Guide d’utilisateur du module Fixed Assets (FA)

Référence du document : Guide d'utilisateur FA.docx

Date de mise à jour : 03/07/2023 10:08
Version : V2.1
État : livré
Auteurs : Oracle Consulting

Table des mises à jour du document

Version Auteur Date Objet

V1.0 Youssef SENDANI 25/03/2021 Création

V1.1 Youssef SENDANI 13/04/2021 Modification
V1.2 Youssef SENDANI 29/06/2021 Modification
V2.0 Ben DIARRASSOUBA 07/06/2023 Mise à jour
V2.1 Ben DIARRASSOUBA 26/06/2023 Mise à jour
V2.2 Ben DIARRASSOUBA 03/07/2023 Mise à jour

SOMMAIRE

1 FIXED ASSETS : GESTION DES IMMOBILISATIONS................................................................................... 3

1.1. CONNEXION À LA PLATEFORME :........................................................................................................... 3

1.2. CRÉATION D’UNE IMMOBILISATION – MANUELLE.................................................................................. 3

1.3. CRÉATION D'UNE IMMOBILISATION - VIA UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL............................................... 6

1.4. CRÉATION D’IMMOBILISATIONS DEPUIS LES LIGNES AP....................................................................... 11

1.4.1. CRÉATION D’IMMOBILISATIONS DEPUIS LES LIGNES AP : UNE SEULE IMMOBILISATION........................ 11

1.4.2. CRÉATION D’IMMOBILISATIONS DEPUIS LES LIGNES AP : PLUSIEURS IMMOBILISATIONS VIA EXCEL......14

1) CHANGER LES UNITÉS AU NIVEAU DE LA LIGNE DE FACTURE................................................................ 14

2) FRACTIONNER LA LIGNE DE FACTURE SUR PLUSIEURS LIGNES.............................................................. 15

3) PRÉPARER LES LIGNES D’IMMOBILISATIONS DEPUIS LA LIGNE DE FACTURE FRACTIONNÉE...................16

4) CONTRÔLER / COMPLÉTER LE FICHIER DE CHARGEMENT VIA LA MOULINETTE FA................................ 18

5) IMPUTER LES LIGNES TRAITÉES............................................................................................................ 20

1.5. RECHERCHE ET CONSULTATION DES IMMOBILISATIONS....................................................................... 21

1.6. RECLASSEMENT DES IMMOBILISATIONS.............................................................................................. 23

1.6.1. RECLASSEMENT DES IMMOBILISATIONS DANS LE SYSTÈME.................................................................. 23

1.6.2. RECLASSEMENT DES IMMOBILISATIONS VIA UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL........................................ 25

1.7. TRANSFERT DES IMMOBILISATIONS..................................................................................................... 27

1.7.1. TRANSFERT DES IMMOBILISATIONS DANS LE SYSTÈME........................................................................ 27

1.7.2. TRANSFERT DES IMMOBILISATIONS VIA UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL............................................... 29

1.8. CESSION DES IMMOBILISATIONS......................................................................................................... 31

1.8.1. CESSION DES IMMOBILISATIONS : CESSION MANUELLE....................................................................... 31

1.8.2. CESSION DES IMMOBILISATIONS : VIA UNE FEUILLE DE CALCUL EXCEL.................................................. 34

1.9. LANCEMENT DES AMORTISSEMENTS................................................................................................... 36

1.10. CLÔTURE DE LA PÉRIODE FA................................................................................................................ 37

• FIXED ASSETS : GESTION DES IMMOBILISATIONS
• Connexion à la plateforme :
• Une fois votre mot de passe configuré, vous pouvez vous connecter à
l’application.
• Cliquer sur l’URL
https://fa-etuq-test-saasfaprod1.fa.ocs.oraclecloud.com/fscmUI/faces/
FuseWelcome
• Renseigner le nom d’utilisateur, le mot de passe et sélectionner la langue
souhaitée puis cliquer sur Connexion.

• Création d’une immobilisation – Manuelle

Allez sur Immobilisations > Icone Immobilisation > menu Tâches > Ajouter une immobilisation
puis renseigner les informations de base pour la création d’une immobilisation :
• Journal (Livre)
• Type d’immobilisation
• Catégorie
• Description
• Coût
• Unités
• Compte de charges (dotation)
• Clé Lieu
Cliquer sur Suivant

Une fois la fenêtre de la création de l’immobilisation est ouverte, complétez les autres
informations :
• Clé immobilisation
• Date de mise en service
• Les champs supplémentaires : N° de décompte, Marque et Type
• Etc.
Puis cliquez sur Soumettre

• Création d'une immobilisation - Via une feuille de calcul Excel

Allez sur le menu Taches > Ajouter des immobilisations dans une feuille de calcul
Renseigner le Journal et le type d’immobilisation > Cliquer sur Aller
Un fichier Excel ADFi se télécharge :
• Ouvrir le fichier Excel

•
Cli
quer sur Oui pour se connecter au système

• Renseigner le nom d’utilisateur et le mot de passe > Connexion

• Renseigner les informations sur les immobilisations à créer
• Cliquer sur Soumettre > Oui

Une fois les lignes d’immobilisations sont créées avec succès :

Allez sur l’application > Immobilisations > Icone Immobilisations > Infotile Acquisitions > Cliquer
sur Prêt pour Imputation > Sélectionner une ligne > cliquer sur Imputer tout

• Création d’immobilisations depuis les lignes AP

• Création d’immobilisations depuis les lignes AP : une seule immobilisation
Aller sur Immobilisations > Icone Immobilisations > Infotile Acquisitions > Cliquer sur Incomplet
> Puis sur la ligne à traiter

Une fois la fenêtre de la création de l’immobilisation est ouverte, complétez les autres
informations :
 • Clé immobilisation
• Date de mise en service
• Les champs supplémentaires : N° de décompte, Marque et Type
• Etc.
Changer de statut de la ligner de « Nouveau » à « Publier »
Puis cliquez sur Sauvegarder et Fermer

Une fois la ligne d’immobilisation est créée avec succès :

Allez sur l’application > Immobilisations > Icone Immobilisations > Infotile Acquisitions > Cliquer
sur Prêt pour Imputation > Sélectionner une ligne > cliquer sur Imputer tout

• Création d’immobilisations depuis les lignes AP : Plusieurs Immobilisations Via Excel

• Changer les unités au niveau de la ligne de facture
•
All
er sur Immobilisations > Icone Immobilisations > Menu Taches > Préparer les lignes
source

• Puis cliquer sur la ligne à traiter

• Aller directement aux unités au niveau de la partie Affectations

• Changer les unités
• Sauvegarder et fermer

• Fractionner la ligne de facture sur plusieurs lignes

• Aller sur Taches > Préparer les lignes source
• Sélectionner la ligne modifiée
• Cliquer sur Fractionner > Confirmer (Oui) > OK
Bon à savoir : on ne fractionner que des lignes d’au moins 2 articles

• Préparer les lignes d’immobilisations depuis la ligne de facture fractionnée

Une fois la ligne est fractionnée sur plusieurs lignes, allez sur Préparer les lignes source >
Sélectionner une ligne > Cliquer sur Préparer tout

Un fichier Excel ADFi se télécharge :

 • Ouvrir le fichier Excel

• Cliquer sur Oui pour se connecter au système

• Renseigner le nom d’utilisateur et le mot de passe > Connexion
• Renseigner/Compléter les informations sur les lignes d’immobilisations à créer
Sauvegarder et fermer le fichier SANS LE SOUMMETRE

• Imputer les lignes traitées

Une fois les lignes d’immobilisations sont créées avec succès :
Allez sur l’application > Immobilisations > Icone Immobilisations > Infotile Acquisitions > Cliquer
sur Prêt pour Imputation > Sélectionner une ligne > cliquer sur Imputer tout

• Recherche et consultation des immobilisations

Pour rechercher/Consulter des immobilisations :
• Aller sur Immobilisations > Rechercher des immobilisations

• Remplir les critères de recherche sur la base des immobilisations à cibler (le système
permet une large variété de critère pour affiner la recherche)
• Cliquer sur rechercher

Bon à savoir : Il est possible d’ajouter des champs supplémentaires et d’enregistrer ses
critères de recherche afin de les utiliser pour d’autres consultations.

• Reclassement des immobilisations

• Reclassement des immobilisations dans le système
Le reclassement consiste à mettre à jour une ou plusieurs informations relatives à des
immobilisations.
Pour ajuster une immobilisation :
• Aller sur Menu Taches > Ajuster des immobilisations

• Renseigner les paramètres de recherche afin de cibler les immobilisations en question

• Cliquer sur modifier les détails financiers pour mettre à jour les informations financières
• Cliquer modifier la catégorie si vous voulez changer la catégorie des immobilisations
• Cliquer sur Soumettre
 • Reclassement des immobilisations via une feuille de calcul Excel

Aller sur Menu Taches > Ajuster des immobilisations dans une feuille de calcul
Choisir le type d’ajustement souhaité > Soumettre
Remplir le fichier de reclassement avec les modifications souhaitées puis soumettre le fichier

• Transfert des immobilisations

• Transfert des immobilisations dans le système
Le transfert consiste à mettre à jour l’affectation des immobilisations (changement de la clé
lieu).
Pour effectuer un transfert :
•

Aller sur Menu Taches > Transférer des immobilisations

• Renseigner les critères de rechercher afin de cibler les immobilisations en question

• Sélectionner l’immobilisation à traiter

• Cliquer sur Transférer une immobilisation

• Ajouter une ligne pour la nouvelle affectation
• Renseigner le nombre d’unités à transférer et déduire ce même nombre de la ligne
originelle
• Cliquer sur soumettre

• Transfert des immobilisations via une feuille de calcul Excel

Pour transférer plusieurs immobilisations via un fichier Excel :
•

Aller sur Menu Taches > Transférer des immobilisations dans une feuille de calcul
 • Choisir le Journal (Livre)
• Cliquer sur suivant

• Ouvrir le fichier Excel téléchargé

• Renseigne les informations relatives aux transferts
• Cliquer sur soumettre (Post)

• Cession des immobilisations

• Cession des immobilisations : Cession Manuelle
La cession dans le système consiste à constater la sortie totale ou partielle d’une ou plusieurs
immobilisations.
Pour sortir des immobilisations :
•

Aller sur menu Taches > Sortir des immobilisations

• Renseigner les critères de recherche afin de cibler l’immobilisation à traiter
• Sélectionner l’immobilisation
• Cliquer sur Sortir le coût ou Sortir des unités selon l’opération souhaitée

• Renseigner les informations de la sortie dans la fenêtre dédiée

• Renseigner le nombre d’unités à transférer et déduire ce même nombre de la ligne
originelle
• Cliquer sur soumettre

• Cession des immobilisations : Via une feuille de calcul Excel

Pour sortir plusieurs immobilisations via un fichier Excel :
• Aller sur Menu Taches > Sortir des immobilisations dans une feuille de calcul

• Sélectionner le livre et le type de transaction « Sortie »

• Clique sur Suivant

• Ouvrir le fichier Excel téléchargé

• Renseigner les informations relatives aux sorties
• Soumettre le fichier

• Réintégration des immobilisations

Cette opération consiste à réintégrer des immobilisations qui sont sortis du patrimoine.
Pour lancer la réintégration des immobilisations, il faut :
• Aller sur tâches > Réintégrer des immobilisations

• Renseigner les critères de recherche

 • Sélectionner la ligne de l’immobilisation concernée et cliquer sur réintégrer

• Cliquer sur Oui pour confirmer l’opération

• Mettre à jour les détails descriptifs

Pour mettre à jour les détails descriptifs d’une immobilisation, il faut :

• Aller sur tâches > Mettre à jour les détails descriptifs

• Renseigner les critères de recherche

• Sélectionner la ligne de l’immobilisation concernée et cliquer sur Modifier les details

• Modifier ou ajouter les informations dans les champs disponibles

• Cliquer sur Sauvegarder et fermer

• Lancement des amortissements

Pour lancer le calcul des amortissements pour une période FA :
• Aller sur Immobilisations > Icone Immobilisations > Infotile Amortissement
• Cliquer sur calculer les amortissements
Il faut noter que cette opération procède au calcul de l’amortissement sans pour autant fermer
la période FA.
On peut donc relancer le calcul des amortissements après avoir effectuer des ajustements.

• Clôture de la période FA

Pour Fermer / Clôturer une période FA:

• Aller sur Immobilisations > Icone Immobilisations > Infotile Amortissement
• Cliquer la flèche à coté de « calculer les amortissements »
• Cliquer sur Clôturer la période<