OFFRE D’EMPLOI

DÉLÉGATION GÉNÉRALE DU
QUÉBEC À PARIS

OFFRE D’EMPLOI – SECRÉTAIRE DE DIRECTION

DESCRIPTIF
La Délégation générale du Québec à Paris (DGQP) est la représentation diplomatique du Québec
en France. Elle représente le Québec sur l’ensemble du territoire français et de la Principauté de
Monaco. La DGQP assure la promotion des intérêts du Québec dans les domaines politique,
économique, sociétal et culturel, et œuvre au renforcement de la relation directe et privilégiée
établie avec la France depuis 60 ans.
Le service des affaires politiques et de la coopération pour lequel nous recrutons, coordonne les
relations avec les autorités politiques françaises aux niveaux national, régional, départemental et
local. Il exerce une veille de l’action politique et coordonne les missions ministérielles québécoises
en sol français et réciproquement, apporte son soutien aux visites des personnalités politiques
françaises au Québec. De plus, il dirige la coopération en France et assure le relais du
gouvernement du Québec auprès des partenaires français dans le cadre de la coopération
France-Québec.

CONTRAT
Contrat à durée indéterminée (CDI)

POSTE
Sous l’autorité du premier conseiller aux affaires politiques et à la coopération, la secrétaire de
direction accomplit les tâches de soutien et de secrétariat reliées aux activités du premier
conseiller ainsi que celles des membres du service.

ATTRIBUTIONS
Le titulaire du poste aura pour principales fonctions :
Secrétariat général

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• Gérer le courrier, réception et réponses, veiller à l’ouverture des dossiers et au classement
des documents, tenir l’agenda à jour, réserver et organiser les déplacements des membres
de l’équipe, etc.
• Recevoir et donner suite aux appels téléphoniques.
• Organiser des réunions, convoquer les personnes, réserver les salles et distribuer les
documents utiles.
• Tenir à jour la liste des membres des cabinets ministériels français, de la Présidence, de
Matignon, des membres des groupes d’amitié de l’Assemblée nationale et du Sénat, de la
Mairie de Paris.
• Maintenir à jour un registre de contacts.
• Assurer la gestion du fonds documentaire portant sur les questions politiques.
• Colliger et maintenir à jour l’information nécessaire à la reddition de compte, notamment les
indicateurs.
Réceptions et événements
• Participer activement à l’organisation et à la logistique des réceptions et événements tenus
avec des partenaires institutionnels ou associatifs.
Missions ministérielles
• Apporter un appui à la préparation des programmes de missions du premier ministre ou de
ministres, en lien avec les responsables des autres services de la DGQP, avec la direction
France et le protocole du MRIF et au besoin, avec les cabinets ministériels et celui du premier
ministre du Québec.
• Réserver des salons d’accueil et d’honneur auprès des services responsables des aéroports
parisiens en collaboration avec le service du protocole du Quai d’Orsay, gérer les cadeaux
protocolaires pour les missions ministérielles.
• Assurer les liens avec les services techniques et de secrétariat de la Présidence de la
République, de Matignon, des différents cabinets ministériels, de l’Assemblée nationale, du
Sénat, de la Mairie de Paris, des partis politiques français, en s’assurant notamment de la
transmission des informations, etc.
• Préparer les notes verbales pour le Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères (MEAE),
assurer le lien avec les services du protocole français pour les différentes demandes
nécessitant leur intervention ou échange d’information.
Administration
• Faire le suivi de l’assiduité des employés du service et préparer les rapports d’assiduité.
• Préparer et faire le suivi des comptes de dépenses, frais de voyage, frais de représentation
de tout le service.
• Obtenir le soutien des services administratifs au niveau de l’informatique, des
télécommunications, de l’aménagement et de l’entretien des espaces de travail, etc.
• Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur.

EXIGENCES
• Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac pro ou BTS assistante de gestion/secrétariat ou
d’une formation scolaire équivalente pertinente à l’emploi
• Avoir au moins 2 ans d’expérience dans un domaine pertinent à l’emploi
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 • Excellente maîtrise des outils informatiques et de la suite Office 365

QUALITÉS RECHERCHÉES

• Autonomie, jugement et initiative

• Sens de la diplomatie
• Grande capacité d’organisation et rigueur
• Bonne connaissance du protocole en usage en France
• Démontrer un intérêt pour le travail en équipe

CAPACITÉS LINGUISTIQUES
Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite

CONTEXTE ET CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste en CDI
• 35 heures par semaine
• Salaire annuel brut compris entre 36 056€ et 41 467€ en fonction de l’expérience
• Allocation repas et transport selon les règles en vigueur
• Date d’entrée en fonction : Mars 2023

ADMISSIBILITÉ
La personne recherchée doit satisfaire aux exigences légales lui permettant de travailler en
France. Elle doit détenir une autorisation de travailler en France au moment de postuler (un
document le démontrant sera demandé avec le dossier de candidature). Aucune démarche ne
sera effectuée par la DGQP pour l’obtention d’une autorisation de travailler en France.

SOUMETTRE SA CANDIDATURE
Si le poste vous intéresse et que vous répondez aux exigences décrites dans l’offre d’emploi,
faites parvenir votre curriculum vitæ et une lettre de motivation à l’adresse
candidatures.dgqp@mri.gouv.qc.ca.
Veuillez inscrire l’information suivante dans l’objet de votre courriel : Secrétaire de direction
POL-02.2023.
Seuls les dossiers reçus au plus tard le 5 mars 2023 seront considérés. Les documents doivent
être transmis en formats PDF ou Word.
Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.

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