facturent 2 fois la même prestation en créant 2 factures différentes.
Cela entraine un double paiement de la caisse d’assurance d’une même prestation. Lorsque
l’organisme s’en rend compte, elle effectue une régularisation. La rectification effectuée par la caisse
d’assurance n’est pas notifiée par retour NOEMIE dans « Albus », mais une lettre est envoyée par
l’organisme d’assurance, pour nous prévenir qu’il y a des indus. Pour corriger ce trop payé, l’assureur
va, lors de prochains remboursements, retirer le montant trop versé précédemment. C’est uniquement
au moment du lettrage, que l’on verra qu’un écart existe entre ce qui a été importé en règlements
depuis « Albus » et le virement de l’organisme d’assurance. Pour connaitre avec précision la
régularisation faite par l’organisme, pour trouver l’écart, nous avons soustrait le total du virement
perçu en banque et les règlements importés de « Albus ». Il faut se rendre sur le site « ameli » et
effectuer les mêmes démarches, que pour un problème d’automatisation (Cas d’automatisation
défaillante). Cette recherche permet de savoir, quelles prestations ont été payées 2 fois.

En règle générale lorsque la comptable aperçoit un sigle SNL (Sans Numéro de Lot) ou SNF (Sans
Numéro de Facture) sur « ameli », elle sait qu’il s’agit de l’erreur cherchée. Pour en être sûre, elle se
rend sur « Albus », soit elle met le numéro de facture pour un montant ayant SNL inscrit, soit elle
met le nom du patient quand il y a SNF. Lorsque la faute est trouvée, on effectue la notification de
paiement (Annexe 12) et on importe le paiement sur le logiciel « Ciel ». On peut ensuite lettrer le
virement avec le règlement.

19
 Cette information nous servira pour le libellé de la régularisation comptable. Je vais expliquer
à l’aide d’illustrations comment comptablement nous rectifions la reprise d’un trop-perçu par
l’organisme d’assurance.

Illustration de comptes en T dans le journal « règlement »

Dans cet exemple, suite à un retour NOEMIE, l’écriture de règlement a été généré : le compte
411 (CPAM) a été crédité de 100 € et le compte 580 (virement interne) a été débité de 100 €

Illustration de comptes en T dans le journal « banque »

La CPAM fait, une régulation interne suite à un trop payé de 10 € le mois dernier. Pour ce
virement, la caisse d’assurance ne nous règlera que 90 € sur les 100 € pour rectifier ses comptes.
Notre compte de banque (compte 512) sera débité de 90 € et le compte de virement interne sera crédité
de 90 €. On remarque bien que le compte 580 à un solde débiteur de 10 € (100 € - 90 €).

20
 Illustration de comptes en T dans le journal « vente rejet »

Pour pouvoir solder le compte 580 des 10 € manquant au crédit, nous allons réaliser une écriture
de régularisation. Nous retirons au débit 10 € des prestations (compte 706), et dans un souci d’égalité
entre le débit et le crédit, nous allons créditer le compte 580 pour la même somme. Concrètement,
nous enlevons la prestation qui a été créée en double (trop-perçu) du compte 706 et l’argent qui nous
avait été versé dans le compte 580. Cette rectification permet de donner une image fidèle à nos
comptes.

3.2.3.6. Cas d’hospitalisation

Il peut arriver que les patients des CSI soient hospitalisés. Théoriquement si, les patients sont
hospitalisés, nous ne leur facturons rien. Seulement, en réalité, la secrétaire n’est pas toujours
prévenue de l’hospitalisation. Dans ce cas, elle continue d’envoyer des factures pour des prestations
effectuées pendant une période d’hospitalisation. Le temps que la caisse d’assurance fasse le
rapprochement entre nos factures et l’hospitalisation, ils règlent déjà nos factures. Un courrier est
donc directement envoyé au centre de soins concerné. Dans le courrier, ils nous font part du fait que
nous avons des indus, en indiquant dans un tableau récapitulatif (Annexe 13) les informations
permettant d’identifier le patient ainsi que la ou les factures concernées par le trop payé. Afin de
régulariser notre comptabilité, nous faisons les mêmes écritures, de régularisation que lorsque la
caisse d’assurance nous récupère des indus.

21
 3.3. Le ticket modérateur

Dans la partie 2.3. Facturation et quittance, nous avons rapidement vu que le patient devait dans
certains cas payer une partie de l’intervention infirmier. Si le patient est en Affectation Longue Durée
exonérante (ALD4), qu’il est invalide ou qu’il a une complémentaire couvrant le restant dû, alors, les
soins sont pris en charge à 100 % par l’assurance-maladie. Sinon le patient doit payer son reste à
charge, le ticket modérateur. On parle de ticket modérateur pour toutes les dépenses de santé non
couvertes par la sécurité sociale, et restant à la charge du patient.

Les CSI pratiquent le tiers-payant. Il s’agit d’un mécanisme qui permet au patient de ne payer
que ce qu’il doit au praticien (le restant dû par le patient), sans cela, il doit payer la totalité des soins,
et faire une demande de remboursement auprès de sa caisse d’assurance maladie.

Comme avant, lors du dernier soin, une quittance est donnée directement au patient, et une
copie du document est gardée par l’infirmier. Sur le document, le montant à la charge du patient est
indiqué sur le ligne « reste dû par le patient » (Annexe 14). Lorsqu’un patient règle sa dette,
l’infirmier marque sur la copie de la quittance du patient (Annexe 14 en bas à gauche), la date de
règlement et le mode de règlement (espèces ou chèques).

A chaque quittance remplie et à chaque règlement reçu, l’infirmier complète une feuille de
caisse (Annexe 15). Ce document récapitule tous les encaissements du mois en renseignant le nom
du patient, le numéro de la facture, le centre de soins concerné, son mode de règlement, et s’il s’agit
du règlement d’un ticket modérateur ou de la totalité du soin. Il peut arriver que le patient doit avancer
la totalité des soins, et ensuite demander le remboursement de ses soins auprès d’une caisse privée.

Les feuilles de caisses ainsi que les caisses des infirmiers sont remises au responsable du centre
qui les remettra au siège lors de la réunion mensuelle des responsables de centres.

Lorsque toutes les caisses sont réunies, elles sont comptées et validées. En effet, il s’agit de
vérifier si les tickets modérateurs ont bien été encaissés. Le suivi des caisses est traité sur des tableaux
Excel et les anomalies envoyées par mail à Madame Corantine SEILER (chef de service) qui les fait
remonter aux responsables de centres.

4
Il y a une liste qui a été rédigée par l’article D.322-1 du Code de la Sécurité sociale et actualisé pour la dernière fois
par le décret n°2011-726 du 24 juin 2011, est listé toutes maladies qui peut entrer dans le cadre d’une ALD

22
 Il faut également enregistrer sur le logiciel « Albus » quelles factures ont été réglées. Pour
notifier le paiement d’une facture, il faut, pour chaque centre, se rendre sur les factures impayées
(Annexe 16). On entre le numéro de facture communiqué sur la feuille de caisse, puis on la sélectionne
pour indiquer la date de règlement ainsi que le mode de paiement (Annexe 12).

Une fois que tous les règlements des tickets modérateurs sont enregistrés dans « Albus », on
peut créer les remises en banque (chèques et espèces) pour ensuite générer l’écriture de règlement et
ainsi pouvoir lettrer avec la remise d’espèces et chèques suite au dépôt à la banque

23
 Conclusion

Pour conclure sur ces dix semaines de stage, j’évoque dans un premier temps les difficultés
rencontrées. Il a fallu que je fasse des recherches dans un domaine qui m’étais inconnu. Il y a des
termes techniques utilisés uniquement dans le domaine des soins, que j’ai dû assimiler et comprendre.
D’autre part, le schéma d’écritures comptables m’a également été expliqué à plusieurs reprises afin
de comprendre les différentes étapes du traitement comptable d’un acte infirmier.

En tant qu’ancien patient d’un centre de soins, j’ai eu l’occasion de voir le côté pratique et voir
comment se déroulent les prestations infirmières. Et dans le cadre de mon stage, j’ai pu observer tout
le travail qui suit ces prestations infirmières. En effet, les centres de soins représentent une grande
partie des activités de l’ASAME avec presque 89 300 écritures comptables pour l’année 2017, dont
30 000 lignes de factures. La comptabilité des CSI, avec ses dix centres et la masse de travail que cela
engendre a choisi de mettre en place le paramétrage pour l’exportation des factures et des règlements
suite à la mise en place du nouveau logiciel « Albus » fin 2016. Dans la même optique
d’automatisation et de gain de temps, l’ASAME pourrait envisager d’investir dans un logiciel pour
l’exportation des extraits bancaires dans le logiciel de comptabilité.

D’un point de vue professionnel, ce stage a été la première occasion pour moi de travailler dans
le monde de la comptabilité. L’atmosphère présente était vraiment appréciable, l’équipe comptable
était patiente et pédagogue. Cela a été pour moi une chance de mettre en pratique une partie des
connaissances acquises au cours de ma formation. Cette formation pratique m’a permis de certifier le
domaine dans lequel je souhaite évoluer. Cette période m’a permis de travailler sur moi-même. J’ai
acquis une rigueur dans le travail, qui m’a permis d’accomplir mon travail correctement. Ce sérieux
me sera toujours utile surtout dans le domaine de la comptabilité.

D’un point de vue personnel, le fait de travailler dans une association a été fascinant. J’ai pu
voir que derrière les chiffres, il y avait des personnes venant de tous les horizons. L’équipe qui m’a
entouré, m’as fait rapidement confiance, ce qui m’a permis de m’épanouir durant ces dix dernières
semaines.

Enfin, cette période restera une expérience humaine et professionnel exceptionnelle. Cela
correspond à la fin de mon DUT GEA, ainsi qu’a une confirmation sur ma voie professionnelle.

24
 Table des matières
Remerciements ........................................................................................................................5
Résumé .....................................................................................................................................6
Sommaire .................................................................................................................................7
Introduction ..............................................................................................................................8
1) Présentation .........................................................................................................................9
1.1. Historique de l’association .................................................................................................... 9
1.2. Bénéficiaires et fournisseurs ............................................................................................... 10
1.3. SWOT ................................................................................................................................... 11
2) Traitement dans les centres ...............................................................................................12
2.1. Précision sur le service ........................................................................................................ 12
2.2. Récupération des informations ........................................................................................... 13
2.3. Facture et quittance ............................................................................................................ 14
3) Traitement comptable des informations ...........................................................................15
3.1. Importation ......................................................................................................................... 15
3.2. Le traitement comptable..................................................................................................... 15
3.2.1 La comptabilisation.............................................................................................................. 15
3.2.2. Le lettrage ............................................................................................................................ 17
3.2.3. Le traitement des cas spécifiques ....................................................................................... 17
3.2.3.1. Cas d’une intervention au SSIAD ..................................................................................... 17
3.2.3.2. Cas de HAD ...................................................................................................................... 18
3.2.3.3. Cas d’automatisation défaillante..................................................................................... 18
3.2.3.4. Cas de rejet ...................................................................................................................... 19
3.2.3.5. Cas de trop-perçu ............................................................................................................ 19
3.2.3.6. Cas d’hospitalisation........................................................................................................ 21
3.3. Le ticket modérateur ........................................................................................................... 22
Conclusion ..............................................................................................................................24
Table des matières .................................................................................................................25
Bibliographie...........................................................................................................................26
Registre de sigle......................................................................................................................28
Annexes ..................................................................................................................................29

25
 Bibliographie

Article sur un site :

Guillaume BESSE, La démence à corps de Lewy : comprendre pour aider un proche, le site s’appelle
« aidons les nôtres », l’article a été rédigé le 19 novembre 2014 et il a été mise à jour le 14
septembre 2016, [consulté le 28 mai 2018]. Disponible : <http://www.aidonslesnotres.fr/les-
symptomes-et-les-pathologies/article?urlTitle=la-demence-a-corps-de-lewy-comprendre-pour-
aider-un-proche>

Gael, MAU et MCI intègrent la nomenclature des actes d’infirmiers libéraux, le site s’appelle
« Albus », l’article a été rédigé le 28 mars 2012, [consulté le 01 juin 18]. Disponible :
<https://www.albus.fr/logiciel-appli-infirmiere-liberale/2012/03/28/mau-et-mci-integrent-la-
nomenclature-des-actes-dinfirmiers-liberaux/>

Auteur inconnu, Assurance maladie obligatoire (AMO), le site s’appelle « assurance & mutuelle »,
date de rédaction inconnu, la page a été mise à jour le 29 mai 2018, [consulté le 04 juin 2018].
Disponible : <http://www.assurance-et-mutuelle.com/assurance-obligatoire/assurance-maladie-
obligatoire-complementaire-amo-amc.html>

Noëlle Hermal, La complémentaire santé pour le salarié bientôt obligatoire, le site s’appelle « Le
Figaro.fr », l’article a été rédigé le 22 juillet 2013, [consulté le 04 juin 2018]. Disponible :
<http://www.lefigaro.fr/assurance/2013/07/22/05005-20130722ARTFIG00276-la-
complementaire-sante-pour-le-salarie-bientot-obligatoire.php>

Auteur inconnu, Les affectations de langue durée (ALD), le site s’appelle « ameli.fr », l’article a été
rédigé le 08 mars 2018, [consulté le 05 juin 2018]. Disponible :
<https://www.ameli.fr/assure/droits-demarches/maladie-accident-hospitalisation/affection-
longue-duree-ald/affection-longue-duree-ald>

Auteur inconnu, le retour NOEMIE, le site s’appelle « ameli.fr », l’article a été rédigé le 16 mai 2017,
[consulté le 06 juin 2018]. Disponible : <https://www.ameli.fr/medecin/exercice-
liberal/facturation-remuneration/teletransmission-retour-noemie/retour-noemie>

26
Site internet :

Ameli.fr, [Consulté le 06 juin 2018]. Disponible : <https://www.ameli.fr/l-assurance-

maladie/documentation-technique/norme-noemie/norme-noemie-ps.php>

27
Registre de sigle

ADJ : Accueil de jour

ALD : Affection longue durée
AMC : Assurance maladie complémentaire
AMI : Acte médico-infirmier
AMO : Assurance maladie obligatoire
ARS : Agence régional de santé
ASAME : Association de soins et d’aides Mulhouse et environs
CPAM : Caisse primaire d’assurance maladie
CSI : Centre de soins infirmier
ESA : Equipe spécialisé Alzheimer
IDE : Infirmier diplômé d’état
NOEMIE : Norme ouverte d’échange entre la maladie et les intervenant extérieurs
PE : Petite enfance
SAP : Service d’aide à la personne
SNF : Sans numéro de facture
SNL : Sans numéro de lot
SPR : Service de portage de repas
SSIAD : Service de soins infirmier à domicile

28
Annexes

Annexe 1 : Organigramme du siège ................................................................... 30

Annexe 2 : Organigramme de l’association ........................................................ 31
Annexe 3 : organigramme de l’ensemble de la structure ................................... 32
Annexe 4 : Cartes du Haut-Rhin avec les différents centres infirmiers et
médicaux ........................................................................................................... 33
Annexe 5 : Codification et tarif de base pour les actes infirmier ........................ 34
Annexe 6 : Exemple de facture depuis « Albus » ................................................ 35
Annexe 7 : Exemple de quittance sans ticket modérateur ................................. 36
Annexe 8 : Export des données depuis « Albus » ............................................... 37
Annexe 9 : Paramétrage du logiciel « Albus » .................................................... 38
Annexe 10 : Facture physique ............................................................................ 39
Annexe 11 : Recherche d’un remboursement sur « ameli » ............................... 40
Annexe 12 : Notifier le paiement sur « Albus » .................................................. 41
Annexe 13 : Tableau récapitulatif des indus ....................................................... 42
Annexe 14 : Exemple de quittance avec un ticket modérateur .......................... 43
Annexe 15 : Feuille de caisse .............................................................................. 44
Annexe 16 : Facture impayée sur « Albus » ........................................................ 45

29
Annexe 1 : Organigramme du siège

30
Annexe 2 : Organigramme de l’association

31
Annexe 3 : organigramme de l’ensemble de la structure

32
Annexe 4 : Cartes du Haut-Rhin avec les différents centres infirmiers et médicaux

33
Annexe 5 : Codification et tarif de base pour les actes infirmier
Abréviation Nom complet Exemple tarif
AMI Acte Médico-Infirmier Injection intraveineuse 3.15 €
AIS Acte de Soins infirmier Soins en rapport avec l’hygiène 2.65 €
Elaboration de démarche de
DI Démarche de soins Infirmiers 10 €
soins
Majoration rajoutée au petite
MAU Majoration Acte Unique 1.35 €
intervention (AMI 1 à 1.5)
Majoration de coordination Majoration rajoutée au grosse
MCI 5€
infirmier intervention
MMN Majoration Milieu de Nuit 18.30 €
Frais de déplacement 2.50 €
Majoration dimanche et jour férié 8€

Ces informations sont appliquées par tous les infirmiers libéraux, c’est la Caisse Primaire
d’Assurance Maladie (CPAM) qui fixe cette nomenclature pour la France.

34
Annexe 6 : Exemple de facture depuis « Albus »

35
Annexe 7 : Exemple de quittance sans ticket modérateur

36
Annexe 8 : Export des données depuis « Albus »

37
Annexe 9 : Paramétrage du logiciel « Albus »

38
Annexe 10 : Facture physique

39
Annexe 11 : Recherche d’un remboursement sur « ameli »

40
Annexe 12 : Notifier le paiement sur « Albus »

41
Annexe 13 : Tableau récapitulatif des indus

42
Annexe 14 : Exemple de quittance avec un ticket modérateur

43
Annexe 15 : Feuille de caisse

44
Annexe 16 : Facture impayée sur « Albus »

45