CLEMENT Erika

GOEPFERT Maya
SOLAND Jean-Baptiste

Exposé du 23 / 10 / 2000

fr
e.
en r
re
em pie
t.f
ag co
s
pa
e
N
an
.m
w
w
w

1
 SOMMAIRE

INTRODUCTION p3

PARTIE I POURQUOI L'UTILISATION DES CHART FLOWS P4

I Objectifs des chart flows p.4

II Les apports de cet outils p.5

fr
III Les limites p.6

e.
en r
re
em pie
PARTIE IIPRESENTATION DES CHART FLOWS p.7

t.f
I Mise en œuvre du diagramme de circulation p.7
ag co

II Symbolisation p.9
s
pa

EXEMPLE p13
e
N

CONCLUSION p17
an

BIBLIOGRAPHIE p18
.m
w
w
w

2
 INTRODUCTION

Toutes les entreprises possèdent diverses méthodes et procédures pour l'exécution des
différents travaux à effectuer.

L'auditeur qui a pour mission de diagnostiquer les risques existants au sein d'une
entité, doit observer les procédures mises en place, afin de comprendre leur mode de
fonctionnement, les liens qui existent entre-elles, leur formalisation. Pour son observation il

fr
s'appuie sur des entretiens avec les employés de l'entreprise qui lui décrivent les tâches et les
contrôles qu'ils effectuent et qui lui expliquent le rôle de chaque procédure.

e.
en r
re
em pie
A la suite de ces observations et de la récolte d'information, l'auditeur formalise sa

t.f
perception du traitement des transactions et des procédures de contrôle interne. Cette
ag co

formalisation peut être schématisée, dans ce cas on parle de diagramme de circulation ou de

chart flows qui est "la photographie de la circulation, au sein et entre les entités concernées,
des informations à étudier et des documents qui les véhiculent. C'est soit la représentation
s
pa

d'un processus, soit seulement la retranscription graphique d'une procédure écrite".

e

Dans notre dossier, nous essaierons de comprendre pourquoi l'utilisation d'un tel outil
N

est préconisée en audit -objectifs, avantages/apports et limites- puis nous verrons quelles sont
an

les diverses étapes d'une mise en place d'un diagramme de circulation.

.m
w

Le contrôle interne est" l'ensemble de sécurités contribuant à la maîtrise de l'entreprise. Il a pour but, d'un côté,
d'assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l'information, et de l'autre, l'application des
instructions de la direction et de favoriser l'amélioration des performances. Il se manifeste par l'organisation, les
w

méthodes et procédures de chacune des activités de l'entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci" (Ordre
des Experts Comptables et Comptables Agrées,1997)
w

Méthodes et procédures: "Par méthodes et procédures, il faut entendre principalement les consignes
d'exécution des tâches, les documents utilisés, leur contenu, leur diffusion et leur conservation, les autorisations
et approbations, la saisie et le traitement des informations nécessaires à la vie de l'entreprise et de son contrôle."
(Audit et contrôle interne -Dalloz)

3
 PARTIE I POURQUOI L'UTILISATION DES CHART FLOWS

I OBJECTIFS DES CHART FLOWS

Le diagramme de circulation est utilisé pour analyser l'ensemble d'un processus ou

d'une procédure. L'explication de son utilité peut se trouver dans sa formalisation ou dans son
examen.

fr
L'effort de formalisation qu'exige le diagramme de circulation permet à l'auditeur de:

e.
• Mettre en évidence les insuffisances qu'il a dans la compréhension du processus ;

en r
•

re
Identifier les discontinuités dans les flux des opérations;
em pie
• Evaluer les contrôles qui jalonnent, ou devraient jalonner, le circuit analysé, et notamment

t.f
apprécier la séparation des tâches mises en évidence par la représentation graphique. En
ag co

effet une procédure de contrôle interne n'a de sens que si elle contribue à couvrir un
objectif de contrôle, et l'auditeur doit estimer globalement si cet objectif de contrôle est ou
s

non atteint.
pa

Autrement dit, cet outil est un passage recommandé pour connaître et comprendre
e

l'organisation des services audités et les points de contrôle dans le cadre des procédures en
N
an

vigueur. A partir de cette connaissance, l'auditeur peut programmer tous les tests et sondages
lui permettant de s'assurer de la fiabilité des procédures utilisées.
.m

L'examen du diagramme de circulation a pour objectif de répondre à deux questions quant

w

à la qualité des procédures:

w

• Le contrôle interne est-il suffisant? Est-il exacte et exhaustif?

w

S'assure t-on que toutes les données sont traitées?

Et comment sont-elles traitées?
Le contrôle existe-il et est-il placé au meilleur endroit?
• N'existe t-il pas de lourdeurs administratives?
Toutes les opérations sont-elles utiles?
N'y a t-il pas de doublons, de points de blocages…?

4
II LES APPORTS DE CET OUTIL

• Document figuratif, donc facile à lire et à comprendre.

Comme nous le verrons, ci-dessous, chaque opération est matérialisée par un symbole
différent: création de document, duplication, archivage…et la circulation des documents est
impliquée par des flèches qui relient les entités concernées.
Ainsi un diagramme de circulation, bien établi, permet de prendre connaissance
rapidement et sans difficulté d'une procédure ou d'un processus. Il facilite la compréhension
et la communication.

fr
Document logique qui oblige à se poser les questions fondamentales et indispensables
sur chaque document utilisé:

e.
- Combien d'exemplaires?

en r
re
- Qui l'envoie?
em pie
t.f
- Où arrive t-il?
- Qu'en fait-on?…
ag co

• Dans la mesure où les opérations sont représentées chronologiquement, il est plus aisé
s
pa

de mettre en évidence les points forts et les points faibles de chaque procédure ou processus.
La schématisation rend visible les diverses anomalies telles
- L'absence de contrôle;
e
N

- L'insuffisance de contrôle;
an

- La redondance de traitement: la perte de temps;

- La non-utilisation de certains documents.
.m

•
w

Outil d'auto-contrôle. Puisqu'il permet à l'auditeur de s'assurer qu'il a bien compris les
explications fournies. C'est par la même occasion un moyen de validation d'informations
w

obtenues par d'autres sources. Son mode de préparation requière une discipline qui oblige
w

l'auditeur à une bonne compréhension du système.

• Outil d'optimisation. L'auditeur peut imaginer des solutions meilleures, des circuits plus
efficaces, des contrôles plus simples ou plus complets. Cet outil permet d'identifier les
procédures de contrôle adaptées.

5
 III LES LIMITES

• Technique difficile. Pour maîtriser cet outil, il est nécessaire d'avoir été formé et de le
pratiquer fréquemment.
Cette limite technique à tendance à s'estomper avec l'apparition de logiciels de dessins
chart flows qui permettent l'obtention de documents au dessin parfait.
Dorénavant le bémol ne porte plus spécialement sur l'outil lui-même, mais sur le logiciel
et sa maîtrise.

• Encombrement du document par des notes complémentaires. Le fait de ne pouvoir tout

fr
traduire en symbole, oblige l'auditeur à la rédaction de notes complémentaires qui
apparaissent sur le diagramme de circulation. Ces explications alourdissent et vont à

e.
l'encontre du principe figuratif.

en r
re
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ag co
s
pa
e
N
an
.m
w
w
w

6
 PARTIE II PRESENTATION DES CHART FLOWS

I MISE EN ŒUVRE DU DIAGRAMME DE CIRCULATION

Quels types de diagramme adopter?

Selon que l'on veuille une description précise ou non d'une procédure, d'un processus,
d'une méthode, il faudra adopter un diagramme détaillé ou sommaire.
Selon GERMOND et BONNAULT ("Révision et Certification des Comptes"):

fr
- Un diagramme de circulation détaillé est un" diagramme donnant une description

e.
approfondie par opération, des procédures…avec un degré de détail qui doit cependant rester

en r
compatible avec les objectifs de cet outil"

re
-
em pie
Un diagramme de circulation sommaire est un "diagramme utilisé soit pour décrire

t.f
des systèmes simples, soit autour des diagrammes détaillés avant leur établissement, pour
ag co

avoir d'abord une vue d'ensemble à grosses mailles, d'une fonction complexe ou à titre de
contrôle global pour s'assurer de leur enchaînement correct postérieurement à leur
s

établissement".
pa

Règles que doit suivre l'auditeur pour l'établissement du chart flows

e
N

Le circuit des documents doit être présenté le plus clairement possible. Pour cela,
an

l'auditeur devra, au préalable étudier l'organisation avec le responsable du secteur examiné, et

.m

prendre des notes. Ces notes devront ensuite être étayées au moyen d'entrevues avec chacune
des personnes chargées du travail décrit par le responsable. La précision des notes est
w

essentielle pour pouvoir représenter chaque opération en détail du circuit étudié. L'auditeur
doit être conscient du fait qu'il est proche des sources d'information, mais que le directeur de
w

mission en est plus éloigné. Le document ne doit donc comporter aucune ambiguïté.
w

L'auditeur devra aussi choisir les symboles pour schématiser les opérations, parmi la
grande variété qui existe. Il y a ceux de l'AFNOR (Association Française de Normalisation),
ceux des informaticiens (Norme européenne), ceux des ingénieurs industriels et des
consultants.

7
Ces symboles doivent être standardisés pour tous les membres d'une équipe d'auditeur, afin de
s'assurer une communication efficace à travers les diagrammes de circulation.

L'auditeur doit veiller à rajouter des notes explicatives lorsque la schématisation n'est
pas possible. Notes qui ne devront pas être susceptibles d'apporter des ambiguïtés.

Eléments qui doivent apparaître dans un chart flows

Pour que les objectifs (formalisation des procédures et vérification du contrôle interne)
soient atteints, il faut que le diagramme de circulation fasse ressortir les éléments suivants:

fr
ð La division des responsabilités, du travail entre les différents services et à l'intérieur de

e.
chacun de ces services, pour les diverses opérations.

en r
re
ð La localisation des points d'action, des décisions, de contrôle, de vérification.
em pie
ð La liaison avec d'autres procédures, s'il en existe, soit à l'intérieur de l'organisation, soit à

t.f
l'extérieur de celle-ci. Cette liaison devra indiquer clairement les interconnections entre les
ag co

différents circuits considérés.

ð La description des documents et supports informatiques utilisés pour le transfert
s
pa

d'informations ou d'instructions.

En ce qui concerne ce point, le diagramme de circulation doit faire apparaître au

e
N

premier coup d'œil et pour chaque document:

an

- Quel est le document utilisé?

- Quel est le nombre d'exemplaires?
.m

- Qui utilise le document et quelles sont les opérations effectuées?

- Où vont et où sont classés les différents exemplaires?
w

- Quel est le mode de classement adopté ( alphabétique, chronologique…)?

w
w

8
 Une fois le type de diagramme de circulation et les symboles choisis, il incombe à
l'auditeur de respecter quatre règles de présentation:
- Le circuit doit naturellement commencer en haut de la feuille et se diriger verticalement
vers le bas, pour obtenir une lecture logique.
- Les premiers éléments doivent se situer à gauche de la feuille, et s'il est nécessaire
d'utiliser plusieurs colonnes, la progression se ferra de gauche à droite.
- Quand un circuit doit être interrompu en bas d'une feuille, il faut y faire figurer la
référence de la feuille donnant la suite de ce circuit.
- Enfin, chaque feuille doit porter le titre exact du circuit étudié, le nom de l'auditeur qui l'a
rédigé et la date de préparation.

fr
e.
en r
II SYMBOLISATION

re
em pie
Il existe une multitude de symboles pouvant être utilisés pour construire des diagrammes de

t.f
flux. Il y a ceux proposés par l’AFNOR (Association Française de Normalisation, d’autres
ag co

sont présentés par les informaticiens, ou par les ingénieurs industriels, d’autres encore sont
donnés par les consultants, par les grands cabinets d’audit ou encore par l’Institut Français des
s

Auditeurs Consultants Internes. Devant cette grande variété de symbole existant, il devient
pa

nécessaire de les standardiser pour tous les membres d’une même équipe afin de réduire les
risques de malentendus et de favoriser ainsi une communication efficace à travers les
e

diagrammes de circuit.
N
an

Ainsi, les symboles usuels sont :

.m

Le symbole de circulation :
Ce symbole permet notamment d’indiquer le déroulement des phases de traitement. Il
w

symbolise aussi un transfert d’information. Il s’agit généralement d’une flèche qui pointe vers
la droite ou si besoin est vers le bas. Il arrive cependant qu’un document d’entrée ou un
w

rapport suive deux ou plusieurs directions différentes. De même, la flèche peut pointer de
w

dans deux directions opposées, ce qui indique que le traitement concerné utilise les bases de
données tout en les mettant à jour :

9
 Le symbole « Document, Donnée d’entrée ou Rapport » :

Ce symbole désigne la création d’un document, de données d’entrées, d’un rapport ou encore
d’états informatiques. Il peut s’agir par exemple d’une facture, d’un bulletin de paie, d’une
pièce de caisse, etc. Généralement, la description du document est placée à l’intérieur du
symbole : Facture

Il est possible d’utiliser une description générale englobant plusieurs documents, dans ce cas
on utilise ce symbole : .

fr
Dans certain cas, des détails spécifiques pourront être placés au-dessous des symboles utilisés.

e.
Il peut par exemple s’avérer utile d’indiquer la fréquence ou la proportion des sources

en r
re
em pie
d’informations. Ce type de détail ne doit être utilisé que s’il permet d’obtenir une meilleure
compréhension du flux.

t.f
ag co

Le symbole de traitement ou opérations administratives :

s

Ce symbole est utilisé pour désigner la fonction ou l’opération spécifique qui est exécutée. Il
pa

est d’usage de mentionner à l’intérieur du symbole ce qui est accompli, uniquement lorsque
cela concerne des opérations de traitement effectif. Il est par ailleurs possible de renvoyer
e

cette mention en bas de page pour décrire brièvement l’opération.

N
an

On peut désigner l’auteur d’une opération soit sur le côté gauche du symbole, soit en dessous.
.m

Le symbole Fichiers ou données stockées :

w

Ce symbole désigne un fichier. Il est d’usage de décrire au centre du symbole les transactions
w

traitées. Par ailleurs, on précise généralement s’il s’agit d’un fichier manuel ou d’un fichier
w

ordinateur en dessous du fichier considéré. De même, on indique le type de fichier utilisé sur
la partie supérieure du symbole. Cette dernière indication permet de distinguer s’il s’agit
d’une référence ou bien d’une opération.
Lorsqu’il s’agit d’un fichier contenant des données de référence, on place la mention
« référence » ou « maître » sur le sommet du symbole.

10
 Le symbole de liaison à l’intérieur d’un diagramme :

Il est utilisé pour effectuer des liaisons appropriées à l’intérieur d’un même diagramme. On
peut ajouter à l’intérieur de ce symbole un caractère numérique pour ajouter des
commentaires au diagramme ; ou un caractère alphabétique pour indiquer qu’il faut se
reporter d’un point de flux considéré à un autre point représenté par le même diagramme.

Le symbole de liaison entre différents diagrammes :

Ce symbole renvoie à une autre page à un symbole identique portant la même lettre. Lorsque
l’on souhaite créer une liaison entre différents diagrammes, il est nécessaire de répéter sur le

fr
diagramme suivant le dernier symbole précédant le symbole de liaison. On placera alors ce

e.
symbole après le symbole de liaison.

en r
re
On indique par ailleurs à côté ou à l’intérieur du symbole s’il s’agit d’un flux en « provenance
em pie
de » ou bien d’un flux qui se dirige « vers ». Ceci permet d’identifier la fonction antérieure et

t.f
la fonction suivante.
ag co

Le symbole de liaison entre les cycles :

s

Il s’agit du point terminal d’un diagramme. Cela signifie que le diagramme n’a pas de suite
pa

dans un autre circuit. Ce symbole est soumis aux même règles que le symbole précédent. Il
montre comment les transactions d’un cycle interfèrent avec d’autres cycles. On place à
e

l’intérieur du symbole le nom du cycle avec lequel il interface, ainsi que l’indication de la
N
an

direction et la référence du document. Toutes les autres remarques explicatives peuvent être
inscrites en dessous du symbole.
.m
w

Le symbole de classement définitif :

w

Le symbole de classement provisoire : ou

w

Pour ces symboles de classement, il est d’usage de préciser le mode de classement dans le
triangle. On a ainsi A = alphabétique, N = numérique, C = chronologique.

11
 Le symbole de la bande magnétique :
Ce symbole représente un stockage à accès séquentiels.

Embranchement décisionnel : oui

Ce symbole permet de désigner une procédure alternative,

Ou une décision ou un embranchement. non

fr
e.
en r
re
em pie
t.f
ag co
s
pa
e
N
an
.m
w
w
w

12
 EXEMPLE

L'exemple qui suit permet de décrire les procédures qui existe dans une entreprise de
production. On va donc suivre l'ensemble des étapes qui mènent d'une commande au produit
fini. Il permet ainsi d'effectuer un contrôle sur l'ensemble du processus.
Dans cet exemple, on a été chargé de réaliser une description des procédures et des contrôles
internes en place au sein de l'entreprise.
Opérations
Bureau d'étude
La cde provient soit
directement du
client, soit d'un Commande
appel d'offres

Le bureau d'études
Compta

fr
établit un devis en 2
exemplaires à l'aide Analytique

e.
des éléments de la
comptabilité

en r
Devis

re
analytique em pie
Le devis est soumis

t.f
à l'approbation du
Approuvé
ag co

Directeur Général non par le DG ? Service commercial

Le service oui
commercial négocie
s

le devis avec le
pa

commande
client
obtenue ?
archive
Le bureau d'études
e

rédige une fiche de oui

suivi de la non
N

Fiche de suivi de
commande avec les
an

Cde
spécificités de la
pièce à produire et
.m

les délais de
production.
1
w

Le service planning archive

planifie la
production en tenant Service planning
w

compte des délais de

production et des
w

disponibilités de
production.
Caractéristiques
Le bureau d'études de la pièce
transmet les
caractéristiques de la
pièce au service
usinage
Le service usinage
réalise les matrices Service usinage
qui donneront leur
forme à la pièce. 13
 Opérations Service achat

Fournisseur
(1)
A partir de la fiche Service planning
de suivi de
1
commande, le
service achat émet
un bon de
commande en quatre
(2) archive
exemplaires Bon de
(3)
commande
(4)
Lors de la réception,
le magasinier note (4) Magasin de stockage
Livraison
sur le bon de

fr
commande les
quantités réellement

e.
reçues ainsi que des
observations

en r
re
éventuelles. em pie
t.f
Bon de
ag co

commande
annoté
s
pa

Fichiers
Le service achat des stocks
Ecart Qtité
résout directement le Commandée /
e

différent avec le Qtité reçue :

N

service fournisseur différent

an

résolu
non
.m

Si le différend n'est Directeur d'usine

pas réglé, l'affaire oui
remonte au directeur
w

d'usine, sinon le bon

de commande
w

annoté est transmis Bon Cde

au service annoté
w

comptable.
(3)
(4)
Le contrôle des
stocks est réalisé en
inventaire tournant archive
2
par le responsable
des stocks.
Service
comptable

14
 Opérations Service comptable Fournisseur

Le service comptable vérifie la

concordance entre le bon de Service achat
commande annoté et la facture
du fournisseur. 2

Bon de Facture
commande
annoté

fr
e.
En cas d'écart, le service

en r
re
comptable contacte le service em pie
achat qui règle le différend avec
le fournisseur.

t.f
Service
Ecart ? achat
ag co

oui

non
s
pa

Le service comptable saisit le

journal des achats.
e

Billet à
Fichier
ordre
N

comptable
an

Le journal des achats met à jour

la comptabilité générale et
déclenche l'édition des billets à
.m

ordre.
w
w

Légende
w

Fichier Classement
informatique Document
définitif
archive

Décision
ou Liasse de 1 Sortie (entrée) du
test documents diagramme

15
Dans ce tableau nous allons analyser les faiblesses des procédures qui existent dans ce cas.
Nous ne pouvons entrer dans les détails du fait du manque d'informations dont nous
disposons. Mais nous partons du principe que nous disposons uniquement du diagramme de
circulation précédent.

Faiblesse constatée Risque existant Recommandation

Les devis ne sont pas
pré-numérotés.
Risque de perte d'un devis
entraînant la non-réponse à
un appel d'offres : risque de
perte de chiffre d'affaires.
Les devis doivent être pré-
numérotés et cette
numérotation doit faire l'objet
d'un contrôle pour recenser
les devis manquants.

Les fiches de suivi de Risque de perte d'une fiche Les fiches de suivi de

fr
commande ne sont pas de suivi de commande commande doivent être pré-
pré-numérotées. Elles entraînant une perte de numérotées et la

e.
sont réalisées en un seul temps voire l'oubli de traiter numérotation doit faire l'objet
exemplaire. la commande: risque de d'un suivi. Chaque service par

en r
re
pénalités imposées par le
em pie lequel transite cette fiche doit
client. en conserver une copie.

t.f
ag co

Le suivi des différends Tant que les différends ne Formaliser la procédure et

avec les fournisseurs sont pas solutionnés, les prévoir, en fin de mois, la
n'est pas formalisé. factures ne sont pas comptabilisation en charges à
s

comptabilisées. Risque de payer des factures litigieuses.

pa

sous-évaluation des achats.

e
N
an
.m
w
w
w

16
 CONCLUSION

Comme nous avons pu le constater, l’utilisation des diagrammes de flux s’avère

difficile à maîtriser. Les symboles sont multiples et il convient de bien les connaître et surtout
de bien savoir les agencer pour que l’utilisation de cette technique soit efficace. Ainsi, la
technique des diagrammes de circulation semble encore très peu utilisée dans les cabinets
d’audit. Néanmoins, avec l’arrivée sur le marché de logiciels de dessin de chart flows , on
peut imaginer que cette technique va tendre à être d’avantage utilisée dans les années à venir.

fr
Toutefois, ces logiciels n’enlèvent en rien le caractère sophistiqué de la méthode, et les

e.
utilisateurs potentiels ne semblent pas encore convaincu de sa pertinence.

en r
re
em pie
t.f
ag co
s
pa
e
N
an
.m
w
w
w

17
 BIBLIOGRAPHIE

1. COLLINS (Lionel), VALIN (Gérard); Audit et contrôle interne, aspect financiers,

opérationnels et stratégiques ; Dalloz ; 4ième édition ; p 112-117.

2. GRAND B., VERDALLE B.; Audit comptable et financier;

Economica; 1999; p 63-85.

3. PIGE B.; Audit et contrôle interne, la conduite d'une mission interne ;

Dunod; 1998 ; p 173-180.

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4. RENARD (Jacques); Théorie et pratique de l'audit interne ;
Les éditions d'organisation ; 1997.

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Dunod; 1998 ; p 173-180.
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