BACHELIER(E) EN SOINS INFIRMIERS

ISVG4060 : Enseignement clinique

Gestion de projet

Discipline du stage : Neurologie

Service : LNS
Lieu de stage : Saint - Luc
Période de stage : 14/11/2022 au 23/12/2022

Nom et prénom de l’étudiant(e) : Frising Charlotte

Bloc : 4

Classe : D2

Site : Louvain- La -Neuve

Nom de la MFP : Mme Ouchen Nezhaa

Concernant le travail de gestion de projet, je soussignée Charlotte Frising

O autorise la diffusion de mon travail auprès de l’équipe

O n’autorise pas le partage de mon travail auprès de l’équipe

2022-2023

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 A. Introduction

Pour notre stage en gestion de projet, j’ai été amenée à contribuer au stage en équipe
mobile Loco-Neuro-Sciences. Il s’agit de repérer une problématique dans le service ou
nous étions en stage. Cependant ici, la mesure est différente car je passe d’une équipe
à l’autre. Je devais donc développer un projet qui puisse être utile en Loco-Neuro-
Sciences.

Nous avions réalisé un travail similaire en troisième année, en groupe, qui était plus
axé sur le côté théorique. Ici, il sera à la fois théorique et pratique et rédigé par moi de
sorte à donner du concret à ce projet.

Je dois soumettre ce projet à la chef de l’équipe mobile LNS et évaluer les différents
services qui y sont repris, prendre en compte les différents acteurs présents, les
contraintes du terrain, etc et par la même occasion mener à bien ce projet pour qu’il
voit le jour.

Pour ce faire, nous avons droit à avoir deux fois trois heures pour collaborer entre les
différents intervenants, équipes des services pour récolter les informations utiles au
développement du projet. Dans ce travail, vous trouverez l’outil « A3 » en gestion de
projet, retraçant les neuf étapes au développement de la gestion du projet.

B. Développement du projet – A3

1) Cadre – Raison pour agir :

Nous avons décidé de nous lancer dans ce projet pour améliorer l’accueil et la
préparation des étudiants qui vont débuter leur stage en équipe mobile en LNS. Pour
le moment, chaque unité à Saint-Luc a une vidéo de présentation par unité et/ou un
carnet d’accueil destiné aux étudiants qui est disponible sur le site de Saint Luc et sur
Gesta. Mais un étudiant qui va commencer son stage en LNS ne trouve aucune
information concernant son stage sur Gesta ni sur Saint-Luc auprès de l’équipe mobile.

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Pour le moment, lorsque nous commençons un stage en LNS, les étudiants ne savent
pas qu’elles sont les unités qui englobent cette équipe mobile. Nous arrivons un quart
d’heure avant le début de la mise en service où l’équipe cadre mobile nous informe
dans quelle unité nous allons travailler. L’élève monte dans son service, se présente
chaque jour à l’équipe et il suit l’infirmière de l’équipe mobile à laquelle il est attribué.

La littérature met en avant que si l’accueil d’un étudiant n’a pas lieu ou ne se passe pas
comme prévu, celui-ci aura des difficultés à s’intégrer sur son lieu de stage pour les
semaines suivantes. Ce qui aura des répercussions sur son apprentissage, son bien être
au sein de l’équipe et son évalutation.

Quels sont les différents points de vue à ce sujet ?

Le danger de la situation actuelle si nous ne changeons pas est que le manque

d’informations pour l’étudiant entrainent de l’anxiété, un manque d’estime de soi
lorsqu’il commence sa prise en charge. Il peut avoir peur de prendre en charge un
patient car il n’est pas préparé.

2) Cadre – Etat initial :

Aujourd’hui, lorsqu’on entame un stage en équipe mobile LNS, il n’y a aucune

information sur Gesta pour les étudiants. Nous ne savons pas quel service nous
pouvons rencontrer durant le stage en équipe mobile Loco-Neuro-Sciences.

Chaque matin, nous nous rendons au bureau de l’équipe mobile qui nous informe sur
l’unité de stage du jour ainsi que l’infirmière qui est responsable de notre prise en
charge et de notre encadrement. Lorsque les étudiants commencent un stage ils sont
souvent sujet à de l’anxiété, ce projet vise donc à améliorer le bien-être des étudiants
en stage et tout particulièrement la préparation, l’accueil des étudiants.

- Qui : les étudiants

- Quoi : absence d’information indispensable pour une prise en charge
qualitative du patient
- Où : dans le cadre de l’équipe mobile Loco-Neuro-Sciences à Saint-Luc
- Comment : Donner des informations complètes pour se rendre au stage
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 - Pourquoi : Les étudiants se rendent en stage sans les informations

3) Cadre – Etat Visé :

Je souhaite endéans les cinq semaines de stage, mettre en place un dispositif d’information des
étudiants stagiaire en équipe mobile filière Loco-Neuro-Sciences au sein de la clinique Saint-
Luc.

Qu’est-ce que je veux ?

Je souhaite que tout étudiant qui doit réaliser un stage en équipe mobile filière Loco-Neuro-
Sciences à Saint-Luc puisse avoir accès à l’information concernant son stage. Ce qui comprend
les unités visées. Une fois que l’étudiant a accès à l’information celui-ci pourra se préparer às
son stage. Unité rencontrées veux aussi dire, les pathologies qu’il pourra prendre en charge
durant son stage.

A la fin de ce stage, l’équipe mobile donnera un questionnaire de satisfaction aux étudiants,

pour savoir si l’accès à l’information sur le lieu du stage était bénéfique à leur intégration sur le
lieu de stage et sur « leur rapidité » de prise en charge.

Justification de l’objectif :

S : spécifique car il est explicite

M : il sera mesurable grâce à un questionnaire de satisfaction en fin de stage mis en place dans
le bureau de l’équipe mobile. Plus qualitatif que quantitatif.

A : il est atteignable car il traite une vrai problématique, absence d’information sur le lieu de
stage.

R : réalisable car il vise une amélioration du bien-être des étudiants, si l’équipe mobile accepte
le projet ainsi que la direction de l’école Vinci.

T : au mois de décembre 2022/ Janvier 2023

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 4) Préparation – Analyse :
Diagramme d’Ishikawa (causes multifactorielles)

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 5) Solutions possibles

Pour atteindre au mieux mon objectif, j’ai sélectionné plusieurs idées de projet qui pourrait
répondre aux raisonx pour agir Cf. supra

- Améliorer le dossier sur Gesta

- Avoir une affiche dédiée aux étudiants LNS
- Application sur smartphone
- Carnet d’accueil et explicatif dédiés aux étudiants
- Vidéo explicative sur le stage en équipe mobile LNS

6) Choix du projet

Nous devons désormais choisir parmi les différents projets, en l’occurence celui qui correspond
au mieux à la problématique.

Je leur ai donné un code couleur afin d’avoir une meilleur visibilité sur les points ci-dessous.

 Dossier Gesta

L’idée serait de prendre contact avec la personne gestionnaire de l’accès à Gesta au

sein de Vinci et de lui demander de fournir les informations concernant le stage en
équipe mobile, filière Loco-Neuro-Sciences

 Applications

Demander au service informatique de Saint-Luc de créer une application où serait

répertorié toutes les unités de stage avec leurs spécificités.
Dans chaque service on y retrouverait : le nom du chef infirmier de service, le type
d’horaire, les infirmières référentes étudiantes, le type de pathologies rencontrées. Les
médicaments les plus rencontrés.
Ce type d’application serait très pratique mais demanderait un budget entre 20.000 et
35.000 euros. Cela demande aussi du temps car il y aura une pré-production au
développement de l’application. Cela demandera aussi d’engager du personnel pour la
maintenance et la mise à jour de l’application ou de sous-traiter via une société
externe.
Il faudra l’accord du personnel pour que leurs noms soient affichés sur l’application au
niveau juridique (GDPR).
Il faudra trouver des solutions pour les étudiants ne disposant pas de smartphone,
d’ordinateur mais d’un simple Gsm

 Carnet d’accueil et explicatif visé aux étudiants

Il est courant que chaque unité de service ait un carnet d’accueil pour les étudiants en
stage. Dedans, il devrait contenir les informations telles qu’une présentation de l’unité,
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 les différents acteurs. Ce que le service demande aux étudiants : proactivité,
questionnement, la structure de l’unité, la journée type, etc.

Ici, le coût financier est assez faible car il ne demande que l’utilisation de l’imprimante
du service et d’une agrafeuse. Donc il faut compter plus ou moins 40 cents par carnet
d’accueil.
Il sera par contre question d’un investissement, en temps, pour créer ce formulaire s’il
n’existe déjà.
La chef du service travaillera en étroite collaboration avec les étudiantes référentes
pour le mettre en place. L’étudiante référente devra systématiquement le donner à
chaque étudiant en début de stage et veiller à ce qu’il y en ait suffisamment de
disponible.
Il faudra veiller aussi, s’il y a des changements à faire le suivi.
L’essentiel est de rassembler l’ensemble des carnets des 9 unités que comprend la
filière Loco-Neuro-Sciences pour le donner le jour d’accueil de l’étudiant.

Ce projet est valorisant mais ne répond pas complètement à la problématique que

rencontre, pour le moment les étudiants/stagiaires en équipe mobile filière Loco-
Neuro-Sciences : Ils n’ont pas d’information pour se préparer et en quoi consiste le
stage

 Vidéo

Lorsqu’on est en stage à Saint-Luc il y a une plateforme appeler Interneo.

Sur cette plateforme il y a des vidéos explicatives pour chaque unité de stage. L’idée
serait d’en créer une explicative pour la filière Loco-Neuro-Sciences.
Pour documenter ces vidéos, nous pouvons utiliser notre smartphone donc pas de
coût à ce niveau-là.
Il faut une préparation pour rassembler les informations nécessaires aux futurs
étudiants qui serait faite entre l’infirmière référente en l’occurrence Esther et la chef
de l’équipe mobile et ensuite avoir l’accord de la direction pour publier la vidéo sur
Interneo. Cela entraîne des coûts et des risques au niveau informatique.

Je ne peux pas estimer le coût financier car les considérations logistiques et

informatiques de Saint-Luc sont éloignées de mes compétences. Les personnes que j’ai
questionnées n’ont pu apporter des informations précises sur ces points.

 Avoir une affiche dédiée aux étudiants LNS

La fiche dédiée aux étudiants en stage en équipe mobile filière Loco-Neuro-Sciences a

pour projet de créer une fiche qui sera publier sur Gesta, cette fiche serait disponible le
premier jour de l’accueil des étudiants et mise au format A4 plastifié dans les unités
concernées dans la partie « étudiants ».

Pour ce faire, il faudra récolter les informations concernant les différentes unités que
comprennent la filière LNS. Le nom des chefs de service, les horaires spécifiques aux
différents services ainsi que les temps de pause qui varie d’une unité à l’autre.
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 L’idée ici est de ne pas dépasser la feuille A4, pour que l’information soit claire et
concrète. Elle sera plastifiée pour être placé dans les différentes unités.

Le coût de ce projet est faible car on bénéficiera de l’imprimante du service et de la

plastifieuse des éducateurs des services de pédiatrie.

Le prix par fiche serait d’environ 0,20 euros. A placer dans les 9 services donc
approximativement 2 euros au total.

Par la suite, on fera une copie sur papier A4 qui sera distribuée aux élèves.

Pour ce qui est de placer cette fiche sur la plateforme Gesta, il faut prendre, après
validation de la fiche par la chef infirmière de l’équipe mobile, contact avec Madame
Breedstraat et lui proposer le projet et de voir s’il est possible de publier cette fiche sur
l’annuaire des lieux de stage sur Gesta.

Plusieurs choix de projets sont peu coûteux et faciles à mettre en place mais le vrai
bénéfice de l’affiche dédiée aux étudiants en stage Loco-Neuro-Sciences, c’est que
c’est un projet humain qui va permettre d’informer l’étudiant sur le stage qu’il aura et
ainsi de pouvoir se préparer.

En se préparant il diminuera son anxiété et il aura plus de facilité à s’intégrer et sera

ainsi plus rapidement autonome dans sa prise en charge. Cette fiche permettra aussi
aux équipes faisant parti de la section Loco-Neuro-Sciences de gagner du temps dans
l’accueil des étudiants car ceux-ci auront déjà des informations sur les services qu’ils
rencontreront.

C’est pourquoi j’ai décidé de retenir l’idée de l’affiche dédiée aux étudiants en équipe
mobile filière Loco-Neuro-Sciences.

Pour pouvoir m’assurer et ajuster cette fiche, je ferai un petit questionnaire qui sera
disponible dans le bureau de l’équipe mobile au 1er étage de Saint-Luc. Avec deux
questions :

1. Est-ce que cette fiche vous a été utile ? Oui ou non

2. Quel information ajouteriez-vous ou supprimeriez-vous ?

Le but de ce questionnaire est de le réévaluer et de l’ajuster pour que l’étudiant soit le

plus informé et préparé.

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Les graphiques :

Avant de concrétiser le choix du projet, il est nécessaire d’utiliser le SWOT, outil

stratégique qui me permet d’évaluer mes atouts/faiblesses personnelles ainsi que
celles qui m’entourent.

9
 Forces Faiblesses
 Analyse critique de ce qui  Peu d’expérience dans la création
m’entoure de projet
 Bonne communication avec la  Pas assez de recul face à la
référente étudiante et chef de problématique (stage trop court)
service
 Bonne adaptation aux différents
services

Opportunités
SWOT Menaces

 Chef de service concerné par la  Le suivi des services, de l’école et

problématique et donc ouvert à de de la chef de service pour la
nouvelles solutions méthode choisie
 Le service informatique pourra-t-
il me suivre
 Coûts financiers, problèmes
informatiques éventuels

Gestion des risques :

Avant de mener les choses plus loin, il est utile de prendre en considération les risques
qu’engendre ce projet afin de le préparer au mieux.

Je vais, ci-dessous, essayé de trouver une solution pour tous.

Risque Mesure de risque Stratégie de

identifié gestion du risque
Refus de Leur expliquer
l’équipe à l’importance du
mener le projet en
projet démontrant les
bienfaits apportés
par cette fiche.

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Refus du chef Accepter sa
de service décision.

Panne de Wifi, Les installer sur

réseau l’ordinateur
comme un fichier
qui ne nécessite
pas d’internet

Refus de Leur expliquer

l’école de l’importance du
publier la fiche projet en
sur Gesta démontrant les
bienfaits apportés
par cette fiche.

Différentes Faire la
structures et communication
protocoles entre les deux
entre l’hôpital établissements
et l’école pour mener à
bien le projet

7) Actions
Action Durée de la tâche Responsable
1) Me documenter sur la 3 heures Moi
préparation et l’anxiété
des étudiants
2) Parler avec l’infirmière 1 heure Moi-même, chefs
chef et référentes infirmiers et référentes
11
 étudiantes de mon projet
3) Aller dans les différents
services de la filière Loco-
Neuro-Sciences
4) Regarder toutes les vidéos
sur Interneo de
présentation de service
5) Préparer mon prototype
d’affiche
6) Présenter mon prototype
à la chef infirmière de
l’équipe mobile et
apporter les corrections
éventuelles
7) Feedback du prototype
8) Clôturer la fiche final
9) Envoyer un mail à la chef
infirmière de l’équipe
mobile, à Madame
Breedstrat (école) ainsi
qu’aux infirmières de
l’école mobile filière Loco-
Neuro-Sciences avec le
projet final et les
explications
10) Placer l’affiche dans les
unités concernées et sur
Gesta
11) Mettre en place une
période d’essai
étudiantes.
2 heures Moi-même
2 heures Moi-même
3 heures Moi-même
3 heures Moi-même, la référente
étudiante et la chef
infirmière
45 minutes Moi-même, la référente
étudiante et la chef
infirmière
4 heures Moi-même
1 heure 30 Moi-même ,la référente
étudiante et la chef
infirmière
1 journée Moi-même, la référente
étudiante, la chef
infirmière de l’équipe
mobile, l’école et le
service informatique
2 mois La référente étudiante, la
chef infirmière de l’équipe
mobile, l’école, le service
informatique et toutes les
infirmières concernées par
les unités de la filière
Loco-Neuro-Sciences

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 GANTT
Actions Durée 14-18 21- 25 28-2 5-9 dec 12-16 19-23
nov nov dec dec dec

1 3 heures 3 heure
2 1 heure 1 heure
3 2 heures 2
heures
4 2 heures 2
heures
5 3 heures 3
heures
6 3 heures 2
heures
7 45 35
minutes minutes
8 4 heures 4
heures
9 1 heure 1
30 heure
30
10 1 journée 1
journée
11 2 mois 2 mois

8) Résultat obtenus

« 2 mois après la mise en place de la fiche d’accueil de stage sur Gesta et dans les unités
filières Loco-Neuro-Science, les infirmiers ont remarqué que les étudiants étaient moins
anxieux lors de leur stage en équipe mobile. Ils savent plus rapidement se prendre en charge
et donc mieux s’adapter et s’intégrer aux différentes équipes rencontrées »

9) Leçons apprises

Ce travail m’a permis de développer mon analyse critique au sens large du terme.

En effet, j’ai pu analyser les habitudes des différents services ainsi que leurs manières de faire
et leurs problématiques.

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Pour ce qui est des consignes précises, j’avais du mal au début à suivre la démarche demandée
mais au fur et à mesure l’AIP m’a permis d’y voir plus clair.

En prenant comme projet la problématique de l’absence d’information, j’ai fait plus attention à
l’importance d’être informée sur où et vers quoi l’on va.

C’est anxiogène d’être sans information.

Conclusion :

Pour conclure, de ma propre expérience je me suis retrouvée sans information et c’est le sens
que j’ai voulu donner à ce projet : il traite une problématique qui touche tous les étudiants sur
un nouveau lieu de stage.

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