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Guide - Comment obtenir de la suppléance occasionnelle

Informations générales :
• Le Service des technologies de l’information (STI) recommande fortement l’utilisation du
navigateur Mozilla Firefox ou Google Chrome .

• Plusieurs fonctionnalités sont disponibles dans ce logiciel :

o Mettre à jour sa fiche de suppléance;

o Mettre à jour ses disponibilités (au besoin);
o Avoir accès en libre-service aux demandes de suppléances et postuler sur la
suppléance désirée;
o Consulter la liste des suppléances obtenues.

• À partir du logiciel Affectations, vous pouvez passer du volet déclaration d’absence

(console déclaration) vers le volet suppléance (console suppléance) :

o Pour certains d’entre vous, vous détenez un contrat à temps partiel à moins de
100% et êtes disponible pour de la suppléance.
o Lors de vos absences (journée(s) de votre contrat), vous devrez déclarer vos
absences via ce logiciel (console déclaration).

• Foire aux questions (FAQ) :

À partir de l’application, vous pouvez accéder rapidement à l’ensemble des procédures en

lien avec l’utilisation du logiciel Affectations :

 Mise à jour de la fiche des disponibilités;

 Accès en libre-service à la suppléance occasionnelle.

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Guide - Comment obtenir de la suppléance occasionnelle

Une fois connecté au logiciel Affections, il suffit d’aller à la droite de votre écran, cliquer sur le

qui se trouve à la droite de votre nom et cliquer sur « FAQ ».

Objectif du guide :
• Ce guide vous explique la marche à suivre pour obtenir de la suppléance occasionnelle
dans les écoles primaires et les écoles spécialisées au primaire et au secondaire.

Pour se connecter à l’outil :

Vous devez vous connecter au logiciel Affectations à l’adresse suivante :

https://affectations.csdm.qc.ca/
1. Sur la page d’accueil, vous devez inscrire les informations suivantes :

• Votre adresse courriel;

• Votre mot de passe utilisé lors de la

consultation de vos courriels;

• Sélectionner « Remplacement/Suppléance
».

2. Cliquer sur « Connexion ».

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Guide - Comment obtenir de la suppléance occasionnelle

Lexiques des termes utilisés dans le présent guide

 Affectation :
o Une affectation est une suppléance occasionnelle dont la durée varie entre une
demi-journée et cinq journées consécutives.
 Confirmer une affectation :
o Consiste à valider votre choix de suppléance
 Détails de l’affectation :
o Il s’agit de consulter les détails d’une suppléance occasionnelle : la durée, les
heures de début et de fin, la tâche, les surveillances ou périodes libres, etc.

 Bouton
o Ce bouton vous permet de revenir en arrière ou de retourner à l’écran principal.
 Poste vacant
o Lorsque vous voyez la mention « Poste vacant » au lieu du nom de la personne à
remplacer, cela signifie qu’il s’agit d’un poste qui sera offert lors des séances
d’affectations par Internet (SAI) ou d’une libération en lien avec les plans
d’intervention.
 Réserver une affectation :
o Consiste à réserver de façon temporaire une suppléance occasionnelle qui est
actuellement disponible et pour laquelle vous conservez une priorité afin de
l’obtenir.
 Durant la réservation, les autres suppléantes ou suppléants ne seront pas
en mesure de réserver ou obtenir cette affectation, mais ils pourront la
consulter;
 Une seule suppléance occasionnelle peut être réservée à la fois. Si vous
désirez réserver une 2e suppléance occasionnelle, vous devrez annuler la
réservation de la première affectation afin de pouvoir réserver la deuxième
affectation;
Cette réservation étant temporaire, une fois le délai expiré, elle sera à
nouveau disponible pour les autres suppléantes ou suppléants.
 Rotation des classes :
o Il s’agit de faire de la suppléance dans plusieurs classes successivement à la suite
de la libération du personnel enseignant.
 Vagues :
o Permet de gérer la priorisation des bassins d’admissibilité en conformité avec les
règles d’octroi de la suppléance occasionnelle.

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Bref aperçu du logiciel Affectations pour le volet suppléance :

Le babillard :
Le babillard permet de vous transmettre
des informations liées à la suppléance
occasionnelle ou à la mise à jour de vos
disponibilités.

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Les filtres :
Selon vos critères (territoire, champs d’enseignement, discipline, établissement, pour le jour
même ou pour les jours à venir), les filtres permettent d’afficher la liste des suppléances
occasionnelles qui répondent à vos critères. Les filtres permettent également de consulter
l’historique des suppléances occasionnelles que vous avez obtenues.
Permet de blanchir tous les critères inscrits dans les différents filtres.
Permet de filtrer les suppléances disponibles selon les informations inscrites.

Établissement :
Permet de filtrer sur un établissement
précis (menu déroulant)
Date : permet de filtrer les dates selon :
• Tous = toutes les dates, peu importe
l’année scolaire.
• À partir d’aujourd’hui = la date du jour
et les dates à venir.
• Date du calendrier : consulter une
seule date ou un intervalle de date.
Champs d’enseignement
/Discipline/Territoire/Niveau/Clientèle :
Permet de filtrer sur une donnée précise
(menu déroulant).

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Les vagues :
La notion de vague a été mise en place afin d’assurer le respect des règles d’octroi de la
suppléance occasionnelle (en fonction des bassins d’admissibilité et des champs
d’enseignement).

Chaque vague correspond à un bassin d’admissibilité :

• Vague 1 : Bassin EBLP – Enseignants faisant partie du bassin d’admissibilité à des postes
réguliers du champ concerné.
• Vague 2 : Bassin EBPP – Enseignants faisant partie du bassin d’admissibilité à des
contrats à temps partiel du champ concerné
• Vague 3 : Bassin EBSO – Enseignants faisant partie du bassin de la suppléance
occasionnelle du champ concerné
• Vague 4 : Bassin ECQA – Enseignants faisant partie du bassin des enseignants qualifiés
dans un autre champ que celui de sa qualification légale d’enseigner
• Vague 5 : Bassin ETUD EBLP – Enseignants faisant partie du bassin des étudiants du
champ concerné
• Vague 6 :
o Bassin ENLQ – Enseignants faisant partie du bassin non légalement qualifié –
baccalauréat disciplinaire du champ concerné
o Bassin EXCV – Enseignants faisant partie du bassin des CV non légalement
qualifié.
o Bassin EXRE – Enseignants faisant partie du bassin des retraités.
• Vague 7 : Tous les bassins
Pour plus d’informations concernant l’octroi et la définition des bassins d’admissibilité, veuillez
vous référer au document intitulé « Octroi de la suppléance occasionnelle ».
Pour connaître les vagues auxquelles vous appartenez, il suffit de consulter le bouton

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La fenêtre suivante apparaîtra :

Les bassins
Vagues : d’admissibilité
associés aux
Permet de
vagues.
savoir dans quel
champ ou quelle
discipline vous
aurez accès à la
suppléance
occasionnelle.
Discipline
Champs
d’enseignement

Pour chaque affectation disponible, le système vous identifie à partir de quelle vague
l’affectation était disponible.

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Fréquence et durée des vagues :

Les vagues auront lieu deux fois par jour, tous les jours de la semaine (y compris le samedi et
le dimanche) :
1. Matin (avant le début des cours).
2. Fin de journée et en soirée (après la fin des cours).
Pour chacune des vagues, une heure de début et une heure de fin ont été préalablement
déterminées.
Vague Heure de début Heure de fin Heure de début Heure de fin
(matin) (matin) (fin de journée) (fin de journée)
Vague 1 5h45 6h45 15h30 23h00
Vague 2 5h50 6h45 16h00 23h00
Vague 3 5h55 6h45 16h20 23h00
Vague 4 6h00 6h45 16h40 23h00
Vague 5 6h05 6h45 17h00 23h00
Vague 6 6h10 6h45 17h40 23h00
Vague 7 6h15 6h45 18h00 23h00

Advenant la nécessité de réviser les heures de début et de fin, le Bureau de la dotation vous
avisera via le babillard.

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Liste des suppléances occasionnelles disponibles

• Seules les suppléances occasionnelles que vous avez obtenues à partir de la date du jour
et pour les jours à venir apparaîtront avant le début des vagues.

Ces suppléances seront identifiées avec la mention et seront également surlignées

en vert.

• Lors du déclenchement des vagues, vous aurez accès à la liste des affectations
disponibles :

Plus les vagues seront déclenchées, plus l’offre sera diversifiée.

o Nous vous rappelons que l’octroi de la suppléance doit se faire dans le respect de
l’ordre des bassins d’admissibilité : Octroi de la suppléance occasionnelle.

• Le logiciel Affectations vous permettra de prévoir plusieurs jours à l’avance vos

suppléances occasionnelles.
• Advenant le cas où vous obtenez une affectation à long terme via l’application SAI
(Séances d’affectations par Internet), l’équipe des répartitrices sera avisée et annulera les
suppléances occasionnelles qui entrent en conflit avec l’affectation que vous avez
obtenue.

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Détail d’une affectation (suppléance occasionnelle)

Information supplémentaire :
permet à la personne absente de
vous informer en lien avec
l’organisation de la journée.

Date de la
suppléance Section Tâche :

Durée de Heure de début et de o Champ

l’absence fin par demi-journée o Discipline
o Clientèle
o Niveau

Section
Précisions :
Section
Permet Exigences
d’indiquer particulières :
s’il y a une
période Ce sont des
libre, une exigences liées à
sortie ou une clientèle :
une activité - LSQ
et si la - Déficience
classe est auditive
accessible - Natation
aux - Etc.
personnes
à mobilité Dans la majorité
réduite. des cas, il sera
indiqué aucune.

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Réserver une affectation (permet d’être prioritaire pour réserver

une suppléance occasionnelle)
1. Sélectionner la suppléance occasionnelle que vous souhaitez réserver et cliquer sur l’icône
.

2. Un message apparaîtra à l’écran :

Ce message vous informe du délai accordé

pour réserver une suppléance
occasionnelle.

Au-delà de ce délai, la suppléance sera

à nouveau accessible à l’ensemble des
suppléantes et des suppléants
occasionnels.

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3. Pour confirmer la réservation de cette suppléance occasionnelle, veuillez cliquer sur le

bouton . Sinon, cliquez sur annuler.

 Attention! La réservation ne confirme pas que vous avez obtenu la suppléance

occasionnelle. Pour confirmer votre choix, veuillez vous référer à la section Comment
confirmer votre suppléance occasionnelle.
Une fois la réservation confirmée, la suppléance occasionnelle deviendra en jaune et un
chronomètre apparaîtra vous informant du temps restant à la réservation.

Nom et prénom de l’enseignant à remplacer

Si vous décidez de consulter les détails de l’affectation, un chronomètre vous informant du

délai de réservation apparaitra.

Nom et prénom de l’enseignant à remplacer

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Lorsque le délai de réservation sera expiré, un message s’affichera dans les détails de
l’affectation :

Si vous souhaitez toujours réserver cette suppléance occasionnelle, vous devrez refaire les
étapes de la section « Réserver une affectation (permet d’être prioritaire pour réserver une
suppléance occasionnelle) ».

Vous n’êtes pas en mesure de réserver une affectation?

Cela signifie qu’un autre suppléant a réservé l’affectation.

Durant la réservation par un autre suppléant, l’icône de réservation n’est pas

accessible.

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De plus, lorsque vous consultez les détails de l’affectation, vous n’avez pas accès au bouton
pour confirmer votre choix de suppléance occasionnelle.
Vous pouvez cependant consulter le chronomètre pour connaître le temps restant à la personne
pour confirmer l’affectation. À l’expiration du délai, cette affectation sera à nouveau disponible
pour les autres suppléants.

Confirmer l’affectation (permet de confirmer la suppléance

occasionnelle)
1. Avoir réservé préalablement la suppléance occasionnelle choisie.
a. Pour connaître la marche à suivre, référez-vous à la section précédente.

2. Cliquer sur l’icône afin d’accéder aux détails de la suppléance occasionnelle.

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3. S’assurer de prendre connaissance des éléments ci-dessous :

 Durée (il peut s’agir

de journées
consécutives)
 Date
 Heure de début/fin
pour chaque
bloc (demi-journée)
 Établissement
 Champs/discipline
 Niveau
 Clientèle
 Période libre ou non
 Sortie scolaire ou
non
 Surveillance ou non
 Accessibilité pour les
personnes à mobilité
réduite

4. Pour confirmer votre choix, vous devez cliquer sur l’icône .

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5. Une fenêtre apparaîtra et vous devrez répondre aux questions suivantes :

Après avoir coché les deux cases, vous devez cliquer sur .
Une fois pourvue, dans les détails de l’affectation, le système affiche le libellé

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6. Pour revenir à la liste des suppléances disponibles, cliquer sur .

7. Cette suppléance s’affichera dans le haut de votre écran avec la mention .

De plus, vous recevrez un courriel vous confirmant votre suppléance occasionnelle. Voici un
exemple :

Exemple courriel

Bonjour,
Par la présente nous confirmons que la suppléance à l’école X sur laquelle vous avez postulé
vous a été accordée.

Si pièce jointe

Veuillez noter que la personne qui s’absente a prévu une planification ou une ou des activités
pour la période de son absence.

Bonne journée,

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Comment annuler une affectation

1. Sélectionner l’affectation concernée.

2. Cliquer sur l’icône .

3. La fenêtre suivante s’ouvre. Il suffit de cliquer sur l’icône .

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Vous obtiendrez le message suivant :

Vous devez confirmer l’annulation.

Portez une attention particulière au

message.

Une fois l’affectation annulée, vous recevrez un courriel confirmant votre demande
d’annulation. Voici un exemple :
Exemple de courriel.

Bonjour,
La présente vise à confirmer l’annulation de la suppléance à l’école X, tel que demandé.
Bonne journée,

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Savez-vous qu’il est possible…

1. D’obtenir des suppléances occasionnelles plusieurs jours à l’avance :

Le logiciel Affectations permet maintenant au personnel enseignant de choisir plusieurs

jours à l’avance de la suppléance occasionnelle et ainsi de savoir où il sera affecté dans les
prochains jours.
Pour chaque journée ou demi-journée où vous êtes disponibles, il suffit de répéter les étapes
prévues dans les sections « Réserver une affectation (permet d’être prioritaire pour réserver
une suppléance occasionnelle) » et « Confirmer l’affectation (permet de confirmer la
suppléance occasionnelle).
2. De consulter la planification déposée par la ou le titulaire pour votre suppléance
occasionnelle :

Au moment de consulter les détails d’une affectation, si le titulaire a prévu une planification,
vous verrez une pièce jointe. Toutefois, cette planification sera accessible seulement
lorsque vous aurez confirmé votre suppléance occasionnelle. De plus, lors de l’envoi du
courriel de confirmation de la suppléance occasionnelle obtenue, si une planification a été
jointe, une notification à cet effet y sera mentionnée.

Vous n’aurez qu’à consulter les détails de l’affectation concernée et cliquer sur la pièce
jointe afin de la télécharger.

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3. D’identifier les demandes de suppléances pour lesquelles votre nom a été mis en
suggestion :

Lorsque votre nom aura été mis en suggestion, vous verrez la mention sur
l’affectation.

4. D’obtenir des journées consécutives

En règle général, une personne peut déclarer une absence pour une durée maximale de
cinq (5) journées consécutives via le logiciel Affectations. Vous pouvez ainsi choisir un
remplacement de plusieurs journées consécutives. Vous devez toutefois être disponible
pour faire le remplacement en totalité.

Dates de la
suppléance
occasionnelle

Durée de
l’absence :
AM, PM ou
une journée
complète
(AM + PM)

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Dans les détails de l’affectation, veuillez vous assurer de prendre connaissance des informations
pour chacun des blocs d’absence :

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Pour se déconnecter du logiciel :

Vous devez :

1. À la droite de votre écran, cliquer sur le qui se trouve à la droite de votre nom et cliquer
sur « Déconnexion ».

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