Chapitre 1 : Initiation à l’utilisation avancée du logiciel Microsoft Word

1. Présentation de Microsoft Word

Microsoft Word est un outil faisant partie de la suite logicielle Microsoft Office. Il s’agit
d’un outil de traitement de texte permettant la mise en forme, la mise en page des textes ainsi que
l’insertion des graphiques, tableaux, images, son, liens… Il offre en outre des fonctions
linguistiques permettant de vérifier l’orthographe et la grammaire des textes saisis ou encore de
trouver des synonymes.
Pour une bonne utilisation du logiciel Microsoft Word, il est indispensable de connaitre les
différentes parties de son interface. Celle-ci est présentée ci-dessous :

Onglet Fichier Onglets Barre de titre

Les groupes
Les commandes Règle

Zone de
navigation

Barre
Barre d’état Barre de tâche d’affichage Le zoomer

Figure 1 : Page d’accueil Word

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 1

  L’onglet Fichier qui a remplacé le bouton Office des versions précédentes
 La barre de titre affiche le nom de votre application et le nom du document en cours
 Les onglets regroupent les différentes commandes et fonctions de Word.
 Les groupes et boutons de commandes : chaque groupe contient des boutons de
commandes qui exécutent des commandes dans les différents onglets.
 La barre d’état affiche les paramètres relatifs visibles à l’écran
 La barre des tâches permet de visualiser les programmes ouverts.
 La règle facilite et accélère la mise en forme des documents
 Les boutons d’affichage : permettre de contrôler l’affichage de votre document
 Le zoom détermine la taille de l’affichage du document à l’écran
 La zone de navigation : celle-ci contient trois rubriques (titre, pages et résultats). Elle
permet d’observer les différents titres du document ainsi que leur hiérarchie. Il est possible
dans cette zone de rechercher rapidement un mot ou un groupe de mots dans le texte.

2. Mettre une note de bas de page

Il peut être nécessaire lors de la rédaction d’un document, de donner directement une référence
ou une brève explication d’un mot ou d’une phrase, pour éviter au lecteur d’aller à la fin du
document pour avoir la référence. Dans ces cas-là, on utilise des notes de bas de page, comme celle
présente sur la figure ci-dessous.

Figure 2 : Présentation d’un texte avec note de bas de page

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 Une marque de référence (numérique par défaut) est insérée dans le texte, et ajoutée au bas de
la page. La procédure pour insérer un bas de page est la suivante :
 Cliquez à l’endroit où vous souhaitez ajouter la note de bas de page.
 Cliquez sur Références  Insérer une note de bas de page.

Figure 3 : Insertion d’une note de bas de page

 Tapez le texte de la note de bas de page devant le numéro qui s’affiche.

NB : Si vous voulez retourner là où vous étiez dans le document, vous pouvez tout simplement
double-cliquer sur la marque de note de bas de page.

3. Créer une table des matières

La création d’une table de matière automatique dans un document Word permet une
actualisation rapide de celle-ci. Elle permet également un accès rapide à une partie précise du
document comme nous le verrons dans cette partie. La création passe par plusieurs étapes.
 Appliquer un style de titre
Sélectionnez le texte que vous voulez inclure dans la table des matières, puis dans l’onglet
Accueil, cliquez sur un style de titre tel que Titre 1 par exemple (au niveau du groupe Style de
cet onglet).

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 Figure 4 : Sélection d’un style pour la création d’une table des matières

Le Titre 1 correspond au premier niveau dans la table des matières, le Titre 2 au deuxième et
ainsi de suite. Un style doit être choisi pour une catégorie de titre bien précis.

 Appliquer une numérotation de titre

Le Titre 1 peut être choisi pour les chapitres du document que vous rédigez et le Titre 2 pour
les sections respectives des chapitres (exemple : « 1. » pour la première section du chapitre 1)
et le Titre 2 pour les sous-sections des sections des chapitres (exemple : « 1.2. » pour la
deuxième sous-section de la première section du chapitre 1). La hiérarchisation des titres se
fait comme l’illustre la figure ci-dessous.

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 Figure 5 : Choix d’une numérotation

 Ajouter la table des matières

Word génère la table des matières à partir des titres contenus dans votre document. Pour insérer
la table des matières, il faut mettre le curseur là où pour voulez qu’elle apparaisse (généralement
au début ou à la fin du document), cliquez sur l’onglet Références, ensuite sur Table des
matières et sélection le type de table des matières que vous désirez (voir figure ci-dessous).

Figure 6 : Insertion d’une table des matières

La table des matières peut être mise à jour lorsque vous modifiez le texte. Il suffit de cliquer
sur Mettre à jour la table, toujours au niveau de l’onglet Références.

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 Figure 7 : Mettre à jour une table des matières

Remarque : Si vous utilisez un style de Table des matières manuel, Word n’utilise pas vos titres
pour créer une table des matières et ne peut pas effectuer de mise à jour automatique. À la place,
Word utilise le texte des espaces réservés pour créer une table des matières factice. Vous devrez
taper manuellement chaque entrée dans celle-ci.

Il est possible de personnaliser votre table des matières, en modifiant par exemple la police, le
nombre de niveaux de titre et l’affichage de pointillés entre les entrées et les numéros de page. Pour
ce faire, cliquez sur l’onglet Références  Table des matières personnalisée

Figure 8 : Personnalisation de la table des matières (1)

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 6

Pour modifier la police, la taille, l’interligne, … il faut cliquez sur Modifier…  TM 1 
Modifier…  OK. Faire la même chose avec TM 2, TM 3, … pour personnaliser tous les niveaux
de votre table des matières (voir figure ci-dessous).

Figure 9 : Personnalisation de la table des matières (2)

Pour accéder rapidement à une partie de votre document à partir de la table des matières, vous
appuyez sur la touche ctrl de votre clavier et vous cliquez sur le titre de cette partie du document.

4. Insérer une table des illustrations pour tableaux/figures/annexes

Il est parfois nécessaire dans certains documents (rapports, mémoires, thèses…) d’insérer une table
des illustrations pour les tableaux, les figures, les annexes, les graphiques, les images… Pour cela,
il faut :
 insérer une légende : cliquez sur l’onglet Références  Insérer une légende.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 7

 Figure 10 : Insertion d’une légende (1)

Vous devez ensuite choisir le type d’objet que vous voulez illustrer (tableaux ou les figures).

Figure 11 : Insertion d’une légende (2)

NB : vous pouvez créer une nouvelle étiquette, si le nom de l’objet que vous voulez illustrer n’est
pas dans la liste par défaut des étiquettes.

 insérer une table des illustrations : placer le curseur là où vous voulez que votre table des
illustrations apparaisse, et cliquez sur Insérer une table des illustrations.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 8

Comme pour la table des matières, il est possible de faire la mise à jour de votre table des
illustrations pendant et à la fin de la rédaction de votre document.

5. Insérer deux formats de numéros de page différents dans un document

Dans la structuration de certains documents, il est souvent indiqué d’utiliser plus d’un format
de numéros de page ; c’est le cas des mémoires, des thèses et de certains livres. Parmi les formats,
on distingue : ceux en chiffres arabes (1, 2, 3, 4…), ceux en « i » (i, ii, iii, iv…), ceux en chiffre
romain (I, II, III, IV…), ceux en lettres (a, b, c, d…), etc. Cette différenciation sert à marque une
distinction entre des parties d’un document. On utilisera par exemple le format en « i » pour tout
ce qui précède l’introduction d’un mémoire (sommaire, remerciements, résumé…), le format en
chiffres arabes de l’introduction aux références bibliographiques et les chiffres romains pour les
annexes. Le format en lettre est rarement utilisé parce qu’il ne peut aller au-delà de 26 pages (soit
le nombre de lettre de l’alphabet).

Pour introduire deux formats de numéros de page différents, la procédure est la suivante :
 Placer le curseur à la fin de la partie qui doit contenir le premier format de numéro
 Allez sur l’onglet Mise en page et cliquez sur Sauts de pages

Figure 12 : Insertion d’un saut de page

 Cliquez sur Page suivante

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 9

 Figure 13 : Insertion d’un saut de page

 Vous pouvez vous rassurer que le saut de page a bien été effectué en double-cliquant sur le en-
tête de page de la première page devant comporter le format suivant. Vous verrez affiché « Pied
de page – Section 1) et « en-tête – Section 2).

Figure 14 : Vérification du saut de page

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 10

 Placez le curseur sur n’importe quelle page de la première section et appliquer le format que
voulez lui attribuer, en allant sur l’onglet Insertion  Numéro de page  Format des
numéros de pages …

Figure 15 : Choix d’un format des numéros de pages (1)

 Choisir le format de numéros et cliquez sur OK

Figure 16 : Choix d’un format des numéros de pages (1)

 Placez ensuite le curseur sur n’importe quelle page de la deuxième section et faire le même
procédé pour le choix du deuxième format.

Remarque : Le numéro de la première page de la deuxième section est par défaut celui qui suit le
numéro de la dernière page de la première section. Autrement dit, si la dernière page de la première

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 11

section a le numéro « ix », la première page de la deuxième section aura par défaut le numéro
« 10 ». Dans ce cas, vous pouvez, en gardant le curseur sur une page de la deuxième section, allez
au niveau du format de numéros de pages et choisir à partir de quel nombre vous voulez que la
pagination commence.

Figure 17 : Numérotation des pages d’une section

6. Faire un publipostage

Le publipostage permet de générer plusieurs documents (ayant une structure de base identique) en
même temps. Seules des sections spécifiques de chaque document varient et sont personnalisées.
Dans Word, le publipostage peut être utilisé pour plusieurs types d’objet : les étiquettes, les lettres,
les enveloppes et les courriers électroniques en nombre. Dans cette section nous verrons le cas
particulier du publipostage des lettres. Trois documents sont impliqués dans le processus de fusion
et publipostage :

 votre document principal ;

 votre source de données ;
 votre document fusionné.

Dans cette partie nous allons, présenter étape par étape comment se fait un publipostage.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 12

 1ère étape : préparer votre document principal
Il est indispensable de préparer votre lettre avant de commencer le publipostage. Si vous voulez
par exemple annoncer un événement à venir, incluez le nom, la date, l’heure et l’emplacement
auxquels aura lieu l’événement, car ces détails seront communs à tous les destinataires de votre
lettre. Pour rédiger votre lettre, cliquez sur l’onglet Publipostage  Démarrer la fusion et le
publipostage  Lettres.

Figure 18 : préparation d’une lettre pour un publipostage

Saisir le contenu de la lettre (exemple ci-dessous) que vous enverrez à vos destinataires.

 2e étape : configurer votre liste de diffusion

La liste de diffusion constitue votre source de données. Il peut s’agir d’une feuille de calcul
Excel, d’un annuaire de contacts Outlook, d’une base de données Access ou d’une liste
d’adresses Office. Il est conseillé de créer une liste de diffusion avant le publipostage ; toutefois
si vous n’avez pas de liste, vous pouvez en créer une lors du processus de publipostage. Si vous
utilisez une feuille de calcul Excel, vérifiez que la colonne des codes postaux est mise en forme
en tant que texte afin de ne pas perdre de zéros.

 3e étape : lier votre liste de diffusion à votre document principal

Pour lier votre liste de diffusion à votre document principal, il faut cliquer sur l’onglet
Publipostage Démarrer la fusion et le publipostage  Sélection des destinataires, et
ensuite choisir une option

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 13

 Figure 19 : Sélection d’une liste de diffusion pour un publipostage

À ce niveau trois opérations sont possibles :

 si vous n’avez pas de liste de diffusion, sélectionnez Entrer une nouvelle liste, puis
créez-en une.
 Si votre liste de diffusion est stockée dans une feuille de calcul Excel, une base de
données Access ou tout autre type de fichier de données, sélectionnez Utiliser une
liste existante, recherchez votre liste, puis sélectionnez Ouvrir.
 Si vous préférez utiliser vos contacts Outlook, choisissez Sélectionner dans les
contacts Outlook.

Pour la suite du cours, nous utiliserons une base de donnée déjà existante.

Figure 20 : Base de données pour publipostage

NB : Les noms figurant sur cette image proviennent d’un fichier téléchargé en accès libre et
modifié.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 14

 4e étape : ajouter du contenu personnalisé à votre lettre (par exemple, son nom et son
adresse).
Pour ajouter ces informations, nous vous conseillons d’insérer des champs de fusion dans
votre document principal.

a. Dans l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion,

sélectionnez Bloc d’adresse.

Figure 21 : Insertion d’un bloc d’adresse

b. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, choisissez un format pour le nom
du destinataire tel qu’il doit apparaître dans la lettre.

Figure 22 : Choix d’un format pour les noms des destinataires

c. Cliquez sur OK.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 15

 Figure 23 : Insertion d’un format pour les noms des destinataires

d. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Formule d’appel.

Figure 24 : Insertion d’une formule d’appel (1)

e. Dans la boîte de dialogue Insérer une formule d’appel, sélectionnez le format de votre
choix.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 16

 Figure 25: Choix d’une formule d’appel

f. Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion dans la lettre

Figure 26 : Insertion d’une formule d’appel (2)

Remarque : Pour voir comment une adresse ou une formule d’appel s’affichera dans la
lettre, sous Aperçu, sélectionnez Aperçu des résultats. Sélectionnez le bouton
d’enregistrement Suivant ou Précédent pour parcourir les enregistrements dans votre
source de données.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 17

 Figure 27 : Aperçu de l’insertion d’un bloc d’adresse et

g. Sélectionnez Fichier Enregistrer pour conserver la lettre que vous créez pour le
publipostage.

Pour vous éviter de devoir insérer chaque champ dans votre document, Word comprend les outils
Bloc d’adresse et Formule d’appel qui ajoutent tous les champs pour une adresse ou une formule
de salutation, ce qui vous évite d’avoir à ajouter chaque champ l’un après l’autre. Toutefois,
lorsque vous commencez une fusion de lettres et que vous connectez votre document à votre liste
de diffusion, vous pouvez ajouter des champs de fusion pour personnaliser le contenu. Les
champs de fusion proviennent des en-têtes de colonnes de votre liste de diffusion ou « source de
données ». Les champs de fusion que vous insérez récupèrent les informations dans votre liste de
diffusion et vous permettent de personnaliser chaque lettre.

Si vous souhaitez ajouter des informations de la liste de diffusion dans votre document, vous
pouvez ajouter les champs de fusion un par un.

a. Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ de fusion.

b. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard de Insérer un champ de fusion, puis
sélectionnez le nom du champ.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 18

 Figure 28 : Insertion d’un champ de fusion

Figure 29 : Exemple d’insertion d’un champ de fusion

Conseils :

 Il est préférable que toutes les données à fusionner figurent dans la première feuille de votre
feuille de calcul.
 La feuille de calcul Excel à utiliser pour l’opération de fusion et publipostage doit être
stockée sur votre ordinateur local.
 Les modifications et ajouts apportés à votre feuille de calcul doivent être achevés avant la
connexion de celle-ci à votre document de fusion et publipostage dans Word.

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 19

 Étape 5 : afficher un aperçu des lettres et les imprimer

1. Sélectionnez Aperçu des résultats, puis sélectionnez le bouton d’enregistrement Suivant

 ou Précédent  pour vous assurer de l’exactitude des noms et des adresses présentes
dans le corps de votre lettre. Pour atteindre le début d’une liste, sélectionnez le bouton
d’enregistrement Premier  ; pour atteindre la fin d’une liste, sélectionnez le bouton
d’enregistrement Dernier  .
2. Cliquez sur Terminer & fusionner  Imprimer les documents.

Figure 30 : Terminer un publipostage

 Étape 6 : enregistrer votre lettre personnalisée

Lorsque vous enregistrez le document de publipostage, celui-ci reste connecté à votre liste de
diffusion. Vous pouvez ainsi le réutiliser pour votre prochain publipostage.
 Pour réutiliser votre document de publipostage : ouvrez le document de publipostage
et sélectionnez Oui quand Word vous invite à conserver la liaison.
 Pour modifier des adresses dans le document de publipostage : ouvrez le document
Publipostage, puis choisissez Modifier la liste de destinataires afin de trier, de filtrer et
de sélectionner des adresses spécifiques.

7. Générer des références bibliographiques dans Word

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 20

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 21
Références

Régine, B. (2010). Initiation à Word 2007. Cours d’informatique. Récupéré sur

http://mesfichespratiques.free.fr/supports/InitiationWORD2007.pdf

Sites web

https://support.office.com/fr-fr/article/Cr%C3%A9er-une-table-des-mati%C3%A8res-5eaadd8f-
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https://support.office.com/fr-fr/article/Ajouter-des-notes-de-bas-de-page-et-des-notes-de-fin-
dans-Word-61f3fb1a-4717-414c-9a8f-015a5f3ff4cb

https://support.office.com/fr-fr/article/Cr%C3%A9er-une-table-des-illustrations-c5ea59c5-487c-
4fb2-bd48-e34dd57f0ec1

https://support.office.com/fr-fr/article/Utiliser-le-publipostage-afin-de-personnaliser-les-
lettres-pour-un-courrier-en-nombre-d7686bb1-3077-4af3-926b-8c825e9505a3?ui=fr-
FR&rs=fr-FR&ad=FR

https://support.office.com/fr-fr/article/Ins%C3%A9rer-des-champs-de-fusion-et-publipostage-
9a1ab5e3-2d7a-420d-8d7e-7cc26f26acff

Vidéos

https://www.youtube.com/watch?v=oe2mDyPPUg4

M. POKAM Lénaïc Francois, (Doctorant en SI) Page 22